Unidade Auditada: ARQUIVO NACIONAL - RJ

Exerccio: 2011
Processo: 08060.000102/2012-74
Municpio - UF: Rio de Janeiro - RJ
Relatrio n: 201203765
UCI Executora: CONTROLADORIA REGIONAL DA UNIO NO ESTADO DO RIO DE JANEIRO
Anlise Gerencial
Senhor Chefe da CGU-Regional/RJ,
Em atendimento determinao contida na Ordem de Servio n. 201203765, e consoante o
estabelecido na Seo III, Captulo VII da Instruo Normativa SFC n. 01, de 06/04/2001,
apresentamos os resultados dos exames realizados sobre a prestao de contas anual apresentada pelo
ARQUIVO NACIONAL - RJ .
1. Introduo
Os trabalhos de campo conclusivos foram realizados no perodo de 19/04/2012 a 09/05/2012, por meio
de testes, anlises e consolidao de informaes coletadas ao longo do exerccio sob exame e a partir
da apresentao do Processo de Contas pela Unidade auditada, em estrita observncia s normas de
auditoria aplicveis ao Servio Pblico Federal. Nenhuma restrio foi imposta realizao dos exames.
No houve no exerccio de 2011, por parte da UJ, atos de gesto relacionados aos seguintes Itens da
parte "A" do Anexo III da DN TCU n 117/2011:
- Item 8 - "Avaliao da situao das transferncias mediante convnio, contrato de repasse, termo de
parceria, termo de cooperao, termo de compromisso ou outros acordos, ajustes ou instrumentos
congneres, vigentes no exerccio de referncia";
- Item 11 - Avaliao dos registros de passivos sem prvia previso oramentria de crditos ou de
recursos;
- Item 18 - Avaliao da gesto da UJ sobre as renncias tributrias praticadas;
- Item 19 - "Situaes no contempladas nos demais itens do relatrio de auditoria de gesto,
identificadas e analisadas pelo rgo de controle interno, que, na opinio desse rgo de controle, afetem
o julgamento da gesto dos responsveis arrolados no processo de contas".
2. Resultados dos trabalhos
Em acordo com o que estabelece o Anexo III da DN-TCU-117/2011, e em face dos exames realizados,
1 de 17
efetuamos as seguintes anlises:
2.1 Avaliao da Conformidade das Peas
O Processo de Prestao de Contas apresentado pelo Arquivo Nacional contm todas as peas exigidas
no artigo 13 da IN TCU n. 63/2010 e o Relatrio de Gesto 2011 da UJ contempla todo o contedo
obrigatrio definido na DN TCU n 108/2010, na DN TCU n 117/2011 e na Portaria-TCU n 123/2011.
2.2 Avaliao dos Resultados Quantitativos e Qualitativos da Gesto
Analisamos os resultados atingidos pela Ao 4282 Sistema de Atendimento ao Usurio do Arquivo
Nacional, bem como pela Ao 2810 Preservao do Acervo Nacional, ambas inseridas no Programa
1030 Democratizao do Acesso Informao Arquivstica Governamental, que gerenciado pelo
Arquivo Nacional.
Destacamos que so as aes finalsticas de maior execuo financeira do Programa, representando
conjuntamente 9,48% do total de empenhos liquidados no exerccio de 2011, de acordo com consultas
ao Sistema Integrado de Administrao Financeira do Governo Federal - SIAFI.
Apresentamos a seguir quadros snteses contendo informaes sobre a execuo das Aes 4282 e 2810:
Quadro 1: Execuo fsica das Aes 4282 e 2810:
200247 e 200014 Arquivo Nacional
Programa 1030 - Democratizao do Acesso Informao Arquivstica Governamental
Ao 4282
Sistema de
Atendimento ao
Usurio do
Arquivo Nacional
Meta Fsica Atos e fatos que
prejudicaram o
desempenho
Providncias
adotadas
Previso Execuo Execuo/Previso
410.000 588.523 143,54% No se aplica No se aplica
Ao 2810
Preservao do
Acervo Nacional
320.601 326.367 101,80% No se aplica No se aplica
Fonte: Sigplan
Quadro 2: Execuo financeira das Aes 4282 e 2810:
200247 e 200014 Arquivo Nacional
Programa 1030 - Democratizao do Acesso Informao Arquivstica Governamental
Ao 4282
Sistema de
Atendimento ao
Usurio do
Arquivo
Nacional
Meta Financeira
Atos e fatos que
prejudicaram o
desempenho
Providncias
adotadas
Previso Execuo
Execuo/Previso
(R$) (R$)
693.266,00 634.410,00 98,30% No se aplica No se aplica
Ao 2810
Preservao do
Acervo
Nacional
1.308.749,00 566.665,00 43,30%
Contingenciamento
do oramento
No se aplica
Fonte: Sigplan
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O Relatrio de Gesto do Arquivo Nacional do exerccio de 2011 informou que o seu oramento
aprovado para o exerccio sofreu contingenciamento no montante de R$ 2.096.855,96 (dois milhes,
noventa e seis mil, oitocentos e cinquenta e cinco reais e noventa e seis centavos), de forma que
precisou priorizar as atividades a serem executadas, ficando algumas aes prejudicadas no seu
desempenho.
A Ao 4282 sofreu contingenciamento no valor de R$ 57.014,28 (cinquenta e sete mil e quatorze reais
e vinte e oito centavos), de forma que, considerando o limite de movimentao de empenho autorizado,
no valor de R$ 636.251,72 (seiscentos e trinta e seis mil, duzentos e cinquenta e um reais e setenta e dois
centavos), foi empenhado o valor equivalente a 99,71%.
Com relao Ao 2810, o contingenciamento foi bem mais expressivo, no valor de R$ 737.341,24
(setecentos e trinta e sete mil, trezentos e quarenta e um reais e vinte e quatro centavos), de forma que,
considerando o limite de movimentao de empenho autorizado, no valor de R$ 571.407,80 (quinhentos
e setenta e um mil, quatrocentos e sete reais e oitenta centavos), foi empenhado o valor equivalente a
99,17%.
Destacamos que, apesar do contingenciamento, as metas fsicas das Aes foram plenamente atingidas.
