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1. Introduo.................................................................................................3
2. Gerenciamento de Projetos......................................................................5
O que um Projeto? ..................................................................................................5
reas de Aplicabilidade dos Projetos........................................................................6
Diferenciando Projetos, Subprojetos e Programas ....................................................6
4. Os Resultados do Projeto.......................................................................11
Benefcios do Gerenciamento de Projetos...............................................................11
Por que um Projeto Falha? ......................................................................................12
Fase de Controle......................................................................................................19
Fase de Finalizao .................................................................................................19
7. Fase de Finalizao.................................................................................99
Auditar o Projeto (opcional) (44) ............................................................................99
Reunir Todos os Envolvidos para Reavaliar o Projeto (45) ..................................101
Discutir as Falhas Cometidas Durante o Projeto para Servirem de Base a Futuros
Projetos (46) ..........................................................................................................101
Finalizar o Livro do Projeto e Ter o Projeto Concludo (47 e 48) ........................101
6. Utilizando a Ajuda................................................................................119
7. Iniciando o Plano Operacional............................................................121
Inserindo Dados do Projeto a ser Desenvolvido ...................................................121
Inserindo as Datas de Incio e Forma de Agendamento do Projeto ......................122
16. Recursos...............................................................................................161
Criando e Excluindo Recursos ..............................................................................161
Editando um Recurso ............................................................................................162
20. Classificao........................................................................................203
21. Filtros...................................................................................................207
Tipos de Filtros Predefinidos ................................................................................207
Aplicando um Filtro ..............................................................................................210
Autofiltro...............................................................................................................212
Anexos
Anexo 1. Glossrio do Microsoft Project................................................281
Anexo 2. Trial Kit do Microsoft Project 98............................................301
Ricardo Viana Vargas especialista em planejamento, gesto e controle de projetos, membro do Project Management Institute, maior organizao do mundo
voltada para a administrao de projetos. certificado pela Microsoft como
Microsoft Certified Product Specialist e Microsoft Certified Trainer em MSProject.
J ministrou mais de 10.000 horas de palestras, treinamentos e consultorias para
empresas, sendo professor de gerenciamento de projetos em diversos cursos de
graduao e ps-graduao de diversas instituies no pas. scio diretor do
Grupo A&C, grupo de empresas especializadas em prestao de servios de
informtica, vice-presidente de educao da Sucesu-MG e presidente do captulo
do Project Management Institute em Minas Gerais. engenheiro qumico e
mestrando em gerncia de projetos pela Universidade Federal de Minas Gerais.
As empresas tm enfrentado novos e excitantes desafios com a globalizao. As
novas tecnologias esto permitindo que as empresas se relacionem com mais
clientes e parceiros em todo o mundo. O maior alcance de vendas impulsiona a
logstica e modifica os relacionamentos em toda a cadeia de produo.
Enfrentar este novo mundo encontrar mais competio e oportunidades e traz
uma necessidade profunda de adaptao da maneira de trabalhar, reinventando as
empresas e buscando a agilidade e qualidade que os clientes esperam. Mais e mais
empresas esto perseguindo esta meta e no trabalham mais como antes:
orientados a processos, esto quebrando hierarquias tradicionais; o downsizing
est redistribuindo o poder e a reduo de custos est forando gerentes a serem
mais e mais eficazes na gesto de recursos.
A Microsoft tem trabalhado lado a lado com seus clientes para desenvolver
ferramentas que os permitam extrair o melhor deste novo mundo, e o Microsoft
Project uma dessas importantes ferramentas que ns temos o orgulho de oferecer.
Componente da Famlia Office, o Project 98 foi desenvolvido especificamente
para ajudar gerentes a organizar o tempo, as atividades e os recursos atravs da
mesma ferramenta. Transformou-se em lder do segmento com mais de 2 milhes
de cpias vendidas em todo o mundo e j obteve avaliaes tcnicas excelentes da
National Software Testing Laboratory, PC Magazine, PC World entre outras,
devido principalmente sua facilidade de uso, habilidade de gerenciar equipes e
poder de assegurar um eficente gerenciamento de tempo e custos.
Esperamos que voc aproveite esta oportunidade de aprender mais sobre o
gerenciamento de projetos e de testar a verso do Project 98, pela primeira vez em
portugus, desenvolvendo habilidades para um gerenciamento cada vez melhor
num novo contexto mundial.
KERZNER, Harold. Project Management: A Systems Approach to Planning, Scheduling and Controlling. New
York: Van Nostrand Reinhold, 1995.
mutao. Portanto, a estrutura tradicional deve ser substituda por uma estrutura de
projetos, ou qualquer outra estrutura temporria de administrao que seja capaz de
responder rapidamente s situaes criadas dentro e fora das organizaes.
20
90
00
(p
re
v.
80
70
60
Para se entender o que gerenciamento de projetos, importante que se saiba com
clareza o que um projeto.
!
Os projetos atingem todos os nveis da organizao. Eles podem envolver uma
quantidade pequena de pessoas, ou milhares delas. Podem levar menos de um dia
at vrios anos. Os projetos muitas vezes extrapolam as fronteiras da organizao,
atingindo fornecedores, clientes, parceiros e governo, fazendo parte, na maioria
das vezes, da estratgia de negcios da companhia.
Como exemplos de projetos podem-se citar:
Os projetos podem ser aplicados em praticamente todas as reas do conhecimento
humano, incluindo os trabalhos administrativo, estratgico e operacional, bem
como a vida pessoal de cada um.
Podem-se destacar as seguintes reas de aplicabilidade como os principais
utilizadores da tcnica de gerenciamento de projetos:
Projeto 1
Subproj. A
Projeto 2
Subproj.B
Subproj.C
Subproj.D
!
"
$%&%$'"&()'*$%)+,) &,-"',) .
! "
0
1
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1
/
!
(
Mesmo com a grande quantidade de benefcios gerados pelos projetos, a grande
maioria deles falha, ou no atinge o resultado esperado. As principais falhas so
decorrentes de inmeros obstculos naturais que, muitas vezes, esto fora do
controle do gerente do projeto. So eles:
)*
Todo projeto tem um ciclo de vida caracterstico, definido pela sua natureza, seu
escopo, suas datas de incio e trmino. A natureza desse ciclo varia significativamente a cada caso. Porm, alguns conjuntos de atividades podem ser encontrados
em todos os tipos de projeto, respeitando um determinado ciclo de vida.
A descrio do ciclo de vida do projeto pode ser genrica, representada por um
nico grfico, ou detalhada, incluindo vrios grficos, fluxogramas e tabelas.
+,-!.'/'
O nvel de esforo destinado ao projeto inicia-se em praticamente zero e vai
crescendo at atingir um mximo e, logo aps esse ponto, reduz-se bruscamente
at atingir o valor zero, representante do trmino do projeto. Entende-se por
esforo a quantidade de pessoas envolvidas no projeto, o dispndio de trabalho e
dinheiro com o projeto, as preocupaes, as complicaes, as horas-extras, etc. A
localizao do valor mximo do grfico pode variar de projeto para projeto.
Esforo
Mximo
Tempo
Incio
Trmino
#
$%
&
$
'00","---1!!'
A probabilidade de sucesso do projeto pequena, e os riscos so elevados em seu
incio. Com o avanar do projeto, os riscos tendem a diminuir e as probabilidades
de sucesso tendem a aumentar.
100%
Intensidade
Riscos
Sucesso na concluso
0%
Incio
Tempo
Trmino
"
&"$%
2"----31/4'
A capacidade de adequao do projeto a novas necessidades, ou seja, a capacidade
de se alterar as caractersticas finais do projeto. grande no incio, caindo
gradativamente com o passar do tempo.
