A normalização do sistema de documentação do Museu Parada Leitão:

da necessidade à concepção
Patrícia Geraldes

Introdução

O Museu Parada Leitão foi criado em 1998 com o intuito de reunir o espólio, que foi pertencendo a
gabinetes e departamentos das escolas precursoras do Instituto Superior de Engenharia do Porto desde
1852, para fins de estudo, investigação e divulgação da história do ensino técnico e da tecnologia, das
engenharias, da indústria e outras temáticas com estas relacionadas. Em 2004 passa a constituir uma
unidade orgânica da Fundação Instituto Politécnico do Porto, mas continua até aos dias de hoje instalado
provisoriamente no Instituto Superior de Engenharia do Porto.
Ao mesmo tempo que se desenvolvia o Programa Museológico e Arquitectónico para a instalação
definitiva do museu num novo edifício, iniciou-se o processo de recolha e inventário do acervo a
incorporar no museu, constituindo-se uma reserva visitável. No entanto, tanto o aumento do espólio,
como da equipa de trabalho e do público interessado em ter acesso às colecções têm obrigado, por um
lado, à implementação de estratégias orientadas para a aproximação do museu à sociedade e para a
democratização de acesso e partilha de informações e, por outro, tem provocado a necessidade de
reorganização interna do museu e de criação de nomenclaturas e procedimentos normalizados, de modo a
facilitar o trabalho museológico em todas as suas dimensões.
Esta comunicação pretende apresentar os instrumentos criados para normalizar procedimentos e actuações
de gestão da documentação e informação no Museu Parada Leitão, tendo como pressupostos que a
informação que acompanha o acervo é tão importante como os próprios objectos e que documentar as
colecções é, para além de um dever ético, a actividade que contribui para a concretização dos objectivos
intrínsecos a todos os museus.
Após uma revisão das metodologias implementadas no Museu Parada Leitão e confrontando-as com
exemplos internacionais, criou-se um conjunto de instruções claras e precisas com o objectivo de
uniformizar políticas e procedimentos de gestão da documentação.

Do inventário provisório à informatização de dados

Após a realização de uma exposição em 1998 sob o tema Memórias da Física, os órgãos de gestão do
Instituto Superior de Engenharia do Porto tomaram consciência da riqueza patrimonial que existia
dispersa por salas, gabinetes e arrecadações daquela instituição de ensino e iniciaram o processo de
constituição do Museu Parada Leitão.
A prioridade dos técnicos responsáveis por levar a cabo esse projecto foi reunir e conhecer o espólio
existente, o que se veio a revelar um trabalho mais árduo e moroso do que o previsto. O número de
objectos e a sua diversidade eram imensos: desde instrumentos científicos, a material de laboratório,
passando por modelos didácticos e outros objectos de relevância patrimonial.

