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Resumo
A utilizao de sistemas de Business Intelligence pelas organizaes tem-se mostrado uma escolha eficaz sempre que se pretenda disponibilizar informao e suportar a tomada de deciso. Neste artigo dada nfase ao uso de um sistema de Business Intelligence para suportar a tomada de deciso ao nvel estratgico. No mbito do trabalho realizado: i) foi identificada uma arquitetura em camadas a ser adotada pelo sistema a implementar; ii) foi especificado o modelo de dados para o Data Warehouse e definido o processo de ETL; iii) foram identificados um conjunto de indicadores de desempenho a considerar. Os resultados obtidos at ao momento permitem verificar a utilidade de estes sistemas para a organizao alvo deste estudo, que se dedica comercializao de equipamentos eletrnicos.
Palavras-chave: business intelligence, gesto estratgica, tomada deciso, key performance indicators, data warehouse
1. Introduo
No contexto atual, de um mundo de negcios cada vez mais competitivo, o ambiente organizacional est em constante mudana. As organizaes, sejam elas pblicas ou privadas, esto sobre constantes presses e, como consequncia, responder rapidamente s condies de mudana, ser inovadoras no atendimento s necessidades dos seus clientes e no modo de atuarem perante o mercado, torna-se um fator crtico de sucesso. Isto implica que as organizaes sejam geis e que tomem frequentemente decises de uma forma clere (por vezes complexas), sejam elas estratgicas, tticas ou operacionais [Vercellis 2009]. No entanto, para tomar essas decises necessrio grande quantidade de dados, de informao e de conhecimento. Ao atuar num mundo global, as organizaes encontram-se num estado permanente de necessidade de informao e de conhecimento, pelo que, a informao transformada em conhecimento torna-se num recurso fundamental e na funo central de negcio de uma organizao. Esse facto leva aceitao, por parte dos gestores das organizaes, de que quem dispe de informao em quantidade adequada, de boa qualidade, confivel e no momento certo alcana vantagem competitiva. Contrariamente, a falta de informao conduz a erros e perda de oportunidades. Devido s exigncias e complexidade do meio ambiente, e ao aumento da concorrncia, o conhecimento torna-se fator crtico de sucesso e como tal as organizaes tm vindo, cada vez
mais, a investirem em meios que as tornem mais competitivas no mercado. Porm, importante que existam recursos e sistemas que possibilitem aos gestores uma tomada de deciso mais eficiente e eficaz, de forma a manter os seus produtos e servios competitivos. O desenvolvimento de sistemas que permitem efetuar anlises para a tomada deciso nas organizaes tem vindo, cada vez mais, a ser identificado como essencial para a melhoria da quantidade e da qualidade da informao disponvel para a tomada de deciso estratgica nas organizaes [Turban et al. 2010]. Estrategicamente as organizaes sentem a necessidade de olhar para instrumentos que facilitem a aquisio, o processamento e a anlise de grandes quantidades de dados, provenientes de fontes diferentes e dispersas pela organizao, e que sirvam como uma base slida para descobrir novo conhecimento [Olszak et al. 2007]. Esta necessidade, por parte das organizaes, influenciou o aparecimento de conceitos como o Business Intelligence. Atualmente, a utilizao de sistemas de Business Intelligence de grande importncia para as organizaes, apoiando os gestores no processo de tomada de deciso, aumentando a qualidade da mesma, atravs da disponibilizao de informao til. Neste mbito, surge o projeto descrito neste artigo e que tem como finalidade o estudo, conceo e implementao de um sistema de Business Intelligence que suporte, ao nvel estratgico, uma organizao na rea da Engenharia Eletrnica Industrial, apresentando como ramo de atividade o comrcio por grosso e outros equipamentos eletrnicos. Por razes de confidencialidade no divulgado o nome da organizao nem quaisquer resultados aos dados analisados. Com a elaborao deste projeto espera-se a concretizao de um sistema de Business Intelligence que proporcione aos gestores da organizao uma tomada de deciso mais eficiente e eficaz, atravs da disponibilizao de vrios mecanismos de recolha, explorao e anlise de informao relevante sobre as diversas atividades organizacionais. Este artigo encontra-se organizado da seguinte forma. A seco 2 enquadra os sistemas de Business Intelligence no suporte Gesto Estratgica. A seco 3 prope um sistema para dar suporte a esta rea. A seco 4 apresenta um sistema para a organizao, enquanto a seco 5 apresenta a implementao do referido sistema assim como os resultados alcanados at ao momento. A seco 6 conclui com uma sntese do trabalho realizado assim como apresenta propostas de trabalho futuro.
