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QUALIDADE DA INFORMAO NO PCP: ANLISE DOS FATORES DE INFLUNCIA E PROPOSTA DE UM MTODO DE DIAGNSTICO INFORMATION QUALITY FOR PPC: ANALYSIS

OF INFLUENCE FACTORS AND DIAGNOSIS METHOD PROPOSAL Eduardo Belmonte Mller* E-mail: eduardobmoller@gmail.com Guilherme de Oliveira Schattschneider* E-mail: g.schatts@gmail.com Alejandro Germn Frank* E-mail: agerfrank@producao.ufrgs.br Jos Luis Duarte Ribeiro* E-mail: ribeiro@producao.ufrgs.br
*Universidade Federal do Rio Grande do Sul (UFRGS), Porto Alegre, RS Resumo: Um dos principais problemas que as empresas devem enfrentar no Planejamento e Controle da Produo (PCP) a disponibilidade de qualidade da informao (QI) para subsidiar a tomada de decises. Neste contexto, uma questo-chave determinar quais os fatores que prejudicam a QI necessria para o PCP. Assim sendo, este artigo apresenta um estudo de caso no qual se realiza um levantamento dos principais fatores que influenciam na QI para o PCP. Alm disso, prope-se um mtodo para a realizao do diagnstico da situao desses fatores nas empresas. Para analisar os fatores da QI foi utilizada uma classificao baseada na abordagem de sistemas sociotcnicos e foram utilizadas matrizes de relacionamentos entre fatores e reas funcionais da empresa. Os resultados permitem identificar quais os principais fatores, reas e processos que apresentam oportunidades de melhoria no que concerne QI para o PCP. O trabalho apresenta resultados prticos que ilustram a forma de conduzir diagnsticos da QI no PCP. Palavras-chave: Qualidade da informao (QI). Planejamento e Controle da Produo (PCP). Mtodo de diagnstico. Estudo de caso. Abstract: One of the most important problems that companies have to face for Production Planning and Control (PPC) is the lack of Information Quality (IQ) to support the decision making process. In this context, determining which factors affect the IQ necessary for PPC is a key issue. This paper presents a case study that analyzes the main influence factors on IQ. Furthermore, this paper proposes a method to perform diagnosis about these influence factors in companies. To analyze the IQ influence factors, a classification based on the sociotechnical approach was used and a set of matrixes that relate the IQ influence factors with the different functional areas that support the PPC were proposed. Results enable to identify which are the main factors and the functional areas and processes that can be improved to increase the IQ for PPC. This paper presents also practical results that show how to drive an IQ diagnosis. Keywords: Information Quality (IQ). Production Planning and Control (PPC). Diagnosis method. Case study.

1 INTRODUO A competitividade empresarial depende em larga escala do desempenho dos seus processos internos. Nesses processos, realizam-se continuamente decises de cunho gerencial e operacional, que esto baseadas em informaes geradas e disponibilizadas por diferentes setores dentro da
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empresa. Conforme afirma Moresi (2000), a informao um recurso-chave, cuja gesto e aproveitamento esto diretamente relacionados com o sucesso nas tomadas de decises. Portanto, precisa-se que estas informaes sejam disponibilizadas no momento certo e para a finalidade certa. Nesse contexto, os Sistemas de Informaes (SI) tm uma importncia destacada (LAUDON e LAUDON, 2004; DAVENPORT e PRUSAK, 1998). Contudo, dispor SI para o gerenciamento das informaes nem sempre garante que os solicitantes recebam as informaes necessrias. Davenport e Prusak (1998) destacam que, muitas empresas, se preocupam em possurem sistemas sofisticados para a gesto de suas informaes, mas no se preocupam em assegurar que as informaes disponibilizadas sejam relevantes e atendam s necessidades dos processos. Informaes de baixa qualidade podem comprometer os resultados de uma empresa, uma vez que as decises tomadas so baseadas nessas informaes (FAVARETTO e VIEIRA, 2007). A baixa Qualidade da Informao (QI) pode ter um importante impacto negativo na efetividade geral de uma organizao (WAND e WANG, 1996). Alm disso, organizaes que no sabem como tratar as informaes que possuem podem estar desperdiando um valioso recurso estratgico que poderia ser usado para ganhar vantagem competitiva no mercado (KAHN et al., 2002). Um dos processos nos quais a QI chave no Planejamento e Controle da Produo (PCP), pois os resultados finais da empresa so diretamente vinculados capacidade produtiva que a mesma possui. A QI utilizada para o PCP define a capacidade de planejamento industrial e, portanto, a capacidade de atender s necessidades do mercado, que impacta nos resultados econmicos da empresa (DUTRA e ERDMANN, 2006). O PCP um dos processos mais complexos nas empresas, devido ao grande nmero de variveis que influenciam no sistema e da interdependncia entre as mesmas e fatores externos (KLIPPEL et al., 2005). A complexidade cresce quando as informaes recebidas no so confiveis. Em razo disso, o presente trabalho tem por objetivo realizar um estudo sobre a QI utilizada no processo de PCP, analisando quais os principais fatores que influenciam na capacidade de fornecer informaes e propondo uma estrutura que facilite a anlise de diagnstico do impacto da QI no PCP. O artigo apresenta um estudo de caso conduzido em uma empresa metal-mecnica, na qual se realizou o levantamento dos fatores que prejudicam a QI e se desenvolveu uma ferramenta par avaliar a importncia da QI no caso analisado. A anlise dos fatores baseada na abordagem de sistemas sociotcnicos, que considera aspectos humanos, organizacionais, sociais e tecnolgicos. A principal contribuio deste trabalho apresentar problemas especficos levantados

