5257 APOSTILA Arquivologia - EXTENSIVO - Professor Zeidan

2012
Professor
Roberto Zeidan
atendimento.ecp@gmail.com
ARQUIVOLOGIA
EXTENSIVO
____________ _________________________ARQUIVOLOGIA _______________________________ Prof. Zeidan

________________________________________________________________________
ATUALIZADO AT ABRIL 2012 www.CARREIRAPUBLICA.com.br (48) 4141-3220 3225-5779 1
Contedo - Arquivologia

Arquivologia ............................................................................................................................................................................................. 2
1. Arquivos ...................................................................................................................................................................................... 2
1.1 Origem dos Arquivos: ................................................................................................................................................................ 2
1.2 Arquivos: Elementos e Definies .............................................................................................................................................. 2
1.3- Finalidade: Arquivo, Biblioteca e Museus ................................................................................................................................. 2
1.4- Funo ....................................................................................................................................................................................... 3
1.5- Razes da Importncia do Arquivo........................................................................................................................................... 3
1.6- Classificao .............................................................................................................................................................................. 3
1.7- Classificao dos documentos .................................................................................................................................................. 3
1.8- Tipo de Arquivamento: .............................................................................................................................................................. 4
1.9- Transferncia e Recolhimento ................................................................................................................................................... 4
1.10- Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD ..................................................................................................................... 4
2- Arquivos correntes (Primeira Idade): ............................................................................................................................................... 5
2.1- Organizao e Administrao dos Arquivos Correntes ............................................................................................................. 5
2.2 Gesto de documentos ................................................................................................................................................................ 7
2.3- Mtodos de Arquivamento ........................................................................................................................................................ 8
2.4- Etapas de arquivamento ........................................................................................................................................................... 14
2.5. Emprstimo e consulta ............................................................................................................................................................. 14
2.6. Anlise, avaliao, seleo e eliminao ................................................................................................................................. 14
2.7. Valor dos documentos .............................................................................................................................................................. 15
2.8. Microfilmagem ........................................................................................................................................................................ 16
2.9- Transferncia e recolhimento ................................................................................................................................................... 16
3. Arquivos intermedirios (Segunda Idade) ....................................................................................................................................... 17
3.1 Histrico .................................................................................................................................................................................... 17
3.2 Tratamento, armazenamento e localizao da documentao ................................................................................................... 18
3.3 Recomendaes especiais ......................................................................................................................................................... 18
3.4 Construo e equipamento ........................................................................................................................................................ 18
4. Arquivos Permanentes (Terceira Idade) .......................................................................................................................................... 18
4.1. Atividades de arranjo ............................................................................................................................................................... 19
4.2- Atividades de conservao....................................................................................................................................................... 21
LEGISLAO ................................................................................................................................................................................... 22
CONARQ ............................................................................................................................................................................................ 22
SINAR ................................................................................................................................................................................................ 23


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Arquivologia

1. Arquivos
1.1 Origem dos Arquivos: A palavra Arquivo
de origem grega, derivada de ARCHEION (depsito de
documentos), na antiga Grcia. H os que dizem provir do
Latim ARCHIVUM, que significava lugar onde eram guardados
antigos ttulos, papis e etc. A origem do Arquivo d-se no
exato momento em que o homem passou a preocupar-se em
registrar as informaes. Como suporte da informao eram
utilizados o mrmore, o cobre, o marfim, as tbuas, os tabletes
de argila e outros materiais. S mais tarde que apareceram
os papiros, pergaminhos e, finalmente o papel. Os arquivos
como instituio tiveram origem na antiga civilizao grega.
Nos sculos V e IV a.C. os atenienses guardavam seus
documentos de valor no templo da me dos deuses (Metroon).
O imperador Justiniano ordenou que se reservasse um prdio
pblico no qual o magistrado pudesse guardar os documentos,
escolhendo algum que os mantivesse sob custdia. A
finalidade era a de impedir a adulterao e propiciar as
condies necessrias para que pudessem ser encontrados
rapidamente. Entretanto foi a partir da Revoluo Francesa
que se reconheceu definitivamente a importncia dos
documentos para a sociedade. Desse reconhecimento
resultou em trs importantes realizaes no campo
arquivstico: a) criao de uma administrao nacional e
independente dos arquivos;
b) proclamao do princpio de acesso do pblico aos
arquivos;
c) reconhecimento da responsabilidade do Estado pela
conservao dos documentos de valor, do passado
As definies antigas acentuavam o aspecto legal dos
arquivos, como depsitos de documentos e papis de
qualquer espcie, tendo sempre relao com os direitos das
instituies ou indivduos. Os documentos serviam apenas
para estabelecer ou reivindicar direitos. Quando no atendiam
mais a esta exigncia, eram transferidos para museus e
bibliotecas. Surgiu da a idia de arquivo administrativo e
arquivo histrico. Quanto conceituao moderna, Solon
Buck, ex-arquivista dos EUA ttulo que corresponde ao de
diretor-geral de nosso Arquivo Nacional assim o definiu:
"Arquivo o conjunto de documentos oficialmente produzidos
e recebidos por um governo, organizao ou firma, no
decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si
e seus sucessores para efeitos futuros" (Souza, ' 1950).
O termo arquivo pode tambm ser usado para designar:
conjunto de documentos;
mvel para guarda de documentos;
local onde o acervo documental dever ser conservado;
rgo governamental ou institucional cujo objetivo seja o de
guardar e conservar a documentao;
ttulos de peridicos geralmente no plural, devido
influncia inglesa.
1.2 Arquivos: Elementos e Definies
O primeiro elemento essencial refere-se razo pela qual os
materiais foram produzidos e acumulados. Sero arquivos os
documentos criados e acumulados na consecuo de algum
objetivo. Em nvel governamental, tal objetivo o cumprimento
de sua finalidade oficial (valor primrio). Assim, filmes
cinematogrficos, por exemplo, quando produzidos ou
recebidos por uma administrao no cumprimento de funes
especificas, podem ser considerados arquivos. Documentos
escritos, ainda que classificados como manuscritos histricos,
se tiverem sido produzidos em decorrncia de uma atividade
organizada como, por exemplo, os de uma igreja, uma
empresa, ou mesmo de um indivduo podero ser
considerados arquivos. O segundo elemento essencial diz
respeito aos valores pelos quais os arquivos so preservados.
Para que os documentos sejam arquivados devem ser
preservados por razes outras que no apenas aquelas para
as quais foram criados e acumulados. Essas razes tanto
podem ser oficiais quanto culturais. Sero ento preservados
para o uso de outros alm de seus prprios criadores (valor
secundrio). Devem ainda satisfazer a condio de serem
realmente documentos do rgo que os oferece. Para que se
possa garantir a integridade dos documentos preservados
deve-se mant-los conservados num'todo como documentos
do rgo que os produziu, deve-se ainda guard-los na sua
total idade, sem muti lao, modificao ou destruio de
parte deles. Conquanto no haja uma definio de arquivo que
possa ser considerada definitiva, pode-se defini-los como, "os
documentos de qualquer instituio pblica ou privada que
hajam sido consideradas de valor, merecendo preservao
permanente para fins de referncia e de pesquisa e que hajam
sido depositados ou selecionados para depsito, num arquivo
permanente." (T.R.Schellenberg). Ou ainda, segundo Slon
Buck, ex-arquivista dos EUA, assim o definiu: "Arquivo o
conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos
por um governo, organizao ou firma, no decorrer de suas
atividades, arquivados e conservados por si e seus
sucessores para efeitos futuros." Pode-se dizer que a
finalidade de um arquivo a de servir Administrao; e sua
funo a de tornar disponvel as informaes contidas no
acervo documental sob sua guarda. O art. 22 da Lei 8.159/91
define arquivo da seguinte forma: "Consideram-se arquivos,
para os fins desta lei, os conjuntos de documentos produzidos
e recebidos por rgos pblicos, instituies de carter pblico
e entidades privadas, em decorrncia do exerccio de
atividades especficas, bem como por pessoa fsica, qualquer
que seja o suporte da informao ou a natureza dos
documentos."
1.3- Finalidade: Arquivo, Biblioteca e
Museus
As diferenas bsicas entre os materiais de biblioteca e de
arquivo referem-se precipuamente ao modo pelo qual se
originaram e ao modo pelo qual entraram para as respectivas
custdias. Como j foi visto, os arquivos tm estreito vnculo
com as atividades funcionais de um rgo do governo ou de
qualquer outra entidade. Seu valor cultural pode ser
considerado secundrio ou acidental. O material de uma
biblioteca visa primordialmente a fins culturais estudo,
pesquisa e consulta. Os arquivos so rgos receptores,
enquanto as bibliotecas so colecionadores. Os materiais de
biblioteca so adquiridos principalmente a partir de compras e
doaes, ao passo que os arquivos so produzidos ou
recebidos por uma administrao para o cumprimento de
funes especficas. Jamais sero colecionadores como a
biblioteca e sua qualidade prpria de arquivo s se conserva
integralmente enquanto a forma e a inter-relao natural forem
mantidas. Uma biblioteca no deve recolher documentos

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oficiais. Alm disso h significativa distino quanto aos
mtodos empregados em um e outro caso. Ao apreciar o valor
dos documentos expedidos por um rgo oficial ou privado, o
arquivista no o faz tomando por base partes do material. No
examina e conclui quanto ao valor de uma simples pea
avulsa como uma carta, um relatrio ou qualquer outro
documento. Faz o seu julgamento em relao s demais
peas, isto , em relao inteira documentao, resultante
da atividade que a produziu. O bibliotecrio, ao contrrio,
avalia o material a ser adquirido por sua instituio como
peas isoladas. Por isso, os arquivistas no podem arranjar
seus documentos de acordo com esquemas predeterminados
de classificao de assunto. O bibliotecrio, no arranjo de seu
material, que consiste em peas avulsas, pode empregar
qualquer sistema de classificao. O principal objetivo de um
sistema reunir materiais idnticos, mas o valor de
determinada pea no estar necessariamente perdido se no
for classificado em determinado lugar. O mesmo no ocorre
no arquivo: uma vez que as peas tenham sido retiradas do
seu contexto inicial, destruiu-se muito do seu valor de prova.
Da surgiu o princpio da provenincia, pelo qual os
documentos so agrupados pelas suas origens. O arquivista
deve estabelecer uma classificao ditada pelas
circunstncias originais de criao. O princpio da
provenincia resultou de experincias desastrosas ocorridas
na Europa, quando se tentou o emprego de diversos
esquemas de classificao. Outra diferena que pode ser
destacada a de os materiais de biblioteca existirem via de
regra em numerosos exemplares, ao passo que os
documentos de arquivos existem em um nico exemplar ou
em limitado nmero de cpias. Pode-se dizer que a
biblioteconomia trata de documentos individuais e a
arquivstica, de conjuntos de documentos.
1.4- Funo
A funo bsica do arquivo tornar disponveis as
informaes contidas no acervo documental sob sua guarda.
1.5- Razes da Importncia do Arquivo
A funo do arquivo de guarde e conservao dos
documentos, objetivando a sua utilizao. Os arquivos so de
extrema importncia para: Reconstituio e preservao
da memria; Apoio administrativo; Fonte de
informao; Guardio de matria prima para trabalho de
pesquisa histrica. Podemos afirmar que o arquivo
fundamental para o desenvolvimento dos trabalhos realizados
nas empresa e instituies culturais, pois os mesmos possuem
uma forma de organizao da informao, seja ela escrita,
sonora, audiovisual, impressa, desenhada e etc. Portanto, de
suma importncia dizer, que todas as decises geralmente so
tomadas, a partir das informaes encontradas nos arquivos
(Memria da Instituio ou empresa).

1.6- Classificao: Dependendo do aspecto sob o
qual os arquivos so estudados, eles podem ser classificados
segundo: os estgios de sua evoluo;
as entidades mantenedoras; a extenso de sua atuao,
a natureza dos documentos.
a) Estgios de sua evoluo
Arquivos de primeira idade, corrente, ativo ou de movimento
so aqueles constitudos de documentos em curso ou
consultados freqentemente conservados em dependncias
prximas de fcil acesso.
Arquivos de segunda idade, intermedirios ou limbo, so
aqueles constitudos de documentos que deixaram de ser
freqentemente consultados, mas cujos rgos que os
receberam e os produziram podem ainda solicit-los. No h
necessidade de conserv-los prximos aos escritrios. A
permanncia dos documentos nesses arquivos transitria.
Por isso, so tambm chamados de "limbo" ou "purgatrio".
Arquivos de terceira idade, de custdia ou permanentes
so constitudos e documentos que perderam todo o valor de
natureza administrativa, que se conservaram em razo de seu
valor histrico ou documental e que constituem os meios de
conhecer o passado e sua evoluo. Estes so os arquivos
propriamente ditos. A cada uma dessas fases que so
complementares corresponde uma maneira diferente de
conservar e tratar os documentos e, conseqentemente, uma
organizao adequada.
b) Entidade mantenedora
Arquivos Pblicos - Conjunto de documentos produzidos
ou recebidos por instituies governamentais de mbito
federal, estadual ou municipal, em decorrncia de suas
funes especficas, administrativas, judicirias ou legislativas.
Arquivos Privados - Conjunto de documentos produzidos
ou recebidos por instituies no governamentais, famlias ou
pessoas fsicas, em decorrncia de suas atividades
especficas e que possuam uma relao orgnica perceptvel
do processo de acumulao.
c) Extenso de sua atuao: Quanto abrangncia de sua
atuao podem ser setoriais e gerais ou centrais. Os arquivos
setoriais (ncleos de arquivo ou arquivo descentralizado) so
aqueles estabelecidos junto aos rgos operacionais,
cumprindo funes de arquivo corrente. Os arquivos gerais ou
centrais so os que se destinam a receber os documentos
correntes provenientes dos diversos rgos que integram a
estrutura de uma instituio, centralizando as atividades de
arquivo corrente.
d) Natureza de documento:
Arquivos Especiais - Aqueles que tm sob sua guarda
documentos de formas fsicas diversas: fotografias, slides,
discos, fitas magnticas, fitas cassetes, disquetes, CD-Rom,
microformas, etc., e que por essa razo, merecem tratamento
especial em seu armazenamento, registro, acondicionamento,
controle, conservao e etc.
Arquivos Especializados - Aqueles que tm sob sua
custdia os documentos resultantes da experincia humana
num campo especfico, independente da forma fsica que
apresentem, como por exemplo: arquivos mdicos ou
hospitalares, arquivo de engenharia e assim por diante. Esses
arquivos so tambm chamados de arquivos tcnicos
1.7- Classificao dos documentos:
Segundo sua forma, contedo e caracterstica fsica, os
documentos podem ser classificados segundo: gnero,
natureza do assunto, espcie e tipo de documento.
GNERO
Os documentos podem ser definidos segundo o aspecto de
sua representao nos diferentes suportes:
Cartogrficos - So documentos em formatos e dimenses
variveis, contendo representaes geogrficas,
arquitetnicas ou de engenharia. Exemplos: mapas, plantas,
perfis;
lcnogrficos - So documentos em suporte sintticos, em
papel emulsionado ou no, contendo imagem esttica.
Exemplo: fotografias (diapositivos, ampliaes negativos
fotogrficos, desenhos e gravuras);
Informticos - So documentos produzidos, tratados e
armazenados em computador. Exemplo: disco flexvel
(disquete), disco rgido e disco ptico;
Filmogrficos - So documentos em pelculas cine-
matogrficas e fitas magnticas de imagens (tapes),
conjugadas (ou no), em trilhas sonoras, com bitolas
dimenses variveis, contendo imagens em movimento.
Exemplos: filmes e fitas videornagnticas.
Microgrficos - So documentos em suporte filmico
resultante da microproduo de imagens, mediante a

