159

ISSN 1676 - 918X

Dezembro, 2005
A Importncia do Controle
Financeiro em um Sistema de
Informaes Gerenciais
numa Fazenda
Ministrio da Agricultura,
Pecuria e Abastecimento
Boletim de Pesquisa
e Desenvolvimento 159
Rui Fonsca Veloso
Fernando Borges Fernandes
Lus Gustavo Barioni
Adriana Coloca
A Importncia do Controle
Financeiro em um Sistema
de Informaes Gerenciais
numa Fazenda
Planaltina, DF
2005
ISSN 1676-918X
Dezembro, 2005
Empresa Brasileira de Pesquisa Agropecuria
Embrapa Cerrados
Ministrio da Agricultura, Pecuria e Abastecimento
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Impresso e acabamento: Divino Batista de Souza
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1
a
edio
1
a
impresso (2005): tiragem 100 exemplares
Todos os direitos reservados.
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parte, constitui violao dos direitos autorais (Lei n 9.610).
A importncia do controle financeiro em um sistema de informaes
gerenciais numa fazenda / Rui Fonsca Veloso ... [et al.].
Planaltina, DF : Embrapa Cerrados, 2005.
19 p. (Boletim de pesquisa e desenvolvimento / Embrapa
Cerrados, ISSN 1676-918X ; 159)
1. Administrao rural. 2. Administrao financeira. 3. Propriedade
rural. I. Veloso, Rui Fonsca. II. Srie.
338.1 - CDD 21
I34
Embrapa 2005
CIP-Brasil. Catalogao na publicao.
Embrapa Cerrados.
Sumrio
Introduo .................................................................................. 7
Material e Mtodos ...................................................................... 8
Resultados e Discusso ................................................................. 10
Concluses ................................................................................. 13
Referncias................................................................................. 13
Anexo I. Plano de contas adotado no Sistema de Gesto da Fazenda
Madeira ................................................................................. 16
A Importncia do Controle
Financeiro em um Sistema
de Informaes Gerenciais
numa Fazenda
Rui Fonsca Veloso
1
; Fernando Borges Fernandes
2
;
Lus Gustavo Barioni
3
; Adriana Coloca
4
1
Eng. Agrn., Ph.D., Embrapa Cerrados, rui@cpac.embrapa.br
2
Eng. Agrn., B.Sc., autnomo, ffborges@yahoo.com
3
Eng. Agrn., Dr., Embrapa Cerrados, barioni@cpac.embrapa.br
4
Scia-proprietria, fazenda Madeira, Gameleira - GO
Resumo - A necessidade de dados para avaliao financeira e econmica de
tecnologias agropecurias e de aperfeioamento de procedimentos gerenciais de
fazendas, por meio de recursos de informtica, levou a Embrapa Cerrados
proposio de um sistema de informaes gerenciais para fazendas em parceria
com dois produtores familiares e um agrnomo autnomo. Dois estudos de caso
em fazendas, na regio sul goiana, vm fundamentando o processo de criao de
prottipo do sistema. Utilizando-se do Microsoft Access

, foram desenvolvidos os
mdulos de controle financeiro, de custos, de estoques e de anlise de resultados.
Mdulos de controle de mquinas, de pessoal, do rebanho e de mapas
georreferenciados encontram-se em desenvolvimento. Na especificao do mdulo
de controle financeiro, adotaram-se, alm de demonstrativos de fontes e uso de
fundos, outros relatrios definidos com a participao efetiva dos produtores e
seus familiares. Utilizando-se, simultaneamente, os mdulos de controle financeiro
e de custos, foi possvel formalizar, na fazenda, o processo de planejamento
estratgico no qual foram incorporadas as despesas e as receitas previstas. A
complementaridade entre os mdulos constitui a base do instrumento de apoio
tomada de decises pelo produtor e sua famlia. Embora o sistema mais amplo de
gesto esteja sendo desenvolvido desde 1999, sua verso comercial ser oferecida
ao mercado por meio da parceria com uma empresa de software.
Termos para indexao: controle financeiro, contabilidade de custos,
planejamento estratgico, gesto de fazenda.
