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Gerenciamento de Aquisies segundo o PMBOK

Prof. Andr Kuhn


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1. INTRODUO
Objetivo da Disciplina
Proporcionar aos participantes do curso conhecimentos sobre gerncia de aquisies

Metodologia
Apresentao de conceitos seguida de exerccios.

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Principais Processos
Planejamento da Aquisies determinao do que adquirir e quanto adquirir; Planejamento das Contrataes documentao dos requisitos do produto e identificao das possveis fontes; Solicitao de Respostas Obteno das cotaes, licitaes, ofertas ou propostas, conforme apropriado;
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Principais Processos
Seleo de Fornecedores escolha de possveis fornecedores; Administrao do Contrato administrao do relacionamento com o fornecedor; Encerramento do Contrato concluso e liquidao do contrato com a resoluo de quaisquer itens abertos.

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A deciso de contratar
o ponto bsico de todo o processo: a deciso de uma aquisio externa de alguma parte do projeto. Alm da deciso de contratar fora, outro aspecto deve ser levado em considerao: como deve ser contratado.

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A deciso de contratar
As consideraes a serem feitas devem, dentre outros fatores, atentar para:

Benefcio econmico; Capacidade satisfatria dos fornecedores;


Prazos exguos; Fatores tcnicos; Fatores polticos e estratgicos;
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A deciso de contratar
Na deciso de aquisio externa, deve-se decidir, fundamentalmente atravs de anlise econmica, se for adquirir um equipamento atravs de: Compra Aluguel ou (buy or rent) Leasing (lease or rent)

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A definio do produto
Aps a definio de se contratar parte do projeto fora da organizao executora, o prximo passo a definio do escopo desse fornecimento, atravs da Declarao do Trabalho (SOW Statement of Work), onde ser descrito com mximo de clareza e preciso o Objeto do Contrato.

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A definio do produto
Esta etapa do processo de aquisio/ contratao deve ser feita com muito cuidado, pois poder prevenir problemas e conflitos com os futuros fornecedores, pois boa parte dos questionamentos que surgem durante a execuo do contrato devido a indefinies, imperfeies ou interpretaes diferentes desse documento.

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A definio do produto
Quando h uma dificuldade em se definir o produto, pode-se substituir a Declarao de Trabalho pela Declarao de Objetivos (SOO Statement of Objectives), onde so definidos os objetivos que se pretendem atingir com a contratao.

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A definio do produto
Pois muitas vezes mais simples e preciso definir o problema que deve ser resolvido, ao invs da soluo a ser implementada (muito comum em projetos de pesquisa). A forma de contrato depende do grau de definio do objeto.

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A definio da estrutura de contratao


Dependendo do que contratar, a organizao definir se adota a estrutura de contratao existente ou cria uma nova estrutura para contratar determinado produto ou servio.

Tal deciso depender de uma anlise tcnica e econmica.

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Processos de seleo e concorrncia


Processo de Concorrncia a contratada selecionada aps submisso de propostas elaborada segundo critrios pr-definidos em editais pblicos, normalmente publicados em jornais, revistas ou internet. No Brasil o processo de concorrncia chamado de processo licitatrio.

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Processos de seleo e concorrncia


Processo de seleo a contratada selecionada mediante submisso de proposta baseada nos critrios estabelecidos em carta-convite enviada pela contratante.

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Processos de seleo e concorrncia


O objetivo dos processos de seleo e concorrncia o de selecionar a empresa que demonstre a melhor capacidade gerencial que, organizadamente, aglutine recursos financeiros, humanos e materiais para executar o servio contratado, no PRAZO e ORAMENTO estabelecidos e em conformidade com o especificado (QUALIDADE).

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Cadastramento de fornecedores
Um procedimento adotado tanto no Brasil quanto internacionalmente a seleo da contratada, sempre que possvel, entre empresas previamente cadastradas pela contratante e/ou com quem mantenha relaes de parceria.

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Para avaliao das empresas, considera-se:


A organizao; Os recursos humanos e materiais;

A experincia da empresa;
A sua sade jurdica e financeira;

O sistema de qualidade adotado;

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Para avaliao das empresas, considera-se:


Os procedimentos executivos especficos e estratgicos para o empreendimento;

O sistema de gerenciamento;
O software de planejamento, a programao e os

ndices de desempenho.

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O contedo dos contratos


Os contratos, de uma maneira geral, possuem diversas clusulas e anexos que servem para explicitar os compromissos acordados entre as partes.

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O contedo dos contratos


Algumas clusulas sempre constam no documento contratual, e so elas:

O objeto do contrato; Os preos e o valor total do contrato;


O prazo;

As formas e o local de pagamento;


Os direitos e deveres das partes.
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O contedo dos contratos


Outras clusulas podem compor o documento contratual, aparecendo com maior ou menor freqncia, dependendo do contrato: Reajuste de preos;

Penalidades;
Resciso contratual;

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O contedo dos contratos


Garantia contratual; Reteno contratual;

Cesso do contrato;
Subcontratao;

Outros.

