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UNIVERSIDADE FEDERAL DE PELOTAS

MANUAL DE
AUDITORIA
INTERNA

JULHO/2012

Manual de Auditoria Interna


MAINT

Universidade Federal de Pelotas UFPel


Auditoria Interna AUDIN

Pelotas/RS, julho de 2012

Copyright 2012, Universidade Federal de Pelotas.


<www.ufpel.edu.br>

A Unidade de Auditoria Interna tem como funo


principal racionalizar as aes de controle, com
vistas a fortalecer a gesto da Universidade
Federal de Pelotas.

Elaborao e Coordenao: Helen Letcia Grala Jacobsen


Reviso : Rejane Flor Machado

Dados Internacionais de Catalogao na Publicao (CIP)


U58m Universidade Federal de Pelotas. Auditoria Interna.
Manual de auditoria interna - MAINT- / Universidade Federal de Pelotas.
Auditoria Interna ; elaborao de Helen Letcia Grala Jacobsen
Pelotas: Editora e Grfica da UFPel, 2012.
32 p.: il.
1. Auditoria governamental. 2. Auditoria interna. 3. Planejamento de auditoria.
4. Execuo de auditoria. 5. Comunicao de auditoria. 6. Controle interno. I.
Jacobsen, Helen Letcia Grala. II. Ttulo.
CDD: 350.7232
Catalogao na Fonte: Leda Lopes CRB 10/ 2064

permitida a reproduo deste texto e dos dados nele contidos, desde que
citada a fonte. Reprodues para fins comerciais so proibidas.
ISSN 2317-8809

Sumrio

Apresentao ................................................................................................. 03
1. Auditoria Interna ......................................................................................... 04
1.1. Conceitos e Finalidades de Auditoria Interna .............................. 04
1.2. Controle e Auditoria Interna ............................................................ 04
1.3. Fundamento Constitucional e Relevncia da Auditoria Interna ... 05
1.4. Atividades da Auditoria Interna e rea de Atuao ................. 05
1.5. Posio Hierrquica e Grau de Dependncia ............................ 07
2. Planejamento de Auditoria........................................................................08
2.1. Fases do Processo de Auditoria ...................................................... 08
2.2. Plano Anual de Atividades de Auditoria Interna PAINT ........... 08
2.3. Programa de Auditoria ..................................................................... 10
2.4. Papis de Trabalho ........................................................................... 11
2.5. Amostragem ....................................................................................... 12
3. Execuo de Auditoria .............................................................................. 13
3.1. Conceito de Execuo de Auditoria e Tipos ............................... 13
3.2. Procedimento versus Tcnica de Auditoria .................................. 13
3.3. Evidncia, Constatao e Recomendao ................................ 14
3.4. Realizao da Auditoria .................................................................. 15
4. Comunicao de Auditoria ...................................................................... 17
4.1. Forma e Espcies de Comunicao ............................................. 17
4.2. Parecer de Auditoria ........................................................................ 18
4.3. Relatrio de Auditoria ....................................................................... 18
4.4. Relatrio Anual de Atividades de Auditoria interna RAINT...... 18
5. Monitoramento das Orientaes .............................................................. 20
6. Controle Interno das Atividades de Auditoria Interna ............................ 22
6.1. O Controle Interno na Auditoria Interna........................................ 22
6.2. Controle na Execuo ..................................................................... 22
6.3. Superviso ........................................................................................... 23
6.4. Controle Hierrquico......................................................................... 23
6.5. Avaliao pelo Sistema de Controle Interno Federal ................. 23
6.6. Reviso pelos Pares ........................................................................... 24
6.7. Avaliao de Desempenho (Feedback) ...................................... 24
Referncias ...................................................................................................... 25
Anexo ............................................................................................................... 27
Formulrio de Avaliao da Auditoria Interna .............................................. 27

APRESENTAO

O artigo 14 do Decreto 3.591/2000 estabelece que as entidades


da Administrao Pblica Federal Indireta devero organizar a
respectiva Unidade de Auditoria Interna, com o suporte necessrio de
recursos humanos e materiais, tendo como objetivo o fortalecimento da
gesto e da racionalizao das aes de controle.
A Universidade Federal de Pelotas (UFPel) est empenhada em
estruturar o setor de Auditoria Interna para a realizao de auditagens,
conforme as atuais diretrizes legais referentes ao Sistema de Controle
Interno do Poder Executivo Federal. E, por ser a Unidade de Auditoria
Interna, na modelagem legislativa atual, uma novidade para a
Universidade e para a maioria de seus servidores, percebeu-se a
necessidade de elaborao de um manual.
Com esse manual pretende-se padronizar as aes de auditoria
interna bem como compilar informaes gerais de auditoria que
possam ser de interesse das unidades administrativas.
A elaborao deste manual harmoniza-se com o princpio de
controle interno de formalizao de instrues, que tem por alvo
proporcionar clareza, objetividade e transparncia s atividades
administrativas. Dessa forma, com o presente manual tem-se ainda o
objetivo de apresentar comunidade interna da UFPel as definies,
conceitos e aes de planejamento, execuo, comunicao e
controle das aes de auditoria interna.
Assim, os auditores e demais servidores da Auditoria Interna
devem observar os procedimentos estabelecidos neste manual,
respeitando os aspectos legais relativos s atividades de auditoria
interna.
A constante atualizao e o aprimoramento deste manual so
previstos e devero ocorrer em conformidade com o desenvolvimento
dos trabalhos, pela Unidade de Auditoria Interna, aps a anlise e
aprovao superior.
Helen Letcia Grala Jacobsen
Auditora da Unidade de Auditoria Interna da UFPel

1.

AUDITORIA INTERNA

1.1.

