Plano de Gerenciamento das Comunicaes

Projeto GPCOM

1. Apresentao
O propsito do plano de comunicao GPCOM fornecer uma estrutura geral para o gerencia
mento e coordenao de uma variada gama de comunicaes que ir, direta ou indiretamente,
acontecer como componente do projeto de implementao GPCOM. Ele enfoca os comunicad
ores, partes interessadas, mensagens, canais de comunicao, mecanismos de feedback
e cronograma de mensagens, e cria um mapeamento entre eles. A estrutura deve ass
egurar que o projeto de implementao GPCOM tenha informaes consistentes, relevantes e
acuradas a qualquer momento. O gerente do projeto nomear um responsvel pelo proce
sso de comunicao para desenvolver os materiais de comunicao e suportar e verificar a
distribuio de informaes, alm de assumir uma tarefa adicional de medir e analisar a e
ficcia do plano de comunicao do projeto. A entrega efetiva de muitas mensagens de c
omunicao ser realizada por meio de comunicadores designados, que facilitaro e aprese
ntaro sesses de discusso e reviso, entregaro mensagens diretamente e solicitaro feedba
ck. Os recursos necessrios para desenvolver os materiais de comunicao e suportar a
entrega das informaes sero includos nos planos de trabalho dos materiais especficos.
O plano ser constitudo dos seguintes componentes:
partes interessadas do projeto;
eventos de comunicao; cronograma de comunicao; formatos de comunicao; elementos de com
unicao.
Para que o projeto obtenha suporte e o trabalho eficaz de cada grupo envolvido c
om ele diretamente (partes interessadas) necessria uma comunicao efetiva com eles.
2. Partes interessadas do projeto
Esta seo contm uma descrio das varias partes interessadas que, como audinciaschave, de
vem estar cobertas no plano de comunicao. O quadro 1 identifica cada parte interes
sada, seus interesses especficos e expectativas.
Partes interessadas
Patrocinadores executivos
Participantes

Interesses das partes interessadas

Owners da estratgia do projeto
Designao e uso adequado dos recursos Progresso do pr
ojeto
Desenvolvimento de polticas Estratgia do projeto
Mudana nas operaes e polti
Expectativas
Projeto seja bem planejado
Andamento do projeto conforme planejado
Problemas sej
am levantados rapidamente
Polticas sejam seguidas Receber reportes do andamento
P
oder identificar e resolver questes polticas
Ildo Moraes, Alicia Severo, Celso Morieto
Comit executivo
Felipe Santos, Lidio Gomes, Artur Remo

do negcio
Implementao do GPCOM
Entregveis do projeto Implementao do sistema GPCOM
gnao dos recursos da empresa GP
Adeso aos padres tcnicos e legais Como o sistema vai
operar e como vai impact-los
Mudanas nos processo e politicas do negcio Direcioname
nto e delegao clara de tarefas Gerenciamento da qualidade consistente
Aprovar o planejamento do projeto
Fornecer input na reviso dos projetos do projet
o Receber reportes de andamento
Ter notificao de variaes do Project charter e da est
ratgia do projeto Assumir a responsabilidade pelos recursos do projeto
Receber tr
einamento Receber um sistema bem responsivo
Ter assistncia do aprendizado do novo
sistema Participar da reviso e feedback dos entregveis
Receber delegao pela qualida
de
Grupo de liderana executivo
Cintia Saraiva, Lorimar Couto, Dcio Lins
Usurios locais
Pessoal de linha que vai trabalhar nos escritrios locais, incluindo pessoal prprio
ou terceirizado Pessoal designado direta ou indiretamente para trabalhar no pro
jeto
Equipe do projeto
Tabela 1 - Partes interessadas do projeto
3. Eventos de comunicao para o projeto de implementao GPCOM
Esta seo, por meio do quadro 2, indica os eventos de comunicao que devem ocorrer par
a suportar o projeto. Os formatos de comunicao e de reunies so apresentadas na seo 6.
Evento Comunicador Audincia
Executivos patrocinadores, comit executivo, grupo de liderana executivo, partes in
teressadas internas e externas
Canal (mdia)
Frequncia
Mecanismo de feedback
Relatrio de andamento
Gerente do projeto
Relatrios escritos, revises de status presenciais
Mensal (sob demanda)
Comentrios nos relatrios, pessoalmente
Reunio do comit executivo do projeto GPCOM Relatrio de status de garantia de qualid
ade Reunies de melhores prticas Reunies iniciais regionais (12 regies)
Gerente do projeto
Comit executivo
Notas orais e discusso Relatrio escrito de garantia de qualidade Reunio presencial
e atas de reunio
Mensal

