Apostila de MS Project 2003

Flvio T. Shirato

MBA EM GERENCIAMENTO DE PROJETOS

Joinville 2009

SUMRIO

1 - FUNDAMENTOS DE GERNCIA DE PROJETOS.............................................................4 1.1 - APRESENTAO DO PROJETO ...............................................................................................4 1.2 - ETAPAS ESSENCIAIS NO PLANEJAMENTO DO PROJETO ......................................................4 1.1 1.3 - DEFININDO OS RECURSOS DO PROJETO :.......................................................................6 1.3.1 - CRIANDO UMA LISTA DE RECURSOS:................................................................................6 1.3. 2 - ALOCANDO RECURSOS:...................................................................................................8 1.3. 3 - SUPERALOCAO DE RECURSOS:.....................................................................................9 1.4 CONFIGURAO DO CRONOGRAMA DO PROJETO NO MS PROJECT..................................10 1.4.1 - DEFINIR O PROJETO ..........................................................................................................11 1.4.2 - DEFINIR PERODOS TEIS GERAIS......................................................................................16 1.4.3 LISTAR AS TAREFAS DO PROJETO.....................................................................................23 1.4.4 - ORGANIZAR TAREFAS EM FASES........................................................................................30 1.4.5 AGENDAR TAREFAS..........................................................................................................32 1.4.8 DEFINIR PRAZOS FINAIS E RESTRINGIR TAREFAS ...............................................................41 1.4.9 IDENTIFICAR RISCOS DO PROJETO.....................................................................................43 1.4.10 - ADICIONAR DOCUMENTOS AO PROJETO ..........................................................................43 1.4.11 PUBLICAR INFORMAES SOBRE O PROJETO NA WEB ...................................................43 2.0.0 A LINHA DE BASE:........................................................................................................44 3.0.0 MASTER SCHEDULE.......................................................................................................45 BIBLIOGRAFIA...........................................................................................................................46

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INTRODUO

Para este trabalho trataremos o tema Como planejar e gerenciar projetos com MS Project dando enfoque ao tema do gerenciamento e utilizando esta apostila apenas para demonstrar as ferramentas de apoio que o software oferece.

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1 - Fundamentos de gerncia de projetos

1.1 - Apresentao do projeto Sob os aspectos que apiam a administrao de projetos temos as 9 gerncias que formam os pilares de um projeto : Gerenciamento de Integrao entre os elementos do projeto; Gerenciamento de Escopo de Projeto; Gerenciamento de Tempo do projeto; Gerenciamento do Custo; Gerenciamento da Qualidade; Gerenciamento de Recursos Humanos; Gerenciamento de Comunicao; Gerenciamento de Risco; Gerenciamento de Contratos.

Com o auxlio do software MS Project analisaremos um projeto real sob o enfoque das 3 primeiras gerncias visto que as demais fogem foco deste curso. Para demonstrao do uso do software estaremos detalhando as etapas do desenvolvimento de um projeto real de uma mquina de moldagem de areia SPV-07 Baby core desde o conceito inicial de elaborao e definio dos requisitos do produto at o teste final da mquina.

1.2 - Etapas essenciais no planejamento do projeto Neste curso bsico de MS Project, deveremos seguir uma estrutura simples, mas eficaz, de planejamento de projeto :

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Planejamento do escopo

Definio das atividades

Sequenciamento das atividades

Durao das atividades

Estimativa dos Custos

Definio do Cronograma

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1.1

1.3 - Definindo os Recursos do Projeto:

Antes de iniciarmos as etapas de preparao do cronograma no MS Project convm cadastrarmos os recursos a serem utilizados. Este passo poderia ser executado depois de termos o calendrio definido. No entanto, vamos optar pela demonstrao de como se faz o cadastro dos recursos antes de da execuo da definio das tarefas que iro compor o projeto pois o cadastro em si no interfere nos passos posteriores confeco da planilha de tarefas no MS Project. Os recursos so responsveis pela concluso efetiva das tarefas do projeto. Atravs da incluso das informaes sobre os recursos no MS Project , podemos tornar as tarefas de assegurar um nvel de clareza e alocao de mo de obra ao projeto mais precisas. H, basicamente, dois tipos de recursos, os recursos materiais e os recursos de trabalho. Recursos de Trabalho so equipamentos e pessoas que realizam trabalho para concluir uma tarefa e que consomem tempo (horas ou dias) para executar as tarefas. Recurso material so os suprimentos e outros itens de consumo usados para completar as tarefas de um projeto.

