2 - Gerenciamento de Aquisicoes

Gerenciamento de Aquisies segundo o PMBOK
Prof. Andr Kuhn

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1. INTRODUO
Objetivo da Disciplina
Proporcionar aos participantes do curso conhecimentos sobre gerncia de aquisies
Metodologia
Apresentao de conceitos seguida de exerccios.
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Principais Processos
Planejamento da Aquisies determinao do que adquirir e quanto adquirir; Planejamento das Contrataes documentao dos requisitos do produto e identificao das possveis fontes; Solicitao de Respostas Obteno das cotaes, licitaes, ofertas ou propostas, conforme apropriado;
Principais Processos
Seleo de Fornecedores escolha de possveis fornecedores; Administrao do Contrato administrao do relacionamento com o fornecedor; Encerramento do Contrato concluso e liquidao do contrato com a resoluo de quaisquer itens abertos.
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A deciso de contratar
o ponto bsico de todo o processo: a deciso de uma aquisio externa de alguma parte do projeto. Alm da deciso de contratar fora, outro aspecto deve ser levado em considerao: como deve ser contratado.
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As consideraes a serem feitas devem, dentre outros fatores, atentar para:
Benefcio econmico; Capacidade satisfatria dos fornecedores;

Prazos exguos; Fatores tcnicos; Fatores polticos e estratgicos;
Na deciso de aquisio externa, deve-se decidir, fundamentalmente atravs de anlise econmica, se for adquirir um equipamento atravs de: Compra Aluguel ou (buy or rent) Leasing (lease or rent)
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A definio do produto
Aps a definio de se contratar parte do projeto fora da organizao executora, o prximo passo a definio do escopo desse fornecimento, atravs da Declarao do Trabalho (SOW Statement of Work), onde ser descrito com mximo de clareza e preciso o Objeto do Contrato.
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Esta etapa do processo de aquisio/ contratao deve ser feita com muito cuidado, pois poder prevenir problemas e conflitos com os futuros fornecedores, pois boa parte dos questionamentos que surgem durante a execuo do contrato devido a indefinies, imperfeies ou interpretaes diferentes desse documento.
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Quando h uma dificuldade em se definir o produto, pode-se substituir a Declarao de Trabalho pela Declarao de Objetivos (SOO Statement of Objectives), onde so definidos os objetivos que se pretendem atingir com a contratao.
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Pois muitas vezes mais simples e preciso definir o problema que deve ser resolvido, ao invs da soluo a ser implementada (muito comum em projetos de pesquisa). A forma de contrato depende do grau de definio do objeto.
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A definio da estrutura de contratao

Dependendo do que contratar, a organizao definir se adota a estrutura de contratao existente ou cria uma nova estrutura para contratar determinado produto ou servio.
Tal deciso depender de uma anlise tcnica e econmica.
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Processos de seleo e concorrncia

Processo de Concorrncia a contratada selecionada aps submisso de propostas elaborada segundo critrios pr-definidos em editais pblicos, normalmente publicados em jornais, revistas ou internet. No Brasil o processo de concorrncia chamado de processo licitatrio.
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Processo de seleo a contratada selecionada mediante submisso de proposta baseada nos critrios estabelecidos em carta-convite enviada pela contratante.
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O objetivo dos processos de seleo e concorrncia o de selecionar a empresa que demonstre a melhor capacidade gerencial que, organizadamente, aglutine recursos financeiros, humanos e materiais para executar o servio contratado, no PRAZO e ORAMENTO estabelecidos e em conformidade com o especificado (QUALIDADE).
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Cadastramento de fornecedores
Um procedimento adotado tanto no Brasil quanto internacionalmente a seleo da contratada, sempre que possvel, entre empresas previamente cadastradas pela contratante e/ou com quem mantenha relaes de parceria.
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Para avaliao das empresas, considera-se:

A organizao; Os recursos humanos e materiais;
A experincia da empresa;
A sua sade jurdica e financeira;
O sistema de qualidade adotado;
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Para avaliao das empresas, considera-se:

Os procedimentos executivos especficos e estratgicos para o empreendimento;
O sistema de gerenciamento;
O software de planejamento, a programao e os
ndices de desempenho.
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O contedo dos contratos

Os contratos, de uma maneira geral, possuem diversas clusulas e anexos que servem para explicitar os compromissos acordados entre as partes.
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Algumas clusulas sempre constam no documento contratual, e so elas:
O objeto do contrato; Os preos e o valor total do contrato;

O prazo;
As formas e o local de pagamento;

Os direitos e deveres das partes.

