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TUTORIAL

Mdulo/Blue: Controle de Frota
Funo: Controle de Despesas com Veculos de uma Frota

Este mdulo tem como objetivo permitir um controle eficiente das despesas da empresa com sua frota de
veculos.
Este modulo engloba duas funes bsicas de controle, o controle de Manutenes Internas/Externas de
Veculos/Maquinas/Equipamentos e o Controle de Emisso de Requisies de Abastecimento, a primeira
voltada para um controle preciso de manutenes e a segunda voltada para minimizar desperdcios
e/ou usos indevidos de combustvel.
Abaixo segue o cronograma das informaes necessrias para configurao/manuteno e manuseio do
modulo


CONTROLE DE FROTA (Estrutura do Modulo)

1 Cadastro de Centros de Custo e Configurao de Cadastro de Funcionrio
2 Cadastro de Fornecedores dos Itens
3 Cadastro de Marcas de Veculos
4 Cadastro de Motoristas/Usurios
5 Cadastro de Veculos / Mquinas / Equipamentos
6 Manuteno Interna de Veculos / Mquinas / Equipamentos
7 Manuteno Externa de Veculos / Mquinas / Equipamentos
7.1 Lanamento de Manuteno Externa
7.2 Alterao de Lanamento de Manuteno Externa
7.3 Excluso de lanamento de Manuteno
7.4 Consulta de lanamentos de Contas a Pagar gerados por manutenes externas
7.5 Emisso de relatrio de Manutenes do Controle de Frota
8 Controle de Requisio de Abastecimento
8.1 Incluso de Requisies
8.2 Alterao de Requisies
8.3 Rotinas disponveis.


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MENU DO MODULO




1 Cadastro de Centros de Custo e Configurao de Cadastro de Funcionrio

Deve-se fazer o cadastramento do Centro de Custo de cada veiculo e de cada funcionrio na tela
de cadastro de Centros de Custo em Gerenciamento\Cadastros Auxiliares\Centros de Custo. Conforme
imagem abaixo:




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Depois de feito o cadastramento dos Centros de Custo, deve-se fazer a incluso do centro de custo
de casa funcionrio ao seu cadastro de funcionrio em Financeiro\Funcionrios\Funcionrios conforme
imagem abaixo:



2 Cadastro de Fornecedores dos Itens

Para que possam ser lanadas as requisies de abastecimento ou manuteno contendo itens como
peas faz-se necessrio ter cadastrado o produto na tela de Produtos\Servios. Estes produtos so
adquiridos de fornecedores como, por exemplo, um posto de combustvel ou uma autopea. Neste caso
necessrio ter o fornecedor relacionado ao item para voc indicar para quais fornecedores podero ser
geradas as requisies de abastecimento ou manuteno e tambm serve para ao lanar uma requisio
de abastecimento ou manuteno, seja feito de forma automtica o lanamento tambm de um Contas a
Pagar.
Para fazer este relacionamento entre fornecedor\item produtos (Estoque > Produtos e Servios > Produtos e
Servios), selecione um produto, abra o Menu Cadastros Auxiliares e escolha a opo Fornecedores do
Item. A tela de Fornecedores do item se abrir conforme imagem abaixo:


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Neste tela voc vai inserir cada relacionamento do item com cada empresa que fornece o item, qual o
preo combinado para o produto e quais as regras de parcelamento (Faturamento o dia que fecha a
fatura do fornecedor e Vencimento o dia fixo do ms que vence a fatura, caso se preferir voc pode
utilizar o campo desdobramento para configurar caso o faturamento seja parcelado).

3 Cadastro de Marcas de Veculos
Abaixo est a tela de cadastro marcas dos veculos e maquinas da empresa dentro do Modulo Frota.




