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net/luiz2011/aula-10-noes-de-arquivologia-15280369
1. Conhecendo eorganizando um arquivo
2. A histria no se escrever seno com orecuar do tempo e com os fatos
edocumentos. Santos Dumont
3. Ol pessoal,os objetivos da aula de hoje so:
4. Capacit-los paraatuarem eficientemente nos arquivos das agncias.
5. Mostrar os aspectos fundamentais da classificao dedocumentos, com
destaque para a identificao dos tipos documentais
6. Para iniciar nossa aula de hoje, convidamos voc aviajar conosco e
conheceras origens histricas dos arquivos.
7. Observe a imagem ao lado.
8. Pilhas de documentos,milhares de informaesimportantes perdidas em
papis por falta de organizao.
9. A cena apesar de exagerada um retrato da falta deorganizao com os
papisde documentos por parte de algumas pessoas.
10. J parou para pensar nas consequncias da desorganizao?
11. A desorganizao pode fazer voc perder tempo, perder coisas
importantes, perder clientes e se bobear voc poder perder at o seu
emprego
12. Veja a seguir alguns conceitos e definiesimportantes para voc ir
se familiarizando com os arquivos.
13. Informao - Todo e qualquerelemento referencial contidonum
documento. A informao tudo o que pode ser emitido erecebido.
Compreende umamensagem, idia, noo, notciasobre algum ou algo.
a noo,idia ou mensagem contida emum documento.
14. Documento - qualquerelemento grfico, iconogrfico,plstico ou
fnico pelo qual ohomem se expressa. o livro, o artigo de revista
oujornal, o relatrio, o processo, odossi, a correspondncia, alegislao,
a estampa, a tela, aescultura, a fotografia, o filme, odisco, a fita
magntica etc.
15. Arquivo - o conjuntode documentos que,independentemente
danatureza do suporte,so reunidos poracumulao ao longodas
atividades depessoas fsicas oujurdicas, pblicas ouprivadas.
16. Dossi - uma coleode documentos relativosa um processo, a
umindivduo e, porextenso, a qualquerassunto.
17. Gesto documental - conjunto de medidas erotinas que visam a
racionalizao e eficinciana criao, tramitao, classificao,
usoprimrio e avaliao de arquivos.
18. Biblioteca - o conhecimentogenrico e produzido porterceiros.
Corresponde aoconjunto de material, em suamaioria impresso,
dispostoordenadamente para estudo,pesquisa e consulta comobjetivos
culturais.O documento de bibliotecainstrui e ensina.
19. Museu - o conjunto de objetos coletados nasmais variadas fontes
e que contam a histria deum povo, sendo sua finalidade
essencialmentecultural. Consiste em uma coleo de peas eobjetos de
valor cultural, reunidos, conservados ecolocados disposio do pblico.
20. A classificao dos documentos compreende osuporte, formato,
gnero, espcie, tipo, forma enatureza. Conhea cada uma dessas
classificaesclicando sobre elas. Formato
21. Configurao fsica de um suporte, de acordocom a natureza e o
modo como foiconfeccionado.Ex.: caderno, mapa, rolo de filme, livro,
cartaz,cdice, diapositivo, ficha, fita perfurada, folha,microficha, planta,
rolo, tira de filme, tira demicrofilme, ultraficha.
22. A classificao dos documentos compreende osuporte, formato,
gnero, espcie, tipo, forma enatureza. Conhea cada uma dessas
classificaesclicando sobre elas. Gnero
23. Configurao que assume um documento de acordo com osistema
de signos utilizados na comunicao de seu contedo. a linguagem
usada, a forma como a informao estregistrada no documento.
Classifica-se em: textuais manuscritos, datilografados e
impressos(linguagem bsica = escrita); audiovisuais filmes, cinema,
videoclipes e CDs de msica(associao do som e da imagem);
cartogrficos mapas, plantas e projetos; Iconogrficos desenhos,
gravuras, painis e fotografias(linguagem bsica = imagem); documentos
imagticos; Multimdia rene em um mesmo documento:
animao,som e hipertexto.
24. A classificao dos documentos compreende osuporte, formato,
gnero, espcie, tipo, forma enatureza. Conhea cada uma dessas
classificaesclicando sobre elas. Espcie
25. a linguagem formal como se apresenta odocumento. A
configurao que assume umdocumento de acordo com a disposio e a
naturezadas informaes nele contidas, tais como: ata, aviso,cartas,
certides, circulares, editais, formulrios,memorandos, ofcios, ordem de
servios e outros.
