BUSINESS CASE

SISTEMA DE GERENCIAMENTO DE EVENTOS

INSTITUTO DE COMPUTAO AV. FERNANDO CORRA DA COSTA, N 2367 - BAIRRO BOA ESPERANA CUIAB, MATO GROSSO 78060-900

DATA
01 de Abril de 2013

TABELA DE CONTEDO
1. Resumo Executivo 1.1. Questionamento 1.2. Resultados Esperados 1.3. Recomendaes 1.4. Justificativa 2. Equipe de Anlise de Negcio 3. Definio do Problema 3.1. Declarao do Problema 3.2. Impacto Organizacional 3.3. Migrao de Tecnologia 4. Viso do Projeto 4.1. Descrio do Projeto 4.2. Metas e Objetivos 4.3. Desempenho do Projeto 4.4. Premissas do Projeto 4.5. Restries do Projeto 4.6. Marcos Importantes do Projeto 5. Alinhamento Estratgico 6. Custo 7. Anlise de Alternativas 8. Aprovaes 2 2 2 3 3 3

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4 4 5 6 6 6 8 9 9 9 10

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RESUMO EXECUTIVO Este caso de negcio descreve como um projeto extenso voltado para a construo de um software de produo de eventos e ir abordar as problemas de negcios atuais, os benefcios, recomendaes e justificativas do projeto. O caso de negcio tambm discute metas do projeto detalhados, medidas de desempenho, premissas, restries e opes alternativas.
1. 1. Questionamento A Universidade Federal de Mato Grosso (UFMT) devido aos seus diversos cursos, departamentos e institutos desenvolve muitos eventos cientficos. A complexidade e diversidade das tarefas que envolvem o gerenciamento destes eventos dificultam a administrao por seus coordenadores e colaboradores. O sistema de gerenciamento e controle das reas relacionadas aos eventos acadmicos atualmente descentralizado, o que dificulta o controle e a organizao dos mesmos. Hoje, no existe um software ou outra ferramenta que apoie a centralizao, planejamento e gerenciamento destes eventos como um todo na instituio. Este projeto tem o objetivo de especificar a criao de um software web que centralize o planejamento, gerenciamento e auditoria de eventos cientficos.

2. Resultados Esperados A informatizao de todo o processo de produo de eventos cientficos em uma plataforma centralizada web-based permitir que a organizao, a execuo e o controle de eventos acadmicos da UFMT sejam realizados de forma otimizada, planejada e facilitada. A padronizao de documentos e processos certamente ser alcanada; A metodologia de trabalho poder ser verificada e corrigida com a avaliao dos projetos ao seu trmino; Os gastos e custos podero ser aprimorados e monitorados; As equipes e as atividades podero ser gerenciadas; A independncia de empresas e programas terceirizados tambm esperada. 3. Recomendaes

O sistema proposto reunir as ferramentas necessrias realizao e organizao dos eventos acadmicos da UFMT em um banco de dados online contendo um sistema de login com permisses para restringir acesso as suas reas. Uma rea deve ser manipulada apenas por pessoal responsvel da organizao (como planejamento do evento e distribuio de trabalhos acadmicos) e outra rea pelos interessados em participar das apresentaes de trabalhos, realizar o pagamento de inscries e impresso de cerificados. A centralizao e organizao dos mdulos relacionados a produes de eventos acadmicos nessa plataforma web facilitaro o acesso e a manipulao dos