1
Após a definição de uma ficha de inventário, optou-se por uma recolha do espólio por departamento, o
que permitiu imediatamente, ainda que de forma intuitiva, uma primeira classificação por categoria. Após
a identificação de cada peça, associou-se às mesmas uma etiqueta com numeração sequencial. Desta
forma, foram registadas centenas de peças e constituída a reserva visitável.
Mais tarde, foi também identificado um importantíssimo acervo de livros e documentos gráficos que em
muito contribuíam para a valorização e, em alguns casos, para a identificação do espólio agora
incorporado no museu.
No entanto, apesar deste esforço não foram definidos procedimentos de preenchimento das fichas de
inventário. Durante o tempo em que este processo de inventário provisório decorreu, a equipa de trabalho
foi procurando no mercado sistemas informáticos que permitissem o inventário definitivo e a gestão
apropriada das colecções. Contudo, ou não se revelavam vocacionados para património científico ou o
orçamento disponível não era suficiente para a sua aquisição.
Decidiu-se então avançar para a concepção de duas bases de dados em Access apoiadas nas fichas de
inventário existentes - uma para os objectos e outra para o acervo bibliográfico –, às quais foram
associadas algumas tabelas com valores de informação pré-definidos de acordo com as colecções
existentes. Apesar da sua manutenção estar totalmente dependente dos técnicos do museu, implicava a
existência de outras condicionantes difíceis de ultrapassar: era acessível apenas num posto de trabalho, o
que implicava a sua utilização apenas por um técnico de cada vez; permitia o registo, mas a componente
de gestão não estava funcional; não diferenciava o tipo de utilizadores; e, rapidamente se tornou um
sistema pesado e lento, fruto da quantidade de informação que se foi registando, incomportável por este
tipo de base de dados.
Entretanto, a equipa técnica continuava a lançar o desafio aos órgãos de gestão no sentido de adquirirem
um sistema informático que alojasse o inventário do acervo do museu. Todas as tentativas se revelaram
infrutíferas, mas foi autorizada a colaboração do Gabinete de Sistemas Informáticos do Instituto,
iniciando-se a construção de uma aplicação informática para o museu, apoiada nas fichas de inventário
existentes.
Com este sistema informático foi possível configurar o acesso a dois tipos de utilizadores - os técnicos do
museu nas actividades de Inventário e Gestão de Colecções e o público em geral, quer o investigador
mais exigente quer o utilizador que pretenda aceder a informações mais genéricas – e uma maior
capacidade de armazenamento – a aplicação informática está alojada num servidor do Instituto Superior
de Engenharia. O protótipo da base de dados do Museu Parada Leitão, concebida em linguagem SQL,
está acessível em qualquer computador com acesso à Internet através do endereço http://www.museu-
pl.isep.ipp.pt, permitindo a sua utilização em diversos postos simultaneamente. Neste momento apenas
permite consultar as fichas de inventário na sua versão inicial, com todas as lacunas daí decorrentes.
Cada ficha de inventário apresenta uma estrutura abrangente para uma catalogação completa do acervo e
colecções e contém uma zona fixa, para identificação sumária dos objectos, e uma área de informação
complementar, organizada em separadores. A alguns campos estão associadas tabelas auxiliares de modo
a facilitar a inserção de dados e impedir a diferenciação de léxico e gramática, normalizando a
terminologia utilizada. Também permite a inserção e visualização de ficheiros de imagem, vídeo e som de
peças em álbum e identificadas pelo respectivo número de inventário. No entanto, a sua manutenção está

2
totalmente dependente dos técnicos informáticos, o que implica uma maior demora na implementação das
alterações que se vêm revelando necessárias.

A consciencialização da necessidade de um novo sistema de gestão da documentação

Ao mesmo tempo que iniciávamos a fase de testes da nova aplicação informática, ingressei no Curso
Integrado de Estudos Pós-Graduados em Museologia. Um dos trabalhos práticos decorrentes da formação
que me foram propostos foi a realização de uma auditoria aos conteúdos das fichas de inventário.
Rapidamente me apercebi que teria o trabalho dificultado, pois não existiam instrumentos coerentes e
assertivos que permitissem a recuperação e avaliação de informação em todas as suas dimensões. O
desenvolvimento do trabalho rapidamente se direccionou para a avaliação de todo o processo de gestão de
informação e documentação do Museu Parada Leitão e para a apresentação das alterações que se viessem
a revelar necessárias. Nunca a frase “às vezes para se avançar um passo é preciso retroceder dois” fez
tanto sentido…
A primeira questão passou por definir exactamente a função do sistema de documentação num museu.
Documentar as colecções é um dever ético consagrado no Código de Ética para Museus do ICOM ( 1)
principalmente no que diz respeito à preservação do acervo em benefício da sociedade e do seu
desenvolvimento, através da documentação das colecções (Secção 2, ponto 2.20) e do funcionamento dos
museus de acordo com as leis internacionais, nacionais regionais e locais (Secção 7). Assim sendo, a Lei-
Quadro dos Museus Portugueses (2) decreta que os museus devem garantir um destino unitário a um
conjunto de bens culturais e valorizá-los através da investigação, incorporação, inventário,
documentação, conservação, interpretação, exposição e divulgação, com objectivos científicos,
educativos e lúdicos (art. 3º, nº 1, alínea a), ou seja, estudar, investigar, inventariar e documentar são
algumas das funções do museu (art. 7º).
Um dos componentes principais do sistema de documentação dos museus deve ser a transformação dos
objectos em documentos, de modo a contribuir para a sua preservação ao mesmo tempo que se possibilita
o acesso à informação intrínseca e extrínseca que estes contêm. Por outro lado, ao serem incorporados
num museu os objectos continuam a sua trajectória de vida, seja através de intervenções de conservação e
restauro, novos conteúdos inerentes da investigação, participação em exposições, ou outras, obrigando a
uma permanente actualização das informações.
Assim sendo, um sistema de documentação deve tornar-se num meio de recuperação de informação,
permitindo transformar os objectos em fontes de pesquisa e agentes de transmissão de conhecimento. E é
obrigação dos museus criar instrumentos que permitam o armazenamento e o acesso às informações das
quais os objectos são suporte, ou seja, exercerem o papel de intermediários entre o público e o acervo.