vendas). A um nvel ttico permitem otimizar aes futuras e modificar aspetos organizacionais, financeiros ou tecnolgicos do desempenho da organizao (e.g., simular situaes de compra e venda), a fim de ajudar a alcanar os seus objetivos estratgicos de uma forma mais eficaz. Por ltimo, a um nvel operacional os sistemas de Business Intelligence so utilizados para executar anlises ad-hoc e responder a questes relacionadas com operaes das atividades da organizao (e.g., clientes, vendas, fornecedores) [Olszak et al. 2007]. Segundo Chaudhuri e Narasayya [2011] ser difcil encontrar uma organizao bem-sucedida que no tenha aproveitado os sistemas de Business Intelligence para o seu negcio. Como tal, at data, temse assistido a uma crescente procura de sistemas de Business Intelligence em diversas reas, como o transporte, os servios bancrios, a sade, a indstria de distribuio e fabricao, o retalho, as telecomunicaes, entre outros [Chee et al. 2009; Olszak et al. 2006]. Contudo, as necessidades das organizaes variam conforme a natureza do seu negcio e, assim, as necessidades dos sistemas de Business Intelligence variam conforme os requisitos das mesmas. Os gestores, como responsveis pelas suas organizaes, sabem que informao oportuna e precisa permite melhorar o desempenho do negcio e por consequente da organizao. Assim, e atravs destes sistemas, os gestores tm mais facilidade em tomar decises, de uma forma menos intuitiva e mais fundamentada na informao. Nas ltimas dcadas, tem-se verificado um grande crescimento no nmero de produtos e servios de Business Intelligence oferecidos, assim como na adoo destes por parte das organizaes [Chaudhuri, Dayal, et al. 2011]. O Business Intelligence nas organizaes entendido como uma vantagem estratgica [Chaudhuri, Dayal, et al. 2011], independentemente da rea em que a organizao atue, seja ela privada ou no, pois, hoje em dia, as organizaes que utilizam sistemas deste tipo tm facilidade em adquirir conhecimento especfico sobre os diversos fatores que a influenciam, podendo posteriormente aplicar tal conhecimento, identificando o potencial de mercado e, com isto, o direcionar na sua estratgia, viso e metas a atingir. No futuro, as organizaes que apresentem a sua vantagem competitiva baseada no conhecimento sero, certamente, bemsucedidas. Turban, Sharda e Delen [2010] definem Business Intelligence como um umbrella term que combina arquiteturas, ferramentas, bases de dados, ferramentas analticas, aplicaes e metodologias. Assim, e segundo Santos e Ramos [2009], poder-se- dizer que os sistemas de Business Intelligence combinam a recolha de dados operacionais, permitem o seu posterior armazenamento em repositrios adequados, que por sua vez vo permitir a gesto de conhecimento atravs de diferentes ferramentas de anlise, explorao e apresentao da informao, dita essencial, para a tomada de deciso. Os sistemas de Business Intelligence tm como objetivo principal melhorar a disponibilidade e qualidade da informao [Santos et al. 2009]. Para isso, estes sistemas incluem Data Warehouses ou Data Marts, que so repositrios de informao organizacional, incluem tambm sistemas de processamento analtico de dados (On-Line Analytical Processing - OLAP) e mecanismos de Data Mining. Em termos de anlise, os primeiros proporcionam uma anlise multidimensional dos dados e os segundos so utilizados para a extrao de conhecimento, identificando padres e modelos preditivos nos dados.
estavam a ser aplicadas [Han & Kamber 2011; Chaudhuri, Dayal et al. 2011; Al-Debei, 2011]. Na Figura 1 apresentada uma arquitetura geral de um sistema de Business Intelligence incorporando os conceitos apresentados pelos diversos autores, em particular pela arquitetura apresentada por Chaudhuri, Dayal et al. [2011], mostrando de forma simples cada elemento que integra este tipo de sistemas.
Figura 1 - Arquitetura de apoio ao processo de Business Intelligence (Adaptado de: [Chaudhuri, Dayal et al. 2011]).