dados necessrios ao gerenciamento e a viso de todos os processos. A plataforma baseada na web compatvel com todos os outros atuais sistemas de TI e ir melhorar a eficincia e preciso das atividades. Algumas das maneiras que esta tecnologia ir alcanar os resultados desejados so: O suporte aos interessados para a realizao de inscries em eventos e minicursos, para a avaliao de trabalhos, o gerenciamento de atividades, a coordenao de equipes ser dado atravs de criao de formulrios de inscries, controle, armazenamento e manipulao de dados, informaes e documentos, criao de comits e papis e a distribuio de papis dentro aos integrantes das comisses; A comunicao entre os interessados ser alcanada atravs de envios de e-mails e mensagens. O planejamento do projeto, gerenciamento do tempo e rendimento da equipe podero ser realizados atravs da criao de cronogramas, planejamento de fases, acompanhamento de status da realizao de tarefas, planejamento de programao de eventos. O controle de recursos e a auditoria de gastos podero ser feitos durante todas as fases do projeto com o oramento de produtos e servios, acompanhamento de compras, controle de notas; Os relatrios sero uma ferramenta de suporte a decises, alm de, meios para gerar avaliaes do andamento do projeto.

4. Justificativa A migrao dos processos para o sistema de controle dos eventos acadmicos proposto no documento importante e urgente, visto que, dar maior suporte na organizao, controle e verificao das atividades que envolvem a realizao de eventos. Alm disso, diminuir custos frequentes advindos de sistemas contratados temporariamente ou da sua manuteno. O sistema proposto ir fomentar o aprendizado baseado na prtica necessrio a experincia acadmica dos alunos.

2. EQUIPE DE ANLISE DE NEGCIO

As seguintes pessoas compem a equipe de anlise de caso de negcios. Eles so responsveis pela anlise e criao do plano de negcios do Sistema de Gerenciamento de Eventos.
Papel Descrio Nome / rea

Patrocinador Executivo Suporte de Tecnologia Melhoria do Processo Gerente de

Fornecer suporte executivo para o projeto. Oferece todo o suporte de tecnologia para o projeto. Aconselha equipe em processo de aperfeioamento de tcnicas Gerencia o caso de negcio e de

UFMT Instituto de Computao Professores Convidados Professor ou Aluno Interessado

Projeto Suporte de Software

projeto de equipe Gerencia todo o suporte de software para o projeto Alunos Interessados

3.

PROBLEMA DEFINIO
1. Declarao do Problema A UFMT baseia-se em processos parcialmente manuais para gerenciar todos os eventos realizados para promoo de conhecimento. A carga de gerir eficazmente a administrao em todos os nveis do projeto da produo de eventos tem dificultado a eficincia da realizao e a quantidade de eventos pelos institutos e faculdades. Nos ltimos anos, algumas empresas juniores foram convidadas a ajudar nos eventos. Os funcionrios so temporariamente contratados para a produo e gesto de documentos e atividades necessrios para que o evento ocorra diminuindo os recursos disponveis. Alguns papis poderiam ser eliminados se de todo o processo fosse realizado de forma automatizada. Alm disso, os erros, o tempo, esforo e recursos materiais seriam diminudos.

2. Impacto Organizacional O sistema de gerenciamento de eventos ter impacto de vrias maneiras. A seguir fornecemos uma explicao de alto nvel de como a organizao, ferramentas, processos e papis e responsabilidades sero afetados como resultado da implementao deste projeto de melhorias:

Ferramentas: de forma a tornar todo o sistema operacional automtico, o sistema manual existente seria descartado. A implantao deste novo sistema bem como a manuteno do mesmo exigir o treinamento de funcionrios sobre as novas ferramentas. Processos: Com processos automatizados a mo poder ser canalizada para reas mais crticas do projeto e o tempo melhor aproveitado. Responsabilidades: Alm de garantir uma maior autonomia aos gestores do evento, os recursos humanos seriam mais bem divididos e as cobranas direcionadas a tarefas e papis especficos. Software/Hardware: O pagamento de licenas de software para a realizao de eventos seria abolido. No haveria necessidade de adquirir novos servidores, j que a STI-UFMT tm a capazes de receber toda a demanda solicitada pelos eventos. Seu crescimento est previsto para os prximos 10 anos com total folga para a acomodao de todos os servios realizados.