O processo de (re)construção do sistema de documentação

1 Aprovado na 15ª Assembleia Geral do ICOM em 1986 na Argentina, com revisão na 20ª Assembleia Geral em 2001 em Espanha e aprovação na 21ª Assembleia
Geral realizada em 2004 na Coreia do Sul
2 Aprovada pela Assembleia da República Portuguesa pela Lei nº 47/2004, de 19 de Agosto

3
A questão que se impunha nesse momento era que instrumentos assumir para transformar o sistema de
documentação e informação eficaz? Não existindo um Departamento de Gestão de Documentação e
Informação de Colecções, este processo passou pelo contacto com experiências nacionais e estrangeiras
que, de algum modo, se tornassem alavancas para a construção destes instrumentos.
Apesar desta necessidade emergente e relevante, apercebi-me que não existiam sistemas em Portugal
associados à inventariação de acervos científicos. Mesmo em áreas como a arte, etnologia ou arqueologia,
as iniciativas portuguesas eram inconsistentes quando comparadas com os esforços que são desenvolvidos
internacionalmente.
Quando confrontada com outros exemplos e experiências de criação de sistemas de documentação em
museus como o da Museum Documentation Association no Reino Unido (3), o The Museum Computer
Network (4) nos Estados Unidos, o Canadian Heritage Information Network (5) no Canadá ou o Sistema
de Documentação do Science Museum, a metodologia que se tinha adoptado até então ia-se tornando cada
vez mais inadequada. O problema não estava no produto final, mas sim em todo o processo. Era urgente
aplicar medidas de natureza técnica essenciais ao sistema de documentação:
• (Re)Definição de campos de informação integrantes da base de dados;
• Aplicação de normas e procedimentos pré-definidos e consolidados em manuais específicos;
• Controlar a semântica e a sintaxe
Estas medidas iriam permitir a normalização de actuações, rotinas, conteúdos, critérios e linguagens que
serviriam como base não só ao trabalho diário inerente às actividades museológicas, como também às
alterações a implementar na aplicação informática.

Instrumentos de normalização

Após esta reflexão considerei fundamental definir três tipos de normalização:

1. Normalização de documentos

Quando pensamos em organizar a documentação num museu há que reflectir sobre a sua tipologia,
finalidade e o modo como se controla os processos, de forma a controlar a informação e não repetir
passos. A uniformização de documentos torna-se, por isso, fundamental para a criação de um verdadeiro
sistema de documentação e informação. Através da concepção do Manual de Gestão de Documentação
definiu-se o conjunto de instruções claras e precisas com o objectivo de uniformizar acções e documentos
relativos a cada momento da vida do objecto no museu:
 Pré-Entrada: Documentação que é necessária assegurar antes da recepção dos objectos que vão
incorporar o acervo. Seja qual for o meio de incorporação, os princípios de gestão são os mesmos.
 Entrada: Documentação referente ao momento de recepção dos objectos no museu.

3
http://www.mda.org.uk/
4
http://www.mcn.edu/
5
http://www.chin.gc.ca/English/index.html

4
 Inventário: Documentação actualizada relativa à identificação dos objectos pelos quais o museu tem
responsabilidade legal, incluindo empréstimos.
 Conservação: Documentação relativa à condição das colecções e recomendações para o seu
manuseamento, acondicionamento, armazenamento e exposição.
 Localização e Movimentação: Documentação relativa à localização actual e anteriores de todos os
objectos sob o cuidado do museu que assegura a localização de qualquer objecto a qualquer momento.
 Digitalização: Documentação que é necessária assegurar na reprodução digital dos objectos do acervo.
 Exposições: Documentação referente a exposições temporárias ou de longa duração, incluindo
processos de desenvolvimento, coordenação e implementação.
 Gestão de Riscos: Documentação relativa a potenciais ameaças e às necessidades de segurança do
acervo pelo qual o museu é responsável.
 Saídas: Documentação relativa à saída de objectos do acervo em caso de devolução ou empréstimo do
museu.
 Abatimento: Documentação que é necessária assegurar quando um objecto é retirado definitivamente
da colecção do MPL, seja por degradação definitiva ou por desaparecimento físico da peça.
 Acesso ao museu: Documentação que o utilizador/visitante deve preencher para garantir o acesso às
colecções e documentação do museu.
Cada capítulo refere não só quais os documentos inerentes a cada acção, mas também quais os campos de
informação obrigatórios, quem tem a responsabilidade de os realizar e como deve ser arquivada a
documentação. Vejamos um exemplo: Pré-Entrada / Empréstimo ao Museu