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4 Cadastro de Motoristas/Usurios

O cadastro de motoristas utilizado para o lanamento das manutenes internas ou externas e para
autorizao da emisso de requisies de abastecimentos em nome destes motoristas.
Nesse cadastro so registradas informaes como:

Motorista = Campo onde ser includo do condutor dos veculos com base no cadastro de
funcionrios.
Status = Se o Motorista est ativo ou no.
Franquia Mensal (Litros) = a franquia em litros que cada motorista tem por ms.
Validade = a validade (nmero de dias) das requisies de abastecimento emitidas para o
funcionrio.
Abastecimento nos Fins de Semana? = Se o funcionrio pode ou no abastecer em fins de
semana.

O campo Assinatura uma imagem digitalizada da assinatura do funcionrio. Clicando duas vezes sobre
o campo possvel incluir a assinatura digital.
OBS: Se um funcionrio tem direito de emitir requisies de abastecimento para outro(s)
funcionrio(s) ser necessrio fazer uma associao entre eles. Para esta associao dos usurios
permitidos, Teclar o comando <Alt+T> para editar o registro e clicar em Usurios Permitidos, no menu
suspenso, uma nova tela ser aberta conforme imagem abaixo, selecione o funcionrio que ser o
responsvel pela emisso das requisies e mande para o campo Funcionrios Permitidos.


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5 Cadastro de Veculos / Maquinas / Equipamentos
Nesta tela usada no cadastro de dados para o controle de abastecimentos e de manutenes do veculo,
mquina ou equipamento conforme imagem abaixo.



1) CADASTRO
1.1) Dados documentais do veiculo/equipamento
1.2) Aba Complemento
1.2.1) Produtos = So os combustveis a serem utilizados
1.2.2) Localizao = Centro de Custo do veiculo cadastrado na tela de Centro de Custos
1.2.3) Fazenda = Fazenda a qual o veiculo/equipamento pertence.
1.2.4) Quilometragem/Horas = informaes sobre o KM inicial, anterior ao ultimo abastecimento
e o Atual (Ultimo abastecimento)
1.2.5) Penhor = Se ele penhorado ou no.
1.3) Aba Contabilizao = Campos relacionados a informaes contas contbeis de imobilizado,
depreciao, Depreciao Acumulada, bem como valores e datas de aquisio, depreciao
e vida til.
1.4) Aba Observao = Cadastro de alguma observao a ser feita.

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1.5) Aba Conservao = Cadastro de alguma observao a ser feita.
1.6) Aba Seguro = Cadastro de alguma informao referente a seguro.
1.7) Aba Baixa = Cadastro de informaes de baixa do veiculos/equipamento

2) ACESSRIOS
Insero de acessrios do veiculo/equipamento j cadastrado na tela de Acessrios.


3) AGENDAMENTO
Insero de agendamento de manuteno de veiculo/equipamento.


OBS: So Campos de preenchimento obrigatrios no cadastro: Placa, Chassi, Ano de Fabricao
proprietrio, Centro de Custo e Valor de aquisio.


6 Manuteno Interna de Veculos / Mquinas / Equipamentos

Nesse formulrio sero lanadas todas as manutenes de veculos/mquinas/equipamentos realizadas
pela prpria empresa (Internas). Ao salvar a manuteno o sistema ir realizar a sada do estoque dos
produtos utilizados na manuteno conforme imagem abaixo.

Nota: O lanamento contbil da sada do produto do estoque ser realizado apenas pela rotina de
fechamento de ms e utilizar o custo mdio.
Exemplo de utilizao: Registrar os abastecimentos de veculos/mquinas/equipamentos da empresa
efetuados com combustvel do seu estoque.

Para inserirmos um registro de Manuteno Interna siga as seguintes instrues.
Pressione a tecla <INSERT> para incluir um novo registro;
A) Informe a data de lanamento;
B) Informe a placa do veculo/mquina/equipamento. Se voc no souber voc pode pressionar a tecla
<F5> para chamar o cadastro de veculo/mquina/equipamento a fim de identific-lo.
C) Informe a Quilometragem/horas;
D) Informe o Centro de Custo a ser utilizado, no caso do veiculo;
E) Informe o Motorista;
F) Informe o Local de estoque de onde ser feita a baixa dos produtos consumidos na manuteno.

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G) O foco ento vai para a grade de produtos. Nesta grade dever ser informado o produto, a conta de
baixa do estoque e a quantidade. Repetindo a operao para cada item consumido na manuteno.





