Escritrio domstico: como arquivar documentos pessoais

Para ter um escritrio pessoal em que as coisas no somem, no mnimo, voc precisa de gavetas e de uma boa estrutura de arquivamento organizado de documentos e papis em geral. Um arquivo de pastas suspensas econmico, com estrutura em plstico ou aramado, custa menos de R$ 50 nas papelarias, e continua sendo til por anos e anos a fio. Se voc for caprichar, custa um pouco mais; uma das gavetas na minha escrivaninha do tamanho certo e tem os trilhos para as pastas suspensas, e assim eu as tenho sempre ao alcance das mo.

Uma boa estrutura inicial considerar uma pasta para cada um dos projetos em que voc estiver envolvido, e mais algumas pastas extras para arquivamento das suas categorias de materiais de referncia. Voc vai identificar com facilidade as pastas extras que necessitar, como a de contas pagas, a de notas fiscais e termos de garantia de equipamentos, a dos seguros e documentos do carro, e assim por diante. Cada pessoa tem seu modelo particular de arquivamento, mas o essencial que ele seja adequadamente transposto para o conjunto de pastas. E se voc est pensando em comear um arquivo pessoal, o artigo Organize Yourself- Create Your Own Personal Personnel File tem uma lista interessante dos documentos no relacionados a projetos correntes (portanto, menos

bvios) que voc pode querer armazenar junto, seja em originais ou em cpias, no seu arquivo de consulta permanente. A s vai ficar faltando escolher as categorias para compor as pastas ;-) Alguns exemplos:

Seus contratos de trabalho: o contrato de trabalho com o empregador atual, com empregadores anteriores, com seus clientes, ajustes, termos aditivos, e tudo o mais que define o conjunto dos seus direitos e obrigaes ajustado entre as partes. Cpias de todos os documentos pessoais que voc assina no trabalho: Muitos documentos que voc assina no trabalho podem se estender ao seu interesse pessoal: termos de confidencialidade, responsabilidade sobre patrimnio, uso de carros, notebooks, celular corporativo e mais. Quando devolver este tipo de recurso, exija um recibo tambm por escrito, e guarde em seu arquivo pessoal. Se for obrigado a comprovar despesas pessoais (por exemplo, em viagens a servio), guarde consigo cpias das notas fiscais, anotando nelas mesmas as viagens a que se referem. Documentos fiscais: no s os emitidos pela Receita! Guarde bem todos os que possam fazer diferena em sua declarao de imposto de renda. Recibos de doaes, consultas mdicas, servios que voc prestou, e tudo o mais. Guarde tambm os documentos emitidos pela Receita, claro: sua declarao, comprovante de entrega, recibos dos pagamentos, etc. Tudo relacionado aos seus planos de previdncia, seguro e sade: seja a oficial ou eventuais planos particulares complementares. Contratos, aplices, atualizaes, contatos, e toda a papelada que eles entregam, seja assinada ou no. Comprovantes de obrigaes legais: J falamos acima sobre os documentos fiscais, mas eles no so os nicos que voc precisa guardar praticamente pela vida toda. Comprovantes de votao, de alistamento militar, carteira de trabalho at mesmo a sua certido de nascimento entra nesta categoria. Histrico acadmico: diplomas, certificados, histrico escolar, comprovantes de matrcula e freqncia, e tudo o mais que um futuro curso ou empregador pode querer de voc. Inclua aqui tambm os seus artigos publicados, certificados de cursos complementares, seminrios e outros eventos.

Histrico profissional: um bom registro de suas atividades profissionais, datas de incio e final de empregos, razo da sada (lembre-se de que este um arquivo pessoal, e no para consulta por terceiros), cartas de referncia antigas, advertncias, concursos em que voc tenha sido aprovado, certificados, prmios que tenha recebido profissionalmente, e tudo que possa servir para compor uma retrospectiva de sua carreira, ou um currculo completo. Menes na imprensa: esta sempre uma pasta interessante.

Lendo o arquivo em ingls, publicado pelo Thejobbored, fica claro que h uma preocupao (talvez em segundo plano) em sempre dispor de documentao e evidncia caso algum dia seja necessrio enfrentar seu empregador, ou um cliente, ou a companhia de seguros, ou um banco, possivelmente em um tribunal. Raramente esta uma boa perspectiva, mas dispor de arquivos completos e organizados nesta hora sempre uma razo de preocupao a menos, acredite. Outras reas da sua vida podem merecer pastas especficas: o carro, os imveis, animais de estimao, contratos de cmbio, contratos bancrios e de crdito, e tudo o mais. No h receitas prontas, voc precisa encontrar seu prprio caminho. Ainda bem que um pacote de 20 pastas suspensas a mais bem barato ;-)