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utilizao de tcnicas especficas. Exemplo: microficha,
microfilme em rolo, carto e jaqueta;
Textuais - os documentos manuscritos, datilografados/
digitados ou impressos. Apresentam inmeros tipos fsicos ou
espcies documentais criados para produzir determinada ao
especfica, tais como: contratos, folha de pagamento, livros de
contas, requisies diversas, atas, relatrios, regimentos,
regulamentos, editais, certides, tabela, questionrios,
correspondncia outros. Exemplos: datilografados, impressos
ou manuscritos;
Sonoros - So documentos com dimenses e rotaes
variveis, contendo registros fonogrficos. Exemplo: discos e
fitas audiornagnticas.
b) NATUREZA DO ASSUNTO
Ostensivo ou Ordinrio - as informaes contidas no
documento, no prejudicam a administrao, quando
divulgadas.
Sigiloso - as informaes contida no documento, por sua
natureza devem ser de conhecimento restrito e, portanto,
necessitam de medidas especiais de segurana, quanto a sua
custdia e divulgao. Segundo a natureza do grau de sigilo e
a extenso de circulao do assunto, dividem-se em quatro
categorias, a saber:
Ultra-secreto - quanto ao assunto abordado no
documento, somente devam ter acesso as pessoas
intimamente ligadas ao seu estudo e manuseio. Assuntos
classificados como ultra-secretos: so aqueles de polticas
governamental de alto nvel e segredos de Estado, tais como
negociaes para aliana poltica e militares; planos de
guerra; descobertas e experincias cientficas de valor
excepcional; informaes sobre poltica estrangeiras de alto
nvel; b
Secreto - quanto ao assunto abordado no documento,
somente devam ter acesso as pessoas que no estejam
ligadas intimamente ao seu estudo e manuseio, sejam
autorizadas a deles tomar conhecimento funcionalmente.
Assuntos classificados como secretos: so referentes a
planos, programas e medidas governamentais; os assuntos
extrados de matria ultra-secreta que, sem comprometer e
excepcional grau de sigilo da matria original, necessitam de
maior difuso, tais como: pianos ou detalhes de operaes
militares; planos ou detalhes de operaes econmicas ou
financeiras; aperfeioamento em tcnicas ou materiais j
existentes; dados de elevado interesses sob aspectos fsicos,
polticos, econmicos, psicossociais e militares de pases
estrangeiros e meios de processos pelos quais foram obtidos;
materiais criptogrficos importantes que no tenham recebido
classificao interior;
Confidencial - quanto ao assunto abordado no documento,
somente devam ter acesso as pessoas autorizadas, embora
os assuntos no requeiram alto grau de segurana, mas o
conhecimento dos mesmos por pessoas no autorizadas pode
ser prejudicial a um indivduo ou criar embaraos
administrativos. Os assuntos em geral classificados como
confidenciais so os referentes: a pessoal, material, finanas e
outros cujo sigilo deva ser mantido por interesse das partes,
como: informaes sobre atividades de pessoas e entidades,
bem como suas respectivas fontes; rdio-freqncia de
importncia especial ou aquelas que devam ser usualmente
trocadas; cartas, fotografias areas e negativos que indiquem
instalaes consideradas importantes para segurana
nacional; Reservados - Quanto ao assunto, no devam
ter o acesso e nem o conhecimento do pblico, em geral.
Recebem essa classificao, entre outros, programas e
projetos e as suas respectivas ordens de execuo; cartas.
ESPCIE
Designao dos documentos segundo seu aspecto formal, ou
seja as espcies documentais so definidas tanto em razo da
natureza dos atos que lhes deram origem, quanto pela forma
dos registros dos fatos. Tomando por base os atos
administrativos mais comuns temos as seguintes espcies
documentais: Atos normativos: so as regras e
normas expedidas por autoridades administrativas. Exemplos:
decreto, estatuto, regimento, regulamento, resoluo, portaria,
instruo normativa, ordem de servio, deciso, acrdos,
despacho provisrio;
Atos enunciativos: so os opinativos que esclarecem os
assuntos, visando a fundamentar uma soluo.
1.8- Tipo de Arquivamento: Pode ser horizontal
ou vertical. Horizontal se os documentos ou fichas forem
arquivados uns sobre os outros, bem como em caixas,
estantes ou escaninhos. Ser vertical se os documentos ou
fichas estiverem dispostos uns atrs dos outros, permitindo
sua rpida consulta, sem a necessidade de remover outros
documentos para ter acesso a um determinado documento ou
ficha.
1.9- Transferncia e Recolhimento
a) Transferncia - passagem de documentos do arquivo
corrente para o arquivo intermedirio. A transferncia da
documentao deve ser feita, mediante um critrio pr-
estabelecido dos setores interessados.
b) Recolhimento passagem de documentos do arquivo
intermedirio para o arquivo permanente cuja suas
informaes tm um carter histrico ou informativo, que j
sofreram a avaliao e sua destinao final.
1.10- Tabela de Temporalidade de
Documentos (TTD): o instrumento que determina
os prazos em que os documentos devem ser mantidos nos
arquivos correntes e intermedirios ou recolhidos aos arquivos
permanentes, estabelecendo critrios para microfilmagem,
guarda ou eliminao de cada documento. A Tabela de
Temporalidade um instrumento aprovado por autoridade
competente da Empresa.
1.11- Conceitos Importantes
Protocolo: Denominao geralmente atribuda a setores
encarregados do recebimento, registro, distribuio e
movimentao de documentos em curso. Denominao
atribuda ao prprio nmero de registro do documento. Livro
de registro de documentos recebidos ou expedidos.
Avaliao: Processo de anlise de arquivo visando
estabelecer a destinao final do documento (guarda
permanente ou eliminao) de acordo com valores probatrios
ou informativos.
Eliminao/Descarte: Destruio de documentos julgados
destitudos de valor para guarda permanente.
Metro Linear: A unidade de controle de extenso dos
arquivos, tomando-se como base o espao ocupado pelos
documentos nas estantes.
Pasta; So folhas de cartolina ou papelo forte dobradas para
guardar documentos. Podem ser simples, sanfonadas,
suspensas, entre outras.
Projeo: a salincia na parte superior da guia. Pode ser
recortada no prprio papelo.
Notao: a inscrio feita na projeo. Pode ser alfabtica,
numrica, alfa-numrica, aberta ou fechada. Guia-fora a que
tem como notao a palavra Fora e indica a ausncia de uma
pasta do arquivo.
Tira de insero: uma tira de papel gomado ou de
cartolina, picotada, onde se escrevem as notaes. Tais tiras
so inseridas nas projees das pastas ou guias. Pasta
miscelnea aquela onde se guardam documentos referentes
a diversos assuntos ou diversas pessoas em ordem alfabtica
e dentro de cada grupo, pela ordenao cronolgica. Material
permanente aquele que tem grande durao e pode ser
utilizado vrias vezes para o mesmo fim.


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2- Arquivos correntes (Primeira
Idade):
Os arquivos correntes so constitudos de documentos em
curso ou freqentemente consultados como ponto de partida
ou prosseguimento de planos, para fins de controle, para
tomada de decises das administraes etc. No cumprimento
de suas funes, os arquivos correntes muitas vezes
respondem ainda pelas atividades de recebimento, registro,
distribuio, movimentao e expedio dos documentos
correntes. Por isso freqentemente encontra-se na estrutura
organizacional das instituies a designao de rgos de
Protocolo e Arquivo, Arquivo e Comunicao ou outra
denominao similar.
2.1- Organizao e Administrao dos
Arquivos Correntes: A qualidade dessa
administrao ir determinar a exatido com que podem ser
fixados os valores da documentao recolhida'. Determinar
ainda o grau de facilidade com que os documentos de valor
podem ser selecionados para reteno num arquivo
permanente. O uso de documentos para fins de pesquisa
depende da maneira pela qual foram originariamente
ordenados. Os mtodos de administrao de arquivos
permanentes desenvolvem-se em funo dos utilizados na
administrao dos arquivos correntes, lembrando que um
dos princpios bsicos da arquivstica conservar, nos arquivos
de custdia, o arranjo original.
Assim que o valor primrio (administrativo, legal, fiscal) dos
documentos deixe de existir, devero ser descartados,
recolhidos ao arquivo de custdia ou transferidos a um arquivo
intermedirio, caso contrrio, tomaro espao estorvando o
bom andamento das atividades correntes. Logo, a
administrao dos arquivos correntes oficiais tem por objetivo
fazer com que os documentos sirvam s finalidades para as
quais foram criados, da maneira mais eficiente e econmica
possvel, e concorrer para a destinao adequada dos
mesmos, depois que tenham servido a seus fins. Os
documentos so eficientemente administrados quando:
uma vez necessrios podem ser localizados com rapidez e
sem transtorno ou confuso;
quando conservados a um custo mnimo de espao e
manuteno enquanto indispensveis s atividades correntes;
e quando nenhum documento reservado por tempo maior
do que o necessrio a tais atividades, a menos que tenham
valor contnuo para pesquisa e outros fins.
Os objetivos de uma administrao eficiente de arquivos s
podem ser alcanados quando se dispensa ateno aos
documentos desde a sua criao at o momento em que so
transferidos para um arquivo de custdia permanente ou so
eliminados. A administrao de arquivos preocupa-se com
todo o perodo de vida da maioria dos documentos, lutando
para limitar sua criao, de tal forma que possa determinar os
que devem ser destinados ao "inferno" do incinerador, ou ao
"cu" de um arquivo permanente, ou ao "limbo" de um
depsito intermedirio. A tarefa mais difcil da administrao
de documentos prende-se aos documentos mais valiosos.
Quanto mais importantes ou valiosos, mais difcil se torna
administr-los. Geralmente, os documentos mais valiosos so
os que se referem s origens, organizao e ao
desenvolvimento funcional de um rgo, e aos seus
programas essenciais. Referem-se antes direo do que
execuo das funes da repartio. Os documentos
importantes so difceis de classificar para uso corrente. Os
que fixam uma poltica nem sempre podem ser identificados
como tal, quando so inicial-mente expedidos, enquanto que
os documentos sobre operaes de rotina so facilmente
classificveis. Os documentos de importncia so difceis de
ser retirados de circulao uma vez terminado seu uso
corrente. Aqueles que estabeleceram diretrizes e normas no
se tornam obsoletos ou no-correntes to logo cessam as
atividades que os originaram. As orientaes neles continuam,
muitas vezes, em vigor. Os documentos importantes, alm
disso, so difceis de reunir para serem preservados num
arquivo de custdia permanente, porque muitos deles tm que
ser segregados de uma grande massa de documentos
insignificantes onde se acham submersos, sendo comum
fazer-se essa separao aps perderem os documentos o
valor para as operaes correntes, quando j se tornou
obscura a sua identificao. A organizao de arquivos pode
ser desenvolvida em vrias etapas ou fases:
levantamento de dados; anlise dos dados coletados;
planejamento; implantao e acompanhamento.
a) Levantamento de dados
Se arquivo o conjunto de documentos recebidos e
produzidos por uma entidade, seja ela pblica ou privada, no
decorrer de suas atividades, caro est que, sem o
conhecimento dessa entidade sua estrutura e alteraes,
seus objetivos e funcionamento seria bastante difcil
compreender e avaliar o verdadeiro significado de sua
documentao. O levantamento deve ter incio pelo exame
dos estatutos, regimentos, regulamentos, normas,
organogramas e demais documentos constitutivos da
instituio mantenedora do arquivo a ser complementado pela
coleta de informaes sobre sua documentao.
Assim sendo, preciso analisar o gnero dos documentos
(escritos ou textuais, cartogrficos, icnogrficos, informticos
etc.); as espcies de documentos mais freqentes (cartas,
faturas, relatrios, projetos, questionrios etc.); os modelos e
formulrios em uso; volume e estado de conservao do
acervo; arranjo e classificao dos documentos (mtodos de
arquivamento adotados); existncia de registros e protocolos
(em fichas, em livro, mdia de arquivamentos dirios; controle
de emprstimo de documentos; processos adotados para
conservao e reproduo de documentos; existncia de
normas de arquivo, manuais, cdigos de classificao etc.).
Alm dessas informaes, o arquivista deve acrescentar dado
e referncias sobre o pessoal encarregado do arquivo
(nmero de pessoas, salrios, nvel de escolaridade, formao
profissional), o equipamento (quantidade, modelos, estado de
conservao), a localizao fsica (extenso da rea ocupada,
condies de iluminao, umidade, estado de conservao
das instalaes, proteo contra incndio), meios de
comunicao disponveis (telefones, fax).
b) Anlise dos dados coletados: De posse de todos os
dados mencionados no item anterior, o especialista estar
habilitado a analisar objetivamente a real situao dos
servios de arquivo e a fazer seu diagnstico para formular e
propor as alteraes e medidas mais indicadas, em cada
caso, a serem adotadas no sistema a ser implantado. Em
sntese, trata-se de verificar se estrutura, atividades e
documentao de uma instituio correspondem sua
realidade operacional..O diagnstico seria, portanto, uma
constatao dos pontos de atrito, de falhas ou lacunas
existentes no complexo administrativo, enfim, das razes que
impedem o funcionamento eficiente do arquivo.
c) Planejamento: Para que um arquivo, em todos os estgios
de sua evoluo (corrente, intermedirio e permanente) possa
cumprir seus objetivos, toma-se indispensvel a formulao de
um plano arquivstico que tenha em conta tanto as disposies
legais quanto as necessidades da instituio a que pretende
servir. Para a elaborao desse plano devem ser
considerados os seguintes elementos: posio do arquivo na
estrutura da instituio, centralizao ou descentralizao e
coordenao dos servios de arquivo, escolha de mtodos de
arquivamento adequados, estabelecimento de normas de
funcionamento, re-cursos humanos, escolha das instalaes e
do equipamento, constituio de arquivos intermedirio e
permanente, recursos financeiros.

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Posio do arquivo na estrutura da instituio
Embora no se possa determinar, de forma generalizada, qual
a melhor posio do rgo de arquivo na estrutura de uma
instituio, recomenda-se que esta seja a mais elevada
possvel, isto , que o arquivo seja subordinado a um rgo
hierarquicamente superior, tendo em vista que ir atender a
setores e funcionrios de diferentes nveis de autoridade. A
adoo desse critrio evitar srios problemas na rea das
relaes humanas e das comunicaes administrativas. Se a
instituio j contar com um rgo de documentao, este
ser, em princpio, o rgo mais adequado para acolher o
arquivo, uma vez que a tendncia moderna reunir todos os
rgos que tenham como matria-prima a informao. Ao
usurio no interessa onde se encontra armazenada a
informao numa biblioteca, numa -memria de
computador, num microfilme, ou num arquivo tradicional. Da a
importncia da constituio de sistemas de informao, dos
quais o arquivo deve participar, dotados de recursos tcnicos
e materiais adequados para atender acelerada demanda de
nossos tempos.
Centralizao ou descentralizao e coordenao dos
servios de arquivo
Ao se elaborar um plano de arquivo, um aspecto importante a
ser definido diz respeito centralizao ou descentralizao
dos servios de arquivo em fase corrente. importante
esclarecer de imediato que a descentralizao se aplica
apenas fase corrente dos arquivos. Em suas fases
intermediria e permanente, os arquivos devem ser sempre
centralizados, embora possam existir depsitos de
documentos fisicamente separados.
Centralizao: Por sistema centralizado de arquivos
correntes entende-se no apenas a reunio da documentao
em um nico local, como tambm a concentrao de todas as
atividades de controle recebimento, registro, distribuio,
movimentao e expedio de documentos de uso corrente
em um nico rgo da estrutura organizacional,
freqentemente designado como Protocolo e Arquivo,
Comunicaes e Arquivo, ou outra denominao similar.
Dentre as inmeras e inegveis vantagens que um sistema
centralizado oferece, citam-se: treinamento mais eficiente do
pessoal de arquivo, maiores possibilidades de padronizao
de normas e procedimentos, ntida delimitao de
responsabilidades, constituio de conjuntos arquivisticos
mais completos, reduo dos custos operacionais, economia
de espao e equipamentos. A despeito dessas vantagens, no
se pode ignorar que uma centralizao rgida seria
desaconselhvel e at mesmo desastrosa como no caso de
uma instituio de mbito nacional, em que algumas de suas
unidades administrativas desenvolvem atividades
praticamente autnomas ou especficas, ou ainda em que tais
unidades estejam localizadas fisicamente distantes umas das
outras, s vezes em reas geogrficas diferentes agncias,
filiais, delegacias carecendo, portanto, de arquivos
prximos para que possam se desincumbir, com eficincia, de
seus programas de trabalho.
Descentralizao: Recomenda-se prudncia ao aplicar esse
sistema. Se a centralizao rgida pode ser desastrosa, a
descentralizao excessiva surtir efeitos iguais ou ainda
piores. O bom senso indica que a descentralizao deve ser
estabelecida levando-se em considerao as grandes reas
de atividades de uma instituio. Suponha-se uma empresa
estruturada em departamentos como Produo,
Comercializao e Transportes, alm dos rgos de
atividades-meio ou administrativos, e que cada um desses
departamentos se desdobre em divises e/ou sees. Uma
vez constatada a necessidade da descentralizao para
facilitar o fluxo de informaes, esta dever ser aplicada em
nvel de departamento, isto , dever ser mantido um arquivo
junto a cada departamento, onde estaro reunidos todos os
documentos de sua rea de atuao, incluindo os produzidos
e recebidos pelas divises e sees que o compem. Para
completar o sistema, dever ser mantido tambm um arquivo
para a documentao dos rgos administrativos. A
descentralizao dos arquivos correntes obedece
basicamente a dois critrios: centralizao das
atividades de controle (protocolo) e descentralizao dos
arquivos; descentralizao das atividades de controle
(protocolo) e dos arquivos.
Quando se fala em atividades de controle est-se referindo
quelas exercidas em geral pelos rgos de protocolo e
comunicaes, isto : recebimento, registro, classificao,
distribuio, movimentao e expedio dos documentos
correntes.
Centralizao das atividades de controle (protocolo)
descentralizaro dos arquivos.
Neste sistema, todo o controle da documentao feito pelo
rgo central de protocolo e comunicaes, e os arquivos so
localizados junto aos rgos responsveis pela execuo de
programas especiais ou funes especficas, ou ainda junto s
unidades administrativas localizadas em reas fisicamente
distantes dos rgos a que esto subordinadas. Quando o
volume de documentos reduzido cada rgo dever
designar um de seus funcionrios para responder pelo arquivo
entregue sua guarda e por todas as operaes de
arquivamento decorrentes, tais como abertura de dossis,
controle de emprstimo, preparo para transferncia, etc. Se a
massa documental for muito grande, aconselhvel que o
rgo conte com um ou mais arquivistas ou tcnicos de
arquivo em seu quadro de pessoal para responder pelos
arquivos. Descentralizaro das atividades de controle
(protocolo) e dos arquivos. Este sistema s dever ser
adotado quando puder substituir com vantagens relevantes os
sistemas centralizados tradicionais ou os parcialmente
descentralizados. O sistema consiste em descentralizar no
somente os arquivos, como s demais atividades de controle
j mencionadas anteriormente, isto , os arquivos setoriais
encarregar-se-o, alm do arquivamento propriamente dito, do
registro, da classificao, da tramitao dos documentos etc.
Nesse caso, o rgo de protocolo e comunicaes, que
tambm deve integrar o sistema, funciona como agente de
recepo e de expedio, mas apenas no que se refere
coleta e distribuio da correspondncia externa. No raro,
alm dessas tarefas, passa a constituir-se em arquivo setorial
da documentao administrativa da instituio. A opo pela
centralizao ou descentralizao no deve ser estabelecida
ao sabor de caprichos individuais, mas fundamentada em
rigorosos critrios tcnicos, perfeito conhecimento da estrutura
da instituio qual o arquivo ir servir suas atividades, seus
tipos e volume de documentos, a localizao fsica de suas
unidades administrativas, suas disponibilidades em recursos
humanos e financeiros, enfim, devem ser analisados todos os
fatores que possibilitem a definio da melhor poltica a ser
adotada.

