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PE-004.

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Certificao de Sistemas de Gesto

Data: Abr. 2011 Pg. N 2/10

A CPIA IMPRESSA DESTE DOCUMENTO CONSIDERADA NO-CONTROLADA

1 Objetivo Este procedimento especfico estabelece o processo para concesso, manuteno e renovao da certificao de sistemas de gesto, em conformidade s normas ABNT NBR ISO 9001, ABNT NBR ISO 14001, BS OHSAS 18001, ABNT NBR ISO/IEC 27001 e Portaria N 118 de 15/03/2005 do Ministrio das Cidades. Este procedimento especfico complementa os requisitos relacionados no PG-02 Avaliao da Conformidade.

2 Referncias normativas Os documentos relacionados a seguir contm disposies que, ao serem citadas neste texto, constituem prescries vlidas para este procedimento. As edies indicadas estavam em vigor no momento desta publicao. Como os documentos esto sujeitos a reviso, recomenda-se queles que utilizem este procedimento, que verifiquem a convenincia de utilizao de edies mais recentes dos documentos indicados. A ABNT mantm registros dos documentos vlidos atualmente. ABNT NBR ISO/IEC 17021 - Avaliao da conformidade Requisitos para organismos que fornecem auditoria e certificao de sistemas de gesto ABNT NBR ISO 9001 - Sistemas de gesto da qualidade Requisitos ABNT NBR ISO 14001 - Sistemas da gesto ambiental Requisitos com orientaes para uso BS OHSAS 18001 - Sistemas de gesto de segurana e sade ocupacional Requisitos ABNT NBR ISO/IEC 27001 - Tecnologia da informao - Tcnicas de segurana - Sistemas de gesto de segurana da informao - Requisitos Portaria N 118 de 15/03/2005 do Ministrio das Cidades NIT-DICOR - 054 - Documentos mandatrios do IAF para aplicao da ABNT NBRISO/IEC 17021:2007 1 Edio PG-02.10 - Avaliao da Conformidade PG-07.05 - Realizao de auditorias externas

OBS.: Os documentos PE-004 e o documento PG-02 podem ser encontrados na sua verso mais atualizada no link: http://www.abnt.org.br/m3.asp?cod_pagina=1009

3 Definies Para os efeitos do presente procedimento aplicam-se as definies constantes nas Normas ABNT NBR ISO 9000:2005, ABNT NBR ISO 14001:2004, BS OHSAS 18001:2007, ABNT NBR ISO/IEC 27001:2006 e no captulo 2 do Regulamento Geral do SiAC (Portaria n 118).

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4 Siglas As siglas empregadas no texto deste procedimento especfico so as seguintes: ABNT/CTC - Comit Tcnico de Certificao GSI - Gerncia de Certificao de Sistemas de Gesto RAT - Relatrio de atividade tcnica PAT - Plano de atividade tcnica PG - Procedimento geral RQ - Registro da qualidade

5 Descrio do processo de certificao 5.1 Solicitao de proposta tcnico-comercial A organizao interessada deve solicitar a certificao e fornecer as informaes necessrias para que a ABNT possa elaborar a proposta tcnico-comercial e o contrato de certificao, preenchendo o Questionrio de Avaliao Preliminar. 5.2 Solicitao da certificao ABNT Havendo concordncia com as condies estabelecidas na proposta tcnico-comercial e no contrato de certificao, a candidata deve envi-los assinados para a ABNT. 5.3 Abertura de processo de certificao A GSI recebe a proposta tcnico-comercial e o contrato assinados, realiza uma anlise e registra a abertura de processo no Sistema Operacional. A GSI solicita a documentao requerida na proposta e procede a continuidade ao processo. 5.4 Certificao Inicial A auditoria de certificao dever ser realizada em duas fases: fase 1 e fase 2. As auditorias, sempre que possvel, devem ser programadas em comum acordo entre a ABNT e as organizaes candidatas, conforme PG-07. Caso seja de interesse da candidata, antes da realizao da auditoria fase 1, a ABNT pode realizar uma prauditoria. 5.4.1 Auditoria Fase 1 (Fase 1): A auditoria fase 1 deve ser conduzida para: a) auditar a documentao do sistema de gesto do cliente;

