Coletanea de Melhores Praticas de Gestao Do Gasto Publico

COLETNEA DE MELHORES
PRTICAS DE GESTO DO
GASTO PBLICO
MINISTRIO DO PLANEJAMENTO,
ORAMENTO E GESTO
TERCEIRA EDIO
Braslia, Abril de 2012
MINISTRIO DO PLANEJAMENTO, ORAMENTO E GESTO
SECRETRIA DO ORAMENTO FEDERAL
Clia Corra
SECRETRIO-ADJUNTO DE ORAMENTO GESTO CORPORATIVA
Eliomar Wesley Ayres da Fonseca Rios
COORDENADOR-GERAL DE INOVAO E ASSUNTOS ORAMENTRIOS E FEDERATIVOS
Mrcio Luiz de Albuquerque Oliveira
EQUIPE TCNICA
Andr Guimares Resende Martins do Valle
Carlos Augusto de Oliveira Santos
Catarina Mendona Ferreira Lima Pinheiro
Eduardo Du Pasquier Brasileiro
Isabella Amaral da Silva
Leila Barbieri de Matos Frossard
Munique Barros Carvalho
COLABORAO
Eletrobrs Procel
Ministrio do Desenvolvimento Social e Combate a Fome
Ministrio do Meio Ambiente
Ministrio das Minas e Energia
DIAGRAMAO E PROJETO GRFICO
INFORMAES
Secretaria de Oramento Federal (SOF)
SEPN 516, Bloco D, Lote 8
70770-524 - Braslia / DF
Telefone: (61) 2020-2388
www.portalsof.planejamento.gov.br/PEG
gasto.efciente@planejamento.gov.br
Quando os anos 80 chegaram [junto com a competio japonesa], ns [da empresa General
Electric - GE] no tivemos outra escolha seno radicalmente expandir a mentalidade do no-
inventado-aqui, e fzemos isso celebrando pessoas que no s inventavam coisas, mas que
encontravam grandes idias de qualquer parte e compartilhavam-nas com qualquer pessoa dentro
da empresa. Ns viemos a chamar esse comportamento de sem-fronteiras. Essa palavra...
basicamente descrevia a obsesso em encontrar uma maneira melhor ou uma idia melhor
sendo sua fonte uma universidade, outro setor da GE, ou outra empresa do outro lado da rua ou
do outro lado do planeta.
(...)
O impacto desse pensamento sem-fronteira na implementao de nossa estratgia foi gigantesco.
1

Jack Welch
Ex-Presidente da General Electric
Professor da Sloan Business School do MIT
1 Welch, Jack. Winning. Nova Iorque: Harper, 2007. p. 185.
SUMRIO
INTRODUO ................................................................................................................11
1. GASTOS EM GERAL ...................................................................................................13
1.1 CENTRALIZAO DE COMPRAS ............................................................................................13
Descrio ............................................................................................................................................... 13
Benefcios .............................................................................................................................................. 13
Facilidade de Implementao ............................................................................................................. 14
Organizaes que Adotaram a Prtica ............................................................................................... 14
1.2 PREGO ELETRNICO ..............................................................................................................14
Descrio ............................................................................................................................................... 14
Benefcios .............................................................................................................................................. 15
1.3 TRANSPARNCIA ELETRNICA ..............................................................................................16
Descrio ............................................................................................................................................... 16
Benefcios .............................................................................................................................................. 16
Organizaes que Adotam a Prtica ................................................................................................... 17
1.4 SISTEMA ELETRNICO DE CONTROLE DE GASTOS ...........................................................17
Descrio ............................................................................................................................................... 17
Benefcios .............................................................................................................................................. 18
1.5 SISTEMA DE GESTO DE CONTRATOS TERCEIRIZADOS ..................................................19
Descrio ............................................................................................................................................... 19
Benefcios .............................................................................................................................................. 19
1.6 CAMPANHAS DE CONSCIENTIZAO DOS SERVIDORES ................................................20
Descrio ............................................................................................................................................... 20
Benefcios .............................................................................................................................................. 20
2. GASTOS COM GUA E ESGOTO..............................................................................21
2.1 MANUTENO DO CONSUMO DE GUA EM NVEL ADEQUADO ..................................21
Descrio .............................................................................................................................................. 21
Benefcios .............................................................................................................................................. 21
2.2 LAVAGEM PR-AMBIENTAL DE CARROS OFICIAIS ...........................................................23
Descrio ............................................................................................................................................... 23
Benefcios .............................................................................................................................................. 23
2.3 CAPTAO DA GUA DA CHUVA ..........................................................................................24
Descrio ............................................................................................................................................... 24
Benefcios .............................................................................................................................................. 24
3. GASTOS COM COMBUSTVEL E AUTOMVEIS ...................................................25
3.1 MOTOBOY ...................................................................................................................................25
Descrio ............................................................................................................................................... 25
Benefcios .............................................................................................................................................. 25
3.2 Sistema Eletrnico de Controle de Combustvel .......................................................................... 26
Descrio ............................................................................................................................................... 26
Benefcios .............................................................................................................................................. 26
4. GASTOS COM DIRIAS E PASSAGENS ..................................................................27
4.1 PROCEDIMENTOS DE CONCESSO DE DIRIAS E PASSAGENS ......................................27
Descrio ............................................................................................................................................... 27
Benefcios .............................................................................................................................................. 27
4.2 SISTEMA ELETRNICO DE CONCESSO DE DIRIAS E PASSAGENS .............................28
Descrio ............................................................................................................................................... 28
Benefcios .............................................................................................................................................. 28
4.3 DESCONTO CONTRATUAL ESCALONADO ...........................................................................29
Descrio ............................................................................................................................................... 29
Benefcios .............................................................................................................................................. 29
5. GASTOS COM COMUNICAO ..............................................................................30
5.1 DESPESAS COM ENVIO DE CORRESPONDNCIAS .............................................................30
Descrio ............................................................................................................................................... 30
Benefcios .............................................................................................................................................. 30
6. GASTOS COM ENERGIA ELTRICA ........................................................................31
6.1 ECONOMIA DE ENERGIA ELTRICA E REDUO DA FATURA ..........................................31
Descrio...................................................................................................................................................................................... 31
Recomendaes Gerais .......................................................................................................................................................... 31
Boas Prticas para Reduo do Consumo de Energia Eltrica .................................................................................. 32
Benefcios ..................................................................................................................................................................................... 34
Facilidade de Implementao .............................................................................................................................................. 34
7. GASTOS COM MATERIAL DE EXPEDIENTE ..........................................................35
7.1 ILHAS DE IMPRESSO ..............................................................................................................35
Descrio...................................................................................................................................................................................... 35
Benefcios ..................................................................................................................................................................................... 35
Organizaes que Adotaram a Prtica .............................................................................................................................. 36
7.2 PADRONIZAO DE IMPRESSO ECONMICA .................................................................36
Descrio...................................................................................................................................................................................... 36
Benefcios ..................................................................................................................................................................................... 36
7.3 CONTRATAO POR PGINA .................................................................................................36
Descrio...................................................................................................................................................................................... 36
Benefcios ..................................................................................................................................................................................... 37
7.4 SISTEMA ELETRNICO DE CONTROLE DE IMPRESSO ....................................................37
Descrio...................................................................................................................................................................................... 37
Benefcios ..................................................................................................................................................................................... 37
7.5 NO-IMPRESSO DE CONTRACHEQUES .............................................................................38
Descrio...................................................................................................................................................................................... 38
Benefcios ..................................................................................................................................................................................... 39
7.6 UTILIZAO DE PAPEL NO-CLORADO E RECICLADO .....................................................39
Descrio...................................................................................................................................................................................... 39
Benefcios ..................................................................................................................................................................................... 39
Organizaes que adotaram a prtica .............................................................................................................................. 40
7.7 OTIMIZAO DO USO DO PAPEL...........................................................................................40
Descrio...................................................................................................................................................................................... 40
Benefcios ..................................................................................................................................................................................... 40
8. COPOS PLSTICOS ...................................................................................................41
8.1 RACIONALIDADE NO USO DE COPOS DESCARTVEIS .....................................................41
Descrio...................................................................................................................................................................................... 41
Benefcios ..................................................................................................................................................................................... 41
Facilidade de implementao .............................................................................................................................................. 41
9. GESTO DE RESDUOS SLIDOS ...........................................................................42
9.1 COLETA SELETIVA SOLIDRIA (DECRETO 5.940/06)..........................................................42
Descrio...................................................................................................................................................................................... 42
Benefcios ..................................................................................................................................................................................... 42
Comisso de Coleta Seletiva Solidria - CCSS ................................................................................................................. 42
Infraestrutura ............................................................................................................................................................................. 43
Campanhas de Sensibilizao .............................................................................................................................................. 44
Sistema de Acompanhamento ........................................................................................................................................ 44
10. GASTOS COM PROCESSAMENTO DE DADOS ...................................................44
10.1 CONTROLE DE CORREIO ELETRNICO INSTITUCIONAL ................................................44
Descrio...................................................................................................................................................................................... 44
Benefcios ..................................................................................................................................................................................... 45
11. GASTOS COM TELECOMUNICAES..................................................................45
11.1 SOFTWARE DE COMUNICAO ELETRNICA ..................................................................45
Descrio...................................................................................................................................................................................... 45
Benefcio ...................................................................................................................................................................................... 46
11.2 REDE PTICA DE COMUNICAES .....................................................................................46
Descrio...................................................................................................................................................................................... 46
Benefcios ..................................................................................................................................................................................... 46
11.3 REGULAMENTAO DO USO DE TELEFONIA FIXA E MVEL ........................................47
Descrio...................................................................................................................................................................................... 47
Benefcios ..................................................................................................................................................................................... 48
12. VIGILNCIA ..............................................................................................................48
12.1 VIGILNCIA ELETRNICA .....................................................................................................49
Descrio...................................................................................................................................................................................... 49
Benefcios ..................................................................................................................................................................................... 49
Organizaes que Adotam a Prtica .................................................................................................................................. 50
CONCLUSO...................................................................................................................50
BIBLIOGRAFIA ...............................................................................................................51
INTRODUO
A boa gesto do gasto pblico permite a reduo de desperdcios, o que possibilita o au-
mento dos recursos disponveis para o Estado atender melhor a populao nas mais diversas
formas: desde a manuteno e o aparelhamento dos hospitais pblicos aquisio de viaturas
para as instituies de segurana pblica.
Tendo isso em vista, o Ministrio do Planejamento, Oramento e Gesto (MP), por meio da
Secretaria de Oramento Federal (SOF), elaborou a presente coletnea para catalogar, explicar
e disponibilizar melhores prticas dos setores pblico e privado na rea de gesto de gastos. A
coletnea est disponvel ao pblico, porm se direciona especialmente a gestores de recursos
pblicos de todos os Poderes e entes da federao que podem aplicar essas prticas no dia-a-dia
de seus trabalhos. Para atender a um pblico to amplo, a presente obra faz uso de linguagem
acessvel, evitando, sempre que possvel, o uso de terminologia tcnica.
Nesta terceira edio, atualizamos algumas medidas para efcincia nos gastos administra-
tivos e acrescentamos outras prticas. O primeiro captulo versa sobre algumas prticas relativas
aos gastos administrativos em geral, que podem ser aplicadas pela instituio como um todo. Os
demais captulos tratam de prticas para despesas especfcas tais como gua e esgoto; combus-
tveis e automveis; entre outras. Em cada subitem descrita, de maneira geral, a prtica, bem
como so apresentados, quando possvel, os benefcios obtidos, o grau de facilidade para sua
implantao, e a organizao pblica ou privada que adotou a prtica.
A seguir apresentamos as melhores prticas por ns coletadas, sinta-se vontade para
copi-las, aprimor-las e inovar.
