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CONHECIMENTOS ESPECFICOS - ASSISTENTE EM ADMINISTRAO CONHECIMENTOS ESPECFICOS - ASSISTENTE EM ADMINISTRAO CONHECIMENTOS ESPECFICOS - ASSISTENTE EM ADMINISTRAO CONHECIMENTOS ESPECFICOS - ASSISTENTE EM ADMINISTRAO * Protocolo recepo de documentos * Classificao, codificao e catalogao de papis e documentos * Noes sobre patrimnio, cadastro e convnios * Preenchimento, encaminhamento e controle de documentos funcionais * Relaes Humanas no Trabalho. 6. Normas especficas para redao de correspondncia oficial * Organizao de arquivo. 8. Princpios para atendimento ao pblico * Noes de Administrao Financeira, Organizao, Sistemas e Mtodos, Logstica, Materiais e Recursos Humanos * Noes de Oramento e Finanas Pblicas * Leis oramentrias * Classificao oramentria e estgios das receitas e despesas
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O contedo desta apostila de uso exclusivo do aluno que efetuou a compra no site, cujo nome e dados de I.P. constam do texto apresentado em formato de cdigo de barras, sendo vedada, por quaisquer meios e a qualquer ttulo, a sua reproduo, cpia, divulgao e distribuio. vedado, tambm, o fornecimento de informaes cadastrais inexatas ou incompletas nome, endereo, e- mail - no ato da compra, qualificando assim o ato de falsidade ideolgica. O descumprimento dessas vedaes implicar na imediata ao por parte de nosso conselho jurdico. O contedo desta apostila de uso exclusivo de sendo vedada, por quaisquer meios e a qualquer ttulo, a sua reproduo, cpia, divulgao e distribuio, sujeitando-se os infratores responsabilizao civil e criminal.
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Protocolo recepo de documentos - Classificao, codificao e catalogao de papis e documentos - Noes sobre patrimnio, cadastro e convnios Preenchimento, encaminhamento e controle de documentos funcionais - Organizao de arquivo Os arquivos como instituio tiveram origem na antiga civilizao grega. Nos sculos V e IV a.C. os atenienses guardavam seus documentos de valor no templo da me dos deuses (Metroon). O imperador Justiniano ordenou que se reservasse um prdio pblico no qual o magistrado pudesse guardar os documentos, escolhendo algum que os mantivesse sob custdia. A finalidade era a de impedir a adulterao e propiciar as condies necessrias para que pudessem ser encontrados rapidamente. Entretanto foi a partir da Revoluo Francesa que se reconheceu definitivamente a importncia dos documentos para a sociedade. Desse reconhecimento resultou em trs importantes realizaes no campo arquivstico: a) criao de uma administrao nacional e independente dos arquivos; b) proclamao do princpio de acesso do pblico aos arquivos; c) reconhecimento da responsabilidade do Estado pela conservao dos documentos de valor, do passado Vrias razes levaram os pases a instituir arquivos pblicos: a) necessidade prtica de incrementar a eficincia governamental; b) motivos de ordem cultural, visto que os arquivos pblicos constituem uma espcie de fonte de cultura, ao lado de livros, manuscritos e peas de museus; c) razes de interesse pessoal, especialmente na Frana, que objetivando a aniquilao de uma sociedade antiga e acreditando que tais documentos eram imprescindveis proteo de direitos feudais e privilgios, criaram um rgo especial Agence Temporaire des Titres cuja atividade principal era separar, para eliminao, todos os documentos alusivos a tais direitos e privilgios. Entretanto, at bem pouco tempo os documentos serviam apenas para estabelecer ou reivindicar direitos. Quando no atendiam mais a essa exigncia, eram transferidos para museus e bibliotecas, surgindo da a idia de arquivo administrativo e arquivo histrico. Em meados do sculo XIX comea a desabrochar um crescente interesse pelo valor histrico dos arquivos e os documentos ganham o status de testemunhos da histria. O primeiro elemento essencial refere-se razo pela qual os materiais foram produzidos e acumulados. Sero arquivos os documentos criados e acumulados na consecuo de algum objetivo. Em nvel governamental, tal objetivo o cumprimento de sua finalidade oficial (valor primrio). Assim, filmes cinematogrficos, por exemplo, quando produzidos ou recebidos por uma administrao no cumprimento de funes especficas, podem ser considerados arquivos. Documentos escritos, ainda que classificados como manuscritos histricos, se tiverem sido produzidos em decorrncia de uma atividade organizada como por exemplo os de uma igreja, uma empresa, ou mesmo de um indivduo podero ser considerados arquivos.

