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O intuito principal demonstrar as atividades do Tesoureiro dentro do clube de Desbravadores, orientando a arrecadao de fundos para o Clube, como utilizar o livro Caixa e algumas noes bsicas de contabilidade para o desempenho desta funo.
A IMPORTNCIA DE UM TESOUREIRO
O tesoureiro exerce uma funo fundamental para o funcionamento das atividades do clube. Ajuda no processo de tomada de decises, gerenciamento de oramento e cotaes, alm da administrao de um fluxo contnuo de informaes e verbas. Da a necessidade de se escolher uma pessoa organizada, fiel dizimista, honesta e criteriosa para a Tesouraria do Clube. Naturalmente, h um grande nmero de despesas envolvidas com a instalao e operao de um Clube de Desbravadores de sucesso. Um clube no pode sobreviver sem cuidadoso gerenciamento de fundos e planejamento adequado para o ano todo. Deve ser preparado o Oramento Anual com a participao da diretoria, e submetido comisso da igreja, para a devida aprovao.
8) Cotaes - Antes de realizar qualquer compra/despesa, fazer 3 cotaes visando melhores preos e qualidade; 9) Reserva financeira - Nunca faa compromissos ou eventos sem ter recursos financeiros para quitar as despesas, mantendo sempre uma reserva para os possveis imprevistos; 10) Seja pontual e honesto Seja responsvel e nunca d prejuzos a qualquer pessoa ou ao caixa da igreja.
CONCEITOS DE CONTABILIDADE
Antes de falarmos de como utilizar o livro de Conta Corrente/Caixa, conheceremos alguns termos: 1) Crdito tudo aquilo que gera receita para o clube. Em outras palavras, aquilo que o clube recebe atravs de mensalidades, campanhas, caixa da igreja, taxas, inscries, ofertas, doaes, etc. Tambm chamado de entradas. 2) Dbito tudo aquilo que o clube gera de despesas. Tambm chamado de sadas. 3) Movimentao So as entradas e sadas de dinheiro, cheques ou doaes.
Outras Ocorrncias:
O histrico ultrapassa uma linha. O que fazer? Neste caso pode-se utilizar o tanto de linhas que for necessrio para o histrico, porm, deve-se obedecer ao seguinte: a data ser informada na primeira linha do lanamento, sendo que o valor do crdito ou dbito, a sigla da transao e o saldo devero ser informados na ltima linha da descrio do histrico.
Sobrou duas ou trs linhas para escrever o meu histrico, mas no o suficiente. Pode escrever nestas linhas e passar para a folha seguinte?
No. Nesta ocorrncia deve-se anular estas linhas (fazendo um z pegando todas as linhas que ficarem em branco), ento a se deve comear o histrico na folha seguinte. Fiz um lanamento indevido. Pode passar corretivo? O livro de conta corrente no pode ser rasurado. O procedimento correto manter o lanamento, fazendo o estorno quando constatado o engano. O estorno sempre feito o contrrio do lanamento errado, por exemplo: Lancei um crdito de R$ 100,00, quando eu lanar o estorno, farei o contrrio, registra o dbito de R$100,00 e no campo histrico escreve estorno + o histrico do lanamento.
OUTROS CONTROLES
O controle e a organizao, como foi dito, so imprescindveis para o Tesoureiro. Este dever fazer um controle rigoroso dos documentos que componham os lanamentos de dbitos e crditos. Controle de Dbitos: O Tesoureiro ter reunido todos os comprovantes (notas fiscais, recibos e etc.) desta operao, arquivando-os e grampeando-os em pasta, com folha informando o ms/ano corrente. Notas e recibos originais so enviados para o tesoureiro da Igreja e uma cpia fica para o arquivo do clube. Controle de Crditos: No diferente do controle de dbitos. O Tesoureiro ter reunido os comprovantes de recebimentos (canhotos de recibos, carns, transferncias e outros), arquivando-os e grampeando-os em pasta, com folha informando o ms/ano corrente.