Coordenao

Para que os sistemas descentralizados atinjam seus
objetivos com rapidez, segurana e eficincia,
imprescindvel a criao de uma COORDENAO CENTRAL,
tecnicamente planejada, que exercer funes normativas,
orientadoras e controladoras.
A coordenao ter por atribuies: prestar assistncia
tcnica aos arquivos setoriais; estabelecer e fazer cumprir
normas gerais de trabalho, de forma a manter a unidade de
operao e eficincia do servio dos arquivos setoriais;
determinar normas especficas de operao, fim de atender
s peculiaridades de cada arquivo setorial; promovera
organizao ou reorganizao dos arquivos setoriais, quando
necessria, treinar e orientar pessoal destinado aos arquivos
setoriais, tendo em vista a eficincia e a unidade de execuo
de servio; promover reunies peridicas com os

________________________________________________________________________
encarregados dos arquivos setoriais para exame, debate e
instrues sobre assunto de interesse do sistema de arquivos.
Essa coordenao poder constituir-se em um rgo da
administrao ou ser exercida pelo arquivo permanente da
entidade, pois toda instituio, seja qual for o sistema adotado
para os seus arquivos correntes, dever contar sempre com
um arquivo permanente, centralizado, tambm chamado de
arquivo de terceira idade.
Assim, tendo em vista que o acervo dos arquivos
permanentes constitudo de documentos transferidos dos
arquivos correntes (sejam eles setoriais ou centrais), justifica-
se perfeitamente que a COORDENAO DO SISTEMA seja
uma de suas principais atribuies, a fim de que os
documentos, ao lhe serem entregues para guarda
permanente, estejam ordenados e preservados dentro dos
padres tcnicos de unidade e uniformidade exigidos pela
arquivologia.

Escolha de mtodos de arquivamento

A importncia das etapas de levantamento e anlise se
faz sentir de modo marcante no momento em que o
especialista escolhe os mtodos de arquivamento serem
adotados no arranjo da documentao corrente.
Na verdade, dificilmente se emprega um nico mtodo,
pois h documentos que devem ser ordenados pelo assunto,
nome, local, data ou nmero.
Entretanto, com base na anlise cuidadosa das atividades
da instituio, aliada observao de como os documentos
so solicitados ao arquivo, possvel definir-se qual o mtodo
principal a ser adotado e quais os seus auxiliares.
O mtodo de arquivamento determinado pela natureza
dos documentos a serem arquivados e pela estrutura da
entidade. Pode-se dividir os mtodos de arquivamento em
duas classes:

d. Implantao e Acompanhamento

a atividade de arquivamento propriamente dita e sua
atualizao de acordo com os mtodos previamente
estabelecidos.

2.2 Gesto de documentos

A Lei Federal 8.159 de 8 de janeiro de 1991 conceitua
gesto de documentos:

Art. 3 Considera-se gesto de documentos o conjunto de
procedimentos e operaes tcnicas referentes sua
produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase
corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou
recolhimento para guarda permanente.
Devem ser criados apenas documentos essenciais
administrao da instituio e evitadas duplicaes e emisso
de vias desnecessrias.
A tramitao e utilizao de documentos consistem nas
atividades de protocolo (recebimento, classificao, registro,
distribuio e tramitao), expedio, organizao e
arquivamento de documentos em fase corrente e
intermediria, e elaborao de normas de acesso
documentao (emprstimos e consultas).
A avaliao, com vistas destinao, desenvolve-se
mediante anlise dos documentos nos arquivos com a
finalidade de estabelecer seus prazos de guarda,
determinando quais sero objetos de arquivamento
permanente e quais devero ser eliminados por terem perdido
seu valor de prova e de informao para a instituio e para
terceiros.

PROCEDIMENTOS DE PROTOCOLO

Conhecimentos bsicos

Nas reparties, que vm se organizando de acordo com
os princpios de organizao racional do trabalho, h sempre
integrado, ao grupo que atende s atividades de
administrao geral ou de atividades meio um ncleo onde se
centraliza o movimento da correspondncia e da
documentao.
Este ncleo pode ser chamado de servio, seo ou
turma de comunicaes, variando o nome em funo do
movimento dos papis.
Seja ele mesmo servio, seo ou turma a finalidade
dessa dependncia controlar toda a correspondncia
recebida ou expedida da organizao de que faz parte.
O protocolo a unidade responsvel pelo controle do
recebimento e expedio de correspondncia de uma
empresa.
A recepo e a expedio de documentos representam a
primeira atividade documental na empresa. Toda
continuidade, certa ou errada, depende dessa primeira
atividade.
Antigamente, o protocolo ainda era responsvel pela
tramitao da correspondncia interna
(memorando/cartas/ofcios/etc.). Atualmente, esse controle
feito pelas
prprias unidades, por meio de arquivos correntes e/ou
secretrios. Cabe ao protocolo a administrao das cor-
respondncias externas, no que se refere sua recepo e
expedio.
As suas atribuies so: receber, classificar, registrar e
distribuir a correspondncia recebida, adicionando a ela,
quando necessrio, os antecedentes ou procedentes; conferir,
numerar e expedir a correspondncia elaborada no rgo e
arquivar as cpias da correspondncia e dos outros
documentos. Tambm faz parte desses servios informar e
orientar o pblico quanto ao andamento dos processos.

Dividem-se os rgos de protocolo em quatro setores
distintos:

- Entrada - Expedio
- Informao - Arquivo

Receber - Consiste em verificar se o documento est
dirigido autoridade competente, se est redigido em termos
prprios, se selado devidamente quando necessrio e ainda
conferir os anexos, quando houver.
Classificar - Tarefa principal de um rgo de
comunicaes.
Classificar o processo de analisar a correspondncia e
outros documentos de modo a arrum-los logicamente em
grupos (por assunto) ou sries para um arquivamento
sistemtico.
Distribuir - Remeter s sees competentes para o devido
estudo.

Atividade de Informao e Orientao ao Pblico

Este setor recebe as quatro vias do registro elaborado
pelo primeiro setor (setor de entrada e execuo de tarefas),
organiza-as e procede atualizao dos fichrios.
A Primeira Via do registro, isto , a ficha no 1, guardada
em ordem numrica cronolgica e a que constitui
propriamente o registro, pois toda a movimentao do
processo a anotada.
A Segunda Via guarda-se em ordem alfabtica (pelo
nome).
A Terceira Via, de acordo com a procedncia; a Quarta

________________________________________________________________________
Via, por assunto, conforme o mtodo de arquivamento. Alm
de zelar pelos fichrios, este setor atende as pessoas nos
"guichs", informando-as e orientando-as em tudo que for
necessrio quanto aos processos em estudo na repartio.

Tarefas (competncias) do setor de conferncia, nu-
merao e expedio (de correspondncia ou
documentos)

Este setor rev tudo que tem de ser expedido, conferindo
os anexos, quando houver, e fazendo a verificao do que
deve ficar arquivado na repartio (principalmente no tocante
a antecedentes e procedentes).
Numerar, de acordo com as sries, os ofcios, as expo-
sies, circulares e toda forma de correspondncia. Tambm
ir sobrescritar os envelopes e atualizar o fichrio referente
aos recibos de correspondncia.
Nos servios de comunicaes modernos, no se usam mais
livros-protocolo e sim recibos, que so depois arquivados por
destinatrios.

Outras atividades do setor de Protocolo

Rever a classificao - certificar-se de o documento a ser
arquivado conserva as mesmas caractersticas da entrada.
Proceder, quando necessrio, elaborao das folhas de
referncia. Se houver necessidade, deve-se conferir com o
documento original.
Arquivar as cpias e documentos - o mesmo deve ser feito
nas respectivas pastas. Assim como controlar as publicaes
e despachos do Dirio Oficial e Boletim de Pessoal.
Fornecer antecedentes e precedentes - elementos que
identifiquem a classificao do documento, o seu registro e
distribuio.
Fornecer dados turma de informaes - ou seja, a todos
que os solicitarem, independente do veculo.
Fornecer certides de pareceres e informaes - quando
solicitados por escrito. Compete ainda a este setor controlar
os prazos de emprstimo de documentos.

O rgo de comunicao tem ligao direta com os de
documentao, pois fornece todos os meios necessrios para
que este possa analisar os seus fichrios de referncia e
divulgar o que for necessrio ao conhecimento do pblico.

Correspondncia oficial - constituda pelos documentos
concernentes ao servio pblico. Toda correspondncia oficial
propriedade do Estado. Nenhuma pea dessa
correspondncia deve ser destruda ou desviada sem a prvia
e expressa autorizao, que depende de um estudo
minucioso, a fim de se julgar se de fato o documento nenhum
valor apresenta, quer administrativa ou historicamente. A
correspondncia de uma determinada organizao pode ser
externa ou interna, conforme seja trocada entre suas prprias
dependncias ou com autoridades estranhas organizao ou
a particular.

2.3- Mtodos de Arquivamento

O mtodo de arquivamento determinado pela natureza
dos documentos a serem arquivados e pela estrutura da
entidade.
Os sistemas de arquivamento apenas fornecem a
estrutura mecnica em relao qual os documentos devem
ser arranjados. Os documentos podem ser eficazmente
arranjados em quase todos os sistemas de arquivamento.
Qualquer sistema de arquivamento, no importa qual seja,
pode apresentar resultados satisfatrios se for
adequadamente aplicado. A insuficincia do arquivamento
deve-se, com mais freqncia s falhas humanas do que a
falhas do sistema. Na escolha de um mtodo de arquivamento
deve-se levar em considerao trs premissas bsicas: o
sistema escolhido deve ser simples, flexvel e deve admitir
expanses.

2.3.1- Mtodos bsicos

a) Mtodo alfabtico. o mais simples, desde que o elemento
principal a ser considerado seja o NOME. um mtodo direto,
porque a pesquisa feita diretamente, no sendo necessrio
se recorrer a um ndice auxiliar para localizar qualquer
documento. Nesse mtodo, as fichas ou pastas so dispostas
na ordem rigorosamente alfabtica, respeitadas as normas
gerais para a alfabetao, atravs de guias divisrias, com as
respectivas letras.
As notaes nas guias podem ser abertas ou fechadas,
conforme indiquem o limite inicial ou os limites inicial e final.
Notaes simples abertas: A, B, C, Ah, Ac etc.; notaes
compostas ou fechadas: Aa-AI, Am-Az etc.
H colees alfabticas de guias, variando seu nmero
de acordo com o maior ou menor detalhe na diviso alfabtica,
o que ser determinado em funo da quantidade de
documentos ou fichas que se tenha que guardar.
Alm das pastas individuais uma para cada pessoa ou
entidade devem ser preparadas as pastas miscelnea.
Estas pastas destinam-se a guardar documentos referentes a
diversos correspondentes eventuais, que, por serem poucos
(de uma a no mximo cinco unidades para cada
correspondente), no justificam a abertura de uma pasta
individual. A ficaro os documentos, acumulando, at que se
torne necessria a abertura de pasta individual. As pastas
miscelnea levam notaes iguais s das guias e podem ser
arquivadas antes ou depois das pastas individuais. Sua
ordenao interna dever obedecer primeiramente ordem
alfabtica e, dentro desta, cronolgica.
Desvantagens: os erros de arquivamento tendem a
predominar no arquivamento alfabtico, quando o volume de
documentos muito grande, devido ao cansao visual e
variedade de grafia dos nomes.

Regras de alfabetao. O arquivamento de nomes obedece a
13 regras, chamadas regras de alfabetao, e que so as
seguintes:

1. Nos nomes de pessoas fisicas, considera-se o ltimo
sobrenome e depois o prenome.

Arquivam-se:
Barbosa, Joo
Cabral, Pedro lvares
Santos, Paulo
Vasconcelos, Maria Lusa

Obs.: Quando houver
sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabtica do prenome.

Arquivam-se:
Teixeira, Anbal
Teixeira, Marilda
Teixeira, Paulo
Teixeira, Vtor


________________________________________________________________________
2. Sobrenomes compostos de um
substantivo e um adjetivo ou ligados por hfen no se
separam.

Arquivam-se:
Castelo Branco, Camilo
Monte Verde, Paulo
VlIa-Lobos, Heitor

3. Os sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou
So seguem a regra dos sobrenomes compostos por um
adjetivo e um substantivo.

Arquivam-se:
Santa Rita, Waldemar
Santo Cristo, Luciano
So Paulo, Carlos

4. As iniciais abreviativas de prenomes tm precedncia na
classificao de sobrenomes iguais.

Exemplo:
Joo Barbosa
Pedro lvares Cabral
Paulo Santos
Maria Lusa Vasconcelos
Exemplo:
Anbal Teixeira
Marilda Teixeira
Paulo Teixeira
Vtor Teixeira
Exemplo:
Camilo Castelo Branco
Paulo Monte Verde
Heitor Villa-Lobos
Exemplo:
Waldemar Santa Rita
Luciano Santo Cristo
Carlos So Paulo

Arquivam-se:
Vieira, J.
Vieira, Jonas
Vieira, Jos

5. Os artigos e preposies, tais como a, o, de, d; da, do, e,
um, uma, no so considerados.

Arquivam-se:
Almeida, Pedro de
Andrade, Ricardo d'
Cmara, Lcia da
Couto, Amaldo do

6. Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como
Filho, Jnior Neto, Sobrinho so considerados parte integrante
do ltimo sobrenome, mas no so considerados na
ordenao alfabtica.

Arquivam-se:
Almeida Filho, Antnio
Ribeiro Jnior, Paulo
Vasconcelos Sobrinho,
Joaquim

Obs.: Os graus de parentesco s sero considerados na
alfabetao quando servirem de elemento de distino.

Arquivam-se:
Abreu Filho, Jorge de
Abreu Neto, Jorge de
Abreu Sobrinho, Jorge de

7. Os ttulos no so considerados na alfabetao. So
colocados aps o nome completo, entre parnteses.

Arquivam-se:
Campos, Milton (Ministro)
Ferreira, Andr (Professor)
Pereira, Paulo (General)
Teixeira, Pedro (Dr.)

8. Os nomes estrangeiros so considerados pelo ltimo
sobrenome, salvo nos casos de nomes espanhis e orientais
(ver tambm regras n 10 e 11).

Arquivam-se:
Freud, Sigmund
Jung, Carl Gustav
Boy, John

9. As partculas dos nomes estrangeiros__ podem ou no ser
consideradas. O mais comum consider-las como parte
integrante do nome quando escritas com letra maiscula.