Conceito e Finalidades de Auditoria Interna

A auditoria interna constitui-se em um conjunto de


procedimentos, tecnicamente normatizados. Seu funcionamento est
vinculado ao acompanhamento indireto de processos, avaliao de
resultados e proposio de aes corretivas para os desvios gerenciais
da Instituio.
Resumidamente, pode-se dizer que auditoria um processo (ou
procedimento) de confrontao entre um fato ocorrido e o que
deveria ocorrer; ou seja, comparao entre uma situao encontrada
e um determinado critrio:
CONDIO X CRITRIO = AUDITORIA

A condio a situao encontrada pela auditoria durante a


execuo dos trabalhos; o critrio a base de sustentao dos
trabalhos executados que se constitui em leis, decretos, portarias,
instrues normativas, manuais, decises, etc.
So trs as finalidades bsicas da auditoria interna:
Fortalecer a gesto;
Racionalizar as aes de controle;
Prestar apoio aos rgos do Sistema de Controle Interno do
Poder Executivo Federal.
A Auditoria Interna tem como finalidade principal o
assessoramento alta administrao da UFPel, buscando agregar valor
gesto.

1.2.

Controle e Auditoria Interna

O setor de Auditoria Interna faz parte do sistema de controle


interno da UFPel, que se especifica como um processo projetado com o
intuito de identificar riscos e fornecer garantia razovel de que, ao se
querer cumprir a misso da entidade, os seguintes objetivos gerais sero
atendidos:
Executar as operaes de forma organizada, tica,
econmica, eficiente e eficaz;

Estar em conformidade com as leis e os regulamentos


aplicveis;
Salvaguardar recursos contra perda, abuso e dano;
Cumprir as obrigaes de accountability1.
O controle deve ser executado de forma prvia, concomitante
ou posterior execuo de um ato, enquanto a auditoria realiza-se
posteriormente.
Por outro lado, o controle pode ser executado por todos os que
pertencem organizao. Dessa forma, o servidor pode revisar os seus
prprios atos (forma bsica de controle). De forma diferente, a auditoria
somente pode ser realizada por pessoal especificamente designado.
1.3.

Fundamento Constitucional e Relevncia da Auditoria Interna

O artigo 70, pargrafo nico da Constituio Federal/88 (CF/88),


estabelece a obrigatoriedade da prestao de contas. A pessoa fsica
ou jurdica, pblica ou privada que utiliza, arrecada, guarda, gerencia
ou administra dinheiros, bens e valores pblicos, ou pelos quais a Unio
responda, deve prestar contas.
Alm disso, o caput do artigo 74, tambm da CF/88, estabelece a
obrigatoriedade de o Poder Executivo manter um sistema de controle
interno a fim de, dentre outros, comprovar a legalidade e avaliar os
resultados, quanto eficcia e eficincia, da gesto oramentria,
financeira e patrimonial, nos rgos e entidades da administrao
federal.
A Unidade de Auditoria Interna, que integra o sistema de controle
interno institucional, visa assessorar a administrao da entidade em
suas responsabilidades primrias: preveno e identificao de erros e
manuteno adequada do sistema de controle.
1.4.

Atividades da Auditoria Interna e rea de Atuao

As atividades da Auditoria Interna devem guardar similitude


quelas exercidas pelos rgos/unidades integrantes do Sistema de
Controle Interno do Poder Executivo Federal; contudo, por estar inserida
1

Termo da lngua inglesa sem traduo exata para o portugus, que remete obrigao de membros
de um rgo administrativo ou representativo de prestar contas s instncias superiores fonte
Wikipdia, acessado em junho/2011. a obrigao de prestar contas em razo de uma responsabilidade
que tenha sido delegada. Trata-se de um princpio fundamental da Administrao Pblica previsto no
artigo 70, pargrafo nico, da CF/88.

10

na estrutura organizacional da UFPel e por caracterizar-se pela alta


especializao, devero incluir aes especficas e tempestivas.
Dentre as principais atividades e atribuies da Auditoria Interna,
destacam-se:
Assessorar tecnicamente o Gestor no que se refere atividade
da administrao pblica, propondo aes corretivas quando
as evidncias de auditoria assim o exigirem;
Acompanhar o cumprimento das metas do Plano Plurianual no
mbito da entidade, visando a comprovar a conformidade de
sua execuo;
Assessorar os gestores da entidade no acompanhamento da
execuo dos programas de governo, visando comprovar o
nvel de execuo das metas, o alcance dos objetivos e a
adequao do gerenciamento;
Verificar a execuo do oramento da entidade, visando
comprovar a conformidade da execuo com os limites e
destinaes estabelecidas na legislao pertinente;
Verificar o desempenho da gesto da entidade, visando
comprovar a legalidade e a legitimidade dos atos e examinar
os resultados quanto economicidade, eficcia e
eficincia da gesto oramentria, financeira, patrimonial, de
pessoal e demais sistemas administrativos operacionais;
Orientar subsidiariamente os dirigentes da entidade quanto
aos princpios e s normas de controle interno, inclusive sobre a
forma de prestar contas;
Examinar e emitir parecer prvio sobre a prestao de contas
anuais da entidade e tomadas de contas especiais;
Propor mecanismos para o exerccio do controle social sobre
as aes da entidade, quando couber, bem como a
adequao dos mecanismos de controle social em
funcionamento no mbito de sua organizao;
Acompanhar a implementao das recomendaes dos
rgos/unidades do Sistema de Controle Interno do Poder
Executivo Federal e do TCU;
Comunicar, tempestivamente, sob pena de responsabilidade
solidria, os fatos irregulares, que causaram prejuzo ao errio,
Secretaria Federal de Controle Interno, aps dar cincia
direo da entidade e esgotadas todas as medidas corretivas,
do ponto de vista administrativo, para ressarcir entidade;
Verificar a consistncia e a fidedignidade dos dados e
informaes que comporo as contas do Presidente da
Repblica no Balano Geral da Unio/BGU;
Testar a consistncia dos atos de aposentadoria, penso,
admisso de pessoal.

