Arquivo

ARQUIVOLOGIA
O DOCUMENTO
Conceito Registro de uma informao independentemente da natureza do suporte que a contm. Aquele que, produzido ou recebido por uma instituio pblica ou privada, no exerccio de suas atividades, constitua elemento de prova ou de informao
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DOCUMENTO
Um DOCUMENTO a unidade constituda pela informao e respectivo suporte. Ou seja, o conjunto de dados que so transmitidos atravs de sinais ou combinao de sinais e o suporte utilizado para proceder a essa operao.
CONCEITOS FUNDAMENTAIS
a guarda com tcnica de qualquer espcie de documento, visando preservao e a facilidade de encontrar quando procurado. (necessidade da conservao dos documentos recebidos os produzidos por um rgo, para execuo de suas atividades.) Tambm conhecido como Centro de Documentao (CEDOC).
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Consideram-se arquivos ,os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por rgos pblicos, instituies de carter pblico e entidades privadas, em decorrncia do exerccio de atividades especficas, bem como por pessoa fsica,qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza dos documentos. Lei 8.159 - 8 de janeiro de 1991-art. 2
um sistema de recebimento, seleo, guarda, conservao, consulta e destruio de documentos produzidos e/ou recebidos por uma entidade, no decorrer de suas atividades
Guardar um hbito. Arquivar uma tcnica.
TRS conceitos bsicos: INFORMAO, SUPORTE,DOCUMENTO. INFORMAO: Idia, Mensagem ou Conhecimento SUPORTE: Meio no qual a informao est registrado.
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DOCUMENTO: toda informao registrada em um suporte material suscetvel de consulta, estudo, prova e pesquisa, pois comprova os fatos, fenmenos, formas de vida e pensamentos do homem numa determinada poca ou lugar.
INFORMAO + SUPORTE = DOCUMENTO .

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Finalidade do Arquivo
servir administrao, tendo como instrumento de apoio os documentos por ele protegidos e preservados, visando a sua utilizao. Quando o documento no mais servir Administrao, pode ser selecionado para servir de fonte para a Histria e a memria da instituio.
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Funo do Arquivo
A funo do arquivo guardar e organizar os documentos acumulados pela instituio a que pertence, de forma a facilitar a localizao destes documentos, quando necessrio. Uma boa organizao dos arquivos permite que a instituio ganhe tempo e otimize seus recursos.
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Importncia do Arquivo : Funo e Finalidades do Arquivo Funo do Arquivo: Guardar e organizar os documentos, tornando-os disponveis as informaes mantidas sob sua guarda. Finalidades do Arquivo: Servir a Administrao e a Histria
OBS.: Para efeito desse estudo, adotaremos as normas da lei Federal de Arquivos n 8.159 de 08 de janeiro de 1991, que dispem sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados
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Distino entre Arquivo, Biblioteca e Museu

Arquivo o conjunto de documentos Criados ou Recebidos(acumulados)por uma instituio ou pessoa, no exerccio de sua atividade,preservados para garantir a consecuo de seus objetivos.
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Biblioteca o conjunto de material, em sua maioria impresso e NO produzido pela instituio em que est inserida. Normalmente constituda de colees temticas e seus documentos so adquiridos por meio de COMPRA, DOAAO ou PERMUTA,
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MUSEU
Instituies de interesse pblico, criada com a finalidade de conservar, estudar e colocar a disposio do pblico conjuntos de pelas e objetos de valor cultural. Observa se, ento que as finalidades das Bibliotecas e dos Museus so essencialmente CULTURAIS, enquanto que as dos Arquivos so FUNCIONAIS, por m o valor cultural existe, uma vez que constituem a base fundamental para o conhecimento da Histria.
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Classificao dos Arquivos:Tipos

Os Arquivo podem ser classificados em 4 TIPOS. Segundo o(a): Entidade Mantenedora: (Pblico ou Privado) Natureza dos documentos: (Especial ou Especializado) Estgio de Evoluo:Corrente, Intermedirio e Permanente) Extenso de sua atuao: (Setorial ou central)
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Entidade Mantenedora: Podem ser Pblico ou Privado

Pblico rgos dos Poderes Executivo, Legislativo e Judicirios, nas esferas Federal, Estadual, Municipal e do DF. Tambm so considerados pblicos os Arquivos das Fundaes Pblicas e Empresas Pblicas. Privado: So aqueles mantidos por instituio de carter particular. Ex:arquivo do Bradesco, Arquivo das Lojas Renner, arquivo da TV Braslia
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Marilena Leite Paes, apresenta a seguinte diviso: Pblicos,Institucionais, Comerciais, Pessoais ou Familiares. Sobre isso devemos lembrar que os institucionais, comerciais, pessoais ou familiares devem ser entendidos como Arquivos Privados
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Institucional est relacionado, por exemplo, s instituies educacionais, igrejas, corporaes no-lucrativas, sociedade e associaes. Comercial Arquivo de firmas, corporaes e companhias.
Familiar ou Pessoal diz respeito ao arquivo organizado por grupos familiares ou por pessoas, individualmente
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Natureza dos documentos: Podem ser Especiais ou Especializados

Especiais: So arquivos em que os documentos cuja forma fsica(suporte) exija cuidado especial, diferenciado, por causa da sua preservao ou manuseio. Especializados: So aqueles que mantm em sua guarda documentos de determinada rea do conhecimento.
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Natureza dos documentos: Podem ser Especiais ou Especializados

Arquivos Especiais: Relacionado a forma fsica do documento,relacionado ao suporte do documento. Ex: Foto, Filme, Negativo,Microfilme. Arquivos Especializados: Relacionado a assunto especfico, relacionado a uma rea do conhecimento. Ex: Arquivo Mdico, Arquivo Cartogrfico, Arquivos de Engenharia
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Quanto ao prazo de reteno (freqncia de utilizao)
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Tudo comeou nos Estados Unidos em 1973 quando Jean-Jacques Valete definiu o ciclo vital dos documentos, dividindo em trs fases os arquivos que em seu conjunto denomina-se Teoria das 3 Idades. Os documentos de arquivo cumprem um ciclo de vida composto por trs fases distintas, a saber: corrente, intermediria e permanente. a chamada teoria das trs idades (tambm adotada no Brasil). Estas trs idades, tambm chamadas de fases ou mesmo de arquivo, tm as seguintes caractersticas:
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(1 idade) Corrente: so aqueles que esto em curso, isto , tramitando, ou que foram arquivados, mas que pelo seu valor primrio so objeto de consultas freqentes pela entidade que os produziu; eles podem ser conservados nos locais onde foram produzidos sob a responsabilidade rgo produtor; respeitando os prazos de arquivamentos. (Tambm conhecido como vivo, Futuro, Ativo ou atual).
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Arquivo Corrente a fase em que os documentos so criados;- Nesta fase os documentos tramitam bastante e so muito consultados;Os arquivos correntes se localizam nos prprios setores que produzem/recebem os documentos (Arquivos Setoriais) ou em locais prximos a estes (Arquivo Central/Geral).
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(2 idade) Intermedirio :diz respeito ao perodo em que o documento ainda e necessrio administrao (por razes de interesse administrativo), porem com menor freqncia de uso, podendo ser transferido para uma outra rea a sua guarda, organizao e conservao. Esses documentos aguardam sua eliminao ou recolhimento instituio arquivstica (Tambm conhecido como de espera, transitrio, semi-ativo e provisrio)
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Arquivo Intermedirio: a fase em que os documentos ainda tm valor administrativo mas so pouco consultados; Permite que os setores otimizem seu espao;No h necessidade de serem conservados prximos aos setores; Nesta fase, os documentos aguardam sua destinao final (eliminao ou guarda permanente); tambm chamado de limbo ou purgatrio
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(3 idade) Permanente so conjuntos de documentos que devem ser definitivamente preservados, respeitada a destinao estabelecida pela Tabela de Temporalidade Documental, em decorrncia de seu valor probatrio, informativo, Histrico, cientifico ou cultural. Eles no so mais necessrios ao cumprimento das atividades da administrao. (Tambm conhecido como morto, inativo, eterno ou histrico)
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Arquivo Permanente a fase em que os documentos j perderam seu valor administrativo e so guardados pelo seu valor histrico, probatrio ou informativo;Os documentos desta fase JAMAIS sero eliminados.
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probatrio quando comprova a existncia,o funcionamento e as aes da instituio; informativo quando contm informaes essenciais sobre matrias com que organizao lida, para fins de estudo ou pesquisa (Schellenberg, 1994, p. 152-154).
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Perodo de atividade o perodo durante o qual os documentos so indispensveis manuteno das atividades quotidianas de uma administrao. Devem permanecer o mais perto possvel do utilizador ou, se estiverem em memria de computador, ser fcil e rapidamente acessveis. Conforme se pode entender, o arquivo corrente o comeo de tudo. nesta fase que tudo pode ser feito para alcanar a qualidade na informao que vai servir de base a toda tomada de deciso da Organizao. nesta fase que:
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Se escolhe o mtodo de arquivamento; Se classifica; Se avalia;
Se transfere ou
Se elimina.
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Denominamos o arquivo corrente o conjunto de documentos que por vrios motivos permanece prximo de ns, prximo e de fcil acesso. Os motivos mais citados so: Documentos cujos assuntos no esto encerrados, esto em litgio ou simplesmente em andamento;
Documentos cujo volume e assunto no justificam transferir para ARQUIVO INTERMEDIRIO ou CENTRAL;
Documentos consultados com freqncia como leis, regulamentos, manuais, plantas, etc. Documentos que servem de instrumentos como catlogos, ndices, listas, relatrios, etc
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Importante: Os objetivos de uma administrao eficiente de arquivos s podem ser alcanados quando se dispensa ateno aos documentos desde sua criao at o monumento em que so transferidos para um arquivo de custdia permanente ou so eliminados.
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Quanto a local de arquivamento
Centralizados - Num nico local fsico para economia de espao e reduo de custos. Descentralizado Em vrios locais para atender s necessidades de cada usurio (por exemplo, ter o arquivo intermedirio na terceira gaveta e o permanente na quarta, reservando as duas primeiras para o arquivo corrente).
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A prpria localizao fsica dos arquivos correspondentes s trs idades dos documentos j demonstra suas especificidades. Primeiro deve situar-se junto ao produtoradministrador, tem de ser gil, seguindo classificao e cdigo de assuntos de acordo com as funes administrativas; deve ser reservado como informao pblica. O segundo, o arquivo intermedirio, pouco consultado pela administrao, que dele no mais necessita; pode estar em local afastado. Os arquivos de terceira idade interessam muito mais aos investigadores do que aos administradores, devem estar localizados junto s universidades ou centro culturais.
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Quanto forma, os arquivos podem ter os seguintes tipos:
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Arquivos verticais
Onde os documentos, dentro de pastas, ficam dispostos verticalmente, atrs ou ao lado de outros; de baixo custo, so fceis de ser operados e atualizados. So conhecidos como sistema de 4 gavetas.
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Arquivos Horizontais
Onde os documentos ficam deitados sobre os posteriores; de fcil atualizao e manipulao, exigem certos conhecimentos tcnicos. So conhecidos como sistema Kardex.
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Arquivos Rotativos
Onde os documentos ficam apoiados em bandejas presas a um eixo horizontal ou vertical e possuem movimento circulatrio. As bandejas permitem que os documentos fiquem deitados ou de p.
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Outros - Fichrios de Mesa (madeira, ao, acrlico ou misto) ou mdulos portteis, estantes e armrios (de ao ou madeira) Caixas de arquivos permanentes ou transferncia (utilizadas para guarda de documentos, podem ser de lata ou de papelo ou mesmo de madeira compensada).
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Acessrios para arquivamento

Guias - so cartes resistentes, do tamanho das pastas ou fichas que so usadas para separar as varias sees nas gavetas;
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Acessrios para arquivamento

Guia-Fora - destinada a substituir a pasta que retirada temporariamente do arquivo, para marcar seu lugar e chamar a ateno do arquivista;
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Tiras de insero - so pequenos rtulos que so encaixados nas janelas das portafixas, trazendo a identificao. Pastas material de consumo, tipo suspensa, classificadora (conhecida como A/Z),box e sanfonada.
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Pasta Suspensa Pasta A/Z
Pasta Pasta Sanfonada
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Quanto ao Grau de Acesso (natureza do contedo do assunto)
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O acesso a possibilidade de consulta aos documentos de arquivo e podem ser classificados em:
Documento Ostensivo: documento cujo acesso irrestrito (franqueado, de livre acesso); Documento Sigiloso: documentos que, por sua natureza, devam ser de conhecimento restrito e, portanto, requeiram medidas especiais de acesso, salvaguarda para a sua custdia e divulgao;
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De acordo com a Lei 8.159/91, Os documentos cuja divulgao ponha em risco a segurana da sociedade e do Estado, bem como aqueles necessrios ao resguardo da inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas so originariamente sigilosos. O Poder Executivo editou o Decreto n 5.301, de 9 de dezembro de 2004, visando regulamentar o disposto naquela medida. Quanto aos prazos de sigilo, o art. 7 do Decreto 5.301, de 2004, altera o art. 7 do Decreto n 4.553, de 2002, estabelecendo grau de sigilo;
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De acordo com a Lei N 12.527, de 18 de novembro de 2011, no seu artigo art. 23, so consideradas imprescindveis segurana da sociedade ou do Estado e, portanto, passveis de classificao as informaes cuja divulgao ou acesso irrestrito possam:
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Pr em risco a defesa e a soberania nacionais ou a integridade do territrio nacional; Prejudicar ou pr em risco a conduo de negociaes ou as relaes internacionais do Pas, ou as que tenham sido fornecidas em carter sigiloso por outros Estados e organismos internacionais; Pr em risco a vida, a segurana ou a sade da populao;
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Oferecer elevado risco estabilidade financeira, econmica ou monetria do Pas;
Prejudicar ou causar risco a planos ou operaes estratgicos das Foras Armadas;

