Você está na página 1de 49

Diva Andrade

Waldomiro Vergueiro

Aquisio de materiais de
informao

Andrade, Diva
Aquisio de materiais de informao / Diva Andrade,
Waldomiro Vergueiro. Braslia, DF : Briquet de Lemos/ Livros,
1996.
Bibliografia.
1. Aquisio (Bibliotecas) 2. Bibliotecas Servios de aquisio
I. Vergueiro, Waldomiro. II. Ttulo.
ISBN 85-86637-09-S

Como referenciar os captulos do livro?


ANDRADE, Diva; VERGUEIRO, Waldomiro. Ttulo do captulo. In: ____. Aquisio de materiais de
informao. Braslia, DF: Briquet de Lemos/ Livros, 1996. Cap. Nmero do captulo, p. Pgina inicialPgina final.
OBS.: preencha todos os campos (basta dar um clique em cima de cada um) com os dados
necessrios e copie depois todo o modelo de referncia acima e cole no local desejado.
Pginas inicial e final de cada captulo no livro original impresso de onde se extraiu o texto

Captulo

Ttulo

Pgina
Inicial

Pgina
Final

A aquisio: onde realmente comea

Organizao do servio de aquisio

16

Modalidades de aquisio

17

18

Compra: atividades preliminares

19

45

Compra: procedimentos e execuo

46

54

Especificidades da compra

55

67

Permuta

68

77

Doaes

78

86

Aquisio e tica profissional

87

92

10

O futuro da aquisio

93

102

Sumrio
Introduo ......................................................................................................................... 5

1.

A aquisio: onde tudo realmente comea ................................................. 7

2.

Organizao do servio de aquisio ......................................................... 8


Responsabilidade pela aquisio ......................................................................................... 9
Manual de aquisio .......................................................................................................... 9

3.

Modalidades de aquisio ....................................................................... 11

4.

Compra: atividades preliminares ............................................................ 11


Previso oramentria ...................................................................................................... 12
Aplicao de recursos ....................................................................................................... 14
Modalidades de compra .................................................................................................... 14
Compras por licitao ................................................................................................... 15
Compras sem licitao .................................................................................................. 15
Compras por adiantamento........................................................................................... 16
Organizando as sugestes para aquisio ......................................................................... 16
Complementao de dados bibliogrficos....................................................................... 16
Verificao da existncia do item solicitado ................................................................... 18
Seleo dos fornecedores .............................................................................................. 19
Quem so os fornecedores de materiais de informao ...................................................... 19
Editoras ....................................................................................................................... 19
Livrarias ....................................................................................................................... 20
Agncias e distribuidoras .............................................................................................. 20
Approval plans ............................................................................................................. 21

5.

Compra: procedimentos e execuo ........................................................ 22


Pedidos de cotao e recebimento de faturas pro forma...................................................... 22
Controle de registros ........................................................................................................ 23
Pagamento e controle de recebimento ............................................................................... 24
Recebimento de material ............................................................................................... 25
Documentao fiscal ..................................................................................................... 25

6.

Especificidades da compra...................................................................... 25
Aquisio cooperativa ....................................................................................................... 26
Publicaes seriadas ........................................................................................................ 26
Livros antigos e raros ....................................................................................................... 27
Materiais audiovisuais ...................................................................................................... 28
CD-ROMs......................................................................................................................... 29
Histrias em quadrinhos .................................................................................................. 29
Literatura cinzenta ........................................................................................................... 30
Outros materiais .............................................................................................................. 30

7.

Permuta ................................................................................................. 30
Publicaes prprias ........................................................................................................ 31
Listas de duplicatas ......................................................................................................... 32
Organizao do servio de permuta ................................................................................... 33
Manuteno de arquivos................................................................................................... 33

8.

Doaes ................................................................................................. 34
Doaes solicitadas .......................................................................................................... 34
Doaes espontneas ....................................................................................................... 36

9.

Aquisio e tica profissional .................................................................. 37

10. O futuro da aquisio ............................................................................. 39


3

Aquisio automatizada.................................................................................................... 41
As publicaes eletrnicas ................................................................................................ 41
Definio entre acesso versus posse dos documentos ........................................................ 42

11. Consideraes finais ............................................................................... 43


12. Bibliografia complementar ...................................................................... 44
Livros............................................................................................................................... 44
Peridicos ........................................................................................................................ 46
Listas eletrnicas de discusso e peridicos eletrnicos ..................................................... 46

13. Anexo 1 Declarao de princpios e padres para a prtica da aquisio47


14. Anexo 2 Expresses empregadas nas atividades de aquisio ............... 48

Introduo
H muito tempo a preocupao com as atividades ligadas aquisio de materiais de informao
vem sendo uma constante junto aos autores deste livro. De uma, por ter atuado na rea durante boa
parte de sua vida profissional como responsvel pela organizao e administrao dos servios de
aquisio de urna grande biblioteca universitria. De outro, por fazer parte de suas preocupaes
acadmicas, representando significativa parcela do contedo de uma das disciplinas que ministra a
alunos de biblioteconomia e cincia da informao. Para ambos a aquisio tem-se mostrado sempre
como um fascinante desafio intelectual.
A proximidade de interesses fez com que o projeto de escrever um livro em colaborao aparecesse
mais ou menos de modo natural. Assim, a idia cresceu e criou razes. Mais que tudo, fascinou-nos a
perspectiva de unir uma viso de contedo marcadamente terico, em que normalmente prevalece o
ideal de perfeio a ser atingido, com o ponto de vista prtico da profissional que vem testando suas
idias e possibilidades no desempenho dirio, comprovando no s o que necessrio, mas tambm o
que efetivamente possvel de alcanar quando consideradas todas as realidades diretamente
envolvidas no desempenho de sua profisso.
Mas que no se tenha dvida: embora os sonhos e a paixo pelo assunto possam estar no mago
de suas motivaes, os autores deste livro no hesitariam em confirmar a importncia da aquisio
para as instituies de informao. E ela que torna possvel a concretizao do que foi planejado de
maneira ampla pelo desenvolvimento de colees e definido especificamente pela seleo. ela que
transforma os planos dos bibliotecrios em objetos palpveis, manuseveis e prximos de seus
interessados. E ela que responde concretamente aos anseios da comunidade, na medida em que a
privilegia nas suas prticas dirias.
Entendemos que essa postura tambm compartilhada por grande parte da literatura
especializada de biblioteconomia e cincia da informao. Para comprovar isso, basta dar uma rpida
olhada no nmero de artigos que nos ltimos anos vem aparecendo, em mbito internacional, sobre o
assunto nas revistas da rea, inclusive com o surgimento de vrios ttulos dedicados especificamente
aquisio de materiais de informao.
Esse interesse pelo assunto, sabe-se, no ocorreu por acaso: no mundo inteiro, os recursos
destinados s bibliotecas e centros de informao para a compra de materiais informacionais cresceram
muito menos do que o preo das publicaes ou, em muitos casos, sofreram significativa reduo. Esse
fato ainda mais agravado pelo aparecimento de novos tipos de documentos, nos suportes mais
diversos, que devem estar presentes no acervo das instituies, exigindo o comprometimento de parte
significativa dos recursos oramentrios.
Tomou-se primordial, para evitar um prejuzo irrecupervel ao ritmo de crescimento das colees
e garantir que pudessem manter, no mnimo, o mesmo nvel de qualidade anterior, que todos os
procedimentos das atividades de aquisio tivessem sua eficincia maximizada. A literatura
internacional demonstra muito bem esta preocupao, discutindo casos especficos, propondo novos
modelos de organizao e estrutura de servios, questionando procedimentos tradicionalmente aceitos e
apresentando alternativas de atuao mais eficientes. Isso significa que, ao contrrio do que se poderia
pensar, a preocupao com a aquisio de materiais informacionais tem crescido muito mais do que se
esperava, evidenciando talvez um novo despertar dos profissionais de informao do mundo inteiro para
a importncia da questo.
E dentro desse contexto em ebulio que entendemos o potencial de um livro sobre aquisio de
materiais de informao. Para as instituies que esto ingressando nessa nova era, ele poder alertlas para a necessidade de definir procedimentos que permitam garantir que as informaes importantes
estejam disponveis para os interessados sem as restries em geral vinculadas ao suporte fsico (ou
seja, adquirir as informaes sem adquirir o documento). Para as que ainda engatinham na tecnologia e
tm pouca disponibilidade ou acesso s inovaes, provavelmente a grande maioria das instituies
informacionais deste pas, poder proporcionar formas mais eficientes para a organizao de suas
prticas ainda predominantemente manuais.
E importante salientar que, em virtude de a experincia dos autores ter ocorrido, em sua quase
totalidade, no setor pblico, este trabalho por certo deixar entrever esse vis na forma de abordar os
assuntos. A problemtica foi geralmente enfocada muito mais do ponto de vista de um profissional que
atua na esfera pblica do que de quem trabalha em uma instituio privada.
Ao considerar, no entanto, o ambiente de informao onde trabalhamos, acreditamos ser
perfeitamente possvel a transposio de situaes. As questes especficas da administrao pblica
dizem respeito principalmente compra de materiais, em geral regulada por procedimentos estritos, e
isto no parece difcil de contextualizar.
Na iniciativa privada as diretrizes costumam ser mais elsticas, deixando um espao de manobra
maior para o profissional. No entanto, embora os procedimentos especficos possam divergir,
acreditamos que a questo to pertinente em uma como em outra rea. A preocupao com a
5

eficincia das atividades de aquisio no , ou no deveria ser, privilgio apenas dos profissionais que
atuam no livre mercado, ou seja, em empresas privadas. Poderamos at afirmar que no setor pblico
esta eficincia se faz ainda mais necessria, pois este pas no se pode dar ao luxo de desperdiar os
parcos recursos que necessita destinar s atividades informacionais.
Este livro foi elaborado na crena de que a busca sistemtica pela otimizao dos procedimentos
de aquisio de materiais de informao, independentemente do local especfico onde venha a ocorrer,
sempre um objetivo digno de ser perseguido.

1.

A aquisio: onde tudo realmente comea

Imagine-se um indivduo comum passeando a esmo por uma das grandes bibliotecas do mundo,
pasmo diante da imensidade de obras que foram durante sculos reunidas e organizadas nessa
instituio, e que se encontram agora, com maiores ou menores restries, dependendo do caso,
disposio do pblico. E provvel que fique maravilhado diante da inventividade humana que gerou
essas maravilhas do pensamento, agrupadas em um nico lugar para prazer e usufruto de geraes
inteiras de leitores.
Dependendo de sua sensibilidade, essa pessoa poder sentir-se diminuta diante da grandeza do
conhecimento, e talvez at fique muda de admirao pelo quanto a humanidade caminhou nestes
sculos todos. Mas tambm no ter a mnima idia de quanto trabalho, suor e dedicao foram
necessrios para que aquela coleo especfica pudesse tomar-se realidade. Ingenuamente, pensar que
tudo foi acontecendo de maneira natural, os livros e outros materiais chegando biblioteca quase que
por determinao divina, encontrando seu caminho para as estantes como se para isso estivessem
predestinados desde o incio dos tempos.
Imaginar que a sociedade estabeleceu mecanismos exatos para a conservao dos materiais
informacionais. Talvez at acredite que esses mecanismos, tal qual um relgio perfeitamente
sincronizado, faam com que grande parcela do imenso universo do conhecimento humano registrado,
em qualquer tipo de suporte, possa encontrar guarida em alguma instituio da rea de informao
(bibliotecas, centros de documentao, arquivos, museus, etc.), garantindo assim o acesso no presente
e a disponibilidade para as futuras geraes.
Ir, talvez, em sua mente, idealizar um mundo perfeito onde a riqueza do conhecimento humano
espontaneamente preservada, sem que quaisquer elementos possam exercer influncia contrria, pois
para essa pessoa, talvez um cidado comum sem grande bagagem de conhecimentos, que foi ensinada
durante anos a ver na palavra impressa algo mais ou menos sagrado, o respeito ao saber sempre
pareceu questo acima de qualquer dvida. E, infelizmente, pensando assim, no ter a mnima idia
de quo longe se encontra da verdade dos fatos.
Ns, profissionais da informao em geral, sabemos. Das dificuldades. Dos percalos. Da
complexidade. Sabemos como as atividades ligadas identificao e localizao dos materiais so
muitas vezes bem mais difceis de serem realizadas do que podem parecer em uma primeira anlise.
Temos uma idia bastante clara de como os materiais informacionais se perdem, s vezes de maneira
totalmente irrecupervel, tomando-se inacessveis s legies de potenciais interessados para quem se
destinavam. Conhecemos muitos dos meandros dos mercados editoriais, entendendo claramente que a
influncia de fatores econmicos, culturais, polticos e sociais muitas vezes maior do que o
desinteresse caracterstico de quem apenas se preocupa com a preservao dos bens culturais.
Sabendo tudo isso, temos condies de construir um referencial muito mais realista do mundo
contemporneo do que aquele desenvolvido pelo cidado citado no pargrafo anterior, e podemos
afirmar que, no que concerne a essa questo, este certamente no o melhor dos mundos possveis,
como diria Voltaire...
dentro dessa viso de mundo que escolhemos o ttulo deste captulo, querendo afirmar que com
a aquisio que comea de fato a existir uma instituio destinada a preservar e divulgar as criaes
do conhecimento humano registradas em forma de livros, peridicos especializados, jornais, discos,
filmes, vdeos, etc. Antes disso, ela existe apenas em essncia. Da a necessidade de executar todas as
atividades da aquisio de maneira eficiente, garantindo que o planejado nas fases anteriores do
desenvolvimento de colees, principalmente as fases de elaborao da poltica e a atividade de seleo
propriamente dita, seja colocado em prtica.
aquisio caber um trabalho minucioso de identificao, localizao dos itens e sua posterior
obteno para o acervo, qualquer que seja a maneira de tornar isto possvel. E no uma tarefa assim
to automtica, pois, infelizmente para os profissionais, os ttulos selecionados no se encontram
acenando para eles ao dobrar da esquina, a gritar olha eu aqui, olha eu aqui e quase que implorando
para serem adquiridos. Muitas vezes, realizar o trabalho de aquisio assemelha-se a procurar uma
agulha em um palheiro, tantas so as possibilidades existentes. uma atividade que exige
perseverana e ateno a detalhes, de maneira a evitar um descompasso entre o que foi escolhido
primordialmente para aquisio e aquilo que afinal chega s mos do usurio.
Naturalmente, o nvel de complexidade das atividades de aquisio varia segundo as
caractersticas da instituio onde ocorrem. Imagina-se que a aquisio de materiais em uma biblioteca
especializada em fsica quntica ocorrer de maneira diferente da aquisio que se faz em uma
biblioteca pblica de um bairro de periferia. Na primeira, sero necessrios cuidados especiais para a
localizao dos ttulos e aquisio das edies exatas que foram selecionadas, pois a segunda edio de
um livro pode no representar, muitas vezes, um substituto aceitvel para a terceira edio (ou vice7

versa). Na biblioteca pblica, isso talvez no seja um aspecto muito importante, que exija ateno
especial do profissional.
Em ambos os casos, porm, a preocupao com a eficiente organizao dos processos dever ser
constante, garantindo-se que o item selecionado ingresse no acervo da biblioteca no menor tempo e ao
menor custo possvel de aquisio. As dificuldades pra isso ocorrer sero diversas, desde as ligadas
legislao que rege a compra de materiais em geral e de materiais bibliogrficos em particular, tanto no
setor pblico como na iniciativa privada, s relativas s condies da prpria instituio, que definem,
entre outras coisas, os responsveis pela aquisio, a execuo do pagamento dos itens (quando for o
caso) e a prestao de contas depois de efetuadas todas as despesas.
importante, pois, tomar um cuidado especial com a organizao dos servios de aquisio,
deixando bem claros a estrutura de tomada de decises e o fluxo administrativo que as diversas
atividades devero seguir a fim de que sejam consideradas bem sucedidas. Continuaremos a discusso,
portanto, com algumas consideraes a respeito da organizao do servio de aquisio.

2.

Organizao do servio de aquisio

A primeira pergunta que se faz quando se pensa na organizao de um servio de aquisio


refere-se rea dos servios de informao a que a aquisio dever estar ligada. A esse respeito,
parece existir um consenso de que as atividades de aquisio devero encontrar-se prximas, na
estrutura organizacional, das atividades de seleo de materiais.
Em primeiro lugar, porque existe quase que uma continuidade de atuao entre as duas, a
primeira dependendo diretamente da segunda. Em segundo lugar, porque h toda uma srie de
instrumentos auxiliares que so utilizados por ambas as reas.
Alm do mais, muitas vezes as decises de seleo e aquisio encontram-se to imbricadas que
fica difcil afirmar quando se trata de uma ou de outra. Pense-se, por exemplo, no caso de um ttulo
que, durante o processo de aquisio, se descobre estar esgotado e deve ser substitudo imediatamente
por outro, de maneira que no se perca o recurso j alocado para ele. Neste caso, uma deciso rpida
ser necessria, para que a substituio dos itens no acarrete prejuzos maiores para a instituio.
Caso exista uma grande distncia administrativa entre as atividades de seleo e de aquisio, exigindo
consultas burocrticas a diversos funcionrios ou superiores hierrquicos, a rapidez alcanada talvez
no seja suficiente para o sucesso da operao. E a verba poder ser perdida.
O exemplo acima, em uma primeira anlise, parece ser um caso extremo e talvez at mesmo o
seja para uma grande parcela dos leitores. Na prtica, no entanto, principalmente em grandes
instituies do setor pblico, como universidades ou instituies de pesquisa largamente distribudas
pelo territrio nacional, onde a compra de materiais informacionais realizada de forma centralizada, o
excesso de burocracia faz com que muitas vezes se perca a possibilidade de utilizar determinadas
verbas de maneira mais racional (mesmo considerando as vantagens que a centralizao das aquisies
pode oferecer em termos da realizao de compras em grande quantidade, com conseqente preo
unitrio menor).
Quem compra no tem, muitas vezes, o poder para decidir quanto substituio de itens
eventualmente inexistentes no mercado, devendo reportar-se a diversos canais de deciso at obter
uma resposta. Outras vezes, nem saberia como faz-lo, pois no domina a complexidade da aquisio
de materiais informacionais, comprando livros um dia, cadeiras no outro, peridicos num terceiro e
vrios tipos de artigos de papelaria antes que a semana acabe. (A especializao dos responsveis pela
aquisio de materiais informacionais, tema sobre o qual voltaremos a falar, parece ser sempre
desejvel...)
Quando se trata de instituio onde as decises de seleo so tomadas diretamente pelo
bibliotecrio-chefe, aconselhvel que a aquisio esteja ligada diretamente a ele, sem intermedirios.
Em instituies menores, onde muitas atividades tiverem que ser realizadas por poucas pessoas,
desejvel que as decises de seleo e aquisio sejam responsabilidade de um nico indivduo. Assim,
a instituio ter maiores garantias de que o fluxo administrativo no se interromper em momentos
menos apropriados.
Quando, no entanto, por algum motivo, no for possvel assegurar a proximidade administrativa
dessas duas reas, ser preciso adotar garantias para que no fiquem incomunicveis ou no entrem
em atrito. Imagine-se, por exemplo, o que aconteceria em uma grande instituio de informao com
vrios selecionadores e um nico profissional responsvel pela aquisio, se este profissional se
desentendesse com um dos selecionadores e simplesmente se recusasse a dialogar com ele, inventando
mil pretextos para no adquirir os materiais por ele selecionados ( sempre muito fcil arrumar razes
para dizer no...). Eis por que os canais de comunicao entre essas duas reas, seleo e aquisio,
8

devem funcionar sem interrupes. Os prejuzos, tanto a curto como a longo prazo, so difceis de
calcular.
Toda esta discusso enseja que se levante, em relao aquisio, uma pergunta similar que se
faz quanto seleo: afinal, quem deve ser responsvel pela aquisio dos materiais informacionais?
o que tentaremos responder a seguir.

Responsabilidade pela aquisio


Durante algum tempo, pensou-se que a aquisio de materiais informacionais pudesse ser
facilmente realizada por pessoas estranhas profisso de bibliotecrio. Afinal, costumava-se
argumentar ento, comprar livros e peridicos o mesmo que comprar qualquer outra coisa; basta
entrar em contato com o vendedor e efetuar a compra. No haveria dificuldade maior. Ainda mais, diziase, por ser uma atividade de caractersticas eminentemente administrativas, seria suficiente apenas que
o executor dominasse os procedimentos para a aquisio de materiais em geral e os aplicasse aos
materiais de informao.
No entanto, a experincia tem mostrado que as coisas no so to simples assim. O mercado de
edio e comrcio de livros e documentos impressos em geral, para no falar dos materiais
audiovisuais, tem caractersticas prprias que o diferenciam dos outros mercados. absolutamente
uma falcia pensar, por exemplo, que adquirir livros a mesma coisa que adquirir cadeiras para a
biblioteca. No . Tanto para adquirir cadeiras como livros h necessidade de um conhecimento
especfico que antecede o processo de compra, visando identificao precisa do que se vai comprar.
Para cadeiras, necessrio saber se devem ter rodas, qual a altura, com ou sem braos, quais os
fornecedores, etc. Para o material bibliogrfico o mesmo acontece, exigindo-se tambm o conhecimento
prvio e detalhado do que se quer comprar, a quais fornecedores se deve recorrer e como fazer para
atingir esse objetivo da melhor forma possvel. Alm disso, os livros devero ter uma especificao muito
mais detalhada, envolvendo tanto os dados que dizem respeito a seu aspecto fsico (tamanho, tipo de
encadernao, edio especial ou no) como a seu contedo (assunto, autor, editor, etc.). Isto sem falar
que, no caso de um livro, tem-se que obter o nome correto do autor, a edio desejada especfica, o
ISBN, etc.
Isso significa que necessrio destacar para o trabalho de aquisio de materiais informacionais
pessoas especializadas nesse trabalho. Quer dizer, pessoas que receberam educao formal sobre o
assunto (os bibliotecrios) ou que tm suficiente experincia na rea, por terem atuado na aquisio
durante grande parte de sua vida profissional (os tcnicos).
Pessoalmente, pensamos que os bibliotecrios apresentam muitas vantagens sobre os tcnicos,
principalmente devido sua maior familiaridade com o mercado editorial, conhecimento detalhado do
acervo e proximidade com o usurio, O importante pensar na especializao do responsvel pela
aquisio de recursos informacionais. Esta, sim, deve ser privilegiada como condio primordial para a
eficincia de todas as atividades.
O contato permanente com o acervo, o conhecimento detalhado dos pontos fortes e fracos de cada
um dos possveis fornecedores a que se pode recorrer em cada caso, o uso correto dos instrumentos
auxiliares disponveis, o domnio da legislao pertinente rea so fatores de extrema importncia
para a realizao de um bom trabalho de aquisio. E no se conquistam aleatoriamente, mas surgem a
partir de um certo acmulo de experincias.
Quantos profissionais j no utilizaram uni fornecedor que depois se mostrou pouco confivel em
determinadas reas? Quantos j no cometeram erros na avaliao dos recursos que seriam
necessrios para a realizao de determinadas compras porque deixaram de considerar detalhes da
legislao? Quantos j no efetuaram pagamentos mediante uma simples garantia de entrega que
depois se mostrou totalmente intil? Quantos no estabeleceram convnios para permuta de materiais
de informao, enviaram suas publicaes e jamais receberam as que lhes haviam sido prometidas?
Essas experincias, embora negativas, acabaram ensinando algo aos profissionais, lies que
foram imediatamente aplicadas em casos similares e no ficaram perdidas no meio de dezenas de
aquisies diferenciadas, como normalmente acontece quando um departamento ou seo realiza
aquisies da maior diversidade possvel. Ponto para a especializao.
especializao poderamos tambm acrescentar a necessidade de sistematizao das atividades
de aquisio, inclusive mediante o registro detalhado de cada um dos passos a serem seguidos nas
diversas atividades envolvidas. E importante que se estipulem as diretrizes de atuao de maneira clara
e objetiva. Isto pode ser feito com um instrumento administrativo denominado manual de aquisio.