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Apresentar sugestes e colaborar na sistematizao,


padronizao e simplificao de normas e procedimentos
operacionais, inclusive elaborao e atualizaes do Manual
Interno de Auditoria (MAINT);
Elaborar o Plano Anual de Atividades da Auditoria Interna
PAINT;
Elaborar o Relatrio Anual de Atividades da Auditoria Interna
RAINT.
Desta forma, a rea de atuao da Auditoria Interna
compreende todos os setores que formam a estrutura administrativa da
UFPel. Esto sujeitos anlise da auditoria todos os sistemas, processos,
operaes, funes e atividades da UFPel, conforme o programa de
auditoria.
1.5.

Posio Hierrquica e Grau de Dependncia

Quanto vinculao hierrquica, a Auditoria Interna est


atualmente subordinada diretamente ao Reitor, sendo vedada a
delegao desta vinculao a outra autoridade.
Essa vinculao tem por objetivo proporcionar Auditoria Interna
um posicionamento suficientemente elevado, de modo a permitir o
desempenho de suas atribuies com maior abrangncia e
independncia.
A Unidade de Auditoria Interna se sujeita orientao normativa
e superviso tcnica do Sistema de Controle Interno do Poder Executivo
Federal, prestando apoio aos rgos e s unidades que o integram. Essa
vinculao tcnica visa proporcionar qualidade aos trabalhos e
efetividade dos resultados de auditoria.

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2.

PLANEJAMENTO DE AUDITORIA

2.1.

Fases do Processo de Auditoria

O processo de auditoria se divide em trs fases: planejamento,


execuo e relatrio. Desta forma os itens 02 a 04 deste Manual
concentram-se em expor resumidamente as fases em sequncia.

Planejamento

Execuo

Relatrio

Processo de auditoria
O planejamento a funo administrativa que determina
antecipadamente quais so os objetivos que devem ser atingidos e
como se deve fazer para alcan-los.
Na fase do planejamento, especificam-se o alcance da auditoria,
critrios, metodologia a ser aplicada, tempo e recursos requeridos para
garantir que sejam contempladas as atividades, processos, sistemas e
controles mais importantes.
O planejamento das atividades d-se, basicamente, por meio de
dois documentos: o Plano Anual de Atividades de Auditoria Interna
(PAINT) e Programa de Auditoria (PA).

2.2.

Plano Anual de Atividades de Auditoria Interna PAINT

O PAINT trata-se de um planejamento macro de atividades de


auditoria interna a serem implementadas no decorrer de um ano na
Instituio. um documento de elaborao obrigatria em razo do
artigo 15, 2, do Decreto n. 3.591/2000, que estabelece que a
Unidade de Auditoria Interna apresentar ao rgo ou unidade de
controle interno a que estiver jurisdicionada, para efeito de integrao
das aes de controle, seu plano de trabalho do exerccio seguinte.
O PAINT dever abordar os seguintes itens:
Aes de auditoria interna previstas e seus objetivos;
Aes de desenvolvimento institucional e capacitao
previstas para o fortalecimento das atividades do rgo de
Auditoria Interna.

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Quanto s aes de auditoria interna previstas e seus objetivos,


deve constar a descrio da atividade a ser desenvolvida, o perodo
estimado (em dias teis) necessrio para a realizao de cada
atividade, o cronograma de execuo, o efetivo de servidores da
Auditoria Interna necessrio para a ao, as unidades envolvidas e
demais informaes entendidas como oportunas ou convenientes para
a realizao do trabalho ou aquelas estabelecidas na legislao
aplicvel.
A elaborao do PAINT complexa, uma vez que envolve
diferentes unidades da UFPel e rgos da Administrao Pblica
Federal, consoante atribuies e prazos legalmente definidos:
Sequncia de
realizao

Unidade/rgo

Auditoria
Interna

Controladoria
Geral da Unio

Reitoria

Auditoria
Interna

Tarefa

Elaborar a proposta
de PAINT

- Manifestar-se
quanto ao
cumprimento das
normas e orientaes
pertinentes
- Acrescer
observaes sobre as
atividades
programadas
- Recomendar,
quando for o caso, a
incluso de aes de
auditoria interna que
no tenham sido
programadas
Analisar e aprovar o
PAINT
Encaminhar o PAINT
para a CGU, somente
aps aprovao do
Reitor

14

Prazo
At o ltimo
dia til do ms
de outubro do
exerccio
anterior ao de
sua execuo

20 dias teis

At o ltimo
dia til do ms
de dezembro
de cada ano
At o dia 31 de
janeiro
de
cada exerccio
a que se aplica

2.3.

Programa de Auditoria PA

O programa de auditoria (ou projeto de auditoria) o objetivo


final da fase de planejamento. Trata-se de um planejamento micro, que
se fundamenta, no caso de auditoria ordinria, no escopo geral
constante no PAINT.
a verso analtica do PAINT. Entretanto deve ser suficientemente
flexvel para permitir adaptaes durante a fase de execuo, caso
surjam questes relevantes que justifiquem as alteraes propostas.
O programa visa definir os meios mais econmicos, eficientes e
oportunos para se atingir os objetivos da auditoria. Deve ser aprovado
pela chefia da Unidade de Auditoria Interna, assim como eventuais
alteraes durante a fase de execuo de auditagem.
O programa de auditoria ser confeccionado de forma
padronizada, contendo: n da atividade de auditoria, conforme PAINT;
rea a ser auditada; objetivos; definio da amostra; limitao do
escopo; equipe de auditores deslocados para a tarefa; cronograma de
atividades. Pode ser adaptado para uso em auditoria especial.
Para a elaborao do programa pode ser utilizada a matriz de
procedimentos que se constitui em um detalhamento, passo a passo,
das questes e itens que sero verificados durante a auditagem.
Questionamentos Procedimentos
Questes de
auditoria que
guardem
correspondncia
com a atividade
e/ou unidade a
ser auditada

Q1

Q2

Qn

Descrio dos
itens de
verificao ou
check-list

Objetivos
Onde sero
efetuados os
procedimentos
(ex.: contrato
XX/20XX;
programa XX-XXX,
etc).