Prejudicar ou causar risco a projetos de pesquisa e desenvolvimento cientfico ou tecnolgico, assim como a sistemas, bens, instalaes ou reas de interesse estratgico nacional;
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Pr em risco a segurana de instituies ou de altas autoridades nacionais ou estrangeiras e seus familiares; ou Comprometer atividades de inteligncia, bem como de investigao ou fiscalizao em andamento, relacionadas com a preveno ou represso de infraes.
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Quanto a Natureza
Dependendo das caractersticas dos documentos que compem os arquivos, podem ser:
Arquivo Especial guarda documento de variadas formas fsicas como discos, fitas, disquetes, fotografias, microformas (fichas microfilmadas), slides, filme, entre outros ; Eles merecem tratamento adequado no apenas quanto ao armazenamento das peas, mas tambm quanto ao registro, acondicionamento, controle e conservao. Arquivo Especializado tem sob sua guarda os documentos de um determinado assunto, de um campo especifico como o hospitalar, o da medicina, engenharia, imprensa, entre outros. So chamados, inadequadamente, 54(pag:03) de arquivos tcnicos;
Quanto ao gnero
Grficos - So os documentos manuscritos, datilografados/digitados ou impressos, documento escrito ou textual. Quando seu enfoque baseado em linguagem escrita; Iconogrficos - So os documentos em suportes sintticos, em papel emulsionado ou no, contendo imagens estticas (quando enfoca figuras e imagens). Ex: desenhos, gravuras, fotografias (diapositivos (slides), ampliaes e negativos fotogrficos), quadro; 55(pag:03)
Cartogrficos Quando reproduz em escalas menores uma rea geogrfica. So os documentos em formatos e dimenses variveis, contendo representaes geogrficas, arquitetnicas ou de engenharia. Ex: plantas arquitetnicas, Atlas geogrficos e mapas;
Informticos - Documentos produzidos, tratados e armazenados em computador. Ex: disco flexvel (disquete), disco rgido (winchester) e disco ptico.
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Quando so feitos de material especial e registram som e imagem e podem ser divididos: Audiovisuais - Filmogrficos: so os documentos em pelculas cinematogrficas e fitas magnticas de imagem (types), conjugadas ou no a trilhas sonoras, com bitolas e dimenses variveis, contendo imagens em movimento. Ex. Filmes e fitas video magnticas Sonoros: so os documentos com dimenses e rotaes variveis, contendo registros fonogrficos. Ex. Discos, CD e fitas audio magnticas
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Extenso de sua atuao

Arquivo Setorial estabelecido junto aos rgos operacionais, cumprindo as funes de um arquivo corrente. Exemplo: o arquivo da contabilidade de uma empresa comercial. Arquivo Central ou Geral destina-se a receber os documentos correntes provenientes dos diversos rgos que integram a estrutura de uma instituio. Nesse caso, portanto, as atividades de arquivo corrente so centralizadas. Exemplo: o arquivo nico das diversas faculdades de uma universidade
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Quanto sua extenso, os arquivos podem ser classificados em setoriais, estabelecidos junto aos setores de trabalho da empresa, ou em arquivos centrais ou gerais, ou seja, aqueles que renem sob sua guarda documentos provenientes de diversos setores de uma instituio.
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Sistema de arquivamento
Sistema Direto quando o arquivamento ou consulta podem ser feitos diretamente sem auxilio de um ndice ou qualquer outra referencia. o caso do mtodo alfabtico, que no requer nenhum tipo de dicionrio ou ndice de arquivamento. quando busca o documento diretamente do local arquivado. um mtodo rpido, direto e fcil.
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Sistema Indireto quando o arquivamento ou a consulta depende de um ndice, sistema auxiliar a ser consultado. o caso do mtodo numrico, no qual o mtodo numero 001 significa as cartas enviadas, o 002 cartas recebidas, o 003 cliente tal, o 004 cliente tal, etc.
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Sistema semi-indireto quando o arquivamento ou consulta podem dispensar o ndice, mas exige uma tabela que est sempre a mo do arquivista. A tabela pode estar em um carto colado ao prprio arquivo, ou colado na primeira pasta, ou na frente do arquivista.
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A escolha do sistema adequado requer um mtodo que para proceder a esse fim. As etapas do sistema de arquivamento, avaliao, seleo, eliminao, transferncia, recolhimento acontecem ao aceso a esses documentos de acordo com o fluxo abaixo :
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Inspeo (anlise) Consiste na verificao de cada . documento quanto ao seu destino. Chega ao arquivo por diversos motivos: Para arquivamento;
Para solicitar informaes; Para verificar a existncia de antecedentes (ser apensado ou anexado a outro); Em obedincia a uma rotina.
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Classificao :Consiste na interpretao do . documento e, conseqentemente, determinao de sua classificao .
Codificao :Colocao de um smbolo (letras, nmeros, etc) de acordo com a classificao e mtodo de arquivamento (pag:05)
Arquivamento : a colocao do documento no local devido, isto , nas pastas, nas caixas, nas estantes, etc, facilitando sua recuperao. (pag:05)
Retirada e controle :Ocorre quando . se retira um documento ou dossi do Arquivo para consulta ou emprstimo aos usurios, bem como prestar informaes ou efetuar juntada.(pag:05)
Cadastramento - so lanamentos efetuados com dados acima, no sistema arquivo que armazenar as informaes que alimentar a Tabela de Temporalidade. (pag:05)
Status de transferncia
Avaliao :Processo de anlise de documentos, visando a estabelecer sua destinao de acordo com os valores que lhes forem atribudos. Destinao:Encaminhamento dos documentos, em decorrncia da avaliao, guarda temporria ou permanente, eliminao e/ou mudana de suporte. Transferncia : a passagem do documento da fase corrente para a fase intermediria. Recolhimento: A passagem do documento para a fase permanente chamada de recolhimento e, por conseguinte, apenas os documentos de valor probatrio, informativo, Histrico, cientifico ou cultural.
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Ciclo Vital dos Documentos Teoria das 3 idades

A Arquivologia adota a Teoria das 3 idades ou Ciclo Vital dos documentos para classificar os estgios ou fases pelas quais passam os documentos dentro uma instituio :Corrente, Intermedirio e Permanente.
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Arquivo de1 idade = Arquivo Corrente Alto grau da freqncia de uso Documentos em curso Necessitam estar prximos aos usurios/setores de trabalho Serve a Administrao
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:
Arquivo de 2 idade = Arquivo Intermedirio Baixo grau da freqncia de uso No necessitam estar prximos aos usurios/setores de trabalho A permanncia nessa fase transitria Aguardam destinao final Tambm conhecido por limbo ou purgatrio Serve a Administrao
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:Arquivo de 3 idade = Arquivo Permanente Documentos que no possuem valor de natureza administrativa, mas que so conservados pelo seu valor histrico Permitem conhecer a Histria da Instituio Revelam a origem e constituio da Instituio Serve a Histria
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Natureza do assunto
Sigiloso:Documento que, por sua natureza, devem ser de conhecimento restrito. Decreto 4.553/2002
Ultrassecretos: Assuntos que requerem excepcional grau de segurana e cujo teor s devem se do conhecimento de pessoas intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio.
Natureza do assunto
Secreto: Assuntos que requerem alto grau de segurana e cujo teor podem ser do conhecimento de pessoas que, sem estarem intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio,so autorizadas a deles tomar conhecimento, funcionalmente. Confidencial: Assuntos que, embora no requeiram alto grau de segurana, seu conhecimento por pessoa no autorizada pode ser prejudicial a um individuo ou criar embaraos administrativos Reservado: Assuntos que no devem ser do conhecimento do pblico em geral.
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O DOCUMENTO
Ata Aviso Relatrio Carta Certido Circular Decreto Decreto-lei
* Edital * Regimento * Lei * Regulamento * Memorando Mensagem * Requerimento * Notas * Ofcio * Ordem de Servio
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Classificao dos Documentos

