Governo do Estado do Rio Grande do Sul

Secretaria da Coordenao e Planejamento

Departamento de Coordenao e Acompanhamento de Projetos de Desenvolvimento Econmico e Tecnolgico

ACOMPANHAMENTO DE SERVIOS DE CONSULTORIAS: O RELATO DE UMA

EXPERINCIA

Porto Alegre Dezembro, 2006

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ACOMPANHAMENTO DE SERVIOS DE CONSULTORIAS: O RELATO DE UMA EXPERINCIA1

Snia Maria Moreira de Mello

Diretora

Alba Conceio Marquez dos Santos

Diretora Substituta

Antonio Provenzano Streb

Gerente Financeiro

Fabian Scholze Domingues

Assessor Tcnico Superior

Rafael Franke
Assessor Tcnico

Magda Maciel Bueno

Secretria

Elaborado por Snia Maria Moreira de Mello com crticas e contribuies de Alba Conceio Marquez dos Santos, Fabian Scholze Domingues e Daniela Canepa.

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Introduo: Este artigo tem por objetivo a difuso de uma experincia indita na gesto pblica Gacha, que compreendeu o acompanhamento das execues de contratos de consultorias firmados no mbito da Secretaria da Coordenao e Planejamento do Estado, entre 2004 e 2006, realizados pelo Departamento de Acompanhamento de Projetos de Desenvolvimento Econmico e Tecnolgico DCAPDET, nas reas de: a) tecnologia de informtica, incluindo a arquitetura de sistemas, a elaborao e adaptao de software e acompanhamento de implantao dos mesmos nas reas de administrao e gesto superior do Governo do Estado; b) desenvolvimento regional e logstica de transporte no Rio Grande do Sul; c) estrutura administrativo-organizacional do Governo e dos processos de gesto e de trabalho na Polcia Civil. A sistemtica concebida pelo DCAPDET para o acompanhamento dos servios executados pelas consultorias, aqui descrita, foi desenvolvida para atingir dois objetivos: (a) defesa dos interesses pblicos expressos no contrato firmado entre as partes,com base nos princpios legais e no termo de referncia que orientou todos os procedimentos de seleo e contratao2; e (b) a preservao da autoria do trabalho pelo contratante, atravs da coordenao do processo de execuo terceirizado e da apropriao da metodologia e dos resultados pelos quadros do Estado. Os estudos contratados envolveram dois programas do Governo: o Programa de Apoio ao Planejamento e Formulao de Polticas Estratgicas para a Economia do Rio Grande do Sul (Mdulo I) e o de Modernizao e Melhoria da Gesto Pblica do Rio Grande do Sul (Mdulos l e ll). O primeiro teve como objetivo a realizao de estudos estratgicos voltados ao desenvolvimento regional e logstica de transportes do Rio Grande do Sul. Sua contratao foi motivada pela

Para obter mais informaes as Diretrizes seleo e contratao de Consultores Pelos Muturios do Banco Mundial.

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convico de que, mesmo constrangido por enormes restries fiscais, ainda compete ao Estado um papel fundamental na proteo dos direitos sociais e na promoo do desenvolvimento econmico, s que, nesse caso, o segundo ponto foi realizado com a gerao de conhecimento referencial para as decises pblicas e privadas de planejamento de longo prazo. O segundo Programa, desenvolvido em dois mdulos, envolveu a busca da modernizao e da melhoria da gesto pblica, com o aumento da eficincia e da eficcia da atuao do setor pblico do Estado. O Mdulo I foi voltado para a rea de tecnologia da informao do Estado e produziu importantes indicaes para a melhora da atuao da PROCERGS e para o sistema de compras do Estado, alm de ter produzido um novo sistema para acompanhamento de projetos prioritrios do Estado. Quanto ao Mdulo II, diagnosticou e fez recomendaes a respeito da reestruturao organizacional do Poder Executivo e sugeriu a modernizao dos processos de trabalho na Polcia Civil. Esse artigo, ao mesmo tempo em que registra uma experincia de sucesso, procura, tambm, deixar a semente de uma inovao na gesto da Secretaria da Coordenao e Planejamento Estadual, na qual a prioridade ou marca do Governo ficou impressa, mediante a adoo de uma sistemtica de coordenao e acompanhamento de projetos, aos moldes do gerenciamento privado, em projetos com execuo terceirizada sob coordenao do Estado. No intento de possibilitar um registro contextualizado da experincia, esse artigo inicia com a descrio do contexto no qual essa experincia est inserida. Continua com um breve relato dos antecedentes do acompanhamento e com o relato da sistemtica de coordenao e acompanhamento concebida e adotada pelo DCAPDET. Na concluso, tece uma avaliao da experincia destacando os principais resultados.