P11
P12
P1n
P21
P22
P2n
P31
P32
P3n

15

Constataes
Descoberta
(achado) de
auditagem.
Quando
encontrado
inserir A1, A2,
An. Quando
no encontrado inserir .

2.4.

Papis de Trabalho

Os papis de trabalho constituem a documentao preparada


pela Auditoria Interna ou fornecida a esta (como, por exemplo, durante
a etapa de execuo) utilizados no trabalho de auditagem. Fazem-se
presentes em todas as fases de auditoria: planejamento, execuo e
relatrio.
Os papis de trabalho so o conjunto de documentos
e apontamentos, com informaes e provas reunidas
pela Auditoria Interna, que constituem evidncia do
trabalho executado e o fundamento de sua opinio.
As finalidades dos papis de trabalho so:
Auxlio na realizao dos exames e elaborao do relatrio;
Registro do trabalho e das concluses;
Suporte do relatrio;
Superviso e reviso (qualidade).
So especialmente importantes no que se refere ao registro de
evidncias da Auditoria, seja por intermdio de informaes em papel,
meio eletrnico, ou outros que assegurem o objetivo a que se destinam.
Constituem-se atributos dos papis de trabalho: abrangncia,
objetividade, clareza e limpeza. Podem ser classificados em:
permanente ou corrente, no que se refere ao seu uso. Os permanentes
so aqueles utilizados em diversas auditorias, como legislao, manuais,
etc. Os papis de trabalho de carter corrente ou temporrio so
utilizados em uma nica ao, como o programa de auditoria.
So exemplos de papis de trabalho o PAINT (na fase de
planejamento de auditoria), os documentos ou respostas das unidades
auditadas (na fase de execuo), e o relatrio de auditoria (na fase do
relatrio ou de resultado).
Devem ser organizados de forma lgica, arquivados por ano e por
ordem de atividade de auditoria, conforme a definio do PAINT do
ano correspondente. Preferencialmente, com sumrio de pastas e
subpastas.
Uma vez que os papis de trabalho so a comprovao do
trabalho realizado pela equipe de auditoria, devem ser arquivados na
Auditoria Interna por, pelo menos, cinco anos a partir da data de
emisso de seu parecer ou relatrio. O acesso aos papis de trabalho
somente permitido a pessoas autorizadas.

16

2.5.

Amostragem

Os exames de auditoria so realizados basicamente por


amostragem, que o processo pelo qual se obtm informaes sobre a
totalidade de uma determinada populao atravs da anlise de
parte dela a amostra.
A qualidade da amostra deve ser tal que, ao se aplicar os
procedimentos de auditoria a uma parcela reduzida da populao,
no haja perda de suas caractersticas essenciais, de forma a
proporcionar adequada evidncia sobre o todo.
Na escolha da amostra devem ser obedecidos os critrios de:
Relevncia: relacionada importncia da rea/setor no
mbito da Universidade, sob o ponto de vista do interesse
pblico.
Risco: estabelecido com base nos apontamentos expedidos
pelos rgos de controle interno e externo sobre
irregularidades praticadas em exerccios anteriores.
Contudo, a amostra e seu tamanho podem variar, pois
dependem do objetivo que se est almejando com aquela atividade
de auditoria, do objeto da auditoria, da complexidade da populao
(tanto no sentido qualitativo como quantitativo), do tempo
programado para executar tal atividade, da quantidade de servidores
alocados para a auditagem, da experincia do auditor, etc.
A amostra tambm pode ser selecionada utilizando-se critrios
tais como percentuais em uma populao, valores mais representativos,
pela exigncia de maior tecnicidade na execuo de um
procedimento, ou mesmo aleatoriamente.
Assim, a definio da amostra depende de cada caso em
concreto, podendo ocorrer variaes, conforme as circunstncias
acima apontadas ou outras emergentes.
Contudo, o planejamento dos trabalhos de auditoria dever ser
feito de forma imparcial, dando nfase s reas julgadas relevantes e
com maior risco, com o objetivo de potencializar os resultados a serem
obtidos.

17

3.

EXECUO DE AUDITORIA

3.1.

Conceito de Execuo de Auditoria e Tipos

A execuo a segunda fase do processo de auditoria. Trata-se


da aplicao do programa de auditoria com o objetivo de obter
informaes sobre o objeto auditado e identificar evidncias que
embasem a opinio da Auditoria.
A Constituio Federal/1988 elenca cinco tipos de auditoria: (i)
contbil, (ii) financeira, (iii) oramentria, (iv) operacional, e (v)
patrimonial.
Quanto ao objetivo, a auditoria pode ser classificada em: contbil
ou financeira, de conformidade (verificao da legalidade do
procedimento auditado), de eficincia ou operacional (verificao da
observncia dos princpios de economicidade, eficincia e eficcia), e
auditoria de programa (verificao da consistncia e efetividade do
gasto pblico).
So tipos de auditoria, quanto sua previso, a auditoria
ordinria e a auditoria especial. A primeira programada (no PAINT), a
segunda tem natureza extraordinria e atende ordem expressa da
Administrao Superior.

3.2.

Procedimento versus Tcnica de Auditoria

Procedimento de auditoria o conjunto de tcnicas utilizadas


durante a auditagem e que possibilita a formao de opinio sobre os
trabalhos realizados.
Tcnica de auditoria a ferramenta operacional utilizada pela
Auditoria Interna na realizao de seu trabalho. So vrias as tcnicas
de auditoria, dentre elas, destacam-se:
Anlise documental;
Conferncia de clculos;
Indagao escrita (questionrio) ou oral (entrevista);
Circularizao (confirmao externa);
Exame de registros e sistemas;
Verificao fsica (observao de ativos);
Observao;
Triangulao;
Rastreamento;
18

Fotografia;
Cinematografia, etc.
3.3.