A definio de uma arquitetura em camadas facilita a identificao das fases de implementao e tecnologias necessrias para concretizar sistemas de Business Intelligence. Esta arquitetura constituda por cinco camadas, correspondendo cada uma destas a um determinado ambiente: o ambiente de fontes de dados, o ambiente de movimentao de dados, o ambiente de Data Warehouse, o ambiente de servidores mid-tier e o ambiente de anlise de negcio: No ambiente de fontes de dados encontram-se todas as origens dos dados que vo suportar o sitema. As fontes de dados podero ser internas e externas organizao, como Enterprise Resource Planning (ERP), folhas de clculo, bases de dados isoladas, entre outras; Na camada imediatamente a seguir encontra-se o ambiente de movimentao de dados. Aqui realiza-se todo o processo de ETL (Extract, Transform, Load), utilizando ferramentas apropriadas para o tratamento dos dados, que provm das diversas fontes, de forma a integrar os mesmos, transformando-os e carregando-os para os repositrios de dados apropriados; Na camada seguinte encontra-se o ambiente de Data Warehouse. Esta integra o Data Warehouse e os diversos Data Marts da organizao, que so repositrios de informao organizacional. Estes so normalmente carregados e refrescados no processo de ETL a partir das vrias fontes de dados existentes na organizao; A penltima camada representa o ambiente de servidores mid-tier. Aqui ser possvel trabalhar os dados, acedendo ao Data Warehouse ou Data Marts organizacionais, com recurso a varias tcnicas, como OLAP e Data Mining, de forma a poder-se gerar informao relevante para a tomada de deciso e disponibilizar a mesma aos gestores; A ltima camada representa o ambiente de anlise de negcio. Existem vrias aplicaes de front-end que permitem o acesso e a manipulao da informao atravs das quais os gestores executam tarefas de Business Intelligence, como o caso dos portais web de pesquisa e aplicaes de gesto de desempenho, para acompanhar o desempenho do negcio utilizando ferramentas como dashboards e consultas ad-hoc.
Como requisito fundamental, um sistema de Business Intelligence deve oferecer interfaces que facilitem ao gestor a interao e o entendimento dos dados, a fim, por exemplo, de fornecer informao adequada para a tomada de deciso [Han & Kamber 2011], permitindo a sua manipulao, monitorizao e compreenso. Uma das questes mais importantes e principal determinante do seu sucesso, a partir da perspetiva do utilizador final, a interface humanocomputador [[Hevner 2007] citado por [Al-Debei 2011]]. Fornecer aplicaes que permitam uma interface user-friendly com capacidade de criao de relatrios e anlises [Al-Debei 2011] torna-se um fator crtico de sucesso e uma vantagem no desenvolvimento de um sistema deste tipo. As aplicaes de front-end traduzem o acesso aos dados de uma forma simples, sem grande complexidade e mais atrativa. Nestas, encontram-se portais corporativos para pesquisa, aplicaes de gesto de desempenho que permitem monitorizar os Key Performance Indicators (KPI) do negcio utilizando painis visuais, ferramentas que possibilitam ao gestores consultas ad-hoc, ferramentas de anlise e gerao de modelos de Data Mining [Chaudhuri, Dayal, et al. 2011]. A apresentao da informao nestas aplicaes ocorre de diversas formas, como dashboards, tabelas, grficos e ferramentas iterativas de anlise multidimensional que permitem avaliar o estado atual do negcio. til referir que os sistemas de Business Intelligence utilizam os KPI para avaliar o estado atual do negcio e o curso da ao face aos objetivos estratgicos das organizaes. A informao que os KPI fornecem essencial para o processo de tomada de deciso nas organizaes.
