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PREFEITURA MUNICIPAL DE ARAGUANA

SECRETARIA MUNICIPAL DE CONTROLE INTERNO


DEPARTAMENTO DE VERIFICAO E ANLISE
DIVISO DE ANLISE DA DESPESA

MANUAL DE EXECUO DA DESPESA

INSTRUES PARA REALIZAO DE PROCEDIMENTOS RELATIVOS EXECUO DE DESPESAS PBLICAS

EXERCCIO 2010

ARAGUANA DEZEMBRO / 2009

PREFEITURA MUNICIPAL DE ARAGUANA Prefeito


FLIX VALUAR DE SOUSA BARROS

SECRETARIA MUNICIPAL DE CONTROLE INTERNO Secretria


MARIA AUXILIADORA DO NASCIMENTO MIRANDA

DEPARTAMENTO DE VERIFICAO E ANLISE Diretora


LOURENICE FERREIRA DE S BARROS

DIVISO DE ANLISE DA DESPESA

Agente de Controle Interno


BRUNA SOUSA DE OLIVEIRA

Agente de Controle Interno


FERNANDA COSTA ALMEIDA

Agente de Controle Interno


MARIANA MECENAS FIGUEIRA

APRESENTAO

Este manual trata dos procedimentos e dos aspectos formais que devem ser observados na execuo das despesas pblicas, cujo objetivo atender fielmente s disposies legais aplicveis aos procedimentos administrativos relativos aos atos da gesto oramentria, financeira e patrimonial. Para tanto, apresentamos, de modo simplificado, todas as fases que devem ser observadas no processamento de cada espcie de despesa, bem como os elementos que devem constituir cada estgio do processo. Alm disso, estaro presentes tambm os fluxogramas correspondentes ao trmite de cada procedimento de execuo de despesa, com a finalidade de esclarecer quais destinos os processos devero seguir aps a realizao de cada fase. Busca-se com isso, melhorar a formalizao dos processos administrativos para demonstrar que os gastos desempenhados por esta municipalidade esto sempre revestidos de legalidade e em consonncia com os princpios constitucionais da legitimidade, economicidade, legalidade, moralidade e eficincia da despesa pblica. O objetivo deste manual no , portanto, apenas enriquecer de formalidades desnecessrias os procedimentos de dispndios pblicos, mas fazer com que os agentes pblicos municipais, que operam na formao e instruo dos processos administrativos, atuem de acordo com os ditames que regem a administrao pblica. Enfim, espera-se que este trabalho contribua substancialmente para a gesto dos recursos pblicos e reafirme a inteno melhorar sua aplicabilidade, fazendo com que o oramento seja cumprido e as metas do plano plurianual sejam alcanadas, viabilizando, assim, as aes governamentais.

SUMRIO

1. NOES INTRODUTRIAS .........................................................................................................5 1.1 Despesa Pblica ................................................................................................................................5 1.2 Estgios da Despesa .........................................................................................................................5 2. PROCEDIMENTOS DE EXECUO DA DESPESA .................................................................6 2.1 Introduo ........................................................................................................................................6 2.2 Processos de Compras e Servios at R$ 8.000,00 ........................................................................6 2.3 Processos de Despesa com Dirias .................................................................................................9 2.4 Processos para Locao de Mobilirios .......................................................................................11 2.5 Processos para Locao de Imveis .............................................................................................13 2.6 Procedimentos de Dispensa e Inexigibilidade de Licitao .......................................................15 2.7 Procedimento para Licitaes ......................................................................................................18 2.8 Processos de Concesso de Suprimento de Fundos.....................................................................21 2.9 Processos de Convnios e/ou Contratos de Repasse com rgo ou Ministrios......................23 2.10 Processos de Convnios e/ou Contratos de Repasse com Entidades........................................25 2.11 Processos com Folha de Pagamento............................................................................................26 2.12 Processos de Restituio de Receitas...........................................................................................27 2.13 Processos de Doao de Bens.......................................................................................................28 2.14 Processos de Despesas de Exerccios Anteriores........................................................................29 2.15 Processos de Despesas de Restos a pagar....................................................................................31 2.16 Processos de Concesso de Crdito Educativo...........................................................................33

1. NOES INTRODUTRIAS
Despesa Pblica Despesa pblica toda sada de recursos ou de todo pagamento efetuado, a qualquer ttulo, pelos agentes pagadores para saldar gastos fixados na Lei de Oramento ou em lei especial e destinados execuo dos servios pblicos, ou seja, a aplicao de recursos do Estado para custear os servios de ordem pblica ou para investir no prprio desenvolvimento econmico, devendo obedecer aos seguintes requisitos: a) b) c) d) e) Estgios da Despesa Os estgios caracterizam importantes funes da Administrao Pblica e devem ser adotados com o objetivo no s de assegurar a qualidade das operaes, em termos de eficincia e eficcia, como tambm para resguardar a Administrao de possveis erros, fraudes ou desvios, de modo a garantir transparncia e confiabilidade dos atos dos dirigentes. As fases da despesa pblica dividem-se em: A) Empenho: ato prvio da autoridade competente reconhecendo e criando para o Estado a obrigao de pagamento, pendente ou no, de implemento de condio.O empenho o verdadeiro criador de obrigao. Todas as demais fases da despesa so dele dependentes, e seguem curso obrigatrio aps essa fase. So modalidades de empenho: a) Ordinrio Aquele que se destina constituio de despesas cujos valores apresentam-se de forma exata. b) Estimativo Aquele que se destina constituio de despesas cujos valores no possvel determinar com exatido. c) Global Aquele que se destina constituio de despesas cujos valores podem ser conhecidos com exatido, mas cuja execuo ocorrer necessariamente de forma parcelada. Vale ressaltar, no entanto, que para realizao do empenho toda a documentao pertinente realizao da despesa deve estar anexada aos autos, em ordem cronolgica e devidamente numerada, como, oportunamente, ser tratado no item 2. B) Liquidao: Consiste na verificao do direito adquirido pelo credor, tendo por base documentos comprobatrios do crdito, com a finalidade de averiguar a origem e o objeto do pagamento, a importncia a ser paga e a quem ela deve ser paga a fim de que a obrigao se extinga. Utilidade (atender a um nmero significativo de pessoas); Legitimidade (atender a um necessidade pblica real); Oportunidade; Hierarquia de gastos; Deve ser estipulada em lei.

C) Pagamento: o ltimo estgio da despesa pblica. a fase onde o credor comparece diante do agente pagador, identifica-se e recebe o numerrio que lhe corresponde para que se extinga a obrigao. Cumpre esclarecer que a fase de liquidao, no atual sistema de controle desempenhado por esta municipalidade, realizada concomitantemente com a fase de autorizao do pagamento, ou seja, verifica-se o direito adquirido pelo credor com base na documentao comprobatria constante do processo, liquidando-se a despesa e, logo em seguida, autoriza-se o pagamento.

6 Assim, feitas essas consideraes preliminares, passemos ao que de fato se objetiva com este manual que a regularizao dos procedimentos de execuo de despesas.

2. PROCEDIMENTOS DE EXECUO DA DESPESA - Introduo


A execuo da despesa tem formalidades legais que devem ser seguidas, para tanto so elaborados requisitos que devem estar presentes em cada processo administrativo para demonstrar a regularidade da aplicao dos recursos pblicos. Desse modo, passemos a pontuar os elementos que devem estar contidos em cada espcie de processo. Processos de Compras e Servios de at R$ 8.000,00. A) Solicitao do material devidamente preenchida, contendo: quantidade, unidade, descrio dos materiais/bens/servios/obras, classificao funcional programtica, elemento de despesa, fonte do recurso, indicao dos valores estimados e a finalidade. Dentre esses elementos, ao elaborar a solicitao, deve-se dar uma ateno especial finalidade, pois ela dever conter, de forma detalhada, o objeto ao qual se destina os materiais, bens ou servios que sero adquiridos, justificando, portanto, a necessidade de aplicao dos recursos pblicos na despesa que ser desempenhada. Assim, principalmente, no que se refere ao custeio de despesas com eventos que tenham data especfica ou com aquisio de materiais, bens ou servios que no so essenciais ao funcionamento da administrao pblica, a elaborao da finalidade de fundamental importncia para a justificao da execuo da despesa. Vale ressaltar, ainda, que no deve ser usada na finalidade expresso genrica como a ser utilizado para atender as necessidades desta secretaria, tendo em vista que os atos administrativos relacionados execuo de dispndios pblicos precisam ser fundamentados de acordo com a particularidade de cada despesa, no podendo ser alcanados pela generalizao de uma nica expresso. imprescindvel, ainda, que a solicitao contenha todas as assinaturas capazes de autorizar o incio da despesa e dar impulso abertura do processo administrativo.. B) Despacho de dotao oramentria indicando a existncia de crdito oramentrio e financeiro disponvel para cobertura da despesa; C) Justificativa da necessidade do objeto (quando for o caso). A necessidade da justificativa determinada pela particularidade de cada despesa, no sendo possvel elencar taxativamente quais espcies de despesas precisaram conter justificativa. Sendo comum sua solicitao pela Secretaria de Controle Interno nas hipteses em que a descrio da finalidade no se mostrou suficiente para justificar a necessidade de realizao da despesa ou quando os bens ou servios a serem adquiridos no forem essenciais ao funcionamento da administrao pblica. Assim, de acordo com o bom senso de cada secretaria, as justificativas devem ser elaboradas quando a despesa por si s no demonstrar a imprescindibilidade de sua realizao. A justificativa dever conter a descrio do fato que ensejou necessidade de realizao da despesa e o fundamento que justifique o interesse da administrao pblica na realizao da despesa. D) Cotao de preo realizada pelo Departamento de Compras, devendo conter no mnimo trs cotaes.

E) Folha de Informao de coleta de preos, emitida pelo Departamento de compras, contendo o nome ou razo social do(s) fornecedor (es) e devidamente assinada pelo diretor(a) do departamento. F) Ratificao da dispensa de licitao, emitida pelo Departamento de Compras, fundamentada no art. 25, inciso II, da Lei 8.666/93. G) Documentos de quitao com a Seguridade Social (INSS e FGTS) e com a Fazenda Pblica. H) Anlise do processo pela Secretaria de Controle Interno, que observar toda a formalizao documental e cumprimento dos requisitos legais, liberando o processo para empenho. I) Emisso de Ordem de compra ou de servio pelo Departamento de Compras. J) Emisso de Nota de Empenho pelo Departamento de Empenho.
O empenho ato da autoridade competente que cria para o Estado a obrigao de pagamento. Assim, somente aps a emisso da nota de empenho, depois de efetuada a prestao do servio ou fornecimento do material solicitado, poder ser emitida a nota fiscal, fatura, ou declarao para prestadores de servio de pessoa fsica.

K) Documento que comprove a prestao do servio ou entrega do material no prazo solicitado (nota fiscal, recibo, fatura, declarao para prestadores de servio de pessoa fsica) e atesto da Secretaria solicitante. L) Anlise da Secretaria de Controle Interno autorizando o pagamento da despesa. M) Emisso da Ordem de Pagamento, cheque, comprovantes de depsito, transferncia. Assinatura do ordenador de despesa nos documentos e pagamentos ao fornecedor. N) Arquivamento do processo.

Fluxograma Processual de Compras e Servios de at R$ 8.000,00.

SECRETARIA SOLICITANTE
Emite a solicitao de Compras e demais documentos incluindo o despacho de dotao preenchido pelo Setor de Contabilidade.

SETOR DE COMPRAS
Faz a abertura do processo, realiza as cotaes e emite os formulrios necessrios de informao de preo e ratificao da dispensa de licitao.

SETOR DE CONTABILIDADE
Realiza a dotao da despesa.

EMPENHO
Emite a Empenho. Nota de

SETOR DE COMPRAS
Emite a Ordem de Compra para a aquisio dos materiais e para prestao de servios de pessoa jurdica.

SECRETARIA DE CONTROLE INTERNO


Analisa libera o processo para empenho.

SETOR DE COMPRAS
Autoriza a compra, recebe a Nota Fiscal e colhe o atesto da Secretaria solicitante, caso prestador de servio seja pessoa fsica, solicita Secretaria de origem uma declarao.

SECRETARIA DE CONTROLE INTERNO


Analisa a Nota de Empenho e demais documentos, liberando o processo para pagamento.

TESOURARIA
Efetua o pagamento.

ARQUIVO
Arquiva o processo.

Processos de Despesa com Dirias


A) Solicitao da diria (devidamente preenchida) embasada nos valores constantes no Decreto 1.547/2009 que altera os anexos I e II do Decreto 812/09.
No campo destinado descrio da finalidade, deve constar a data da viagem e um breve resumo das atividades a serem desenvolvidas ou dos assuntos a serem tratados que demonstrem interesse pblico no afastamento do servidor da sede administrativa do municpio, devendo-se evitar o uso de expresses genricas como empreender viagem para atender os interesse desta municipalidade.

B) Formulrio de afastamento e atribuio de diria. C) Formulrio de autorizao da diria emitida pelo chefe imediato do servidor que ir viajar ou pelo Secretrio da Pasta. D) Relatrio da viagem anterior
Caso o servidor tenha empreendido alguma viagem anterior a que esta sendo solicitada, dever anexar ao processo o relatrio da viagem anteriormente desempenhada, sendo este ato condicionante para liberao da despesa, sob pena de o servidor ficar impedido de receber a nova diria, conforme determinao do art. 4, 2 e 3 do Decreto Municipal n 812/09.

E) Cpia do folder, cronograma do evento ou justificativa que motiva viagem.


