Sistema de descrio arquivstica em contexto empresarial hospitalar

Caso de Estudo
Jos Pedro Maorano Gabriel David Fernanda Gonalves

Desafio
Oportunidade de melhoria

Necessidades de acesso a informao retrospetiva por parte do CA (Conselho de Administrao)/SOA (Servio de Organizao Administrativa);

Desatualizao do sistema de arquivo utilizado e volume de informao em causa resultam em constrangimentos e demoras no acesso informao, influenciando a capacidade de recuperao e a eficcia/completude da mesma.
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Projeto

Implementao de boas prticas nacionais e internacionais:

ICA ISAD(G) e ISAAR(CPF). DGLAB No enquadramento da ACE - MEF e MIP. Boas prticas de gesto - Gesto por processos.

Implementao de procedimentos e tecnologias informticas atuais - ICA-AtoM como soluo informtica de suporte. Perspetiva integrada de gesto da informao - suporte aos processos de tomada de deciso, potenciando o acesso/reutilizao da informao administrativa retrospetiva de suporte a processos funcionais atuais. Lanar as bases para a preservao digital do Arquivo do CA.
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Projeto
Planos de classificao funcional Macroestrutura Funcional/MIP

Sistema de informao do CA/SOA

Gesto por Processos

MEF CHSJ

Sistema de Arquivo CHSJ ICA-AtoM

ISAD(G) e ISAAR(CPF)

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Sistema de Informao CA/SOA

Entrevista estruturada (diretor do SOA); Questionrio a colaboradores; Anlise documental; Anlise orgnico-funcional

Predominncia do critrio orgnico; Compartimentao e redundncia de informao; Dificuldade em assegurar standardizao (documentos /procedimentos); Reduzida explorao efetiva de ferramentas informticas em uso informao no clnica; Uso de suporte papel (vs. digital <> valor legal); Dificuldades na gesto e recuperao de informao retrospetiva; Colaboradores assumem necessidade de melhoria.
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Sistema de Informao CA/SOA

Necessidades identificadas Estruturar os fluxos de informao internos e externos; Recuperao de informao retrospetiva - baixo nvel de rudo, elevada completude, sem limite de antiguidade; Recuperao da informao retrospetiva por colaboradores integrados em diversos processos/unidades; Garantia de segurana da informao e no seu acesso; Seleo da informao a integrar no arquivo; Utilizao preferencial de informao digital/digitalizada acesso rpido e mltiplo, diminui a duplicao; Acesso e/ou integrao de outros arquivos; Integrao da informao proveniente de outras unidades orgnicas internas e instituies externas.
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Planos de Classificao Funcional

Planos de Classificao Funcional
A utilizao de um Plano de Classificao Funcional assume que apenas o fator funcional determinante do significado da informao e seu valor informacional.

Gesto por processos Conformidade no verificada no SOA CHSJ constituiu um contexto ideal Gesto por Processos Trabalho exploratrio do potencial de aplicabilidade e exequibilidade da substituio/complemento do PC da instituio;
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MEF CHSJ
Planos de Classificao (PC) Especficos de cada instituio, dada a singularidade de funcionamento e organizao das mesmas.

Contexto de produo da informao Fatores determinantes do significado e valor informacional

Os PC tm que refletir os fatores essenciais que determinam o significado da informao e seu valor informacional, sob pena de no cumprirem a sua funo.

Anlise da instituio/tipo de instituio Inadequao de PC externos

CHSJ => PC Orgnico-Funcional

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MEF CHSJ
Recontextualizao da deliberao no Poder a MEF substituir um PC Orgnico respetivo Processo de Negcio, aps a descontextualizao funcional Funcional? resultante orgnico. da primazia do critrio

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MEF CHSJ (exerccio exploratrio)

Funes Subfunes Processos 300.10.01 CONTRATUALIZAO DE FORNECIMENTO DE SERVIOS CLNICOS 300.10.02 CONTRATUALIZAO DE FORNECIMENTO DE SERVIOS NO CLNICOS 300 ADMINISTRAO DE DIREITOS, BENS E SERVIOS 300.10.03 CONTRATUALIZAO DE FORNECIMENTO 300.10 AQUISIO, DE EQUIPAMENTOS NO CLNICOS 300.10.04 CONTRATUALIZAO DE FORNECIMENTO DE EQUIPAMENTOS CLNICOS 300.10.05 CONTRATUALIZAO DE FORNECIMENTO DE MEDICAMENTOS E REAGENTES 300.10.06 CONTRATUALIZAO DE FORNECIMENTO DE CONSUMVEIS
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VENDA, ABATE
OU PERMUTA