Os documentos de Arquivo possuem a seguinte Classificao: Gnero Espcie / Tipologia Documental Forma Formato Natureza do Assunto
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Gnero Podem ser: 7 Escritos ou Textuais Iconogrficos Sonoros Filmogrficos Informticos ou digitais Cartogrficos Microgrficos
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Documentos escritos ou textuais Documentos cuja informao esteja escrita ou textual e impressa. Ex. Contrato, atas, relatrios, certides
Documentos iconogrficos Documentos cuja informao esteja em forma de imagem esttica Ex.: Fotografia, negativos, diapositivos(slides), desenho e gravuras
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Documentos sonoros: Documentos cuja informao esteja em forma de som/audio.Ex.: Escuta telefnica, discurso gravado em fita cassete Documentos filmogrficos Documentos cuja informao esteja em forma de imagem em movimento (com ou sem som).Ex.: Pelculas filmogrficas, filmagens, vdeos
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Documentos informticos ou digitais Documentos gravados em meio digital e que, por isso, necessitam de equipamentos eletrnicos para serem lidos. Ex.: Arquivo em MP3 Arquivo do Word
Documentos cartogrficos Documentos que representem, de forma reduzida, uma rea maior Ex.: Mapas e Plantas Documentos microgrficos Documentos em microformas.Ex.: Microfilmes e microfichas
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Tipologia documental
Configuraes que assumem uma espcie documental, de acordo com a atividade que a gerou. Ex: Apresentao de boletim de movimento; apresentao de exames de corpo de delito; Apresentao de ocorrncias policiais, cartas precatrias, cartas rgias, cartas-patentes, decretos sem nmero, decretos-lei, decretos legislativos. etc. A tipologia documental variada: relatrios, anais, contratos, convnios, legislao, anteprojetos, projetos, correspondncia expedida e recebida, plantas, mapas, impostos, balanos, balancetes, quadros estatsticos, oramentos, planos diversos, processos, estatutos, posturas, alvars, cartas de sesmarias, inventrios de rfos, material de divulgao, entre outros
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DEFINIO TCNICA
EXEMPLOS
Espcie
Configurao que assume um documento de acordo com a disposio e a natureza das informaes nele contidas.
Boletim, certido, declarao relatrio.
Tipo
Configurao que assume uma espcie documental, de atividade que a gerou.
Boletim de ocorrncia, boletim de freqncia e rendimento escolar, certido de nascimento, certido de bito, declarao de bens, declarao de imposto de renda, relatrio de atividades, relatrio de fiscalizao.
Espcie Documental
Funo
Tipologia Documental
Ofcio
Inscrio em curso
Ofcio de solicitao
Formulrio
Adquirir material de consumo Registrar assemblia
Formulrio de aquisio - PIM
Ata
Ata de assemblia
Contrato
Prestao de servio
Contrato de prestao de servio
Carta
Proposta de patrocnio
Carta de apresentao de proposta de patrocnio
Conforme a Lei N 12.527, de 18 de novembro de 2011, no seu artigo 24 diz A informao em poder dos rgos e entidades pblicas observadas o seu teor e em razo de sua imprescindibilidade segurana da sociedade ou do Estado, poder ser classificada como ultrassecreta, secreta ou reservada.
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J no seu 1, cita que os prazos mximos de restrio de acesso informao, conforme a classificao prevista no caput, vigoram a partir da data de sua produo, quanto o grau de sigilo e as categorias e so os seguintes: I - ultrassecreta: 25 (vinte e cinco) anos; II - secreta: 15 (quinze) anos; e III - reservada: 5 (cinco) anos.
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Art. 4 Para os efeitos desta Lei, considera-se: I - informao: dados, processados ou no, que podem ser utilizados para produo e transmisso de conhecimento, contidos em qualquer meio, suporte ou formato; II - documento: unidade de registro de informaes, qualquer que seja o suporte ou formato; III - informao sigilosa: aquela submetida temporariamente restrio de acesso pblico em razo de sua imprescindibilidade para a segurana da sociedade e do Estado;
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IV - informao pessoal: aquela relacionada pessoa natural identificada ou identificvel; V - tratamento da informao: conjunto de aes referentes produo, recepo, classificao, utilizao, acesso, reproduo, transporte, transmisso, distribuio, arquivamento, armazenamento, eliminao, avaliao, destinao ou controle da informao; VI - disponibilidade: qualidade da informao que pode ser conhecida e utilizada por indivduos, equipamentos ou sistemas autorizados;
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VII autenticidade: qualidade da informao que tenha sido produzida, expedida, recebida ou modificada por determinado indivduo, equipamento ou sistema; VIII - integridade: qualidade da informao no modificada, inclusive quanto origem, trnsito e destino; IX - primariedade: qualidade da informao coletada na fonte, com o mximo de detalhamento possvel, sem modificaes. Quadro 1: Categorias e caractersticas de documentos sigilosos
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CATEGORI AS DE SIGILO
AGENTES CLASSIFICADORES
PRAZOS DE CLASSIFICA O At 25 anos
Ultrassecret a) Presidente da Repblica; a b) Vice-Presidente da Repblica; c) Ministros de Estado e autoridades com as mesmas prerrogativas; d) Comandantes da Marinha, do Exrcito e da Aeronutica; e
Secreto
e) Chefes de Misses Diplomticas e Consulares permanentes no exterior; As autoridades referidas acima, mais os titulares de autarquias, fundaes ou empresas pblicas e sociedades de economia mista
At 15 anos
Reservado As autoridades referidas acima e as que exeram funes de direo, comando ou chefia, nvel DAS 101.5, ou superior, do Grupo-Direo e Assessoramento Superiores, ou de hierarquia equivalente, de acordo com regulamentao especfica de cada rgo ou entidade, observado o disposto nesta Lei.
At 5 anos
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CATEGORIAS
CONCEITO
CARACTERSTICAS
Ultrassecreta
Mximo de 25 (vinte e cinco anos);
Documentos referentes soberania e integridade territorial nacionais, planos de Documentos que requeiram excepcionais medidas guerra e relaes internacionais do pas, cuja de segurana e cujo teor s deva ser do divulgao ponha em risco a segurana da conhecimento de agentes pblicos ligados ao seu sociedade e do Estado. estudo e manuseio. Mximo de 15 (quinze anos); Documentos referentes a planos ou detalhes de operaes militares, a informaes que Documentos que requeiram rigorosas medidas de indiquem instalaes estratgicas e aos segurana e cujo teor ou caracterstica possam ser assuntos diplomticos que requeiram do conhecimento de agentes pblicos que, embora rigorosas medidas de segurana cuja sem ligao ntima com seu estudo ou manuseio, divulgao ponha em risco a segurana da sejam autorizados a deles tomarem conhecimento sociedade e do Estado. em razo de sua responsabilidade funcional.
Secreta
Reservada
Mximo de 05 (cinco anos).
Aqueles cuja divulgao, quando ainda em Documentos cujo conhecimento e divulgao trmite, comprometa as operaes ou possam ser prejudiciais ao interesse do pas. objetivos neles previstos. Aqueles em que o Documentos que no devam, imediatamente, ser do sigilo deva ser mantido por interesse do governo e das partes e cuja divulgao conhecimento do pblico em geral. prvia possa vir a frustrar seus objetivos ou ponha em risco a segurana da sociedade e do Estado.
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DEFINIO TCNICA Suporte
EXEMPLOS
Forma
Formato
Gnero
Espcie
Tipo
Materiais sobre o qual Fita magntica, filme de nitrato, papel. as informaes so registradas. Estgio de preparao e Original, cpia, minuta, rascunho. de transmisso de documentos. Configurao fsica de Caderno, cartaz, dispositivo, folha, livro, mapa, um suporte, de acordo com a planta, rolo de filme. natureza e o modo como foi confeccionado. Configurao que Documentao audiovisual assume um documento de Documentao fonogrfica acordo com o sistema de Documentao iconogrfica, signos utilizados na Documentao textual. comunicao de seu contedo. Configurao que assume um documento de Boletim, certido, declarao relatrio. acordo com a disposio e a natureza das informaes nele contidas. Configurao que Boletim de ocorrncia, boletim de freqncia e assume uma espcie rendimento escolar, certido de nascimento, certido de documental, de atividade que bito, declarao de bens, declarao de imposto de a gerou. renda, relatrio de atividades, relatrio de fiscalizao. 91
Tcnicas de Arquivamento
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Os sistemas bsicos de arquivamento conhecidos so: Alfabtico, numrico e alfabtico - numrico (tambm conhecido como alfanumrico) que comporta as diversas variaes de arquivamento .
Alfabtico subdivide em:
a) Mtodo Nominal - prevalece os critrios dos nomes; b) Mtodo Geogrfico - por rea geogrfica ; c) Mtodo Enciclopdico - por assunto e ordenados por importncia (Adm. de Materiais); d) Mtodo Dicionrio - rigorosa ordenao alfabtica de ttulos sem ser preciso fazer decomposies.
- Numrico Comum ou ordinrio - atribui um n. a cada assunto; Decimal - parte de 10 assuntos e subdivide os campos sempre de 10 em 10; Dplex - idntico ao decimal, porm, no possui a limitao de dez classes.
Alfanumrico: Constitui na combinao das vantagens dos dois mtodos anteriores. A diviso alfabtica subdividida numericamente, ou seja, a classificao principal alfabtica, mas dentro de cada classificao principal alfabtica, mas dentro de cada classificao (seja nome. Assunto a localizao), h um desdobramento numrico. Os mtodos tradicionais de arquivamento so conhecidos e classificados como:
Alfabtico: utilizado quando o elemento principal a ser considerado o nome, pode ser chamado de sistema direto pois, a pesquisa feita diretamente no arquivo por ordem alfabtica. Este mtodo bastante rpido, direto e de fcil utilizao.
Mtodo Dgito-Terminal
Esse mtodo surgiu em decorrncia da necessidade de serem reduzidos erros no arquivamento de grande volume de documentos, cujo elemento principal de identificao o nmero. Os documentos so numerados sequencialmente, mas sua leitura apresenta uma peculiaridade que caracteriza o mtodo: os nmeros, dispostos em trs grupos de dois dgitos cada um, so lidos da direita para a esquerda, formando pares. Exemplo: o nmero 831.423, ser lido 23.14.83 Quando o nmero for composto de menos de seis dgitos, sero colocados zeros sua esquerda para fins de complementao. So vantagens do mtodo dgitoterminal a reduo de erros de arquivamento e rapidez na localizao e arquivamento.
Geogrfico ou territorial: tambm do sistema direto, onde a busca realizada pelos elementos procedncia ou local, que esto organizados em ordem alfabtica. uma variao do nominal e alfabtico, utiliza as reas geogrficas para indicar a procedncia do documento e para arquivar cpias de documentos enviados. Pode ser por pas, estado, cidade, bairro, zona, rua ou regio. Em alguns casos (como em mala direta), o CEP utilizado com sucesso. . aconselhado para ser usado em organizaes que atuem em outras regies, cidades, estados, etc.
Mtodo geogrfico; Neste mtodo, o principal elemento de classificao do documento deve ser o local ou procedncia da informao. importante salientar que a organizao de um arquivo geogrfico depende de uma estrutura geogrfica bem definida,
Este mtodo de arquivamento do sistema direto, pois a consulta feita diretamente no arquivo. muito utilizado nos casos de empresas que mantm correspondncia com filiais ou agncias em vrios Estados, cidades e pases, e ainda para firmas que trabalham com reembolso postal, transporte de cargas e mercadorias.
Vrios pases: nome do pas, nome da capital e nome dos correspondentes. Se houver documentos procedentes de outras cidades que no a capital, deve-se ordenlos alfabeticamente no arquivo, aps a capital. Exemplos
102
Estados: nomes dos Estados, nomes das cidades e nomes dos correspondentes, tambm em ordem alfabtica. Cidades: nomes das cidades, seguidas do nome ou sigla dos Estados (porque h cidades com o mesmo nome em Estados diferentes) e nomes dos correspondentes. Dentro de uma mesma cidade: nomes dos bairros (ou zoneamento), seguidos dos nomes dos correspondentes em ordem alfabtica.
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ARGENTINA Buenos Aires Maia Carraro, Alcides Nunes Caldera, Manoelito Crdoba Hotel Las Palmas Valdez Miranda, Carlos Corrientes Del Vale, Luis Sanches de Vidal, Emlio
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BRASIL
Braslia Ministrio da Educao Ministrio do Interior Campinas Delgado, Carlos Monteiro, Jos Olavo Cuiab Chardon, Carlos Manuel Santi, Manuel Curitiba
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CDD (Classificao Decimal de Dewey): (pag:08) Mtodo decimal: baseado no Sistema Decimal de Dewey, que o criou para ser aplicado a bibliotecas. universalmente conhecido como CDD (Classificao Decimal de Dewey). Devemos esclarecer que a administrao pblica federal adotou o mtodo decimal, baseado na tcnica de Melvil Dewey, naturalmente inspirada nas prticas arquivsticas norte-americana. O mtodo decimal, como se sabe, divide os assuntos em dez classes principais e estas, por sua vez, em outras dez subclasses, e assim sucessivamente. As classes principais so representadas por um nmero inteiro, composto de trs algarismos (000, 100, 200, 300, 400, 500, 600, 700, 800 e 900), e correspondem s grandes funes desempenhadas pelos rgos pblicos (Prefeitura ou Cmara de Vereadores), que se subdividem, por sua vez, em grupos e subgrupos. Utilizando em bibliotecas, divide o conhecimento da humanidade em dez grandes classes ( conforme abaixo) as quais se subdividem de 10 em 10, sucessivamente, sempre partindo do geral para o especfico.
Em arquivos, pode-se adaptar este sistema, desde que estabeleam 10 assuntos principais para a empresa e depois os seus desdobramentos. Esta classificao divide o conhecimento humano em dez grandes classes:
CLASSES 000 Obras gerais 100 Filosofia 200 Religio 300 Cincias Sociais 400 Lingstica (Filologia) 500 Cincias Puras 600 Cincias Aplicadas 700 Artes e Divertimento (Belas Artes) 800 Literatura 900 Histria, Geografia e Biografia.
SUBDIVISAO DA CLASSE 600 Cincias Aplicadas 610 610 Medicina 620 Engenharia SUBDIVISAO DASUBCLASSE 610 610 Medicina 611 Anatomia 612 Fisiologia Humana
Dplex: O agrupamento de assuntos neste mtodo feito em classes, tendo capacidade ilimitada. A diviso dos assuntos tambm parte do geral para o especfico e as novas classes podem ser abertas medida que houver necessidade. . Atribui aos assuntos divididos em classes uma numerao sequencial e, dentro destas classes, forma subclasses tambm ordenadas por nmeros.
Colorido: Que indica por intermdio de cores os assuntos arquivados. Indicado para poucos documentos. Por exemplo, pasta verde: Recursos Humanos; amarela: Vendas, etc. Conhecido tambm, por variadex
Mistos: Devido s peculiaridades da empresa, criam sistemas hbridos dos anteriores; a anlise das vantagens e desvantagens de cada um dever ser um guia par a esta iniciativa. A criatividade e os conhecimentos tcnicos devero ser colocados num manual de arquivo ou em norma de procedimento especfica.
REGRAS DE ALFABETAO
112
O arquivamento de nomes obedece a 13 regras, chamadas regras de alfabetao, que so as seguintes: 1 Nos nomes de pessoas fsicas, considera-se o ltimo sobrenome e depois o prenome.
Exemplo: Joo Barbosa Pedro lvares Cabral Paulo Santos Maria Lusa Vasconcelos
Arquivam-se: Barbosa, Joo Cabral, Pedro lvares Santos, Paulo Vasconcelos, Maria Lusa
Obs. Quando houver sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabtica do prenome. Exemplo: Anbal Teixeira Marilda Teixeira Paulo Teixeira Vtor Teixeira Arquivam-se: Teixeira, Anbal Teixeira, Marilda Teixeira, Paulo Teixeira, Vtor
Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hfen no se separam.
Exemplo: Camilo Castelo Branco Paulo Monte Verde Heitor Villa-Lobos
Arquivam-se: Castelo Branco, Camilo Monte Verde, Paulo Villa-Lobos, Heitor
Os sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou So seguem a regra dos sobrenomes compostos por um adjetivo e um substantivo.
Exemplo: Waldemar Santa Rita Jorge Santo Antnio Luciano Santo Cristo Carlos So Paulo
Arquivam-se: Santa Rita, Waldemar Santo Antonio, Jorge Santo Cristo, Luciano So Paulo, Carlos
As iniciais abreviativas de prenomes tm precedncia na classificao de sobrenomes iguais.
Exemplo: J. Vieira Jonas Vieira Jos Vieira
Arquivam-se: Vieira, J Vieira, Jonas Vieira, Jos
Os artigos e preposies tais como a, o, de, d, da, do, e, um, uma, no so considerados (ver tambm regra n 9).
Exemplo: Pedro de Almeida Ricardo dAndrade Lcia da Cmara Arnaldo do Couto
Arquivam-se: Almeida, Pedro de Andrade, Ricardo d Cmara, Lcia da Couto, Arnaldo do
Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho, Jnior, Neto, Sobrinho so considerados parte integrante do ltimo sobrenome, mais no so considerados na ordenao alfabtica.
Exemplo: Arquivam-se: Antnio Almeida Filho Almeida Filho, Antnio Paulo Ribeiro Jnior Ribeiro Jnior, Paulo Joaquim Vasconcelos Sobrinho Vasconcelos Sobrinho, Henrique Viana Neto Joaquim Viana Neto, Henrique
Os graus de parentesco s sero considerados na alfabetao quando servirem de elemento de distino. Exemplo: Jorge de Abreu Sobrinho Jorge de Abreu Neto Jorge de Abreu Filho Arquivam-se: Abreu Filho, Jorge de Abreu Neto, Jorge de Abreu Sobrinho, Jorge de
Os ttulos no so considerados na
alfabetao. So colocados aps o nome completo, entre parnteses.
Exemplo: Ministro Milton Campos Professor Andr Ferreira General Paulo Pereira Dr. Paulo Teixeira
Arquivam-se: Campos, Milton (Ministro) Ferreira, Andr (Professor) Pereira, Paulo (General) Teixeira, Paulo (Dr.)
Os nomes estrangeiros so considerados pelo ltimo sobrenome, salvo nos casos de nomes espanhis, rabes e orientais (ver tambm regras n 10 e 11).
Exemplo: Georges Aubert John E. Bingham. Winston Churchill Paul Mller Jorge Schmidt .
Arquivam-se: Aubert, Georges Bingham, John E Churchill, Winston Mller, Paul Schmidt, Jorge
As partculas dos nomes estrangeiros podem ou no ser consideradas. O mais comum consider-las como parte integrante do nome, quando escritas com letra maiscula.
Exemplo: Giulio di Capri Esteban De Penedo Charles Du Pont John Mac Adam Gordon OBrien Maria Luiza O'Hara
Arquivam-se: Capri, Giulio di De Penedo, Esteban Du Pont, Charles Mac Adam, John OBrien, Gordon O'hara, Maria Luiza
Os nomes espanhis so registrados pelo penltimo sobrenome, que corresponde ao sobrenome da famlia do pai.
Exemplo: Angel del Arco y Molinero Miguel de Cervantes y Saavedra Jos de Oviedo y Baos Francisco de Pina de Mello Antonio de los Ros
Arquivam-se: Arco y Molinero, Angel del Cervantes y Saavedra, Miguel de Oviedo y Baos, Jos de Pina de Mello, Francisco de Ros, Antonio de los
Os nomes orientais japoneses, chineses e rabes so registrados como se apresentam