$*$2,+" 3*+%+"45&,-"', 67
Capacidade de Adequao
Alta
Baixa
Incio
Tempo
Trmino
'
("
$%
&"$%
"
1!'-'/4'
Custo de Correo
Baixo
Incio
Tempo
Trmino
'"
$%
&"$%
Fase de Finalizao
Fase de Execuo
Fase Estratgica
Fase de Definio
Esforo
Fase de Controle
Tempo
)
"
&
*
As fases do projeto normalmente definem:
)*
a fase inicial do projeto, quando uma determinada necessidade identificada e
transformada em um problema estruturado a ser resolvido pelo projeto. Nessa fase,
a misso e o objetivo do projeto so definidos.
a fase responsvel por identificar e selecionar as melhores formas de conduo
do projeto, gerando a maior quantidade possvel de alternativas viveis para o seu
desenvolvimento.
Aps a escolha da forma com que o projeto ser conduzido, realiza-se um detalhamento de tudo aquilo que ser realizado, incluindo cronogramas, interdependncias entre atividades, alocao dos recursos envolvidos, anlise de custos, etc.,
para que, no final da fase de planejamento operacional, o projeto esteja
suficientemente detalhado para ser executado sem dificuldades e imprevistos.
5)*
a fase que materializa tudo aquilo que foi planejado anteriormente. Qualquer
erro cometido nas fases anteriores fica evidente durante essa fase. Se, por exemplo,
a equipe de manuteno planejou que realizaria o conserto da bomba hidrulica em
cinco horas durante a fase de planejamento e, sem que tenha ocorrido nenhum
imprevisto relevante durante a execuo dos trabalhos, o conserto durou oito
%)8%)")+,&,-"', 6.
a fase que acontece paralelamente ao planejamento operacional e execuo do
projeto. Tem como objetivo acompanhar e controlar aquilo que est sendo
realizado pelo projeto, de modo a propor aes corretivas e preventivas no menor
espao de tempo possvel, aps a deteco da anormalidade. O objetivo do
controle comparar o status atual do projeto com o status previsto pelo
planejamento, tomando aes corretivas em caso de desvio.
6)*
a fase quando a execuo dos trabalhos avaliada atravs de uma auditoria
interna ou externa (terceiros), os livros e documentos do projeto so encerrados e
todas as falhas ocorridas durante o projeto so discutidas e analisadas para que
erros similares no ocorram em novos projetos (aprendizado).
Recursos
Tempo
Custo
+
&
&
"
"
,-
Aps a definio do escopo do projeto, as trs outras variveis performance
(qualidade), custo e tempo so relacionadas entre si. Isto significa que
impossvel predeterminar a performance, o custo e o tempo simultaneamente. O
mximo que se pode fazer predeterminar dois fatores e calcular o terceiro como
uma funo deles.
Em geral, necessrio que se conhea detalhadamente trs fatores (um deles
sempre ser o escopo) para que se determine o quarto fator.
Resumindo, tem-se que
P = f (C,T , E )
C = f (P,T , E )
T = f (P, C, E )
E = Pr determinado pelo sistema
onde
P = Performance
C = Custo
T = Tempo
E = Escopo
onde
P = Performance
C = Custo
T = Tempo
*9'"& &"2%$*,9%5"9',"9'&",)8%',&")!!!:;
Avraham Shtub afirma que a importncia de cada um desses fatores dada pela
natureza do projeto, podendo um fator ter ou no mais importncia que os demais
devido s caractersticas e objetivo do projeto especfico.
Projeto B
Projeto A
Performance
(33,3%)
Tempo (33,3%)
Tempo
(70,0%)
Performance (20,0%)
20%
34%
34%
10%
Custo (10,0%)
70%
34%
Custo (33,3%)
Projeto C
Tempo (20,0%)
20%
20%
60%
Performance (60,0%)
Custo (20,0%)
.
&
&
"
&
custo e tempo;
performance e tempo;
performance e custo;
performance e escopo.
5
Custo
Elevado
Tempo
Trmino
/
"$%
"
*9'"& &"2%$*,9%5"9',"9'&",)8%',&")!!!:7
Performance
Baixa
Incio
Tempo
Trmino
/
"$%
&
"
$%
5
Performance
Elevada
Baixa
Baixo
Alto
/
"$%
&
*
*9'"& &"2%$*,9%5"9',"9'&",)8%',&")!!!:<
5
Performance
Elevada
Baixa
Limitado
Escopo
Genrico
/
"$%
&
Por exemplo, se uma pessoa deseja comprar uma casa pronta e estabelece como
escopo para sua procura uma casa que tenha cinco quartos, dois andares com
varandas pintadas de verde, quatro vagas de garagem isoladas ao ar livre, pinheiros
amarelos plantados no jardim, fonte luminosa na varanda principal, janelas de
vidro fum na sala de jantar, cozinha com granito amarelo e bancada em mrmore
violeta, ela provavelmente no encontrar nenhuma casa exatamente nessas
condies, tornando a possibilidade de se atingir a performance desejada pequena.
Se ela procurar por uma casa de trs quartos e duas vagas de garagem e um jardim
florido, ele ter aumentado significativamente a possibilidade de encontrar
algumas casas que atendam a esse escopo. J se ela procurar por apenas uma casa
(escopo muito genrico), possivelmente vrias casas sero encontradas, mas a
possibilidade de nenhuma dessas casas agradar muito grande. Quando se tem um
escopo genrico demais, o processo de escolha se torna demorado devido grande
quantidade de opes (performance reduzida).
Muitas vezes, ao se trabalhar com projetos, o executivo deve estar atento ao fato de que o
projeto faz parte de um todo organizado e est sujeito s influncias da cadeia de poder. A
autonomia do gerente de projeto est sempre limitada aos interesses da empresa.
A hierarquia de importncia dos sistemas deve ser respeitada e avaliada a todo
momento pelo gerente de projeto. No se pode considerar o sistema mais
importante que a prpria organizao ou, at mesmo, maior que o meio ambiente
que cerca todas as organizaes.
Tradicionalmente pode-se definir dois tipos de organizao, a saber:
tecnolgico e, portanto, o gerente de projeto tem mais dificuldade para conduzir os
trabalhos, j que os projetos no fazem parte da lista de prioridades da
organizao.
Universo
Sistema Solar
Poltica
Sociedade
Planeta Terra
Leis
Organizao
Sistemas de
Trabalho
Operacional
Sistemas
Organizacionais
Internos
Gerncia de Projetos
Sistemas
Organizacionais e
de Negcios
Sistemas Social e
Poltico
Outros Projetos
Economia
Outros Planetas
Cultura
Tecnologia
Sistemas de Alto
Nvel
Crenas
0
("
,-
Estrutura Funcional;
Estrutura Matricial Leve;
Estrutura Matricial Balanceada (Moderada);
Baseado no livro A Guide to The Project Management Body of Knowledge (p. 18 a 22), 1996, PMI.
A maioria das empresas modernas envolve todas essas estruturas ao mesmo tempo
em seus organogramas, havendo desde setores onde a estrutura totalmente
funcional at departamentos inteiros com estrutura voltada inteiramente para
projetos. Essas estruturas so denominadas estruturas compostas ou mistas.
!111$"'$,
caracterizada pela presena da hierarquia funcional na organizao. Nessas
organizaes, os projetos so conduzidos por equipes pertencentes a cada
departamento, e suas responsabilidades so limitadas pelas fronteiras de suas
funes. A importncia dada aos projetos pequena.