3. Migrao Tecnolgica

Como os dados cadastrais sero adicionados exclusivamente pelos inscritos, no haver um servio de migrao de dados. A seguir, uma viso geral de alto nvel da abordagem em fases:

Fase I: O software web ser criado e testado pelo grupo de colaboradores do projeto. Fase II: Todos os funcionrios recebero treinamento sobre a plataforma baseada na web. Fase III: A plataforma ficara hospedada no departamento de TI da instituio. Fase IV: A plataforma ser preenchida com todos os dados de acordo com a demanda dos eventos atuais.

VISO GERAL DO PROJETO A demanda dentro de instituies como universidades, faculdades, institutos, departamentos e academias, de uma ferramenta centralizadora e robusta que integre as diversas reas que envolvem a promoo de eventos cientficos como Simpsios, Congressos, Conferncias, Seminrios, Workshops, Escolas Regionais, Fruns, Olimpadas e Maratonas do Conhecimento evidencia a necessidade de construir uma ferramenta de apoio a atividades relacionadas s fases de concepo, planejamento, execuo, avaliao e prestao de contas, entre outras tarefas necessrias para o sucesso da realizao desses eventos. Para tanto, necessrio criao de um projeto de extenso que d base e capte recursos humanos e financeiros e envolva alunos da instituio no aprendizado interdisciplinar integrado prtica necessria a sua formao. O projeto ter como marco de inicializao a aprovao do projeto de extenso e como de finalizao a homologao de uma ferramenta criada dentro dos padres especificados no projeto.
4. 1. Descrio do Projeto

O projeto de extenso tem a finalidade de criar um sistema para gerenciamento de eventos cientficos atravs de uma abordagem incremental e iterativa de criao de produtos de software conhecida como UP - Unified Process (Processo Unificado) que tem como paradigma a metodologia de desenvolvimento gil de projetos. No UP as atividades so divididas por reas e o projeto por fases e iteraes de desenvolvimento: concepo, elaborao, construo, transio (fases); levantamento de requisitos, anlise de requisitos, projeto, implementao, testes e implantao (reas). Em cada fase as tarefas de cada rea so executadas no tempo, sequencial ou paralelamente, dependendo da dependncia ou no entre elas, dentro de iteraes daquela fase. Com esta abordagem pretende-se diminuir o risco do projeto e aumentar sua qualidade.

2. Metas e Objetivos

O projeto apoia os objetivos e metas do Instituto de Computao no que se refere realizao de eventos cientficos:

Negcios Meta / Objetivo

Descrio

Gerir a execuo de todas as A ferramenta dever permitir acompanhar todas as fases de um evento fases que envolvem a cientfico: pr-evento, evento e ps evento. realizao de eventos; O planejamento de eventos envolve: criao de cronogramas, planejamento da necessidade de recursos, materiais, programao, divulgao, formao de equipes, papis, entre outras coisas;

Planejar o evento e garantir otimizao nos processos envolvidos nesta fase;

Permitir e facilitar a realizao de inscries de interessados em eventos e minicursos, dentro de um prazo estipulado, assim como, a submisso de trabalhos;

O sistema dever criar formulrios de inscries para eventos e minicursos, assim como, permitir a submisso de resumos de artigos cientficos ou outro tipo de resumo definido pelo presidente do evento; O acesso a realizao de inscries dever ser fcil e sempre estar disponvel para a efetivao ou para correo;

Gerenciar pagamentos de inscries e controle de entrada nos eventos;

O sistema dever gerar boletos ou outra forma de pagamento e confirmar depsito. A partir da confirmao o sistema dever gerar relatrios referentes aos pagantes ou aos recursos financeiros; A ferramenta dever permitir o cadastro de professores, ou outras pessoas envolvidas nas tarefas do evento; Alm disso, o sistema dever permitir a criao, distribuio de papis e atividades, alm de, permitir o acompanhamento da execuo de tarefas distribudas;

Organizar e administrar equipes e atividades no tempo;

O software dever dar suporte para o aprendizado da equipe com base nos erros e acertos;

Avaliar o evento depois de sua A ferramenta dever dar suporte a auditoria de notas, compras, entre outras coisas necessrias a prestao de contas; execuo;

Administrar a prestao de contas referentes a eventos cientficos e audit-los;