Evidncia, Constatao e Recomendao

Aps
a
aplicao
do
procedimento
de
auditoria,
consubstanciado em tcnicas de auditoria, obtm-se a evidncia. A
evidncia constitui-se na prova que sustenta a opinio da Auditoria.
Assim, as evidncias so obtidas durante o trabalho de auditoria,
e devem ser suficientes, pertinentes ao assunto em anlise e fidedignas
para embasar as concluses.
As evidncias devem ser anexadas ao parecer/relatrio de
auditoria e, preferencialmente, organizadas como anexos ao processo
principal.
Por seu turno, constatao um achado ou uma concluso de
auditoria. O resultado da comparao entre condio e critrio.
Apesar de ser, na maioria das vezes, negativo, o achado tambm pode
ser positivo.
Quando a constatao ou o achado tiver conotao negativa,
este pode ser denominado tambm de falha, irregularidade,
impropriedade, deficincia, ponto fraco ou ocorrncia.
A constatao deve sempre se basear em evidncia. Caso no
haja uma evidncia, ou esta for insuficiente, impertinente ou
inadequada, no h uma constatao, mas, simples indcio, ou seja,
uma provvel irregularidade no comprovada que no dever ser
considerada pela auditoria na emisso do parecer ou relatrio.
A consecuo da execuo de auditoria d-se da seguinte
forma:

Aps a constatao, a Auditoria Interna efetua a


recomendao, que a sugesto de ao de correo ou de
melhoria.
A Unidade de Auditoria Interna, por ser um setor de staff, no tem
poder hierrquico de efetuar determinaes, por isso a recomendao
19

encaminhada ao dirigente da unidade auditada e Administrao


Superior a fim de opo de seguimento ou no do recomendado.
Caso a opo do dirigente/gestor seja pelo no seguimento das
recomendaes expedidas, este passa a assumir o risco da no
implementao da medida saneadora proposta. Esta posio dever
ser formulada por escrito para fins de registro.

3.4.

Realizao de Auditoria

Aps a aprovao do PAINT, deve ser elaborado o programa de


auditoria, conforme item 2.3 deste Manual. O tempo despendido para a
elaborao do programa computado com o tempo referente
execuo de auditoria, uma vez que elaborado com a viso voltada
a setor ou atividade especficos.
O incio da execuo de auditoria, contudo, d-se com a
emisso da Solicitao de Auditoria que enviada ao Pr-Reitor da
rea a ser auditada ou ao diretor da unidade de ensino.
So objetivos da Solicitao de Auditoria:
Comunicar a realizao da auditoria na respectiva rea;
Solicitar o acesso da equipe de auditoria s dependncias
da rea a ser auditada;
Solicitar a apresentao de documentos, informaes e
demais elementos necessrios para a execuo das
atividades de auditoria.
Exceto em casos excepcionais, o prazo para resposta das
Solicitaes de Auditoria de 03 (trs) dias.
Quando houver limitao das atividades da auditoria, o fato
dever ser comunicado, por escrito, autoridade a qual foi
encaminhada a Solicitao de Auditoria (SA), solicitando as
providncias necessrias. Tal diligncia constar, obrigatoriamente, no
parecer ou relatrio de auditoria.
Durante os trabalhos ser emitido Relatrio Preliminar, que contm
as prvias concluses da auditoria a respeito, em especial, de uma
condio (situao encontrada) entendida como deficiente.
So objetivos do Relatrio Preliminar:
Dar transparncia s avaliaes preliminares da auditoria;

20

Possibilitar que o auditado se manifeste, apresentando


contestaes entendidas como cabveis no prazo de 03
(trs) dias;
Auxiliar na formulao da concluso da auditoria.
Aps a realizao de auditoria numa determinada rea
administrativa da Universidade ou execuo de um programa emitido
Relatrio de Auditoria. O resultado dos trabalhos de um exerccio
copilado no Relatrio Anual das Atividades da Auditoria Interna (RAINT).
Assim, a execuo de auditoria d-se da seguinte forma:

No mnimo uma vez por ano a equipe de auditoria deve se reunir


com o gestor para apresentar o trabalho desenvolvido.

21

4.

COMUNICAO DE AUDITORIA

4.1.

Forma e Espcies de Comunicao

A Auditoria Interna se comunica formalmente com as demais


unidades atravs de memorandos, solicitao de auditoria, nota de
auditoria, relatrio preliminar, parecer de auditoria, relatrio de
auditoria, etc.
A Comunicao de Auditoria, contudo, est mais relacionada a
dar cincia dos resultados de auditoria atravs de relatrio ou parecer.
Os relatrios e pareceres devem ter os seguintes atributos de
qualidade:
Conciso: utilizar linguagem sucinta e resumida;
Objetividade: demonstrar linguagem clara e positiva;
Clareza: uso de linguagem inteligvel e ntida;
Integridade: registrar a totalidade de informaes de forma
exata e imparcial;
Oportunidade: transmitir a informao no momento
adequado para possibilitar oportunas providncias;
Coerncia:
usar
linguagem
que
seja
harmnica,
concordante e lgica;
Apresentao: apresentar os assuntos em uma sequncia
estruturada;
Conclusivo: permitir a formao de opinio sobre as
atividades realizadas.
As manifestaes do pr-reitor da unidade auditada ou diretor da
unidade acadmica devem fazer parte do relatrio, caso tenham sido
apresentadas. As recomendaes, no entanto, permanecero caso as
manifestaes sejam inconsistentes ou apoiadas em provas (evidncias)
insuficientes ou inadequadas, por exemplo.
Caso uma comunicao final contiver erro significativo, o chefe
da Auditoria deve comunicar a informao correta a todas as pessoas
que tenham recebido a comunicao original.
So objetivos do parecer e relatrio:
Apresentar as concluses finais de auditoria (constataes);
Efetuar recomendaes, se aplicvel;
Dar cincia ao gestor do trabalho realizado;
Orientar o gestor na tomada de decises;
Servir como instrumento de avaliao da Unidade de
Auditoria Interna pelo Sistema de Controle Interno Federal.