Ressaltamos que o oramento no tem uma influncia imediata sobre os resultados da Ao 2810,
avaliados pelo indicador utilizado. De acordo com as informaes apresentadas pela
Coordenadora-Geral de Processamento e Preservao do Acervo, em entrevista realizada em
24/04/2012, o oramento da ao envolve material de consumo e equipamento de preservao, alm de
despesas com pessoal, sendo que o contingenciamento recaiu sobre a aquisio de equipamento de
preservao, cuja repercusso ser sentida a mdio prazo.
Os resultados das Aes so monitorados pelo Arquivo Nacional por meio da anlise de relatrios
mensais elaborados pelas coordenaes e tambm por reunies peridicas com as coordenaes tcnicas
envolvidas.
Consideramos que as metas fsicas e financeiras das aes analisadas foram alcanadas no exerccio de
2011.
2.3 Avaliao dos Indicadores de Gesto da UJ
O Relatrio de Gesto do Arquivo Nacional referente ao exerccio de 2011 apresenta quatro indicadores
de gesto afetos ao Programa 1030 - Democratizao do Acesso Informao Arquivstica
Governamental.
Selecionamos dois deles para anlise, quais sejam, "Acervo Preservado" e "Usurio Atendido",
diretamente ligados s Aes de Governo 2810 e 4282, respectivamente.
Quadro 3: Anlise dos indicadores
Tipo de
Indicador
ProgramaNome DescrioFrmulaComple
tude e
Validade
Acessibi
lidade e
Compre
enso
Compara
bilidade
Auditabi
lidade
Economi
cidade
Programa 1030 Acervo
preservado
No h unidade No
No
Sim Sim Sim
3 de 17
Programa 1030 Usurio
atendido

No h
unidade Sim Sim Sim Sim Sim
Fonte: Relatrio de Gesto de 2011 e entrevistas com a Coordenao-Geral de Acesso e Difuso Documental e com a
Coordenao-Geral de Processamento e Preservao do Acervo, realizadas em 24/04/2012.
Consideramos que o Indicador Usurio Atendido atende aos critrios de "Completude e Validade",
"Acessibilidade e Compreenso"; "Comparabilidade", "Auditabilidade" e "Economicidade". Alm disso,
pode auxiliar na tomada de decises afetas Ao de Governo 4282.
Com relao ao Indicador Acervo Preservado, entendemos que o mesmo no suficiente para a
tomada de decises gerenciais, havendo a necessidade de criao de novos indicadores que atendam aos
aspectos de Completude, Acessibilidade e Compreenso. O Indicador reflete apenas parcialmente a
expresso dos produtos essenciais do Programa e no representa adequadamente a amplitude e a
diversidade de caractersticas da atividade. Isso porque o Indicador no abrange os diversos nveis de
interveno que envolve a preservao do acervo e nem informa sobre a instalao de equipamentos de
preservao, que imprescindvel para a preservao do acervo. Alm disso, o Indicador apresenta
restries de mensurabilidade, uma vez que a Coordenao-Geral, ao compilar os relatrios tcnicos
encaminhados pelas coordenaes para aferio da meta, aplica frmula de clculo que considera como
acervo preservado as aes de processamento tcnico e de preservao aplicadas sobre documentos do
acervo, descartando informaes sobre controle ambiental e de informao.
Verificamos que o Arquivo Nacional est desenvolvendo um trabalho de redefinio de indicadores de
desempenho. Com relao Ao 2810 Preservao do Acervo Nacional, as sugestes da UJ so no
sentido de se estabelecer quatro critrios, quais sejam: acervo preservado; equipamento de preservao
instalado; assistncia tcnica em processamento arquivstico e preservao documental a rgos e
entidades pblicos e privados; e capacitao em organizao e preservao de acervos arquivsticos a
rgos e entidades pblicos e privados.
Desta forma, consideramos que a prpria UJ reconhece as limitaes do Indicador Acervo Preservado,
tendo apresentado iniciativas para aprimor-lo, de forma que ele possa melhor aferir as atividades
correlatas.
2.4 Avaliao da Gesto de Recursos Humanos
De acordo com as informaes constantes do Relatrio de Gesto de 2011 do Arquivo Nacional,
compe sua fora de trabalho o total de 553 servidores, sendo 489 servidores de carreira vinculados ao
rgo, um servidor de carreira em exerccio descentralizado, 28 servidores requisitados de outros rgos
e esferas e 35 estagirios.
Deste total e conforme a situao apurada em 31/12/2011, quatro servidores esto cedidos e nove
servidores esto afastados, sendo trs para participao em Programa de Ps-Graduao Stricto Sensu
no Pas, cinco em usufruto de licena no remunerada para tratar de interesses particulares e um em
usufruto de afastamento administrativo.
A Unidade informou, ainda, que o ltimo concurso pblico foi realizado em 2006 para 182 cargos de
provimento efetivo, sendo 102 de nvel superior e 80 de nvel mdio. poca do concurso pblico, os
funcionrios terceirizados foram demitidos, configurando, desta forma, uma substituio da fora de
trabalho.
O referido documento destaca, ainda, que, desde o concurso pblico realizado em 2006, o Arquivo
Nacional mantem quantitativamente sua fora de trabalho praticamente inalterada. Por outro lado,
4 de 17
atualmente 94 servidores recebem abono de permanncia, estando, portanto, em condies de
aposentadoria.
Acrescenta o documento que, em novembro de 2011, com o objetivo e a necessidade de fortalecer a sua
capacidade institucional, ampliar sua autonomia administrativa e operacional e, ainda, por fora do seu
novo papel no cenrio pblico, com novas atribuies em decorrncia da Lei Geral de Acesso
Informao e da Comisso da Verdade, apresentou ao Ministrio da Justia uma proposta de
reestruturao administrativa que, alm de transformar o rgo em entidade autrquica, cria 500 cargos
de provimento efetivo e novos cargos em comisso.
Apesar de solicitado, no foram apresentados estudos efetivados pela Unidade quanto ao
dimensionamento da fora de trabalho no que diz respeito ao quantitativo, composio e perfil.