1.3.1 - Criando uma Lista de Recursos: Antes de comear a atribuir recursos, voc pode inserir todas as informaes sobre recursos para o seu projeto, tal como custos e responsabilidades atribudos ao projeto.

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Para criar uma lista de recursos, siga os passos abaixo: Na Barra de modos, clique em View(Exibir), Resource sheet(Planilha de recursos; No campo Resource name (Nome do recurso), digite os recursos a serem utilizados nas tarefas; No campo Type(Tipo), selecione se o recurso de trabalho ou material; Preencha as demais informaes sobre os recursos para ilustrar isso vamos cadastrar os seguintes recursos , Anderson, Marcos e Hilirio, que so os projetistas que iro participar do projeto e Equipe de montagem que a equipe responsvel pela execuo de montagem e testes da mquina. Preencha os campos Std rate (taxa padro) de R$ 10,00/h e R 15,000/h para os projetistas e R$ 24,00 e R$ 30,00 para a equipe de montagem para Ovt rate ( taxa para hora extra).

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1.3. 2 - Alocando Recursos: Para atribuir recursos, siga os passos a seguir: Na Barra de modos, clique em Gantt Chart (Grfico de Gantt). No campo Task Name (Nome da tarefa), selecione a tarefa que ser atribuda um recurso Na Barra de Ferramentas, clique no cone Resource usage (Atribuir recursos ) . No campo Resource name (Nome do recurso), selecione o recurso a ser atribudo tarefa. Clique em Assign (Atribuir).

Dicas: Para atribuir um recurso em meio expediente, digite uma porcentagem menor que 100 no campo Unidades. Para atribuir vrios recursos diferentes, pressione CTRL para selecionar recursos no-adjacentes ou pressione SHIFT para selecionar recursos adjacentes. Para atribuir mais de uma vez o mesmo recurso, digite uma porcentagem

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maior que 100 no campo Unidades, tal como 200 por cento para dois carpinteiros. Se necessrio, digite o nome de um novo recurso no campo Nome. Uma marca de seleo esquerda do campo Nome indica que o recurso est atribudo tarefa selecionada. O nome do recurso tambm aparece prximo barra de tarefas no Grfico de Gantt. 1.3. 3 - Superalocao de Recursos: Os recursos so superalocados quando recebem mais trabalho do que podem concluir nas suas horas de trabalho agendadas. Em qualquer grfico ou planilha, a superalocao mostrada na cor vermelha. Para verificar superalocao, siga os passos abaixo: No menu View (Exibir), clique em Resource usage (Uso do recurso). No menu Project (Projeto), clique em Filter (Filtro) e em overalocated resources (Recursos superalocados) . Todos os recursos de trabalho que estiverem superalocados sero exibidos e realados.

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Podemos resolver o problema de superalocao de dois modos: - Reduzindo o trabalho de um recurso ou; - Reatribuindo trabalho a outro recurso. Para isso, retorne ao grfico de Gantt e distribua os recursos superalocados conforme sua disponibilidade.

1.4 Configurao do cronograma do projeto no MS Project Para configurao e incluso das atividades no MS Project, basta seguir os campos localizados esquerda da planilha para definir como ser composto o calendrio de projeto (Dias teis, Dias de folga, Horas teis,etc.). As etapas para configurao do projeto no MS Project so : 1.4.1 - Definir o projeto . 1.4.2 - Definir perodos teis gerais 1.4.3 - Listar as tarefas do projeto 1.4.4 - Organizar tarefas em fases 1.4.5 - Agendar tarefas 1.4.6 - Vincular ou acrescentar mais informaes sobre tarefas 1.4.7 - Adicionar colunas de informaes personalizadas 1.4.8 - Definir prazos finais e restringir tarefas 1.4.9 - Identificar riscos do projeto 1.4.10 - Adicionar documentos ao projeto 1.4.11 - Publicar informaes sobre o projeto na Web

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1.4.1 - Definir o projeto

Para definir as horas de trabalho do projeto sigas as instrues localizadas esquerda da planilha. Clique inicialmente em Define the project.