.
Exemplo: Adib Hassib Al Ben-Hur Li Yutang Mao TsTung
Arquivam-se: Adib Hassib Al Ben-Hur Li Yutang Mao Ts Tung
Os nomes de firmas, empresas, instituies e rgos governamentais devem ser transcritos como se apresentam, no se considerando, porm para fins de ordenao, os artigos e preposies que se constituem. Admite-se, para facilitar a ordenao, que os artigos iniciais sejam colocados entre parnteses aps o nome.
Exemplo: lvaro Ramos & Cia. Barbosa Santos Ltda. A Colegial Companhia Progresso Guanabara Embratel Fundao Getlio Vargas The Library ofCongress
Arquivam-se: lvaro Ramos & Cia. Barbosa Santos Ltda. Colegial (A) Companhia Progresso Guanabara Embratel Fundao Getulio Vargas Library of Congress (The)
Nos ttulos de congressos, conferncias, reunies, assembleias e assemelhados os nmeros arbicos, romanos ou escritos por extenso devero aparecer no fim, entre parnteses.
Exemplo: II Conferncia de Pintura Moderna Quinto Congresso de Geografia 3. Congresso de Geologia
Arquivam-se: Conferncia de Pintura Moderna (II) Congresso de Geografia (Quinto) Congresso de Geologia (3.)
Estas regras podem ser alteradas para melhor servir organizao, desde que o arquivista observe sempre o mesmo critrio e faa as remissivas necessrias para evitar dvidas futuras. Exemplo: Jos Peregrino da Rocha Fagundes Jnior Jos Flix Alves Pacheco Podem ser arquivados pelos nomes mais conhecidos: Peregrino Jnior, Jos Flix Pacheco, Jos Colocam-se remissivas em: Fagundes Jnior, Jos Peregrino da Rocha Pacheco, Jos Flix Alves
Assuntos ou enciclopdico (Ideogrfico): Este mtodo bastante utilizado, porm, no de fcil aplicao porque depende de interpretao dos documentos sob analise e diante disso requer grande conhecimento das atividades institucionais e da utilizao de vocabulrios controlados. Podem ser apresentados alfabtica ou numericamente. No caso da apresentao alfabtica, utiliza-se a ordem alfabtico-enciclopdica, quando os assuntos correlatos so agrupados sob ttulos gerais e dispostos alfabeticamente; ou a ordem dicionrio, que ocorre quando os assuntos so dispostos alfabeticamente, seguindo-se a ordem seqencial das letras.
PROTOCOLO
130pag:11)
RECEBIMENTO
Como a entrada do documento na instituio deve ser realizada pela unidade orgnica de protocolo, preciso dar realce a esse patamar inicial, em que esto compreendidas as operaes de recebimento, classificao, registro, distribuio, tramitao (movimentao) e expedio.
132
Na fase do recebimento, h de ser preliminarmente verificado se o documento deve ter entrada naquele protocolo. Em seguida, procede-se autuao, se for o caso, garantindo-se ao interessado o devido comprovante de recebimento, habitualmente denominado carto de protocolo. Os requerimentos e outros documentos de andamento breve, ou seja, de trato e efeito imediato, no so objeto de autuao, devendo haver normas a esse respeito por parte dos rgos de origem.
133
Conceito a denominao atribuda aos setores encarregados do recebimento, registro, distribuio e movimentao e expedio de documentos. tambm o nome atribudo ao nmero de registro dado ao documento ou, ainda, ao livro de registro de documentos expedidos e recebidos.
134
Os documentos no sigilosos ou de natureza ostensiva sero em seguida lidos e analisados, no s para as operaes de juntada, anexao ou apensao, quando for o caso, mas tambm para a classificao do assunto de que tratam.
135
Protocolo - Setor encarregado do recebimento, classificao, registro, distribuio, expedio e tramitao de documentos. Autuao- a ao pela qual um documento recebido nas unidades autuadoras passa a constituir processo. Visa a dar forma processual aos documentos que requeiram anlises, informaes e decises de diversas unidades.
136
Contedo - Conjunto de elementos informativos de um documento. Tramitao - a atividade de circular documento entre unidades organizacionais, internas e externas, para dar conhecimento, bem como receber informes e pareceres que subsidiem a tomada de decises. Juntada - Ao pela qual se insere em um processo, definitivamente, documento que, pela sua natureza, dele deva fazer parte integrante.
137
Anexao - Ao pela qual se rene documento a outro, em carter complementar, guardando ambos relativa autonomia. Apensao - Ao pela qual se renem um ou mais processos a outro, na fase da autuao ou posteriormente.
138
Desentranhar - Consiste na retirada de documentos ou folhas de informao do processo. Desapensao a retirada de documento(s) de qualquer espcie juntado(s) por apensao
139
Apensao
Unio de um documento a outro, de qualquer tipo, ao qual se incorpora definitivamente, desde que pertencentes ao mesmo assunto e interessados
Anexao
Unio temporria de dois ou mais documentos, de qualquer tipo, para estudo, visando a uniformidade de tratamento em matrias semelhantes, conservando cada documento sua identidade, independncia e numerao.
140(pag:11)
O registro se refere s anotaes que servem de base para o controle da tramitao (fichas, guias de remessa etc.), operao que poder ser realizada em tantas vias quantas forem necessrias para o tipo de informao requerida.
141
Na distribuio, preparam-se os documentos para o devido encaminhamento aos respectivos destinatrios, inclusive para expedio. Note-se que a distribuio no deve ser feita antes de se verificar se no faltam folhas, anexos, numerao, data e encaminhamento de cpias do documento unidade de arquivo.
142
Recepo a acolhida da correspondncia, examinando, conferido e registrando todos os papis entregues e autuando-os, se for o caso
143
Classificao
Para efeito de sua tramitao e arquivamento a correspondncia pode ser classificada como: a) Da natureza : particular - comercial oficial b) Do grau de sigilo : sigiloso - no sigiloso c) Do prazo de tramitao : normais urgente - sujeito a prazo d) da procedncia: interno externo e) do valor da guarda: corrente - intermedirio - permanente
144
Registro Consiste em receber as correspondncias e demais documentos dirigidos a qualquer parte do rgo ou empresa, examinando-as e registrando-as, em fichas prprias, cujo registro dever retratar a localizao e a tramitao interna ou externa do documento, desde a entrada at o seu arquivamento
145(pag:12)
Distribuio a expedio, de acordo com o destino indicado, da correspondncia em seu poder. Caso seja processo, antes de se-rem encaminhadas ao rgo de destino devero ter todas as peas ordenadas, numeradas rubricadas e ganhar uma capa, tal procedimento chama-se autuao, que o ato pelo qual o documento recebido em protocolo se constitui num processo
146(pag:12)
Distribuio Processo o desenvolvimento de um expediente que, recebendo informaes, pareceres, anexos e despachos, segue os canais competentes, ou seja, sua tramitao. (o termo Processo tem sentido de seguimento ou andamento de um expediente).
147(pag:12)
Aplicao de instrumentos de classificao e temporalidade de documentos .
148(pag12)
Classificao
Numa conceituao simples, classificar consiste em distribuir as matrias tratadas nos documentos em classes e/ou grupos segundo o sistema de classificao adotado (por assunto, geogrfico, numrico), admitidas s necessrias subdivises, hierarquicamente coordenadas. Seqncia de operaes que, de acordo com as diferentes estruturas organizacionais, funes e atividades da entidade produtora, visam a distribuir em classes os documentos de um arquivo. Ao longo do processamento arquivstico podem ser usados diversos mtodos de classificao, numricos ou alfabticos, subordinada a escolha ao tipo de informao visada. Elementos como nome, local, data e assunto podem determinar essa opo.
149(pag:12)
O Cdigo de Classificao de Documentos o sistema de cdigo derivado de um Plano de Classificao. Ela efetuada mediante leitura e interpretao do contedo do documento, visando ao enquadramento do mesmo no plano de classificao previamente elaborado. Nessa operao preciso distinguir se h assunto principal e assunto(s) secundrio(s), recorrendose, se for o caso, a referncias cruzadas.
150(pag:12)
A classificao comea a ter relevncia desde a fase inicial do protocolo, ligada que est s atividades de recebimento, tramitao, expedio, arquivamento e recuperao das informaes contidas nos documentos. No caso especfico do plano de classificao de assuntos aplicado aos documentos produzidos, recebidos e acumulados na esfera da administrao local, deve-se chamar a ateno dos responsveis para a importncia do conhecimento sistemtico, a partir da legislao, das funes bsicas (e de suas principais subdivises) do governo municipal.
151
O registro se refere s anotaes que servem de base para o controle da tramitao (fichas, guias de remessa etc.), operao que poder ser realizada em tantas vias quantas forem necessrias para o tipo de informao requerida. Na distribuio, preparam-se os documentos para o devido encaminhamento aos respectivos destinatrios, inclusive para expedio. Note-se que a distribuio no deve ser feita antes de se verificar se no faltam folhas, anexos, numerao, data e encaminhamento de cpias do documento unidade de arquivo. A movimentao consiste no controle dos documentos em tramitao, visando garantir no s a sua imediata localizao, mas sobretudo o acesso s informaes neles contidas durante essa fase.
152(pag:11)
O exemplo oferecido pelo CONARQ,indica para a seguinte classificao para administrao pblica federal:
leitura, para verificar em que item do plano de classificao se enquadra o assunto identificado; localizao do assunto no plano, utilizando o ndice, se necessrio; anotao do respectivo cdigo no documento e seus anexos, em espao previamente convencionado.
153(pag:12)
Desclassificao o ato pelo qual a autoridade competente retira o grau de sigilo (ultra-secreto, secreto, confidencial ou reservado) que foi atribudo a um documento. A expedio e a tramitao dos documentos sigilosos devem ser feitas em envelopes duplos, no entanto, o grau de sigilo (ultrasecreto, secreto, confidencial ou reservado) deve ser indicado no envelope interno. Conforme informaes constantes no decreto 4.553/02 .
154(pag:03)
O Cdigo de Classificao de Documentos de Arquivo

