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1 - COMO FAZER UM CRONOGRAMA

O que um cronograma - uma ferramenta para gerenciamento do Tempo de um


Projeto.
Sua essncia a composio de uma lista de atividades interligadas por relaes de
dependncia (obrigatrias, arbitrrias e externas), que aplicadas sobre um calendrio (datas,
feriados) e aps a anlise da disponibilidade de recursos humanos/materiais (Nivelamento de
Recursos), possibilita a identificao e controle da data de realizao de atividades.
O cronograma normalmente baseado no Grfico de Gantt, que uma ferramenta grfica
para visualizao do trabalho ao longo do tempo.
O grande segredo do cronograma a identificao do Caminho Crtico, pois apenas com essa
tcnica o Gerente de Projetos tm a possibilidade de aplicar tcnicas de controle (Fast Track,
Crashing, Corrente crtica, buffers, etc.) que aumentem a probabilidade de entregar o projeto
no prazo estipulado.
Como fazer um cronograma
A forma mais simples para explicar como montar listar o passo a passo do processo:
-

Montar a EAP (Estrutura Analtica do Projeto);


Listar atividades;
Estimar durao das atividades;
Definir Recursos das atividades;
Definir dependncias entre as atividades;
Definir calendrio para os recursos;
Definir data inicial do projeto;
Montar cronograma em uma ferramenta de Gesto de Projetos;
Nivelar recursos;
Identificar e analisar o caminho crtico;
Traar uma linha de base;
Iniciar o monitoramento e controle do projeto.
Ciclos de vida de projetos.

O ciclo de vida baseado na natureza do projeto, os 3 mais comuns so:


-

Cascata As atividades so executadas de inicio a fim apenas uma vez.


Iterativo As fases do projeto se repetem iterativamente
Iterativo incremental A cada iterao so definidos ou executados novos requisitos no
projeto.

Recomendaes prticas sobre uso do cronograma


-

Mesmo nos projetos mais simples, identifique o caminho crtico;


Cronograma desatualizado no serve para nada;
O cronograma deve ser distribudo s equipes do projeto, seno no sabero que
atividade fazer na sequencia;
Atividades no devem ser maiores que 40 horas, nem menores que 4 horas;
Use um padro de atualizao como 20-50-100, 20-50-80-10, 50-100 ou 0-100.
Geralmente no relevante encontrar o percentual exato de completude de uma
atividade;
O cronograma por si s no garante entregas no prazo, para isso dependemos das
pessoas;

Use uma ferramenta de apoio para gerao e controle de cronograma, fazer no Excel
geralmente no compensa o trabalho.

2 - COMO FAZER UM CRONOGRAMA


O cronograma uma ferramenta para documentar e controlar o tempo que ser gasto na
realizao de um conjunto concatenado de atividades em um projeto. Serve para monitorar o
andamento das atividades em relao ao tempo, para garantir que o projeto finalize numa
data planejada e controlada. O gerente de projeto atua como facilitador na criao do
cronograma e geralmente as atividades so determinadas pela prpria equipe de execuo.

Existem vrias formas de estruturar um cronograma, a cada projeto deve-se avaliar a


estrutura que permita o melhor gerenciamento, observando sempre a fluidez das atividades e
a facilidade de visualizao da concluso das etapas. As duas estruturas mais comuns so:
por entregas e por fases. No cronograma por entregas, quebra-se o produto/servio a ser
gerado em pedaos e organiza-se atividades para concluso desses pedaos individualmente.
J no cronograma por fases, cria-se um conjunto de fases relacionadas ao ciclo de vida do
projeto e organiza-se atividades para sua concluso.

Na empresa onde trabalho leva-se muito a srio a questo de prazo (claro que um projeto
pode ser replanejado, mas isso precisa ser acordado e documentado). Trabalho na diviso de
servios de infra-estrutura e o descumprimento do prazo de um projeto acarreta multas
muito altas. Mas tambm j trabalhei em empresas de projetos eternos, aqueles que nunca
terminam por um motivo ou outro, esses casos so complicados (mas isso assunto para um
outro post).