22

4.2.

Parecer de Auditoria

o documento emitido pela Unidade de Auditoria Interna


quando em sua manifestao quanto ao Relatrio de Prestao de
Contas Anual e Tomada de Contas Especial.
O parecer de auditoria deve conter: (I) nmero do parecer e ano
de emisso; (II) identificao da base legal; (III) assunto; (IV) contexto
(exposio da matria); (V)
concluso (parecer) fundamentado; (VI) relao de evidncias,
se houver; (VII) data e assinatura.

4.3.

Relatrio de Auditoria

o documento que contm a concluso do trabalho de


auditoria (previamente programada ou no) em relao a uma
determinada unidade administrativa ou programa de auditoria.
O relatrio de auditoria deve conter: (I) nmero do relatrio e ano
de emisso; (II) identificao do programa de auditoria; (III) rea
auditada; (IV) escopo do trabalho (critrio); (V) exposio da situao
encontrada; (VI) contestao, se houver; (VII) recomendaes, caso
aplicvel; (VIII) relao de evidncias, se houver; (IX) data e assinatura.

4.4.

Relatrio Anual de Atividades de Auditoria Interna RAINT

Os resultados do trabalho da Auditoria Interna durante um


exerccio (consubstanciados em relatrios e/ou pareceres) sero
apresentados atravs do Relatrio Anual de Atividades de Auditoria
Interna (RAINT).
O RAINT observar a seguinte estrutura de informaes:
Descrio das atividades de auditoria interna realizadas pela
entidade;
Registro quanto implementao ou ao cumprimento pela
entidade, ao longo do exerccio, de recomendaes ou
determinaes;
Relato gerencial sobre a gesto de reas essenciais da
Unidade, com base nos trabalhos realizados;
Fatos
relevantes
de
natureza
administrativa
ou
organizacional com impacto sobre a auditoria interna;

23

Desenvolvimento institucional e capacitao da auditoria


interna.
O RAINT deve ser encaminhado ao Sistema de Controle Interno
Federal at o dia 31 de janeiro do ano subsequente ao auditado. com
base neste documento que a Unidade de Auditoria Interna recebe
avaliaes peridicas, conforme item 6.5.
Em at 30 (trinta) dias deste encaminhamento do RAINT, o rgo
de controle interno em cuja atuao fiscalizatria a Universidade
encontra-se abrangida realizar reunio. Nessa oportunidade, a
Unidade de Auditoria Interna far exposio dos pontos relevantes do
relatrio entregue.

24

5.

MONITORAMENTO DAS ORIENTAES

Denominam-se orientaes as recomendaes, alertas e


determinaes emitidas pelas unidades e rgos integrantes do
controle interno (ex.: Controladoria Geral da Unio e Auditoria Interna) e
externo (ex.: Tribunal de Contas da Unio) da Administrao Pblica
Federal a que se submete a Universidade.
Tal monitoramento constitui-se em um acompanhamento das
providncias adotadas no mbito da Universidade em respostas s
orientaes recebidas pelo sistema de controle.
So finalidades do monitoramento:
Verificar se esto sendo tomadas providncias para sanar as
irregularidades apontadas;
Acompanhar a evoluo das unidades auditadas;
Analisar se as auditorias realizadas obtiveram os resultados
esperados;
Auxiliar os gestores das unidades a verificar se as aes
adotadas contriburam para o alcance dos resultados
desejados.
A Auditoria Interna, contudo, ao formular recomendaes e
posteriormente acompanh-las, deve manter a sua objetividade e
independncia e, portanto, preocupar-se em verificar mais a correo
das deficincias identificadas do que o cumprimento de
recomendaes especficas.
Ainda quanto recomendao oriunda da Unidade de Auditoria
interna, faz-se referncia ao item 3.3 deste Manual.
Para o monitoramento, podero ser utilizados memorandos,
denominados como Memorando de Monitoramento, que devem ser
numerados sequencialmente.
Os memorandos de monitoramento sero encaminhados
direo (Gabinete, pr-reitoria, direo unidade de ensino) da unidade
que responde pela atividade ou ao constante na recomendao,
alerta ou determinao.
Caso a direo da unidade repasse o memorando de
monitoramento a um de seus setores, estes, em hiptese alguma,
encaminharo a resposta diretamente para o rgo de Auditoria
Interna. A resposta dos setores ser encaminhada para a direo da

25

sua unidade com o objetivo de que esta tome cincia e efetue


eventuais ajustes na resposta, possibilitando, desta forma, o exerccio do
controle pela unidade hierrquica superior.
Caso o setor que recebeu o memorando no seja a competente
para se manifestar (o assunto questionado no seja de sua atribuio) o
memorando, com tal informao, deve ser devolvido direo de sua
unidade, para que esta possa encaminhar a unidade correta.
A partir destas orientaes, temos:

= Trmite incorreto

26

6.

CONTROLE INTERNO DAS ATIVIDADES DE AUDITORIA INTERNA

6.1.

O Controle Interno na Auditoria Interna

A Auditoria Interna, como setor pertencente Administrao


Pblica se sujeita ao controle interno.
De qualquer forma, o controle se faz necessrio para assegurar
que os resultados do que foi planejado, organizado e dirigido pela
Auditoria Interna se ajustem aos objetivos previamente estabelecidos;
bem como para correo de desvios ou erros que porventura vierem a
ocorrer.
Salienta-se, no entanto, que o objetivo da aplicao das
metodologias aqui explanadas no eliminar as falhas mas minimizlas.
Alm disso, a Auditoria Interna entende que o controle e
monitoramento constantes de suas prprias aes so benficos, pois
podem promover o aprimoramento contnuo das aes da Unidade.
Assim, dedicou-se um captulo inteiro deste Manual para
explanao, embora breve, dos tipos de controle interno a que a
Auditoria Interna se sujeita.
Os controles internos constituem-se em:
Controle na execuo;
Superviso;
Controle hierrquico;
Avaliao pelo Sistema de Controle Federal;
Reviso pelos pares;
Feedback.
6.2.

