PROJETO DE MODERNIZAO DOS ARQUIVOS DO TJDFT REA-FIM PROMA Otaclio Guedes Marques otacilio.marques@tjdft.jus.

s.br Analista Judicirio Arquivista TJDFT Mestre em Cincia da Informao UnB RESUMO Tendo como ponto de partida a insuficincia de espao fsico para armazenamento de autos de processos judiciais findos, problema existente no Tribunal de Justia do Distrito Federal e Territrios, o texto se prope a apresentar um modelo de gesto documental que soluciona de forma definitiva o problema ora tratado. A metodologia adotada foi a de gerenciamento de projetos, associada s tcnicas de Arquivologia e do Direito, e ao uso de novas tecnologias da informao. Nesse sentido, elaborou-se um projeto bsico intitulado de PROMA Projeto de Modernizao dos Arquivos do TJDFT, subdividindo-o em quatro subprojetos. Os subprojetos tiveram e tm como finalidade aprovar e aplicar a Tabela de Temporalidade Documental rea Fim, elaborar um Projeto de Arquitetura de Gesto Eletrnica de Arquivo, criar um ambiente favorvel s mudanas de valores e cultura decorrentes da implantao do PROMA, construir um espao para execuo da digitalizao e da microfilmagem eletrnica, adquirir uma sala-cofre para armazenamento de mdias, ampliar a capacidade de armazenamento do Storage, customizar o sistema informatizado, promover o tratamento arquivstico da massa documental acumulada, permitindo a implementao de uma poltica perene de gesto documental, e construir uma nova sede, dentro de padres arquivsticos, para o Arquivo Central. O PROMA est em fase de execuo e as expectativas de resultados positivos so muito grandes, no s por parte do TJDFT, mas de diversos outros rgos que esperam que haja sucesso nessa empreitada, para que se possa ter um modelo de gesto a ser seguido. Palavras-chave: Gesto de Arquivo, Modernizao, PROMA, Poder Judicirio.

INTRODUO No novidade para os Arquivistas e trabalhadores da rea de Arquivo que a falta de uma poltica de gesto documental tem como conseqncia o acmulo desordenado e inadequado de documentos, gerando graves problemas de administrao, que variam do armazenamento ao acesso. Durante anos as instituies brasileiras vieram criando verdadeiras massas documentais acumuladas, de forma indiscriminada, guardando documentos de maior e menor valor numa mesma sistemtica e, normalmente, em locais completamente nocivos preservao de documentos. No Tribunal de Justia do Distrito Federal e Territrios a realidade no se desenhou diferente da retratada anteriormente, o que criou uma situao de mais de 40 (quarenta) anos de acmulo de documentos sem nenhuma preocupao arquivstica. Entretanto, nas ltimas gestes do TJDFT, considerando o esgotamento da capacidade de armazenamento dos arquivos e a necessidade de acesso rpido informao, houve um momento mpar para os servidores da Secretaria de Gesto Documental, que receberam a misso e a confiana da Administrao Superior da Casa para que apresentassem uma soluo para o problema. Sabedora da oportunidade, a Secretaria de Gesto Documental desenvolveu o PROMA Projeto de Modernizao dos Arquivos do TJDFT, que um projeto de grandes dimenses e que visa criar uma poltica de gesto documental de processos judiciais para esta Corte de Justia. O PROMA foi dividido em quatro Subprojetos, que esto sendo executados de forma gradativa, e acompanhados e controlados in loco pelos servidores da Secretaria de Gesto Documental. A metodologia de gerenciamento de projetos adotada pelo Tribunal de Justia do Distrito Federal e Territrios tem se mostrada eficiente e eficaz, com suas informaes mais relevantes transcritas nas entrelinhas do texto a seguir. DESENVOLVIMENTO A falta de espao para armazenamento de autos de processos judiciais findos no uma particularidade do Tribunal de Justia do Distrito Federal e Territrios TJDFT. Como