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1. CONTEXTO NO QUAL ESSA EXPERINCIA EST INSERIDA

Antecedendo o objeto do artigo, abriremos um breve parntese para algumas reflexes sobre o contexto em que essa experincia se insere e sobre os motivos que determinaram elaborao dos estudos da modernizao do Estado e dos desequilbrios regionais no RS, mediante a contratao de consultorias internacionais. Inicialmente, cabe mencionar que ambos os temas tm sido recorrentes em todos planos dos governos no Rio Grande do Sul, desde meados da dcada de 90, entretanto, nunca tiveram um tratamento, do porte, da abrangncia e da competncia do recebido na atual gesto. Basta um breve olhar em direo ao passado para identificar que a descontinuidade ou a insuficincia das aes empreendidas resultaram na preservao e ou recrudescimento dos problemas relacionados com a modernizao do Estado e os desequilbrios regionais. E, isso no deve ser creditado na conta somente dos governantes, mas de um conjunto de fatores que contriburam para o agravamento desta situao ao longo dos anos. A faceta mais desoladora deste fato verificar que a modernizao do Estado e os desequilbrios regionais foram pautas privilegiadas em todos os perodos eleitorais, mas que no sobreviveram ao desfecho das eleies, por no se estabelecer, at essa gesto, o verdadeiro compromisso com a identificao das causas e com o encaminhamento de aes que conduzam superao destes gargalos. Por sua vez, os servidores do Estado, que atuam nesta rea, constituam um segmento sem voz nesse debate. Embora tendo opinio, conhecimento tcnico, experincia e muitas vezes projetos, sucumbem diante das inmeras dificuldades para inserirem propostas concretas nos planos de governos, e, aps, para prosperarem na constituio e manuteno de equipes de projetos, capazes de dar conta das vrias dimenses que essas problemticas apresentam. Isso no era decorrncia s de barreiras polticas, mas, tambm, das de ordem material, dado que os quadros do

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Estado so dispersos, no tm tido renovao, tm perfil desconhecido (falta banco de talentos) e com difcil mobilidade. Ampliando a reflexo, no podemos esquecer de adicionar o fato de que o Estado ainda tem, na indefinio do seu tamanho e papel, uma pauta em aberto com a sociedade3, e por conta disto vem obtendo baixos escores no que se refere ao gerenciamento dos seus recursos e a prestao dos servios que dele so esperados. Essa pauta remete a uma reforma administrativa que no foi enfrentada pela atual gesto, e deveria passar, obrigatoriamente, pela delimitao do tamanho e papel do Estado, com vistas a iniciar aes destinadas recuperao da capacidade financeira e superao da crise fiscal. Alm de indicar a necessidade da adoo de uma administrao pblica gerencial, sintonizada com os avanos tecnolgicos, mais geis, descentralizada, voltada para o controle de resultados, orientada para satisfazer as demandas do cidadousurio ou do cidado-cliente. A experincia, aqui descrita, associada a outras, constituem os primeiros passos dados na direo de uma gesto pblica pautada pela adoo de aes que possibilitem a recuperao da governana e o aumento da governabilidade do Estado. O no enfrentamento completo dessa pauta deixou em aberto um espao para a elaborao de um estudo, que tratasse das estruturas da administrao direta e da indireta e sugerisse novas formas de reorganizao das atividades do Estado. Assim como, tambm, para a realizao de um outro estudo que balizasse as aes voltadas promoo do desenvolvimento econmico do RS. Entretanto, o aproveitamento desse espao implicava em superar outro gargalo, relacionado insuficincia de perfil e de mobilidade das equipes prprias para execuo destes projetos. Esse fato, associado urgncia de enfrentar o

desafio de realizar essa tarefa, levou a atual gesto da Secretaria da Coordenao e Planejamento a optar pela contratao de consultoria externa. Assim, o Governo do Estado do Rio Grande do Sul, com recursos do Banco Mundial, procedeu contratao de um conjunto de estudos estratgicos, envolvendo o planejamento e a formulao de polticas estratgicas para o desenvolvimento da
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Ler Luiz Carlos Bresser Pereira A Reforma do Estado dos Anos 90: Lgica e Mecanismos de Controle

