Gerenciamento Eficaz do Tempo Voc no pode decidir o que importante hoje se no souber o que deseja para amanh Introduo:

: Gerenciar o tempo uma arte, em casa no trabalho ou em ambos os locais uma necessidade de todos ns, e sempre pode ser aprimorada, seja para ganhar produtividade no trabalho, seja para esticar as horas de lazer. Este treinamento mostra como fazer bom uso do seu tempo ele est divido em quatro partes: 1. A compreenso do tempo 2. O planejamento fundamental 3. As mudanas imediatas 4. A administrao do tempo alheio 1. A compreenso do tempo A atitude das pessoas em relao ao tempo complexa e variada. Quem pretende usar o tempo de modo eficiente, a fim de atender todas as necessidades pessoais e profissionais, precisa ter conscincia plena de seu comportamento atual. Ou seja, a quantidade de horas de trabalho, a importncia dada a pontualidade ou no perodo destinado ao lazer, assim precisamos nos adaptar a todo momento. A evoluo e as tecnologias nos proporcionam utilizar o tempo de forma eficaz, um exemplo claro a troca de informaes via e-mail, internet, as videoconferncias. Cada vez mais as pessoas tomam cincia que tempo dinheiro, ou seja, todo tempo que investimos em algo custa algo. Os modos de distribuir o tempo tornam-se hbitos, antes de mais nada, analise sua rotina. A meta aprender a controlar sua carga de trabalho, reservando mais tempo para o que de fato importa. Poucas pessoas admitem, mas quase sempre desperdiam grande parte de seu dia de trabalho. Para evitar esse problema, convm voc analisar como usa seu tempo hoje, para, depois estudar meios de reorganizar as tarefas de modo eficiente. Avalie seu dia, perceba o que lhe distrai enquanto executa uma tarefa, como voc divide seu tempo? Os projetos urgentes e importantes tem prioridade sobre aqueles que voc considera mais prazerosos? As chamadas telefnicas o interrompem constantemente? Faa um registro dirio do uso de seu tempo a fim de administr-lo de modo eficiente. Voc pode se surpreender com as horas gastas em conversas e com pouco tempo que sobra pra planejamento e trabalho. A tabela de controle abaixo serve como ponto de partida para identificar os aspectos que precisam ser modificados. O perodo de utilizao desse registro depende da natureza do trabalho. Se ele cumpre um ciclo mensal, mantenha o registro por alguns meses. Caso o ritmo seja semanal, siga a prtica durante duas ou trs semanas:

Como Administrar o Tempo, Tim Hindle, 1999 Publifolha

Hora 08h30 09h00 09h30 10h00 10h30 11h00 11h30 12h00 12h30 13h30 14h00 14h30 15h00 15h30 16h00 16h30 17h00 17h30 18h00

Tabela de Controle Segunda-feira Deslocamento para o trabalho Folheada no jornal Chegada na empresa Caf e conversa com a Clia Leitura de e-mails Reunio habitual das segundas-frias, com atraso de 10 minutos Reunio. Ligao para Lia: almoo confirmado Elaborao de lista de tarefas Leitura e resposta de mais e-mails Ligao para fornecedores sobre pedidos Ida ao escritrio da Lia para o almoo. Atraso do nibus (15 minutos) Final do almoo com a Lia. Conversa sobre temas no relacionados ao trabalho. Volta para o escritrio Organizao da mesa. Caf. Leitura e resposta de e-mails. Ligao para Carlos para combinar reunio de quinta-feira. Redao de duas cartas, interrompida por um telefonema. Ligao para Cludia, de vendas. Conversa de 15 minutos sobre a famlia. Discusso da reunio da manh com Pedro e Mrcia. Elaborao do relatrio sobre a reunio da manh (interrompida). Nova leitura de e-mails. Organizao de alguns arquivos no computador. Reserva no restaurante para almoo com Paulo, amanh. Levei trabalho para casa. Ca no sono.