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O contedo dos contratos


Os anexos do contrato, especificaes de bens e servios, devem sempre existir, a no ser que estejam bem definidos no corpo do contrato.

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O contedo dos contratos


Dependendo do contrato, podem fazer parte dos anexos outros documentos, tais como: Especificaes tcnicas; Relao de equipamentos e materiais; Cronogramas;

Diretrizes de segurana;

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O contedo dos contratos


Diretrizes da qualidade; Diretrizes de planejamento;

Diretrizes de suprimento; Memorial descritivo; Planilha de preos;


Outros.
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Tipos de contratos
Segundo o PMI, so considerados 03 grandes tipos de contrato: Preo Fixo;

Custos Reembolsveis; Por Tempo e Material.

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Contratos de preo fixo


So os mais favorveis ao contratante, do ponto de vista dos riscos. Porm o escopo do contrato deve ser muito bem definido, podendo apresentar trs problemas para o contratante:

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Contratos de preo fixo


1. Tempo para preparo das especificaes do

produto/servio;
2. Tempo para preparao das propostas dos futuros

contratados;
3. Possvel aumento do valor das propostas, pois

nesse caso, o risco maior do contratado.

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Contratos a custos reembolsveis


Tambm chama de Contrato por Administrao ou Cost Plus.

Nesse tipo de contrato o contratado recebe o reembolso pelo custos despendidos mais uma taxa de lucro.

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Contratos a custos reembolsveis


Esse tipo de contrato apresenta um risco muito maior ao contratante do que ao contratado, pois teoricamente no existe um preo final definido no incio da contratao.

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Contratos a custos reembolsveis


Por outro lado, a definio do escopo no precisa ser to perfeita, sendo uma alternativa gil para uma contratao mais rpida. Porm, essas vantagens podem compensar o aumento do risco financeiro do empreendimento.

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Contratos por Tempo e Material (T&M)


um tipo de contrato onde alguns valores so fixados por preo unitrio, como o custo do homemhora de um gerente de projetos. H uma maior flexibilidade na preparao do contrato, porm o custo final desconhecido e o risco grande para o contratante.

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Plano de Gerenciamento de Contratos


a ferramenta que orientar todo o controle da execuo do contrato. Pode-se dizer que o contrato um projeto dentro de um projeto maior, sendo necessrio que a contratada tenha suas prprias ferramentas e estratgias para o gerenciamento desse projeto.

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Definies sobre Propostas


Esta etapa uma orientao sobre a preparao da documentao necessria dos futuros contratados, e os critrios de avaliao e julgamento utilizados na escolha da proposta vencedora.

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Documentos de Aquisio
Normalmente os documentos de aquisio so definidos em um edital.

O uso de formulrios padro comum em grandes empresas, onde as compras e contratao so feitas em grande volume.
Dependendo da empresa, estes formulrios incluem desde simples requisies at padres de contratos para prestao de servios de vrios tipos.
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Informao aos Licitantes


Aps definidos o objeto do contrato e o tipo de documento que ser solicitado aos futuros contratados (licitantes), o prximo passo a definio de critrios de avaliao para orientar os licitantes na elaborao de suas propostas.

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Escolha da Proposta
Aps anlise das informaes prestadas pelos licitantes, deve-se proceder o julgamento para decidir qual a proposta vencedora. Nessa fase dois pontos devem ser observados: os critrios de avaliao e a negociao contratual.

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Critrios de Avaliao
Os critrios de avaliao podem variar de uma simples anlise de menor preo at formulaes que consideram diversos aspectos da proposta e da empresa.

Porm os critrios devem considerar alguns pontos importantes:

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Critrios de Avaliao
Custo total - No se deve esquecer que nem sempre a escolha recair sobre a proposta de menor preo de compra, pois o custo total = custo de compra + custo operacional + custos diversos (impostos, frete, etc.).

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Critrios de Avaliao
Capacidade do fornecedor Deve-se definir critrios que filtrem os licitantes incapacitados de cumprir o contrato. Devendo selecionar futuros contratados que seguramente possuam capacidade tcnica, gerencial e financeira de cumprir o acordado. Muitas empresas utilizam um cadastro de fornecedores, onde s pode participar da seleo aqueles que fazem parte do cadastro, reduzindo assim o risco de insucesso na contratao.
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Critrios de Avaliao
Avaliaes em seqncia em contrataes complexas, comum julgar-se a proposta tcnica inicialmente, que dever cumprir alguns requisitos, e posteriormente julgam-se as propostas econmicas das empresas que foram aprovadas na fase anterior.

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Critrios de Avaliao
Contratao direta Apesar de no ser usual, h situaes em que se faz uma negociao direta com um determinado fornecedor. Basicamente esse procedimento ocorre nas seguintes situaes:

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Critrios de Avaliao
oQuando um nico fornecedor reconhecidamente capacitado para atender s exigncias do contrato (normalmente ocorre em fornecimento de tecnologia de ponta);

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Critrios de Avaliao
oEm projetos em que a reduo de prazo um fator preponderante. Uma soluo vivel prselecionar um fornecedor confivel e negociar diretamente com ele, eliminando assim a fase licitatria.