A distribuio a especialistas designados e cadastrados no sistema permitir a avaliao de trabalhos para publicao dos aprovados na participao de eventos. O sistema dar suporte tambm para essa avaliao;

Facilitar a distribuio e avaliao de trabalhos; O sistema dever fazer a compilao de trabalhos, publicao de resultados e dos trabalhos aprovados e apresentados no evento;;

Promover a transparncia nos resultados de avaliaes e a divulgao dos trabalhos O sistema dever suportar o envio de e-mails nas confirmaes de apresentados; inscries, pagamentos, alm de comunicarem os resultados aos participantes; Facilitar a comunicao entre

os envolvidos no evento;

3. Desempenho do Projeto

A tabela a seguir lista os recursos, processos ou servios e seus resultados de negcio esperados para medir o desempenho do projeto. Estas medidas de desempenho sero quantificadas e especificadas no plano de projeto detalhado.

Chave de recurso / processo /Servio

Medida de Desempenho

Relatrios e grficos Criao, execuo, acompanhamento e avaliao de projetos de evento;

O sistema dever otimizar tempo e dar base tomada de decises; Diminuio do risco de alterao e perda,de dados devido a no utilizao de papel nas tarefas ; Viso do todo do projeto durante a execuo e na fase posterior; a centralizao de gerenciamento e a viso global, alm de agregao de diversas funes e fases do projeto, gerar a otimizao de processos e recursos;

Cadastro e manuteno de recursos humanos, tecnolgicos, materiais;

O planejamento e controle de recursos e a administrao de pessoal, permitira eficincia na manipulao de dados e ferramentas necessrias a concluso e sucesso do evento;

Auditoria, controle e aprovao de custos;

O planejamento e acompanhamento de gastos permitir um melhor aproveitamento de recursos financeiros;

Manuteno, delegao e O tempo despendido na execuo destas atividades diminuir devido aos recursos oferecidos no sistema; acompanhamento de atividades e tarefas;

Realizao, acompanhamento de inscries e submisso de trabalhos;

A disponibilizao, por tempo determinado, vinte e quatro horas por dia, de formulrio de inscrio facilitar o acesso de interessados. Alm disso, a verificao do status da inscrio (aprovado, fase de avaliao, no aceito, correo...) diminuir a alienao dos interessados no que tange a participao no evento;

Planejamento de cronograma e de programao;

A criao de cronograma nortear a equipe na administrao de tempo e recursos. O planejamento da programao do evento permitir a captao de recursos, parcerias, norteamento da execuo de atividades relacionadas;

Distribuio e avaliao de trabalhos;

Agilidade na seleo de avaliadores e na distribuio de trabalhos. Com a ferramenta a avaliao ser divulgada com menos esforo e divulgada automaticamente na data prevista;

Criao e manuteno de O cadastro de pessoas envolvidas permite o agrupamento em equipes, comisses e papis; comisses e a atribuio de papis;

Controle de entradas no evento e pagamentos.

A administrao de entrada de recursos atravs de pagamentos de inscries dar suporte para o controle na entrada dos eventos dinamizando a administrao do evento em sua data de acontecimento.

4. Premissas do projeto

As seguintes premissas se aplicam ao projeto. Com o planejamento do projeto outras premissas sero adicionadas. Os recursos devero ser disponibilizados ao longo da fase de planejamento; Os colaboradores devero ser selecionados na primeira fase do projeto; A cada fase ou iterao as sadas produzidas pelos colaboradores sero apresentadas a equipe de professores determinados para aprovao; O produto final do projeto um software que d apoio a produo de eventos cientficos. O software dever ser implementado em linguagem de cdigo aberto.