Outras clusulas podem compor o documento contratual, aparecendo com maior ou menor freqncia, dependendo do contrato: Reajuste de preos;
Penalidades;
Resciso contratual;
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Garantia contratual; Reteno contratual;
Cesso do contrato;
Subcontratao;
Outros.
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Os anexos do contrato, especificaes de bens e servios, devem sempre existir, a no ser que estejam bem definidos no corpo do contrato.
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Dependendo do contrato, podem fazer parte dos anexos outros documentos, tais como: Especificaes tcnicas; Relao de equipamentos e materiais; Cronogramas;
Diretrizes de segurana;
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Diretrizes da qualidade; Diretrizes de planejamento;
Diretrizes de suprimento; Memorial descritivo; Planilha de preos;

Outros.
Tipos de contratos
Segundo o PMI, so considerados 03 grandes tipos de contrato: Preo Fixo;
Custos Reembolsveis; Por Tempo e Material.
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Contratos de preo fixo

So os mais favorveis ao contratante, do ponto de vista dos riscos. Porm o escopo do contrato deve ser muito bem definido, podendo apresentar trs problemas para o contratante:
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Contratos de preo fixo

1. Tempo para preparo das especificaes do
produto/servio;
2. Tempo para preparao das propostas dos futuros
contratados;
3. Possvel aumento do valor das propostas, pois
nesse caso, o risco maior do contratado.
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Contratos a custos reembolsveis

Tambm chama de Contrato por Administrao ou Cost Plus.
Nesse tipo de contrato o contratado recebe o reembolso pelo custos despendidos mais uma taxa de lucro.
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Esse tipo de contrato apresenta um risco muito maior ao contratante do que ao contratado, pois teoricamente no existe um preo final definido no incio da contratao.
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Por outro lado, a definio do escopo no precisa ser to perfeita, sendo uma alternativa gil para uma contratao mais rpida. Porm, essas vantagens podem compensar o aumento do risco financeiro do empreendimento.
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Contratos por Tempo e Material (T&M)

um tipo de contrato onde alguns valores so fixados por preo unitrio, como o custo do homemhora de um gerente de projetos. H uma maior flexibilidade na preparao do contrato, porm o custo final desconhecido e o risco grande para o contratante.
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Plano de Gerenciamento de Contratos

a ferramenta que orientar todo o controle da execuo do contrato. Pode-se dizer que o contrato um projeto dentro de um projeto maior, sendo necessrio que a contratada tenha suas prprias ferramentas e estratgias para o gerenciamento desse projeto.
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Definies sobre Propostas

Esta etapa uma orientao sobre a preparao da documentao necessria dos futuros contratados, e os critrios de avaliao e julgamento utilizados na escolha da proposta vencedora.
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Documentos de Aquisio
Normalmente os documentos de aquisio so definidos em um edital.
O uso de formulrios padro comum em grandes empresas, onde as compras e contratao so feitas em grande volume.
Dependendo da empresa, estes formulrios incluem desde simples requisies at padres de contratos para prestao de servios de vrios tipos.
Informao aos Licitantes

