UNISINOS

Curso
MS Project 2000
Guia do Aluno
So Leopoldo, novembro de 2007
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Apostila Verso 1.0a
Autor: Lus Felipe Schilling
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SUMRIO
INTRODUO..............................................................................................................05
1. FUNDAMENTOS DA GERNCIA DE PROJETOS.................................................06
1.1. O Que Projeto? .............................................................................................06
1.2. O Que Gerenciamento de Projetos? ...........................................................07
1.3. Os Fatores Gerenciveis no MS Project 2000...............................................08
1.4. As reas de Conhecimento em Gesto de Projetos na Viso PMI..............09
1.5. O Planejamento em Projetos ..........................................................................10
1.5.1. Etapas Essenciais no Planejamento de Projetos................................11
2. O MS PROJECT 2000 .............................................................................................12
2.1. Viso Geral .......................................................................................................12
2.1.1. Barra de Menus ......................................................................................13
2.1.2. Barra de Ferramentas Padro...............................................................14
2.1.3. Barra de Formatao .............................................................................15
2.1.4. Barra de Modos......................................................................................16
2.2. Principais Vises .............................................................................................17
2.2.1. O Grfico de Gantt .................................................................................18
2.2.2. A Planilha de Recursos .........................................................................20
2.2.3. O Grfico de Recursos ..........................................................................21
2.2.4. A Planilha de Uso do Recurso ..............................................................22
2.2.5. A Planilha de Uso da Tarefa..................................................................23
2.2.6. O Diagrama de Rede ..............................................................................24
3. CRIAO E EDIO DE PROJETOS....................................................................25
3.1. Viso Geral .......................................................................................................25
3.2. Tutorial..............................................................................................................25
3.2.1. Abrindo um Novo Arquivo no MS Project 2000...................................27
3.2.2. Criando um Modelo de Arquivo no MS Project 2000 ..........................28
3.2.3. Formatando o Modelo de Trabalho.......................................................30
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3.2.4. Trabalhando com um Novo Arquivo.....................................................33
3.2.5. Definindo o Escopo Bsico do Projeto ................................................34
3.2.6. Definindo a Data de Incio do Projeto...................................................35
3.2.7. Definindo a Estrutura e Vnculos do Projeto .......................................36
3.2.8. Definindo a Durao da Tarefa .............................................................41
3.2.9. Definindo o Tipo de Tarefa....................................................................42
3.2.10. Definindo os Recursos do Projeto44..................................................44
3.2.11. Alocando os Recursos.........................................................................46
3.2.12. Superalocao de Recursos ...............................................................48
4. A Linha de Base .....................................................................................................49
4.1. O que Linha de Base? ..................................................................................49
4.2. Por que devo Criar uma Linha de Base?.......................................................49
4.3. Quando devo Criar uma Linha de Base?.......................................................49
4.4. O que o Microsoft Project faz com os Dados da Linha de Base? ...............51
4.5. Como Criar uma Linha de Base?....................................................................51
5. Acompanhando Projetos.......................................................................................52
6. Exerccio .................................................................................................................54
7. Bibliografia .............................................................................................................55
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INTRODUO

O Microsoft Project 2000 um poderoso instrumental como um
programa de gerenciamento de projetos que voc pode usar para planejar,
gerenciar e trabalhar como uma valiosa fonte de informaes para seu projeto.
Esta apostila foi planejada para ser usada como apoio ao Curso de
Gerncia de Projetos dos cursos de da rea de Cincias Sociais da UNISINOS e
dirigida aqueles que esto utilizando o MS Project 2000 pela primeira vez.
O formato desta apostila contemplada como um tutorial onde voc
poder seguir passo a passo como criar, editar e controlar um projeto.
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1. FUNDAMENTOS DE GERNCIA DE PROJETOS

O aprendizado no MS Project 2000 envolve muito mais do que o simples
entendimento de como funciona este software. Diferente de outros softwares, o
MS Project est intimamente interligado com a disciplina ou a prtica da qual este
vem auxiliar, o gerenciamento de projetos. Portanto, no basta apenas entender
como o funcionamento desse software, faz-se necessrio ali-lo ao
conhecimento da gesto de projetos.
No ser abordado por este manual, entretanto, todas as possibilidades, as
tcnicas e as abordagens em torno da prtica de gerenciamento de projetos.
Sero apresentadas alguns fundamentos que se tornam imprescindveis para uma
melhor utilizao do MS Project 2000.
Aconselha-se que o aluno procure entender e aprender em maior
profundidade a disciplina de gerenciamento de projetos.
A seguir sero expostas algumas definies e informaes sobre a gesto
de projetos que sero teis ao curso de MS Project 2000.
1.1. O que um Projeto?
Segundo Ricardo Vianna Vargas
1
, projeto pode ser definido como:
Ou seja, todo projeto possui, por definio, algumas caractersticas bsicas
relacionadas com a clara definio de parmetros que permitam a efetiva
administrao.


11
Vargas, Ricardo Vianna Gerenciamento de Projetos Estabelecendo Diferenciais Competitivos
Rio de Janeiro, Brasport, 2000.
UM EMPREENDIMENTO NO REPETITIVO, CARACTERIZADO POR UMA
SEQUNCIA CLARA E LGICA DE EVENTOS, COM INCIO, MEIO E FIM, QUE SE
DESTINA A ATINGIR UM OBJETIVO CLARO E DEFINIDO, SENDO CONDUZIDO
POR PESSOAS DENTRO DE PARMETROS PR-DEFINIDOS DE TEMPO,
CUSTO, RECURSOS ENVOLVIDOS E QUALIDADE.
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Podemos resumir estas caractersticas como abaixo relacionadas, ento,
geralmente, um projeto:

Possui um processo prvio de planejamento;

Deve possuir parmetros definidos e planejados de controle e
avaliao;

No repetitivo, ou seja, inovador e indito;

Possui um incio e um fim determinados;

Objetiva gerar um produto com especificaes conhecidas e que seja
claro e definido;

realizado por pessoas;

Tem um componente de custo limitado e definido.
Assim sendo, o foco de um projeto obter uma meta identificada.
responsabilidade do gerente do projeto conduzi-lo na direo da meta, com base
nos parmetros estabelecidos, como por exemplo, o tempo, o custo e os recursos;
enquanto se mantm um padro de qualidade especificado.
1.2. O que Gerenciamento de Projetos?
Segundo Margareth Carneiro
2
o Gerenciamento de projetos a aplicao
de CONHECIMENTO, HABILIDADES, FERRAMENTAS E TCNICAS nas
atividades de projetos de forma a atender ou superar as expectativas dos
stakeholders (interessados, atores, participantes) e que envolve o balanceamento
de :

Escopo, tempo, custo e qualidade;

Necessidades (requisitos definidos) e expectativas (subjetivos ou no
definidos);

Diferentes expectativas e necessidades de todos aqueles que
participam do projeto direta ou indiretamente.
Isso indica que para o gerenciamento de projetos no necessrio apenas
a vontade ou a necessidade da realizao dessa tarefa. preciso reconhecer que
o gerente de projetos precisa de conhecimentos especficos da rea para melhor
desempenhar as suas funes.
Existe uma tendncia das empresas em administrar as operaes com a
abordagem de projeto. Essa abordagem, de forma simplificada, prev a aplicao
das tcnicas, habilidades, ferramentas e conhecimento na conduo de operaes


2
Carneiro, Margareth Fabola dos Santos; Apostila de Gerenciamento de Projetos, ENAP, 2000.
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da empresa. O termo usado para essa tendncia ou filosofia o gerenciamento
por projetos, que visa alinhar os grandes objetivos estratgicos da empresa com
inmeros projetos, coordenados e gerenciados, de forma a garantir a sua
execuo no menor tempo, na melhor qualidade e no melhor custo.