Um instrumento de trabalho utilizado nos arquivos correntes para classificar todo e qualquer documento produzido ou recebido por um rgo no exerccio de suas funes e atividades. A classificao por assunto utilizada com o objetivo de agrupar os documentos sob um mesmo tema, como forma de agilizar sua recuperao e facilitar as tarefas arquivsticas relacionadas com a avaliao, seleo, eliminao, transferncia, recolhimento e acesso a esses documentos. A classificao define, portanto a organizao fsica dos documentos arquivados, constituindo-se em referencial bsico para sua recuperao.
155(pag:12)
Caractersticas da Avaliao Documental e Seleo de Documentos (Destinao)
156
Prazos de Guarda: Guarda Eventual, Guarda Temporria Guarda Permanente
Guarda Eventual :queles documentos de interesse passageiro e no chegam a constituir valor administrativo e jurdico para o rgo. Guarda Temporria, esto aqueles aonde prevalece o interesse administrativo como determinante do seu valor e, do seu prazo de reteno. Guarda Permanente aquele de valor probatrio, ou seja, que constituem os direitos de pessoas fsicas ou jurdicas e da coletividade; e tambm de valor informativo, sobre pessoas, fatos ou fenmenos considerados relevantes e que jamais sero eliminados pois so usados como referncia ,
157(pag:12)
Com relao guarda Permanente, nos rgos pblicos estes documentos dizem respeito origem dos rgos, sua organizao e desenvolvimento ; a relatos da vida desse rgo; com tambm jurisprudncia e a administrao de pessoal. Devem tambm responder a questes tcnico-cientficas com relao s atividades especficas do rgo; divulgao e promoo da instituio e, ao valor artstico e cultural .(203)
158(pag:12)
Anlise, avaliao, seleo e eliminao
159(pag:13)
Quanto s diferenas relativas ao valor e freqncia de uso temos: avaliao, seleo e eliminao. Essa seqncia de operaes consiste em estabelecer o prazo de vida para os documentos, de acordo com seus valores probatrio ou informativo. . O valor do documento determinado em funo de todas suas possveis finalidades e tambm do tempo de vigncia dessas finalidades. . A eliminao no deve simplesmente basear-se em datas ou perodos rgidos, mas basear-se nos valores atribudos aos diversos documentos de acordo com seu contedo, com as informaes neles contidas, jamais em razo da espcie documental ou a apresentao fsica. .
160(pag:13)
Permanente de Avaliao de Documentos para elaborar instrumentos de destinao, que so atos normativos nos quais so fixadas diretrizes quanto ao tempo e local de guarda dos documentos. .
Criar Comisso
161(pag:13)
Tabela de Temporalidade: o instrumento de destinao que determina os prazos que os documentos devem ser mantidos nos arquivos correntes, intermedirios, ou recolhidos aos arquivos, permanentes, estabelecendo critrios para microfilmagem e eliminao. Descreve os documentos de forma clara para evitar interpretaes errneas, especialmente quando se tratar de sua eliminao; . Lista de Eliminao (descarte): uma relao de documentos a serem eliminados numa nica operao
162(pag:13)
Transferncia, recolhimento
Transferncia: trata-se da passagem dos documentos dos arquivos correntes para os intermedirios. . Recolhimento: trata-se da passagem dos documentos para os arquivos permanentes. .
163(pag:13)
Arquivo Corrente: local onde so guardados os documentos de uso freqente e aqueles em que o ato administrativo ainda no terminou. . Arquivo Intermedirio: onde so guardados os documentos cuja freqncia de uso espordica e que so conservados em razo de seu valor histrico, probatrio ou informativo: a permanncia nesses arquivos transitria. . Arquivo Permanente: onde so guardados dos documentos que perderam todo valor de natureza administrativa, que se conservam em razo de seu valor histrico ou documental e que constituem os meios de conhecer o passado e sua evoluo
164(pag:13)
A transferncia e o recolhimento so feitos em razo da freqncia de uso e no do valor do documento. . Facilita o arquivamento e a localizao de documentos, liberando e otimizando espao fsico. . Definir calendrio de transferncia, e no deve ser alterado o mtodo de arquivamento . Emitir lista dos documentos transferidos (ttulo das pastas, datas-limite e quantidade, podendo indicar os prazos fixados para sua conservao ou eliminao). . Promover a desinfestao e restaurao dos documentos.
165(pag:13)
ARQUIVOS PERMANENTES A anlise e seleo de documentos visa estabelecer os prazos de guarda da documentao em sua fase corrente e intermediria e, posteriormente a sua destinao final: eliminao ou recolhimento para guarda permanente. E tem como objetivo reduzir ao mximo a quantidade de documentos dos arquivos; aumentar o ndice de recuperao da informao; conservar os documentos de valor permanente; controle do processo de produo documental; ampliao do espao fsico; aproveitar os recursos humanos e materiais e; garantir a constituio do patrimnio arquivstico
166(pag:13)
CARACTERSTICAS DA AVALIAO DOCUMENTAL E SELEO DE DOCUMENTOS
167
Ainda com relao ao processo de avaliao documental necessrio visualizar as suas caractersticas, levando em conta os seus Prazos de Guarda: Guarda Eventual, Guarda Temporria e Guarda Permanente. Definem-se com Eventual queles documentos de interesse passageiro e no chegam a constituir valor administrativo e jurdico para o rgo. Como Guarda Temporria, esto aqueles aonde prevalece o interesse administrativo como determinante do seu valor e, do seu prazo de reteno. 168
E, como Guarda Permanente aqueles de valor probatrio, ou seja, que constituem os direitos de pessoas fsicas ou jurdicas e da coletividade; e tambm de valor informativo, sobre pessoas, fatos ou fenmenos considerados relevantes.
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Com relao guarda Permanente, nos rgos pblicos estes documentos dizem respeito origem dos rgos, sua organizao e desenvolvimento; a relatos da vida desse rgo; com tambm jurisprudncia e a administrao de pessoal. Devem tambm responder a questes tcnico-cientficas com relao s atividades especficas do rgo; divulgao e promoo da instituio e, ao valor artstico e cultural.
170
Este processo de avaliao define-se de forma especfica em acervos acumulados, que so arquivos cuja organizao no se deu em funo de um programa de Gesto de Documentos que propiciasse um sistema de classificao por assuntos, possibilitando instrumentos adequados para a recuperao de informaes e avaliao.
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Entretanto h a necessidade de se criar mtodos adequados para analisar a situao desse acervo; primeiro ponto: realizar um diagnstico da situao do acervo para visualizar bem o estado; depois elaborar um quadro de assuntos, com a identificao dos documentos para definir uma estrutura classificatria; a pesquisa dos prazos de guarda, visando o interesse no uso da documentao;
172
realizar uma proposta de destinao, com a eventual preservao ou eliminao dos documentos e, por ltimo; um relatrio de avaliao, que uma espcie de concluso de todas essas etapas; visualizando todos os documentos que devem ser eliminados e preservados e suas devidas justificativas de destinao.
173
Na Seleo de documentos, deve ser feita aps o trabalho de Avaliao e, uma tarefa realizada no mbito dos arquivos correntes e intermedirios por funcionrios previamente orientados.
174
Procedendo separao fsica dos documentos conforme a sua destinao; atravs da Eliminao, que trata-se da destruio dos documentos, seja ela manual ou atravs de trituradores; da Transferncia, enviando os documentos para o arquivo intermedirio para aguardar os prazos de guarda e destinao final e; atravs do Recolhimento, que o envio da documentao para a instituio arquivstica pblica, com vistas sua guarda permanente e acesso ao pblico. 175
a Avaliao e a Seleo de documentos representam o principal elemento de um programa de Gesto de Documentos, na medida que proporciona a racionalizao da documentao em sua fase corrente e intermediria, e a facilidade na construo adequada de arquivos permanentes
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VALORAO DOS DOCUMENTOS
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Documentos, na sua fase inicial, apresentam valor primrio. "Chama-se primrio o valor que o documento apresenta para a consecuo dos fins explcitos a que se prope; secundrios so aqueles que, embora j implcitos no tempo em que so gerados os documentos, avultam com o correr dos anos." Este valor secundrio vai desde o elemento informativo para anlise critica da administrao at, em perspectiva, os aspectos sociais e polticos generalizados que, no mesmo documento, o historiador puder detectar. 178
Valor do Documento
O documento s guardado, preservado pela instituio, porque possui algum valor.Esse valor pode ser Administrativo ou Histrico. A Arquivologia denomina o valor administrativo como VALOR PRIMRIO. A Arquivologia denomina o valor histrico como VALOR SECUNDRIO
179
Valor primrio refere-se aos aspectos gerenciais do documento e demanda de uso que este recebe por conta da administrao que o produziu. Detectar o valor primrio dos documentos , como tal, identificar seu potencial de uso no mbito do processo decisrio, considerando suas dimenses gerenciais, legais e financeiras.
180
Valor do Documento
Valor Primrio = Valor Administrativo
Dar suporte/apoio s atividades da instituio um valor temporrio . Em determinado momento o valor administrativo ir acabar Todo documento nasce com valor administrativo Finalidade: Servir a Administrao
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Valor secundrio diz respeito s possibilidades de utilizao do documento por usurios que o procuram por razes distintas e posteriores quelas do seu produtor. Um registro civil, um documento de recrutamento militar, por exemplo, contm independentemente dos motivos pelos quais foram geradas, informaes sobre alfabetizao, nvel cultural e estado de sade da populao.
182
Valor do Documento
Valor Secundrio = Valor Histrico Documento que perdeu seu valor administrativo, mas adquiriu valor histrico Serve de fonte de pesquisa para terceiros e ou para prpria instituio documento que possuir valor secundrio poder ser recolhido ao Arquivo permanente O documento de valor secundrio JAMAIS poder ser eliminado. Finalidade: Servir a Histria
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Dotado de valor primrio ou secundrio, todo documento de arquivo apresenta um valor de prova enquanto testemunhos privilegiados e objetivos de todos os componentes da vida da pessoa fsica ou jurdica que os constituiu(Couture, 1994, p.13, traduo nossa) ou, conforme Shellemberg (ibid., p. 153), so decorrentes da prova que contm da organizao e funes do rgo que o produziu. Tambm podemos dar valor ao documento como Administrativo e Histrico,
184(pag:14)
Valor Administrativo: Valor atribudo aos documentos em funo do interesse que possam ter para o gerador do arquivo, levando-se em conta a sua utilidade para fins administrativos, legais e fiscais. o valor pelo qual o documento foi criado (todo documento nasce com um objetivo administrativo) e por isto est presente em todo documento quando de sua criao. Este valor tambm conhecido de valor funcional, em virtude de suas caractersticas. Tambm chamado de primrio
185(pag:14)
Valor documental:
Valor administrativo: documentos produzidos pela administrao como testemunho das atividades e tarefas; Valor legal: documentos que servem como testemunho perante a lei; Valor jurdico: documentos que derivam de direitos ou obrigaes legais, regulados pelo direito comum; Valor contbil: documentos que ser-vem para justificar e explicar as operaes relacionadas ao controle oramentrio (MARTN-PALOMINO; BENITO; TORRE MERINO, 2000, p.36).
186(pag:14)
Valor Histrico: Valor probatrio ou valor informativo que justifica a guarda permanente de documentos em arquivo. Conjunto de documentos de valor histrico, probatrio e informativo que devem ser definitivamente preservados. Conjunto de documentos preservados em carter definitivo em funo de seu valor. O documento, aps perder seu valor administrativo, pode ou no adquirir valor histrico, quando passa a ser considerado fonte de pesquisa e informao para terceiros e para a prpria administrao.
187(pag:14)
Enquanto o documento tiver valor administrativo, ele ser arquivado, em uma instituio que aplique a Teoria das 3 idades nas fases corrente ou intermediria. Quando perde o valor administrativo, o documento pode ser eliminado, desde que no possua valor histrico, ou ser recolhido fase permanente .
188(pag:14)
TABELA DE TEMPORALIDADE DOCUMENTAL
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A tabela de temporalidade um instrumento arquivstico resultante da avaliao, que tem por objetivos definir prazos de guarda e destinao de documentos, com vistas a garantir o acesso informao a quantos dela necessitem. Sua estrutura bsica deve necessariamente contemplar os conjuntos documentais produzidos e recebidos por uma instituio no exerccio de suas atividades, os prazos de guarda nas fases corrente, sua transferncia ao arquivo intermedirio e a destinao final eliminao ou guarda permanente-,os critrios para a microfilmagem. o registro esquemtico do ciclo de
vida documental do rgo, sendo elaborada aps a anlise da documentao e aprovada pela autoridade competente.
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O Prazo de guarda dos documentos o perodo em que o documento deve ser mantido nos arquivos corrente e intermedirio. O Prazo de guarda vincula-se determinao do valor do documento, de acordo com seguintes fatores:
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Frequncia do uso das informaes contidas nos documentos Existncia de leis ou decretos que regulem a prescrio legal dos documentos (prazo prescricional) Existncias de outras fontes com as mesmas informaes (documentos recapitulativos) Necessidade de guarda de documentos por precauo, em virtude das prticas administrativas (prazos precaucionais)
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Dados bsicos a serem includos na Tabela de Temporalidade: Nome do rgo e da unidade administrativa; Espcie e assunto do documento; Existncia de vias e/ou reprodues em outros setores; Prazos de guarda nos arquivos correntes e intermedirios; Destinao; observaes;
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Resultados da aplicao da Tabela de Temporalidade : facilidade em distinguir os documentos de guarda temporria dos de guarda permanente; eliminao imediata de documentos cuja guarda no se justifique; racionalizao, principalmente em termos econmicos, das atividades de transferncia e recolhimento; implementao de um programa de destinao de documentos
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Recomendaes quanto ao uso da Tabela de Temporalidade : aprovao por dirigente do rgo e pela instituio arquivstico pblica na sua esfera de competncia; publicao do Edital de Cincia de Eliminao de Documentos, no Dirio Oficial da Unio atualizao em conseqncia da produo ou supresso de documentos, bem como de alteraes na estrutura administrativa; tabulao de dados visando a apurar a porcentagem dos documentos e suas respectivas formas de destinao -Evitar o uso de siglas, a menos que conste da tabela a denominao correspondente; elaborao de relatrio, justificando os critrios adotados e as modalidades de destinao propostas.
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Destinao Final dos Documentos

Todo documento, seguindo o ciclo vital, dever ao final ser encaminhado sua destinao final. A destinao final do documento ir ocorrer no momento em que ele perder seu valor administrativo/valor primrio.
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Destinao Final dos Documentos