Se o servidor se afastar do municpio para realizar curso de capacitao ou participar de seminrios ou eventos destinados ao aperfeioamento de agentes pblicos, dever apresentar o respectivo cronograma do evento/curso e folder, juntamente com a solicitao de diria. Ressalte-se que no permitido atribuio de diria que tenha incio na sexta-feira ou inclua sbado, domingo e feriados, salvo se amplamente justificado, como determina o art. 7, pargrafo nico, do Decreto Municipal n 812/2009.

F) Despacho de dotao oramentria G) Portaria da diria expedida pela autoridade competente e montagem do processo junto ao Departamento de Compras. H) Anlise da Secretaria de Controle Interno liberando o processo para empenho. I) Emisso de nota de empenho
Os processos de despesas com diria devero ser iniciados to logo o servidor tenha conhecimento da necessidade de seu afastamento, para que seja cumprida a determinao do art. 60 da Lei 4.320/1964, que refere-se ao empenho prvio das despesas. Assim o processo deve ser iniciado num espao de tempo mnimo que possibilite o empenhamento prvio da despesa.

J) Anlise da Secretaria de Controle Interno liberando o pagamento da despesa. K) Emisso da ordem de pagamento, cheque, comprovantes de depsito, transferncia ou recibo. Assinatura do ordenador de despesa nos documentos e pagamento ao servidor. L) Arquivamento do processo.

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Fluxograma Processual de Despesa com Dirias

SECRETARIA SOLICITANTE
Emite a Solicitao de Compras, demais formulrios (de acordo com os Decretos 812/09 e 1547/09) e pega no Setor de Contabilidade o despacho de dotao.

SECRETARIA DE ADMINISTRAO
Confere a documentao oriunda da Secretaria solicitante e emite a Portaria de Viagem.

SETOR DE COMPRAS
Faz a abertura do processo e o encaminha ao Controle Interno.

EMPENHO
Procede o empenho da despesa

SETOR DE CONTABILIDADE
Realiza a dotao da despesa

SECRETARIA DE CONTROLE INTERNO


Analisa o processo e libera para empenho.

SECRETARIA DE CONTROLE INTERNO


Analisa o empenho da despesa e libera para pagamento.

TESOURARIA
Efetua o pagamento

ARQUIVO
Arquiva o processo

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Processos para locao de mobilirios (veculos, motos, tratores, caminhes, etc.) com valor inferior ou igual a R$ 8.000,00 anual.
A) Solicitao do servio, indicando o perodo pelo qual ser alugado o objeto, o valor mensal da locao. B) Despacho de dotao oramentria C) Justificativa de locao do veculo.
A justificativa dever conter os motivos que fundamentam a necessidade de realizao do servio e o interesse da administrao pblica na realizao da despesa.

D) Cotao de preo (no mnimo 3)


As cotaes devem estar acompanhadas da documentao do mobilirio e do proponente: RG, CPF, CNH, comprovante de endereo, se o proponente for pessoa fsica ou cadastro de CNPJ, contrato/estatuto social, CND do INSS e documentos pessoais do representante legal, se pessoa jurdica. Em se tratando de locao de veculo, o Certificado de Registro e Licenciamento de Veculo deve estar devidamente atualizado e em nome do proponente.

E) Termo de vistoria do veculo


Deve ser obtido pela Secretaria solicitante junto ao Departamento Municipal de Trnsito na Secretaria de Obras, contendo avaliao do estado do veculo, demonstrando que atende a necessidade do objeto proposto.

F) Folha de Informao de Coleta de Preo emitida pelo Departamento de Compras, contendo o nome ou razo social do locador proponente vencedor da cotao e assinatura do diretor(a) do departamento. G) Ratificao da dispensa de licitao, emitida pelo Departamento de Compras, fundamentada no art. 25, inciso II, da Lei 8.666/93. H) Contrato e extrato de contrato emitido pela Secretaria de Administrao I) Anlise do processo pela Secretaria de Controle Interno, que observar toda a formalizao documental e cumprimento dos requisitos legais, liberando o processo para empenho. J) Emisso de nota de empenho
Os processos de despesas com locao de mobilirio devero ser iniciados to logo surja a necessidade de contratao do servio, para que seja cumprida a determinao do art. 60 da Lei 4.320/1964, que refere-se ao empenho prvio das despesas. Assim o processo deve ser iniciado num espao de tempo mnimo que possibilite o empenhamento prvio da despesa.

K) Anlise da Secretaria de Controle Interno liberando o pagamento da despesa. L) Emisso da ordem de pagamento, cheque, comprovantes de depsito, transferncia ou recibo. Assinatura do ordenador de despesa nos documentos e pagamentos ao locador. M) Arquivamento do processo.

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Fluxograma Processual para locao de mobilirios (veculos, motos, tratores, caminhes, etc.) com valor inferior ou igual a R$ 8.000,00 anual.

SECRETARIA SOLICITANTE
Emite a Solicitao de Compras e a justificativa da necessidade da locao, solicita as propostas de locao (03), o termo de vistoria do veculo (junto ao Departamento Municipal de Trnsito da Secretaria de Obras) e a documentao relativa ao veculo e locador, alm de providenciar o despacho de dotao junto ao Setor de Contabilidade.

SECRETARIA DE ADMINISTRAO
Confere a documentao oriunda da Secretaria solicitante, emite a folha de informao de coleta de preo, ratificao de dispensa e contrato (antes de emitir o contrato ver data de empenho no Setor de Contabilidade).

SETOR DE COMPRAS
Faz a abertura do processo e o encaminha ao Controle Interno.

EMPENHO
Emite a Empenho. Nota de

SETOR DE CONTABILIDADE
Realiza a dotao da despesa.

SECRETARIA DE CONTROLE INTERNO


Analisa o processo e libera para empenho.

PRESTAO DE CONTAS / SR. GENZIO


Colhe as assinaturas do Sr. Prefeito na Nota de Empenho e no Contrato e acompanha as datas de pagamento ao locador.

SECRETARIA DE CONTROLE INTERNO


Analisa o empenho e libera para pagamento.

TESOURARIA
Efetua o pagamento e colhe a assinatura do locador no contrato.

ARQUIVO
Arquiva o processo.

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2.5 - Processos para Locao de Imveis


A) Solicitao do servio, indicando o perodo pelo qual ser alugado o imvel, e o valor mensal da locao. B) Despacho de dotao oramentria C) Justificativa de locao do imvel.
A justificativa dever conter os motivos que fundamentam a necessidade da locao e o interesse da administrao pblica na realizao da despesa.

D) Proposta de preo (no mnimo 3)


As propostas devem estar acompanhadas da documentao que comprove a propriedade do imvel ou a legtima representao do imvel e documentos do locador: RG, CPF, comprovante de endereo, se for pessoa fsica ou cadastro de CNPJ, contrato/estatuto social, CND do INSS e documentos pessoais do representante legal, se pessoa jurdica.

E) Avaliao prvia do imvel F) Termo de vistoria do imvel G) Justificativa da dispensa, portaria da dispensa de licitao publicada em placar, ratificao da dispensa, minuta contratual, contrato e extrato de contrato publicado.
A justificativa da dispensa, bem como a portaria e a ratificao devem estar fundamentadas no art. 24, inciso X da Lei 8.666/93. Cumpre esclarecer que toda a documentao supra mencionada deve ser obtida junto Secretaria de Administrao antes do parecer que deve ser emitido pela procuradoria jurdica.

H) Parecer da Procuradoria Jurdica quando dispensa e minuta, junta ao final da anlise do contrato. I) Anlise do processo pela Secretaria de Controle Interno, que observar toda a formalizao documental e cumprimento dos requisitos legais, liberando o processo para empenho. J) Emisso de nota de empenho K) Anlise da Secretaria de Controle Interno liberando o pagamento da despesa. L) Emisso da ordem de pagamento, cheque, comprovantes de depsito, transferncia ou recibo. Assinatura do ordenador de despesa nos documentos e pagamentos ao locador. M) Arquivamento do processo.

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Fluxograma Processual de Locao de Imveis

SECRETARIA SOLICITANTE
Emite a Solicitao de Compras e a justificativa da necessidade da locao, solicita a proposta do locador, a avaliao prvia do imvel (providenciada na Secretaria de Planejamento), o termo de vistoria e a documentao relativa ao imvel e ao locador e providencia o despacho de dotao junto ao Setor de Contabilidade.

SECRETARIA DE ADMINISTRAO
Confere a documentao oriunda da Secretaria solicitante, emite a Portaria de Dispensa (publica em placar), a ratificao, a Minuta (preenchida com o nmero do contrato) e o Contrato (grampeado na capa final do processo e j assinado pelas testemunhas).

SETOR DE COMPRAS
Faz a abertura do processo e o encaminha Procuradoria Jurdica para anlise.

PROCURADORIA JURDICA SETOR DE CONTABILIDADE


Realiza a dotao da despesa.

SECRETARIA DE CONTROLE INTERNO


Analisa o processo libera para empenho.

Emite o parecer quanto dispensa e minuta do contrato, junta o contrato ao final de sua anlise (caso o parecer seja desfavorvel, resolve os problemas junto Secretaria de Administrao).

EMPENHO
Emite a Nota de Empenho.

PRESTAO DE CONTAS / SR. GENSIO


Colhe as assinaturas do Sr. Prefeito na Nota de Empenho e no Contrato e acompanha as datas de pagamento ao locador.

SECRETARIA DE CONTROLE INTERNO


Analisa o processo e libera para pagamento.

ARQUIVO
Arquiva o processo.

TESOURARIA
Efetua o pagamento e colhe a assinatura do locador no contrato.

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2.6 Procedimento de Dispensa e Inexigibilidade de Licitao


Por fora da Constituio Federal art. 37, inciso XXI, a regra que as contrataes sejam precedidas de licitao. Somente lei permitido abrir excees. regra essencial e prvia a execuo da despesa. Assim os procedimentos de dispensa e inexigibilidade de licitao so exceo no processo de execuo da despesa e devem seguir o seguinte roteiro: A) Solicitao do material devidamente preenchida;
A solicitao deve conter: quantidade, unidade, descrio dos materiais/bens/servios/obras, classificao funcional programtica, elemento de despesa, fonte do recurso, indicao dos valores estimados e a finalidade.

B) Despacho de dotao oramentria indicando a existncia de crdito oramentrio e financeiro disponvel para cobertura da despesa; C) Justificativa bem fundamentada da necessidade do objeto;
Quanto este requisito deve-se observar o que foi descrito no item 2.1.1 (Processos de compras e servios at R$ 8.000,00).

D) Documento relativo ao termo de referncia, projeto bsico, no caso de obras ou prestao de servio; E) Documentos que comprovem a inexigibilidade de licitao;
Na hiptese de inexigibilidade para aquisio de materiais que tenham fornecedor exclusivo, a comprovao da inexigibilidade deve ser feita por meio de carta de exclusividade. No caso de inexigibilidade para contratao de servios de natureza singular com profissionais ou empresas de notria especializao, devem estar presentes, alm da habilitao tcnica e profissional exigida para os servios tcnicos em geral, a comprovao de aperfeioamento no exerccio da profisso atravs de cursos de ps-graduao, estgios de aperfeioamento, pesquisa cientfica e tudo o mais que possa certificar a notria especializao. Em se tratando de inexigibilidade para contratao de profissional de setor artstico, deve-se comprovar sua consagrao pela crtica especializada ou pela opinio pblica. Para essa comprovao no necessrio que se juntem aos autos centenas de recortes de jornais sobre o artista, bastando apenas que indique sucintamente os motivos que levaram ao convencimento de que o artista consagrado pela crtica especializada ou pela opinio pblica, citando o nmero de discos gravados, de obras de arte importantes , fazendo referncia a dois ou trs famosos eventos, por exemplo. Impende ressaltar que o inciso II do art. 25 da Lei 8.666/93, expressamente, veda a inexigibilidade de licitao para servios de publicidade e divulgao. Assim, via de regra, esses servios obrigatoriamente devem ser licitados. Entretanto, somente se houver contratao de todas as empresas que prestem os servios acima citados, permite-se inexigibilidade, fundamentada no art. 25, caput, da Lei 8.666/93, tendo em vista a contratao de todos. Para tanto, deve ser dado incio a um procedimento de credenciamento das empresas que realizado pela Comisso Permanente de Licitao, e somente aps o trmino de todo o processo que as empresas podero ser contratadas.

F) Proposta de preo do fornecedor ou prestador de servio contratado. G) Documentos de quitao com a Seguridade Social (INSS e FGTS) e com a Fazenda Pblica.

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H) Documentos que devem ser emitidos pela Secretaria de Administrao: 1) Portaria de inexigibilidade ou dispensa, devidamente publicada; 2) Ratificao da inexigibilidade ou dispensa em trs dias; 3) nos casos que ultrapassem o valor da tomado de preo, emitir minuta de contrato e o contrato, devendo-se encaminhar os documentos necessrios ao TCE no prazo de 05 dias teis; 4) Extrato do contrato publicado. I) Parecer da Procuradoria Jurdica quanto a inexigibilidade e minuta contratual; J) Anlise do processo pela Secretaria de Controle Interno, que observar toda a formalizao documental e cumprimento dos requisitos legais, liberando o processo para empenho. K) Emisso de Ordem de compra ou de servio pelo Departamento de Compras, quando for o caso. L) Emisso de Nota de Empenho pelo Departamento de Empenho. M) Documento que comprove a prestao do servio ou entrega do material no prazo solicitado (nota fiscal, recibo, fatura, declarao para prestadores de servio de pessoa fsica) e atesto da Secretaria solicitante. N) Anlise da Secretaria de Controle Interno autorizando o pagamento da despesa. O) Emisso da Ordem de Pagamento, cheque, comprovantes de depsito, transferncia. Assinatura do ordenador de despesa nos documentos e pagamentos ao fornecedor P) Arquivamento do processo.