1.3. Os Fatores Gerenciveis no MS Project 2000
Os fatores gerenciveis
3
em um projeto para o MS Project 2000 so:
Estes fatores so interdependentes e sujeitos a alteraes no decorrer do
processo, sem que isso signifique a ruptura do planejamento com a execuo. A
gerncia dessas variveis feita sob o ponto de vista de um modelo matemtico,
onde se admite que a modificao do valor de uma delas ter um impacto
previsvel em todas as demais. Isto significa que muitas vezes a reduo, por
exemplo, da varivel tempo acarretar em um incremento na varivel recursos ou
implicar na alterao de alguma especificao do produto.
Alm disso, qualquer que seja a mudana que ocorra em uma das
variveis, o gerente deve ter um modelo que permita uma rpida tomada de
deciso que corrija a mudana de curso, garantindo a continuidade do processo.
Tambm importante lembrar que toda e qualquer modificao no
contedo das variveis acima deve ser negociada, em geral, com o cliente e os
fornecedores internos e externos ao projeto.


3
Cardoso, Marco Antonio Siqueira, Convergente, 1998.
Escopo do Projeto Recursos
Tempo
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1.4. As reas de Conhecimento em Gesto de Projetos na Viso do PMI
O PMI - Project Management Institute - identifica 09 (nove) reas de
conhecimento em gerenciamento de projetos. Apesar desta abordagem
apresent-las de forma separada, por razes didticas, devemos estud-las com a
percepo de todas elas esto intimamente e inexoravelmente interligadas. O
gerenciamento de um projeto sem a aplicao do conhecimento de uma ou mais
destas reas poder implicar em uma deficincia do prprio projeto que,
invariavelmente, s constatada tardiamente, no antes sem se ter despendido
muito esforo, custo e tempo para encontrar as razes desta deficincia.
Como explica Margareth Carneiro
4
, durante algum tempo o principal
enfoque do gerenciamento de projetos era a gerncia do tempo: fazer com que as
coisas acontecessem dentro do prazo esperado. Em algumas empresas, em
especial no governo, o enfoque de gerenciamento de projeto era mais
oramentrio, ou seja, quando acabasse o dinheiro, acabaria o projeto.
Outros elementos foram se juntando ao gerenciamento do projeto, alm do
prazo e custos, o escopo (o que deveria ser feito). Foram identificados como
importante para a gesto de um projeto tratar a questo de qualidade, ou seja,
atender ao especificado e tratado entre as partes.
Outros aspectos foram se agregando ao gerenciamento de projeto, tais
como risco e comunicao. Todo projeto tem risco e o planejamento e tratamento
desses riscos faz parte das atividades de gerenciamento do projeto. Comunicao
tambm fator fundamental em um projeto. Sem a devida comunicao entre os
envolvidos um projeto pode estar fadado ao insucesso. As informaes devem fluir
no tempo, na profundidade e no contedo desejado por cada envolvido, de acordo
com a sua necessidade ou grau de envolvimento.
No devemos esquecer que os projetos so executados por pessoas. Ento
o cuidado com o ser humano, a motivao da equipe, o recrutamento de pessoas
especializadas para cada tipo de tarefa, o treinamento, a formao de time e
outros aspectos so tambm fundamentais ao sucesso do projeto.
Alguns projetos tm que adquirir bens ou produtos e o gerenciamento
dessas aquisies tambm so importantes para a conduo de um projeto.
Percebe-se ento que o gerenciamento de projetos envolve o tratamento de
vrios aspectos importantes. Esses aspectos so chamados na metodologia de
disciplinas. Vimos ento que apoiam a administrao de projetos disciplinas de:

Gerenciamento de Integrao entre os elementos do projeto;

Gerenciamento de Escopo de Projeto;


4
Carneiro, Margareth Fabola dos Santos; Apostila de Gerenciamento de Projetos, ENAP, 2000.
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Gerenciamento de Tempo do projeto;

Gerenciamento do Custo;

Gerenciamento da Qualidade;

Gerenciamento de Recursos Humanos;

Gerenciamento de Comunicao;

Gerenciamento de Risco;

Gerenciamento de Contratos.
Estas disciplinas juntas, aliadas s tcnicas, mtodos e ferramentas de
cada uma, apoiam a conduo do projeto de forma a garantir qualidade,
atendimento aos prazos, custos e requisitos desejados.
Cabe ao gerente de projetos integrar todas essas disciplinas, cuidando de
todos esses aspectos desde o incio do projeto, passando pelo planejamento e
outras fases do projeto, at a sua concluso. A Integrao dos processos tambm
tratada como uma disciplina pelo PMI.

Na perspectiva do MS Project 2000, todas estas disciplinas ou reas de
conhecimento podem e devem ser contempladas na realizao de um projeto. A
metodologia de gerenciamento de projetos a base sobre a qual todos os
trabalhos devero ser efetuados. O software apenas auxiliar o gerente a
estruturar a metodologia a uma forma mais eficaz e integrada de trabalho.
1.5. O Planejamento em Projetos
O planejamento em qualquer atividade de uma organizao sempre
encarado como uma rotina essencial. Entretanto, em grande parte dos projetos
existentes, pouco se planeja, muito se executa e muito, mas muito mesmo, gasta-
se refazendo um trabalho que, com um devido planejamento, poderia ter sido
evitado.
Costumeiramente, acredita-se que no preciso dizer que, com um
enfoque em projetos para uma organizao, extremamente necessrio um
planejamento criterioso de todas as possveis nuances de um projeto.
Normalmente, parte-se do princpio que todos os participantes de um projeto tem,
como princpio, um claro entendimento de que planejar essencial. A realidade
bem distante desta viso.
Em Projetos, Planejar FUNDAMENTAL!!!
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No objetivo deste curso mostrar ao aluno que essa premissa acima deve
ser seguida a ferro e fogo em projetos. Mas o trabalho com o MS Project 2000
essencialmente, em grande parte, Planejar, Planejar e Planejar.
1.5.1. Etapas essenciais do Planejamento no MS Project 2000
Neste curso bsico de MS Project 2000, deveremos seguir uma estrutura
simples, mas eficaz, de planejamento. Na figura abaixo, so apresentadas as
etapas essenciais para que se possa elaborar o escopo do projeto no MS Project
2000. Durante o curso, cada etapa abaixo ser definida no software.
Planejamento
do Escopo
Formatao
Inicial do
Project
Definio das
Atividades
Sequenciamento
das Atividades
Durao das
Atividades
Salvar Linha
de Base
Planejamento
dos Recursos
Montagem
da Equipe
Estimativa
dos Custos
Alocao
dos Recursos
Determinao
do Tipo de
Atividade
Definio do
Cronograma
Planejamento
do Escopo
Formatao
Inicial do
Project
Definio das
Atividades
Sequenciamento
das Atividades
Durao das
Atividades
Salvar Linha
de Base
Planejamento
dos Recursos
Montagem
da Equipe
Estimativa
dos Custos
Alocao
dos Recursos
Determinao
do Tipo de
Atividade
Definio do
Cronograma
Definio do
Cronograma
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2. O MS PROJECT 2000