Para analisar sua tabela de controle do tempo, separe todos os perodos de 30 minutos em tipos de uso de acordo com a natureza de cada tarefa, como reunies, leitura de e-mails, ajuda a colegas e telefonemas. Calcule a quantidade de tempo gasto com cada tipo de uso. Em seguida, determine a porcentagem de tempo dedicada a cada tarefa. Voc ter um quadro completo de seu dia de trabalho. A partir dele, possvel planejar criteriosamente uma distribuio de tempo mais eficiente. Pergunte-se: Executo tarefas que deveriam estar sendo feitas por outros? Existem padres de trabalho que se repetem em minha rotina diria? As tarefas consomem mais tempo do que eu imagino? Tenho tempo para ser criativo e inovador? Como Melhorar o Uso de seu Tempo Curto Prazo Depois de analisar o modo como utiliza o tempo, tente implantar algumas estratgias de aplicao imediata:

Como Administrar o Tempo, Tim Hindle, 1999 Publifolha

o Crie uma lista de coisas a ser feitas e atualize-as vrias vezes durante o dia. o Observe sua tabela de controle do tempo e descubra meios de aproveitar as horas com mais eficincia. Longo Prazo Caso tenha problemas de longo prazo, mude seus padres de trabalho radicalmente: o Destaque o que lhe desagrada na situao atual, sobretudo os hbitos que acredita ter de mudar. o Depois de identificar as reas de problema, dedique tempo para avali-las e melhorar seu comportamento. Dicas: Dedique um tempo dirio para rever suas prioridades Separe uma tarefa difcil em partes, e trabalhe nelas de modo contnuo. Avalie as tarefas do dia durante o trajeto para o trabalho Delegue as tarefas que exigiro muito de seu tempo Divida sua jornada em perodos de 30 minutos Analise a Tabela de Controle Reserve tempo para pensar no uso do tempo Teste sua preciso: estime tempo a ser dedicado a cada tarefa No confie s na memria, atualize a tabela de controle. 2. O Planejamento Fundamental Voc no pode decidir o que importante hoje se no souber o que deseja para amanh. Todos os projetos que visem melhorar o uso do tempo dependem de objetivos claros. Objetivos profissionais e pessoais de longo prazo so essenciais na hora de definir metas gerais. A curto prazo, porm, um objetivo pessoal, como formar famlia, pode estar mais prximo do que uma meta profissional, como criar um negcio. Metas de curto prazo no Metas de longo prazo no trabalho trabalho VOC Metas pessoas de curto Metas pessoais de longo prazo prazo Depois de descobrir seus objetivos profissionais de curto e longo prazo, preciso prioriz-los. Cada objetivo envolver a execuo completa de diversas tarefas. Defina quais delas tm maior importncia ou urgncia. 2.1 Priorize e Delegue Tarefas Para estabelecer prioridades, observe sua lista de tarefas. Em seguida, forme trs relaes separadas, para as tarefas dos tipos A, B e C. Comece pelas mais urgentes e importantes (A): analise a lista e indique as que precisam de outras pessoas, as que s voc pode fazer e as que podem ser delegadas. Pense de novo se alguma delas suprflua (se for, descarte-a). Envolva os profissionais que no so da sua equipe nas tarefas que exigem contribuio deles e passe para um colaborador as atribuies passveis de delegao. Em conseqncia, as listas de tarefas A, B e C ficaro bem mais