Arquivam-se:
Capri, Guilio di
De Penedo, Esteban,
Dupont, Charles

10. Os nomes espanhis so registrados pelo penltimo
sobrenome, que corresponde ao sobrenome de famlia do pai.

Arquivam-se:
Arco y Molinero, Angel Del
Oviedo, y Bafios, Jos de
Pina de Mello, Francisco de
Rios, Antonio de los

11. Os nomes orientais japoneses, chineses e rabes
so registrados como se apresentam.

Arquivam-se:
Li Xian Xin
Li Yutang

12. Os nomes de firmas, empresas, instituies e rgos
governamentais devem ser transcritos como e apresentam,
no se considerando, porm, para fins de ordenao, os
artigos e preposies que os constituem. Admite-se, para
facilitar a ordenao, que os artigos sejam colocados entre
parnteses aps o nome.

Arquivam-se:
Colegial (A)
Embratel
Fundao Getlio Vargas
Library of Congress (The)

________________________________________________________________________

13. Nos ttulos de congressos, conferncia, reunies,
assemblias e assemelhados, os nmeros arbicos, romanos
ou escritos por extenso devero aparecer no fim, entre
parnteses.
Arquivam-se:
Conferncia de Cirurgia
Cardaca (III);
Congresso de
Engenharia Civil Urbana
(Oitavo);
Congresso de
Odontologia (19)

b) Mtodo geogrfico. O mtodo geogrfico do sistema
direto. A bi ca feita diretamente ao documento. Este mtodo
preferido quando o principal elemento a ser considerado em
um documento a PROCEDNCIA LOCAL.
As melhores ordenaes geogrficas so:
Nome do estado, cidade e correspondente.
Nome da cidade, estado e correspondente.

Nome do estado, cidade e correspondente. Quando se
organiza um arquivo por estados, as capitais devem ser
alfabetadas em primeiro lugar, por estado, independentemente
da ordem alfabtica em relao s demais cidades, que
devero estar dispostas aps as capitais.

Estado Cidade Correspondente
Amazonas Manaus (capital) Sobreira, Lusa
Amazonas ltacoatiara Santos, Antnio J.
Rio de Janeiro Rio de Janeiro
(capital)
Rodrigues, Isa
Rio de Janeiro Campos Almeida, Jos de
So Paulo So Paulo (capital) Corra, Gilson
So Paulo Lorena Silva, Alberto

Exemplo:
J. Vieira
Jonas Vieira
Jos Vieira
Exemplo:
Pedro de Almeida
Ricardo d'Andrade
Lcia da Cmara
Arnaldo do Couto
Exemplo:
Antnio Almeida Filho
Paulo Ribeiro Jnior
Joaquim Vasconcelos Sobrinho
Exemplo:
Jorge de Abreu Sobrinho
Jorge de Abreu Neto
Jorge de Abreu Filho
Exemplo:
Ministro Milton Campos
Professor Andr Ferreira
General Paulo Pereira
Dr. Pedro Teixeira
Exemplo:
Sigmund Freud,
Carl Gustav Jung,
John Boy
Exemplo:
Embratel
A Colegial
Fundao Getlio Vargas
The Library of Congress
Exemplo:
III Conferncia de Cirurgia
Cardaca,
Oitavo Congresso de
Engenharia Civil Urbana,
11 Congresso de Odontologia
Exemplo:
Li Xian Xin
Li Yutang
Exemplo:
Guilio di Capri
Esteban De Penedo
Charles Du Pont
Exemplo:
Angel Del Arco y Molinero
Jos de Oviedo y Bafios
Francisco de Pina de Mello
Antonio de los Rios

c) Mtodos numricos. Quando o principal elemento a ser
considerado em um documento o NMERO, a escolha deve
recair sobre um dos seguintes mtodos: simples, cronolgico
ou dgito-terminal.
Tais mtodos so indiretos, uma vez que, para se
localizar um documento ou pasta, h que se recorrer a um
ndice alfabtico (em fichas), que fornecer o nmero sob o
qual o documento ou pasta foram arquivados.
A numerao obedece somente ordenao seqencial,
embora a disposio fsica das pastas, nas gavetas ou
estantes, possa apresentar peculiaridade: prprias a cada
mtodo.

Mtodo numrico simples. O mtodo numrico simples
constitui-se na atribuio de um nmero a cada
correspondente ou cliente pessoa fsica ou jurdica
obedecendo-se ordem de entrada ou de registro, sem
qualquer preocupao com a ordenao alfabtica, j que o
mtodo exige um ndice alfabtico remissivo.
Alm do registro (em livro ou fichas) das pastas ocupadas, a
fim de se evitar que sejam abertas duas ou mais pastas com o
mesmo nmero, indispensvel um ndice alfabtico,
remissivo (figuras 17 e 18), em fichas, sem o qual seria
impossvel a localizao dos documentos.
Exemplo: M-1 Pedro Corra Filho
M-2 Carlos So Pedro M-1 Lcia Villa Verde
M-3 Oswaldo Paes
No segundo caso, atribui-se a cada correspondente eventual
um nmero prprio, precedido da letra M (de miscelnea),
arquivando-os nas pastas, sem considerar a ordenao
alfabtica.
Exemplo: M-1 Pedro Corra Filho
M-2 Carlos So Pedro
M-3 Lcia Villa Verde
No mtodo numrico simples, pode-se aproveitar o nmero de
uma pasta que venha a vagar.
Por exemplo: em uma organizao existe uma pasta de ri' X,
onde se guarda a correspondncia de determinada firma. Por
qualquer motivo a organizao termina suas relaes
comerciais com a referida firma. Para que no se conserve
uma pasta no arquivo corrente, sem utilidade, faz-se a
transferncia dos documentos aps anlise e seleo
para o arquivo permanente, e aproveita-se o mesmo nmero
com um novo cliente. Quanto ficha do ndice alfabtico,
referente primeira firma, permanecer no fichrio acrescida
de nova indicao do lugar onde se encontra no arquivo
permanente. O novo cliente, que ocupa a pasta de X, ter
tambm uma ficha no ndice alfabtico em seu respectivo
lugar.
O mtodo numrico simples, feitas algumas adaptaes,
tem ampla aplicao nos arquivos especiais (discos,
fotografias, filmes, fitas sonoras) e especializados (projetos de

________________________________________________________________________
engenharia, projetos de financiamento, pronturios mdicos,
cadastros de funcionrios).

Mtodo numrico cronolgico. Neste mtodo, alm da
ordem numrica, tem-se de observar a data. Esta modalidade
a adotada em quase todas as reparties pblicas.
Numera-se o documento e no a pasta. O documento
depois de autuado colocado numa capa de cartolina, onde
alm do nmero de protocolo so transcritas outras
informaes , em geral, passa a ser denominado processo.
Ao planejar-se um modelo de ficha capaz de controlar o
andamento dos processos nas reparties, poder-se- indicar,
mediante o desdobramento da referida ficha, todos os
elementos necessrios ao registro e localizao desses
documentos.
Assim, alm da ficha numrica, tambm chamada de
ficha de protocolo, que o registro propriamente dito, onde
ser indicada toda a movimentao do documento ou
processo, devem ser preparados ndices auxiliares (em fichas)
alfabtico-onomstico, de procedncia e de assunto para
facilitar a recuperao da documentao.

Vantagens do mtodo numrico cronolgico: maior grau
de sigilo, menor possibilidade de erros por ser mais fcil lidar
com nmeros do que com letras.
Desvantagens: um mtodo indireto, obrigando duplicidade
de pesquisa.

Dgito-terminal. Este mtodo surgiu em decorrncia da
necessidade de serem reduzidos erros no arquivamento de
grande volume de documento, cujo elemento principal de
identificao o nmero. Entre as instituies de grande porte
que precisam arquivar parte considervel de seus documentos
por nmero podemos mencionar, entre outras, o INSS, os
hospitais e os bancos.
Os documentos so numerados seqencialmente, mas
sua leitura (apresenta uma peculiaridade que caracteriza o
mtodo: os nmeros, dispostos em trs grupos de dois dgitos
cada um, so lidos da direita para a esquerda, fo mando
pares).
Decompondo-se, por exemplo, o nmero 829.319, tm-se
os seguintes grupos: 82-93-19.
Como a leitura feita sempre da direita para a esquerda,
chama-se grupo 19 de primrio, o grupo 93 de secundrio e o
grupo 82 de tercirio.
Quando o nmero for composto de menos de cinco
dgitos, sero cole Gados zeros sua esquerda, para sua
complementao. Assim, o nmero 42.054 ser representado
pelos grupos 04-20-54.
O arquivamento dos documentos, pastas ou fichas feito
considerando se em primeiro lugar o grupo primrio, seguindo-
se o secundrio e finalmente tercirio.
Assim, para se localizar a pasta 162.054 (16-20-54), o
arquivista deve verificar, em primeiro lugar, onde se
encontram as pastas terminadas em 54; em seguida, localiza
as pastas cujo grupo secundrio o nmero 20 e, finalmente
a pasta desejada, de nmero 16.
Comparando-se a numerao dos mtodos numrico
simples e dgito terminal, tem-se a seguinte representao:
Vantagens do mtodo dgito-terminal: reduo de erros de
arquivamento; rapidez na localizao e arquivamento, uma
vez que trabalha com grupos de dois dgitos; expanso
equilibrada do arquivo distribudo em trs grandes grupos;
possibilidades de diviso eqitativa do trabalho entre os
arquivistas.

Desvantagens: leitura no-convencional dos nmeros;
disposio fsica dos documentos de acordo com o sistema
utilizado na leitura.

d) Mtodos por assunto. Quase toda organizao dispe de
certo nmero de documentos que devem, com vantagem, ser
arquivados por ASSUNTO os referentes administrao
interna e suas atividades-fim.
Dependendo do volume de documentos a serem
guardados por assunto, pode-se escolher mtodos mais ou
menos complexos, capazes de atender s necessidades.
O mtodo de arquivamento por assunto no , porm, de fcil
aplicao, pois depende de interpretao dos documentos sob
anlise, alm de amplo conhecimento das atividades
Numrico simples Dgito-terminal
56.212 21-87-03
86.212 05-62-12
94.217 08-62-12
218.703 09-42-17
73
institucionais. No entanto, o mais aconselhado nos casos de
grandes massas documentais e variedade de assuntos.
Comumente encontram-se pessoas que confundem
assunto com tipo fsico espcie dos documentos e
adotam como classificao de assuntos atas, correspondncia
recebida e expedida, contratos, acordos, pareceres, tele-
gramas, telex etc.
evidente que as espcies documentais tm importncia,
mas devem ser adotadas como subdivises auxiliares.
Por exemplo:
Assistncia jurdica
Correspondncia
Pareceres
Edificios e salas
Contratos de locao
Atas de reunies de condomnio

O mesmo ocorre em relao procedncia dos
documentos, como, por exemplo:
Admisso de pessoal
para a Diretoria
para o Departamento de Operaes
para o Departamento Comercial

Recomenda-se que tal levantamento seja feito em fichas
para facilita a fase posterior de reunio dos assuntos em
classes, grupos e subgrupos, de escolha de termos
significativos para represent-los e, finalmente, de opo para,
mtodo a ser adotado.
Objetivando a compreenso por parte de todos quantos
ainda no esto familiarizados com este tipo de atividade,
utilizam-se, no exemplo que se segue, termos conhecidos e
assuntos bastante simples.
Suponha-se que, em decorrncia de uma campanha
natalina, tenham sido arrecadados donativos sob as mais
diversas formas e colocados num grande de depsito, na
medida em que eram recebidos, sem obedecer a qualquer
espcie de ordenao.
Para que a distribuio dos donativos fosse procedida
racionalmente, a comisso organizadora da campanha sentiu
a necessidade, em primeiro lugar de conhecer e classificar
todo o material recebido.
Assim, depois de analisar o contedo do depsito, foram
identificados quatro grandes grupos: vesturio, roupas de
cama e mesa, alimentos e medicamentos. Havia ainda valores
e alguns objetos que no se enquadravam em nenhum dos

________________________________________________________________________
citados grupos, o que levou a comisso a criar um quinto
grupo para donativos diversos.
Numa segunda etapa, observou-se que o grupo de
vesturio era constitudo de roupas e calados para homens,
mulheres e crianas, nos mais variados tipos e tamanhos.
Os artigos de cama e mesa tambm apresentavam variedades
de fornecimento.
Percebendo-se a necessidade de um detalhamento
maior, os grupos foram divididos em subgrupos menores,
possibilitando a ordenao racional dos objetos e artigos de
forma a facilitar a sua distribuio entre os interessados.

Como resultado desses estudos foi elaborado, ento, o
seguinte plano:

Vesturio
roupas
de homem
camisas
calas
meias
casacos
palets
de mulher
saias
blusas
meias
casacos
vestidos
de criana
recm-nascidos
dela 4 anos
de 5 a 10 anos
de 10 a 15 anos

Pesquisas
Psicologia
Aplicada ao trabalho
Aplicada educao
Cincia poltica
Administrao
Economia
Desenvolvimento econmico
Custo de vida
Cursos
Formao
Especializao
Ps-graduao
Mestrado
Doutorado
Publicaes
Impresso
de livros
de peridicos

Postos de vendas

Exposies

Nos exemplos fornecidos procurou-se apenas demonstrar
a linha de pensamento que, a partir do levantamento das
atividades de uma instituio, servir de base para a
construo de um plano ou esquema de assuntos, sobre qual
sero aplicadas as tcnicas do mtodo de arquivamento
escolhido como mais indicado para cada caso.
No arquivamento por assunto podem ser adotados mtodos
alfabticos numricos.

1. Mtodos alfabticos. Quando o volume e a diversidade de
assuntos da documentao a ser arquivada so pequenos,
deve-se adotar um mtodo alfabtico, que poder obedecer
ordem dicionria ou ordem enciclopdica.
Na ordem dicionria, os assuntos isolados so dispostos
alfabeticamente, obedecendo-se somente seqncia das
letras.

Exemplo:
Cursos de doutorado
Cursos de formao
Cursos de mestrado
Cursos de ps-graduao
Exposies de publicaes
Impresso de livros Impresso de peridicos
Pesquisas de administrao
Pesquisas de cincia poltica
Pesquisas de custo de vida
Pesquisas de desenvolvimento econmico
Pesquisas de economia
Pesquisas de psicologia aplicada educao
Pesquisas de psicologia aplicada ao trabalho
Postos de vendas de publicaes

Na ordem enciclopdica, os assuntos correlatos so
grupados sob ttulos gerais e dispostos alfabeticamente. Com
a ordenao enciclopdica surge: primeiros esboos de
esquemas de classificao.

74
Exemplo:
Cursos
Formao
Ps-graduao Doutorado
Mestrado
Pesquisas
Administrao
Cincia poltica
Economia
Custo de vida
Desenvolvimento econmico Psicologia
Aplicada educao
Aplicada ao trabalho
Publicaes
Exposies
Impresso
de livros
de peridicos

Conforme se pode observar, os assuntos j apresentados
em exemplo anterior foram aqui dispostos alfabeticamente,
obedecendo-se ora ordem dicionria, ora ordem
enciclopdica, de acordo com o arranjo estabelecido em cada
um desses mtodos.