MINISTRIO DO PLANEJAMENTO, ORAMENTO E GESTO SECRETARIA DE ORAMENTO FEDERAL 13
1. GASTOS EM GERAL
1.1 CENTRALIZAO DE COMPRAS
Descrio
Um rgo ou entidade (que denominaremos de central de compras) se dedica a realizar
aquisies de vrios produtos para outros rgos e entidades. A central de compras pode trabalhar
de forma impositiva, obrigando as demais organizaes, por norma, a recorrer a ela para realizar
compras de determinados bens e servios. Por outro lado, ela pode atuar como uma facilitadora,
realizando aquisies em larga escala para rgos e entidades que aderirem sua chamada.
Qualquer que seja o modelo adotado possvel utilizar o sistema de registro de preos
previsto, no mbito de todas as esferas federativas, pelo artigo 15, da Lei n 8.666, de 1993, e
regulamentado, no mbito da Unio, pelo Decreto n 3.931, de 2001. Nesse sistema, a central de
compras registra o menor preo unitrio ofertado para determinado produto especifcado pela
Administrao Pblica. Assim, os demais rgos podem solicitar central de compras a aquisi-
o do produto (at um limite de quantia) ao preo registrado. Preferivelmente, antes de atender
ao solicitante, a central deve confrmar se essa possui dotao oramentria sufciente para arcar
com as despesas solicitadas.
A utilizao da centralizao das compras no implica necessariamente a entrega centrali-
zada dos bens adquiridos. Essa centralizao de entregas pode reduzir a efcincia da organizao
pblica, pois aumenta as despesas com logstica. A prtica de centralizao recomendvel no
caso de bens e servios gerais e comuns a todos ou maioria dos rgos ou entidades envolvidos
como papel e caneta, por exemplo. No caso de bens e servios mais especfcos e singulares, o
processo de aquisio deve ser centralizado sob a responsabilidade do rgo ou entidade que tem
mais conhecimento tcnico sobre o assunto.
Benefcios
A grande vantagem desta prtica permitir a aquisio de produtos em quantidades
maiores, o que tende a reduzir o preo da compra. Esse benefcio maior quanto maior for o
volume de produtos gerais e comuns adquiridos pela organizao. Outro benefcio importante
a padronizao, quando possvel, dos bens adquiridos, possibilitando uma melhor comparao
de preos e facilitando a gesto de estoques.
14 COLETNEA DE MELHORES PRTICAS DO GASTO PBLICO
Facilidade de Implementao
Geralmente no h empecilhos normativos. J a adoo de um sistema de registro de preos
est prevista em lei e decreto, como mencionado anteriormente. Do lado tcnico, preciso cons-
tituir um corpo de profssionais capacitados para administrar a central de compras e dot-los de
ferramentas adequadas. Em termos de investimentos iniciais, preciso considerar a necessidade
de se alocar recursos para a nova central de compras, caso se constitua de um novo rgo na
estrutura administrativa.
Organizaes que Adotaram a Prtica
No Brasil, vrias organizaes pblicas relevantes possuem estruturas com a funo de
centralizar algumas compras, sendo que algumas dessas organizaes centralizam muito mais do
que outras. Eis alguns exemplos:
Governo Federal
1
;
Governo do Estado de So Paulo
2
;
Governo do Estado de Minas Gerais
3
; e
Governo do Estado do Mato Grosso
4
.
O mesmo se aplica ao exterior, eis alguns exemplos:
Ministrio da Fazenda do Reino Unido (Her Majestys Treasury)
5
;
Parlamento do Reino Unido
6
; e
Universidade de Chicago nos Estados Unidos
7
.
1.2 PREGO ELETRNICO
Descrio
O prego uma modalidade de licitao voltada aquisio de bens e servios comuns. No
mbito de todas as esferas da federao o prego regido pela Lei 10.520, de 2002. O Prego fun-
ciona como um leilo reverso: o licitante que oferecer o menor preo pelo produto vence o leilo,
desde que atenda s especifcaes estipuladas pela Administrao Pblica. H duas espcies de
prego: presencial e eletrnico. Na verso presencial, os licitantes e o pregoeiro (o responsvel
1 BRASIL. Ministrio do Planejamento, Oramento e Gesto. Comprasnet. Disponvel em: <www.comprasnet.gov.br>.
2 BRASIL. Secretaria de Gesto Pblica do Governo do Estado de So Paulo. Prego. Disponvel em: <www.pregao.sp.gov.
br>.
3 BRASIL. Governo do Estado de Minas Gerais. Compr@as MG. Disponvel em: <www.compras.mg.gov.br>.
4 BRASIL. Secretaria de Estado de Administrao do Governo do Estado de Mato Grosso. Portal de Aquisies do Estado.
Disponvel em: <http://aquisicoes.sad.mt.gov.br/>.
5 REINO UNIDO. Her Majestys Treasury. Ofce of Government Commerce. Disponvel em: <www.ogc.gov.uk/index.asp>.
6 REINO UNIDO. United Kingdom Parliament. Central Procurement Ofce (House of Commons). Disponvel em: <www.parlia-
ment.uk/about_commons/cpo.cfm>.
7 UNIVERSITY OF CHICAGO. The University of Chicago Central Procurement Services. Disponvel em: <cps.uchicago.edu/pu-
blic>.
pelo prego) encontram-se fsicamente em um mesmo local para realizarem o processo. No pre-
go eletrnico, a participao se d por meio de sistema eletrnico de compras, via internet. No
mbito do Poder Executivo da Unio o prego eletrnico regulamentado pelo Decreto 5.450, de
2005.
Benefcios
O prego eletrnico, por ser acessvel via internet, facilita a participao de licitantes que se
situam fsicamente distantes do rgo ou entidade pregoeiro. Isso aumenta o nmero de licitantes
e a concorrncia entre estes, o que reduz o preo ofertado ao Estado.
O sistema utilizado pelo prego eletrnico, qualquer que seja, tende a automatizar muitas
etapas, acelerando o processo, o que economiza tempo e dinheiro. Alm disso, o prego, em
qualquer espcie, inverte as fases de um processo licitatrio tradicional previsto na Lei 8.666,
de 1993. Numa licitao tradicional, confere-se a habilitao de todos os participantes (se forem
muitos, esta fase pode levar meses) e depois se passa para a fase de propostas de preo. No
prego, as propostas de preo ocorrem em primeiro lugar e, depois, se confere a habilitao do
melhor colocado.
Outra vantagem desta prtica a transparncia que ela possibilita, com a disponibilizao
do processo das compras governamentais ao pblico, via internet. Essa publicidade pode gerar
um impacto bastante positivo na cultura de uma organizao.
Conforme mencionado, a prtica respaldada por lei e decreto. Tecnicamente, a implemen-
tao complexa para as esferas e poderes que ainda no dispem de sistema informatizado para
a realizao dos preges eletrnicos. No caso dos rgos da Unio, alm de obrigatria, a utiliza-
o bastante simples, sendo utilizado o Comprasnet, stio eletrnico de licitaes do Governo
Federal. Tambm houve cesso da utilizao do Comprasnet para rgos de outras esferas da
Administrao, bem como pra governos de outros pases da Amrica Latina.
O prego eletrnico muito difundido pelos rgos e entidades pblicos de todas as esferas
da federao
8
. Entre os que adotaram a prtica esto o Governo Federal; os governos dos Estados
de So Paulo, Minas Gerais, Esprito Santo, Mato Grosso, Cear, Rio Grande do Norte e Gois;
bem como diversos bancos ofciais, incluindo o Banco Central; inmeras prefeituras; e vrios
tribunais federais e estaduais.
8 BRASIL. Ministrio do Planejamento, Oramento e Gesto. Comprasnet. Disponvel em: <www.comprasnet.gov.br>.
1.3 TRANSPARNCIA ELETRNICA
Descrio
Utiliza-se pgina institucional de internet para disponibilizar sociedade a execuo ora-
mentria do rgo ou entidade pblica, bem como outras informaes correlatas e pertinentes,
tais como: contratos, preos, empresas licitantes penalizadas, convnios, convenentes inadim-
plentes, etc.
Benefcios
A transparncia pressiona a organizao pblica a evitar desperdcios condenveis pela
sociedade e, graas transparncia, mais facilmente divulgados pela mdia. Este efeito pode ser
poderoso para uma organizao que recebe bastante ateno do pblico e cuja gesto de gastos
imperfeita.
Porm, dado o amplo alcance publicitrio dessa iniciativa, qualquer organizao pode ga-
nhar com efeitos culturais transformadores. de se esperar que os servidores se conscientizem
mais sobre a alocao de recursos, quando seu rgo ou entidade faz questo de mostrar a todos
como ela lida com o tema.
Essa prtica se fundamenta legalmente no caput do artigo 37 da Constituio da Repblica
que estabelece que todos os Poderes e esferas federativas do Estado obedecero ao princpio da
publicidade. Em termos tcnicos preciso contratar o servio ou designar servidores capacitados
em informtica para implantar o portal. As resistncias poltica e corporativa podem ser graves se
houver servidores da rea de compras do rgo ou entidade que temam sofrer penalizaes ad-
ministrativas. Porm, esse tipo de iniciativa tende a ser muito bem aceita pelos demais servidores.
H tambm a necessidade de se alocar recurso para a iniciativa. Mas ressalta-se, que, caso
o portal seja montado por equipe da prpria organizao, possvel desenvolver um stio com
um bom nvel de qualidade utilizando ferramentas de sofware livre
9
(ou seja, de uso gratuito),
o que reduz drasticamente seu custo. Observa-se que boa parte dos portais do governo federal
brasileiro desenvolvida com sofware livre. Para hospedar a pgina possvel contratar o ser-
vio a preos bastante razoveis. Para se ter uma idia, empresas americanas
10
cobram tarifas to
baixas como cerca de R$9 por ms para disponibilizar um espao virtual de 500GB e transmisso
mensal de 5TB o sufciente para um portal de grande porte. Servios similares so oferecidos
9 Exemplos de software livre para desenvolvimento de stios incluem: Xoops, Drupal e Plone (permitem a montagem de
pginas com pouco recurso programao); MySQL (banco para de dados); phpMyAdmin (interface amigvel para admi-
nistrar o MySQL); e Apache e Zope (possibilitam acesso via internet pgina desenvolvida).
10 DREAMHOST. Dreamhost. Disponvel em: <www.dreamhost.com>.
por empresas brasileiras. Considerando o baixo preo desse servio, pode ser vivel dispensar
a licitao da aquisio desse, com base no artigo 24 da Lei 8.666 de 1993, o que pode agilizar o
processo de compra.
Organizaes que Adotam a Prtica
A Controladoria-Geral da Unio possui um Portal da Transparncia que disponibiliza ao
pblico uma ferramenta que permite a consulta dos gastos dos rgos e entidades da Unio.
11
A
mesma instituio disponibiliza, em parceria com o Ministrio do Planejamento, Oramento e
Gesto, stio de Transparncia Pblica
12
que detalha informaes sobre execuo oramentria, li-
citaes, contrataes, convnios, e dirias e passagens de rgos e entidades do Poder Executivo
Federal.
O Gabinete do Ministro da Justia possui uma Coordenao que se dedica a um Programa
de Transparncia. O Programa disponibiliza, em stio prprio, informaes relativas ao Ministrio,
similares s constantes do stio de Transparncia Pblica, alm de muitas outras informaes
pertinentes.
13

A Cmara dos Deputados dedica parte de seu stio transparncia de seu oramento, sua
gesto fscal, seus contratos e convnios, alm de dar outras informaes.
14
O Senado Federal dis-
ponibiliza ao pblico em geral um poderoso sistema de consulta de gastos federais denominado
SIGA Brasil
15
.
