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Guia de Usurio do Sistema

Agendamento Ambulatorial

Agosto/2011

GUIA DO USURIO AGENDAMENTO AMBULATORIAL

Sumrio
1

Introduo ............................................................................................................................................ 3

Objetivo ................................................................................................................................................ 4

Acessando o Sistema ............................................................................................................................ 5

Fluxo do processo de agendamento ambulatorial: ............................................................................... 7

Recebendo solicitao de Agendamento .............................................................................................. 9


5.1 Tipos de Entradas para o Agendamento. ........................................................................................................ 9

Processo de Marcao de Compromisso do Paciente ............................................................................ 10


6.1 Assistente de Marcao para Agenda de Consultas......................................................................................... 10
6.2 Pesquisa de Horrios ..................................................................................................................................... 13
6.2.1 Configurar Pesquisa de Horrios ............................................................................................................. 13
6.2.2 Executar Pesquisa de Horrios ................................................................................................................ 14
6.2.3 Agendamento de Horrios ...................................................................................................................... 14
6.2.4 Complemento de dados do paciente que no possui cadastro. ................................................................. 15

Cadastrar dados para o agendamento .................................................................................................. 18


7.1 Cadastro de um novo pronturio em tempo de agendamento. ....................................................................... 18

Encaixe de compromisso....................................................................................................................... 22

Transferncia e Cancelamento de Marcao ......................................................................................... 27


9.1 Transferncia ou Cancelamento de um Compromisso Agendando .................................................................. 27
9.2 Transferncia de Compromisso ...................................................................................................................... 29
9.3 Cancelamento de Compromisso ..................................................................................................................... 33

10

Relatrios ............................................................................................................................................. 34

11

Reviso ................................................................................................................................................. 35

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GUIA DO USURIO AGENDAMENTO AMBULATORIAL

1 Introduo
Totalmente alicerado nos mais modernos sistemas do segmento da Sade no mundo e servindo-se do que
h de melhor no mercado tecnolgico, a TOTVS desenvolveu o HIS, sigla em ingls para Sistema de Informao
Hospitalar, o TOTVS SADE. Trata-se de um software que visa proporcionar uma gesto hospitalar de excelncia
primando pelo controle eficaz de processos e total integrao entre os diversos setores do hospital, desde a
admisso de pacientes, passando pelo os mais complexos procedimentos mdicos at a alta do paciente. As
solues do TOTVS SADE propiciam uma gesto completa das atividades hospitalares, tendo em vista suas
funcionalidades permitirem automao dos processos envolvidos nos cuidados com pacientes.
O TOTVS SADE foi desenvolvido mediante a uma viso onde o principal foco a assistncia ao paciente. A
implantao do sistema de informao gerencial contempla o uso da Prescrio Eletrnica e de um nico
Pronturio Eletrnico do Paciente para toda a Rede Hospitalar Federal do Rio de Janeiro, o que garante uma base
unificada de dados contendo informaes clnicas, epidemiolgicas e administrativas. Tal soluo beneficia, acima
de tudo, a populao que faz uso dos servios disponibilizados nos hospitais federais.
Eliminando a redundncia de informaes, atrasos nos diagnsticos e propiciando maior velocidade no
atendimento e tratamento do paciente, o resultado esperado a nossa mais importante meta; a queda dos
registros de bitos nos Hospitais Federais no Rio de Janeiro.
Totalmente voltado s necessidades dessas instituies, as solues integradas do TOTVS SADE
possibilitam inovaes e melhorias no desempenho da gesto, auxiliando no desenvolvimento sustentvel da
Rede Federal de Hospitais impulsionando-os a um salto na qualidade do atendimento.

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GUIA DO USURIO AGENDAMENTO AMBULATORIAL

2 Objetivo
Este guia de usurio do sistema tem o objetivo de descrever o processo proposto para os Agendamentos
Ambulatoriais dos Hospitais Federais do Rio de Janeiro, baseado nos fluxos dos processos homologados na fase de
levantamento.
Alm de explicar como funciona o sistema de gesto hospitalar para o processo acima mencionado, o Guia
tambm conta com o auxlio das Regras de Negcio, avaliadas junto aos funcionrios estabelecidos como
usurios-chave de cada rea.
Aliado a uma viso onde o objetivo garantir qualidade do servio prestado ao paciente, as Regras de
Negcio possibilitam agilidade, informao e um melhor funcionamento do setor.