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Fluxograma Processual de Dispensa e Inexigibilidade de Licitao

SECRETARIA SOLICITANTE
Emite a Solicitao de Compras, a justificativa para a inexigibilidade ou dispensa e demais documentos necessrios, incluindo o despacho de dotao oramentria preenchido pelo Setor de Contabilidade.

SETOR DE COMPRAS
Faz a abertura do processo e anexa a documentao necessria ao procedimento (regularidade fiscal, habilitao jurdica e tcnica, qualificao econmico-financeira e carta de exclusividade da empresa, conforme o caso).

SECRETARIA DE ADMINISTRAO
Emite a Portaria de Inexigibilidade ou dspensa (devida-mente publicada), a ratificao (no prazo de trs dias), colhendo as devidas assinaturas. Nos casos que ultra-passem o valor da tomada de preos, emitir a minuta do contrato, o contrato e o extrato do contrato, encaminhando os documentos necessrios ao TCE no prazo de 05 dias teis.

SETOR DE COMPRAS
Emite a Ordem de Compra para a aquisio dos materiais e para prestao de servios de pessoa jurdica.

SECRETARIA DE CONTROLE INTERNO


Analisa o processo e encaminha para empenho.

PROCURADORIA JURDICA
Emite o parecer quanto inexigibilidade ou dispensa.

SETOR DE COMPRAS SETOR DE CONTABILIDADE


Realiza a dotao da despesa.

EMPENHO
Emite a Nota de Empenho e colhe as assinaturas necessrias.

Autoriza a compra, recebe a Nota Fiscal e colhe o atesto da Secretaria solicitante, caso prestador de servio seja pessoa fsica, solicita Secretaria de origem uma declarao.

ARQUIVO
Arquiva o processo.

TESOURARIA
Efetua o pagamento e envia o processo para arquivamento.

SECRETARIA DE CONTROLE INTERNO


Analisa o empenho e libera para pagamento.

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2.7 Procedimento para Licitaes


As licitaes so compostas de diversos procedimentos que tm como meta os princpios constitucionais da legalidade, da isonomia, da impessoalidade, da moralidade, da publicidade e da eficincia com o intuito de proporcionar Administrao a aquisio, a venda ou uma prestao de servio de forma vantajosa, ou seja, menos onerosa e com melhor qualidade possvel. Isso acontece utilizando-se de um sistema de comparao de oramentos chamados de propostas das empresas que atendam as especificaes legais necessrias, todas constantes dentro do edital. A empresa que oferecer maiores vantagens administrao pblica, ser a escolhida para o fornecimento do produto ou do servio. 2.7.1 Conceito

o procedimento administrativo que tem por objetivo verificar entre vrios fornecedores habilitados, o que oferece condies mais vantajosas para administrao pblica. Portanto, licitar tornar pblico que a administrao deseja contratar a execuo de um servio, de uma obra ou adquirir material para a realizao de seus objetivos. 2.7.2 Finalidade

Selecionar a proposta mais vantajosa para a administrao pblica que ser julgada em estrita conformidade com os princpios bsicos da licitao. 2.7.3 Comisso de Licitao

A Comisso de pode ser permanente ou especial, formada por, no mnimo, 03 (trs) membros, sendo, pelo menos 2 (dois) servidores qualificados, pertencentes ao quadro permanente do rgo. A Administrao designa a Comisso Permanente de Licitao CPL, por um ano, para receber, examinar e julgar todos os documentos e procedimentos relativos s licitaes art. 51, 1, 3 e 4 da Lei 8.666/93. Para realizao de Prego a equipe dever ser integrada, em sua maioria, por servidores ocupantes de cargo efetivo da Administrao, preferencialmente, por membros da Comisso Permanente de Licitao CPL. 2.7.4 Planejamento da Licitao

A partir do recebimento da solicitao ou pedido formulado pela rea interessada dever conter: autorizao para instaurao do processo com a discriminao do objeto de modo mais completa possvel, evitando-se falhas ou omisses indesejveis, decorrentes de uma imprecisa descrio que apenas se prestar a invalidar o certame ou acarretar descabido e injustificvel prejuzo ao errio, ante a contratao de algo diverso daquele que efetivamente se pretendia. Alm disso, deve conter ainda a discriminao da existncia de recursos oramentrios para a realizao da despesa art. 14 da Lei 8.666/93. 2.7.5 Abertura do processo administrativo

A partir da solicitao ou pedido formulado pela rea interessada e demais atos da licitao sero lidos em Processo Administrativo previamente instaurado nos moldes previstos no art. 38 da Lei 8.666/93. Cumprida esta etapa, as peas sero autuadas e protocolizadas devidamente numeradas em seqncia, a partir da capa, pela Comisso Permanente de Licitao. 2.7.6 Elaborao do instrumento convocatrio

19 Cumpridas as exigncias bsicas anteriormente descritas, em relao a compras, obras e servios, a Comisso Permanente de Licitao CPL, considerando o valor estimado da contratao dever realizar a escolha da modalidade adequada e, aps isso, providenciar a elaborao do instrumento convocatrio correspondente art. 23 da Lei 8.666/93. 2.7.7 - Exame prvio e a aprovao dos rgos de controle

a) Assessoria Jurdica Elaborado o edital e estando definido o contedo desejvel e adequado licitao que se pretende instaurar, impe-se remeter todo o processo e s minuta do instrumento convocatrio e do contrato ao exame da Assessoria Jurdica para verificar se no h alguma omisso ou o estabelecimento de qualquer exigncia que, no caso especfico, venha a proporcionar futuros questionamentos e at mesmo a anulao de todo o certame art. 38 pargrafo nico da Lei 8.666/93. b) Controle Interno O exame prvio no deve ser visto como mera formalidade tcnica, at porque uma anlise superficial poder ensejar a permanncia de ilegalidades nos instrumentos e demais atos administrativos, comprometendo no s o bom andamento da licitao, como tambm a sua finalizao. O exame necessrio, pois, resguardar a administrao pblica, injustificveis prejuzos resultantes da necessidade de repetir procedimentos licitatrios, retardando alcance do objetivo junto a sociedade. 2.7.8 Abertura do certame

Estando o procedimento regularmente examinado e aprovado pelos rgos de Controle poder a Comisso Permanente de Licitao, definir a data de abertura do certame e dar incio fase externa da licitao, ou seja, extrair o resumo do convite ou edital, que dever ser publicado uma vez na Imprensa Oficial e uma vez em jornal dirio de grande circulao no local em que se estar realizando a licitao art. 21 da Lei 8.666/93. 2.7.9 - Modalidade de Licitao

a) Convite a modalidade entre interessados do ramo pertinente ao seu objeto, cadastrados ou no, escolhidos e convidados em nmero mnimo de 03 (trs) pela unidade administrativa, a qual afixar, em local apropriado, e publicar no Dirio Oficial do Estado cpia do instrumento convocatrio e o estender aos demais cadastrados na correspondente especialidade que manifestarem seu interesse com antecedncia de at 24 (vinte e quatro) horas da apresentao das propostas art. 22, 3 da Lei 8.666/93. b) Tomada de Preos Modalidade de licitao entre interessados, devidamente cadastrados que atenderem a todas as condies exigidas para cadastramento at o terceiro dia anterior data do recebimento das propostas, observada a necessria qualificao art. 22, 2 da Lei 8.666/93. c) Concorrncia a modalidade de licitao entre quaisquer interessados que, na fase inicial de habilitao preliminar, comprovem possuir os requisitos mnimos de qualificao exigidos no edital para a execuo de seu objeto art.22 1 da Lei 8.666/93. d) Concurso Modalidade de licitao entre quaisquer interessados para escolha de trabalho tcnico, cientfico ou artstico, mediante a instituio de prmios ou remunerao ao vencedores,

20 conforme critrios constantes de edital publicado na imprensa oficial com antecedncia mnima de 45 (quarenta e cinco) dias art. 22, 4 da Lei 8.666/93. e) Leilo Modalidade de licitao entre quaisquer interessados para a venda de bens mveis inservveis para a Administrao ou de produtos legalmente apreendidos ou penhorados, ou para a alienao de bens imveis prevista no artigo 19, a quem oferecer o maior lance, igual ou superior ao valor da avaliao art. 22, 5 da Lei 8.666/93. f) Prego Modalidade de licitao realizada mediante a apresentao de propostas e lances em sesso pblica, para a aquisio de bens e fornecimento de servios comuns, qualquer que seja o valor estimado Lei n 10.520/2002. A) Solicitao do material devidamente preenchida;
A solicitao deve conter: quantidade, unidade, descrio dos materiais/bens/servios/obras, classificao funcional programtica, elemento de despesa, fonte do recurso, indicao dos valores estimados e a finalidade.

B) Despacho de dotao oramentria indicando a existncia de crdito oramentrio e financeiro disponvel para cobertura da despesa; C) Justificativa da necessidade do objeto, quando for o caso;
Quanto este requisito deve-se observar o que foi descrito no item 2.1.1 (Processos de compras e servios at R$ 8.000,00).

D) Folha do despacho de disponibilidade financeira; E) Anlise do Controle Interno, quanto a primeira fase do processo e despacha os autos para o gabinete, onde ser colhida assinatura do prefeito que autoriza o prosseguimento do feito. F) No Departamento de Licitao, junta-se aos autos cpia do ato de designao da Comisso Permanente de Licitao, a minuta do edital e seus anexos Cpia do convnio, aditivos, plano de trabalho, quando for o caso / Minuta do Contrato. G) Parecer Jurdico quanto minuta do edital e seus anexos / Cpia do convnio, aditivos, plano de trabalho, quando for o caso / Minuta do Contrato e a modalidade de licitao.

2.7.1 Procedimento de Realizao do Certame


A) Comprovantes de Publicao do Resumo do edital na Imprensa oficial da unio, estado e jornal de circulao local; B) Comprovantes de Cadastramento das pessoas jurdicas ou fsicas convidadas e comprovantes de entrega dos convites, se a modalidade de licitao for convite; C) Carta de credenciamento daqueles que sero representantes dos licitantes, contendo poderes para formao das proposta e demais atos (Prego); D) Propostas e demais documentos que as instrurem, juntamente com a declarao de cumprimento dos requisitos da habilitao;

21 E) Documentao relativa habilitao jurdica, regularidade fiscal, qualificao econmico financeira e qualificao tcnica, quando for o caso.
A descrio de toda a documentao necessria para preenchimento dos requisitos acima encontra-se arrolada nos arts. 28 a 31 da Lei 8.666/93.

F) Ata de recebimento e julgamento das propostas e dos documentos de habilitao apresentados na licitao. G) Termo de adjudicao do objeto licitado. H) Parecer Jurdico Conclusivo. I) Anlise do Controle Interno, quanto fase de homologao do certame. J) Termo de Homologao emitido pela CPL remetido ao Gabinete para assinatura do Prefeito, homologando a licitao. K) Emisso da ordem de fornecimento. L) Se houver necessidade de celebrao de contrato, os autos sero remetidos ao Departamento Geral da Secretaria de Administrao para emisso do contrato e publicao, se for o caso. M) Emisso da nota de empenho, devidamente assinada e paginada. N) Documento que comprove a prestao do servio ou entrega do material no prazo solicitado (nota fiscal, recibo, fatura, declarao para prestadores de servio de pessoa fsica) e atesto da Secretaria solicitante. O) Anlise da Secretaria de Controle Interno autorizando o pagamento da despesa. P) Emisso da Ordem de Pagamento, cheque, comprovantes de depsito, transferncia. Assinatura do ordenador de despesa nos documentos e pagamentos ao fornecedor Q) Arquivamento do processo.

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Fluxograma Processual de Licitaes

SECRETARIA SOLICITANTE
Emite a Solicitao de Compras e demais documentos incluindo o despacho de dotao oramentria preenchido pelo Setor de Contabilidade.

SETOR DE COMPRAS
Faz a abertura do processo, anexa a documentao necessria ao procedimento e cota os itens solicitados para embasar o edital.

SETOR DE CONTABILIDADE
Realiza a dotao da despesa.

SECRETARIA DA FAZENDA
Preenchimento do Despacho referente disponibilidade financeira para realizao da despesa.

SECRETARIA DE CONTROLE INTERNO


Analisa o quanto oramentria. processo dotao

GABINETE
Preenche o Despacho referente ao prosseguimento do processo e o encaminha CPL.

CPL CPL
Encaminha o processo para a homologao, faz a OF e conduz o procedimento para a realizao do contrato, se for o caso.

SECRETARIA DE CONTROLE INTERNO


Analisa o procedimento e libera para homologao.

PROCURADORIA JURDICA
Emite o parecer quanto ao procedimento licitatrio.

Caso o parecer jurdico seja desfavorvel, realiza as correes necessrias. Anexa as publicaes do Edital e comunicados s possveis licitantes. Realiza a licitao e adjunta os demais documentos referentes ao procedimento.

PROCURADORIA JURDICA
Emite o parecer quanto minuta do edital e do contrato.

CPL
Faz a Minuta do Edital e do Contrato, conforme o caso, e seus respectivos anexos.

SECRETARIA DE ADMINISTRAO
Publica a relao de vencedores, e emite o contrato, conforme o caso, colhendo todas assinaturas necessrias. Em caso de entrega imediata, a comunicao aos vencedores realizada pelo Setor de Compras.

EMPENHO
Emite a Nota de Empenho e colhe as assinaturas necessrias.

SETOR DE COMPRAS
Recebe a Nota Fiscal e colhe o atesto da Secretaria solicitante.

SECRETARIA DE CONTROLE INTERNO


Analisa o empenho e libera para pagamento.

TESOURARIA
Efetua o pagamento e envia o processo para arquivamento.