1. REQUERIMENTO
O empréstimo de objectos ao MPL deve ser solicitado pelo director do MPL.
O requerimento deverá indicar:
- Nome, endereço e contacto telefónico do MPL;
- Nome e contactos do responsável pelos objectos enquanto estes estiverem sob a responsabilidade do
MPL;
- Âmbito, justificação e duração do pedido.
Em anexo deverá indicar obrigatoriamente:
- Identificação e descrição sumária dos objectos;
- Condições de transporte, acondicionamento, armazenamento e de exposição oferecidas

2. CONTRATO
Antes da entrada dos objectos para empréstimo é obrigatória a realização de um contrato escrito entre
todas as partes intervenientes no processo, já que previne o aparecimento de mal-entendidos, fazendo ao
mesmo tempo com que as regras desta operação sejam claras desde o início.
O contrato de empréstimo de objectos ao MPL deve incluir, no mínimo, os seguintes aspectos:
- Identificação dos outorgantes;
- Identificação e descrição dos objectos;
- Duração do contrato;

5
 - Requisitos e condições de transporte, armazenamento, acondicionamento e exposição;
- Responsabilidades das partes;
- Coberturas de seguros;
- Direitos de autor;
- Direitos de publicação.
Em anexo, deve incluir um Condition Report que compreenda uma tabela com duas colunas, uma para
preenchimento no local de origem e outra para verificação no MPL, e que indique:
- Identificação do(s) objecto(s);
- Número de objectos;
- Estado de conservação;
- Especificações detalhadas, incluindo requisitos físicos e ambientais de transporte e
acondicionamento;
- Registo fotográfico.

ARQUIVO DA DOCUMENTAÇÃO
Deve ser aberta e numerada uma pasta do processo do empréstimo. Nela devem ficar agregados uma
cópia do requerimento e o original da decisão. Quando a decisão é favorável e se realiza o contrato, o
original deste também deve ser arquivado na mesma pasta. Em todas as folhas deve ser escrito o número
do processo que deve seguir a seguinte norma: EEnº/ano/sigla da entidade emprestadora. Exemplo:
EE6/2007/MMP (significa Entrada de empréstimo nº 6 de 2007 do Museu Militar do Porto).

2. Normalização de terminologias

Uma nomenclatura consistente é essencial pois os termos são usados em pesquisas, daí que uma
terminologia previamente estabelecida contribui para autenticar as denominações utilizadas. No entanto,
em Portugal não existe publicado um thesaurus ou outro instrumento similar para acervos científicos.
Noutras línguas, as iniciativas são escassas, mas já se encontram alguns exemplos de glossários, listas de
instrumentos e fabricantes.
A terminologia controlada diz respeito aos termos autorizados e utilizados para classificar e descrever os
objectos e as colecções. Quando utilizados na aplicação informática, estas listagens auxiliam não só quem
insere os dados, mas também quem realiza pesquisas. Temos como exemplos: glossários, dicionários
especializados, listas de termos, referências, ficheiros de autoridades, taxonomias, thesauri, ontologias…
A opção que se tomou no caso do Museu Parada Leitão foi a de construir uma lista de valores
pré-definidos associada a um glossário, à qual é obrigatório recorrer e que deve estar associada à
aplicação informática através de tabelas auxiliares. Qualquer termo ou alteração das listas deverá ser
atribuída e/ou aceite apenas pelo técnico responsável da colecção ou pelo conservador, conforme a
especificidade da terminologia.
Vejamos o exemplo de uma lista de termos:

6
 CATEGORIA SUB-CATEGORIA
Acústica
Aerostática e Aerodinâmica
Calor
Desconhecido
Electricidade
Gravidade
Física
Hidrostática e Hidrodinâmica
Magnetismo
Máquinas
Metrologia
Óptica
Pneumática