3. Campanhas para levantar fundos Quando se planeja essas campanhas, bom lembrar que todo movimento de levantamento de fundos deve seguir algumas orientaes bsicas: Todos os projetos de levantamento de fundos devem ter aprovao da comisso da Igreja, e quando necessrio do rgo pblico local, por escrito; Devem ser vendidos produtos que esto de acordo com os princpios da Igreja Adventista do Stimo Dia; Vendas: Organize o clube todo no programa de venda e os treine; A Igreja no aprova a realizao de quemrcias, bingos ou jogos, como meio lcito para manter o Clube de Desbravadores, pois, como parte integrante do Departamento JA o mesmo tem que ser sustentado pela ofertas, donativos ou trabalhos realizados pelo clube.
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TESOUREIRO
- DESCRIO DE FUNO
01. Administrar investimentos, conta corrente, saldo e cobrana do Clube para matrculas, mensalidades, campori, visitas, passeios, excurses, venda de uniformes, emblemas para investidura e donativos; 02. Requerer Comisso da Igreja a aprovao de verba do oramento local para destinar 5% das ofertas locais para o Clube, receber tais valores do Tesoureiro da igreja mensalmente e apresentar recibo e relatrio das despesas; 03. Preparar e apresentar Oramento Anual do Clube para aprovao da Diretoria e da Comisso da Igreja; 04. Supervisionar compra de Cartes, manuais, materiais diversos, e equipamentos com verba do clube; 05. Trabalhar em prol do crescimento, organizao e fortalecimento do clube; 06. Fazer relatrio financeiro bimestral para aprovao da Diretoria; 07. Fazer parte do Clube de Lderes, participar dos cursos de capacitao e treinamento; 08. Fazer balano anual com extratos mensais discriminados; 09. Auxiliar nas campanhas diversas visando: valores monetrios para custear eventos, Carns, aquisio de equipamentos, doaes especiais e venda de produtos; 10. Assinar recibos de taxas, contribuies diversas e donativos; 11. Visitar Desbravadores inadimplentes, orientando os pais sobre as atividades do clube e uso das taxas de mensalidades; 12. Fazer recebimentos e cobranas, organizando Livro de Caixa; 13. Participar da sistemtica de pontuao de Honra ao Mrito indicando os Desbravadores rigorosamente pontuais (pagamento at o dia 10); 14. Participar das reunies de avaliao semestrais; 15. Observar hierarquia da Organizao: AMS, Pastor, Regional, Comisso IASD, Clube, Diretor Geral, Diretores Associados, Diretor Eventos, Diretor Segurana e Estrutura, Diretoria Alimentao, Diretor Patrimnio, Tesoureiro, Secretria Geral, Bibliotecria, Enfermeiro, Instrutores, Conselheiros, Capito(), Secretrios, Desbravadores. PONTUAO: * Pagamento at dia 10 * Pagamento 10 a 30/Ms * Pagamento no ms seguinte * Inadimplente
BIBLIOGRAFIA
Diviso Sul-Americana, Ministrio Jovem, Departamento de Ministrios da Igreja, Curso de treinamento bsico para a diretoria de desbravadores.
