Gesto de Projetos Sociais

Manual para Organizaes Sem Fins Lucrativos

Instituto Voluntrios em Ao Maio 2011

Mdulo 3 Controle e Monitoramento

Realizao

Apoio

Controle e Monitoramento
Voc j viu as funes gerenciais que auxiliam o gestor no gerenciamento dos projetos e de que forma essas funes podem trazer melhores resultados. Porm, vamos retornar ao tema de Controle e Monitoramento do projeto, pois nessa etapa que, muitas vezes, os gestores do projeto descobrem que as coisas no esto ocorrendo de acordo com o que foi planejado.

Como voc viu, o Controle o processo desenvolvido para reduzir ao mximo as diferenas entre o que foi planejado e o que efetivamente realizado no desenrolar das atividades do projeto. Monitoramento/Acompanhamento O monitoramento o acompanhamento do projeto por meio da coleta e anlise constante de informao sobre como o projeto se desenvolve. Quando voc estrutura um sistema de monitoramento, voc est criando um sistema de coleta de informao til para melhorar o que fazer e como deve ser feito.

4.1 Por que Monitorar/Acompanhar?

por meio do monitoramento que conseguimos identificar problemas e pensar em
solues. S assim o Projeto ter continuidade. Veja abaixo alguns pontos importantes possibilitados por essa funo:

Identificar quando as coisas no esto andando corretamente. Saber se os recursos esto sendo bem utilizados e se sero suficientes para o que est sendo feito. Conhecer se sua capacidade de trabalho suficiente e apropriada. Saber se voc est realizando aquilo que planejou fazer.

Uma das grandes vantagens a possibilidade da identificao de problemas enquanto estes ainda so pequenos e contornveis, fato que facilita a tomada de decises certas no momento necessrio, evitando o fracasso do projeto.

Veja agora os principais motivos do fracasso de projetos:

a) Erros no planejamento: objetivos que no existem ou no foram devidamente identificados; atividades que no foram devidamente organizadas; pouca harmonia entre as pessoas envolvidas e o desenrolar das atividades. Exemplo: uma das professoras foi denominada para ministrar os cursos em duas comunidades diferentes no mesmo horrio ao longo do projeto. Na hora da execuo necessria uma professora adicional, incrementando o custo do projeto. Por causa da falta de recursos extraordinrios, uma comunidade no atendida pelo projeto. b) Erros de execuo: os responsveis do projeto no cumpriram as atividades ou no desenvolveram processos segundo ao que foi planejado. Exemplo: a professora no cobrou freqncia nas oficinas (mesmo que estava planejado nas suas tarefas) porque o nvel de assistncia estava sendo baixo. O coordenador do projeto no sabe da pouca participao e no final das contas o projeto parece um fracasso. c) Fatores Externos: eventos adversos novos e imprevisveis que modificam o cenrio no qual o projeto est acontecendo. Exemplo: duas das empresas parceiras que tinham se comprometido a comercializar os artesanatos tiveram problemas de liquidez e terminaram no assinando os contratos. O coordenador do Projeto consegue negociar 1 contrato com uma nova empresa parceira antes da finalizao do projeto, porm uma quantidade grande de artesanatos permanecem armazenados.

4.2. Como desenhar o Plano de Monitoramento para o Projeto?

Utilizando um Plano de Monitoramento voc poder acompanhar de forma mais eficiente o andamento e desenvolvimento do Projeto. Agora voc ir aprender como elaborar esse documento. Para isso, siga o nosso passo-a-passo: 1 Passo: O que queremos saber? Selecionando Indicadores

O que no medido no pode ser gerenciado: voc s po de saber, com certeza, se atingiu determinado resultado, a partir do momento que possui um indicador para medir esse resultado. Os INDICADORES so medidas numricas para conhecer em que medida os objetivos do seu projeto esto ou no sendo alcanados, dentro de um prazo delimitado e numa localidade especfica.

A dificuldade e preocupao por medir resultados geralmente acontecem porque a organizao no sabe exatamente o que medir.

Por isso, a importncia do planejamento inicial do projeto onde foram definidos:

Objetivo geral: Foco do projeto, no problema ou na situao identificada que deve ser resolvida.

Lembrando

Objetivos especficos: Viso de como voc gostaria que esta situao fosse e de como voc vai conseguir mud-la. Dito de outra maneira, os objetivos especficos so as estratgias ou aes para atingir o objetivo geral.

