Plano de comunicaes e o sucesso na gesto de projetos

RESUMO

Com o cenrio econmico mundial e apesar da crise econmico-financeira, empresas de prestao
de servio esto em crescimento. Buscam excelncia no atendimento, prazos que atendam o
payback do investimento e baixo custo de produo. Um plano de comunicao preciso, gerando
uma gesto conscinciente do projeto uma das formas de se obter este resultado.

Na gerncia de projetos podemos afirmar que uma das reas mais importantes o gerenciamento
das comunicaes, isso, se d pelo simples fato de ser a rea que “trafega” por todas
as reas de conhecimento da gerencia de projeto, com propriedade e igual necessidade as demais
reas. O responsvel pela comunicao capaz de negociar e influenciar diretamente no resultado
do projeto um lder capaz de motivar e tirar o melhor resultado da equipe, bem como ser um bom
negociador.

A gesto da comunicao engloba os processos necessrios para assegurar que as informaes
do projeto sejam obtidas e disseminadas. O gerente de projeto tem um papel muito importante
nesta rea, pois, contribui diretamente no resultado e desenvolvimento do projeto. Ele deve
dominar habilidades necessrias para negociao, influncia e resoluo de problemas.

INTRODUO

A palavra comunicao deriva do latim "communicare", de acordo com o dicionrio melhoramentos
1988, 5 edio comunicao : a ao, efeito ou meio de comunicar-se, aviso, informao,
esclarecimento, transmisso, relao, correspondncia fcil, trato, amizade, acesso, passagem seu
significado tornar comum, partilhar, repartir, associar, trocar opinies, conferenciar.

Sendo assim, a comunicao implica na troca de mensagens, emisso e recebimento de
informaes via verbal, verbal oral, verbal escrita e no verbal.
A comunicao dentro da gesto de projetos um processo chave para o sucesso ou fracosso de
um projeto, uma vez que a falha na comunicao pode trazer conseqncias como: M
interpretao na mudana de escopo, atrito entre equipes, atrasos no cronograma, frustraes e
no satisfao das expectativas das partes interessadas. Pode causar uma relao bastante
conturbada, entre cliente, GP e equipe.

Este artigo tem o objetivo de chamar ateno e dar continuidade a discusso: Como o plano de
comunicao pode contribuir para o sucesso do gestor ao atuar na administrao de seu projeto.

PLANO DE COMUNICAES E O SUCESSO NA GESTO DE PROJETOS

Os gerentes de projeto investem cerca de 90% de seu tempo em atividades de comunicao por
meio de reunies com clientes e equipe do projeto, e-mails, comunicaes verbais e outras
atividades afins.

Porm, chamamos ateno ao objetivo chave da comunicao que o receptor entender o cdigo
e a mensagem do emissor.

De acordo com os estudos das melhores prticas publicadas no Guia PMBOK – 4. Edio,
a maneira mais eficaz de se garantir uma comunicao eficiente na gesto de um projeto por
meio do gerenciamento das comunicaes. Utilizando o plano de comunicao para identificar os
processos relativos gerao, coleta, disseminao, armazenamento e destinao final das
informaes do projeto de forma oportuna e apropriada incluindo:

• Identificao das partes interessadas
• Planejamento das comunicaes
• Distribuio das informaes
• Gerenciamento das expectativas dos stakeholders.
• Emisso de relatrios de desempenho.

O gestor de projeto quem tem a responsabilidade de administrar o plano de comunicao
durante todo o ciclo de vida de um projeto. Ele deve se comunicar de forma simples, clara, objetiva,
utilizando os mais variados recursos desde a entonao da voz ao telefone comunicaes
escritas, e-mails, atas e reunies presenciais. O GP ocupa uma posio de liderana, deve
comunica-se com todo escalo de stakholders, e agir embasado em informaes bem
documentadas e registradas.

Queremos dizer que o mais importante como o destinatrio recebe, entende e age ao receber a
mensagem do emissor. Uma vez que o resultado do trabalho a correta compreenso da
mensagem, recebida de forma clara, na linguagem e cdigo correto sem constantes reenvios e
retrabalhos.

Ns humanos nos comunicamos das mais diversas formas, e o bom negociador, gerente de
projeto e lder, deve ser capaz de falar com todas as partes do corpo. Mostrar o que deseja
utilizando todos os recursos da comunicao uma vez, que a maior parte a comunicao
acontece de maneira no verbal. Entretanto, no se deve perder o foco no registro da conversa,
reunio, e-mail e como a informao ser gerada e distribuda a todos os envolvidos no projeto.

CONCLUSO

importante salientar que o gerente de projeto tenha conscincia da funo que exerce na gesto
de um projeto. Habilidades como relacionamento interpessoal, gesto de conflitos, inteligncia
emocional e liderana so caractersticas importantssimas para que se consiga uma comunicao
eficaz com os envolvidos no projeto. O gerenciamento das comunicaes uma obrigao do
gestor e contribui em larga escala para garantia do sucesso de um projeto.

Como dito anteriormente, a falha na comunicao pode trazer fracassos e graves conseqncias
para o projeto como, atrito entre equipes, frustraes, insatisfao das expectativas das partes
interessadas, retrabalhos, alteraes no escopo, variaes nos cronograma e perca no controle de
custos.

REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS

Project Management Institute - Guia PMBOk – 4. Edio

Revista Voc SA - Edio Abril – 2009

Siqueira, Leandro Alves de - Apostila- MBA- Gesto da Comunicao – processo -
Junho/2009