se sabe esta realidade tem se tornado, cada vez mais, um problema de propores alarmantes para todos os rgos do Poder Judicirio. Num primeiro momento, nem se discute se os espaos a serem disponibilizados para efeito de armazenamento so, ou no, adequados tecnicamente para a preservao e conservao do acervo, portanto, tal preocupao se tornou secundria diante da gravidade do problema de falta de espao fsico para armazenamento. Buscar uma soluo para o problema de armazenamento tornou-se muito mais que um desafio s reas de gesto documental, passou a ser uma necessidade, tendo em vista as realidades encontradas nos rgos do judicirio, Brasil afora. Em se tratando especificamente da realidade do Tribunal de Justia do Distrito Federal e Territrios, foi realizada uma projeo com dados obtidos junto Assessoria de Planejamento Estratgico APE, poca (dados de 2004), e do SISTJ (sistema informatizado utilizado no cadastramento e controle de andamentos de autos de processos judiciais em 1 instncia), onde se previu o esgotamento gradativo da capacidade de armazenamento do acervo do Tribunal a partir do segundo semestre de 2004, o que j se efetivou, provocando a necessidade de destinao de novas reas para arquivamento. Os dados indicaram um crescimento, para o perodo 2004-2007, em todo o DF de 12.020 metros lineares (86.000 caixas) de autos judiciais. Desta forma, diagnosticou-se o crescente aumento na distribuio dos autos judiciais na taxa mdia de 9,47% ao ano, sendo esta sensivelmente mais alta que a do arquivamento, que se posiciona em 8,53% ao ano, resultando em um gargalo na fase inicial de arquivamento dos processos judiciais.

Distribuio X Arquivamento
400000 350000 300000

P ro c e s s o s

250000 200000 150000 100000 50000 0 1996 1997 1998 1999 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007

Arquivados Distribudos

Ano

Fonte: AAE e SISTJ

 importante registrar que o TJDFT acumulou, em quatro dcadas de existncia, cerca de 12.642 metros lineares (90.298 caixas) de autos judiciais findos, na Circunscrio Judiciria Especial de Braslia, armazenados no Arquivo Central, e que no perodo (20042007) reteve no Arquivo do Frum de Braslia e nos Cartrios Judiciais, cerca de 5.700 metros lineares (40.715 caixas), ou 47,4% do total acumulado nas quatro dcadas anteriores, indicando um colapso no sistema de arquivamento de processos judiciais. Pode-se, com isto, inferir algumas informaes como a de que h um crescente aumento da prestao do servio jurisdicional e que este no vem sendo acompanhado pelo crescimento dos recursos utilizados no gerenciamento das informaes ou que no est sendo modernizado de forma satisfatria, impactando negativamente em todo o sistema. Outro fato, tambm observado, foi o de que o crescimento no volume de autos arquivados no reflete na transferncia fsica da documentao que se encontra nos cartrios para os respectivos servios de arquivos dos fruns. Explica-se o mencionado pela falta de infra-estrutura dos servios de arquivo, bem como pela insuficincia dos recursos disponibilizados para o seu funcionamento. sabido que, segundo as normas emanadas pelo Conselho Nacional de Arquivos CONARQ, para se construir um local prprio para o armazenamento de documentos, destinase 170 m2 para armazenar cada 1.000 metros lineares de documentos. Conforme informaes do Sindicato da Indstria da Construo Civil no Brasil, gastava-se em janeiro de 2004 cerca de R$ 736,66 por metro quadrado de rea construda, implicando em um investimento de aproximadamente R$ 1.500.000,00 necessrio construo de novas reas para armazenamento, aproximadamente 2040 m2, excluindo-se o valor do terreno. Um paliativo que obrigaria a Casa a investir, dentro de alguns anos, novamente em reas para armazenamento de autos. Diante da problemtica levantada, e ora exposta, a Secretaria de Gesto Documental SEGD, unidade administrativa responsvel pela gesto documental do TJDFT, buscou alternativas para soluo definitiva da questo. Para tanto, a SEGD realizou uma pesquisa de campo junto a diversos rgos do Poder Pblico e empresas privadas, em busca de experincias de sucesso, alm de realizar um amplo estudo sobre a legislao vigente, as ferramentas tecnolgicas disponveis e as tcnicas arquivsticas. Concomitante s atividades acima descritas, a Secretaria de Gesto Documental buscou estabelecer parcerias estratgicas com unidades administrativas do Tribunal, a fim de obter informaes tcnicas em reas distintas do conhecimento, dentre as quais pode-se listar: Assessoria de Programas e Projetos da Presidncia APP, por ser uma unidade especializada