Para monitorar o projeto, devem ser estabelecidos um ou mais indicadores para cada objetivo especifico, uma medida que indique se o objetivo foi total ou parcialmente alcanado.

Para compreender melhor, veja esse exemplo:

Deve ficar claro que esses indicadores esto intimamente relacionados aos objetivos propostos por cada Projeto e, portanto, so determinados individualmente para cada projeto. A seleo de indicadores ser a parte principal do monitoramento. Lembre-se que quanto mais impreciso for um objetivo, mais difcil ser achar seus indicadores e as formas de trabalho. importante que os Indicadores apresentem as seguintes caractersticas: Entendimento Simples Facilidade de Construo Relao direta com as aes efetuadas Consistncia com os Dados Disponveis

TAREFA: Antes de comear o projeto, pegue cada objetivo especfico, um a um, e 2 Passo: Como obter a informao? estabelea indicadores para medir os resultados. Ser fundamental decidir os indicadores
com anterioridade execuo do Projeto, para poder coletar os dados.

No adianta criar indicadores que no vamos conseguir mensurar. Para simplificar o trabalho dos gestores/coordenadores do projeto, vamos esclarecer os tipos de informao que deve ser utilizada para o monitoramento do seu projeto:

Informao QUANTITATIVA
aquela que oferece dados numricos indicando quanto ou quantos? Exemplo: Qual o nmero de jovens da Comunidade que participaram das aulas? Pode ser expressa de vrias maneiras: Em nmeros absolutos: por exemplo, 45 meninas freqentaram os cursos de capacitao entre os meses de maro e julho de 2010. De forma percentual: por exemplo, 50% das meninas previstas freqentaram as oficinas de artesanato entre os meses de maro e julho de 2010. Como realizar o clculo? Neste exemplo, trabalhando com listas de presena ao longo dos cursos.

Informao QUALITATIVA
Indicam como as pessoas se sentem a respeito de alguma situao ou como as coisas so feitas, ou como as pessoas se comportam. Voc ir conseguir essas informaes perguntando, observando e interpretando. Exemplo: Nvel de auto-estima das meninas que participaram das oficinas de artesanato. A informao qualitativa pode ser transformada em informao quantitativa. Basta criar uma escala numrica para medir o grau de satisfao, da seguinte maneira: Muito satisfeito: 5 Satisfeito:4 Indiferente:3 Insatisfeito:2 Muito Insatisfeito:1

Por um lado, a transformao de uma resposta qualitativa aberta e que expresse valores em uma resposta quantitativa pode perder informaes que so relevantes para a avaliao do projeto. Mas, por outro lado, permite que usemos para examinar,

por exemplo, se existe uma relao entre a nota obtida pelo aluno (quantitativo) e a sua satisfao com a escola (qualitativo).

Mesmo quando a informao qualitativa transformada em dados quantitativos, isso no significa que no vo ser valiosas para a avaliao. A combinao de ambas as respostas ir enriquecer a anlise dos projetos. Dados quantitativos podem mostrar o que est acontecendo, enquanto os dados qualitativos podem fornecer uma indicao das razes pelas quais o programa est tendo aqueles resultados.

Exemplo: Consideremos o programa de oficinas de artesanato para mulheres, meninas e adolescentes. Aps sua implementao, os indicadores quantitativos (nvel de freqncia nas oficinas, nmero de mulheres capacitadas, nmero de empresas parceiras do projeto, nmero de contratos assinados, etc.) podem mostrar que o projeto foi um sucesso. Porm, indicadores qualitativos (entrevistas com as mulheres e professoras, nvel de satisfao das empresas, etc.) poderiam mostrar que as oficinas no foram adequadas, pois no atenderam as expectativas das empresas parceiras ou no melhoraram a auto-estima das adolescentes.

Como decidir entre informao qualitativa ou quantitativa?

Como voc acabou de ver, voc vai medir com indicadores quantitativos o seguinte: Resultados numricos sobre os objetivos do projeto. Desempenho financeiro.

Com indicadores qualitativos por meio de entrevistas, reunies de grupo, observaes, pesquisas de opinio, etc. voc medir: Os efeitos do projeto sobre os envolvidos: motivao, satisfao, etc. Sentimentos e percepes: opinies, stress, compreenso do pblico,

empenho, etc.

TAREFA: Antes de comear o projeto, pegue cada indicador, um a um, e esclarea onde,
como e com que freqncia voc vai obter a informao sobre a evoluo de cada indicador. Ser fundamental esclarecer as fontes de informao com anterioridade execuo do Projeto, para poder definir as formas e os responsveis pela coleta de dados.

