PROCEDIMENTOS PARA O PORTAL DO CADASTRO

INSCRIO A empresa nacional e estrangeira fornecedora de bens classificados como RQT e NRQT e/ou prestadora de servios interessada na inscrio no Cadastro Corporativo da Petrobras, deve faz-lo unicamente atravs do Portal do Cadastro, acessando o site da Petrobras (www.petrobras.com.br), opes Canal Fornecedor e Portal de Cadastro. a. Primeiro Contato Ao acessar pela primeira vez o site do Portal de Cadastro da Petrobras, a empresa pretendente ao cadastro ou j cadastrada, dever preencher seu CNPJ (somente fornecedor nacional) e sua Razo Social, e indicar um e-mail com o qual se realizar o contato entre a empresa e o Cadastro de Fornecedores. Dever, ainda, cadastrar uma senha inicial. Aps o registro da senha, a empresa poder sair e retornar ao Portal quando desejar, permitindo-lhe continuar o preenchimento dos seus dados gerais ou alterar aqueles j informados. A partir da segunda vez, o acesso ao Portal se dar atravs da Entrada para empresas inscritas, fornecendo o CNPJ e a senha anteriormente cadastrada. b. Seleo do Tipo de Fornecedor Nota: esta etapa do procedimento deve ser desprezada pelos fornecedores j cadastrados corporativamente oriundos da migrao de sistemas antigos. A empresa deve selecionar o tipo de fornecedor no qual se enquadra (fabricante, prestador de servios, revendedor, distribuidor, ou combinao destes). No caso de distribuio e/ou revenda deve, necessariamente, informar o CNPJ do(s) fabricante(s) dos produtos/equipamentos do(s) qual(is) pretende comercializar. Tabela dos tipos de fornecedores e critrios para cadastramento c. Seleo de Famlias Nota: esta etapa do procedimento deve ser desprezada pelos fornecedores j cadastrados corporativamente oriundos da migrao de sistemas antigos. O fornecedor de bens deve selecionar as famlias de materiais que deseja comercializar com a Petrobras. O fornecedor de servios deve selecionar as famlias de servios que deseja prestar Petrobras. Aps a seleo, o sistema indicar os requisitos tcnicos exigidos para o fornecimento/prestao da famlia selecionada. Famlias de Materiais RQT e seus requisitos para cadastramento Famlias de Materiais NRQT Nota: aquele fornecedor que no possuir qualquer um dos requisitos especficos exigidos pela famlia, no poder requerer sua inscrio na respectiva famlia, devendo desmarc-la.

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d. Preenchimento de Informaes Gerais Durante o primeiro acesso ou posteriormente, a empresa deve continuar o preenchimento dos seus dados gerais. d.1. Apresentao de divulgao: de utilizao opcional para que a empresa demonstre, em carter voluntrio, apresentaes sucintas de divulgao da empresa (vdeo, Power Point, Flash, etc). Quaisquer informaes prestadas nesse quesito no dispensam o preenchimento de itens do questionrio de avaliao em que sejam explicitamente solicitadas. d.2. Dados gerais: a empresa deve informar os seus dados para cadastro, tais como: Razo Social, CNPJ, endereo, telefone, etc. d.3. Filiais: no caso de prestadores de servios, informar as filiais que possui. Caso fornecedor de bens, observar o item referente a Cadastramentos Especiais. d.4. Representantes comerciais: indicar os representantes comerciais autorizados a se relacionar com as Organizaes de Compras da Petrobras. d.5. Credenciamento de Revenda e Distribuio: apresentar de cada fabricante que a empresa revenda e/ou distribua, a respectiva Carta de Credenciamento, em conformidade com os Anexo II-A e Anexo II-B, respectivamente. Os revendedores e distribuidores de materiais que requerem qualificao tcnica (RQT), devem apresentar tambm a carta de Garantia e Compromisso de Inspeo, em conformidade com o Anexo III. d.6. Comprovao Tcnica Inicial: uma indicao preliminar que a empresa atua no segmento de mercado para o qual pretende se cadastrar. De acordo com as famlias de bens e/ou de servios selecionadas, o fornecedor dever anexar no mnimo trs e, no mximo, cinco documentos que comprovem a sua experincia no fornecimento e/ou prestao de servios no seu ramo de atividade. Tais documentos devem ser: cartas de referncia de clientes usurios finais, certificados de prmios ou de reconhecimento pela qualidade do produto/servio, relatrios de inspeo de recebimento, catlogo tcnico. Nota 1: a comprovao inicial objetiva verificar se a empresa pretendente ao cadastro possui experincia e tradio no fornecimento dos bens e/ou prestao dos servios nos quais est se inscrevendo. Em etapas futuras do cadastramento sero exigidos documentos especficos para cada famlia selecionada. Nota 2: Ao selecionar as famlias que pretenda fornecer/prestar, o Portal do Cadastro indica automaticamente o rgo de Cadastramento ao qual o fornecedor estar vinculado, e com o qual se dar o seu relacionamento referente a assuntos de cadastro. Organizaes de Compras para Cadastramento Centralizado d.7. Carta de Compromisso Aps preenchimento de seus dados e escolha das famlias de materiais e/ou servios, o fornecedor dever acessar a Carta de Conpromisso, que possui os seguintes objetivos: formalizar a compromisso da empresa em participar do Portal do Cadastro e fornecer as informaes necessrias ao seu processo de avaliao;

