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Guia para Gestores de T&D

AUTORAS

ROSANGELA SOUZA
Fundadora e scia-diretora da Companhia
de Idiomas e do ProfCerto.
Formada em Letras e Traduo/Interpretao
pela Unibero. especialista em Gesto Empresarial
com MBA pela FGV e Professora de Estratgia na
Ps-Graduao da FGV/Santo Andr. Desenvolveu
projetos acadmicos sobre segmento de idiomas,
planejamento estratgico e indicadores de
desempenho para MPMEs. Atualmente aluna
de Ps-MBA da FIA/USP.

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AUTORAS

LIGIA CRISPINO
Fundadora e scia-diretora da Companhia
de Idiomas e do ProfCerto.
Formada em Letras e Traduo/Interpretao pela
Unibero. Possui cursos em Marketing de Servios
pela FGV; Gesto de Pessoas pelo Ibmec, Branding
e Inteligncia Competitiva, ambos pela ESPM;
Business English em Boston. analista quntica
e d palestras sobre comunicao, ensino, gesto
de negcios e pessoas.

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Introduo
1. Quais so as METAS?
2. Quais so os cursos necessrios para sua empresa?
Qual o nvel ideal a ser atingido?
3. Como estabelecer quais sero os colaboradores participantes
4. Quem tem de pagar por cada curso?
5. Quem fica e quem sai do curso?
6. Por quanto tempo a empresa vai pagar pelo curso?
7. Como pagar?
8. Como escolher uma escola
9. Cursos On-line so uma boa opo?
10. Como medir resultados
11. Situaes Adversas
12. Dicas finais

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Todos ns temos acompanhado a necessidade crescente de


comunicao entre as empresas de todos os pases, bem como a alta
demanda por profissionais qualificados em qualquer setor.
Uma alternativa para vencer esses desafios o investimento em
programas internos de desenvolvimento e capacitao de colaboradores:
universidades corporativas, convnios para cursos tcnicos, graduao,
ps e MBAs.
Cabe empresa a difcil deciso de buscar no mercado colaboradores,
que tenham domnio tcnico para a vaga, perfil comportamental, maior
propenso de adequao cultura da empresa e, ainda, um timo nvel de
comunicao em outro idioma. Ou investir na formao do time, de acordo
com as necessidades de cada funo.Diante da dificuldade de encontrar
profissionais com todas essas qualificaes, o investimento na formao
do profissional ainda tem sido a melhor estratgia.
Se sua empresa investe ou pretende investir em treinamento para seus
colaboradores, fundamental que voc leia este GUIA PRTICO,
elaborado por profissionais da Companhia de Idiomas que se dedicam
ao atendimento corporativo e ensino customizado de idiomas
in-company h mais de 22 anos. Colocamos, neste GUIA,

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os principais pontos que devem norte-lo na elaborao de uma poltica


de treinamento em sua empresa.
Se ainda tiver dvidas, teremos muito prazer em agendar uma conversa com
voc, para uma orientao gratuita.

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COMO COMEAR UM PROGRAMA DE


TREINAMENTO EM SUA EMPRESA
1. QUAIS SO AS METAS?

Sua empresa j definiu claramente quais so os reais objetivos com esta


iniciativa? Lembre-se de que a deciso de investir em cursos para seus
colaboradores precisa estar alinhada com o planejamento estratgico e a
poltica de RH da empresa. O programa ser considerado um benefcio
ou um treinamento?

Se for um benefcio, talvez voc no queira cobrar resultados, pois pode


ser considerado como uma ao motivacional para todos ou para alguns.
Se for um treinamento, fundamental estabelecer metas, prazos e formas
subjetivas e objetivas de mensurao de resultados.

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NOSSA DICA PARA A PME


Independentemente dos objetivos, nossa orientao que qualquer curso
seja considerado um treinamento, com metas especficas para cada aluno
ou grupo. Assim, ser mais fcil medir o retorno sobre o investimento que
sua empresa e colaborador iro realizar. Se for apenas um benefcio e
no houver medio de resultados, provvel que haja desperdcio de
tempo e de recursos financeiros. S quando sua empresa precisar daquele
conhecimento, perceber que ele incapaz de reproduzir o que viu no
curso. Medir resultado a cada programa a melhor prtica.
Se estivermos considerando cursos curtos e objetivos, a forma mais
simples de medir resultado combinar o compartilhamento do contedo
do curso, para que :
a) O colaborador saiba que tenha de multiplicar o que aprendeu, com seus
colegas, aumentando assim sua concentrao e reflexo DURANTE o
curso
b) O retorno sobre o investimento seja potencializado, pois mais
colaboradores podero estudar e aprender o que foi ensinado a um.