Ainda que seu ambiente de trabalho seja complexo e o projeto sofra muitas mudanas,
sempre vale a pena manter um cronograma. o que mune o GP de informaes para prestar
status do andamento do projeto, controlar tempo e custo, definir tticas para manter o
projeto no prazo, fazer escaladas, etc. Isso me lembra a famosa frase In God we trust, all
others must bring data (W. Edwards Deming), traduzindo: Em Deus ns confiamos, todos
os demais tem que trazer dados, assim funciona o mundo corporativo.

Pois bem, generalizei uma estrutura de cronograma que uso para compartilhar com os
colegas, conforme abaixo:

Dependncias Deve conter as atividades que o projeto no pode resolver, mas tem que
esperar o resultado de um terceiro, como: cliente, outras torres, projetos ou sub-projetos.
Entregas Deve conter a lista das entregas do projeto, que devero vir diretamente da
Declarao de Trabalho e devem ser ligados (atravs de predecessoras) s atividades que os
geram.
Marcos Deve conter a lista de marcos conforme necessidade (devem ter sempre o esforo
em zero horas) e devem ser ligados (atravs de predecessoras) s atividades que os geram.
Fase: LARGADA INICIAL Deve conter atividades de iniciao do projeto, como: Definir o
GP, obter acessos, permisses, estabelecer um diretrio compartilhado, fazer o kick-off e etc.
Fase: PLANEJAR Deve conter atividades de planejamento, como: Estabelecer o Plano de
Projeto, riscos, custos, cronograma e suas respectivas revises e validaes.
Fase: EXECUTAR Deve conter as atividades de execuo do cerne do projeto. Normalmente
incluo uma EAP (Estrutura Analtica do Projeto, em ingls WBS Work Breakdown Structure)
baseada em produto e sugiro que inclua todas as atividades de monitoramento.
Fase: ENCERRAMENTO Deve conter as atividades de encerramento de projeto, como:
Liberao de recursos, registros, lies aprendidas e arquivamento.
Nas fases LARGADA INICIAL, PLANEJAR e ENCERRAMENTO adicionei listas de atividades
para facilitar: #atividades executar.

Este um cronograma genrico que atende a projetos com ciclo de vida em cascata baseado
em fases. Para projetos interativo-incrementais seria necessrio criar um nvel acima e para
cada ciclo interativo copiar a estrutura apresentada. isso pessoal, montar cronogramas
um trabalho bem detalhado, mas muito gostoso de fazer, acompanh-lo e perceber o quanto
ele evita problemas, melhor ainda.
O arquivo est disponvel para download aqui.
Agora que voc j sabe tudo sobre a utilidade da EAP, podemos partir para o MS-Project. Este
primeiro exerccio bem simples e tem o objetivo de mostrar os passos para construo do
cronograma. Vamos comear!

Passo 1 Inserir a EAP

O MS-Project tem uma interface que lembra o Excel e trata, inicialmente, qualquer entrada
como uma atividade. Deve-se inserir primeiro o nome do Projeto e abaixo as partes da EAP.

Para aninhar as Fases dentro do Projeto, utilize a tecla <TAB>.

Passo 2 Inserir as Atividades

Para inserir as atividades prossiga da mesma forma. Clique na tecla <Insert> e v


adicionando as atividades conforme o exemplo abaixo:

Recomendao: Neste primeiro momento, no convm pensar em Durao ou em Recursos, a


prtica mostra que mais proveitoso listar as atividades do projeto inteiro antes de planejar
de fato suas duraes e quem ir execut-las.

Passo 3 Sequenciar as atividades

Para isso use o campo Predecessora. Mas antes de tudo, o que uma Predecessora?

Para calcular o prazo de um projeto preciso concatenar as atividades umas nas outras.
Predecessora a atividade anterior, quela a qual a atividade se conecta para gerar a
sequncia de passos.

Ex: Na sequncia de atividades x, y e z. A predecessora de y x, de z y.

Agora vamos inserir as Predecessoras deste projeto (Se o campo Predecessoras no estiver
disponvel, clique com o boto direito sobre a barra de ttulo e escolha Inserir Campo)

V at o campo Predecessorase insira os nmeros correspondentes ao ndice da atividade


(nmero que fica na primeira coluna a cinza).