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manifestar a sua anuncia para que os dados fornecidos nas respostas do questionrio relativo aos indicadores do Critrio de Responsabilidade Social, sejam disponibilizados para o Instituto Ethos de Responsabilidade Social, visando a formao de parmetros de avaliao das empresas em conformidade com os indicadores Ethos: e designar seu representante para fins de coordenao na execuo do preenchimento dos questionrios (relatrios) do Portal de Cadastro e para o acompanhamento das atividades desenvolvidas durante o processo de avaliao.

A Carta de Compromisso deve ser impressa e assinada pelo responsvel pela empresa ou pessoa autorizada, devidamente identificado (nome e cargo), anexando o documento capaz de comprovar a sua vinculao com a empresa e autoridade para faz-lo, e enviada por carta registrada para o rgo de cadastramento correspondente indicado pelo Portal. e. Fechamento da Identificao e.1. Quando todos os itens requeridos no Primeiro Acesso estiverem preenchidos, a empresa poder fechar a sua identificao e envi-la Petrobras. A partir deste momento, no mais podero ser realizadas alteraes nas informaes prestadas pela empresa. e.2. Aps o recebimento da Carta de Compromisso e confirmados os dados previamente cadastrados, questionrios sero montados automaticamente contendo os indicadores pertinentes aos Critrios de Cadastramento em conformidade com as informaes prestadas. Nota: ser encaminhado empresa uma mensagem, atravs do e-mail cadastrado, comunicando que o acesso aos questionrios est liberado para preenchimento e informando uma nova senha para acesso ao Portal. f. Preenchimento do Relatrio de Avaliao (Questionrio) O Relatrio de Avaliao, ou questionrio, composto de pastas referentes a cada um dos cinco Critrios de Cadastramento (Tcnico, Econmico, Legal, SMS e Gerencial/Responsabilidade Social) e contm os indicadores correspondentes a estes critrios. Cada indicador se divide nos ndices (questes) correspondentes comprovao de seu atendimento. Somente aparecem para o fornecedor os indicadores e ndices correspondentes ao conjunto de itens de bens e/ou servios em que a empresa pretende fornecer e/ou prestar Petrobras. A empresa deve iniciar o preenchimento dos questionrios, respondendo s perguntas de cada critrio e anexando a documentao necessria de forma eletrnica. A empresa pode, antes do fechamento do seu relatrio, interromper o seu preenchimento e retornar para sua alterao ou complementao. A partir do fechamento do relatrio, no sero mais consideradas as alteraes de dados para a fase atual de avaliao. Nota: o preenchimento dos questionrios no implicar na inscrio automtica no Cadastro de Fornecedores da Petrobras. Tal evento depender de avaliao interna e de pareceres favorveis quanto s questes econmico-financeiros, jurdico-fiscais e tcnicos. f.1. Preenchimento. A empresa deve, inicialmente, preceder a leitura das instrues especficas de cada ndice/requisito, localizadas na barra superior da tela do questionrio. Nos campos de cada ndice/requisito devem ser fornecidas as informaes correspondentes. Para facilidade de anlise, os dados inseridos nas tabelas devem ser ordenados de forma adequada.

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f.2. Vinculao de respostas a itens de bens ou servios. Existem dois tipos de ndices/requisitos: ndices/requisitos aplicveis a bens ou servios especficos. Neste caso, cada resposta dever ser vinculada aos bens ou servios correspondentes. ndices/requisitos aplicveis a todo e qualquer material ou servio prestado pela empresa. Neste caso no necessria qualquer informao alm da resposta do quesito.