D iretoria
G eren te
D ep artam en to A
G eren te
D ep artam en to B
G eren te
D ep artam en to C
F u n c ion rio
F u n c ion rio
F u n cion rio
F u n cion rio
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F u n cion rio
F u n c ion rio
F u n c ion rio
F u n cion rio
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F u n cion rio
F u n cion rio
/""
1"
2
3
!11"",
+
caracterizada pela presena da hierarquia funcional na organizao, porm sem a
mesma fora das estruturas funcionais clssicas. Representa uma mistura de
caractersticas funcionais e de projetos. Nessas organizaes, os projetos so
conduzidos por coordenadores ou lderes com pouca autonomia. A importncia
dada aos projetos ainda pequena.
D iretoria
G eren te
D ep artam en to A
G eren te
D ep artam en to B
G eren te
D ep artam en to C
F u n c ion rio
F u n c ion rio
F u n c ion rio
F u n cion rio
F u n cion rio
F u n cion rio
F u n c ion rio
F u n c ion rio
L d er P roj.
F u n cion rio
F u n cion rio
F u n cion rio
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4
52
3
!11"",,$-:'--;
caracterizada pela presena da hierarquia funcional e pelos projetos na organizao. Representa uma mistura de caractersticas funcionais e de projetos quase na
mesma proporo. Nessas organizaes, os projetos so conduzidos por gerentes
de projeto que se dedicam em tempo integral ao projeto e tm autonomia comparvel do gerente funcional. Os projetos da empresa passam a ser importantes.
D iretoria
G eren te
D ep artam en to A
G eren te
D e p artam en to B
G eren te
D ep artam en to C
F u n c ion rio
F u n c io n rio
F u n c ion rio
F u n c ion rio
F u n c ion rio
F u n c io n rio
F u n c ion rio
F u n c io n rio
G e ren te P ro j.
F u n c ion rio
F u n c ion rio
F u n c io n rio
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4
6
2
3
!11"",'
caracterizada pela grande presena de projetos na organizao. Representa uma
estrutura de projeto quase que exclusiva, apresentando traos de estrutura
funcional. Nessas organizaes os projetos so conduzidos por gerentes de projeto
que se dedicam em tempo integral ao projeto e tm grande autonomia, bem como
por uma equipe administrativa que tambm se dedica integralmente ao projeto. Os
projetos da empresa passam a ser vitais para os negcios.
D iretoria
G eren te
D ep artam en to A
G eren te
D ep artam en to B
G eren te d e P rojetos
S n ior
F u n c ion rio
F u n cion rio
F u n cion rio
F u n cion rio
G eren te d e P rojeto
F u n c ion rio
F u n cion rio
F u n cion rio
F u n cion rio
G eren te d e P rojeto
F u n c ion rio
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F u n cion rio
F u n cion rio
G eren te d e P rojeto
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4
1
2
3
!11-'<'!
caracterizada pela presena total dos projetos na organizao, englobando toda a
parte funcional da organizao dentro de projetos. Nessas organizaes, os
projetos so conduzidos por gerentes de projeto que se dedicam em tempo integral
ao projeto e tm autonomia total, inclusive responsabilidade com as atividades de
gerente funcional dos membros do projeto. Tm uma equipe administrativa que se
dedica integralmente ao projeto. Os projetos so a razo de ser da empresa. Essas
organizaes normalmente tm departamentos administrativos que se reportam
diretamente aos gerentes de projeto e tm como objetivo nico dar suporte aos
projetos da empresa.
D iretoria
G eren te
P rojeto
G eren te
P rojeto
G eren te
P rojeto
F u n c ion rio
F u n c ion rio
F u n c ion rio
F u n cion rio
F u n cion rio
F u n cion rio
F u n c ion rio
F u n c ion rio
L d er P roj.
F u n cion rio
F u n cion rio
F u n cion rio
/""
7
2
3
O gerente de projeto sempre considera que existem dois dias teis entre sextafeira e segunda-feira.
O gerente de projeto considera que metade do dia do trabalho j passou
quando so 17:00h.
A grande maioria das pessoas que iniciam seus trabalhos com projetos no sabe
exatamente que passos seguir para planejar, executar e controlar um projeto de
maneira eficaz. Muitas dessas pessoas no sabem sequer como comear um
projeto, perdendo tempo em decorrncia da inverso de prioridades e seqncia.
Por isso, este captulo tem como objetivo descrever passo a passo todas as etapas
necessrias para se implantar um projeto com qualidade. Este modelo foi baseado
nas teorias propostas por Lewis, Kezrner, Schtub, Galbraith e Sanders,
mencionados na bibliografia deste livro e, depois, adaptado. O objetivo desta
adaptao adequar o modelo geral de gerenciamento de projetos realidade
competitiva brasileira.
5
Para melhor compreender o fluxo de atividades do projeto, tem-se, a seguir, o
fluxograma geral do desenvolvimento do projeto. O fluxograma proporciona uma
viso seqencial de todos os trabalhos a serem realizados pelo projeto, incluindo
testes, decises, aprovaes e arquivamentos.
O fluxo foi elaborado para solucionar a grande dificuldade encontrada pelos
profissionais ao encadear suas atividades e aes dentro de um projeto.
Todos os itens do fluxo sero discutidos neste captulo. Os nmeros entre
parnteses em cada subttulo destacam o item representado dentro do fluxo.
1. Problema ou
Oportunidade
3. Desenvolver
Formalmente o
Problema a ser
Resolvido pelo Projeto
4. Definir do Objetivo,
da Misso e do Escopo
do Projeto
5. Misso, Objetivo
e Escopo so
consistentes entre
si?
No
6. Rever Definies
Sim
7. Arquivar
Objetivos, Misso e
Escopo no Livro
Geral do Projeto
8. Criar Alternativas
para a Conduo do
Projeto
9. Estimar Performance,
Custo, Tempo e Escopo
para Cada Alternativa
11. Arquivar a
Alternativa com
Estimativas no Livro
Geral do Projeto
Sim
13. Selecionar a
Alternativa Mais
Adequada
Todas as
Outras
Prx.
Pgina
)&"
23
824@,>&%5%+,&,-"',A;
Pgina
Anterior
15. Aprovar
Formalmente a
Alternativa
Escolhida Pelos
Envolvidos
16. Definir e Agrupar as
Atividades que Sero
Executadas pelo Projeto
(WBS)
18. Determinar a
Durao de Cada
Atividade
19. Interrelacionar as
Atividades e Definir
Precedncias
(Rede PERT)
20. Fazer a Conciliao
dos Recursos
Sobrealocados ou
Indisponveis
24. Arquivar
Relatrios e Tabelas
Criadas no Livro
Geral do Projeto
27. Possvel
Reestruturar o
Plano Operacional
do Projeto?
No
Sim
29. Retornar ao
Passo 8
"Criar Alternativas de
Conduo do Projeto"
No
Sim
No
25. Os Fatores P, C
e T esto em
Conformidade com
o Objetivo?
No
26. Possvel se
Renegociar os
Limites com os
Envolvidos?
Sim
Sim
32. Aprovar
Formalmente o
Plano do Projeto
Pelos
Envolvidos
Prx.
Pgina
)&"
2 !"#3
Pgina
Anterior
Retrabalho
Sim
Prximo Pacote
de Trabalho
34. Os Resultados
do Trabalho
Executado Esto
Dentro do Previsto?
No
35. O Desvio
Encontrado
Unicamente da
Execuo?