e gerenciamento de Programas e Projetos; Secretaria de Informtica SEIN, por ser a unidade responsvel pela parte de tecnologias da informao; Secretaria de Recursos Humanos SERH, por ser a unidade responsvel pela alocao de pessoal, alm de desempenhar um papel fundamental na rea de gesto de mudanas; Secretaria de Recursos Materiais SEMA, por ser a unidade responsvel pelas aquisies de bens mveis, imveis e de consumo, cabendo a ela todo e qualquer processo licitatrio; Secretaria Predial SEAP, por ser a unidade responsvel pela destinao, construo e reforma de espaos fsicos; Assessoria Tcnica da Secretaria Geral ATS, por ser a unidade responsvel por projetos de arquitetura; Assessoria de Comunicao Social ACS, por ser responsvel pela parte de comunicao, divulgao e marketing; algumas unidades vinculadas Corregedoria de Justia, por se tratarem dos usurios internos dos autos de processos judiciais findos. Houve um trabalho de levantamento de requisitos junto s unidades administrativas da Casa para subsidiar uma proposta preliminar que seria apresentada Administrao Superior do Tribunal de Justia, com vistas a obter a autorizao para o incio do planejamento de um Projeto para solucionar o problema de armazenamento de autos de processos judiciais findos. Em julho de 2004, j com uma proposta preliminar elaborada, a Secretaria de Gesto Documental fez uma apresentao Administrao Superior, que concedeu a autorizao para prosseguir com os trabalhos e elaborar um projeto. O Projeto de Modernizao dos Arquivos PROMA foi concebido, por uma iniciativa da Vice-Presidncia, por meio da sua Secretaria de Gesto Documental, e recebeu o apoio institucional da Presidncia e da Corregedoria, como o objetivo de resolver de forma gradual, sistemtica e duradoura, o problema de armazenamento de autos judiciais findos, promovendo a definio de critrios e procedimentos para a destinao final de documentos judiciais e a utilizao de ferramentas tecnolgicas que garantam armazenamento em ambiente seguro e viabilizem a adoo de sistema digital para o rito processual como alternativa forma tradicional. Durante aproximadamente quatro meses, a Secretaria de Gesto Documental, com o apoio da Assessoria de Programas e Projetos da Presidncia, elaborou o Documento Geral do Projeto, que contm informaes referentes ao planejamento, execuo, resultados obtidos e lies aprendidas, utilizando-o como balizador de suas aes, replanejando-o quando existir necessidade. Para alcanar o objetivo acima mencionado, foram estabelecidas trs metas, conforme a seguir:

Eliminar 50% da documentao relacionada a autos findos armazenados pelo TJDFT, na Subsecretaria de Gesto de Arquivos Intermedirio e Permanente SUGIP (Arquivo Central), com base na Tabela de Temporalidade de Documentos TTD rea Fim aprovada pela Administrao Superior; Migrar de suporte, de acordo com os critrios a serem estabelecidos na Tabela de Temporalidade de Documentos TTD, 50% da massa documental rea Fim armazenada pelo TJDFT; Implantar Gerenciamento Eletrnico de Documentos gesto documental da rea Fim do TJDFT na SUGIP. A metodologia adotada e as dimenses do projeto exigiram a definio de uma Equipe Gestora do Projeto, composta por um Lder (Secretrio de Gesto Documental), trs Patrocinadores (Presidente, Vice-Presidente e Corregedor) e um Comit Executivo (representantes da Administrao Superior, Lder do Projeto e Assessor de Programas e Projetos), a qual ficaria responsvel pelo planejamento, execuo, controle, coordenao das atividades, comprometimento da instituio, estabelecimento de diretrizes e prioridades, auxlio na obteno de recursos e soluo de conflitos. Esta atitude foi muito importante para o reconhecimento do PROMA como um projeto institucional, e a criao de prioridades para sua implementao com o sucesso esperado, uma vez que houve o envolvimento das principais autoridades da Casa, mantendolhes informadas de todos os passos adotados, por meio de relatrios semanais, quinzenais ou mensais, dependendo do caso, e de Atas de Reunies. Fato relevante a ser considerado foi a formatao escolhida na etapa de planejamento do projeto, definindo em seu escopo 04 (quatro) subprojetos, quais sejam: Bases do GED, Aquisio de Infra-estrutura, Gesto Documental, Preservao e Acesso Eletrnico das Informaes e Nova Sede do Arquivo Central. O objetivo da diviso em subprojetos foi melhorar o controle sobre as atividades e a visualizao daquelas durante o acompanhamento, permitindo um melhor desempenho do projeto. SUBPROJETO 01 Bases do GED O subprojeto 01 foi iniciado em julho de 2004, aps sua devida apresentao do seu Plano Geral Administrao Superior, que o aprovou, autorizando, conseqentemente, sua implementao. A concluso do Subprojeto foi prevista para agosto de 2005, e cumprida dentro da expectativa.