2. Mtodos numricos. Os mtodos numricos ideogrficos ou
de assuntos mais conhecidos so o duplex, o decimal e o
unitermo, tambm conhecido como indexao coordenada.
Sendo mtodos numricos, indispensvel que, alm do
esquema ou plano de classificao, seja elaborado um ndice
alfabtico remissivo.
Os mtodos numricos aplicados classificao por
assunto facilitam as operaes, pois basta marcar, com um
nmero (smbolo), cada papel para indicar o local exato onde
ele deve ser arquivado. Alm disso, muito mais fcil fixar um
nmero do que qualquer outro smbolo formado por letras.

a) Mtodo duplex
Nesse mtodo a documentao dividida em classes,
conforme os assuntos, partindo-se do gnero para a espcie e
desta para a mincia.
Este mtodo remove a dificuldade apresentada pelo
mtodo decimal relativamente previso antecipada de todas
as atividades, pois o plano inicial no precisa ir alm das

________________________________________________________________________
necessidades imediatas, sendo abertas novas classes
medida que outras necessidades forem surgindo. Embora a
quantidade de classes seja ilimitada, exige-se, porm, muito
cuidado para no serem abertas pastas para assuntos, como
primrias, de assuntos j includos em subclasses.
Exemplo: Uma instituio criada com a finalidade de
promover pesquisas e cursos, e editar publicaes tcnicas.
Conseqentemente, seu arquivo er inicialmente as seguintes
classes principais:
Pesquisas
Cursos
Publicaes
Mais tarde, resolve prestar assistncia tcnica a outras
instituies e desenvolver atividades de documentao e
informao. Assim, em decorrncia da ampliao de seu
programa de trabalho, surge a necessidade de serem criadas
duas novas classes: 4. Assistncia Tcnica e 5.
Documentao e Informao,

A ilustrao a seguir demonstrar a estrutura do mtodo
duplex, qual a relao entre as partes indicada por um trao-
de-unio.
o Administrao Geral
1 Pesquisas
1-1 Psicologia
1-1-1 Aplicada ao trabalho
1-1-2 Aplicada educao,
1-2 Cincia poltica
1-3 Administrao
1-4 Economia
1-4-1 Desenvolvimento econmico
1-4-2 Custo de vida
1-4-2-1 no Rio de Janeiro
1-4-2-2 em So Paulo
2 Cursos
2-1 Formao
2-2 Especializao
2-3 Ps-graduao
2-3-1 Mestrado
2-3-2 Doutorado
3 Publicaes
3-1 Impresso
3-1-1 de peridicos
3-1-2 de livros
3-2 Postos de vendas
3-3 Exposies
4 Assistncia Tcnica
4-1 Colaborao com outras instituies
4-2 Estgios em rgos da empresa
4-3 Pedidos diversos de assistncia e orientao tcnic
5 Documentao e Informao
5-1 Sistema de bibliotecas
5-2 Sistema de arquivos
5-3 Automao e processamento de dados
5-3-1 Sistemas

O mtodo duplex oferece as mesmas possibilidades do
mtodo decimal no que se refere a agrupamento de assuntos,
permitindo, porm, abertura ilimitada de classes, razo pela
qual o mais preferido.
Apresenta, em contrapartida, algumas desvantagens: se no
forem bem definidas as classes, encontraremos documentos
que tratam do mesmo assunto arquivados em mais de um
lugar.

b) Mtodo decimal
O mtodo decimal empregado nos arquivos baseado na
tcnica do Sistema Decimal de Melvil Dewey, ex-presidente da
Associao dos Bibliotecrios Americanos. Este sistema foi
aceito pelo Instituto Bibliogrfico de Bruxelas, que o ampliou.
Hoje, universalmente conhecido.
A Classificao Decimal de Dewey foi publicada em 1876,
constando de uma tbua ou tabela de mil assuntos e de um
ndice que permite a sua rpida localizao.
Esta classificao divide o saber humano em nove classes
principais e uma dcima reservada para os assuntos por
demais gerais e que no podem ser includos em uma das
nove classes preestabelecidas.
Cada classe dividida da mesma forma em subclasses e
uma dcima para generalidades e assim sucessivamente,
separando-se o nmero em classes de trs algarismos por um
ponto. A parte inteira do nmero composta de trs
algarismos. A parte decimal pode no existir, como pode ter
um, dois, trs ou mais algarismos.
A diviso dos assuntos parte sempre do geral para o
particular.
Ainda no h uma classificao universal para os
arquivos. Assim, cada arquivo dever fazer a sua prpria
classificao. Depois de um detido estudo do sistema de
Dewey, aplicamos somente sua tcnica e no a classificao.
A tbua, tabela ou esquema, com a classificao adotada, tem
o nmero de classificador ou cdigo e no dispensa um ndice
alfabtico.

75
A seguir um trecho da classificao de ewey:
Classes Subdiviso da classe 6
0 Obras gerais 600 Cincias
1 Filosofia 610 Medicina
2 Religio 620 Engenharia
3 Cincias Sociais 630 Agricultura
4 Filologia 640 Cincias e Artes Domsti,
5 Cincias Puras 650 Servios Gerenciais
6 Cincias Aplicadas 660 Indstrias Qumicas
7 Belas-Artes 670 Manufaturas
8 Literatura 680
Manufaturas
Miscelnea
9 Histria e Geografia 690 Construo

Subdiviso da subclasse 610 Outra subdiviso
610 Medicina 616 Clnica Mdica
611 Anatomia 616.1 Cardiologia
612 Fisiologia Humana 616.2 Sistema respiratrio
613 Higiene Pessoal 616.3 Sistema digestivo
614 Sade Pblica 616.4 Sistema endcrino
615 Teraputica 616.5 Dermatologia
616 Clnica Mdica 616.6 Urologia
617 Cirurgia 616.7 Sistema muscular
618 Ginecologia 616.8 Neurologia
619 Pediatria 616.9 Diversas doenas
do corao

120 Cincia poltica
130 Administrao
140 Economia
141 Desenvolvimento econmico
142 Custo de vida
142.1 no Rio de Janeiro
142.2 em So Paulo
200 Cursos
210 Formao
220 Especializao
230 Ps-graduao
231 Mestrado
232 Doutorado
300 Publicaes
310 Impresso
311 de peridicos
312 de livros
320 Postos de vendas

________________________________________________________________________
330 Exposies
400 Assistncia Tcnica
410 Colaborao com outras instituies
420 Estgios em rgos da empresa
430 Pedidos diversos de assistncia e orientao tcnica
500 Documentao e Informao
510 Sistema de bibliotecas
520 Sistema de arquivos
530 Automao e processamento de dados
531 Sistemas
531.1 Documentao de sistemas
600 (Vaga)
700 (Vaga)
800 (Vaga)
900 Assuntos Diversos

O mtodo decimal apresenta as seguintes vantagens: a)
todos os assuntos relacionados com determinado tpico ficam
reunidos em grupos; b) os nmeros classificadores formam
verdadeiras nomenclaturas fceis de reter.

2.3.2 Mtodo Padronizados

Com a evoluo das empresas, a intensificao do
comrcio, o af da industrializao e outros fatores, mtodos
novos foram surgindo para que os arquivos melhor
atendessem s necessidades das organizaes. Juntamente
com os nmeros e as letras, foi empregado tambm o artifcio
das cores, em combinao com as anteriores. Entre os
mtodos padronizados pode-se citar: o variedex, o automtico,
o soundex, o rono e o mnemnico. Abordaremos somente o
variedex, por ser o mais conhecido e de uso mais comum. 0
automtico e o soundex no tm aplicao prtica nos
arquivos brasileiros; o rono e o mnemnico so obsoletos.
Mtodo Variedex
Este mtodo uma variante do alfabtico. Com o objeto
de minimizar as dificuldades apresentadas pelo mtodo
nominal, a Remington Rand concebeu o mtodo variedex,
introduzindo as cores como elementos auxiliares para facilitar
no s o arquivamento, como a localizao de documentos.
A idia do mtodo consiste basicamente em dividir os arquivos
em sees menores, restringindo, assim, o campo de
pesquisa e a manipulao de pastas ou fichas. Neste mtodo,
concebido pela Remington, trabalha-se com uma chave
constituda de cinco cores:

LETRAS CORES
A,B,C,D e abreviaes
E,F,G,H e abreviaes ..........
I,J,K,L,M,N e abreviaes Verde.
O,P,Q e abreviaes Azul
R,S,T,U,V,W,)Y,Z e abreviaes Palha

2.4- Etapas de arquivamento

So as seguintes as fases de arquivamento: inspeo,
estudo, classificao, codificao, ordenao e guarda dos
documentos.
a) Inspeo
Consiste no exame, por intermdio da leitura, do documento
para verificar se o mesmo se destina ao arquivamento.
b) Estudo
Consiste na leitura cuidadosa de cada documento para
verificar a entrada que lhe dever ser atribuda, a existncia
de antecedentes, bem como a necessidade de serem feitas
referncias cruzadas.

c) Classificao
Consiste na determinao da entrada e das referncias
cruzadas que lhe sero atribudas atravs de um processo
interpretativo.
d) Codificao
Consiste na aposio dos smbolos correspondentes ao
mtodo de arquivamento adotado.
e) Ordenao
o agrupamento dos documentos de acordo com a
classificao e codificao adotadas. Sua finalidade agilizar
o arquivamento e racionalizar o trabalho.
f) Guarda dos documentos: o arquivamento propriamente
dito.

2.5. Emprstimo e consulta

Documentos de arquivo s podem ser consultados ou
cedidos, por emprstimo, aos rgos que os receberam ou
produziram, aos rgos encarregados das atividades a que se
referem os documentos e s autoridades superiores, na
mesma linha hierrquica.
Quanto aos prazos para emprstimo de dossis, sugere-
se que devam estar compreendidos numa faixa de dez dias,
podendo ser renovados mediante sua apresentao no
Arquivo. Dever ser utilizada a guia-fora, que ficar n lugar-
da pasta juntamente com o Recibo de Dossi. Este deve
conter os seguintes dados: data da retirada, nome de quem
retirou e sua unidade a~nistrativa, indico do perta, assinatura
de quem retirou e do arquivista responsvel pelo emprstimo.
Para facilitar sua cobrana, deve ser institudo o fichrio de
lembretes ou vigilncia contnua follow-up para controle de
prazos, que poder ser organizado em diversas modalidades.
Para informaes adicionais, consultar Resoluo n 14 do
CONARQ.

2.6. Anlise, avaliao, seleo e
eliminao

O governo no pode conservar todos os documentos
produzidos em conseqncia de suas mltiplas atividades.
Torna-se impossvel prover espao para armazen-los, bem
como pessoal para cuidar dos mesmos. O custo da
manuteno de tais papis vai alm das posses da mais rica
nao. Alm disso, os documentos devem ser reduzidos em
quantidade para que sejam teis pesquisa erudita.
O destino de um documento pode ser a transferncia para
um depsito de armazenamento temporrio (record conter) ou
para um arquivo de preservao em carter permanente,
reduo de seu volume por meio de microfotografia ou
simplesmente a destruio imediata.
A eficincia de um programa de destinao de
documentos deve ser julgada to-somente pela exatido de
suas determinaes. A transferncia para um depsito
temporrio presume valor para um futuro uso administrativo,
legal ou fiscal; o recolhimento para um arquivo de custdia
permanente, o valor para pesquisa ou valor permanente para
outros fins. A microfilmagem, dado o seu alto custo, s
proposta quando os documentos tm valor primrio ou
secundrio que justifique a despesa. E, lgico, faz-se mister
um julgamento de valor sempre que se pretender destruir do-
cumentos.
Um instrumento de destinao pode servir a vrios fins.
Podem visar to-somente identificao de corpos de
documentos acumulados num rgo do governo e que

________________________________________________________________________
precisam ser descartados imediatamente ou dentro de
determinado prazo. Um documento preparado com esse
objetivo chama-se "lista de descarte" ou "lista de eliminao".
Essas tabelas normalmente so aplicadas a documentos de
tipo rotineiro e devem descrever os documentos de forma a
facilitar a eliminao dos mesmos. O teste de eficincia de
uma tabela decorre da possibilidade de os documentos nela
includos serem removidos e eliminados no fim dos perodos
de reteno recomendados. A remoo ordenada e o descarte
de grande quantidade de papis inteis dos arquivos correntes
baseiam-se em tabelas de descarte. So, pois, um importante
instrumento de administrao.
Um instrumento de destinao pode tambm ter o
complexo objetivo de identificar tipos rotineiros de documentos
cujo descarte futuro possa ser realizado a intervalos
determinados. Um documento feito com esse objetivo chama-
se "tabela de descarte".
Podem ainda ter o complexo objetivo de identificar todos
os corpos de documentos de um rgo e indicar o destino que
se deve dar ou a sua a eliminao, seja a transferncia para
um arquivo de custdia permanente. Um documento que
englobe todos os documentos dessa forma chama-se "plano
de destinao" ou "tabela de temporalidade". Todos esses
instrumentos de destinao so atos normativos.
Uma vez determinada a eliminao de documentos,
devem ser preparados os termos de eliminao
correspondentes, os quais devem conter, de forma sucinta-, a
identificao dos conjuntos documentais, datas abrangentes,
natureza dos documentos e quantidade, bem como a
indicao do instrumento de destinao que autoriza a
destruio.
Os documentos devem ser classificados corretamente
para uso corrente, como uma preliminar para a sua exata
identificao nos instrumentos de destinao. Devem ser
classificados e arquivados de tal modo que possam ser
prontamente removidos para serem destrudos depois de
terem servido ao uso corrente. A triagem ou escolha das
pastas, quer sejam arranjadas segundo um sistema de
registro ou por um sistema de arquivamento americano, um
processo de alto custo. De fato, a triagem dificilmente se
justifica do ponto de vista econmico, a menos que uma boa
parte dos documentos que esto sendo examinados possa ser
separada para descarte. A classificao, portanto, tem estreita
ligao com as prticas de destinao.
Os documentos devem ser classificados visando, em
primeiro lugar, a facilitar o seu uso em atividades correntes, e
somente como finalidade secundria a facilitar a sua remoo
e descarte. Contudo, se os documentos forem devidamente
classificados em relao funo, podem, em geral, ser
eliminados segunda esta, pois muito do valor daqueles deriva
de sua relao com a prpria funo. As decises para se
destruir documentos devem ser finais e irrevogveis.
Salvo em circunstncias excepcionais, os documentos
no devem ser conservados temporariamente ou micro-
filmados a fim de adiar a necessidade de julgar sobre sua
inutilidade ou de fundamentar uma opinio mediante
verificao de falta de uso dos mesmos. Os documentos
selecionados para eliminao normalmente so vendidos
como papel velho, podendo, porm, ser eliminados por
qualquer outro meio: fragmentao, macerao etc. A
incinerao processo condenado , quer pelo aumento do
ndice de poluio que provoca, quer pela impossibilidade de
reciclagem do papel, no deve ser adotada. Quando se faz um
contrato para venda desses papeis, deve-se incluir uma
clusula proibindo a sua revenda como documento. A
macerao ou qualquer outro tratamento sempre
aconselhvel quando se tratar de documentos confidenciais.

2.7. Valor dos documentos

Em relao ao seu valor, os documentos podem ser:
Permanentes vitais --> aqueles que devem ser conservados'
indefira amente por serem de importncia vital para a
organizao.
Permanentes 4 so os que, pela informao que contm,
devem ser conservados indefinidamente.
Temporrios > quando se pode determinar um prazo ou
determinada data em que cessa o valor do documento.

2.7.1. Distino entre valores primrios e
secundrios

Os valores inerentes aos documentos pblicos so de
duas categorias: valores primrios, para a prpria entidade
onde se originaram os documentos, e valores secundrios,
para outras entidades e utilizadores privados.

2.7.2. Distino entre valores probatrios
e informativos

Pode-se determinar mais facilmente os valores
secundrios de documentos oficiais se os analisarmos em
relao a dois aspectos: a) a prova que contm da
organizao e do funcionamento do rgo governamental que
os produziu, ou seja, todos os documentos essenciais

relativos origem, ao desenvolvimento e ao funcionamento de
um rgo documentos probatrios ou demonstrativos, que
contm o testemunho da existncia e das atividades do rgo;
e b) a informao que contm sobre pessoas, entidades,
coisas, problemas, condies etc. com que o rgo
governamental haja tratado.
Os valores inerentes aos documentos decorrentes da
prova que contm da organizao e funes sero chamados
de valores probatrios. Os valores inerentes aos documentos
devido informao que contm sero chamados de valores
Informativos". A informao pode relacionar-se, de modo
geral, a pessoas (fsicas e jurdicas), coisas ou fenmenos,
sabendo-se que os dois tipos de valores no se excluem
mutuamente.

2.7.3. Valores probatrios

Um governo responsvel deve preservar um mnimo de
provas de como era a sua organizao e de como funcionava,
em todos os seus numerosos e complexos setores. Todos os
arquivistas admitem que o mnimo a ser guardado so os
documentos sobre a organizao e o funcionamento.
Mediante uma seleo criteriosa de vrios grupos e
sries, um arquivista pode reunir, em um corpo de
documentos relativamente pequeno, todos os fatos de
importncia sobre a existncia de um rgo. Para efeito
probatrio deve-se procurar responder as seguintes
perguntas: "o que era o negcio?", "como era conduzido, por
quem e com que resultados?".
As estimativas de valores probatrios devem ser feitas
com base no conhecimento completo da documentao do
rgo; no devem ser feitas tomando-se por base parte da
documentao e no importa quo bem concebido e bem
executado seja um programa histrico; jamais poder produzir
trabalhos que sirvam como substitutivos dos documentos

________________________________________________________________________
originais.
Outro ponto importante a ser considerado o de que se
os documentos visam a servir como prova da organizao e
funo, h que ser mantido o arranjo que lhes foi dado pelas
unidades administrativas que os criaram; no se deve
reorganiz-los pelos assuntos ou por outro princpio qualquer.

2.7.4. Valores Informativos

Os valores informativos derivam da informao contida
nos documentos oficiais relativa aos assuntos de que tratam
as reparties pblicas e no da informao ali existente
sobre as prprias reparties. A maioria dos documentos
oficiais modernos preservados em arquivos de custdia
valiosa, menos pela prova que oferecem da ao do governo,
do que pela informao que apresentam sobre pessoas deter-
minadas, situaes, eventos, condies, problemas, coisas e
propriedades que deram origem a competente ao.

