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Como Eu Comeo meu A3?

David Verble

O pensamento A3 um pensamento lento.

Voc est tendo problemas para comear seu A3? Quando ministro treinamentos
sobre o pensamento, criao e uso do A3, este assunto aparece como uma das partes
mais desafiadoras de se fazer um A3. Ento, se voc se vir olhando para uma folha em
branco de 42 X 29,7 cm e se perguntando por onde comear, aqui esto algumas ideias
que podem ajud-lo com base no que aprendi fazendo e ensinando A3 por anos.
A primeira lio simples se contraintuitiva. Quando as pessoas perguntam:
Por onde comeo a escrever meu A3?, respondo: No comece escrevendo. Elas
geralmente respondem com outra pergunta: Ento, por onde comeo?. E minha
resposta sempre : Comece pensando.
H dois pontos-chave para mantermos em mente. Primeiro, a histria do A3 (o
documento escrito que produzido) o resultado do pensamento A3, no o processo de
pensamento A3 em si. uma forma de capturar e organizar o pensamento que voc faz
na resoluo de problemas, mas o formato no leva voc automaticamente a
experimentar o pensamento A3.
Em segundo, o pensamento A3 uma forma de sistematicamente trabalhar em
como solucionar um problema ou suprir uma necessidade. Chegar a essa deciso
envolve as atividades de entendimento do problema ou da necessidade em um nvel
concreto, entendendo os fatores na situao que so barreiras ao avano rumo s
condies-alvo e determinando as melhores opes de realizar mudanas na direo que
voc quer. E isso deveria envolver muitas perguntas, escutar e comunicar para se
assegurar que voc est alcanando o conhecimento, o pensamento, a concordncia e o
apoio dos outros que participam da situao.
Isso muito trabalho e pensamento. E isso no pode ser realizado simplesmente
comeando a preencher as partes no formato A3. Seu processo de pensamento precisa
estar bem encaminhado antes que voc use o documento A3 para relatar sua histria de
soluo de problemas. Voc poderia usar o formato para trabalhar atravs do processo
de soluo de problemas, uma parte por vez, pensando e investigando e, depois,
escrevendo. Mas voc deveria estar preparado para voltar e revisar antes as partes
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conforme voc se aprofunda no problema. Voc continuar aprendendo sobre seu
problema conforme voc escreve um A3, mas no espere realizar todo o pensamento de
soluo de problemas enquanto voc escreve.
Por que todo esse trabalho de preparao necessrio para criar um A3? Porque
contar uma histria de soluo de problemas que convena os outros que os traz a um
processo de pensamento, demonstrando por que as aes que voc est recomendando
fazem sentido requer obter o maior nmero possvel de fatos em um tempo razovel e
ter os fatos corretos para apoiar as alegaes que voc est fazendo sobre a situao. Tal
histria pode no ser criada com pensamento rpido. Ela deve ser desenvolvida atravs
de pensamento lento.
A diferena entre o Pensamento Rpido e o Pensamento Lento e a importncia
da diferena entre os dois so descritas em um livro recente de Daniel Kahneman.
Kahneman ganhou o Prmio Nobel em Economia em 2002 por sua pesquisa
comportamental sobre o julgamento humano. O livro sumariza vinte e cinco anos de
estudos de Kahneman e outros dos padres bsicos da forma que ns, humanos,
resolvemos problemas e tomamos decises. Nele, ele afirma que nosso crebro
dividido em dois sistemas de pensamentos distintos, um que trabalha rapidamente e
outro que processa vagarosamente.
O sistema 1 armazena nossas emoes e intuio e processa as informaes e
toma decises automaticamente. O que voc v o que , basicamente descreve
nossas mentes pulando para concluses, baseado simplesmente no que est a nossa
frente sem buscar mais evidncias ou dados. Esse o nosso sistema de pensamento
RPIDO.
O sistema 2, o sistema de pensamento LENTO descreve a parte do crebro que
se engaja em pensamentos racionais e lgicos, concentrao e julgamentos baseados em
fatos. Ele nos salva de muitas das reaes de reflexo sem verificao do sistema 1, mas
sua influncia sobre a soluo de problemas e a tomada de deciso limitada por causa
de nossa confiana automtica no sistema 1.
Se a alegao de Kahneman vlida, e ele tem argumentos concretos com a
pesquisa que o levou a essas concluses, h algumas mensagens importantes em sua
teoria para qualquer um que est prestes frente a assumir um A3. Primeiro, v rpido,
pule para a soluo ou ao, aceite o que voc v e trabalhe com isso pensando que
parece ser nossos processo padro de soluo de problemas e de tomada de deciso. Isso
significa que temos que ser muito, muito bons em enxergar e muito, muito corretos em
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nossas impresses, suposies e intuies para acertar em cheio com nossas solues e
decises.
Em segundo lugar, a alternativa de obter vagarosa e sistematicamente fatos e
conhecer as condies reais raciocinando no um ato natural para muitos de ns. Isso
significa que temos que nos esforar para ir mais devagar quando comeamos a
trabalhar em um A3, pois nosso estilo de pensamento preferido provavelmente no
produzir o tipo da histria de soluo de problemas que nos defender minuciosamente
quando fizermos alegaes para que aes deveriam ser tomadas baseadas nisso.
Tive a experincia de elaborar um A3, fazendo alegaes sem fatos para apoi-
las e, a menos que voc goste de dor e de constrangimento, isso no legal. por isso
que eu aconselho todos que precisem fazer um A3 a se prepararem para o trabalho a
frente, tentando ativar o sistema de pensamento lento em seus crebros.