Nos Estados Unidos, a Casa Branca divulga os gastos do governo federal desse pas bem
como informaes sobre contratos e fornecedores
16
.
1.4 SISTEMA ELETRNICO DE CONTROLE DE GASTOS
Descrio
Adquire-se ou desenvolve-se internamente um sistema informatizado que controla um ou
mais tipos de gastos de uma organizao. No caso de organizaes de pequeno porte, que lidam
com dados em menor volume e complexidade, o referido sistema pode ser desenvolvido por
no-programadores utilizando ferramentas de informtica bsicas como o Microsof Excel e o
Access, ou outras ferramentas de uso livre como as disponveis nos pacotes de escritrio Open
11 BRASIL. Controladoria-Geral da Unio. Portal da Transparncia. Disponvel em: <www.portaltransparencia.gov.br>.
12 BRASIL. Controladoria-Geral da Unio. Transparncia Pblica. Disponvel em: <www1.transparencia.gov.br/Transparencia-
Cliente>.
13 BRASIL. Ministrio da Justia. Programa de Transparncia. Disponvel em: <www.mj.gov.br/data/Pages/MJC650F76APTBRNN.htm>.
14 BRASIL. Cmara dos Deputados. Transparncia. Disponvel em: <www2.camara.gov.br/transparencia>.
15 BRASIL. Senado Federal. Oramento da Unio. Disponvel em: <www9.senado.gov.br/portal/page/portal/orcamento_sena-
do/SigaBrasil>.
16 ESTADOS UNIDOS DA AMRICA. Casa Branca. USA Spending. Disponvel em: <www.usaspending.gov/>.
Ofce
17
e BrOfce
18
. No caso de mdias e grandes organizaes, que lidam com dados em maior
volume e complexidade, o sistema mais adequado seria aquele desenvolvido por programadores
profssionais utilizando ferramentas avanadas de tecnologia da informao. As funcionalidades
de um sistema de controle de gastos podem variar bastante dependendo dos tipos de gastos
abordados e das necessidades da organizao. Porm, algumas funcionalidades que geralmente
representam vantagens em qualquer situao incluem:
Acesso aos usurios via internet.
Acesso a dados sigilosos restritos a servidores.
Segurana das informaes do sistema.
Coleta e acompanhamento de dados fnanceiros (gastos com gua, por exemplo)
e fsicos (consumo de gua, por exemplo) das despesas mais relevantes da
organizao.
Cruzamento de dados fsicos e fnanceiros para formar indicadores de
desempenho (gastos com gua por pessoa por dia, por exemplo).
19
Integrao com outros sistemas estruturantes da organizao.
Difcilmente se produz um sistema que atenda perfeitamente a todas as necessidades e
especifcidades de uma organizao, considerando que, inclusive, estas podem mudar com o
decorrer do tempo. Portanto, recomenda-se aprimorar continuamente o sistema adotado, sempre
levando em conta as solicitaes de melhoria daqueles que o utilizam.
Benefcios
O rigoroso controle dos gastos, via sistema eletrnico, permite a comparao histrica de
dados para determinado rgo ou entidade e a comparao de dados entre rgos de uma mesma
organizao ou entre organizaes diferentes. Isso possibilita a identifcao de anomalias (pre-
os, consumo ou gastos muito elevados, por exemplo) e a correo dessas, o que pode signifcar
considerveis economias.
Geralmente no h impedimentos normativos a essa iniciativa. Do lado tcnico, a implan-
tao de um sistema informatizado, especialmente se for do tipo mais avanado voltado para
mdias e grandes organizaes, requer servio de alta complexidade na rea de tecnologia da
informao. Alguma resistncia pode ocorrer nos rgos ou entidades em que no h nenhum
tipo de controle sobre gastos administrativos, pois, o acompanhamento dos gastos e a alimen-
tao do sistema com dados fsicos e fnanceiros representam mais tarefas a serem executadas.
Para as organizaes que j possuem alguma forma de controle, no entanto, a implantao de um
17 OPENOFFICE.ORG. Download OpenOfce.Org. Disponvel em: <download.openofce.org/index.html>.
18 BROFFICE.ORG. Baixe J! Disponvel em: <www.brofce.org/download>.
19 A construo de indicadores tende a ser mais fcil e frutfera para gastos administrativos, porque esses geralmente pos-
suem alto grau de simplicidade e comparabilidade entre unidades de uma mesma organizao.
sistema informatizado facilita o trabalho e, conseqentemente, a produtividade. Sendo assim,
nestes ltimos haver aderncia corporativa iniciativa.
Em termos fnanceiros, um sistema montado na base de Excel ou Access requer apenas
a licena para o uso desses programas, que a maioria das organizaes pblicas j a possui ou
uso de ferramentas gratuitas como as dispostas nos pacotes OpenOfce ou BrOfce. J um sis-
tema mais avanado requer um maior investimento em termos de mo-de-obra qualifcada e
de ferramentas de desenvolvimento de sistemas, o que pode ser reduzido com a utilizao de
sofware livre
20
. Cabe ressaltar tambm que, sistemas robustos requerem servidores (mquinas
de armazenamento de dados) tambm robustos.
1.5 SISTEMA DE GESTO DE CONTRATOS TERCEIRIZADOS
Descrio
Trata-se de uma base de dados que consolida as informaes de todos os contratos de servi-
os prestados por terceiros para a Administrao Pblica. Essa base pode disponibilizar tambm
estudos tcnicos, valores referenciais, diretrizes e procedimentos para contratao e gesto dos
principais servios terceirizados.
Benefcios
A manuteno deste banco de dados, feita por meio de coleta peridica de informaes
junto aos rgos contratantes, possibilita a toda administrao publica uma viso geral, atuali-
zada e evolutiva da terceirizao naquele ente da Federao, fornecendo ainda um instrumento
gerencial efcaz para melhor administrao dos contratos, propiciando:
integrao entre todos os rgos e entidades da Administrao Pblica
(Administrao Direta, Autarquias, Fundaes e Empresas Pblicas e de
Economia Mista);
transparncia absoluta nas contrataes de servios terceirizados,
disponibilizando a todos os rgos da administrao pblica, informaes para
subsidiar novas contrataes e negociaes com os prestadores de servios;
economia, reduo de custos e racionalizao na utilizao de recursos;
determinao de preos referenciais (teto mximo para contratao) para vrios
itens dos principais servios contratados;
monitoramento dos gastos com servios terceirizados, por tipo de servios,
fornecedores e preos unitrios praticados;
20 Para obter maiores informaes sobre software livre, veja o subitem 1.3. Transparncia Eletrnica
identifcao, controle e transparncia de todos os contratos de servios
terceirizados, que praticam preos acima dos referenciais estabelecidos (teto
mximo para contratao), servindo de parmetros para avaliaes.
No h impedimentos normativos a essa iniciativa. preciso, porm, constituir-se um
grupo de profssionais responsveis por centralizar as informaes na base de dados e mant-las
atualizadas.
A Secretaria de Gesto Pblica, por meio do GATI - Grupo de Apoio Tcnico Inovao do
Governo do Estado de So Paulo
21
a responsvel pelo desenvolvimento, manuteno e atualiza-
o de um conjunto de instrumentos na rea de suprimentos e compras pblicas do Governo do
Estado de So Paulo, entre os quais se destacam:
Sistema de Gerenciamento de Servios Terceirizados;
Portal do Prego;
Stio Sanes Administrativas;
Stio Relgio da Economia;
Licitaes Sustentveis.
1.6 CAMPANHAS DE CONSCIENTIZAO DOS SERVIDORES
Descrio
A organizao pode promover aes dos mais variados tipos que estimulem a economia de
recursos como gua, energia, material de expediente, entre outros.
Benefcios
Alm da efetiva economia dos recursos, essa boa prtica tem efeito pedaggico no sentido
de lembrar aos servidores sobre a importncia de zelar pelos recursos pblicos.
No h impedimentos legais para a aplicao dessa medida. Pode haver desgaste entre
o setor responsvel pela campanha e os servidores estimulados a aderir s medidas. H que se
21 http://www.cadterc.sp.gov.br/
tomar o cuidado para no se confundir uso racional dos recursos com mero corte de gastos. A
mensagem a ser transmitida que se busca efcincia.
Vrias empresas sejam elas pblicas ou privadas tomam iniciativas no sentido de estimular
economia de recursos. O Instituto Brasileiro de Geografa e Estatstica IBGE elaborou um guia
de boas prticas para seus servidores entitulado MUDANA DE HBITO: ECONOMIZAR
PARA GASTAR MELHOR
22
.
2. GASTOS COM GUA E ESGOTO
2.1 MANUTENO DO CONSUMO DE GUA EM NVEL ADEQUADO
Descrio
Mantm-se em um nvel adequado o consumo dirio per capita de gua obedecendo aos
padres descritos na tabela abaixo:
Fonte da Informao
Tipo de
Estabelecimento
Consumo Mdio (Adequado)
de gua, por Pessoa, por Dia
Agncia Nacional de Tecnologia de
Ambiente Construdo (Antac)
Pblico 28 - 40 litros
Companhia de Saneamento Bsico do
Estado de So Paulo (Sabesp)
Pblico e comercial 50 litros
Benefcios
O consumo de gua segundo os padres acima assegura um baixo gasto com esta despesa e
permite a economia do volume de gua a ser utilizado, ou seja, traz um grande benefcio ao meio
ambiente.
No h barreiras normativas. Em termos tcnicos, necessrio utilizar alguma forma de
controle do consumo de gua, o que pode ser facilitado com o uso de um sistema eletrnico
de controle de gastos
23
. Difcilmente haver resistncias poltica ou corporativa prtica. O
investimento pode ser insignifcante caso a prtica dependa de um controle do consumo de
22 http://www.ibge.gov.br/home/presidencia/noticias/imprensa/ppts/0000000426.pdf
23 Ver o subitem 1.4. sobre sistema eletrnico de controle de gastos.
gua manual via ferramentas bsicas de informtica (como as dispostas nos pacotes MS Ofce,
BrOfce ou OpenOfce) e maior se for um sistema mais avanado, que abarca outras despesas e
funcionalidades.
So exemplos de medidas voltadas adequao do consumo de gua:
utilizar sistemas de monitoramento do consumo para identifcar de forma
tempestiva a ocorrncia de vazamentos em instalaes hidrulicas;
criar ou alterar normas acerca da periodicidade de irrigao de jardins, de forma
a estipular perodos padronizados para esta atividade em cada poca do ano;
verifcar a existncia de poos artesianos que permitam a retirada de gua
do solo, ressalvados os parmetros legais a serem respeitados, diminuindo a
necessidade de uso da gua fornecida pelas companhias de abastecimento de
gua;
substituir descargas tradicionais (com vlvula de parede) por outras mais
econmicas;
substituir torneiras tradicionais por outras com temporizadores, que reduzam
o desperdcio de gua;
realizar campanhas de conscientizao a fm de evitar desperdcios,
principalmente em prdios que ainda no tenham realizado mudanas em
seus sistemas hidrulicos, tambm contribuem para a diminuio do consumo
desnecessrio.
Como mencionado, a Sabesp e a Antac
24
so expoentes da prtica. No mbito pblico, o
Ministrio do Planejamento, Oramento e Gesto, por meio de sua Subsecretaria de Planejamento,
Oramento e Administrao, controla seu consumo e gasto com gua e esgoto.
As prticas listadas acima foram adotadas pelo Ministrio da Defesa.