Como Administrar o Tempo, Tim Hindle, 1999 Publifolha

curtas, permitindo que voc planeje seu dia. Estime o tempo necessrio para concluir cada tarefa (anote a previso ao lado do item). Desse modo, voc ter mais condies de coordenar as contribuies dos colegas, de se preparar para reunies e planejar projetos de longo prazo. Tarefas Dirias: Tarefas A: Voc deve tentar concluir algumas destas tarefas urgentes e se difceis todo dia. Tarefas B: Estas correspondem maior parte do trabalho. Merecem, assim, ocupar a maior parte do seu dia. Tarefas C: Estas atividades devem ser feitas de acordo com o tempo disponvel. 2.2 Planeje o Dia Todos os dias de trabalho devem ser formados por uma mescla de atividades A, B e C. Planeje um nmero de tarefas que poder concluir num s dia, tendo o cuidado de no esticar demais a jornada de trabalho. Distribua os trs tipos de tarefas aleatoriamente ao longo do expediente, desse modo voc poder alternar momentos de intensa concentrao (exigidos por tarefas A) com perodos menos tensos (como os destinados s tarefas B e C). 2.3 Avalie seu Tempo Todos tm um ritmo dirio de trabalho. Os momentos de maior produtividade fsica e mental variam bastante, alternados com perodos naturalmente mais lentos. Conhea seu prprio ritmo e utilize-o a seu favor, em vez de lutar contra ele, importante deixar as tarefas mais difceis para os momentos em que sua energia fsica e mental est em alta. Se voc do tipo que acorda cedo e tem disposio para praticar esportes pela manh, deve dedicar-se s tarefas prioritrias no incio do dia. Por outro lado, se sente dificuldade em despertar antes das 9h, convm deixar as tarefas do grupo A para o fim da manh ou incio da tarde. 2.4 Eficincia ao Mximo Os nveis de desempenho flutuam de acordo com os momentos de mais disposio e os instantes de maior cansao. preciso conhecer o ciclo mental e fsico que rege seu corpo para fixar prioridades e planejar a distribuio do trabalho. Experimente anotar os horrios em que se sente mais cansado e aqueles em que est mais disposto, e registre as tarefas que desempenhou nesses momentos. Se voc se dedicou a uma tarefa mais complexa quando estava mais cansado, no estava trabalhando com eficincia.

Como Administrar o Tempo, Tim Hindle, 1999 Publifolha

Nveis de Desempenho 6 5 4 3 2 1 0 7h 8h 9h 10h 11h 12h 13h 14h 15h 16h 17h Nveis de Desempenho

2.5 Como Usar a Agenda A agenda deve conter o registro confivel e preciso dos compromissos futuros. Instrumento crucial para uma administrao eficiente do tempo, ela est disponvel em diversos tipos: agenda padro, agenda eletrnica, Palm, agenda do Outlook, escolha uma que atenda de fato suas necessidades. 2.6 Planeje com a Agenda preciso ter disciplina para usar a agenda apropriadamente. A primeira coisa a fazer habituar-se a registrar nela os compromissos e suas datas, alm de tomar notas. Anote o tempo gasto na preparao de reunies e preveja tambm o intervalo referente ao descolamento at o local do compromisso. Marque o tempo demandado pela redao de relatrios e pelos acompanhamentos posteriores. Se outra pessoa for responsvel pela manuteno de sua agenda, informe-a sobre o surgimento de qualquer compromisso assim que possvel, para garantir a eficincia e produtividade. 2.7 Uso Adequado da Agenda Observe com cuidado todos os compromissos anotados em sua agenda, Verifique se h um equilbrio entre as tarefas dos tipos A, B e C, e seja realista ao levar em conta seus momentos de maior e de menor energia fsica, mental e pessoal.

2.8 Pense Positivamente Para algumas pessoas, o tempo passa suavemente. Para outras, parece uma eternidade. Tudo depende da atitude que se adota diante da vida. Ao concretizar seus planos, tenha pensamento positivo com certeza, seu desempenho ser melhor.

Como Administrar o Tempo, Tim Hindle, 1999 Publifolha

Dicas: Divida os planos de longo prazo em projetos semanais ou dirios Faa um diagrama de sua carreira e planeje os prximos passos Pea opinies se no conseguir estabelecer prioridades Note conflitos de prioridade entre voc e outras pessoas Verifique se as prioridades alheias se contrapem s suas Classifique os compromissos de trabalho em sua agenda, de acordo com a importncia Se sua lista est cheia de tarefas do tipo A, delegue-as ou modifique-as Mude prioridades de acordo com a chegada de novas informaes Para manter discusses curtas, evite polmicas Programe instantes de tranqilidade todos os dias Reserve as energias para a vida em famlia ou o lazer, aps o trabalho Observe os picos de atividade fsica e mental e saiba quanto duram Sugira o horrio flexvel como modo de elevar a produtividade Escolha uma agenda que combine com voc Deixe sempre uma caneta junto da agenda para anotar informaes Assinale tarefas importantes com canetas coloridas Tente fazer pelo menos uma coisa de que realmente goste todo dia Antes de dormir, leia um trecho do seu autor favorito Concentre-se nos aspectos positivos de seus colegas e clientes Use a agenda para marcar os itens a ser melhorados e aja sobre cada um deles 3. As Mudanas Imediatas Certas medidas prticas tais como manter a mesa organizada ou adotar computadores adequados podem melhorar instantaneamente sua eficincia a curto e longo prazo.