Manual de aquisio
Nomes no so importantes. O que chamamos manual poderia muito bem ser chamado
diretrizes para aquisio, carta de aquisio, etc. O importante contar com algum tipo de documento
9

que registre a forma como as atividades de aquisio de materiais de informao so realizadas no diaa-dia, informando aos nelas envolvidos sobre todas as medidas que devem tomar para garantir que
seus esforos tenham resultado positivo.
Esse instrumento administrativo ser de grande valia em todos os momentos, mas principalmente
quando da integrao de novos elementos equipe do servio de aquisio, proporcionando subsdios
para que possam ter uma idia clara sobre as atividades que devero desempenhar. Neste sentido, o
manual de aquisio pode tambm representar um valioso instrumento para orientao e integrao de
novos profissionais equipe de trabalho.
Em todas as organizaes geralmente existe uma certa rotatividade dos profissionais responsveis
pelas diversas atividades necessrias a seu funcionamento. Isto tambm acontece na rea de aquisio
de materiais de informao. natural que alguns profissionais se aposentem, mudem de funo, sejam
promovidos, deixem a atividade, enfim, busquem outros objetivos pessoais e profissionais. Por esse
motivo, mais que lastimar sua perda, importante criar mecanismos que permitam ao servio de
aquisio manter-se acima desses transtornos, sem ter de depender em demasia dos indivduos.
A preservao da memria do servio de aquisio, digamos assim, deve ser garantida de
maneira rotineira, incorporando-se ao fluxo normal de trabalho todas as decises tomadas, ao mesmo
tempo que se esclarecem as razes de sua ocorrncia. Para atingir este objetivo, elabora-se um
documento que sintetiza os principais procedimentos envolvidos na realizao das atividades de
aquisio. Este documento o manual de aquisio.
Como j se mencionou, muitas vezes a deciso de seleo dos materiais ocorre desvinculada de
sua real aquisio. Isso acontece principalmente em instituies de grande porte, onde os responsveis
pela deciso de seleo no so os mesmos que executam a aquisio. O selecionador muitas vezes no
tem idia muito clara sobre as dificuldades que possam existir na aquisio de determinados materiais
de informao. Da mesma forma, um usurio pode indicar obras no encontradas no mercado local, o
que implica um demorado e s vezes dispendioso processo de importao direta ou a compra por
intermdio de uma livraria especializada.
Para o usurio, essas questes, ainda que representem complicaes para o servio de aquisio,
no sero absolutamente relevantes, pois lhe interessa apenas ter o material sua disposio, seja qual
for o preo a ser pago. J para os responsveis pela aquisio, essas questes so extremamente
pertinentes, pois podem representar no s um comprometimento desproporcional dos recursos
disponveis como tambm um processo de trabalho que exigir maior ateno e esforo dos
profissionais. Assim, comum acontecer que muitos itens indicados pelos usurios, mesmo depois de
aprovados pelo processo de seleo, deixam de ser efetivamente incorp&ados ao acervo devido real
impossibilidade de sua aquisio (inexistncia no mercado quando da liberao dos recursos, material
esgotado, preo superior disponibilidade oramentria da biblioteca, etc.).
E natural, nesses casos, que usurios que no conseguiram ver seus pedidos atendidos pelo
servio de aquisio se mostrem ressentidos. Em face disso, um manual de aquisio poder significar
um valioso instrumento para dirimir dvidas e esclarecer a todos os interessados sobre as decises
tomadas, deixando evidentes os elementos que as influenciaram durante todo o processo de aquisio.
O manual de aquisio, neste caso, desempenha um papel de relaes pblicas, tomando visvel para
todos os interessados a forma como as atividades de aquisio esto sendo realizadas e contribuindo
para que se crie um clima de entendimento e compreenso.
Seria talvez demasiada pretenso propor um padro nico para o manual de aquisio, como se
tal documento pudesse ter uma sistemtica nica a ser adotada por todas as bibliotecas e servios de
informao. E lgico que a forma como esse documento ser organizado depender da realidade de cada
instituio. Onde um documento sucinto for suficiente, um mais detalhado ser desnecessrio. A
objetividade o elemento principal para que se obtenha um produto til s necessidades da biblioteca.
Neste sentido, pode-se dizer que o manual de aquisio atender s suas finalidades se conseguir
informar aos envolvidos nessas atividades sobre os seguintes pontos:
Quem so os responsveis pela aquisio de materiais de informao em geral, inclusive quem
responde pelo fluxo de pagamento e prestao de conta dos itens adquiridos por compra, pela deciso
quanto incorporao de doaes ao acervo e pela definio das atividades de permuta e intercmbio;
Quais os procedimentos para organizar as sugestes de aquisio, de maneira a garantir que as
prioridades estabelecidas para seleo sejam, na medida do possvel, respeitadas pelos responsveis
pela aquisio;
Quais os principais fornecedores utilizados pela aquisio nas suas atividades rotineiras,
categorizando-os, se for o caso, segundo tipos de materiais e/ou reas de conhecimento em que so
mais fortes;
Quais os instrumentos auxiliares utilizados para a obteno de informaes sobre os itens a
serem adquiridos, tais como autoria, procedncia, preo, etc.;
Como est organizada a atividade de compra de materiais de informao, detalhando os passos
necessrios para a solicitao de materiais aos fornecedores (elaborao de listas de ttulos, pedidos de
10

compra, etc.), bem como os diversos instrumentos de acompanhamento e controle do material


adquirido;
Como as atividades de permuta e intercmbio esto organizadas, inclusive a sistemtica para a
avaliao do custo-benefcio dessa forma de aquisio;
Como se faz o pedido de obras por doao, inclusive modelos de cartas e ofcios e as principais
instituies s quais a biblioteca normalmente solicita a doao de materiais.
Alm dos itens acima assinalados, devero tambm fazer parte do manual de aquisio todos os
casos que a experincia dos responsveis pelas atividades de aquisio mostrou merecerem uma maior
ateno, tais como materiais de instituies ou pases especficos, obras raras, materiais especiais, etc.
Em geral, pode-se dizer que todas as excees s atividades normais de aquisio (as que se enquadram
sem problemas no sistema de processamento definido para elas) obedecem a regras prprias, que
devem ser registradas para consulta no futuro, quando casos semelhantes voltarem a ocorrer. Neste
sentido, o manual de aquisio adquire caractersticas de registro histrico das decises tomadas pelos
responsveis por essas atividades.
Por fim, importante salientar a proximidade ou similaridade do manual de aquisio com outro
instrumento caracterstico do processo de desenvolvimento de colees: a poltica de seleo. Algumas
bibliotecas preferem agrup-los em um nico documento, visando a maior racionalizao das
atividades. Com relao a isso, cada profissional dever pesar os prs e os contras de um nico
instrumento formal. A realidade de sua situao especfica ser o fator determinante de sua escolha.
Qualquer que seja a opo adotada, a prtica acabar mostrando se a escolha feita foi a melhor.

3.

Modalidades de aquisio

As opes para adquirir os materiais so basicamente trs: compra, permuta e doao. Na


prtica, em uma situao normal, a opo que mais ocupa o tempo dos profissionais, exigindo ateno
maior, a compra. Isto natural, pois as preocupaes com a correta realizao das compras no
devem ser menosprezadas ou levianamente consideradas, sob pena de ter-se que enfrentar dificuldades
futuras quanto observao de prazos e prestao de contas.
Convm no esquecer que os bibliotecrios, em um processo de aquisio por compra, so muitas
vezes considerados legalmente responsveis pela utilizao dos recursos financeiros colocados sua
disposio. Cometer erros na aplicao desse dinheiro pode ter conseqncias indesejveis tanto para a
instituio como para o prprio bibliotecrio, que pode ser alvo de processo administrativo por
malversao de verba. Em instituies vinculadas ao poder pblico, por exemplo, a m aplicao de
dinheiro considerada motivo suficiente para a instalao de processos administrativos que podem
culminar at mesmo na demisso do profissional, para no mencionar eventuais conseqncias penais.
Por todas as razes enumeradas, uma boa parcela deste livro dedicada ao exame das questes
referentes aquisio de materiais de informao mediante compra. Em certo sentido, isto bastante
lgico, pois a sistemtica da realizao de compras realmente muito mais complexa do que a
empregada para gerenciar a obteno de materiais de informao por permuta ou doao.
E preciso reconhecer que, na prtica, a permuta e a doao so tratadas com muito menos
empenho, se comparadas com a profundidade de tratamento exigida pela aquisio por compra. Isto
no acontece em virtude de no exigirem o mesmo nvel de esforo e comprometimento do profissional
ou terem sua importncia minimizada. Menos ainda, por serem consideradas estranhas ao mbito de
interesse da aquisio. E verdade que, no caso das doaes, muitos profissionais, talvez por no
exercerem um controle direto sobre a espontaneidade do ato, acabam permitindo que boa parte dessas
atividades ocorram de maneira no estruturada. Isto, claro, pode gerar um desvio indesejado em
relao aos objetivos estabelecidos para o acervo, o que, por si s, j justifica o controle das doaes. O
mesmo se aplica s atividades de permuta.
Nos captulos seguintes sero examinadas as particularidades de cada uma das modalidades de
aquisio. No caso da compra, para melhor entendimento, achamos interessante separar as atividades
que precedem a realizao da compra das que envolvem a compra propriamente dita e a posterior
prestao de contas.

4.

Compra: atividades preliminares

Dentre as diversas modalidades de aquisio, o processo de compra sem dvida o mais


elaborado e trabalhoso, pois, alm do gerenciamento dos recursos financeiros, envolve tambm toda
11

uma srie de atividades relacionadas com a identificao precisa do item a ser adquirido e o
acompanhamento do recebimento do material. No admira, por isso, que a aquisio de materiais por
compra, em todos seus aspectos, seja um dos assuntos mais debatidos na literatura especializada.
Profissionais do mundo inteiro preocupam-se em encontrar formas mais eficientes para a realizao
dessa atividade, reduzindo os custos, racionalizando os processos administrativos e diminuindo o
tempo necessrio para a realizao das tarefas.
Geralmente, a organizao de um processo de compra ser to mais complexa quanto maior for o
volume da aquisio, tanto em termos de quantidade de itens quanto do montante em dinheiro a ser
despendido. Por esse motivo, necessrio observar sempre alguns cuidados iniciais, de modo a obter, a
longo prazo, uma homogeneidade de procedimentos. Bibliotecas que hoje possuem um oramento
pequeno para aquisio de materiais podem amanh receber dotaes inesperadas em grande volume e,
caso no estejam devidamente preparadas para isso, encontraro dificuldades para correta aplicao
desses recursos extraordinrios.
Em tese, todas as compras devem ser realizadas a partir de um oramento previamente
elaborado, que permita uma viso precisa do montante de recursos com que se pode de fato contar. Na
prtica, no entanto, descobre-se que isso nem sempre ocorre. Por um lado, porque o oramento previsto
para a aquisio dos materiais nem sempre encontra correspondncia com os recursos efetivamente
liberados, resultando, em geral, insuficiente para cobrir todas as necessidades definidas como
prioritrias. Por outro lado, o oramento poder sofrer cortes inesperados cabendo ao servio de
aquisio adequar as prioridades aos recursos financeiros realmente alocados.
A regra geral para orientar as atividades de aquisio consiste em vincular a compra de materiais
de informao a uma prvia definio de despesas. De acordo com essa orientao, ser preciso definir,
em seguida previso oramentria, de que forma os recursos financeiros sero utilizados.
A utilizao dos recursos financeiros estar baseada em uma lista de sugestes para aquisio,
previamente elaborada. A elaborao dessa lista requer muita ateno, pois ser preciso verificar a
exatido dos dados bibliogrficos e se os ttulos indicados j fazem parte do acervo da biblioteca. Por
fim, selecionam-se os fornecedores que participaro do processo de compra. Somente aps a concluso
dessas tarefas que tem incio a execuo da compra propriamente dita.
Passemos, ento, a um exame mais minucioso de todas as atividades que precedem a compra.

Previso oramentria
Quando vamos comprar alguma coisa, a providncia inicial sempre verificar se temos recursos
financeiros disponveis. Se isto vlido para a vida de cada indivduo, configura-se ainda como mais
verdadeiro para as organizaes de qualquer natureza, que sempre devem obedecer a uma sistemtica
de controle de despesas, que exige que os recursos financeiros sejam previstos e aplicados da melhor
forma possvel, e que de sua aplicao se prestem as devidas contas. As bibliotecas e instituies de
informao no esto excludas dessa regra.
Falando o bvio: a proviso de recursos financeiros no acontece por interveno divina, as
verbas surgindo providencialmente no momento em que delas se necessita. Se a necessidade dos
recursos no foi prevista, eles dificilmente iro aparecer.
A elaborao do oramento no pode ser vista apenas como mais uma entre tantas atividades
burocrticas que os profissionais tm que desempenhar. Agir assim seria desperdiar uma grande
oportunidade. No caso especfico da aquisio de materiais de informao, elaborar a previso
oramentria significa planejar os investimentos que devero ser feitos para garantir a concretizao
dos objetivos estipulados para o acervo. Afinal, lgico pensar que, se uma biblioteca apresentar um
oramento bem fundamentado, ter maior credibilidade e aumentaro suas possibilidades de
negociao. Dispor de uma arma a mais. E isso no pouco.
Os oramentos variam de biblioteca para biblioteca conforme as caractersticas institucionais de
cada uma, bem como diferem segundo a provenincia dos recursos e a finalidade que lhes destinada.
Geralmente as bibliotecas recebem recursos provenientes do oramento da instituio a que servem
os recursos oramentrios e podem tambm contar com recursos externos, recebidos de diversas
outras fontes de financiamento, denominados recursos extra-oramentrios. A soma dos recursos
oramentrios e extra-oramentrios constitui o oramento total.
Os recursos oramentrios so vinculados estrutura organizacional da instituio, estando
disponveis para serem aplicados durante o ano fiscal corrente (que nem sempre coincide com o ano
civil). Caso esses recursos no sejam utilizados integralmente dentro do prazo estipulado, o saldo
retorna instituio fornecedora.
No Brasil, como em outras partes do mundo, o fato de a biblioteca no utilizar integralmente todo
o oramento previsto muitas vezes interpretado pela instituio mantenedora como uma comprovao
de que os recursos no eram efetivamente necessrios, tendo havido uma estimativa acima do que seria
preciso. Uma possvel concluso de que a biblioteca no necessitar de igual montante nos prximos
12

anos e, assim, reduzir-lhe os recursos no futuro. Evidentemente, essa seria uma interpretao
deturpada dos fatos, pois a no-utilizao total da receita pode ser devida a uma melhor administrao
financeira, sua racionalizao, tendo como conseqncia uma economia de recursos. Muitas vezes a
liberao das verbas ocorre tardiamente em relao ao tempo necessrio para efetivao dos processos
de aquisio, resultando na impossibilidade da compra de todos os itens pretendidos. O custo disso, a
mdio e longo prazos, acaba sendo bastante alto, no apenas em relao ao numerrio inicialmente
desperdiado, mas em relao a todos os outros custos inerentes aquisio dos materiais.
J os recursos externos ao oramento da instituio, embora faam parte do oramento total, no
esto sujeitos regra de que sejam aplicados no ano fiscal corrente, mas podem sofrer outras
restries, como, por exemplo, estarem disponveis para dispndio de uma nica vez ou a curto prazo,
ou terem de se restringir aos itens discriminados pela instituio financiadora.
A identificao de fontes de financiamento adequadas s caractersticas do acervo deve ser o
critrio principal na busca de recursos externos. Adquirir materiais informacionais no-prioritrios,
simplesmente porque surgiu uma oportunidade de financiamento externo, pode significar um
desperdcio de esforos. Em muitos casos talvez seja mais vantajoso abrir mo desses recursos ou
direcion-los para outras prioridades da biblioteca.
H vrias formas de captao de recursos externos: mediante convnios, projetos ou verbas
suplementares, que podem ser buscados junto a entidades pblicas ou privadas. Essas instituies, no
entanto, costumam apoiar somente planos bem-estruturados e esse mais um motivo para que as
propostas oramentrias sejam organizadas de modo coerente.
A previso oramentria depende de instrumentos desenvolvidos pela prpria biblioteca, por meio
de uma avaliao constante de seu desempenho. Os registros histricos das despesas de anos
anteriores, do que se comprou e do que se deixou de comprar, oferecem um excelente incio para os
estudos de previso, na medida em que fornecem parmetros a serem seguidos em despesas futuras.
Em seguida, busca-se levantar o custo mdio dos materiais por categorias, observando:
Diferenas de preos entre livros, peridicos e materiais especiais;
Divergncias existentes entre os preos de produtos nacionais e estrangeiros (inclusive as
despesas com frete, tarifas de armazenamento, etc.);
Desigualdade de preos de materiais em reas especficas (obras da rea de humanidades, por
exemplo, so mais baratas do que as de cincia e tecnologia, do mesmo modo que as publicaes
destinadas ao pblico infanto-juvenil so menos dispendiosas do que as destinadas ao pblico adulto).
Muitas vezes, conveniente empregar tambm a combinao de diversas variveis, como, por
exemplo, o nmero de alunos, professores, cursos e pesquisas, mdias de utilizao do acervo por
categorias de usurios, por assunto, etc., que proporcionam elementos para realizar boas projees na
elaborao da previso oramentria.
A informao de que haver aumento do nmero de vagas de um curso de graduao em futuro
prximo, por exemplo, um elemento valioso para que se prevejam maiores investimentos nas
aquisies destinadas rea desse curso. Da mesma forma, a previso de que um novo conjunto
habitacional ser construdo em um bairro servido pela biblioteca pblica poder ser levada em conta
quando da distribuio dos recursos para aquisio nessa biblioteca.
Alm de auxiliarem no planejamento, tais informaes mostram aos responsveis pela
distribuio dos recursos que as pretenses do servio de informao se justificam com argumentos que
revelam a existncia de uma preocupao com o conjunto da comunidade a ser atendida, buscando
estar em sintonia com o seu desenvolvimento. A avaliao dos resultados obtidos permite organizas
futuras previses e, o que mais importante, sensibilizar os setores internos e externos da instituio
para a captao de recursos.
Outro ponto a ser destacado que o custo total dos materiais no se resume apenas ao preo de
sua aquisio. Existe a tendncia de planejar os recursos destinados compra dos materiais de
informao sem levar em conta as demais necessidades que envolvem o processo de aquisio. Afinal,
esses materiais precisaro ser armazenados, processados e encadernados, o que exige pessoal
habilitado, alm de necessitar espao, mobilirio, equipamentos, e servios de manuteno apropriados.
Portanto, sempre que possvel conveniente elaborar um planejamento que incorpore todos esses itens,
sem os quais as finalidades da compra ficaro comprometidas.
O planejamento da previso oramentria deve ser acompanhado de um cronograma de
desembolso de recursos financeiros, baseado em definies claras das prioridades a serem atingidas.
Nem sempre esse cronograma pode ser cumprido conforme as previses. Por isso, aconselhvel
realizar um acompanhamento constante, efetuando reavaliaes freqentes, de modo a detectar as
possibilidades de compra e o remanejamento de itens no atendidos, para aloc-los em outros projetos
ou novas oportunidades.
Como j foi mencionado, a situao mais freqente em relao disponibilidade financeira a de
restrio de recursos para atender demanda por materiais informacionais. Mas, se houver poucos
recursos, a necessidade de saber gerenci-los ter de ser redobrada. De acordo com os recursos
13

financeiros disponveis, a biblioteca estabelecer o que deve ser comprado, como deve ser realizada a
compra e quando dever ser efetuada.
As bibliotecas devem reivindicar, se ainda no o fazem, o gerenciamento de seus prprios recursos
financeiros. Em princpio, ningum melhor qualificado para fazer isso do que os responsveis pela
biblioteca, pois esto mais prximos do problema a ser resolvido, ou seja, a satisfao das necessidades
de informao dos usurios por meio da aquisio dos materiais mais adequados para esse fim.

Aplicao de recursos
Oramento aprovado, recursos liberados, critrios de definio de prioridades adotados, cabe
decidir como sero aplicados os recursos recebidos.
Liberados os recursos financeiros, as verbas so separadas ou alocadas por categorias, de acordo
com os critrios de definio de prioridades adotados anteriormente pelos responsveis pela seleo, a
fim de orientar as compras. Normalmente, a primeira providncia destinas a porcentagem relativa
compra de livros e peridicos, que so sempre em maior nmero.
Os peridicos comumente tm a preferncia, devido necessidade de garantir a manuteno das
assinaturas. Isso no implica que a maior parte da verba seja destinada compra de peridicos.
Existem reas, como a de humanidades, em que os livros podem ser mais requisitados do que os
peridicos. O mesmo geralmente acontece em bibliotecas pblicas. Mas essencial reservar de antemo
o montante da verba que ser destinado aos peridicos, pois a continuidade da coleo de
fundamental importncia.Uma outra medida necessria diz respeito definio da porcentagem dos
recursos que sero destinados aquisio de material na praa e o que ser adquirido por importao
direta.
Existem vrias outras categorias que podem ser empregadas pelas bibliotecas quando da alocao
de recursos. Entre elas, destacam-se:
Multimeios;
Obras de referncia e coleo bsica;
Duplicaes essenciais;
Complementao de colees e reposio de obras perdidas ou danificadas;
Obras raras, especiais, fora de comrcio ou de valor aquisitivo elevado;
Obras necessrias para reas carentes ou emergentes;
Suporte graduao, ps-graduao, pesquisa e extenso;
Divises administrativas (rea de produo, vendas, recursos humanos, tcnica, etc.)
Obras destinadas a pblicos especiais (infantil, adultos, idosos, deficientes), entre outras.
Dependendo do tipo de biblioteca e do montante de recursos, sero adotados um ou mais critrios
ou a combinao de vrios deles, sempre seguindo as orientaes da poltica de desenvolvimento de
colees.

Modalidades de compra
A aplicao dos recursos financeiros para execuo das compras, isto , como o dinheiro pode ser
gasto, difere bastante nas organizaes particulares e nas da administrao pblica. Quando se trata
de pequenas quantias ou quando o trabalho de aquisio ocorre em bibliotecas particulares, a verba
pode ser aplicada de maneira menos complexa, realizando-se a compra e pagando-se o valor devido
diretamente ao fornecedor.
Naturalmente, essa facilidade maior no dispensa os responsveis pela aquisio de realizarem
pesquisas de preos e levantamento de fornecedores, buscando as melhores condies para compra.
Em rgos da administrao pblica, a compra de quaisquer materiais deve obedecer a uma rgida
legislao, que precisa ser devidamente entendida para sua adequada aplicao.
A legislao brasileira, para fins de contabilidade pblica, classifica o material bibliogrfico na
alnea de material permanente como outros bens e servios. Estar nessa alnea significa equiparar livros
e outros suportes da informao em geral a todos os outros materiais permanentes do mobilirio ao
equipamento tendo que realizar os mesmos procedimentos de compra que se efetuam para eles.
Na administrao pblica, parte-se do princpio de que as compras devem ser precedidas de
licitao, isto , de um processo seletivo prvio junto ao mercado, para verificar e obter as melhores
condies de preo, pagamento, qualidade do produto, prazos de entrega e outras especificaes
necessrias que atendam ao interesse pblico. Fora as excees previstas por lei, essa regra deve ser
seguida em todas as aquisies. Esta deciso em si no um mal. Ao contrrio, busca introduzir o
processo competitivo na aquisio de materiais para o servio pblico, evitando a formao de
monoplios e a prtica de favorecimento ilcito.
Ainda na administrao pblica existe o requisito de os recursos estarem previstos no oramento
(disponibilidade oramentria), estarem liberados (disponibilidade financeira) e haver sido feito o
14

empenho da despesa, ou seja, o comprometimento da importncia destinada a honrar determinada


despesa. Nenhuma despesa na administrao pblica pode ser executada sem que antes haja sido
realizado o empenho da quantia respectiva, pois somente assim se tem a garantia de que o pagamento
ser efetuado.
Para os objetivos deste livro, entendeu-se importante salientar as formas de aplicao de recursos
mais empregadas na aquisio de materiais de informao na administrao pblica.
A seguir, sero enfocadas as modalidades de aplicao de recursos acima mencionadas:
Compras por licitao
Atualmente (meados de 1996), a legislao que rege os procedimentos para licitao a Lei de
Licitaes e Contratos n 8666, de 21/6/1993 (atualizada pela Lei n 8 883, de 8/6/1994).1 As
modalidades de licitao previstas nessa lei so as seguintes:
convite
Tomada de preos
concorrncia
concurso
Leilo.
Dentre elas, o convite, a tomada de preos e a concorrncia so as que dizem respeito diretamente
aquisio de material bibliogrfico e interessante que se conheam as definies de cada uma,
conforme apresentadas no artigo 22 da Lei n. 8 666:
Convite a modalidade de licitao entre interessados do ramo pertinente ao seu objeto,
cadastrados ou no, escolhidos e convidados em nmero mnimo de 3 (trs) pela unidade
administrativa, a qual afixar em local apropriado, cpia do instrumento convocatrio e o
estender aos demais cadastrados na correspondente especialidade que manifestarem seu
interesse com antecedncia de at 24 (vinte e quatro) horas da apresentao das propostas.
Tomada de preos a modalidade de licitao entre interessados devidamente cadastrados
ou que atenderem a todas as condies exigidas para cadastramento at o terceiro dia
anterior data do recebimento das propostas, observada a necessria qualificao.
Concorrncia a modalidade de licitao entre quaisquer interessados que, na fase inicial
da habilitao preliminar, comprovem possuir os requisitos mnimos de qualificao
exigidos no edital para execuo de seu objeto.
Essas trs modalidades de licitao so tambm determinadas em funo de limites de valores
fixados pela administrao federal/estadual, isto , um teto especfico para cada modalidade, a partir
dos quais obrigatrio o convite, a tomada de preos ou a concorrncia. Os limites so reajustados
periodicamente e portanto devem ser revistos por ocasio de cada operao.
Em bibliotecas da administrao pblica as modalidades de licitao mais freqentes so o
convite, utilizado principalmente para as compras de pequena monta, e a tomada de preos, aplicada
quando o montante dos recursos ultrapassa o valor mximo permitido na modalidade de convite. A
concorrncia realizada esporadicamente, pois se destina a compras de grande vulto, como as
efetuadas por sistemas de bibliotecas universitrias ou agncias financiadoras, quando fazem a
aquisio simultnea para um grande nmero de bibliotecas, em compra unificada. As diferenas
bsicas existentes entre as modalidades de convite, tomada de preos e concorrncia, como bem
observou Mercadante, so o teto na aplicao de recursos; nmero de participantes (fornecedores);
requisitos de habilitao; publicidade do edital.2
O edital o documento legal que rege a licitao, determinando o objeto da compra, os prazos de
pagamento e recebimento do material, bem como as demais exigncias para a realizao da compra.
H casos em que a legislao permite a realizao de compras sem que haja licitao. So os
casos de dispensa de licitao e de inexigibilidade de licitao.
Compras sem licitao
A dispensa de licitao pode ocorrer em muitos casos, mas os que interessam mais de perto s
bibliotecas e servios de informao so:
1

BRASIL. Leis, etc. Lei de licitaes e contratos: lei n 8.666, de 21.06.1993 (atualizada pela lei n 8.883,
de 08.06.1994). So Paulo, Imprensa Oficial do Estado, s.d. H vrias outras edies de diferentes
editoras.
2 MERCADANTE, Leila, ARNOLDI, Maria Eli. Orientao para aquisio de material bibliogrfico.
Braslia: MEC/SESU/PNBU, 1986.
15

compras com valor inferior ao teto estabelecido, isto , quando o valor no alcana o limite
previsto na modalidade de convite;
quando no tiverem acudido interessados a uma licitao anterior, mantendo-se ento as demais
condies preestabelecidas no processo de licitatrio; e,
quando da aquisio de bens produzidos por rgo ou entidade que integre a administrao
pblica (neste ltimo item, podem ser consideradas as publicaes de universidades e rgos pblicos
estaduais e federais).
A inexigibilidade de licitao ocorrer quando houver inviabilidade de competio, ou seja,
inexistirem condies suficientes para estabelecimento da livre concorrncia. Na compra de material
informacional, isso ocorre quando da aquisio de materiais que somente possam ser fornecidos por
produtor, empresa ou representante comercial que detenha exclusividade do produto ou material a ser
adquirido. Esto includas neste caso as compras diretas de editores, publicadores ou distribuidores
exclusivos.
Compras por adiantamento
As compras por adiantamento so destinadas s aquisies que, por sua natureza ou urgncia,
no possam aguardar os procedimentos normais de licitao. O adiantamento prtica tambm
conhecida como verba de pronto pagamento ou suprimento de fundos um valor fornecido pela
administrao, depositado em conta bancria em nome de servidor credenciado da biblioteca, que
executar as compras e o pagamento diretamente ao fornecedor.
Esse recurso geralmente utilizado quando se tem urgncia na aquisio de itens de pequeno
valor, para a aquisio de material de rgos pblicos ou de material com exclusividade de distribuio.
O adiantamento no dispensa a licitao, se o valor ultrapassar o teto estabelecido para a modalidade
convite.
O responsvel pela aquisio dever identificar quais so as modalidades de compra mais
adequadas para o tipo de material de informao de cada aquisio especfica, visando a obter os
menores custos financeiros e operacionais possveis, bem como garantindo a qualidade e presteza dos
servios de aquisio.