2.2 LAVAGEM PR-AMBIENTAL DE CARROS OFICIAIS
Descrio
A Sabesp, em sua pgina de internet sobre o Programa de Uso Racional da gua
25
, indica
a lavagem de carros apenas uma vez por ms e recomenda adotar a utilizao de balde em vez
da mangueira consumindo assim por volta de 40 litros de gua por veculo. No caso de carros
24 http://www.antac.org.br
25 COMPANHIA DE SANEAMENTO BSICO DO ESTADO DE SO PAULO. Programa de Uso Racional da gua. Disponvel em:
<www.sabesp.com.br/CalandraWeb/CalandraRedirect/?temp=2&temp2=3&proj=sabesp&pub=T&nome=Uso_Racional_
Agua_Generico&db=&docid=DAE20C6250A162698325711B00508A40>.
ofciais, em geral, considera-se que duas vezes por ms sufciente para manter os carros limpos
e apresentveis para o servio, no entanto, aqueles utilizados para participao em eventos for-
mais, devem ser lavados sempre que necessrio.
Benefcios
J foi constatada, no mbito federal, a existncia de rgo que lava sua frota de veculos
diariamente, excetuando fnais de semana. Nesse caso, se o referido rgo passasse a lavar seus
carros uma vez por ms, haveria uma reduo no consumo de gua e no dinheiro gasto mensal-
mente em torno de 95%. A criao ou modifcao de uma norma que trate da periodicidade de
lavagem de veculos pode contribuir para a percepo da desnecessidade de lavar um veculo
diariamente.
Segundo a Sabesp
26
a lavagem de um carro por 30 minutos com uma mangueira no muito
aberta consome em mdia 216 litros de gua, o que custa cerca de R$2,40 (considerando uma tari-
fa para o setor pblico de R$11,00/m
3
). J a lavagem a balde consome apenas 40 litros em mdia,
o que custa cerca de 45 centavos. Portanto, a troca da mangueira para o balde pode economizar,
para cada lavagem de carro, 176 litros e R$1,95, o que representa um considervel benefcio
natureza e uma economia fnanceira que s se torna signifcante quando multiplicado por um
nmero grande de veculos e pelo nmero de lavagens de cada veculo ao ms ou ao ano.
Outra alternativa a lavagem ecolgica de veculos, que consiste na aplicao de produtos
biodegradveis auxiliares remoo de sujeiras sobre lataria, vidros e rodas, sem necessitar de
gua e sem causar manchas pintura, mas que mais dispendiosa.
Alm disso, a reduo no consumo de gua de uma organizao pblica pode levar
reduo na alquota cobrada pela fornecedora de gua. No Distrito Federal, por exemplo, a
Companhia de Saneamento Ambiental (Caesb) regida por decreto que estabelece a cobrana de
alquotas menores por faixas de consumo menores
27
.
Geralmente no h empecilho normativo para essa iniciativa. No h difculdades de cunho tcnico. Pode
haver um pouco de resistncia poltica, caso as autoridades do rgo insistam em que os veculos ofciais,
por eles utilizados, sejam lavados diariamente, mesmo sem necessidade real para tanto. Por outro lado,
servidores normalmente apiam iniciativas pr-ambientais como essa. No h necessidade de investimento
prvio para tirar a prtica do papel.
26 Ibidem.
27 COMPANHIA DE SANEAMENTO AMBIENTAL DO DISTRITO FEDERAL. Decreto n 26.590, de 23 de Fevereiro de 2006. Dispon-
vel em: <http://www.caesb.df.gov.br/_conteudo/Legislacao/Decretos/Decreto26590.asp>.
2.3 CAPTAO DA GUA DA CHUVA
Descrio
Acopla-se tanque de armazenamento de gua (cisterna) a uma rea de propriedade da
organizao pblica para captar gua de chuva, que ser ento utilizada pela instituio para
lavagem de carros e de caladas, cuidados com o jardim etc, especialmente durante perodos de
seca. A cisterna deve ser fechada para evitar a exposio da gua captada a sujeiras e mosquitos
que podem causar infeces. No caso de utilizao da gua para ingesto, a cisterna deve ser
acompanhada por um sistema de purifcao. Cisternas requerem inspees e limpezas regulares
para assegurar a boa qualidade da gua.
Benefcios
O uso da cisterna reduz a compra e o consumo de gua. Em geral, quanto maior a cisterna,
maior seus efeitos benfcos.
Normalmente no h restries normativas. Em termos tcnicos, h certa complexidade
envolvida na implementao e manuteno adequada da cisterna, portanto recomenda-se de-
signar servidor capacitado em obras civis para cuidar da aplicao da prtica. Geralmente no
existem resistncias poltica e corporativa a esse tipo de iniciativa. Segundo pesquisa na internet,
em junho de 2011, uma cisterna de 2.800 litros estava custando cerca de R$1.700 e uma grande de
10.000 litros estava R$ 5.407
28
. tambm preciso considerar o custo da mo-de-obra e do material
de manuteno da cisterna que pode variar com o tipo e o tamanho da cisterna adquirida.
Alguns rgos pblicos j adotam a captao de guas pluviais para utilizao na lava-
gem das reas externas da edifcao, como, por exemplo, a Secretaria de Oramento Federal do
Ministrio do Planejamento, Oramento e Gesto.
28 http://www.tradepar.com.br/detalhes/cisterna-2800-litros-sem-acessorios-628433-221.html
3. GASTOS COM COMBUSTVEL E AUTOMVEIS
3.1 MOTOBOY
Descrio
No envio de documentos e objetos pequenos para a mesma cidade onde se localiza o rgo
ou entidade pblica, recomenda-se a substituio do uso do automvel pela motocicleta.
Benefcios
Um carro popular, como o Volkswagen Gol Gerao IV 1.0, roda em mdia 15 km/litro
29
. J
uma moto popular, como a Honda CG 150 Titan ESD, percorre em torno de 30km com um litro
de combustvel
30
. Ou seja, a substituio do carro pela moto pode reduzir pela metade o consumo
de combustvel, a emisso de gs carbono e o gasto.
Geralmente no h empecilhos normativos. Do lado tcnico, caso o rgo ou entidade utilize
seus prprios automveis, preciso substituir carros por motos. Se o rgo ou entidade terceiriza
sua frota, o servio de entrega de documentos poder seguir o mesmo procedimento, mediante a
contratao de motoboys. Difcilmente h resistncia poltica ou corporativa iniciativa.
Esta prtica, muito difundida na iniciativa privada, especialmente no setor de fast-food, foi
adotada em tempos recentes pela Subsecretaria de Planejamento, Oramento e Administrao do
Ministrio do Planejamento, Oramento e Gesto.
3.2 Sistema Eletrnico de Controle de Combustvel
Descrio
Adquire-se sistema eletrnico que controla o consumo e o gasto da frota da organizao
com combustvel. Esse tipo de sistema geralmente funciona da seguinte forma
31
: instala-se um
29 FIGUEIREDO, Lus Felipe. VW Gol GIV Mudar para continuar liderando. Disponvel em: <www.webmotors.com.br/wmpubli-
cador/Testes_Conteudo.vxlpub?hnid=35399>.
30 CALDEIRA, Arthur. Honda CG Titan 150 ESD, o Veculo mais Vendido do Brasil. Disponvel em: <www.webmotors.com.br/
wmpublicador/Testes_Conteudo.vxlpub?hnid=37930>.
31 BRASIL. Secretaria de Estado da Administrao do Governo do Estado de Sergipe. Controle de combustveis de Sergipe
destaque no Jornal Nacional. Disponvel em: <http://www.seplag.se.gov.br/noticias/651>.
chip no porta-malas do veculo e uma antena na entrada do tanque. O chip, por meio da antena,
transmite a uma central de dados sinais que identifcam as seguintes informaes sobre o carro:
Placa do veculo;
Dia e hora do abastecimento;
Quantidade abastecida; e
Tipo de combustvel utilizado.

Benefcios
O sistema permite o rigoroso controle do abastecimento da frota ofcial, o que evita o consumo
excessivo de combustvel por veculos que sofrem de falta de manuteno ou de desvio indevido de
gasolina. Deve-se lembrar que a reduo do consumo de gasolina um benefcio natureza.
Restries normativas so inexistentes. Tecnicamente, basta realizar pesquisa de mercado
para verifcar o melhor sistema a ser adquirido para a organizao. O preo desse tipo de sistema
pode variar muito dependendo de suas especifcidades e da extenso de sua aplicao.
O Governo do Estado de Sergipe afrma ter conseguido economizar cerca de 20% de seus
gastos com combustvel desde a adoo desta prtica, h dois anos.
32
4. GASTOS COM DIRIAS E PASSAGENS
4.1 PADRONIZAO DOS PROCEDIMENTOS DE CONCESSO DE DIRIAS E PASSAGENS
Descrio
Seguindo o exemplo da Norma Operacional n
o
. 003 de 2007 do Ministrio do Planejamento,
Oramento e Gesto, estabelecem-se padres e regras para os procedimentos de concesso de
dirias e passagens, tais como:
A solicitao das viagens dever ser feita, via de regra, com antecedncia
mnima de dez dias;
32 Vide nota 33.
Os pedidos de concesso de dirias e passagens para afastamentos que se
iniciem, em sextas-feiras ou que incluam sbados, domingos e feriados, devero
estar expressamente justifcados;
de responsabilidade do servidor as eventuais alteraes de percurso ou de
datas e horrios de deslocamento, quando no autorizados ou determinados
pela administrao; e
Os atos de concesso de dirias devero ser publicados no Boletim de Pessoal
e Servio.
Benefcios
A prtica promove um benefcio econmico signifcativo ao assegurar a aquisio de passa-
gens com preos mais baixos do que os usuais em compras de ltima hora. Alm disso, a padro-
nizao, como citada anteriormente, evita o uso indevido de dirias e passagens e as alteraes de
percurso ou de datas e horrios sem justifcativa, a custo da Administrao.
No h empecilhos normativos. A prtica de fcil implementao tcnica, considerando
que basta copiar e, se for o caso, adaptar a norma operacional mencionada. No h necessidade
de investimento para viabilizar a prtica.
Como j mencionado, o Ministrio do Planejamento, Oramento e Gesto adotou a prtica
por meio de sua Norma Operacional n
o
. 003, de 2007.
4.2 SISTEMA ELETRNICO DE CONCESSO DE DIRIAS E PASSAGENS
Descrio
Adquire-se ou desenvolve-se internamente
33
um sistema eletrnico que controla a conces-
so de dirias e passagens aos servidores. Preferivelmente o sistema deve incluir as seguintes
caractersticas:
Segurana das informaes processadas;
Acesso restrito a servidores da organizao e ao servio de auditoria, via
internet;
Registro de solicitaes de dirias e passagens por parte dos servidores;
33 Para mais informaes sobre desenvolvimento de sistemas, veja o subitem 1.4. sobre sistema eletrnico de controle de
gastos.
Registro de justifcativas para viagem e/ou para solicitao em prazo inferior a
dez dias;
Autorizao das solicitaes por parte das chefa e do setor de compras;
Integrao com o sistema de pessoal da organizao para uniformizar os dados
e com outros sistemas que se fzerem relevantes;
Compra direta ou sistema de compras / execuo fnanceira integrado;
Travamento das solicitaes no caso do rgo ou entidade atingir seu limite
com gastos referentes a despesas de dirias e passagens; e
Escolha do trecho e da empresa area que gerem o menor custo para a
Administrao, conforme pesquisa de preos da agncia de viagens contratada
e do prprio rgo e sem interferncia do solicitante.
Benefcios
O sistema possibilita economias ao privilegiar a aquisio de passagens com antecedncia
e por preos promocionais; bem como ao evitar o uso indevido de dirias e passagens por parte
de servidores e as alteraes de percurso ou de datas e horrios sem justifcativa, a custo da
Administrao.