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Entre com a data estimada para incio do projeto, salve e v para o passo 2:

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O MS Project permite , em ambiente multiusurio (MS Project Server), que o projeto possa ser acessado por diferentes equipes de projeto em um website de modo que cada supervisor de uma etapa de um projeto possa atualizar as informaes de incio e trmino de um projeto , assim como alterar , se for o caso o cronograma da etapa sob sua responsabilidade. No nosso caso vamos apenas trabalhar com a verso Standard e gerenciar as etapas atravs de uma nica interface. Salve o passo 2 e v para o passo seguinte.

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Salve e v para o passo 4.

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Agora que o projeto est definido note que ,para o software, o projeto segue como definido quando temos as informaes de incio do projeto e se o mesmo ir ser publicado ou no na Web passamos ao passo seguinte.

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1.4.2 - Definir perodos teis gerais Para definir as horas de trabalho do projeto sigas as instrues localizadas esquerda da planilha. Clique inicialmente em Define general working times.

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O MS Project apresenta 3 tipos padres de calendrio : - Standard onde o horrio de trabalho padro de segunda a sexta-feira as 8:00 hs s 17:00 hs com folgas aos sbados e domingos, podendo ser alterado os dias teis assim como os horrios de trabalho. - 24 hs onde o trabalho pode ser divido em turnos ao longo das 24 horas do dia. - Night Shift onde o perodo de trabalho alternado. Trabalharemos, neste caso, com o Standard onde iremos apenas alterar a hora de incio e trmino de trabalho. Salve e v para o passo 2.

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Neste passo iremos definir as horas e dias teis de trabalho de modo que o calendrio de projeto se inicie s 7:30 e v at as 17:30 com horrio de almoo iniciando s 12:00 hs e terminando s 13:00 hs de segunda a quinta-feira e das 7:30 s 16:00 hs na sexta-feira. Para isso clique em I want to adjust the working hours shown for one or more days of the week.

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A partir deste passo iremos configurar nossos dias da semana conforme citado no item anterior. Poderemos, ento, configurar que toda segunda feira ter incio s 7:30 com trmino s 17:30 hs com almoo do meio dia s 13:00 hs e aplicar isso para todos os dias da semana e mudar o horrio de sexta-feira com trmino s 16:30 hs.

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O calendrio ficar conforme mostrado abaixo, com os horrios de trabalho fixado em de segunda a quinta-feira das 7:30 hs s 12:00 hs e das 13:00 hs s 17:30 hs e sexta-feira das 7:30 s 16:30 hs, onde a semana se inicia na segunda e termina na sexta-feira. importante lembrar que o projeto deve contemplar os feriados que eventualmente constarem no calendrio do projeto. Assim , caso alguma equipe trabalhar nesses dias o custo da mo de obra deve aumentar e consequentemente o custo total do projeto deve crescer proporcionalmente.

Observao: Caso queira, aps definido o calendrio de trabalho, incluir feriados ou alteraes de horrio de trabalho ao projeto, clique em Changing working time e altere os dias como respectivos horrios de trabalho a serem alterados conforme sua necessidade:

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Por exemplo, sabendo previamente que o calendrio contempla o dia 7 de setembro, que feriado nacional , vamos incluir, assim, essa informao ao projeto : Siga os procedimentos descritos anteriormente e clique no dia 7 de setembro marcando a opo Nondefault working time.

Clique em ok.

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O Calendrio ficar com 8.5 horas trabalhadas por dia (mdia semanal) e com 20 dias trabalhados por ms, exceto em meses que contm feriados e que devero ser includos no calendrio geral caso os mesmos afetem o calendrio do projeto.

Salve e v para o passo 5. Salve para finalizar essa tarefa ou clique em define additional calendar para adicionar um calendrio diferente ao projeto.

