Os cinco sensos, comumente chamados de 5S, so por assim dizer a porta de entrada de um Programa de Qualidade Total.

Isto porque tem um grande efeito sobre a motivao para a qualidade, visto que seus resultados so rpidos e visveis.

Mas a sua grande virtude seu grande defeito, ou melhor, ns a tornamos seu maior defeito ao pensarmos que o Programa 5S se resume a melhorar a aparncia do local de trabalho ou outro ambiente qualquer. Na verdade a essncia dos cinco outra: mudar atitudes e comportamento. Sua prtica contnua e insistente leva, inevitavelmente, a uma mudana interior que resultar, ao final, em uma disposio mental para a prtica de um programa onde os resultados so de mdio ou longo prazo, como a Qualidade Total.

O importante de ser lembrado ao se implantar os 5S, que a simples traduo de seus termos para o portugus desperdia muito de seu significado, j que o sistema de escrita japons diferente do nosso. devido a isso que colocamos a palavra senso antes de cada S: indica que o termo transcende a simples traduo. Feita essas consideraes vamos l: o que vem a ser os cinco sensos? um programa baseado em 5 palavras japonesas: SEIRI (Seleo), SEITON (Ordenao), SEISOH (Limpeza), SEIKETSU (padronizao) e SHITSUKE (disciplina). Uma forma simples de definir : so atividades que praticadas por todos, com determinao mtodo, resultaro em um ambiente (casa, local de trabalho, clube ou mesmo cidade) agradvel e seguro. Compreendendo melhor a definio acima: Atividades: Isso quer dizer que os 5S existem para ser praticado! Um pequeno conhecimento colocado em ao dar bem mais resultado que um grande conhecimento acadmico que no passe disso: teoria. Praticadas por todos: o envolvimento e comprometimento de todos so vitais para o sucesso do programa. Nada menos que isso aceitvel. O lder - dono, diretor ou gerente - tem que se envolver pessoalmente, dando o exemplo. A maneira mais rpida de matar o Programa dizer: FAAM! Determinao: embora o entusiasmo com o Programa seja rpido, rpido tambm seu esfriamento, pois o impacto inicial perde-se com o passar do tempo. A menos que... sejamos determinados a fazer continuamente algo a que no estamos acostumados. Mtodo: no podemos deixar nos levar pelo entusiasmo inicial e fazer os 5S de qualquer maneira. Mais adiante sugiro um mtodo para implantao dos 5S, baseado em minhas experincias e observaes, no significando que seja o melhor ou nico. Desenvolva o mtodo mais adequado a sua realidade, mas no deixe de ter um mtodo.

SEIRI (senso de seleo). Outras tradues: Organizao; Utilizao; Classificao; Descarte. Senso: "A arte de colocar fora coisas inteis sem uso" o passo inicial do programa de 5S. Consiste basicamente de eliminar aquilo que desnecessrio do local de trabalho ou de outro ambiente em que se esteja implantando os 5S. Para isso preciso definir claramente o que necessrio e o que desnecessrio. O que necessrio? Necessrio aquilo que se est utilizando ou que se tem previso de uso em breve. Olhe para cada objeto e pergunte: Isto REALMENTE necessrio? Estou utilizando-o no momento? Se no, qual foi a ltima vez que utilizei? Quando eu irei precisar disto? Essas perguntas ajudam determinar se um item necessrio ou no. Se as respostas s duas primeiras perguntas forem no e s outras duas forem no sei, seguramente o item desnecessrio: descarte-o. Quer dizer que tenho que jogar fora o que for desnecessrio? No necessariamente. O bom senso recomenda que voc coloque os itens descartados a parte e em seguida reflita o que fazer com cada um deles. A maioria dos itens descartados serviro para outras pessoas ou reas e, portanto devem ser encaminhados a elas, seja por venda ou doao. Mas no envie sem antes questionar se realmente til, caso contrrio voc no estar fazendo 5Ss e sim apenas transferncia de entulhos. Outros itens no podero ser reaproveitados: devem ser vendidos como sucata. O cuidado que se deve tomar aqui , feito o descarte, agilizar a anlise e destinao dos itens em excesso, caso contrrio os mesmos logo iro se "incorporar" ao ambiente novamente, ficando no local definitivamente, ou at a prxima sesso de seleo. Como eu fao para manter a seleo? Seja crtico no seu dia a dia. Pergunte para todo objeto que voc olhar - no trabalho, em casa, na rua, etc. - "isto necessrio?". Mas isso no vai virar uma parania? No. O hbito repetido diversas vezes ir sedimentar o procedimento at que se torne automtico, como veremos ao estudar o Senso de Autodisciplina.