O desenvolvimento de sistemas informatizados, geralmente, complexo e depende de
mo-de-obra especializada, alm de ferramentas de informtica avanadas. Porm, h a opo
de adquirir o sistema via licitao, o que no dispensa a necessidade de se dispor de servidores
capacitados na rea de informtica para especifcar o produto a ser comprado e para atest-lo
quando entregue. O sistema requer um investimento inicial que pode variar muito dependendo
de suas especifcidades e das condies de mercado.
Em 2004, o Ministrio do Planejamento, Oramento e Gesto comeou a implantar o
Sistema de Concesso de Dirias e Passagens (SCDP)
34
, que faz desde o cadastramento da viagem
at a emisso do bilhete, via internet, e est integrado aos principais sistemas de informao do
Governo Federal. De acordo com o Decreto n. 6258 de 2007, desde 31 de dezembro de 2008 esse
sistema comeou a ser obrigatrio para todos os rgos da Administrao Direta, Autrquica e
Fundacional do Governo Federal.
34 BRASIL. Ministrio do Planejamento, Oramento e Gesto. Sistema de Concesso de Dirias e Passagens. Disponvel em:
<www.scdp.gov.br>.
Segundo o Conselho Nacional de Secretrios de Estado de Administrao (CONSAD), os
Governos dos Estados de Alagoas, Bahia, Esprito Santo, Mato Grosso e Paran j possuem siste-
ma eletrnico voltado gesto de dirias e passagens
35
.
4.3 DESCONTO CONTRATUAL ESCALONADO
Descrio
Reduo escalonada dos descontos contratuais oferecidos pelas agncias de viagens
medida que elas consigam um maior desconto no preo das tarifas das passagens areas, isto ,
quanto mais a agncia conseguir reservar tarifas com desconto junto companhia area, menos
desconto ela precisar conceder de sua prpria comisso. O escalonamento seria da seguinte
forma, conforme estabelece a Portaria MPOG 265 de 01/11/2001, no seu art. 10:
De cem por cento, quando o bilhete emitido contemplar reduo igual ou superior
a cinqenta por cento da tarifa bsica ou cheia, registrada no Departamento de
Aviao Civil - DAC, do Ministrio da Defesa;
De cinqenta por cento, quando a reduo for na faixa de trinta a quarenta e nove
por cento;
De vinte e cinco por cento, quando a reduo for na faixa de quinze a vinte e nove
por cento;
De dez por cento, quando a reduo for na faixa de cinco a quatorze por cento.
Benefcios
Este formato especialmente efciente, pois bom para os dois lados. O cliente tem descon-
tos mais altos e a agncia no precisa conceder descontos de sua comisso. O objetivo incentivar
as agncias de viagens a buscar melhores tarifas para os rgos.
No h barreiras normativas, tcnicas, polticas, corporativas ou de cunho fnanceiro signi-
fcantes aplicao desta prtica. Para a adoo desta prtica necessria a realizao de processo
licitatrio no qual seja informado, por meio do edital, a possibilidade de reduo do desconto
concedido pela agncia de viagens medida que ela compre com promoo o bilhete areo.
35 Conselho Nacional de Secretrios de Estado de Administrao. GT Compras de Passagens e Afns Apresentao no LXV
Frum. Disponvel em: <http://www.consad.org.br/consad/acontece.aspx?grupo=41#tabs-3>.
5. GASTOS COM COMUNICAO
5.1 DESPESAS COM ENVIO DE CORRESPONDNCIAS
Descrio
Consiste em analisar, regularmente, o volume de recursos alocados para despesas com con-
tratos para envio de correspondncias. Quando a organizao dispe-se a controlar e acompanhar
de forma sistemtica as quantidades contratadas e as efetivamente enviadas bem como os valores
gastos, provvel que se perceba a necessidade de adotar medidas a fm de diminuir a despesa.
A seguir, so apresentados alguns exemplos de prticas de gesto de contratos de
comunicao.
1. Analisar os contratos vigentes com os Correios para identifcar regras, produtos
e servios pouco utilizados, de forma a reduzir gastos com desnecessrios;
2. Realizar anlise histrica de gastos com os Correios por rea e tipo de servio
utilizado nos contratos vigentes;
3. Defnir regras, co-gestores e limites por rea (Gesto Participativa);
4. Criar norma interna com especifcaes dos usurios e tipos de correspondncias
permitidas, defnindo regras, co-gestores e limites por rea;
5. Realizar treinamento para as unidades responsveis por protocolar as
correspondncias junto aos Correios para entender os tipos e os valores dos
servios prestados e conscientizar seus usurios.
Benefcios
A adoo de medidas, conforme a caracterstica e a necessidade de cada organizao, pode
contribuir de forma relevante para a reduo de desperdcios.
No h empecilhos de ordem normativa, tcnica, poltica, corporativa ou de cunho fnancei-
ro signifcantes aplicao desta prtica.
6. GASTOS COM ENERGIA ELTRICA
6.1 ECONOMIA DE ENERGIA ELTRICA E REDUO DA FATURA
Descrio
De modo geral, as edifcaes pblicas apresentam oportunidades signifcativas de econo-
mia e reduo de custos de energia atravs de um melhor gerenciamento da instalao, adoo de
equipamentos tecnologicamente mais avanados e efcientes, alteraes de algumas caractersti-
cas arquitetnicas, utilizao de tcnicas modernas de projeto e construo, alteraes dos hbitos
dos usurios e de algumas rotinas de trabalho na edifcao
36
.
O consumo e a demanda da energia eltrica em uma organizao (unidade de consumo
UC) dependem de um conjunto extenso de variveis. Pode-se dizer que algumas so de carter
fxo, pois sofrem mudanas com pequena frequncia, enquanto outras so de carter varivel,
modifcando-se com maior frequncia. O tamanho da organizao, a estrutura do prdio, a insta-
lao eltrica utilizada, o sistema de ar-condicionado e a quantidade de pessoas que frequentam
o edifcio so exemplos de caractersticas fxas que infuenciam o consumo de energia. O tipo e a
quantidade de aparelhos de menor porte existentes no prdio, a poca do ano e o hbito de con-
sumo dos usurios do prdio so caractersticas que variam bastante em termos de intensidade
e frequncia.
Recomendaes Gerais
Quando o administrador de uma edifcao introduz a dimenso da efcincia energtica em
sua escala decisria, dois aspectos fundamentais devem ser considerados: o gerenciamento dos
sistemas energticos existentes e o comprometimento do corpo funcional que utiliza a edifcao.
Considerando o Manual de Orientaes Gerais para Conservao de Energia Eltrica em
Prdios Pblicos do PROCEL Programa Nacional de Conservao de Energia Eltrica, a sequ-
ncia de itens relevantes para um levantamento de informaes que caracterizam o consumo
energtico de uma edifcao :
Dados das Contas de Energia Eltrica;
Dados Fsicos da Edifcao e seus Sistemas Eltricos;
Conscientizao dos Usurios;
Manuteno.
Boas Prticas para Reduo do Consumo de Energia Eltrica
36 Manual de Orientaes Gerais para Conservao de Energia Eltrica em Prdios Pblicos do PROCEL, 2001, p. 4.
A seguir, so apresentadas prticas, divididas entre as que no necessitam de grandes in-
vestimentos e aquelas que necessitam de investimentos mais robustos.
Prticas que no exigem grande volume de investimentos:
Avaliar o servio de manuteno predial nos sistemas de iluminao e
climatizao garantindo que lmpadas e luminrias so mantidas limpas para
permitir a refexo mxima da luz; o fltro do aparelho de ar condicionado
limpo na periodicidade recomendada pelo fabricante, evitando que a sujeira
comprometa o rendimento; o termostato est funcionando corretamente; as
grelhas de circulao de ar esto mantidas desobstrudas, assim como a entrada
de ar do condensador.
Ligar sistema de iluminao somente aonde no haja iluminao natural
sufciente. O sistema de iluminao s deve ser ligado momentos antes do
inicio do expediente;
Nos espaos exteriores reduzir, quando possvel e sem prejuzo da segurana, a
iluminao em reas de circulao, ptios de estacionamento e garagens;
Usar preferencialmente luminrias abertas, retirando, quando possvel,
o protetor de acrlico, o que possibilita a reduo de at 50% do nmero de
lmpadas sem perda da qualidade do iluminamento;
Manter as janelas e portas fechadas, evitando a entrada de ar externo nos
ambientes climatizados;
Evitar a incidncia de raios solares no ambiente climatizado, pois aumentar a
carga trmica para o condicionador;
No inverno ou em dias frios desligar o ar-condicionado e manter somente na
ventilao;
Regular ao mnimo necessrio a exausto do ar nos banheiros contguos aos
ambientes climatizados;
realizar campanhas de conscientizao para orientar os funcionrios a
desligarem computadores e monitores, assim como lmpadas sempre que
possvel e a no utilizarem os elevadores para subir um andar ou descer dois;
reduzir o consumo de ar-condicionado, adotando um limite de potncia por
aparelho e conscientizando seus usurios a respeito do uso racional, de acordo
com os perodos do dia e estaes do ano. O conforto trmico uma combinao
de temperatura e umidade, sendo recomendado entre 22 e 24C de temperatura
e 50 e 60% de umidade relativa do ar;
reduzir o consumo de ar-condicionado por meio da otimizao e implantao
de um plano de utilizao dos sistemas de ar-condicionado, considerando a
sazonalidade do consumo;
criar norma interna com regras de utilizao de equipamentos: ligar e desligar
os aparelhos de ar condicionado - de 08h s 19h (com ajuste nas estaes mais
frias do ano);
verifcar o uso de lmpadas (rotina de checagem das lmpadas e equipamentos
ao fnal do expediente);
verifcar as regras de utilizao de elevadores (desligar alguns elevadores aps
as 18:30h). Manter os elevadores funcionando plenamente somente nos horrios
de muita movimentao (entrada, sada e hora de almoo);
verifcar o funcionamento do banco de capacitores, de forma a corrigir possveis
falhas;
solicitar companhia energtica que realize a aferio dos medidores;
revisar e reapertar os barramentos e os componentes do quadro geral de energia;
readequar a estrutura tarifria de consumidor baixa tenso para alta tenso;
desligar equipamentos eltricos (cafeteiras industriais, fornos de micro-ondas,
etc.) no perodo noturno.
Prticas que requerem investimentos:
substituir aparelhos de ar-condicionado antigos por outros mais modernos e
efcientes, consumindo menos energia, ou por um sistema de ar-condicionado
central;
instalar controladores de trfego para evitar que uma mesma chamada desloque
mais de um elevador;
eliminar o pagamento de energia reativa excedente e/ou demanda reativa
excedente, reduzindo a quantidade de reatores ou adquirindo um banco de
capacitores;
instalar controlador de demanda, que permite desarmar cargas quando a
demanda se aproximar do limite contratado;
avaliar a viabilidade de instalao de sensores de presena em locais de trnsito
de pessoas;
adquirir um gerador para uso durante o horrio de ponta, diminuindo as
possveis multas por ultrapassagem de consumo e demanda na faixa horria
em questo;
reduzir a quantidade de lmpadas, estabelecendo um padro por m e estudando
a viabilidade de se trocar as calhas embutidas por calhas invertidas;
adquirir e implantar um sistema de medio e monitoramento do consumo em
tempo real, para controlar a demanda de energia;
adquirir e instalar um sistema de controle de elevadores, otimizando seu
funcionamento;
realizar estudo sobre a viabilidade de implementao de sistema de automao
predial para reduo no consumo dos sistemas eltricos;
realizar obra de troca das instalaes eltricas do edifcio;
contratar empresa terceirizada para realizar diagnstico sobre efcincia
energtica do prdio.