Organizando as sugestes para aquisio


O processo de aquisio baseia-se em sugestes ou pedidos provenientes de vrias fontes.
Geralmente os pedidos so feitos pelos usurios ou encaminhados pelo prprio pessoal da biblioteca
responsvel pela seleo. Outras fontes importantes de sugestes de aquisies so os demais setores
da biblioteca, como os de referncia, atendimento ao pblico, emprstimo entre bibliotecas, etc., que
fornecem indicaes sobre materiais que so muito procurados pelos usurios, mas inexistem no
acervo, bem como apontam falhas e indicam a necessidade de aquisio de mais de um exemplar de um
mesmo ttulo.
Essas sugestes so reunidas e organizadas, formando as listas ou bases de dados de demanda
pretendida, que iro constituir a base do processo de aquisio. A organizao das sugestes contribui
para que somente seja adquirido material realmente indispensvel e dentro da disponibilidade de
recursos financeiros. Segue-se uma rotina comum a qualquer tipo ou tamanho de biblioteca, que
compreende trs fases principais:
complementao dos dados bibliogrficos, recorrendo-se a fontes bibliogrficas apropriadas;
verificao da existncia do item pedido na biblioteca ou se j foi encomendado, a fim de evitar
duplicaes desnecessrias;
seleo dos fornecedores que apresentem melhores condies de atender ao pedido.
A seguir, cada uma dessas fases, para que sejam mais bem compreendidas, ser enfocada com
maiores detalhes.
Complementao de dados bibliogrficos
As solicitaes para aquisio encaminhadas pelos usurios chegam biblioteca de maneiras
variadas e nem sempre de forma muito convencional.
Geralmente as bibliotecas oferecem um formulrio prprio para pedido de aquisio, que contm
todos os dados necessrios para identificao do item solicitado. Mas as sugestes podem tambm ser
feitas pessoalmente, por meio de indicaes feitas em catlogos de editoras ou listas de qualquer

16

natureza, ou mesmo, como comenta Evans,1 em simples anotaes feitas num guardanapo de papel.
So muito comuns os pedidos em que, antes de se decifrar o autor ou o ttulo, preciso decifrar a letra
do requisitante.
O formulrio de pedido constitui o meio mais comum de apresentar sugestes para o
desenvolvimento do acervo. Normalmente esse formulrio varia de acordo com o tipo de biblioteca para
a qual foi elaborado, mas, em geral, requer que seja preenchido com as seguintes informaes:
identificao do item: autor, ttulo, edio, local, editora, ano de publicao, srie ou coleo,
acrescentando, sempre que possvel, informao referente ao ISBN (International Standard Book
Number) ou ISSN (International Standard Serial Number), que so nmeros exclusivos da publicao,
evitando que ela seja confundida com outra;
identificao do solicitante: nome e categoria do requisitante, departamento ou rea (nos casos de
bibliotecas universitrias ou especializadas), etc;
data do pedido.
Alm dos dados acima citados, o formulrio de sugestes utilizado em bibliotecas universitrias
costuma tambm incluir finalidade a que se destina o item sugerido, ou seja, se para atender s
atividades de pesquisa, graduao, ps-graduao ou extenso, bem como a indicao do grau de
prioridade para aquisio, que constitui uma informao valiosa para adequao das disponibilidades
financeiras.
Atualmente, em algumas bibliotecas, esse processo j realizado por meio de programa
informatizado, sendo possvel encaminhar as sugestes de compra diretamente base de dados da
biblioteca.
Apesar de o formulrio solicitar ao requisitante que coloque todas as informaes necessrias
para a correta identificao do item, poucas sero as vezes em que seu preenchimento se far de modo
correto e completo. E nem sempre isso acontece por descuido do usurio. Mesmo informaes retiradas
de catlogos de editoras, por exemplo, que teriam uma probabilidade maior de estarem corretas, muitas
vezes no trazem o ISBN/TSSN (particularmente nos catlogos de editoras brasileiras) ou outras
informaes consideradas essenciais.
Outra dificuldade refere-se forma como o material referenciado, conhecida no meio
bibliotecrio como entrada principal. Muitas vezes h confuso entre a entidade publicadora e o nome
do autor e o da coleo ou srie, devido ao fato de um deles ser mais conhecido, sendo necessrio um
verdadeiro trabalho de investigao para se obter a entrada correta. Lembramos, por exemplo, o caso de
uma coleo de 254 volumes que foi solicitada duas vezes, uma como Rerum Britannicarum Medii Aevi
Scriptores e a outra como Rolls Series. Rerum Britannicarum Mcdii Aevi Scriptores. Por muito pouco
no foi adquirida em duplicata...
Freqentemente um item ora solicitado pelo nome do editor, como se este fosse o autor da obra,
ora apenas pelo ttulo, constando como sem autoria, e ocasionando dois pedidos aparentemente
diversos. Em caso de colees ou obras antigas, isso muito comum. O mesmo se d em relao aos
ttulos de peridicos, quando precedidos das palavras Journal Review ou Revista, por exemplo, e que
no so consideradas pelo solicitante (ou, ao contrrio, o solicitante acrescenta o termo por sua conta,
quando na realidade no existe).
No caso de peridicos, tambm comum o usurio tomar a abreviatura de um ttulo como se
fosse o ttulo real e completo. o caso, por exemplo, do Journal of the American Verterinary Medical
Association, muitas vezes mencionado como JAVMA.
Merecem particular ateno as mudanas em ttulos de peridicos que sofreram interrupo, o
que tambm ocorre com relativa freqncia. Um mesmo ttulo pode ter verses em idiomas diferentes, o
que gera confuso em uma lista em ordem alfabtica, como o caso do peridico Actualit
Terminologique, que o mesmo que Terminology Update.
Os casos apontados no ltimo pargrafo referem-se apenas a uma pequena parcela de situaes
em que um pouco de desateno por parte do bibliotecrio pode resultar no dispndio de verbas muitas
vezes bastante vultosas (algum a tem idia de quanto custa um obra especializada de 254
volumes?...). E pode implicar at mesmo a obrigatoriedade, perfeitamente dispensvel, de manter obras
em duplicata no acervo, com todos os custos adicionais que isto representa.
Considerando-se a escassez de recursos financeiros com que as bibliotecas e servios de
informao em geral se defrontam, no estar atento s muitas armadilhas presentes na atividade de
aquisio acaba representando um custo adicional indesejvel. Por isso, embora seja uma atividade
montona e repetitiva, a verificao minuciosa de cada uma das sugestes recebidas no pode ser
considerada de menor importncia.
Para a complementao de dados incompletos, imprecisos ou faltantes, recorre-se pesquisa em
catlogos de editoras, bibliografias, obras de referncia e demais instrumentos especializados. A
1

EVANS, G. Edward, Developing library and information center collections. 2. ed. Littleton, co: Libraries
Unlimited, 1987.
17

Bibliografia Brasileira, publicada pela Biblioteca Nacional, as publicaes da Cmara Brasileira do


Livro, o Catlogo Brasileiro de Publicaes, da Livraria Nobel, so alguns exemplos de obras teis para
obter dados bibliogrficos. Quem tem acesso a bancos de dados cooperativos como o
BIBLIODATA/CALCO, da Fundao Getlio Vargas, DEIJALUS, da Universidade de So Paulo, ou o
CDROM UNIBIBLI, das universidades estaduais paulistas (USP, UNESP e UNICAMP) entre outros, tem
maiores condies de sucesso.
Quanto s publicaes estrangeiras, so recomendados para a pesquisa sobre livros o Books in
print, que traz a relao de livros editados em lngua inglesa disponveis no mercado, alm de obras
similares de outros pases, como, por exemplo, Libros espaoles en venta (Espanha), Les livres
disponibles (Frana), Gertnan books in print (Alemanha), e Catalogo dei libri in commercio (Itlia), para
apenas citar alguns.
Para peridicos, uma das obras mais utilizadas o Ulrichs International Periodicals Directory, que
apresenta a maioria dos ttulos de publicaes seriadas editadas no mundo. Agncias internacionais
especializadas no fornecimento de peridicos publicam catlogos que tambm podem auxiliar na
complementao dos dados bibliogrficos. A maioria destes instrumentos j se encontram disponveis
no mercado em suporte eletrnico.
Os sistemas de comunicao eletrnicos atualmente disponveis, como a Internet, permitem a
consulta direta aos OPACs (online public access catalogs) de bibliotecas de todos os tipos, alm dos
catlogos em linha de livrarias, agncias e editoras, nacionais e estrangeiros, reduzindo, com muita
vantagem, o tempo para obteno de informaes.
A
consulta,
via
Internet,
a
livrarias
virtuais,
como,
no
Brasil,
a
BookNet
(http://www.booknet.com.br) pode resultar na obteno de dados essenciais de livros brasileiros
correntes. No exterior, h livrarias que dispem de catlogos com centenas de milhares de ttulos de
obras disponveis, como, por exemplo, a Booksite (http://www.booksite.com), Amazon
(http://www.amazon.com) e a Intemet Bookshop (http://www.bookshop.co.uk).
Verificao da existncia do item solicitado
Aps a complementao dos dados das solicitaes, parte-se para a verificao da existncia ou
no do item no acervo ou se est em processo de compra, isto , se j foi encomendado ou faz parte de
alguma outra lista de pedidos, a ser adquirida com recursos financeiros de outra origem.
Inicialmente, faz-se a conferncia nos catlogos ou bases de dados da biblioteca, para confirmar
se a obra j existe no acervo; caso exista, determina-se se h necessidade de adquirir exemplares
adicionais e qual a prioridade em relao s demais aquisies, em caso de limitao de recursos.
E desejvel tambm verificar a existncia da obra em bibliotecas prximas, de fcil acesso, que
possam funcionar como uma alternativa posse fsica do material.
A pesquisa nos catlogos ou bases de dados requer cuidados redobrados. H a possibilidade de a
obra existir em traduo e no ser necessrio possuir o original. Outras vezes, o original essencial, ou
conveniente possuir a obra em vrias tradues. O mesmo acontece com edies diferentes de um
mesmo ttulo realizadas por editoras diversas, pois podem conter comentrios, prefcios e introdues
peculiares a cada uma delas, talvez de grande importncia para o usurio.
As mesmas precaues com as entradas principais ou entradas por organizadores ou
coordenadores (editors, em ingls) ou entidades corporativas devem tambm ser observadas nesta etapa
do trabalho. Cuidados especiais devem ser tomados em relao a subttulos que podem confundir-se
com os ttulos, e que dificultam as pesquisas (por exemplo: Portrait of a life: Oscar Wilde, solicitado
como Oscar Wilde).
Os nomes de autores individuais tambm podem dar origem a confuses e, por isso, exigem certa
ateno. H o caso, por exemplo, dos nomes prprios espanhis que s vezes so indicados como se
fossem nomes portugueses (por exemplo, Lorca e no Garca Lorca (forma correta); Gasset e no Ortega
y Gasset (forma correta). Outro problema surge com as grafias alternativas dos nomes de autores,
dependendo da lngua do texto (Plato/Plato/Platon; Espinoza/Espinosa/Spinoza; Zeami/Se-Ami).
Armadilhas semelhantes so criadas por nomes de instituies consideradas como autores coletivos.
Como se disse, evitar duplicaes desnecessrias no implica somente os custos duplicados da
compra da obra, mas tambm do processamento tcnico, do armazenamento e at do tempo e trabalho
despendidos na realizao de um eventual descarte.
Magrill & Corbin1 comentam que o custo da pesquisa de verificao de um item pedido equivale
ao preo de uma duplicata. No entanto, apesar de trabalhosa, essa pesquisa de fundamental
importncia para a eficincia da aquisio.

MAGRILL, Rose Mary & CORBIN, John, Acquisitions management and collection development in
libraries. 2. ed. Chicago, American Library Association, 1989.
18

Seleo dos fornecedores


Um dos fatores que mais contribuem para a realizao de boas compras o contato com livrarias,
editoras e agentes especializados. Trata-se de processo contnuo de acompanhamento que envolve, alm
do manuseio de catlogos e publicaes especializadas, o conhecimento pessoal das fontes de venda e
seus representantes.
Alm dos instrumentos de referncia tradicionalmente utilizados, como guias de editoras, listas
especializadas e bibliografias, conveniente ter sempre mo um cadastro de livrarias, editoras e
agncias com que se mantm contatos mais freqentes.
Esse cadastro dever ser atualizado constantemente, mantendo-se as informaes da forma mais
completa possvel, com endereo, telefone, fax, endereo eletrnico e nome da pessoa que atua como
contato com os clientes. Ser til no apenas para a fase inicial do processo de compras, quando da
solicitao dos pedidos, mas tambm quando, aps a chegada do material, constatam-se, muitas vezes,
irregularidades nos envios e h necessidade e se reportar aos fornecedores.
Os catlogos de editoras e livrarias so peas fundamentais para o trabalho de aquisio.
Permitem a obteno de dados mais completos sobre autores e ttulos, bem como de outras informaes
importantes, como o preo e o ISEN ou ISSN. O bibliotecrio deve solicitar os catlogos referentes a sua
rea de atuao e mant-los sempre disposio dos usurios, para que possam ficar a par do que est
sendo publicado e, assim, fazer indicaes para melhoria do acervo.
Decidir com quais fornecedores se vai trabalhar depende muito da rea de especializao
desejada. H fornecedores que trabalham melhor em reas especializadas, como as de cincias
humanas, cincias exatas, cincias biolgicas, etc. Alguns tm maior experincia com o fornecimento de
livros tcnicos, enquanto outros especializam-se em obras para pblicos especficos, como, por
exemplo, o pblico infanto-juvenil. Existem fornecedores especializados em edies esgotadas ou em
obras raras. Todas essas peculiaridades precisam ser dominadas pelos profissionais da aquisio.
E tambm importante possuir um canal de comunicao com os colegas de profisso e mant-lo
permanentemente aberto, de maneira a informar-se a respeito do servio que lhes foi prestado por
determinados fornecedores. Alm disso, convm solicitar oramentos de fornecedores diferentes,
comparando preos, prazos de entrega, descontos oferecidos, condies de possveis reclamaes, etc.
tambm essencial certificar-se sempre da idoneidade das firmas com as quais se deseja trabalhar,
avaliando constantemente os procedimentos dos vendedores com os quais se trabalhou em anos
anteriores.
Essas precaues devem ser tomadas no s para compras de poucos itens ou itens individuais,
mas principalmente quando se tratar de uma grande quantidade de itens ou de reas bastante
variadas.
Nas compras realizadas por instituies governamentais, como j foi esclarecido anteriormente, a
partir de um determinado teto, de valor no muito expressivo e alterado periodicamente, exigida a
realizao de licitao, quando vrias firmas participam de um mesmo processo de compra. Cabe ao
bibliotecrio informar aos rgos responsveis pela licitao quais as empresas em condies de
oferecer melhores servios e quais so as mais adequadas quela compra especfica, bem como alertlos sobre firmas pouco confiveis.

Quem so os fornecedores de materiais de informao


At agora falamos de fornecedores ou vendedores, sem especificar quais os tipos de empresas que
podemos encontrar atuando no mercado. Podem ser agrupadas em diferentes categorias de
fornecedores de materiais de informao: editoras, livrarias, agncias e distribuidoras Outra
possibilidade oferecida pelos approval plans, que, embora no constituam uma categoria de
fornecedores, sero tratados nesta mesma seo.
Editoras
So as instituies responsveis pela edio das publicaes. As vezes tambm realizam a venda
de suas publicaes diretamente ao consumidor. As vantagens da aquisio diretamente na editora
depender em muito da quantidade de itens que ela pode fornecer e quantos a biblioteca est
interessada em adquirir.
No que tange s edies feitas no mercado nacional, as vantagens parecem ser bastante
evidentes, pois as editoras costumam oferecer descontos e muitas vezes so praticamente o nico
fornecedor (principalmente de peridicos cientficos, que tm pouca distribuio fora de seu prprio
meio).
Quanto s publicaes estrangeiras, convm pesar com bastante cuidado as vantagens e
desvantagens de realizar a compra diretamente na editora. Nas compras diretas, portanto, sem
intermedirios, o preo a ser pago sempre o preo de capa, a que torna os custos menos elevados.
19

Convm, porm, atentar para os custos do frete. Pela mesma razo, ou seja, a ausncia de
intermedirios, os prazos de fornecimento de material, bem como para as reclamaes e reposies so
mais reduzidos.
As desvantagens da compra direta esto principalmente relacionadas ao maior volume de
correspondncia, pois h necessidade de se entrar em contato com cada um dos editores. Alm disso,
dever existir um maior controle no gerenciamento dos pedidos: quanto maior o nmero de editores
com os quais se deve contatar, maior a complexidade de atividades de controle. As taxas bancrias para
remessa de numerrio para o exterior, considerando-se cada editora individualmente, constituem
tambm um fator que afeta negativamente as compras diretas.
importante salientar que algumas editoras no aceitam encomendas que lhes sejam feitas
diretamente, preferindo vender seus produtos por meio de intermedirios. Por outro lado, em casos
mais raros, existem tambm editoras que s realizam vendas por ordem direta, recusando-se a
trabalhar por intermdio de distribuidoras ou agncias. Nesses casos, no resta ao responsvel pela
aquisio seno seguir a poltica da editora, ainda que isso no seja vantajoso.
Livrarias
So empresas que vendem a varejo, diretamente ao consumidor, o produto das editoras. As
livrarias de maior porte costumam ter em seu estoque uma grande variedade de ttulos em diferentes
assuntos, o que facilita a compra quando se tem um pedido com inmeros ttulos tambm sobre vrios
assuntos. Em geral, as livrarias mais populares, como as que pertencem a grandes redes, mantm em
seu estoque as edies mais recentes, optando por trabalhar com os ltimos lanamentos e novidades
que lhes garantam mais rpido retomo financeiro. Existem, no entanto, tipos distintos de livrarias, que
procuram atender a uma clientela diferenciada, especializando-se por:
assuntos: informtica, arte, medicina, etc.;
edies de determinado pas: Frana, Gr-Bretanha, Portugal, etc.;
materiais em determinado idioma: lngua francesa, inglesa, espanhola, etc.;
edies fora de comrcio ou de segunda mo, tambm conhecidas como sebos;
obras raras e especiais: manuscritos, mapas antigos, edies personalizadas, etc..
O conhecimento aprofundado das livrarias e o bom relacionamento com seus responsveis
produzem resultados bastante satisfatrios, no s para a obteno de descontos mas tambm no
auxlio deciso sobre a aquisio de novos ttulos ou para localizar ttulos que no mais estejam em
catlogo.
A grande vantagem da compra em livrarias a rapidez do processo. A proximidade fsica da
livraria evita uma srie de procedimentos burocrticos, o pagamento feito contra entrega e, se houver
alguma reclamao posterior, por erro no pedido ou na entrega, toma-se mais fcil fazer uma troca ou
algum acerto.
A aquisio de obras estrangeiras no mercado interno, junto a livrarias especializadas, muitas
vezes mais compensadora em termos de custo-benefcio do que a importao direta: quando a livraria
j possui a obra em estoque, sua entrega imediata, enquanto que um item comprado no exterior pode
levar at mais de trs meses para chegar biblioteca. Alm disso, elimina-se a necessidade de
correspondncia entre comprador e vendedor.
Nem sempre possvel tirar maior proveito das facilidades proporcionadas pela compra direta em
livrarias. Muitas vezes, principalmente em bibliotecas vinculadas administrao pblica, h
necessidade de licitao. Servios de informao da iniciativa privada encontram menores dificuldades
quanto a isso.
Agncias e distribuidoras
So empresas especializadas no fornecimento de materiais de informao produzidos por um
nmero variado de editoras, funcionando como intermedirios entre estas e os compradores. Existem
empresas nacionais que prestam esse tipo de servio, principalmente na importao de material
estrangeiro, bem como uma variedade de firmas internacionais, algumas com representao no Brasil.
As agncias, diferentemente das editoras, que s vendem o material que publicam, e das livrarias,
que em geral s mantm em estoque as publicaes mais recentes, esto aptas a conseguir uma grande
quantidade de material proveniente das fontes mais diversas, independentemente da editora ou data de
publicao, dentro das limitaes do mercado.
Como todos os demais fornecedores de material de informao, muitas agncias tambm atuam
em reas especializadas. Existem as que s trabalham com peridicos, outras que s comercializam
livros. Umas tm preferncia por pases ou continentes, outras especializam-se em fornecer materiais
de editoras universitrias. Existem as que trabalham em reas especficas do conhecimento, como
20

medicina, engenharia, etc. H tambm agncias especializadas em obras raras, antiguidades e


reimpresses fac-similares de obras esgotadas, inclusive manuscritos e incunbulos.
Quando se seleciona bem a agncia, aumentam as probabilidades de se adquirir uma boa
proporo do material encomendado. E conveniente estar sempre alerta para o fato de que h agncias
que cotam todos os ttulos e depois no fornecem uma grande parte deles, do que resultam crditos
difceis de liquidar, quer devido falta do material, quer devido prestao de contas junto entidade
pagadora. Nos casos de licitao, necessrio tomar cuidado com as cotaes muito inferiores as dos
demais concorrentes, pois isto pode indicar uma subestimao do preo real do material. Ganha a
licitao, a agncia dificilmente consegue fornecer os ttulos cotados.
Na literatura referente a aquisio encontram-se vrios estudos, realizados principalmente nos
Estados Unidos e Inglaterra, que confirmam ser mais econmico realizar grandes compras por meio de
agentes. A experincia brasileira apresenta tambm resultados favorveis aquisio por intermdio
desses fornecedores.
Uma das grandes vantagens da aquisio por intermdio de agentes diz respeito ao pagamento,
que pode ser efetuado em uma nica moeda, normalmente o dlar norte-americano, mesmo quando se
trata de publicaes de diferentes pases. Isto significa uma grande economia de processos
administrativos e tempo do pessoal responsvel pela aquisio, reduzindo o nmero de procedimentos
necessrios para efetuar a transao bancria.
As agncias cobram uma taxa ou comisso de servio sobre o valor da mercadoria, inclusive o
frete. Esta taxa pode estar embutida no preo de cada item ou ser particularizada em seguida
discriminao dos materiais cotados.
Algumas agncias tambm oferecem servios que facilitam as atividades de aquisio. No caso de
assinatura de peridicos, por exemplo, os fascculos podem ser despachados em lotes pela agncia para
as bibliotecas. Antes de envi-los, a agncia confere todas as possveis falhas relativas a faltas ou
atrasos, que so comunicadas diretamente editora. A biblioteca recebe os pacotes com seu contedo
devidamente discriminado em relatrios de entrega. Isso facilita o servio de controle de recebimento
por parte da biblioteca.
As distribuidoras so empresas que dispem de estoque de material para pronta entrega e que
podem realizar vendas por atacado. Muitas vezes detm a exclusividade de fornecimento de obras de
determinadas editoras, constituindo a nica possibilidade para aquisio dos ttulos por elas
publicados.
Approval plans
Alm dos fornecedores antes citados, que so os mais comumente utilizados para compra de
material de informao no Brasil, existem outros sistemas de aquisio, principalmente nos Estados
Unidos, que podem vir a ser modalidades adotadas em nosso pas no futuro.
Sistemas desenvolvidos com a principal finalidade de proporcionar uma maior agilidade
aquisio, diminuindo o tempo entre o lanamento de um item e sua incorporao ao acervo da
biblioteca ou servio de informao, adotam vrias sistemticas e denominaes, de acordo com suas
caractersticas e objetivos. O mais conhecido o approval plan.
A definio dada por Joan Grant1 bastante elucidativa:
Um approval plan um compromisso contratual entre uma biblioteca e um fornecedor, O
fornecedor usa um perfil (uma descrio codificada que o fornecedor faz das necessidades
da biblioteca) para determinar os interesses da biblioteca em matria de aquisio.
Utilizando o perfil, o fornecedor compromete-se a fazer remessas regulares (em geral
semanais) de publicaes atuais sobre os assuntos ou das editoras indicados pela
biblioteca. Os livros so enviados para aprovao; isto , a biblioteca examina os livros
recebidos e se reserva o direito de devolver qualquer item que no desejar.
Essa modalidade de aquisio surgiu em incios dos anos 60 e vem sendo adotada com relativo
sucesso por vrios fornecedores e bibliotecas norte-americanos e europeus.
No Brasil, raros fornecedores usam um sistema que poderia ser considerado semelhante ao
approval plan: o de livros em demonstrao ou livros para exame. Por este sistema, o livreiro encaminha
biblioteca uma srie de livros para serem examinados pelos interessados (bibliotecrios e usurios),
sem qualquer compromisso de compra por parte da instituio. Desta forma, verifica-se que, na
realidade, os livros em demonstrao significam muito mais um servio de divulgao de algumas
livrarias, enquanto que o approval plan um contrato firmado entre o fornecedor e a biblioteca, baseado
1