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economia do Rio Grande do Sul e a modernizao e melhoria da gesto pblica do Poder Executivo Estadual. importante ressaltar que essa deciso no significou a delegao das responsabilidades do Estado em relao ao delineamento do escopo do estudo a terceiros, mas sim o recrutamento dos melhores quadros disponveis nos quadros do Estado, com conhecimento ou especializao nas reas afetas aos estudos, para elaborar os termos de referncia que orientaram as propostas das consultorias que se habilitaram licitao e para julgar os trabalhos concorrentes. Essa avaliao da qualidade dos servios foi realizada com base nos seguintes critrios: (a) experincia da empresa para execuo do servio; (b) qualidade da metodologia proposta; (c) qualificao do pessoal-chave proposto; (d) transferncia de tecnologia; e, (e) grau de participao de pessoal local entre o pessoal-chave na execuo do servio. O documento principal para o julgamento do contedo mnimo das propostas foi o Termo de Referncia elaborado pelos tcnicos da Secretaria da Coordenao e Planejamento, no qual foram descritos os objetivos, metas e o escopo dos servios a serem contratados. No interregno, entre a definio do vencedor da licitao e a assinatura dos contratos, a equipe do DCAPDET planejou a atividade de coordenao e monitoramento da execuo dos contratos que ser relatada no captulo 3, deste artigo. Alguns antecedentes das aes de acompanhamento sero descritos a seguir, com o objetivo de dar ao leitor condies de entender o processo no qual o acompanhamento se insere.

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2. ANTECEDENTES DO ACOMPANHAMENTO DOS CONTRATOS: Embora o marco inicial da experincia difundida, neste artigo, tenha sido a emisso da ordem de inicio dos servios emitida pelo cliente (Governo do Estado), por constituir a ao sinalizadora do comeo dos trabalhos tanto para as equipes do governo como das consultorias, muitas outras aes importantes antecederam esse procedimento e merecem um breve relato neste contexto. Uma srie de procedimentos licitatrios antecedeu a contratao de consultores para a elaborao dos servios demandados pelo Governo, entre eles cabe especial ateno para as aes e parmetros necessrios para a contratao de servios de terceiros com financiamentos Internacionais, dado que estes, alm de obedecerem aos preceitos da Legislao ou quaisquer outros instrumentos normativos que constituam o ordenamento jurdico brasileiro, tem que obedecer s diretrizes para a seleo e a contratao de consultores pelos muturios do agente financiador, no caso o Banco Mundial. No caso especifico deste artigo, a seleo foi baseada no critrio de qualidade e custo (SBQC), que constitui um processo competitivo entre empresas constantes de lista curta, baseado no critrio de seleo de qualidade da proposta e no custo dos servios. Esse processo de seleo compreende as seguintes etapas: (a) Elaborao dos termos de referncia (TDR); (b) Preparao da estimativa de custos e oramento; (c) Publicidade; (d) Elaborao da lista curta de consultores; (e) Elaborao e envio da solicitao de propostas (SDP); (f) Carta de solicitao de propostas (CSP); (g) Informaes aos consultores; (h) Minuta do contrato; (i) Recebimento das propostas; (j) Avaliao das propostas tcnicas - exame da qualidade; (k) Avaliao da proposta financeira; (l) Negociao final da qualidade e custo; e

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(m) Negociao e adjudicao do objeto do contrato empresa selecionada. Das etapas descritas, acima, nenhuma contou com a participao direta da equipe envolvida no acompanhamento, exceto do, coordenador tcnico das

equipes de avaliao que permaneceu o mesmo em todas as fases do trabalho. Duas etapas, acima, mereceram destaque especial, neste artigo, por constiturem parmetros para o acompanhamento da execuo do servio contratado, quais sejam: (a) Elaborao do termo de referncia; e a (b) Negociao final da qualidade e custo, por definirem os termos dos contratos. Essas duas etapas estaro detalhadas no prximo captulo.

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3. COORDENAO E ACOMPANHAMENTO DOS SERVIOS DE CONSULTORIA O Departamento de Coordenao e Acompanhamento de Projetos de Desenvolvimento Econmico e Tecnolgico DCAPDET- foi o Departamento escolhido para dialogar, em nome do Estado (contratante), com as consultorias (contratados), atuando tanto como facilitador do desenvolvimento dos trabalhos, quanto como controlador do cumprimento das clusulas contratuais. E, tambm, como responsvel pela disseminao dos resultados. Assim sendo, a partir de maro de 2004, as competncias4 originais do DCAPDET foram focadas no acompanhamento de contratos no mbito das aes voltadas ao desenvolvimento econmico e tecnolgico do Estado, referentes a trs contratos que tratariam dos seguintes temas: Desenvolvimento Regional e Logstica de Transportes Rumos 2015 Diagnstico da Gesto da Tecnologia da Informao no RS Estudo para a Modernizao da Gesto do Estado.