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b) avaliar a localizao da organizao do cliente e as condies especficas do local, e discutir com o pessoal da organizao cliente a fim de determinar o grau de preparao para a auditoria fase 2; c) analisar a situao e a compreenso do cliente quanto aos requisitos da norma, em especial com relao identificao de aspectos-chaves ou significativos de desempenho, de processos, de objetivos e da operao do sistema de gesto; d) coletar informaes necessrias em relao ao escopo do sistema de gesto, processos e localizao da organizao cliente, aspectos legais e regulamentares relacionados e o respectivo cumprimento, por exemplo, aspectos de qualidade, ambientais e legais da operao do cliente, riscos associados etc.; e) analisar a alocao de recursos para a fase 2 e acordar com o cliente os detalhes da auditoria fase 2; f) permitir o planejamento da auditoria fase 2, obtendo um entendimento suficiente do sistema de gesto do cliente e do seu funcionamento no local, no contexto dos possveis aspectos significativos; g) avaliar se as auditorias internas e a anlise crtica pela administrao esto sendo planejadas e realizadas, e se o nvel de implementao do sistema de gesto comprova que a organizao cliente est pronta para a auditoria fase 2. A auditoria fase 1 dever ser realizada nas instalaes do cliente. Em carter excepcional, e a critrio unicamente da GSI, poder ser realizada fora das instalaes do cliente. Aps a realizao da auditoria, o auditor lder envia para a GSI um RAT (RQ-029) com todas as constataes pertinentes. A GSI envia cpia deste relatrio para a organizao. Na eventualidade de se constatarem reas de preocupao que possam vir a ser classificadas como noconformidades durante a auditoria fase 2 , estes devem estar clara e objetivamente caracterizados no RAT da auditoria fase 1 e a organizao candidata deve estabelecer as aes necessrias para corrigi-los antes de executar a prxima atividade. 5.4.2 Auditoria Fase 2 (Fase 2): O objetivo da auditoria fase 2 avaliar a implementao, incluindo a eficcia, do sistema de gesto do cliente. A auditoria fase 2 deve ocorrer nos locais do cliente e deve incluir no mnimo o seguinte: a) as informaes e evidncias sobre conformidade com todos os requisitos da norma aplicvel de sistema de gesto ou outro documento normativo; b) monitoramento, medies, comunicao e anlise do desempenho em relao aos principais objetivos e metas de desempenho (coerente com as expectativas da norma aplicvel de sistema de gesto ou outro documento normativo); c) o sistema de gesto do cliente e seu desempenho quanto conformidade legal; d) controle operacional dos processo do cliente; e) auditoria interna e anlise crtica pela direo; f) responsabilidade da direo pelas polticas do cliente;

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g) ligaes entre os requisitos normativos, poltica, objetivos e metas de desempenho (coerentes com as expectativas da norma aplicvel de sistema de gesto ou em outro documento normativo); quaisquer requisitos legais aplicveis, responsabilidades, competncia do pessoal, operaes, procedimentos, dados de desempenho e constataes e concluses de auditoria interna. O dimensionamento da equipe auditora para sistema de gesto da qualidade segue as recomendaes do Anexo A da NIT-DICOR-054. O dimensionamento da equipe auditora para sistema de gesto ambiental, sistema de gesto da segurana e sade ocupacional ou sistema de gesto da segurana da informao segue as recomendaes do Anexo B da NIT-DICOR-054. O dimensionamento da equipe auditora para sistema de gesto da qualidade de empresas de servios e obras - SiAC, no mbito do PBQP-H segue as recomendaes do Anexo II da Portaria n 118, Art. 16. No caso de dimensionamento de auditoria conjunta entre sistemas adotam-se os seguintes procedimentos, conforme aplicvel: a) sistema de gesto da qualidade + sistema de gesto ambiental, adota-se a soma dos tempos das respectivas tabelas, aplicando-se as redues pertinentes. b) sistema de gesto da qualidade + sistema de gesto da qualidade de empresas de servios e obras, adota-se o dimensionamento recomendo no anexo A da NIT-DICOR-054, para o nvel A e para os nveis B e C, adota-se o Anexo II da Portaria n 118, Art. 16. c) sistema de gesto da qualidade + sistema de gesto ambiental + sistema de gesto da segurana e sade ocupacional, adota-se a soma dos tempos das respectivas tabelas, aplicando-se as redues pertinentes. A GSI designa a equipe de auditoria, de preferncia mantendo a mesma equipe que executou a auditoria fase 1. O lder da equipe elabora o - PAT (RQ-028) com base no conhecimento do sistema de gesto da organizao adquirido na fase 1 e encaminha diretamente organizao, com cpia para a GSI. Ajustes necessrios podem ser realizados. Deve ser estabelecido um RAT (RQ-029) (1 pgina) e um PAT (RQ-028) especfico para cada auditoria a ser realizada, indicando a abrangncia das mesmas, os requisitos, composio da equipe de auditora, designao do auditor lder, as atividades a serem auditadas e a durao prevista. A equipe auditora dever analisar todas as informaes e evidncias coletadas durante as auditorias fases 1 e 2, a fim de chegar a um consenso quanto s constataes de auditoria e elaborar as concluses da auditoria. As informaes fornecidas para equipe auditora para a ABNT devem incluir no mnimo: a) os relatrios de auditoria; b) comentrios sobre as no-conformidades e, onde aplicvel, a correo e aes corretivas tomadas pelo cliente; c) confirmao das informaes fornecidas ABNT usadas na anlise crtica da solicitao; d) uma recomendao de conceder ou no a certificao, juntamente com quaisquer condies e observaes.