43. Todos os
Trabalhos Foram
concludos?
36. O Desvio
Devido a Falha no
Plano Operacional?
37. Retornar
ao Passo 16
Sim
"Definir e Agrupar as
Atividades que
Sero Executadas
pelo Projeto"
No
Sim
No
No
38. O Desvio
Devido a Falha na
Estratgia Adotada?
Sim
No
40. O Desvio
Devido a Falha de
Definio do
Projeto?
Problemas
Encontrados
Sim
39. Retornar
ao Passo 8
"Criar Alternativas
para a Conduo do
Projeto"
41. Retornar
ao Passo 3
Sim
"Desenvolver o
Problema a Ser
Resolvido pelo
Projeto "
No
48. Projeto
Concludo
)&"
2$#%&'3
:=>;
Todo projeto tem sua origem em um problema ou uma oportunidade. Pode-se
considerar que o no aproveitamento de uma oportunidade representa um problema
para a organizao, uma vez que empresas concorrentes ou at mesmo o mercado
consumidor esto se preparando para se adequarem a essas oportunidades.
:=9;
importante que todas as informaes do projeto sejam documentadas. A
documentao tem trs objetivos bsicos, a saber:
O livro possui as seguintes caractersticas:
todas as pginas devem ser numeradas e rubricadas pelo responsvel pelo livro;
o termo de abertura do livro deve conter os nomes das pessoas que tero acesso
direto a ele, bem como a relao de todas as pessoas que podero representar
diretamente os envolvidos (cliente, os fornecedores e a equipe do projeto);
nenhuma pgina do livro deve ser removida, retirada ou substituda do conjunto;
todas as decises tomadas pelo projeto devem ser registradas imediatamente
no livro e autorizadas por escrito pelos envolvidos;
o livro pode ser feito atravs do computador; nesse caso, todas autorizaes e
aprovaes devem ser feitas atravs de correio eletrnico autenticado ou similar;
cpias impressas e de segurana (backup) devem ser feitas periodicamente;
o fechamento do livro geral do projeto, com a rubrica de todos os envolvidos
com o projeto (clientes, fornecedores, etc), dever ser feito quando as pginas
do livro estiverem esgotadas ou o projeto tiver sido concludo;
no caso de projetos grandes, devem ser criados vrios livros de projeto; esses
livros devem ser numerados seqencialmente e fechados um a um, logo aps
seu trmino;
no se deve utilizar dois livros de projeto simultaneamente, para que os dados
fiquem centralizados em um nico documento.
:=?;
Significa desenvolver um conceito para o projeto. representado por frases do
tipo: Ns necessitamos..., Seria interessante se..., Podemos fazer..., dentre
outras.
."$"/4'-''0,@
A partir da definio do problema que se pode determinar as solues possveis.
Por exemplo: Qual a melhor maneira de se ganhar dinheiro? Essa definio de
problema muito geral e permite que muitos objetivos especficos possam ser
considerados.
Se se modificar o problema para Como eu posso ganhar dinheiro comprando e
vendendo automveis?, tem-se um problema muito mais focado e especfico.
Ao se definir o problema, importante que se saiba qual o seu tipo e
caractersticas. Existem basicamente dois tipos de problemas:
ambientais e at mesmo a decises estratgicas da empresa. A grande maioria dos
problemas que envolvem gerncia de projetos so problemas abertos.
Problemas de Variveis Fechadas possuem apenas uma nica soluo
matematicamente definida. Por no sofrerem nenhuma influncia do ambiente
externo, so de soluo e controle aparentemente mais fcil.
Uma situao delicada acontece quando um problema de variveis abertas
simplificado para um problema de variveis fechadas. Ao se proceder essa
simplificao, deve-se atentar para as variveis que continuaro expostas ao
ambiente de mudanas e control-las o mximo possvel, para que os efeitos de
uma mudana indesejvel possam ser evitados.
& 0
deve ser escrito em pelo menos duas formas diferentes por pessoas diferentes;
o ponto principal do problema deve ser destacado isoladamente;
a pergunta O que eu quero realmente fazer ...? deve ser respondida.
8%)"+" +"8*9*BC, A.
0!
"/
E )
I
J
"/
E)
#
/
#
1 K #
#
!
Objetivo
Misso
Escopo
+
"
&
8%)"+" +"8*9*BC, 76
Realizao pessoal.
Consecuo de uma estabilidade financeira e possibilidade de ascenso
profissional.
Simpatia pelo assunto.
Conhecimento de pessoas.
Status e reconhecimento.
Seqncia da carreira dos pais ou pessoas de influncia pessoal.
:=C;
Aps ter sido verificado que os dados de misso, objetivos e escopo esto
adequados e consistentes, essas definies devem ser arquivadas no Livro Geral do
Projeto para posterior acompanhamento.
)*
:=D;
Esta etapa a responsvel pela criao de alternativas (formas) de se conduzir o
projeto. Seu objetivo descrever como sero realizados os trabalhos durante o
projeto.
As alternativas geradas devem ser capazes de responder seguinte questo:
$
L
A maioria das alternativas de conduo so criadas atravs de reunies de
Brainstorming, onde cada pessoa sugere alternativas para cada fase ou etapa do
problema definido, sem que haja discriminaes ou crticas por parte dos outros
envolvidos. Esse processo conhecido como Estratificao.
Por exemplo, para se fazer uma viagem de frias de So Paulo a Salvador, pode-se
determinar categorias em que sero analisadas as seguintes alternativas
especficas:
ir a cavalo;
ir a p;
ir de bicicleta;
ir de carona;
ir de pula-pula.
Pode-se observar que todas as alternativas, por mais absurdas que paream, foram
colocadas no plano para serem avaliadas posteriormente.
'!@'$!"--'!2"/4'-
,$"+!
Diversos fatores devem ser considerados ao se criarem alternativas.
Fatores ambientais
tecnologia;
economia;
governo;
localizao geogrfica;
sociedade.
Fatores Organizacionais
8%)"")'&%'D>*$% 77
imagem da empresa;
atitude da alta gerncia;
moral dos empregados;
posicionamento do marketing;
comprometimento da organizao com o projeto;
expectativas dos envolvidos.
8%)"")'&%'D>*$% 7<
$H,"!-I'
Tabela que relaciona foras, fraquezas, oportunidades e ameaas da alternativa no
projeto. Para cada fator devem ser listadas aes que maximizam as foras e
oportunidades e minimizam as fraquezas ou ameaas.
ANLISE DE SWOT
Alternativa Analisada Foras
Fraquezas
Qual a forma de
se minimizar
essas fraquezas?
Oportunidades
Ameaas
Como se pode
identificar e
evitar essas
ameaas?
4
89):21
$
1
("-
)
"
$
3
0,-"!''$"$%J$"
Tabela que lista todos os riscos que a alternativa pode correr e, para cada risco,
desenvolve-se uma contingncia de segurana.
Riscos
Contingncias
Tempestade
Falta de Pagamento
Equipamento danificar
Greve
4
!
"%@-1!."'
Identifica as possveis modalidades de causas para um determinado risco
encontrado.
Causa 5
Causa 3
Causa 1
EFEITO
Causa 6
Causa 4
Causa 2
4
"
&
2/0
73
+'-'00","--!
Analisa a probabilidade de cada risco ocorrer. Dentro de cada risco, analisa-se a
possibilidade de subriscos, etc. Tem como objetivo detalhar todos os riscos
inerentes alternativa e suas probabilidades.
8%)"")'&%'D>*$% 7.