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em um caso prtico, atravs dos quais foi possvel estudar os fatores de influncia sobre a QI. Com isto pretende-se fornecer direcionamentos que ajudem a outras empresas realizarem diagnsticos da QI utilizada no PCP, podendo-se, assim, desenvolver aes de melhoria para os processos envolvidos na criao, disseminao e uso das informaes. A apresentao do trabalho est dividida em trs partes. A primeira parte composta pelos conceitos tericos que fundamentam a pesquisa. Na segunda parte do trabalho apresentam-se as etapas do mtodo de pesquisa. A ltima parte contempla a apresentao dos resultados, as discusses desses resultados, as concluses e as sugestes para trabalhos futuros. 2 QUALIDADE DA INFORMAO A literatura revela diferentes abordagens para tratar o tema QI. Wang e Strong (1996), por exemplo, utilizam em seus estudos sobre QI o conceito de adequao ao uso como definio de qualidade. Eppler (2003) considera duas dimenses da QI: atendimento s expectativas dos usurios e atendimento s demandas do processo. Redman (1996) define uma informao de qualidade como uma informao livre de defeitos e que possua as caractersticas desejadas. Stvilia et al. (2007) ressaltam que a QI contextual e deve ser analisada considerando o ambiente de estudo. J Ge e Helfert (2007) vo alm e afirmam que uma mesma informao pode ser de qualidade ou no dependendo do contexto em que analisada, da pessoa que faz a anlise ou mesmo da especificao em questo. Assim sendo, no existe consenso sobre definies tericas e prticas para QI (SORDI et al., 2008). Entretanto, conforme Ge e Helfert (2007), a maior parte dos estudos sobre o tema tenta responder a trs questes principais: (i) Como medir a QI?; (ii) Como gerenciar a QI?; (iii) Como a QI impacta no contexto organizacional? A QI recebeu maior ateno a partir de 1989, quando, no Seminrio do Nordic Council for Scientific Information and Research Libraries NORDINFO, Marchand (1989) apresentou cinco abordagens utilizadas para definio do conceito de QI (Figura 1). Estas cinco abordagens so derivadas de uma proposta anterior realizada por Garvin (1984) para a qualidade dos produtos. Marchand (1989) aplicou a proposta de Garvin (1984) ao contexto da informao, considerando a mesma tambm como um produto que deve possuir qualidade para os clientes que a utilizam.

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Figura 1 - As cinco abordagens de QI segundo Marchand (1989) Abordagens Transcendente Baseada no usurio Baseada no produto Baseada na produo Baseada no valor Conceptualizao O valor da informao absoluto e universalmente reconhecido, ou seja, a qualidade intrnseca. O valor da informao est relacionado ao quanto ela satisfaz as particularidades individuais de seus usurios. Mede a QI atravs de atributos precisos e identificveis, passveis de serem mensurados e quantificados. Mede a QI atravs de o quanto ela satisfaz aos padres estabelecidos de necessidades de seus usurios. O valor da informao uma categoria mais abrangente, e sua qualidade um de seus atributos.

Aps os primeiros estudos sobre QI realizados por Marchand (1989), Wang e Strong (1996) conduziram uma pesquisa emprica com o propsito de identificar as dimenses de qualidade de dados e a importncia de cada atributo na percepo dos consumidores, identificando categorias e dimenses para qualidade da informao com base na viso do usurio e em critrios semnticos. Posteriormente, Huang, Lee e Wang (1999) realizaram um estudo de caso em projetos de diferentes organizaes e adaptaram as dimenses da qualidade de informao listadas por Wang e Strong (1996), obtendo-se como resultado as quatro categorias da informao apresentadas na Figura 2, bem como suas respectivas dimenses.
Figura 2 - Categorias e dimenses de qualidade de informao Categorias da Informao Intrnseca Dimenses da Qualidade da Informao Com acurcia Objetiva Com credibilidade Fidedigna Relevante Com valor agregado Atualizada Completa Com valor apropriado Interpretvel De fcil entendimento Com representao concisa Com representao consistente Acessvel Segura

Contextual

Representacional Acessibilidade

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Outro trabalho que classifica a QI em diferentes nveis e categorias foi apresentado por Lee et al. (2002). Estes autores desenvolveram um modelo para avaliao da qualidade de informao nas empresas. Tal modelo, chamado AIMQ (Methodology for Information Quality Assessment), classifica as dimenses da qualidade de informao em quatro classes, conforme a Figura 3. Alm disso, podem-se acrescentar os critrios de classificao da QI propostos por Naumann e Rolker (2000): critrios subjetivos, objetivos e critrios de processo. Esses critrios ainda podem ser classificados conforme: a percepo do usurio, a informao com valor em si mesma e a acessibilidade da informao (NAUMANN e ROLKER, 2000).
Figura 3 - Classes e dimenses da qualidade de informao Conformidade com as especificaes Caractersticas da informao atendem aos padres de qualidade da informao. Livre de erro Com representao concisa Completa Com representao consistente Atende ou excede as expectativas do consumidor Informao atende s necessidades de trabalho do consumidor

Quantidade apropriada Relevante Compreensvel Interpretvel Objetiva Processo de converso de dados em Processo de converso de dados informaes excede s expectativas dos em informaes atende aos padres consumidores Qualidades Atualizada Com credibilidade da informao Segura Acessvel como servio Fcil de manipular Fidedigna
Com valor agregado

Qualidades da informao como produto

Dentre as dimenses da qualidade observadas pelos diferentes estudos, alguns autores priorizam umas em detrimento de outras, no havendo um consenso de quais possuem maior importncia. Sherman et al. (2005), por exemplo, comentam que a informao deve poder ser acessada de forma rpida e eficiente, caso contrrio, sua qualidade comprometida. Os autores destacam a importncia de um sistema de informao bem organizado, que permita o acesso informao de forma eficaz. Por outro lado, Favaretto e Vieira (2007) priorizam as dimenses acuracidade, credibilidade e temporalidade, pois julgam que so as que mais influenciam no processo de planejamento da produo. J Paim et al. (1996) citam a valorizao dos atributos atualidade, validade e confiabilidade em estudos anteriores. Embora existam diversas tentativas para avaliar e medir a QI, com diferentes enfoques, alguns conceitos fundamentais foram consolidando-se ao longo dos trabalhos. Dentre eles, observaRevista Produo Online, Florianpolis, SC, v.13, n. 1, p. 37-60, jan./mar. 2013. 41