Aps definidos o objeto do contrato e o tipo de documento que ser solicitado aos futuros contratados (licitantes), o prximo passo a definio de critrios de avaliao para orientar os licitantes na elaborao de suas propostas.
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Escolha da Proposta
Aps anlise das informaes prestadas pelos licitantes, deve-se proceder o julgamento para decidir qual a proposta vencedora. Nessa fase dois pontos devem ser observados: os critrios de avaliao e a negociao contratual.
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Critrios de Avaliao
Os critrios de avaliao podem variar de uma simples anlise de menor preo at formulaes que consideram diversos aspectos da proposta e da empresa.
Porm os critrios devem considerar alguns pontos importantes:
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Critrios de Avaliao
Custo total - No se deve esquecer que nem sempre a escolha recair sobre a proposta de menor preo de compra, pois o custo total = custo de compra + custo operacional + custos diversos (impostos, frete, etc.).
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Critrios de Avaliao
Capacidade do fornecedor Deve-se definir critrios que filtrem os licitantes incapacitados de cumprir o contrato. Devendo selecionar futuros contratados que seguramente possuam capacidade tcnica, gerencial e financeira de cumprir o acordado. Muitas empresas utilizam um cadastro de fornecedores, onde s pode participar da seleo aqueles que fazem parte do cadastro, reduzindo assim o risco de insucesso na contratao.
Critrios de Avaliao
Avaliaes em seqncia em contrataes complexas, comum julgar-se a proposta tcnica inicialmente, que dever cumprir alguns requisitos, e posteriormente julgam-se as propostas econmicas das empresas que foram aprovadas na fase anterior.
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Critrios de Avaliao
Contratao direta Apesar de no ser usual, h situaes em que se faz uma negociao direta com um determinado fornecedor. Basicamente esse procedimento ocorre nas seguintes situaes:
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Critrios de Avaliao
oQuando um nico fornecedor reconhecidamente capacitado para atender s exigncias do contrato (normalmente ocorre em fornecimento de tecnologia de ponta);
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Critrios de Avaliao
oEm projetos em que a reduo de prazo um fator preponderante. Uma soluo vivel prselecionar um fornecedor confivel e negociar diretamente com ele, eliminando assim a fase licitatria.
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Critrios de Avaliao
Sistemas de ponderao (pesos) Criar pontuao e pesos para as informaes constantes nas propostas dos fornecedores, reduzindo assim a subjetividade na escolha do contratado.
Assim ordena-se os licitantes pelo total de pontos, facilitando assim a deciso de escolha.
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Critrios de Avaliao
Estimativa de custo a organizao que contrata deve der uma estimativa de custos, para servir de referncia na fase de negociao. Caso os valores apresentados pelos licitantes esteja muito acima da estimativa e a contratante no conseguir reduzir os valores, a licitao pode ser anulada.
Negociao Contratual
Geralmente ocorre aps a escolha do futuro contratado. Essa fase abrange a definio de toda a estrutura e condies contratuais, at a assinatura do contrato.
O importante que, aps a fase de negociao, as duas partes no fiquem com dvidas ou haja omisses sobre as obrigaes contratuais e o acordo atenda aos interesses de ambos.
Assinatura do contrato
o principal marco (milestone) do processo de gerenciamento de aquisies. O contrato, instrumento legal que define as obrigaes entre as partes, deve ser assinado pelos representantes legais do contratante e do contratado, para poder ter eficcia.
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Dependendo do vulto do contrato, a sua assinatura depende muitas vezes de aprovao de diversos setores da empresa, como por exemplo, a assessoria jurdica e a assessoria tcnica, procedimento que requer tempo. Isso ocorre porque a correo de um erro no contrato aps a sua assinatura pode ser difcil.
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Desse modo, para acelerar o fornecimento acordado, podem ser utilizados instrumentos simplificados de acordo, como: pr-contratos, cartas de inteno, memoriais de entendimento e outros, at que seja firmado o contrato definitivo.
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Acompanhamento dos contratos

As etapas de execuo e controle aparecem superpostas, sendo a execuo feita pelo contratado e o controle pelo contratante. Como o contrato um tipo de projeto dentro de outro projeto, as ferramentas de gerenciamento de projetos devem ser aplicadas pela contratante com relao ao contrato.