3.1 A Cara do Dono Pode-se descobrir muito sobre uma pessoa pela disposio dos elementos em sua mesa, pelo uso das cores e pelo nvel de organizao. Chefes, colegas e subordinados tendem a formar uma primeira impresso de voc a partir de seu local de trabalho por isso, certifique-se de que tal imagem seja positiva. Se voc costuma receber visitantes em seu espao, avalie se est passando a impresso que gostaria. muito difcil

Como Administrar o Tempo, Tim Hindle, 1999 Publifolha

convencer um cliente ou colaborador externo de que um local de trabalho em desordem no representa uma mente desorganizada. A organizao eficiente do ambiente de trabalho pode fazer grande diferena. Comece por sua mesa, criando um sistema que o impea de se perder em meio a pilhas de papel. Em seguida, arrume arquivos, estantes e o espao fsico em geral. 3.2 O Fluxo Just-in-Time Compare sua mesa com uma linha de montagem. As matrias primas (em geral na forma de papel) entram numa extremidade para serem processadas (por sua mente) antes de passarem para outra etapa. A logstica just-in-time aplicada pelas empresas nos processos de produo tambm vale para sua mesa. Isso significa ter conscincia da urgncia das coisas e do destino de cada uma delas. Avalie os documentos assim que eles chegarem as suas mos: se urgentes, d-lhes soluo na hora ou delegue. Coloque os itens sem urgncia, mas que precisam da colaborao de terceiros, numa pasta de pendncias; os demais vo para a caixa de entrada. 3.3 Fluxo de Papis Reserve tempo para processar os papis que chegam. Seja disciplinado e siga este sistema para manter sua mesa em ordem:
Anote o que deve ser feito Solucione, arquive ou delegue Jogue o restante no lixo

3.4 Decorao Inteligente Observe a disposio dos mveis no local de trabalho (mesas, cadeiras, arquivos). Eles devem ser organizados de modo a facilitar as coisas. 3.5 Como Arquivar Papis Vale a pena reservar um tempo para avaliar o sistema de arquivo: pense nas horas necessrias para procurar um papel guardado sem critrio. No existe sistema ideal sua escolha deve levar em conta o material que se deseja arquivar. Um sistema de arquivo deve funcionar do mesmo modo que o mecanismo de um computador. Algumas palavras-chave tm de desencadear associaes mentais que faam concluir onde determinado documento est arquivado. Algumas recomendaes: Faa uma diviso por assuntos;
Frequentemente necessrio Eventualmente necessrio Arquivo

Crie uma identificao clara, o uso de cores uma boa estratgia; Faa arquivamento constante, no deixe acumular. 3.6 Evite Interrupes Algumas interrupes so bem vindas, mas todos precisam de concentrao para trabalhar bem. Torne seu dia mais produtivo desestimulando a interrupo dos colegas. Reorganize o escritrio de modo a ficar menos disponvel para os outros. 3.7 Lista dos Permitidos Para reduzir o nmero de interrupes ao longo do dia, faa uma lista trplice contendo:

Como Administrar o Tempo, Tim Hindle, 1999 Publifolha

Pessoas que podem interromp-lo a qualquer hora como seu chefe ou clientes; Pessoas que podem interromp-lo quando no estiver ocupado demais, como colegas; Pessoas que no podem interromp-lo. Tenha essa lista em mente. 3.8 Como Filtrar Informaes A maioria das pessoas recebe centenas de informaes num s dia de trabalho. Process-las uma tarefa que exige tempo. Reserve algumas horas para descobrir um modo sistemtico de lidar com todos os dados que cheguem a suas mos. A informao chega at voc por meios muito variados. Os mais freqentes so: Papel (correio, fax, memorando, jornal, revista, relatrios); Meio eletrnicos (como e-mail e intranet); Oralmente (nas reunies, pela televiso ou rdio, sistema de voice mail). Lembre que algumas formas de informao parecem mais urgentes do que outras mas isso nem sempre reflete sua verdadeira importncia. Por serem mais imediatos, os telefonemas, por exemplo, costumam ter prioridade sobre as correspondncias. Tipos de Informao Fonte
Relatrios e Memorandos A informao contida na comunicao interna pode ser especfica para uma pessoa, equipe, departamento ou outro grupo.

Como Lidar
O fluxo constitui um elemento importante para a boa circulao desse tipo de informao. Decida para quem e quando enviar seus comentrios. Planeje a insero de qualquer medida no calendrio de sua programao original. Decida o que fazer e quando agir. Verifique se deve repassar a informao e, em caso positivo, qual a forma mais adequada. Cheque as informaes a ser arquivadas e aquelas destinadas ao cesto de lixo. As mensagens eletrnicas so criadas e distribudas facilmente. Cheque se so relevantes para voc. No abra mensagens irrelevantes. Depois de solucionar a questo da mensagem, guarde-a se for relevante ou delete-a. Avalie os artigos e veja se vale a pena guard-los para futura referncia. Tire cpia do que interessa antes de passar adiante. Recorte matrias e artigos, marque o que lhe interessa com caneta colorida e arquive.

Correspondncias e Fax A variedade da informao que chega muito ampla. A correspondncia entregue em intervalos regulares, mas os fax chegam a toda hora. Intranet e E-mail Os sistemas de mensagem eletrnica so cada vez mais usados para a comunicao rpida e a disseminao de informao entre grupo e pessoas. Jornais e Revistas Grande parte das informaes sobre reas especficas de um setor ou uma profisso pode ser obtida com a leitura de jornais e revistas.

3.9 Trabalhe com os Outros Os melhores projetos de gerenciamento dependem em grande parte dos outros, pois ningum trabalha totalmente sozinho. Um telefonema inesperado pode modificar todo o planejamento de um dia. Aprenda a conciliar o tempo alheio ao seu. Pergunte-se: Eu considero os planos alheios? Escrevo muitas mensagens desnecessrias? Eu organizo muitas reunies inconclusivas? Consigo chegar no horrio aos compromissos marcados?
Como Administrar o Tempo, Tim Hindle, 1999 Publifolha