7 Manuteno Externa de Veculos / Mquinas / Equipamentos

Nesse formulrio so lanadas todas as despesas externas (inclusive abastecimentos) da empresa com
Veculos/Mquinas/Equipamentos.
Esse formulrio gera lanamentos de Contas a Pagar para o fornecedor com o parcelamento especificado
pelo usurio no campo desdobramento, que no tem relao nenhuma com o campo de desdobramento
do cadastro de Fornecedor do Item visto anteriormente.


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7.1 Lanamento de Manuteno Externa

Para realizar lanamentos de manuteno, algumas informaes necessrias devem estar
cadastradas no sistema:

1. O Motorista a ser informado deve estar marcado como ativo em seu cadastro.
2. O Veculo informado deve ter pelo menos um combustvel especificado em seu cadastro.

Para incluir um novo registro, pressione a tecla <INSERT>:

A) Campos de uso interno do Sistema;
B) Informar a data de lanamento;
C) Informar a placa do veculo. Para consultar a Placa utilizar a tecla <F5>;
D) Informar o Centro de Custo para o qual as despesas sero aplicadas.
E) Informar o motorista do veculo.
F) Informar o fornecedor. Para consultar a Placa utilizar a tecla <F5>;

O foco ir para a grade de despesas. Nessa grade lanar qualquer tipo de despesa do veculo que no
seja abastecimento. Os abastecimentos so lanados em grade prpria mais abaixo e o valor do
abastecimento ser somado com o valor total das despesas informadas no campo Despesas, refletindo
no valor total do Contas a Pagar.

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G) Para inserir nova despesa Tecle <INSERT> :
Inclua uma conta contbil relativa a despesa. Pressione a tecla <F5> para pesquisar a conta da
despesa. Como no exemplo acima Peas e acessrios e Oficina;
Informar a data da despesa;
Informar o nmero do documento de despesa;
Informar o Valor da Despesa;
Informar a quilometragem;
Preencher o histrico da despesa, se necessrio;

Pressione a tecla <F12> para encerrar o lanamento na grade de despesas. Com isso o foco
ir para a grade de abastecimentos.

H) Para lanar abastecimentos pressione a tecla <INSERT>.
Informar a conta de despesa do abastecimento;
Informar a data do abastecimento:
Informar o nmero do documento.
Informar o combustvel abastecido.
Informar a quilometragem/horas do veculo no momento do abastecimento.
Informar a quantidade de litros abastecidos.
Informar o valor do abastecimento. Repita esses passos at incluir todos os abastecimentos
desejados;
Informar Observao, se necessrio;

Nota: O valor do Abastecimento informado nesta tela de manuteno ser acrescido ao valor total das
despesas acima e consequentemente ser acrescido ao valor total do Contas a Pagar gerado.
Pressionar a tecla <F12> para encerrar o lanamento de abastecimentos;

I) Informar o desdobramento do pagamento sendo o primeiro campo o nmero de parcelas, o segundo
campo o nmero de dias para a primeira parcela e o terceiro campo o nmero de dias entre as demais
parcelas.

Nota: O sistema ir gerar um ou mais lanamentos de Contas a Pagar para o fornecedor informado de
acordo com o desdobramento.

Pressionar as teclas <ALT> + <S> para salvar o registro

7.3 Alterao de lanamento de Manuteno

A) Selecione o registro de manuteno a alterar.
B) Pressione as teclas <ALT> + <T> para colocar o registro em edio.
C) Faa as alteraes e pressione <ALT> + <S> para salva-las.

Nota: Duas observaes a respeito:
1. Apenas as grades de despesas e abastecimentos podero ser alteradas;
2. A alterao s ser possvel se os lanamentos de Contas a Pagar, relacionados ao registro, no
estiverem quitados.

7.4 Excluso de lanamento de Manuteno

A) Selecione o registro de manuteno a apagar.

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B) Pressione a tecla <DELETE>.
C) Confirme a excluso do registro.