se uma valorizao da avaliao da QI conforme percepo do usurio, a avaliao da qualidade de informao dentro do contexto em que ela utilizada e a avaliao da qualidade de informao como fator de influncia nos objetivos das organizaes. Porm, todos os fatores da QI apresentados nesta seo tambm dependem do contexto na qual esta estudada. Um dos contextos nos quais a QI relevante no Planejamento e Controle da Produo (PCP), alvo de estudo do presente trabalho. Nesse contexto, existem vrios aspectos que influenciam na QI, que podem ser organizados como fatores sociais, organizacionais e tcnicos. Assim sendo, o estudo aprofunda a QI no PCP focalizando nesses diferentes fatores, como descrito a seguir. 2.1 Informaes utilizadas para o Planejamento e Controle da Produo (PCP) O Planejamento e Controle da Produo (PCP) podem ser entendidos como uma rea funcional ou, tambm, como um processo das empresas. Na viso de processos, entende-se o PCP como o processo responsvel pela transformao da matria prima em produto acabado, otimizando o fluxo de materiais e o uso de recursos, reduzindo estoques intermedirios e lead times (CIURANA et al., 2008). Trata-se de uma atividade de apoio gerencial que planeja e controla as atividades de manufatura. Zaccarelli (1979) define as atividades de PCP como um conjunto de funes interrelacionadas que objetivam comandar o processo produtivo e coorden-lo com os demais setores administrativos da empresa. No PCP so recebidas informaes sobre estoques existentes, vendas previstas, linha de produtos, modo de produzir, capacidade produtiva, etc. A transformao dessas informaes em ordens de fabricao o objetivo deste processo (DUTRA e ERDMANN, 2006). Para a execuo do planejamento de produo realizado um conjunto de atividades que, sequenciadas e interligadas, permitem que o objetivo principal seja alcanado. Mula et al. (2006) define quatro funes tpicas de planejamento da produo: gerenciamento da demanda, planejamento das necessidades de material, planejamento da capacidade e programao e sequenciamento de tarefas. Essas funes so frequentemente gerenciadas por meio de um Sistema de Informao (SI). Neste sentido, os sistemas mais abrangentes so os ERP (Enterprise Resource Planning Planejamento de Recursos Empresariais). O ERP realiza a conexo de processos e sistemas das diferentes reas das organizaes, formando um sistema altamente integrado que possibilita o compartilhamento de informaes por toda a empresa (XU et al., 2006). Neste tipo de sistemas, as informaes so coletadas de diferentes fontes para serem fornecidas aos seus respectivos usurios, que podem ser considerados clientes da informao. As informaes

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transmitidas ao PCP para realizao de suas atividades esto inseridas em ambientes que, por vezes, comprometem sua QI. por isso que o presente trabalho prope estudar os fatores de influncia na QI existentes neste ambiente de maneira que se possa melhorar o desempenho do PCP. 2.2 Pesquisas existentes sobre o tema A QI um tema que tem despertado o interesse de vrios pesquisadores. A literatura que trata sobre este tema ampla e a maior parte da mesma concentra-se no estudo dos atributos da QI. Por exemplo, Oleto (2006) estudou a percepo da QI pelos usurios, conforme os diferentes atributos que definem a QI. Sordi et al. (2008) estudaram um atributo especfico da QI: a confiabilidade da informao. Por outro lado, Paim et al. (1996) estudaram o problema de definio da QI. Contudo, os estudos citados no se focalizam em mtodos de avaliao da QI. Neste sentido, outra linha de pesquisa sobre o assunto tem surgido para operacionalizar esta questo, de maneira que as empresas possam realizar avaliaes da sua prpria QI. Pode-se citar, por exemplo, o trabalho de Kahn et al. (2002) que propuseram um modelo de anlise das dimenses da QI no ambiente de desenvolvimento de produtos e servios. Este modelo foi aprimorado por Lee et al. (2002) para ser utilizado em um contexto mais geral. Este modelo prope um questionrio de levantamento para identificar a lacuna entre as prticas que facilitam a QI e a situao atual da QI de uma organizao. O modelo proposto por estes autores concentra-se na situao atual das diferentes dimenses da qualidade em uma organizao, mas no analisa a situao dos principais fatores que influenciam na mesma. Algo similar ocorre com outro modelo de avaliao, proposto por Michnik e Lo (2009). Estes autores tambm propuseram um modelo de diagnstico baseado numa anlise hierrquica das dimenses da qualidade. Neste caso os fatores de influncia tampouco so considerados. Em ambos os modelos a questo dos atributos e dimenses da QI so o centro da anlise. No campo da QI aplicada especificamente ao ambiente produtivo, podem-se ressaltar os trabalhos desenvolvidos por Favaretto e Vieira (2007) e Favaretto (2007). Favaretto e Vieira (2007) estudaram a QI no planejamento da produo. Estes autores levantaram algumas caractersticas da QI em etapas especficas da produo. Posteriormente, Favaretto (2007) props uma metodologia