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3 Acessando o Sistema
Para realizar o processo de Agendamento Ambulatorial necessrio acessar o sistema hospitalar. O
Sistema de Informao Hospitalar TOTVS SADE (HIS) acessado exclusivamente atravs do navegador Microsoft
Internet Explorer. Para isto basta informar o endereo do sistema na web de acordo com o endereo
disponibilizado pela consultoria da TOTVS e/ou equipe do DATASUS/NTI.
Aps acessar este endereo, apresentada a tela inicial do sistema. Preencher o campo Usurio e
Senha, e clicar no boto

. Cada funcionrio possui um cdigo de usurio e senha no sistema. Os

privilgios de acesso so gerenciados pelo Setor de Tecnologia da Informao (TI) da Instituio.

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GUIA DO USURIO AGENDAMENTO AMBULATORIAL

Na barra fixa inferior da tela so exibidos, da esquerda para direita, o nome do usurio (funcionrio), o
mdulo do sistema no qual este funcionrio faz uso mediante a sua permisso de acesso, e a sua unidade (setor
do Hospital) de trabalho.

Caso o funcionrio possua permisso de acesso para mais de um mdulo/setor, este pode selecionar os
demais mdulos/setores no combobox de seleo.
extrema direita, o cone
sistema.

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apresenta a verso do sistema e o cone

deve ser utilizado para sair do

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4 Fluxo do processo de agendamento ambulatorial:


Agendamento

Agendamento
SISREG

Receber
solicitao

Consultar SISREG

Iniciar
agendamento

Sim

Localizar cadastro
do paciente

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Paciente
possui
cadastro?

HIS
AT

SREG
CD

HIS
AT

No

Cadastrar
dados para
agendamento

HIS
AT

Selecionar
especialidade /
profissional /
procedimento

HIS
AT

Buscar horrios
disponiveis

HIS
AT

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GUIA DO USURIO AGENDAMENTO AMBULATORIAL

No

Existe Vaga?

Sim
Possui
autorizao para
encaixe?

Sim

No
HIS
AT

Confirmar
agendamento
Finalizar o
agendamento
Finalizar
agendamento

HIS
AT

Imprimir
comprovante
do agendamento

HIS
AT

Agendamento
SISREG?

No

Sim

Registrar status
do agendamento
no SISREG

HIS
AT

Fim

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GUIA DO USURIO AGENDAMENTO AMBULATORIAL

5 Recebendo solicitao de Agendamento


5.1 Tipos de Entradas para o Agendamento.

A solicitao de agendamento pode ocorrer atravs de dois tipos de entrada. A procura do paciente
diretamente unidade ou a disponibilizao de vagas pelo SISREG que o Sistema de Regulao on-line, criado
para o gerenciamento das vagas de todo complexo regulatrio, indo da rede bsica internao hospitalar do
estado do Rio de Janeiro.
Regra de Negcio: O funcionrio deve realizar consultas regulares para verificao das vagas solicitadas
atravs do SISREG, caso a ferramenta no possua outro modo de faz-lo
Aps identificao do tipo de entrada, iniciar o agendamento acessando o mdulo Agendamento e a
unidade desejada, em seguida, selecionar o Menu Assistente.

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6 Processo de Marcao de Compromisso do Paciente

Obedecendo ao fluxo acima descrito, procederemos o processo de agendamento de pacientes que possuem
pronturio cadastrado.

6.1 Assistente de Marcao para Agenda de Consultas


O Assistente de Marcao tem como objetivo facilitar a pesquisa de horrios disponveis na grade de
agendamento, agilizando o processo de marcao de compromissos do paciente.
Para iniciar o processo de marcao do compromisso do paciente, necessrio ao menos um dos trs tipos
de agendas configuradas no sistema HIS. So elas:
Agenda do tipo Consultas.
Agenda do tipo Exames.
Agenda tipo Sala.
Para os setores ambulatoriais, no modulo Agendamento, so exibidas somente as agendas ambulatrias, ou
seja, do tipo consulta. Acessar, no mdulo agendamento, o Menu Assistente. Em seguida, exibida a tela de
marcao de compromisso do paciente. Para iniciar o processo, clicar em
. Os dados devero ser
digitados com letra maiscula e sem acentos ou abreviaes, quando necessria a alterao ou incluso de alguma
informao.
Importante ressaltar que, se o boto
habilitados.