ARQUIVO
Arquiva o processo.

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2.8 Processos de Concesso de Suprimento de Fundos


A) Solicitao do Suprimento de Fundos (devidamente preenchida) e embasada em valores constantes no Anexo I ao Decreto Municipal n 1.555/09. B) Preenchimento do Plano de Aplicao, com base no Anexo II ao Decreto Municipal n 1.555/09. C) Despacho de Dotao Oramentria D) Portaria do Suprimento de Fundos expedida pela autoridade competente e montagem do processo, em conformidade com o Anexo III do Decreto n 1.555/09 E) Anlise do Controle Interno liberando o processo para empenho. F) Nota(s) de Empenho emitida(s) em nome da pessoa fsica do primeiro suprido, na conformidade com a natureza de despesa, devidamente assinada e paginada. G) Anlise do Controle Interno liberando o pagamento da despesa. H) Emisso da Ordem de Pagamento, cpia do cheque em favor do suprido, comprovantes de depsito ou transferncia para conta corrente especfica para o Suprimento de Fundos. Assinatura do Ordenador de Despesa nos documentos e pagamento ao servidor.

2.8.1 Prestao de Contas do Suprimento de Fundos Concedido


A) Formulrio, devidamente preenchido, de encaminhamento de prestao de contas, Anexo IV do Decreto n 1.555/09. B) Relao das despesas realizadas, de acordo com o plano de aplicao, e na conformidade do Anexo V Art. 5, inc. III do Decreto n 1.555/09. C) Extrato da conta bancria, abrangendo toda a movimentao, inclusive a devoluo de saldo. D) Notas Fiscais, faturas, recibos ou outros documentos referentes aos materiais adquiridos ou servios prestados
As notas fiscais apresentadas devem ser originais e em primeiras vias sem emendas ou rasuras, emitidos em nome da Prefeitura Municipal de Araguana, atestadas por servidores competentes e que contenham declarao de recebimento ou de quitao pelos credores; no ferindo o disposto no art. 21 ao Decreto n 1.555/09. Obs.: Em caso de realizao de despesas com veculos, as notas apresentadas devem conter no seu corpo a identificao dos automveis, tais como placa, modelo e quilometragem.

E) A prestao de contas deve estar em ordem cronolgica. F) Oficio ou memorando de encaminhamento autoridade concedente, assinado pelo suprido responsvel, para apresentao ao ordenador de despesas em, no mximo, 30 (trinta) dias consecutivos. G) Ofcio de encaminhamento dos autos da autoridade concedente Secretaria de Controle Interno para verificao e anlise. H) Anlise da Secretaria de Controle Interno,

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Aps anlise ser emitido parecer sobre a regularidade da prestao de contas, encaminhando os autos ao setor de contabilidade para procedimentos de baixa de responsabilidade do suprido.

I) Despacho do departamento de contabilidade, assinado pelo contador, atestando a baixa de responsabilidade do suprido e encaminhando os autos Secretaria de Controle Interno para arquivamento. J) Arquivamento do Processo.

Fluxograma Processual de Concesso de Suprimento de Fundos

SECRETARIA SOLICITANTE
Emite a Solicitao de Suprimento de Fundos, o Plano de Aplicao, e demais documentos necessrios, incluindo o despacho de dotao oramentria preenchido pelo Setor de Contabilidade.

SETOR DE COMPRAS
Confere a documentao oriunda da Secretaria solicitante, emite a Portaria de Suprimento de Fundos (devidamente publicada), colhendo as assinaturas necessrias. Faz a abertura do processo e o encaminha ao Controle Interno.

SECRETARIA DE CONTROLE INTERNO


Analisa o processo, liberando-o para empenho.

SECRETARIA DE CONTROLE INTERNO


Analisa o empenho e libera o processo para pagamento.

EMPENHO
Emite a Nota de Empenho em nome do suprido e colhe as assinaturas necessrias.

SETOR DE CONTABILIDADE
Realiza a dotao da despesa.

SUPRIDO
Realiza as despesas conforme plano de aplicao, apensando ao processo Formulrio de Encaminhamento de Prestao de Contas, Folha de Relao de Pagamentos, Extrato da Conta Bancria referente ao suprimento, notas fiscais ou documentos similares (de acordo com a legislao vigente), ofcio de encaminhamento autoridade concedente, e envia o processo SECIN para anlise, dentro dos prazos e condies preestabelecidos em lei.

TESOURARIA
Efetua o pagamento e envia o processo para o suprido.

SECRETARIA DE CONTROLE INTERNO


Analisa o atestando legalidade. processo, a sua

SECRETARIA DE CONTROLE INTERNO


Mantm o processo sob sua guarda para posterior e possvel anlise do controle externo, nos termos do artigo 49 do Regimento Interno do TCE.

AUTORIDADE CONCEDENTE
Aprova a prestao de contas.

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2.9 Processos de Convnio e/ou Contratos de Repasse com rgo e Ministrios


Os convnios, em sentido amplo, so acordos firmados entre entidades pblicas de esferas distintas, ou entre essas organizaes particulares, para a realizao de objetivos de interesse comum, desde que os partcipes estejam devidamente aparelhados para a consecuo da atividade acordada. 2.9.1 Celebrao A) Ofcio de encaminhamento ao rgo concedente, com apresentao de proposta do convenente e o respectivo projeto (Termo de Convnio e Plano de Trabalho); B) Documentos de quitao com a Seguridade Social (INSS e FGTS) e com a Fazenda Pblica (Federal, Estadual e Municipal) do convenente; C) Declarao do convenente de que no se encontra em mora ou inadimplncia com rgo da Unio, bem como do Estado; D) Comprovao de propriedade do imvel, quando se tratar de obras ou benfeitorias E) Comprovante de Contrapartida, quando for o caso; F) Documento comprovando o cumprimento das obrigaes constitucionais e da LDO; G) Comprovante de adimplncia do SIAFI; H) Termo do convnio, Extrato de convnio e planos de trabalho; I) Parecer tcnico da rea finalstica do rgo concedente; J) Parecer da rea jurdica do concedente; L) Termo de convnio e/ou contrato de repasse ou congneres e correspondentes termos aditivos; M) Cpia de publicao do extrato no DOU Dirio Oficial da Unio; Obs.: Pontos A a M a ser providenciados entre a Secretaria Convenente e o Ministrio ou Secretaria Concedente. N) Requisio da Secretaria; O) Planilha Oramentria, plantas, cronograma fsico-financeiro, memorial descritivo, ART da obra e minuta do contrato, caso tratar-se de obras; P) Compras; Q) Quando ocorrer(em) as liberaes, indicar, na capa do processo, o(s) nmero(s) da(s) Ordem(ns) Bancria(s); R) Controle Interno. 2.9.2 Prestao de Contas A) Cpia dos planos de trabalho;

26 B) Cpia do termo de convnio ou similar ou termo simplificado e/ou do contrato de repasse e dos correspondentes termos aditivos;

C) Relatrio de Cumprimento do Objeto; D) Relatrio de execuo fsico-financeira; E) Demonstrativo da execuo da receita/despesa; F) Relao de pagamentos efetuados, quando for o caso; G) Relao de bens adquiridos ou produzidos com recursos da Unio, quando for o caso; H) Extrato bancrio, quando for o caso; I) Conciliao bancria, quando for o caso; J) Comprovante do recolhimento do saldo dos recursos do convnio e/ou contrato de repasse, quando for o caso. K) Demonstrativo de aplicao financeiro de recursos, quando for o caso; L) Cpia do despacho adjudicatrio/homologao das licitaes, quando for o caso; M) Justificativa para dispensa e/ou inexigibilidade quando for o caso; N) Termo de aceitao definitiva da obra, quando for o caso; O) Parecer tcnico da rea finalstica do rgo concedente; P) Parecer financeiro do rgo concedente; Q) Pronunciamento do ordenador de despesa do rgo concedente; R) Indicao, na capa do processo, do nmero da Nota de Sistema de aprovao da prestao de contas pelo ordenador de despesa; S) Parecer do Controle Interno. Fluxograma Processual de Convnio com rgos e Ministrios
SECRETARIA SOLICITANTE
Anexa toda documentao necessria celebrao do Convnio.

SETOR DE COMPRAS
Confere a documentao oriunda da Secretaria solicitante e faz a abertura do processo.

PRESTAO DE CONTAS
Para anlise da documentao referente aplicao dos recursos oriundos do convnio.

SECRETARIA DE CONTROLE INTERNO


Analisa o processo, atestando a sua legalidade.

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2.10

- Processos de Convnios e/ou Contratos de Repasse com Entidades


2.10.1 Celebrao A) Documento de requerimento do interessado, contendo estatuto social, n de CNPJ, documentos de regularidade com a Seguridade Social (INSS e FGTS) e com a Fazenda Pblica (Federal, Estadual e Municipal), documento dos responsveis pela entidade, comprovante de abertura de contas; B) Termo de Convnio e Plano de Trabalho; C) Setor de Compras, para registro; D) Parecer da Secretaria de Controle Interno; E) Autorizao do Ordenador de Despesa, para o empenho; F) Emisso da Nota de Empenho; G) Ordem de Fornecimento do Material ou Prestao de servio; H) Parecer da Secretaria de Controle Interno; I) Autorizao do Ordenador de Despesa para pagamento; J) Cpia do cheque e/ou comprovantes depsitos/transferncias/recibo, quando for o caso; K) Arquivo. 2.10.2 Prestao de Contas A) Planos de Trabalho; B) Termo de Convnio ou similar ou termo simplificado e/ou do contrato de repasse e dos correspondentes termos aditivos; C) Relatrio de Cumprimento do objeto; D) Relatrio de Execuo Fsico-financeira; E) Demonstrativo da execuo da receita/despesa; F) Relao de pagamentos efetuados, quando for o caso; G) Relao de bens adquiridos ou produzidos com os recursos do convnio, quando for o caso; H) Extrato Bancrio, quando for o caso; I) Conciliao Bancria, quando for o caso; J) Comprovante de recolhimento do saldo dos recursos do convnio e/ou contrato de repasse, quando for o caso; K) Demonstrativo de aplicao financeira dos recursos, quando for o caso; de

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L) Cpia do Despacho adjudicatrio/homologao licitaes, quando for o caso;

das

M) Pronunciamento do ordenador de despesa do rgo concedente; N) Indicao, na capa do processo, do nmero da Nota de Sistema de aprovao da prestao de contas pelo ordenador de despesa.

Fluxograma Processual de Convnios com Entidades


REQUERIMENTO DO INTERESSADO
Com toda a documentao exigida para a celebrao do convnio.

SETOR DE COMPRAS
Confere a documentao e faz a abertura do processo.

SECRETARIA DE CONTROLE INTERNO


Analisa o processo e encaminha para empenho.

SECRETARIA DE CONTROLE INTERNO


Analisa o empenho e libera o processo para pagamento.

SETOR DE COMPRAS
Emite a Ordem de Compra para a aquisio dos materiais e para prestao de servios de pessoa jurdica.

EMPENHO
Emite a Nota de Empenho e colhe as assinaturas necessrias.

PRESTAO DE CONTAS TESOURARIA


Efetua o pagamento. Para anlise da documentao referente aplicao dos recursos oriundos do convnio.

2.11 Processos com Folha de Pagamento


A) Demonstrativo da folha ; B) Departamento de Compras para registro; C) Empenho D) Autorizao para pagamento, pelo ordenador de despesa; E) Pagamento; F) Arquivo.

29 Fluxograma Processual de Despesa com Folha de Pagamento

DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS


Anexa o demonstrativo da folha de pagamento

SETOR DE COMPRAS
Para abertura do Processo.

EMPENHO
Emite a Nota de Empenho e colhe as assinaturas necessrias.

ARQUIVO
Arquiva processo. o

TESOURARIA
Efetua o pagamento e envia o processo para arquivamento.

2.12 Processos de Restituio de Receitas


A) Documento de solicitao de restituio de receita e comprovante de recolhimento em duplicidade pelo solicitante; B) Anlise do setor responsvel e documento de clculo do valor a ser restitudo; C) Departamento de Compras, para registro; D) Parecer da Procuradoria Jurdica; E) Parecer do Controle Interno; F) Autorizao do ordenador para pagamento da restituio; G) Indicao, na capa do processo, do nmero da Ordem Bancria; H) Emisso da nota de empenho; I) Pagamento;

J) Arquivo.

30 Fluxograma Processual de Restituio de Receitas

SECRETARIA DA FAZENDA
Recebe o documento de solicitao de restituio de receitas e o comprovante de recolhimento em duplicidade pelo solicitante. Faz o clculo do valor a ser restitudo.

SETOR DE COMPRAS
Confere a documentao e faz a abertura do processo.

PROCURADORIA JURDICA
Para emisso parecer. de

EMPENHO
Emite a Nota de Empenho e colhe as assinaturas necessrias.

GABINETE
Autorizao do ordenador de despesa para pagamento da restituio.

SECRETARIA DE CONTROLE INTERNO


Para emisso de parecer a respeito da restituio.

TESOURARIA
Efetua o pagamento e envia o processo para arquivamento.