A Destinao Final ocorrer quando: Eliminao: Quando o documento que perdeu o valor administrativo, no apresentar valor histrico. Guarda Permanente: Quando o documento que perdeu o valor administrativo, apresentar valor histrico.
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ELIMINAO DE DOCUMENTOS
Aps o final de seu ciclo de vida, os documentos devero ser destrudos, antes, os mesmo sero relacionados no Termo de eliminao de documentos, publicados no Dirio Oficial e s ento ser destrudo. De acordo com a legislao em vigor, nenhum documento pblico poder ser eliminado se no tiver sido submetido avaliao e se no constar da Tabela de Temporalidade do rgo, devidamente aprovada por autoridade competente e oficializada. Mesmo os documentos microfilmados no podero ser eliminados antes de se definir sua destinao final.
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A eliminao de documentos definida aps anlise da Comisso Setorial de Avaliao, que julga os valores primrio e secundrio dos documentos. Segundo a Resoluo Federal n 7, de 20/05/97, definida pelo Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, o registro dos documentos a serem eliminados dever ser efetuado por meio de:
Listagem de Eliminao de Documentos Edital de Cincia de Eliminao de Documentos; Termo de Eliminao de Documentos; A Tabela de Temporalidade dever indicar o local em que ser processada a eliminao: na prpria unidade no arquivo central ou no arquivo intermedirio 120(pag:15)
A GNESE DOCUMENTAL E OS PRINCPIOS ARQUIVSTICOS:
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O princpio da provenincia a abordagem arquivstica que discute a origem do documento, quer seja obedecendo-se os mtodos convencionais de gerao, quer este seja originado no contexto digital. Nesse sentido, fazse necessrio salientar que a Arquivstica acumulou, ao longo de aproximadamente duzentos anos, alguns princpios que caracterizam e promovem o desenvolvimento de metodologias de arquivamento, sendo eles cinco princpios:
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Princpio de provenincia o Princpio segundo o qual os arquivos originrios de uma instituio ou de uma pessoa devem manter sua individualidade, no sendo misturados aos de origem diversa. Este princpio o primeiro que define um conjunto de documentos como arquivo
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Organicidade Se um arquivo formado por um conjunto de documentos que se originam de aes articuladas em prol da misso de uma entidade, tem-se que ele resulta em um todo orgnico cujas partes so interrelacionadas de modo a fornecer o sentido do conjunto. A Organicidade do arquivo realiza-se atravs da acumulao dos documentos.
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Unicidade no obstante forma, gnero, tipo ou suporte, os documentos de arquivo conservam seu carter nico, em funo do contexto em que foram produzidos (BELLOT-TO, 2002, p. 21). Ou seja, documentos duplicados no so necessariamente o mesmo. A Unicidade refere-se relao de cada documento com a ao que o gerou.
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Princpio da indivisibilidade estabelece documento de arquivos isolados do conjunto documental que o originou perde o seu efeito, sendo, portanto, os fundos arquivsticos so indivisveis e sua preservao condicionada preservao do conjunto documental como um todo, sem que haja a destruio ou acrscimo de documentos que no pertenam a esse conjunto
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Cumulatividade Bellotto (2002) assim define a Cumulatividade que ela chama de qualidade de Naturalidade na acumulao: os documentos no so colecionados e sim acumulados, naturalmente, no curso das aes, de maneira contnua e progressiva .
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SUPORTES DOCUMENTAIS
Material sobre o qual as informaes so registradas: papel, filme, fita magntica, cisco tico, disquete etc. a parte visvel e manipulvel do documento, ou o documento propriamente dito, no senso comum. a sua coisificao ou expresso fsica como produto, mas que compreende todas as caractersticas constitutivas j discutidas anteriormente. Um mesmo documento original - digamos uma tese - pode apresentar-se em diferentes suportes, como sejam no suporte impresso, na microficha, no CD-ROM ou, mais recentemente, em rede eletrnica. E comercializvel, armazenvel, transfervel e sujeito a todos os procedimentos administrativos, legais e demais consideraes institucionalizantes prprias do mercado editorial.
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Microfilme uma tcnica de reduo fotogrfica de documentos em escalas que pode variar de 20 e 48 vezes. O microfilme substitui o armazenamento de papis proporcionando uma reduo de espao fsico que pode chegar a 98 % do espao anteriormente exigido pelo arquivo. A microfilmagem um processo reprogrfico autorizado pela Lei 5.433/68 e pelo decreto 1.799/96, que confere ao microfilme o mesmo valor legal do documento original. A razo para justificar o uso do microfilme a economia de espao. O microfilme reduz drasticamente o volume dos arquivos, sendo um meio de armazenamento mais racional e prtico, proporcionando acesso eficiente, rpido, limpo e seguro s informaes arquivadas e a baixo custo
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O Brasil possui legislao federal especfica, que autoriza as atividades de microfilmagem no pas, estabelecendo que o micro-filme reproduz os mesmos efeitos legais dos documentos originais, podendo estes serem eliminados aps a microfilmagem. Para a adoo da microfilmagem, deve-se considerar vrios elementos, tais como, custo/benefcio, vantagens e desvantagens de sua utilizao como instrumento tecnolgico para auxiliar no s na preservao dos originais, mas tambm na garantia da segurana do acervo e agilizar a utilizao.
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Para que o servio de micrografia seja implantado com eficincia/eficcia se faz necessrio antes de tudo a organizao arquivstica dos documentos, com a utilizao de catlogos (eletrnicos ou manuais) para a organizao destes, bem como a implantao de critrios para a avaliao e seleo do acervo. Vive-se em plena era da exploso da produo da informao e as espcies documentais mensurveis por unidade, vm se avolumando em quantidades impressionantes, dentre elas os negativos e as ampliaes fotogrficas, os mapas e as plantas, os vdeos, os filmes os disquetes as fitas magnticas de som e as de computador e at mesmo o microfilme (LOPES, 1993)
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A microfilmagem apresenta para a preservao dos documentos vantagens incontestveis, mas em relao ao acesso existem alguns problemas, que podem ser considerados graves, tais como a questo de que somente podem ser utilizados em locais onde se possua equipamento especfico, existem dificuldades de manuseio dos documentos e as cpias tm qualidade inferior ao original Por esta razo que sistemas hbridos que conjugam a micrografia com os atuais sistemas eletrnicos para armazenamento de documentos vm cada vez mais sendo utilizados, pois, a utilizao de meios eletrnicos para guarda de documentos ainda no totalmente segura.
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OBSERVAO:
Guarda Permanente: os documentos oficiais ou pblicos, com valor de guarda permanente, no podero ser eliminados aps a microfilmagem, devendo ser recolhido ao arquivo pblico de sua esfera de atuao ou preservados pelo prprio rgo detentor;
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Aplicaes da Microfilmagem
Bancos - principalmente para a microfilmagem de cheques. Seguradoras - microfilmagem dos processos de seguros. Receita Federal - imposto de renda Meios de comunicao - Centro de Documentao Bibliotecas - micropublicaes. Empresas Comerciais - Documentos diversos Indstria Automobilista - desenhos tcnicos e plantas. Companhias de Energia Eltrica - desenhos tcnicos e plantas. Metalurgia e siderurgia - desenhos de peas. Aeronutica - Manuais de manuteno dos avies. Prefeituras - Cadastros, pessoal, contabilidade, etc. Universidades - D.Pessoal, Acadmica, Hospital, Protocolo
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MICROFILMAGEM
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A microfilmagem uma tcnica que propicia uma maneira prtica fcil e econmica de registrar, distribuir e localizar dados manuscritos, registros impressos ou ilustrados. Seus principais benefcios so: Validade Legal - a microfilmagem um processo reprogrfico autorizado pela Lei 5.433 de 08/05/1968 e pelo Decreto 1.799 de 30/01/1996, que conferem ao microfilme o mesmo valor legal do documento original. Reduo Sensvel de Espao - da ordem de at 98%, sempre em proporcionalidade ao grau de reduo utilizado quando da microfilmagem;
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Acesso Fcil e Rpido - conseqncia das pequenas dimenses das microformas, da eficincia de sua catalogao e indexao, comparativamente aos arquivos convencionais em papel; Segurana - por se tratar de um material fotogrfico, alm de permitir reproduo com rapidez e baixo custo, o arquivo micro-filmado, devido ao pequeno volume, permite o seu acondicionamento em caixas forte (arquivo de segurana), protegido de sinistros.
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. Confidencialidade
das Informaes - visto que a olho nu impossvel visualizar qualquer informao; Durabilidade - respeitando-se a determinadas normas da micro-filmagem, acondicionamento e manuseio, os documentos micro-filmados podem ser conservados indefinidamente
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GED -Gerenciamento Eletrnico de Documentos, uma tecnologia da computao que visa captar, armazenar, recuperar e gerenciar informaes de forma eletrnica. Os documentos originais (em papel) so convertidos para o formato de imagens eletrnicas, indexados (gerao ndices de pesquisa) e arquivados em equipamentos com capacidade alta de armazenamento. Esta converso feita utilizando-se equipamento denominado (scaner) que faz a varredura do documento, transformando o mesmo em uma informao digital que ser reconhecida pelo computador.
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OBS.: Cabe ressaltar que apesar das facilidades que GED propicia, deve-se considerar impreterivelmente a questo legal destes arquivos ou documentos, que at o momento no possuem regulamentao devido a sua vulnerabilidade e, por conseguinte, no asseguram o valor probatrio legal dos documentos. Outra questo a durabilidade dos materiais empregados e sua rpida superao no que tange a atualizao destes softwares de gerenciamento.
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DOCUMENTOS DIGITAIS
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O documento arquivstico digital um documento arquivstico, em formato digital, produzido, processado e armazenado por um computador. um tipo de documento digital. Os documentos digitais tm duas origens distintas: os que j nascem digitais e os que so gerados a partir de digitalizao. Ambos so codificados em dgitos binrios, acessveis e interpretveis por meio de um sistema computacional.
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O documento digitalizado a representao digital de um documento produzido em outro formato e que, por meio da digitalizao, foi convertido para o formato digital. Geralmente, esse representante digital visa a facilitar a disseminao e o acesso, alm de evitar o manuseio do original, contribuindo para a sua preservao.Todo documento digitalizado um documento digital, mas nem todo documento digital um documento digitalizado.
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Exemplo: Documento nato digital (born digital): Textos em Microsoft Word, fotografias tiradas em cmeras digitais, plantas de arquitetura e urbanismo criadas em AutoCAD, mensagens de correio eletrnico, planilhas eletrnicas. Documento digitalizado: Cpia digitalizada da Lei urea; negativos e fotografias escaneados.
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Documentos digitais Vantagens
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Economia de espao fsico; Ganho de produtividade; Otimizao dos fluxos de trabalho; Facilidade de acesso aos estoques de informao; facilidade de gerao e distribuio de dados e informaes digitais.
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Metadados podem ser basicamente definidos como "dados que descrevem os dados", ou seja, so informaes teis para identificar, localizar, compreender e gerenciar os dados.
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Metadados, ou Metainformao, so dados sobre outros dados. Um item de um metadado pode dizer do que se trata aquele dado, geralmente uma informao inteligvel por um computador. Os metadados facilitam o entendimento dos relacionamentos e a utilidade das informaes dos dados
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Quando documentamos os metadados e os disponibilizamos, estamos enriquecendo a semntica do dado produzido, agregando seu significado real, e dando suporte atividade de Administrao de Dados executada pelo produtor desse dado.
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GESTO DE DOCUMENTOS
Conforme o artigo 3 da Lei n. 8159, de 8 de janeiro de 1991, que dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados, "considera-se gesto de documentos o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente." Visa tambm atender as deficincias existentes na gesto de documentos e no ciclo vital (desde sua criao, passando pelas atividades de recebimento, registro, cadastramento, tramitao, expedio, classificao, recuperao at sua destinao final).
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GESTO DE DOCUMENTOS
Embora a gesto da documentao governamental seja um dever do poder pblico em todos os nveis, previsto na Constituio Federal de 1988 (art. 216, 2.) e na Lei de Arquivos n 8.159/91 (art. 1.), a descentralizao polticoadministrativa confere aos estados e municpios autonomia para legislar sobre os documentos gerados na esfera de suas competncias (Constituio Federal, art. 30 e Lei Federal n 8.159/91, art. 21).
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Por isso, alm de atender s determinaes da Lei Federal, cabe aos Estados, Municpios e Distrito Federal aprovar instrumentos legais que definam critrios para a gesto e o acesso aos documentos pblicos Possui trs fases bsicas para o manuseio da documentao: 1. Produo 2. Utilizao 3. Destinao
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Produo que a elaborao dos documentos relacionados com a especificidade do rgo: elaborao e gesto de fichas e formulrios, controle da produo e difuso dos documentos de carter normativo e utilizao de processadoras de palavras e textos. (referente parte inicial do processo criao e classificao); Utilizao diz respeito ao fluxo percorrido pelos documentos e sua necessidade para o cumprimento de sua funo administrativa (trmite). Destinao que envolve as atividades de anlise, seleo e fixao de prazos de guarda dos documentos (avaliao). A aplicabilidade de um programa de Gesto de Documentos tornou-se fundamental, na medida em que define os nveis de aplicao:
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1 Nvel Mnimo, aonde estabelece que o governo deve contar com programas de reteno e eliminao de documentos e procedimentos para recolhimento ao Arquivo Nacional daqueles de valor permanente; 2 Nvel Mnimo Ampliado que complementa o primeiro, com a existncia de um ou mais centros de arquivamento intermedirio; 3 Nvel Intermedirio, que compreende os dois primeiros e, a adoo de programas bsicos relacionados com a elaborao e gesto de formulrios, elaborao de sistemas de arquivos correntes, gesto de correspondncia e documentos vitais, etc. 4 Nvel Mximo, que inclui todas as atividades j descritas, complementadas por gesto de diretrizes administrativas, de correspondncia e telecomunicaes, de mquinas copiadoras, uso de recursos de automao, etc...
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GERENCIAMENTO DA INFORMAAO / GESTO DE DOCUMENTOS
Informao e documento so termos polissmicos to amplamente usados pelos mais diferentes segmentos sociais e profissionais que se torna quase uma obrigao indicar em que sentido esses termos esto sendo empregados, ainda que parea bvio o seu uso na rea de arquivos.
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Informao um termo de difcil definio porque permeia toda a estrutura social. tudo o que vemos, fazemos, inventamos, construmos, vestimos, falamos, escrevemos, desenhamos informao. Usaremos aqui, portanto, uma definio abrangente, porm menos ampla quanto dizermos que informao tudo, ou seja, informao so todos os dados que so organizados e comunicados.
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O Valor da Informao
Como possvel admitir que a informao possua valor, preciso definir parmetros capazes de quantific-lo, o que no uma tarefa trivial. Uma das maneiras realizada por meio dos juzos de valor, que, apesar de serem indefinidos, consideram que o valor varia de acordo com o tempo e a perspectiva. Podem, em certos casos, ser negativos, como acontece na sobrecarga de informao. 238
Sob esta perspectiva, o valor da informao pode ser classificado nos seguintes tipos: Valor de uso: baseia-se na utilizao final que se far com a informao; Valor de troca: aquele que o usurio est preparado para pagar e variar de acordo com as leis de Oferta e demanda, podendo tambm ser denominado de valor de mercado.
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Valor de propriedade, que reflete o custo substitutivo de
um bem; Valor de restrio, que surge no caso de informao secreta ou de interesse comercial, quando o uso fica restrito apenas a algumas pessoas.
Muitas vezes no possvel quantificar o valor da informao estabelecendo uma equivalncia a uma quantia em dinheiro. Por ser um bem abstrato e intangvel, o seu valor estar associado a um contexto. Assim, os valores de uso e de troca podero ser teis na definio de uma 240 provvel equivalncia monetria.
O ponto principal perceber a informao pertencendo a dois domnios. No primeiro deles, ela deve atender s necessidades de uma pessoa ou de um grupo. Nesse caso, a disponibilizao da informao deve satisfazer os seguintes requisitos: ser enviada pessoa ou ao grupo certos; na hora certa e no local exato; na forma correta.
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a informao possui um valor econmico? Ela ter valor econmico quando levar satisfao dos desejos humanos. Uma pequena parcela da informao disponvel constitui-se em produtos finais, ou seja, aqueles que so consumidos diretamente pelas pessoas, cujo valor deriva-se da oferta e da procura. A poro majoritria, porm, cabe aos bens intermedirios, que so aqueles que conduzem a outros bens e servios. Neste caso, o valor estar diretamente relacionado ao dos bens e 242 servios que deles se utilizam.
Da mesma forma, a informao ter valor econmico para uma organizao, se ela gerar lucros ou for alavancadora de vantagem competitiva. De modo geral, a percepo de valor pode ser influenciada pelos seguintes fatores: identificao de custos; entendimento da cadeia de uso;
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incerteza associada ao retorno dos investimentos em informao; dificuldade de se estabelecerem relaes causais entre os insumos de informao e produtos especficos; tradio de se tratar a informao como uma despesa geral; diferentes expectativas e percepes dos usurios; fracasso em reconhecer o potencial comercial e o significado da informao.
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O valor da informao uma funo do efeito que ela tem sobre o processo decisrio. Se a informao adicional resultar em uma deciso melhor, ento ela ter valor. Caso contrrio, ela ter pouco ou nenhum valor.
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Sistema de Informao
Armazena e fornece acesso informao, diz respeito aquisio de conhecimento. Tem como objetivo a aquisio e gesto de informao proveniente de fontes internas e externas para apoiar o desempenho das atividades de uma organizao.
Dados: Classe mais baixa da informao; Matria-prima na produo de informaes Sinais no processados; Coleta: interna ou externa Informaes: Dados processados; Geram hipteses e suas conseqncias; Solucionam problemas; Explanaes e justificativas de sugestes Crticas de argumentos
Inteligncia: Informao como oportunidade; Conhecimento sintetizado; Base do processo decisrio; Sua efetividade o que gera experincia
Conhecimento: Aprendizado de informaes; Torna informaes em utilizveis para processamento e elaborao; Pode resultar de inferncia na sua prpria estrutura.
A tecnologia da informao, cada vez mais presente no dia a dia das organizaes, vem exercendo forte influncia nas perspectivas de desenvolvimento destas. A informtica, desde o seu surgimento como cincia, tem buscado fornecer elementos que otimizem a produo de bens e a circulao de informaes de forma precisa e em tempo real. Para uma organizao moderna e informatizada, existe o que se chama de GED (Gerenciamento Eletrnico de Documentos). Mas o GED no elimina a
necessidade de se manter um acervo de documentos em papel.
PRESERVAO, CONSERVAO E RESTAURAO DE DOCUMENTO
PRESERVAO:
o conjunto de medidas e estratgias de ordem administrativa, poltica e operacional que contribuem direta ou indiretamente para a proteo do patrimnio, prevenindo possveis malefcios e proporcionando a estes condies adequadas de sade. o controle ambiental, composto por tcnicas preventivas que envolvam o manuseio, acondicionamento, trans-porte e exposio. Ex.: Leis, Campanhas, Congressos etc. uma conscincia, mentalidade, poltica (individual ou coletiva particular ou institucional).
CONSERVAO:
o conjunto de intervenes diretas, realizadas na prpria estrutura fsica do bem cultural, com a finalidade de tratamento, impedindo, retardando ou inibindo a ao nefasta ocasionada pela ausncia de uma preservao. composta por tratamentos curativos, mecnicos e/ou qumicos, tais como: higienizao ou desinfestao de insetos ou microorganismos, seguidos ou no de pequenos reparos; o levantamento, estudo e controle das causas de degradao, permitindo a adoo de medidas de preveno. um procedimento prtico aplicado na preservao. Ex.: Diagnstico, monitoramento ambiental, vistoria, etc.
CONSERVAO PREVENTIVA So intervenes diretas, feitas com a finalidade de resguardar o objeto, prevenindo possveis malefcios. Ex.: Higienizao, pequenos reparos, acondicionamento, etc.
RESTAURAO:
um tratamento bem mais complexo e profundo, constitudo de intervenes mecnicas e qumicas, estruturais e/ou estticas, com a finalidade de revitalizar um bem cultural, resgatando seus valores histricos e artsticos. Respeitando-se, ao mximo, a integridade e as caractersticas histricas, estticas e formais do bem cultural, deve ser feito por especialistas.
RESTAURAO
a) Preservao profilaxia, conscientizao. b) Conservao : medicamento, curativos. c) Restaurao :cirurgia feita por especialistas
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AGENTES EXTERIORES QUE DANIFICAM OS DOCUMENTOS
Iluminao: a radiao ultravioleta (luz solar e lmpadas fluorescentes) so prejudiciais ao papel, a celulose oxida. E as reaes de mudanas na cor e composio dos materiais continuam mesmo aps removida a causa . os danos so cumulativos. Portanto, no existe iluminao ideal; - a luz um
dos fatores mais agravantes no processo de degradao dos materiais bibliogrficos.
Temperatura - o papel se deteriora com o tempo mesmo que as condies de conservao sejam boas. O papel fica com sua cor original
alterada e se torna frgil e isto se chama envelhecimento natural. A temperatura ideal

para reservas tcnicas 12C. Entretanto, sabe-se que, geralmente, no existe uma sala apenas para o acervo, portanto, a temperatura ideal para sala de reserva mais sala de consulta deve ficar entre 1822C. As portas e janelas devem permanecer fechadas, evitando mudanas climticas. As variaes trmicas causadas por ar condicionados ligados durante o dia e desligados a noite, so mais prejudiciais ao acervo do que uma temperatura mais alta, porm, constante;
Umidade o excesso de umidade estraga muito mais o papel que a deficincia de gua.
Quando a umidade menor de 40% o papel torna-se quebradio.