Qual o resultado da aplicao do Senso de Seleo? Poderia citar e comentar sobre vrios, mas ficarei apenas com os seguintes: Ganho de espao Maior segurana Facilidade de limpeza e manuteno Melhor controle de estoque Reduo de custos Disposio mental para a Qualidade SEITON (senso de ordenao). Outras tradues: Sistematizao; Arrumao. Senso: "A arte de cada coisa em seu lugar para pronto uso". Aps a Seleo, na qual voc descarta aqueles itens desnecessrios, voc precisa organizar o que sobrou. A essa organizao damos o nome de ordenao, que determinar um local adequado para cada item, de modo que ao necessitar dele no seja necessrio perder tempo procurando. Ordenao , em suma, guarda de objetos de forma a facilitar sua localizao e uso. Quando a localizao de um item no imediata, significa que a ordenao no foi bem feita. Faa de novo! Como eu fao a Ordenao? Determine os locais que mais facilitam o uso. Os itens mais utilizados, aqueles que se usa toda hora, devem estar ao alcance da mo. Por exemplo canetas, telefones, ferramentas em uso, etc. O importante que no se tenha que fazer esforo para pegar esses itens. Numa prateleira, devem ficar na altura mdia: nem acima, onde se tenha que subir em apoios ou se esticar, nem embaixo, onde se tenha que se abaixar ou curvar-se para peg-los. Se em gavetas, na mais prxima, geralmente a de cima. Os itens de uso menos freqente devem estar a uma distncia um pouco maior ou em local de acesso menos fcil. Mas no muito. E, finalmente, os itens os quais voc utiliza muito pouco, devem estar no local menos acessvel e que menos atrapalhe. Apenas a ttulo de exemplo, para escritrio: o item utilizado a todo instante na gaveta da mesa, o utilizado poucas vezes ao dia, no armrio do canto da sala e o utilizado menos de uma vez por semana, num arquivo fora da sala. Ah, sobre a mesa s o trabalho que estiver sendo executado. Identifique sua rea de trabalho. Armrios devem ter suas portas, prateleiras internas ou gavetas etiquetadas. reas de circulao de pessoas demarcadas, reas de riscos, extintores e sadas de emergncias sinalizados so exemplos de boa ordenao. O mesmo vale para estoques de matrias-primas e produtos em processamento e acabados, que devem conter informaes de tipo, procedncia, destino e data de validade.

Tubulaes de fluidos devem indicar o que conduzem, atravs da identificao de cor, de acordo com as normas de segurana da ABNT. Ainda como identificao possvel adotar-se crachs, se houver atendimento ao pblico externo. O crach dispensvel se o trabalho envolver apenas relacionamento interno onde todos se conhecem, exceto se medidas de segurana o requeiram. Mas se houver crach, o nome ou apelido que a pessoa escolher deve ser destacado, seguido do setor ou rea em que ela trabalha. Evite colocar o cargo ou funo, que serve apenas para dar idia de castas e no contribui em nada para a motivao. Os murais devem estar organizados por assunto, atualizados e mantidos em bom estado. Uma sugesto vlida alinhar o material exposto pelas bordas superiores (alinhamento horizontal) e esquerdas (alinhamento vertical). importante ter um responsvel, que pode ser rotativo, para manter o mural organizado. Aquele convite para o baile que aconteceu no ms passado nem pensar! Para finalizar esta parte, uma palavrinha sobre os arquivos. Em primeiro lugar os documentos devem ser arquivados seguindo-se um critrio de ordenao: cronolgico, alfabtico, temtico, o que for mais conveniente. O importante ter critrio. Em segundo lugar, todo documento s deve ir para o arquivo com uma anotao de quanto tempo deve permanecer arquivado e, se for o caso, qual o destino a ser dado a ele ao findar esse perodo. E por ltimo, deve haver um tempo pr-definido para se fazer uma reviso do arquivo, na qual os documentos vencidos sero descartados (Seleo). Uma boa sugesto uma reviso trimestral, mas cada caso um caso. Organizao pessoal faz parte do Senso de Ordenao? No s faz parte como a essncia. A organizao pessoal ir refletir-se na organizao do ambiente. importante reservar um tempo pela manh para planejar o dia, anotar compromissos na agenda e consult-la. Ao definir os compromissos e tarefas, priorize as mais importantes e concentre-se neles, fazendo um por vez. Isso parece bvio, mas o fato que gastamos a maior parte do nosso tempo fazendo as coisas urgentes, e ao final do dia percebemos que coisas importantes ficaram para trs. Como eu fao para manter a ordenao? Discipline-se a guardar cada objeto de volta ao seu lugar imediatamente aps o uso, e cobre esse comportamento de seus companheiros. Seja observador, no deixando escapar nenhuma disposio incorreta de materiais. Faa testes peridicos, consigo mesmo e com colegas, para ver se a localizao de itens imediata. Essa a palavra: localizao imediata, nada menos aceitvel.

