A contabilidade como instrumento de gesto

A CONTABILIDADE COMO INSTRUMENTO DE GESTO

Carlos Jos Pedrosa, Macei/AL, cjpedrosa@ig.com.br

UMA DIFCIL REALIDADE A rea contbil uma das mais crticas, visto que ali se encontram todos os registros da vida de uma empresa. As oscilaes do dia-adia, as operaes, os resultados sistematicamente registrados e analisados, mostram o desempenho, os fortes e fracos de uma organizao. A contabilidade facilita as aes, fornecendo as coordenadas de acordo com o desempenho medido. Entretanto, ainda encontramos empresrios que olham a contabilidade apenas como burocracia, no vendo nela nenhum benefcio. Isso decorre da falta de informao, j que o empresrio, de incio, precisa saber comprar e vender, mas no obrigado a conhecer contabilidade. Por isso mesmo existem cursos rpidos de contabilidade para no contadores, como forma de combater a desinformao. Tambm h aqueles que, justamente por falta de um registro adequado e uma anlise objetiva, confunde margem de contribuio com lucro. Pior, muito comum a inexistncia de um plano de contas adequado, que permita o registro sistemtico das operaes e a apurao dos custos em bases tcnicas. Quando muito, existe um elenco de contas para o registro contbil e uma nica conta ou algumas poucas para o registro dos custos como produo em andamento. Em geral, acumula-se os totais de mo-de-obra, de materiais e de gastos gerais, da aplicando-se tudo pelo custo mdio: hora trabalhada, materiais aplicados e gastos gerais rateados sem nenhum critrio tcnico. E quando se aplica a mdia de muitas coisas diferentes, o resultado poder ser a ineficincia oculta de coisas diferentes. Assim, as empresas registram mal, apuram mal, calculam mal os seus preos, e, em conseqncia, vendem mal. Nessas condies, no podem mesmo produzir bons resultados. Mas quem paga o pato a contabilidade. O QUE UM PLANO DE CONTAS O plano de contas uma pea mais ampla utilizada pela boa tcnica contbil, trazendo um conjunto de normas compondo o sistema contbil de uma determinada organizao. Estabelece a conduta que deve reger a escriturao contbil, atravs da exposio das contas com seus ttulos, cdigos, funes, funcionamento, registro, grupamentos, relacionamento entre as contas e os grupos, anlises,
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etc. No um simples elenco de contas, que no proporciona nenhuma orientao. Assim como um exrcito em campanha segue um plano de operaes, e no um elenco de aes, na guerra dos negcios a contabilidade segue um plano de contas, para que todos os dados sejam adequadamente registrados, analisados e interpretados. SOBRE OS CUSTOS Seu propsito bsico o de registrar, determinar e informar os custos operacionais e as condies que ocorreram no curso da manufatura e montagem de produtos e servios da empresa. Ocupase essencialmente do registro dos custos de mo-de-obra, material e gastos gerais de fabricao de acordo com a unidade ou unidades mais significativas de medida. O valor real da contabilidade de custos est na sua capacidade de prover dados de custos significativos, com presteza suficiente para permitir, aos diretores, gerentes e a seus subordinados, tomar rapidamente aes corretivas, quando forem encontradas situaes desfavorveis ou quando houver oportunidades favorveis de mudanas. A contabilidade de custos industriais tem uma funo mais dinmica, no devendo se restringir aos relatos dos custos histricos muito depois de terem ocorrido, quando talvez j no tenham tanta utilidade. Assim, torna-se imprescindvel elaborao ou reestruturao do plano de contas e do sistema de custos, dotando a organizao de instrumentos adequados ao seu porte e ao tipo de negcio, de modo a permitir um efetivo gerenciamento e um apropriado controle do patrimnio, dos custos e da lucratividade. Essa adequao dever levar em conta o nvel de detalhamento necessrio para atender as necessidades especficas de cada organizao. INFORMAES CONFIVEIS Os elementos dos custos de mo-de-obra, material e gastos gerais de fabricao podem ser colhidos e relatados em diversas bases, como: em toda a companhia, por diviso, por fbrica, por departamento, por centro de custos, por funo, por linha de produo, por mquina, por homem, por turno, por mtodo de manufatura, por operao, por componente, por submontagem e montagem, por produto, por linha de produto, por cargo, por ordem de manufatura ou lote (ou por outra unidade de medida, como tonelada, tambor, galo, metro, pea, etc.), por dia, semana, ms, trimestre ou ano, por projeto ou por programa, por cliente ou, ainda, por outras bases, como os custos-padro, variando de empresa para empresa.