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2. QUAIS SO OS CURSOS NECESSRIOS PARA


SUA EMPRESA? QUAL O NVEL IDEAL A SER
ATINGIDO?
Para fazer a gesto de talentos da sua empresa, o RH ter de avaliar
quais competncias precisam ser desenvolvidas pela equipe a partir
de agora.
Se for um treinamento em idiomas, a primeira etapa
deste planejamento
escolher quais idiomas so imprescindveis para
a estratgia
da sua empresa. Com quais pases sua empresa
realiza negcios? Quais as perspectivas futuras?
Comunicao de alto nvel em Lngua
Portuguesa? Ingls? Espanhol? Mandarim?
Defina, em seguida, que nvel no idioma seus
colaboradores precisaro atingir. Domnio? Fluncia? Nvel Avanado?
Intermedirio? Comunicao Eficiente? S o bsico?

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Se tiver dificuldades neste mapeamento, liste primeiro o tipo de trabalho


que seus colaboradores realizam ou precisaro realizar (Reunies?
Negociaes? Apresentaes? E-mails? Relatrios? Viagens ao exterior?)
e as habilidades necessrias para o desempenho destas funes.
(Escrita? Compreenso Oral? Leitura? Comunicao oral? Como falar em
pblico? Como elaborar uma apresentao incrvel em power point?)

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NOSSA DICA PARA A PME


Voc pode identificar necessidades diferentes no seu time e estabelecer
critrios relacionados a essas necessidades. Exemplo: os gerentes de
vendas para a Amrica Latina necessitam atingir o nvel intermedirio
de espanhol; os assistentes financeiros precisam ter nvel avanado em
Excel. Isso nortear o tempo de subveno da empresa para cada curso.
Se sua poltica incluir mais de um tipo de treinamento, defina se todos
os colaboradores podero participar de dois ou mais cursos
simultaneamente. A deciso fundamental para definio de verbas.
Considere sempre a necessidade do colaborador no desempenho
de suas funes ou no plano de carreira que a empresa tem para ele.

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3. COMO ESTABELECER QUAIS SERO OS


COLABORADORES PARTICIPANTES
O prximo passo na implementao
de uma poltica de treinamento
estabelecer quem ter acesso ao
programa. possvel oferecer
os cursos para todos os
colaboradores ou restringir o
programa para
aqueles profissionais que precisam
adquirir competncias compatveis
com as demandas profissionais (atuais ou futuras). H tambm empresas
que proporcionam o curso apenas para colaboradores que tiverem
determinado tempo de empresa, determinado cargo ou alta performance.
Neste aspecto, no h regras: o importante a clareza na definio dos
elegveis, para que todos compreendam se podem ou no ter um curso
pago pela empresa.

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Caso o oramento seja inferior ao nmero de elegveis, pense em critrios


de definio de prioridades ou j estipule um nmero mximo
de colaboradores contemplados pela poltica a cada ano. Como vimos
no captulo anterior, definir nvel mximo para cada competncia
ou habilidade (por exemplo, nvel intermedirio de Excel suficiente para
determinada funo) , tambm uma forma de alinhar demanda com
o oramento. Grandes empresas podem definir os elegveis com o aval
do gestor direto de cada colaborador e at manter uma lista de espera
que ser acionada diante de alguma desistncia ou aumento da verba
para esse treinamento.

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4. QUEM TEM DE PAGAR POR CADA CURSO?