Consideramos que a poltica de cesso e requisio de pessoal adotada pela UJ coerente com sua
necessidade de ampliao do quadro, tendo em vista que a quantidade de servidores cedidos bastante
reduzida, frente ao nmero de servidores requisitados, de forma que a entidade utiliza adequadamente da
requisio para compensar sua deficincia de pessoal.
A Controladoria-Geral da Unio realizou anlise de indicadores da rea de pessoal referentes
consistncia da folha de pagamento, por meio de levantamentos e cruzamentos de informaes
disponveis no Sistema Integrado de Administrao de Recursos Humanos Siape, no tendo sido
verificadas quaisquer ocorrncias nos dados referentes folha de pagamentos do Arquivo Nacional.
Com relao a servidores inativos, o Relatrio de Gesto de 2011 do Arquivo Nacional informa que
havia at 31/12/2011 76 servidores aposentados e 37 instituidores de penso.
De acordo com as informaes prestadas pela UJ, verificamos que foram cadastrados no SISAC e
disponibilizados ao Controle Interno sete atos de aposentadoria e quatro de penso. Porm, nenhum
destes atos observou o prazo de 60 dias previsto no art. 7 da IN TCU n. 55 de 24/10/2007, para
cadastramento e disponibilizao, a contar do incio da vigncia dos atos.
Quadro 4: Atos de pessoal cadastrados no SISAC
Quantidade de atos de admisso de pessoal e de
concesso de aposentadoria, reforma e penso
emitidos em 2011.
Quantidade de atos cujo prazo do art. 7 da IN
55 foi atendido (60 dias).
11 0
Fonte: Documentos disponibilizados pela UJ
A equipe de auditoria no fez anlise do cumprimento do disposto no 1 do art. 11 da IN TCU n
55/2007 em razo da no aplicabilidade de tal dispositivo unidade jurisdicionada cuja gesto est sob
exame.
Consideramos consistentes as informaes referentes gesto de Recursos Humanos apresentadas pela
Unidade no Relatrio de Gesto de 2011.
2.5 Avaliao do Funcionamento do Sistema de Controle Interno da UJ
De acordo com as informaes apresentadas pela Unidade, verificamos que a mesma envida esforos no
aprimoramento do sistema de controles internos, tendo alcanado resultados positivos principalmente
nos aspectos de informao e comunicao.
O gestor apresentou seu diagnstico sobre os aspectos de controles internos da Unidade no Relatrio de
5 de 17
Gesto do exerccio de 2011, conforme registrado no quadro 4. O referido quadro tambm apresenta a
avaliao desta equipe de auditoria sobre os mesmos pontos, com base nos documentos verificados
durante o trabalho de campo, associados autoavaliao apresentada pelo gestor.
Quadro 5: Anlise sobre a autoavaliao realizada pela UJ e da equipe de auditoria sobre a avaliao
realizada
Componentes da Estrutura de
Controle Interno
Autoavaliao do Gestor
Avaliao da Equipe de
Auditoria
Ambiente de Controle No adequado No adequado
Avaliao de Risco No adequado No adequado
Procedimentos de Controle No adequado No adequado
Informao e Comunicao Adequado Adequado
Monitoramento No adequado No adequado
Fonte: Relatrio de Gesto e Ofcio n. 016/2012/COAD
A avaliao do sistema de controle interno feita pela equipe de auditoria vai ao encontro da
autoavaliao apresentada pelo gestor, de forma a destacar os aspectos de informao e comunicao
como adequados.
As informaes e orientaes do Arquivo Nacional so divulgadas atravs da intranet, Boletim Interno e
Memorandos Circulares, enviados s Coordenaes-Gerais que repassam aos seus servidores.
Consideramos a intranet da Instituio bastante informativa. Alm disso, destacamos o Portal do
Arquivo Nacional, que se apresenta como uma importante ferramenta para divulgao de informaes
relevantes, no s ao corpo funcional da Instituio, mas sociedade como um todo, notadamente a
respeito do acervo institucional.
Ademais, consideramos que a UJ divulga adequadamente as atividades realizadas na Instituio ou de
interesse institucional, como exposies, exibies, oficinas, cursos, dentre outras, por meio de cartazes,
banners e publicaes na intranet e extranet.
O novo Regimento Interno do Arquivo Nacional foi recentemente aprovado pelo Ministro de Estado da
Justia, atravs da Portaria 2.433, de 24/10/2011. O Regimento Interno apresenta a estrutura da
Instituio e as competncias das unidades, destacando que as unidades do Arquivo Nacional devem
desenvolver seus projetos e atividades de forma articulada e integrada entre si, cabendo ao Diretor-Geral
definir prioridades, mecanismos e instrumentos para a sua eficaz consecuo.
No identificamos mecanismos que garantam ou incentivem a participao dos servidores na elaborao
de procedimentos e instrues operacionais.
Alm disso, no verificamos a prtica sistemtica de avaliao de riscos envolvendo os negcios
estratgicos da Unidade, tampouco a adoo de medidas para mitig-los. Nesse sentido, foi
disponibilizado documento formal apresentando objetivos e metas do Arquivo Nacional, porm no
foram identificados os pontos crticos para a consecuo dos objetivos.
Consideramos que o aprimoramento da avaliao de risco e dos procedimentos de controle decorrentes
se constitui em importante oportunidade de melhoria para a gesto do Arquivo Nacional.
Apresentamos a seguir anlise desta equipe de auditoria sobre a estrutura dos controles internos
6 de 17
administrativos do Arquivo Nacional nas reas de Pessoal e Licitaes.
Quadro 6: Anlise das reas selecionadas
rea Selecionada Estrutura de controles internos administrativos
Pessoal Adequada
Licitaes Adequada
A Coordenao de Recursos Humanos realiza os controles de forma manual, ou seja, no utiliza sistema
informatizado para realizar e controlar os atos de gesto. Entretanto, a rea de Informtica est
desenvolvendo um sistema prprio, que ainda no est em operao.
Os servidores da Coordenao recebem a resenha semanal de assuntos afetos rea de Recursos
Humanos elaborada pela Secretaria de Gesto Pblica do Ministrio do Planejamento, que inclui
informaes referentes s alteraes na legislao, portarias, jurisprudncia, dentre outros. Alm disso,
os servidores fazem uso constante do site Conlegis para pesquisas atinentes.