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1.4.3 Listar as tarefas do projeto Conforme vimos no planejamento do escopo do projeto na pgina 6 o projeto, numa viso geral composto das seguintes tarefas :

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Para determinarmos o tipo de tarefas, precisamos entender o que so tarefas que possuem controle de empenho. O agendamento controlado pelo empenho indica que medida que voc adicionar recursos a uma tarefa, o trabalho ser redistribudo entre todos os recursos de modo a manter mesma quantidade de trabalho para a tarefa. Da mesma forma, nas tarefas controladas pelo empenho, se voc remover recursos das mesmas, o trabalho ser redistribudo entre os recursos restantes, para manter a mesma quantidade de trabalho. Por exemplo, em um tarefa de construo de uma casa, se dissermos que para constru-la um pedreiro leva 8 meses intuitivamente, sabemos que se em vez de um pedreiro ns tiver dois , a tarefa de construo da casa dever demorar menos. Ou seja, ao adicionarmos mais recurso a uma tarefa, a durao desta modificou. Ento esta uma atividade (construir a casa) que possui controle de empenho. Do mesmo modo, em uma tarefa de dirigir um caminho, se dissermos que em uma viagem de Joinville a So Paulo, com um motorista, a viagem demora 1,5 dia , no importa a quantidade de motoristas que dirigem o caminho, a durao do trajeto ser a mesma. Ou seja, ao adicionarmos mais recursos tarefa, a durao desta no se modificou, logo, esta uma atividade que no possui controle de empenho. Devemos alm de determinar se a tarefa tem ou no controle de empenho, verificar se desejamos que ela tenha Unidades Fixas ou Durao Fixa ou Trabalho Fixo. A manuteno da quantidade de trabalho constante no agendamento controlado pelo empenho poder ocasionar vrios efeitos na durao e nas unidades dependendo do tipo de tarefa. Por padro, no MS Project 2003 as tarefas so de Unidades Fixas e controladas pelo empenho. Isso significa que quanto mais recursos forem atribudos a uma tarefa, menor ser o trabalho que cada recurso precisar executar. Como se trata de uma tarefa de unidade fixa, isso ter o efeito adicional de reduzir a durao. Se voc tiver uma tarefa de Durao Fixa e controlada pelo empenho, quanto mais recursos forem atribudos, menor ser o trabalho que cada recurso precisar fazer para concluir a quantidade de trabalho reduzida da atribuio. Como se trata de uma tarefa de durao fixa, isso ter o efeito adicional de que cada recurso poder ter um esforo menor, isto , menos unidades de atribuio. Por sua natureza, uma tarefa de Trabalho Fixo controlada pelo empenho. Exatamente como ocorre com as tarefas de unidades fixas controladas pelo empenho, se voc adicionar recursos, o trabalho ser distribudo entre as atribuies e a durao diminuir.
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Para determinar o tipo de atividade, siga os seguinte passos: No Grfico de Gantt, no campo Nome da Tarefa, para cada tarefa, clique duas vezes sobre ela; Na janela, Informaes sobre a tarefa, na pasta Advanced (Avanado), selecione se a tarefa tem controle de empenho ou no; Na mesma janela, determine no campo Task type (Tipo de Tarefa) se a mesma possui Unidades Fixas ou Durao Fixa ou Trabalho Fixo.

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Vamos , ento inserir as mesmas no MS Project com informaes mais detalhadas das tarefas que compem o projeto : Tarefa
Planejamento do escopo

Descrio
Etapa do projeto que descreve quais as caractersticas do projeto e qual o objetivo a ser alcanado Iremos incluir nessa etapa as fases de desenvolvimento do projeto e detalhamento (Desenhos dos itens que compe o produto) De posse da lista de materiais do projeto , feita a estimativa de custos do projeto incluindo mo de obra , materiais e servios de terceiros

Durao

Recurso
Gerente do projeto e Projetistas lderes

3 horas

Definio das atividades

Desenvolvimento 10 dias teis Detalhamento 4 dias teis

Projetista lder e Projetistas

Estimativa de custos

5 dias teis, sendo que pode ser iniciado antes do detalhamento dos componentes da mquina Nestes 45 dias foram utilizados apenas algumas horas teis em relao ao horrio normal de trabalho pois enquanto a equipe de montagem espera o recebimento de material , fica trabalhando em outras mquinas

Projetistas

Montagem da mquina

Execuo da montagem da mquina

Equipe de montagem

Reviso do projeto

Aps a montagem os projetistas anotam e revisam o projeto conforme necessidade da equipe de montagem

1 dia til

Projetistas

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Resumindo, as tarefas que compem o projeto ficam assim determinadas :

Projeto da SPV-07 Baby Core

Planejamento do escopo Desenvolvimento do projeto Detalhamento do projeto Estimativa de custos Montagem da mquina Reviso do projeto 3 horas 10 d 4d 5d 45 d 1d

Poderamos incluir essas informaes diretamente na planilha mas para efeito didtico vamos explicar como feito o procedimento sugerido pelo software (List the tasks in the Project) a seguir.