A definio da subveno est relacionada diretamente com a previso
oramentria, estratgias e cultura da empresa.
H empresas que oferecem subveno parcial para que o aluno
demonstre mais comprometimento com o treinamento de longo prazo.
No entanto, no h uma relao direta entre pagamento e disciplina/
comprometimento/dedicao. Nem sempre uma pessoa que tem um
curso pago pela empresa descomprometida. E nem sempre algum que
paga seu curso, integral ou parcialmente, comprometido. Avalie seus
colaboradores.
Critrios de elegibilidade claros, a sensibilizao dos novos alunos
e comunicao clara sobre a mensurao dos resultados costumam ser
os propulsores de um bom programa, alm da escolha de um bom
fornecedor.
Algumas empresas assumem 100% do investimento (subveno
integral). Programas direcionados a diretores, presidentes, expatriados
e profissionais que faro treinamentos rpidos no exterior, em suas reas
de atuao, e sero os multiplicadores aqui no Brasil de informaes dos
cursos realizados. Eles costumam ter subveno total, inclusive de
materiais.

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Uma tima prtica que ainda incomum a abertura dos cursos


para todos os colaboradores, com subveno da empresa apenas para
os elegveis (subveno compartilhada). Essa prtica excelente, mas
possvel se voc escolher o servio in company. Geralmente essas
escolas cobram por hora de trabalho e prestam o servio dentro de sua
empresa. Veja como essa escolha bastante vantajosa para a empresa
e todos os colaboradores:
Se a escola cobra R$ 200,00/hora pelo treinamento e voc pretende
capacitar 04 colaboradores naquele curso, seu investimento ser de
R$ 50,00 a hora por colaborador. Se divulgar o curso em sua empresa,
aceitando mais duas pessoas que no tenham direito subveno
na mesma turma, o investimento por pessoa cai para R$ 33,33. Ou seja,
seu investimento ser menor e o contrato favorecer dois colaboradores
que pagaro seus cursos com um timo desconto, pois ratearo o custo
da hora com a empresa. Se os colaboradores elegveis tiverem
subveno parcial, eles tambm gostaro de saber que pagaro menos.
H escolas que j emitem o faturamento com todos os rateios, boletos
bancrios e notas fiscais para a empresa, para os colaboradores
com bolsa parcial e para aqueles sem nenhuma bolsa. Tudo dividido
mensalmente, de acordo com o que foi combinado.

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Ateno: Algumas escolas cobram uma taxa adicional para um maior

nmero de alunos na mesma turma. Mesmo assim, o investimento ser


menor se voc permitir no-elegveis no mesmo curso.

Na eventualidade da sua empresa no ter verba para cursos (nenhuma


subveno), possvel, mesmo assim, escolher cuidadosamente
um fornecedor e contratar uma escola que atenda in company.
O RH pode ficar encarregado de divulgar a escola e os cursos
internamente, ou abrir espao para que ela divulgue diretamente
aos seus colaboradores. A escola dever prestar contas a voc dos
resultados alcanados pelos colaboradores.
Seu papel ser de:

a) abrir o espao para divulgao, aps analisar a qualidade e


referncias da instituio;

b) negociar o melhor preo com a escola selecionada, considerando o

nmero de alunos envolvidos no programa;

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c) organizar salas e horrios para as aulas;


d) permitir que seus colaboradores sejam testados, dependendo do tipo

de curso, pela escola;

e) solicitar relatrios de desempenho de cada colaborador. Mesmo

sem realizar investimento no programa, mantenha relacionamento


constante com a escola, para monitorar a qualidade do fornecedor
e obter vantagens para a sua empresa, como palestras e treinamentos
gratuitos (planto de dvidas, workshops etc).

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5. QUEM FICA E QUEM SAI DO CURSO?


Se a sua empresa pagar total ou parcialmente pelo curso, algumas
regras para manuteno da bolsa de estudo devem ser estabelecidas e
comunicadas. Elas so to importantes quanto as regras para
elegibilidade.
Controle de Frequncia do Aluno s aulas:
A porcentagem mnima
de frequncia mais utilizada no mercado
corporativo costuma ser de 75%. Algumas
empresas admitem a possibilidade de
justificativas em caso
de viagens a negcios, reunies, doena ou
frias. Outras tambm
definem padres nos quais os percentuais de
subsdio da empresa
variam de acordo com as notas e a
frequncia. Por exemplo:

Subsdio
50%
60%
70%
Acima de 9,0

8 - 8,9
7 - 7,9

Nota

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necessrio ateno aos critrios que exijam controles mensais


detalhados.
Mesmo contando com uma escola que tenha excelente gesto dos
cursos e envie ou disponibilize relatrios mensais, voc ter de valid-los,
informar os colaboradores sobre a subveno do ms e dar explicaes.
Isso d trabalho. Analise se tem estrutura para um controle to sofisticado
no que se refere a vincular subveno mensal performance em notas
ou frequncia. Alm disso, algumas escolas cobram taxas mensais para
relatrios mais detalhados.
H empresas que optam por controle bimestral de frequncia, sem
vincular alterao na subveno.
Se o aluno no obtiver o mnimo de frequncia no bimestre, ser advertido
e perder a bolsa no estgio seguinte.