Nota: A excluso s ser possvel se os lanamentos de Contas a Pagar, relacionados ao registro, no
estiverem quitados.

7.5 Consulta de lanamentos de Contas a Pagar gerados por manutenes externas

A) Selecionar a manuteno cujos lanamentos de Contas a Pagar se deseja identificar;
B) Abrir o menu Rotinas e escolher a opo Consultar Documentos Relacionados.

7.6 Emisso de Relatrio de Manutenes do Controle de Frota

A) No menu relatrios e escolher a opo Relao de Controle de Frota. Aparecer o seguinte
formulrio:




B) Informar os filtros de busca
C) Informar Perodo (campo obrigatrio)
D) possvel escolher formato analtico ou sinttico.


8 Controle de Requisio de Abastecimento

O formulrio de Emisso de Requisies de Abastecimento controla a quota de combustvel de cada
motorista, ajudando a evitar fraudes e consumo desnecessrio por parte dos motoristas da frota.
possvel limitar os dias de emisso das requisies de abastecimento por motorista (evitando, por
exemplo, abastecimentos na sexta-feira), e emitir a requisio com logotipo e assinatura digitalizada, para
que o motorista assine ao lado.





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8.1 Incluso de Requisies

Pressionar a tecla <INSERT> para gerar uma nova requisio.

A) O sistema solicitar a identificao e a senha do motorista e preencher automaticamente as
informaes de identificao tais como o Centro de Custo e Franquia Mensal de combustvel;
B) Nesse momento, clicando no cone Utilizado (que tem a imagem de uma bomba de
combustvel), possvel consultar quanto da Franquia o motorista j utilizou. Conforme imagem abaixo



C) Informar a placa do veculo. Se voc no souber pressione <F5> para pesquisar o veculo;
D) Informar a quilometragem atual do veculo. O sistema faz uma crtica no permitindo que
seja apontada uma quilometragem menor que a ltima informada;
E) Informar o fornecedor do combustvel do veculo. O preo combinado com o fornecedor ser
apresentado no campo seguinte;
F) Informar a quantidade de litros da requisio. O sistema apresentar o valor total da requisio;
G) Caso necessrio, preencher a observao.
H) O sistema calcular automaticamente a data de validade da requisio de acordo com os dados do
motorista.

Para salvar a requisio pressione as teclas <ALT> + <S>.

Nota: Se a requisio ultrapassar a franquia mensal de combustvel do fornecedor uma liberao ser
necessria. Nesse caso o gerente ter que pressionar as teclas <ALT> + <G> e fornecer sua identificao
e senha.

I) O sistema apresenta ento o parcelamento do lanamento que ser gerado no Contas a Pagar. No
histrico do Contas a Pagar ir o nmero do lanamento no controle de frota.
J) Aps a requisio ser salva o sistema perguntar se o usurio deseja imprimi-la. O sistema impede que
uma requisio seja impressa mais de uma vez.

8.2 Alterao de Requisies


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A) Selecione a Requisio a alterar.
B) Pressione as teclas <ALT> + <T> para colocar o registro em edio.
C) Faa as alteraes e pressione <ALT> + <S> para salva-las.

Nota: Duas observaes a respeito:
1. Apenas as grades de despesas e abastecimentos podero ser alteradas;
2. A alterao s ser possvel se os lanamentos de Contas a Pagar, relacionados ao registro, no
estiverem quitados.

8.3 Rotinas disponveis.

Consulta de documentos relacionados
Para consultar qual o lanamento de Contas a Pagar gerado por uma requisio abra o Menu
Rotinas e escolha a opo Consulta documentos relacionados.


Cancelando a Requisio
Para cancelar uma requisio abra o Menu Rotinas e escolha a opo Cancela Requisio de
Abastecimento. O sistema pedir uma confirmao
.
Relao de Requisies
o mesmo relatrio disponvel atravs do formulrio de Manuteno de Veculos.

Emisso de Requisies
Requisies que no foram impressas aps a incluso, podem ser selecionadas utilizando-se a
opo Relatrios, do menu suspenso, escolhendo-se a opo Imprime Requisio.