Risco 1.1
Probabilidade: k%
Risco 1
Probabilidade: x%
k%+l%=x%
Risco 1.2
Probabilidade: l%
Alternativa
Risco 2.1
Probabilidade: z%
Risco 2
Probabilidade: y%
z%+t%=y%
Risco 2.2
Probabilidade: t%
4
Todas alternativas devero ser mantidas no processo de anlise, mesmo que elas
apresentem valores absurdos, se comparados com os valores P, C, T e escopo,
definidos para o projeto. A anlise de cada alternativa e escolha da mais adequada
ser realizada posteriormente.
:>>;
Todas as alternativas devem ser arquivadas com suas respectivas estimativas. O arquivamento realizado atravs de tabelas para cada alternativa em cada categoria.
Uma sugesto de tabela para cada alternativa mostrada na figura a seguir.
Categoria Alternativa Detalhamento da Alternativa Fator
Valor ou Nota
Performance
Custo
Tempo
Escopo
Riscos
Conseqncia
Cultura
Outros (se necessrio)
Justificativa
:
("
Custo
Tempo
Escopo
Riscos
R$600,00
15 horas
Atende
7,0 (nota)
Conseqncia
6,5 (nota)
Cultura
10,0
/
;.
<
8%)"")'&%'D>*$% O6
Atende pouco
Riscos
3,0 (nota)
Conseqncia
Cultura
1,0 (nota)
1,0
/
;.
<
5
)* :>9;
Essa etapa tem por objetivo verificar se todas as alternativas possveis foram
criadas e analisadas. Caso ainda se tenha alguma alternativa, importante que ela
seja includa nessa etapa (retorno ao passo 08).
:>?;
A seleo da alternativa mais adequada para se conduzir o projeto feita atravs
de comparao direta entre as alternativas disponveis. Todas as estimativas
realizadas para cada alternativa sero comparadas nessa fase, tais como,
performance;
custo;
tempo;
escopo;
riscos;
conseqncias;
cultura.
Diversos mecanismos podem ser utilizados na seleo da alternativa, mas os mais
comuns so os modelos de pontuao e ponderao, incluindo os diagramas
multidimensionais.
Os modelos de pontuao e ponderao consistem em atribuir notas de 0 a 4 para
cada alternativa em cada fator analisado. Todos os fatores recebem um peso
relativo sua importncia para o projeto, normalmente varivel de 1 a 3. O total de
pontos calculado atravs de mdia ponderada de cada nota ao peso relativo do
fator, ou seja,
Total =
TotalFatores
Nota i xPesoFatori
TotalFatores
PesoFator
i =1
i =1
Custo
Tempo
Escopo
Riscos
Conseq.
Cultura
Peso
Pontos
Altern. 1 X
Altern. 2
1 2
X
X
x
X
x
x
Altern. 3
Altern. 4
X
X
X
X
3
X
X
X
X
x
X
X
Tot
4
4,7
X 6,1
8,6
x
5,3
:
7
"
$%
$%
%
Para a tabela anterior, pode-se interpretar a frmula dada para o clculo da nota
total da alternativa como
NotaPerfor mancex 2 + NotaCustox 3 + NotaTempox 2 +
Nota =
8%)"")'&%'D>*$% O;
Nota =
Cultura
Custo
Alternativa 04
3
2
Alternativa 01
1
2
Tempo
Conseqncia
Altenativa 02
3
3
4
Risco
4
Escopo
Alternativa 03
(
=
"
"
$%
$%
26
80"6
3
Observa-se, pela figura anterior, que a alternativa mais vivel (alternativa 03)
cobre a maior parte do grfico, perdendo para as outras alternativas apenas nos
itens cultura e conseqncias, que apresentam pesos relativos baixos. Na figura a
seguir, pode-se observar que a alternativa 03 engloba quase que totalmente as
outras alternativas.
Performance
4
3
4
Cultura
Custo
Alternativa 04
2
2
Alternativa 01
1
2
Tempo
1
Conseqncia
Altenativa 02
2
3
3
4
Risco
4
Escopo
Alternativa 03
)
=
"
!
>
%
#
!)/
! %
!
Os principais tipos de atividades so:
"+"--!M1"+!
So as atividades relacionadas diretamente com a ao dentro do projeto.
Exemplos de atividades executivas:
Embalar computadores
Limpar o terreno
Digitar o relatrio de compras
Revisar um artigo
'!:",!'$!;
O marco representa um evento ou condio que marca a execuo de um grupo de
atividades relacionadas ou o trmino de uma fase de projeto. Os marcos no
possuem durao.
Exemplos de marcos:
Telhado pronto
Testes do produto realizados
Recebimento da 3 parcela
"+"--!N!1@':1@@O!P!;
So atividades que englobam outras atividades, denominadas subatividades. Elas
representam um conjunto de atividades, totalizando durao, datas e custos das
atividades a elas pertencentes.
Exemplos:
Fase de planejamento
Construo do alicerce da casa
Desenho do prottipo do produto
Fase de Design
K'PP-'I$11'1K
As atividades so estruturadas de modo a compor o Work Breakdown Structure ou
WBS. O WBS tambm conhecido como estrutura de diviso do trabalho, ou
EDT.
O WBS a ferramenta de gerenciamento do escopo do projeto. Cada nvel
descendente do projeto representa um aumento no nvel de detalhamento do
projeto, como se fosse um organograma. O detalhamento pode ser realizado at o
nvel desejado, apresentando dados genricos ou detalhados.
Resid n cia
P reparo
do T erreno
Cercar Terreno
T erraplanagem
...
Fundaes
...
A lvenaria
...
C arpintaria
P intura
...
Pintura
Interma
Pintura
Externa
C olocar M oures
C olocar Arame
Limpar
Vegetao
R etirar M ato
Alto
R etirar M ato
Baixo
C olocar
M assa Plstica
Paredes
C asa
Sala de Jantar
Sala de Estar
C opa
Q uartos
R olar T inta
Passar
Impermeabilizantes
Passar M assa
Plstica
R olar
T inta
Ferragens e
Porto
Sala de Jantar
Sala de Estar
C opa
Q uartos
/
968
...
So caractersticas do WBS as seguintes:
S ubpro jeto
S ubpro jeto
Fase
Fase
Fase
Fase
Ativid ad e
Atividad e
Ativida de
Ativid ad e
Ativid ad e
Ativida de
Ativida de
Ativid ad e
P aco te
d e T rab alh o
P aco te
d e T rab alho
P a cote
de T ra ba lho
P acote
de T rab alh o
P aco te
d e T rab alho
P a cote
de T ra ba lho
P a cote
de T ra ba lh o
P aco te
d e T rab alh o
N vel d e
E sfo ro
N vel d e
E sfo ro
N vel d e
E sfo ro
N vel d e
E sfo ro
N ve l de
E sforo
N ve l de
E sforo
N ve l de
E sforo
N ve l de
E sforo
N vel d e
E sfo ro
N vel d e
E sfo ro
N vel d e
E sfo ro
N vel d e
E sfo ro
N ve l de
E sforo
N ve l de
E sforo
N vel de
E sfo ro
N vel de
E sfo ro
?
0
""
968
Existem duas formas de estruturao das atividades para compor o WBS, a saber:
tcnica Top-to-Bottom;
tcnica Bottom-Up.