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no for acionado, os campos da tela no sero

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Paciente: para pacientes que no possuem pronturio cadastrado na instituio, escolher a opo
.
Data de Nascimento: digitar a data sem barras (/) ou pontos (.). Ex: 17111978(ddmmaaaa). O sistema
efetua a separao dos dias, meses e anos automaticamente.
Sexo: Seleciona-se masculino, feminino ou marca-se ignorado.
Telefone Res., Telefone Com., Telefone Cel. e Fax: Usar o seguinte formato: 9999-9999. Pacientes de
residncia fora da regio metropolitana, cadastrar junto ao nmero do telefone o cdigo de rea DDD.
Ex: (99)9999-9999;
Regra de Negcio: H a possibilidade de realizar o agendamento de pacientes que ainda no possuem
nenhum cadastro na instituio realizando o pr-cadastro no momento do agendamento. Para isto, digitar nesta
tela todos os dados do paciente. Os dados devero ser digitados com letra maiscula e sem acentos ou
abreviaes.

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Convnio / plano: Sempre selecionar SUS.


Tipo de Atendimento: Selecionar o tipo de agendamento em que se realiza a marcao do
compromisso do paciente. Como visto anteriormente, existem trs tipos de agenda, e de acordo com
o perfil da agenda, pode-se utilizar trs tipos de agendamento:
Agendamento de Consultas Agendamento com o perfil ambulatorial.
Agendamento de Exames Agendamento com o perfil de SADT (Servio de Apoio
Diagnstico e Terapia).
Agendamento de Exames (por sala) Agendamento de marcao de compromisso das
salas cirrgicas e/ou de exames.
Aps o preenchimento dos dados na tela inicial, clicar em

So apresentados os dados de atendimento do paciente com o tempo de durao do atendimento e alguns


dados do paciente (Nome e telefone).

Para prosseguir com o agendamento, utilizar a barra de rolagem, que se encontra lateral direita da tela.

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6.2 Pesquisa de Horrios


6.2.1

Configurar Pesquisa de Horrios

Aps identificar o paciente, prosseguir com o agendamento, onde o primeiro passo configurar a pesquisa
de horrios. Para isso, no campo Configurar a Pesquisa de Horrios, selecionar um ou mais filtros para realizar a
pesquisa que possibilita as selees por Profissional, Especialidade (ao selecionar a especialidade, os
profissionais pertencentes a ela so apresentados ao lado, automaticamente.) ou Procedimento, utilizando
o

. Escolhido o filtro, clicar em

Aps isto, exibido, abaixo na tela de Agendamento de Horrios, um tarja azul contendo as informaes
sobre o profissional selecionado para o agendamento do compromisso do paciente.

O tarja azul utilizado, no prximo passo que refere-se Pesquisa de Horrios.


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GUIA DO USURIO AGENDAMENTO AMBULATORIAL

6.2.2

Executar Pesquisa de Horrios

No campo Executar Pesquisa de Horrio, o funcionrio deve estabelecer o dia ou perodo para o
agendamento, utilizando os filtros disponveis. Pode-se clicar no dia desejado no Calendrio direita ou na
seleo do perodo ou ainda nos marcadores dos dias da semana optando pelo perodo manh, tarde ou
noite. Feito isto, executar a pesquisa de horrios disponveis clicando em

O sistema executa uma pesquisa, exibindo momentaneamente, a seguinte tela:

6.2.3

Agendamento de Horrios

Aps alguns instantes, o sistema completa a pesquisa dos horrios. Clicar no tarja azul com os dados do
profissional, para que sejam exibidos os horrios disponveis para agendamento.
Selecionar o horrio desejado, clicando sobre ele e, aps, clicar em

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Ao final da tela, o sistema exibe a legenda de cores abaixo da grade de horrios.