2.1. Viso Geral:
O MS Project uma ferramenta automatizada de apoio

Gerncia de
Projetos, onde possvel planejar e acompanhar as atividades, recursos e demais
variveis de um projeto.
O MS Project uma ferramenta for Windows e, portanto, utiliza os
padres conhecidos dessa interface com o usurio. Se voc no est familiarizado
com o Windows, a figura abaixo apresenta esta interface.
1
2
6
3
4
6
Caractersticas Windows:
1. MS Project 2000;
2. Barra de menus;
3. Barra de ferramentas;
4. Barra de formatao;
5. Barra de modos.
6.

Barras de rolagem.

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2.1.1. Barra de Menus
A Barra de Menus do MS Project tem as seguintes opes:
1. ARQUIVO: Trata das operaes com arquivos.
2. EDITAR: Cuida da edio.
3. EXIBIR: Fornece as diversas vises do projeto.
4. INSERIR: Trata da insero de dados, colunas etc.
5. FORMATAR: Cuida da formatao de textos, tabelas, fontes, etc.
6. FERRAMENTAS: Disponibiliza ferramentas adicionais de
trabalho.
7. PROJETO: Trata da insero e ordenamento das informaes
relativas s tarefas e ao projeto.
8. JANELA: Trata da visualizao da tela, projetos, etc.
9. AJUDA: Permite tirar dvidas on-line.

BARRA DE MENUS

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2.1.2. Barra de Ferramentas Padro
Destacada na figura abaixo, a Barra de Ferramentas Padro contm uma
srie de botes que servem de atalho para comandos que normalmente seriam
acessados pela Barra de menus.

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2.1.3. Barra de Formatao
Destacada na figura abaixo, a Barra de Formatao, possui botes que so
atalhos para comandos de formatao de tarefas e de textos.

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2.1.4. Barra de Modos
A Barra de modos exibe cones de atalho com os modos de exibio mais
freqentemente usados no MS Project 2000, nos quais voc poder clicar para
mostrar o modo desejado.

Barra de Modos
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2.2. Principais Vises:
Inicialmente, verificamos que o MS Project 2000 possui trs formatos
bsicos para de exibir as informaes. So eles:

Os Grficos - Que representam graficamente as informaes. So
grficos os modos de exibio Grficos de Gantt, Diagrama de
Rede, Grfico de Recursos e Calendrio.

As Planilhas - Que representam informaes em linhas e colunas.
Cada linha contm informaes sobre uma tarefa ou recurso
individual. Cada coluna contm um campo onde voc insere
informaes especficas sobre tarefas ou recursos. (As colunas no
Microsoft Project so, em geral, chamadas de campos.)

Os Formulrios

Que representam informaes em um formato
semelhante a um formulrio em papel. Eles mostram informaes
sobre apenas uma tarefa ou recurso de cada vez.
Entretanto, como o MS Project 2000 possui variadas formas de visualizar as
informaes de um projeto e nem sempre estas so sempre necessrias, em
nosso curso bsico iremos estudar as formas de visualizao que so essenciais
para a elaborao e conduo de projetos.
Desta forma, as principais vises so:

O Grfico de Gantt;

A Planilha de Recursos;

O Grfico de Recursos;

A Planilha de Uso do Recurso;

A Planilha de Uso da Tarefa;

Diagrama de Rede.
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2.2.1. O Grfico de Gantt:
Na elaborao e conduo de projetos o Grfico de Gantt , sem dvida, o
mais utilizado e a mais importante visualizao no MS Project 2000. Ele o
padro de visualizao quando incializamos o software.
O modo de exibio Grfico de Gantt exibe as informaes sobre as tarefas
relativas ao seu projeto tanto como texto quanto como grfico de barras. Todas as
informaes que so inseridas como texto so tambm exibidas no formato de
grfico de barras.

No lado esquerdo desse modo de exibio esto as
colunas nas quais voc pode inserir e modificar os nomes,
duraes, datas de incio e de trmino e outras
informaes sobre as tarefas.
No lado direito desse modo de exibio, voc pode usar as barras de Gantt para exibir
graficamente as duraes das tarefas e as datas de incio e de trmino em uma escala de
tempo. A posio relativa das barras de Gantt mostra a seqncia na qual as tarefas do
seu projeto esto agendadas para ocorrer.

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Use o Grfico de Gantt para:

Criar e editar um projeto inserindo tarefas e duraes de
tarefas;

Estabelecer relaes seqenciais entre suas tarefas;

Atribuir pessoal e outros recursos s tarefas;

Controlar o andamento do seu projeto;

Alterar as informaes exibidas;

Alterar as unidades de tempo que so exibidas;
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2.2.2. A Planilha de Recursos:
O modo de exibio Planilha de Recursos exibe as informaes sobre cada
recurso do Projeto.

Use a Planilha de Recursos para:

Inserir e editar informaes sobre recursos do projeto;

Analisar o nmero de horas de trabalho atribudas a cada recurso;

Analisar os custos dos recursos;

Definir o tipo de recurso (Recursos de Trabalho ou Recursos
Materiais).
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2.2.3. O Grfico de Recursos:
O modo de exibio Grfico de recursos exibe graficamente as informaes
sobre a alocao, o trabalho ou o custo dos recursos ao longo do tempo. Voc
poder analisar as informaes sobre um recurso de cada vez, sobre recursos
selecionados ou sobre um recurso e os recursos selecionados ao mesmo tempo.
Ao exibir esses dois tipos de informaes, voc ver dois grficos (um para o
recurso individual e outro para os recursos selecionados) de modo que possa
compar-los.

Use o Grfico de Recursos para:

Ver quais recursos esto superalocados e a porcentagem de
superalocao.

Verificar quantas horas cada recurso est agendado para trabalhar.

Ver a porcentagem de capacidade em que cada recurso trabalha.

Determinar quanto tempo um recurso tem disponvel para trabalho
adicional.

Analisar os custos dos recursos
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2.2.4. A Planilha de Uso do Recurso:
A Planilha de Uso do Recurso exibe os recursos do projeto com as tarefas
atribudas agrupadas abaixo deles. Ela relaciona cada recurso ao trabalho que
eles tero que desempenhar no projeto.

Use a Planilha de Uso do Recurso para:

Inserir e editar informaes sobre as atribuies de tarefas de um
recurso;

Ver quais recursos esto superalocados e a porcentagem de
superalocao.

Distribuir as atribuies entre os recursos de maneira mais uniforme.

Determinar quanto tempo cada recurso tem disponvel para atribuies
de trabalho adicionais.

Verificar quantas horas cada recurso est agendado para trabalhar em
tarefas especficas.

Analisar os custos do recurso em uma tarefa especfica.