Com isto, a organizao pretende um sistema que possibilite o acesso informao das vendas e compras de produtos, informao sobre a movimentao dos mesmos (sadas e entradas) e das encomendas efetuadas por clientes. Para alm destas, a organizao pretende obter informao til relativa assistncia tcnica prestada pelos seus colaboradores aos clientes, nomeadamente das chamadas telefnicas efetuadas e RMAs (Retorno de Material Avariado), e ainda informao contabilstica e financeira. Neste sentido, e depois de efetuada uma anlise inicial dos requisitos da organizao, verificouse a existncia do sistema ERP PHC Advanced CS2. Constatou-se tambm que o sistema ERP suportado pelo Sistema de Gesto de Base de Dados Microsoft SQL Server 2005, sendo este o ambiente onde se encontra a base de dados operacional da organizao. Como tal, e tendo como base as tecnologias j utilizadas pela organizao, realizou-se um estudo sobre a soluo que melhor se enquadra na organizao. Neste sentido, e como a organizao tem a possibilidade de utilizar tecnologia Microsoft, a escolha prende-se com a plataforma de Business Intelligence da Microsoft3. Esta plataforma responde a todos os requisitos ambicionados para a concretizao deste projeto. A utilizao desta plataforma prende-se tambm com o facto de ambos servidores e base de dados do sistema ERP serem tambm tecnologia Microsoft. Assim poder-se- ter um sistema completamente integrado. Deste modo, e luz da arquitetura apresentada na seco 3, a proposta de um sistema de Business Intelligence de suporte Gesto Estratgica para a organizao alvo deste estudo apresentada na Figura 2, assim como as tecnologias que sero utilizadas para a sua implementao.
A arquitetura apresentada permite ter um servidor com o sistema ERP e a respetiva base de dados, e um outro com o sistema de Business Intelligence, nomeadamente o Data Warehouse, o processo ETL e os servidores OLAP e de relatrios. O ambiente de anlise de negcio, neste caso, as aplicaes de front-end, ser concretizado atravs de um ambiente web e do Microsoft Office Excel que permite o acesso aos cubos OLAP.
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Http://www.phc.pt/portal/programs/ewpview.aspx?codigo=tgamaadvanced.
Http://www.microsoft.com/sqlserver/en/us/solutions-technologies/SQL-Server-2012-businessintelligence.aspx.
A organizao utiliza o sistema ERP como Sistema de Informao para integrar todos os dados e processos de negcio. expectvel que a informao registada num sistema deste tipo seja avultada, uma vez que regista todas as transaes, desde encomendas, registo de vendas e compras, informao sobre clientes e fornecedores, assistncia tcnica, movimentao de produtos e stocks, entre outros. Assim, os dados fornecidos so originrios do sistema ERP. Visto tratar-se de uma base de dados complexa (8 gigabytes de dados e 6 mil tabelas) a sua anlise torna-se quase impraticvel. Como tal, foram implementadas views4, das tabelas consideradas prioritrias, de forma a facilitar o acesso aos dados necessrios ao sistema de Business Intelligence (Figura 3). Posteriormente procedeu-se a uma anlise individual de cada uma das tabelas, de forma a compreender os dados e a detetar anomalias/erros nos mesmos. Os dados apresentam diversas anomalias como: diferentes representaes de valor, dados em falta, erros ortogrficos e existncia de valores errados.
Nesta fase, concluiu-se que ms decises ou uma m interpretao dos dados podero comprometer o sucesso de todo o projeto. Como tal, teve-se muita ateno a eventuais erros ou problemas de interpretao, com o objetivo de evitar dificuldades futuras e o redesenho da soluo. De forma geral, as views criadas so o ponto de partida para o estudo da modelao multidimensional dos dados, e a partir destas que ser efetuado o processo ETL. O Data Warehouse serve de suporte aos sistemas OLAP, que possibilitam a anlise dos dados sobre as diversas perspetivas consideradas na modelao multidimensional dos dados, e s tcnicas de Data Mining que sero aplicadas sobre os mesmos. As aplicaes de front-end vo permitir uma anlise mais intuitiva e compreensvel da informao, possibilitando a anlise e criao de relatrios, assim como a monitorizao e acompanhamento dos KPI. At ao momento j foi definido um modelo de dados das reas de negcio mais predominantes, estando j implementado parte do Data Warehouse, no que diz respeito aos processos de negcio Vendas, Compras e Conta Corrente de Clientes (Figura 4), assim como o respetivo processo ETL.
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Uma view considerada uma tabela virtual. Possibilita uma forma alternativa de visualizar as tabelas que compe uma base de dados.