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Critrios de Avaliao
Sistemas de ponderao (pesos) Criar pontuao e pesos para as informaes constantes nas propostas dos fornecedores, reduzindo assim a subjetividade na escolha do contratado.

Assim ordena-se os licitantes pelo total de pontos, facilitando assim a deciso de escolha.

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Critrios de Avaliao
Estimativa de custo a organizao que contrata deve der uma estimativa de custos, para servir de referncia na fase de negociao. Caso os valores apresentados pelos licitantes esteja muito acima da estimativa e a contratante no conseguir reduzir os valores, a licitao pode ser anulada.
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Negociao Contratual
Geralmente ocorre aps a escolha do futuro contratado. Essa fase abrange a definio de toda a estrutura e condies contratuais, at a assinatura do contrato.

O importante que, aps a fase de negociao, as duas partes no fiquem com dvidas ou haja omisses sobre as obrigaes contratuais e o acordo atenda aos interesses de ambos.
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Assinatura do contrato
o principal marco (milestone) do processo de gerenciamento de aquisies. O contrato, instrumento legal que define as obrigaes entre as partes, deve ser assinado pelos representantes legais do contratante e do contratado, para poder ter eficcia.

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Assinatura do contrato
Dependendo do vulto do contrato, a sua assinatura depende muitas vezes de aprovao de diversos setores da empresa, como por exemplo, a assessoria jurdica e a assessoria tcnica, procedimento que requer tempo. Isso ocorre porque a correo de um erro no contrato aps a sua assinatura pode ser difcil.

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Assinatura do contrato
Desse modo, para acelerar o fornecimento acordado, podem ser utilizados instrumentos simplificados de acordo, como: pr-contratos, cartas de inteno, memoriais de entendimento e outros, at que seja firmado o contrato definitivo.

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Acompanhamento dos contratos


As etapas de execuo e controle aparecem superpostas, sendo a execuo feita pelo contratado e o controle pelo contratante. Como o contrato um tipo de projeto dentro de outro projeto, as ferramentas de gerenciamento de projetos devem ser aplicadas pela contratante com relao ao contrato.
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Acompanhamento dos contratos


Dessa forma, os seguintes processos referenciados na execuo do contrato: Plano de execuo do projeto; Relatrios de desempenho; Controle de qualidade; Controle de mudanas sero

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Acompanhamento dos contratos


Com tais ferramentas, dentro de uma periodicidade prevista no Plano de gerenciamento de Contratos, sero aferidos: Cumprimento de cronogramas; Desempenho de qualidade; Desempenho de cumprimento de metas.

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Acompanhamento dos contratos


Dentre todas as ferramentas, o controle de mudanas o mais sensvel, pois as mudanas de escopo e suas divergncias de interpretao levam a alteraes que influenciam o CUSTO, o PRAZO e a QUALIDADE do objeto do contrato.

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Acompanhamento dos contratos


Como o contrato um instrumento de validade jurdica, toda comunicao entre o contratante e o contratado deve ser feita por escrito, tais como:

Solicitao de mudanas; Envio de documentos; Faturas; Outros.


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Acompanhamento dos contratos


Alm disso, todos os pedidos de mudanas (mesmo os no aprovados) devem ser arquivados, para fins de auditorias. Os resultados serviro de feedback para novos contratos e as mudanas aprovadas (chamadas tambm de change-orders) iro realimentar os processos de planejamento e execuo do projeto.
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Auditoria e Encerramento do Contrato


O processo de encerramento do contrato, alm de concluir o contrato em si, verifica tambm se os objetivos do contrato foram atingidos de forma satisfatria e guarda informaes para contrataes futuras.

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Auditoria e Encerramento do Contrato


As auditorias de aquisies so uma forma de reviso de todo o processo de aquisio, identificao dos erros e acertos, solicitaes de mudanas e uma verificao de todo o funcionamento do contrato, buscando assim um aprendizado para contrataes futuras (melhoria contnua).

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Auditoria e Encerramento do Contrato


Em alguns casos os contratos so encerrados de forma precoce ou abrupta, por problemas com o contratado. Esse tipo de ocorrido traz lies muito importantes para a empresa, que devem ser registradas e analisadas.

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Auditoria e Encerramento do Contrato


Lembrando que um contrato s encerrado mediante a emisso de um documento formal, assinado por representantes de ambas as partes.

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Viso de Parceria
Apesar do contrato buscar amarrar todos os pontos e transferir o mximo de responsabilidade para o contratado, interessante que haja um acerta tolerncia e uma boa margem de negociao durante a execuo do trabalho.

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Viso de Parceria
Em muitos casos a aplicao pura e simples das multas contratuais pode causar danos para o projeto maior do que uma negociao amigvel entre as partes.

Para evitar atritos e prejuzos para o trabalho, as partes devem se enxergar com parceiras, principalmente quando h uma certa freqncia de contratao entre os dois.
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Viso de Parceria
Assim, algumas vezes aceitvel concordar com aumento de custos de contrato, viabilizando o atendimento de metas maiores do projeto, desde que justificadas tcnica e financeiramente.

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FIM

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