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NOSSA DICA PARA A PME


Estabelea critrios de controle como frequncia, notas e aprovao no
curso, junto com a escola escolhida. Solicite relatrios peridicos e
realmente acompanhe o desenvolvimento e interesse dos alunos,
questionando a escola e os alunos sobre os resultados. Se preferir,
exija que a escola entre em contato com todos os alunos que obtiverem
frequncia abaixo da mdia e envie relatrio para voc, para que entenda
se as ausncias esto sendo causadas por falta de compromisso do
colaborador, ou se falta sensibilizao da liderana para que respeite o
tempo em que o aluno estiver no curso, ou at mesmo se o curso no
est motivador para o aluno. Em todos os casos, sua interferncia
fundamental.

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6. POR QUANTO TEMPO A EMPRESA VAI


PAGAR PELO CURSO?
H empresas que determinam subveno ou por um determinado nmero
de horas de treinamento, por exemplo, 250 horas. Ou at mesmo por
alguns anos ou meses.
Outras acreditam que o nvel bsico de qualquer treinamento precisa ser
de iniciativa do prprio profissional, ou seja, s vo investir em
aprimoramento (a partir do intermedirio). Veja que so procedimentos
com critrios opostos: pagar s os nveis bsicos ou a partir da
especializao? Defina o que faz mais sentido para sua empresa.

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Pela nossa experincia, se voc contrata profissionais que, em sua


maioria, j so qualificados, voc pode definir que a empresa s pagar
cursos de especializao ou aperfeioamento (pois no difcil encontrar
no mercado algum que j possua o mnimo de conhecimento bsico).
No entanto, se voc sabe que ter de formar profissionais a partir do nvel
bsico e que eles no precisam ter nvel avanado para desempenhar
a funo, voc pode determinar que a empresa s pagar at o
final do nvel intermedirio, por exemplo, j que o nvel avanado no
necessrio para os profissionais desempenharem bem a funo.
Cuidado para no pensar apenas no presente, deixando de investir em
profissionais que podero assumir posies que exijam um nvel mais
alto em um futuro prximo. Este critrio vale para qualquer tipo de curso:
graduao x MBA , idiomas Liderana etc.
Importante salientar que, dependendo do tipo de treinamento, preciso
manter o nvel adquirido, e at voltar para um curso de atualizao. H
inmeros casos de profissionais que investiram muito tempo e dinheiro
e pararam de estudar por vrios anos. Quando a empresa precisa que
eles passem a desenvolver funes, utilizando o conhecimento adquirido
naquele curso do passado, percebem que esto desatualizados.

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7. COMO PAGAR?
Com todos os itens anteriores definidos, preciso estabelecer
os procedimentos para pagamento da escola. Sua empresa pode optar
por pagar integralmente o valor devido escola, descontando em folha
de pagamento a parcela do colaborador. Verifique na Conveno
do Sindicato se h algum impedimento para esse procedimento, que
o mais prtico para todos.
H ainda a possibilidade de o colaborador realizar o pagamento integral
e solicitar o reembolso empresa. Neste caso, deixe claro o tipo
de documento que a empresa exigir para o reembolso, garantindo que,
realmente, a parcela ser paga escola.
A escola tambm pode cobrar a parte da empresa e a dos alunos
separadamente. Verifique no contrato com a escola quem se
responsabilizar pelo pagamento da parte do colaborador em caso
de demisso, licena-sade ou outras situaes. A escola, especialmente
se cobrar por hora de trabalho, vai transferir a responsabilidade
do pagamento da frao para sua empresa ou para os integrantes
do grupo. H empresas que fazem os colaboradores desistentes
participarem do rateio do grupo at o trmino do estgio no qual ele
estava estudando. Deixe claro em contrato assinado com cada aluno ou
que ele assine um documento, afirmando que concorda com todas as
regras da poltica de treinamento.