Qual o resultado da aplicao do Senso de Ordenao? Poderia citar e comentar sobre vrios, mas ficarei apenas com os seguintes: Melhor disposio de mveis e equipamentos Maior segurana Facilidade de limpeza e manuteno Melhor controle de estoque Reduo de desperdcios, principalmente de tempo Aproveitamento do espao que sobrou, para "praas" SEISOH (senso de limpeza) Outras tradues: Inspeo; Zelo. Senso: "A arte de tirar o p". O senso de limpeza tem dois aspectos importantes. O primeiro refere-se limpeza do ambiente fsico, seja ele no trabalho, em casa etc. Este aspecto, em se tratando de indstria ou servio de alimentos, se reveste de especial importncia, visto que a higiene deficiente uma das principais causas de doenas de origem alimentar. Outro aspecto a ser considerado diz respeito ao relacionamento pessoal. Um ambiente onde impera a franqueza, a transparncia de intenes e o respeito pelo prximo um ambiente limpo. O terceiro senso objetiva isso: que o ambiente seja asseado, e, portanto saudvel, e que o relacionamento pessoal seja o mais aberto possvel, criando condies de trabalho em equipe. Como fao a limpeza? No que se refere limpeza fsica, a recomendao que se atue sobre as causas da sujeira, e no apenas na sujeira aparente. As dicas so basicamente comportamentais: Faa uso correto de sanitrios Jogue o lixo dentro do lixeiro, observando a coleta seletiva Mantenha limpo: corredores, vestirios, ptios e outras reas comuns Demarque e observe local apropriado para a prtica de tabagismo Papis de balas devem ser colocados no lixeiro. Mas ateno: em rea de processamento ou manipulao de alimentos no se deve comer nada, inclusive balas Defina perodos para limpezas, no esperando que a sujeira aparea Identifique e corrija vazamento de fluidos Faa os reparos no edifcio, mveis e equipamentos o mais rpido possvel Quanto ao relacionamento, regra que normalmente funciona : Fale com as pessoas e no das pessoas

Como eu fao para manter a limpeza? Discipline-se a cumprir e exigir dos outros que o ambiente encontrado limpo seja deixado limpo aps o uso. Se cada um fizer a sua parte, cuidando para no sujar e limpando quando isto acontecer, por certo o ambiente ser bem melhor.

Quanto ao relacionamento, tome a iniciativa: coloque seus colegas a vontade para dizer o que pensam de voc. Oua as crticas, vendo nelas a oportunidade de melhorar. saudvel ouvir a opinio sobre ns de algum que no seja ns mesmos. Aps dispor-se a melhorar naquilo que foi apontado como pontos falhos em voc ento podero dizer o que no gosta, nos outros. Isto fcil? De forma alguma! Mas quem disse que melhorias so alcanadas sem esforo? Quando acontece, no tem tempo de fortalecer as razes e o resultado que diante de uma situao adversa e imprevista, retrocede-se posio anterior, quando no pior. Lembre-se: cem melhorias de 1% so maiores que uma melhoria de 100%. Qual o resultado da aplicao do Senso de Limpeza? O senso de limpeza implantado resulta em: Ambiente agradvel e saudvel Melhor resultado do trabalhado Melhoria do relacionamento interpessoal e, por conseguinte do trabalho em equipe Melhor conservao de mveis, equipamentos e ferramentas Reduo de desperdcios Aumento da vida de prateleira dos produtos e garantia da sade do consumidor.