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para a medio da QI neste contexto. Mas o foco destes trabalhos no aprofundar sobre os fatores de influncia que definem a QI no PCP. Pode-se observar que, nos trabalhos citados, no h uma anlise especfica dos fatores de influncia da QI. A maior parte dos trabalhos focalizaram a ateno nos atributos e dimenses da QI. Trabalhos que estudam alguns fatores de influncia da QI, como por exemplo Li e Lin (2006), apresentam estudos de levantamento (survey) e no um mtodo de diagnstico para as empresas. Alm disso, esses trabalhos no tm estudado este tema especificamente na rea do PCP. Em razo disso, o presente trabalho prope estudar quais so as caractersticas do ambiente (fatores de influncia) que podem prejudicar a QI utilizada no PCP. Alm disso, o trabalho apresenta uma estrutura para realizar a anlise de diagnstico dos fatores identificados, de maneira tal que se possa determinar quais deles tm um maior impacto sobre a QI utilizada no PCP. A seguir apresenta-se a metodologia de pesquisa que fundamenta o estudo e, posteriormente, os resultados do trabalho. 3 MTODO DE PESQUISA O mtodo seguido nesta pesquisa classifica-se em uma pesquisa aplicada, qualitativa, quantitativa e exploratria. De acordo com os procedimentos utilizados, para a identificao dos fatores de influncia na QI, foi utilizada a abordagem de estudo de caso (YIN, 2001). Foi realizado um estudo aprofundado da realidade de uma empresa, sendo utilizados, para isso, diferentes instrumentos de coleta e anlise dos dados levantados. A seleo do caso estudado foi por convenincia, considerando que se identificou uma no-conformidade desta empresa em relao QI fornecida ao PCP. Assim sendo, considera-se um caso relevante de ser analisado para os objetivos do presente trabalho. Como fontes de evidncia do estudo utilizaram-se entrevistas, reviso de documentao e observao-participante. O estudo de caso foi realizado ao longo de um perodo de seis meses, com visitas semanais empresa. Para conduzir o mesmo, foram realizadas reunies de carter informal com funcionrios dos diversos setores da empresa relacionados na pesquisa, visando obteno de informaes sobre a realidade da mesma sob diferentes pontos de vista, bem como o entendimento das inter-relaes entre os processos. Os pesquisadores tambm tiveram acesso a documentos internos da organizao, como planilhas de controle, grficos e procedimentos de rotina, alm de acesso ao sistema ERP, de modo a possibilitar maior contato com as informaes que circulam no

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ambiente de trabalho. Aps a observao dos pesquisadores, foram realizadas entrevistas semiestruturadas com gestores das principais reas envolvidas no estudo. Para o levantamento e classificao dos fatores de influncia da QI no PCP utilizou-se uma adaptao da abordagem sociotcnica proposta por Hendrick e Kleiner (2001) para anlises macroergonmicos. De acordo com estes autores, os sistemas sociotcnicos podem ser subdivididos em quatro subsistemas que esto inter-relacionados: (i) Subsistema Pessoal, que considera caractersticas das equipes, como profissionalismo, caractersticas demogrficas e aspectos psicossociais; (ii) Subsistema Tecnolgico, que considera o ambiente fsico e as caractersticas do trabalho como equipamentos, ferramentas, automatizao, entre outros; (iii) Subsistema Organizao do Trabalho, que envolve a forma em que foi projetado o trabalho, grau de centralizao e formalizao e as prticas utilizadas no trabalho; e (iv) Subsistema do Ambiente Externo, no qual se consideram aspectos externos empresa, mas que a influenciam, tais como os ambientes socioeconmicos, educao, poltico, cultural e legal. Todos esses subsistemas sociotcnicos formam parte tambm do sistema de PCP. Uma vez classificados os fatores de influncia nos quatro subsistemas sociotcnicos, foi realizado um estudo para determinar a importncia que esses fatores tm para a QI do PCP da empresa. A estrutura desenvolvida para esta anlise baseia-se no mtodo para anlise da QI descrito por Gackowski (2005), que se divide em quatro etapas: (i) identificao e priorizao dos atributos de qualidade que tm influncia nos resultados, classificando-os em primrios e secundrios; (ii) analises do impacto de cada fator, de acordo com a percepo do usurio; (iii) desenvolvimento de um modelo da situao contendo o que conhecido, o que no conhecido, o que deve ser adquirido e um ranking para cada valor de dado/informao e seu respectivo impacto operacional, atravs de medidas agregadas e (iv) anlise de cada valor de dado/ informao com base nos requisitos de qualidade. Em base s etapas descritas anteriormente, foi desenvolvida uma estrutura de matrizes que permite realizar um diagnstico da situao da QI no PCP. A estrutura composta por trs matrizes cuja estrutura similar (conforme a Figura 4), mas com contedos de avaliao diferentes. Para essas matrizes, a coluna subsistemas de influncia corresponde adaptao da abordagem sociotcnica. A coluna fatores observados compreende os m fatores de influncia na QI para o PCP, obtidos atravs do estudo de caso realizado. Os mesmos esto classificados de acordo com seus respectivos subsistemas de influncia. As colunas reas ou processos de influncia correspondem s n reas/processos que fornecem informaes para o PCP. Cada entrevistado deve

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responder apenas por sua rea ou processo. Os preenchimentos I ij, Sij e Pij representam os relacionamentos do fator de influncia i com a rea funcional j que so usados respectivamente para cada uma das trs matrizes de avaliao.
Figura 4 - Estrutura das matrizes de anlise reas/Processos de Influncia Subsistemas de Influncia Pessoas Fatores Observados Setor/ Setor/ Processo 1 Processo 2 I11/S11/P11 I22/S22/P22 ... ... ... ... ... ... ... AP2 ... ... ... ... ... ... ... ... ... Setor/ Processo n I1n/S1n/P1n I2n/S2n/P2n ... ... ... ... ... ... ... ... ... Imn/Smn/Pmn APn Mdias Mdias Mdias dos dos fatores Subsist. F1 F2 SS1 ... ... ... SS2 ... ... SS3 ... SS4 Fm

Tecnologias Mtodo de trabalho Ambiente Externo

Fator 1 I11/S11/P11 Fator 2 I21/S21/P21 ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... Fator m Im1/Sm1/Pm1 Mdia das AP1 reas/processos

A primeira matriz avalia o grau de importncia (Iij) que cada fator de influncia i tem para as informaes fornecidas ao PCP na rea ou processo j. A pergunta correspondente : Quanto que o fator i importante para as questes referentes s informaes do PCP na rea/processo j? Nesta avaliao utiliza-se uma escala de 0 a 5, na qual 0 significa que o fator no tem importncia nessa rea e 5 que muito importante na determinao da QI que receber o PCP. Para a segunda matriz, o relacionamento (Sij) representa a situao atual em que se encontra o fator de influncia i na rea funcional ou processo j. A pergunta correspondente a cada nota : Qual o grau de dificuldade que o fator i possui na rea/processo j? Nesta avaliao utiliza-se uma escala de 0 a 5, na qual 0 representa a ausncia de problemas do fator avaliado (situao muito boa) e 5 representa uma situao muito ruim do fator avaliado dentro da rea. Finalmente, realizados os preenchimentos de importncia dos fatores nas reas/processos para a QI do PCP (Iij) e situao atual dos fatores nessas reas/processos (Sij), procede-se a realizar a priorizao final por meio de uma ltima matriz, cuja estrutura similar s anteriores. Nesta matriz avalia-se o peso de prioridade de melhoria (Pij) para o fator i na rea ou processo j. O peso Pij calculado conforme a Equao 1:

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(1) Onde: o peso de prioridade de melhoria para o fator i na rea ou processo j; o grau de importncia do fator i na rea ou processo j; a situao atual do fator i na rea ou processo j;

Os resultados do Pij podem variar de 1 (o fator no apresenta nenhuma importncia e satisfaz plenamente s expectativas) a 25 (o fator apresenta alta importncia e no satisfaz s expectativas). Esta priorizao final indica o potencial de melhoria dos fatores em cada rea. Alm disso, nas matrizes, tambm so calculadas as mdias de cada fator i (Fi), as mdias dos subsistemas (SSk) e as mdias de cada rea/processo j (APj), conforme as Equaes 2, 3 e 4 respectivamente. (2) Onde: a mdia simples das avaliaes dos fatores; o peso de prioridade de melhoria para o fator i na rea ou processo j; n a quantidade de reas/processos que influenciam na QI para o PCP.

(3) Onde: a mdia simples das avaliaes dos subsistemas de influncia; o peso de prioridade de melhoria para o fator i na rea ou processo j; k o nmero do subsistema analisado (1 a 4); l a quantidade de fatores i que correspondem ao subsistema k; n a quantidade de reas/processos que influenciam na QI para o PCP;

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(4) Onde: a mdia simples das avaliaes das reas/processos; o peso de prioridade de melhoria para o fator i na rea ou processo j; m a quantidade de fatores que influenciam na QI para o PCP. As mdias dessas equaes indicam os fatores (Eq.2), subsistemas (Eq.3) mais afetados e as reas funcionais mais comprometidas (Eq.4) na situao atual da QI para o PCP. A seguir so apresentados os resultados de uma aplicao prtica do mtodo de anlise proposto. 4 RESULTADOS DO TRABALHO O estudo de caso foi realizado em uma empresa de mdio porte que desenvolve e fabrica equipamentos sob encomenda para movimentao e preparo de granis slidos, situada na regio sul do Brasil. A empresa possui uma equipe de engenharia, uma unidade de manufatura e uma equipe de montagem externa, alm dos setores de suporte. O sistema de produo segue a lgica engineering-to-order, uma vez que cada produto desenvolvido e fabricado de forma customizada para atender s necessidades de cada cliente. Aps o contato inicial do setor comercial da empresa com o cliente, realizada a identificao das demandas deste, e um projeto especfico desenvolvido pela equipe de engenharia. O produto final composto por centenas de conjuntos, subconjuntos e componentes. As especificaes de produo de cada conjunto so enviadas pela engenharia ao setor de PCP. As ordens de produo so ento criadas e enviadas para a produo conforme sistemtica de programao do setor de PCP. O processo de PCP realizado por uma rea dedicada especificamente a este fim, que composta por um coordenador e uma equipe de oito funcionrios. As informaes recebidas pelo setor de PCP so classificadas em dois tipos: informaes de demanda e informaes de capacidade. O primeiro grupo de informaes chega ao PCP atravs dos seguintes setores: Comercial, Administrao de Contratos, Engenharia e Padronizao. O segundo grupo de informaes fornecido pelos setores de Produo, Montagem Externa, Mtodos e Processos e Suprimentos. Na Figura 5, so descritas as funes das reas relacionadas com PCP que fornecem informao para o mesmo.
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Figura 5 - Descrio das reas da empresa que fornecem informaes ao PCP rea da empresa que fornece informaes para o PCP Administrao de contratos Comercial Engenharia Padronizao Produo Montagem externa Mtodos e processos Suprimentos Principal funo da rea Gerencia os contratos em andamento na empresa, realizando o contato direto com os clientes Dedica-se busca de novos clientes Encarregada do processo de desenvolvimento dos produtos Realiza o cadastro de novas estruturas no sistema Encarregada da fabricao dos produtos Realiza a montagem dos produtos nas instalaes dos clientes Realiza o controle e as melhorias nos processos de fabricao Realiza a compra e armazenagem das matrias-primas e componentes de montagem

A existncia de problemas no PCP da empresa, tais como: mudanas frequentes de planejamento, atrasos de entrega, falta de informaes de capacidade e status produtivo, foi o motivou o estudo, visando determinar as causas relacionadas a esses problemas de falta de QI para o PCP. A seguir apresentam-se os fatores que influenciam QI identificados no caso estudado. 6.1 Anlise dos Fatores Sociotcnicos que afetam a QI no PCP Atravs da anlise sociotcnica, os fatores de influncia na QI para o PCP foram classificados nos quatro subsistemas detalhados a seguir. 6.1.1 Subsistema Pessoal O primeiro subsistema de influncia se refere a fatores relacionados s pessoas. Nele, foram observados os seguintes fatores de influncia na QI. i. Motivao / interesse: considera a falta de motivao dos funcionrios para compartilhar informaes. No estudo, foi possvel observar que isto ocorre devido principalmente falta de conscientizao das pessoas quanto importncia de suas tarefas para a empresa, bem como e pouco envolvimento das mesmas na definio dos objetivos estratgicos da organizao, o que acarreta em um indevido tratamento de informaes relevantes para a rea de PCP. ii. Carregamento de dados: em alguns casos podem existir erros humanos no carregamento de dados no sistema, que resulta em informaes errneas ou inclusive perda de informaes.
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iii.

Competncias tcnicas: funcionrios com menor formao tcnica ou sem treinamento para a realizao de suas tarefas possuem maior dificuldade para o tratamento das informaes que recebem de outras reas, tendo dificuldades para identificar as informaes relevantes para a tomada de decises.

iv.