GRANT, Joan. Approval plans: the vendor as preselector. In: SCHMIDT, Karen A. (ed.) Understanding
the business of library acquisitions. Chicago, American Library Association, 1990, p. 154.
21

em um perfil muito bem-estruturado. Seu ponto de partida a descrio dos interesses da biblioteca,
que deve ser constantemente refinada e aperfeioada, de maneira a ser a mais precisa possvel em
relao realidade.
Para um bom fluxo do approval plan, convm que o ndice de obras devolvidas no ultrapasse
10% do material recebido, sendo o ideal um ndice inferior a 5%, conforme Grant. Se a porcentagem de
devoluo for superior a 10%, isto significa que o perfil em que o fornecedor se baseia para efetuar a
seleo provavelmente no est bem definido e necessita ser reexaminado. Essa modalidade de
aquisio geralmente utilizada para assuntos especficos abrangidos pelo acervo e o perfil inclui os
temas que se desejam e os que no se desejam (por exemplo: o cliente quer livros sobre medicina mas
no sobre medicina esportiva).
Como j se disse, as razes para se optar por um approval plan esto principalmente relacionadas
reduo do perodo de tempo entre a publicao de um ttulo e sua aquisio por uma instituio de
informao. Na modalidade tradicional de aquisio necessrio que algum ligado biblioteca, seja o
usurio, seja o bibliotecrio, tome conhecimento da existncia do ttulo (por meio de um catlogo ou
uma citao bibliogrfica, por indicao dos pares, etc.) e o indique para aquisio.
Aps a seleo, inicia-se o processo de compra, o que amplia consideravelmente o tempo que um
ttulo levar para estar disponvel para o usurio que se interessou originalmente por ele. Entre esses
dois extremos, muitas vezes passa-se um perodo demasiadamente longo, at mesmo de anos, em que o
material provavelmente teria sido utilizado em toda a sua potencialidade.
A prtica demonstra que o apogeu de utilizao de grande parte das publicaes, principalmente
peridicos, est por volta de trs anos aps seu aparecimento no mercado. Isto significa dizer que a
quantidade de publicaes que perderam sua atualidade e interesse para os usurios, e que so
incorporadas ao acervo pela sistemtica tradicional de aquisio, provavelmente muito maior do que a
desejvel.
Os approval plans, na medida em que buscam abreviar o hiato entre publicao e disponibilidade
para o usurio, trazem vida nova ao acervo. As experincias internacionais com essa sistemtica de
aquisio tm sido bastante positivas, o que certamente, por si s, pode aconselhar sua adoo nas
bibliotecas brasileiras, com as adaptaes e adequaes que se faam necessrias.
Existem ainda algumas variaes dos approval plans. Para assegurar o envio de sries ou
determinadas colees monogrficas utilizado o plano conhecido como standing order, pelo qual fica
estabelecido que todas as seqncias de uma srie ou coleo sero enviadas biblioteca que ter de
aceit-las. Para interromper o processo, h necessidade de se desfazer o contrato.

5.

Compra: procedimentos e execuo

Nos casos em que a prpria biblioteca goza de autonomia ou tem delegao para a realizao das
compras, ela, depois de haver definido os fornecedores com que ir trabalhar, inicia o processo de
compra dos materiais, que em geral passa pelas seguintes etapas:
elaborao de listas para cotao e sua remessa aos fornecedores;
recebimento das cotaes e deciso quanto aquisio;
encaminhamento do pedido de compras unidade responsvel por esse servio;
controle de registros;
pagamento e recebimento do material.
Quando a biblioteca no tem autonomia nem delegao de responsabilidade, cabe-lhe apenas a
tarefa de preparar as listas, ou seja, preencher o formulrio de pedido de compra.
Os principais elementos envolvidos na preparao e execuo da compra sero vistos a seguir
com maiores detalhes.

Pedidos de cotao e recebimento de faturas pro forma


As listas que sero encaminhadas aos fornecedores para que apresentem suas cotaes provm,
basicamente, de duas fontes:
as sugestes encaminhadas biblioteca pelos usurios, j devidamente selecionadas; e
os itens identificados pelo pessoal da biblioteca como de interesse para o acervo.
Em ambos os casos, de se presumir que os ttulos tenham sido alvo de cuidadosa avaliao, que
resultou em uma deciso de seleo favorvel. Esse conjunto de ttulos constitui a relao das obras
que a biblioteca realmente deseja ter em seu acervo.
22

Quanto mais detalhadas forem essas listas maiores sero as chances de serem atendidas
corretamente as necessidades da biblioteca. Para sua elaborao, alm de incluir na descrio de cada
item o maior nmero possvel de informaes bibliogrficas, inclusive o ISBN ou o ISSN, deve-se
informar tambm o endereo para envio do material e demais recomendaes que se fizerem
necessrias, tais como verba alocada ou condies de pagamento pretendidas, se for o caso. Muitas
bibliotecas j possuem programas informatizados que emitem as solicitaes.
Geralmente costuma-se solicitar cotaes a mais de um fornecedor, a fim de realizar comparaes
e identificar quem oferece os melhores preos, maior quantidade de ttulos e prazos de entrega menores.
Neste sentido, bom ter em mente que nem sempre o melhor preo o do melhor fornecedor.
Experincias anteriores ou informaes de colegas so importantes para avaliar o desempenho de
fornecedores no que concerne tanto demora na entrega como, principalmente, ao no-fornecimento do
material cotado, o que acarreta muitos contratempos, como o recebimento de cartas de crdito ou a
devoluo do pagamento efetuado.
Como foi dito antes, em compras efetuadas pela administrao pblica obrigatria a solicitao
de cotaes a mais de um fornecedor, conforme a modalidade de compra adotada.
Os pedidos encaminhados aos fornecedores deles retornam na condio de propostas de
fornecimento, tambm conhecidas como proforma invoices, faturas pro forma [lat., por formalidade] ou
simplesmente pro forma, isto , cotaes, que no implicam compromisso de compra, dos itens que
podem ser fornecidos. A proposta, alm dos dados de identificao comercial e fiscal do fornecedor,
contm o preo unitrio de cada item, preo total, condies de pagamento, prazo de entrega, prazo de
validade da proposta, modalidade de transporte (quando for o caso), prazo para apresentao de
reclamaes, etc.
As faturas pro forma procedentes do exterior acrescentam ao preo original do item despesas de
embalagem e porte. Como j foi mencionado, alguns fornecedores costumam indicar separadamente o
valor de sua taxa de servio, enquanto outros a inserem no preo de cada item. importante atentar
para esses detalhes quando se escolhe o fornecedor que oferece o melhor preo para cada um dos itens
em cotao. Muitas vezes pode-se escolher um fornecedor sem notar que preciso acrescentar ao preo
do item um valor ou porcentagem referente taxa de servio que discriminada apenas no final da
fatura pro forma (isto facilmente calculado, dividindo-se o valor total da taxa pelo nmero de itens
cotados ou verificando-se quanto, percentualmente, representa a diferena entre o total da fatura pro
forma e o total das cotaes).
De posse das faturas pro forma, o responsvel pela compra escolher, item por item, as cotaes
mais convenientes para a biblioteca. Isto significa dizer que no preciso realizar toda a compra em um
nico vendedor, sendo possvel comprar os diferentes itens objeto da aquisio em diferentes
fornecedores. Em geral, utiliza-se a prpria fatura pro forma original para isso, realizando-se os cortes e
alteraes necessrios e procedendo-se compra. Muitas bibliotecas, no entanto, antes de autorizar a
compra, costumam solicitar a emisso de uma fatura definitiva, de que constem apenas os itens que ir
efetivamente adquirir.
As faturas pro forma valem tambm para comprovao junto aos bancos, quando da aquisio de
moeda estrangeira, nos casos de importao direta. Nesses casos, convm lembrar que, para cada
remessa de valores para o exterior ou aquisio de cheque em moeda estrangeira, os bancos cobram
uma tarifa de servio, que pode ser relativamente alta. Esta opo somente compensa no caso de
compras de maior porte.

Controle de registros
por ocasio do recebimento das faturas pro forma que os arquivos de sugestes para aquisio
devem ser atualizados. Assinala-se se o item foi encomendado, qual o fornecedor, se est esgotado,
mudanas de ttulo havidas (normalmente de peridicos), previso de data de publicao e demais
informaes necessrias, para que no haja superposio de pedidos. Outro benefcio dessa atualizao
informar aos usurios sobre a situao de seus pedidos.
Esse controle minucioso feito continuamente, conforme o andamento das compras. Assim, aps
o recebimento do material, os arquivos devem ser realimentados com as indicaes de preo e
complementao das informaes catalogrficas. Nessas condies, os arquivos podero servir como
elemento auxiliar para os prximos passos do servio de processamento e contabilidade.
O processo de compras gera sempre uma grande quantidade de documentos. Em geral, h troca
de correspondncia para se entabularem as negociaes iniciais, que continuam durante o processo de
pagamento e se prolongam aps o recebimento do material, at os acertos finais, quando feito o
controle dos itens efetivamente recebidos, para se verificar a existncia de falhas ou duplicatas, e
providenciar a devoluo de material defeituoso.
E muito importante observar os prazos estabelecidos pelos fornecedores para recebimento de
eventuais reclamaes. Quando se trata de peridicos, por exemplo, algumas editoras somente aceitam
23

reclamaes de ttulos pagos e no fornecidos at determinada data. Geralmente os prazos variam de


trs a seis meses aps a publicao do fascculo. Essa informao normalmente consta das faturas pro
forma fornecidas pelas editoras, devendo sempre ser verificada e as providncias cabveis tomadas em
tempo hbil.
Outros documentos gerados no processo de compra so os relativos aos crditos e dbitos que
permanecem em pendncia at sua soluo definitiva. Esses casos so mais freqentes nas compras de
peridicos realizadas por intermdio de agncias. As cotaes fornecidas pelas agncias antes da
publicao do peridico so estimativas, que podem variar para mais ou para menos por ocasio da
edio. No entanto, h tambm outras situaes que originam crditos e dbitos, como, por exemplo,
casos de no-fornecimento de todos os itens constantes de uma fatura pro forma, o que requer uma
administrao acurada para a prestao de contas.
Nos casos de material estrangeiro adquirido por importao direta ou comprados no Brasil,
comum a existncia das chamadas cartas de crdito. As cartas de crdito so documentos
comprobatrios de crdito existente devido ao no-fornecimento de um ou mais ttulos, que podero (ou
no) ser fornecidos posterior- mente. Na impossibilidade de fornecimento do material solicitado, por se
encontrar esgotado ou fora de catlogo, h, por parte do fornecedor, o compromisso de devoluo do
dinheiro ou substituio por material de igual valor.
A este respeito, importante salientar que na administrao pblica no so permitidos crditos e
dbitos, pois so considerados contabilidade paralela. Nessas situaes exige-se a devoluo em
dinheiro da quantia equivalente ao material no-fornecido.
Um lembrete para a chamada nota de romaneio: quando feita a importao direta ou indireta, as
faturas pro forma, as faturas definitivas ou notas fiscais so pagas e o material enviado apenas
posteriormente. A medida que o material vai sendo enviado, acompanha-o uma relao dos itens
despachados, com meno aos documentos originais onde constam esses itens. Essa lista recebe o
nome de romaneio ou nota fiscal de entrega, sem valor legal, servindo apenas para os controles devidos.
Como algumas firmas utilizam para esse fim um impresso muito semelhante ao da nota fiscal, convm
ficar atento para no confundir esses documentos, criando problemas desnecessrios na prestao de
contas.
A correspondncia envolvida na aquisio de materiais de informao tem origem variada e pode
acarretar pendncias. Por esse motivo, dever ser organizado um bom sistema de arquivamento que
permita a pronta recuperao do documento, quando necessrio. Uma boa alternativa nesse sentido
arquivar a correspondncia em pastas individuais por livrarias/agncias, em ordem cronolgica. Cartas
de crdito devem ter uma pasta especial, para um controle mais freqente.
E possvel afirmar que o segredo para o bom funcionamento de um servio de aquisio recai
muitas vezes no arquivamento apropriado dos documentos. O sistema pode ser manual ou
informatizado, mas se no estiver com as informaes atualizadas e se o documento desejado no for
encontrado quando dele se necessita, ser um sistema falho.

Pagamento e controle de recebimento


As formas de pagamento variam conforme o tipo de biblioteca e a modalidade da compra. Em
geral, aps o recebimento do material e da nota fiscal definitiva autoriza-se o pagamento (a assinatura
de peridicos, como se ver mais adiante, constitui uma exceo a esta regra).
O pagamento pode ser feito diretamente pela biblioteca, se estiver autorizada para tanto, ou pelo
rgo responsvel pelas compras da instituio mantenedora. Neste caso, a biblioteca encaminha toda
a documentao necessria aos rgos competentes, que tomaro as providncias cabveis.
Pagamentos de importao direta podem significar ainda procedimentos trabalhosos, embora a
constituio federal considere os materiais bibliogrficos isentos de impostos e, por conseguinte, de
taxas de importao. Em contrapartida, algumas bibliotecas tm a possibilidade de efetuar o
pagamento dos materiais por intermdio de carto de crdito, o que facilita bastante a vida do pessoal
da aquisio (esta ltima alternativa muito mais comum na iniciativa privada do que em bibliotecas
ligadas administrao pblica).
A compra de material bibliogrfico diferencia-se da compra dos demais materiais permanentes
devido a peculiaridades inerentes ao tipo de material. Para o material permanente, o pagamento
normalmente realizado contra entrega. Para o material bibliogrfico, nem sempre assim. Em relao
s assinaturas de peridicos, por exemplo, o pagamento feito antecipadamente ao ano de
fornecimento, O mesmo acontece com as compras de monografias realizadas no exterior, quando o
pagamento feito por meio de fatura pro forma, sendo o material enviado posteriormente. Nem sempre
todo o material solicitado fornecido, gerando as j mencionadas cartas de crdito e demais
documentos de crdito/dbito. Devido a essas especificidades, o controle de recebimento uma das
atividades da compra que requer muita ateno e cuidado.

24

Nesta fase, no se trata apenas de receber o material em si (livros, peridicos, material especial,
etc.), mas tambm gerenciar os documentos comprobatrios das transaes. Para melhor compreenso,
esta seo ser subdividida em dois tpicos, referentes ao recebimento do material e ao controle dos
documentos.
Recebimento de material
Na chegada do material, recomendvel que o contedo dos pacotes seja manipulado com
ateno, a fim de no ser confundido com outros materiais j existentes na seo, ou com outras
encomendas chegadas na mesma ocasio. E conveniente ter local e prateleiras reservados para os
materiais recentemente recebidos, mantendo reunidos os conjuntos de cada lote, at o desembarao
total por parte da aquisio e encaminhamento aos servios de processamento.
Normalmente, as notas fiscais (faturas definitivas) costumam acompanhar os volumes
despachados. Caso tenham vindo em separado, devero ser localizadas, pois sero imprescindveis para
as demais atividades a serem desenvolvidas. A tarefa seguinte conferir o material recebido com a nota
fiscal, para saber se os ttulos recebidos so os solicitados, se as edies so as que foram
encomendadas, se faltam itens, se h duplicatas ou itens que no foram solicitados e se os preos esto
de acordo com a cotao e a fatura pro forma.
Anotam-se na cpia das notas fiscais as discrepncias eventualmente encontradas, para as
providncias devidas. O passo seguinte consiste em examinar o estado fsico dos materiais, ou seja, se
apresentam defeitos de impresso, acabamento, etc. Todas e quaisquer imperfeies devem ser logo
comunicadas ao fornecedor, com o pedido de que sejam sanadas imediatamente.
O material recebido que estiver em conformidade com os pedidos de compra segue o fluxo normal
de processamento, ao mesmo tempo que se atualizam os arquivos ou bases de dados respectivos.
Uma vez realizado o controle do material recebido, resta ainda o controle financeiro. A melhor
forma de organiz-lo por meio de planilhas descritivas com as especificaes necessrias da receita
alocada e respectivas despesas, por alneas individuais de fornecedores. Pelas colunas de deve e haver,
observa-se a quantia despendida e o saldo para novas compras.
Documentao fiscal
A primeira via da nota fiscal (original) o documento que ser utilizado para a prestao de
contas junto entidade pagadora. No deve conter quaisquer rasuras ou modificaes. No caso de
haver rasura ou substituio de algum ttulo, necessrio que o fornecedor elabore uma nota corretiva
justificando o ocorrido (na administrao pblica, obrigatria a utilizao de formulrios
padronizados, disponveis no comrcio e autorizados pelo Ministrio da Fazenda).
Em se tratando de compras realizadas com dinheiro pblico, convm sempre observar as datas de
emisso das notas, que no podem ser anteriores liberao dos recursos. Ainda na administrao
pblica, aps a prestao de contas feito o registro patrimonial do material na entidade, gerando as
chamadas papeletas contbeis, documentos que informam os acrscimos ao patrimnio pblico. As
segundas vias das notas fiscais e os demais documentos existentes relativos s compras devem ser
arquivados por um perodo mnimo de cinco a sete anos, prevendo-se poste- dores necessidades de sua
utilizao.
As verbas pblicas so as que exigem prestao de contas mais trabalhosas, pois devem ser
irrepreensveis e, principalmente, obedecer a um rgido cronograma. Por ocasio da prestao de
contas, deve-se observar de qual rgo os recursos so provenientes e a forma como deve ser realizada.
Geralmente, agncias financiadoras, como a Coordenao de Aperfeioamento de Pessoal de Nvel
Superior (CAPES), o Conselho Nacional de Desenvolvimento Cientfico e Tecnolgico (CNPq) e a
Financiadora de Estudos e Projetos (FINEP), exigem que os nmeros de tombo dos itens adquiridos com
recursos por elas repassados acompanhem as notas fiscais originais, como garantia de que o material
de informao foi incorporado ao acervo.

6.

Especificidades da compra

Algumas formas de compra, bem como certos tipos de materiais requerem especificaes
apropriadas para sua realizao. Naturalmente, tendo em vista os objetivos deste livro, no se buscar
esgotar o assunto, descrevendo em detalhes todos os casos que podem ser enquadrados nesta
categoria, mas apenas os mais comumente encontrados pelos profissionais. De incio, neste captulo,
entendeu-se necessrio distinguir entre a aquisio feita isoladamente por uma instituio e a
aquisio organizada de maneira a conjugar esforos e racionalizar a utilizao dos recursos financeiros
25

de vrias bibliotecas, em geral subordinadas a uma coordenao nica. Mais adiante, os materiais que
se classificam como casos especiais de compra sero enfocados com maior detalhe.

Aquisio cooperativa
Cada vez mais, hoje em dia, procura-se desenvolver programas de aquisio cooperativa,
considerada como uma maneira eficiente para dividir responsabilidades de aquisio entre entidades
congneres, bem como para evitar a duplicao desnecessria de acervo e diminuir os altos custos de
obteno da informao. A idia bsica que as bibliotecas podem ser instituies complementares
umas das outras, pois nenhuma deve ser considerada auto-suficiente apenas com seus prprios
recursos informacionais. Consiste, enfim, na racionalizao das compras em funo da possibilidade de
se obter o ttulo, ou cpia dele, em outra biblioteca, opo esta que pode ser pensada em nvel local,
nacional ou mesmo internacional.
Atualmente, existem vrios mecanismos que permitem a transferncia da informao de maneira
rpida e gil, desde o simples emprstimo entre bibliotecas, passando pelo COMUT, o sistema de
comutao bibliogrfica nacional sob responsabilidade do Instituto Brasileiro de Informao em Cincia
e Tecnologia (IBICT), at sofisticados programas como o LIGDOC: Interligao de Bibliotecas para Troca
de Documentos, que reproduz por escner e transmite por via eletrnica o texto integral das obras
solicitadas, atualmente disponvel no Brasil e em operao na Universidade de Campinas (UNICAMP) e
Universidade de So Paulo (USP), em cooperao com a University of New Mexico, nos Estados Unidos.
A localizao de material disponvel em outras bibliotecas est cada vez mais fcil com as novas
tecnologias da informao, principalmente os catlogos coletivos informatizados. No Brasil, conta-se,
entre outros, com o Catlogo Coletivo Nacional de Publicaes Seriadas (CCN), mantido pelo IBICT, o
Catlogo Coletivo das Universidades Paulistas (uNTBifiL1) e catlogos cooperativos, como o
BTBLI0DATA/CALCO, mantido pela Fundao Getlio Vargas, e de que participam bibliotecas de vrias
universidades.
Em mbito internacional podem ser citados servios automatizados como o Research Libraries
Information Network (RLIN), o University of Toronto Library Automation System (UTLAS) e o Online
Computer Library Center (OCLC), que acessvel em algumas instituies brasileiras.
No Brasil, ainda h relativamente poucos programas nacionais de aquisio cooperativa, mas
muitas instituies tm realizado esforos para um controle mais equilibrado na aquisio de suas
colees. Um exemplo simples, que vem sendo adotado em algumas das grandes universidades, a
no-duplicao de ttulos de peridicos entre as diversas unidades de cada instituio, promovendo-se
o uso coletivo dos recursos informacionais e aumentando a possibilidade de novas aquisies. Formas
mais complexas desses programas so encontradas em organizaes cooperativas como a rede SABI,
gerenciada pela biblioteca do Senado Federal, da qual participam 17 bibliotecas, integrando programas
automatizados de servios, compostos de cinco mdulos: aquisio, processos tcnicos, circulao,
relatrios e gerncia.1
Casos especiais de compra. Conforme foi mencionado no incio deste captulo, examinam-se a
seguir alguns materiais que apresentam particularidades, a saber:
publicaes seriadas
livros antigos e/ou raros
materiais audiovisuais
CD-ROM5
histrias em quadrinhos
literatura cinzenta.
Na aquisio por compra de cada um deles, como se ver a seguir, devem ser levadas em conta
suas peculiaridades.

Publicaes seriadas
Nesta categoria so includas todas as publicaes editadas em partes sucessivas, geralmente a
intervalos regulares e, de maneira geral, com a inteno de continuidade indefinida, tanto as que tm
periodicidade regular (como os peridicos, os jornais, os anurios, etc.) ou no (sries monogrficas e
anais de eventos, entre outras).
As publicaes seriadas em geral demandam mais trabalho, no conjunto das atividades da
biblioteca, pois, devido sua prpria periodicidade, exigem um acompanhamento minucioso. Em
relao compra a questo mais importante que a aquisio no termina quando se faz o pagamento
1

PASSOS, Edilenice, CHAMARELLI, Marilcia. Rede de bibliotecas gerenciada pelo Senado Federal,
Revista de Biblioteconomia de Braslia, v, 19, n. 1, p. 71-83, jan./jun. 1995.
26

da assinatura, mas s se conclui aps o recebimento de todos os fascculos ou volumes


correspondentes a essa assinatura. Nas atividades de aquisio, os peridicos constituem
provavelmente a grande maioria desse tipo de publicaes, com os quais os bibliotecrios tm que se
defrontar diariamente.
Os peridicos, como j se comentou antes, so adquiridos por meio de assinaturas pagas
antecipadamente e que abrangem um perodo determinado (em geral, um ano). Isso significa que deve
haver um controle permanente do recebimento dos fascculos durante a vigncia da assinatura, bem
como das possveis reclamaes de atrasos ou falhas.
Os pedidos de cotaes ou as faturas pro forma necessitam ser muito bem especificados em
relao ao ano, volume e fascculo, e reconferidos por ocasio da confirmao do pedido, verificando-se
prazos para reclamao de falhas e outras especificaes como mudana de ttulo, sua suspenso
temporria ou encerramento.
Quanto s assinaturas propriamente ditas necessrio verificar:
se a assinatura deve ser efetuada exclusivamente para um nico ttulo ou, se for mais vantajoso
para a biblioteca (ou mesmo se for possvel) efetu-la na condio de membro de sociedade cientfica ou
profissional, existindo ento a possibilidade de receber mais de um ttulo simultaneamente;
se houve mudana de fornecedor: o preo corresponde ao de uma renovao (em geral com
desconto) ou considerado um ttulo novo? Deve-se observar tambm que a mudana de fornecedor
pode implicar um hiato entre o trmino da assinatura anterior e o incio da seguinte, ocasionando
falhas na coleo;
se so ttulos em standing order [encomenda permanente]: so ttulos em que a encomenda
considerada contnua, no havendo necessidade de realizar novo pedido de assinatura a cada ano; a
renovao da assinatura ser feita automaticamente pelo fornecedor, que enviar a pro forma
correspondente para pagamento. Caso haja interesse em interromper a assinatura, este dever ser
comunicado antecipadamente ao fornecedor. E importante salientar que este caso no se aplica
somente aos peridicos, mas tambm a outras publicaes seriadas, como, por exemplo, as sries
monogrficas;
se dizem respeito a ttulos em bill later [a faturar], ou seja, aqueles dos quais o fornecedor ainda
no possui o preo definitivo; assim, a pro forma ser enviada posteriormente, gerando um pagamento
isolado;
se os preos constantes da pro forma forem definitivos ou se existir a perspectiva de modificaes
futuras, o que pode ocasionar crditos ou dbitos que devero ser acertados no momento devido.
importante salientar que as rotinas do setor de aquisio devem ser as mais geis possveis
para a liberao dos fascculos para circulao no menor tempo, pois uma das caractersticas principais
dos peridicos a atualidade da informao corrente.