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8. COMO ESCOLHER UMA ESCOLA


Este o item mais importante. De modo geral, voc tem as seguintes
opes, para AULAS IN COMPANY ou AULAS EXTERNAS:

PROFESSOR / CONSULTOR PARTICULAR

ESCOLA INDEPENDENTE COM CURSOS PERSONALIZADOS

ESCOLA INDEPENDENTE COM CURSOS PADRONIZADOS

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Voc pode escolher entre ter um nico fornecedor ou vrios.


Veja a seguir as vantagens e desvantagens de cada escolha:

PROFESSOR / CONSULTOR PARTICULAR


VANTAGENS

PREO

QUALIDADE: Se voc souber


escolher, pode ter em sua empresa
um excelente professor.
MENOS REGRAS: H professores
bastante flexveis com relao
a regras de cancelamento de aulas,
compensao etc.

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DESVANTAGENS
NICO PERFIL DE PROFESSOR:
Voc conta com apenas um estilo de
professor, que pode no se adaptar a
todas as necessidades da empresa.
MTODO: Alguns professores
particulares no tm mtodo nenhum,
apenas do aulas, fique atento antes
de escolher, analise o programa,
pergunte se h avaliaes escritas etc.

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ESCOLA INDEPENDENTE

cursos personalizados ou padronizados

VANTAGENS

DESVANTAGENS

DIFERENTES PERFIS DE
PROFESSOR : Voc conta com uma
equipe de professores, que podem se
adaptar a todas as necessidades da
empresa.

RITMO DO CURSO: Como tudo


mais flexvel, os professores podem se
adequar ao ritmo dos alunos, o que
no bom. Estabelea com a escola
prazos e critrios que garantam o
comprometimento do aluno.

QUALIDADE: Pesquise a lista de


clientes da escola e pea referncias.
Pergunte sobre professores, atendimento, contrato, preo.

ESPAO DA SUA EMPRESA: Analise


se voc tem salas suficientes para os
cursos e tente colocar aulas sequenciais, otimizando o tempo dos professores
e minimizando turnover da escola.

FLEXIBILIDADE: As escolas independentes costumam flexibilizar itens de


acordo com suas necessidades. Avalie
antes o que precisa: resultados rpidos,
preo, condies de pagamento, dias e
horrios atpicos para aulas, perfil de
professor, prazo para cancelamento de
aulas com direito a compensao etc.

PROFESSORES INSUFICIENTES:
Se voc contratar uma pequena escola,
possvel que alguns cursos sejam
interrompidos temporariamente por falta
de professor. Geralmente essas escolas
contam com mo de obra autnoma
e nem sempre fcil substituir
na sua regio, dia e horrio do curso,
com rapidez. Verifique o nmero
de professores que atendem a escola,
antes de contrat-la.

MTODO: Se optar por escola


independente com cursos
personalizados, possvel uma
adaptao s necessidades da sua
empresa.

MTODO: Se optar por escola


independente com cursos
padronizados, analise se realmente
cada programa atender s suas
necessidades, pois raramente o
mtodo, material didtico ou
abordagem podero ser mudados.

COMODIDADE: Se sua empresa


fica em uma regio com trnsito,
aproveite o horrio de pico para que
seus funcionrios realizem o curso
na empresa. Quem se desloca o
professor.
PREO: Geralmente cobram por hora
de trabalho e voc pode organizar
grupos, com nenhuma ou uma taxa
adicional baixa. Compare com as outras
opes, considerando que vai colocar o
mximo de alunos permitido em cada
grupo. Analise a sugesto de encaixar
nos grupos existentes funcionrios que
pagariam sua frao no curso, para
diminuir o seu investimento. Geralmente
essas escolas no cobram taxa
de matrcula.

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9. CURSOS ON-LINE SO UMA BOA OPO?