#$"''@N2
Exige maior tcnica do gerente de projeto. Sua estrutura deve ser criada de baixo
para cima, isto , a partir de um conjunto de atividades gerada atravs de
Brainstorming ou da experincia dos participantes. Procura se agrupar os pacotes
de trabalho em atividades, as atividades, em fases, e as fases, no projeto. Deve ser
utilizado para corrigir projetos j iniciados incorretamente. Sua construo segue
os seguintes passos:
1. obtm-se o conjunto de atividades atravs de brainstorm ou atravs da
experincia dos envolvidos;
2. agrupam-se os pacotes de trabalho em atividades;
3. agrupam-se as atividades em fases;
4. agrupam-se as fases em um projeto.
:
:
@
@6
6
@A
:>C;
,
#0
!
Alguns tipos de recursos so colocados a seguir.
Mo-de-obra
materiais
equipamentos
Alocar recursos nas atividades exige experincia do gerente de projeto. Para isso, o
executivo deve contar com o apoio e a experincia dos outros envolvidos no
projeto, analisar outros projetos e consultar dados histricos.
A alocao de recursos pode tambm ser calculada atravs de dados estatsticos e
ensaios em pequena escala (piloto).
So exemplos de recursos:
pintores,
areia,
computadores,
veculos,
papel,
programadores.
"+"--!'@1/4'"MM"+"--! "$-!
21!'!
Ao alocar um recurso em uma atividade, deve-se avaliar se o recurso influencia de
maneira direta, ou no, a durao da atividade. Se um recurso no influencia a
durao de uma atividade, essa atividade denominada de durao fixa (Fixed
Duration). Se um recurso influencia a durao de uma atividade, essa atividade
denominada orientada para recurso (Resource Driven). As atividades que so
orientadas para recursos reduzem sua durao com o acrscimo na quantidade de
recursos, isto :
na quantidade de recursos
na durao da atividade
Durao
Elevada
Durao Fixa
Durao
Orientada a recursos
Limite de validade
da orientao a recursos
0
0
Quantidade de Recursos
Grande
"
$%
&
"
/
&
"
$H,"!-:KQN".$,O!"!;
Outro processo fundamental no clculo da durao das atividades a anlise de
PERT (what-if analysis), onde a durao de cada atividade calculada atravs da
estimativa da durao otimista, pessimista e mais provvel da atividade. A durao
nica final da atividade ser determinada atravs da mdia ponderada das trs
estimativas.
Os pesos de cada tipo de durao podem variar de acordo com o projeto. Porm, a
relao mais comum de 1, 4 e 1 para as duraes otimista, mais provvel e
pessimista, ou seja,
Durao =
1!'$!"-/R!'01/4'-!"+"--!
Uma atividade pode utilizar recursos em horrio integral ou em horrios parciais.
Recursos pouco qualificados ou especializados (operrios em geral) devem ser
utilizados, sempre que possvel, em horrios integrais, evitando-se, assim, a perda
de tempo na troca das atividades, uma vez que o seu trabalho no especializado.
Os recursos altamente especializados e tcnicos (consultores) ou recursos de superviso (chefes e gerentes), devem ser utilizados em trabalhos parciais, caractersticos de superviso, uma vez que sua presena no exigida durante todo o tempo
da atividade e, por apresentar um custo elevado, necessita ser melhor aproveitada.
Os mecanismos mais comuns para alocao de recursos so as matrizes de
atribuio de responsabilidades. Elas resolvem um dos problemas freqentes de
gerenciamento de projetos, que converter as relaes hierrquicas dos
organogramas funcionais em relaes dinmicas dentro do projeto.
Ativ.
A
B
C
D
E
F
Ana
2
Pedro
Paulo
1
1
3
Recursos
Jos
Andr
3
2
1
3
2
Joel
3
1
2
1
1 Resp. direta
Joo
1
3
2 Suporte
3 Precisa ser
informado
Vazia No envolvido
4
-"$%
+
N
8
:;:>E;
O objetivo dessa etapa do projeto associar as atividades, estabelecendo
precedncias para que atividades interdependentes sejam identificadas e o
cronograma do projeto seja determinado.
Uma atividade que comece ou finalize antes que outra atividade possa comear
chamada predecessora. Uma atividade que dependa do incio ou final de outra
atividade chamada sucessora.
Alm das dependncias, as atividades podem ter atrasos ou adiantamentos
intencionalmente provocados, de modo a permitir um intervalo de tempo entre a
predecessora e a sucessora ou at mesmo uma sobreposio entre elas.
."$"/R!
Para se definir o interrelacionamento entre as atividades de um projeto,
importante que se definam alguns parmetros importantes relativos ao cronograma
do projeto. So eles:
incio do projeto;
trmino do projeto;
incio da atividade;
trmino da atividade;
calendrios;
!"/R!-!$!"+"--!
As atividades podem ter diversos tipos de restries quanto ao incio ou ao trmino
de sua execuo. Essas restries devem ser associadas aos tipos de
interdependncias entre as atividades, so elas:
"2'!-
$N,"'$@$'!
As atividades podem ser interrelacionadas de vrias formas. As principais formas
de interrelacionamento so:
Incio para Incio (Start to Start SS) A atividade sucessora somente se inicia
com o incio da atividade predecessora. Essa relao faz com que duas atividades
ocorram simultaneamente e resulta, na maioria das vezes, em economia de tempo e
dinheiro. Por exemplo, ao instalar uma rede de computadores, pode-se programar o
incio da instalao fsica dos cabos com a instalao lgica dos computadores
para que ocorram simultaneamente.
Predecessora
Sucessora
+
$%
.*
.*
2:.3
Incio para Trmino (Start to Finish SF) Relao pouco usual. Ocorre
quando o fim de uma atividade depende do incio de uma atividade anterior.
Funciona de forma inversa a relao Fim para Incio. utilizado para substituies
de procedimentos ou equipamentos. Por exemplo, uma empresa est substituindo
sua central eltrica antiga por outra mais moderna. A central antiga deve
permanecer funcionando at que a central nova esteja em pleno funcionamento. O
problema no consiste em desligar a central antiga, mas, sim, em fazer com que a
central nova funcione corretamente.
Predecessora
Sucessora
)
+
$%
.*
:
2.:3
.!%@-"$@$'!$!"+"--!
Outro aspecto fundamental para o entendimento dos interrelacionamentos entre as
atividades em um projeto o conceito de defasagem e adiantamento.
Diversas atividades em um projeto necessitam de um intervalo de tempo aps a
realizao de sua predecessora, no podendo se iniciar logo aps a atividade
anterior. Como exemplo, tem-se as atividades de secagem, envelhecimento,
amadurecimento, etc., que necessitam de um tempo mnimo de espera para o
prosseguimento do projeto. Atividades de espera so dadas, na maioria das vezes,
em duraes corridas, incluindo as horas em que o projeto no trabalha (sbados,
domingos, feriados, noites, etc.).
Predecessora
Sucessora
Defasagem
de Tempo
+
"
&
2
3
Sucessora
Adiantamento
+
-
O interrelacionamento entre as atividades do projeto compe um todo organizado,
denominado rede PERT (Program Evaluation and Review Techinique). A rede
PERT evidencia os inter-relacionamentos entre as atividades no projeto global.
A rede PERT tem sua origem no meio militar, com uma associao entre a marinha
e as empresas Lockheed & Booz e Allen & Hamilton, em 1958, no desenvolvimento dos projetos de construo da srie de submarinos atmicos Polaris do
governo norte americano.
As vantagens da rede PERT so as seguintes:
simples entendimento;
interdependncia entre as atividades bem definida.
Estado 2
Estado 4
Estado 5
D
Estado 3
+7/+:)
+7/+:)?
