Cronograma de Execuo

: O nosso prximo passo estabelecer o cronograma de execuo do projeto. J definimos o Plano Organizacional e a seqncia das atividades; agora hora de juntar as partes e elaborar o cronograma do projeto. DS: Determinar a programao de um projeto no uma atividade simples?
MC

MC: Na verdade, no. Elaborar um cronograma requer uma combinao de arte e cincia. DS: Eu entendo que o principal objetivo desse cronograma garantir que o projeto seja concludo dentro do prazo determinado. MC: o nosso desafio. Sabemos que o tempo no pra. O cronograma do projeto sempre uma restrio, at mesmo quando a data de trmino no crtica. Se um projeto atrasa, na maioria das vezes ele ir consumir um capital que ele no tinha previsto, comprometendo, tambm, o seu custo, podendo at mesmo causar srias conseqncias mercadolgicas para o produto, ou servio, do projeto. SB: Lembro-me de o meu amigo Luiz Otvio dizer que ele estabeleceu prazo para execuo da obra do restaurante de acordo com o projeto arquitetnico, sem estabelecer nenhuma folga. No entanto, ao iniciar as obras, ele viu que o prazo no era suficiente e, para no comprometer todo o cronograma, acabou contratando mais pessoas. Com isso gastou mais dinheiro.

PR: Este foi um bom exemplo. Maria, como estabelecer um cronograma? MC: Lembra-se de que eu acabei de falar da estratificao das atividades? PR: Lembro. Mas o que so atividades? MC: Bem. Atividades so etapas necessrias para se contemplar um projeto. So executadas em uma seqncia caracterizada pela natureza do projeto. As atividades podem ocorrer seqencialmente, ou simultaneamente. PR: Est bem e da? Continuo sem entender! MC: O projeto vai sendo decomposto at que todas as etapas e entregas sejam atingidas. Os principais tipos de atividades so: 1 Atividades Executivas, que so aquelas relacionadas diretamente com a ao dentro do projeto. Exemplo: embalar computadores; limpar o terreno; digitar o relatrio de compras; 2 Marcos, que representam um evento, ou condio, que determina a execuo de um grupo de atividades relacionadas entre si, ou o trmino de uma fase de projeto. Servem tambm para identificar as entregas dos pacotes de trabalho e no possuem durao. So tambm chamados de etapa. Como exemplo de marcos, temos: telhado pronto (entrega); testes do produto realizados; recebimento da 3 parcela. O terceiro e ltimo tipo so as Atividades-Resumo. So atividades que englobam outras atividades, denominadas subatividades. Elas representam um conjunto de atividades, totalizando durao, datas e custos das atividades a elas pertencentes. PR: Mas como se desenvolve o cronograma? MC: O desenvolvimento do cronograma deve ser feito iterativamente, ou seja, ser elaborado de forma progressiva e repetida at o momento em que seus resultados sejam confiveis e possam atender aos objetivos do projeto. Assim, neste desenvolvimento, estabelecemos as datas de incio e trmino das atividades. Esse processo um dos mais importantes de toda a fase de planejamento, uma vez que consolida informaes de outras reas, tais como custo, recursos humanos e escopo. O nivelamento de recursos uma das ferramentas utilizadas. DS: Mas como estimar a durao das atividades? MC: Segundo o Guia PMBOK, estimar a durao das atividades obter avaliaes quantitativas do nmero provvel de perodos de trabalho necessrios para a concluso de uma atividade do cronograma. Para elaborao de um cronograma, necessrio o desdobramento das atividades, como acabamos de falar na explicao da EAP. Uma das questes mais ignoradas na elaborao do cronograma relativa quelas datas que esto