26. A classificao dos documentos compreende osuporte, formato,
gnero, espcie, tipo, forma enatureza. Conhea cada uma dessas
classificaesclicando sobre elas. Suporte
27. Materiais sobre os quais as informaes soregistradas: papel
livro, cartaz, mapa, revista, manuscrito,fotografia, jornal; mdia
magntica e ptica fita vdeo, fita K7, fitamagntica, disquete e CD;
filme fotogrfico microfilme, fotograma, cromo,negativo e filme
cinematogrfico; metal, argila, madeira, tecido medalha,monumento,
escultura, tela etc.
28. A classificao dos documentos compreende osuporte, formato,
gnero, espcie, tipo, forma enatureza. Conhea cada uma dessas
classificaesclicando sobre elas. Natureza
29. Corresponde classificao de segurana aoacesso dos
documentos.Quanto natureza, portanto, os documentos sesubdividem
em: Ostensivos ou Ordinrios a sua divulgaono prejudica a
organizao, sem quaisquerrestries ao acesso. Sigilosos aqueles
que devem ser deconhecimento restrito.
30. Ativo Avance para conhecer o tipo deTempor arquivo indicado rio
pela seta.Inativo
31. Conjunto de documentos estreitamentevinculados aos objetivos
imediatos para asquais foram produzidos ou recebidos e que,mesmo
cessada sua tramitao, se conservamjunto s unidades produtoras em
razo de suavigncia e da frequncia com que soconsultados.
32. Ativo Avance para conhecer o tipo deTempor arquivo indicado rio
pela seta.Inativo
33. Constitudo de documentos originrios dearquivos correntes, com
uso pouco frequente,permanecem neste estgio aguardando
adestinao final que poder ser a eliminao ouo recolhimento ao
arquivo permanente.
34. Ativo Avance para conhecer o tipo deTempor arquivo indicado rio
pela seta.Inativo
35. Constitudo de documentos que perderam todovalor de natureza
administrativa e que seconservam em razo de seu valor
documentallegal ou histrico e que constituem os meios deconhecer o
passado e sua evoluo. A suafuno conservar e disponibilizar
paraconsulta documentos teis para finsadministrativos e pesquisas
histricas.
36. Descartar ou no eis a questo
37. Voc j ficou indeciso em algum momento sobrejogar ou no
determinado documento? Acompanhe a seguir alguns critriosque
regulam a eliminao de documentos.
38. Critrios que regulam aeliminao de documentos: Documentos
cujos textos estejam reproduzidos em outros documentos de 1. uma
maneira mais completa. Cpias cujos originais estejam preservados. 2.
39. Documentos de pura3. formalidade. Documentos que
cumpram4. datas especficas. Documentos que se tornem5. obsoletos.
40. Ah, fique atento a umarecomendao importante: Inutilize os
documentos antes de descart-los.
41. Agora vamos falar sobre osmtodos de arquivamento: Consiste em
adotar metodologia para a guarda dos documentos, por meio de um
plano preestabelecido, visando a rapidez no acesso s informaes.
42. A escolha do mtodo dearquivamento a ser utilizado determinada
pela natureza dosdocumentos, frequncia deconsulta, sistema de
recuperaodas informaes e estrutura daorganizao, devendo ser
simplese de fcil entendimento pelosusurios.
43. E tambm existem os mtodos de busca que podem ser: Busca o
documento Direto: diretamente do local arquivado; necessrio
recorrer a Indireto um ndice alfabtico, remissivo ou a um determinado
cdigo.
44. Conhea a seguir os principais mtodos utilizados para organizar
um arquivo:
45. Sistema de busca direto, que obedece a sequncia das Letras
do alfabeto.
46. O sistema de busca indireto, uma vez quenecessita de ndice
alfabtico. Considera o nmeroda pasta, um mtodo seguro, simples e
de fcilmanuseio, sendo usado quando houvernecessidade de sigilo das
informaes. Tem amplaaplicao em arquivos especiais e
especializados.
47. O sistema de busca direto eas pastas so colocadas naordem
alfabtica. ummtodo de fcil manuseio queconsidera a procedncia
oulocal. aconselhado para serusado em organizaes queatuem em
vrias regies,cidades, estados etc.
48. O sistema de busca direto,considera a data e o documentono
numerado. Nesse mtodo adisposio das pastas e dosdocumentos,
dentro da pasta, ficana ordem cronolgica. Pode serutilizado como
mtodo auxiliar.Usado para controle depagamentos, compromissos
econtrole de pedidos.
49. Consiste na soma de doismtodos, alfabtico e numrico,utilizando
a simplicidade de ume a exatido e rapidez noarquivamento do outro.
Temlarga utilizao em arquivos decatlogos de fornecedores.