Livros antigos e raros


Livros antigos e raros em geral so de aquisio problemtica por intermdio dos fornecedores
usuais. Por no constarem mais dos catlogos das editoras tm que ser localizados em catlogos dos
prprios antiqurios ou buscados em fornecedores especializados em obras fora do comrcio.
Os catlogos feitos por antiqurios no so encontrados com facilidade, pois so produzidos em
pequena tiragem e distribudos apenas para clientes especficos. Sua utilizao nem sempre muito
simples, sendo necessrio atentar para a codificao utilizada na descrio dos materiais colocados
venda, que visa a esclarecer aos provveis interessados sobre as condies de cada um dos itens,
englobando tanto os aspectos fsicos (encadernao, estado geral da obra, procedncia, etc.) como os
detalhes editoriais (edio, exemplar assinado pelo autor, dedicatrias, etc.).
Caso a biblioteca esteja interessada em adquirir algum dos itens constantes em um desses
catlogos, muitas vezes necessrio contactar o vendedor por telefone ou carta, marcando data e
horrio para visita e avaliao dos materiais.
Outra alternativa para compra de livros antigos ou raros so as casas comerciais especializadas
nesse tipo de material, conhecidas como sebos. E importante cultivar relaes de cordialidade com o
responsvel por um sebo especializado na rea de interesse da biblioteca: quando no possurem seu
acervo uma obra procurada, ele desenvolver esforos para obt-la.
Qualquer que seja a opo utilizada para compra, preciso estar atento questo do preo fixado
para o material. Trata-se de mercado complexo, com freqentes variaes de preos, dependendo das
leis da oferta e da procura. Para uma compra mais segura, convm buscar informaes em obras
especializadas ou consultar especialistas.

27

Materiais audiovisuais
Existem empresas especializadas no fornecimento de materiais audiovisuais. Evidentemente, nem
todas trabalham com Lodos os materiais. Algumas especializam-se exclusivamente na venda de fitas de
vdeo. Outras comercializam discos e fitas cassetes. Outros materiais, como diapositivos, so ainda
mais difceis de encontrar, devendo muitas vezes ser adquiridos diretamente do produtor.
A aquisio de filmes cinematogrficos em formato de fita de vdeo tem como elemento
complicador o tipo de material que se deseja adquirir. Vdeos elaborados para fins educativos, de
treinamento ou informao so muito difceis de localizar no mercado brasileiro. Existem em nmero
relativamente pequeno e seus produtores em geral so pequenas ou microempresas que aparecem e
desaparecem com uma rapidez s vezes surpreendente. deixando o responsvel pela aquisio em
grandes dificuldades. Infelizmente, pelo que se sabe, o pas no conta ainda com distribuidoras de
filmes educativos, que congreguem em uma mesma empresa e local os materiais provenientes de vrios
produtores. Na prtica, tem-se que entrar em contato com os prprios produtores ou distribuidores
exclusivos, o que faz com que se multipliquem as atividades envolvidas. Empresas especializadas na
venda de vdeos no costumam manter grandes estoques desse material.
Os vdeos dirigidos ao mercado de entretenimento, ou seja, reprodues em vdeo de obras
originalmente produzidas para exibio cinematogrfica ou exclusivamente neste formato, contam com
maior nmero de produtores e maior variedade de pontos de venda.
No entanto, a aquisio desse material tambm se reveste de alguma dificuldade, a principal delas
sendo, provavelmente, a localizao do ttulo que se deseja. Este problema ainda mais grave quando
se trata de vdeo lanado no mercado j h um certo tempo. Os produtores no costumam fazer uma
grande quantidade de cpias de cada ttulo e elas se esgotam rapidamente.
Alm disso, quando o ttulo no tem muito apelo comercial, poucas lojas o adquirem e a
produtora acaba retirando-o do catlogo. Uma alternativa paia sua localizao so as lojas que vendem
fitas de segunda mo, onde possvel encontrar vdeos fora de catlogo. Materiais recentes, por outro
lado, so muito mais fceis de localizar.
Em qualquer dos casos, necessrio tomar um cuidado especial quanto procedncia das cpias,
verificando se constituem produtos legtimos, cpias autorizadas pelos rgos oficiais responsveis, ou
se constituem as chamadas fitas piratas. Estas, apesar de seu preo ser significativamente menor, no
oferecem qualquer garantia de qualidade ou integridade da obra, alm de serem o produto de uma
infrao da lei de direito autoral.
Na aquisio de fitas de vdeo, aconselhvel que o responsvel pela aquisio avalie
antecipadamente as condies do item, testando-o, se for o caso, antes da aquisio final (ou seja,
assistindo fita integralmente antes de concretizar a compra). Caso isto no seja possvel, devem-se
obter suficientes garantias de que o item ser substitudo, se apresentar defeitos de fabricao.
Fitas de udio (cassetes), discos de vinil e discos compactos (CDS) oferecem algumas
peculiaridades semelhantes s encontradas na compra de fitas de vdeo, principalmente no que diz
respeito sua disponibilidade no mercado apenas durante um perodo relativamente curto aps o
lanamento, ou enquanto ainda esto nas paradas de sucesso. Localiz-los, depois disso, j se toma
mais difcil, tendo que ser buscados nas lojas especializadas em material retrospectivo. Tambm com
eles, a preocupao em adquirir cpias autorizadas deve ser constante.
Um aspecto importante a ser salientado diz respeito aos CDS: com sua popularizao, muitas
gravadoras esto relanando neste formato obras musicais que antes haviam produzido em discos de
vinil ou fitas cassetes, possibilitando que grande nmero de produes que j estavam esgotadas
possam agora ser adquiridas e integradas ao acervo. Isto, evidentemente, tem um aspecto bastante
positivo para as bibliotecas que possuem esse tipo de material, pois possibilita complementar colees
ou substituir obras antigas por outras no novo formato. No entanto, deve-se encarar essa substituio
com uma certa cautela, tomando-se sempre o cuidado de verificar a qualidade do CD. Nem sempre as
produtoras se preocupam em remasterizar a gravao original, para eliminar rudos e outros defeitos
prejudiciais audio da obra. E extremamente frustrante adquirir-se um CD com os mesmos chiados
de um disco de 78 rotaes...
Diapositivos (slides) podem ser obtidos isoladamente ou integrados a livros ou manuais. Neste
caso, sua aquisio pode ser feita por meio dos fornecedores normais de material impresso
mencionados antes. A produo de diapositivos desacompanhados de texto explicativo no to comum
no pas, devendo-se identificar os produtores e adquirir os materiais diretamente deles.
Muitas bibliotecas optam pela prpria elaborao dos diapositivos que necessitam, contratando
fotgrafos profissionais e selecionando os itens que desejam ter nesse formato em seu acervo.
Instituies com maiores possibilidades financeiras podem recorrer ao mercado internacional
para aquisio de conjuntos de diapositivos, principalmente quando seu interesse recai em temas
especficos de carter universal (como, por exemplo, arquitetura barroca, arte moderna, fauna e flora
em geral, etc.). Em muitos casos, o preo final de importao, mesmo considerando todas as despesas
28

indiretas envolvidas, acaba sendo at mesmo inferior ao custo de elaborao dos diapositivos na prpria
instituio (sem falar da qualidade do material, que pode ser superior).

CD-ROMs
Pode-se afirmar que os CD-ROM5 (compact disc read onlv metnory [disco compacto memria
apenas de leitura] ocuparo cada vez mais um espao maior na vida das pessoas neste final de sculo.
A diversidade de produtos disponveis em CD-ROM hoje uma realidade inimaginvel h alguns anos
atrs, abrangendo jogos e materiais de entretenimento, obras de referncia, como dicionrios, atlas e
enciclopdias, produtos interativos para ensino de idiomas e desenvolvimento das mais variadas
habilidades, etc. E cada vez mais esto presentes nos acervos das instituies de informao.
Para as bibliotecas, o principal fascnio proporcionado pelos CD-ROMs tem sido provavelmente a
possibilidade de substituio de peridicos e obras de referncia, anteriormente publicados em papel,
por esse novo formato. Neste sentido, o bibliotecrio encarregado da aquisio necessita estar sempre
atento queles ttulos passveis de serem transferidos de suporte, sabendo analisar corretamente as
eventuais vantagens e desvantagens que essa transferncia pode significar para a biblioteca.
Exemplificando: um CD-ROM do Index Medicus ou do Philosophers Index pode inicialmente
parecer mais caro do que a assinatura do mesmo produto em papel, porm necessrio atentar para as
vantagens que esse novo suporte ir proporcionar, principalmente no que diz respeito facilidade e
economia de espao para armazenamento, busca e acesso informao, que no final podem
representar razes suficientes para que se opte pela troca.
Em termos de armazenamento, por exemplo, evidente que uma base de dados em CD-ROM
ocupa muito menos espao do que uma publicao em papel editada mensalmente com mais de 500
pginas. Da mesma forma, o novo formato possibilita no s o acesso muito menos trabalhoso
informao nele registrada, como tambm permite que se faam refinamentos de busca que seriam de
difcil execuo no suporte em papel.
E importante lembrar, tambm, que o que se aplica a uma base de dados em CD-ROM pode no
se aplicar a outra. Algumas vezes, por exemplo, a aquisio de um CD-ROM representa no a posse
total e irrevogvel desse material, mas simplesmente o direito de utiliz-lo durante determinado perodo
(normalmente um ano), sendo preciso realizar nova negociao/aquisio aps o trmino de cada
assinatura. Trata-se, efetivamente, de um contrato de arrendamento ou leasing. Neste sentido, caso no
haja renovao do contrato, a biblioteca no manter a posse do CD-ROM, tendo que devolv-lo ao
produtor, contrariamente ao que acontece com o formato em papel, que permanece de posse da
biblioteca mesmo se a renovao da assinatura no for efetuada. Considerando-se essa particularidade,
possvel entender porque no aconselhvel descartar imediatamente a obra impressa quando se
adquire seu equivalente em CD-ROM.
Outros tipos de CD-ROMs, como os de jogos, de entretenimento em geral e obras de referncia
mais populares, so mais fceis de localizar no mercado. Muitos fornecedores tradicionais de materiais
de informao, como as livrarias e as agncias, esto diversificando sua linha de comercializao,
incorporando produtos dessa nova tecnologia em seu estoque.
Desnecessrio salientar que alguns cuidados especiais devem ser tomados no momento da
aquisio, garantindo-se, entre outras coisas, de que 1) o material compatvel para uso no
computador utilizado na biblioteca; e 2) os direitos de utilizao em rede esto garantidos pelo simples
pagamento do item. Neste ltimo caso, algumas vezes a aquisio do ttulo d ao comprador apenas o
direito de utilizao pessoal, particular, podendo ser necessrio biblioteca solicitar uma autorizao
especial para emprstimo e utilizao simultnea por vrios usurios.

Histrias em quadrinhos
A demanda por revistas de histrias em quadrinhos nas bibliotecas, principalmente pblicas, tem
aumentado bastante nestes ltimos anos. A medida que os preconceitos contra este tipo de leitura so
jogados por terra, sua presena nos acervos das bibliotecas toma-se cada vez mais comum. Trata-se de
um tipo de material com que boa parte dos profissionais de aquisio no esto ainda acostumados a
trabalhar. Em certo sentido, praticamente tudo ainda est para ser aprendido no que diz respeito
aquisio de histrias em quadrinhos, de maneira a utilizar ao mximo as potencialidades do servio de
aquisio e obter o melhor resultado possvel.
Basicamente, os quadrinhos so veiculados em trs tipos de materiais: jornais, lbuns e revistas
de linha, estas ltimas conhecidas tradicionalmente como gibis. Os gibis so provavelmente os mais
conhecidos, podendo ser encontrados em qualquer banca de jornal, existente em praticamente cada
esquina das grandes cidades. No entanto, a possibilidade de adquiri-los desse tipo de fornecedor nem
sempre constitui uma alternativa vivel para algumas bibliotecas, devido rigidez dos procedimentos de
aquisio e prestao de contas, que exigem notas fiscais e comprometimento antecipado dos recursos.
29

O mercado de revistas em quadrinhos bastante dinmico e impossvel prever com grande


antecedncia o que ser colocado venda. Ttulos mais tradicionais podem ser adquiridos pela
biblioteca por meio de assinaturas, realizadas diretamente nas editoras. O grande inconveniente desta
modalidade de compra que apenas grandes editoras costumam ter programas de assinaturas de
revistas de histrias em quadrinhos, em geral obrigando o comprador a adquirir um pacote de
assinaturas por um preo nico.
As histrias em quadrinhos publicadas na imprensa jornalstica impressa no apresentam
maiores dificuldades para aquisio, a biblioteca tendo apenas que assinar os jornais onde so
publicadas. Os lbuns, publicaes geralmente mais caprichadas e de preo mais elevado, s vezes so
encontrados em livrarias. Material retrospectivo deve ser obtido por intermdio de doaes ou por
compra em bancas especializadas na venda de revistas usadas.

Literatura cinzenta
Em geral, as publicaes no-comerciais costumam demandar uma pesquisa maior para sua
localizao. Encaixam-se nessa categoria as publicaes da chamada literatura cinzenta ou literatura
no-convencional, difceis de encontrar em canais tradicionais de distribuio. Esto compreendidos
aqui os resultados de reunies, cientficas ou no, os folhetos das mais diversas procedncias e
assuntos, relatrios e anais de conferncias, teses, publicaes oficiais, pr-publicaes, entre outros,
que muitas vezes so fundamentais para bibliotecas especializadas e universitrias.
Alguns dos materiais citados, como certas publicaes oficiais e pr-publicaes, tm fornecedor
exclusivo e apresentam condies especiais para a venda. No primeiro caso, muitas vezes quase
impossvel compr-los, tendo-se que obt-los por permuta ou solicitao expressa de doao ao rgo
publicador.
As teses e dissertaes que no se transformam em livros publicados por editoras privadas ou
universitrias tm que ser obtidas por meio de doaes solicitadas s instituies onde foram
defendidas ou aos prprios autores, muitas vezes arcando-se com o custo da reproduo. Quando
apresentadas em instituies de outros pases, sua compra pode ser realizada por intermdio de firmas
especializadas no fornecimento desses materiais.
Publicaes oriundas dos mais diversos eventos, sejam de carter cientfico ou de divulgao,
costumam ser de obteno problemtica. Resumos e anais de congressos, relatrios de seminrios e
outras reunies so publicados em pequena quantidade, geralmente distribudos apenas para os
participantes.
As instituies promotoras desses eventos nem sempre colocam venda os trabalhos
apresentados e as recomendaes aprovadas. Neste caso, os documentos tm que ser solicitados por
doao aos participantes do evento, o que pode implicar em um complicado trabalho de identificao e
contato.
Com o advento das redes de comunicao eletrnica, as produes da literatura cinzenta
encontram novo ambiente de disseminao, multiplicando-se em escala geomtrica. Sua identificao e
obteno nesses novos meios, no entanto, so ainda problemticas para os profissionais da informao,
na medida em que os mecanismos de busca e recuperao da informao nas redes eletrnicas ainda
no esto suficientemente desenvolvidos.

Outros materiais
Outros tipos de materiais poderiam ser abordados aqui, mas isso significaria um detalhamento
excessivo em face dos objetivos fixados. Materiais cartogrficos e iconogrficos, normas tcnicas,
partituras, microformas, catlogos de exposies e muitos outros poderiam aqui ser lembrados como
exemplos de materiais de informao cuja aquisio reveste-se de peculiaridades que os distinguem
daqueles mais comumente encontrados nos acervos das bibliotecas. Nesses casos, resta aos
responsveis pelas compras a tarefa de identificar e conseguir os itens solicitados da melhor maneira
possvel, inclusive definindo os que sero obtidos por intermdio de doao ou permuta.

7.

Permuta

Uma forma muito utilizada para aquisio de material de informao a troca de publicaes
entre entidades, na forma de intercmbio, principalmente quando o material no est disponvel para
compra ou a opo da permuta apresenta-se como economicamente mais vantajosa para a biblioteca.
Quando tais casos so identificados, um programa de intercmbio de publicaes bastante
providencial.
30

Basicamente, um programa de permuta consiste em um acordo preestabelecido entre duas


instituies, com o compromisso mtuo de fornecimento de publicaes das prprias entidades, de
obras duplicadas ou retiradas do acervo ou de obras recebidas em doao mas sem interesse para
incorporao ao acervo.
De uma outra perspectiva, no entanto, pode-se atribuir aos programas de intercmbio uma
caracterstica cultural, na medida em que esto relacionados, em ltima anlise, com a difuso de
informaes. Desta forma, esses programas podem ser considerados verdadeiros servios de relaes
pblicas das instituies, como j foi bem apontado por alguns autores.1 2
Como os programas de intercmbio representam, em essncia, um acordo de cooperao visando
a benefcios recprocos em termos de obteno de materiais, alm do fator cultural outras razes vo
tambm determinar o estabelecimento da permuta. Entre elas, podem ser apontadas:
obteno de material de difcil localizao: muitas vezes os materiais selecionados para aquisio
no so encontrados no comrcio (ou no so encontrados facilmente e os fornecedores, por
comodismo, recusam-se a procurar por eles com mais empenho). Isso comum acontecer com
publicaes acadmicas que so distribudas sem fins comerciais. Da mesma forma, a produo de
pases do Terceiro Mundo tambm costuma envolver relaes comerciais complicadas, fazendo com que
muitas vezes a opo por um programa de permuta, onde no existe transferncia de divisas, aparea
como a soluo mais apropriada. As j mencionadas publicaes da literatura cinzenta so as principais
candidatas permuta, devido a suas caractersticas nem sempre comerciais. Muitas publicaes
oficiais tambm podem ser obtidas por esse meio;
substituio de ttulos comprados por ttulos permutados: esta opo costuma ocorrer
principalmente em relao a publicaes de interesse cientfico, liberando recursos para aquisio de
outros ttulos. No Brasil, nem sempre essa prtica possvel, devido inconstncia de nossas
publicaes que, por no apresentarem uma periodicidade regular ou por no terem suficiente garantia
de continuidade, no constituem materiais adequados para permuta. A quantidade de peridicos que
lanam dois ou trs nmeros para logo morrerem muitas vezes toma invivel um intercmbio com
maior assiduidade;
complementao de falhas na coleo: este tem sido um dos fatores mais considerados para o
estabelecimento de programas de permuta. Para atingir esse objetivo, listas do material que existe em
duplicata ou disponvel para permuta so elaboradas pelas bibliotecas e encaminhadas s instituies
conveniadas. Quem recebe e examina essas listas costuma muitas vezes descobrir ali nmeros antigos
de peridicos que esto faltando em sua coleo, obras esgotadas que no foram anteriormente
adquiridas ou duplicaes indispensveis ao acervo.
A seguir, veremos com mais detalhes como as atividades de permuta so realizadas, enfocando
especificamente a permuta por intermdio de publicaes produzidas pela prpria biblioteca e/ou pela
instituio mantenedora e a que se utiliza de materiais existentes em duplicata no acervo.

Publicaes prprias
A forma mais comum de programa de permuta consiste no estabelecimento de um acordo formal
entre duas instituies, em que ambas se comprometem com o fornecimento recproco de suas
publicaes. claro que nem todas as bibliotecas esto ligadas a instituies que publicam materiais
passveis de intercmbio, mas as que atendem a esse requisito costumam utiliz-lo com grande
vantagem. uma prtica muito comum em bibliotecas universitrias e especializadas, normalmente
ligadas a instituies que, devido sua prpria natureza, tm programas prprios de edio de
monografias ou publicaes peridicas. Bibliotecas pblicas, em geral, no costumam fazer uma
utilizao to grande dessa modalidade de permuta, pois apenas as administraes municipais de
cidades maiores ou capitais dos estados possuem programas editoriais em nmero e porte suficiente
para destinao a essa atividade.
O principal requisito para um bem-sucedido convnio de intercmbio a existncia de um
interesse mtuo na troca de publicaes. Selecionar criteriosamente o que se deseja receberem troca da
publicao a ser enviada um dos pontos-chave para a realizao dessa atividade. Neste sentido,
importante desenvolver uma sistemtica de trabalho que permita uma correta avaliao do custo
benefcio de um ttulo permutado, levando em considerao tanto os elementos relacionados com os

SUAIDEN, Emir. O intercmbio em bibliotecas e centros de documentao. 3. ed. Rio de Janeiro, Pailas;
Braslia, INL, 1978.
2 VANWIJNGAEDEN, Frans (org.) Manuel des changes internationaux de publications. 4. ed. Paris,
Unesco, 1977, (Col. documentation, bibliothques et archives: bibliographies et ouvmges de rference,
4)
31

custos do material a ser enviado como a qualidade do material que ser recebido. Assim, deve-se
considerar:
o equilbrio de contedo das publicaes: no faz muito sentido receber ttulos de valor efmero
ou secundrio em troca de publicaes tcnico-cientficas conceituadas. De maneira mais pragmtica,
esse equilbrio pode tambm ser avaliado em termos de valor, comparando-se o preo de assinatura de
ambos os ttulos, nmero de pginas, artigos, etc. O objetivo dessa comparao fazer com que a
permuta no ocorra de maneira a beneficiar demasiadamente apenas um dos parceiros;
os custos reais da publicao da prpria entidade: o custo do papel, da impresso, da editorao,
da expedio, do porte, do controle de envio e recebimento, da correspondncia, dos recursos humanos
envolvidos, etc;
os custos de todos os servios necessrios para abrigar o ttulo recebido: armazenamento,
conservao, processamento tcnico, preservao, alm do tempo gasto pelos funcionrios na realizao
dessas tarefas;
o tempo necessrio para recebimento do material por permuta, comparado com o mesmo tempo
se fosse adquirido por compra, utilizando-se os fornecedores usuais da biblioteca.
Alm dessa anlise de custo-benefcio, outros fatores influiro na formalizao de um programa
de permuta. Freqentemente, a importncia do ttulo a receber ser um fator determinante no
estabelecimento do acordo. Outras vezes, essa opo surge como compulsria, na medida em que
algumas instituies no colocam sua produo para venda no mercado, aceitando fornec-las apenas
por meio de intercmbio com outras instituies.
Como em todas as demais atividades de aquisio, tambm na permuta necessria a definio
de critrios que, de acordo com a poltica de desenvolvimento da coleo, devem ser utilizados quando
da tomada de decises. Da mesma forma, recomendvel uma avaliao peridica dos ttulos
intercambiados, tendo em conta fatores de uso e importncia dos ttulos recebidos.

Listas de duplicatas
Nos programas de permuta comum a confeco de listas de duplicatas, destinadas a oferecer,
para outras instituies, o material possudo em vrios exemplares ou que foi retirado definitivamente
do acervo; tambm costumam ser includos nessas listas itens provenientes de doaes espontneas
feitas biblioteca e que no foram considerados pertinentes para incluso no acervo.
Essas listas so geralmente enviadas para instituies com as quais j se mantm permuta com
publicaes prprias ou que pertencem mesma rea de atuao. Para a instituio que envia uma
lista de duplicatas, esta se configura como uma oportunidade para se desfazer definitivamente de
materiais por cuja manuteno no tem mais interesse. Para os destinatrios da lista, seu atrativo
principal est na possibilidade de cobrir eventuais lacunas em seu acervo a um custo relativamente
baixo.
A leitura do pargrafo acima pode dar a impresso de que a confeco e preenchimento de listas
de duplicatas uma atividade lucrativa para todos os parceiros envolvidos. Em princpio, talvez o seja,
pela razes apontadas. No entanto, deve-se convir que nem sempre a confeco e envio de uma lista de
duplicatas acaba sendo to lucrativa quanto se pensou a princpio, devido no apenas a um fluxo de
pedidos muito aqum do necessrio para compensar a realizao dessa atividade mas tambm a todas
as atividades de organizao do material que precedem a elaborao da lista. Tambm para o
destinatrio, a conferncia da lista e o encaminhamento do pedido pode s vezes ser frustrante,
principalmente quando descobre que de uma longa lista apenas alguns poucos itens so de interesse (e
mesmo esses, quando solicitados, j no se encontram mais disponveis, confirmando mais uma vez a
famosa lei de Murphy...).
A quase informalidade com que ocorre o intercmbio baseado em listas de duplicatas, ainda que
traga vantagens em termos de rapidez de comunicao entre os diversos interessados, acaba sendo
tambm um de seus pontos fracos. Muitas vezes, ttulos absolutamente imprescindveis para o acervo
de determinadas instituies (exemplares necessrios para completar volumes de peridicos para
encadernao, ttulos extraviados, substituio de exemplares danificados, etc.) so encaminhados para
outras instituies s quais pouco benefcio trazem.
Infelizmente, as tentativas at agora realizadas no pas, com o objetivo de organizar essas
atividades de modo mais sistemtico, como, por exemplo, com o estabelecimento de bancos de
duplicatas, no obtiveram muito sucesso, deixando as instituies como refns do acaso ou da sorte.
Profissionais mais atentos costumam em geral comunicas, por telefone ou fax, quais so os itens de seu
interesse, a fim de, chegando antes dos outros, garantir seu recebimento, ainda que por um custo
maior.