Em relao aos procedimentos de controle, a Coordenao realiza o recadastramento de servidores e
pensionistas ao longo do ano, no seu ms de aniversrio, alm de praticar segregao das funes de
cadastro e elaborao da folha de pagamento. A documentao pertinente arquivada em local
apropriado e o processamento da folha bastante automatizado, o que reduz as possibilidades de
pagamentos indevidos.
Com relao rea de licitaes, a UJ possui um setor responsvel que verifica os condicionantes legais
com auxlio da rea jurdica, inclusive para dispensa e inexigibilidade, e acompanha as alteraes nas
legislaes pertinentes. O Arquivo Nacional possui, de forma geral, controles internos adequados e
suficientes para a gesto de suas contrataes, levando em considerao o volume de recursos
oramentrios, em torno de R$12.000.000,00 (doze milhes de reais) executados em 2011, excluindo
pagamento de pessoal com seus encargos.
2.6 Avaliao da Sustentabilidade Ambiental em Aquisies de Bens e Servios
Durante os trabalhos de auditoria, verificamos que a Unidade adota de forma usual, na aquisio de
bens, contratao de servios e obras, quesitos de sustentabilidade ambiental, como: certificados
emitidos pelo INMETRO, ANVISA, CEFLOR (certificado florestal), selo PROCEL, selo verde, entre
outros.
Identificamos que na Unidade ocorre separao dos resduos reciclveis descartados e sua devida
destinao.
Com relao aquisio de bens de Tecnologia da Informao TI, o Arquivo Nacional contempla
preferencialmente as especificaes de bens com configuraes aderentes a equipamentos sustentveis.
Quadro 7: Anlise das compras sustentveis
rea
Quantidade de
processos de
compra
selecionados na
rea
Quantidade de
processos em
dispensados de
aplicar a legislao
de compras
Quantidade de
processos em
conformidade com a
legislao de compras
sustentveis
Quantidade de
processos em
desconformidade com
a legislao de
compras sustentveis
7 de 17
sustentveis
TI 1 0 1 0
Obras 0 0 0 0
Fonte: Memo/016/COAD, de 20/04/2012
2.7 Avaliao da Gesto de Tecnologia da Informao
O Arquivo Nacional no possui um Planejamento Estratgico de TI PETI, mas encontra-se em
andamento a sua implementao. Informamos que foi criado em 2010 um Comit Gestor de Tecnologia
da Informao.
Com relao Poltica de Segurana da Informao PSI, a UJ no possui um documento formal que
contm as diretrizes da Instituio quanto ao tratamento da segurana da informao. Entretanto, h
controle de nveis de acesso aos bancos de dados, monitorao dos ativos e aplicativos de rede,
monitorao do trfego de rede com seus incidentes, controle e filtro de mensagens, backup, dentre
outros. Cabe destacar que o Regimento Interno do Arquivo Nacional, aprovado em 2011, prev que a
Coordenao de Tecnologia da Informao responsvel pela implementao da PSI.
Quanto aos recursos humanos envolvidos em TI, a UJ possui um percentual em torno de 63% de
recursos humanos de TI terceirizados, de um total de 16 pessoas, incluindo servidores e terceirizados.
Esse percentual elevado pode ocasionar uma terceirizao do conhecimento organizacional.
Sobre o desenvolvimento e produo de sistemas, a prpria equipe de informtica do Arquivo Nacional
desenvolve a maioria dos sistemas. Entretanto, quando h necessidade de sistemas complexos, a UJ
celebra contrato de prestao de servio de TI, por meio de licitao, e esse contrato prev clusula
especfica que trata de Acordo de Nveis de Servio ANS.
Cabe destacar que, apesar do percentual elevado de dependncia de recursos humanos terceirizados e a
contratao de terceiros para o desenvolvimento e produo de sistemas complexos, verificamos que
existe internalizao de conhecimento dos produtos e servios de TI terceirizados aos servidores do
Arquivo Nacional.
2.8 Avaliao da Situao das Transferncias Voluntrias
Conforme consta do Relatrio de Gesto, o Arquivo Nacional no mantem nenhum tipo de Convnio,
Contrato de Repasse ou Termo de Parceria com nenhuma instituio pblica ou privada.
O referido Relatrio registra um Acordo de Cooperao Tcnica Internacional - PRODOC
914BRA5000, firmado com a UNESCO, a Agncia Brasileira de Cooperao ABC/MRE, a Casa Civil
da Presidncia da Repblica, tendo por beneficirio o Arquivo Nacional, intitulado: Implementao do
Programa de Modernizao do Arquivo Nacional. O acordo foi celebrado em 2002, no valor global de
R$ 20.760.000,00 (vinte milhes e setecentos e sessenta mil reais), tendo vigncia prevista at
10/10/2012.
O citado acordo foi classificado como Convnio no SIAFI porque na poca no havia a modalidade
Acordo de Cooperao Tcnica Internacional, sendo que, em 2011, foram apresentadas as informaes
8 de 17
para sua correta reclassificao no SIAFI, para anlise do Diretor de Programas do Ministrio da Justia,
por meio do Ofcio n 256/2011/AN-GABIN, de 08/09/2011.
O referido Acordo de Cooperao Tcnica Internacional no foi objeto de anlise por esta auditoria.
2.9 Avaliao da Regularidade dos Processos Licitatrios da UJ
No exerccio de 2011, o Arquivo Nacional apresentou a seguinte distribuio de recursos executados por
modalidade de licitao:
Quadro 8: Despesas por modalidade de licitao no exerccio de 2011
Tipo de
Aquisio de
bens/servios
Quantidade de
aquisies no
exerccio
Volume de recursos no
exerccio (R$)
% Valor
sobre o
total
Volume de
recursos
analisados *
(R$)
% Valor dos
recursos
analisados
Dispensa 79 3.413.721,06 27,43 1.008.184,26 48,35
Inexigibilidade 5 356.636,42 2,87 100.856,17 4,84
Prego 31 8.672.601,39 69,7 976.004,11 46,81
Total 115 12.442.958,87 2.085.044,54
Fonte: SIAFI e Comprasnet
*Consideramos o valor total homologado no exerccio de 2011
Foi avaliado um processo licitatrio na modalidade prego, conforme informaes no quadro abaixo:
Quadro 9: Anlise do processo licitatrio na modalidade prego
Nmero da
Licitao
Contratada
Valor da
Licitao (R$)
Oportunidade e
Convenincia
Modalidade da
Licitao
Prego
Eletrnico n.