O objetivo do subprojeto foi prover o Tribunal de Justia do Distrito Federal e Territrios TJDFT de uma Tabela de Temporalidade de Documentos para realizar a efetiva gesto documental, alm de elaborar um Projeto de Arquitetura de Gesto Eletrnica de Arquivo para implantar uma moderna sistemtica de gerenciamento de informaes, resultando na otimizao dos espaos reservados ao arquivamento de autos judiciais, na melhoria ao acesso s informaes, no significativo aumento na segurana das informaes contidas nos autos e na viabilizao da implantao de uma sistemtica digital que venha a substituir os procedimentos fundamentados no papel. Para atingir o objetivo, acima citado, foram definidas trs metas, as quais se seguem: Revisar e aprovar, por completo, a Tabela de Temporalidade de Documentos rea Fim do TJDFT; Elaborar o Projeto de Arquitetura de Gesto Eletrnica de Arquivo; Promover a criao de um ambiente onde as mudanas de valores e de cultura sejam favorveis implantao do PROMA (Gesto de Mudanas). Com relao reviso e aprovao da Tabela de Temporalidade de Documentos rea fim, o primeiro passo dado com a reestruturao da Comisso Permanente de Avaliao Documental rea Fim, o que foi concretizado por meio da Portaria GPR N 863/2004, de 04 de novembro de 2004. A Comisso composta por oito Magistrados das diversas reas do Direito, e por cinco servidores de reas tcnicas especializadas, dentre as quais, Arquivologia e Direito. O segundo passo foi a definio de um plano de trabalho, com datas de reunies tcnicas bem definidas, e o levantamento do material para subsidiar o parecer da Comisso, que fora emitido favoravelmente aprovao da Tabela de Temporalidade de Documentos, j revisada. Aps elaborao do parecer, a Tabela de Temporalidade foi submetida Administrao Superior (Presidente, Vice-Presidente e Corregedor), e em seguida, ao Conselho Administrativo do Tribunal de Justia, que procedeu sua aprovao no dia 31 de agosto de 2005, por meio da Resoluo N 008/2005. No que diz respeito elaborao do Projeto de Arquitetura de Gesto Eletrnica de Arquivo, o Tribunal de Justia optou por contratar uma consultoria especializada para entrega de trs produtos para subsdio na elaborao do Projeto, quais sejam: Anlise dos Processos de Gesto de Autos Judiciais Findos do TJDFT; Projeto Funcional da Arquitetura

de Gesto Eletrnica de Arquivos de Autos do TJDFT; e, Dimensionamento e Especificao Tcnica dos Componentes da Arquitetura de Gesto Eletrnica de Arquivos de Autos do TJDFT. A necessidade de contratao de uma consultoria especializada se deu principalmente pelo curto tempo, dada urgncia da soluo do problema de armazenamento de autos de processos judiciais findos, e pela falta de pessoal disponvel para atendimento da demanda em um prazo razovel. importante esclarecer que os servidores da Secretaria de Gesto Documental do Tribunal acompanharam in loco todo o trabalho desenvolvido pela consultoria, participando de todas as etapas de concepo dos produtos. Considerando que a consultoria contratada foi junto Universidade de Braslia UnB, Universidade Pblica, sem fins lucrativos e comprometida com a gesto de recursos pblicos, e que contou com Professores em nvel de Doutorado, os produtos entregues forneceram subsdios confiveis e trouxeram consigo a segurana necessria para que a Administrao Superior da Casa decidisse com tranqilidade no momento de efetuar novas contrataes e aquisies, em relao ao Projeto em tela. Baseado nos produtos entregues pela UnB, a equipe da Secretaria de Gesto Documental teve condies de definir os rumos a serem tomados quanto adoo de novas tecnologias da informao que, associadas a tcnicas arquivsticas, funcionariam como ferramentas facilitadoras do acesso e da preservao das informaes desta Eg. Corte de Justia. Concernente terceira e ltima meta do Subprojeto 01 Promover a criao de um ambiente onde as mudanas de valores e de cultura sejam favorveis implantao do PROMA (Gesto de Mudanas), diversas atitudes foram tomadas, dentre as quais podem ser citadas: a criao de uma cartilha explicativa, que foi disponibilizada para as unidades impactadas pelo projeto, trazendo informaes sobre o que , a finalidade, o maior desafio, os benefcios, o que mudar, interferncias nas rotinas de trabalho etc.; elaborao de planejamento para campanha publicitria em conjunto com a Assessoria de Comunicao Social do Tribunal; publicao de matrias acerca do tema na imprensa interna e externa; foram afixados diversos cartazes nas unidades envolvidas de alguma forma etc. Assim como no Plano Geral do PROMA, se fez necessria a definio de uma Equipe Bsica para Gesto do subprojeto, com estrutura similar do Projeto. Entretanto, por se tratar de algo mais operacional, a Equipe foi composta por tcnicos, e no pela Administrao Superior.