Pessoalmente
Consultor de garantia de qualidade Executivo patrocinador, gerente do projeto Ex
ecutivo patrocinador, gerente do projeto
Executivos patrocinadores
Mensal
Pessoalmente
Gerentes regionais
Bimensal
Pessoalmente
Coordenador da regio, equipe regional Equipe regional, gerncias regionais, partes
interessadas internas e externas Equipe do departamento Coordenador da regio, equ
ipe regional Todas as partes
Reunio presencial
Uma vez, no incio do projeto
Pessoalmente
Circular eletrnica
Gerente do projeto
E-mail
Trimestral
Formulrio de feedback
Notcias dirias
Gerente do projeto Executivo patrocinador, gerente do projeto, analista tcnico Ge
rente do projeto,
Somente para o departamento
Peridica
Formulrio de feedback Caixa de resposta no e-mail, pessoalmente Formulrio de
Reunies regionais de primplementao Implementao do
Reunio
Dezembro 2005
Biblioteca de
Incio em Janeiro

website GPCOM
pessoal tcnico, pessoal comercial
interessadas
documentos, FAQ, cronogramas, planos, relatrios de andamento circulares, document
ao do sistema e ajudas Sesses de material de treinamento
2006
feedback
Treinamento dos usurios
Instrutor GPCOM
Todos os funcionrios usurios reas com requisito de relatrios de andamento (p. ex. DA
G, DPM, DTI, etc.)
Piloto: maro 2006; geral: junho 2006
Pessoalmente, formulrio de feedback
Apresentaes de andamento
Gerente do projeto, coordenadores do projeto
Apresentao
Sob demanda
Pessoalmente
Teleconferncia estadual
Gerente do projeto, coordenadores do projeto
A ser definida
Videoconferncia, conferncia telefnica ou webcasting
Duas vezes por ms (manhs de sexta-feira)
Pessoalmente
Orientao dos gerentes de programa e demonstraes
Gerente do projeto, coordenadores do projeto
Gerente de programa em nvel estadual Gerentes locais de programas, funcionrios de
atendimento Equipes comerciais
Reunio presencial
Janeiro 2006
Pessoalmente
Orientao e demonstrao local

Gerente do projeto, coordenadores do projeto Gerente do projeto, equipe do proje

to Coordenadores do projeto, equipe do projeto
Reunio presencial
Janeiro 2006
Pessoalmente
Reunies de equipes comerciais Reunies de equipes tcnicas
Reunio presencial
Quinzenal
Pessoalmente
Equipes tcnicas
Reunio presencial
Quinzenal
Pessoalmente
Tabela 2 - Eventos de comunicao
4. Cronograma de comunicao
Esta seo, pelo cronograma a seguir, identifica os eventos de comunicao que ocorrero e
m cada ms do projeto.
Ms
Janeiro 2006

Evento de comunicao
Relatrio de andamento de implementao do projeto GPCOM Relatrio de garantia de qualid
ade Reunio de melhores prticas Circular de implementao GPCOM Teleconferncia estadual
Demonstraes de orientao aos usurios Demonstraes de orientao aos coordenadores de pro
Reunies de equipes comerciais Reunies de equipes tcnicas Reunies de coordenao comercia
l/tcnica Relatrio de andamento de implementao do projeto GPCOM Relatrio de garantia d
e qualidade Reunio de melhores prticas Circular de implementao GPCOM Reunies de equip
es comerciais Reunies de equipes tcnicas Reunies de coordenao comercial/tcnica
Fevereiro 2006
Maro 2006
Relatrio de andamento de implementao do projeto GPCOM
ade Reunio de melhores prticas