SEIKETSU (senso de padronizao) Outras tradues: Padres; Ambientao; Higiene; Conservao; Sade; Asseio. Senso: "A arte de manter em estado de limpeza". Padronizao significa manter "em estado de limpeza" que, no contexto dos 5s, inclui outras consideraes, tais como: cores, formas, iluminao, ventilao, calor, vesturio, higiene pessoal e tudo o que causar uma impresso de limpeza. A padronizao busca ento manter os trs primeiros 5Ss (seleo, ordenao e limpeza) de forma contnua.

A padronizao, ou seja, a definio de mtodos standard de trabalho fundamental, por exemplo: Pinturas das paredes devem ser usadas padres de cores para cada setor, a sinalizao tambm bastante importante, devemos usar placas padronizadas e que tenham fcil visualizao, com letras claras e grandes, pisos, de tubulaes, de alerta (tigrado), marcas no piso de onde deve ficar a lixeira, voltagem de cada tomada, indicadores de extintores de incndio, itens mveis, tamanho das setas que esto sendo utilizados, tipos de etiquetas, cores "padres" de mquinas. A partir do estabelecimento do que certo, fica fcil para o funcionrio saber o que est errado. Exemplo: pintamos no piso, ou h uma placa de identificao na parede, do local de um equipamento mvel e identificamos o local e o equipamento. Cada equipamento deve contar com 2 pontos: facilidade para visualizar onde se encontra, facilidade para devolver para o local correto. A partir deste ponto, se o funcionrio usa o equipamento e no o devolve ao local fica evidente que h uma anomalia. As anomalias devem saltar aos olhos devido ao processo de padronizao. Outros aspectos de padronizao so: Cuidado com a higiene pessoal, com o uniforme, etc. A folha de verificao reflete o padro de cada rea. Fica fcil saber onde devemos atacar. A padronizao buscar criar o "O Estado de Limpeza". No basta estar limpo, necessrio tambm parecer limpo. Devemos definir qual o padro ideal para o nosso ambiente de trabalho, buscando, como objetivo, a melhoria da qualidade de vida no trabalho. Devemos nos preocupar com a ambientao, quebrando o peso da rea de trabalho, atravs de uso de aqurios, plantas (auxiliam o relaxamento, salas dos funcionrios praas), paisagens, em suma, tudo aquilo que possa contribuir positivamente para um bom ambiente. Isto uma forma de desacelerar as pessoas. SHITSUKE (disciplina) Outras tradues: Autodisciplina; Educao; Harmonia. Senso: "A arte de fazer as coisas certas, naturalmente". Disciplina base de uma civilizao e o mnimo para que a sociedade funcione em harmonia. A disciplina o caminho para a melhoria do carter dos funcionrios.

Ns enxergamos a disciplina nos 5Ss quando: Executamos a limpeza diria dos 3 minutos, como rotina Fazemos a medio peridica, utilizando a folha de verificao e colocando os resultados no grfico de controle. Quando no sujamos mais E quando sujamos, limpamos imediatamente Quando devolvemos ao seu local os instrumentos que utilizamos Quando repintamos os letreiros que esto apagados e corrigimos a pintura do piso se aparecem falhas E quando se quer fazer algo bem feito e com habilidade o que se deve fazer? Praticar, repetir. Atletas repetem os lances, o estudante que almeja uma vaga na Universidade estuda, estuda e estuda. Artistas repetem o ensaio. Disciplinar praticar e praticar para que as pessoas faam a coisa certa naturalmente. uma forma de criar bons hbitos. Disciplina um processo de repetio e prtica. Assim estaremos no caminho certo.