O segundo elemento essencial diz respeito aos valores pelos quais os arquivos so preservados. Para que os documentos sejam arquivados devem ser preservados por razes outras que no apenas aquelas para as quais foram criados e acumulados. Essas razes tanto podem ser oficiais quanto culturais. Sero ento preservados para o uso de outros alm de seus prprios criadores (valor secundrio). Devem ainda satisfazer a condio de serem realmente documentos do rgo que os oferece.
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Para que se possa garantir a integridade dos documentos preservados deve-se mant-los conservados num todo como documentos do rgo que os produziu, deve-se ainda guard-los na sua totalidade, sem mutilao, modificao ou destruio de parte deles. Conquanto no haja uma definio de arquivo que possa ser considerada definitiva, pode-se defini- los como, os documentos de qualquer instituio pblica ou privada que hajam sido consideradas de valor, merecendo preservao permanente para fins de referncia e de pesquisa e que hajam sido depositados ou selecionados para depsito, num arquivo permanente. (T.R.Schellenberg). Ou ainda, segundo Slon Buck, ex-arquivista dos EUA, assim o definiu: Arquivo o conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por um governo, organizao ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros. Pode-se dizer que a finalidade de um arquivo a de servir Administrao; e sua funo a de tornar disponvel as informaes contidas no acervo documental sob sua guarda. O art. 2o da Lei 8.159/91 define arquivo da seguinte forma: Consideram-se arquivos, para os fins desta lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por rgos pblicos, instituies de carter pblico e entidades privadas, em decorrncia do exerccio de atividades especficas, bem como por pessoa fsica, qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza dos documentos. Estgios de sua evoluo Estgios de sua evoluo Estgios de sua evoluo Estgios de sua evoluo Arquivos de primeira idade, corrente, ativo ou de movimento so aqueles constitudos de documentos em curso ou consultados freqentemente conservados em dependncias prximas de fcil acesso. Arquivos de segunda idade, intermedirios ou limbo, so aqueles constitudos de documentos que deixaram de ser freqentemente consultados, mas cujos rgos que os receberam e os produziram podem ainda solicit-los. No h necessidade de conserv-los prximos aos escritrios. A permanncia dos documentos nesses arquivos transitria. Por isso, so tambm chamados de limbo ou purgatrio. Arquivos de terceira idade, de custdia ou permanentes so constitudos de documentos que perderam todo o valor de natureza administrativa, que se conservaram em razo de seu valor histrico ou documental e que constituem os meios de conhecer o passado e sua evoluo. Estes so os arquivos propriamente ditos. A cada uma dessas fases que so complementares corresponde uma maneira diferente de conservar e tratar os documentos e, conseqentemente, uma organizao adequada.

Extenso de sua atuao Extenso de sua atuao Extenso de sua atuao Extenso de sua atuao Quanto abrangncia de sua atuao podem ser setoriais e gerais ou centrais. Os arquivos setoriais (ncleos de arquivo ou arquivo descentralizado) so aqueles estabelecidos junto aos rgos operacionais, cumprindo funes de arquivo corrente. Os arquivos gerais ou centrais so os que se destinam a receber os documentos correntes provenientes dos diversos rgos que integram a estrutura de uma instituio, centralizando as atividades de arquivo corrente. Natureza dos documentos Natureza dos documentos Natureza dos documentos Natureza dos documentos Podem ser especiais e especializados. O arquivo especial aquele que tem sob sua guarda documentos de formas fsicas diversas fotografias, discos, fitas, slides, disquetes, CD-ROM e que, por esta razo, merecem tratamento especial. Arquivo especializado o que tem sob sua custdia os
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documentos resultantes da experincia humana num campo especfico, independentemente da forma que apresentem. Ex.: arquivos mdicos, arquivos de engenharia, arquivos tcnicos. Gnero (caracterstica) Gnero (caracterstica) Gnero (caracterstica) Gnero (caracterstica) Podem ser: escritos ou textuais, cartogrficos (mapas e plantas), iconogrficos (fotografias, desenhos, gravuras), filmogrficos (filmes e fitas videomagnticas), sonoros (discos e fitas audiomagnticas), microgrficos (rolo, microficha, jaqueta), informticos (disquetes, HD, CD-ROM). Natureza do Assunto (caracterstica) Natureza do Assunto (caracterstica) Natureza do Assunto (caracterstica) Natureza do Assunto (caracterstica) Quanto natureza do assunto os documentos podem ser ostensivos e sigilosos. Ostensivo o documento cuja divulgao no prejudica a administrao.So sigilosos os documentos que, por sua natureza, devam ser de conhecimento restrito e, por isso, requerem medidas especiais de guarda para sua custdia e divulgao. Em nossa legislao, os arts. 23 e 24 da Lei 8.159 estabelecem: Art. 23. Decreto fixar as categorias de sigilo que devero ser obedecidas pelos rgos pblicos na classificao dos documentos por eles produzidos. 