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O lder da equipe envia o RAT GSI. A GSI envia cpia deste RAT para a organizao. As noconformidades identificadas (caso existam) so registradas em um - Relatrio de no-conformidade (RQ030) e uma via fica com a organizao no trmino da auditoria. Cpias dos relatrios de no-conformidades so encaminhadas para a GSI juntamente com o relatrio da auditoria. Na eventualidade de se identificarem no-conformidades durante a auditoria, estas devem estar clara e objetivamente caracterizadas e a organizao deve estabelecer anlise das causas, as correes e as aes corretivas necessrias. A organizao implementa as aes corretivas para as no-conformidades identificadas e encaminha as evidncias das aes implementadas para a GSI. A GSI programa a realizao de auditoria extraordinria, caso necessrio, em virtude da gravidade das noconformidades constatadas na auditoria de certificao (fase 2). A organizao recebe um relatrio com as observaes pertinentes. A GSI encaminha todo o processo para o ABNT/CTC, quando aplicvel, que o analisa e recomenda ou no a concesso da certificao. Nos casos de processos de PBQP-H, estes devem estar descaracterizados de forma que o Comit no tenha qualquer informao que permita a identificao da empresa. A GSI deve tomar uma deciso sobre concesso ou no da certificao, com base na avaliao das constataes e concluses de auditoria e de quaisquer outras informaes pertinentes (por exemplo: informaes pblicas, comentrios feitos pela organizao sobre o RAT, recomendaes do ABNT/CTC, quando aplicvel).

5.5 Manuteno da certificao A ABNT efetua as atividades de manuteno a fim de que as reas e funes representativas cobertas pelo escopo do sistema de gesto sejam monitoradas regularmente e levem em considerao as mudanas em seus clientes certificados e em seus sistemas de gesto. As auditorias de manuteno so auditorias no local, mas no so necessariamente auditorias completas do sistema e devem ser planejadas junto com outras atividades de superviso, a fim de que a ABNT possa manter a confiana de que o sistema de gesto certificado continua a atender aos requisitos, no perodo entre as auditorias de renovao. A auditoria de manuteno deve avaliar no mnimo: a) auditorias internas e anlise crtica pela direo; b) uma anlise das aes tomadas para as no-conformidades identificadas durante a auditoria anterior; c) tratamento de reclamaes; d) eficcia do sistema de gesto com respeito ao alcance dos objetivos do cliente certificado; e) progresso de atividades planejadas visando melhoria contnua; f) controle operacional contnuo; g) anlise de quaisquer mudanas; h) uso de marcas e/ou quaisquer outras referncias certificao.

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Outras atividades de superviso podem incluir: a) consultas da ABNT ao cliente certificado sobre aspectos da certificao; b) anlise de quaisquer declaraes do cliente com relao s suas operaes (por exemplo, material promocional, site na web); c) pedidos ao cliente para fornecimento de documentos e registros (em papel ou meio eletrnico); d) outros meios de monitorar o desempenho do cliente certificado, tais como o uso de marcas e/ou quaisquer outras referncias certificao. A data da 1 auditoria de manuteno ser baseada no ltimo dia da auditoria de certificao (fase 2,se esta resultar na recomendao para a certificao). Esta data ser a data de referncia para a programao das auditorias de manuteno e de renovao. As datas da auditoria de manuteno sero agendadas segundo a freqncia estabelecida em contrato (semestral ou anual), a partir da data de referncia. Ex: Data do ltimo dia da auditoria de certificao: 13/07/2008 Concesso da Certificao: 30/07/2008 Data da validade do Certificado: 25/07/2011 Data mxima da 1 auditoria de manuteno (anual): 13/07/2009 Data mxima da 2 auditoria de manuteno (anual): 13/07/2010 Data mxima da auditoria de renovao: 13/07/2011 No h possibilidade de prorrogao das datas de referncia. necessrio que as organizaes comuniquem formalmente GSI quaisquer alteraes nas condies do sistema de gesto e que deram origem certificao, para que seja avaliada e aprovada a manuteno. As auditorias de manuteno so realizadas conforme PG-07. A GSI mantm a certificao com base na demonstrao de que o cliente continua a satisfazer os requisitos da norma de referncia do sistema de gesto.