Fato de extrema relevncia foi a definio de quais seriam as unidades impactadas pelo subprojeto, o que permitiu um contato prvio e um trabalho preliminar no sentido de integr-las no processo, evitando/antecipando resistncias futuras s possveis mudanas ou demandas de servios. Todas as atividades executadas, bem como sua previso financeira, foram mapeadas e fizeram parte do Plano Geral deste Subprojeto 01. Este mapeamento permitiu a estruturao de um plano de gerenciamento de riscos, visando minimizar os impactos negativos que poderiam ser causados ao PROMA como um todo, em caso de concreo de algum risco. SUBPROJETO 02 AQUISIO DE INFRA-ESTUTURA Depois da aceitao do modelo de gesto informacional proposto pelo subprojeto 01 e da aprovao da Tabela de Temporalidade Documental rea-Fim, o Tribunal de Justia prosseguiu no processo de modernizao dos arquivos dando seqncia s aes necessrias para a implantao do PROMA. Nesse sentido, foi elaborado o Plano Geral do Subprojeto 02, que teve como objetivo principal prover os recursos e promover as aes necessrias implantao do Projeto de Modernizao dos Arquivos no que se refere infra-estrutura. Esse Plano Geral foi apresentado Vice-Presidncia, que o aprovou e autorizou sua execuo, em 11 de abril de 2005 a 28 de abril de 2006. As metas estabelecidas para atingir objetivo, acima mencionado, foram: A reforma do espao fsico destinado para o funcionamento de um bir de digitalizao e microfilmagem eletrnica de autos de processos judiciais que foi denominado Centro de Modernizao Arquivstico do TJDFT - CMA; A aquisio de uma sala-cofre destinada ao armazenamento dos microfilmes e das fitas LTO Tipo 01 produzidas pelo novo modelo de gesto da informao; A aquisio de 12 Terabytes para o Storage do TJDFT com o objetivo de armazenar e disponibilizar os documentos que sero digitalizados; A customizao do Sistema de Documentos e Informaes SISDOC para atender s rotinas que sero incorporadas ao processo de trabalho da Subsecretaria de Gesto de Arquivos Intermedirio e Permanente SUGIP (Arquivo Central). As atividades definidas para atendimento da primeira meta foram as seguintes: Elaborao e aprovao do Projeto Bsico de Reforma para o Espao Fsico do Bir de Digitalizao, que se deu em conjunto com as reas tcnicas do TJDFT, o que permitiu