Cor Azul Processos de Agendamento efetuados por outro funcionrio acessando o sistema ao
mesmo instante.
Cor Amarela - Processos de Agendamento efetuados pelo prprio funcionrio, acessando o sistema.

6.2.4

Complemento de dados do paciente que no possui cadastro.

No final da marcao do compromisso do paciente, o sistema exibe o resumo do agendamento onde consta
o tempo realizado para o atendimento, a data, o mdico e preparo de exame (especifico para exames que
necessitem de um preparo) e, por fim, os dados cadastrais do paciente.

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GUIA DO USURIO AGENDAMENTO AMBULATORIAL

Regra de Negcio: Durante a exibio dos dados do paciente, na ltima tela, caso o paciente no possua
cadastro na instituio, conforme visto na Regra de Negcio do item 6.1, os demais campos encontrar-se-o em
branco, que podero ser preenchidos antes da concluso deste agendamento.
Nesses casos, so exibidos os seguintes campos para preenchimento:
CEP: Preencher com o cdigo do CEP;
Endereo: Preencher o endereo do paciente somente com a informao nome da Rua, Avenida, etc.
Existe um campo especfico para o nmero;
Nmero: Preencher o nmero do endereo fornecido.
Complemento: Inserir algum complemento quando houver. Ex: apartamento, loja, etc.
Bairro/Distrito: Informar o nome do bairro completo.
Cidade:
e, caso no exista a cidade pertinente na relao,
preencher o nome da cidade no campo Cidade.
UF: Selecionar a sigla que corresponde ao Estado onde reside o paciente.
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No

Existe Vaga?

Sim
Possui
autorizao para
encaixe?

Sim

No
Confirmar
agendamento

HIS
AT

Finalizar o
agendamento
Finalizar
agendamento

HIS
AT

Imprimir
comprovante
do agendamento

HIS
AT

Aps conferncia dos dados, o funcionrio deve clicar em


. Em seguida, o sistema
exibe a mensagem de confirmao do agendamento. Clicar em Sim para concluir este processo.

Para prosseguir com outros agendamentos, o sistema exibe aps a concluso de cada marcao de
compromisso, a seguinte tela abaixo. Selecionar a opo Sim caso deseje prosseguir e aps a confirmao, o
sistema retorna para a tela de novos agendamentos, permitindo continuar agendando.
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7 Cadastrar dados para o agendamento

Obedecendo o fluxo acima descrito, caso o paciente no possua pronturio cadastrado na instituio, o
funcionrio pode proceder o cadastro em tempo de agendamento.
Regra de Negcio: Os campos so obrigatrios para o cadastro em tempo de agendamento sero definidos
por cada chefia, bem como as demais atribuies no sistema do profissional responsvel pela o agendamento.

7.1 Cadastro de um novo pronturio em tempo de agendamento.


Acessar, no mdulo agendamento, o Menu Assistente. Em seguida, exibida a tela de marcao de
compromisso do paciente. Para iniciar o processo, clicar em
Importante ressaltar que, se o boto
habilitados.
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.
no for acionado, os campos da tela no sero

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Clicar em

exibida a tela para busca do paciente. Clicar em

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exibida a tela de cadastro do paciente.

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GUIA DO USURIO AGENDAMENTO AMBULATORIAL