32

Organizao do servio de permuta


A administrao das atividades de permuta comea pela prpria seleo dos parceiros, passando
pela manuteno de arquivos que contenham todas as informaes relevantes sobre as transaes
realizadas com as instituies conveniadas, ou para as quais se enviam listas de duplicatas, at as
atividades de envio e recebimento dos materiais.
importante ter em mente que tanto os ttulos como as entidades com as quais se realiza o
convnio no so escolhidos aleatoriamente. Primeiro, pesquisam-se as entidades que tm um perfil
compatvel com a rea de interesse da biblioteca, ou seja, as que possuem maior afinidade para um
programa de intercmbio.
Isso feito por meio de consulta a obras de referncia, catlogos e demais instrumentos de
informao que possam auxiliar na escolha dos parceiros. Obras de referncia, como, por exemplo, o
World of learning, que informa sobre instituies de ensino em mbito internacional, ou o Catlogo-geral
de instituies do ensino superior, de abrangncia nacional, publicado pelo Ministrio de Educao, o
Guia das bibliotecas pblicas do Brasil 1994/95, da Biblioteca Nacional, constituem valiosas fontes para
a seleo de parceiros.
Uma vez selecionadas as instituies com as quais se deseja manter permuta, envia-se a elas
correspondncia sobre o interesse em permutar publicaes e os ttulos que se tem a oferecer. Ateno
especial deve ser dedicada a essa fase da negociao, em que se pode utilizar uma carta-padro que
contenha todas as informaes necessrias para que a instituio consultada tenha condies de
decidir quanto convenincia de participar nesse programa.
O mesmo pode ser dito em relao correspondncia em que se agradece e comunica o
recebimento do material, bem como de eventuais reclamaes pelo no recebimento de alguns itens.
As respostas a propostas de permuta oriundas de outras bibliotecas tambm podem ser
formalizadas por meio de cartas padronizadas.
A correspondncia em que se comunica a remessa de listas de duplicatas costuma ser muito mais
simples, em geral limitando-se a uma carta-padro, anexa lista, e em que se solicita que o
destinatrio assinale os ttulos de interesse.

Manuteno de arquivos
A manuteno de arquivos, no caso da permuta, merece cuidados especiais pois constituem
suporte indispensvel aos programas a serem implantados. Entre outros elementos, deve-se manter
arquivos contendo todas as informaes relevantes sobre:
as instituies com as quais se mantm convnios;
o ttulo ou ttulos oferecidos e recebidos (para o controle de recebimento e envio dos materiais);
a correspondncia relativa s reclamaes quanto a atrasos, pedidos de novos convnios, etc.
O principal arquivo utilizado nas atividades de permuta contm informaes sobre as instituies
conveniadas, com seu endereo completo, em geral atualizado toda vez que, chegada dos materiais,
constata-se alguma mudana. Esse arquivo ou base de dados fornece as etiquetas tanto para o envio
das publicaes da prpria instituio como das listas de duplicatas. Pode-se complementar esse
arquivo com as informaes sobre quais publicaes se recebe e quais so enviadas.
Para o controle e periodicidade do recebimento, necessria a organizao de um outro arquivo,
anotando-se as datas de chegada e o volume e nmero do fascculo recebido, no caso de peridicos.
Ainda que este se constitua em um minucioso e s vezes estafante trabalho de controle, ele que
garante que as falhas de envio dos materiais sejam imediatamente constatadas, tomando-se as
providncias cabveis para san-las, alm de proporcionar uma constante retroalimentao ao sistema,
informando as instituies que no esto cumprindo satisfatoriamente a sua parte no convnio. No
caso do preenchimento de listas de duplicatas, arquivam-se temporariamente as cpias dos pedidos at
o recebimento efetivo do material.
Alm dos arquivos acima assinalados, o servio de permuta conta ainda com os arquivos gerados
pela correspondncia enviada e recebida, tais como solicitao de permuta, concordncia da instituio,
cpia de cartas de envio dos materiais, cartes acusando recebimento, etc. No caso da permuta de
duplicatas pode-se manter um arquivo de casos pendentes, ou seja, materiais solicitados mas ainda
no recebidos pela biblioteca.
Embora isso possa at parecer bvio, bom lembrar que o preparo e a expedio do material a ser
permutado requerem envelopes apropriados que tragam o nome e endereo da instituio remetente e
que obedeam s normas para envio de impressos, adotadas pela Empresa Brasileira de Correios e
Telgrafos (ECT).
tambm conveniente anexar ao material que estiver sendo despachado um carto-resposta ou
pedido para que o destinatrio acuse o recebimento do material. Isso permite que se confirmem o efetivo
recebimento do material e a manuteno de interesse pela permuta. Alm disso, o carto-resposta
33

poder, no futuro, constituir uma prova de que a biblioteca efetivamente realizou o envio do material,
conforme se havia comprometido.
A verba para postagem dos itens deve tambm ser objeto de ateno, calculada com base no peso
da publicao e verificando-se se a remessa ser para o territrio nacional ou estrangeiro. No segundo
caso, outra deciso importante diz respeito opo pela remessa por via area ou de superfcie
(normalmente o segundo mais barato do que o primeiro, embora no tenha a mesma rapidez, nvel de
garantia de recebimento ou de integridade do material).
Em se tratando de listas de duplicatas, deve-se observar que muitas instituies solicitam que
lhes sejam enviados os selos para remessa do material solicitado ou que o frete lhe seja reembolsado
por ocasio do recebimento. Isto pode eventualmente ser um elemento complicador para bibliotecas que
no possuam grande autonomia em termos de utilizao de recursos financeiros, burocratizando
demasiadamente o processo. Ademais, a mesma condio pode ser estipulada em relao a materiais a
serem enviados, o que pode eventualmente facilitar o processo.
Evidentemente, a aquisio de materiais de informao por permuta toma-se tanto mais complexa
quanto maior for o nmero de ttulos a serem oferecidos. Ou recebidos. O fato de hoje se receberem
apenas poucos ttulos por permuta no significa que o futuro no possa trazer consigo a necessidade de
ampliao dessas atividades. Ter um processo de trabalho bem-estruturado, ainda que para atender
apenas a uma pequena quantidade de materiais, pode significar uma grande ajuda nesse sentido.
Estar preparado para a eventualidade de um aumento das permutas, ainda que isto hoje parea
uma possibilidade bastante remota, parece ser uma medida de prudncia. Tambm conveniente ter
bem claro o limite a partir do qual as atividades de permuta deixam eventualmente de ser vantajosas
para a instituio, devido ao custo envolvido na sua realizao. Como se disse antes, avaliaes
constantes quanto ao custo-benefcio da permuta devem fazer parte da rotina do servio de aquisio,
sendo realizadas da mesma forma como se faz essa anlise em relao aos materiais de informao
adquiridos por compra.
Embora a permuta possa primeira vista parecer uma forma de aquisio gratuita, ou seja, sem
despesas para as instituies envolvidas, isto no corresponde verdade. Magrill e Corbin1 comentam
que, devido aos especiais cuidados requeridos, a permuta no e nunca ser gratuita. Na realidade, em
alguns casos pode tomar-se at mesmo mais cara do que se a publicao fosse adquirida por compra.
essencial, portanto, definir com bastante segurana as situaes em que, por vrias razes, a permuta
pode ser a alternativa economicamente mais atraente para a instituio.

8.

Doaes

As doaes ocupam um lugar de destaque no servio de aquisio, principalmente devido


inconstncia de verbas, uma situao com a qual as bibliotecas brasileiras costumam conviver.
Certamente, o termo doao tem uma conotao de benefcio, de favorecimento, de algo obtido
sem um custo direto. No de admirar, portanto, que para um grande nmero de bibliotecas as
doaes sejam vistas como uma valiosa fonte para a formao de seus acervos. Contudo, uma anlise
mais aprofundada dessa questo demonstra a necessidade de maiores cuidados nessa rea,
procurando evitar que esse benefcio no venha posteriormente a transformar-se em um problema, com
o acmulo de duplicatas e itens que fogem aos objetivos programados pela biblioteca
Como os demais mtodos de aquisio, a doao est diretamente ligada poltica de
desenvolvimento de colees, obedecendo s diretrizes por ela definidas quanto ao que deve ser mantido
no acervo. E recomendvel que se estabeleam critrios especficos com relao s doaes, definindose procedimentos padronizados que abranjam no s as formas de recebimento dos materiais como
tambm os possveis repasses e descarte dos itens que no sero incorporados ao acervo.
Assim, uma anlise aprofundada da questo das doaes parece ser mais do que necessria.
Obrigatria. Neste sentido, importante distinguir que elas podem ocorrer de duas formas, constituindo
duas categorias distintas, que poderiam ser denominadas doaes solicitadas e doaes espontneas.

Doaes solicitadas
Freqentemente, as bibliotecas tm interesse na obteno de publicaes oferecidas em doao,
principalmente as que podem ser obtidas de instituies governamentais ou privadas (mas no
exclusivamente, pois a solicitao de doaes diretamente a pessoas fsicas tambm costuma ser
realizada e pode representar uma valiosa fonte de recursos, embora no ocorra com tanta freqncia).
1

MAGRILL, Rose Mary, CORBIN, John, Acquisitions management and collection development in libraries,
2. ed. Chicago, American Library Association, 1989.
34

Em geral, h algum tipo de afinidade entre as instituies envolvidas nas doaes solicitadas, o
que ajuda na realizao dessa tramitao. Citam-se, por exemplo, casos especficos como os de
associaes tcnico-cientficas ou organizaes governamentais que costumam oferecer gratuitamente
suas publicaes, para sua maior divulgao; outras vezes, trata-se de edies especiais que, por
diversas razes, no so comercializadas, sendo destinadas apenas para instituies especializadas; ou
mesmo obras das quais reservada uma parcela da edio para doao a instituies congneres.
Algumas embaixadas possuem um modelo bastante interessante para repassar suas ofertas s
bibliotecas universitrias: mediante convnios firmados com os professores ou com as diretorias das
instituies, estes escolhem os ttulos pretendidos, que so repassados s bibliotecas da universidade,
muitas vezes resultando em boas aquisies.
Iniciativa semelhante tem sido desenvolvida por agncias financiadoras de pesquisa no pas, que,
por meio de projetos ou programas especiais, realizam excelentes doaes s bibliotecas universitrias,
com as sugestes de aquisio previamente selecionadas pelas instituies beneficiadas.
Algumas bibliotecas pblicas e escolares, principalmente as pertencentes a pequenas
comunidades ou a escolas pblicas, costumam enviar cartas s editoras ou diretamente aos prprios
autores, solicitando suas publicaes em carter de doao. Esta prtica representa muitas vezes uma
atitude desesperada dos responsveis pela aquisio de materiais nessas bibliotecas, premidos, por um
lado, pela necessidade de ampliar e atualizar seus acervos em face das demandas informacionais
existentes e, por outro, pela no-disponibilidade de recursos financeiros que lhes permitam atingir tal
objetivo.
compreensvel e lastimvel que situaes de extrema penria acabem gerando iniciativas de
quase mendicncia por parte das instituies de informao, nem sempre com resultados satisfatrios
para elas. Muitas editoras costumam irritar-se bastante com a tonelada de solicitaes para doao que
recebem de bibliotecas, muitas vezes sequer respondendo s cartas ou ento enviando material
encalhado e que pouco benefcio trar s instituies.
Aos autores, embora muitas vezes possam sentir-se lisonjeados com o interesse que seu trabalho
despertou, acaba sendo impraticvel atender a todas as solicitaes, pois eles costumam receber um
nmero bastante reduzido de exemplares para sua distribuio pessoal, tendo que pagar de seu prprio
bolso, ainda que por preos reduzidos, os exemplares adicionais de que necessitem.
E preciso que os responsveis pelas bibliotecas entendam que autores e editoras no esto nessa
atividade apenas por altrusmo, mas que esto procurando obter benefcios financeiros com a venda dos
materiais que escrevem ou editam. Isto natural que acontea, fazendo parte do esquema de produo
capitalista em que se vive, e onde as instituies de informao, por mais que isto lhes possa soar
estranho, devem entender que tambm esto!
nesse contexto capitalista que outra provvel fonte de recursos informacionais pode ser
encontrada: a legislao que estabelece incentivos fiscais s doaes realizadas para instituies
culturais; Esta uma alternativa real, palpvel, concreta, mas, infelizmente, nem sempre aproveitada
pelos bibliotecrios em toda sua potencialidade. Neste sentido, necessrio que cada profissional
procure informar-se a respeito da questo, tendo uma idia clara de como pode beneficiar a instituio
que representa e mantendo-se sempre atualizado quanto a novas leis.
A experincia mostra que a legislao sobre incentivos fiscais costuma modificar-se com bastante
freqncia e corre-se sempre o risco de, a qualquer momento, perder os eventuais benefcios que se
podiam auferir. Em 1989, quando um dos autores deste livro publicou um texto sobre desenvolvimento
de colees, a ltima palavra em termos de incentivos fiscais para a rea da cultura era a chamada Lei
Samey, que possibilitava s bibliotecas beneficiarem-se de doaes feitas com base em seus preceitos e
desde que se cadastrassem junto ao Ministrio da Cultura como instituies culturais. No caso de
bibliotecas ligadas ao poder pblico, existia a alternativa da criao de associaes de amigos da
biblioteca, que podiam cadastrar-se no ministrio para receber as doaes, e encaminh-las
posteriormente para a biblioteca.
De l para c a legislao foi modificada e a Lei Sarney foi extinta, mas surgiu outra em seu lugar.
A nova norma jurdica recebeu o nome do ministro que a propusera: Lei Rouanet (Lei n 8 313, de 23 de
dezembro de 1991). ela que, no momento em que este livro est sendo escrito, meados de 1996, est
ainda em vigor, O benefcio para preservao e difuso do patrimnio artstico, cultural e histrico, no
qual se encaixam os acervos informacionais, est previsto no item III do artigo 3 da lei. O
conhecimento mais aprofundado desta legislao, bem como do Decreto n 455, de 26 de fevereiro de
1992, que a regulamentou, deve ser buscado por todos os bibliotecrios que atuam na rea de
aquisio de materiais de informao.
Selecionar bem as instituies e, eventualmente, as pessoas fsicas s quais sero solicitados
materiais por doao parece ser um dos primeiros requisitos para atingir o sucesso nesse objetivo.
Estudos preliminares devem ser desenvolvidos para definir com boa margem de segurana os doadores
mais interessantes para a instituio especfica, tendo em vista a rea de atuao da biblioteca, as
caractersticas do acervo e a demanda informacional a que deve atender.
35

Elaborar cartas de solicitao, claras e objetivas, que no se limitem a lamuriar a respeito das
dificuldades enfrentadas pelas bibliotecas para a constituio de seu acervo, mas deixem claro o papel
que o material solicitado ir desempenhar no contexto de atuao da biblioteca, parece ser tambm
outro fator decisivo de xito.
Embora parea evidente, talvez convenha salientar que solicitaes enviadas a instituies no
exterior devem estar preferencialmente redigidas no idioma do pas a que se destinam, ou, em ltimo
caso, em ingls. Desnecessrio salientar que um cuidado especial deve ser dedicado redao dessa
correspondncia internacional, procurando-se evitar erros gramaticais e de construo.
E importante destacar o fato de que, para a solicitao de doaes, existe sempre uma seleo
prvia, isto , deve-se fazer a solicitao apenas daquilo que realmente se deseja obter, daqueles itens
que significaro um acrscimo positivo ao acervo. Essa a diferena fundamental em relao s
doaes espontneas, quando oferecido material para a biblioteca, sem que esta tenha a oportunidade
de realizar uma escolha prvia.

Doaes espontneas
Existem as mais variadas formas de doao de materiais informacionais. Desde um simples
exemplar individual de um autor emergente at grandes colees com centenas de volumes em
inesperadamente bater s portas da biblioteca, seus potenciais doadores ansiosos para que sejam
aceitos. Em ambos os casos, trata-se de material que requer uma avaliao criteriosa, obedecendo s
diretrizes definidas pela poltica de desenvolvimento da coleo.
Doaes espontneas so compostas, em geral, de materiais plos quais a biblioteca no fez
qualquer tipo de solicitao, sendo oferecidas pelos mais diversos motivos. Algumas vezes, o fluxo de
doaes espontneas, devido quantidade de itens ser superior capacidade operacional do servio de
aquisio, pode trazer mais problemas do que benefcios para a biblioteca. No entanto, deve-se ter em
mente que, em ltima instncia, essas doaes refletem o prestgio que a instituio de informao goza
na sua comunidade. Neste sentido, so sempre positivas, devendo apenas ser convenientemente
administradas pela biblioteca, de modo a enquadrar-se nos objetivos gerais estipulados para o
desenvolvimento de sua coleo.
Parece evidente que nenhuma biblioteca tem capacidade fsica ou de servios para manter
material de pouco ou nenhum uso, ou que foge aos objetivos especficos de sua coleo. Assim, a
biblioteca no tem a obrigao de incorporar os materiais ao acervo apenas porque os recebeu
gratuitamente. E conveniente que essa incorporao s ocorra nos casos em que a necessidade do
material foi satisfatoriamente definida. Como regra geral, os critrios para seleo de doaes so os
mesmos fixados para a compra.
aconselhvel, tambm, estabelecer procedimentos que possam nortear o recebimento de
doaes. Entre esses, podem ser destacados:
solicitar, sempre que possvel, que sejam fornecidas listas dos ttulos a serem oferecidos, para
uma pr-avaliao. Pode-se estabelecer um limite para apresentao dessas listas prvias, como, por
exemplo, para doaes acima de 20 volumes;
evitar receber doaes que contenham exigncias para sua incorporao ao acervo, como, por
exemplo, que os materiais sejam colocados em local de destaque (salas e/ou estantes especiais) ou o
estabelecimento de classificaes e/ou normas de utilizao definidas pelo prprio doador;
deixar claro para o doador, mediante as normas estabelecidas para o recebimento de doaes, que
o material doado poder ser incorporado ao acervo, se houver interesse em mant-lo, ou, a critrio da
biblioteca, ser doado a outras instituies onde seja considerado mais adequado, ou simplesmente
descartado, dependendo de suas condies fsicas;
organizar uma comisso de auxlio seleo das doaes, preferencialmente constituda por
bibliotecrios e especialistas na rea de conhecimento dos materiais doados, para a tomada de deciso
final sobre sua incorporao. Neste sentido, o ideal seria que esta avaliao fosse feita imediatamente,
no momento mesmo da doao, devolvendo-se para o doador os itens sem interesse para o acervo. A
prtica, no entanto, demonstra que isto nem sempre possvel, tendo-se muitas vezes que aceitar uma
doao em lote, para garantir que no se percam ttulos potencialmente teis ou valiosos.
Destaque-se, no entanto, que os critrios acima assinalados constituem diretrizes gerais para a
organizao do recebimento de doaes, no devendo representar barreiras estabelecidas para
desestimular potenciais doadores. A especificidade de cada caso dever ser pormenorizadamente
analisada, aplicando-se as normas com o mximo de bom senso. Exigir, por exemplo, que a famlia de
eminente professor recentemente falecido apresente uma lista dos milhares de ttulos de sua biblioteca
pessoal, fruto de toda uma vida dedicada pesquisa na rea mesma de atuao da biblioteca
universitria qual essa coleo oferecida, pode ser entendido como um sinal de desinteresse ou
desrespeito por parte dos responsveis pela aquisio, fazendo com que a doao seja encaminhada
36

para outras instituies. Dependendo do caso, a prpria biblioteca poder contratar algum para a
elaborao da lista, deixando assim evidente seu interesse pela coleo.
Por outro lado, necessrio tambm salientar que muitas vezes existem presses polticas para
que o bibliotecrio aceite uma determinada doao considerada de notria importncia por seus
superiores hierrquicos. Cabe ao profissional argumentar com dados objetivos contra a incorporao de
obras no necessrias coleo existente, apontando melhor destinao para elas. Documentos de
natureza pessoal, por exemplo, encontraro melhor abrigo em arquivos e outras instituies similares.
Presses tambm podem ocorrer quando da negociao para compra de colees de pessoas
eminentes em sua especialidade. O vendedor muitas vezes faz uma avaliao superior ao valor do
acervo, cabendo, portanto, ao responsvel pela aquisio alertar a instituio mantenedora sobre as
condies reais da coleo. H implicaes ticas na omisso do profissional nessa questo.
Na grande maioria dos casos, o bibliotecrio encarregado do recebimento de doaes faz uma
primeira triagem dos materiais oferecidos, separando todos os itens claramente inadequados ao perfil
do acervo (por exemplo, um manual de qumica em uma biblioteca de letras) ou sem condies fsicas
de aproveitamento. Em seguida, separa os itens de interesse evidente e que sero incorporados de
imediato ao acervo, encaminhando-os para processamento. Os outros sero organizados para avaliao
posterior pela comisso ou por especialistas convidados.
E necessrio que os materiais recebidos sejam conferidos item por item com os catlogos da
biblioteca, a fim de verificar se atendem a algumas condies, como, por exemplo:
falhas de coleo ou exemplares extraviados;
duplicatas do material existente, mas importantes para o acervo;
tradues importantes;
obras raras ou especiais;
primeiras edies ou edies diferentes das existentes na biblioteca;
prefcios ou introdues dignos de ateno;
anotaes ou dedicatrias de notveis, etc.
claro que a resposta afirmativa a algumas destas questes pode significar no s a incorporao
do material ao acervo, mas tambm sua destinao para colees especiais ou de obras raras.
Uma vez devidamente considerados estes pontos, resta saber o que fazer com o material no
aproveitado. Pode-se oferec-lo como doao a outras bibliotecas, encaminh-lo para ser utilizado para
permuta, coloc-lo em disponibilidade para venda a sebos, reciclagem do papel ou realizao de feira de
livros usados, etc.
Qualquer das destinaes acima implica custos para a biblioteca. Dependendo do volume e
diversidade do material, talvez o custo para se livrar dos itens indesejveis (contatos com compradores
de papel velho ou possveis beneficirios de doaes, organizao de feiras de livros usados, confeco
de listas de duplicatas, envio dos materiais, espao para armazenamento, etc.) seja superior aos
benefcios obtidos pela totalidade dos itens incorporados. Por isso, pode-se afirmar que muitas vezes o
barato sai caro...
Alm disso, importante salientar que as doaes precisam ser convenientemente reconhecidas
pela biblioteca. Isto significa no apenas a identificao do doador no prprio material, por meio da
aposio de carimbo ou ex-lbris apropriados, como tambm, quando de doaes especiais, envio de
cartas de agradecimento assinadas pela autoridade principal da biblioteca ou da instituio. Na maioria
dos casos, um formulrio pr-impresso, que contenha espao para incluso do nome do doador e,
eventualmente, os ttulos das obras doadas, ser mais que suficiente.
Uma ltima observao em relao s doaes diz respeito a um especial enfoque que dado
internacionalmente a essa questo: em alguns pases, em especial nas universidades, existe a prtica
de buscar o apoio de personalidades ligadas instituio (ex-alunos, decanos, antigos professores, etc.),
com a finalidade de obter benefcios para as atividades ali desenvolvidas, entre elas as bibliotecas.
Esses benefcios podem traduzir-se em fundos especiais destinados aquisio de materiais de
informao.
Essa modalidade de obteno de doaes parece no ser ainda suficientemente explorada no
Brasil. No entanto, seria interessante que os profissionais do pas dessem mais ateno a esse assunto.
Certamente, muito poderiam ganhar com isso.

9.