2.8. Microfilmagem

Os objetivos da microfilmagem de documentos so, em
geral, dois: a) reduzir o seu volume; b) garantir a sua
durabilidade. Qualquer determinao para micro-filmar
documentos deve ser baseada nos seguintes princpios: os
documentos devem apresentar valor que justifique o custo
dessa operao; o processo de microfilmagem de alto custo,
devendo-se, por isso, sopesar esse custo contra o, da
preservao dos documentos na forma original; e os
documentos a serem micro-filmados devem ter caractersticas
fsicas que se prestem filmagem.
O estudo da microfilmagem iniciou-se em 1835 com a
reproduo de diminutas imagens fotogrficas. Entretanto a
sua utilizao como vemos hoje se deu em 1906 quando livros
e documentos foram reduzidos a pequenas dimenses
visando sua utilizao em pesquisas.
Entende-se por microfilmagem de substituio a que incide
sobro documentos de guarda temporria, com vistas ao
aproveitamento de espao.
As micro formas podem apresentar-se em trs modos:
filme, jaqueta ou microficha;

a) Filme (rolo)
a forma de sada natural do processo de microfilmagem
dos documentos. So gerados um filme original (sais de prata)
para acondicionamento no arquivo de segurana e uma cpia
(diazo) para consulta. Um filme tem a capacidade de armaze-
nar mais ou menos 2.400 documentos de formato A4. No filme
esses documentos so chamados de fotogramas.

b) Jaqueta
A sua impresso segue os mesmos procedimentos da
forma anterior. Tambm so gerados dois filmes: um para
guarda no arquivo de segurana e outro para consulta.
Entretanto, esse segundo formato passa por novos
procedimentos: seus foto-gramas so recortados e inseridos
em jaquetas. Utiliza-se o arquivamento em jaquetas nos
documentos que formam dossis e que necessitam ser
constantemente atualizados e consultados, exigindo, assim, a
proximidade das informaes. Como esse processo mais
trabalhoso, somente uma pequena parte da documentao de
uma empresa encontra-se nesse suporte.

c) Microfichas
Podem ser emitidas pelo sistema comum de
microfilmagem ou atravs do sistema COM Computer
Output Microfilm, ou seja, sada direta do computador para a
microficha, atravs da fita spool, sem passar pelo papel. No
mais necessria a impresso de quilmetros de formulrios
contnuos. Sua capacidade de armazenamento de at 420
fotogramas. As microfichas so usadas em arquivos que
sejam bastante utilizados devido facilidade de seu
manuseio. Os equipamentos para a leitura das microformas
podem ser simples unicamente para a leitura ou
conjugados (leitoras/ copiadoras) para a leitura e cpia em
papel.

2.9- Transferncia e recolhimento

Transferncia e recolhimento so definidos
respectivamente no art. V, 1 e art 1, 2 da Resoluo ng
2 do CONARQ. Transferncia e recolhimento so feitos em
razo da freqncia de uso e no do valor do documento.
A
transferncia dos documentos do arquivo corrente para o
intermedirio e o recolhimento para o permanente objetivam
racionalizar os trabalhos facilita o arquivamento e a
localizao de documentos, pois libera espao e economiza
recursos materiais, lembrando que o arquivo intermedirio
dever ser subordinado tcnica e administrativamente ao
arquivo permanente.
As transferncias para centros de depsito de
armazenamento temporrio. atendem, no mnimo, a trs
necessidades bem definidas: a) servem para acomodar certos
tipos de documentos que se acumulam regularmente nas
reparties do governo e que devem ser conservados durante
longos perodos de tempo; b) servem para acomodar
acumulaes especiais de documentos de rgos extintos ou
de determinadas atividades; e c) servem como um lugar onde
se concentram todos os acmulos de documentos
regulares ou especiais, de valor e sem valor ao se iniciar
um programa de administrao de documentos ou
arquivstico. Essas transferncias tambm ocorrem para reas
de custo reduzido, contribuindo para a economia do sistema,
que sua finalidade primordial. A maior desvantagem de um
plano de depsito tipo "limbo", reside no incentivo que d s
instituies para protelar o exame de seus documentos. Esses
centros no devem ser normalmente usados para armazenar

documentos cujo destino os funcionrios no possam decidir
de imediato.
Sempre que se transferem documentos do tipo no-
rotineiro para centros intermedirios, faz-se mister obter
informaes precisas e completas sobre as origens
administrativas e o significado funcional dos mesmos, a fim de
facilitar sua avaliao. Conquanto tais informaes sejam
muito teis na avaliao, as descries, por escrito, de
documentos, raramente so um bom substituto para a
informao que pode ser prestada oralmente por aqueles que
os criaram. importante lembrar que os documentos
transferidos a um depsito intermedirio conservam a
classificao que lhes foi dada nos arquivos correntes.
Quanto aos arquivos de custdia, deve-se observar
alguns preceitos bsicos: primeiro, que um arquivo
permanente no deve aceitar documentos que possam
demandar emprstimos freqentes repartio de origem,
embora um centro intermedirio possa tomar tais encargos.;
segundo devem,ser documentos com valor secundrio
evidente que justifique sua reteno permanente; terceiro, os
corpo* dos documentos transferidos para um arquivo devem
ser unidades completas e lgicas, acompanhadas dos ndices
que lhe sejam pertinentes, devem estar em boa ordem e, tanto
quanto possvel, destitudos de peas sem valor que com eles
possam ter sido arquivados. E por ltimo, um arquivo de
custdia no deve recolher documentos a cujo uso se
imponham restries consideradas descabidas e contrrias ao

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interesse pblico.

Tipos de transferncia

At a primeira metade do sculo XX a tradio
arquivstica clssica considerava apenas duas idades dos
arquivos: a administrativa e a histrica. Os documentos
passavam diretamente de um a outro estgio, no sendo
prevista nenhuma fase de transio. Com o aumento da
massa documental, surgiu a teoria da "idade intermediria" e
com ela a noo de depsitos intermedirios, cujo acervo
constitudo de papis que no esto mais em uso corrente. Os
arquivos intermedirios tornaram-se uma necessidade
reconhecida por administradores e arquivistas. Sua funo
principal consiste em proceder a um arquivamento transitrio,
isto , em assegurar a preservao de documentos que no
so mais movimentados, utilizados pela administrao e que
devem ser guardados temporariamente, aguardando pelo
cumprimento dos prazos estabelecidos elas comisses de
anlise ou, em alguns casos, por um processo de triagem que
decidir pela eliminao ou arquivamento definitivo, para fins
de prova ou de pesquisa.
H dois tipos bsicos de transferncia: permanente e
peridica. Permanente a que se processa em intervalos
irregulares e exige, quase sempre, que se indique em cada
documento a data em que dever ser transferido. S
aplicada em casos especiais. Peridica a remoo de
documentos, em intervalos determinados. Ela pode ser
efetuada em uma etapa, em duas etapas, e ainda dentro de
um perodo determinado, sendo esta ltima conhecida como
peridica de mnimo e mximo.
Na transferncia peridica em uma etapa, os documentos
julgados de valor so recolhidos diretamente do arquivo
corrente para o arquivo permanente. Neste caso, no h
arquivo intermedirio e a transferncia recebe o nome de
recolhimento. Na transferncia peridica em duas etapas
tambm conhecida por dupla capacidade, transferncia
mltipla ou mtodo do ciclo - os documentos so transferidos
para o arquivo intermedirio, onde permanecem durante
determinado perodo e, posteriormente, se julgados de valor,
so recolhidos em carter definitivo para o arquivo
permanente.
normalmente nessa fase (transferncia) que se
promove a desinfestao e a restaurao dos documentos.

3. Arquivos intermedirios
(Segunda Idade)

3.1 Histrico

At primeira metade do sculo XX a tradio arquivstica
clssica considerava apenas duas idades. Assim, os
documentos passavam diretamente de um a outro estgio,
no sendo prevista nenhuma fase de transio.
Quando as instituies contavam com espao, conservavam
os seus documentos por longo tempo, muitas vezes sem
condies adequadas para sua preservao; outras, por falta
de espao recolhiam precocemente documentos ainda de uso
corrente, congestionando o arquivo permanente com
documentao ainda necessria administrao.
Com o crescimento da massa documental, produzida em
quantidades cada vez maiores, a situao agravou-se.
Foi ento que, na busca de uma soluo, surgiu a teoria da
"idade intermediria" e com ela a noo de depsitos
intermedirios, cujo acervo constitudo de papis que no
esto mais em uso corrente.
Atualmente os arquivos intermedirios tornaram-se uma
necessidade reconhecida por administradores e arquivistas.
Sua funo principal consiste em proceder a um arquivamento
transitrio, isto , em assegurar a preservao de documentos
que no so, mais movimentados, utilizados pela
administrao e que devem ser guardados temporariamente,
aguardando pelo cumprimento dos prazos estabelecidos pelas
comisses de anlise ou, em alguns casos, por um processo
de triagem que decidir pela eliminao ou arquivamento
definitivo, para fins de prova ou de pesquisa. .
Em diversos pases os arquivos intermedirios aparecem com
nomes distintos. Nos EUA e no Canad so chamados de
Records Conters; na Frana, de Prarchivage, na Alemanha,
de Zwischenirchim na Gr-Bretanha, de Limbo.
Os norte-americanos do grande importncia aos imor&
centers, uma vez que proporciona"ao governo considervel
economia. Existem dezenas desses depsitos distribudos por
todo o pas.
As despesas com as construes de depsitos
intermedirios so bem menores, se comparadas s dos
depsitos tradicionais. Pesquisas efetuadas nos EUA, junto
aos rgos da administrao pblica federal, comprovaram
que neles eram guardados cerca de 7 mil quilmetros de
documentos. Tais nmeros evidenciaram que a quantidade de
depsitos disponveis no era suficiente. Sentiram, ento, que
os papis de uso no-corrente, conservados nos rgos da
administrao, tornavam-se antieconmicos, e por esta razo
o sistema passou a ser ardorosamente defendido pelos
arquivistas norte-americanos.'
Na Frana, a noo de pr-arquivo nasceu aps ter sido
adotada no Canad, nos EUA e na Inglaterra. Duas
experincias paralelas foram lanadas no incio dos anos 70,
uma referente aos Arquivos Nacionais (arquivos dos minis-
trios e administraes centrais do Estado) e outra aos
Arquivos Departamentais.
A primeira delas a da Cidade Interministerial de
Arquivos, em Fontainebleau, que receber toda a
documentao da idade intermediria produzida pelos
ministrios e administraes centrais do governo - exceo
dos ministrios de Assuntos Exteriores e Defesa Nacional - e
que naquele local aguardar a deciso sobre sua eliminao
ou recolhimento aos Arquivos Nacionais.
No Canad, a experincia reveste-se de grande
importncia pela sua antigidade, desenvolvimento e
sistematizao. Este pas possui depsitos em Ottawa,
Toronto, Montreal, Vancouver, Edmonton, Winnipeg, Halifax e
Quebec.
A gesto dos papis do governo federal canadense
depende da direo que administra os documentos ainda no
arquivados definitivamente. Essa direo age em perfeita
harmonia com os Arquivos Histricos e constitui uma unidade

administrativa autnoma, sob a autoridade do arquivista
federal presidente do Conselho Consultivo dos Arquivos
Pblicos que tema misso de assistir aos ministrios e aos
rgos do governo federal na definio da poltica de gesto
de documentos. Esse comando prope sugestes, inspeciona
e providencia a formao de recursos humanos
especializados na guarda de papis conservados nas
administraes.
A principal vantagem desse sistema a economia
considervel de espao e de recursos material e humano.
Em 1965, na ento Repblica Federal da Alemanha foi criado
um depsito nas proximidades de Bonn, destinado a receber
os documentos que emanam dos departamentos ministeriais
federais por um prazo determinado, exceo dos ministrios
dos Negcios Exteriores e da Defesa, que tm os seus
servios separados. Em 1971, foi construdo um prdio para
depsito intermedirio em Sankt-Augustin gerido

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exclusivamente por arquivistas. Os documentos ali recebidos
so parte integrante dos arquivos federais.
O arquivo intermedirio assim concebido tem a dupla
vantagem de centralizar e de administrar os documentos que
perderam sua utilidade corrente para as administraes. Ele
evita a eliminao descontrolada e permite uma verdadeira
poltica de conservao dos arquivos.
Na Inglaterra adotou-se o Arquivo Intermedirio Limbo
aps a II Guerra Mundial. Foi criado em 1950, em Hayes,
subordinado ao Public Record Office.
Diversos outros pases j possuem arquivos
intermedirios.
No Brasil, pelo disposto no Decreto n 76.387, de 2 de
dezembro de 1975, o Arquivo Nacional passou a contar com
uma Diviso de Pr-Arquivo, instalada em Braslia. Este
primeiro centro regional de arquivos intermedirios iniciou
suas atividades recebendo a documentao dos ministrios e
demais rgos do governo federal, j produzida em Braslia, a
partir de 1960, quando foi transferida a capital.

3.2 Tratamento, armazenamento e
localizao da documentao

Imediatamente aps a conferncia da documentao
transferida, deve ser providenciada a sua limpeza e, se
necessrio, a sua desinfestao.
Os documentos recolhidos aos arquivos intermedirios
conservam a classificao que lhes foi dada nos arquivos
correntes. Os smbolos ou notaes que lhe forem atribudos
pelo arquivo intermedirio sero usados apenas para
localizao no momento de atender a consultas. Esses
smbolos sero transcritos nas duas vias das listas, ou
relaes de transferncia, antes da restituio ao rgo
recolhedor da via que lhe destinada.
A ordem em que pastas, caixas ou volumes transferidos
so armazenados pode ser apenas a ordem de recebimento,
ou outra qualquer adotada de acordo com as convenincias e
possibilidades.
Como a propriedade da documentao continua a ser da
administrao que a produziu, s a esta ser permitido o
acesso aos documentos, podendo, porm, dar autorizao
para que outros os consultem.

3.3 Recomendaes especiais

O arquivo intermedirio dever ser subordinado tcnica e
administrativamente ao arquivo permanente, a fim de evitar a
proliferao de depsitos e manter uniforme a poltica
arquivstica. Para isso deve ser dirigido por profissionais de
arquivo de alto nvel, conhecedores dos mtodos tradicionais
de classificao e elaborao de instrumentos de pesquisa.

3.4 Construo e equipamento

A economia a razo principal da criao de arquivos
intermedirios. Por este motivo, os custos de sua construo e
dos equipamentos no devem superar em gastos os dos
arquivos tradicionais. Tem-se que considerar o valor do
terreno (situado em local afastado do centro urbano), da
construo e dos equipamentos, que devem ser simples e de
baixo custo.
As dimenses devem ser fixadas em funo da massa de
papis a receber e da previso de crescimento. A construo
deve ser dotada de meios modernos para proteo contra
incndio, exploso, inundaes, poluio atmosfrica, excesso
de umidade e de luz solar. Deve tambm possibilitar comu-
nicaes fceis e relativamente rpidas com as
administraes que os utilizam, assim como fcil acesso aos
seus funcionrios.

Resumidamente:
a) Funes
Custodiar temporariamente a documentao pblica ou
privada de reduzida utilizao;
Custodiar a documentao de rgos recentemente extintos;
Custodiar a documentao relativa as atividades especiais ou
extintas;
Custodiar a documentao regular ou especial; de valor
histrico ou relativo, ainda no avaliada para custdia
definitiva.

b) Objetivos
Reduzir os custos da documentao;
Favorecer a eficincia das operaes governamentais;
Contribuir para a racionalizao da guarda e preservao dos
documentos de arquivo.

4. Arquivos Permanentes
(Terceira Idade)

Os arquivos permanentes constituem-se de materiais
selecionados, que so escolhidos de uma grande massa de
documentos produzidos recebidos por um governo, devido ao
seu valor comprobatrio e informativo. So escolhidos
tomando-se por base o seu significado no conjunto da
documentao de um determinado assunto ou atividade, ou,
em termos mais amplos, na documentao de um rgo, de
um governo, ou mesmo da sociedade em certo estgio de
desenvolvimento. O trabalho de recolhimento de documentos
a arquivos permanentes tem um duplo objetivo: preserv-los e
torn-los disponveis para serem usados.
Os documentos pblicos devem ser reconhecidos por fel
como propriedade pblica. O direito a tais documentos ser
exclusivamente do governo que os criou e sero conservados
para a perpetuidade. Qualquer lei que diga respeito
administrao de documentos pblicos deve incluir no seu
texto normas para a sua reobteno no caso de terem sido
indevidamente alienados ou retirados da repartio. O
princpio bsico nuflum tempus occurrit regi (art. 17- 4,
Decreto 4.07312002), que foi traduzido como "contra o rei no
h prescrio" (vide art. 15 e seguintes do Decreto
4.073/2002).
A legislao sobre os documentos pblicos, alm disso,
deve definir claramente as responsabilidades de custdia do
arquivista. O conceito de custdia pode ser explicado em
relao ao conceito de propriedade pblica. Os documentos
pblicos podero ser conservados sob a custdia de qualquer
rgo da administrao, sem, contudo, ser de sua
propriedade. Quando os documentos pblicos so transferidos
da custdia de um rgo para a de outro no h transferncia
de propriedade, pois os documentos eram e continuam a ser
propriedade do Estado.