Regra de Negcio: Digite todas as informaes em todas as telas utilizando letra maiscula e sem acentos
ou abreviaes.
Preenchimento dos dados:
Nome: o preenchimento deve ser completo e sem abreviaes.
Nascimento: digitar a data sem barras (/). Ex: 1711978(ddmmaaaa). O sistema efetua a separao dos
dias, meses e anos. (preenchimento obrigatrio);
Cdigo: preenchido automaticamente pelo sistema;
Declarao: fornecer o nmero da declarao para o caso de recm natos.
Sexo: informar se masculino, feminino ou ignorado em casos especficos como recm natos;
CEP: preenchimento do CEP do paciente;
Tipo de Logradouro: utilizar o combobox para selecionar um tipo;
Endereo: preencher o endereo do paciente sem o nmero.
Nmero: inserir nmero da residncia do paciente.
Complemento: inserir complemente caso existir (apartamento).
Bairro: informar o nome do bairro.
Cidade: clicar na opo
e Selecionar a cidade desejada.
Estado: informar o estado do paciente.
Pas: informar o pas do paciente (pas residente).
Telefones: os campos relacionados aos nmeros de telefone devem ser preenchidos no seguinte
formato: 9999-9999. Pacientes de residncia fora da regio metropolitana, cadastrar junto ao nmero
do telefone o cdigo de rea DDD. Ex: (99)9999-9999;
Email: informar email do paciente quando existente.
Correspondncia: informar opo de correspondncia (correio, email ou no enviar).
Registro Geral: informar o n de identidade do paciente.
CPF: informar o CPF do paciente.
Estado civil: informar o estado civil do paciente.
Tipo Sanguneo: informar conforme declarao do paciente ou comprovao por exame;
Autorizao para Transplantes; Marcar o cheque box,
caso o paciente autorize a realizao de
transplantes, implantes e a utilizao de hemo-derivados (Transfuso de Sangue);
Nome do cnjuge: informar o nome do cnjuge do paciente se houver.
Nome da me: informar o nome da me do paciente, campo de preenchimento obrigatrio.
Nome do pai: informar o nome do pai do paciente se houver.
Ocupao: clicar a opo
, aps isso selecionar a ocupao do paciente.
Cor: Preencher a cor conforme declarao do individuo sobre sua cor, conforme dados do IBGE dividido
em: Branca, Preta, Parda, Indgena, Amarela e Indefinida.
Etnia: o sistema habilita um combobox para incluso da informao da etnia somente para os casos do
paciente de origem indgena.
Religio: Preencher a religio conforme declarao do individuo sobre sua religio.
Natural de: informar a naturalidade.
Nacionalidade: informar nacionalidade do paciente.
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GUIA DO USURIO AGENDAMENTO AMBULATORIAL

Regra de Negcio: Pacientes estrangeiros atendidos como particular no possuiro o CPF e, por
obrigatoriedade, necessrio cadastrar o endereo do pas de origem do paciente.
Nmero do carto SUS: preencher o nmero do carto SUS do paciente.
Grau de instruo: informar grau de instruo do paciente.
Observao: inserir quaisquer observaes pertinentes.
So considerados campos obrigatrios: Nome, Sexo, Data de Nascimento, Nome da Me, Estado Civil, CPF,
Endereo, Nmero, Bairro, Cidade, Estado, Pas, CEP so dados obrigatrios para realizao da internao do
paciente. Clicar no boto

para salvar o cadastro do paciente.

8 Encaixe de compromisso
No

Existe Vaga?

Sim
Possui
autorizao para
encaixe?

Sim

No
Confirmar
agendamento

HIS
AT

Finalizar o
agendamento
Finalizar
agendamento

HIS
AT

Imprimir
comprovante
do agendamento

HIS
AT

No havendo vagas para o agendamento, verificar se possui autorizao para encaixes. Se sim, proceder ao
encaixe. Caso no haja autorizao para encaixes, informar ao paciente sobre a impossibilidade do agendamento e
encerrar o processo citado.

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Para realizar encaixe de uma consulta, necessrio acessar o mdulo Agendamento e em seguida acessar o
Menu Agenda.

De acordo com a unidade (setor), o sistema identifica o perfil da agenda (Ambulatrio, SADT ou Cirrgica),
exibindo somente as agendas de perfis correspondentes a esta unidade (setor). Clicar sobre a agenda referente
marcao. Segue exemplo da tela de seleo de agendas com o perfil ambulatorial.

Selecionar a especialidade ou o profissional pertinente. Caso esta agenda possua a configurao adequada
para encaixes, verificar-se- na parte inferior da tela a opo:

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Aps clicar na opo de inserir encaixes, exibida a tela de marcao de compromissos, permitindo assim,
inserir novas marcaes dentro de um limite configurado de encaixes para cada agenda. Segue abaixo, a tela de
marcaes de consultas atravs da opo encaixe.

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GUIA DO USURIO AGENDAMENTO AMBULATORIAL

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GUIA DO USURIO AGENDAMENTO AMBULATORIAL

Preenchimento dos Dados.