3 Passo: Que diferena o Projeto vai fazer?

Padres de Desempenho

Chegados neste ponto, voc pode se perguntar Fiquei horas trabalhando para definir indicadores segundo os objetivos especficos, pensando como e quem obter as informaes. E agora? Como isso vai me ajudar a resolver os problemas do projeto enquanto estiver em andamento?

Sem registrar o cenrio anterior concluso do Projeto, no podemos realizar o monitoramento. Sendo assim, de extrema importncia que a Organizao analise a situao anterior, delimite os Objetivos e Indicadores, registre essas informaes, para que possam comparar os dados posteriores concluso do Projeto.

Veja esses conceitos: Marco Zero: valor dos indicadores antes de iniciar o projeto , os nmeros iniciais do projeto. como uma fotografia tirada no momento em que se comea um projeto, para depois ver o que mudou ou no mudou. Padres de desempenho: o valor que confiamos que esses indicadores tero graas s atividades de nosso projeto, o padro que queremos alcanar. Os dados coletados ao longo do monitoramento/acompanhamento no fazem sentido nenhum se no forem comparados com a situao inicial, e no ajudaro a identificar os problemas sem ser comparados de forma contnua aos padres definidos .

Os principais tipos de padres de desempenho existentes so: Padres de Quantidade: nmero de colaboradores no projeto, de atividades, de servios, de beneficirios, etc; Padres de Qualidade: qualidade das atividades, materiais, etc; Padres de Tempo: segundo o cronograma, o tempo para cada atividade; Padres de Custo: custo dos materiais, equipamentos, etc;

TAREFA:
Antes de comear o projeto: Pegue cada indicador, um a um, e estabelea com cuidado o valor que considera que espera alcanar com o Projeto. Faa uma lista de possveis aes corretoras no caso que os indicadores no evolucionem segundo o que foi planejado. Durante o projeto: Registre o valor de cada indicador segundo a freqncia que foi definida. Compare esses valores com os padres de desempenho que foram estabelecidos. Caso os indicadores estejam por debaixo dos padres estabelecidos, atue segundo as aes corretoras para melhorar esse valor.

4 Passo: A Planilha de Monitoramento e Desempenho

OBJETIVO GERAL: Empoderamento das mulheres (mulheres, jovens e crianas) da Comunidade da Graa e da Comunidade do Estreito. Objetivos Especficos Tipo de Indicador QUANTITATIVO Freqncia das mulheres nas oficinas. (por faixa etria) Nmero de peas de artesanato produzidas (por tipo de produto) (1) Capacitar mulheres, jovens e crianas para a elaborao de artesanato. QUALITATIVO Qualidade dos materiais Motivao das professoras Auto-estima das alunas (por faixa etria) Empenho Escolar (por faixa etria) QUANTITATIVO (2) Articulao de Parcerias com empresas para a comercializao e venda dos artesanatos. Nmero de empresas parceiras QUALITATIVO Satisfao das empresas com as peas de artesanato Entrevista com Representantes das empresas parceiras Identificar o motivo da insatisfao (design,material, resistencia, etc.) e estudar ao corretora correspondente (fornecedor, oficina, professora, etc.) Contratos assinados Trimestral 4 empresas 1. Renegociao dos contratos 2. Contatar novas empresas Entrevista com o grupo de trabalho Entrevista individual professoras Entrevista individual com as alunas (por faixa etria) Entrevista com professores da escola Mensal Bimestral Mensal Bimestral 4 (escala de 1-5) 4 (escala de 1-5) Atingir 4 (escala de 1-5) Atingir 4 (escala de 1-5) 1. Estudar troca de fornecedor 1. Melhorar acompanhamento psicolgico 1. Reformulao da carga horria 2. Estudo de troca de didtica 3. Possvel troca de professora 4. Melhorar acompanhamento psicolgico Listas de Presena assinadas por professoras e alunas Cotao das Peas Produzidas Cada oficina 65% 1. Reunio extraordinria com alunas e professoras 2. Procurar apoio de lderes comunitrios 3. Entrevistas com as famlias das desistentes 1. Reviso dos recursos materiais 2. Reviso da didtica 3. Possvel da troca de professora Fontes de Informao Freqncia Padro de Desempenho Aes Corretoras (Estudar sempre possveis fatores externos)

Mensal

entre 70 e 100 unidades

Mensal

4 (escala de 1-5)