f.3. Vinculao de anexos a ndices . As informaes prestadas no relatrio podem ser comprovadas mediante anexao de evidncias. Alguns anexos so de apresentao obrigatria, como por exemplo o Balano Patrimonial. A no anexao de comprovao de evidncias das informaes prestadas prejudica o resultado da avaliao da empresa, chegando a inviabiliz-la, no caso de requisito obrigatrio. f.4. Da documentao a ser anexada. Ao anexar a documentao para avaliao, a empresa dever observar os seguintes tpicos: Os documentos devero estar dentro do prazo de validade e conter a razo social e o endereo constantes na ltima alterao do contrato social ou equivalente. A validade das Certides, quando no mencionada no documento, ser considerada de 6 (seis) meses a partir da sua emisso. Os documentos obrigatrios emitidos por empresas estrangeiras devem ser notarizados, autenticados pelo consulado brasileiro no pas respectivo e traduzidos para o Portugus por tradutor pblico juramentado, se apresentados em outro idioma. Os carimbos, autenticaes e selos precisam estar visveis e sem rasuras para a validao do documento. Sero aceitas as certides emitidas por rgos Oficiais obtidas diretamente da Internet, sem a necessidade de autenticao. f.5. Do envio da documentao ao rgo de Cadastramento: por questes legais, a documentao referente aos critrios LEGAL e ECONMICO, aps a digitalizao e insero no Portal de Cadastro, deve ser encaminhada, original ou cpia autenticada, ao rgo de Cadastramento devido, para conferncia e guarda pelos prazos legais definidos. Quando do envio da documentao, observar os procedimentos a seguir: A documentao pode ser encaminhada por correio ou entregue no protocolo de recebimento do rgo de Cadastramento. O encaminhamento da citada documentao deve, mandatoriamente, ser capeada por carta formal de encaminhamento, assinada pelo representante legal da empresa, contendo a relao dos documentos entregues, em conformidade com o ANEXO XI. Quando enviado por correio bastar uma via desta carta. Quando entregue no protocolo da Petrobras dever ter duas vias da carta, das quais uma ser recebida e devolvida ao portador da empresa. Documentos que no atendam a essas regras no sero recebidos pelo protocolo e se entregues pelo correio a empresa poder ter seu cadastro indeferido a critrio nico e exclusivo da Petrobras. Relao com todos os documentos a serem apresentados, por tipo de fornecedor, pode ser consultada em Documentos a Serem Entregues Fisicamente.

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g. Fechamento da avaliao: Quando todos os itens obrigatrios do Relatrio de avaliao estiverem corretamente preenchidos, a empresa poder fech-lo e envi-lo Petrobras. A partir deste momento, no sero mais consideradas as alteraes de dados para a fase atual de avaliao. As informaes contidas no relatrio passaro por uma pr-anlise onde sero verificadas pendncias e incorrees no preenchimento dos questionrios. No caso dessas divergncias serem constatadas, a empresa ser comunicada atravs de e-mail e os respectivos itens do relatrio sero reabertos para correo. Durante anlise das informaes, a empresa poder ser solicitada a agendar visita tcnica, quando pertinente, ou complementar alguma informao. Uma vez cumpridas e comprovadas todas as exigncias constantes do Relatrio a empresa ser cadastrada nos sistemas da Petrobrs e ter o CRCC emitido. AMPLIAO DE FORNECIMENTO Para ampliar a sua linha de fornecimentos a empresa dever enviar e-mail atravs do FALE CONOSCO do Portal de Cadastramento informando a sua inteno e contendo as seguintes informaes: Nmero ou nome padronizado da famlia, conforme consta nas instrues de cadastramento; Justificativas para ampliao e comprovao de que atende aos requisitos exigidos pela famlia em questo. Nota: A solicitao de incluso de novas famlias de bens ou servios na linha de fornecimentos da empresa, somente poder ser feita aps a concluso do processo de cadastramento ou renovao cadastral com resultado satisfatrio, isto , com emisso do CRCC. O Cadastro de Fornecedores analisar a solicitao e, a seu critrio, incluir os itens que considerar capazes de ser atendidos e/ou de interesse da Petrobras ou abrir o questionrio para que a empresa o faa. O relatrio da empresa ser aberto e disponibilizado para que a empresa comprove os documentos referentes ao Critrio Tcnico pertinentes (item d.) relativos aos materiais/servios a serem includos. Conforme os requisitos da famlia solicitada, outros Critrios tambm podem ser reabertos. Para incluso dos fornecimentos de um fabricante em sua linha de fornecimento, desde que este esteja cadastrado, distribuidores e revendedores devero anexar carta de credenciamento e garantia e compromisso de inspeo, emitidas pelo fabricante do material. Observar o item referente a Cadastramentos Especiais. Nota: A aceitao de novas famlias para anlise no implicar na incluso automtica da famlia em sua linha de fornecimento, o que depender de parecer favorvel de nossa rea tcnica.

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RENOVAO Para renovar sua inscrio no Cadastro Corporativo da Petrobras, a empresa deve acessar o Portal de Cadastro, e iniciar o preenchimento do questionrio. O questionrio da empresa estar aberto e disponvel para preenchimento 30 (dias antes) do vencimento do CRCC, contendo todos os itens que devem ser atualizados. Os distribuidores e revendedores devero atualizar as respectivas cartas de credenciamento e garantia e compromisso de inspeo, emitidas pelo fabricante do material. A empresa deve preencher os questionrios, responder s perguntas de cada critrio e anexar a documentao necessria de forma eletrnica.

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