Dessa forma, os seguintes processos referenciados na execuo do contrato: Plano de execuo do projeto; Relatrios de desempenho; Controle de qualidade; Controle de mudanas sero
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Com tais ferramentas, dentro de uma periodicidade prevista no Plano de gerenciamento de Contratos, sero aferidos: Cumprimento de cronogramas; Desempenho de qualidade; Desempenho de cumprimento de metas.
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Dentre todas as ferramentas, o controle de mudanas o mais sensvel, pois as mudanas de escopo e suas divergncias de interpretao levam a alteraes que influenciam o CUSTO, o PRAZO e a QUALIDADE do objeto do contrato.
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Como o contrato um instrumento de validade jurdica, toda comunicao entre o contratante e o contratado deve ser feita por escrito, tais como:
Solicitao de mudanas; Envio de documentos; Faturas; Outros.


Alm disso, todos os pedidos de mudanas (mesmo os no aprovados) devem ser arquivados, para fins de auditorias. Os resultados serviro de feedback para novos contratos e as mudanas aprovadas (chamadas tambm de change-orders) iro realimentar os processos de planejamento e execuo do projeto.
Auditoria e Encerramento do Contrato

O processo de encerramento do contrato, alm de concluir o contrato em si, verifica tambm se os objetivos do contrato foram atingidos de forma satisfatria e guarda informaes para contrataes futuras.
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As auditorias de aquisies so uma forma de reviso de todo o processo de aquisio, identificao dos erros e acertos, solicitaes de mudanas e uma verificao de todo o funcionamento do contrato, buscando assim um aprendizado para contrataes futuras (melhoria contnua).
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Em alguns casos os contratos so encerrados de forma precoce ou abrupta, por problemas com o contratado. Esse tipo de ocorrido traz lies muito importantes para a empresa, que devem ser registradas e analisadas.
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Lembrando que um contrato s encerrado mediante a emisso de um documento formal, assinado por representantes de ambas as partes.
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Viso de Parceria
Apesar do contrato buscar amarrar todos os pontos e transferir o mximo de responsabilidade para o contratado, interessante que haja um acerta tolerncia e uma boa margem de negociao durante a execuo do trabalho.
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Viso de Parceria
Em muitos casos a aplicao pura e simples das multas contratuais pode causar danos para o projeto maior do que uma negociao amigvel entre as partes.
Para evitar atritos e prejuzos para o trabalho, as partes devem se enxergar com parceiras, principalmente quando h uma certa freqncia de contratao entre os dois.
Viso de Parceria
Assim, algumas vezes aceitvel concordar com aumento de custos de contrato, viabilizando o atendimento de metas maiores do projeto, desde que justificadas tcnica e financeiramente.
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FIM
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Benefcio econmico; Capacidade satisfatria dos fornecedores;

A definio da estrutura de contratao

Tal deciso depender de uma anlise tcnica e econmica.

Processos de seleo e concorrncia

Processos de seleo e concorrncia

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Para avaliao das empresas, considera-se:

O sistema de qualidade adotado;

Para avaliao das empresas, considera-se:

O contedo dos contratos

O contedo dos contratos

O objeto do contrato; Os preos e o valor total do contrato;

As formas e o local de pagamento;

O contedo dos contratos

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O contedo dos contratos

O contedo dos contratos

O contedo dos contratos

Diretrizes de suprimento; Memorial descritivo; Planilha de preos;

Custos Reembolsveis; Por Tempo e Material.

Contratos de preo fixo

Contratos de preo fixo

nesse caso, o risco maior do contratado.

Contratos a custos reembolsveis

Contratos a custos reembolsveis

Contratos a custos reembolsveis

Contratos por Tempo e Material (T&M)

Plano de Gerenciamento de Contratos

Definies sobre Propostas

Informao aos Licitantes

Porm os critrios devem considerar alguns pontos importantes:

Acompanhamento dos contratos

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Acompanhamento dos contratos

Acompanhamento dos contratos

Acompanhamento dos contratos

Solicitao de mudanas; Envio de documentos; Faturas; Outros.

Acompanhamento dos contratos

Auditoria e Encerramento do Contrato

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