19/2011
Suprema Segurana
Patrimonial Ltda CNPJ
71.755.201/0001-47
976.004,11 Adequada Devida
Fonte: Comprasnet
Relacionamos a seguir os processos de aquisio por dispensa de licitao analisados:
Quadro 10: Anlise dos processos de aquisio por dispensa de licitao
Nmero da
Licitao
Contratada
Valor da Licitao
(R$)
Fundamentos da
Dispensa
Dispensa n.
15/2011
Transegur Vigilncia e Segurana
Ltda CNPJ n.
31.376.361/0001-60
631.065,06 Adequada
Dispensa n.
77/2011
Soberana Segurana e Vigilncia
Ltda CNPJ n.
01.066.493/0001-25
377.119,20 Adequada
Fonte: Comprasnet
Por fim, relacionamos o processo de aquisio por inexigibilidade de licitao analisado:
9 de 17
Quadro 11: Anlise dos processos de aquisio por inexigibilidade de licitao
Nmero da Licitao Contratada
Valor da
Licitao (R$)
Fundamentos da
Inexigibilidade
Inexigibilidade processo
n.
00320.000431/2010-33
Empresa Brasileira de
Correios e Telgrafos CNPJ
n. 34.028.316/0002-94
100.856,17 Adequada
Fonte: Comprasnet
Em decorrncia da ausncia de critrios estatsticos quando da seleo da amostra, o resultado do exame
limita-se ao escopo dos processos licitatrios analisados.
2.10 Avaliao da Gesto do Uso do CPGF
As anlises empreendidas para avaliao da gesto do uso dos cartes de pagamento do Governo
Federal tiveram como base as informaes registradas no Portal da Transparncia.
De acordo com as informaes constantes do Portal da Transparncia, verificamos que o Arquivo
Nacional realizou despesas no montante total de R$ 30.257,83 (trinta mil, duzentos e cinquenta e sete
reais e oitenta e trs centavos), por meio de seis portadores de Carto Corporativo do Governo Federal
no exerccio de 2011. Selecionamos uma amostra no probabilstica para anlise, considerando os
critrios de materialidade e criticidade, no valor correspondente a aproximadamente 41% do total de
gastos realizados pela UJ com carto de pagamento no exerccio de 2011.
Consideramos que a utilizao dos cartes de pagamento encontra-se em conformidade com as
disposies dos Decretos n. 5.355/2005 e 6.370/2008 e que a estrutura de controles internos
administrativos adequada para garantir o regular uso dos cartes de pagamento no Arquivo Nacional.
2.11 Avaliao da Gesto de Passivos sem Previso Oramentria
No exerccio de 2011, no ocorreram registros de passivos por insuficincia de crditos ou recursos sem
a devida cobertura de crditos ou recursos.
2.12 Avaliao da Conformidade da Manuteno de Restos a Pagar
Foi selecionada uma amostra por julgamento, atendendo ao critrio de materialidade, no montante que
segue:
Quadro 12: Restos a Pagar no processados inscritos em 2011
Restos a Pagar No
Processados Inscritos em 2011
(A) (R$)
Restos a Pagar No
Processados Analisados
(B) (R$)
Percentual
Analisado (B)/(A)
% de RP com
Inconsistncia
3.100.242,99 406.107,60 13,09% 0,00%
Fonte: SIAFI
10 de 17
Como resultado dos exames realizados na referida amostra, com objetivo de confirmar a aderncia aos
normativos para inscrio em Restos a Pagar No Processados, verificamos a sua regular inscrio.
Quanto manuteno de Restos a Pagar No Processados referente aos exerccios de 2007 a 2009,
verificamos que no h inscrio.
2.13 Avaliao da Entrega e do Tratamento das Declaraes de Bens e Rendas
Verificamos que o Diretor Geral, o Coordenador Regional e quatro Coordenadores Gerais, todos
ocupantes de cargos comissionados de Direo e Assessoramento Superior do Arquivo Nacional, de um
total de 26 cargos comissionados, cumpriram com as obrigaes estabelecidas na Lei n. 8.730/1993 em
relao entrega das declaraes de bens e rendas, conforme demonstrado no quadro abaixo.
Quadro 13: Declarao de bens e rendas
Amostra de Servidores com
obrigatoriedade de apresentar a
Declarao de Bens e Rendas
Total de Declaraes
efetivamente apresentadas
% de Declaraes
apresentadas
6 6 100%
Fonte: Documentos disponibilizados pela UJ
Alm disso, a Coordenao de Recursos Humanos mantm controle sobre essa documentao.
2.14 Avaliao da Gesto de Bens Imveis de Uso Especial
Com relao gesto do patrimnio imobilirio de responsabilidade do Arquivo Nacional, identificamos
que existem dois bens imveis de Uso Especial de Propriedade da Unio localizados um na Cidade do
Rio de Janeiro e outro em Braslia.
Quadro 14 Distribuio de Bens Imveis
Localizao
Quatidade Total de Imveis de Uso Especial sob a
Responsabilidade da UJ
2010 2011
Brasil 2 2
Exterior 0 0
Fonte: Relatrio de Gesto 2011
O Arquivo Nacional realiza de forma permanente despesa com manuteno das instalaes prediais e
encontra-se em bom estado de conservao o bem localizado na Cidade do Rio de Janeiro.
Com relao insero e atualizao das informaes no Sistema de Gerenciamento dos Imveis de Uso
Especial da Unio SPIUnet, verificamos, inicialmente, que a ltima avaliao do Bem de Uso Especial
de Propriedade da Unio localizado na Cidade do Rio de Janeiro foi realizada em 13/12/2000 e na
Cidade de Braslia, em 26/03/2012. Aps a devida orientao do rgo de Controle Interno, a UJ est
providenciando a regularizao no SPIUnet do imvel localizado na Cidade do Rio de Janeiro.
Adicionalmente, o Coordenador-Geral de Administrao, informou que no atual exerccio ser realizado
estudo para atualizao do valor do imvel do Rio de Janeiro no Sistema SPIUnet.