Esse aprofundamento do foco de atuao implicou na reestruturao do Departamento, que, com uma estrutura mais enxuta, passou a se relacionar, simultaneamente com equipes de trs projetos com objetos, planos de trabalhos, dinmica e formaes distintas. importante registrar que o planejamento deste trabalho foi baseado na vasta bibliografia de gesto e gerenciamento de projetos existentes. E, que esta constituiu a sustentao terica, tanto para a elaborao do desenho operacional, como para a definio da estrutura organizacional e da matriz de responsabilidade da atividade de acompanhamento.

3. 1 Desenho Operacional da Atividade No plano operacional, o planejamento das atividades resultou em uma metodologia de acompanhamento capaz de criar mecanismos para assegurar o cumprimento das clusulas contratuais e a disseminao dos resultados dos trabalhos entre o pblico-alvo de cada um dos projetos.
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Ao rgo compete coordenar a elaborao, monitorar e avaliar os programas governamentais da rea econmica e tecnolgica, prestando assistncia tcnica para a identificao de projetos prioritrios na rea. Tambm responsvel por sistematizar, em conjunto com o DADE, o

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Assim, a superviso da evoluo fsica dos trabalhos foi concebida com base em conceitos do gerenciamento de projetos, utilizando um artifcio de adaptao fundamental, que foi o de tratar a execuo do contrato (realizada pela Consultoria) e o acompanhamento (realizado pela equipe SCP) como projetos gerencialmente independentes, articulados e simultneos, mas com coordenao geral centralizada na SCP. Em linhas gerais, as aes necessrias para desenvolver um bom acompanhamento do desenvolvimento dos trabalhos estavam, primeiramente, atreladas identificao no ciclo de vida de cada um dos contratos, dos eventos marcos e definio da linha de base para o acompanhamento. Assim sendo, a primeira tarefa realizada em cada um dos contratos foi uma leitura minuciosa dos mesmos e o destaque das clusulas e apndices referenciais para a realizao das seguintes aes: (a) checagem preliminar da fidelidade dos produtos ao escopo definido no termo de referncia; (b) verificao do cumprimento dos prazos de entrega; (c) manuteno dos custos dentro dos valores contratados, e (d) checagem da qualidade dos produtos realizados. Esses destaques das clusulas que tratam de prazos de execuo, valores a serem pagos, procedimentos e exigncias mnimas na conduo do contrato, como por exemplo o envolvimento da equipe-chave na elaborao dos trabalhos, ou prazos para avaliao e reformulao de cada relatrio, constituem ao essencial para a definio das linhas basilares do processo de acompanhamento e para o esboo do fluxo de trabalho. Na verdade, os prazos de execuo e os valores so parmetros mais fceis de identificar no contrato com vistas ao acompanhamento, entretanto, existem referenciais relacionados ao controle de qualidade e fidelidade do contedo dos relatrios a demanda do cliente (Governo) que exigem uma identificao mais complexa dos instrumentos para acompanhamento e avaliao. No bojo das aes

monitoramento dos projetos prioritrios na rea econmica e tecnolgica, acompanhando a implementao dos projetos prioritrios do Governo.

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mais complexas, est definio da linha de base para o acompanhamento que constitui os referenciais mais relevantes para as aes de coordenao, acompanhamento e avaliao dos produtos contratados. Assim sendo, identificou-se como linhas de base5 para o