"%@-$
Outra forma muito comum de representao grfica para cronogramas o
diagrama de Gantt, ou diagrama de barras. O diagrama utiliza barras horizontais,
colocadas dentro de uma escala de tempo. O comprimento relativo das barras
determina a durao da atividade. As linhas conectando as barras individuais em
um Diagrama de Gantt refletem os relaes entre as atividades.
O diagrama de Gantt a mais antiga tcnica de administrao de projetos. Foi
criado por Henry Gantt no incio do sculo, com o objetivo de atender a fins
militares e estratgicos.
Atividade
Semana 01
S
T Q Q S
Semana 02
S
T Q Q S S
Semana 03
T Q Q S
A
B
C
D
E
=
simples entendimento;
visualizao de atrasos com facilidade;
escala de tempo bem definida.
6
)*
:9=;
Aps terem sido concludos a alocao de recursos, o clculo da durao do
projeto e os interrelacionamentos entre as atividades (etapas 17, 18 e 19),
necessrio verificar se nenhum recurso est alocado em quantidade superior ao
limite mximo disponvel para aquele perodo.
Semana 01
Atividade
T Q Q S
A
B
C
D
E
Semana 02
S
Semana 03
T Q Q S S
T Q Q S
Joo
Joo
Mariana
Ana Carolina
Mrcio
+ "
B
%
"
6
Desvantagens
normalmente est disponvel na
prpria empresa.
#
""$%
"
Semana 01
Atividade
Semana 02
T Q Q S
A
B
C
D
E
T Q Q S
Semana 03
S
T Q Q S
Joo
Roberto
Mariana
Ana Carolina
Mrcio
+ "
B
%
""*
"
+
6
'-!,-0,Q'
Significa fazer com que o recurso superalocado trabalhe em uma jornada maior
durante o perodo problemtico e folgue posteriormente, formando um banco de
horas de trabalho.
Vantagens
Desvantagens
(
#
0
)
+ "
B
%
0
C&
%"@-0,Q'@('!NM!
Significa fazer com que o recurso superalocado trabalhe em regime de horas-extras
durante o perodo em que est sendo superalocado, sendo remunerado de forma
diferenciada por esse esforo.
Vantagens
Desvantagens
#
-
$%
0
@
Atividade
A
B
C
D
E
Semana 01
S
T Q Q S
Semana 02
S
Semana 03
T Q Q S S
T Q Q S
Joo
Joo
Mariana
Ana Carolina
Mrcio
Joo
trabalha
com horaextra
+ "
B
%
0
0
@
C
"+,@$'-1!'!
a forma mais comum de se resolverem problemas que envolvem alocao de
recursos. Consiste em atrasar as atividades segundo critrios de prioridades,
restries ou durao previamente determinados, de modo a retirar o sincronismo
que possa existir entre as atividades que possuem recursos superalocados. O
nivelamento normalmente atrasa o trmino do projeto.
O algoritmo utilizado para o nivelamento de recursos mostrado na Figura 5.24.
Como exemplo de nivelamento de recursos tem-se o diagrama de Gantt.
Antes do Nivelamento
Atividade
Semana 01
S
T Q Q S
A
B
C
D
E
Semana 02
S
Semana 03
T Q Q S S
T Q Q S
Joo
Joo
Mariana
Ana Carolina
Mrcio
Depois do Nivelamento
Atividade
A
B
C
D
E
Semana 01
S
T Q Q S
Semana 02
S
Semana 03
T Q Q S S
T Q Q S
Joo
Joo
Mariana
Ana Carolina
Mrcio
=
Vantagens
No opera o custo direto do projeto;
no existe troca de recurso;
no h perda de produtividade em
longas jornadas.
Desvantagens
Requer tcnica especializada
de programao;
normalmente atrasa o
projeto.
'$,1!4'
importante ressaltar que no existe uma estratgia correta para se conciliarem os
recursos. Cada caso deve ser estudado isoladamente e, em projetos complexos, a
anlise correta da melhor tcnica de conciliao de recursos pressupe o uso de
praticamente todas as estratgias.
Pendentes = Lista Atividades
Dia Corrente = 0
Lista = Atividades que podem iniciar-se no Dia Corrente,
em ordem crescente de folga total.
Em caso de empate, escolhe-se a menor durao
Existe
sobrealocao de
recursos?
Sim
A atividade
crtica?
No
Sim
No
Atividade Corrente =
Prxima da Lista
No
Lista vazia?
Sim
No
Pendentes vazia?
Sim
FIM
"
No
Tranferir a atividade
para Pendentes e m Dia
Corrente+1
(
:;:9>;
Essa etapa a responsvel por determinar o caminho crtico do projeto. O caminho
crtico constitudo pelas atividades mais importantes do projeto. Qualquer atraso
nas atividades do caminho crtico implica um atraso no trmino do projeto. A
durao do caminho crtico interfere diretamente na durao do projeto.
,
1
1
!
As atividades que compem o caminho crtico so chamadas atividades crticas e,
se atrasadas, causam um atraso na execuo do projeto. As modificaes de tempo
em atividades no crticas no tm efeito sobre a data de trmino do projeto.
."$"/R!
@2'$!
Para que se compreenda melhor o caminho crtico, importante que se conheam
algumas definies. So elas:
TMC = IMC + D
Onde,
TMT = IMT + D
Onde,
Semana 01
S
T Q Q S
Semana 02
S
T Q Q S
Semana 03
S
T Q Q S
A
B
C
D
E
2d
1d
2d
=
D
&
""
6
C
'
=
FT = TMC IMC D
Onde,
FT = Folga total
TMC = Trmino mais cedo
IMC = Incio mais cedo
Atividade
Semana 01
S
T Q Q S
Semana 02
S
T Q Q S S
Semana 03
T Q Q S
A
B
C
D
E
2d
1d
2d
FT=2+1+2=5d
1
6E
'>
=
("
&
/-
Semana 01
S
T Q Q S
Semana 02
S
T Q Q S S
A
B
C
D
E
'
0
*
"
2/%
*
3
Semana 03
T Q Q S
:99;
$
#
!
O custo de uma atividade calculado como a soma dos custos dos recursos
envolvidos na atividade com os custos fixos da atividade (custos de superviso, etc.).
1!'!-1!'!
Existem duas formas de se atribuirem custos a um recurso, que so:
O custo por empreitada utilizado para recursos que iro cobrar por um
determinado trabalho, independentemente do tempo que se utilize para faz-lo.
Tambm utilizado para materiais que sero consumidos pelo projeto.
O custo varivel por hora de trabalho atribudo a recursos que iro ser
remunerados por hora trabalhada, podendo, inclusive, incluir os custos decorrentes
de horas-extras. Para recursos do tipo equipamentos, o custo por hora deve ser o
valor da depreciao do bem ou do aluguel por hora de utilizao.
Como exemplo, pode se contratar um engenheiro para fazer o clculo estrutural de
uma obra e ele ser remunerado pelo trabalho realizado (custo por empreitada).
Outro exemplo quando um operrio trabalhar em um projeto complexo e grande,
sendo remunerado atravs de seu salrio mensal. O custo desse operrio deve ser
includo no projeto como custo varivel por hora de trabalho. O custo por hora
encontrado pela diviso do salrio mensal pelas horas trabalhadas no ms, sem
deixar de considerar os efeitos de produtividade do recurso.
1!'!"M'!
Outra parte do custo da atividade muito importante so os custos fixos
provenientes da infra-estrutura administrativa e de staff do projeto. Todos os
funcionrios de superviso, da administrao, bem como todos os custos de
instalaes fsicas do projeto precisam ser includos como custo fixo, independente
da velocidade com que o projeto realizado.