Cada atividade pode ter vrias predecessoras, basta inserir os nmeros separados por
vrgula.

Recomendao: Lembrando que o cronograma composto de fases e atividades, a prtica


mostra que inserir a ordem de predecesso na atividade d maior controle sobre a sequncia.
Pois a durao da fase a soma das duraes de duas atividades.

Existem mais detalhes para lidar com Predecessoras, que comentarei em posts futuros.

Passo 4 Definir recursos

Neste passo voc ir alocar o recursos nas suas atividades correspondentes. No exemplo
abaixo foram definidos dois colaboradores: Joo e Pedro.

Existem duas formas para atribuir um recurso uma atividade. A primeira inserindo
diretamente no campo Nomes dos Recursos.

A segunda, mais segura, acessando a Planilha de Recursos, atravs do menu Exibir >
Planilha de Recursos. E em seguida, usando o list box para selecionar os nomes, conforme a
figura abaixo:

Isto evita que voc duplique um recurso, por exemplo, chamando um de Joo outro de Joao,
J. da Silva e assim por diante.

Passo 5 Definir data de Inicio do Projeto

V at a opo do menu Projeto > Informaes do Projeto e insira a data inicial do projeto,
no exemplo foi utilizada a data de 1 de agosto de 2011.

A data inicial ser importante para Definio do Calendrio, para calcular os dias no-teis
dentro perodo real do projeto.

Passo 6 Definir Calendrio

O calendrio essencial para que se chegue a um cronograma realista. Nele voc vai inserir:

Feriados e pontes
Frias e Folgas programadas
Perodos de trabalho diferenciados
Os Perodos de trabalho diferenciados so usados quando o recurso humano no trabalha o
perodo padro, que de 8 horas dirias de segunda a sexta. s vezes um recurso pode
trabalhar apenas 4 horas, ou somente aos sbados. Todas as variaes so aceitveis.

No exemplo, os dois recursos trabalharo 8 horas dirias de segunda a sexta e o dia 3 de


agosto de 2011 ser feriado.

Para inserir um feriado, siga as aes:

Primeiro v at o menu Ferramentas > Alterar perodo til


V at a aba Excees
Insira todas as excees conforme seu calendrio.

Passo 7 Inserir a Durao/Trabalho das Atividades

Agora vamos inserir a Durao/Trabalho das atividades. Na configurao-padro, Durao a


quantidade de DIAS teis que a atividade ir levar e Trabalho a quantidade de horas.

Quando voc insere a Durao, o MS-Project


dirias = 24 horas).

calcula o Trabalho em Horas (3 dias x 8hs

Se voc fizer o contrrio, colocando o Trabalho, ele calcula a Durao (40 horas / 8hs dirias
= 5 dias).
Existem mais detalhes para lidar com Durao x Trabalho, que comentarei em posts futuros.

Passo 8 Analisar Super-alocao

Analisar a Super-alocao significa observar se algum dos recursos humanos est


programado para trabalhar mais do que sua capacidade (em horas). Embora seja uma prtica
comum em muitas empresas, em um planejamento isso no recomendvel, pois d uma
viso equivocada do prazo alcanvel.

Existem duas vises que podem facilitar essa anlise. A primeira o Grfico de Recursos,
que voc pode acessar pelo menu Exibir > Grfico de Recursos. Nela voc consegue
visualizar rapidamente a super-alocao pelas barras, que ficam vermelhas, conforme o
exemplo abaixo.

Outra viso o Uso dos Recursos, que pode ser acessada atravs do menu Exibir > Grfico
de Recursos. Esta viso mostra dia a dia, quantas horas o recurso est trabalhando em cada
atividade. (Particularmente acho bem mais fcil de manipular!)

Passo 9 Identificar o caminho crtico

E finalmente, chegamos ao momento principal, que a Identificao do Caminho Crtico.