Controle na Execuo

Devido complexidade do trabalho de auditoria, o servidor


lotado no setor deve desenvolver seu trabalho com considervel grau
de cautela, zelo e acuracidade (correio).
O servidor deve efetuar, inclusive, reviso aps a realizao de
suas tarefas, quando as condies (temporais ou circunstanciais) assim
permitirem.

27

6.3.

Superviso

A superviso constitui-se no controle da chefia imediata do rgo


de Auditoria Interna. Esta superviso destaca-se ainda mais na fase de
execuo de auditoria, uma vez que a legislao determina que as
concluses de auditoria sejam submetidas chefia do setor.

6.4.

Controle Hierrquico

Conforme lies de Direito Administrativo, o controle hierrquico,


decorrente do Poder Hierrquico no mbito do Poder Executivo, baseiase na forma como est organizada e estruturada a Administrao
Pblica, resultado do escalonamento vertical dos rgos e cargos.
Assim, considera-se o controle hierrquico aquele exercido pelo
rgo ou chefia imediatamente superior ao da Auditoria Interna. No
caso da UFPel, atualmente, o Reitor.
Deste controle, decorrem as faculdades de superviso,
coordenao, orientao, fiscalizao, aprovao, reviso das
atividades administrativas.

6.5.

Avaliao pelo Sistema de Controle Interno Federal

A Auditoria Interna se sujeita orientao normativa e


superviso do Sistema de Controle Interno do Poder Executivo Federal,
prestando apoio aos rgos e s unidades que o integram. A prpria
reviso da proposta de PAINT, elaborado pelo rgo de Auditoria
Interna, faz parte deste controle.
A Auditoria Interna da UFPel tambm recebe avaliao pelos
rgos e unidades do Sistema de Controle Interno do Poder Executivo
Federal por ocasio das auditorias de gesto, a fim de que seja
verificado o cumprimento das atividades previstas no PAINT.
Assim, a Auditoria se submete a avaliao peridica (anual) da
Controladoria Geral da Unio CGU. Esta avaliao e informaes
devem constar no respectivo relatrio de auditoria de gesto emitido
por aquela.

28

6.6.

Reviso pelos Pares

Alm da avaliao da CGU de carter anual, a Instruo


Normativa n. 01/2001, da Secretaria Federal de Controle Interno,
estabelece avaliao das unidades de auditoria interna a cada trs
anos por outras unidades de auditoria interna avaliao essa
denominada reviso pelos pares. O objetivo verificar se a Unidade
est realizando suas atividades de acordo com as normas
estabelecidas na Instruo Normativa referida.

6.7.

Avaliao de Desempenho (Feedback)

Procedimento que consiste no provimento de informaes das


unidades onde foram executados os trabalhos de auditoria ao setor de
Auditoria Interna sobre o desempenho, conduta de seus agentes, ou
ao executada por esta. Esse trabalho objetiva reorientar ou estimular
comportamentos futuros mais adequados, facilitar a consolidao das
aes e seus resultados e maximizar o desempenho do grupo.
A avaliao de desempenho ser efetuada atravs de
questionrio e realizada por ocasio do encerramento do trabalho nos
setores/unidades. O questionrio, a ser preenchido pelo PrReitor/Diretor/Assessor do setor auditado e encaminhado para o chefe
da Auditoria Interna, tem carter confidencial.
Preparou-se, desta forma, formulrio de avaliao da auditoria
interna, conforme Anexo deste Manual.

29

Referncias

ALMEIDA, Marcelo Cavalcanti. Auditoria Um Curso Moderno e


Completo. 7. ed. So Paulo: Atlas, 2010.
ATTIE, William. Auditoria Interna. 2. ed., 3. reimpresso. So Paulo: Atlas,
2011.
BRASIL. Constituio (1988). Constituio de Repblica Federativa do
Brasil: promulgada em 05 de outubro de 1988. Disponvel em:
<http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/Constituicao/Constituicao.htm>.
Acesso em: 01 jun. 2011.
______. Decreto n. 1.171, de 22 de junho de 1994. Aprova o Cdigo de
tica Profissional do Servidor Pblico Civil do Poder Executivo Federal.
Disponvel
em:
<http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/decreto/D1171.htm>. Acesso em:
03 jun. 2011.
______. Decreto n. 3.591, de 06 de setembro de 2000. Dispe sobre o
Sistema de Controle Interno do Poder Executivo Federal e d outras
providncias.
Disponvel
em:
<http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/decreto/D3591.htm>. Acesso em:
01 jun. 2011.
______. Lei n 10.180, de 06 de fevereiro de 2001. Organiza e disciplina os
Sistemas de Planejamento e de Oramento Federal, de Administrao
Financeira Federal, de Contabilidade Federal e de Controle Interno do
Poder Executivo Federal, e d outras providncias. Disponvel em:
<http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/Leis/LEIS_2001/L10180.htm>.
Acesso em: 01 jun. 2011.
______. Ministrio da Fazenda. Secretaria Federal de Controle Interno.
Manual do Sistema de Controle Interno do Poder Executivo Federal.
Anexo Instruo Normativa n 01, de 06 de abril de 2001. Disponvel
em:
<http://www.cgu.gov.br/Legislacao/Arquivos/InstrucoesNormativas/IN01
_06abr2001.pdf>. Acesso em: 03 jun. 2011.
______. Presidncia da Repblica. Controladoria Geral da Unio.
Instruo Normativa n 07, de 29 de dezembro de 2006. Estabelece
normas de elaborao e acompanhamento da execuo do Plano
Anual de Atividades das Auditorias Internas das entidades da
administrao indireta do Poder Executivo Federal, e d outras
providncias.
Disponvel
em:
30