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2.15 Avaliao da Gesto Sobre as Renncias Tributrias
O Relatrio de Gesto da UJ referente ao exerccio de 2011 no informa a ocorrncia de renncias
tributrias praticadas pelo Arquivo Nacional no exerccio.
2.16 Avaliao do Cumprimento das Determinaes/Recomendaes do TCU
No foram expedidas determinaes ou recomendaes pelo Tribunal de Contas da Unio para a
Unidade Jurisdicionada no perodo sob exame.
2.17 Avaliao do Cumprimento das Recomendaes da CGU
Considerando que o Arquivo Nacional presta servios diretamente ao cidado, est obrigado a elaborar e
divulgar a Carta de Servios ao Cidado, no mbito de sua esfera de competncia, conforme
determina o art. 11 do Decreto n. 6.932/2009.
No entanto, foi informado que uma verso preliminar da Carta j havia sido elaborada, porm teve que
passar por ajustes para se adequar Lei n. 12.527/2011 e ao Decreto n. 7.724/2012, e se estima que o
documento seja apresentado Gerncia Executiva do GesPblica, em Braslia, para apreciao,
validao e registros, ainda no ms de maio de 2012.
Alm disso, verificamos as providncias adotadas pelo Arquivo Nacional para cumprir as
recomendaes referentes aos fatos 1 e 2, constantes do Relatrio de Auditoria de Demanda Externa n.
10/2010, elaborado pela Secretaria de Controle Interno da Casa Civil da Presidncia da Repblica
(CISET/CC/PR) e encaminhado ao Diretor-Geral do Arquivo Nacional em 26/01/2011, por meio do
Memorando n. 16/2011/COAUD-CISET-CC-PR. Consideramos que as recomendaes foram
atendidas.
2.18 Ocorrncia(s) com dano ou prejuzo:
Entre as anlises realizadas pela equipe, no foi constatada ocorrncia de dano ao errio.
3. Concluso
Eventuais questes formais que no tenham causado prejuzo ao errio, quando identificadas, foram
devidamente tratadas por Nota de Auditoria e as providncias corretivas a serem adotadas, quando for o
caso, sero includas no Plano de Providncias Permanente ajustado com a UJ e monitorado pelo
Controle Interno. Tendo sido abordados os pontos requeridos pela legislao aplicvel, submetemos o
presente Relatrio considerao superior, de modo a possibilitar a emisso do competente Certificado
de Auditoria.
Rio de Janeiro/RJ, 1 de junho de 2012.
Nome: ADRIANA DE OLIVEIRA RESENDE
Assinatura:
Nome: MAURICIO MARTINS CALLADO
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Ao Governamental

Despesas Executadas em 2011
pela UJ *
% das Despesas Executadas em
relao ao Total do Programa
82 R$ 634.410,00 5,01%
Assinatura:
Relatrio supervisionado e aprovado por:
_____________________________________________________________
Chefe da Controladoria Regional da Unio no Estado do Rio De Janeiro
Achados da Auditoria - n 201203765
1. Democratizao do Acesso Informao Arquivstica Governamental
1.1. Subrea - Sistema de Atendimento ao Usurio do Arquivo Nacional
1.1.1. Assunto - Programao dos Objetivos e Metas
1.1.1.1. Informao
Informao bsica da Ao 4282 Sistema de Atendimento ao Usurio do Arquivo Nacional
Trata-se da Ao 4282 Sistema de Atendimento ao Usurio do Arquivo Nacional, cuja finalidade
atender, informar, orientar e dar acesso aos usurios locais e correspondentes quanto realizao de
consultas e pesquisas ao acervo do Arquivo Nacional.
A Ao objetiva atender s demandas do cidado em geral e dos rgos e entidades dos poderes pblicos
e instituies privadas, alm da comunidade acadmica, mediante a disponibilizao do acervo e do
fornecimento de informaes e documentos, tanto por atendimento presencial como distncia, por
correspondncia, via Internet e portal institucional.
A referida Ao est inserida no Programa 1030 Democratizao do Acesso Informao Arquivstica
Governamental, que gerenciado pelo Arquivo Nacional.
O montante de recursos executados pelo Arquivo Nacional nesta Ao, no exerccio de 2011, est
discriminado no quadro abaixo:
Quadro I Execuo da Ao de Governo 4282



Fonte:
SIAFI empenhos liquidados 2011
*Consideramos o somatrio das despesas executadas por meio das UGs 200014 e 200247.
1.1.2. Assunto - Avaliao dos Resultados
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1.1.2.1. Informao
Avaliao dos Indicadores utilizados
O Relatrio de Gesto do Arquivo Nacional referente ao exerccio de 2011 apresenta quatro indicadores
de gesto afetos ao Programa 1030 - Democratizao do Acesso Informao Arquivstica
Governamental, que gerenciado pela UJ. Selecionamos para anlise dois deles, quais sejam, acervo
preservado e usurio atendido, diretamente ligados s Aes 2810 e 4282, respectivamente.
O referido Relatrio apresenta as metas fsicas previstas e realizadas das aes correspondentes, bem
como o percentual atingido, porm, no apresenta informaes referentes descrio e clculo dos
indicadores, tampouco sobre a utilidade e mensurabilidade dos mesmos.
Por meio da Solicitao de Auditoria n. 201203765/003, de 20/04/2012, solicitamos as seguintes
informaes a respeito dos indicadores selecionados:
- se esto sendo utilizados pelos gestores para a tomada de decises gerenciais;
- se representam adequadamente a amplitude e diversidade de caractersticas do fenmeno
monitorado;
- se refletem a expresso dos produtos essenciais da rea de negcio correspondente; e
- quem a pessoa responsvel pela sua aferio, como e quando realiza e registra o clculo.
As informaes solicitadas foram apresentadas por meio do Memorando n. 017/COAD, de 26/04/2012,
que compilou as informaes contidas no Memorando n. 48/COPRA/AN, de 24/04/2012, e no
Memorando n. 57/AN/COAGE, de 26/04/2012.
Com relao ao Indicador Acervo Preservado, a Coordenadora-Geral de Processamento e
Preservao do Acervo apresentou as seguintes consideraes constantes do Memorando n.