Uma sugesto, respeitando-se as dificuldades com insetos, seria colocar baldes com gua prximo ao acervo
Quando a umidade maior de 60% existe a proliferao de fungos. O ndice

ideal umidade relativa do ar de 45-55%. Regies midas: no abrir janelas dias chuvosos; no deixar guarda-chuva molhado junto ao acervo; evitar plantas aquticas; evitar infiltraes e goteiras; arejar o ambiente com auxlio de ventiladores. Regies secas: espalhar recipientes com plantas aquticas; no abrir as janelas em dias mais secos;
Poluio Atmosfrica A poluio composta por partculas de poeira, microorganismos, substncias qumicas. Estes se acumulam nos materiais causando manchas e danos. Procure colocar filtros no ar condicionado. A celulose atacada pelos cidos, ainda que nas condies de conservao mais favorveis. A
poluio atmosfrica uma das principais causas da degradao qumica.
Tintas a tinta um dos compostos mais importantes na documentao. Foi e usada para escrever em papis, pergaminhos e materiais similares, desde que o homem sentiu necessidade de registrar seu avano tcnico e cultural, e ainda indispensvel para a criao de registros e para atividades relacionadas aos interesses de vida diria. Os documentos escritos
mo em papel so danificados com a oxidao da tinta, que os torna amarelecidos e desgastados.
BIOLGICOS
Insetos - o ataque de insetos tem provocado graves danos a arquivos e bibliotecas, destruindo colees e documentos preciosos. Os principais insetos so:
Anobideos (brocas ou carunchos) Thysanura (traa) Blatta orientalis (barata) Fungos - atuam decompondo a celulose, grande parte deles produzem pigmentos que mancham o papel. Roedores - A luta contra ratos mais difcil que a preveno contra os insetos. Eles podem
provocar desgastes de at 20% do total do documento.
QUMICOS
Acidez do Papel - Os papis brasileiros apresentam um ndice de acidez elevado (pH 5 em mdia) e, portanto uma permanncia duvidosa. Somemos ao elevado ndice de acidez, o efeito das altas temperaturas predominante nos pases tropicais e sub-tropicais e uma variao da umidade relativa, teremos um quadro bastante desfavorvel na conservao de documentos em papel. Dentre as causas de degradao do papel, podemos citar as de origem intrnseca e as de origem extrnsecas.
AMBIENTAIS
Ventilao - um outro fator a considerar como elemento que favorece o desenvolvimento dos agentes biolgicos, quando h pouca aerao.
Poeira - um outro fator que pode favorecer o desenvolvimento dos agentes biolgicos sobre os materiais grficos, a presena de p.
HUMANOS
O Homem, ao lado dos insetos e microrganismos um outro inimigo dos livros e documentos, embora devssemos imaginar que ele seria ser o mais cuidadoso guardio dos mesmos. O homem danifica os materiais atravs de manuseio incorreto, acondicionamento inadequado. Existem sugestes simples, porm eficazes, para a preveno desses danos, como programas de conscientizao e treinamento, como o uso de cartazes, folders, marcadores de livro, etc.;
TCNICAS DE CONSERVAO
Diagnstico
O diagnstico dever ser a primeira etapa de todo o processo de conservao, pois neste momento, que poder ser feito um levantamento detalhado das condies fsicas de cada publicao. decisivo para a definio de qual documento ser tratado primeiro, bem como, qual ser selecionado, baseado na relevncia da publicao para a instituio e a disponibilizao do documento em mbito nacional.
Monitoramento Ambiental
O controle da temperatura e da umidade relativa do ar de importncia fundamental na preservao dos acervos de bibliotecas e de arquivos, pois nveis inaceitveis destes fatores contribuem sensivelmente para a desintegrao dos materiais. Um bom programa de monitorao inclui um plano escrito para a coleta de informaes e a manuteno dos instrumentos. Ele deve identificar os espaos a serem controlados, os procedimentos a serem adotados e as formas de gravar as informaes desejadas. As amostras devem ser colhidas das maiores variaes possveis de condies. Para uma boa conservao do papel, do ponto de vista qumico e fsico, aconselha-se manter a temperatura entre 18 e 22oC e a umidade relativa entre 45 e 55%. A medio desses ndices pode feita atravs da utilizao de aparelhos termohigrometros e devem ser realizadas diariamente
O sistema de ar condicionado dever estar ligado ininterrupta-mente para evitar oscilaes bruscas sobre o acervo. A
manuteno de condies estveis de grande importncia. Os nveis de temperatura ou umidade no devem ser modificados noite, nos fins de semana, ou em outras ocasies em que bibliotecas ou arquivos estejam fechados. Caso a umidade relativa ultrapassar os padres adequados, devero ser usados aparelhos desumidificadores de ar.
Vistoria
Consiste em vistoriar o acervo por amostragem, identificando se ocorreu algum ataque de insetos ou microorganismo. tambm objetivo da vistoria, a avaliao do estado geral dos documentos, para que sejam determinadas as providncias a serem tomadas
Higienizao
A sujidade o agente de deteriorao que mais afeta os documentos. Quando conjugada

a condies ambientais inadequadas, provoca reaes de destruio de todos os suportes no acervo. Portanto, a higienizao das colees deve ser um hbito de rotina na manuteno de bibliotecas ou arquivos, sendo assim, podemos dizer que conservao preventiva por excelncia. Isto aumenta sensivelmente sua vida til. A limpeza deve ser feita em intervalos regulares, cuja freqncia determinada pela velocidade com que a poeira se acumula nos espaos de armazenagem.
O mtodo mais simples a remoo do p e demais sujidades a seco, denominada higienizao mecnica a seco. Este procedimento
consiste na remoo do p das lombadas e partes externas dos livros com aspirador de p, utilizando-se baixa potncia, com proteo na suco. Para a limpeza das folhas utilizam-se trinchas, escovas macias e flanelas de algodo.
Uma limpeza mais eficiente e sem riscos poder, deve ser feita com p de borracha, que
aplicado em pequenas quantidades, fazendo suaves movimentos circulares sobre as superfcies desejadas. Em seguida, deve-se remov-lo, com um pincel ou trincha, que dever ser manuseada no sentido de baixo para cima, direcionando todos os resduos, para que seja feita a suco existente na mesa prpria de higienizao de livros. Nesta etapa, devero ser removidos os corpos estranhos obra, tais como: prendedores metlicos, etiquetas, fitas adesivas, papis e cartes cidos, etc. Sero identificados tambm os possveis ataques de insetos, caso ocorram.(pag:20)
Armazenamento
Os documentos devem ser guardados na posio vertical, em estantes, e em ambientes bem ventilados. Os folhetos (documentos soltos sem encadernao) devem ser armazenados em gavetas na posio horizontal e acondicionados em caixas confeccionadas com papel neutro ou alcalino,
tambm chamado de papel permanente. Os documentos maiores no devem ser colocados em cima de outros menores, para evitar total deformao do suporte. O empilhamento dever ser criterioso, baseado nas condies fsicas, do tamanho e peso de cada obra fsica, do tamanho e peso de cada obra.
Acondicionamento
Tem por objetivo a proteo dos documentos que no se encontram em boas condies contra agentes externos e ambientais ou para a proteo daqueles que foram restaurados a favor da manuteno da integridade fsica da obra, armazenando-os de forma segura. So embalagens para o acondicionamento de volumes (livros, etc.), em estantes, no sentido vertical. Executadas em papel carto em torno de 300g/m2, utilizam somente o sistema de dobras e encaixe, sem fazer uso de qualquer tipo de adesivo e so caracterizadas por uma completa vedao.
Acondicionamento
O acondicionamento protege os documentos da luz, da migrao de acidez de um documento para o outro e dos desastres, como pequenos incndios e inundaes. No caso de ser necessrio utilizar amarras, no recomendado o uso de barbantes, mas de cadaros de algodo crus de 1,5cm. Reparos Pode-se prolongar a vida dos documentos, procedendo pequenos
Reparos
Pode-se prolongar a vida dos documentos, procedendo pequenos reparos (remendos), utilizando papel japons ou outro alcalino e cola metilcelulose para impedir que rasgos maiores, ou mesmo perdas de partes do texto. Esses
recursos no podem ser aplicados em publicaes muito danificadas ou deteriorados. Neste caso devero receber tratamento mais especfico, como a restaurao. Os fragmentos: so partes integrantes dos documentos que se desprendem. Estes tem importncia vital para a obra, quando possuem dados integrantes do texto, ou partes da encadernao original.
Encadernao e reencadernao
o processo de conservao mais eficiente.