Aquisio e tica profissional

Em outros pases, os bibliotecrios costumam ter uma preocupao bastante acentuada quanto
aos aspectos ticos envolvidos em sua prtica profissional ao realizarem atividades de aquisio. E
comum encontrar estudos na literatura ou debates nas listas eletrnicas de discusso sobre
37

desenvolvimento de colees e aquisio, com posies bastante exaltadas de profissionais que cobram
de seus companheiros uma atitude tica mais consentnea com suas responsabilidades como agentes
da informao.
No Brasil, o assunto parece estar longe das mentes dos profissionais que, em sua maioria, esto
ainda um tanto desatentos quanto s repercusses que uma postura tica inadequada pode ter em
relao imagem da profisso perante a sociedade. Lamentavelmente, isto vlido para todas as
atividades dos bibliotecrios, no apenas as de aquisio. As consideraes que se seguem, sobre as
questes ticas que afetam de modo mais direto a aquisio de materiais informacionais em bibliotecas
e servios de informao, podem, em geral, ser tambm vlidas para o conjunto de atividades dos
profissionais. Em muitos casos, uma simples troca de substantivos bastaria para demonstrar isso
(administrao ou informatizao, por exemplo, no lugar de aquisio).
Uma das contribuies mais objetivas j apresentadas ao assunto da tica nas atividades de
aquisio o trabalho de Christian M. Boissonas publicado em 1987.1 Esse artigo reproduz conferncia
apresentada em um simpsio sobre as influncias externas que afetam as atividades de aquisio e
desenvolvimento de colees. O autor apresenta um caso hipottico de relacionamento entre o
bibliotecrio responsvel pela aquisio em uma grande instituio universitria e o representante de
vendas de uma empresa especializada no fornecimento de materiais de informao, apontando vrios
perigos e tentaes a que os profissionais da informao esto sujeitos na prtica da aquisio.
O primeiro aspecto que deve ser salientado, como o prprio ttulo do artigo indica, consiste na
aceitao de pequenos favores (no caso, um jantar) por parte do bibliotecrio. Isto, segundo argumenta
o autor, ainda no chega a representar diretamente uma quebra de comportamento tico, pois prtica
comum no meio empresarial as empresas convidarem seus clientes para jantar, buscando um
relacionamento mais ameno e amigvel com eles.
No entanto, muitas vezes at de maneira inconsciente, esses pequenos favores podem predispor o
profissional a direcionar suas aquisies para aquele que lhe concedeu a gentileza, gerando, a sim, um
comportamento tico questionvel.
Os profissionais da informao devem vigiar-se atentamente quando da tomada de decises sobre
aquisio, guiando-se por critrios objetivos (como, por exemplo, descontos maiores em determinados
materiais), de modo que no venha a ocorrer um favorecimento desse ou daquele fornecedor.
Quando essa predisposio ao favorecimento deixa de ocorrer de maneira inconsciente,
constituindo uma conseqncia direta dos pequenos favores recebidos, existem motivos para pensar
que o comportamento tico do bibliotecrio deixou apenas de ser questionvel e passou a ter conotaes
decididamente condenveis.
A palavra corrupo aplicada a esse quadro, como diz Boissonas, talvez seja demasiado forte, mas
pode-se afirmar que, quando tal acontece, o profissional da aquisio, ainda que por descuido, deixouse seduzir pelos agrados recebidos e permitiu que estes influenciassem seu julgamento. Favorecer um
fornecedor de materiais de informao simplesmente porque este lhe proporcionou um bom jantar (ou
lhe deu uma bonita agenda no fim do ano) mover-se em terreno eticamente duvidoso, para no dizer
que constitui um comportamento antitico por parte do profissional.
Outro ponto destacado por Boissonas diz respeito busca direta de benefcios pessoais pelo
profissional da informao quando da realizao de suas atividades na rea de aquisio. Neste caso, a
palavra corrupo seria corretamente empregada, pois j se trataria no apenas de um comportamento
caracterizado por uma atitude profissional antitica, mas, isto sim, um caso explcito de transgresso
das normas legais.
Felizmente, tanto nos Estados Unidos, objeto das ponderaes do autor, como em nosso pas,
existem motivos para acreditar que o ndice de bibliotecrios que se enquadram nesse ltimo caso
muito menor do que aquele apresentado por outras profisses. Talvez porque os profissionais da
informao lidem com quantias muito menores do que aquelas com que lidam profissionais de outras
reas. Talvez porque os fornecedores de materiais de informao tambm no tenham uma margem de
lucro assim to grande a ponto de se permitirem separar uma quantia atraente para comprar o
favorecimento por parte dos bibliotecrios.
Mas no nos iludamos: os bibliotecrios no possuem o monoplio da virtude e esto sujeitos,
como quaisquer outros profissionais, tentao do lucro ou do dinheiro fcil, deixando em segundo
plano o interesse dos usurios e das instituies a que devem primordialmente servir. Muitas vezes,
alis, por mais paradoxal que isto seja, os atentados tica profissional acontecem, no meio
bibliotecrio, com as melhores intenes possveis. Empresas comerciais de que as bibliotecas so
clientes costumam proporcionar recursos financeiros que viabilizam uma publicao, a produo de um
filme promocional, a elaborao de um folheto de divulgao dos servios da biblioteca, etc.

BOISSONAS, Christian M. The cost is more than that elegant dinner: your ethics are at steak. Library
Acquisitions: Practice & Theory, v. 11, n. 1, p. 145-152, 1987. O autor faz um trocadilho com os
homfonos steak (bife) e at stake (em jogo, em perigo).
38

Viagens para participar em congressos da rea de informao, para relatar as atividades


desenvolvidas pelas bibliotecas, j foram total ou parcialmente financiadas por fornecedores de
materiais. Bibliotecas j solicitaram e receberam computadores ou outros equipamentos dos
representantes de empresas que efetuam suas assinaturas de peridicos e aquisio de livros
estrangeiros.
O que tudo isso significou em termos de comprometimento dos profissionais com a continuidade
de ligaes comerciais com essas empresas, muitas vezes de maneira exclusiva, pertence ainda ao
terreno da especulao. Mas seria talvez excesso de ingenuidade acreditar que os fatos narrados em
nada influenciaram o relacionamento posterior entre os diversos parceiros.
Embora consideremos todas as atitudes profissionais acima descritas apenas raras excees no
desempenho do conjunto dos bibliotecrios brasileiros e elas felizmente e com certeza o so!
precisamos estar sempre atentos a situaes intermedirias que podem colocar em questo nossa tica
profissional.
Infelizmente, o cdigo de tica do bibliotecrio brasileiro em nada se manifesta sobre o assunto,
preferindo defender o profissional contra as difamaes que outro profissional lhe possa fazer, ou
colocar-se, corporativamente, como elemento de apoio aos bibliotecrios em relao s presses que
estes possam sofrer por parte da sociedade em que atuam (que deveriam, alis, ser vistas como
essencialmente positivas e no de maneira negativa como o faz o cdigo de tica).
Tampouco os cursos de biblioteconomia parecem preocupar-se muito com esse assunto, em geral
formando alunos que, durante quatro ou mais anos de freqncia aos bancos das universidades,
pouqussimas vezes ouvem a palavra tica sendo aplicada a seu futuro fazer profissional. Neste
sentido, a reflexo tica acaba ocorrendo individualmente e nem sempre de forma correta, na medida
em que os bibliotecrios, de maneira geral, no possuem parmetros de desempenho tico-profissional.
E preciso reconhecer que mesmo entre bibliotecrios e profissionais da informao do Primeiro
Mundo nem sempre fcil se colocar em posio eticamente inatacvel. A familiaridade com alguns
fornecedores, tanto l como aqui, muitas vezes faz com que se aceite um servio pouco mais do que
medocre apenas por causa da comodidade de um relacionamento em que os laos de camaradagem j
no se distinguem mais das relaes profissionais. A est um dos maiores perigos para a tica
profissional.
A prtica de se exigirem diversas cotaes de preo antes de se optar pelo fornecedor que oferece
maiores vantagens para a biblioteca costuma ser uma forma bastante eficiente de tratar objetivamente
a escolha de fornecedores. No servio pblico, a exigncia de abertura de um processo formal onde a
livre concorrncia possa imperar foi pensada exatamente para garantir que no existam favorecimentos
desleais.
salutar que os profissionais, tal como qualquer cidado que compara preos, solicitem cotaes
de diversos fornecedores. No entanto, existem motivos para se duvidar da correo tica de
bibliotecrios que repassam para um fornecedor as cotaes que um outro fornecedor realizou a seu
pedido, de modo que o primeiro, de posse desse conhecimento, venha a oferecer-lhes melhores preos.
Embora o profissional alegue que teve apenas o objetivo de obter os melhores preos possveis
para sua instituio e que ela, afinal, se beneficiou financeiramente de sua iniciativa, o que talvez seja
verdade, ele sem dvida foi cmplice em um processo desleal de concorrncia econmica, o que no
absolutamente uma postura tica defensvel. Assim como os bibliotecrios tm o direito de esperar que
seus fornecedores lhes ofeream as melhores condies possveis para compra e pagamento, os
fornecedores tambm tm o direito de esperar que suas cotaes sejam utilizadas com discrio pelos
bibliotecrios.
Ainda recentemente, os bibliotecrios norte-americanos reunidos na Association of Library
Collections and Technical Services (ALCTS), durante um seminrio onde foram discutidas as relaes
entre as bibliotecas e editoras/fornecedores de materiais de informao, aprovaram uma declarao de
princpios e padres para a prtica da aquisio, que se prope como um cdigo de conduta tica aos
bibliotecrios para a execuo das diversas atividades relacionadas com a aquisio de materiais de
informao.
Enquanto no se elabora uma proposta mais adequada realidade brasileira, a proposio dos
profissionais norte-americanos poderia ser aqui aplicada como um cdigo de conduta para os nossos
bibliotecrios. A ntegra dessa proposta encontra-se reproduzida no anexo 1.

10.

O futuro da aquisio

Nos ltimos tempos, tomaram-se comuns na literatura de cincia da informao, e mesmo em


trabalhos orientados para o grande pblico de leitores no-especializados, a elaborao de previses
sobre o futuro das bibliotecas e servios de informao.
39

Autores como Bill Gates1 e Nicholas Negroponte2, para citar apenas dois nomes, traam cenrios
apocalpticos para as instituies de informao, praticamente sugerindo seu rpido desaparecimento.
Para esses autores, os meios de comunicao eletrnica colocaro disposio de cada pessoa todo o
universo do conhecimento humano hoje acumulado nas bibliotecas. Qualquer texto j produzido estar
imediatamente disponvel ao feliz possuidor de um computador com acesso s redes eletrnicas de
comunicao (bastando para isso apenas dispor de um modem e um software apropriados), que o
receber diretamente em seu prprio equipamento ao simples clicar de um mouse. E a emergncia da
biblioteca virtual. Sem muros. Sem papis. Sem intermedirios. O melhor dos mundos.
No cabe aqui, evidentemente, concordar ou discordar das previses. Talvez elas ocorram mais
cedo do que possamos imaginar, talvez demorem um pouco, talvez a realidade seja algo totalmente
diverso do que previram os analistas. Entrar no terreno da futurologia um perigo que mais
conveniente evitar. No entanto, como este livro preocupa-se com a problemtica da aquisio de
materiais de informao, vale a pena refletir a respeito de como todas essas tecnologias atualmente
disponveis, algumas delas consolidadas no mercado, outras ainda apenas emergentes, esto afetando
as atividades que a compem, tanto no Brasil como no resto do mundo.
necessrio reconhecer que estamos vivendo um momento em que todas as reas do
conhecimento recebem uma influncia direta dessas vrias tecnologias, e necessitam mudar suas
prticas e concepes, adequando-as a uma nova realidade. No h como fugir disso. Mais do que
temer um amanh que se mostra talvez tenebroso, necessrio adaptar-se aos novos tempos,
incorporando as mudanas na prtica diria. De maneira geral, todas as profisses humanas tero que
faz-lo, mais dia, menos dia.
Em nosso caso especfico, a rea de servios de informao, v-se que muitas vezes ela se
desgasta, sem muita objetividade, em um tpico dilema hamletiano entre a posse ou o acesso ao
documento primrio, muitas vezes deixando de atentar para as condies concretas que condicionam
uma ou outra questo.
Fala-se muito no abandono do paradigma do acervo para abraar um paradigma novo e definitivo,
o da informao, mas nem sempre so mencionadas as maneiras para se fazer isso (basta a boa
vontade? o esclarecimento? uma melhor viso de futuro?).
Inconscientemente, ao mesmo tempo que se tenta escrever o futuro com novas e mais atraentes
tintas, tenta-se tambm apagar e renegar o passado, como se fosse uma mancha da qual os
profissionais deveriam envergonhar-se. Paradoxalmente, ao fazer isso no percebem que, como diz
Michael Buckland, as bibliotecas sempre atuaram na rea de fornecimento da informao. A boa nova
que meios adicionais e diferentes para o provimento de servios bibliogrficos esto se tomando
disponveis de uma maneira sem precedentes desde o sculo XIX. E conclui afirmando que o desafio
para todos os envolvidos com as bibliotecas determinar como, se, e quando estes novos meios devero
ser utilizados.3
Considerando a avalanche publicitria sobre as maravilhas da comunicao eletrnica com que
todos somos bombardeados diariamente pela televiso, rdio, jornal, revistas ilustradas, etc., natural
acreditar que o mundo esteja caminhando rumo a mudanas revolucionrias. E provavelmente est
mesmo. No entanto, importante ter em mente que essas mudanas dificilmente ocorrero de maneira
uniforme.
Para uma correta avaliao desse contexto de mudanas, uma primeira preocupao deve ser a de
considerar adequadamente o ritmo em que iro ocorrer. Particularmente, entendemos que preciso
refrear um pouco o entusiasmo, antes de se considerar o assunto aquisio de materiais de informao
como mais um daqueles imediatamente fadados ao extermnio total, devido ao surgimento das novas
tecnologias informacionais. O raciocnio claro, embora falacioso: no havendo necessidade de acervos
fsicos agrupados em um nico local, desaparecem as atividades de aquisio.
Ainda que grandes mudanas venham realmente a ocorrer no futuro, improvvel que ocorram
no mesmo ritmo em todas as reas do conhecimento e em todas as regies do mundo. Parece ser
possvel imaginar um mundo onde as bibliotecas tradicionais, com suas colees compostas
predominantemente de materiais em suporte de papel, iro ainda conviver por um bom tempo com as
instituies especializadas de informao, estas ltimas representando o principal ambiente onde a
informao eletrnica aos poucos assumir a supremacia. Assim, parafraseando Mark Twain, pode-se
afirmar que as notcias que j do como certa a morte tanto dos acervos bibliogrficos como das
prprias bibliotecas so provavelmente um pouco exageradas...
O Brasil talvez ingresse aos poucos nessa nova realidade e tenha de conviver, ainda por algum
tempo, com situaes extremamente diversas em termos de desenvolvimento econmico e social.
1

GATES, Bill, MYIIRVOLD, Nathan, RINEARSON, Peter. A estrada do futuro. So Paulo: Companhia das
Letras, 1995.
2 NEGROPONTE, Nicholas. Vida digital. So Paulo: Companhia das Letras, 1995.
3 BUCKLAND, Michael, Redesigning library services: a manifest. Chicago, American Library Association,
1992.
40

Infelizmente, a chamada auto-estrada da informao ir com toda certeza aqui estar colocada lado a
lado com as nossas centenas de pobres e esburacadas estradas vicinais da informao, muitas vezes
sequer devidamente pavimentadas, freqentemente invadidas pelo mato e que mal se distinguem de
uma trilha feita por caminhantes.
Considerando as questes acima expostas, possvel vislumbrar trs tendncias de mudanas
que podem ser encaradas como as que tm possibilidade de afetar mais profundamente as atividades
da aquisio: a aquisio automatizada, as publicaes eletrnicas e a definio entre acesso e posse
dos documentos. A seguir, enfocaremos nossa ateno um pouco mais sobre cada uma delas.

Aquisio automatizada
Em muitos pases desenvolvidos, os servios de aquisio, j h algum tempo, so em grande
parte realizados de modo automatizado. Esta tendncia s tende a aumentar no futuro, no apenas
devido ao barateamento e aumento da potncia dos microcomputadores mas tambm, principalmente,
porque as vantagens proporcionadas pela informtica s atividades de aquisio so muito grandes.
A cada dia, desenvolvem-se softwares ainda mais apropriados, tornando mais fcil no s a vida
dos bibliotecrios responsveis pela aquisio, mas tambm a do cliente final dos servios
bibliotecrios, que recebe mais rapidamente, e com menor nvel de erros, os ttulos que deseja.
Atividades como o encaminhamento do pedido de compras, controle de pagamentos, recebimento dos
itens, reclamaes quanto a atrasos de remessa e manuteno de bases de dados so, em geral,
grandes beneficirias da automao, liberando os bibliotecrios para outras atividades, como o contato
direto com o pblico ou a negociao com os fornecedores.
Em pases mais avanados, existe uma grande quantidade de programas de computador
desenvolvidos para servir especificamente s atividades de aquisio. No Brasil, seu nmero ainda no
grande, mas vrios j podem ser encontrados no mercado. Normalmente, bibliotecas ligadas em
sistema ou rede, como o caso de vrias universidades, tm optado pela aquisio de pacotes
integrados de programas, que possibilitam a informatizao de todas ou quase todas as atividades das
bibliotecas, da aquisio circulao.
Algumas bibliotecas, porm, devido a limitaes fsicas e financeiras, tm preferido desenvolver
programas prprios para a aquisio, com razovel sucesso. A deciso entre a utilizao de programas
integrados e no-integrados passa, necessariamente, pela anlise das condies locais. Nesta questo,
importante realizar um estudo cuidadoso da realidade cotidiana, tendo em conta as caractersticas e
possibilidades da biblioteca e/ou da instituio mantenedora, optando, ento, pela alternativa que
propiciar mais vantagens. No existem solues fechadas.
Mais que auxiliar nas questes operacionais da aquisio (ou seja, nas atividades rotineiras de
controle de pedidos e recebimento de materiais, por exemplo), pode-se vislumbrar que a automao
estar cada vez mais ligada s atividades administrativas e de tomada de decises da aquisio. A
automao ser elemento de vital importncia neste aspecto, possibilitando, entre outras coisas, um
melhor planejamento da utilizao das verbas a curto, mdio ou longo prazos, mediante a realizao de
projees dos gastos futuros com relao a reas, departamentos, segmentos da comunidade, etc., e
cruzando esses dados com a evoluo dos preos dos materiais informacionais.
Cada vez mais, o responsvel pela aquisio dever estar munido de informaes que lhe
permitam avaliar com exatido no s o peso de cada item no conjunto das aquisies, mas tambm
quanto a sua aquisio significar em termos de comprometimento de oramentos futuros. No caso de
peridicos, por exemplo, estudos que permitam visualizar a evoluo de preos em reas emergentes
podero indicar caminhos alternativos para o planejamento global do acervo, possibilitando o melhor
gerenciamento dos recursos disponveis.

As publicaes eletrnicas
J bastante significativa a variedade de ttulos que, alm de serem publicados em formato
impresso, em papel, tambm se encontram disponveis para consulta nas redes eletrnicas. E uma
tendncia que aparentemente s tende a crescer, podendo constituir-se em mais uma alternativa de
aquisio para as bibliotecas.
Muitas bases de dados e editoras de peridicos j so acessadas diretamente nas redes de
comunicao, o que possibilita a identificao de material de interesse e seu recebimento por
intermdio de transmisso por fax ou transferncia eletrnica. Da mesma forma, existem iniciativas
internacionais, vinculadas a algumas grandes universidades, que buscam disseminar por via eletrnica,
em verso integral, obras consideradas de valor literrio incontestvel, abrangendo principalmente os
grandes clssicos da literatura universal cados em domnio pblico. Atualmente, podem ser j obtidos
por via eletrnica a obra completa de Shakespeare, grande parte dos autores clssicos gregos e latinos,
a Bblia, todas as histrias de Sherlock Holmes, e muito mais. Para localizar os servidores de literatura
41

na Internet, que indicam os locais onde se encontram os textos deste exemplo, acessar
http://www.cs.fsu.edu/projects/group4/ litpage.html.
Alm desses ttulos tomados pblicos de duas formas, ou seja, impressa e eletrnica, crescente
tambm o aparecimento de vrias publicaes disponveis apenas nas redes de comunicao,
principalmente as conhecidas como peridicos eletrnicos. Trata-se de publicaes peridicas em vrios
aspectos idnticas s produzidas em papel, muitas contando com comisses editoriais incumbidas de
julgar a qualidade e adequao das contribuies enviadas. Cada fascculo arquivado em um
computador de grande porte, conhecido internacionalmente como site, onde fica disposio dos
interessados, podendo ser acessado, lido e solicitado por correio eletrnico ou outra modalidade de
remessa.
Evidentemente, o custo de produzir um peridico eletrnico significativamente menor do que o
de produo de um similar impresso. Grande parte das despesas para o lanamento de uma publicao
impressa simplesmente inexistir no formato eletrnico (como, por exemplo, os custos de papel,
impresso, acabamento, empacotamento, envio, controle de distribuio, etc.).
As despesas relacionadas com o processo de qualidade, ou seja, a reviso das colaboraes pelas
comisses editoriais do peridico e o contato com os autores, embora continuem existindo, ocorrem de
forma muito mais dinmica, na medida em que todos os contatos entre as partes envolvidas so feitos
por via eletrnica, de maneira instantnea.
Num peridico eletrnico tpico, o autor do artigo o envia para o editor por correio eletrnico, que
por sua vez o distribui da mesma forma para o(s) referee(s) mais apropriado(s) para avaliao do artigo.
Depois de um intervalo predeterminado, o avaliador devolver o artigo ao editor, tambm por via
eletrnica, j devidamente analisado e anotado, para imediata publicao e/ou encaminhamento aos
autores e conseqente retroalimentao do processo. Desnecessrio salientar o quanto esta
comunicao por meios eletrnicos menos dispendiosa, quando comparada com o mesmo processo
por intermdio de canais normais de comunicao como correio e fax.
Alm disso, importante destacar que a afirmao de que os custos de produo so bastante
inferiores no implica dizer que os assinantes recebero o material sem qualquer custo direto.
Evidentemente, paga-se um preo pela assinatura do peridico eletrnico. Os parmetros para fixao
de preos, por sua vez, ainda no se encontram suficientemente dimensionados para fins de
comparao, sendo definidos de maneira arbitrria pelas editoras. Da mesma forma, ainda no est
suficientemente claro como as bibliotecas podero administrar os custos com assinatura dos peridicos
eletrnicos, como os tornaro acessveis a seus usurios e, mais ainda, como o faro de modo a no
incorrer em abusos do direito autoral.
De qualquer forma, j est se tomando cada vez mais evidente que, para as bibliotecas, no
haver uma economia to substancial de recursos como se pensou a princpio com a substituio do
peridico impresso pelo eletrnico, pois elas tero ainda que arcar com o preo das assinaturas.
Existem inclusive motivos para preocupao com o assunto, na medida em que, com o peridico
eletrnico, as editoras tm um controle muito maior sobre questes de demanda e utilizao, podendo
inclusive estabelecer preos em funo desses fatores.
As bibliotecas correm o risco de se tornarem refns de regras impostas pelas editoras, que
podero estabelecer, segundo suas convenincias e interesses, um nmero mximo de leitores que
podero acessar suas publicaes em forma eletrnica, cobrando um valor adicional por todos os
usurios que ultrapassarem esse nmero. Isto faz com que a questo do peridico eletrnico esteja
intimamente ligada discusso sobre acesso remoto e disponibilidade fsica dos documentos, outro
ponto que afetar as atividades de aquisio no futuro e que ser discutido a seguir.

Definio entre acesso versus posse dos documentos


Esta discusso j no mais absolutamente nova em nosso meio. H um bom tempo os
bibliotecrios, em suas publicaes especializadas, vm levantando os prs e os contras de cada uma
das opes, fazendo propostas de implementao de atividades que possibilitem retirar o mximo
proveito de cada uma delas.
Tradicionalmente as bibliotecas tm-se caracterizado como instituies que guardam, tm a
posse, de um grupo de documentos, com o objetivo de atender s necessidades de informao de uma
comunidade especfica. Para atingir este objetivo, elas colocam seu acervo disposio dessa
comunidade, por intermdio de emprstimo ou uso local. Embora isto resuma uma das caractersticas
mais marcantes dessas instituies, j deixou de significar exclusividade de modelo de atuao.
A primeira alternativa utilizada em contraposio posse fsica dos documentos foi o emprstimo
entre bibliotecas, pelo qual os usurios de uma instituio bibliotecria tm acesso ao material
disponvel em outras. Em geral, sua biblioteca de origem fica responsvel pelo contato com a instituio
possuidora do item, sua retirada e posterior emprstimo, bem como da devoluo ao final do ato de

42

utilizao, mas isto no uma regra fixa, sendo que muitas vezes o nus de busca repassado
totalmente ao usurio interessado.
O emprstimo entre bibliotecas j deixava implcita a constatao de que impossvel a qualquer
biblioteca, por mais especializada que seja, garantir a posse fsica de todos os materiais que pudessem
interessar a seus usurios. Tratava-se, ento, de possibilitar o acesso ao documento, ainda que este
no ocorresse de forma imediata, como acontece com o material possudo localmente. A comutao
bibliogrfica e o fornecimento de documentos, agora possibilitados por meios muito mais rpidos, veio
minimizar bastante o tempo necessrio para que o documento chegue s mos do usurio nele
interessado, no importando mais o local onde qualquer um deles se encontre.
Para as bibliotecas, claro, esta evoluo representou uma ampliao enorme de seu campo de
atuao, na medida em que hoje, ao menos idealmente, dispem de muito mais em seu acervo do que a
capacidade de suas estantes. Tm, assim, possibilidades muito maiores para atendimento das
necessidades de informao de seus usurios. No entanto, esta ampliao de alternativas no ocorre
absolutamente sem um custo para as instituies. Como mencionam Carol Tenopir e Donald W. King,
em artigo que analisa os mitos e a realidade das publicaes eletrnicas, o armazenamento e
comunicao da informao eletrnica no ocorre de maneira gratuita: as universidades e outras
organizaes pagam pelo acesso Internet, e, na medida em que um trfego crescente implica aumento
de pontos de acesso, os custos por transao se tomaro mais evidentes e provavelmente aumentaro.1
Isso tudo significa dizer que, ainda que muitas vezes os custos no sejam repassados diretamente
ao usurio, algum est pagando pelo acesso ao documento por via eletrnica. Muito provavelmente, no
futuro esse custo ser deduzido diretamente do oramento da biblioteca, talvez representando uma
nova rubrica dos recursos financeiros disponveis para aquisio.
Como julgar positivamente, em termos de custobenefcio, quando valer a pena para a
biblioteca ter o material em seu acervo e quando ser mais vantajoso pagar pelo seu acesso em um
servidor remoto? Esta provavelmente ser a pergunta mais importante a ser respondida no futuro. Para
isso, certamente ser imprescindvel refinar os instrumentos de controle de fornecimento e de anlise
de custos, definindo de maneira precisa quanto custa fornecer a informao a partir de acervos
armazenados localmente e a quanto equivale esse fornecimento quando efetuado por via eletrnica.
Em princpio, sabe-se que ttulos com baixa utilizao sero os primeiros candidatos na
substituio da posse pelo acesso, mas restar sempre a questo sobre o ponto ideal em que o corte
dever ser feito, essencialmente uma definio de carter administrativo. Esta ser uma deciso que
caber aos responsveis pelos servios de aquisio, que, para tom-la, devero ponderar de maneira
equnime as vantagens para os usurios e as disponibilidades oramentrias da instituio.

11.

