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Trabalhando com Pool de Recursos para mltiplos projetos

MSPROJECT2010

Trabalhando com Pool de Recursos para mltiplos projetos

Um dos pedidos que venho recebendo para escrever sobre temas do MS Project o Pool de Recursos e como ele auxilia na gesto dos recursos em mltiplos projetos. Em uma organizao onde temos diversos projetos sendo executados por recursos compartilhados; ou seja, recursos que participam simultaneamente de 2 ou mais projetos, surge um problema claro e tpico de gerenciamento destes recursos: como garantir a disponibilidade deste recurso no momento da execuo de uma determinada atividade do cronograma do projeto, j que ele tambm participa de outro projeto e possui atividades neste outro projeto? Imagine voc que este recurso, compartilhado entre projetos, pode atrasar uma atividade em um projeto A, trazendo impacto para o projeto B. Como gerenciar a alocao e atribuio de recursos entre as atividades de vrios projetos que competem por esses mesmos recursos? a que entra o conceito do gerenciamento de mltiplos projetos e um parmetro importantssimo que deve ser monitorado: o nivelamento dos recursos compartilhados. Como manter os recursos em um nvel de alocao ideal nos diversos projetos, sem que haja superalocao ou subalocao dos mesmos? Uma forma eficaz e eficiente de gerenciar recursos em mltiplos projetos utilizar o Pool de Recursos do MS Project. O Pool de Recursos nada mais do que um plano de projeto paralelo onde outros projetos se conectam para armazenar ali seus recursos e informaes relevantes como tipo do recurso, unidade de alocao deste recurso, custo do recurso e outros. Resumindo, o ponto nico de controle dos recursos utilizados nos mltiplos projetos conectados a ele.

Na figura temos 3 projetos ligados ao Pool de Recursos, utilizando recursos compartilhados (recursos 1, 2 e 3). Esses projetos so chamados de sharer plans.

Atravs do Pool de Recursos e com os projetos conectados ao pool (sharer plans), podemos fazer os ajustes nos recursos de forma centralizada diretamente no pool e replicar estes ajustes automaticamente para os projetos. Para exemplificar como o pool de recursos pode auxiliar na gesto de mltiplos projetos dentro do MS Project, vamos criar o projeto 1 com trs atividades e alocar 3 recursos este projeto nessas atividades.

Atravs da planilha de recursos, criamos os 3 recursos para o projeto 1, definimos a taxa de utilizao de cada recurso e seus tipos. Feito isto, alocamos os recursos s atividades do projeto 1.

Pois bem. Agora vamos criar o projeto 2 com uma atividade e sabemos, de antemo, que este projeto far uso do recurso 2; ou seja, o mesmo recurso 2 utilizado no projeto 1 (recurso compartilhado entre os projetos). Portanto, no faz sentido recriar o recurso 2 na planilha de recursos do projeto 2, pois ele j existe na organizao. O que precisamos fazer criar um Pool de Recursos e conectar o projeto 1 e seus recursos este pool com o objetivo de usufruir do recurso 2. Com o projeto 1 aberto, selecione a guia Resource (Recursos) e clique no comando Resource Pool.

Observe a caixa de dilogo Share Resources.

Agora vamos criar o projeto 2 e conect-lo ao pool de recursos recm criado para que possamos utilizar o recurso 2.

Observe os 2 projetos. O projeto 1 j possui os recursos alocados e um pool de recursos foi criado com base nos recursos existentes neste projeto. O projeto 2 no possui recurso alocado em sua atividade 1. preciso conect-lo ao pool como falamos. Ative o projeto 2 e selecione a guia Resource e o comando Resource Pool

A diferena agora que iremos utilizar os recursos do pool existente.

Pronto. Os projetos 1 e 2 agora esto conectados ao pool e os recursos passam a ser compartilhados. Vamos alocar o recurso 2 atividade 1 do projeto 2.

Observe que a lista de recursos do pool carregada, mostrando todas as opes de recursos possveis. Vamos escolher o recurso 2 e atribuir a atividade 1 do projeto 2.

Com isto temos o recurso 2 compartilhado entre mltiplos projetos. Nivelando o Recurso 2 entre os projetos Para demonstrar como podemos utilizar o pool para gerenciar recursos entre projetos, vamos verificar os 2 projetos criados.

Observe a atividade 2 do projeto 1 e a atividade 1 do projeto 2. Ambas sero executadas pelo recurso 2 (recurso compartilhado atravs do pool). A atividade 1 do projeto 2 termina em 02/09/11 e a atividade 2 do projeto 1 comea em 05/09/11. O que aconteceria se o recurso 2 atrasasse a atividade 1 do projeto 2? Simples. A atividade 2 do projeto 1 teria seu incio atrasado. Vamos simular este atraso, alterando a durao da atividade 1 do projeto 2 de 5 dias para 8 dias. Veja o que acontece.

O recurso 2 trabalhar simultaneamente nos 2 projetos a partir do dia 05/09/11 at o dia 07/09/11, acarretando em uma superalocao. O Processo 6.5 do PMBOK (Desenvolver cronograma) aponta para o nivelamento desse recurso. Vamos realizar o nivelamento do recurso 2 para retirar esta superalocao.

Ao realizar o nivelamento do recurso 2, observe como os projetos 1 e 2 se comportam.

Veja que a atividade 2 do projeto 1 teve seu incio atrasado para 08/09/11, esperando com que a atividade 1 do projeto 2 executada pelo mesmo recurso seja concluda em 07/09/2011. Observe na planilha de recursos que o recurso 2 est alocado 100% do tempo no projeto e, por esta razo, no poder executar 2 atividades em paralelo sob o risco de superalocao. Ajustando a taxa do recurso 2 para 200% Se fizermos isto, estamos dizendo que o recurso 2 poder desempenhar as 2 atividades em paralelo, sem impacto nos projetos.

Fazendo um novo nivelamento, verificamos que no h mais restries de recurso e a atividade 2 do projeto volta a ter seu incio previsto em 05/09/11, mantendo o projeto 1 no seu plano inicial.

Importante aqui verificar que com o pool de recursos podemos centralizar os ajustes nos recursos e observar os reflexos nos projetos conectados (sharer plans). Com isso ganhamos agilidade na gesto e uma melhor viso dos impactos. Espero que este post tenha sido til para vocs e at o prximo post.