Para maiores informaes sobre Reduo do Consumo de Energia Eltrica consulte o
Manual de Orientaes Gerais para Conservao de Energia Eltrica em Prdios Pblicos do
PROCEL Programa Nacional de Conservao de Energia Eltrica (htp://www.eletrobras.
com/elb/procel), nos seguintes tpicos: Iluminao, Ar-condicionado, Elevadores, Motores e
Bombeamento de gua, Aquecimento, Jardins, Garagens, Utilizao de Equipamentos Eltricos
em Geral, Instalao Eltrica, Limpeza e Conservao.
Benefcios
Os benefcios decorrentes da diminuio do consumo de energia eltrica so o fnanceiro,
uma vez que a organizao que gaste menos energia, sem prejudicar suas atividades, certamente
precisar de menos recursos fnanceiros para custear seu funcionamento; e o ambiental, porque
quanto menos for demandado de energia proveniente de fontes no-renovveis, melhor para o
meio-ambiente.
O conjunto de boas prticas de gesto aplicvel reduo do consumo de energia eltrica
varia de acordo com as caractersticas da organizao, desde a atividade-fm desenvolvida pelo
rgo at os tipos de equipamentos existentes, e, ainda, em razo de situaes externas, como o
estado em que se localiza a organizao e a poca do ano. Deve-se, sempre, analisar a necessidade
e a viabilidade de implementao das prticas propostas nesta Coletnea.
7. GASTOS COM MATERIAL DE EXPEDIENTE
7.1 ILHAS DE IMPRESSO
Descrio
Adotam-se impressoras de mdio porte para uso comum, denominadas de ilhas de im-
presso, em substituio a impressoras menores, de uso individual. prefervel instalar ilhas de
impresso em lugares de fcil acesso a seus usurios, como em corredores espaosos, e de ampla
visibilidade para evitar o uso indevido das impressoras.
Para minimizar ainda mais os dispndios com impresso, recomendvel a centralizao
das impresses coloridas em uma grfca do rgo, composta por impressora de mdio ou
grande porte, com controle de impresso ainda mais rgido.
Benefcios
A adoo de ilhas de impresso reduz o consumo e o gasto desnecessrio de papel, cartuchos
de tinta e toner. Devido necessidade de deslocamento para buscar as impresses, os servidores
tendem a imprimir s o que realmente precisam. Alm disso, se sentem mais constrangidos a
imprimir material no-relacionado ao trabalho.
A reduo do quantitativo de equipamentos facilita o controle da aquisio de acessrios
necessrios, como, por exemplo, os cartuchos, evitando, desta forma, as compras em excesso para
estoque individual e, conseqentemente, o desperdcio de materiais.
No h restries normativas. Basta substituir impressoras menores por mquinas de mdio
porte. Pode haver um pouco de resistncia por parte de funcionrios acostumados comodidade
de impressoras privativas. O preo e o desempenho de uma impressora de mdio porte pode
variar muito. Segundo o stio Shopping UOL, uma impressora a laser de mdio ou grande porte
pode custar de R$350 a R$45.60037.
Alm de inmeras organizaes do setor privado, podem-se citar como exemplos, no setor
pblico, a Caixa Econmica Federal, o Banco do Brasil e o Ministrio do Planejamento, Oramento
e Gesto bem como o Fundo Nacional de Desenvolvimento da Educao.
7.2 PADRONIZAO DE IMPRESSO ECONMICA
Descrio
Confguram-se os sofwares mais utilizados pelos servidores da organizao (tais como
Microsof Word, Excel, Access, PowerPoint, etc.) para imprimir nos dois lados da folha, em cor
37 SHOPPING UOL. Impressora Multifuncional. Disponvel em: < http://shopping.uol.com.br/impressora-e-multifuncional.
html?tecnologia=Laser&ord=preco&dir=asc&funcoes=Multifuncional#impressora-e-multifuncional.html&dir=des&funcoe
s=Multifuncional&history=true&ord=preco&tecnologia=Laser>. Acesso em 16 de junho de 2011
preta e em qualidade rascunho. Caso o servidor precise imprimir um documento com confgura-
o diversa, ele deve alterar a referida confgurao manualmente.
Benefcios
Essa prtica reduz o consumo desnecessrio de papel, cartuchos de tintas e toner, o que, por
sua vez, reduz o gasto com esses materiais, diminuindo a demanda de novas aquisies sobre os
setores de Logstica, Compras e Licitaes.
Barreiras normativas so inexistentes. A confgurao dos sofwares requer conhecimentos
bsicos de informtica. Difcilmente ocorrero resistncias a esta prtica. O investimento necess-
rio nulo, desde que as impressoras possam imprimir no formato duplex (dois lados).
O Fundo Nacional de Desenvolvimento da Educao um exemplo de organizao que
implementou com sucesso esta prtica.
7.3 CONTRATAO POR PGINA
Descrio
Contrata-se servio de impresso (e de fotocpia, quando for o caso) pelo nmero de p-
ginas consumidas, com diferenciao de preos para pginas em tinta preta e em tinta colorida.
Idealmente tambm deveria haver uma diferenciao de preo para impresses nos dois lados
da folha e pela qualidade de impresso utilizada. O fornecimento e a manuteno das impresso-
ras, bem como a substituio dos cartuchos e suprimentos so de responsabilidade da empresa
contratada.
Benefcios
Assim como na boa prtica citada anteriormente, de padronizao de impresso econ-
mica, a contratao por pgina reduz o consumo desnecessrio de papel, cartuchos de tintas e
toner, o que diminui o gasto com esses materiais e reduz a demanda sobre os setores de Logstica,
Compras e Licitaes.
No h empecilhos normativos. A boa contratao por pgina requer pessoal capacitado
em compras governamentais e o acompanhamento da prestao do servio por meio do uso de
sofwares. Resistncias so improvveis.
7.4 SISTEMA ELETRNICO DE CONTROLE DE IMPRESSO
Descrio
Adquire-se sofware que permite monitorar e restringir (quando for o caso) o dia, horrio,
nmero, qualidade e tipo de impresso de cada servidor, o que inibe as impresses para fns
inadequados. Pode-se, ainda, implementar uma funo que armazena as folhas impressas dentro
da mquina, liberando-as somente por meio de senha de usurio, o que garante maior segurana
informao contida nos documentos impressos.
Benefcios
O sofware possibilita o controle das impresses feitas, proporcionando a identifcao de
anomalias e um recurso mais efciente para o planejamento das contrataes futuras, de acordo
com as caractersticas de consumo do rgo ou entidade. Segundo pesquisas
38
, a produo, o con-
trole e a distribuio de documentos, consomem cerca de 10% da receita bruta das empresas e que
2% da receita bruta refere-se somente impresso de documentos. Os nmeros provavelmente
no so os mesmos para o setor pblico, mas podem servir de parmetro para o mesmo.
No h restries legais. A prtica requer a compra de sofware compatvel com as neces-
sidades da organizao. Dada a melhor relao custo-benefcio em relao a outros sistemas de
controle, espera-se a adaptao por parte dos servidores ao novo sistema. A ttulo de exemplo,
o stio C/Net Download.com disponibiliza para testes gratuitos, por tempo determinado, os se-
guintes sofwares de controle de impresso
39
:
38 ULTRAPEL. Disponvel em http://www.ultrapel.com.br/software-controle-impressao.
39 DOWNLOAD.COM. Search Matching Print Management. Disponvel em: <http://download.cnet.com/1770-20_4-0.html?q
uery=%22print+management%22&platformSelect=Windows&tag=srch&searchtype=downloads&flterName=platform%
3DWindows&flter=platform%3DWindows>. Acesso em 20 de junho de 2011.
Software Fabricante
Qtde de dias
p/teste
Popularidade
(Nmero de pessoas que baixaram)
O&K Print Watch 4.6 O&K Software 21 25.642
CZ Print Job Tracker 5.0 CZ Solution 30 20.942
Print Manager Plus Standard 6.0
Software Shelf
International
30 18.972
A companhia Xerox, em seu stio, tambm divulga venda de um sistema sofsticado que
carrega sua marca, denominado FreeFlow Print Manager
40
.
A prtica utilizada por diversas empresas privadas preocupadas em reduzir custos e em
alguns rgos pblicos, como o caso do Ministrio do Planejamento, Oramento e Gesto.
7.5 NO-IMPRESSO DE CONTRACHEQUES
Descrio
Em vez da impresso de contracheques e do seu envio, via correio, utiliza-se sistema ele-
trnico para disponibilizar esses documentos a seus respectivos destinatrios. O acesso aos con-
tracheques feito por meio da internet, com o uso de senha eletrnica para garantir a segurana
da informao. Para fns de comprovao de renda, a rea de recursos humanos deve atestar os
contracheques impressos pelos servidores que o solicitarem. preciso assegurar tambm que os
servidores que no possam acessar a internet, por qualquer motivo razovel, tenham o direito de
solicitar e receber seus contracheques impressos por correio convencional.
Benefcios
O benefcio econmico desta medida naturalmente maior quanto maior for o gasto com a
impresso e o envio de contracheques.
No h empecilhos legais a essa prtica. Sua implementao, em termos tcnicos, muito
simples, a no ser que a organizao no tenha um sistema eletrnico prprio de recursos huma-
nos acessvel via internet, ou intranet pelo menos. Nesse caso, o sistema precisaria ser desenvolvi-
do internamente, por servidores capacitados na rea de informtica, ou adquirido externamente.
40 XEROX. PrintFlow Manager. Disponvel em: <www.xerox.com/digital-printing/workfow/freefow/print-manager/enus.
html>.
O investimento prvio requerido s se aplica aquisio ou desenvolvimento de um sistema
eletrnico de recursos humanos, quando for o caso.
7.6 UTILIZAO DE PAPEL NO-CLORADO E RECICLADO
Descrio
Nas atividades desenvolvidas pelo setor pblico, o papel se constitui em um dos principais
recursos naturais consumidos. O papel A4 - 75 g/m2, amplamente utilizado pelos rgos pbli-
cos, ocupa posio de destaque quanto ao uso nas aes rotineiras. Fazem parte tambm do uso
dirio os envelopes, cartes de visita, agendas, papis de recado, entre outros, todos demandan-
do grandes quantidades de papel. A utilizao de papel reciclado e no-clorado possui vantagens
ambientais em relao ao uso do papel branco.
Benefcios
O uso do papel reciclado e no-clorado converge para a iniciativa de sustentabilidade
socioambiental no mbito da administrao pblica. O processo de fabricao do papel recicla-
do envolve um menor consumo de energia e de gua, demanda um menor uso de processos
qumicos ou mecnicos e evita a derrubada de novas rvores. Alm disso, h que se mencionar
o benefcio social, pois a obteno do papel reciclado gera empregos para as cooperativas de
material reciclado.
A utilizao do papel no-clorado, cuja produo consideravelmente menos nociva ao
ambiente do que aqueles que sofrem tratamento de branqueamento com cloro, tambm deve ser
considerada como opo, a ser implantada conjuntamente com o papel reciclado.
A aquisio de materiais reciclveis pela administrao pblica est prevista na Instruo
Normativa n 1/SLTI de 19 de janeiro de 2010. Essa aquisio pode ser feita a partir do estabeleci-
mento de uma meta de compra para substituio de uma parte do volume de papel branco.
Organizaes que adotaram a prtica
Ministrio do Meio Ambiente e todos os parceiros da A3P
7.7 OTIMIZAO DO USO DO PAPEL
Descrio
Uma outra forma de otimizar o uso do papel na administrao pblica promover a sua
reutilizao ou reaproveitamento, por meio da confeco de blocos de anotaes, lembretes, uti-
lizao como rascunho, entre outros usos. Com medidas como essas, pode-se realizar o mesmo
trabalho com uma utilizao muito menor de papel.