5. Restries do projeto As seguintes restries se aplicam ao projeto de construo de um software para produo de eventos cientficos. Com o planejamento do projeto mais restries sero identificadas e adicionadas de acordo com a conformidade. O projeto deve ser aprovado pelo rgo Competente dentro da Instituio; A contratao de colaboradores, a compra de materiais, e outros devero ser limitados aos recursos disponibilizados para cada finalidade; O projeto dever ser concretizado dentro do prazo estipulado e para isso as tarefas devero ser acompanhadas e executadas dentro do cronograma; A implementao da ferramenta dever ser em linguagem no proprietria; A ferramenta a ser construda dever ser em ambiente web; Alguns envolvidos no projeto sero estudantes de graduao sem experincia de mercado o que poder acarretar ao longo do projeto algumas dificuldades e atraso nas atividades.

6. Marcos Importantes do Projeto Estes so os principais marcos do projeto identificados at o momento. Com o planejamento do projeto as datas de concluso alvo podero ser ajustadas, conforme necessrio.
Marcos / Entregas Alvo/Data

Criao do projeto Aprovao e captao de recursos Recrutamento de colaboradores Anlise, projeto, implementao e testes da fase de pr-evento;

11/05/2013 15/07/2013 29/07/2013 31/10/2013

Aprovao da sada I; Anlise, projeto, implementao e testes da fase de evento;

07/10/2013 28/02/2014

31/03/2014 Integrao de mdulos; Aprovao da sada II; Anlise, projeto, implementao e testes da fase de ps-evento; 07/04/2014 29/08/2014

30/09/2014 Integrao de mdulos;

ALINHAMENTO ESTRATGICO O projeto est alinhado com a estratgia da Universidade Federal de Mato Grosso que tem por objetivo promover o ensino, a pesquisa e a extenso nos diferentes ramos do conhecimento, bem como a divulgao cientfica, tcnica e cultural. Os princpios institucionais so compromisso social, democracia, incluso, interao, formao e autonomia. O projeto de extenso permitir o enriquecimento do ensino atravs de uma modalidade prtica para os alunos do Instituto de Computao e seu produto fomentar a promoo e administrao de eventos cientficos dos institutos e faculdades.
5. 6.

CUSTOS

A tabela a seguir captura as aes de custo e economia associada com o projeto proposto, descries destas aes, e os custos ou de poupana associados a eles durante o primeiro ano. Custos marcados com um sinal de menos (-) antes indicam economias.

Ao

Tipo de Ao

Descrio

Custos no Primeiro Ano

Especificao e Custo criao do Sistema Web Instalao de software e de treinamento Custo

Investimento inicial de projeto pra criao do Sistema Web. Custo para um grupo de 10 bolsistas de extenso para realizao de anlise, implementao, testes, manuteno, instalao e treinamento.

$ 0,00

$ 52.800,00

O custo orado refere-se ao pagamento de bolsas a dez estudantes durante onze meses no projeto.

7. ANLISE DE ALTERNATIVAS
As opes alternativas a seguir foram consideradas para resolver o problema de negcio. Essas alternativas no foram selecionadas por uma srie de razes que tambm so explicadas abaixo.

Nenhum projeto (Status Quo)

Razes Para No selecionar a alternativa

Manter o sistema parcialmente manual atual de gerenciamento de eventos

Despesas desnecessrias com recursos humanos e materiais; Viso parcial dos processos, diminuio do controle da execuo das atividades; Falta de automao de servios; Falta de padronizao dos processos envolvidos.

Opo alternativa Terceirizar toda a implementao baseada em uma plataforma web.

Razes para no selecionar a alternativa Dependncia de fornecedores; Custo mais elevado; Falta de familiaridade do fornecedor do software com a necessidade atual da instituio.

8.

APROVAES
As assinaturas das pessoas abaixo indicam uma compreenso da finalidade e contedo deste documento por aqueles que necessitam assin-lo. Ao assinar este documento voc indica que voc aprova o projeto proposto descrito neste caso de negcios e que os prximos passos podem ser tomados para criar um projeto formal, de acordo com os detalhes descritos neste documento.

Nome Aprovador

Ttulo

Assinatura

Data

__________________ Presidente

_______________________________

11/04/2013

__________________ VicePresidente Executivo

_______________________________

11/04/2013

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