The Importance of the
Financial Control in a
Management Information
System for a Farm
Abstract - The development of a managerial information system for farmers in
Cerrado has been implemented by Embrapa using: two researchers, two
producers and their families and a farm management adviser. For the system
prototype phase, two case studies are being carried out, in the South of Gois,
based on the data requirements for the farm level agrotechnology evaluation, in
financial and economic terms, and improvements in the farm managerial
procedures. By using the Microsoft Access software, the financial control, cost
accounting, stock control, technical and financial result analysis modules were
developed. Modules concerning the machinery and human resources, controls
and the geo-referenced maps component are in a development process. In the
financial control module specification was adopted to report sources and use of
funds and other reports defined with an effective collaboration of the producers
and their families. The formalization of the strategic planning process was
possible by using simultaneously the financial and cost account modules and
incorporating the expected expenses and revenues. The complementarities of all
the system modules form the decision tool basis for the producers and their
families. The whole farm management information system is in a development
process since 1999. A commercial version for sale will be offered after making a
partnership agreement between Embrapa and a private software house.
Index terms: financial control, cost accounting, strategic planning, farm
management system.
7
A importncia do Controle Financeiro em um Sistema...
Introduo
Gerenciar uma fazenda que incorpora atividades de produo agrcola,
seguindo uma viso sustentvel, em termos econmicos, sociais e ambientais,
um dos maiores desafios para produtores rurais em grande parte do Cerrado.
Isto se deve s necessidades de investimentos significativos para o
estabelecimento dessas atividades. Alm disso, sabe-se que, no Brasil, pagam-se
as mais altas taxas de juros, e a nossa agricultura est entre as duas menos
subsidiadas no mundo.
A adoo de procedimentos administrativos, baseados em sistemas de
informaes gerenciais computadorizados, ainda incipiente em propriedades
rurais no Cerrado. Contudo, as crescentes vantagens oferecidas pelo
desenvolvimento de novas tecnologias de informao (TI) criam possibilidades
para que tais sistemas se tornem instrumentos bsicos no apoio ao processo de
tomada de decises pelo produtor rural.
Alguns produtores rurais de pequena, de mdia e de grande escala tm
demonstrado interesse por alguns instrumentos de TI, como meio para alcanar
melhores resultados tcnicos e financeiros, em curto prazo e seu crescimento
econmico, em mdio e em longo prazo. Uma discusso sobre a abordagem de
estudo de caso e TI na gesto dos empreendimentos rurais tem sido apresentada
por Machado e Nantes (2003). Ademais, a necessidade de gerao de dados
para pesquisa e desenvolvimento, no mbito de fazendas comerciais, tem
motivado pesquisadores da Embrapa Cerrados a desenvolver um sistema de
informaes para administrao de fazendas. A obteno de dados primrios
possibilita a avaliao financeira e econmica de tecnologias apropriadas por
produtores rurais.
Ao mesmo tempo em que se iniciava esse projeto, alguns produtores
procuravam a Embrapa Cerrados para auxili-los na informatizao de seus
negcios. Foram escolhidos, inicialmente, dois produtores da regio sul goiana
e, atualmente, aps a concluso, em 2002, do projeto intitulado: Modelagem de
sistemas agrcolas para suporte ao desenvolvimento da agricultura familiar,
quatro propriedades passaram a utilizar o sistema. Isso tem sido possvel graas
a um esforo de parceria entre a Embrapa Cerrados e os produtores que iniciaram
efetivamente o uso de TI em seus empreendimentos.
8
A importncia do Controle Financeiro em um Sistema...
Material e Mtodos
Dois estudos de caso foram realizados no perodo de 1999 a 2004 para
avaliao e especificao da necessidade de dados e de informaes gerenciais
pelos produtores rurais. Um deles refere-se a uma pequena propriedade de 61
hectares no Municpio de Silvnia, GO cuja atividade principal a produo de
leite. O outro, uma fazenda em Gameleira de Gois, GO que cultivava, em 2001/
2002, uma rea total de 822,66 hectares em regimes de sequeiro (arroz, feijo,
milho e soja) e irrigado (feijo, milho-doce e tomate industrial), alm da atividade
de pecuria leiteira que ocupava 65 hectares de reas marginais com um rebanho
de aproximadamente 300 animais da Raa Holandesa.
A viso sistmica e a abordagem de estudo de caso adotadas neste trabalho tm
sido recomendadas por analistas em pesquisas para resoluo de problemas de
negcio (SCHNELLE, 1967; McMENAMIM, 1991). Os produtores das fazendas
estudadas esto inseridos no conceito de produtores familiares, definido como
uma forma de produo predominante no mundo inteiro em que o ncleo de
decises, gerncia, trabalho e capital controlado pela famlia
(AGRICULTURA..., 2002).