A modelao multidimensional do Data Warehouse, para atender aos requisitos iniciais, composta pelas tabelas de factos FACT_VENDAS, FACT_COMPRAS e FACT_CONTA_CORRENTE_CLIENTES, e pelas tabelas de dimenso DIM_CLIENTES, DIM_PRODUTOS, DIM_FORNECEDORES, DIM_VENDEDORES, DIM_DOCUMENTOS_VENDA, DIM_DOCUMENTOS_COMPRA, DIM_TIPO_PAGAMENTO, DIM_TIPO_MOVIMENTO, DIM_VENDA_ANULADA, DIM_COMPRA_CONFORME, DIM_VENDA_SERVIO, DIM_ARMAZEM e a DIM_TEMPO. Com este modelo so possveis anlises quer por cliente, produtos, tempo, vendedores, movimentos, entre outros. O Data Warehouse um repositrio de dados preparado especialmente para suportar a tomada de deciso nas organizaes. Para que seja efetivamente possvel, os dados devem ser extrados dos sistemas OLTP, devem ser transformados e carregados para o Data Warehouse. No processo de ETL, com recurso ao Integration Services, possvel a recuperao e transformao dos dados dos sistemas OLTP para o posterior armazenamento no Data Warehouse. O processo de ETL (Figura 5) permite o carregamento inicial dos dados e o posterior refrescamento dos mesmos diariamente.
Encontrando-se o Data Warehouse devidamente carregado, utiliza-se o Analysis Services para gerar os cubos OLAP (Figura 6). Um cubo armazena a informao relacionada com um determinado assunto. At ao momento geraram-se trs cubos de anlise, que correspondem a cada uma das tabelas de factos e s respetivas dimenses de anlise. Neste ambiente tambm possvel a criao e visualizao dos KPI (Figura 7).
A interface com o utilizador pode ser conseguida de duas formas: (i) utilizando uma ferramenta de front-end como o Reporting Services (Figura 8); ou (2) utilizando o Microsoft Office Excel para explorao dos cubos OLAP (Figura 9), possibilitando o Drill-Down e o Drill-Up dos dados, assim como o cruzamento de dados entre as diversas dimenses disponveis e a possibilidade de filtrar dados a partir dessas mesmas dimenses. A segunda permite tambm a monitorizao dos KPI.
Para alm destes mecanismos de explorao e visualizao, e de forma a mostrar uma alternativa mais dinmica para a visualizao dos dados, ao contrrio do que acontece com o Reporting Services, foi implementado um dashboard (Figura 10) com recurso ferramenta de Business Intelligence Pentaho5.
Http://www.pentaho.com.
O papel do sistema de Business Intelligence na organizao disponibilizar informao aos gestores, em tempo til, e que lhes permita tomar decises assertivas com o propsito de alcanar os objetivos definidos na estratgia da organizao. Atravs das aplicaes de frontend, que permitem a apresentao da informao de diversas formas, como dashboards, tabelas, grficos e ferramentas iterativas de anlise multidimensional que permitem avaliar o estado atual do negcio atravs da monitorizao dos KPI definidos, a informao encontra-se disponvel para os gestores, cabendo a estes a responsabilidade de tomar decises perante os cenrios encontrados.
7. Bibliografia
Al-Debei, Mutaz M. Data Warehouse as a Backbone for Business Intelligence: Issues and Challenges . European Journal of Economics, Finance and Administrative Sciences, 2011: 153-166. Chaudhuri, S., e V. Narasayya. New Frontiers in Business Intelligence. The 37th International Conference on Very Large. Seattle, Washington: Proceedings of the VLDB Endowment, 2011. 1052-1053. Chaudhuri, Sa., Ua. Dayal, e Va. Narasayya. An Overview of Business Intelligence Technology. Communications of the ACM, 2011: 88-98. Chee, Timothy, Lee-Kwun Chan, Min-Hooi Chuah, Chee-Sok Tan, Siew-Fan Wong, e William Yeoh. Business Intelligence Systems: State-of-art review and contemporary applications. Symposium on Progress in Information & Communication Technology, 2009: 96-91. Han, J., e M Kamber. Data Mining: Concepts and Techniques (3 ed.). USA: Morgan Kaufmann Publishers, 2011. Olszak, C., e & E. Ziemba. Approach to Building and Implementing Business Intelligence Systems. Interdisciplinary Journal of Information, Knowledge, and Management 2, 2007: 135-148. Santos, M. Y., e I. Ramos. Business Intelligence - Tecnologias da Informao na Gesto de Conhecimento (2 ed.). Lisboa, Portugal: FCA, 2009. Turban, E., R. Sharda, e D. Delen. Decision support and business intelligence systems (9 ed.). Upper Saddle River, NJ, USA: Prentice Hall Press, 2010. Vercellis, Carlo. Business Intelligence : Data Mining and Optimization for Decision Making. Politecnico di Milano, Italy: A John Wiley and Sons, Ltd., Publication, 2009.