Legalmente, ento, o arquivista deve ter a custdia dos
documentos que esto sob a sua guarda fsica, no que diz
respeito ao seguinte:
Primeiro, deve o arquivista ter sobre os documentos os
mesmos direitos e privilgios que tinha a entidade que os

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criou, relativamente reproduo e autenticao de cpias.
Segundo, deve ter, em relao aos documentos, certos
direitos e privilgios adicionais que no so comumente
exercidos pelas entidades criadoras. Referem-se estes ao
arranjo, descrio e publicao para fins que no aqueles
para os quais foram originariamente criados para servir a
usos secundrios de outras reparties e de particulares.
Esses direitos e privilgios so necessrios ao arquivista para
o bom cumprimento de seus deveres.
Deve haver disposies legais regulamentando o
problema da destruio de documentos pblicos. Essa
regulamentao h que proibir a destruio de qualquer
documento pblico por qualquer funcionrio sem a devida
aprovao da autoridade responsvel pelos arquivos (vide art.
18, Decreto 4.073/20Q2).
Mesmo os documentos histricos de hoje podem tornar-
se novamente administrativos amanh, por diversas
circunstncias, devido sua utilizao.
Os princpios que se aplicam ao arranjo de documentos
pblicos num arquivo de custdia devem ser distintos dos
princpios expostos at agora, que se aplicam ao arranjo dos
mesmos nas prprias reparties de origem. A administrao
de arquivos permanentes bem mais complexa que a dos
arquivos corrente e intermedirio.
Classificam-se em quatro grupos distintos as atividades
do arquivo permanentes:
arranjo --> reunio e ordenao adequada dos documentos;
descrio e publicao - acesso aos documentos para
consulta e divulgao;
conservao --> medidas de proteo aos documentos e,
conseqentemente do local de sua guarda, visando a impedir
sua destruio;
referncia --> poltica de acesso e uso dos documentos.

4.1. Atividades de arranjo

Em arquivologia entende-se por arranjo a ordenao dos
documentos em fundos, a ordenao das sries dentro dos
fundos e, se necessrio, dos itens documentais dentro das
sries. O arranjo uma das funes mais importantes em um
arquivo,e por isso, deve ser feito por pessoa qualificada e
especializada. As atividades desenvolvidas no arranjo so de
dois tipos: intelectuais e fsicas. As intelectuais consistem na
anlise dos documentos quanto a sua forma, origem funcional
e contedo. As atividades fsicas se referem colocao dos
papis nas galerias, estantes ou caixas, seu empacotamento,
fixao de etiquetas etc.
H considervel diferena entre o arranjo do arquivo
corrente e o do arquivo permanente. Quanto aos arquivos
intermedirios, no existem mtodos ou princpios especficos
de arranjo no sentido tcnico da palavra aqui empregado.
Nesses arquivos, de guarda transitria, aplicam-se apenas
critrios racionais de disposio dos documentos em estantes
e armrios.

4.1.1. Princpios de arranco de arquivos

O conservador de arquivos no se ocupa apenas com o
arranjo dos documentos de uma nica repartio, como o
caso do arquivista encarregado dos documentos de uso
corrente. Ocupa-se do arranjo de todos os documentos sob
sua custdia, os quais emanam de diversos rgos, de muitas
subdivises administrativas a de numerosos funcionrios
individuais. Arranja seus documentos para uso no-corrente,
em contraposio ao uso corrente, e arranja-os de acordo com
certos princpios bsicos da arquivstica e no segundo
qualquer classificao predeterminada ou esquema de
arquivamento.
O primeiro grande passo terico, que diferia arranjos de
arquivos de acordo com esquemas de classificao
predeterminados, ocorreu quando Guizot (1787-1874),
ministro da Instruo Pblida de 1832 a 1839 e primeiro-
ministro de 1840 a 1848, baixou regulamentos relativos ao
arranjo de documentos dos departments que haviam sido
colocados sob a jurisdio dos Archives Nationales, pela lei de
26 de outubro de 1796. O primeiro desses regulamentos foi
publicado em 8 de agosto de 1839 e completado por circular
emitida pelo ministro do Interior, conde Duchatel (1803-67),
em 24 de abril de 1841. Essa circular, intitulada Instructions
pour Ia mise em ordre et l classement des archives
dpartmentales et communales, estabeleceu um esquema
lgico para o agrupamento de documentos dos dpartments
que, embora modificado por dois suplementos posteriores,
ainda est em vigor. Os princpios gerais estabelecidos para a
execuo desse esquema foram os seguintes:
os documentos deviam ser agrupados por fundos (fonds), isto
, todos os documentos originrios de uma determinada
instituio, tal como uma entidade administrativa, uma
corporao ou uma famlia, seriam agrupados e considerados
como o fonds daquela determinada instituio;
os documentos de um fonds deviam ser arranjados por grupos
de assuntos, e a cada grupo seria atribudo um lugar definitivo
em relao aos outros grupos;
as unidades, nos grupos de assuntos, seriam arranjadas
conforme as circunstncias, em ordem cronolgica, geogrfica
ou alfabtica.
A circular de 24 de abril de 1841 formulou o princpio
bsico de respect des fonds, pelo qual todos os documentos
originrios de uma "autoridade administrativa, corporao ou
famlia" devem ser agrupados, constituindo fundos. Dentro
desses os documentos devem ser arranjados por assuntos, e
aps, em ordem cronolgica, geogrfica ou alfabtica. As
relaes entre os grupos de assuntos, dentro de um fundo,
devem ser determinadas pelo contedo dos mesmos.
Quando se tratar, por exemplo, de uma coleo de decretos
ou leis, ou de decises judiciais, as peas devem ser
arranjadas em ordem cronolgica, visto que um pesquisador,
geralmente, indica a data de tais documentos. Se, por outro
lado, se tratar de assuntos de municipalidades, prefervel o
arranjo geogrfico, visto que os pesquisadores habitualmente
indicam o nome da municipalidade. Se se tratar de
documentos relativos a pessoas, claro que o arranjo
alfabtico pelos nomes dos indivduos facilita as buscas.
O eminente palegrafo Natalis de Wailly (1805-86)
justificou o princpio respect des fonds nos seguintes termos:
"Uma classificao gerai de documentos por fundos e (nos
fundos) por assunto, a nica maneira adequada de se
assegurar a realizao imediata de uma ordem regular e
uniforme. Tal classificao apresent vrias vantagens. Em
primeiro lugar, mais simples de se por em prtica do que
qualquer outro sistema, pois consiste to-somente em reunir
peas das quais apenas necessrio determinar a origem.
Num grande nmero de casos, essa classificao feita com
mais facilidade, porquanto consta simplesmente da
reproduo da ordem atribuda por seus donos anteriores;
essa ordem pode, talvez, ser conseguida por meio de
inventrios existentes, sendo, neste caso, suficiente confrontar
os documentos inventariados e dar-lhes outra vez ordem
original. Se, ao invs de seguir esse mtodo, se prope uma
ordem terica, baseada na natureza das coisas, todas essas
vantagens se perdem."
O antigo sistema de arranjar os documentos de acordo
com algum sistema arbitrrio de classificao de assuntos foi
abandonado, ao menos teoricamente, e substitudo por um
sistema baseado em princpio aplicvel de maneira geral.
Esse princpio o de agrupar os documentos oficiais de

acordo com a natureza das instituies pblicas que os

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acumulam.
O princpio do respect des fonds evoluiu e foi ampliado na
Prssia, onde se decidiu, primeiro, que os documentos
pblicos devem ser agrupados de acordo com as unidades
administrativas que os criaram (e no de acordo com a
natureza das instituies que os criaram, como na Frana) e,
em segundo lugar, que o arranjo dado aos documentos pelos
prprios rgos criadores deve ser preservado no arquivo de
custdia permanente. O princpio de agrupar os documentos
oficiais de acordo com a origem nos organismos pblicos
administrativos chamado princpio da provenincia.
O reagrupamento dos documentos de diferentes rgos,
por assuntos, foi ento reconhecido como um mtodo
impraticvel, especialmente depois do grande aumento que
sofreu o volume dos documentos transferidos. Criou-se ainda
um novo princpio chamado Registraturprinzip. Este
estabelecia que os documentos de cada rgo devem ser
mantidos, no arquivo de custdia, na ordem dada pelo servio
de registro do rgo, e no reorganizados por grupos de
assuntos.
A evoluo desses princpios na Inglaterra e EUA
seguiram mesma linha, consagrando-se mundialmente o
princpio da provenincia por vrias razes:
o princpio protege a integridade dos documentos no sentido
de que as suas origens e os processos pelos quais foram
criados refletem-se no seu arranjo. A maioria dos documentos
do governo se acumula em conexo com atos oficiais e, como
os atos do governo se relacionam entre si, atravs da funo e
da organizao administrativa, assim os documentos so
mais; inteligv" quando conservados juntos, sob a identidade
do rgo ou da subdiviso do rgo, pelo qual foram
acumulados e na ordem geral quer lhes foi dada por aquele
rgo; o princpio ajuda a revelar o significado dos
documentos, pois os assuntos de documentos individuais
somente podem ser completamente compreendidos, no
contexto, com documentos correlatos. Se os documentos so
arbitrariamente tirados do seu contexto e reunidos de acordo
com um sistema subjetivo ou arbitrrio qualquer, o real
significado dos mesmos, como prova documentria, pode-se
tornar obscuro ou at se perder; o princpio d ao arquivista
um guia exeqvel e econmico para o arranjo, descrio e
utilizao dos documentos sob sua custdia. Quebrar as
unidades existentes e substitu-Ias arbitrariamente por novas
consumiria, inutilmente, grande parte do tempo do arquivista,
e a complexidade e diversidade de assuntos que os
documentos cobrem tornariam irrealizveis o acabamento de
qualquer tarefa desse gnero.

Tipos bsicos de Instrumentos de pesquisa

Em 1973, a AAB formou um grupo de trabalho, sob a
direo de seu- presidente, com a finalidade de definir os
instrumentos de pesquisa bsicos. Considerando que a
maioria dos arquivos brasileiros no dispem de
instrumentos de pesquisa e nem mesmo de um mnimo de
orientao, o grupo selecionou quatro tipos: guia, inventrio,
catlogo e repertrio.
a) Guia

Obra destinada orientao dos usurios no
conhecimento e na utilizao dos fundos que integram o
acervo de um arquivos permanente. o instrumento de
pesquisa mais genrico, pois se prope a informar sobre a
totalidade dos fundos existentes no arquivo. Sua finalidade
informar sobre o histrico, a natureza, a estrutura, o perodo
de tempo, a quantidade de cada fundo integrante do acervo
total do arquivo.

b) Inventrio sumrio

Instrumento no qual as unidades de arquivamento de um
fundo ou de uma de suas divises so identificadas e
descritas sucintamente. Trata-se de instrumento do tipo
arrolamento, cuja organizao deve refletir o arranjo adotado
para a disposio do fundo, ou parte dele, como uma srie,
por exemplo.
Sua finalidade descrever a composio do fundo ou
parte dele, pela enumerao de suas unidades de
arquivamento, sumariamente descritas e ao mesmo tempo
prover o arquivo de um instrumento preliminar de busca para
cada fundo.
O inventrio deve ser precedido de uma introduo
contendo informaes sobre os seguintes elementos:
modalidade de incorporao do fundo no acervo do arquivo;
breve notcia histrica sobre a instituio, a pessoa ou a
famlia da qual o fundo proveniente; explicao sobre o
modo de consulta do inventrio.
O inventrio sumrio fundamental e deve ser o primeiro
instrumento de pesquisa a ser elaborado tanto para os fundos
de arquivos pblicos constitudos de documentos de carter
oficial quanto para os de arquivos privados.

c)Inventrio analtico

Instrumento de pesquisa no qual as unidades de
arquivamento de um fundo ou de uma de suas divises so
identificadas e descritas pormenorizadamente. Sua finalidade
propiciar ao usurio um conhecimento individualizado das
unidades de arquivamento, atravs da descrio minuciosa de
seu contedo.

d) Catlogo

Instrumento de pesquisa elaborado segundo um critrilo,
temtico, cronolgico, onomstico ou geogrfico, incluindo
todos os documentos pertence~ a um ou mais fundos,
descritos de forma sumria ou pormenorizada.
Sua finalidade agrupar os documentos que versem
sobre um mesmo assunto, ou que tenham sido produzidos
num dado perodo de tempo, ou ,que digam respeito a
determinada pessoa, ou a lugares especficos existentes num
ou mais fundos.

e) Repertrio

o instrumento de pesquisa que descreve
pormenorizadamente documentos previamente selecionados,
pertencentes a um ou mais fundos, segundo um critrio
temtico, cronolgico, onomstico ou geogrfico. Nesse tipo
de instrumento est presente um juzo de valor que estabelece
ou no a incluso de determinado documento. Sua elaborao
s se justifica em casos especficos, quando h inteno de
ressaltar documentos individuais relevantes. A disposio das
entradas e demais informaes se assemelha do catlogo,
sendo os itens descritos minuciosamente, cabendo mesmo a
transcrio de documentos na ntegra.

f) ndice instrumento de pesquisa auxiliar

uma lista sistemtica e pormenorizada dos elementos
do contedo de um documento ou grupo de documentos,
disposta em determinada ordem para indicar sua localizao
no texto.

g) Tabela de equivalncia ou concordncia

um instrumento de pesquisa auxiliar que d a
equivalncia de antigas notaes para as novas que tenham

sido adotadas, em decorrncia de alterao no sistema de
arranjo.

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4.2- Atividades de conservao

Conservao de Documentos
Os agentes que prejudicam o documento
Os agentes que prejudiciais ao papel podem ser classificados
em: qumicos, fsicos e biolgicos.

a) Qumico tintas de escrever; acidez etc.
b) Fsicos luz (solar e artificial); umidade (para guarda de
documento desejvel ambiente seco), temperatura (o calor
acelera a deteorizao do papel) e outros vrios fatores que
danificam: orelha, dobraduras, perfuraes, etc.
c) Biolgicos traas (tysanura); baratas; cupins; broca ou
anbio; microorganismos (fungos-"mofo") e o homem
(grifando, fazendo sinais, pegando com as mo gordurosas,
furtando etc.)
bom lembrar que melhor conservar do que restaurar.

Conservao implica em resguardar a integridade fsica do
documento, manuteno e higienizao dos acervos e
arquivos.
Restaurao - implica em interagir no corpo fsico do
documento, com tcnicas especiais de restaurao.
A conservao compreende os cuidados prestados aos
documentos e, conseqentemente, ao local de sua guarda.

H dois fatores apontados pela Repartio de Normas
Tcnicas (Bureau of Standards) que afetam a preservao
do material sob a custdia de um arquivo: agentes externos e
internos de deteriorao. Os agentes externos decorrem das
condies de armazenagem e de uso; os internos so
inerentes prpria natureza material dos documentos. Cabe
ao arquivista precaver-se contra esses agentes destrutivos,
provendo-se de instalaes que anulem ou reduzam os efeitos
malficos dos agentes externos e empregando mtodos que
preservem os materiais perecveis, seja na forma original, seja
em qualquer outra forma.
A luz, a temperatura, a umidade, a poluio cida do ar e
as impurezas no papel so os principais agentes de
deteriorao. Os agentes externos mais responsveis pela
deteriorao so os gases cidos da atmosfera e
particularmente o dixido sulfrico (H2SO5). A poluio cida
do ar, bem como outros fatores externos de deteriorao,
temperatura e umidade desfavorveis, somente podem ser
tratados pelo uso de aparelhos de ar-condicionado. Nas reas
onde se observa elevada poluio atmosfrica, os prdios
destinados a arquivos devem ser equipados com aparelhos de
ar-condicionado. O controle de temperatura, de umidade
relativa e de poluentes, por meio de instrumentos, como
objetivo de criar uma atmosfera favorvel conservao dos
documentos denomina-se climatizao.
As atividades relacionadas com o arranjo, descrio e
consulta ficam em plano secundrio, em face do importante
problema da preservao dos documentos.
A luz do dia deve ser abolida na rea de amazenamento,
porque no s acelera o desaparecimento das tintas, como
enfraquece o papel. A prpria luz artificial deve ser usada com
parcimnia.
O ar seco outro fator de enfraquecimento do papel
A umidade, alm de exercer o mesmo efeito do ar seco,
propicia o desenvolvimento de mofo. O ndice de umidade
ideal situa-se entre 45 e 48%.
A temperatura no deve sofrer oscilaes, mantendo-se
entre 20 e 222. O calor constante destri as fibras do papel. O
ideal a utilizao ininterrupta de aparelhos de ar
condicionado e desumidificadores, a fim de climatizar as reas
de armazenamento e filtrar as impurezas do ar.
A poeira e os gases contribuem para o envelhecimento
prematuro dos papis. As emanaes deletrias dos gases
tambm destroem as fibras do papel.
Determinados insetos so atrados pela celulose do
papel, cola, goma ou casena, mas a umidade a principal
causadora de seu aparecimento, pois neste ambiente
encontram condies ideais para se desenvolverem.
So as seguintes as principais operaes de
conservao: a) desinfestao; b) limpeza; c) alisamento;
d) restaurao ou reparo.

a) Desinfestao
O mtodo mais eficiente de combater os insetos a
fumigao. A substncia qumica a ser empregada nesse
processo deve passar por testes de garantia da integridade do
papel e da tinta sob sua ao. Com a fumigao os insetos,
em qualquer fase de desenvolvimento, so completamente
destruidos.
Contudo, de acordo com uma publicao oficial do
Arquivo Nacional cujo texto original de lndgrid Beck, a
fumigao de documentos no mais recomendada em
virtude dos gases txicos e compostos oxidantes danosos.

b) Limpeza
a fase posterior fumigao. Na falta de instalaes
especiais para essa operao, utiliza-se um pano macio, uma
escova ou um aspirador de p.

c) Alisamento
Consiste em colocar os documentos em bandejas de ao
inoxidvel, expondo-os ao do ar com forte percentagem
de umidade, 90 a 95%, durante uma hora, em uma cmara de
umidificao. Em seguida, so passados a ferro, folha por
folha, em mquinas eltricas. Caso existam documentos em
estado de fragilidade, recomenda-se o emprego de prensa
manuat sob presso moderada. Na falta de equipamento
adequado, aconselha-se usar ferro de engomar caseiro.

d) Restaurao
Os documentos devem ser tratados em relao acidez,
a de se tentar a restaurao por qualquer mtodo.
A restaurao exige um conhecimento profundo dos papis e
tintas empregados. Vrios so os mtodos existentes. O
mtodo ideal aquele que aumenta a resistncia do papel ao
envelhecimento natural e s agresses externas do meio
ambiente, sem que advenha prejuzo quanto legibilidade e
flexibilidade, e sem que aumente o volume e o peso.