!"@"+-1!'!2''!-0,Q'
O WBS pode ser usado para estimativas de custos das fases do projeto e at de
todo o projeto. O custo da fase a soma dos custos das atividades a ela
pertencentes. O custo total do projeto a soma dos custos de suas fases.
$40,00 ($16,00+$24,00)
$16,00 ($6,00+$10,00)
$2,00
$24,00 ($7,00+$17,00)
$4,00
$3,00
$7,00
$4,00
$3,00
$9,00
$8,00
968
&
"
"
,1M'-"M
Uma das formas mais importantes de se analisarem os custos dos projetos atravs
do fluxo de caixa ou fluxo de desembolso do projeto. Ele associa os custos de cada
atividade ao cronograma do projeto, permitindo que se analisem o desembolso
mdio e o custo mdio de cada atividade do projeto.
Atividade
A
B
C
D
TOTAL
S1
$2,00
$4,00
$1,00
$3,00
$10,00
(
1"
"
S4
$8,00
$4,00
$2,00
$5,00
$19,00
TOTAL
$15,00
$19,00
$5,00
$19,00
$58,00
$H,"!-+,'-31""-':$-,1$,O!"!;
A anlise de valor adquirido a responsvel pelo acompanhamento financeiro de
todo o projeto. Ela se divide nos seguintes campos:
S
:9?;
Depois de terem sido concludos os clculos de custos do projeto, necessrio que
os relatrios, diagramas e grficos do plano operacional sejam confeccionados. Os
relatrios mais importantes so:
S
:9A;
Todos os relatrios gerados no passo anterior devem ser arquivados no livro geral
do projeto.
No
26. Possvel se
Renegociarem os
Limites com os
Envolvidos?
Sim
No
27. Possvel
Reestruturar o
Plano Operacional
do Projeto?
Sim
Retornar ao
Passo 16
"16. Definir e Agrupar as
Atividades que Sero
Executadas pelo Projeto
(WBS)"
No
Sim
Sim
29. Retornar ao
Passo 8
"Criar Alternativas de
Conduo do Projeto"
No
32. Aprovar
Formalmente o
Plano Pelos
Envolvidos
)
:
&
&
7':
Esse teste tem por objetivo verificar se a durao do projeto, seus custos e performance (qualidade) esto adequados ao que se props na fase de sua definio.
Caso os valores encontrados estejam em conformidade com os seus objetivos,
passa-se para a etapa de aprovao formal seu do plano pelos envolvidos (32).
Caso algum desses valores apresente divergncias em relao ao que foi proposto
nos objetivos, necessria uma consulta aos envolvidos sobre a possibilidade de se
alterarem os objetivos do projeto para que esses valores passem a ser aceitveis.
facilmente mensurvel;
tangvel pelos executantes;
concluso identificvel de maneira simples e direta.
(
:?AA9;
33. Executar o Pacote
de Trabalho
(Atividades)
34. Os Resultados
do Trabalho
Executado Esto
Dentro do Previsto?
Sim (Retrabalho)
35. O Desvio
Encontrado
Unicamente da
Execuo?
No
No
36. O Desvio
Devido a Falha no
Plano Operacional?
Sim
37. Retornar
ao Passo 16
"Definir e Agrupar as
Atividades que
Sero Executadas
pelo Projeto"
No
Sim
38. O Desvio
Devido a Falha na
Estratgia Adotada?
Sim
39. Retornar
ao Passo 8
"Criar Alternativas
para a Conduo do
Projeto"
No
40. O Desvio
Devido a Falha de
Definio do
Projeto?
43. Todos os
Trabalhos Foram
concludos?
Sim
41. Retornar
ao Passo 3
"Desenvolver o
Problema a Ser
Resolvido pelo
Projeto"
No
4
0
projeto (35). Caso a falha seja somente de execuo, preciso que o trabalho seja
realizado novamente (retrabalho).
Se o resultado negativo detectado no for devido a falhas na execuo,
importante que se avalie a possibilidade de falhas no plano operacional, tais como
cronogramas deficientes, recursos mal alocados, etc. (36). Se a falha for no plano
operacional, o projeto deve ser deslocado para a etapa 16 (definir e agrupar as
atividades que sero executadas pelo projeto) (37). Esse desvio comum em quase
todos os projetos, e diversos deles necessitam de replanejamento durante a
execuo. Portanto, esse retorno ao plano operacional representa um prejuzo para
o projeto, mas pouco significativo na maioria das vezes.
Se a falha na execuo no for decorrente do trabalho realizado de forma
inadequada, nem de falhas no plano operacional, passa a ser necessria uma
reavaliao da estratgia escolhida para a conduo (38). Se a estratgia escolhida
foi inadequada, preciso que se retorne etapa 08 (criar alternativas para a
conduo do projeto) e se desenvolva toda a fase estratgica novamente. Esse tipo
de falha grave para o projeto e representa prejuzos grandes de tempo e dinheiro.
Se todos os testes do plano e das estratgias foram reavaliados e no apresentaram
falhas que justifiquem o resultado inadequado encontrado, preciso que se
avaliem as definies do projeto (40). Se foi detectado que as falhas so
provenientes de objetivos, misso e escopo mal definidos, necessrio que se
retorne etapa 03 do projeto (desenvolver o problema a ser resolvido pelo projeto)
(41). Esse tipo de falha representa uma catstrofe para o projeto. Praticamente todo
o trabalho ser perdido, causando um prejuzo irreparvel. Normalmente, quando
falhas dessa natureza ocorrem no projeto, o desgaste to grande que os
envolvidos decidem at mesmo abandon-lo.
Se a falha ocorreu, mas no se consegue detectar sua origem, tem-se um impasse
no projeto (42), uma vez que o desvio existe, mas no se conhece sua origem.
Nesse caso, o gerente de projeto passa a ser o responsvel por resolver o conflito
ou impasse junto aos envolvidos.
(
:A?;
Essa etapa verifica se todos os pacotes de trabalho foram executados e se todas as
entregas foram efetuadas. Caso os trabalhos tenham sido concludos, o projeto vai
para a fase de finalizao. Caso contrrio, o prximo pacote de trabalho deve ser
realizado (retorno etapa 33).
AUDITORIA DO PROJETO
Projeto Auditor Perodo De
Data a
Comparao com os objetivos
Adequada
Inferior ao
Objetivo
Superior ao
Objetivo
Performance
Custo
Tempo
Escopo
Sim
Parcialmente
No
O projeto atendeu aos objetivos
Caso o projeto no tenha atingido seus objetivos, quais fatores contriburam para
os resultados negativos?
4
&
"
"
:AB;
Caso a auditoria detecte alguma falha no resultado do projeto, os envolvidos
devem-se reunir e reavaliar o projeto. Se a falha no for aceitvel, o projeto dever
ser deslocado para a malha de controle (35) e analisado detalhadamente.
(
:AL;
Com base na auditoria do projeto, devero ser discutidas as falhas cometidas, de
forma a possibilitar o aprendizado para que, em projetos futuros, essas falhas no
voltem a ocorrer e os envolvidos estejam mais capacitados. Todas as discusses e
concluses acertadas entre os envolvidos devem ser registradas no livro geral do
projeto.
6
:ACAD;
Depois de todas as discusses sobre o projeto, o livro geral do projeto deve ser
concludo, levando a assinatura dos envolvidos. O livro geral do projeto deve ser
arquivado na biblioteca da empresa ou em outra rea pr-definida para
arquivamento de projetos.