Benefcios
Alm de benefcios econmicos decorrentes de menor gasto com a aquisio de papel, o
reaproveitamento do papel contribui para a reduo no consumo e reduz a gerao de resduos
slidos, uma vez que no ser necessrio usar uma folha nova para essas atividades.
No h restries normativas. Trata-se de uma boa prtica que, facilmente, pode ser adotada
pelos servidores. Para tanto, sugere-se disponibilizar coletores especfcos para o papel que ser
reutilizado. importante ressaltar que os papeis que sero colocados nos coletores no podem
estar amassados ou dobrados. Deve-se tambm retirar grampos, espirais e clips.
8. COPOS PLSTICOS
8.1 RACIONALIDADE NO USO DE COPOS DESCARTVEIS
Descrio
O uso de copos descartveis para o consumo de gua e caf generalizado nas organiza-
es pblicas. comum uma nica pessoa utilizar vrias unidades por dia. Em alguns rgos, o
consumo per capita chega a 30 unidades por dia o que demonstra um grande desperdcio desse
material.
Benefcios
A reduo do consumo de copos descartveis possui benefcios ambientais. Diminuir o
consumo de copos plstico signifca reduzir volume de material descartado e, por conseguinte,
reduzir impactos ao meio ambiente, pois, dependendo do tipo de plstico, o tempo de persistn-
cia na natureza pode chegar a 100 anos.
Facilidade de implementao
No h restries normativas. Envolve uma mudana de hbito e conscientizao dos ser-
vidores. Uma medida simples que otimiza a separao dos copos plsticos para reciclagem
a disponibilizao nos rgos pblicos de coletores de copos plsticos e a conscientizao dos
usurios para sua correta utilizao.
Alm da implantao de formas adequadas de destinao dos copos descartveis, impor-
tante adotar medidas que promovam a reduo na gerao desse resduo, como por exemplo, a
realizao de campanhas para uso racional dos copos plsticos ou substituio de copos descar-
tveis por copos durveis.
9. GESTO DE RESDUOS SLIDOS
9.1 COLETA SELETIVA SOLIDRIA (DECRETO 5.940/06)
Descrio
A Coleta Seletiva Solidria foi instituda nos rgos pblicos federais pelo Decreto 5.940/06
e encontra-se em consonncia com as diretrizes e conceitos dos recentes avanos no marco legal
no que diz respeito ao tratamento dos resduos slidos (Lei n 12.305/10 - Poltica Nacional de
Resduos Slidos) que trs no seu bojo conceitos como Responsabilidade Compartilhada e Logstica
reversa, ambos com vis forte de incluso social e econmica dos Catadores de materiais reutilizveis
e reciclveis. O Decreto 5.940/06 institui A separao dos resduos reciclveis descartados pelos rgos e
entidades da administrao pblica federal direta e indireta, na fonte geradora, e a sua destinao s asso-
ciaes e cooperativas dos catadores de materiais reciclveis. O Decreto 7.404/2010 que regulamente a
PNRS, inclusive valida a coleta seletiva dos rgos Pblicos Federais nos moldes institudos pelo
Decreto 5.940/2006.
Benefcios
A Coleta Seletiva Solidria traz novas refexes sobre o modelo da nossa sociedade de con-
sumo cujas aes tm provocado, invariavelmente, impactos nocivos ao meio ambiente. Nesse
sentido a Coleta seletiva mobiliza os gestores pblicos a repensar sua responsabilidade quanto
maneira de tratar os resduos descartveis produzidos nos prdios pblicos e qual a destinao
correta a ser dada a eles. Desde a publicao do Decreto, vrias instituies tem se dedicado
a fazer esse trabalho, onde o envolvimento a grande marca das Comisses de Coleta Seletiva
Solidria.
A Coleta Seletiva Solidria est normatizada pelo Decreto 5.940/06 e esta assim estruturada:
Comisso de Coleta Seletiva Solidria - CCSS
A CCSS funciona como ponto de contato entre rgo pblico federal e as associaes e
cooperativas de catadores de materiais reciclveis; estrutura diagnsticos e processos de sen-
sibilizao para estimular servidores e funcionrios a participar das aes de implementao
da Coleta Seletiva e envia o Relatrio de Avaliao Semestral Secretaria Executiva do Comit
Interministerial para Incluso Social e Econmica dos Catadores de Materiais Reutilizveis e Reciclveis
CIISC.
Em funo dessas atribuies, alguns rgos tm realizado primeiramente um processo
de comunicao/sensibilizao interna por meio de campanhas via intranet e outros meios, in-
formando a populao do prdio sobre o que o projeto Coleta Seletivo Solidria e convidando
que as pessoas se manifestem quanto ao desejo de participar do processo de implementao.
Observamos que as Comisses constitudas por pessoas que tem afnidade com o tema, formao
em cursos da rea ambiental e afns tm apresentado resultados mais efetivos e duradouros.
Outros rgos optaram por constituir uma Comisso Central que responsvel pela imple-
mentao da Coleta Seletiva Solidria nas agncias em todo o pas.
Infraestrutura
Caixas Coletoras
Para a confeco de Caixas Coletoras de papis brancos, alguns rgos tm lanado mo
de materiais simples como as caixas de resmas de papel branco, vindas das reas de reprografa.
Estas so adesivadas com material da Coleta Seletiva e colocadas nas salas. Outros tm feito
processo de licitao para compras de caixas coletoras, coletores para os corredores no formato
de coleta multiseletiva (papel e papelo, plstico, vidro e metal) e contineres. A CCSS pode, em
conversas com a rea de compras, identifcar formas de incluir o item Caixas Coletoras, no
Termo de Referncia quando do processo de contratao da empresa da rea de servios gerais,
com base na Instruo Normativa n01/MP de janeiro de 2010.
Resduos Reciclveis
O Decreto diz que Resduos Reciclveis so materiais passveis de retorno ao seu ciclo produtivo,
rejeitados pelos rgos e entidades da administrao pblica federal direita e indireta. Logo, deve ser ob-
servada a natureza dos resduos ( se reciclvel ou no e sua toxidade) a serem destinados levando
em considerao que a relao dos materiais no se restringe aos materiais mais comuns como
papel, papelo, alumnio, cartuchos de toner das impressoras. Nesse rol de materiais podem ain-
da ser includos divisrias e resduos ferrosos resultantes de reformas dos prdios. Recomenda-se
que haja sempre que possvel consulta aos grupos de catadores no sentido de defnir o que pode
ou no ser absorvido pelas cooperativas. Alguns materiais, em funo da sua toxidade, tais como
lmpadas, pilhas, baterias e computadores no devem ser encaminhados s cooperativas.
Campanhas de Sensibilizao
Sensibilidade, criatividade e participao so fundamentais nesse momento da implemen-
tao. Algumas sugestes apresentadas pelos rgos nesse campo so:
Peas de Teatro - Contratao de atores ou parceiros ou ainda a participao dos servidores
da prpria instituio que gostem de atuar como atores. Estruturao de texto que represente
situaes vividas no cotidiano de trabalho daquele rgo. Apresentaes feitas nos pavimentos,
no horrio de trabalho, para que haja contato direto reforando a importncia da ao do apro-
veitamento do material e seu descarte correto. A proposta aqui criar nos servidores a noo de
responsabilidade e de participao.
Programao Visual - Muitos rgos utilizam suas intranets como forma muito efciente,
de divulgao da campanha de implementao da Coleta Seletiva. Alm disso, utilizam ainda
banners, material informativo como cartazes, folders, panfetos, flipetas, adesivos para carros,
etc. Os resultados verifcados so o reforo da campanha, a facilidade com que os funcionrios
identifcam os locais de descarte e respectivos tipos de resduos melhorando assim a qualidade
da separao dos materiais.
Outros eventos ligados sensibilizao so o lanamento da Coleta Seletiva com a presena
das autoridades, funcionrios da limpeza
Sistema de Acompanhamento
Sugere-se a criao de um sistema simples de monitoramento (Planilha de acompanhamento
do material destinado s associaes e cooperativas de catadores, contendo tipo e quantidade dos
materiais). Os dados levantados auxiliam no preenchimento do Relatrio de Avaliao Semestral,
disponvel no site www.coletasolidaria.com.br. Aps o preenchimento, o Relatrio deve ser en-
caminhado para o e-mail da Secretaria Executiva do Comit Interministerial para Incluso Social e
Econmica dos Catadores de Materiais Reutilizveis e Reciclveis CIISC, coletaseletiva.gov.br.
10. GASTOS COM PROCESSAMENTO DE DADOS
10.1 CONTROLE DE CORREIO ELETRNICO INSTITUCIONAL
Descrio
Controle das contas de correio eletrnico institucional por meio da aplicao das seguintes
medidas:
Eliminao de contas no-utilizadas por motivo de exonerao, aposentadoria
e transferncia de servidor, extino de programa ou projeto etc.
Adequao dos tamanhos das caixas postais dos servidores de acordo com os
trabalhos a serem desenvolvidos.
Observa-se que esta prtica se aplica somente a organizaes que contratam servios de
e-mail institucional, cujo custo est vinculado ao nmero de contas e aos tamanhos de suas caixas
postais.
Benefcios
Reduo dos gastos com contas de correio eletrnico no utilizadas ou subutilizadas.
No h barreiras normativas, legais, polticas, corporativas ou de cunho fnanceiro signif-
cativas implementao desta prtica. Do lado tcnico, preciso um controle sistemtico do uso
das contas, por parte da rea responsvel.
A aplicao desta prtica na Secretaria de Oramento Federal levou extino de 56 con-
tas de correio eletrnico (de um total de 270 contas) e uma reduo de despesas no valor de
R$3.128,40 por ms.
11. GASTOS COM TELECOMUNICAES
11.1 SOFTWARE DE COMUNICAO ELETRNICA
Descrio
Utiliza-se sofware de comunicao eletrnica para o envio de mensagens instantneas (ins-
tant text messaging) ou para a transmisso de voz (Voice over Internet Protocol VoIP). Essa prtica
especialmente til em situaes em que os servidores das unidades do rgo ou entidade esto
localizados em estados diferentes e precisam se comunicar com grande freqncia. H dois tipos
de sofwares de comunicao eletrnica, como mostra a tabela abaixo.
Tipo Como Funciona Vantagem Desvantagem Exemplos
No-corporativos Geralmente via internet
Normalmente
so gratuitos
Segurana eletrnica
1

menor
Softwares: Google Talk, SKYPE, MSN
Messenger e ICQ
Corporativos
Geralmente via rede
interna da organizao
Segurana
eletrnica maior
Normalmente so
pagos
Empresas que oferecem solues
para a montagem de redes internas
de comunicao eletrnica: Microsoft,
Jabber, IBM, Jive, Gordano, Serial
Scientifc International
O stio www.meebo.com tambm oferece uma interface til que permite rodar sofwares
de comunicao eletrnica populares, do tipo no-corporativo, sem precisar instal-los.
Benefcio
A prtica em questo permite reduzir e at zerar gastos com telefonia interestadual.
No h empecilhos tcnicos, polticos e corporativos signifcativos. S h necessidade de
investimento no caso de aquisio de licenas de sofwares pagos, o que pode variar muito de-
pendendo do programa, dos servios adicionais envolvidos e do nmero de licenas. Observa-se
que algumas organizaes pblicas podem precisar, ou at ser obrigados por norma, a adotar
programas com maior nvel de segurana eletrnica.
11.2 REDE PTICA DE COMUNICAES
Descrio
Adota-se uma rede de comunicaes entre unidades de uma mesma organizao pblica
constituda por cabos de fbra ptica.