48/COPRA/AN:
O indicador institucional da ao de Preservao do Acervo Nacional acervo preservado no
representa adequadamente a amplitude e a diversidade de caractersticas do fenmeno monitorado:
aes de preservao desenvolvidas sobre o acervo nacional.
Considerando-se a expresso acervo preservado ipsis litteris, no haveria alterao dos valores
auferidos, sendo preservado sempre o mesmo acervo nacional conjunto de documentos do Poder
Pblico, produzidos e acumulados durante o desempenho das funes institucionais, assim como
documentos privados de comprovado interesse pblico.
A preservao do acervo nacional envolve atividades de controle e monitoramento fsico e lgico deste
acervo, compreendendo, do ponto de vista lgico, o controle das informaes contidas nos documentos
com vistas ao acesso pblico, assim como sua conservao e reformatao com vistas preservao a
longo prazo dos suportes de informao e, do ponto de vista fsico, a gesto do armazenamento no
que diz respeito ao controle ambiental dos depsitos, assim como ao estabelecimento de condies ideais
de guarda de acervo, em caixas de preservao e estanteria adequada.
A fim de aproximar o indicador existente da realidade da preservao do acervo, foram mapeadas as
aes e atividades desenvolvidas pelas equipes de processamento tcnico e preservao do Arquivo
Nacional e desenvolvida planilha de relatrio de resultados obtidos, construda com base neste
mapeamento. Mensalmente, a coordenao-geral solicita a cada coordenao envolvida na preservao
e processamento do acervo, o relato das atividades desenvolvidas. Fica a cargo da coordenao-geral a
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compilao dos relatrios e a aplicao, sobre os valores obtidos, de frmula de clculo que considera
como acervo preservado as aes de processamento tcnico e de preservao aplicadas sobre
documentos do acervo, e descarta informaes sobre o controle ambiental e da informao (em anexo,
Quadro de Controle Fsico da Ao PPA 2011). Com isso, torna-se possvel o monitoramento do
trabalho desenvolvido e a utilizao dos valores auferidos para a tomada de decises gerenciais.
O planejamento do trabalho, com vistas racionalizao e otimizao dos recursos humanos e
oramentrios necessrios, realizado pela construo de plano de ao anual organizado de acordo
com estratgias de ao por fundo documental trabalhado. Do plano de ao constam, por fundo, as
atividades de processamento e preservao concernentes a cada coordenao, sendo estabelecidos os
limites temporais para consecuo de cada etapa do trabalho previsto, assim como realizadas reunies
peridicas de monitoramento e avaliao dos resultados obtidos (em anexo, Plano de ao consolidado
COPRA 2011).
Apesar do atual indicador refletir a expresso do produto essencial da ao, no o reflete integralmente.
Considerando-se os dois aspectos envolvidos na preservao do acervo o controle fsico e o controle
lgico seria necessrio o desdobramento do atual indicador em dois: aes de processamento e
preservao do acervo e equipamentos de preservao instalados.
No que se refere ao Indicador Usurio Atendido, a Coordenadora-Geral de Acesso e Difuso
Documental apresentou as seguintes consideraes constantes do Memorando n. 57/AN/COAGE, de
26/04/2012 :
A misso institucional do Arquivo Nacional de disponibilizar informao sociedade para
comprovao de direitos e/ou para produo de conhecimento acadmico e cultural tem como um dos
parmetros a aferio do quantitativo de atendimento ao cidado pelos setores especficos de sua
estrutura organizacional e sites institucionais, bem como da sua qualidade. Sendo assim, o indicador
usurio atendido que expressa exatamente o escopo da Ao Sistema de Atendimento ao Usurio do
Arquivo Nacional e do programa de Democratizao do Acesso Informao Arquivstica
Governamental, oferece dados essenciais gesto desses setores, viabilizando tomadas de deciso.
Tanto o quantitativo de usurios, quanto as avaliaes por eles feitas a respeito da qualidade do
atendimento recebido no Arquivo Nacional, so consolidados em relatrios produzidos pela
Coordenao de Consultas ao Acervo (COCAC), pela Coordenao de Atendimento Distncia
(COADI) e pela Coordenao Regional no Distrito Federal (COREG) e representam adequadamente o
indicador. O que ora est sendo ponto de amadurecimento por parte da Coordenao da Ao se
alguns acessos atualmente mensurados deveriam ser considerados como indicadores, em razo da
diferena de nveis de acesso aos sites institucionais. O acesso on line de documentos digitalizados, de
bases de dados e de instrumentos de pesquisa se configuram, sem dvida alguma, em ferramentas
efetivas de acesso informao. Por outro lado, deve ser analisado se as pginas dos stios institucionais
que disponibilizam contedos variados estariam diretamente relacionadas ao atendimento e, por isto,
representar adequadamente o atendimento.
O indicador reflete diretamente a atividade-fim da Instituio e do programa 1030 Democratizao
do Acesso Informao Arquivstica Governamental.
A aferio dos indicadores realizada mensalmente, aps o recebimento dos relatrios produzidos pela
Coordenao de Consultas ao Acervo (COAC), Coordenao de Atendimento Distncia (COADI),
Coordenao Regional no Distrito Federal (COREG) e pela pesquisa mensal ao contador eletrnico Web
Statistics 6.4. Todos esses nmeros so consolidados pelo servidor (...), Coordenador Executivo da Ao,
e registrados no SIGPLAN Sistema de Informaes Gerenciais e de Planejamento. Cabe ressaltar que
mantido demonstrativo, com srie histrica especfica para cada tipo de atendimento (presencial,
distncia e acesso aos diversos sites) para avaliao mensal dos dados auferidos, observao de
oscilaes significativas no nmero de atendimentos, de acordo com fatores externos e soluo de
eventuais dificuldades indicadas nos formulrios de avaliao da qualidade do atendimento. Estas
anlises tambm consubstanciam tipos de projetos a serem desenvolvidos e implementados pela
Coordenao-Geral de Acesso e Difuso Documental COACE, com vistas a incrementar o acesso ao
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acervo do Arquivo Nacional. Os relatrios mensais das Coordenaes responsveis pelo atendimento,
bem como os formulrios de ndice de satisfao do usurio e bancos de dados de atendimento esto
sempre disponveis para verificaes necessrias.