acompanhamento dos trs contratos, os termos de referncia e as disposies gerais das Condies Gerais de cada contrato, bem como as clusulas das Condies Especiais, acrescido pelos Apndices. Conforme descrito acima, a atividade de acompanhamento dos servios de consultorias pressupe o monitoramento, a avaliao e o controle do desempenho das empresas na elaborao dos produtos (relatrios, artigos, diagnsticos e outros) e no cumprimento das atividades (reunies, entrevistas, seminrios, treinamento, levantamento de dados, etc.), especificadas nos cronogramas das diferentes etapas do plano de trabalho, nas condies especiais e nos apndices do contrato. Entretanto, como a execuo deu-se de modo terceirizado, para supervisionar foi necessrio definir um conjunto de informaes basilares para a realizao do acompanhamento, referentes ao escopo, ao plano de trabalho, aos recursos e matriz de responsabilidade definida pelas empresas, que fossem capazes de permitir a preservao das especificaes tcnicas, dos detalhamentos e abrangncia dos contedos definidos pelo cliente, quando da licitao, bem como identificar um conjunto de eventos que demarcam as etapas de execuo do trabalho constantes do contrato. Deste modo, foi muito importante acertar na seleo daquilo que na literatura de gerenciamento de projetos se denomina linha de base original de um projeto e na definio dos marcos6 do projeto, que nesse caso, considerando os preceitos legais e morais que regram o trato dos servios pblicos, teriam que ser o Termo de Referncia original da contratao acrescido das clusulas contratuais.

linha de Base a linha de base o plano original, que se usa como parmetro para monitorar o andamento do projeto. A linha de base contm informaes referentes a escopo, atividades, recursos e atribuies dos projetos. 6 Marco: Ponto de referencia que marca um ponto importante em um projeto e, tambm que serve para demarcar as etapas do projeto pois so eventos significativos para o andamento do mesmo.

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As linhas de base escolhidas para realizar o acompanhamento foram os termos de referncia e os contratos que possuem, conforme podero ser verificados a seguir, por definio, os atributos mais adequados a essa condio. O termo de referncia o documento elaborado por especialistas na rea do trabalho a ser contratado, com o intuito de orientar a preparao das propostas tcnicas e financeiras das empresas participantes do processo de licitao para contratao de servios de consultoria. Neste documento est descrito o escopo dos servios a serem contratados, sempre compatveis com os recursos financeiros disponveis. Os termos de referncias definiro

claramente os objetivos, metas e escopo do servio, fornecendo informaes disponveis, inclusive bibliogrficos e dados bsicos relevantes, tendo em vista facilitar a elaborao das propostas pelos consultores. Tambm fornecero a relao detalhada dos servios, levantamentos necessrios ao empreendimento da tarefa, bem como os resultados esperados (p.ex. relatrios, dados, mapas, laudos). Devem estabelecer, claramente, as responsabilidades do muturio e dos consultores. Contrato de remunerao por preo Global foi modalidade de contrato firmado pela SCP e as empresas de consultoria na experincia objeto deste roteiro. Segundo as Diretrizes do Banco Mundial para realizao destes contratos, essa modalidade utilizada para tarefas em que o teor e a durao dos servios, bem como o que se espera dos consultores, so claramente definidos. So comumente adotados, para planejamento simples, estudos de viabilidade, estudos ambientais, projetos detalhados de estruturas comuns ou padronizados, elaborao de sistemas de

processamento de dados, etc. Alm das condies gerais e especiais do contrato, os seguintes apndices constituram um importante complemento para o acompanhamento da

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execuo destes: (a) Descrio dos servios, (b) Relatrios e Produtos, (c) Pessoal chave e Subcontratados; e, (d)Servios, instalaes e insumos fornecidos pelo cliente. Antecedendo o acompanhamento, foi realizada a capacitao da equipe da SCP para o uso de uma ferramenta muito utilizada no gerenciamento de projetos o MS Project pelas empresas em geral e pelos terceirizados. Embora a nossa tarefa tivesse por caracterstica uma repetio, em momentos diferentes do tempo, de seqncias idnticas de poucas atividades com a mesma distribuio de tarefas e pouca diferenciao de prazo, conforme poder ser comprovado no fluxo de execuo da atividade apresentado a seguir, a equipe da Secretaria foi capacitada para dominar esse instrumental complexo de gerenciamento de projetos, com o objetivo de aprimoramento e nivelamento da linguagem entre as equipes, para propiciar um dilogo qualificado entre as partes. Quanto avaliao dos produtos, tarefa partilhada com tcnicos de outros departamentos da SCP e de outros rgos do Estado, coube ao DCAPDET definir um rol de requisitos mnimos para a avaliao, baseado nas exigncias do contrato e das diretrizes do Banco Mundial, o qual servia de orientao para o assessoramento gerencial aos coordenadores tcnicos e demais membros das equipes de avaliao do Governo do Estado. Como, na prtica, os pareceres de cada avaliador seguiam critrios individuais baseados no conhecimento e capacitao para a tarefa, coube aos assessores gerenciais do DCAPDET, que foram associados ao acompanhamento de cada contrato, sinalizar o descumprimento de alguma das exigncias para os avaliadores e coordenadores tcnicos, sempre que se fez necessrio. Constituram requisitos desta natureza: (a) desempenho da empresa na execuo da atividade; (b) mudana de escopo dos produtos; (c) contedo adicionado aos produtos (relatrios); (d) participao da equipe-chave na elaborao do produto. Outra face complexa da concepo do acompanhamento foi o

desenvolvimento de uma ferramenta facilitadora do relacionamento entre as equipes e da administrao da informao circulante entre todos os tcnicos envolvidos no processo, independente de sua condio de membro das equipes de avaliadores do Governo, ou de consultor. Para isso foram utilizados dois instrumentos que