Respons. Compra
Qtd
Valor Unitrio
Valor Total
Total
1. Distintivos de:
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2. Insgnias de:
3. Fitas de:
4. Especialidades :
5. Uniforme
Data: ____/_____/_____
Assinatura Secretrio
Assinatura Tesoureiro
Assinatura do Diretor
MENSALIDADES
MS Janeiro R$ ___________ Abril R$ ___________ Julho R$ ___________ Outubro R$ ___________ OK MS Fevereiro R$ ___________ Maio R$ ___________ Agosto R$ ___________ Novembro R$ ___________ OK MS Maro R$ ___________ Junho R$ ___________ Setembro R$ ___________ Dezembro R$ ___________ OK
Outras taxas
Valor 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Acampamento Uniforme Materiais Cursos Outras Investidura
Data Pagto
Ass. Tesoureiro
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Em atendimento ao pedido do CLUBE .............................., a Comisso da Igreja Adventista do Stimo Dia de ..........................., reunida no dia ......., do ms de .............. do ano ............., s ...... horas, presidida pelo Pastor ou Ancio Sr ............................., decidiu aprovar e autorizar: 1) Investidura de Lder para o candidato ..............................................., por estar em plena comunho com as normas da igreja e sendo membro ativo desta, no tendo nada que desabone sua conduta moral; 2) Autorizar a realizao do Evento / Acampamento ............., no dia .............., no local ..................; 3) Aprovar a retirada de 5% (cinco por cento) sobre as ofertas locais da igreja, mensalmente, para custear as despesas do clube, devendo o tesoureiro do clube apresentar ao Tesoureiro da igreja, no ms seguinte retirada, as respectivas notas fiscais de compras; 4) Aprovar o Planejamento do Clube para o ano de 2012, conforme anexo enviado a esta Comisso, inclusive reservando as datas previstas no mesmo para os eventos do Dia do Desbravador e Investiduras, ou seja nos dias ......, ,.......... ................, ...... de ........................ de 2012
CONTROLE DE PATRIMNIO
Tipo de Patrimnio: _______________________________ Clube: ________________________________________________ Igreja: ________________________________________________ Nr 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. Obs:
Descrio
Cadastrar todos os bens de propriedade do Clube, em fichas separadas em: Mveis, Equipamentos de cozinha, trofus, Materiais Esportivos, Equipamentos Diversos, Manuais e Livros, Material de Civismo, Material de Camping, etc.
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Aseguir esto os M odelos para Livro Caixa (pode ser usado o livro com prado empapelaria) e Balano (M ensal/Semestral/Anual ou por Evento)
Livro Caixa
Clube:
Nr
Descrio do Lanam ento 1. Saldo Anterior 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25. 26. 27. TOTALGERAL 28. 29. Saldo a Transportar
NF/ Recibo
Data
Cdigo
Lanam ento
Crdito / Entradas
. C/D
* *
35 36 37
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Balano - Mensal / Semestral ou Anual Clube: Nr 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25. 26. 27. 28. Descrio do Lanamento Dinheiro em Caixa Crditos Recebimento de Matrculas e Mensalidades Recebimentos de Inscries/Eventos Doaes em Dinheiro Oferta do Caixa da Igreja Doaes em Equipamentos / Imobilizado / Bens Durveis Doaes Diversas em Bens de Consumo Imediato (Alimentos/Transporte/Materiais Diversos, remdios) Lucros e Dividendos de Investimentos Lucros sobre Projetos de Vendas Recebimentos de Uniformes Recebimentos Diversos Devoluo ou Cancelamento de Dbitos/Despesas Remunerao de Servios Prestados Recebimentos para Investidura Cdigo Lanamento 00 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13 14 Crdito / Entradas
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C C C C C C C C C C C C C
Dbitos Despesas Fixas da Sede (Aluguel, gua, Luz, Gs) Pagamento de Inscries / Eventos Despesas com Alimentao, material de limpeza e higiene Despesas com Transporte Despesas com Papelaria (Livros, Atas, lbuns, Papel, Cpias, canetas,pastas etc) Compra de Imobilizado (moblia, bandeiras, fanfarra, ferramentas, barracas, tendas, Estandarte, Bssola etc) 29. Despesas com Cartes, Certificados, Emblemas 30. Compra de Produtos para Projetos de Venda 31. Despesas com Uniformes 32. Despesas Diversas (Cordas, Decoraes, Brindes, filmagens, fotos) 33. Despesas com Locais para Eventos (Chcaras, Clubes, Hotis) 34. Despesas com Seguros 35. Devoluo ou Cancelamento de Crditos/Receitas 36. Despesas com Atividades Missionrias (Folhetos, Curso Bblico, Bblia) 37. Despesas Mdicas (Remdios, Atendimento Mdico, Urgncias, Estojo 1o v Socorros) 38. Despesas com Cursos / Especialidades (Material Didtico, Palestrante, Material p/ Aula Prtica) 39. Despesas com Utenslios de Cozinha (panelas, fogo, forno, pratos, talheres, copos, filtro, equipamentos etc) 40. Despesas com Materiais Esportivos 41. 42. 43. 44. 45. 46. 47. 48. Total dos Dbitos 49. 50. SALDO FINAL
20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34
35 36 37
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*
D D D D D D D D D D D D D D D
D D
* *
D C
Para preencher o Balano Mensal necessrio calcular todos os lanamentos do ms que foram efetuados com os cdigos acima e registrar os totais em cada linha. Para preencher os Balanos Semestrais e Anual., basta recalcular os lanamentos constantes dos Balanos Mensais.