Consideraes finais

Os objetivos fixados para este livro no permitem que o assunto aquisio de materiais de
informao seja tratado com a profundidade que merece. Ele por demais amplo para ser esgotado
desta forma. A cada dia, enquanto se v o surgimento de novos veculos para disseminao da
informao, v-se tambm a transformao de outros que de to familiares se pensavam imutveis.
Cada um deles um novo desafio.
Escrevemos este livro com a pretenso de oferecer uma contribuio importante para todas as
profisses da rea de informao, tentando mostrar um caminho talvez mais fcil para ser seguido por
todos aqueles que prefiram ou sejam obrigados a se enfronhar nas atividades de aquisio de materiais
de informao.
Pensamos escrever um livro eminentemente informativo, ou seja, que responda as perguntas mais
corriqueiras que os bibliotecrios recm-chegados atividade de aquisio em geral se colocam, s
vezes levando meses ou anos para encontrar a resposta desejada (isto, depois de errarem muito e darem
muita cabeada pela vida...).
Imaginamos, ainda, poder ir alm disso, proporcionando uma reflexo mais profunda sobre a
importncia da aquisio no contexto das atividades do profissional da informao deste final de sculo
e contribuindo para que ela deixe, como s vezes acontece, de ser rejeitada a priori ou procurada
somente por aqueles que se sentem vontade quando afastados do pblico (o que, alm do mais, um
equvoco, pois o bibliotecrio de aquisio jamais pode estar longe de sua clientela).
E temos talvez a esperana de que, dentre esses profissionais atrados para a rea, alguns deles
estejam interessados em revolucionar o que at agora foi feito, queiram colocar em dvida tudo o que

TENOPIR, Carol, KING, Donald W. Setting the record straight on journal publishing: myth vs. reality,
Library Journal, v. 121, n. 5, p. 32-35, 1996.
43

existe e tenham a iniciativa de propor novos caminhos, inclusive colocando em xeque o que estamos
dizendo em nosso trabalho.
Ao se terminar de escrever um livro, percebe-se que ele j no nos pertence, mas sim queles que
o lero e faro com ele o que bem entenderem. Alguns talvez o achem interessante e decidam utiliz-lo
em seu trabalho; outros talvez se desinteressem e o achem por demais bvio, desnecessrio a suas
atividades profissionais. E fascinante, enquanto se espera pelo julgamento dos leitores, imaginar a
reao de cada um. De nossa parte, traamos um alvo a ser atingido e lanamos nosso blide, torcendo
por duas coisas: primeiro, para que no se desvie da rota que lhe foi traada; segundo, para que o alvo
tenha sido bem escolhido. E, por ltimo, para que o eventual leitor possa fechar o livro sentindo que j
no mais o mesmo de quando o abriu. Para isso o escrevemos. Desta forma o sonhamos.

12.

Bibliografia complementar

A denominao bibliografia complementar talvez no seja a mais apropriada, pois pretende-se


listar no apenas os ttulos que os autores entendem que podem trazer informaes complementares
para os leitores, mas tambm as principais listas eletrnicas de discusso e peridicos eletrnicos
existentes, relacionados com a rea de desenvolvimento de colees em geral ou com a de aquisio em
particular. De uma forma ou de outra, todos os itens relacionados a seguir serviram como subsdio para
a elaborao deste livro, ainda que apenas alguns deles estejam citados nas referncias bibliogrficas
nas notas de rodap. A literatura profissional em nossa rea predominantemente em lngua inglesa,
sendo facilmente notado que a maioria dos textos listados foi originalmente publicada nesse idioma.
Espera-se, talvez com excessivo otimismo, que boa parte dos leitores sinta aguada sua curiosidade e
procure conhecer um pouco mais esses ttulos. Certamente, muito tero a lucrar.

Livros
CENZER, Pamela S., Gozzi, Cynthia I. (ed.) Evaluating acquisitions and collection management. New
York, Haworth Press, 1991.
Reunindo contribuies de diversos autores, traz reflexes valiosas sobre a problemtica da
avaliao dos servios de aquisio e desenvolvimento de colees. Especialmente interessantes so os
captulos Ameaas e oportunidades, de Connie Kearns McCarthy, enfocando os elementos que
interferem no desenvolvimento de colees em um ambiente acadmico de biblioteca de pesquisa em
constante modificao, e Avaliao do servio de aquisio: novos conceitos e percepes em mudana,
de Carol E. Chamberlain, analisando as perspectivas do servio de avaliao no atual ambiente
informacional.
CURLEY, Arthur, BRODERICK, Dorothy. Building library collections. 6.ed. Metuchen, N.J.:
Scarecrow, 1985.
Um ttulo j bastante antigo, com as edies anteriores tendo sido escritas por outros autores. A
edio de 1985 trata de maneira bastante ampla do desenvolvimento de colees, dedicando captulos a
cada uma de suas atividades. Os captulos referentes especificamente aquisio de materiais, ainda
que relativamente breves, so bastante teis. Apesar de apresentar um ligeiro vis para as bibliotecas
pblicas, o livro pode trazer informaes valiosas para os leitores.
EVANS, G. Edward. Developing library and information center collections. 2. ed. Littleton: Libraries
Unlimited, 1987.
Impossvel deixar de citar esta obra, j considerada um clssico na rea de desenvolvimento de
colees. Sua leitura integral, e no apenas os captulos que tratam especificamente de aquisio,
essencial para qualquer bibliotecrio.
FIGUEIREDO, Nice Menezes de. Desenvolvimento e avaliao de colees. Rio de Janeiro: Rabiskus,
1993.
Coletnea de artigos sobre desenvolvimento de colees publicados pela autora em diversas
revistas brasileiras. Especificamente com relao aquisio de materiais, traz dois captulos: Seleo
e aquisio: da viso clssica moderna aplicao de tcnicas bibliomtricas, originalmente publicado
na Cincia da Informao, e Seleo e aquisio de material em bibliotecas universitrias brasileiras,
trabalho originalmente apresentado ao 2. Seminrio Nacional de Bibliotecas Universitrias, realizado
em Braslia, em 1981. Apesar de transcorridos vrios anos desde a sua primeira publicao, continuam
bastante atuais e merecem ser lidos por todos os profissionais interessados no assunto.
44

GARDNER, Richard K. Library collections: their origin, selection and development. New York:
McGraw-Hill, cl981.
Outro manual sobre desenvolvimento de colees em geral. Para o bibliotecrio preocupado
apenas com questes que tenham a ver mais de perto com a aquisio de materiais de informao, as
partes mais atraentes do livro so as que tratam do mercado editorial, analisando os vrios tipos de
materiais, como so produzidos e comercializados.
ILGEN, William D., JAKUBS, Deborah. Acquisitions manual: guidelines for librarians, bookdealers
and publishers. Madison: SALALM, cl988.
Edio trilnge (ingls, espanhol e portugus), elaborada para tentar normalizar as relaes entre
bibliotecrios, livreiros e editoras nas atividades de aquisio de materiais. Boa parte do texto
dedicada normalizao de pedidos de compra, indicando como devem ser citados autores, ttulos,
locais de publicao, etc. Seu interesse limitado aos que se interessam mais de perto por essa
problemtica.
KATZ, Bill (ed.) The acquisitions budget. New York: Haworth Press, 1989.
Especificamente voltado para a administrao do oramento para aquisio de materiais, reflete
bem a preocupao dos bibliotecrios norte-americanos com uma realidade de disponibilidades
financeiras cada vez mais limitadas. Embora as contribuies dos diversos autores apresentem certa
desigualdade, algumas das propostas e anlises apresentadas podem ser teis para lidar com
problemas similares encontrados pelos profissionais brasileiros.
LEE, Sul H. (ed.) Acquisitions, budgets and material costs: issues and approaches. New York:
Haworth Press, c1987.
Composto por colaboraes de vrios autores, discute a questo dos preos dos materiais de
informao e seu impacto nas bibliotecas. Apesar do vis norte-americano, apresenta reflexes
importantes para leitura dos bibliotecrios brasileiros. Extremamente til a bibliografia selecionada
sobre aquisio, oramento e materiais.
MAGRILE, Rose Mary, CORBIN, John. Acquisitions management and collection development in
libraries. 2. ed. Chicago: American Library Association, 1989.
Texto bsico para qualquer profissional interessado em aquisio de materiais. Constitui-se em
um dos trabalhos mais minuciosos sobre aquisio, sendo praticamente um manual para utilizao de
todos os bibliotecrios atuantes na rea. Imprescindvel.
MERCADANTE, Leila, ARNOLDI, Maria Eli. Orientao para aquisio de material bibliogrfico.
Braslia: Programa Nacional de Bibliotecas Universitrias, 1986.
Mesmo sendo um texto curto, preparado para dar suporte ao Programa Nacional de Bibliotecas
Universitrias, traz informaes valiosas para todos os bibliotecrios envolvidos nas atividades de
aquisio, principalmente na administrao pblica.
OSBURN, Charles, ATKINSON, Ross (ed.) Collection management: a new treatise. Greenwich: JAT
Press, 1991.
Outro texto cuja leitura integral indispensvel para qualquer profissional interessado na
problemtica do desenvolvimento de colees ou em qualquer uma de suas atividades. Cada um dos
captulos foi escrito por profissionais atuantes, com larga experincia na rea sobre a qual escreveram.
Especialmente teis para os bibliotecrios interessados em aquisio de materiais de informao so os
captulos sobre programas de compras em massa, de Carolyn Bucknall, e aquisio de materiais
estrangeiros, de Saral, M. Pritchard.
SCFIREINER, Heloisa Benetti, SERAFIM, Loiva Teresinha, GATTELAN, Paulo Csar, JESUS, Roselaine
Prestes de. Compra de material bibliogrfico para bibliotecas universitrias brasileiras. Braslia:
Programa Nacional de Bibliotecas Universitrias, 1991.
Apresenta um enfoque minucioso sobre aquisio em bibliotecas universitrias brasileiras ligadas
administrao pblica. Apresenta uma abordagem prtica que pode ser bastante til para todos os
bibliotecrios. Ainda que parte da legislao citada no trabalho j no esteja mais em vigor, os
procedimentos apresentados no trabalho continuam vlidos como diretrizes para uso dos bibliotecrios.
VERGUEIRO, Waldomiro. Desenvolvimento de colees. So Paulo: Polis; Associao Paulista de
Bibliotecrios, 1989.

45

Uma abordagem bastante ampla sobre o desenvolvimento de colees, buscando introduzir os


bibliotecrios no assunto. Sua leitura poder ser til para a definio de outras reas para
aprofundamento.
VERGUEIRO, Waldomiro. Seleo de materiais de informao: princpios e tcnicas. Braslia:
Briquet de Lemos / Livros, 1995.
Ainda que tratando especificamente de seleo de materiais, sua leitura pode complementar
muitas das idias e discusses aqui expostas com relao a aquisio. Recomenda-se a leitura do
captulo referente s doaes.

Peridicos
ACQUISITIONS LIBRARIAN. New York, Haworth Press, 1989
Costuma publicar apenas fascculos monotemticos, versando sobre os mais variados aspectos da
aquisio de materiais de informao. Desde seu incio, j foram publicados fascculos tratando de
temas como aquisio automatizada (n. 1), aspectos legais e ticos da aquisio (n. 3) e custos
operacionais da aquisio (n. 4), entre outros.
COLLECTION MANAGEMENT. New York, Haworth Press, 1975
Embora enfocando o desenvolvimento de colees de uma maneira geral, costuma publicar artigos
sobre aquisio, em seus mais variados aspectos. J praticamente uma revista tradicional da rea,
constituindo uma leitura obrigatria para todos que desejam manter-se atualizados nas questes
relacionadas com o desenvolvimento de colees.
JOURNAL OF LIBRARY ADMINISTRATION. New York, Haworth Press, 1980
Ainda que no versando especificamente sobre aquisio de materiais de informao, a citao a
este peridico imprescindvel, pois um destaque especial costuma ser dado ao estudo de questes
relacionadas com aquisio de materiais (o que tambm serve como demonstrao da importncia que
dada internacionalmente a esse tema). Especialmente teis para os profissionais interessados no
assunto so os fascculos que enfocam a anlise de custos de peridicos (v. 12, n. 3), a avaliao de
fornecedores de materiais de informao (v. 16, n. 3), o oramento para aquisio (v. 19, n. 2) e o
compartilhamento de recursos (v. 20, n. 2), entre outros.
LIBRARY ACQUISTTI0NS: PRACTICE & THEORY. New York, Pergamon Press, 1977
Provavelmente a melhor publicao peridica sobre aquisio existente no mercado, essencial
para aprofundamento dos conhecimentos e atualizao de todos que atuam na rea. Costuma servir
como instrumento para divulgao de seminrios e workshops sobre aquisio e assuntos correlatos,
realizados principalmente nos Estados Unidos.
LIBRARY RESOURCES & TECHNICAL SERVICES. Chicago, Association for Library Collections &
Technical Services, American Library Association, 1957
No um peridico que trate especificamente da questo da aquisio, mas costuma
regularmente tratar desse assunto, enfocando-o sob os mais diversos ngulos, abrangendo tanto
aspectos tericos como prticos, inclusive com relatos de experincias e descrio de casos.

Listas eletrnicas de discusso e peridicos eletrnicos


ACQNET

THE
ACQUISITIONS
LIBRARIANS
ELECTRONIC
NETWORK
(ACQNETL@LISTSERV.APPSTATE.EDU)
Criado em dezembro de 1990, provavelmente o mais importante veculo eletrnico sobre
aquisio e temas correlatos atualmente existente na Internet, propondo-se como um foro permanente
de troca de informaes para os bibliotecrios e outros profissionais interessados no assunto. E
praticamente um meio termo entre um peridico eletrnico (possui at ISSN: 1057-5308) e uma lista de
discusso, gozando de grande prestgio. As contribuies so moderadas por um editor e possui
tambm uma comisso editorial, composta por profissionais conceituados. ACQNET no tem
periodicidade regular, mas cada grupo de mensagens enviadas aos assinantes recebe numerao
seqencial de volume e fascculo. Recentemente, foi adotada tambm a prtica de publicar nmeros
avulsos, denominados ACQFLASHES, com numerao prpria, contendo mensagens com objetivos
especficos que necessitem de divulgao mais urgente (como anncios de empregos, chamadas para
apresentao de trabalhos em congressos e reunies da rea, prazos para inscrio em concursos, etc.).
46

As mensagens de adeso lista devem ser enviadas para listserv@listserv.appstate.edu. Nmeros


atrasados esto arquivados no listserv, podendo ser solicitados por FTP (file transfer protocol: protocolo
de transferncia de arquivos). Tambm esto disponveis por intermdio do ACQWEB, um endereo na
World Wide Web (www) dedicado exclusivamente s questes de aquisio e desenvolvimento de
colees. O endereo http:// www/library.vanderbilt.edu/law/acqs/acqs.html.
BACKSERV
THE
SERIALS
BACK
ISSUES
AND
DUPLICATE
EXCHANGE
LIST
(BACKSERV@SUN.READMORE.COM).
No se trata propriamente de uma lista de discusso, mas um endereo eletrnico devotado
exclusivamente permuta informal de fascculos atrasados de peridicos entre bibliotecas, propondo-se
como um local aonde se envia a lista dos materiais disponveis para permuta e dos que se desejam
obter (na realidade, a lista h muito tempo deixou de tratar exclusivamente de peridicos, pois
freqentemente aparecem anncios de materiais monogrficos para permuta). No existem restries
de assunto, apesar de a rea mdica ser talvez mais bem servida em outra lista, intitulada BACKMED.
Trata-se, enfim, de um veculo de comunicao para os bibliotecrios que estejam procura de
fascculos atrasados de peridicos. Muitas bibliotecas solicitam que sua despesa com a remessa dos
materiais lhes seja reembolsada pela biblioteca solicitante, o que pode trazer dificuldades para as
instituies brasileiras, devido dificuldade de remessa do reembolso ou taxas bancrias que acabem
tomando a transao no compensadora. As mensagens de inscrio devem ser enviadas para
listserv@sun. readmore.com. Os arquivos semanais so armazenados no listserv, podendo ser
solicitados com as mensagens normais.
COLLDV-L LIBRARY COLLECTION DEVELOPMENT LIST (COLLDVL@USC.EDU).
Embora dedicada discusso de questes relacionadas com o desenvolvimento de colees em
geral, preocupaes referentes aquisio de materiais surgem com muita freqncia nesta lista,
fazendo com que seu acompanhamento seja bastante proveitoso para todos os profissionais
interessados no assunto. A lista moderada por Lynn F. Sipe, bibliotecria da University of Southern
California. Mensagens de inscrio devem ser enviadas para listproc@usc.edu.
PRICES-L NEWSLETTER ON SERIALS PRICINO ISSUES (PRICES-L@ UNC.EDU).
Provavelmente o mais antigo peridico eletrnico da rea de aquisio, dedicado, como o prprio
nome indica, discusso de questes relacionadas com o preo das publicaes peridicas, possuindo
at mesmo o ISSN: 1046-3410. No publicado em intervalos regulares, cada fascculo sendo composto
e enviado para os assinantes de acordo com o volume de colaboraes recebidas. Na realidade, todas as
questes relacionadas com os peridicos em geral interessam publicao e no apenas as
relacionadas especificamente com preos. E editado por uma profissional com larga experincia na rea
de aquisio de peridicos. Mensagens de inscrio devem ser enviadas para listproc@unc.edu.
Nmeros
atrasados
encontram-se
arquivados
no
endereo
http://sunsite.
unc.edu/reference/prices/prices.html, mas tambm esto disponveis no prprio listproc. Para se obter
uma lista dos fascculos disponveis, deve-se enviar uma mensagem para a listproc, contendo apenas as
palavras index prices.

13.

Anexo 1 Declarao de princpios e padres para a prtica da


aquisio1

Em todas as transaes de aquisio, o bibliotecrio...


considera primordialmente os objetivos e polticas de sua instituio
empenha-se em obter o mximo de valor para cada dlar gasto;
garante a todos os fornecedores em uma licitao o mesmo tratamento, na medida em que o
permitam as polticas estabelecidas de sua instituio, e analisa cada transao por seus prprios
mritos;
defende e trabalha pela honestidade, verdade e justia na compra e venda, e denuncia todas as
formas e manifestaes de suborno;
recusa presentes e gentilezas pessoais;
utiliza somente com licena as idias originais e planos desenvolvidos por um fornecedor para
objetivos de venda competitiva;
1

Distribudo no programa: La the sunshine in: evaluating ethics in publisher/ vendor-library relations,
promovido pela Association for Library Collections and Technical Services, em 27 de junho de 1994, em
Miami Beach, Fidrida, EUA.
47

garante recepo imediata e corts, na medida em que as condies lhe permitam, a todos que o
visitam no cumprimento de misses comerciais legtimas;
cultiva e promove prticas comerciais justas, ticas e legais;
evita embustes;
empenha-se constantemente por conhecer a indstria editorial e o comrcio de livros;
empenha-se por estabelecer mtodos prticos e eficientes para o desempenho de suas funes;
aconselha e auxilia seus colegas bibliotecrios no desempenho de seus deveres, sempre que a
ocasio o permita.

14.

Anexo 2 Expresses empregadas nas atividades de aquisio

Entendemos que algumas expresses utilizadas no processo de aquisio podem apresentar


dificuldades para os responsveis por essas atividades, principalmente devido ao grande nmero de
termos tcnicos em outros idiomas, grande parte dos quais em ingls, usados na maioria das
transaes comerciais. Abaixo, relacionamos os termos que, em nossa opinio, so os mais comuns.
Esta lista beneficiou-se grandemente de lista similar elaborada por Leila Mercadante e Maria Eh
Arnoldi, em trabalho preparado para o Programa Nacional de Bibliotecas Universitrias.
adiantamento. Recursos financeiros colocados disposio de reparties pblicas para arcarem
com despesas urgentes que no podem aguardar os procedimentos normais de aplicao.
advanced payment required. Exige-se pagamento antecipado. Indica que necessrio efetuar o
pagamento antes de o material ser despachado.
amount due. Quantia devida. Especificao colocada no final de faturas pro forma, indicando a
importncia que deve ser paga.
annual subscription. Assinatura anual.
back issues. Fascculos ou nmeros atrasados de peridicos.
hank order. Ordem bancria. Ordem de pagamento realizada por intermdio de instituies
bancrias. Pode implicar a realizao de contrato de cmbio.
bill later. A faturar. Indicao de faturamento posterior, ou seja, que o item ser posteriormente
cobrado.
bill to. Cobrar de. Instituio em nome da qual a fatura foi emitida. Pode ser diferente do
endereo para onde as publicaes devero ser enviadas.
bimonthly. Publicao de periodicidade bimestral.
carta de crdito. Documento em que o vendedor especifica a existncia de crditos em favor das
bibliotecas, em geral por causa de material que no foi fornecido.
ceased publication. Publicao suspensa. Peridico cuja publicao foi cancelada.
consolidated service. Servio oferecido por determinadas agncias, compreendendo o controle de
recebimento de fascculos de peridicos e seu envio para as bibliotecas de forma organizada. Inclui
tambm a reclamao de falhas de recebimento diretamente pela agncia.
contrato de cmbio. Documento firmado entre o comprador de moeda estrangeira e o
estabelecimento bancrio, no qual so discriminadas as operaes de cmbio. Necessrio para o
pagamento de faturas pro forma enviadas por fornecedores do exterior.
cotao. Preo fornecido por firmas comerciais, em licitaes ou oramentos.
credit memo ver carta de crdito
credit order ver carta de crdito
current number. Nmero atual. O fascculo mais recente de um peridico.
current price. Preo atual. O preo que est sendo praticado no momento.
delayed. Atrasado. Indica que a publicao ou remessa do material est atrasada.
delivery address. Endereo de entrega. Endereo para onde deve ser remetido o material
adquirido. Pode ser diferente do endereo da instituio em nome de quem ser emitida a fatura.
discontinued ver ceased publication
dlar-livro. Valor convencionado por cada livraria ou agncia para fixar, em moeda nacional, o
preo final de venda ao consumidor de materiais de informao importados. Trata-se, efetivamente, de
uma forma de agregar ao preo de venda os custos adicionais em que o livreiro incorre para a obteno
dos itens. No tem paridade com a cotao oficial, sendo sempre maior.
edital. Documento que especifica as condies de realizao da licitao, inclusive regras para
participao, julgamento das propostas e elaborao do contrato.
editor. Em portugus, a empresa responsvel pela publicao da obra; o mesmo que editora. Em
ingls, pessoa que prepara para publicao o trabalho de outrem (editor de texto), ou que coordena a
48

edio de uma obra de autoria coletiva (organizador); tambm o responsvel pelo contedo de um
peridico ou de parte dele (sentido que vem se tornando comum no Brasil).
empenho. Ao administrativa e respectivo documento que, na administrao pblica, significam
que foi efetuado o comprometimento dos recursos financeiros destinados ao pagamento de servios que
sero prestados ou bens a serem adquiridos.
exchange. Intercmbio. Permuta ou intercmbio de materiais de informao. Cmbio, ou seja,
converso da moeda de um pas pela de outro pas.
exchange rate. Taxa de cmbio.
forthnightly. Quinzenal. Publicao de periodicidade quinzenal ou bimensal.
frequency of publication. Periodicidade de publicao.
gift. Doao. Doao de materiais de informao. Diferente de donation, que se refere s doaes
em espcie.
handling charge. Porcentagem acrescida ao preo de capa de uma publicao, referente ao
servio da agncia ou da livraria, englobando localizao do item, manipulao e empacotamento.
hardback, hardbound ou hardcover. Capa dura. Encadernado. Termos que indicam que, ao
contrrio de uma brochura (paper-back), o material se apresenta encadernado.
issue. Fascculo ou nmero de uma publicao peridica.
invoice. Fatura. Documento que serve para comprovar os termos e valores de uma compra e
encaminhar seu pagamento.
licitao. Procedimento administrativo que se destina a obter as condies mais vantajosas de
preo e prazo de entrega para aquisio de bens e servios. E indispensvel na administrao pblica.
missing issue. Fascculo ou nmero faltante de um peridico.
monthly. Mensal. Refere-se a publicao de periodicidade mensal. net price. Preo lquido.
not yet published. Ainda no publicado. Indica material que ainda se acha em fase de produo.
on expire. Informa que a assinatura de um ttulo est para vencer.
order. Encomenda. Pedido de compra.
out of print. Esgotado. Refere-se a ttulos retirados do catlogo da editora ou esgotados.
out of stock. Refere-se a publicao no disponvel no momento.
packing and postage charges. Despesas de embalagem e porte.
paperback. Brochura. Livro com capas de papel ou carto, ao contrrio do encadernado.
pocketbook, pocket edition. Livro de bolso, edio de bolso.
pro forma ou proforma invoice. Proposta emitida pelo fornecedor, em que relacionado o
material oferecido, com indicao de preo, prazo de validade, condies de pagamento, etc.
publisher. Editora. Empresa ou outra instituio responsvel pela publicao da obra.
purchase price. Preo de compra.
quarterly. Trimestral. Publicao de periodicidade trimestral, isto , publicada quatro vezes ao
ano.
replacement. Substituio. Reposio de ttulos de livros ou fascculos de peridicos.
reprint. Reimpresso. No caso de artigo de peridico sua separata. romaneio. Lista que
acompanha os itens encaminhados biblioteca ou instituio, mencionando os documentos originais
em que constam esses itens.
serials. Publicaes seriadas, com periodicidade fixa ou no.
ship to. Despachar para. Indicao do local para onde deve ser enviado material. Pode ser
diferente do endereo da instituio responsvel pelo pagamento.
shipping charges. Despesas de transporte.
standing order. Modalidade de compra pela qual a editora ou agncia fica autorizada a enviar
automaticamente qualquer nova publicao de uma srie monogrfica ou de um ttulo de peridico,
sem que o comprador tenha necessidade de solicit-la antecipadamente.
subscription. Assinatura, em geral de publicaes peridicas.
weekly. Semanal. Refere-se a publicao de periodicidade semanal.
wire transfer. Transferncia de numerrio por meios telefnicos ou eletrnicos, utilizada pelos
estabelecimentos bancrios.

49