Interrompo meus colegas com muita freqncia? Reveja as suas teorias, muitas pessoas fazem julgamentos errados sobre o que administrao do tempo. Quando se trabalha em equipe, convm sempre analisar as prticas profissionais alheias antes de fazer julgamentos sobre a produtividade das pessoas. Verifique se haveria economia de tempo se voc adaptasse seu modo de trabalhar ao dos outros, para no entrar em conflito com o ritmo geral. 3.10 Ganhe Tempo em Reunies Ao conduzir reunies, voc lida diretamente com o tempo das pessoas. Preparar um encontro entre pessoas ocupadas pode ser difcil e exige tempo: preciso planejar, elaborar uma pauta, deslocar-se at o local marcado e, depois, monitorar os resultados. Reunies consomem um tempo que os participantes poderiam empregar em outras atividades. Por isso, pergunte-se sempre se de fato necessrio reunir as pessoas. Voc pode economizar um bom tempo se, por exemplo, falar com as pessoas pelo telefone. Se todos trabalharem na mesma empresa, ser de interesse geral que se reduza ao mximo a durao das reunies. Dicas: Evite adesivos com lembretes: so fceis de perder Sempre deixe a mesa limpa para a manh seguinte Mantenha sua mesa arrumada e seus papis em local de fcil acesso Assinale nos papis os itens-chave para agilizar a releitura Coloque no escritrio um relgio que todos possam consultar Avalie seu sistema de arquivo a cada dois ou trs meses Crie um sistema de arquivo que possa crescer com as necessidades Avalie os arquivos em intervalos regulares e descarte os documentos inteis Evite criar pastas com nomes como Assuntos Gerais ou Diversos Arquive apenas os documentos que podero ser usados no futuro Descarte todas as informaes que no apresentam utilidade Evite perder tempo com conversas inteis: fique de p enquanto dialoga Passe a informao apenas a quem precisa saber Cancele a assinatura das revistas que no l Pense bem antes de interromper algum: o tempo de todos valioso Considere outras opes antes de fazer uma reunio No julgue o trabalho dos colegas 4. A Administrao do Tempo Alheio Para aproveitar ao mximo seu tempo tambm preciso lidar com a disponibilidade da equipe, dos colegas e chefes. Aprenda a delegar, dividir tarefas e trabalhar em equipe. 4.1 Como se Comunicar Bem Para administrar a rotina dos outros de modo que todos usem bem o tempo preciso saber se comunicar com eficincia. No se trata apenas de definir o teor da mensagem, e sim de saber qual o melhor modo de se dirigir aos demais. Hoje as instituies tm a preocupao de tornar a comunicao fcil e disponvel para todos os colaboradores. Uma mudana cultural gradual levou a uma abertura maior, e voc pode usar essa facilidade para economizar tempo, comunicando dados

Como Administrar o Tempo, Tim Hindle, 1999 Publifolha

verbalmente em vez de escrever memorandos, e-mails. A comunicao oral tem a vantagem de ser imediata, permitir uma reao da outra parte e estimular o envolvimento da equipe. Porm, mesmo os dados transmitidos em conversas devem ser anotados, para evitar futuras dvidas ou incertezas. 4.2 Como Delegar Tarefas Um dos segredos da administrao eficiente consiste em delegar tarefas aos demais lembre-se de que ningum pode fazer tudo sozinho. Aprenda a delegar de modo correto e ganhe tempo para completar outras atividades com xito. O processo inclui a deciso de delegar, a passagem da incumbncia e o acompanhamento. Em cada fase, preveja os eventuais problemas. A deciso: convena-se a delegar. De nada adianta fazer isso se voc acha que perde mais tempo ensinando algum do que executando as tarefas sozinho. A delegao apresenta suas vantagens depois que a pessoa aprende a tarefa e se torna capaz de solucion-la no futuro sem necessidade de instruo prvia. Porm, cuide para delegar atribuies a pessoas com habilidades e conhecimentos apropriados. A instruo: certifique-se de que a pessoa escolhida para assumir a tarefa entende o que est sendo pedido, tanto sobre o teor como em relao aos prazos. Solucione dvidas. Acompanhamento: durante o andamento do projeto, verifique o nvel do trabalho. D retornos positivos, mas procure sempre agir com sinceridade h uma linha tnue entre ser solcito e intervir no trabalho alheio. 4.3 Como Gerenciar Colegas Uma das coisas mais difceis de controlar a interrupo dos colegas. Voc pode se mostrar muito disponvel (e perder controle de seu tempo) ou parecer resistente (e perder a chance de aprender com as habilidades alheias). Trabalhar em equipe uma competncia cada vez mais requerida em nossa vida profissional, saber trabalhar em conjunto com muitas pessoas, estabelecendo consensos sobre prioridades e administrando o tempo so diferenciais. H um bom recurso que permite economizar o seu tempo e o dos colegas. Vocs devem se perguntar o que de fato esperam quando se renem para discutir certas questes. No quadro abaixo, voc encontrar algumas possibilidades de resposta para a pergunta: o real objetivo aconselhar um ao outro, trocar informaes ou buscar auxlio para uma deciso? No incio de cada conversa, explique exatamente o que deseja de cada pessoa para que todos possam entender como ajud-lo a usar melhor seu tempo. Aplique a mesma tcnica na hora de decidir como reagir a colegas que pedem sua ateno. Como Agir Aconselhar Se voc quer pedir conselhos ou aconselhar um colega, fao-o quando tiver bastante tempo. No convm fazer isso apressadamente. Informar A transmisso de informao um processo de mo nica e em muitos casos exige retorno. Reserve tempo no seu dia para passar informaes adiante. Decidir Chegar a uma deciso pode demandar tempo. fundamental que voc no tente se