3. Normalização de conteúdos

A normalização de conteúdo passa por definir os campos de informação de cada documento e a ordem,
formatação e a pontuação do conteúdo. Neste sentido foi concebido o Manual de Procedimentos para o
Preenchimento das Fichas de Inventário.
Vejamos um exemplo: Marcas e Inscrições (transcrição)

A transcrição deve ter em conta alguns princípios:

 O texto é sempre registado tal como foi inscrito (L é sempre L mesmo que tenha valor de U). Quando
conhecido o seu real valor apresenta-se a seguir à respectiva palavra dentro de parênteses rectos;
 As siglas e abreviaturas, quando conhecidas, desdobram-se entre parênteses rectos;
 A divisão de linhas é assinalada através de barras. Quando existe realmente uma barra no texto a
transcrever coloca-se entre parênteses curvos ( / );
 Assinala-se também a pontuação original quando existente;
 Qualquer informação gráfica deve ser traduzida textualmente entre parênteses rectos e,
posteriormente, ser fotografada ou desenhada e anexada aos elementos multimédia.
Exemplo: Bessemer-Apparat nach Holley / Modellwerkstatt der Königl. Bergakademie zu Freiberg
i(/)S.[Sachsen] / [representação gráfica da escala 16 cm / 2 m] / Th. [Theodor] Gersdorf

Resultados esperados

Com este sistema de documentação e informação implantado espera-se:

• Identificar rapidamente os objectos existentes sob responsabilidade do museu e fora dele e a sua
localização exacta;
• Realizar pesquisas que integrem todas as colecções e campos de informação;
• Proteger o museu de eventuais acções legais relativas ao título de propriedade do acervo e da sua
divulgação;
• Detectar riscos de conservação, contribuir para uma manutenção adequada e documentar todas as
intervenções efectuadas nas peças;

7
• Fornecer informações essenciais à concepção e realização de exposições, de material de divulgação e de
actividades educativas;
• Certificar que caso haja mudanças na equipa de trabalho, a informação não se disperse, altere ou
desapareça;
• Estabelecer responsabilidades da equipa técnica e directiva do museu;
• Garantir credibilidade perante outras entidades, no que diz respeito a pedidos de fundos e intercâmbio
de informações.

Para reflectir…

O que posso afirmar agora é que o museu que não conseguir acompanhar os mesmos conceitos e
orientações de exemplos de boas práticas poderá ficar um isolado num mundo tendencialmente
globalizante, que procura cada vez mais nomenclaturas normalizadas e bases de dados integradas, de
modo a facilitar não só o trabalho diário e organização interna no museu, como também a divulgação
externa dos acervos e a pesquisa de investigadores.
Implementar iniciativas que envolvam a utilização das novas tecnologias no museu é, quando realizadas
de forma coerente, planeada e assertiva, sinónimo de facilidade, celeridade, funcionalidade e organização.
A utilização generalizada das novas tecnologias e a crescente construção de redes de comunicação globais
para a divulgação e pesquisa de espólio museológico fazem da normalização o passo óbvio a dar se
queremos ser incluídos nestes sistemas de partilha e distribuição de informação à escala mundial.
Os museus têm obrigatoriamente de disponibilizar a informação e documentação de forma electrónica e,
para isso, têm de desenvolver ou incorporar normas predefinidas. Quando o conseguirem, os sistemas de
informação e documentação tornar-se-ão mais úteis e práticos, facilitando a pesquisa, a visita e
encorajando parcerias e redes.

Sugestões de consulta

Archives & Museum Informatics

http://www.archimuse.com/
Canadian Heritage Information Network
http://www.chin.gc.ca/English/Collections_Management/index.html
Collections Documentation and Records Unit at the Science Museum
http://www.sciencemuseum.org.uk/about_us/about_the_museum/collections/documentation.aspx
Getty Research Institute
http://www.getty.edu
National Park Service (Washington, D.C.) - Museum Management Program
http://www.cr.nps.gov/museum/publications/handbook.html
The International Committee for Documentation of the International Council of Museums (ICOM-
CIDOC)

8
 http://www.willpowerinfo.myby.co.uk/cidoc/
The Museum Computer Network
http://www.mcn.edu/
The Museum Documentation Association
http://www.mda.org.uk/
http://www.collectionslink.org.uk/Manage_Info