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responderiam pela comunicao do trabalho: (a) um site para a administrao das informaes que circulariam entre a coordenao, os avaliadores e os consultores. (b) um e-mail exclusivo para cada um dos projetos ao qual tinham acesso todos os membros da coordenao e os funcionrios do DCAPDET. Esse e-mail permitia uma coordenao gil e facilitada das agendas, pendncias, e dos encaminhamentos dado aos assuntos tratados em diversos mbitos dos projetos, bem como a interveno de mais pessoas na soluo de pendncias e/ ou deciso das questes relevantes para a execuo dos projetos. O site foi concebido com vistas ao registro e guarda dos documentos referenciais, agendas de reunies, avaliaes individuais e de coordenao, relatrios em avaliao e consolidados e outras informaes relevantes para os envolvidos, obviamente que com nveis de acesso diferenciados. Com certeza, o Site de Gerenciamento de Projetos constitui o principal patrimnio aportado pelo DCAPDET aos ativos da SCP. Cabe destacar que o site uma ferramenta de apoio gerencial que cumpre dois objetivos bsicos, a partir dos quais as suas funcionalidades foram estabelecidas: (a) permitir a guarda segura de documentos relativos a projetos de interesse do Estado; (b) permitir a gil troca de informaes e documentos entre a equipe do projeto que, muitas vezes, composta por grupos heterogneos (consultores, servidores de diversas secretarias e agentes da sociedade civil). Para maiores detalhes a respeito deste site, recomendamos consultar o Manual do Sistema de Gerenciamento de Projetos da Secretaria da Coordenao e Planejamento do Estado do Rio Grande do Sul, anexado a esse roteiro. Operacionalmente, o acompanhamento seguia dois fluxos bsicos a partir da previso de entrega de um produto, ou concluso de uma etapa do contrato. O primeiro, concebido com base nas clasulas contratuais, cumpria a seqncia de atividades descritas no fluxograma de trabalho, abaixo apresentado, que se restabelecia a partir de cada nova entrega de produto pelas empresas contratadas, cumprindo um ciclo completo por produto.

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FLUXOGRAMA DE TRABALHO

O segundo fluxo, relacionado aos pagamentos, estava vinculado aprovao de produtos, tal como relatrios, desenhos, planilhas, documentos e programas de computador. Conforme pode ser comprovado atravs da observao do fluxograma da atividade de pagamentos, abaixo apresentado, os contratos de preo global so de administrao simples, uma vez que os pagamentos so devidos mediante a entrega de itens claramente especificados. Entretanto, alguns

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procedimentos oramentrios gerais do Estado tornam a liberao e controle dos pagamentos mais complexos do que um simples pagamento contra-entrega, na medida em que impem a antecipao da solicitao de recurso e do empenho prvio dos valores devidos aprovao dos relatrios.

FLUXOGRAMA ATIVIDADE DE PAGAMENTOS

Solicitao de Recurso Oramentrio

Empenho Prvio Aprovao do Relatrio

Recebimento da Fatura

Empenho
3.2 Estrutura organizacional e sntese da matriz de responsabilidades. No plano organizacional, para dar conta do planejamento operacional traado para a execuo da nova competncia, o Departamento passou a estruturar quatro reas de atuao, conforme descrito a seguir: (a) Coordenao executiva e assessoramento gerencial - coordenar a atuao e o relacionamento entre as equipes do Governo e das consultorias. Intermediar o contato e a insero dos consultores junto aos