H basicamente dois tipos:

PLATAFORMAS DE ENSINO DISTNCIA


O aluno recebe uma senha de acesso e pode estudar nos horrios que
quiser. H atividades, autocorreo, geralmente um tutor online para
esclarecer dvidas. Cursos pagos ou gratuitos, de universidades ou
instituies de qualidade do mundo inteiro.
Vantagens: comodidade total, pois o aluno estuda quando pode,
inclusive durante viagens. Preo, pois o curso pode ser at gratuito.
Desvantagens: infelizmente este tipo de curso inadequado para a
grande maioria dos aluno por conta da falta de disciplina. Mas os mais
disciplinados obtm timos resultados, se for escolhida uma boa
plataforma. Algumas plataformas no tm um tutor acompanhando
frequncia de acessos e assimilao.
Algumas plataformas tm contedo e tambm interao com outros
alunos e professores. Os alunos devem ser orientados a aproveitar
a oportunidade de interagir nestes fruns de discusso.

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10. COMO MEDIR RESULTADOS


Como gestor de treinamento, voc deve
solicitar relatrios mensais, bimestrais
ou trimestrais para acompanhar o
desempenho e frequncia dos alunos,
em qualquer curso parcial ou totalmente
subvencionado pela empresa.
Se voc for conduzir de perto o programa de treinamento, ter dois
papis:

1 - GESTO FUNCIONAL
Esclarecer os procedimentos e regras para a adeso poltica de
treinamento da empresa.
Conferir frequncia mensal dos alunos nas aulas, se este for um critrio para
manuteno da subveno.
Conferir as cobranas emitidas pelo(s) prestador(es) de servios.
Controlar a verba para treinamentos e os prazos de trmino dos cursos.

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2 - GESTO DO APRENDIZADO
Fazer a interface entre os alunos e a(s) escola(s).
Controlar o desempenho e o progresso dos alunos.
Realizar eventuais reunies com os alunos.
Realizar reunies regulares com a(s) escola(s).
Para cursos de longa durao, ainda possvel pensar em algumas aes
motivacionais, de integrao e de checagem indireta do
aprendizado, tais como a gendar um encontro semestral ou anual com
a gesto de todos os alunos para que estes contem um pouco do que
aprenderam e como esto aplicando o conhecimento na empresa.

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11. SITUAES ADVERSAS


SUSPENSO DO TREINAMENTO
A poltica de treinamento deve prever solues para situaes
adversas, como a suspenso temporria do treinamento. Situaes como
frias, licena-maternidade ou por motivos de sade precisam tambm
estar previstas, com prazos mnimos e mximos j estabelecidos.

DEMISSO DO COLABORADOR
Para evitar problemas futuros, a empresa tambm deve deixar claro,
desde o incio do programa, que a demisso do colaborador
representar, automaticamente, o fim do subsdio.
Em alguns casos de alta gerncia e cursos individuais, a empresa coloca
algumas horas de curso no pacote de sada do colaborador, como forma
de ajud-lo na recolocao profissional.

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12. DICAS FINAIS


Muitas vezes, na ansiedade de colocar a poltica de treinamento
em prtica, a empresa no faz um estudo adequado do pblico a ser
atendido. Acaba investindo em pessoas que no tm disponibilidade de
tempo para se dedicar, no tm motivao ou, simplesmente, no
precisam de um curso naquele momento.
Outra falha comum est na escolha do fornecedor. Por conta do custo,
algumas empresas selecionam fornecedores que no vo conseguir
entregar aquilo que esperado e necessrio. Liste suas expectativas e
faa o alinhamento com o fornecedor, antes de assinar um contrato.
Converse com clientes da escola, confira se os resultados prometidos so
atingidos.
Por fim, no invista em treinamento se no puder destacar um profissional
capacitado para fazer a gesto dos cursos.
A escola no pode fazer o que quiser e no ser cobrada por resultados ou
qualidade. Assim o investimento ser desperdiado. Quando se percebe
que os alunos no aprenderam muita coisa, tudo interrompido, e
escolhe-se um novo fornecedor.

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Como qualquer investimento, tem de haver acompanhamento dos


resultados por parte de um gestor da empresa. Uma relao de confiana
e transparncia tambm deve ser construda com a escola, para que os
problemas que envolvam seus colaboradores sejam resolvidos em
conjunto.

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PARA OBTER MAIS INFORMAES SOBRE A


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OU ENTRE EM CONTATO COM
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Skype: ligiavelozo
ROSE SOUZA
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