Como Administrar o Tempo, Tim Hindle, 1999 Publifolha

apressar demais diante de uma opo por causa da ansiedade dos colegas. Um aspecto importante de sua relao com os colegas que eles podem dar retornos que voc dificilmente teria de pessoas de outros nveis hierrquicos. Estimule os colegas a emitirem opinies sobre seu desempenho. Eles podero levantar pontos teis para poupar tempo no futuro por exemplo, informando que suas reunies esto longas ou desorganizadas demais, ou que voc parece inacessvel quando eles precisam de voc. Oua as opinies e, com base nelas procure melhorar. Dicas Mantenha altas expectativas: as pessoas se esforaro Convena os colegas com fatos, e no emoes Interesse-se pelo que os outros tentam realizar Ouvir diferente de escutar: tente ouvir mais Certifique-se de deixar os objetivos claros ao delegar tarefas Reserve tempo para tarefas que voc pode fazer sozinho Faa uma lista para ajud-lo a controlar o progresso das tarefas que delegou aos outros Estabelea prazos realistas e precisos para as tarefas que voc delegou Recompense com generosidade e repreenda com moderao Tente impedir que colegas o distraiam com questes irrelevantes Visite os colegas quando tiver mais de um assunto para discutir 5. O Gerenciamento Eficaz do Tempo em 4 passos: Tarefas
Priorizao do Trabalho Uso de Agenda

O que Abordar
Dividir as tarefas em grupo A, B e C. A cada dia, convm fazer tarefas dos trs tipos, alternadamente. Registrar as atividades dirias. Em seguida, analisar os resultados e descobrir o ritmo de trabalho. Criar um sistema adequado de planejamento Avaliar cada informao que recebe, para decidir qual a medida necessria. Fazer leituras rpidas de acordo com sua experincia. Discutir exemplos especficos e relacionados a partir de fatos passados, a fim de definir a melhor opo. Rever sistemas novos que possam surgir.

Triagem de Informaes

Delegao e Acompanhamento

6. Teste A compreenso do tempo Um dos segredos do gerenciamento de sucesso ser hbil na administrao eficiente do tempo. Descubra como anda sua atuao nessa rea escolhendo as opes que mais se aproximam do seu caso. Responda com sinceridade: se a opo for nunca, marque 1; se for sempre marque 4; e assim por diante. Some sua pontuao e consulte o quadro Anlise de Resultados para conferir seu desempenho. Use a auto-avaliao para identificar os pontos que voc tem de aprimorar.

Como Administrar o Tempo, Tim Hindle, 1999 Publifolha

Contagem 1 Nunca 2 s vezes 3 Vrias vezes 4 Sempre 1. Eu chego s reunies no horrio combinado e sempre estou bem preparado. 1( ) 2( ) 3( ) 4( ) 2. Eu verifico se h um relgio vista nas salas de reunio. 1( ) 2( ) 3( ) 4( ) 3. As reunies que organizo costumam atingir seus objetivos. 1( ) 2( ) 3( ) 4( ) 4. As reunies organizadas por mim tendem a acabar no horrio previsto. 1( ) 2( ) 3( ) 4( ) 5. Eu abro e examino a correspondncia assim que ele chega. 1( ) 2( ) 3( ) 4( ) 6. Leio, mesmo rapidamente, todos os artigos importantes de jornais e revistas. 1( ) 2( ) 3( ) 4( ) 7. Eu tiro meu nome da lista de circulao das publicaes que no leio. 1( ) 2( ) 3( ) 4( ) 8. Eu leio as mensagens no mesmo dia em que as recebo. 1( ) 2( ) 3( ) 4( ) 9. Eu consigo terminar as tarefas sem ser interrompido pelos colegas. 1( ) 2( ) 3( ) 4( ) 10. Eu decido quantas vezes posso ser interrompido ao longo do dia. 1( ) 2( ) 3( ) 4( ) 11. Eu reservo horrios especficos para receber visitas de colegas. 1( ) 2( ) 3( ) 4( ) 12. Eu fecho a porta do escritrio quando quero pensar em estratgias. 1( ) 2( ) 3( ) 4( ) 13. Eu digo s pessoas que retornarei suas chamadas em seguida e cumpro isso. 1( ) 2( ) 3( ) 4( ) 14. Eu costumo limitar a durao das chamadas telefnicas. 1( ) 2( ) 3( ) 4( )