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responsveis por reas do Governo que foram objeto de anlise ou fonte de informaes para os trabalhos realizados. Introduzir o dilogo entre os consultores e os representantes de importantes segmentos do setor privado estadual. Fornecer os insumos (informaes restrita ao Governo, dados no disponveis ao pblico em geral, documentao referencial etc.) aos consultores, bem como dar suporte gerencial aos coordenadores tcnicos e aos demais membros dos grupos de avaliadores, com vistas a facilitar a anlise e avaliao dos produtos. (b) Avaliao dos Produtos- acompanhar o processo de avaliao dos produtos, como membro dos grupos de avaliao ou fornecedor de subsdios, atuando no sentido da preservao dos interesses do Governo na avaliao da qualidade e adequao dos produtos contratados ao escopo definido no termo de referncia, bem como no monitoramento do cumprimento dos demais requisitos tcnicos, e sugerir ajustes e modificaes. (c) Comunicao, Registros e Guarda de Documentao- monitorar e promover uma comunicao interna transparente e acessvel a todos os envolvidos nas atividades de feitura e de avaliao dos produtos, preservando nveis de acesso irrestrito aos tomadores de deciso (membros da equipe de coordenao geral dos projetos). Organizar os eventos dos projetos (reunies, treinamentos, Workshops, seminrios, viagens, etc.), elaborando agendas, definindo listas de participantes em conjunto com os demais coordenadores, emitindo convites, viabilizando locais e

equipamentos e executando outras atividades correlatas; alm de recebimento, distribuio, registro e guarda de relatrios, da documentao e das demais informaes referentes execuo dos trs projetos. (d) Gerncia Financeira - responsabilidade por todos os procedimentos financeiros, ordenamento das despesas dos programas, acompanhamento dos trmites administrativos dos pagamentos, elaborao de relatrios e a prestao de contas ao rgo de financiamento e CAGE.

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Complementarmente estruturao destas quatro reas de atuao, foi estabelecida uma matriz de responsabilidade que definia a distribuio das competncias atribudas aos executores de cada uma das atividades do

acompanhamento que o DCAPDET deveria realizar. Assim sendo, coordenao executiva caberia deter uma viso de conjunto da execuo do trabalho realizado pela consultora, promover reunies de coordenao, acompanhar os trabalhos dos grupos de avaliao tcnica, coordenar os fluxos de informaes e comunicao entre as equipes dos contratos, orientar procedimentos obrigatrios com vistas ao cumprimento das exigncias contratuais para os grupos de avaliao tcnica, representar o cliente (Governo do Estado) nas aes afetas execuo do contrato junto aos contratados, e coordenar a equipe de acompanhamento como diretora do Departamento. A coordenao da organizao dos eventos realizados no mbito dos contratos, atividade que muitas vezes foi compartilhada entre os coordenadores tcnicos e a Diretora geral da SCP. Aos assessores gerenciais foram delegadas as tarefas de: representar a coordenao executiva junto aos contratados quando do impedimento desta; acompanhar os trabalhos do coordenador tcnico e dos grupos de avaliao; assessorar o coordenador tcnico na coordenao e elaborao dos pareceres dos grupos de avaliao; coordenar o registro e a guarda de relatrios de avaliao; elaborar as atas de reunies e outros documentos; assinalar mudanas de escopo, prazos e custos e justific-las; verificar o efetivo cumprimento das revises e das aes de replanejamento estabelecidas ao nvel da coordenao da SCP; elaborar os relatrios finais de etapa ou conclusivos dos trabalhos para a prestao de contas ao banco financiador. Tendo em vista que os assessores gerenciais atuaram como membro dos grupos de avaliao, tambm, coube-lhes a tarefa de elaborar pareceres de avaliao individual. A gerncia financeira teve por atribuio o encaminhamento de todos os procedimentos financeiros (SROs, Solicitao de Autorizao de Empenho, Solicitao de Pagamento) referentes ao pagamento do trabalho da Consultora e o ordenamento das despesas dos Programas. Tambm lhe coube subsidiar a

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elaborao do relatrio da situao financeira, da prestao de contas junto ao banco e CAGE e encaminhar para arquivamento nos processos, os comprovantes de entrega de produtos e as notas fiscais referentes. A Secretaria Geral teve por competncia o apoio administrativo s equipes dos projetos, a comunicao, os registros e a guarda de documentos. No mbito do apoio administrativo realizou o controle e a distribuio de

correspondncias, o protocolo e a distribuio da documentao recebida, as agendas e convocaes de reunies e demais eventos, a organizao das reunies e eventos, a comunicao referente aos trs projetos. E, tambm, a administrao geral do site de gerenciamento de projetos do Departamento. A responsabilidade de registro e guarda fsica da documentao, por constituir uma tarefa que segue orientao de um decreto especfico para arquivamento de documentao pblica e passvel de auditoria da CAGE e do Tribunal de Contas do Estado, foi partilhada entre os assessores gerenciais e a Secretaria Geral, tendo o registro ficado sob a responsabilidade de um tcnico com formao em Direito.