ARQUIVO
Arquiva processo. o

2.13 Processo de Doao de Bens


A) Documento de solicitao de doao de bens do interessado (ofcio); B) Solicitao da Secretaria de Origem acompanhada de justificativa, avaliao de oportunidade da doao, em caso de doao de bens mveis ou imveis deve constar tambm a avaliao do estado em que se encontra o bem; C) Qualificao do interessado (CNPJ/Entidade Filantrpica MPAS); D) Departamento de Compras para cadastro; E) Parecer da Secretaria de Controle Interno; F) Termo de autorizao da doao de bens; G) Empenhamento da despesa; H) Ordem de fornecimento do material ou prestao de servio; I) Nota de Lanamento; J) Documentos de quitao com a Seguridade Social (INSS e FGTS) e com a Fazenda Pblica (Tributos Federais, Estaduais e Municipais, e Dvida Ativa);

31 K) Documento fiscal (NF, recibo, fatura) da entrega do material ou prestao do servio, devidamente atestado; L) Parecer da Secretaria de Controle Interno; M) Autorizao do Ordenador de Despesa para pagamento; N) Cpia do cheque e/ou comprovantes de depsitos/transferncias/recibo, quando for o caso; O) Arquivo. Fluxograma Processual de Doao de Bens

SECRETARIA SOLICITANTE
Anexa toda documentao necessria para realizaco da doao.

SETOR DE COMPRAS
Confere a documentao e faz a abertura do processo.

GABINETE
Autorizao do ordenador de despesa para realizao da doao.

SETOR DE COMPRAS
Emite a Ordem de Compra para a aquisio dos materiais e para prestao de servios de pessoa jurdica.

EMPENHO
Emite a Nota de Empenho e colhe as assinaturas necessrias.

SECRETARIA DE CONTROLE INTERNO


Para emisso de parecer a respeito da doao e liberao para empenho.

SECRETARIA SOLICITANTE
Para recebimento das mercadorias ou servios a serem doados.

SECRETARIA DE CONTROLE INTERNO


Analisa o empenho e libera o processo para pagamento.

TESOURARIA
Efetua o pagamento e envia o processo para arquivamento.

ARQUIVO
Arquiva processo. o

2.14 - Processos de Despesas de Exerccios Anteriores.


A) Documento Comprobatrio da Dvida;

32 B) Documentos que comprovem a quitao do credor com a seguridade social (INSS e FGTS) e com a Fazenda Pblica (Federal, Estadual e Municipal), se for o caso; C) Demonstrativo oramentrio do exerccio de competncia da despesa, com identificao do saldo no utilizado, quando for o caso; D) Departamento de Compras, para registro; E) Ato de reconhecimento da dvida pelo ordenador de despesas para o pagamento; F) Parecer da Secretaria de Controle Interno; G) Emisso da Nota de Empenho; H) Documento Fiscal (nota fiscal, fatura, recibo) de entrega do material ou da prestao de servio e/ou da obra devidamente atestado; I) Parecer da Secretaria de Controle Interno; J) Autorizao do ordenador de despesas para o pagamento; K) Cpia do cheque e/ou comprovantes de depsitos/transferncias/recibos, quando for o caso; L) Arquivo

Fluxograma Processual de Despesas de Exerccios Anteriores

SECRETARIA DE ORIGEM
Anexa toda documentao comprobatria da dvida e caracterizao da despesa.

CONTABILIDADE
Para anexar demonstrativo oramentrio.

SETOR DE COMPRAS
Para abertura do Processo.

EMPENHO
Emite a Nota de Empenho e colhe as assinaturas necessrias.

SECRETARIA DE CONTROLE INTERNO


Analisa o processo e encaminha para empenho.

GABINETE
Ato de reconhecimento da dvida pelo ordenador de despesa.

SECRETARIA DE CONTROLE INTERNO


Analisa o empenho e libera o processo para pagamento.

TESOURARIA
Efetua o pagamento e envia o processo para arquivamento.

ARQUIVO
Arquiva processo. o

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2.15 Processos de Despesas de Restos a pagar 2.15.1 - Processados


A) Documento de autorizao de pagamento do Ordenador de Despesa; B) Documentos de quitao com a seguridade social (INSS e FGTS) e com a Fazenda Pblica (Federal, Estadual e Municipal) do credor e/ou extrato do SICAF; C) Documento Fiscal (nota fiscal, fatura, recibo) de entrega do material ou da prestao de servio e/ou da obra devidamente atestado; D) Parecer da Secretaria de Controle Interno; E) Autorizao do ordenador de despesas para o pagamento; F) Cpia do cheque e/ou comprovantes de depsitos/transferncias/recibos, quando for o caso; G) Arquivo. Fluxograma Processual de Despesas de Restos a Pagar Processados

CONTABILIDADE
Envia o processo de despesa de restos a pagar para autorizao do ordenador de despesa.

SETOR DE COMPRAS GABINETE


Autoriza o pagamento da despesa. Para recebimento do documento fiscal de entrega do material ou prestao do servio.

ARQUIVO
Arquiva processo. o

TESOURARIA
Efetua o pagamento e envia o processo para arquivamento.

SECRETARIA DE CONTROLE INTERNO


Analisa o empenho e libera o processo para pagamento.

2.15.2 No Processados
A) Documento de autorizao de pagamento do Ordenador de Despesa; B) Documentos de quitao com a seguridade social (INSS e FGTS) e com a Fazenda Pblica (Federal, Estadual e Municipal) do credor e/ou extrato do SICAF; C) Parecer da Secretaria de Controle Interno, para liquidao;

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D) Tesouraria; E) Documento Fiscal (nota fiscal, fatura, recibo) de entrega do material ou da prestao de servio e/ou da obra devidamente atestado; F) Autorizao do ordenador de despesas para o pagamento; H) Cpia do cheque e/ou comprovantes de depsitos/transferncias/recibos, quando for o caso; I) Arquivo.

Fluxograma Processual de Restos a Pagar no Processados


SECRETARIA DE CONTROLE INTERNO
Analisa o empenho liquida a despesa e libera o pagamento.

SECRETARIA DE ORIGEM
Anexa toda documentao comprobatria da prestao do servio ou entrega do material.

GABINETE
Autoriza o pagamento da despesa.

ARQUIVO
Arquiva processo. o

TESOURARIA
Efetua o pagamento e envia o processo para arquivamento.

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2.16 Processos de Concesso de Crdito Educativo


2.16.1 Requerimento 01. Entrega no protocolo da Secretaria de Administrao, por parte do interessado, dos seguintes documentos (cpias autenticadas): Requerente: A) B) C) D) E) F) Requerimento, devidamente preenchido (modelo do municpio); Confisso de dvida (modelo do municpio); Dados Complementares (modelo do municpio); Comprovante de matrcula no semestre; Histrico Escolar; Declarao de Imposto de Renda, bem como cpia do ltimo contracheque ou ltimo recibo de pagamento, caso seja autnomo, ou ltimo recibo de pagamento do pro-labore; Comprovante de residncia (talo de gua, luz ou telefone) no nome do requerente, sendo imvel prprio. Para imvel alugado, comprovante e contrato de locao; Carteira de identidade; CPF Cadastro Pessoa Fsica; Ttulo Eleitoral; Comprovante de votao da ltima eleio (1 e 2 turno); Certido de casamento para os casados.

G)

H) I) J) K) L)

Pai/Esposo/Padrasto A) Declarao de imposto de renda, exerccio em anlsie; B) ltimo contra-cheque ou ltimo recibo de pagamento de autnomo ou cpia do ltimo recibo de pagamento do pro-labore; C) Comprovante de residncia (talo de gua, luz ou telefone) no nome do requerente, sendo imvel prprio. Para imvel alugado, comprovante e contrato de locao; D) Carteira de identidade; E) CPF Cadastro Pessoa Fsica; F) Ttulo Eleitoral; G) Comprovante de votao da ltima eleio (1 e 2 turno); H) Certido de casamento. Me/Esposa/Madrasta A) Declarao de imposto de renda, exerccio em anlsie; B) ltimo contra-cheque ou ltimo recibo de pagamento de autnomo ou cpia do ltimo recibo de pagamento do pro-labore; C) Comprovante de residncia (talo de gua, luz ou telefone) no nome do requerente, sendo imvel prprio. Para imvel alugado, comprovante e contrato de locao; D) Carteira de identidade; E) CPF Cadastro Pessoa Fsica; F) Ttulo Eleitoral; G) Comprovante de votao da ltima eleio (1 e 2 turno); H) Certido de casamento. 02. Secretaria de Administrao, para cadastro; 03. Comisso de Concesso de Crdito Educativo; 04. Visitas; 05. Julgamento; 06. Controle Interno;

36 07. Notificao da Instituio e do Contemplado; 08. Gabinete para Homologao; 09. Crdito Educativo, para elaborao de contrato; 10. Crdito Educativo. Fluxograma Processual de Concesso do Crdito Educativo
SECRETARIA DE ADMINISTRAO
Entrega da documentao para concesso do crdito educativo.

COMISSO DE CONCESSO DE CRDITO EDUCATIVO


Para anlise documentao. da

VISITAS

JULGAMENTO

Crdito Educativo
Para elaborao do contrato.

GABINETE
Para homologao

NOTIFICAO DA INSTITUIO E CONTEMPLADO

SECRETARIA DE CONTROLE INTERNO


Para anlise do procedimento.

PAGAMENTO 01. Demonstrativo da folha de beneficiados; 02. Departamento de Compras, para registro; 03. Controle Interno; 04. Empenho; 05. Controle Interno; 06. Autorizao para pagamento, pelo ordenador de despesa; 07. Pagamento, com envio de cpia da Ordem de Pagamento ao Processo Original; Fluxograma Processual de Pagamento do Crdito Educativo

Crdito Educativo
Para anexar demonstrativo da folha de beneficiados.

SETOR DE COMPRAS
Para registro.

SECRETARIA DE CONTROLE INTERNO


Analisa o processo e encaminha para empenho.

TESOURARIA
Efetua o pagamento.

SECRETARIA DE CONTROLE INTERNO


Analisa o empenho e libera o processo para pagamento.

EMPENHO
Emite a Nota de Empenho e colhe as assinaturas necessrias.

2.16.2 Renovao

37

01. Crdito Educativo; 02. Entrega no Protocolo da Secretaria da Fazenda, por parte do interessado, dos seguintes documentos: A) B) C) D) E) F) Requerimento, devidamente preenchido (modelo do municpio); Parcelas discriminativas; Declarao de Situao Econmica; Declarao de matrcula no semestre e freqncia escolar; Histrico Escolar; Cpia do Boleto Bancrio; 03. Crdito Educativo, para renovao e entrega de contrato; 04. Controle Interno; 05. Gabinete, para assinatura.

Fluxograma Processual de Renovao do Crdito Educativo

SECRETARIA DA FAZENDA
Entrega da documentao para renovao do crdito educativo .

Crdito Educativo
Para renovao e entrega do contrato.

SECRETARIA DE CONTROLE INTERNO


Para anlise do procedimento.

GABINETE
Para homologao

PAGAMENTO 01. Demonstrativos da folha de beneficiados; 02. Departamento de Compras, para registro; 03. Autorizao do ordenador de despesa, para o empenho; 04. Controle Interno; 05. Empenho; 06. Controle Interno; 07. Autorizao para pagamento, pelo ordenador de despesas; 08. Pagamento, com envio de cpia da Ordem de Pagamento ao processo original.

38

Fluxograma Processual de Pagamento do Crdito Educativo


Crdito Educativo
Para anexar demonstrativo da folha de beneficiados.

SETOR DE COMPRAS
Para registro.

SECRETARIA DE CONTROLE INTERNO


Analisa o processo e encaminha para empenho.

TESOURARIA
Efetua o pagamento.

SECRETARIA DE CONTROLE INTERNO


Analisa o empenho e libera o processo para pagamento.

EMPENHO
Emite a Nota de Empenho e colhe as assinaturas necessrias.

39 ALMOXARIFADO Breve Histrico O almoxarifado se constitua em um depsito, quase sempre o pior e mais inadequado local da empresa, onde os materiais eram acumulados de qualquer forma, utilizando mo-de-obra desqualificada. Com o tempo surgiram sistemas de manuseio e de armazenagem bastante sofisticados, o que acarretou aumento da produtividade, maior segurana nas operaes de controle e rapidez na obteno das informaes. Conceitos O termo Almoxarifado derivado de um vocbulo rabe que significa " depositar". Assim, almoxarifado significa depsito de objetos, matrias-primas e materiais diversos. Tambm, almoxarifado o local destinado guarda e conservao de materiais, em recinto coberto ou no, adequado sua natureza, tendo a funo de destinar espaos onde permanecer cada item aguardando a necessidade do seu uso, ficando sua localizao, equipamentos e disposio interna acondicionados poltica geral de estoques da empresa. A importncia atribuda atualmente ao almoxarifado j se faz sentir, quer em termos de planejamento para sua instalao, quer em termos de escolha do profissional responsvel pela sua gesto, quer na seleo do pessoal auxiliar para a composio do seu quadro, haja vista os destaques que se notam na seo de classificados da imprensa. O almoxarifado dever: assegurar que o material adequado esteja, na quantidade devida, no local certo, quando necessrio; impedir que haja divergncias de inventrio e perdas de qualquer natureza; preservar a qualidade e as quantidades exatas; possuir instalaes adequadas e recursos de movimentao e distribuio suficientes a um atendimento rpido e eficiente;

Perfil do Almoxarife O material humano escolhido deve possuir alto grau de sentimento de honestidade, lealdade, confiana e disciplina. Alm de competncias que o qualifiquem como administrador ou responsvel pelo almoxarifado, em estabelecimento pblico ou privado. Para os Almoxarifados, comparativamente a verdadeiros estabelecimentos bancrios onde os materiais ficam em custdia, resguardados e a salvo, necessrio que seja dispensada toda a ateno na seleo do pessoal auxiliar para ali trabalhar. O almoxarife o responsvel pelo sistema de localizao de materiais e dever possuir um esquema do depsito com o arranjo fsico dos espaos disponveis por rea de estocagem. Recebimento/ Sadas de Materiais Recebimento a atividade intermediria entre as tarefas de compra e pagamento ao fornecedor, sendo de sua responsabilidade a conferncia dos materiais destinados empresa. As atribuies bsicas do Recebimento so: Coordenar e controlar as atividades de recebimento e devoluo de materiais; Analisar a documentao recebida, verificando se a compra est autorizada; Controlar os volumes declarados na Nota Fiscal e no Manifesto de Transporte com os volumes a serem efetivamente recebidos; Proceder conferncia visual, verificando as condies de embalagem quanto a possveis avarias na carga transportada e, se for o caso, apontando as ressalvas de praxe nos respectivos documentos; Proceder conferncia quantitativa e qualitativa dos materiais recebidos; Decidir pela recusa aceite ou devoluo, conforme o caso; Providenciar a regularizao da recusa, devoluo ou da liberao de pagamento ao fornecedor; Liberar o material desembaraado para estoque no almoxarifado;