Comportamento colaborativo: a falta de comportamento colaborativo entre as pessoas, dentro e entre os setores, cria um ambiente que dificulta a troca de informaes e restringe os esforos para melhoria da QI transmitida.

v.

Comunicao: a falta de comunicao entre as pessoas, dentro e entre os setores, gera um distanciamento entre os fornecedores e os usurios da informao, e isto prejudica a qualidade da mesma.

vi.

Registros formais: para algumas operaes, no existem procedimentos formalizados. Nesses casos, a realizao de atividades informais, sem padronizao e registros, cria um potencial para a perda ou distoro de informaes ao longo do processo.

6.1.2 Subsistema Tecnolgico O segundo subsistema de influncia analisado o referente s Tecnologias utilizadas na empresa para apoio s informaes. Neste subsistema foram observados os seguintes fatores: i. Abrangncia do Sistema: sistemas de armazenamento, tratamento de dados e informaes cujas demandas do processo no so supridas resultam em informaes perdidas e surgimento de controles paralelos cuja ambiguidade gerada, alm de ineficiente, prejudica a tomada de decises. ii. iii. Confiabilidade do Sistema: a incerteza sobre os histricos de dados existentes e a falta de rastreabilidade desses dados geram dvidas sobre as decises a serem tomadas no futuro. Praticidade de uso: elementos do sistema que so pouco prticos, complexos, lentos ou burocrticos acabam por serem deixados de lado no meio da rotina dos trabalhadores e, dessa forma, informaes so perdidas ou simplesmente desconsideradas. iv. Automao: o baixo nvel de automao dos processos, exigindo muitas tarefas manuais, favorece a perda de informaes bem como a transmisso de informaes de qualidade comprometida.

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6.1.3 Subsistema Organizao do Trabalho O terceiro subsistema de influncia na QI faz referncia organizao do trabalho e aos mtodos utilizados para a mesma, sobre os quais se observou os seguintes fatores: i. Planejamento do trabalho: a falta de planejamento do trabalho cria incongruncias entre as informaes do planejamento e a execuo, alm de prejudicar a confiabilidade de informaes estabelecidas no planejamento. Isto tambm gera elevada variabilidade nos processos dificultando a obteno e transmisso de informaes confiveis. ii. Explicitao de prticas / responsabilidades: a falta de definies dentro dos processos, atravs de documentos e prticas que estabeleam e esclaream o que a empresa espera de cada funcionrio em cada atividade prejudica a QI medida que informaes deixam de ser transmitidas pelo fato de ningum ser formalmente responsvel por isto. iii. Processos de controle: processos de controle incompletos, mal estruturados e sem padronizao geram tratamento de dados ineficientes. As informaes geradas por eles podem ser pouco confiveis. iv. Sistemtica de coleta de dados: a definio de procedimentos eficientes utilizados para a coleta de dados na empresa um elemento-chave para a QI. Em vrios casos, observa-se que a obteno e carregamento de dados errneos no devido apenas ao erro humano, mas principalmente aos procedimentos equivocados para colet-los. v. Estrutura organizacional por processo: em estruturas departamentalizadas, nas quais cada atividade analisada separadamente na empresa, perde-se a noo da importncia que determinadas informaes podem ter nos processos seguintes. Isto leva a tratamentos grosseiros de informaes em reas onde as mesmas tm pouca influncia, bem como m transmisso dessas informaes para os setores onde elas tm maior relevncia, prejudicando o processo como um todo. 6.1.4 Subsistema Ambiente Externo O quarto subsistema analisado trata dos fatores de influncia na QI relacionados ao ambiente externo empresa, incluindo fatores que pertencem ao entorno na qual esta se encontra inserida. A seguir descrevem-se os mesmos:

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i.

Conhecimento do comportamento do mercado: caractersticas como instabilidade no mercado, crises econmicas, mudanas polticas, relaes de concorrncia, alteraes de demanda, etc., afetam a QI enviada ao PCP. Isto se deve principalmente dificuldade de captar informaes confiveis no mercado, o que tambm acaba dificultando o planejamento da produo e, portanto, acaba-se priorizando as decises de curto prazo.

ii. iii.

Comunicao com clientes: se a comunicao da empresa com seus clientes incompleta, erros e mudanas nos projetos se repetem com maior frequncia. Comunicao com fornecedores: a dificuldade de criar nveis apropriados de integrao com os fornecedores, para utilizar informaes dos mesmos no planejamento das vendas e produo, assim como a falta de informaes confiveis dos mesmos, prejudica a QI enviada ao PCP.

6.2 Anlise dos fatores em relao s fontes de informao para o PCP Definidos e conhecidos os fatores de influncia, obtiveram-se ponderaes numricas da importncia de cada fator de influncia para a QI enviada ao PCP em cada uma das reas funcionais analisadas. A importncia de cada fator est diretamente relacionada ao quanto o determinado fator influencia na QI. A tabela com os resultados apresentada na Figura 6.

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Figura 6 - Importncia dos fatores de influncia para cada rea/processo da empresa


reas de Influncia sobre a QI para o PCP Mtodos e Processos Mdia do subsistema Montagem Externa Adm. de Contratos Mdia do fator 4,0 4,6 4,0 4,0 4,4 4,6 4,3 4,6 4,0 3,9 4,3 3,6 3,9 4,1 3,9 3,1 4,0 3,5

Padronizao

Subsistemas de Influncia

Fatores Observados

Pessoas

Tecnologias

Mtodo de Trabalho

Ambiente Externo

Motivao / Interesse Carregamento de dados Competncias tcnicas Comportamento colaborativo Comunicao Registros formais Abrangncia Confiabilidade Praticidade de uso Automao Planejamento do trabalho Explicitao de prticas / responsabilidades Processos de controle Sistemtica de coleta de dados Estrutura organizacional por processo Conhecimento do comportamento do mercado Comunicao com clientes Comunicao com fornecedores Mdia da rea