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PLANOS ADEQUADOS AO NEGCIO Com um sistema adequadamente planejado, possvel determinar o custo real, numa determinada data, de um tipo de mo-de-obra, por homem, no turno da noite (ou do dia), numa operao particular, numa pea especfica, numa dada mquina, na rea de um certo mestre, num certo departamento, numa determinada fbrica, usando uma preparao ou mtodo particular e determinar um custo comparativo em relao a qualquer alternativa ou padro escolhido. Embora nem sempre haja necessidade de tais relatrios em profundidade, um sistema de custos bem planejado, com codificao adequada das contas de material e folhas de operao, identificao de operrio, mquina e departamento, contagem de tempo ou carto de produo, fornece a capacidade de desenvolver os custos de material e mo-de-obra em qualquer nvel de detalhe requerido. O mtodo dos custos-padro permite um acompanhamento rigoroso em seu confronto com o realizado, destacando-se as variaes (desvios) para preo e quantidade de matria-prima; salrio e eficincia de mo-de-obra; eficincia, volume e absoro de despesas indiretas de fabricao; tempo de operao; taxa de absoro das diferenas, etc. A contabilidade deve ter condies de municiar a administrao com as informaes necessrias a um acompanhamento sistemtico das operaes. E far isso atravs de relatrios gerenciais, no tempo requerido e com informaes objetivas. Um bom demonstrativo deve analisar o desempenho em termos de resultados de vendas e custos, fixos e variveis: realizado no perodo (ms, por exemplo), acumulado, orado acumulado e a variao real x orado. Considerando a situao atual, poder trazer simulaes que levem em conta, por exemplo, aumento no volume (produo e vendas), reduo nos custos, aumento ou reduo de preos, etc. Igualmente, uma anlise dos custos dos produtos fabricados e dos produtos vendidos ter ampla utilidade para a correo de rumos. O planejamento do fluxo de caixa, levando em conta dados histricos e os valores previstos, tambm ser facilitado pelos registros e pelas prticas contbeis. A escolha sobre como tratar o leo tambm ser beneficiada. A anlise das diversas situaes, com base nos registros contbeis, permitir empresa optar pelo regime que lhe for mais favorvel: lucro real/presumido, PIS/Cofins, etc. Uma anlise da lucratividade (operacional, final, etc.) deve trazer uma comparao com perodos anteriores, assim como a evoluo do endividamento, as vendas em relao aos recursos prprios, os ndices de liquidez (corrente, seco e absoluto), a rentabilidade do capital prprio, a
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estrutura das fontes de recursos, garantia do capital de terceiros e mais uma srie de itens a serem observados. Se a contabilidade no informa nada disso, est precisando de uma profunda reestruturao. Com os modernos sistemas de contabilidade por computador, possvel a montagem de um plano adequado, a um custo razovel, de modo a permitir que a gerncia adote as medidas corretivas necessrias. A verdadeira questo a ser resolvida no o que poderei obter da contabilidade?, mas quais informaes preciso para controlar a operao de forma adequada e melhor-la? Essa informao poder ser fornecida prontamente por um bom sistema contbil e de custos. E quando juntamos contabilidade geral e custos, o resultado altamente produtivo. Com adequados sistemas de contabilidade e custos, a empresa ter condies de controlar sua atividade, economizando nos custos e aumentando sua lucratividade mais do que o custo dos sistemas necessrios, com uma excelente relao custo x benefcio. A contabilidade um timo instrumento de gesto. Bem utilizada, poder suprir a empresa com todos os subsdios necessrios a uma eficiente administrao. Parodiando o pessoal da propaganda, podemos dizer, com justia, que a contabilidade a verdadeira alma do negcio. Com todos esses benefcios irrefutveis, no se poder dizer que a contabilidade apenas burocracia. Tudo uma questo de viso. Ou de oftalmologia. * * *

Artigo disponvel tambm no site http://www.consultores.com.br/artigos.asp?cod_artigo=381

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