40 As atividades de recebimento abrangem desde a recepo do material na entrega pelo fornecedor at a entrada nos estoques. A anlise do Fluxo de Recebimento de Materiais permite dividir a funo em quatro fases: 1a fase - entrada de materiais; 2a fase - conferncia quantitativa; 3a fase - conferncia qualitativa; 4a fase - regularizao;

1a fase - Entrada de Materiais: A recepo dos veculos transportadores efetuados na portaria da empresa representa o incio do processo de Recebimento e tem os seguintes objetivos: 9 9 9 9 9 9 A recepo dos veculos transportadores; A triagem da documentao suporte do recebimento; Constatao se a compra, objeto da Nota Fiscal em anlise, est autorizada pela empresa; Constatao se a compra autorizada est no prazo de entrega contratual; Constatao se o nmero do documento de compra consta na Nota Fiscal; Cadastramento no sistema das informaes referentes a compras autorizadas, para as quais se inicia o processo de recebimento; 9 O encaminhamento desses veculos para a descarga; As compras no autorizadas ou em desacordo com a programao de entrega devem ser recusadas, transcrevendo-se os motivos no verso da Nota Fiscal. Outro documento que serve para as operaes de anlise de avarias e conferncia de volumes o "Conhecimento de Transporte Rodovirio de Carga", que emitido quando do recebimento da mercadoria a ser transportada. As divergncias e irregularidades insanveis constatadas em relao s condies de contrato devem motivar a recusa do recebimento, anotando-se no verso da 1a via da Nota Fiscal as circunstncias que motivaram a recusa, bem como nos documentos do transportador. O exame para constatao das avarias feito atravs da anlise da disposio das cargas, da observao das embalagens, quanto a evidncias de quebras, umidade e amassados. Os materiais que passaram por essa primeira etapa devem ser encaminhados ao Almoxarifado. Para efeito de descarga do material no Almoxarifado, a recepo voltada para a conferncia de volumes, confrontando-se a Nota Fiscal com os respectivos registros e controles de compra. Para a descarga do veculo transportador necessria a utilizao de equipamentos especiais, quais sejam : paleteiras, talhas, empilhadeiras e pontes rolantes. O cadastramento dos dados necessrios ao registro do recebimento do material compreende a atualizao dos seguintes sistemas : Sistema de Administrao de Materiais e gesto de estoques: dados necessrios entrada dos materiais em estoque, visando ao seu controle; Sistema de Contas a pagar : dados referentes liberao de pendncias com fornecedores, dados necessrios atualizao da posio de fornecedores; Sistema de Compras : dados necessrios atualizao de saldos e baixa dos processos de compras;

2a fase - Conferncia Quantitativa; a atividade que verifica se a quantidade declarada pelo fornecedor na Nota Fiscal corresponde efetivamente recebida. A conferncia por acusao tambm conhecida como " contagem cega " aquela no qual o conferente aponta a quantidade recebida, desconhecendo a quantidade faturada pelo fornecedor. A confrontao do recebido versus faturado efetuada a posterior por meio do Regularizador que analisa as distores e providencia a recontagem. Dependendo da natureza dos materiais envolvidos, estes podem ser contados utilizando os seguintes mtodos: Manual : para o caso de pequenas quantidades; Por meio de clculos : para o caso que envolvem embalagens padronizadas com grandes quantidades;

41 Por meio de balanas contadoras pesadoras: para casos que envolvem grande quantidade de pequenas peas como parafusos , porcas, arruelas; Pesagem : para materiais de maior peso ou volume, a pesagem pode ser feita atravs de balanas rodovirias ou ferrovirias; Medio : em geral as medies so feitas por meio de trenas;

3 fase - Conferncia Qualitativa Visa garantir a adequao do material ao fim que se destina. A anlise de qualidade efetuada pela inspeo tcnica, por meio da confrontao das condies contratadas na Autorizao de Fornecimento com as consignadas na Nota Fiscal pelo Fornecedor, visa garantir o recebimento adequado do material contratado pelo exame dos seguintes itens: Caractersticas dimensionais; Caractersticas especficas; Restries de especificao;

Regularizao Caracteriza-se pelo controle do processo de recebimento, pela confirmao da conferncia qualitativa e quantitativa, respectivamente por meio do laudo de inspeo tcnica e pela confrontao das quantidades conferidas versus faturadas. O processo de Regularizao poder dar origem a uma das seguintes situaes: Liberao de pagamento ao fornecedor ( material recebido sem ressalvas); Liberao parcial de pagamento ao fornecedor; Devoluo de material ao fornecedor; Reclamao de falta ao fornecedor; Entrada do material no estoque; Documentos envolvidos na Regularizao : Os procedimentos de Regularizao, visando confrontao dos dados, objetivando recontagem e aceite ou no de quantidades remetidas em excesso pelo fornecedor, envolvem os seguintes documentos: Nota Fiscal; Conhecimento de transporte rodovirio de carga; Documento de contagem efetuada; Relatrio tcnico da inspeo; Especificao de compra; Catlogos tcnicos; Desenhos; Devoluo ao Fornecedor O material em excesso ou com defeito ser devolvido ao Fornecedor, dentro de um prazo de 10 dias a contar da data do recebimento, acompanhado da Nota Fiscal de Devoluo, emitida pela empresa compradora. Controle Embora no haja meno na estrutura organizacional do almoxarifado, o controle deve fazer parte do conjunto de atribuies de cada setor envolvido, qual seja, recebimento, armazenagem e distribuio. O controle de fornecer a qualquer momento as quantidades que se encontram disposio em processo de recebimento, as devolues ao fornecedor e as compras recebidas e aceitas.

42 Organizao do Almoxarifado A organizao do almoxarifado pressupe a viso de objetivos de mbito interno, responsveis pelo bom funcionamento do setor, quais sejam: Pronto acesso aos principais itens; Alto grau de flexibilidade do arranjo fsico; Utilizao adequada do espao; Reduo da necessidade de equipamentos de movimentao de materiais; Minimizao das perdas por deteriorao dos materiais; Minimizao das perdas por desvio de materiais; Garantia dos requisitos mnimos de segurana individual e coletiva. O ponto de partida para a organizao de um almoxarifado consiste na obteno de todas as informaes relevantes de cada item a ser estocado, o que permitir identificar os fatores crticos, facilitando a localizao dos produtos. Distribuio A distribuio de material pelo almoxarifado para as diversas unidades integrantes da estrutura organizacional do Executivo Municipal deve ser feita mediante Requisio de material devidamente preenchida pelo usurio, contendo os seguintes elementos: Data de emisso; Unidade requisitante; Cdigo do material; Quantidade solicitada; Unidade de consumo; Assinatura e matricula do funcionrio credenciado a requisitar material; Autorizao do Secretrio da pasta. Documentos Utilizados Os seguintes documentos so utilizados no Almoxarifado para atendimento das diversas rotinas de trabalho: a) Ficha de controle de estoque (para empresas ainda no informatizadas): documento destinado a controlar manualmente o estoque, por meio da anotao das quantidades de entradas e sadas, visando o seu ressuprimento; b) Ficha de Localizao (tambm para empresas ainda no informatizadas): documento utilizado para indicar as localizaes, atravs de cdigos, onde o material est guardado; c) Comunicao de Irregularidades: documento utilizado para esclarecer ao fornecedor os motivos da devoluo, quanto os aspectos qualitativo e quantitativo; d) Relatrio tcnico de inspeo: documento utilizado para definir, sob o aspecto qualitativo, o aceite ou a recusa do material comprado do fornecedor; e) Requisio de material: documento utilizado para a retirada de materiais do almoxarifado; f) Devoluo de material: documento utilizado para devolver ao estoque do almoxarifado as quantidades de material porventura requisitadas alm do necessrio; Armazenagem A correta utilizao do espao disponvel demanda estudo exaustivo das cargas a armazenar, dos nveis de armazenamento, das estruturas para armazenagem e dos meios mecnicos a utilizar. Indica-se a real ocupao do espao por meio da referencia taxa de ocupao volumtrica, que leva em considerao o espao disponvel versus o espao ocupado. Critrios de Armazenagem A armazenagem pode ser simples e complexa. Dependendo de algumas caractersticas intrnsecas dos materiais, a armazenagem torna-se complexa em virtude de:

43 Fragilidade; Combustibilidade; Volatilizao; Oxidao; Explosividade; Intoxicao; Radiao; Corroso; Imflamabilidade; Volume; Peso; e Forma.

Os materiais sujeitos armazenagem no obedecem a regras taxativas que regulem o modo como os materiais devem ser dispostos no Almoxarifado. Por essa razo, devem ser dispostos no Almoxarifado. Por essa razo, devem-se analisar, em conjunto, os parmetros citados anteriormente, para depois decidir pelo tipo de arranjo fsico mais conveniente, selecionando a alternativa que melhor atenda ao fluxo de materiais: a) Armazenagem por tamanho: esse critrio permite bom aproveitamento do espao; b) Armazenamento por freqncia: esse critrio implica armazenar prximo da sada do almoxarifado os materiais que tenham maior freqncia de movimento; c) Armazenagem especial, onde se destacam: os ambientes climatizados, os produtos inflamveis, que so armazenados sob rgidas normas de segurana, e os produtos perecveis; d) Armazenagem em rea externa: devido sua natureza, muitos materiais podem ser armazenados em reas externas, o que diminui os custos e amplia o espao interno para materiais que necessitem de proteo em rea coberta. Podem ser colocados nos ptios externos os materiais a granel, tambores e containers, peas fundidas e chapas metlicas. Estudo do Layout Alguns cuidados devem ser tomados durante o projeto do layout de um almoxarifado, de forma que se possam obter as seguintes condies: Mxima utilizao do espao; Efetiva utilizao dos recursos disponveis; Pronto acesso a todos os itens; Mxima proteo aos itens estocados; Boa Organizao; Satisfao das necessidades dos clientes. No projeto de almoxarifado devem ser verificados os seguintes aspectos: Itens a serem estocados (itens de grande circulao, grande peso e volume), corredores (facilidades de acesso), portas de acesso (altura, largura), prateleiras e estruturas (altura x peso), piso (resistncia). Localizao de Materiais O objeto de se implantar um mtodo de localizao de materiais estabelecer os meios necessrios perfeita identificao da localizao dos materiais. Normalmente utilizada uma simbologia alfanumrica que deve indicar precisamente o posicionamento de cada material estocado, facilitando as operaes de movimentao e estocagem.

Estoque Mnimo O estoque mnimo, tambm chamado de estoque de segurana, a quantia mnima que deve que deve existir em estoque para cobrir eventuais atrasos no suprimento, objetivando a garantia do funcionamento ininterrupto e eficiente do abastecimento as unidades municipais abastecidas pelo almoxarifado central. O estoque mnimo pode ser definido mediante a fixao de projeo estimada de consumo em determinado perodo de tempo.

44

Critrios de Inventrios Os inventrios dos bens de almoxarifado devem ser efetuados por comisso designada pelo Gestor Municipal, por ocasio das avaliaes peridicas e encerramento de exerccio. Comisso de Inventrio Os servidores do almoxarifado no participam das comisses, devendo prestar colaborao aos seus membros, quando necessrio. Inventrio Fsico Consiste na contagem fsica dos itens de estoque do almoxarifado ou deposito para aferir a preciso dos registros, verificando: Discrepncia em valor entre o estoque fsico e o estoque contbil; Discrepncia entre registros e o fsico (quantidade real na prateleira); Apurao do valor total de estoque (contbil) para efeito de balano ou balancetes. Neste caso o inventario realizado prximo ao encerramento do ano fiscal. Inventrios Gerais Efetuados ao final do exerccio, abrangendo todos os itens do estoque de uma s vez. So operaes de durao relativamente prolongada, que, por incluir quantidade elevada de itens, impossibilita reconciliaes, anlise das causas de divergncias e, conseqentemente, ajustes na profundidade. Inventrios Rotativos As contagens so efetuadas com maior freqncia, distribudas ao longo do ano, porm concentradas cada vez em menor quantidades de itens, proporcionando reduo na durao da operao e melhores condies de analises das causas e ajustes visando ao melhor controle. Preparao para o Inventrio Uma boa preparao para o inventrio imprescindvel para a obteno de bons resultados, devendo ser providenciado: Definio dos convocados para o trabalho de inventariado, com local e data prestabelecidos; Meios de contagem de qualidade e quantidade adequada para uma correta contagem; Re-anlise de arrumao fsica; Estabelecimento sobre o mtodo da tomada do inventario; Atualizao e anlise dos registros; Mapa da documentao e movimentao de materiais a serem inventariados. Avaliao dos Bens de Almoxarifado Os bens de almoxarifado so avaliados pelo preo mdio ponderado das compras, consoante o disposto no inciso III do art. 106 da Lei Federal n 4.320/64. GESTO DE PATRIMNIO O material permanente pode ser entendido como aquele que, igualmente em razo de seu uso corrente e de definio legal, no perde a sua identidade fsica, mesmo quando incorporado a outro bem e/ou tem uma durabilidade superior a dois anos. So definidos como despesas de investimento, da categoria econmica despesas de capital. Na classificao de despesa oramentria, para a identificao do material permanente, so adotados os seguintes parmetros: durabilidade quando o material em uso normal perde ou tem reduzidas as suas condies de funcionamento, no prazo mximo de dois anos;