O software vem sendo desenvolvido em um banco de dados relacional,
implementado em Microsoft Access

e contempla vrios mdulos, alguns j

estabelecidos e em pleno funcionamento e outros em fase de anlise e
modelagem. A verso atual do sistema contm os seguintes mdulos: controle
financeiro, objeto deste trabalho; controle de custos, baseado num plano de
contas contbil (Anexo I); controle de estoques para insumos e produtos;
controle de produo e estoques de produtos e anlise que processa e sintetiza
dados do controle de custos e gera relatrios de cada ano agrcola (junho a
maio). Mdulos de controle: de mquinas, de pessoal, do rebanho e de mapas
georreferenciados encontram-se em desenvolvimento.
Seguindo um modelo conceitual de planejamento e gerncia de fazenda
(VELOSO, 1997), os processos de produo e gerenciais incorporados nas
fazendas parceiras foram analisados para facilitar a especificao do modelo de
dados. Nessa especificao, alguns procedimentos gerenciais foram concebidos
para sistematizar a gerao de dados e informaes (VELOSO et al., 2001).
9
A importncia do Controle Financeiro em um Sistema...
Primeiramente, foram analisados os procedimentos gerenciais como: planos de
contas, balancetes de fontes e uso de fundos; centros de resultados (que
incorporam receitas e custos); demonstrativo de resultados (lucros e perdas);
oramentos e demonstrativo de resultados de gesto do negcio. Na segunda
etapa, foram analisados os mdulos j existentes na base de dados que estava
sendo construda. O banco de dados estabelecido foi do tipo relacional
(ROSSAL, 2002). Assim, foram concebidos diagramas de entidade-
relacionamento, identificados os formulrios de entrada, as consultas e os
relatrios de apoio gesto financeira. Essa anlise embasou a especificao do
modelo de dados. A terceira etapa envolveu a definio dos requisitos
(funcionalidade) da base de dados e da interface (consultas, formulrios e
relatrios). A ferramenta Access foi utilizada para a modelagem de dados e para a
gerao do banco de dados. Na quarta etapa, foram feitos a implementao, os
testes e os ajustes do instrumento com auxlio dos usurios. Atualmente, um
esforo est sendo feito quanto documentao do software para o usurio. Em
seguida, preparar-se- o material de treinamento para um curso sobre sistema de
gesto tcnico-gerencial no mbito de fazenda agropecuria.
O controle financeiro, assim como os demais controles que integram o sistema
de gesto proposto, foi concebido e modelado para ser executado de maneira
interativa com os produtores rurais colaboradores, o professor de contabilidade
gerencial, Nivaldo Jos Mendes da Universidade Catlica de Gois e, em
particular, com o incentivo e o aporte de recursos, humanos e financeiros de
proprietrios das Fazendas Madeira, Municpio de Gameleira, GO, Fazenda Dom
Bosco, Municpio de Cristalina, GO e Fazenda Guar, Municpio de Correntina,
BA. Entretanto, foi na Fazenda Madeira, onde o negcio envolve a participao
de quatro famlias, o patriarca, esposa, os trs filhos e seus familiares que se deu
incio a experincia. Nessa Fazenda, depois da instalao de um escritrio
informatizado, em meados de 1999, foram concebidos e colocados em prtica
os primeiros procedimentos administrativos visando contabilidade de custos
das atividades produtivas. No ano seguinte, ficou demonstrado que a apurao
de resultados tcnicos e financeiros, sem o efetivo controle das operaes
financeiras, incorporava falhas no banco de dados que estava sendo construdo,
falhas essas difceis de serem corrigidas. Assim, ao mesmo tempo em que se
construa a base de dados do mdulo contabilidade de custos, implantado
segundo um plano de contas (Anexo I), discutia-se um amplo sistema de gesto
10
A importncia do Controle Financeiro em um Sistema...
tendo como elemento central o mdulo controle financeiro. Esse mdulo
encontra-se plenamente implantado, bem como os de contabilidade de custos
com mais de 20.000 registros, controle de estoques de insumos, controle de
produo e estoques de produtos, controle de pessoal, de anlise de resultados
tcnicos e financeiros e a Internet instalada, fundamental para a troca dados e
informaes com o ambiente externo.