Data: Informar a data do encaixe (ou extra);
Hora de Incio e Trmino: Informar o inicio e termino da consulta de encaixe;
Regra de Negcio: Somente nesta opo permitido agendar uma consulta com intervalo diferente do
intervalo configurado na agenda, ex: Uma agenda possui grade de consultas com intervalo de 15min cada.
permitida, somente atravs do encaixe, a marcao de uma consulta no intervalo, por exemplo, de 11:00 a 12:00
Paciente: Digite o nome do paciente bem como seus demais dados solicitados como telefone e data
de nascimento, ou utilize a opo
caso o paciente possua
pronturio cadastrado e siga os passos descritos no item 7.1;
Convenio: Caso o campo no apresente preenchimento automtico SUS, selecionar sempre a opo
SUS utilizado a opo
.
Procedimento: Utilize a opo
para atribuir os
procedimentos a serem efetuados.
Alergias: Caso o campo no apresente preenchimento automtico tomando por base informaes do
pronturio do paciente, utilize a opo
para atribuir uma alergia ao
paciente, caso necessrio, ou clicar sobre o item apresentado para exclui-lo;
Aps o devido preenchimento dos campos solicitados nesta tela, concluir o encaixe, clicando no boto
.

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9 Transferncia e Cancelamento de Marcao


Cancelamento de
marcao

Receber
solicitao de
cancelamento

Sim

Tranferir
agendamento

Remarcar?

HIS
AT

No

Cancelar
agendamento

HIS
AT

Fim

9.1 Transferncia ou Cancelamento de um Compromisso Agendando


Para realizar a transferncia ou cancelamento de um compromisso agendado, necessrio acessar o
mdulo Agendamento e em seguida acessar o Menu Agenda. De acordo com a unidade (setor), o sistema
identifica o perfil da agenda (Ambulatrio, SADT ou Cirrgica), exibindo somente as agendas de perfis
correspondentes a esta unidade (setor).

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GUIA DO USURIO AGENDAMENTO AMBULATORIAL

exibida a tela para seleo da agenda. Clicar sobre a agenda referente marcao. Segue exemplo da tela
de seleo de agendas com o perfil ambulatorial.

Aps a seleo da agenda, exibida a grade de horrios. Selecionar a especialidade ou o profissional


pertinente. Em seguida, selecionar a data do agendamento no calendrio direita da grade de horrios. Conforme
os filtros acima mencionados para esta pesquisa, so exibidos todos os compromissos agendados para o dia
selecionado.

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9.2 Transferncia de Compromisso


Para realizar a transferncia do compromisso agendado, na grade de horrios da agenda selecionada
conforme exemplo acima. Clicar sobre o nome do paciente desejado.

Aps esta ao, exibida a tela com as informaes da Marcao de Compromisso, conforme visualizada
na tela abaixo:

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GUIA DO USURIO AGENDAMENTO AMBULATORIAL

Na tela de Transferncia de Marcao, h diversas possibilidades de mudanas, permitindo alterar o


profissional, o dia ou o horrio do compromisso.

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Selecionar os novos dados para o compromisso do paciente e clicar em

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GUIA DO USURIO AGENDAMENTO AMBULATORIAL

Feito isto, o novo compromisso do paciente pode ser visualizado na grade de horrios da mesma agenda na
nova data/horrio ou at mesmo o profissional para o qual o compromisso foi transferido, conforme segue a
seqncia do exemplo abaixo.

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GUIA DO USURIO AGENDAMENTO AMBULATORIAL

9.3

Cancelamento de Compromisso

Para realizar o cancelamento do compromisso agendado, na grade de horrios da agenda selecionada


conforme exemplo do item 9.1, clicar sobre o nome do paciente desejado. exibida a tela com as informaes da
Marcao de Compromisso.
Basta clicar em
agenda.

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para que o compromisso seja cancelado e o mesmo no conste mais na grade da

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GUIA DO USURIO AGENDAMENTO AMBULATORIAL

10 Relatrios
No Menu Relatrios encontram-se disponveis todos os relatrios pertinentes ao gerenciamento do
agendamento, como se pode observar abaixo.

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GUIA DO USURIO AGENDAMENTO AMBULATORIAL

11 Reviso
Documento

Data da ltima Verso

Responsvel

TS_GU001_HFRJ_Ambulatorial_Agendamento_v11

24/08/2011

Fabiano Brum

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