amarradas a determinadas situaes. Por exemplo, para o Luiz Otvio mobiliar o restaurante, ele precisou aguardar a concluso da obra. Ele simplesmente no pode colocar os mveis sem que antes tudo estivesse pronto. Outras consideraes incluem saber quais os recursos sero utilizados, sua disponibilidade (calendrios) e experincias vivenciadas em outros projetos similares. SB: Como estabelecemos a durao das atividades? MC: Boa pergunta. A durao de uma atividade o tempo necessrio para que a atividade possa ser realizada. Esse tempo pode ser estipulado em semanas, dias, horas e minutos, dependendo do tamanho de cada projeto. Essa etapa tem por objetivo calcular ou determinar, corretamente, a quantidade de tempo necessria para executar cada atividade para que, ao ser integrante de um cronograma, possa determinar a durao do projeto. Ela conduzida em paralelo alocao de recursos nas atividades, uma vez que existe uma dependncia intrnseca entre durao e quantidade de recursos. DS: Por que as estimativas variam tanto? MC: Porque desconhecemos quais fatores influenciaro a durao. Ento no possvel saber exatamente quanto tempo ser consumido. Outro fato importante que muitas vezes, ao elaborarmos um cronograma, no envolvemos quem ir executar a tarefa. DS: Voc est dizendo que quem dever preparar as estimativas so as pessoas que executam as atividades? MC: Exatamente. Quem sabe o tempo quem faz. PR: Realmente uma etapa bem difcil. MC: Apesar de ser difcil, o envolvimento da equipe do projeto desde a concepo fundamental para o sucesso. PR: Voc falou que os prazos das atividades esto amarrados. Explique um pouco melhor. MC: Est certo. Acho que empolguei um pouco e acabei pulando uma explicao fundamental nesta fase. Quando disse que as atividades esto inter-relacionadas, estava tentando explicar que temos de estabelecer precedentes para que atividades interdependentes sejam identificadas e o cronograma do projeto seja determinado. DS: Maria, li alguma coisa sobre isso. Veja se entendi corretamente: Uma atividade que comece ou finalize antes que outra atividade possa comear chamada predecessora. Uma atividade que dependa do incio ou do final de outra atividade chamada de sucessora.

MC: Isto mesmo. SB: E como definimos esta relao de amor dio? DS: Amor e dio por sua conta. RISOS MC: necessrio estabelecermos alguns parmetros importantes. So eles:

Data de incio do projeto: o primeiro dia da primeira atividade a ser desenvolvida. Normalmente

essa data definida quando apresentamos a proposta do projeto, ou seja, juntamente com o objetivo do projeto.

Data de trmino do Projeto o ltimo dia da ltima atividade a ser desenvolvida. Normalmente

calculada pelo detalhamento do plano do projeto.

Incio da atividade a data e a hora em que a atividade se inicia. Pode ser um dado fixo do

projeto ou calculada em conseqncia de suas atividades predecessoras.

Trmino da Atividade a data e a hora em que atividade termina. Normalmente, calculada a

partir da data de incio da atividade e de sua durao.

Calendrios os calendrios so utilizados para determinar e selecionar os dias de trabalho, ou

folga, do projeto. Os calendrios tambm devem ser utilizados para indicar horas especficas de trabalho para um determinado recurso.

Feriados e Dias Especiais Devem ser sempre inseridos para que no ocorram erros no

gerenciamento das atividades. Por exemplo, frias coletivas, feriados municipais, vspera de Natal e Ano Novo, dentre outros.

: E frias dos participantes dos projetos? MC: Boa lembrana. Um projeto pode ter datas especiais para diferentes participantes do projeto, de acordo com cronograma de frias de cada um. SB: Existe alguma forma visual de montar um cronograma, ou basta detalhar no papel? MC: Voc pode apenas detalhar no papel, no entanto, temos hoje o que chamamos de diagrama de Gantt. SB: Muito prazer, Sr. Gantt, eu sou o Sr. Been. MC: No brinque! Diagrama de Gantt, ou diagrama de barras, hoje a forma mais utilizada para representao grfica de um cronograma. O diagrama utiliza barras horizontais, colocadas dentro de uma escala de tempo. O comprimento relativo das barras determina a durao da atividade. As linhas conectando as barras individuais em um diagrama de Gantt refletem as relaes entre as atividades.
DS

: O Diagrama de Gantt j foi desenvolvido em software? MC: Sim. O Diagrama de Gantt a visualizao-padro da maioria dos softwares de gerenciamento de projetos. PR: O software facilita a elaborao do cronograma!
DS

: Facilita no, ajuda e muito. Mas temos de lembrar que temos uma metodologia, e ela quem facilita o nosso trabalho. O software apenas uma ferramenta que nos auxilia na construo do cronograma.
MC