No controle financeiro, esto incorporadas as tabelas denominadas: Cliente;
ContaFin com cdigo da conta, agncia, nmero da conta, tipo de conta, valor
inicial e limite da conta; extrato disponvel, extrato efetivado, fluxo projetado,
fluxo projetado simulado, fornecedor, plano de contas, transao e duas outras
para identificao e correo de erros no processo de incorporao de dados no
sistema.
Esse controle gera todos os relatrios requeridos pelos usurios para gerncia
do negcio e apoio tomada de decises.
Resultados e Discusso
O procedimento bsico de demonstrao de fontes e uso de fundos foi
contemplado na primeira verso do mdulo de controle financeiro. Entretanto,
com o uso da ferramenta, os produtores sugeriram modificaes que resultaram
em alteraes nas tabelas do banco de dados e na incluso de novos relatrios.
O controle financeiro incorpora, entre outras vantagens, a emisso de relatrios
com valores disponveis ou efetivados. Cada lanamento contm trs campos de
datas: (1) data da transao; (2) data prevista que se refere data de
compromissos a serem efetivados (no caso de lanamentos vista ou da conta
caixa pequeno, a data prevista ser a mesma da transao); e (3) data da
efetivao que, no caso de transao bancria, refere-se data do crdito ou
dbito registrado no banco. Isso se faz necessrio em decorrncia dos tipos de
relatrios de valores disponveis e de compromissos em atraso.
O formulrio para entrada de dados simples e incorpora tanto os lanamentos
de entrada quanto os de sada de recursos financeiros. Durante a insero de
dados, o usurio pode cadastrar nova conta financeira, fornecedor ou cliente
(Figura 1).
11
A importncia do Controle Financeiro em um Sistema...
Figura 1. Formulrio de entrada de dados do controle financeiro.
Entre os relatrios disponibilizados, o de fluxo de caixa realizado e o de fluxo
de caixa projetado constituem elementos de planejamento estratgico,
principalmente, quando aliados aos relatrios do mdulo de controle de custos
e de anlise de safra que contm dados de apropriao de custos, permitindo
prever custos e/ou despesas, investimentos, retiradas e receitas futuras,
(Figura 2). Os outros relatrios so: balancete financeiro efetivado (Figura 3),
extrato por conta, agenda de compromissos de entrada e de sada, extrato de
dbito por fornecedor e extrato de crdito por cliente, todos com a opo de
valores disponveis ou efetivados. Outro relatrio, criado conforme solicitao
dos produtores, o da relao de cheques anulados.
Os trs relatrios de sada e de entrada de dinheiro so utilizados diariamente e
neles esto incorporados: entradas previstas e o detalhamento de contas a
pagar.
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A importncia do Controle Financeiro em um Sistema...
Figura 2. Descrio dos doze relatrios gerados pelo sistema.
Figura 3. Exemplos de relatrio do controle financeiro.
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A importncia do Controle Financeiro em um Sistema...
Concluses
1. O sistema de gesto de fazenda que vem sendo desenvolvido desde 1999
pela Embrapa Cerrados e produtores rurais da regio Cerrado tem
demonstrado que, entre os subsistemas implantados, o mdulo de controle
financeiro crucial para a obteno de dados primrios, com qualidade, das
diferentes operaes financeiras. Alm disso, facilita o controle dos dados
concernentes s operaes tcnicas. Entretanto, a complementaridade entre
os mdulos que forma a base de apoio tomada de decises do produtor e
seus familiares.
2. A melhor forma de medir os resultados deste trabalho a comparao da
situao inicial com a atual do processo administrativo dessas fazendas.
Segundo ponderaes dos prprios produtores, o processo de tomada de
decises tem sido facilitado a cada ano. Ademais, os processos de produo
e gerencial tm envolvido, cada vez mais, todos os familiares que atuam
como o conselho de uma empresa.
3. O trabalho de criao de um software para gesto do negcio de uma fazenda
familiar est sendo concludo e, por meio de uma parceria com uma empresa
de desenvolvimento de softwares, ser oferecido ao mercado numa verso
profissional em mdio prazo. Entretanto, o sistema de controle financeiro
pode ser implementado em fazendas de maneira independente dos demais
componentes do amplo sistema de gesto por ser um elemento bsico nos
processos gerenciais e de planejamento de um negcio.
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2003, Porto Seguro, BA. Anais... Lavras: SBI-AGRO, 2003. 1 CD-ROM.
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Anexo I. Plano de contas adotado
no Sistema de Gesto da Fazenda
Madeira
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