Relatrio de garantia de qualid

Abril 2006

Circular de implementao GPCOM Reunies de equipes comerciais Reunies de equipes tcnica

s Reunies de coordenao comercial/tcnica Relatrio de andamento de implementao do projet
GPCOM Relatrio de garantia de qualidade Reunio de melhores prticas Circular de imp
lementao GPCOM Treinamento dos usurios Reunies de equipes comerciais Reunies de equip
es tcnicas Reunies de coordenao comercial/tcnica Relatrio de andamento de implementao
projeto GPCOM Relatrio de garantia de qualidade Reunio de melhores prticas Circula
r de implementao GPCOM Treinamento dos usurios Reunies de equipes comerciais Reunies
de equipes tcnicas Reunies de coordenao comercial/tcnica Relatrio de andamento de impl
ementao do projeto GPCOM Relatrio de garantia de qualidade Reunio de melhores prticas
Circular de implementao GPCOM Treinamento dos usurios Reunies de equipes comerciais
Reunies de equipes tcnicas Reunies de coordenao comercial/tcnica
Maio 2006
Junho 2006
Tabela 3 - Cronograma de comunicao
5. Formatos de comunicao
Esta seo tem o objetivo de estabelecer o contedo dos instrumentos-chave de comunicao
das reunies.
6. Elementos de comunicao
Esta seo relaciona os elementos de comunicao que suportam o projeto de implementao GPC
OM.
Grupos de audincia
Os grupos de audincia para o projeto de implementao GPCOM podem ser compostos de di
ferentes formas: equipes do programa, patrocinadores do programa, partes interes
sadas internas e externas. Claramente, a maior parte dos indivduos pertencer a um
certo nmero potencial de grupos de audincia, alguns dos quais se sobrepem ou tm dife
rentes preocupaes e prioridades.

Relatrios e apresentaes de andamento

Sumrio do status Realizaes atingidas
lano Cronograma Esforo/custo despendidos Decises e polticas-chave do projeto Plano
de risco e mitigao

Comit executivo
Reviso de pautas Discusso de problemas e questes crticas Reviso
icas Reviso do plano de comunicao

Reunio de melhores prticas

Reviso do andamento do projeto Reviso de decises e po
-chave do projeto Reviso de atividades futuras do projeto Prover discusses de feed
back

Circular de implementao GPCOM

Status do projeto Decises e polticas-chave Pergunta
ais frequentes Noes bsicas sobre interfaces e funes do sistema GPCOM

Reunio regional de pr-implementao Reviso do plano de implementao

Reviso de papis
sabilidades de implementao Reviso dos recursos de implementao Treinamento de usurios
reinamento no sistema GPCOM Regras de negcio Processos de negcios Relatrios Polticas
e procedimentos do sistema

Documentao GPCOM
Documentao tela a tela Dicionrio de dados com regras de neg
imentos de cenrios de negcio Relatrios Polticas e procedimentos do sistema Obteno de a
juda
Tabela 4 - Instrumentos de comunicao

Canais de comunicao e feedback

Os canais de comunicao e feedback podem se distribuir em trs categorias: frente a f
rente, baseados em papel ou em tecnologia. Alguns sero mais adequados para certos
tipos de audincia e para diferentes objetivos de comunicao do que outros. Frente a
frente (principal mecanismo de comunicao):
Apresentaes/reunies; Workshops; discus
um a um. Baseados em papel: circulares;

questionrios de comunicao; memorandos internos; formulrios de feedback. Baseados em

tecnologia:

vdeo; e-mail; fruns eletrnicos; pginas web.

Comunicadores
To importante quanto a mensagem quem a entrega, o comunicador. Ele tem que ter cr
edibilidade junto audincia que receber a mensagem. Tambm importante que os comunica
dores sejam suportados e treinados em habilidades de comunicao.

Canais de comunicao e feedback

O feedback a chave para assegurar a efetividade constante do projeto de implemen
tao GPCOM. Alm de determinar se as pessoas sentem que os comunicadores esto fazendo
um trabalho confivel, o feedback deve focar as respostas a uma srie de questes, com
o, por exemplo, se os indivduos:
entendem o que o projeto vai fornecer; ente
quando o projeto vai disponibilizar as capacidades especficas; entendem o progres
so do projeto; entendem os problemas e questes crticas do projeto; sentem que esto
envolvidos nos acontecimentos; sentem que dada a chance de que suas opinies sejam
ouvidas; sentem que suas perguntas esto sendo respondidas; acreditam ser os donos
do projeto.
Avaliando-se o feedback estaremos aptos a adaptar o plano de comunicao para atende
r s necessidades das audincias a qualquer momento, o que permitir uma melhoria contn
ua de comunicao futura. Eventos de comunicao frente a frente (por exemplo, encontro
de vrias naturezas, workshops e visitas gerenciais) devem prover uma oportunidade
para as audincias darem feedback diretamente aos comunicadores. Outros canais de
vem incluir formulrios fsicos de feedback, alm de fruns para que as pessoas deem fee
dback e faam as perguntas necessrias.