1. Banho de gelatina
Consiste em mergulhar o documento em banho de
gelatina ou cola, o que aumenta a sua resistncia, no
prejudica a visibilidade e a flexibilidade e proporciona a
passagem dos raios ultravioletas e infravermelhos. Os
documentos, porm, tratados por este processo, que natural,
tornam-se suscetveis ao ataque dos insetos e dos fungos,
alm de exigir habilidade do executor.

2. Tecido
Processo de reparao em que so usadas folhas de
tecido muito fino, aplicadas com pasta de amido. A
durabilidade do papel aumentada consideravelmente, mas o
emprego do amido propicia o ataque de insetos e fungos,
impede o exame pelos raios ultravioletas e infravermelhos,
alm de reduzir a legibilidade e a flexibilidade.

3. Silking
Este mtodo utiliza tecido crepeline ou musselina de seda
de grande durabilidade, mas, devido ao uso de adesivo base
de amido, afeta suas qualidades permanentes. Tanto a
legibilidade quanto a flexibilidade, a reproduo e o exame
pelos raios ultravioletas e infravermelhos so pouco


________________________________________________________________________
prejudicados. , no entanto, um processo de difcil execuo,
cuja matria prima de alto custo.

4. Laminao
Processo em que se envolve o documento, nas duas faces,
com uma, folha de papel de seda e outra de acetato de
celulose, colocando-o numa prensa hidrulica. O acetato de
celulose, por ser termoplstico, adere ao documento,
juntamente com o papel de seda, e dispensa adesivo. A
durabilidade e as qualidades permanentes do papel so
asseguradas sem perda da legibilidade e da flexibilidade,
tornando-o imune ao de fungos e pragas. Qualquer
mancha resultante do uso pode ser removida com gua e
sabo.
O volume do documento reduzido, mas o peso duplica.
A aplicao, por ser mecanizada, rpida e a matria-prima,
de fcil obteno. O material empregado na restaurao no
impede a passagem dos raios ultravioletas e infravermelhos.
Assim, as caractersticas da laminao so as que mais se
aproximam do mtodo ideal.

5. Encapsulao
Utiliza basicamente pelculas de polister e fita adesiva
de duplo revestimento. O documento colocado entre duas
lminas de polister fixadas nas margens externas por fita
adesiva nas duas faces; entre o documento e a fita deve haver
um espao de 3mm, deixando o documento solto dentro das
duas lminas.
A encapsulao considerada um dos mais modernos
processos de restaurao de documentos.

LEGISLAO
ARQUIVO NACIONAL, CONARQ E SINAR
ARQUIVO NACIONAL (AN)
O programa de modernizao empreendido pelo Arquivo
Nacional rompeu com a imagem de instituio arquivstica
passiva, de perfil monoltico e centralizador de guarda da
documentao gerada pela mquina do Estado, e tornou-se
uma instituio moderna, em constante busca de
aperfeioamento tcnico, habilitada a fazer face aos seus
novos desafios constitucionais e legais.
Assim, usando as mais modernas tecnologias da
informao, o Arquivo Nacional vem se preparando, por meio
de sistemas informatizados de padronizao da descrio da
informao, da digitalizao de mapas e fotos e da
microfilmagem/digitalizao de documentos textuais, para
disponibilizar aos seus usurios e pesquisadores, via Internet,
o mximo de dados e servios.
A nova sede do Arquivo Nacional no Rio de Janeiro, um
dos mais imponentes monumentos em arquitetura neoclssica
do Pas, construido entre os anos de 1858 e 1868, antes
ocupado pela Casa da Moeda do Brasil, foi restaurada num
trabalho empreendido pela Casa Civil da Presidncia da
Repblica, o prprio Arquivo Nacional e a Associao Cultural
do Arquivo Nacional - ACAN, por meio de um pool integrado
por empresas e entidades, a saber: Petrleo Brasileiro S.A. -
PETROBRAS, Banco Nacional de Desenvolvimento Eco-
nmico e Social - BNDES, Centrais Eltricas Brasileiras S.A. -
Eletrobrs, Empresa Brasileira de Correios e Telgrafos -
ECT, Fumas Centrais Eltricas S.A., Banco do Brasil, Caixa
Econmica Federal - CEF, Ita Social, Companhia Estadual
de Gs - CEG e Casa da Moeda do Brasil.
A ocupao desse novo espao, viabilizado por meio de
convnio de cooperao internacional do Governo Brasileiro
com a UNESCO - Organizao das Naes Unidas para
Educao, Cincia e Cultura, marca o incio de uma nova fase
institucional, com mais servios ao pblico e ao Estado,
transformando-nos em provedores de informao e em plo
difusor de conhecimento. Este marco fruto de um esforo
coletivo e da perseverana dos gestores e servidores do
Arquivo Nacional na busca incessante de meios para a con-
cretizao de um sonho, ora tornado real em sua moldura de
pedra, areia e cal.
Rio de Janeiro, agosto de 2004
Jaime Antunes da Silva

CONARQ
O Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, um rgo
colegiado, vinculado ao Arquivo Nacional da Casa Civil da
Presidncia da Repblica, que tem por finalidade definir a
poltica nacional de arquivos pblicos e privados, como rgo
central de um Sistema Nacional de Arquivos, bem como
exercer orientao normativa visando gesto documental e
proteo especial aos documentos de arquivo.
A Constituio Federal de 1988 e particularmente a Lei no
8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispe sobre a poltica
nacional de arquivos pblicos e privados, delegaram ao Poder
Pblico estas responsabilidades, consubstanciadas pelo
Decreto no 4.073, de 3 de janeiro de 2002, que consolidou os
decretos anteriores - nos 1.173, de 29 de junho de 1994;
1.461, de 25 de abril de 1995, 2.182, de 20 de maro de 1997
e 2.942, de 18 de janeiro de 1999.
De acordo com estes dispositivos legais, as aes visando
consolidao da poltica nacional de arquivos devero ser
emanadas do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ.
Competncias
0 Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ foi criado pelo
art. 26 da Lei no 8.159/91 e regulamentado pelo Decreto n
4.073, de 3 de janeiro de 2002 e tem como competncias:
estabelecer diretrizes para o funcionamento do Sistema
Nacional de Arquivos - SINAR, visando gesto,
preservao e ao acesso aos documentos de arquivos;
promover o inter-relacionamento de arquivos pblicos e
privados com vistas ao intercmbio e integrao sistmica
das atividades arquivsticas;
propor ao Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica
normas legais necessrias ao aperfeioamento e
implementao da poltica nacional de arquivos pblicos e
privados;
zelar pelo cumprimento dos dispositivos constitucionais e
legais que norteiam o funcionamento e o acesso aos arquivos
pblicos;
estimular programas de gesto e de preservao de
documentos pblicos de mbito federal, estadual, do Distrito
Federal e municipal, produzidos ou recebidos em decorrncia
das funes executiva, legislativa e judiciria;
subsidiar a elaborao de planos nacionais de de-
senvolvimento, sugerindo metas e prioridades da poltica
nacional de arquivos pblicos e privados;
estimular a implantao de sistemas de arquivos nos Poderes
Executivo, Legislativo e Judicirio da Unio, dos Estados, do
Distrito Federal e nos Poderes Executivo e Legislativo dos
Municpios;
estimular a integrao e modernizao dos arquivos pblicos
e privados;
identificar os arquivos privados de interesse pblico e social,
nos termos do art. 12 da Lei no 8.159, de 1991;
propor ao Presidente da Repblica, por intermdio do Chefe
da Casa Civil da Presidncia da Repblica, a declarao de
interesse pblico e social de arquivos privados;
estimular a capacitao tcnica dos recursos humanos que
desenvolvam atividades de arquivo nas instituies
integrantes do SINAR;
recomendar providncias para a apurao e a reparao de

________________________________________________________________________
atos lesivos poltica nacional de arquivos pblicos e
privados;
promover a elaborao do cadastro nacional de arquivos
pblicos e privados, bem como desenvolver atividades
censitrias referentes a arquivos;
manter intercmbio com outros conselhos e instituies, cujas
finalidades sejam relacionadas ou complementares s suas,

para prover e receber elementos de informao e juizo,
conjugar esforos e encadear aes;
articular-se com outros rgos do Poder Pblico formuladores
de polticas nacionais nas reas de educao, cultura, cincia,
tecnologia, informao e informtica.
0 funcionamento do CONARQ regulamentado pelo seu
regimento interno aprovado pela Portaria no 5, de 7 de
fevereiro de 2002.

Composio

Em razo das funes normativas atribudas ao
CONARQ, no que se refere tanto aos arquivos pblicos
quanto aos privados, a sua representatividade est
assegurada no apenas na esfera governamental como entre
diversos segmentos da sociedade.
constitudo por dezessete membros conselheiros: o
Diretor-Geral do Arquivo Nacional, que o presidir,
representantes dos poderes Executivo Federal, Judicirio
Federal, Legislativo Federal, do Arquivo Nacional, dos
arquivos pblicos estaduais e do Distrito Federal, dos arquivos
pblicos municipais, das instituies mantenedoras de curso
superior de Arquivologia, de associaes de arquivistas e de
instituies que congreguem profissionais que atuem nas
reas de ensino, pesquisa, preservao ou acesso a fontes
documentais. Cada Conselheiro tem um suplente.
Sua composio espelha, portanto, a convergncia de
interesses do Estado e da Sociedade, de modo a
compatibilizar as questes inerentes responsabilidade
funcional e social do Poder Pblico perante a gesto e
preservao do patrimnio arquivstico pblico e privado
brasileiro e o direito dos cidados de acesso s informaes.
Para melhor funcionamento do CONARQ e maior agilidade na
operacionalizao do Sistema Nacional de Arquivos - SINAR,
foi prevista a criao de Cmaras Tcnicas e Cmaras
Setoriais e Comisses Especiais, com a incumbncia de
elaborar estudos e normas necessrias implementao da
poltica nacional de arquivos pblicos e privados e ao
funcionamento do SINAR.
Ao Arquivo Nacional cabe dar suporte tcnico e
administrativo ao CONARQ.

SINAR
Em 25 de setembro de 1978, o Decreto n 82.308,
instituiu o Sistema Nacional de Arquivos -SINAR.
No obstante os esforos realizados no sentido de estimular a
adoo de polticas que assegurassem a preservao do
patrimnio documental brasileiro, a implementao do Sistema
foi bastante prejudicada uma vez a sua rea de abrangncia
ficou restrita aos arquivos intermedirios e permanentes,
tendo em vista os limites impostos na criao, pelo Governo
Federal, em 1975, do Sistema de Servios Gerais - SISG, ao
qual se vinculariam os arquivos correntes da Administrao
Pblica Federal.
A postura equivocada de limitar a atuao do SINAR
confrontava-se radicalmente com o princpio da organicidade
dos documentos de arquivo, que preconiza a
complementaridade entre as trs idades que compem o cicio
vital dos documentos.
Embora formalmente criado, o Sistema nunca chegou a
ser implantado uma vez que trazia em seu bojo dispositivos
conflitantes e que no atendiam s necessidades e
realidade de nossos arquivos.
Mesmo assim, esse decreto teve o mrito de despertar a
ateno de vrios governos estaduais para a importncia dos
arquivos na administrao pblica, motivando-os a criarem
seus sistemas estaduais de arquivos. Foi o caso dos governos
do Rio Grande do Norte, do Par, de Sergipe e do Esprito
Santo.
A partir de ento, outros sistemas, estaduais e municipais,
foram sendo criados, ou se encontram em estudos.
Com a "recriao", se assim podemos dizer, do Sistema
Nacional de Arquivos - SINAR, pela Lei no 8.159, de 08 de
janeiro de 1991 e pelos decretos no 1.173, de 29 de junho de
1994 e 1.461, de 25 de abril de 1995, consolidados e
revogados pelo Decreto no 4.073, de 3 de janeiro de 2002, o
SINAR desenvolver suas atividades de forma integrada com
esses sistemas e estimular os demais Estados bem como os
municpios, que ainda no dispem desse moderno
instrumento de administrao, a criarem tambm seus
sistemas de arquivo.
0 ATUAL SINAR
0 art. 26 da Lei n 8.159/91, no s criou o Conselho Nacional
de Arquivos - CONARQ como institui tambm o Sistema
Nacional de Arquivos - SINAR, cuja competncia, organizao
e funcionamento esto regulamentados pelo Decreto no
4.073, de 3 de janeiro de 2002.
De acordo com esse dispositivo legal, o SINAR tem por
finalidade implementar a poltica nacional de arquivos pblicos
e privados, visando gesto, preservao, e ao acesso aos
documentos de arquivo.
Integram o SINAR, que tem como rgo central o
CONARQ: o Arquivo Nacional; os arquivos do Poder
Executivo Federal; os arquivos do Poder Legislativo Federal;
os arquivos do Poder Judicirio Federal; os arquivos estaduais
dos Poderes Executivo, Legislativo e Judicirio; os arquivos do
Distrito Federal dos Poderes Executivo, Legislativo e
Judicirio; os arquivos municipais dos Poderes Executivo e
Legislativo.
Os arquivos referidos acima, exceto o Arquivo Nacional,
quando organizados sistemicamente, passam a integrar o
SINAR por intermdio de seus rgos centrais.
As pessoas fsicas e jurdicas de direito privado, detentoras de
arquivos, podem integrar o SINAR mediante acordo ou ajuste
com o rgo central.
Compete aos integrantes do SINAR: promover a gesto, a
preservao e o acesso s informaes e aos documentos na
sua esfera de competncia, em conformidade com as
diretrizes e normas emanadas do rgo central; disseminar,
em sua rea de atuao, as diretrizes e normas estabelecidas
pelo rgo central, zelando pelo seu cumprimento;
implementar a racionalizao das atividades arquivsticas, de
forma a garantir a integridade do cicio documental; garantir a
guarda e o acesso aos documentos de valor permanente;
apresentar sugestes ao CONARQ para o aprimoramento do
SINAR; prestar informaes sobre suas atividades ao
CONARQ; apresentar subsdios ao CONARQ para a
elaborao de dispositivos legais necessrios ao
aperfeioamento e implementao da poltica nacional de
arquivos pblicos e privados; promover a integrao e a
modernizao dos arquivos em sua esfera de atuao; propor
ao CONARQ os arquivos privados que possam ser
considerados de interesse pblico e social; comunicar ao
CONARQ, para as devidas providncias, atos lesivos ao
patrimnio arquivstico nacional; colaborar na elaborao de
cadastro nacional de arquivos pblicos e privados, bem como
no desenvolvimento de atividades censitrias referentes a
arquivos; possibilitar a participao de especialistas nas
cmaras tcnicas, cmaras setoriais e comisses especiais
constitudas pelo CONARQ; proporcionar aperfeioamento e

________________________________________________________________________
reciclagem aos tcnicos da rea de arquivo, garantindo
constante atualizao.

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2012

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