Variar a quantidade de trabalho que uma pessoa gasta em uma tarefa
definindo delimitaes do trabalho.
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2.2.5. A Planilha de Uso da Tarefa:
O modo de exibio Uso da tarefa exibe as tarefas do projeto com os
recursos atribudos agrupados abaixo delas.

Use a Planilha de Uso da Tarefa Para:

Atribuir pessoas e outros recursos s tarefas.

Inserir e editar informaes sobre tarefas e recursos, como, por
exemplo, trabalho, datas de incio e de trmino, custo, alocao de
trabalho e disponibilidade de trabalho.

Distribuir as atribuies de tarefas de maneira mais uniforme entre os
recursos.

Verificar quantas horas cada recurso est agendado para trabalhar em
tarefas especficas.

Variar a quantidade de trabalho que uma pessoa gasta em uma tarefa
definindo delimitaes do trabalho.

Dividir uma tarefa para que a sua segunda parte seja iniciada em uma
data posterior.
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2.2.6. O Diagrama de Rede:
O Diagrama de Rede um modo de visualizao que mostra as
dependncias entre as tarefas do projeto como um grfico de fluxo de rede. As
tarefas so representadas por caixas ou ns e as dependncias de tarefa so
representadas por linhas que conectam as caixas.

Use o Diagrama de Rede Para:

Criar e ajustar a sua agenda;

Vincular tarefas para especificar a seqncia das tarefas e determinar
as datas de incio e trmino;

Mostrar graficamente tarefas concludas, em andamento ou ainda no
iniciadas;

Atribuir pessoas e outros recursos (como um equipamento) a tarefas
especficas.
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3. Criao e Edio de Projetos

3.1. Viso Geral:
Neste curso, seguiremos um tutorial de aprendizado. Este tutorial, por sua
vez, segue as nossas etapas essenciais de planejamento como visto abaixo.
Se seguirmos o tutorial e o esquema acima, seremos capazes de elaborar e
realizar modificaes necessrias em um projeto.
3.2. O Tutorial:
4.2.1. Abra o MS Project 2000 em um novo projeto em Arquivo/Novo;
4.2.2. Crie um modelo de trabalho no software;
4.2.3. Realize uma formatao inicial no seu modelo de trabalho;
4.2.4.Salve-o com outro nome (sugesto: nomedoprojeto@@@#.mpp,
onde @@@ a verso do projeto e # assume valores p

planejamento
ou e execuo);
4.2.5. Defina um escopo bsico do seu projeto, ou seja, os objetivos do
projeto, sua durao mxima prevista e recursos necessrios em
Arquivo/Propriedades/Resumo/Comentrios;
Planejamento
do Escopo
Formatao
Inicial do
Project
Definio das
Atividades
Sequenciamento
das Atividades
Durao das
Atividades
Salvar Linha
de Base
Planejamento
dos Recursos
Montagem
da Equipe
Estimativa
dos Custos
Alocao
dos Recursos
Determinao
do Tipo de
Atividade
Definio do
Cronograma
Planejamento
do Escopo
Formatao
Inicial do
Project
Definio das
Atividades
Sequenciamento
das Atividades
Durao das
Atividades
Salvar Linha
de Base
Planejamento
dos Recursos
Montagem
da Equipe
Estimativa
dos Custos
Alocao
dos Recursos
Determinao
do Tipo de
Atividade
Definio do
Cronograma
Definio do
Cronograma
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4.2.6. Defina a data de incio do projeto em Projeto/Informaes Sobre
Projeto;
4.2.7. Defina a estrutura de eventos e a durao de cada evento do projeto
no Grfico de Gantt/Exibir/Tabela/Entrada;
4.2.8. Defina os vnculos entre as tarefas, caso seja necessrio, no cone
Vincular na Barra de Ferramentas;
4.2.9. Determine para cada atividade se esta de Durao Fixa, Unidade
Fixa ou Trabalho Fixo; assim como se ou no Controlada pelo Empenho.
Clicar duas vezes em cada atividade e pasta Avanado.
4.2.10. Defina os recursos de trabalho do projeto atravs da Planilha de
Recurso;
4.2.11. Aloque cada recurso ao respectivo evento atravs do Grfico de
Gantt/ Teclar Alt + F10;
4.2.12. Defina os recursos materiais, para cada atividade, aloque nas
respectivas atividades atravs do Grfico de Gantt/ Teclar Alt + F10;;
4.2.13. Verifique a existncia de possveis conflitos na alocao de
recursos (Planilha de Recursos);
4.2.14. Caso haja conflito, depois de verificado quais recursos apresentam
conflitos, verifique para cada recurso o tipo possvel de conflito (no Grfico
de Recursos e na planilha de Uso do Recurso e Uso da Tarefa) e
realoque os recursos de modo a elimin-lo, voltando para o item anterior.
No havendo conflito passe para o item seguinte;
4.2.15. Utilizando o Grfico de Gantt, analise o seu planejamento e faa,
se preciso, os ajustes necessrios;
4.2.16. Salve o arquivo como arquivo de planejamento;
4.2.17. Salve a linha de base;
4.2.18. Salve como arquivo de execuo (sugesto:
nomedoprojeto@@@#.mpp, onde @@@ a verso do projeto e #
assume valores p planejamento ou e execuo);
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3.2.1. Abrindo um Novo Arquivo no MS Project 2000:
Ao abrir o MS Project 2000 pela primeira vez, ele apresentar uma janela
com o software e outra com a sua ajuda.

Utilize-se da ajuda do prprio software sempre que precisar. Ela de
grande auxlio em muitos questionamentos comuns durante o aprendizado.
Feche ou minimize a ajuda. Em seqncia, vamos criar um modelo de
trabalho.
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3.2.2. Criando um Modelo de Arquivo no MS Project 2000:
O MS Project 2000 possui, por padro, uma formatao prpria que nem
sempre representa aquilo que queremos utilizar em nossos projetos. Alm disso a
criao de um modelo facilitar nossos trabalho futuros.
Como o MS Project aberto, siga os seguintes procedimentos:
3.2.2.1. Clique, na Barra de Ferramentas, no cone Novo;
3.2.2.2. Na janela Informaes sobre o projeto, clique em OK;
Dever abrir a seguinte janela:

Como estaremos trabalhando com um modelo, no se faz necessrio
estabelecer a data de incio de projetos agora. Ento, basta apenas manter todas
as informaes e clicar em OK. Oportunamente estaremos aprendendo mais
sobre esta janela de Informaes sobre o projeto.
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3.2.2.3. Na Barra de Ferramentas, clique no cone Salvar;
Dever aparecer a seguinte janela:

Siga os procedimentos abaixo:

No campo Nome do arquivo, digite o nome para seu modelo.

No campo Salvar como tipo, selecione Modelo.

Clique em salvar.
Nesta etapa, criamos um modelo de trabalho no MS Project 2000, a etapa
seguinte ser a de format-lo segundo as nossas necessidades.
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3.2.3. Formatando o Modelo de Trabalho:
Com a janela do nosso modelo aberta, siga os seguintes procedimentos:
3.2.3.1. Defina o tipo de Cronograma Padro , na Barra de
Ferramentas, em Ferramentas/Opes/Calendrio.