<http://www.cgu.gov.br/Legislacao/Arquivos/InstrucoesNormativas/IN_
CGU_07_2006_alterada.pdf >. Acesso em: 03 jun. 2011.
______. ______. ______. Instruo Normativa n 01, de 03 de janeiro de
2007. Estabelece o contedo do Plano Anual de Atividades de Auditoria
Interna e do Relatrio Anual de Atividades de Auditoria Interna.
Disponvel
em:
<http://www.cgu.gov.br/Legislacao/Arquivos/InstrucoesNormativas/IN_S
FC_01_2007.pdf >. Acesso em: 03 jun. 2011.
______. Tribunal de Contas da Unio. Auditoria Governamental.
Conteudistas: Antonio Alves de Carvalho Neto, Carlos Alberto Sampaio
de Freitas, Ismar Barbosa Cruz, Luiz Akutsu. Coordenador: Antnio Alves
de Carvalho Neto. Braslia: Instituto Serzedello Corra, 2011.
COMPANHIA NACIONAL DE ABASTACIMENTO CONAB. Gerncia da
Auditoria.
Manual
de
Auditoria
Interna.
Disponvel
em:
<http://www.conab.gov.br/downloads/regulamentos/ManualdeAuditori
aInterna.pdf>. Acesso em 30 mai. 2011.
DA SILVA, Moacir Marques. Curso de Auditoria Governamental. So
Paulo: Atlas, 2009.
UNIVERSIDADE FEDERAL DE JUIZ DE FORA. Auditoria Interna. Manual de
Auditoria
Interna.
Disponvel
em
<http://www.ufjf.br/portal/files/2010/04/RESOLU%C3%87%C3%83ON%C2%BA-42-21_12_2010-Auditoria-FINAL-2.pdf>. Acesso em 30 mai.
2011.
UNIVERSIDADE FEDERAL DE PELOTAS. Auditoria Interna. Regimento
Interno. 1998.

31

Anexo
Formulrio de Avaliao da Auditoria Interna
Ao Sr. Pr-Reitor/Diretor/Assessor _________________________________,
diante do disposto no item 6.7 do Manual de Auditoria Interna da UFPel,
encaminhamos este Formulrio, que dever ser remetido ao chefe da
Auditoria, em carter confidencial, aps o devido preenchimento.
O objetivo desta Avaliao melhorar os trabalhos da Auditoria Interna
com as sugestes dos auditados. As instrues de preenchimento, caso
necessrio, constam no verso deste.
Unidade Auditada:
Perodo da auditoria:
Data da avaliao:
Pontuao (marcar com X)
Ruim/
Inexistente
(1)

Itens de verificao

Insuficiente
(2)

Suficiente
(3)

timo
(4)

1. Urbanidade de comportamento dos servidores da


auditoria nos tratos aos servidores da unidade auditada
2. Cuidado no manuseio da documentao e bens da
unidade auditada
3. Cautela no tratamento dado s impropriedades
detectadas
4. Razoabilidade dos servidores da auditoria no exerccio
de suas atividades
5. Constataes e recomendaes claras e objetivas
6. Demonstrao de conhecimento tcnico na
apresentao de constataes e recomendaes
7. Presena de pontos relevantes nas constataes e
recomendaes
8. Contribuio do trabalho de auditoria para o
aperfeioamento do controle interno administrativo da
unidade auditada
9. Atendimento por parte da Auditoria Interna s
expectativas da unidade auditada
Em linhas gerais, qual nota de avaliao pode ser atribuda ao trabalho desta
auditoria? (Nota de 0 a 10).
Comentrios e/ou sugestes para o aperfeioamento dos trabalhos da Auditoria Interna:

Avaliador (assinatura e carimbo):

32

INSTRUES DE PREEENCHIMENTO

1. Refere-se ao comportamento cordial, corts e educado dos servidores


da Auditoria no tratamento aos colegas, sem qualquer espcie de
preconceito ou distino de raa, sexo, nacionalidade, cor, idade,
religio, cunho poltico e posio social.
2. Refere-se ao cuidado no manuseio de documentos e objetos da
unidade auditada, deixando-os da mesma forma como os encontrou.
3. Comportamento reservado, discreto e prudente perante a
identificao ou conhecimento de irregularidades, inclusive as no
comprovadas, que podem trazer constrangimentos aos servidores da
unidade auditada.
4. Razoabilidade refere-se a uso de bom senso, de critrios e ponderaes
por parte da equipe de auditoria. Prestao de disponibilidade e
ateno. Envolve tambm saber ouvir os auditados quanto s
irregularidades detectadas.
5. A clareza e objetividade das constataes e recomendaes deve ser
tal que possibilite o imediato e pleno entendimento do exposto,
principalmente pelas chefias das unidades, sem surgimento de dvidas
ou necessidade de esclarecimentos adicionais.
6. Trata-se da presena e de adequada fundamentao sobre os
normativos que sustentam as constataes e recomendaes ao
trmino dos trabalhos de auditoria.
7. As constataes e recomendaes, baseadas na legislao e normas
internas da Instituio, devem se referir a aspectos relevantes, sendo
estes considerados como os de maior importncia ou peso em relao
a cada unidade auditada.
8. Deve ser avaliado se as informaes contidas nas recomendaes
expedidas contriburam ou tem o potencial de contribuir (aps o
acolhimento e cumprimento das recomendaes) para a melhoria dos
controles internos administrativos ou para a execuo do trabalho
consoante a legislao aplicvel.
9. Trata-se de um item extremamente subjetivo, mas entendido como
importante por permitir a qualificao dos servios da Unidade de
Auditoria Interna com as sugestes dos auditados.

33

Universidade Federal de Pelotas UFPel


Auditoria Interna
Rua Gomes Carneiro, 01, Campus Porto, sala 401
CEP 96010-610, Pelotas/RS
Telefone/fax (53) 3921-1266
audin@ufpel.edu.br