45 fragilidade quando a estrutura do material est sujeita modificao, por ser quebradio ou deformvel, caracterizando-o pela perda e/ou irrecuperabilidade de sua identidade; perecibilidade quando o material est sujeito a modificaes em sua natureza (qumica ou fsica), sendo passvel de deteriorao ou perda de suas caractersticas normais de uso; incorporabilidade quando o material for destinado a ser incorporado a outro bem. Assim, este no pode ser retirado sem prejuzo das caractersticas do principal; transformabilidade quando adquirido para fins de transformao, produo ou fabricao de partes, elementos ou de outros bens completos. A responsabilidade do gestor de patrimnio sobre os bens a seus cuidados enseja trs nveis de obrigaes, por danos causados a estes: 1. reposio do bem e da funcionalidade que este representa, ou seja, o atendimento da demanda social, a que o bem se destina, deve ser mantida sem prejuzo populao; 2. recuperao do bem para assegurar o atendimento da demanda; 3. diz respeito indenizao ou ao ressarcimento do valor que o bem representa no patrimnio pblico. Deve-se ressaltar que a legislao estabelece essa ordem para as responsabilidades do gestor, em relao ao patrimnio que estiver a seu encargo. Nesta tica, pode-se afirmar que este gestor dever ser um profissional com formao especfica a fim de que possa desempenhar as funes que lhe competem. Ao contrrio, dificuldades podero ser encontradas, colocando em risco o patrimnio pblico, sob os seus cuidados, a si mesmo e s pessoas que trabalharem sob sua orientao, bem como o meio-ambiente e a populao em geral. Carga e Identificao de Materiais Quando um material passa a integrar o patrimnio de uma organizao uma das primeiras atividades, aps a verificao de sua regularidade (fsica e fiscal), o seu registro na relao geral de patrimnio, anotando-se a data e o valor de sua incorporao, a forma e a documentao de sua origem, a sua destinao, bem como o nmero pelo qual dever ser localizado nessa relao (o seu cadastro ou registro propriamente dito). Ao verificar a efetiva responsabilidade pela guarda e uso de um material, afirma-se que foi estabelecida a carga do bem. Sendo o mesmo transferido, anotam-se os dados e as condies dessa responsabilidade pelo novo consignatrio. Desta forma, constata-se que ocorreu a descarga do material, em relao ao primeiro, com a respectiva carga para o segundo. Toda transferncia de materiais, em uma organizao, deve dar origem a um novo termo de carga, quando houver a mudana de responsabilidade sobre estes. Pode-se dizer que a carga condio obrigatria para esta transferncia, sendo que, para a sua realizao, o bem dever estar perfeitamente caracterizado e avaliado, quanto ao seu estado ou condio de uso, bem como, devidamente, valorado, a fim de que se possa estabelecer a dimenso da responsabilidade que assume o novo consignatrio. A descarga tambm ocorrer quando o material se tornar irrecupervel pelas perdas de sua funcionalidade, por consumo e demais transferncias (cesso, venda, permuta, doao, inutilizao e abandono) e, ainda, por furto ou roubo, observadas as particularidades do caso. Eventualmente, partes ou peas de um conjunto podem ter a sua descarga isolada, fazendo-se as devidas anotaes no registro patrimonial, e, ainda, a atualizao do valor desse bem. O mtodo mais comum utilizado para identificar o bem patrimonial o da aposio de plaquetas. Porm, existem outros, tais como: gravao ou tatuagem (animais, bens metlicos, plsticos...); aposio de anis, colares ou similares (animais) tarja magntica, carimbos (livros), etc. Um dos problemas mais comuns a perda da seqncia da numerao de plaquetas. Vale lembrar que a numerao deve seguir uma ordem cronolgica. Assim, ser errado efetuar hoje o registro de um bem com uma placa de nmero 10 e amanh proceder ao registro de outro cuja placa for menor que 10. A origem mais comum desse erro reservar placas para um pedido ainda no entregue ou produtos que ainda aguardam inspeo para o seu recebimento final. No agir assim, contribuir para a reduo deste erro. Tambm no correto usar uma placa que, porventura, tenha sido pulada. A ao correta dar baixa nessa numerao, atravs de processo especfico para tal fim. Requisio e Distribuio

46 Uma das funes do gestor de patrimnio tomar todas as providncias que contribuam para o pleno atendimento das necessidades dos vrios requisitantes de materiais sob seus cuidados. Cabe a ele verificar a consistncia dos pedidos, a possibilidade de seu atendimento e a conduo dos materiais cujas necessidades devem e podem ser atendidas. Este processo de encaminhamento dos materiais aos seus respectivos requisitantes o que se chama de distribuio. Para que o material chegue ao solicitante, em perfeitas condies, em termos de quantidade e qualidade, o gestor dever tomar uma srie de providncias que envolvam, entre outras medidas, a escolha do meio de transporte do mesmo at o local onde esperado (que pode ser diferente daquele do solicitante), das protees requeridas para garantir a sua integridade durante este transporte (embalagens), a seleo do transportador, bem como a contratao de seguros, quando pertinente. Certamente, a maior fonte de erros e atrasos na entrega de materiais solicitados a divergncia entre a linguagem utilizada para a caracterizao dos materiais. A fim de que o pedido corresponda fielmente s necessidades de consumo necessrio se faz que o solicitante e quem distribuir o material estejam falando sobre a mesma coisa. Isto , que a descrio do material esteja em perfeita sintonia para ambos. A causa mais comum disto a inexistncia de um cadastro nico de materiais, com sua respectiva codificao, para todas as unidades do Estado. Por isso, com absoluta prioridade, deve ser adotado o mtodo descritivo, que consiste na especificao tcnica do conjunto de caractersticas do material. O mtodo referencial que consiste no uso de meios auxiliares (fotos, figuras, amostras e, at mesmo, embalagens de compras ou entregas anteriores etc.) para a caracterizao do material desejado, pode resultar em problemas na sua entrega ou aquisio. Estes problemas podem ocorrer porque, por exemplo, a amostra utilizada caracterizava apenas referncia de fabricao e no de marca, o que, na maioria dos casos, no permitido quando se tratar de aquisies pelo Poder Pblico. Um outro problema muito comum quando da compra ou solicitao de fornecimento por referncia a possibilidade de caducidade desta, ou seja, atrelar-se a uma alternativa obsoleta de um produto, quando podem j existir produtos de melhor desempenho, inclusive a preos menores no mercado, como no caso de equipamentos de informtica. A fim de minimizar ainda mais essa possibilidade, cabe ao gestor de materiais estar sempre em busca de atualizao sobre os materiais disponveis no mercado. Para a distribuio dos materiais nas organizaes, dois processos de fornecimento podem ser utilizados. O primeiro, ou por presso, consiste no fornecimento de quantidades uniformes em intervalos de tempo determinados, uma vez que as caractersticas da demanda ao longo do tempo j so bem definidas, no havendo, desta maneira, a mnima possibilidade de falhas no atendimento. Mesmo sendo os materiais bastante simples no requerem a apresentao de requisio a cada fornecimento (copos de gua e caf, por exemplo). O segundo processo aquele em que o fornecimento realizado aps a apresentao de cada requisio, quer seja pela variabilidade do material de consumo, que no permite uma distribuio uniforme, o que possibilitaria perdas por obsolescncia, inatividade ou ociosidade, quer seja pelo valor mais expressivo, fazendo-se necessrio um controle mais rigoroso de sua distribuio. Convm, finalmente, destacar que sempre caber ao gestor, realizar julgamento sobre o que lhe apresentado como solicitao. Nenhum material dever ser distribudo sem que a devida solicitao tenha sido encaminhada. Mesmo para produtos distribudos sob presso, em algum momento deve ter havido a previso de seu consumo e seus respectivos consumidores, bem como, a autorizao para esta distribuio. Recebimento e Aceitao Uma das mais importantes etapas do trabalho do gestor de patrimnio o recebimento dos materiais em sua organizao. Para tanto, uma srie de pr-requisitos devem ser observados. O primeiro deles, diz respeito competncia para este recebimento: significa dizer que o gestor de materiais, sozinho ou em equipe, ter plenas condies de julgar a conformidade daquilo que lhe entregue. Este julgamento tem duas dimenses: o aspecto quantitativo e o qualitativo, ou seja, as quantidades e as caractersticas ou especificaes do material em recebimento. Alm disso, deve ser observada a regularidade desse material, no que se refere aos aspectos fiscais, (documentao emitida pelo fornecedor, nota fiscal ou similar) e compatibilidade do que entregue com a documentao que originou o pedido (licitao, empenho, autorizao de despesa etc.). A fim de evitar julgamentos diferentes para um mesmo produto, por diferentes recebedores ou por um mesmo, em datas diferentes, faz-se necessrio que se estabelea um procedimento padro, contendo as formas de inspecionar o material a ser recebido, bem como verificar sobre quais os aspectos este deve ser avaliado (pontos de inspeo no produto).

47 A elaborao de uma relao geral sobre os itens a ser verificada evitaria essa variao avaliativa, bem como o esquecimento de algum ponto a ser avaliado, tem-se mostrado um instrumento adequado. Adicionalmente, justificam-se a elaborao de listas de verificao e a sua adoo formal pelos rgos pblicos, vez que permite que o conhecimento sobre os materiais possa estar disponvel para todos na organizao, diminuindo a dependncia do conhecimento centrado nas pessoas. Assim, quando o titular de uma funo sair de frias ou, por algum motivo, no puder exercer suas atribuies, outra pessoa poder assumi-las, sem maiores perdas de desempenho. Outrossim, a existncia de procedimentos escritos servir de memria tcnica da evoluo desse conhecimento na organizao; ou seja, a contnua reviso e redao de procedimentos permitiro a melhoria desses a cada nova edio, resultando assim em um trabalho mais gil e eficiente para o gestor de materiais. Um dos problemas mais comuns do gestor de patrimnio a assinatura do canhoto de recebimento, sem a prvia conferncia das caractersticas do produto que recebe. Agir dessa forma, a princpio significa atestar a condio do material entregue. A justificativa mais comum para tal atitude que, por vezes, a quantidade de material a receber bastante grande, no havendo como verificar a totalidade do material entregue. Porm, algumas providncias podem e precisam ser tomadas para a minimizao de oportunidades de conflitos entre o fornecedor e o recebedor, neste caso, os gestores de patrimnio. Uma das medidas mais simples o estabelecimento de uma norma instituindo o recebimento provisrio de todos os materiais entregues. claro que tal condio deva ser colocada ao conhecimento dos fornecedores, no respectivo documento, que apresenta a necessidade de fornecimento (edital, autorizao de despesa etc.). Assim, o gestor de patrimnio poder ter algum tempo a mais para a verificao das condies em que um dado material lhe entregue. Vale ressaltar que, tambm, deve constar da publicao, anteriormente citada, que a liberao da autorizao de pagamento somente ser efetuada aps a inspeo realizada nesse recebimento provisrio. A fim de que o material em recebimento no seja utilizado, indevidamente, enquanto uma parte do lote recebido ainda esteja em verificao, recomenda-se a segregao (separao fsica) dessa parcela do estoque, em uma rea reservada, pois que o consumo de parte do material entregue poder implicar na aceitao de todo o lote. Igualmente, os materiais que foram recebidos e se verificados que no esto em condies de uso, tambm devem ser segregados e convenientemente sinalizados para que no ocorra o seu consumo indevidamente ou, que sejam posteriormente agregados a um outro lote que j tenha sido aprovado para o consumo, resultando da em trabalho extra para o gestor de patrimnio e sua equipe. Vale afirmar que, quando aplicvel, pois nem todos os materiais podem passar por recepo provisria, sempre favorvel ao patrimnio a recepo, aps a qual, ser considerado como recebido, em definitivo, o material entregue. O local de entrega dos materiais, em regra geral, deve ser o almoxarifado da unidade. Todavia, nem sempre ser possvel fazer o depsito dos mesmos, no referido espao. Neste caso, o gestor de patrimnio deve dirigir-se at o local (canteiro de obras, unidade agrcola etc.) para onde o material foi encaminhado e, somente, aps a sua autorizao, que este deve ser liberado para uso. O recebimento dos materiais poder ser feito pelo almoxarife ou gestor de patrimnio, isoladamente, ou com o auxlio de outros profissionais, de reconhecida competncia tcnica ou domnio do conhecimento, sobre as caractersticas dos materiais, formando assim uma comisso de recebimento. Ressalta-se, ento, que no h nenhum desmerecimento em buscar auxlio de outros profissionais. Afinal, praticamente impossvel que uma nica pessoa detenha conhecimentos sobre a totalidade de materiais, que podem ser entregues em um patrimnio. Pelo contrrio, ser sinal de maturidade e conscincia profissional, reconhecer a importncia desse auxlio, quando necessrio. Deve-se, tambm, lembrar que existem outras formas de recebimento de materiais no patrimnio alm das compras regulares, tais como: por cesso, doao, permuta, transferncias, produo interna e, ainda, pelo pagamento de dvidas para com o Estado. Em cada uma dessas situaes existiro os documentos pertinentes que devero ser, devidamente, verificados para a carga do patrimnio e a devida atualizao de seu valor (termo de cesso ou doao, declarao de permuta, guia de remessa ou nota de transferncia e guia de produo, conforme o caso). Saneamento de Material