manter os prazos dentro dos limites aceitveis; contratao da reforma do espao fsico destinado ao Bir, o que exigiu um estreitamento dos contatos com a unidade administrativa do Tribunal responsvel pelas aquisies, procurando acelerar o procedimento de contratao. Referente segunda meta, tambm houve a elaborao do Projeto Bsico para Aquisio da Sala-Cofre, envolvendo estudos tcnicos para especificao do bem, levantamento de legislao, contatos com outros rgos que j haviam adquirido o material, e realizao de pesquisa de mercado procurando obter a soluo mais apropriada s necessidades do PROMA; Contratao da Empresa para fornecer a Sala-Cofre, com o apoio da unidade administrativa de compras do Tribunal; e, acompanhamento, recebimento, instalao e treinamento dos servidores do TJDFT para uso e pequenas manutenes da SalaCofre. Quanto terceira meta, assim como ocorreu nas duas anteriores, houve a elaborao do Projeto Bsico para a Aquisio do Storage, que foi possvel por meio da realizao de estudos e definio da capacidade necessria de armazenamento em meio digital requerida pela soluo a ser adotada, contando, para tanto, com o apoio da Secretaria de Informtica da Casa. Em se tratando da quarta e ltima meta, foi realizado, um levantamento de requisitos para a customizao do Sistema de Documentos e Informaes SISDOC, sistema informatizado onde so cadastradas, controladas, armazenadas e disponibilizadas as informaes referentes aos autos de processos judiciais findos, arquivados no Arquivo Central do Tribunal. Em seguida, ocorreu a prototipao do sistema, com acompanhamento do desenvolvimento das novas funcionalidades, fornecendo as informaes necessrias ao pleno funcionamento do sistema em tempo hbil. No menos importante, foi a realizao exaustiva de testes no sistema antes da disponibilizao para uso. Todas as metas do Subprojeto 02 foram definidas aps a deciso do Tribunal pela adoo de novas tecnologias da informao para contriburem com a soluo do problema de falta de espao fsico, acesso e preservao das informaes desta Eg. Corte de Justia. As metas esto respaldadas na necessidade de se ter um espao adequado e seguro para preservao das informaes, bem como a infra-estrutura tecnolgica suficiente ao atendimento da demanda futura que ser ocasionada pela quantidade de informaes que passar a trafegar na rede informatizada do Tribunal, conseqente da mudana de suporte. Seguindo o mesmo modelo de gesto adotado pelo Subprojeto 01, foi definida a Equipe Bsica para Gesto do Subprojeto 02, com estrutura similar do primeiro, e houve a

definio das unidades impactadas pelo Subprojeto, o que permitiu um contato prvio e um trabalho preliminar no sentido de integr-las ao processo. Todas as atividades realizadas para atingir as metas pr-estabelecidas surgiram de um planejamento anterior que definiu diversos aspectos que poderiam interferir no sucesso do Subprojeto, como o caso do levantamento e estreitamento das relaes com as unidades administrativas envolvidas, elaborao de projeto bsico, levantamento de riscos, definio de recursos financeiros, convencimento da Administrao Superior, dentre outros. SUBPROJETO 03 GESTO DOCUMENTAL, PRESERVAO E ACESSO ELETRNICO DAS INFORMAES. Da mesma forma que aconteceu nos Subprojetos 01 e 02, fora elaborado um Projeto Bsico para a Contratao dos Servios Arquivsticos, Digitais e Microgrficos, que hoje so executados no acervo do Arquivo Central, por meio de um contrato, com prazo mximo de execuo de 42 meses, a contar da data de 1 de maio de 2006. Para tanto, houve um estreitamento das relaes com a unidade administrativa de compras do TJDFT e com unidades diretamente envolvidas no Subprojeto 03. Os estudos apresentados pela Universidade de Braslia, conforme descrito no Subprojeto 01, bem como estudos promovidos pelo gabinete da Secretaria de Gesto Documental, por meio de eventos de capacitao dos servidores e intercmbio de informaes com empresas, foram utilizados na elaborao do Projeto Bsico, que foi aprovado e autorizado pela Administrao Superior da Casa. O Subprojeto 03 tem como principal objetivo a contratao e a execuo dos servios de tratamento arquivstico, digitalizao e microfilmagem eletrnica dos autos de processos judiciais findos, uma vez que a estrutura do Tribunal no teria condies de atender demanda de trabalhos gerada pela adoo da mudana de suporte e a aplicao de metodologia arquivstica em um acervo acumulado por mais de 40 anos. importante registrar que a contratao de empresa(s) terceirizada(s) somente para atendimento do legado, e que os servidores do Tribunal acompanham in loco a execuo dos trabalhos, visando a apropriao do conhecimento gerado durante o tratamento, necessrio continuidade da execuo dos servios que sero incorporados s rotinas desta Eg. Corte de Justia aps a concluso do contrato. Para atingir o objetivo do Subprojeto 03, foram definidas cinco metas principais, as quais esto listadas abaixo:

Implementar a nova metodologia de gerenciamento das informaes, consolidando os estudos acerca da Tabela de Temporalidade Documental rea-Fim; Realizar o tratamento arquivstico de todo acervo do Arquivo Central; Realizar a digitalizao e a microfilmagem eletrnica dos autos de processos judiciais, obedecendo aos critrios, de preservao e disseminao das informaes, estabelecidos na Tabela de Temporalidade Documental rea-Fim do TJDFT; Avaliar a documentao, quanto ao seu valor primrio, separando-a para posterior apreciao quanto aos valores histricos, probatrios ou informativos; Efetuar o treinamento dos servidores para atuarem com os novos equipamentos, objetivando sua operao, manuteno e reposio de peas. Visando atingir as metas acima, as empresas Politec, Policentro e Novadata, contratadas para execuo dos servios objeto do Subprojeto 03, por meio do Consrcio DIGIWARE, realizam as atividades abaixo: Conferncia do contedo das caixas; Classificao dos processos de acordo com o Cdigo de Classificao de Documentos da rea-fim do Tribunal; Identificao e separao das peas a serem digitalizadas, obedecendo ao disposto na Tabela de Temporalidade Documental da rea-fim e nos demais atos normativos que rezam sobre o assunto; Arranjo das caixas-arquivo respeitando a nova estrutura definida; Cadastramento das informaes arquivsticas e endereamento dos processos judiciais, realizados no Sistema de Documentos e Informaes SISDOC; Impresso de novas etiquetas para os processos judiciais; Higienizao dos processos judiciais, preparando-os para a digitalizao, e colagem das etiquetas; Digitalizao dos processos judiciais, respeitando o estabelecido na Tabela de Temporalidade Documental e as especificaes tcnicas do Projeto Bsico; Remontagem dos processos judiciais; Acondicionamento dos processos judiciais em caixas-arquivo e seu armazenamento no mobilirio; Microfilmagem eletrnica e a certificao digital dos processos judiciais;

Realizar um curso de treinamento com os servidores indicados pela Secretaria de Gesto Documental, que abordar o uso e a manuteno dos equipamentos de mudana de suporte que sero doados ao TJDFT, conforme definido em contrato de prestao de servios. Alm destas atividades, foram realizados testes de ajustes de qualidade das imagens a serem digitalizadas. Assim como ocorreu nos Subprojetos 01 e 02, houve a definio da Equipe Bsica para Gesto do Subprojeto 03, com estrutura similar dos demais, tendo sido definidas as unidades impactadas por este Subprojeto, visando um contato prvio e um trabalho preliminar de integrao ao processo de trabalho. A elaborao de um planejamento anterior execuo permitiu a previso de diversos aspectos que podem interferir no sucesso deste Subprojeto, como o caso do levantamento e estreitamento das relaes com as unidades administrativas envolvidas, elaborao do projeto bsico para contratao de servios, levantamento de riscos, definio de recursos financeiros, convencimento da Administrao Superior etc. Este subprojeto encontra-se finalizando o primeiro ano de execuo, aproximando-se de 30 % o montante do acervo a ser tratado, com previso de trmino em dezembro de 2009. SUBPROJETO 04 NOVA SEDE DO ARQUIVO CENTRAL O Subprojeto 04 seguir os mesmos passos metodolgicos adotados pelos Subprojetos 01, 02 e 03, com elaborao de um Projeto Bsico para a Contratao dos Servios de Arquitetura e Engenharia, necessrio edificao de um edifcio dentro das orientaes tcnicas de construo de unidades de arquivo. Este Subprojeto j ponto de discusso e de estudos no mbito interno da Secretaria de Gesto Documental, aguardando um momento oportuno para ser apresentado Administrao Superior da Casa. Cabe registrar, apenas, que houve uma prioridade estratgica em se garantir os recursos necessrios ao tratamento da documentao acumulada, dada a quantidade de problemas que a falta de gesto arquivstica daquela tem causado ao Tribunal de Justia do Distrito Federal e Entorno, e a alta probabilidade de prejuzos irreparveis que poderiam ocorrer sociedade como um todo. Tal postura no diminui, de forma alguma, a importncia da construo de uma rea adequada para preservao e conservao do acervo arquivstico desta Eg. Corte de Justia. Ao contrrio, depois de ocorrido o tratamento do acervo e se ter investido tantos recursos para