5.6 Renovao da certificao A renovao da certificao realizada aps um perodo de trs anos. A renovao deve dar-se com base na auditoria de renovao. A auditoria de renovao realizada para avaliar a continuao do atendimento a todos os requisitos da norma de sistema de gesto ou outro documento normativo pertinente. O propsito confirmar a conformidade e a eficcia contnuas do sistema de gesto como um todo, e sua contnua relevncia e aplicabilidade ao escopo de certificao. A auditoria de renovao deve analisar o desempenho do sistema de gesto durante o perodo de certificao e incluir a anlise dos relatrios anteriores de auditorias de manuteno.

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A auditoria de renovao realizada conforme o processo de certificao (auditoria Fase 2), sendo que a anlise da documentao ser realizada fora das instalaes da organizao. Normalmente nas renovaes de certificao no h necessidade de realizar uma auditoria Fase1. Pode ser necessrio realizar a auditoria Fase 1 em situaes onde houver mudanas significativas no sistema de gesto, na organizao ou no contexto no qual o sistema de gesto opera (por exemplo, quando houver mudanas na legislao). Com as novas regras, a renovao do ciclo de certificao (auditoria de renovao) deve ser realizada antes do vencimento do certificado para que a organizao possa continuar sua certificao por um novo ciclo. Caso ocorra no-conformidade durante esta auditoria, estas devero ser resolvidas antes da recomendao para a renovao do certificado. Eventuais no-conformidades no resolvidas satisfatoriamente dentro da validade do certificado ocasionaro a perda do status de organizao certificada, incorrendo na necessidade de um processo inicial de certificao, como citado anteriormente. Nenhuma concesso permitida para postergar as datas de uma auditoria de renovao. A GSI deve tomar decises sobre a renovao da certificao com base nos resultados da auditoria de renovao, bem como nos resultados da anlise do sistema, durante o perodo de certificao, e nas reclamaes recebias de usurios da certificao. O prazo mximo de validade da certificao de 3 anos. No poder haver prorrogao de certificao. 5.7 Auditorias de extenso de escopo A Organizao certificada deve solicitar formalmente GSI a extenso do escopo. Ao receber a solicitao formal de extenso do escopo, a ABNT realizar uma anlise crtica da solicitao e determinar as atividades de auditoria necessrias para decidir se a extenso pode ou no ser concedida. Essa auditoria pode ser realizada em conjunto com uma auditoria de superviso. 5.8 Auditorias avisadas com pouca antecedncia Pode ser necessrio realizar auditorias avisadas com pouca antecedncia em organizaes certificadas, para investigar reclamaes, em resposta a mudanas ou como acompanhamento em clientes suspensos. O cliente dever ser avisado antecipadamente, bem como devero ser descritas as condies nas quais essas visitas avisadas com pouca antecedncia sero realizadas. Um cuidado adicional dever ser tomado ao designar a equipe auditora devido falta de oportunidade para o cliente recusar algum membro da equipe. 5.9 Auditorias extraordinrias A auditoria extraordinria a atividade realizada quando h a necessidade de complementar o processo de certificao de uma organizao candidata pela falta de cumprimento de algum requisito da documentao de referncia (norma, regulamento, etc.) ou quanto h a necessidade de verificar a implementao de aes corretivas relativas a no-conformidades apontadas em alguma auditoria. Pode ser uma auditoria avisada com pouca antecedncia.

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6 identificao da certificao As Marcas de Conformidade ABNT para sistemas de gesto esto apresentadas a seguir. a) Sistema de gesto da qualidade (mbito do SBAC)

b) Sistema de gesto da ambiental (mbito do SBAC)

c) Sistema de gesto da segurana e sade ocupacional

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d) Sistemas de gesto de segurana da informao

e) Sistema de gesto da qualidade PBQP-H/SiAC (mbito do SBAC)

NVEL X

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