Benefcios
Uma rede ptica bem feita pode garantir que as comunicaes ofciais sejam transmitidas
entre os rgos e entidades conectados:
Em alta velocidade;
Com alto nvel de segurana;
Em diversas modalidades (ligaes telefnicas, videoconferncia, intranet de
computadores etc); e
A custo zero
41
.
Considerando que boa parte das comunicaes feitas por rgos pblicos para ou-
tros rgos pblicos, a economia representada pelo custo zero desse tipo de ligao pode ser
considervel.
Outra vantagem, em termos de reduo de custos, a possibilidade de desvio de todas as
chamadas das unidades conectadas rede para uma nica central, de onde sairiam para a rede
externa. Isso permite a contratao com operadoras em maior escala, possibilitando a reduo do
custo por minuto nas diversas modalidades: local, DDD e DDI.
Geralmente no h empecilhos normativos, polticos ou corporativos. Do lado tcnico,
preciso contratar servio de implantao da rede, cujo custo pode variar muito dependendo da
extenso da rede e de sua qualidade.
41 Observa-se que a utilizao de tecnologia VoIP (Voice over Internet Protocol) permite zerar o custo de ligaes telefnicas
entre unidades conectadas rede.
O Ministrio do Planejamento, Oramento e Gesto, por meio da Secretaria de Logstica e
Tecnologia da Informao, iniciou em 2005, a criao de uma rede ptica para rgos do Governo
Federal em Braslia, denominada Infovia. At maio de 2009, a Infovia contava com 125 pontos
de conexo em 90 prdios federais localizados em Braslia, com 650 Mb de banda utilizada por
esses rgos42.
11.3 REGULAMENTAO DO USO DE TELEFONIA FIXA E MVEL
Descrio
Regulamenta-se o uso de telefonia fxa e mvel em relao ao limite de custeio, distribui-
o de aparelhos e ao uso particular dos aparelhos.
No caso de limites de custeio, a norma deve estabelecer um limite mximo de despesa, por
ms, para cada cargo. Nesse sentido, recomendvel que a norma determine limites maiores
quando se tratar de cargos que possuam atribuies que requeiram um maior uso desses apa-
relhos, tais como cargos de chefa, direo, imprensa, assessoria parlamentar etc. As excees
devero ter justifcativa e ser autorizadas pela autoridade competente. A norma tambm deve
prever ressarcimento pelo servidor dos valores que ultrapassem os limites estabelecidos.
Quanto distribuio de aparelhos, com cobertura nacional e internacional, estes devem
ser concedidos apenas para cargos que possuam atribuies que requeiram o uso desses instru-
mentos. Para os demais servidores, a liberao dever ser feita com a devida justifcativa.
Em relao ao uso particular de aparelhos institucionais, a regulamentao pode permitir
esse tipo de uso, desde que ele seja ressarcido em prazo razovel, via GRU ou outro meio.
Esta prtica requer um controle rgido das contas de telefonia fxa e mvel de cada servidor.
Benefcios
O benefcio econmico se d com a reduo do uso indevido de aparelhos fxos e mveis.
A difculdade na implementao da prtica est na elaborao da norma e nas medidas
que devero ser tomadas para que ela seja respeitada. No h necessidade de investimento para
viabilizar a prtica.
42 http://www.governoeletronico.gov.br/acoes-e-projetos/infovia/infovia/?searchterm=None.
O Ministrio do Planejamento, Oramento e Gesto estabeleceu a Portaria n 266/2008 f-
xando os seguintes limites de custeio para telefnica mvel no Ministrio:
Cargos de Direo e Assessoramento Superiores nvel 6: R$ 400,00.
Chefe de Assessoria Parlamentar, Chefe de Assessoria de Comunicao Social e
Cargos de Direo e Assessoramento Superiores nvel 5: R$ 300,00.
Demais usurios: R$ 200,00.
Segundo a Portaria, os valores que ultrapassarem os limites sero objeto de ressarcimento
em at cinco dias teis aps o recebimento da fatura pelo detentor do telefone.
Quanto distribuio das linhas telefnicas do Ministrio, com cobertura nacional, e apare-
lhos celulares digitais, em regime de comodato, em regra, apenas o Ministro, o chefe de gabinete
e os ocupantes de cargos de direo e assessoramento superior nveis 5 e 6 possuem direito.
Excepcionalmente e devidamente justifcado, pelo Subsecretrio de Planejamento, Oramento e
Administrao, outros servidores podem obter o mesmo direito.
12. VIGILNCIA
A SLTI divulga periodicamente Portarias que estabelecem o Limite Mximo para contrata-
o dos servios de Vigilncia por Estado. Segue abaixo um consolidado dos dados para contra-
tao dos servios de vigilncia, por estado e tipo de posto.
1 A segurana eletrnica refere-se garantia do sigilo dos dados transmitidos contra possveis ataques de hackers ao pro-
grama utilizado e prpria rede de computadores da organizao.
SERVIO DE VIGILNCIA PREO MENSAL DO POSTO
Limite MXIMO para contratao
UF
Postos 44h/semanais
DIURNO
Posto 12x36h
DIURNO
Posto 12x36h
NOTURNO
PORTARIA SLTI
AC R$ 2.193,12 R$ 4.382,24 R$ 5.416,05 PORTARIA N 30, DE 17 DE JUNHO DE 2011
AL R$ 2.042,22 R$ 4.330,70 R$ 5.056,86 PORTARIA N 15, DE 1 DE ABRIL DE 2011
AM R$ 2.470,05 R$ 4.883,96 R$ 6.002,88 PORTARIA N 35, DE 6 DE JULHO DE 2011
AP R$ 2.567,49 R$ 5.248,69 R$ 6.391,07 PORTARIA N 1, DE 10 DE JANEIRO DE 2012
BA R$ 2.198,22 R$ 4.359,06 R$ 5.646,18 PORTARIA N 37, DE 13 DE JULHO DE 2011
CE R$ 2.797,98 R$ 5.205,00 R$ 6.501,20 PORTARIA N 5, DE 7 DE FEVEREIRO DE 2012
DF R$ 3.766,59 R$ 7.810,70 R$ 9.721,27 PORTARIA N 28, DE 15 DE JUNHO DE 2011
ES R$ 3.282,49 R$ 6.074,71 R$ 7.670,33 PORTARIA N 5, DE 7 DE FEVEREIRO DE 2012
GO R$ 2.376,55 R$ 5.126,93 R$ 6.373,49 PORTARIA N 16, DE 15 DE ABRIL DE 2011
MA R$ 2.260,45 R$ 4.481,37 R$ 5.062,78 PORTARIA N 38, DE 13 DE JULHO DE 2011
MG R$ 3.108,45 R$ 6.506,43 R$ 8.141,16 PORTARIA N 32, DE 4 DE JUNHO DE 2011
MS R$ 2.400,23 R$ 4.874,41 R$ 5.993,89 PORTARIA N 35, DE 6 DE JULHO DE 2011
MT R$ 2.864,18 R$ 5.326,08 R$ 6.545,14 PORTARIA N 5, DE 7 DE FEVEREIRO DE 2012
PA R$ 2.547,72 R$ 5.197,21 R$ 6.474,24 PORTARIA N 16, DE 15 DE ABRIL DE 2011
PB R$ 1.995,48 R$ 4.241,32 R$ 5.278,06 PORTARIA N 35, DE 6 DE JULHO DE 2011
PE R$ 2.517,94 R$ 5.144,22 R$ 6.376,07 PORTARIA N 35, DE 6 DE JULHO DE 2011
PI R$ 2.371,36 R$ 5.036,45 R$ 6.959,90 PORTARIA N 46, DE 9 DE NOVEMBRO DE 2011
PR R$ 3.409,37 R$ 7.033,59 R$ 7.873,40 PORTARIA N 28, DE 15 DE JUNHO DE 2011
RJ R$ 2.616,48 R$ 5.384,82 R$ 6.637,32 PORTARIA N 37, DE 13 DE JULHO DE 2011
RN R$ 2.002,92 R$ 4.298,56 R$ 5.436,17 PORTARIA N 32, DE 4 DE JUNHO DE 2011
RO R$ 2.441,42 R$ 4.945,28 R$ 6.111,89 PORTARIA N 34, DE 5 DE JULHO DE 2011
RR R$ 2.257,86 R$ 4.090,13 R$ 4.973,74 PORTARIA N 5, DE 7 DE FEVEREIRO DE 2012
RS R$ 2.861,47 R$ 5.901,01 R$ 7.251,09 PORTARIA N 34, DE 5 DE JULHO DE 2011
SC R$ 2.624,56 R$ 5.376,28 R$ 6.639,41 PORTARIA N 32, DE 4 DE JUNHO DE 2011
SE R$ 1.830,31 R$ 3.812,30 R$ 4.773,32 PORTARIA N 21, DE 17 DE MAIO DE 2011
SP R$ 3.596,02 R$ 6.721,16 R$ 8.420,67 PORTARIA N 5, DE 7 DE FEVEREIRO DE 2012
TO R$ 2.450,78 R$ 4.749,27 R$ 5.816,99 PORTARIA N 38, DE 13 DE JULHO DE 2011
12.1 VIGILNCIA ELETRNICA
Descrio
Consiste na aquisio e instalao de cmeras de segurana nos pontos de acesso aos edif-
cios da organizao e em outros locais pertinentes para a segurana do rgo ou entidade.
Benefcios
A utilizao de cmeras possibilita a contratao de um nmero reduzido de terceirizados
na rea de vigilncia. Isso pode representar uma economia elevada considerando que o investi-
mento para cada cmera, assim como os gastos de manuteno, so muito inferiores aos decor-
rentes da contratao de cada vigilante.
Ressalta-se a necessidade de elaborao de um plano de segurana para a edifcao antes
da adoo desta prtica, para verifcar os pontos em que podem ser instalados os aparelhos de
vigilncia eletrnica e aqueles em que preciso a presena de vigilante armado ou no.
Geralmente no h empecilhos normativos ou tcnicos relevantes. Segundo o stio Shopping
UOL, o preo de uma cmera de segurana pode custar at R$100, dependendo de sua qualidade,
no incluindo o sistema de monitoramento a vdeo ou a instalao dos equipamentos.
Esta prtica, comumente aplicada em agncias bancrias de instituies fnanceiras de
grande porte, como Banco do Brasil, Ita, Bradesco entre outros, aplicada tambm em algumas
organizaes pblicas, como os governos dos estados de Santa Catarina e da Bahia.
CONCLUSO
Foi apresentado neste manual um conjunto de melhores prticas adotadas por diversas ins-
tituies pblicas e privadas no Brasil e no exterior. O tipo e o grau de vantagem e de facilidade
de implementao de cada uma varia muito, mas todas tm capacidade real de gerar benefcios
concretos e so possveis de serem implementadas, pois j foram testadas com xito.
importante notar tambm que algumas prticas podem ser altamente vantajosas para
certas organizaes pblicas e, ao mesmo tempo, menos benefcentes para outras. A adoo
de ilhas de impresso em uma instituio ofcial de imprensa ou de pesquisa econmica, por
exemplo, pode ser de suma relevncia, enquanto a adoo da mesma prtica pode no ser uma
prioridade to alta para um rgo de assessoria internacional, cuja maioria dos gastos se d com
dirias e passagens. Por isso, as peculiaridades da organizao devem ser sempre consideradas
na aplicao das prticas sugeridas neste documento.
importante, tambm, ressaltar que as prticas podem ser melhoradas e adequadas para
atender de maneira mais efciente s necessidades de cada rgo ou entidade que a implantar.
Para obter informaes adicionais, bem como sugerir melhorias e incluso de outras me-
lhores prticas na prxima edio desta coletnea, favor entrar em contato por meio do endereo
eletrnico: gasto.efciente@planejamento.gov.br
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