1o Os documentos cuja divulgao ponha em risco a segurana da sociedade e do Estado, bem como aqueles necessrios ao resguardo da inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas so originariamente sigilosos. 2o O acesso aos documentos sigilosos referentes segurana da sociedade e do Estado ser restrito por um prazo mximo de 30 (trinta) anos, a contar da data de sua produo, podendo esse prazo ser prorrogado, por uma nica vez, por igual perodo. 3o O acesso aos documentos sigilosos referentes honra e imagem das pessoas ser restrito por um prazo mximo de 100 (cem) anos, a contar da sua data de produo. Art. 24. Poder o Poder Judicirio, em qualquer instncia, determinar a exibio reservada de qualquer documento sigiloso, sempre que indispensvel defesa de direito prprio ou esclarecimento de situao pessoal da parte. Pargrafo nico. Nenhuma norma de organizao administrativa ser interpretada de modo a, por qualquer forma, restringir o disposto neste artigo. A regulamentao do artigo 23 dessa lei veio com o Decreto no 2.134 de 24 de janeiro de 1.997 Correspondncia Correspondncia Correspondncia Correspondncia

toda forma de comunicao escrita, produzida e endereada a pessoas jurdicas ou fsicas, bem como aquela que se processa entre rgos e servidores de uma instituio. Quanto ao destino e procedncia pode-se classificar a correspondncia em externa e interna. Interna a correspondncia trocada entre os rgos de uma mesma instituio. So os memorandos, despachos, circulares. Contrrio sensu, externa aquela trocada entre rgos de instituies diversas ou entre rgos de uma entidade e pessoas fsicas, como ofcios, telegramas e cartas. A correspondncia pode ainda ser oficial e particular. Ser oficial a que cuidar de assuntos de servio ou de interesse especfico das atividades de uma instituio. Ser particular se de interesse pessoal de servidores ou empregados de uma instituio. Tipo de Arquivamento Tipo de Arquivamento Tipo de Arquivamento Tipo de Arquivamento Pode ser horizontal ou vertical. Horizontal se os documentos ou fichas forem arquivados uns sobre os outros, bem como em caixas, estantes ou escaninhos. Ser vertical se os documentos ou fichas estiverem
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dispostos uns atrs dos outros, permitindo sua rpida consulta, sem a necessidade de remover outros documentos para ter acesso a um determinado documento ou ficha. Diferenciao entre biblioteca e arquivo Diferenciao entre biblioteca e arquivo Diferenciao entre biblioteca e arquivo Diferenciao entre biblioteca e arquivo As diferenas bsicas entre os materiais de biblioteca e de arquivo referem-se precipuamente ao modo pelo qual se originaram e ao modo pelo qual entraram para as respectivas custdias. Como j foi visto, os arquivos tm estreito vnculo com as atividades funcionais de um rgo do governo ou de qualquer outra entidade. Seu valor cultural pode ser considerado secundrio ou acidental. O material de uma biblioteca visa primordialmente a fins culturais estudo, pesquisa e consulta. Os arquivos so rgos receptores, enquanto as bibliotecas so colecionadores. Os materiais de biblioteca so adquiridos principalmente a partir de compras e doaes, ao passo que os arquivos so produzidos ou recebidos por uma administrao para o cumprimento de funes especficas. Jamais sero colecionadores como a biblioteca e sua qualidade prpria de arquivo s se conserva integralmente enquanto a forma e a inter-relao natural forem mantidas. Uma biblioteca no deve recolher documentos oficiais. Alm disso h significativa distino quanto aos mtodos empregados em um e outro caso. Ao apreciar o valor dos documentos expedidos por um rgo oficial ou privado, o arquivista no o faz tomando por base partes do material. No examina e conclui quanto ao valor de uma simples pea avulsa como uma carta, um relatrio ou qualquer outro documento. Faz o seu julgamento em relao s demais peas, isto , em relao inteira documentao, resultante da atividade que a produziu. O bibliotecrio, ao contrrio, avalia o material a ser adquirido por sua instituio como peas isoladas. Por isso, os arquivistas no podem arranjar seus documentos de acordo com esquemas predeterminados de classificao de assunto. O bibliotecrio, no arranjo de seu material, que consiste em peas avulsas, pode empregar qualquer sistema de classificao. O principal objetivo de um sistema reunir materiais idnticos, mas o valor de determinada pea no estar necessariamente perdido se no for classificado em determinado lugar. O mesmo no ocorre no arquivo: uma vez que as peas tenham sido retiradas do seu contexto inicial, destruiu- se muito do seu valor de prova. Da surgiu o princpio da provenincia, pelo qual os documentos so agrupados pelas suas origens. O arquivista deve estabelecer uma classificao ditada pelas circunstncias originais de criao. O princpio da provenincia resultou de experincias desastrosas ocorridas na Europa, quando se tentou o emprego de diversos esquemas de classificao. Outra diferena que pode ser destacada a de os materiais de biblioteca existirem via de regra em numerosos exemplares, ao passo que os documentos de arquivos existem em um nico exemplar ou em limitado nmero de cpias.