48 comum nos almoxarifados das organizaes pblicas a presena de materiais sem serventia, que foram adquiridos h muito tempo atrs e que, por algum motivo, no foram consumidos. Esto l e representam capital pblico empatado e que, de certa forma, desvaloriza-se dia aps dia. Entre as provveis explicaes que se podem buscar, para tal descontrole, esto o superdimensionamento de compras e a falta de controle fsico do material em estoque. Quanto ao problema das compras superdimensionadas pode-se apontar, como causa fundamental, a falta de planejamento na aquisio de origem diversa. Por outro lado, o controle da presena fsica de materiais na organizao, que tambm contribui para o planejamento, no sendo regularmente realizado, tambm contribui para o agravamento da situao acima descrita. So atividades que devem ser executadas em conjunto. No controle de estoques, uma das falhas mais freqentes o fato de os gestores de patrimnio, comumente, entenderem que almoxarifado sinnimo de estoque. Assim, acreditam que a simples verificao dos saldos de materiais nos almoxarifados representa os estoques destes na empresa. Neste aspecto, reside uma das principais origens para o superdimensionamento de estoques. Almoxarifado o local reservado para a guarda e a conservao de materiais, ou seja, um local que, em princpio, foi estruturado para assegurar o atendimento dessas funes. Estoque, por sua vez, toda e qualquer presena de materiais na empresa. Deve-se, inclusive, considerar como estoque os materiais em trnsito, sejam aqueles, que esto em processo de recebimento, bem como, os que foram distribudos para os vrios setores da empresa e, ainda, no foram consumidos. A atividade de otimizar as quantidades em estoque, verificando-as no seu respectivo estado ou condio de uso, chama-se saneamento de material. Visa tambm, liberao de reas nos almoxarifados e dos materiais considerados inativos, cujo estoque na organizao for muito superior s necessidades de consumo, ou seja, o seu giro muito baixo, incorrendo ao risco de que o mesmo perca a sua validade, se deteriore ou se torne obsoleto, porque no haver consumo suficiente para as quantidades estocadas. Ressalta-se que o gestor de materiais dever executar, rotineiramente, a atividade de classificar em ativos ou inativos os materiais em estoque. Esta atividade de fundamental importncia, para o correto planejamento das futuras aquisies. Inventrios O inventrio o instrumento atravs do qual os gestores de patrimnio verificam caractersticas especficas dos materiais sob os seus cuidados. Podem, atravs deste, levantar os saldos e a disponibilidade dos estoques, as condies de guarda e conservao, bem como obter, aps a execuo destas atividades, os meios necessrios para a valorao dos estoques. Estes devem ser continuamente realizados, visando manter atualizadas as informaes, acima descritas, para a tomada de decises pelo gestor e por seus superiores. A atualizao das informaes dos estoques facilita a rotina do gestor de patrimnio, sendo, inclusive, a nica forma efetiva de evitar a concentrao dessas atividades, em curto perodo de tempo, o que comumente acontece em organizaes, que no mantm esse hbito. Alm disso, conveniente que se lembre, de que a legislao coloca a obrigatoriedade da apresentao do inventrio anual, como forma de o Estado manter controle sobre a variao de seu patrimnio, ano aps ano, representado pelas quantidades de materiais e seus respectivos valores individuais e/ou em conjunto. Tipos de Inventrios O procedimento de controle para verificao dos equipamentos para a verificao dos equipamentos e matrias permanentes, em uso no rgo ou entidade, o inventario fsico, que ir permitir a atualizao dos registros e controles administrativo e contbil; o levantamento da situao dos equipamentos e materiais permanentes em uso e das suas necessidades de manuteno e reparos; e a constacao de que o bem mvel no necessrio na unidade. Conforme a situao adota-se o inventario adquado que pode ser dos seguintes tipos, segundo a Instruo Normativa n 205/88 (anexo II) da Secretaria e Administrao Pblica da Presidncia da Repblica SEDAP/PR: anal, inicial, de transferncia de responsabilidade, de extino ou transformao e eventual. O inventrio anual deve ser realizado ao final de cada exerccio financeiro, que coincide com o dia 31 Dezembro. Esse o principal inventrio levantado periodicamente pelo rgo porque o mesmo deve fazer parte das Tomadas de Contas Anuais a serem enviadas aos Tribunais de Contas Anuais a serem enviadas aos Tribunais de Contas. Ele elaborado a partir dos saldos anteriores das existncias fsicas, sendo alterado pelas movimentaes de entrada e de sada de itens patrimoniais, com a finalidade de se determinar o saldo atual. O levantamento desse inventrio requer contagem fsicas e conferncias de

49 valores. Os valores devero ser primeiramente checados junto ao sistema de controle de material para, em seguida, ser comparados com os saldos da contabilidade. Eventuais diferenas detectadas devero ser objeto de ajustes. Esse inventrio realizado por comisso de servidores designada especialmente para esse fim pelo ordenador de despesas do rgo,quando se tratar de material de consumo ou permanente estocado em almoxarifado. O inventrio anual pode ser realizado pelo prprio responsvel pela guarda, permitindo conferir se esto atualizados os Termos de Responsabilidade assinados quando da sada dos materiais para uso, de forma a manter atualizado o controle dos bens patrimoniais entregues aos agentes responsveis. O inventrio inicial dever ser realizado sempre que for criada uma nova unidade administrativa ou oramentria, ou mesmo um rgo, com o objetivo de relacionar os bens que ficaro sob a responsabilidade dos seus administradores. O inventrio de transferncia de responsabilidade ser efetuado quando ocorrer mudana (substituio) definitiva dos titulares de servios pblicos. Os encarregados de servio (chefes de seo, setor etc.) devero ter suas responsabilidades por bens patrimoniais sempre atualizadas por intermdio de Termos de Responsabilidade. Esse inventrio provoca a baixa da carga do servidor que est sendo substitudo e o registro da carga do servidor que assume a funo. O inventrio de extino ou transformao ser realizado sempre que determinado rgo for extinto ou transformado em outro. No caso de extino, esse inventrio provocar o armazenamento dos bens patrimoniais em local especfico a fim de poder ser reutilizado, atravs de distribuio, por outros rgos. O inventrio eventual poder ser levantado a qualquer momento durante todo o exerccio financeiro, sempre que se verificar indcios de prejuzo ao rgo, decorrentes de desaparecimentos, mau uso, ou outros fatos danosos, como, por exemplo, os causados por negligncia etc. O levantamento dos bens mveis ser realizado por comisso designada, composta de, no mnimo, trs membros conhecedores de bens patrimoniais. Desfazimento Da mesma forma que o gestor responsvel pela documentao e registro da entrada de materiais na organizao, tambm est sob a sua responsabilidade a tomada de providncias para a regularizao das sadas no patrimnio. Estas podem ocorrer por consumo, no caso de materiais, ou pelo desfazimento desse patrimnio, quando se tratar de material ou bem de outra natureza. O desfazimento pode acontecer em trs situaes: pela transferncia do bem a uma outra unidade, caracterizando a transferncia das obrigaes e responsabilidades para outras do Poder Pblico; pela cesso a outra unidade, para que esta possa fazer uso do bem, mas com a manuteno da posse pelo rgo original; pela alienao, que consiste na transferncia do poder sobre o bem, para novos proprietrios externos ou no ao Poder Pblico. Entre as formas de desfazimento destacam-se: a venda (que pode ser realizada por concorrncia, leilo ou convite); a permuta; a doao; a inutilizao e o abandono, cada uma destas com suas especificidades processuais. Consideram-se motivos para inutilizao do bem, a sua contaminao por agentes patolgicos (que podem causar doenas nos homens, animais ou plantas), a infestao por insetos nocivos, contaminao por radioatividade, natureza txica ou venenosa (embalagens de agrotxicos, inseticidas, por exemplo) e o perigo de utilizao fraudulenta (como no caso de modelos e cpias de formulrios, carimbos e outros elementos que podem dar origem a falsificaes). Torna-se importante destacar que, em razo da natureza dos materiais a serem inutilizados, por vezes, haver a necessidade da contratao de empresas especializadas e de reconhecida competncia para a execuo dos servios, face possibilidade de danos ambientais e sade de pessoas que, por ventura, tenham contato com estes. Por outro lado, tambm, em razo da natureza dos materiais, existe a previso legal do abandono, que caracteriza a simples renncia ao direito de propriedade. Convm lembrar que, somente aps a concluso dos devidos processos, que se poder verificar o respectivo ajuste patrimonial com a anotao das baixas e a atualizao dos valores devidos.

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Responsabilidade Ambiental do Gestor de Patrimnio A responsabilidade do gestor de patrimnio vai alm de suas atribuies diretas com os materiais, sob os seus cuidados. Sua ateno deve-se estender tambm aos possveis impactos, que o trato inadequado destes pode causar ao meio ambiente e, assim, prpria humanidade. Cuidados com as embalagens, a armazenagem e a disposio final dos materiais, entre outras atividades do cotidiano desse gestor, devem ser orientadas nesse sentido. Suas aes tm, por princpio, ser orientadas quanto reduo da gerao de resduos, a fim do reaproveitamento e da reciclagem dos materiais. Muito embora cresa a conscincia da populao em geral, no que se refere a questes ambientais e, por conseqncia, s exigncias dos cidados concernentes a estas, muitos desses gestores ainda no conseguem compreender, adequadamente, a importncia de seu papel neste contexto. Acredita-se que, tal fato, venha em decorrncia, em grande parte, da omisso de uma poltica ambiental estruturada, que envolva todos os escales dos rgos pblicos. Felizmente, as ltimas aes do Conselho Nacional do Meio Ambiente (CONAMA) sinalizam que tal situao dever ser alterada em um futuro prximo. Assim, convm aos gestores de patrimnio antecipar e implementar, entre outras medidas exigveis da dimenso ambiental de seu trabalho, programas de coleta seletiva, que daro suporte reciclagem de materiais, que, por sua vez, podero gerar recursos para o Estado, igualmente aos que existem em andamento nas empresas privadas. Poder-se-o tambm traar estratgias, objetivando melhorar a condio ambiental de seus fornecedores, com a incluso de exigncias referentes ao licenciamento ambiental pertinente, com vistas sua qualificao, enquanto fornecedor do Estado, bem como o estabelecimento de responsabilidades sobre o retorno de produtos e de suas embalagens, aps o seu uso. Todas essas providncias podem resultar em significativas contribuies para um Estado mais responsvel, quanto s questes ambientais, cujas organizaes sirvam de exemplo para toda a populao, favorecendo a economia de recursos e melhorando a vida dos seus habitantes, em geral, atravs de um meio-ambiente de melhor qualidade. Afetao e Desafetao Afetao e desafetao so os fatos administrativos dinmicos que indicam a alterao das finalidades do bem pblico. Se o bem est afetado e passa a desafetado do fim pblico, ocorre a desafetao;se, ao revs, um bem desafetado passa a ter alguma utilizao pblica, poder dizer-se que ocorreu uma afetao. Com um mundo globalizado e competitivo sabe-se que uma gesto eficiente de estoques em qualquer segmento pode colocar uma organizao em destaque, pronta para enfrentar a concorrncia, suprir as necessidades de um ciclo produtivo, alem de minimizar custos, pois estoque igual a dinheiro parado. Com o novo conceito logstico, hoje a gesto de suprimentos tornou a ser uma das ferramentas indispensveis para o bom desempenho de qualquer organizao. Sendo assim, necessrio que o homem do almoxarifado esteja preparado e constantemente se reciclando. Gesto Patrimonial (Sistema de Controle Interno) Segundo orientaes dos sistemas de controle interno, pode-se citar 19 pontos relevantes aos bens patrimoniais, sendo eles: 1. verificar a realizao de inventrios fsicos, peridicos dos bens patrimoniais, em perodos no superiores a um ano; 2. verificar se os bens de natureza permanente recebem nmero seqencial de registro patrimonial para identificao e inventario, por ocasio da aquisio ou incorporao ao patrimnio; 3. verificar se os bens so registrados , e se nos registros contam data de aquisio, incorporao, transferncia ou baixa, descrio do bem , quantidade, valor,nmero do processo, identificao do responsvel por sua guarda e conservao, e ainda localizao do bem; 4. verificar a existncia de arquivos de notas fiscais para bens mveis; 5. verificar a existncia de Termos de Responsabilidade/ Transferncia sobre o bem; 6. verificar a existncia de conciliao entre o controle patrimonial e o contbil; 7. verificar a realizao de inspees peridicas no almoxarifado;

51 8. verificiar a existncia de arquivos de registros de materiais que contenham a data de entrada e sada o material, especificao, quantidade, custo e sua destinao, com base nas requisies de material; 9. verificar a existncia de controles de mximo /mnimo de estoque e conseqente planejamento de compras; 10. verificar se os nveis de estoque so atualizados sistematicamente; 11. verificar os controles existentes quanto ao atendimento das requisies de materiais; 12. verificar se o valor do estoque apurado no encerramento do exerccio vem sendo registrado no sistema patrimonial; 13. verificar a existncia de controles individuais de veculos, contendo informaes sobre marca, cor, ano de fabricao, tipo, nmero da nota fiscal, modelo, nmero do motor e do chassi, placa e nmero de registro no DETRAN; 14. verificar se h controle de deslocamentos ( quilometragem e/ou horas); 15. verificar se h controle de consumo de combustveis e lubrificantes; 16. verificar a existncia e adequao de dirio de bordo para todos os veculos; 17. verificar a existncia de controles em separado, em caso de veculo alugado por terceiros; 18. verificar a existncia de normas de controle para utilizao dos veculos; 19. verificar se as notas fiscais de prestao de servios e/ou peas utilizadas na frota so devidamente atestadas quanto correta execuo /utilizao antes de serem encaminhada para pagamento.