Ocorre atravs da reencadernao dos documentos que foram reparados. Atualmente a encadernao mais utilizada a cola, ou seja, do tipo capa solta, aquela na qual os cadernos ou folhas soltas so presos entre si para formar um bloco, utilizando uma camada de adesivo sinttico ou cola, que alm de serem cidos, com o manuseio intenso soltam-se com facilidade. No laboratrio, entretanto, s podero ser utilizados produtos alcalinos, e quando no for possvel, o material cido dever ser isolado com papel alcalino para evitar o contato direto com o interior da obra e assim evitar acidificao das pginas informacionais. No documento que apresentar folhas soltas ou a encadernao estiver fragilizada, dever ser feito o reforo. No caso de material mais recente, e tratando-se de encadernao de poca, a obra dever ser apenas acondicionada. As publicaes a serem encadernadas s sero definidas aps o diagnstico.
Cuidados Gerais
Cuidados Gerais:
Limpeza do assoalho: recomenda-se no entrar gua no arquivo, devendo a limpeza ser feita com pano mido e aspirados. Restaurao de documentos: tcnicas que permitem recuperar o estado fsico do documento, de modo a eliminar, ou pelo menos minimizar, o desgaste provocado pelos inmeros fatores de deteriorao existentes. Desinfestao: combate aos insetos. O mais eficiente a fumigao, que consiste em introduzir os documentos numa cmara especial para esse fim, onde se faz o vcuo e se aplicam produtos qumicos por um prazo de 48 a 72 horas. Limpeza: pano macio, escova, aspirador de p.
Alisamento:
Colocar os documentos em bandejas de ao, expondo-os ao do ar com forte percentagem de umidade, durante uma hora, em uma cmara de umidificao. Em seguida so passados a ferro, folha por folha, em mquinas eltricas. Banho de gelatina: mergulhar o documento em banho de gela-tina ou cola, o que aumenta sua resistncia, no prejudica a visibilidade e a flexibilidade e proporciona a passagem dos raios ultravioletas e infravermelhos. Tecido: usa-se folhas de tecido muito fino, aplicadas com pasta de amido. Aumenta consideravelmente a durabilidade do papel, entretanto, o emprego do amido propicia o ataque de insetos e fungos, alm de reduzir a legibilidade e a flexibilidade.
Silking: utiliza tecido de grande durabilidade (crepeline ou musseline de seda), mas, devido ao uso de adesivo base de amido, afeta suas qualidades permanentes. A legibilidade e a flexibilidade so poucos prejudicados. Processo de difcil execuo e a matriaprima de alto custo. Laminao: processo em que se envolve o documento, nas duas faces, com uma folha de papel de seda e outra de acetato de celulose, colocando-se numa prensa hidrulica, sob presso e alta temperatura. O documento fica imune ao de fungos e pragas e qualquer mancha resultando do uso pode ser removida com gua e sabo.
Laminao manual: semelhante laminao, mas que no utiliza calor nem presso, que so substitudos pela acetona. Oferece como vantagem um menor custo, pois dispensa equipamentos mecanizados. Encapsulao: utiliza pelculas de polister e fita adesiva de duplo revestimento. O documento colocado em duas lminas de polister fixadas nas margens externas por fitas adesivas nas duas faces. considerado o mais moderno processo de restaurao de documentos.
Plano de Emergncia
O planejamento para os casos de emergncia no dever acontecer de forma isolada. Para funcionar efetivamente, ele ter de ser integrado aos procedimentos operacionais rotineiros da instituio. O plano precisar contemplar todos os tipos de emergncia e calamidades que a instituio pode vir a enfrentar. Incluir aes tanto de curto, quanto de longo prazo para os esforos de resgate e recuperao. O plano dever ser de fcil execuo, de modo que instrues concisas e treinamento so fundamentais para que o xito seja total.
TIPOLOGIAS DOCUMENTAIS / SUPORTES DOCUMENTAIS
O conceito de tipologia documental adotado o resultado expresso por termos que designam espcies documentais somadas s funes desenvolvidas para as quais os documentos foram criados. O processo, por exemplo, uma espcie. Quando h referncia aos processos administrativos ou aos processos legislativos est se falando em tipologias documentais. Tipo documental a configurao que assume a espcie documental de acordo com a atividade que ela representa. (CAMARGO & BELLOTTO, 1996) Nesta definio possvel identificar que o tipo documental correspondendo a uma atividade administrativa, tende a caracterizar coletividades; sua denominao ser sempre correspondente espcie anexada atividade concernente e vale como conjunto documental representativo da atividade que caracteriza. (BELLOTTO, 2000) (pag:15)
Tipologia documental: configuraes que assumem uma espcie documental, de acordo com a atividade que a gerou. Ex: Apresentao de boletim de movimento; apresentao de exames de corpo de delito; Apresentao de ocorrncias policiais, cartas precatrias, cartas rgias, cartas-patentes, decretos sem nmero, decretos-lei, decretos legislativos. etc. A tipologia documental variada: relatrios, anais, contratos, convnios, legislao, anteprojetos, projetos, correspondncia expedida e recebida, plantas, mapas, impostos, balanos, balancetes, quadros estatsticos, oramentos, planos diversos, processos, estatutos, posturas, alvars, cartas de sesmarias, inventrios de rfos, material de divulgao, entre outros .
Mtodo Numrico Simples Quando o principal elemento a ser considerado em um documento o seu NMERO, a escolha deve recair sobre o mtodo numrico simples. Mtodo Numrico-cronolgico Neste mtodo, os documentos sero organizados tomando-se por base uma data, que, em geral, a data de produo do documento ou o perodo a que este se refere. o mtodo ideal para se arquivar, por exemplo, documentos contbeis (balanos, balancetes, dirios) e contas a pagar/a receber depois que estas j foram agrupadas por credor/devedor.
DIREITO INFORMAO LEI N. 8.159, DE 8 DE JANEIRO DE 1991*(Fernando Collor de Melo)
LEGISLAO BRASILEIRA (Poltica de Arquivos no Brasil) A legislao de arquivos no Brasil foi homologado pela Lei n 8.159 de janeiro de 1991, cabendo ao Conselho Nacional de Arquivos (CONARG), rgo vinculado ao Arquivo Nacional, definir essa poltica como rgo central do Sistema Nacional de arquivos (SINAR), ambos criados pro fora de seu artigo 26 e regulamentados pelos decretos n/s 1.173 de 29 de junho de 1994 e 1.461 de 25 de abril de 1995. No Brasil, a instituio arquivo definida pelo artigo 2, captulo I da Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991 que Dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e entidades privadas e da outras providncias, onde subescreve-se:
291
Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por rgos pblicos, instituies de carter pblico e entidades privadas, em decorrncia do exerccio de atividades especficas, bem como por pessoa fsica, qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza dos documentos. No que diz respeito aos arquivos pblicos, de acordo com o Art. 8 da Lei n. 8.159, de 8 de janeiro de 1991, estes subdividem-se em arquivos correntes, intermedirios e permanentes
292
Artigo 1 - dever do Poder Pblico a gesto documental e a de proteo especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio administrao, cultura, ao desenvolvimento cientfico e como elementos de prova e informao. Artigo 2 - Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por rgos pblicos, instituies de carter pblico e entidades privadas, em decorrncia do exerccio de atividades especficas, bem como por pessoa fsica, qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza dos documentos. (...)
Art. 3 Considera-se gesto de documentos o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente.
Artigo 4 - Todos tm direito a receber dos rgos pblicos informaes de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos, que sero prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujos sigilo seja imprescindvel segurana da sociedade e do Estado, bem como inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas.
Artigo 5 - A Administrao Pblica franquear a consulta aos documentos pblicos na forma desta Lei. Artigo 6 - Fica resguardado o direito de indenizao pelo dano material ou moral decorrente da violao do sigilo, sem prejuzo das aes penal, civil e administrativa.
Artigo 7 - Os arquivos pblicos so os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exerccio de suas atividades, por rgos pblicos de mbito Federal, Estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrncia de suas funes administrativas, legislativas e judicirias. 1 - So tambm pblicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituies de carter pblico, por entidades privadas encarregadas da gesto de servios pblicos no exerccio de suas atividades. 2 - A cessao de atividades de instituies pblicas e de carter pblico implica o recolhimento de sua documentao instituio arquivstica pblica ou a sua transferncia instituio sucessora. (...) Artigo 15 - Os arquivos privados identificados como de interesse pblico e social podero ser depositados a ttulo revogvel, ou doados a instituies arquivsticas pblicas.
Artigo 16 - Os registros civis de arquivos de entidades religiosas produzidos anteriormente vigncia do Cdigo Civil ficam identificados como de interesse pblico e social. (...) Artigo 18 - Compete ao Arquivo Nacional a gesto e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Executivo Federal, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda, e acompanhar e implementar a poltica nacional de arquivos. Pargrafo nico - Para o pleno exerccio de suas funes, o Arquivo Nacional poder criar unidades regionais. Artigo 19 - Competem aos arquivos do Poder Legislativo Federal a gesto e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Legislativo Federal no exerccio das suas funes, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda. Pblicos
Artigo 20 - Competem aos arquivos do Poder Judicirio Federal a gesto e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Judicirio Federal no exerccio de suas funes, tramitados em juzo e oriundos de cartrios e secretarias, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda. Artigo 21 - Legislao estadual, do Distrito Federal e municipal definir os critrios de organizao e vinculao dos arquivos estaduais e municipais, bem como a gesto e o acesso aos documentos, observado o disposto na Constituio Federal e nesta Lei.
Do Acesso e do Sigilo dos Documentos Pblicos Artigo 22 - assegurado o direito de acesso pleno aos documentos pblicos. Artigo 23 - Decreto fixar as categorias de sigilo que devero ser obedecidas pelos rgos pblicos na classificao dos documentos por eles produzidos. 1 - Os documentos cuja divulgao ponha em risco a segurana da sociedade e do Estado, bem como aqueles necessrios ao resguardo da inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas so originariamente sigilosos.
2 - O acesso aos documentos sigilosos referentes segurana da sociedade e do Estado ser restrito por um prazo mximo de 30 (trinta) anos, a contar da data de sua produo, podendo esse prazo ser prorrogado, por uma nica vez, por igual perodo. 3 - O acesso aos documentos sigilosos referente honra e imagem das pessoas ser restrito por um prazo mximo de 100 (cem) anos, a contar da sua data de produo. Artigo 24 - Poder o Poder Judicirio, em qualquer instncia, determinar a exibio reservada de qualquer documento sigiloso, sempre que indispensvel defesa de direito prprio ou esclarecimento de situao pessoal da parte. Pargrafo nico - Nenhuma norma de organizao administrativa ser interpretada de modo a, por qualquer forma, restringir o disposto neste artigo. Disposies Finais
Artigo 25 - Ficar sujeito responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislao em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse pblico e social. Artigo 26 - Fica criado o Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), rgo vinculado ao Arquivo Nacional, que definir a poltica nacional de arquivos, como rgo central de um Sistema Nacional de Arquivos (Sinar). 1 - O Conselho Nacional de Arquivos ser presidido pelo Diretor-Geral do Arquivo Nacional e integrado por representantes de instituies arquivsticas e acadmicas, pblicas e privadas. 2 - A estrutura e funcionamento do conselho criado neste artigo sero estabelecidos em regulamento. Artigo 27 - Esta Lei entra em vigor na data de sua publicao. Artigo 28 - Revogam-se as disposies em contrrio.
LEI N. 9.507, DE 12 DE NOVEMBRO DE 1997
Pargrafo nico - Considera-se de carter pblico todo registro ou banco de dados contendo informaes que sejam ou que possam ser transmitidas a terceiros ou que no sejam de uso privativo do rgo ou entidade produtora ou depositria das informaes. Artigo 2 - O requerimento ser apresentado ao rgo ou entidade depositria do registro ou banco de dados e ser deferido ou indeferido no prazo de quarenta e oito horas. Pargrafo nico - A deciso ser comunicada ao requerente em vinte e quatro horas. Artigo 3 - Ao deferir o pedido, o depositrio do registro ou do banco de dados marcar dia e hora para que o requerente tome conhecimento das informaes.
Arquivo Nacional, Conarq e Sinar

Arquivo Nacional Instituio moderna, em constante busca de aperfeioamento tcnico, habilitada a fazer face aos novos desafios constitucionais e legais. * Conarq - Estabelecer diretrizes para o funcionamento do Sinar - Promover interrelacionamento de arquivos pblicos e privados
Arquivo Nacional, Conarq e Sinar

Sinar Promover a gesto, a preservao e o acesso s informaes e aos documentos na sua rea de esfera de competncia ... Garantir a guarda e o acesso aos documentos de valor permanente. Proporcionar aperfeioamento e reciclagem aos tcnicos da rea de arquivo, garantindo constante atualizao.
Art. 1o Este Decreto regulamenta, no mbito do Poder Executivo federal, os procedimentos para a garantia do acesso informao e para a classificao de informaes sob restrio de acesso, observados grau e prazo de sigilo, conforme o disposto na Lei no 12.527, de 18 de novembro de 2011, que dispe sobre o acesso a informaes previsto no inciso XXXIII do caput do art. 5o, no inciso II do 3o do art. 37 e no 2o do art. 216 da Constituio.
307
Seo II Do Pedido de Acesso Informao Art. 11. Qualquer pessoa, natural ou jurdica, poder formular pedido de acesso informao. 1o O pedido ser apresentado em formulrio padro, disponibilizado em meio eletrnico e fsico, no stio na Internet e no SIC dos rgos e entidades. 2o O prazo de resposta ser contado a partir da data de apresentao do pedido ao SIC. 308
Seo IV Dos Recursos Art. 21. No caso de negativa de acesso informao ou de no fornecimento das razes da negativa do acesso, poder o requerente apresentar recurso no prazo de dez dias, contado da cincia da deciso, autoridade hierarquicamente superior que adotou a deciso, que dever apreci-lo no prazo de cinco dias, contado da sua apresentao. 309
Legislaes Lei n 8.159, de 08/01/1991 - Dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados e d outras providncias. Regulamentada pelo Decreto n 4.073, de 03/01/2002. Lei n 5.433, de 08/05/1968 - Regula a microfilmagem de documentos oficiais e d outras providncias. Regulamentada pelo Decreto n 1.799, de 30/01/1996. Decreto n 4.553, de 27/12/2002 - Dispe sobre a salvaguarda de dados, informaes, documentos e materiais sigilosos de interesse da segurana da sociedade e do Estado, no mbito da Administrao Pblica Federal, e d outras providncias. Decreto n 4.915, de 12/12/2003 - Dispe sobre o Sistema de Gesto de Documentos de Arquivo (SIGA) da Administrao Pblica Federal, e d outras providncias.
311

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ARQUIVOLOGIA

Guardar um hbito. Arquivar uma tcnica.

INFORMAO + SUPORTE = DOCUMENTO .

Distino entre Arquivo, Biblioteca e Museu

Distino entre Arquivo, Biblioteca e Museu

Distino entre Arquivo, Biblioteca e Museu

Classificao dos Arquivos:Tipos

Entidade Mantenedora: Podem ser Pblico ou Privado

Natureza dos documentos: Podem ser Especiais ou Especializados

Natureza dos documentos: Podem ser Especiais ou Especializados

Quanto ao prazo de reteno (freqncia de utilizao)

Se escolhe o mtodo de arquivamento; Se classifica; Se avalia;

Quanto a local de arquivamento

Quanto forma, os arquivos podem ter os seguintes tipos:

Acessrios para arquivamento

Acessrios para arquivamento

Pasta Suspensa Pasta A/Z

Pasta Pasta Sanfonada

Quanto ao Grau de Acesso (natureza do contedo do assunto)

Oferecer elevado risco estabilidade financeira, econmica ou monetria do Pas;

Prejudicar ou causar risco a planos ou operaes estratgicos das Foras Armadas;

Extenso de sua atuao

Ciclo Vital dos Documentos Teoria das 3 idades

Ciclo Vital dos Documentos Teoria das 3 idades

Ciclo Vital dos Documentos Teoria das 3 idades

Ciclo Vital dos Documentos Teoria das 3 idades

Ata Aviso Relatrio Carta Certido Circular Decreto Decreto-lei

Classificao dos Documentos

Classificao dos Documentos

Classificao dos Documentos

Classificao dos Documentos

Classificao dos Documentos

Boletim, certido, declarao relatrio.

Configurao que assume uma espcie documental, de atividade que a gerou.

Adquirir material de consumo Registrar assemblia

Formulrio de aquisio - PIM

Contrato de prestao de servio

Carta de apresentao de proposta de patrocnio

PRAZOS DE CLASSIFICA O At 25 anos

Mximo de 25 (vinte e cinco anos);

Mximo de 05 (cinco anos).

DEFINIO TCNICA Suporte

Alfabtico subdivide em:

Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hfen no se separam.

Exemplo: Camilo Castelo Branco Paulo Monte Verde Heitor Villa-Lobos

Arquivam-se: Castelo Branco, Camilo Monte Verde, Paulo Villa-Lobos, Heitor

As iniciais abreviativas de prenomes tm precedncia na classificao de sobrenomes iguais.

Exemplo: J. Vieira Jonas Vieira Jos Vieira

Arquivam-se: Vieira, J Vieira, Jonas Vieira, Jos

Exemplo: Pedro de Almeida Ricardo dAndrade Lcia da Cmara Arnaldo do Couto

Arquivam-se: Almeida, Pedro de Andrade, Ricardo d Cmara, Lcia da Couto, Arnaldo do

alfabetao. So colocados aps o nome completo, entre parnteses.

Os nomes orientais japoneses, chineses e rabes so registrados como se apresentam

Exemplo: Adib Hassib Al Ben-Hur Li Yutang Mao TsTung

Arquivam-se: Adib Hassib Al Ben-Hur Li Yutang Mao Ts Tung

Exemplo: II Conferncia de Pintura Moderna Quinto Congresso de Geografia 3. Congresso de Geologia

Aplicao de instrumentos de classificao e temporalidade de documentos .

O Cdigo de Classificao de Documentos de Arquivo

Caractersticas da Avaliao Documental e Seleo de Documentos (Destinao)

Prazos de Guarda: Guarda Eventual, Guarda Temporria Guarda Permanente

Anlise, avaliao, seleo e eliminao

CARACTERSTICAS DA AVALIAO DOCUMENTAL E SELEO DE DOCUMENTOS

VALORAO DOS DOCUMENTOS