concreo dos trs primeiros Subprojetos, torna-se mais forte e mais justificvel, ainda, a construo de um espao que possa atender s condies arquivsticas de preservao e conservao da memria institucional. CONCLUSO O Tribunal de Justia do Distrito Federal e Territrios teve uma atitude de vanguarda ao adotar um projeto de gesto documental de forma to abrangente, como o Projeto de Modernizao dos Arquivos do TJDFT PROMA. Este Projeto sanar, em mdio prazo, o problema de armazenamento de autos de processos judiciais findos, de forma eficiente e eficaz, j que a soluo adotada de carter duradoura e permanente, implementando uma poltica de gesto arquivstica completa, associada ao uso de novas tecnologias da informao, para preservao, conservao e acesso a tais documentos. clamorosa a necessidade de se registrar que havia uma outra opo menos complicada, porm mais onerosa e que no daria soluo definitiva ao problema de falta de espao fsico para armazenamento de autos de processos judiciais findos, qual seja: construo de novas reas para arquivo. Entretanto, apesar de mais fcil, esta opo seria o aceite da incapacidade de gerir as informaes, adotando um paliativo para um problema grave, fato que certamente marcaria e atormentaria a conscincia daqueles que se acomodaram. Ademais, implicaria na disponibilizao de recursos, cada vez mais escassos, como o caso de servidores e espaos fsicos. O Projeto de Modernizao dos Arquivos PROMA est em fase de execuo e as expectativas de resultados positivos so muito grandes, no s por parte do Tribunal de Justia do Distrito Federal e Territrios, mas de diversos outros rgos que esperam que haja sucesso nessa empreitada, para que se possa ter um modelo de gesto a ser seguido. Os servidores envolvidos com a rea de gesto documental do Tribunal de Justia do Distrito Federal e Territrios so muito gratos pela oportunidade de participarem de um Projeto de tamanhas dimenses e proposies, e esperam que neste curto texto tenham conseguido registrar a metodologia de gesto arquivstica adotada pelo TJDFT, e que esta seja til aos seus pares e queles que tenham pela frente desafios de propores equivalentes. Maiores detalhes tcnicos podem ser obtidos no endereo eletrnico: http://www.tjdft.gov.br/tribunal/institucional/proma/proma.htm

REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS BELLOTTO, Helosa Liberalli. Arquivos permanentes: tratamento documental. So Paulo, T. A. Queiroz, 1991. BRASIL, Lei n 8.159, de 08 de janeiro de 1991. Dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados e d outras providncias. Dirio Oficial da Repblica Federativa do Brasil, de 09 janeiro de 1991, e pub. ret. em 28 de janeiro de 1991. BRASIL, Resoluo n 4, de 28 de maro de 1996 (atualizada pela Resoluo n 14, de 24 de outubro de 2001, que aprova a verso revisada e ampliada da primeira). Dispe sobre o Cdigo de Classificao de Documentos de Arquivo para a Administrao Pblica: Atividades-Meio, a ser adotado como modelo para os arquivos correntes dos rgos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos - SINAR., e aprova os prazos de guarda e a destinao de documentos estabelecidos na Tabela Bsica de Temporalidade e Destinao de Documentos de Arquivo Relativos s Atividades-Meio da Administrao Pblica. Dirio Oficial da Repblica Federativa do Brasil, Braslia, suplemento AO n 62. DICIONRIO DE TERMINOLOGIA ARQUIVSTICA. Coordenao de CAMARGO, Ana Maria de Almeida, BELLOTTO, Helosa Liberalli. So Paulo: Associao dos Arquivistas Brasileiros - Ncleo Regional de So Paulo: Secretaria da Cultura, 1996. SCHELLENBERG, T. R. Organizao do arquivo. In: JAMERSON, Samuel Haig (org.). Administrao de Arquivos e documentao, Rio de Janeiro: v. XII, Centro de Publicaes Tcnicas da Aliana, 1964. SCHELLENBERG. T. R. Arquivos modernos. Princpios e tcnicas. Rio de Janeiro, FGV,1980. SOUSA, Renato Tarciso Barbosa de. Arquivos ativos e massas documentais acumuladas na administrao pblica brasileira: busca de novas solues para velhos problemas. Braslia, 1995, Dissertao de Mestrado, Departamento de Cincia da Informao, Universidade de Braslia. SUPERIOR TRIBUNAL DE JUSTIA. Noes sobre conservao de livros e documentos. Braslia, STJ, 1997.