4 5 4 4 4 5 5 5 4 4 5 3 3 5 3 3 4 2 4,0

4 4 4 4 4 4 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3,3

4 5 5 4 5 5 5 5 4 4 4 4 4 4 4 3 5 5 4,4

3 4 4 4 4 4 3 4 3 4 3 3 4 3 5 1 1 1 3,2

5 4 4 5 4 4 4 5 5 4 5 4 4 4 5 3 5 5 4,4

4 5 4 4 5 5 4 5 4 4 5 4 4 4 4 4 5 4 4,3

4 5 3 3 4 5 5 5 5 4 4 4 4 5 3 4 4 3 4,1

Suprimentos 4 5 4 4 5 5 5 5 4 4 5 4 5 5 4 4 5 5 4,6

Engenharia

Comercial

Produo

4 4,3

4,2

4,0

3,5

Na matriz da Figura 6 observa-se que os subsistemas Pessoas e Tecnologias so os considerados mais importantes para a QI fornecida ao PCP, tendo alm das mdias mais altas, os fatores com maiores mdias: Carregamento de dados e Registros formais, para o primeiro; e Confiabilidade para o segundo. Observa-se tambm que as reas Suprimentos, Engenharia e Produo respectivamente so as de maior importncia para a QI no PCP do caso estudado. A segunda matriz (Figura 7) foi utilizada para obter as avaliaes numricas quanto situao atual de cada fator de influncia em cada rea funcional analisada. A situao atual de cada fator representa o quanto que este fator satisfaz as expectativas em relao ao nvel considerado timo para a empresa. Nesta matriz notas baixas representam ausncia de problemas e notas altas destacam que o fator problemtico na rea ou processo avaliado.

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Figura 7 - Situao atual dos fatores de influncia para cada rea/processo da empresa
reas de Influncia sobre a QI para o PCP Mtodos e Processos Mdia do subsistema 3,1

Montagem Externa

Adm. de Contratos

Suprimentos 4 2 3 3 3 3 3 3 4 4 4 3 4 4 4 4 3 3 3,4

Engenharia

Fatores Observados

Padronizao

Comercial

Produo

Subsistemas de Influncia

Pessoas

Tecnologias

Mtodo de Trabalho

Ambiente Externo

Motivao / Interesse Carregamento de dados Competncias tcnicas Comportamento colaborativo Comunicao Registros formais Abrangncia Confiabilidade Praticidade de uso Automao Planejamento do trabalho Explicitao de prticas / responsabilidades Processos de controle Sistemtica de coleta de dados Estrutura organizacional por processo Conhecimento do comportamento do mercado Comunicao com clientes Comunicao com fornecedores Mdia da rea

4 3 2 4 3 2 4 3 4 5 3 5 4 4 5 5 4 4 3,8

3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 4 4 4 3,2

3 3 2 2 3 2 3 2 4 4 4 3 3 4 3 3 2 1 2,8

3 3 3 4 4 3 4 3 4 3 3 4 4 4 3 5 5 5 3,7

2 3 3 3 3 3 3 4 4 4 4 2 3 2 3 3 2 3 3,0

3 3 3 4 3 4 3 4 4 4 3 3 4 4 3 3 3 3 3,4

4 3 3 4 3 4 3 4 4 4 3 3 3 3 3 4 5 5 3,6

3,3 2,9 2,8 3,4 3,1 3,0 3,3 3,3 3,9 3,9 3,4 3,3 3,5 3,5 3,4 3,9 3,5 3,5

Mdia do fator

3 3,6

3,4

3,6

A partir da matriz da Figura 7, pode-se observar que os subsistemas Tecnologias e Ambiente Externo so os que maiores problemas tm em relao QI fornecida ao PCP. Os fatores que apresentam maiores problemas so: Praticidade de uso; Automao e Conhecimento do comportamento do mercado. Em relao s reas e processos, as que apresentam maiores problemas para fornecer informaes de qualidade para o PCP so: Administrao de Contratos e Padronizao. Obtidas as avaliaes numricas a respeito da importncia e situao atual dos fatores de influncia, realiza-se o produto dos resultados das duas matrizes anteriores (Figura 6 e 7) na matriz que apresentada na Figura 8.

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Figura 8 - Potencial de melhoria dos fatores de influncia para cada rea/processo da empresa

reas de Influncia sobre a QI para o PCP Mtodos e Processos Mdia do subsistema 13,0 14,9 13,4 11,8

Adm. de Contratos

Montagem Externa

Suprimentos 16 10 12 12 15 15 15 15 16 16 20 12 20 20 16 16 15 15 15,3

Engenharia

Fatores Observados

Padronizao

Comercial

Produo

Subsistemas de Influncia

Pessoas

Tecnologias

Mtodo de Trabalho

Ambiente Externo

Motivao / Interesse Carregamento de dados Competncias tcnicas Comportamento colaborativo Comunicao Registros formais Abrangncia Confiabilidade Praticidade de uso Automao Planejamento do trabalho Explicitao de prticas / respons. Processos de controle Sistemtica de coleta de dados Estrutura organiz. por processo Conhecim.do comp.do mercado Comunicao com clientes Comunicao com fornecedores Mdia da rea

16 15 8 16 12 10 20 15 16 20 15 15 12 20 15 15 16 8 14,7

12 12 12 12 12 12 9 9 9 9 9 9 9 9 9 12 12 12 10,5

12 15 10 8 15 10 15 10 16 16 16 12 12 16 12 9 10 5 12,2

9 12 12 16 16 12 12 12 12 12 9 12 16 12 15 5 5 5 11,3

10 12 12 15 12 12 12 20 20 16 20 8 12 8 15 9 10 15 13,2

12 15 12 16 15 20 12 20 16 16 15 12 16 16 12 12 15 12 14,7

16 15 9 12 12 20 15 20 20 16 12 12 12 15 9 16 20 15 14,8

12,9 13,3 10,9 13,4 13,6 13,9 13,8 15,1 15,6 15,1 14,5 11,5 13,6 14,5 12,9 11,8 12,9 10,9