Como Administrar o Tempo, Tim Hindle, 1999 Publifolha

15. Eu permito que um auxiliar ou secretria filtre os telefonemas. 1( ) 2( ) 3( ) 4( ) 16. Eu defino quantas ligaes posso atender pessoalmente num dia. 1( ) 2( ) 3( ) 4( ) 17. Eu passo os olhos pelos comunicados internos quando os recebo. 1( ) 2( ) 3( ) 4( ) 18. Eu deixo para ler mais tarde os comunicados internos. 1( ) 2( ) 3( ) 4( ) 19. Eu mantenho minha caixa de entradas com um volume tolervel de papis. 1( ) 2( ) 3( ) 4( ) 20. Eu sempre estou limpando minha mesa do excesso de papis. 1( ) 2( ) 3( ) 4( ) 21. Eu delego aos colegas tarefas que poderia fazer pessoalmente. 1( ) 2( ) 3( ) 4( ) 22. Eu sempre fao o acompanhamento dos trabalhos que deleguei. 1( ) 2( ) 3( ) 4( ) 23. Eu estimulo os colegas a limitar seu relatrio a uma folha de papel. 1( ) 2( ) 3( ) 4( ) 24. Eu avalio quem deve tomar conhecimento da informao que transmito. 1( ) 2( ) 3( ) 4( ) 25. Eu mantenho equilbrio entre o tempo para planejar e o tempo para executar. 1( ) 2( ) 3( ) 4( ) 26. Eu elaboro uma lista de atividades a ser realizadas em cada dia. 1( ) 2( ) 3( ) 4( ) 27. Eu tento trabalhar um nmero determinado de horas, sem ultrapass-lo. 1( ) 2( ) 3( ) 4( ) 28. Eu fao esforo para manter o contato pessoal com minha equipe. 1( ) 2( ) 3( ) 4( ) 29. Eu me concentro nas qualidades positivas de meus colegas. 1( ) 2( ) 3( ) 4( ) 30. Eu me certifico de que estou em dia com as novidades tecnolgicas. 1( ) 2( ) 3( ) 4( ) 31. Eu armazeno meus e-mails com o objetivo de l-los mais tarde.

Como Administrar o Tempo, Tim Hindle, 1999 Publifolha

1( )

2( )

3( )

4( )

32. Eu promovo faxinas regulares nos meus arquivos de computador. 1( ) 2( ) 3( ) 4( ) Anlise de Resultados Agora que voc completou o teste, faa a contagem dos pontos e verifique seu desempenho de acordo com a avaliao correspondente. Seja qual for o ndice obtido, importante lembrar que sempre h o que desenvolver e aprimorar quando o assunto a administrao do tempo. Identifique suas oportunidades de melhoria e consulte o material deste treinamento que est disponvel para download, onde voc poder consultar as dicas apresentadas durante o curso que o ajudaro a aperfeioar suas habilidades. 32-64: Aprenda a usar seu tempo com eficincia e reduza as horas gastas em atividades improdutivas. 65-95: Voc tem habilidades para administrar o tempo, mas pode melhor-las. 96-128: Voc usa seu tempo de modo eficiente. Busque modos de aperfeioar ainda mais as suas prticas.

Como Administrar o Tempo, Tim Hindle, 1999 Publifolha