Pense Antes de Pular
O que voc sabe sobre por que motivo voc est fazendo este A3?

Como falei anteriormente, necessrio que voc pense antes de escrever um A3.
A primeira coisa que sugeriria colocar o papel de lado por enquanto. Aqui esto
algumas perguntas a se considerar antes que voc comece a tentar escrever: Qual
exatamente o seu propsito ao fazer este A3?
1. Quem o seu pblico e o que ele sabe sobre a situao-problema?
2. Qual o problema ou a necessidade que voc est tentando atacar?
3. Quanto voc realmente sabe sobre o que est acontecendo com o problema
ou a necessidade?
Por que pensar sobre essas perguntas antes que comece a escrever o que voc
tem em mente? Duas razes bsicas: Primeiro, ao criar um A3, voc no est sendo
capaz de simplesmente escrever seus pensamentos. Voc ter que comunicar
apresentar seu pensamento de forma que seja evidente e entendvel para os outros. Essa
a parte mais crtica de se fazer um A3 efetivo.
Por que perguntar quanto voc realmente sabe sobre um problema e quanto seu
pblico sabe? Porque voc sabe o que voc viu e o que voc conhece, mas os outros no
sabem as mesmas coisas que voc. De fato, muito provavelmente eles viram e
conhecem apenas parte do que voc viu e conhece. Voc ter que pensar sobre o que viu
e experimentou e que seu pblico mais provavelmente ainda no e, depois, deve tentar
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descrever seu problema, sua(s) causa(s), o valor de suas contramedidas e as
caractersticas principais de seu plano o mais claramente e concretamente possvel, para
que eles possam enxergar no que suas aes propostas esto baseadas.
E voc ter que estar preparado para seu pblico responder a voc, com
informaes e perguntas, sobre coisas que eles viram e escutaram e que voc no viu
nem escutou. Lembre-se de que a viso de todos sobre uma situao nica para suas
experincias e perspectivas. Geralmente, o retrocesso em um A3 ocorre porque o autor e
o pblico no esto olhando para os mesmos fatos. Descobrir o que os outros sabem em
uma situao que voc no sabe uma das razes primrias para ir ao gemba. Quando
voc est l, voc no deve apenas enxergar em primeiro lugar; voc deve tambm
escutar com ouvidos bem abertos e com a mente aberta. E compartilhar seu A3 em
formato de rascunho enquanto voc o desenvolve em um processo de nemawashi to
importante quanto uma forma de preencher as lacunas (gaps) em seu conhecimento da
situao real da condio de um problema.
A segunda razo de perguntar aos outros o que eles sabem que voc pode no
saber sua credibilidade. Seu entendimento da situao-problema e sua anlise para sua
causa devem estar baseados em fatos (no apenas em suas ideias) que voc pode
demonstrar. Est evidente e aparente que as contramedidas que voc sugere so
apropriadas e exequveis? E seu plano de implementao prtico e sustentvel com
tudo que est acontecendo na organizao?
isso que voc precisa mostrar em seu A3, pois logo que voc compartilhar isso
com os outros, eles iro se apressar com suas prprias informaes, perguntas, opinies,
suposies e ideias para solues. E seu A3 ter que suportar seu prprio mrito a
fora e a profundidade do trabalho e o pensamento de soluo de problemas por trs das
histrias que ele conta. E voc ter que estar aberto e preparado para alinhar sua
perspectiva e pensamento com o que eles sabem que voc no sabe. Ento, voc precisa
estar certo do que voc sabe e pode demonstrar o que voc pensa que sabe.
Voc est pensando que no entendeu que criar um A3 efetivo era to desafiador
e, talvez, est comeando a se perguntar como voc chegou a isso? Isso no algo ruim
de se perguntar a si mesmo se voc tem uma chance de fazer ou no um A3. De fato,
isso se relaciona prxima e fundamental pergunta a explorar: Quo esclarecido
voc est em seu propsito para fazer esse A3?. Fazer e compartilhar um A3 um
pensamento e um trabalho intenso. Se voc no est esclarecido e focado no propsito
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de sua comunicao, voc provavelmente no ser efetivo em contar s pessoas sua
histria de soluo de problemas.

Qual o seu propsito? Quem seu pblico?