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Descrio de Funes
Diretor Analisar e acompanhar os balanos mensais, semestrais e anuais; Propor alteraes oramentrias; Decidir sobre compras de produtos, cotaes, sob consulta Comisso Oramentria; Auxiliar o desenvolvimento de projetos para captao de recursos e doaes; Auxiliar no desenvolvimento de projetos para venda de produtos; Contratar servios serem prestados pelo Clube, com fins de arrecadao financeira; Aprovar os Balanos Mensais, Semestrais e Anuais, o Livro Caixa mensalmente e os Relatrios enviados ao Tesoureiro da Igreja; Resolver assuntos urgentes, emergenciais e alteraes no oramento; Assinar Contratos de aluguel, Transportes, Seguros e outros.
Tesoureiro - Propor Comisso da Igreja a aprovao da verba de 5% sobre as ofertas do Caixa da Igreja para o Departamento de Desbravadores; - Repassar todos os valores recebidos, com relatrios mensais para o Tesoureiro da Igreja (o clube no deve manter caixa independente); - Solicitar ao Tesoureiro da Igreja a liberao de verbas para pagamentos e compras diversos; - Controlar continuamente as despesas e receitas, impedindo que o saldo seja negativo; - Receber as Doaes e fazer os respectivos recibos, identificando o doador e a finalidade da doao. Em caso de doao em produto, calcular o valor de mercado e relatar no livro caixa a entrada da doao e a aquisio do produto; - Receber as Taxas, Inscries e fazer os respectivos recibos; - Fazer o Livro Caixa, detalhando os lanamentos com: Nome do desbravador, ms de referncia, tipo de pagamento, produto adquirido, nmero da Nota Fiscal, nome do doador, finalidade da doao, valor recebido, - Fazer os Balanos Mensal, Semestral e Anual e encaminha-los ao Tesoureiro da Igreja e ao Presidente da comisso Oramentria; - No misturar finanas pessoais com finanas do Clube.
Secretrio - Fazer as Atas de Reunies da comisso Oramentria, e registrar suas decises; - Apresentar relatrios sobre materiais a serem comprados: cartes, btons, emblemas, materiais de papelaria, livros, alimentos etc.
Captador - Desenvolver projetos para captao de recursos e doaes, com os membros da igreja, autoridades, empresas, autarquias, instituies governamentais, comunidade e pais de desbravadores. Cobranas - Auxiliar o Tesoureiro nas cobranas de Taxas, mensalidades, inscries ou pagamentos diversos por parte dos desbravadores como uniformes e outras despesas; - Os valores arrecadados devem ser repassados no mesmo dia ao Tesoureiro do Clube; - No permitido conceder descontos, exceto com autorizao da Comisso Oramentria. Licitao - Todas despesas devem ser realizadas somente aps processo de licitao, ou seja, no mnimo 3 cotaes; - Apresentar oramentos diferenciados na forma de pagamento, observando a mais vantajosa (geralmente vista concedido desconto); - O Licitante deve possuir facilidade de acessar internet, ligaes telefnicas, fax, ou contato pessoal.
Conselheiro - Propor a aquisio de bens; - Indicar investimentos; - Auxiliar no desenvolvimento de projetos de Captao e projetos para vendas; - Apresentar lista sugestiva ao Secretrio com os materiais a serem comprados. Compras - Conferir lista de compras feita pelo Secretrio e estabelecer roteiros para agilizar as compras; - Efetuar as compras aps licitao, conforme cotao autorizada pelo presidente; - Acondicionar os produtos comprados e transporta-los com zelo e segurana; - Observar as datas de validade; - Negociar com os vendedores descontos ou doaes para ajudar o Clube.
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