Na pasta Calendrio, na janela Opes, defina a estrutura padro de
trabalho da sua organizao. Por exemplo, por padro, o MS Project 2000 define a
Hora de incio padro como sendo 09:00, se na sua organizao o horrio de
incio de trabalho for 08:00, digite este horrio na janela respectiva. Faa as
alteraes necessrias aqui para definir o padro de calendrio da sua
organizao. Quando estiver terminado clique no cone Definir como padro e
em OK.
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3.2.3.2. Defina a carga horria padro, os dias teis e os feriados ao
longo da durao do projeto em Ferramentas/Alterar Perodo
de Trabalho.

Nesta janela devemos alterar o padro do MS Project 2000 para o perodo
de trabalho desejado. Por padro, este software no possui nenhum feriado
marcado e o horrio padro de 09:00 s 13:00 e de 14:00 s 18:00.
Como exemplo, vamos alterar o horrio padro, de segunda-feira a sexta-
feira, 08:00 s 12:00 e de 14:00 s 19:00. Para isso, na janela Alterar perodo de
trabalho, no espao Data(s) selecionada(s) , clique nas letras dos respectivos
dias que queremos modificar, segure o boto direito clicado e arraste passando de
S, T, Q, Q at S . Voc dever ter a janela na aparncia da figura acima. No
espao Definir a(s) data(s) selecionada(s) como: Modifique o horrio para o
nosso horrio sugerido como exemplo.
Este nosso procedimento ir modificar o horrio para todos os dias da
semana, de todos os meses e de todos os anos no MS Project. Caso voc possa
precisar modificar um dia especfico, semana ou ms, basta clicar nos dias ou nas
semanas ou no ms sem selecionar pelas letras da semana como feito acima.
- 32 -

Por exemplo: vamos adicionar um feriado no dia 25 de dezembro de 2002.
Utilizando a barra de rolagem do campo Data(s) selecionada(s) , clique na
seta para baixo ou para cima at que o calendrio indique o ms de dezembro.
Clique no dia 25 e em seqncia no espao Perodo de Folga , no campo Definir
a(s) data(s) selecionada(s) , como na figura abaixo.

Deste modo, podemos fazer qualquer adaptao no calendrio do MS
Project 2000 para que ele reflita exatamente o calendrio que queremos.
Ao final de sua formatao, clique em OK.
- 33 -

3.2.4. Trabalhando com um Novo Arquivo:
Aps ter criado um modelo de trabalho, salve o arquivo com o nome do seu
projeto.
Na Barra de Menu, clique em Arquivo e em Salvar como. Escolha uma
pasta para guardar o arquivo do projeto e renomeie o arquivo com o nome do seu
projeto.

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3.2.5. Defina o Escopo Bsico do seu Projeto
Cada projeto tem um conjunto nico de componentes: as tarefas
envolvidas, as pessoas que as realizam e o objetivo do projeto que esperam
alcanar. Para ajud-lo a se lembrar de detalhes importantes e comunic-los, voc
pode inserir informaes sobre o projeto e consult-las ou imprimi-las quando
necessrio.
Siga os seguintes procedimentos:

No menu Arquivo, clique em Propriedades.

Na guia Resumo, insira as informaes para o seu projeto, tal como
as pessoas que gerenciaro o projeto e mantero o arquivo do
projeto, o objetivo do projeto, recursos, curto, qualquer limitao
conhecida que possa dificultar a obteno do objetivo e outras
anotaes gerais sobre o projeto.

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3.2.6. Defina a Data de Incio do Projeto:
Aps a definio de um escopo bsico para o nosso projeto e criar um novo
arquivo, devemos designar uma data de incio ou trmino provvel do projeto.
Caso voc no queira ou no tenha certeza da data de incio ou trmino do
projeto, o Microsoft Project usar automaticamente a data atual como a data de
incio e voc poder inserir a data posteriormente.
Para definir a data de incio do projeto, siga os seguintes procedimentos:

Clique em Projeto e Informaes sobre projeto na barra de
ferramentas Padro;

No campo Agendar a partir de, selecione se voc deseja agendar
a partir do fim ou do incio do projeto. O agendamento A partir da
data de incio do projeto indisponibiliza que voc escolha a data
final do projeto. Toda a durao do projeto ser calculada a partir
do incio estipulado. O agendamento a partir da data de trmino do
projeto indisponibiliza que voc selecione a data de incio do
projeto. Toda a durao do projeto ser calculada a partir do final
determinado.

No campo Data de incio, selecione a data desejada se voc
escolheu o agendamento a partir da data de incio do projeto;

No campo Data de trmino, selecione a data desejada se voc
escolheu o agendamento a partir da data de trmino do projeto;

Clique em OK.
- 36 -

3.2.7. Definindo a Estrutura e os Vnculos de Tarefas do Projeto:
No MS Project 2000, todas as aes, atividades (ou fases de um projeto),
so denominadas Tarefas. Tarefa so atividade que tem incio e fim determinados
e a concluso de uma tarefa pr-requisito para a concluso do projeto. Os
projetos so constitudos de tarefas.
3.2.7.1. Inserindo Tarefas no Projeto:
Para inserir uma tarefa, siga os passos a seguir:

No Grfico de Gantt, no campo Nome da Tarefa, digite as
tarefas do seu projeto;

Digite ENTER.
Lembre-se: A primeira tarefa de todas sempre ser o nome do prprio
projeto!
- 37 -

3.2.7.2. Criando uma Estrutura de Tarefas:
Depois que voc inserir tarefas na lista de tarefas, organize o
projeto e adicione estrutura ao mesmo recuando tarefas que
compartilham caractersticas ou que sero concludas no mesmo
intervalo de tempo em uma tarefa abrangente ou tarefa resumo.
Voc pode usar as tarefas de resumo para mostrar as fases
principais e as subfases do projeto. As tarefas de resumo sintetizam os
dados de suas subtarefas, que so as tarefas agrupadas abaixo das
tarefas de resumo. Voc pode recuar tarefas em quantos nveis precisar
para refletir a organizao do seu projeto.
Para criar uma estrutura de tarefas, siga os passos abaixo:

Aps ter criado suas tarefas, selecione as tarefas que vc
deseja e clique em Recuo na Barra de Formatao para
recuar a(s) tarefa(s) para a direita abaixo da tarefa que ser
a tarefa resumo.
Lembre-se: Todas as tarefas abaixo do nome do projeto precisam ser
recuadas a direita!
- 38 -

3.2.7.3. Vinculando Tarefas:
Depois de decidir a ordem das suas tarefas, voc estar pronto
para coloc-las em seqncia vinculando tarefas relacionadas. Por
exemplo, algumas tarefas podem precisar ser terminadas antes de uma
tarefa sucessora. Outras podem depender da data de incio de uma
tarefa predecessora.
Vincular um projeto, consiste em estabelecer uma dependncia
entre tarefas. Quando voc vincula tarefas, definida uma dependncia
entre as datas de incio e de trmino.
Para Vincular tarefas, siga os passos abaixo:

No campo Nome da tarefa, selecione duas ou mais tarefas
que desejar vincular.