Observando-se os resultados finais da Figura 8, pode-se encontrar o potencial de melhoria de cada fator i para o setor j na empresa estudada. Na Figura 9 apresentam-se as prioridades no potencial de melhoria de QI no PCP em relao aos subsistemas sociotcnicos. Nesta figura podese observar que no caso estudado as tecnologias oferecem o maior potencial de melhoria na QI para o PCP. Por outro lado, na Figura 10 apresentam-se os resultados discriminados por fatores de influncia, nos quais se observa que os trs principais so a Praticidade do Uso, Automao e Confiabilidade.
Figura 9 - Prioridade no potencial de melhoria dos subsistemas de influncia

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Mdia do fator

Figura 10 - Potencial de melhoria dos fatores de influncia na QI para o PCP

A partir de anlise da Figura 10, pode-se observar a praticidade de uso das tecnologias disponveis na empresa como o fator com maior potencial de melhoria. Tal fato deve-se empresa utilizar um sistema ERP projetado para empresas com sistemas de produo voltados para produtos padronizados. Essa falta de flexibilidade dificulta as inovaes e alteraes inerentes aos sistemas de produo do tipo engineering-to-order, como o caso da empresa estudada. Alm disso, a produo de um mix de produtos bastante variado dificultada por restries de tecnologias no projetadas para tal, sendo tambm uma das causas da dificuldade para a QI. Nesse sentido, tambm se destaca a automao, pois este fator apresenta problemas devido alta variabilidade dentro dos processos da empresa que dificultam a mesma. Segundo os entrevistados, a falta de confiabilidade nas tecnologias utilizadas ocorre em funo do pouco investimento em TI realizado pela empresa, acarretando na obsolescncia de equipamentos e softwares utilizados. O quarto fator de maior potencial de melhoria, planejamento do trabalho, est relacionado a uma dificuldade observada na empresa de se adequar s mudanas que ocorrem ao longo do processo de forma flexvel. Pode-se constatar que um melhor planejamento das atividades diminuiria a ocorrncia das alteraes nos projetos que prejudicam a QI enviada ao PCP. Na Figura 11, apresentado um grfico que classifica as reas funcionais de forma decrescente tambm em relao ao potencial de melhoria. Nesta figura, observa-se que a rea de Suprimentos a de maior potencial de melhorias, seguida pelas reas de Mtodos e Processos, Montagem Externa e Administrao de Contratos. Os pontos de melhoria para a QI no PCP dentro de cada uma dessas reas podem ser identificados na matriz da Figura 8, nas respectivas colunas
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para cada rea/processo, onde se podem observar quais os fatores da QI, numa rea ou processo especfico, que tm maior potencial de melhoria. Assim sendo, por exemplo, para a rea de Suprimentos, os fatores mais relevantes so: Planejamento do trabalho, Processos de controle, Sistemtica de coleta de dados e Estrutura organizacional. Contudo, como se observou na Figura 10, estes fatores no so os que tm maior impacto global nos processos da empresa.
Figura 11 - Potencial de melhoria das reas de influncia

7 CONSIDERAES FINAIS Este trabalho apresentou uma pesquisa a respeito de fatores de influncia na qualidade de informao (QI) para o PCP. Para isto, foi realizado um estudo de caso, a fim de identificar os principais fatores de influncia na QI para o PCP em uma empresa metal-mecnica que opera na modalidade engineering-to-order. Para a classificao dos fatores de influncia utilizou-se a abordagem sociotcnica. Os fatores identificados foram priorizados atravs de uma matriz de relacionamentos tambm proposta neste trabalho. Como principais resultados identificaram-se quatro categorias de fatores de influncia: (i) Pessoas; (ii) Tecnologias; (iii) Mtodo de Trabalho e (iv) Ambiente Externo. Tambm se identificaram um total de 18 fatores distribudos nessas categorias. Foi desenvolvido um conjunto de matrizes para realizar o diagnstico da situao da QI no PCP da empresa baseada nos fatores levantados. Aps da anlise de relacionamento dos fatores de influncia identificaram-se quatro elementos prioritrios a serem melhorados no caso estudado: Praticidade de uso, Automao, Confiabilidade e Planejamento do trabalho; sendo os trs primeiros relacionados s Tecnologias e o ltimo ao Mtodo de trabalho. Todos estes fatores influenciam na QI para o PCP. Tambm se identificou que os problemas dos mesmos so provenientes principalmente das reas comercial, contratos e produo.
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As principais contribuies dos resultados apresentados neste trabalho so duas. Por um lado, o mtodo de diagnstico utilizado pode ser aplicado em outras empresas para identificar seus problemas em relao QI para o PCP. Este mtodo baseado em um enfoque sociotcnico dos fatores de influncia na QI. O mtodo realiza a priorizao dos fatores de influncia na QI para o PCP e das principais reas onde existem problemas na QI para o PCP e que, portanto, podem ser melhoradas. Os resultados prticos obtidos ajudam a ampliar o conhecimento em relao aos possveis problemas que podem ser apresentados na QI para o PCP. Futuros trabalhos mais abrangentes deveriam ser realizados para identificar fatores gerais de influncia em um contexto industrial mais amplo. Alm disso, algumas limitaes do trabalho deixam a possibilidade de serem realizadas futuras pesquisas sobre o tema. Uma das limitaes do presente trabalho o fato de os Fatores de Influncia na QI terem sido considerados como um conjunto geral de caractersticas que tornam a informao apropriada ou no para o PCP. Contudo, futuros trabalho deveriam tentar discriminar todos os elementos que definem a QI, para assim conseguir identificar, alm das causas que prejudicam a QI levantadas neste trabalho, tambm em quais caractersticas da QI estas causas influenciam. Isto significa que, por exemplo, enquanto que alguns fatores podem prejudicar a velocidade em que a informao transmitida dentro da organizao, outros podem prejudicar no a velocidade, mas o contedo dessa informao. Este desdobramento maior das influncias um tpico pertinente para futuras pesquisas. REFERNCIAS
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Artigo recebido em 03/06/2011 e aceito para publicao em 01/12/2011.

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