CONCLUSES:

Concluindo o relato desta experincia de coordenao e acompanhamento de projetos com execuo terceirizada na Administrao Pblica Estadual, cabe registrar que o xito desta foi reconhecido por tcnicos do Banco Mundial, das equipes das consultorias contratadas, das entidades regionais e setoriais que estiveram envolvidas na execuo deste trabalho e das equipes de auditores do Tribunal de Contas do Estado. O mais importante a registrar, nesse caso, foi mudana ocorrida na forma de relacionamento dos tcnicos do setor pblico com consultores contratados, desta j que, a construo e aporte de conhecimento especfico e especializado foi orientado por coordenadores e avaliadores da SCP. Durante a execuo dos trs projetos ocorreram impasses importantes entre o Governo e as consultorias, s que

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desta vez os tcnicos do setor pblico tiveram respaldo para fazer a defesa dos interesses do Governo, com base em conhecimento e informaes geradas atravs da adoo de uma concepo privada de acompanhamento de projetos. Muitas vezes, o Secretrio e a coordenao tcnica receberam subsdios que os colocaram em condies privilegiadas na negociao dos conflitos existentes em vrios momentos da execuo dos contratos, bem como na deciso de aditamento dos mesmos. Em todos os momentos, a SCP exerceu a coordenao municiada pelo conhecimento integral da execuo dos projetos e da performance das contratadas. O respeito estabelecido entre as equipes do Governo do Estado e das Consultorias se estabeleceu em termos do reconhecimento da eqidade do valor tcnico de ambas as partes. Um site de gerenciamento de projetos, concebido pelos tcnicos do setor pblico, muitas vezes balizou a coordenao dos contratados. Outro exemplo do reconhecimento da importncia deste trabalho ocorreu quando os pareceres de avaliao do assessor gerencial do Departamento motivaram um apontamento do Tribunal de Contas, segundo o qual foi questionada a necessidade de contratao de consultoria para realizao de atividade, visto que um tcnico do DCAPDET demonstrava excelente nvel de conhecimento e por isso poderia realizar a tarefa terceirizada. Obviamente, esse tcnico, embora muito qualificado, no poderia contar com a facilidade de recrutar as equipes necessrias para a execuo deste trabalho, mas, com seu conhecimento, certamente, credenciava a coordenao e a orientao imposta pelo Governo quando da execuo dos projetos. Por outro lado, consolidamos a condio de referncia para acompanhamento de servios terceirizados, a partir do momento em que o IPERGS passou a adotar a sistemtica de acompanhamento, concebida pelo DCAPDET, para o

acompanhamento de servios de consultoria por ele contratada. Considerando a complexidade e abrangncia do Projeto Rumos 2015, a atuao do Departamento na coordenao executiva e como secretaria executiva do mesmo, constitui outro exemplo que comprova o ajuste e a pertinncia do trabalho

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desenvolvido no mbito do DCAPDET. O Departamento teve fundamental importncia na facilitao do acesso s informaes e s documentaes referenciais e na intermediao do contato dos consultores com segmentos produtivos essenciais para a elaborao do diagnstico do desenvolvimento das regies do Estado. Tambm desempenhou importante papel na avaliao da performance da empresa e no controle do envolvimento da equipe-chave da contratada na execuo do contrato. Outra contribuio do Departamento para o sucesso do trabalho foi organizao dos seminrios e das reunies regionais, alm da participao na reviso final dos textos publicados pela SCP. No que se refere difuso dos resultados do trabalho o xito no foi o mesmo, dado que a implementao das propostas no ocorreram nos tempos e com a fidelidade esperada. Muitos fatores podem ser arrolados como justificativa para isso, desde a transio da gesto governamental at o choque cultural que essas provocaram em certas instituies. O certo, no entanto, que as recomendaes dos trs projetos impem a adoo de uma gesto gerencial da coisa pblica, o que num primeiro momento, impacta e gera resistncias. Concluindo, apesar destas dificuldades, essa foi uma experincia que significou para a equipe do Departamento um up grade diversificado de conhecimento de tcnicas gerenciais aplicadas ao setor pblico e de conhecimento especficos em TI, em estruturas e em desenvolvimento regional que foram objetos do acompanhamento aqui descrito.

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