Clique em Vincular tarefas .
- 39 -

3.2.7.4. Tipo de Vnculos:
Vnculo a natureza da relao entre duas tarefas vinculadas.
Voc vincula tarefas definindo uma dependncia entre as datas de
incio e de trmino. Por exemplo, uma tarefa "Comprar Tinta" deve
terminar antes do incio da tarefa "Pintar Parede". H quatro tipos de
dependncia entre tarefas no Microsoft Project:

Trmino-a-incio (TI) A tarefa (B) no pode iniciar antes
que a tarefa (A) termine.

Incio-a-incio (II) A tarefa (B) no pode iniciar antes
que a tarefa (A) seja iniciada.

Trmino-a-trmino (TT) A tarefa (B) no pode terminar
antes que a tarefa (A) termine.

Incio-a-trmino (IT) A tarefa (B) no pode terminar
antes que a tarefa (A) seja iniciada.
A
B
A
B
A
B
A
B
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3.2.7.5. Alterando os Vnculos entre Tarefas:
H quatro tipos de dependncia entre tarefas: trmino-a-incio
(TI), incio-a-incio (II), trmino-a-trmino (TT) e incio-a-trmino (IT).
Para alterar o tipo de vnculo, siga os passos abaixo:

No lado direito do Grfico de Gantt, na parte grfica, clique
duas vezes sobre a linha de vnculo;

Na janela Dependncia entre tarefas, no campo Tipo,
selecione o tipo de vnculo desejado.
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3.2.8. Definindo a Durao das Tarefas:
Durao o perodo total de trabalho ativo necessrio para a concluso de
uma tarefa. geralmente o perodo de trabalho do incio ao trmino de uma tarefa,
conforme definido pelo calendrio do projeto e de recursos. A durao decorrida
o tempo que a tarefa levar para ser concluda, com base em um dia de 24 horas
e uma semana de 7 dias, inclusive feriados e outros dias de folga. Minutos, horas,
dias e semanas podem ser inseridos em uma durao decorrida.
No se deve insirir datas nos campos Incio e Trmino de cada tarefa. O
Microsoft Project calcula as datas de incio e de fim com base na durao da
tareva e em como elas so relacionadas.
O valor de durao seguido de uma abreviao de unidade de tempo.
Para inserir uma durao, em cada tarefa, no campo Durao, digite a
quantidade de tempo que cada tarefa levar em meses, semanas, dias, horas ou
minutos, sem contar o perodo de folga.
Voc pode usar as abreviaes a seguir:

meses = me

semanas = s

dias = d

horas = h

minutos = m
3.2.8.1. Durao Estimada?
Durao estimada uma durao para a qual voc tem
informaes suficientes apenas para determinar um valor provisrio e
no final.
Para que outros membros da equipe saibam imediatamente o
seu status, uma durao estimada claramente marcada por um ponto
de interrogao aps a unidade de durao.
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3.2.9. Determinando o Tipo de Tarefa:
Para determinarmos o tipo de tarefas, precisamos entender o que so
tarefas que possuem controle de empenho ou no possuem controle de empenho.
O agendamento controlado pelo empenho indica que medida que voc
adicionar recursos a uma atribuio de tarefa, o trabalho ser redistribudo entre
todos os recursos para manter de um modo geral a mesma quantidade de trabalho
para a tarefa.
Da mesma forma, nas tarefas controladas pelo empenho, se voc remover
recursos das mesmas, o trabalho ser redistribudo entre os recursos restantes,
novamente, para manter a mesma quantidade de trabalho de um modo geral.
Por exemplo, em um tarefa de pintura de uma sala, se dissermos que para
pintar esta sala um determinado pintor consegue pint-la em 08 (oito) horas,
intuitivamente, sabemos que se em vez de um pintor ns tiver dois pintores, a
tarefa de pintar esta sala dever demorar menos. Ou seja, ao adicionarmos mais
recurso a uma tarefa, a durao desta modificou. Ento esta uma atividade
(pintar paredes) que possui controle de empenho.
Do mesmo modo, em uma tarefa de pilotar avio, se dissermos que em
uma viagem de Braslia a So Paulo, com um piloto, o vo demora 1 hora e 30
minutos, no importa a quantidade de pilotos que pilotem o avio, a durao do
vo ser a mesma. Ou seja, ao adicionarmos mais recursos tarefa, a durao
desta no se modificou. Logo, esta uma atividade que no possui controle de
empenho.
3.2.9.1. Unidades Fixas, Durao Fixa e Trabalho Fixo.
Devemos alm de determinar se a tarefa tem ou no controle
de empenho, verificar se desejamos que ela tenha Unidades Fixas ou
Durao Fixa ou Trabalho Fixo.
A manuteno da quantidade de trabalho constante no
agendamento controlado pelo empenho poder ocasionar vrios efeitos
na durao e nas unidades dependendo do tipo de tarefa.
Por padro, no MS Project 2000 as tarefas so de Unidades
Fixas e controladas pelo empenho. Isso significa que quanto mais
recursos forem atribudos a uma tarefa, menor ser o trabalho que cada
recurso precisar executar. Como se trata de uma tarefa de unidade
fixa, isso ter o efeito adicional de reduzir a durao.
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Se voc tiver uma tarefa de Durao Fixa e controlada pelo
empenho, quanto mais recursos forem atribudos, menor ser o
trabalho que cada recurso precisar fazer para concluir a quantidade de
trabalho reduzida da atribuio. Como se trata de uma tarefa de
durao fixa, isso ter o efeito adicional de que cada recurso poder ter
um esforo menor, isto , menos unidades de atribuio.
Por sua natureza, uma tarefa de Trabalho Fixo controlada
pelo empenho. Exatamente como ocorre com as tarefas de unidades
fixas controladas pelo empenho, se voc adicionar recursos, o trabalho
ser distribudo entre as atribuies e a durao diminuir.
3.2.9.2. Como Escolher o Tipo de Atividade:
Para determinar o tipo de atividade, siga os seguinte passos:

No Grfico de Gantt, no campo Nome da Tarefa, para
cada tarefa, clique duas vezes sobre ela;

Na janela, Informaes sobre a tarefa, na pasta
Avanado, selecione se a tarefa tem controle de
empenho ou no;

Na mesma janela, determine no campo Tipo de Tarefa
se a mesma possui Unidades Fixas ou Durao Fixa
ou Trabalho Fixo.
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3.2.10. Definindo os Recursos do Projeto:
A atribuio de recursos torna a sua agenda mais precisa. Como padro, o
Microsoft Project calcula a durao de cada tarefa com base no nmero de
recursos atribudos e na sua alocao tarefa. Alm disso, se voc atribuir
recursos, o Microsoft Project poder fornecer informaes para ajud-lo a
gerenci-los. Por exemplo, o Microsoft Project pode identificar os recursos que
precisaro trabalhar com horas extras e informar o custo de cada recurso.
Os recursos so responsveis pela concluso efetiva das tarefas do projeto.
H dois tipos de recursos, os recursos materiais e os recursos de trabalho.
Use os recursos quando desejar indicar quem ou o que responsvel pela
concluso das tarefas em sua agenda. Voc pode configurar recursos em seu
projeto e atribu-los s tarefas.
Use recursos em seu projeto quando sua meta for:

Controlar a quantidade de trabalho feita pelas pessoas e equipamentos
ou a quantidade de material usada na concluso das tarefas.