De acordo com as informaes apresentadas nos documentos referidos e nas entrevistas realizadas,
consideramos o Indicador Usurio Atendido adequado para os fins propostos. J o Indicador Acervo
Preservado apresenta restries quanto capacidade de representar adequadamente a situao que a
UJ pretende medir, bem como quanto facilidade de obteno dos dados e compreenso pelo pblico
em geral, devendo ser revisto pela UJ. A Instituio reconhece as limitaes do indicador e j tomou
providncias para revis-lo, conforme e-mail do Diretor-Geral do Arquivo Nacional de 29/08/2011.
1.1.3. Assunto - Anlise da execuo
1.1.3.1. Informao
Verificao do atendimento s recomendaes do rgo de controle
O Relatrio de Auditoria de Demanda Externa n. 10/2010, elaborado pela Secretaria de Controle
Interno da Casa Civil da Presidncia da Repblica (CISET/CC/PR), apurou denncias a respeito de
servidor lotado no Gabinete da Direo-Geral do Arquivo Nacional que no comparece ao local de
trabalho (fato 1) e servidores lotados no Gabinete da Direo-Geral do Arquivo Nacional paralelamente
funo de professores em universidades particulares, em horrio de expediente (fato 2), tendo
concludo que a denncia mostrava-se procedente quanto ao fato 1 e parcialmente procedente quanto ao
fato 2.
Com relao ao fato 1, o Relatrio registra a concluso de exerccio irregular de atividades por parte do
servidor de Mat. 0747803. Sobre as providncias adotadas pelo Arquivo Nacional, em resposta
Solicitao de Auditoria n. 201203765/002, de 19/04/2012, o Memorando n. 016/COAD, de
20/04/2012, informou que o procedimento utilizado entre os rgos pertencentes Casa Civil da
Presidncia da Repblica a movimentao do servidor. Por isso, primeiramente, em 14/01/2008, o
documento que formalizou a movimentao do servidor do Arquivo Nacional para a Secretaria de
Estado do Rio de Janeiro (SEPPIR) foi um e-mail e, aps, um ofcio datado de 25/11/2010 apresentou
interesse em manter o servidor na SEPPIR. No obstante, em 01/11/2011, foi publicada a cesso do
servidor em DOU, em atendimento solicitao do ex-Ministro da SEPPIR e atual presidente da
Fundao Cultural Palmares.
Por meio do referido documento, o gestor acrescentou que no poderia proceder Comisso de
Sindicncia para apurao de uma denncia annima e completamente infundada.
Consideramos que a referida portaria de cesso regularizou a situao do servidor. A cesso foi
formalizada com nus atribudo adequadamente ao rgo cedente e foi registrada no SIAPE.
Com relao ao fato 2, o referido Relatrio conclui pela acumulao ilegal de cargos por parte dos
servidores de Mat. 1617125 e 7571879. Solicitamos a UJ informar as providncias atinentes adotadas,
por meio da Solicitao de Auditoria n. 201203765/002, de 19/04/2012. Em resposta, o gestor
encaminhou o Memorando n. 016/COAD, de 20/04/2012, com os esclarecimentos apresentados pelos
servidores, informando que os mesmos no foram recebidos pelos auditores poca da apurao dos
fatos constantes do RDE n. 10/2010. O gestor esclareceu que no instaurou as comisses de Sindicncia
porque entende que os servidores no cometeram nenhuma infrao funcional.
Verificamos os esclarecimentos apresentados pelo Servidor de Mat. 1617125, no sentido de que sua
carga horria na Secretaria de Estado de Educao do Rio de Janeiro era de 16 horas, e no 40 horas,
como consta do RDE. Alm disso, alega e comprova que a acumulao do cargo de tcnico com o de
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professor era lcita e de conhecimento das duas administraes, federal e estadual. Considerando as
informaes apresentadas, entendemos que no houve acumulao ilcita de cargos pblicos.
Com relao adoo de procedimentos eficazes de controle de frequncia, sugerida no item 36 do
RDE, o gestor informou o que segue:
Atualmente, apesar do controle manual, no h o que implementar em relao ao controle de ponto.
Atualmente efetuado direta e diariamente pela Chefia Imediata, e conforme poder ser comprovado
junto ao RH, os casos de faltas e atrasos so descontados dos proventos dos servidores. O ideal, e que
um desejo de todos os Coordenadores, seria a implantao do ponto eletrnico com acesso por
impresso digital, para todos os rgos do Governo Federal. Infelizmente o custo da aquisio dos
equipamentos muito maior que o previsto, pelo menos nos ltimos cinco anos, para a aquisio de
material permanente para nossa Instituio.
A Servidora de Mat. 7571879 apresentou esclarecimentos no sentido de que assumiu contrato de
trabalho de 40 horas na PUC a partir de out/2008 e que h compatibilidade de horrio, uma vez que o
contrato com a PUC prev a jornada de trabalho em horrios diurnos, noturnos ou mistos, aos sbados,
domingos e feriados. Verificamos o contrato de trabalho e a procedncia da informao.
A servidora informou que durante o perodo de maro a junho de 2010 ministrou disciplina em horrio
conflitante com o horrio registrado em seu ponto no Arquivo Nacional e que isto se deveu a sua prpria
falha burocrtica, que no registrou o horrio de compensao que praticou no perodo, de 4 horas por
semana. A partir de 2011, no houve mais conflito de horrios com o Arquivo Nacional.
Por meio da SA n. 201203765/004, de 30/04/2012, solicitamos ao gestor disponibilizar documentao
comprobatria da compensao de horrio ou indicar a chefia imediata da servidora poca e a
declarao da mesma a respeito da compensao de horrios alegada. Em resposta, por meio do
Memorando n. 019/COAD, de 02/05/2012, foi apresentada declarao do Diretor Geral do Arquivo
Nacional, chefe imediato da servidora, no sentido de que a servidora efetivamente compensou as 4 horas
por semana, no perodo de maro a junho de 2010.
Considerando as informaes e documentos apresentados, entendemos que no houve acumulao ilcita
de cargos pblicos e nem prejuzo jornada de trabalho realizada no Arquivo Nacional.
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