Pode-se dizer que a biblioteconomia trata de documentos individuais e a arquivstica, de conjuntos de documentos. Centros de documentao ou informao Centros de documentao ou informao Centros de documentao ou informao Centros de documentao ou informao Os centros de informao abrangem algumas atividades prprias da biblioteconomia, da arquivstica e da informtica, sendo o seu campo bem maior, exigindo especializao no aproveitamento de documentos de toda espcie. Em sntese, o centro de informaes tem por finalidade coligir, armazenar, classificar, selecionar e disseminar toda a informao. A essncia da documentao deixou de ser o documento, para ser a informao em si mesma. Sua finalidade principal a de poupar ao estudioso a perda de tempo e o esforo intil de, por carncia de informaes, resolver problemas j solucionados ou repetir experincias que foram testadas anteriormente.
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Organizao e Administrao de Arquivos Correntes Organizao e Administrao de Arquivos Correntes Organizao e Administrao de Arquivos Correntes Organizao e Administrao de Arquivos Correntes A qualidade dessa administrao ir determinar a exatido com que podem ser fixados os valores da documentao recolhida1. Determinar ainda o grau de facilidade com que os documentos de valor podem ser selecionados para reteno num arquivo permanente. O uso de documentos para fins de pesquisa depende da maneira pela qual foram originariamente ordenados. Os mtodos de administrao de arquivos permanentes desenvolvem-se em funo dos utilizados na administrao dos arquivos correntes, lembrando que um dos princpios bsicos da arquivstica conservar, nos arquivos de custdia, o arranjo original. Assim que o valor primrio (administrativo, legal, fiscal) dos documentos deixe de existir, devero ser descartados, recolhidos ao arquivo de custdia ou transferidos a um arquivo intermedirio, caso contrrio, tomaro espao estorvando o bom andamento das atividades correntes. Logo, a administrao dos arquivos correntes oficiais tem por objetivo fazer com que os documentos sirvam s finalidades para as quais foram criados, da maneira mais eficiente e econmica possvel, e concorrer para a destinao adequada dos mesmos, depois que tenham servido a seus fins. Os documentos so eficientemente administrados quando: a) uma vez necessrios podem ser localizados com rapidez e sem transtorno ou confuso; b) quando conservados a um custo mnimo de espao e manuteno enquanto indispensveis s atividades correntes; c) e quando nenhum documento reservado por tempo maior do que o necessrio a tais atividades, a menos que tenham valor contnuo para pesquisa e outros fins. Os objetivos de uma administrao eficiente de arquivos s podem ser alcanados quando se dispensa ateno aos documentos desde a sua criao at o momento em que so transferidos para um arquivo de custdia permanente ou so eliminados. A administrao de arquivos preocupa-se com todo o perodo de vida da maioria dos documentos, lutando para limitar sua criao, de tal forma que possa determinar os que devem ser destinados ao inferno do incinerador, ou ao cu de um arquivo permanente, ou ao limbo de um depsito intermedirio. A tarefa mais difcil da administrao de documentos prende-se aos documentos mais valiosos. Quanto mais importantes ou valiosos, mais difcil se torna administr-los. Geralmente, os documentos mais valiosos so os que se referem s origens, organizao e ao desenvolvimento funcional de um rgo, e aos seus programas essenciais. Referem-se antes direo do que execuo das funes da repartio.