MEF CHSJ (exerccio exploratrio)

Funes Subfunes 150.10 DEFINIO E AVALIAO DE POLTICAS 150.20 PLANEAMENTO, AVALIAO E MELHORIA DE SERVIOS 250.10 ESTABELECIMENTO E CESSAO DE RELAES DE TRABALHO 250.20 GESTO DE RELAES INDIVIDUAIS DE TRABALHO

150 PLANEAMENTO E GESTO ESTRATGICA

250 ADMINISTRAO DE RELAES DE TRABALHO

300.10 AQUISIO, VENDA, ABATE OU PERMUTA

300 ADMINISTRAO DE DIREITOS, BENS E SERVIOS 300.40 PROTEO, CONSERVAO E VALORIZAO 300.50 UTILIZAO, EXPLORAO E RENDIBILIDADE 350 ADMINISTRAO FINANCEIRA 500 SUPERVISO, CONTROLO E RESPONSABILIZAO 700 PRESTAO DE CUIDADOS DE SADE 800 PRESTAO DE SERVIOS TCNICOS E CIENTFICOS, INVESTIGAO E DESENVOLVIMENTO 350.10 EXECUO ORAMENTAL 350.30 GESTO DE TESOURARIA 500.10 INSPEO, AUDITORIA, FISCALIZAO E MONITORIZAO DE CONFORMIDADE NORMA 500.20 AO DISCIPLINAR 500.40 IMPUGNAO ADMINISTRATIVA 700.20 SERVIOS CLNICOS 800.20 EXECUO DE PROJETOS DE INVESTIGAO E DESENVOLVIMENTO 11 05-10-2013

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ICA-AtoM - MEF CHSJ

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ICA-AtoM Implementao e Povoamento

Diagnstico de problemas na aplicao

Pesquisa Preenchimento

Objetos digitais

Exportao/
Importao

Parametrizao da aplicao em Problema funo do CHSJ: Pesquisa em lngua portuguesa i. Diagnstico de problemas e sua Resultados da pesquisa soluo; Termos de indexao e registos de ii.Estrutura OF e autoridade documental; Integrao dos objetos digitais nas iii. MEF; iv. Indexao por descries assuntos; Criao dos Thumbnails v. Traduo; Termos de indexao vi. Personalizao visual CHSJ. Duplicao de descries e termos de vii. Integrao na indexao poltica de Perda de elementos descritivos nos registos backups - CHSJ.
de autoridade e taxonomias
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ICA-AtoM Implementao e Povoamento

Estrutura documental
Atas e Deliberaes das reunies do CA
Resultam do mesmo ato informacional => uma Srie

Atas das reunies do CA

Imperativo Legal => Valor probatrio; Menor valor funcional.

Deliberaes das reunies do CA

Imperativo Operacional => Maior valor funcional; Reconstituio do processo.

Descrio: no detalhando deliberaes. MEF: classificao nica.

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Descrio: detalhando as deliberaes. MEF: classificao mltipla.

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ICA-AtoM Implementao e Povoamento

Povoamento da aplicao
Definio da

estrutura

do arquivo;
1954,

2001, 2003;

Deliberaes:

Ex: 130 folhas (mdia), 46 decises, 26 assuntos, 13 processos (MEF), 159 nomes. mximo: 320 folhas.

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Concluses
-

Aplicao como repositrio digital no CHSJ, freeware, MySql (integrao, migrao, evoluo) => boas prticas na ACE/Setor da sade - Orientao estratgica; Mais-valia da utilizao de software de arquivo em contexto empresarial Promoo de uma perspetiva de gesto integrada e reutilizao da informao produzida/ armazenada pelo CHSJ; MEF evoluo: possvel benefcio da orientao para a gesto por processos no CHSJ; enquanto instrumento de interoperabilidade e no substituio do PC; Base de trabalho para gesto por processos no CHSJ: diagnstico do Sistema de Informao CA/SOA.
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Concluses
-

Relao intrnseca: Modelo de gesto informacional => Planos de Classificao

=>

realidade

Trabalho futuro Uso da ferramenta no CHSJ informao retrospetiva do arquivo do CA,

Evoluo da MEF e da linguagem controlada de indexao; Alargamento a outros arquivos/informao no clnica. Estudo orgnico-funcional retrospetivo e alargado;

Integrao com sistemas de produo de informao.

Desenvolvimento da Gesto por processos - CHSJ.

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Concluses

Obrigado pela ateno.

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