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Aps o ltimo salvamento o programa pedir para incluir as tarefas no projeto List the tasks in the Project. Observao : importante notar que podemos , no campo Duration , colocar a durao da tarefa conforme nossas necessidades e, para isso, podemos usar as seguintes abreviaes para o tempo decorrido para cada tarefa : - Meses : ms - Semanas : s - Dias : d - Horas : h - Minutos : m

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Poderemos incluir manualmente as tarefas apenas clicando nas linhas e digitando as tarefas que compem o projeto ou importar as mesmas de uma planilha do Excel.

Feito isso marque clique em Done.

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1.4.4 - Organizar tarefas em fases Caso haja necessidade de organizar suas tarefas em subtarefas clique em Organize tasks into phases selecione as subtarefas que iro compor as tarefas e clique em Indent. Vamos adicionar uma tarefa acima da primeira (Planejamento de escopo), clicando com o boto direito na coluna que contm o nmero 1. Selecione a seguir New task(Nova tarefa).

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D dois cliques na coluna Task name e digite Projeto da SPV - 07 Baby Core. Selecione as demais tarefas abaixo da que acabamos de inserir e clique no boto Indent (Recuo), conforme mostrado na ilustrao abaixo.

Observe que , com este procedimento, j podemos visualizar a durao do projeto inteiro(45 dias) mas que ainda precisamos estabelecer os vnculos entre as tarefas pois todas comeam no mesmo dia, o que no corresponde realidade pois algumas tarefas s podem comear aps a anterior terminar : por exemplo, a tarefa Estimativa de custos somente poder ser iniciada aps terminadas as fases de definio do escopo e detalhamento do projeto.

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1.4.5 Agendar tarefas O item Schedule tasks se refere ao tipo de vnculo entre as tarefas, ou seja, trata de como definimos a relao entre as tarefas conforme ilustrao abaixo :

No nosso caso vamos criar um vnculo trmino-a-incio para as tarefas, selecionando as tarefas e clicando no primeiro item.

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Observe que o grfico de Gantt tomou outra forma de modo a estabelecer as relaes entre as tarefas e que j possvel estabelecer os seguintes parmetros : - Tempo total de durao do projeto : 65 dias - Data de incio do projeto : 13/07 - Data de trmino do projeto : 07/10 Caso fosse necessrio incluir outros projetos na planilha o procedimento similar ao descrito anteriormente.

Se houver necessidade de desvincular as tarefas clique no cone desvincular tarefas localizada na barra de ferramentas.

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Para acrescentar tarefas , clique na coluna numrica que contm as tarefas com o boto direito e : - New task (Nova tarefa) para incluir uma tarefa - Delete task (Excluir tarefa) para excluir tarefa - Outdent (Recuo para esquerda) para que uma subtarefa passe a ser uma tarefa externa ao subprojeto. - Indent (Recuo para direita) para que uma tarefa passe a ser uma subtarefa de uma tarefa do projeto.

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Para facilitar os procedimentos descritos anteriormente o MS Project permite que mudemos uma tarefa de posio simplesmente arrastando a mesma para as diversas posies da planilha. Para isso, selecione a linha que compe a tarefa at que o cursor tome a forma de uma cruz conforme ilustrao abaixo.*

* Simplesmente arraste a tarefa para as diversas posies da planilha.

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1.4.6 Vincular ou acrescentar mais informaes sobre tarefas Para vincular informaes sobre tarefas clique sobre uma das tarefas que se queira acrescentar informaes , por exemplo, no item Desenvolvimento do Projeto e clique em Link to or attach more task information (Vincular ou acrescentar mais informaes para as tarefas ) localizado esquerda da planilha e , aps acrescentar a informao necessria, clicando em Add a note, clique em Done (Concludo).