Os documentos importantes so difceis de classificar para uso corrente. Os que fixam uma poltica nem sempre podem ser identificados como tal, quando so inicialmente expedidos, enquanto que os documentos sobre operaes de rotina so facilmente classificveis. Os documentos de importncia so difceis de ser retirados de circulao uma vez terminado seu uso corrente. Aqueles que estabeleceram diretrizes e normas no se tornam obsoletos ou no-correntes to logo cessam as atividades que os originaram. As orientaes neles continuam, muitas vezes, em vigor. Os documentos importantes, alm disso, so difceis de reunir para serem preservados num arquivo de custdia permanente, porque muitos deles tm que ser segregados de uma grande massa de documentos insignificantes onde se acham submersos, sendo comum fazerse essa separao aps perderem os documentos o valor para as operaes correntes, quando j se tornou obscura a sua identificao. A organizao de arquivos pode ser desenvolvida em vrias etapas ou fases: a) levantamento de dados; b) anlise dos dados coletados; c) planejamento;
1 Recolhimento a transferncia de documentos para o arquivo de custdia.
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d) implantao e acompanhamento. Levantamento de Dados Levantamento de Dados Levantamento de Dados Levantamento de Dados O levantamento deve ter incio pelo exame dos estatutos, regimentos, regulamentos, normas, organogramas e demais documentos constitutivos da instituio mantenedora do arquivo a ser complementado pela coleta de informaes sobre documentao. preciso analisar o gnero dos documentos; as espcies de documentos mais freqentes; os modelos e formulrios em uso; volume e estado de conservao do acervo; arranjo e classificao dos documentos; existncia de registros e protocolos; mdia de arquivamentos dirios; controle de emprstimo de documentos; processos adotados para conservao e reproduo de documentos; existncia de normas de arquivo, manuais, cdigos de classificao etc. Alm dessas informaes, o arquivista deve acrescentar dados e referncias sobre o pessoal encarregado do arquivo (nmero de pessoas, salrios, nvel de escolaridade, formao profissional), o equipamento (quantidade, modelos, estado de conservao), a localizao fsica (extenso da rea ocupada, condies de iluminao, umidade, estado de conservao das instalaes, proteo contra incndio), meios de comunicao disponveis (telefones, fax). Anlise dos dados coletados Anlise dos dados coletados Anlise dos dados coletados Anlise dos dados coletados Consiste em verificar se estrutura, atividades e documentao de uma instituio correspondem sua realidade operacional. O diagnstico seria, portanto, uma constatao dos pontos de atrito, de falhas ou lacunas existentes no complexo administrativo, enfim, das razes que impedem o funcionamento eficiente do arquivo. Planejamento Planejamento Planejamento Planejamento Para que um arquivo, em todos os estgios de sua evoluo (corrente, intermedirio, permanente) possa cumprir seus objetivos, torna-se indispensvel formulao de um plano arquivstico que tenha em conta tanto as disposies legais quanto as necessidades da instituio a que pretende servir. Posio do arquivo na estrutura da instituio Posio do arquivo na estrutura da instituio Posio do arquivo na estrutura da instituio Posio do arquivo na estrutura da instituio Recomenda-se que seja a mais elevada possvel, ou seja, que o arquivo seja subordinado a um rgo hierarquicamente superior, tendo em vista que ir atender a setores e funcionrios de diferentes nveis de autoridade. A adoo desse critrio evitar srios problemas na rea das relaes humanas e das comunicaes administrativas.

Centralizao ou descentralizao e coordenao dos servios de arquivo Centralizao ou descentralizao e coordenao dos servios de arquivo Centralizao ou descentralizao e coordenao dos servios de arquivo Centralizao ou descentralizao e coordenao dos servios de arquivo A descentralizao se aplica apenas fase corrente dos arquivos. Em suas fases intermediria e permanente, os arquivos devem ser sempre centralizados. Centralizao Centralizao Centralizao Centralizao No consiste apenas da reunio da documentao em um nico local, mas tambm a concentrao de todas as atividades de controle recebimento, registro, distribuio, movimentao e expedio de documentos de uso corrente em um nico rgo da estrutura organizacional, freqentemente designado Protocolo e Arquivo, Comunicaes e Arquivo, ou outra denominao similar. Dentre as inmeras vantagens que um sistema centralizado oferece, destacamos: treinamento mais eficiente do pessoal de arquivo, maiores possibilidades de padronizao de normas e procedimentos, ntida
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