Aqui est uma tima pergunta inicial para voc antes de comear a escrever:
Ento, qual exatamente seu propsito de fazer o A3?. Obviamente, voc quer usar o
A3 para conseguir aceitao e apoio para o que voc props. A pergunta real : como
voc usar o A3 para chegar a um acordo para prosseguir? Voc usar o A3 como um
caso de negcio para vender sua ideia ou como a histria de uma situao-
problema e o que pode ser feito sobre isso para engajar os outros no pensamento com
voc sobre os cursos possveis de ao?
A distino entre vender e engajar crtica, pois ela estabelece o tom para como
voc apresenta as informaes a seu pblico. Voc est dizendo a eles o que precisa ser
feito ou mostrando a eles o que est acontecendo para que eles cheguem a suas prprias
concluses sobre o que seria melhor fazer? A abordagem que voc leva em seu A3 ter
uma grande influncia sobre como eles respondem. Se voc disser o que precisa ser
feito, eles provavelmente te empurraro com o que eles conhecem e pensam. Se voc
focar em mostrar a eles o que est acontecendo e suas implicaes, eles mais
provavelmente compartilharo o que sabem que voc no sabe e se juntaro a voc para
tentar entender a melhor coisa a se fazer.
Com essa distino de abordagens em mente, vamos avanar para outra pergunta
fundamental que eu apontei anteriormente: Quem o pblico e o que eles sabem sobre
a situao que voc quer resolver? E, segundo, o que exatamente voc precisa das
pessoas as quais sua comunicao precisa atingir?
Vamos comear com a segunda considerao, j que responder a ela ajudar
voc a responder a primeira. O importante reconhecer que as pessoas que lero seu A3
no tm o mesmo interesse na situao que voc descreve. Isso til para pensar nelas
como trs grupos:
Aquelas que tm de concordar ou aprovar as mudanas que voc prope
ou voc no poder continuar.
Aquelas que no podem Par-lo, mas podem resistir a suas mudanas e,
por isso, precisam aceit-las para que voc possa continuar sem
interferncia.
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Aquelas que precisam apenas saber o que est acontecendo para que elas
no sejam surpreendidas e surjam preocupaes desnecessrias.
O princpio bsico da comunicao efetiva aqui simplesmente esta: essencial
que voc tenha pessoas especficas em mente conforme voc est criando seu A3 e
tenha certeza de que voc fornece as informaes e resolve as preocupaes que so
importantes para elas para ajudar a chegar a um acordo e ter o apoio delas. Voc no
pode ser efetivo falando consigo mesmo em um A3.
Lembrando que voc estar falando com pessoas especficas, e no apenas com
um pblico geral leva a querer saber duas coisas fundamentais sobre essas pessoas: o
que elas sabem e no que acreditam sobre a situao e qual seu interesse na situao e a
forma como as coisas esto agora?
Se as pessoas em seu pblico precisam aprovar, aceitar ou concordar com as
mudanas que voc prope, isso significa que elas provavelmente tm tanto uma
opinio sobre isso como um interesse nisso. (Se voc est defendendo contramedidas ou
melhorias, ento, voc est propondo mudanas na situao, no apenas sugerindo
boas ideias). Elas tm suas prprias informaes sobre a situao (muitas das quais
voc no tem) e suas prprias ideias, crenas e suposies sobre a maneira como as
coisas esto e a forma como as coisas precisam estar. Se seu entendimento sobre a
situao no reconhece suas perspectivas ou se voc desafia suas crenas sobre o que
precisa ser feito, voc provavelmente est provocando resistncia e ignorando suas
habilidades de escutar a lgica da histria.
Qual o caminho que ter menos resistncia? definitivamente o caminho que
diz seu entendimento da situao e a histria de mudana no esto completas e voc
est aberto a informaes que os outros tm e que voc no tem, e ideias e perspectivas
que voc no considerou. o caminho que usa sua histria de A3 para engajar os outros
no pensamento com voc, em vez de argumentar o que voc pensa que precisa fazer.
Como voc evita provocar os outros para proteger o que eles sabem e valorizam?
Voc pode perguntar e buscar a ajuda deles com algumas perguntas bsicas:
Como a viso deles da situao se alinha, ou no, a sua?
Qual a perspectiva deles baseada no que eles sabem que voc no sabe?
Sobre o que eles so responsveis na situao que suas mudanas ou
melhorias afetaro?
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O que eles esto tentando fazer e como isso se alinha, ou no, com o que
voc est tentando alcanar?
O fato que voc est buscando a opinio deles com essas perguntas pode ajudar
a reduzir a reao negativa de sua proposta.
As pessoas no esperam tudo para continuarem, mas elas gostam de ser
escutadas e de serem levadas em considerao. Preparar o solo para um A3 uma
questo de buscar o caminho da menor resistncia. Voc no pode saber onde que o
caminho est, a menos que voc esteja consciente do que os outros na situao sabem,
pensam, valorizam e querem.

*David Verble membro fundador do Lean Transformation Group e consultor
do Lean Enterprise Institute.

Traduzido por Tamiris Masetto Manzano.