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Note que a tarefa ficou marcada com uma ilustrao em forma de papel indicando que a tarefa possui uma observao que poder servir de orientao para o responsvel por aquela tarefa.

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1.4.7 Adicionar colunas de informaes personalizadas Para acrescentar informaes de acompanhamento das tarefas clique em Add, columns of custom information (Adicionar colunas de informaes personalizadas).

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Um item de acompanhamento muito comum em projetos a porcentagem da tarefa concluda. Vamos, ento, incluir essa informao no projeto clicando em % Complete (% concluda) e, logo aps, em Insert this field ( Inserir este campo).

Caso esta coluna esteja oculta pelo grfico de Gantt, ande com a barra de rolagem da planilha para verificar a insero desse item na planilha.

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D um duplo clique no item correspondente para informar o andamento da sua tarefa. Aparecer uma janela de dilogo selecione a aba Geral e preencha a porcentagem concluda correspondente tarefa.

Clique em OK. Caso queira acrescentar mais informaes s outras tarefas siga o procedimento descrito anteriormente.

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1.4.8 Definir prazos finais e restringir tarefas

Como j temos os prazos de incio e fim de cada tarefa poderamos pular esta etapa. Mas para efeitos didticos vamos demonstrar este item de forma a deixar claro a utilizao do software em toda a sua extenso para um projeto bsico. Clique em Set deadlines and constrain tasks (definir prazos finais e restringir tarefas ).

A partir do momento inicial que estabelecemos um prazo de incio do projeto(ver pg. 8), na prtica, aps termos vinculadas as tarefas, basta somente
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definir o prazo de trmino de cada tarefa. Poderamos tambm aplicar uma restrio para cada tarefa: - No iniciar antes de... - No terminar depois de... Isso aplica uma restrio tarefa de modo que , caso haja uma variao em determinada tarefa, essa restrio limita o cronograma de modo que , no caso de aplicarmos a restrio No terminar depois de... , caso prorroguemos o prazo de uma tarefa que compe o projeto de modo que o afete a tarefa que tenha a restrio o MS Project avisa em uma caixa de dilogo que essa alterao no possvel devido limitao aplicada no projeto.

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1.4.9 Identificar riscos do projeto Para aplicar esse item ao projeto teramos que ter instalado o MS Project Server , que foge do mbito de explicao dessa apostilia que restrita sua utilizao somente verso Standard.

1.4.10 - Adicionar documentos ao projeto O MS Project, alm de permitir a insero de anotaes s tarefas que compem o projeto, permite inserir documentos ao mesmo, como por exemplo o documento que contempla o escopo do projeto no entanto, esse item exclusivo verso Server tambm.

1.4.11 Publicar informaes sobre o projeto na Web Este item tambm exclusivo verso Standard e tambm foge ao escopo da apostila.

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2.0.0 A Linha de Base:

Uma linha de base um conjunto de estimativas-chave originais sobre o projeto. Esse conjunto consiste nas estimativas originais sobre tarefas, recursos, atribuies e custos inseridas no plano do projeto. A criao de uma linha de base serve para acompanharmos o andamento do projeto aps definido o cronograma original o MS Project salva essa informao em forma de linha de base de modo que possamos visualizar o andamento do projeto comparando com as informaes originais, ou seja, quanto maior o afastamento das informaes de alteraes sobre as datas de realizao das tarefas sobre a linha de base mais irreal foram as estimativas de execuo real da tarefa sobre o que se estimou dela. Para criar uma linha de base, siga os passos a seguir: Clique em Tools, Tracking e Save Baseline.

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3.0.0 Master Schedule Descrito os passos para construo de um cronograma bsico, o procedimento para contemplar um cronograma que envolve diversos projetos entre si similar. O nome dado ao projeto mestre que contempla os projetos que compe sua estrutura Master Schedule. Para fazer isto basta abrirmos um projeto novo e inserir os projetos complementares como descrito abaixo. Abra um projeto novo clicando em File , New Clique em Insert, Project

Insira a seguir os projetos que fazem parte do Master Schedule

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Bibliografia

1. TUTORIAL DO MS PROJECT

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