Assegurar um alto nvel de responsabilidade e compreenso do projeto.
Quando as responsabilidades esto claras, o risco de as tarefas no
serem supervisionadas menor.

Ser mais preciso ao agendar o tempo necessrio para as tarefas e a
data de sua provvel concluso.

Monitorar os recursos aos quais tenha sido atribudo muito pouco ou
bastante trabalho.

Controlar o tempo e os custos dos recursos
3.2.10.1. Tipos de Recurso:
Recursos de Trabalho so equipamentos e pessoas que realizam trabalho
para concluir uma tarefa e que consomem tempo (horas ou dias) para executar as
tarefas.
Recurso material so os suprimentos e outros itens de consumo usados
para completar as tarefas de um projeto.
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3.2.10.2. Criando uma Lista de Recursos:
Antes de comear a atribuir recursos, voc pode inserir todas as
informaes sobre recursos para o seu projeto, tal como custos e grupos de
recursos, de uma vez, criando uma lista de recursos. Isto economizar seu tempo
ao atribuir recursos a suas tarefas. Uma lista de recursos inclui os nomes dos
recursos e o nmero mximo de unidades como um percentual da disponibilidade
de cada recurso.
Para criar uma lista de recursos, siga os passos abaixo:

Na Barra de modos, clique em Planilha de recursos;

No campo Nome do recurso, digite os recurso;

No campo Tipo, selecione se o recurso de trabalho ou material;

Preencha as demais informaes sobre o recurso.
- 46 -

3.2.11. Alocando Recursos:
Para atribuir recursos, siga os passos a seguir:

Na Barra de modos, clique em Grfico de Gantt.

No campo Nome da tarefa, selecione a tarefa que ser atribuda um
recurso

Na Barra de Ferramentas, clique no cone Atribuir recursos .

No campo Nome, selecione o recurso a ser atribudo tarefa.

Clique em Atribuir.
Sugestes:

Para atribuir um recurso em meio expediente, digite uma porcentagem menor
que 100 no campo Unidades.

Para atribuir vrios recursos diferentes, pressione CTRL para selecionar
recursos no-adjacentes ou pressione SHIFT para selecionar recursos
adjacentes.

Para atribuir mais de uma vez o mesmo recurso, digite uma porcentagem
maior que 100 no campo Unidades, tal como 200 por cento para dois
- 47 -

carpinteiros. Se necessrio, digite o nome de um novo recurso no campo
Nome.

Uma marca de seleo esquerda do campo Nome indica que o recurso est
atribudo tarefa selecionada. O nome do recurso tambm aparece prximo
barra de tarefas no Grfico de Gantt.
3.2.11.1. Alterar a agenda de trabalho de um recurso
Como padro, os dias livres e as horas de trabalho definidos pelo calendrio
do projeto so os dias livres e as horas de trabalho padro para cada recurso.
Caso seus recursos trabalhem nos mesmos dias e horas, voc pode usar esse
calendrio para todos os recursos. Mas, se precisar especificar perodos de
trabalho diferentes para recursos especficos, voc pode modificar calendrios de
recursos individuais para tais recursos.

No menu Ferramentas, clique em "Alterar o perodo de trabalho".

Na caixa Para, clique no recurso cujo calendrio voc deseja alterar.

No calendrio, selecione os dias que voc deseja alterar.
3.2.12. Superalocao de Recursos:
- 48 -

Os recursos so superalocados quando recebem mais trabalho do que
podem concluir nas suas horas de trabalho agendadas. Em qualquer grfico ou
planilha, a superalocao apresentada com o recurso ficando na cor vermelha.
Antes de tentar resolver problemas de superalocao de recursos, ser
necessrio determinar que recursos so superalocados, quando ficam
superalocados e a quais tarefas esto atribudos em tais momentos. Para resolver
o problema, os recursos devem ser alocados de forma diferente ou a tarefa deve
ser reagendada para um momento quando o recurso estiver disponvel.
Para verificar superalocao, siga os passos abaixo:

No menu Exibir, clique em Uso do recurso.

O modo de exibio Uso do recurso mostra as horas totais em que o
recurso est trabalhando, as horas totais em que o recurso est
trabalhando em cada tarefa e as horas trabalhadas por perodo de
tempo na escala de tempo.

Recursos que ainda no tenham nenhuma tarefa atribuda no tm
tarefas listadas sob seus nomes.

Tarefas que no tenham recursos atribudos so listadas em No
atribudo no campo Nome do recurso.

No menu Projeto, aponte para Filtro para e clique em Recursos
superalocados.

Todos os recursos de trabalho que estiverem superalocados sero
exibidos e realados.
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3.2.12.1. Para solucionar superalocao:
Podemos resolver superalocao de dois modos: Reduzindo o trabalho de
um recurso ou Reatribuindo trabalho a outro recurso.
3.2.12.1.1. Reduzir o trabalho de um recurso
Aps ter atribudo um recurso a uma tarefa, voc pode alterar os valores
totais de trabalho do trabalho de um recurso na tarefa ou alterar os valores de
trabalho de um perodo de tempo especfico durante o qual o recurso trabalha na
tarefa. A personalizao de valores de trabalho dessa forma pode fazer com que
sua agenda fique mais precisa em um nvel mais detalhado.

Na Barra de modos, clique em Uso da tarefa. Os recursos esto agrupados
embaixo das tarefas s quais esto atribudos.

Na parte da escala de tempo do modo de exibio, altere os valores de
trabalho individuais (ou horas) dos recursos atribudos.

Ateno: Voc tambm pode alterar o valor de trabalho total de uma
atribuio de recurso inserindo um novo valor no campo Trabalho.

Obs: Voc tambm pode usar o modo Uso do recurso para ver e editar os
valores de trabalho das tarefas agrupadas embaixo dos recursos aos quais
esto atribudos. Na Barra de modos, role e clique em Uso do recurso.
3.2.12.1.2. Reatribuir trabalho a outro recurso
Caso tenha tentado resolver uma superalocao de recursos usando outros
mtodos e a superalocao persistir, pode estar na hora de reatribuir a tarefa a
outro recurso mais disponvel. Este um mtodo alternativo de redistribuir
manualmente sua agenda reatribuindo trabalho e no atrasando trabalho. Evite
causar uma superalocao do recurso de substituio.

Na Barra de modos, role e clique em Uso do recurso.

No menu Formatar, aponte para Detalhes e, em seguida, clique em
Superalocao.

Examine a escala de tempo direita para cada superalocao realada,
examine a disponibilidade de outros recursos em tal dia.

Selecione a linha inteira da atribuio de tarefas que voc necessita
reatribuir.

