Questes sobre Otimizao de Processos

Uma organizao que pretende incrementar o desempenho de seus processos precisa estar ciente que essa inteno no deve ser encarada como um objetivo simples e de retorno imediato. Isso por para obteno de sucesso nessa empreitada existem passos importantes que devem ser dados. Conhecer esses passos e d-los na ordem correta pode representar no somente o alcance dos resultados esperados, mas tambm reduzindo tempo, esforos e principalmente evitando retrabalho. Seguem algumas questes orientadoras para um esforo de otimizao de processos: 1. Qual a expectativas por resultados? Entender a expectativa da organizao em relao ao que se espera de resultados de uma otimizao o definidor do que a equipe pode e deve fazer. A definio de expectativas ajudar a equipe do projeto de otimizao a definir o tamanho de seu esforo, a selecionar as tcnicas a serem utilizadas, e tal deciso por sua vez poder influir, tanto no tipo de trabalho, quanto na durao do mesmo. Alm disso, a expectativa tambm define a abrangncia do esforo de otimizao: um nico macro-processo, ou uma funo de negcio ou a organizao como um todo. Assim tendo essa expectativa definida, como consequncia permite-se o clculo de retorno dos investimentos a serem realizados. 2. Qual a melhor tcnica para otimizar processos? Em 100% dos casos antes de otimizar um processo preciso entend-lo, para tal mapear os processos. Assim definir um mtodo para realizar esse mapeamento uma das decises a serem tomadas. Nada contra que o mapeamento ser em papel ou naquele aplicativo mais moderno do mercado. A deciso deve considerar a relao custo beneficio e principalmente o objetivo final da otimizao. Contudo levar em considerao os prximos passos da organizao em termos de Gesto de Processos pode assegurar que essa deciso de curto prazo tambm tenha impactos positivos no mdio e longo prazo. Aps o mapeamento, outras tcnicas complementares acabam sendo utilizadas. Alm das expectativas de resultados para a otimizao, j comentada acima, outros fatores devem ser considerados na seleo da tcnica a utilizar. Cada empresa tem um perfil e uma cultura diferente de modo que a melhor tcnica para otimizar seus processos depender de alguns fatores, como por exemplo: o nvel de maturidade da gesto por processos na organizao; a estrutura organizacional e o comprometimento da Alta Administrao. Assim numa organizao que deseje reduzir o desperdcio o Lean pode funcionar. Em outras em funo da maturidade de gesto de processos deve-se comear por uma padronizao de processos. Tambm importante que haja uma conscientizao e um aculturamento das pessoas e dos colaboradores envolvidos visando sempre melhoria constante da qualidade e satisfao dos clientes. Vale ressaltar que cada tcnica para a otimizao dos processos tem o seu valor. O importante definir como empregar cada uma delas, respeitando o cenrio atual da organizao. 3. Como saber o momento certo de iniciar uma otimizao de processos? No h melhor momento para comear do que agora. Sempre existem oportunidades para melhorar, principalmente nos dias em que a tecnologia oferece tantas alternativas de interveno positiva. Entretanto algumas organizaes esperam at o ultimo momento. Para essas a urgncia torna-se a prioridade. Nesses casos deve-se buscar aqueles processos que trazem maior risco a continuidade da organizao ou ainda que apresentem maiores perdas em termos de desempenho. Nesse espao o ideal fazer a identificao da Cadeia de Valor da organizao e quantificar os processos em termos

de resultados, ou seja, identificando receitas e gastos de cada um comparados a indicadores de desempenho quantitativos e qualitativos. Alm dessa, existem outras tcnicas de priorizao de interveno em processos. 4. Como saber se as otimizaes esto atingidos os objetivos? No incio de um trabalho de otimizao de processos, como j comentamos, importante que a Alta Administrao defina queles processos que esto inseridos na estratgia da organizao e que devem ser foco do trabalho. Imediatamente a equipe do projeto deve buscar informaes a respeito desses processos e um das mais importantes o desempenho atual desses processos. Os indicadores de desempenho dos processos e atividades que permitem no s a realizao das anlises que suportaram o redesenho do processo, mas tambm a percepo de que a interveno foi positiva e em que nvel. Na inexistncia de indicadores de desempenho, eles devem ser definidos e implantados pela prpria equipe de otimizao. Os indicadores depois de implantados devem ser monitorados at o alcance do objetivo da melhoria. Aps tal evento, a deciso por continuar o monitoramento depende mais do custo do controle ou da inteno da prpria organizao. 5. Quando parar de investir em otimizao de processos? importante dizer que a otimizao de processos no deve ser tratado como um evento isolado, ela deve ser encarada como uma estratgia de negcios. Um movimento constante em que devem se aproveitar tanto tcnicas e mtodos de melhoria, quanto as ofertas de solues tecnolgicas de mercado. A aplicao conjunta dessas ofertas pode assegurar melhores resultados organizacionais. Como citado acima no h motivo para no pensar em melhorar.

Marcelo Raducziner Msc, CBPP, PMP Diretor da Compass International