Arraste a atribuio de tarefa para o recurso ao qual deseja reatribu-la.
- 50 -

4. A Linha de Base:

4.1.que uma linha de base?
Uma linha de base um conjunto de estimativas-chave originais
sobre o projeto. Esse conjunto consiste nas estimativas originais sobre
tarefas, recursos, atribuies e custos inseridas no plano do projeto.
4.2.Por que devo criar uma linha de base?
A linha de base essencial para controlar o andamento. As
estimativas originais que ela contm so pontos de referncia permanentes,
com base nos quais voc poder comparar as informaes atualizadas
sobre tarefas, recursos, atribuies e custos inseridas no plano do projeto
durante o projeto, incluindo as informaes reais registradas. Alguns
exemplos dessas informaes so as duraes reais das tarefas, os custos
dos recursos divididos em fases e o trabalho concludo em uma atribuio.
Se voc criar uma linha de base, poder controlar o andamento
exibindo as variaes entre as estimativas da linha de base e os dados
agendados. Por exemplo, se voc estimar o custo de uma tarefa em
R$50,00, mas registrar um custo agendado de R$60,00, a variao de
custo ser de R$10,00. Monitorando as variaes regularmente, voc
poder tomar medidas para garantir que o projeto no se afaste de suas
estimativas originais. No entanto, observe que voc s poder exibir as
variaes dos itens para os quais inseriu estimativas da linha de base. Por
exemplo, se voc no inserir os custos dos recursos antes de salvar uma
linha de base, no poder exibir as variaes de custo dos recursos.
4.3.Quando devo criar uma linha de base?
Teoricamente, voc cria uma linha de base aps concluir e ajustar o
plano do projeto. Como a linha de base fornece pontos de referncia com
base nos quais voc compara o andamento real do projeto, ela deve incluir
suas melhores estimativas para a durao das tarefas, as datas de incio e
de trmino, os custos e outras variveis do projeto que voc deseja
monitorar.
Informaes da linha de base que constantemente diferem dos
dados atuais indicam que o seu plano original no preciso. Normalmente,
essa diferena ocorrer se o escopo ou a natureza do projeto tiver sido
alterada. Voc poder modificar ou refazer a linha de base a qualquer
momento durante o projeto, se os investidores do projeto concordarem que
a diferena justifica isso.
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4.4.O que o Microsoft Project faz com os dados da linha de base?
Quando voc salva uma linha de base, o Microsoft Project salva os
dados dessa linha como parte do arquivo do projeto. A linha de base no
um arquivo separado. Por exemplo, quando voc salva uma linha de base,
o Microsoft Project copia as informaes dos campos Incio e Trmino para
os campos Incio da linha de base e Trmino da linha de base. Voc pode
modificar os dados da linha de base para acomodar as alteraes
efetuadas no projeto, como, por exemplo, a combinao, adio e excluso
de tarefas. Tambm pode remover todos os dados limpando a linha de
base, se, por exemplo, o projeto tiver terminado e voc desejar usar o plano
do projeto como modelo para um projeto futuro.
4.5.Como criar uma linha de base?
Para criar uma linha de base, siga os passos a seguir:

Na barra de ferramentas, clique no cone Salvar,

Na janela Salvar Como, selecione a pasta a ser salva o projeto;

Na mesma janela, renomeie o arquivo como sendo arquivo de
execuo do projeto;

Clique em OK;

Na janela do Assistente de Planejamento, selecione Salvar com
linha de base;

Clique em OK.
5. Acompanhando o Projeto:

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Quando voc gerencia um projeto, precisa monitorar os elementos do
tringulo do projeto: tempo, dinheiro e escopo. Ajustar um desses elementos afeta
os outros dois. Eventos como atrasos inesperados, estouros no custo e alteraes
de recursos podem causar problemas em sua agenda.
Se voc mantiver as informaes do projeto atualizadas, voc sempre
poder ver o status mais recente do projeto. Dessa forma, voc pode identificar
mais cedo os problemas que podem prejudicar o xito do projeto e usar o
Microsoft Project para encontrar solues.
Para manter o seu projeto dentro da programao, certifique-se de que as
tarefas iniciem e terminem no prazo final. O modo de exibio Gantt de controle
ajuda a encontrar problemas, tarefas que variam do plano da linha de base. Voc
pode ento ajustar a dependncia entre tarefas, reatribuir recursos ou excluir
algumas tarefas para atender os seus prazos finais.
O modo de exibio Gantt de controle combina a agenda atual com a
agenda original de cada tarefa. Quando tiver salvo o projeto com uma linha de
base, mas antes de ter inserido dados atuais sobre o andamento, o modo de
exibio Gantt de controle mostra as tarefas com as barras da linha de base e as
barras agendadas ou atuais sincronizadas.
Para acompanhar um projeto no MS Project 2000, siga os passos abaixo:

No menu Exibir, clique em Gantt de controle.

Para exibir os campos de variao, no menu Exibir, aponte para Tabela
e clique em Variao.

Se necessrio, pressione TAB para ver os campos de variao.

No menu Exibir, aponte para Barras de ferramenta e clique em Controle.

Atualize o andamento das tarefas em seu projeto.

Se a tarefa tiver iniciado conforme o agendamento, clique na tarefa e,
em seguida, clique em Atualizar como agendado .

Se a tarefa no estiver com o andamento agendado, No menu Exibir,
clique em Grfico de Gantt.

No menu Exibir, aponte para Barras de ferramentas e clique em
atualizar tarefas .

Em Real, digite ou selecione uma data na caixa Incio ou Trmino.

Se voc inserir uma data de trmino, certifique-se de que a tarefa esteja
100% concluda; o Microsoft Project assumir que a data est correta e
reagendar as tarefas apropriadamente.
- 53 -

Clique em OK.
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6. Anexo I - Exerccio Projeto de Reforma de Escritrio

Segundo as atividades abaixo relacionadas, Crie um projeto de Reforma de Escritrio.
ATIVIDADES DURAO
Incio do Projeto 0d
Planejamento 10d
Escrever proposta 3d
Contratar arquiteto 2d
Localizar nova instalao 1s
Apresentar a proposta 2d
Aprovao pela corporao 0d
Negociar novo aluguel 4d
Finalizar plantas 2s
Selecionar subcontratados 1,5s
Contratar empresa de mudanas 3d
Submeter plantas 1,5s
Permisso recebida 0d
Remodelagem 10d
Demolio do espao existente 3d
Estruturar paredes interiores 4d
Instalao eltrica 6,5d
Instalao de linhas telefnicas e de dados 3d
Terminar paredes 2s
Instalar portas e hardware 3d
Pintura 4d
Instalar carpetes no espao do escritrio 3d
Instalar vinil: sala do servidor 3d
Acabamento e fixao final 1s
Testar sistemas 2d
Retocagem 3d
Limpeza final 2d
Remodelao completada 0d
Mudana 2d
Espao do escritrio 2d
Desconectar computadores/equip. 2d
Desmontar mveis 2d
Mudar mveis/equip./caixas 4h
Montar mveis 2d
Reconectar computadores/equip. 2d
Espao do escritrio completado 0d
Sala do servidor 2d
Desconectar servidor 2d
Mover servidor 4h
Reconectar servidor 2d
Testar servidor 1d
Sala do servidor completada 0d
Reinaugurao do Escritrio 0d

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7. Bibliografia

1. Carneiro, Margareth Fabola dos Santos; Apostila de Gerenciamento de
Projetos, ENAP, 2000.
2. Cardoso, Marco Antonio Siqueira, Convergente, 1998.
3. Microsoft Project 2000; Step by Step, Makron Books, 2000.
4. Vargas, Ricardo Vianna

Gerenciamento de Projetos

Estabelecendo
Diferenciais Competitivos Rio de Janeiro, Brasport, 2000.