Agora vamos a visualizao do Caminho Crtico no MS-Project. V para a tela do grfico de


Gantt, usando o menu Exibir > Grfico de Gantt e siga os passos abaixo:

Clique no Assistente de Grfico de Gantt

Escolha a opo Caminho Crtico e em seguida Concluir

Abaixo o Grfico de Gantt com o Caminho Crtico pintado com a cor vermelha:

Grfico de Gantt com o Caminho Crtico

Algumas perguntas comuns sobre caminho crtico:

O que Caminho crtico? a sequencia de atividades com a maior durao.


Pode haver mais de um? Pode!
um problema ter caminho crtico no projeto? No, todo projeto tem pelo menos um.
Quando resolvo o caminho crtico, o que acontece? Surge sempre outro caminho crtico.
Para que serve? Serve para que voc identifique as atividades que podem atrasar o projeto.
Ento existem atividades que podem atrasar? Sim, todas as atividades que no esto no
caminho crtico possuem alguma folga, que significa que podem atrasar alguns dias.
Eli, tem exemplos a? Tenho vrios, veja a pgina de exemplos.
3 COMO ESTRUTURAR UM CRONOGRAMA INTEGRADO
Cronogramas Integrados so aplicveis principalmente a projetos multidisciplinares, que
contenham vrios nveis de gesto (Figura 1). Monta-se o Capstone Plan, em portugus
cronograma-macro, que reflete as necessidades de negcio na forma de deliverables e
milestones e agrega todos os sub-cronogramas.
Os cronogramas so elaborados no MS-Project, em seguida deven integrados por um
software de apoio que utiliza mensagens como as hashtags do twittter para definir onde
e como integra-los. Eximindo a filosofia do assumption, prega o mtodo, possvel reduzir
bastante o grau de incerteza do planejamento. Mas, podem ser integrados manualmente
como mostro no post Passo-a-passo para montar um cronograma integrado no MS-Project
As mensagens se parecem com o exemplo IDTAGProjeto-destinoDescrio, onde ID o
cdigo-nico, TAG define o tipo de dependncia, Projeto-destino aponta para o cronograma
que receber a incumbncia de resolver a dependncia e Descrio o que se espera obter
do projeto. (Ex: 205DEPENDENCYNETWNetwork available with 150MB link).

As mensagens encontradas no cronograma so copiadas automaticamente para o


cronograma-destino, onde devem ser atreladas a uma sequencia de atividades, determinando
como ser sua execuo e apontando sua data final.

Existem 3 tipos de TAGs:

MILESTONE Representa um marco para uma fase do projeto. Funciona exatamente como
um milestone normalmente definido no MSProject.
DELIVERABLE Representa um entregvel do projeto, uma atividade com esforo zero.
Na prtica um Milestone que referencia uma entrega.

DEPENDENCY Representa a necessidade de um entregvel em outro sub-projeto. Deve-se


definir uma lista de sub-projetos, preferencialmente com siglas de 4 caracteres, como: SDSK
para service desk, GPRW para groupware, MIDR para midrange, NETW para network, etc.

importante frisar que o mtodo sozinho no suficiente para gerenciar um projeto, todas
as demais disciplinas so importantes e devem ser implementadas. O mais bsico ter
Statement of Work e Project Plan, definindo o objetivo do projeto, escopo, entregveis,
critrios de aceitao, milestones, equipe e stakeholders, riscos, etc.

Aps os passos preliminares, pode-se iniciar a definio do Plano Integrado pelo repeatable
model, conforme os passos:

Montar o Plano-geral (Capstone plan) Montar o Cronograma geral do projeto com atividades
do nvel gerencial, seccionando os sub-projetos por torre e definindo os VP Milestones e VP
Deliverables.
Definir Sub-Milestones Milestones podem ser VP, Major ou Key. Os VPs so definidos
exclusivamente pelo Capstone Plan. Os Major representam os pontos mais importantes de
cada sub-projeto. E os Key so milestones de controle. A responsabilidade do GP de cada
sub-projeto.
Pode-se ainda determinar limites para os milestones, ex: Para cada VP
Milestone devem ser definidos no mximo 4 majors.
Definir Deliverables Cada sub-projeto deve ter seus deliverables inseridos no cronograma,
conforme a nomenclatura definida. A definio de critrios de aceitao (para entregas) pode
ser feito em nvel de sub-projeto ou em nvel de deliverable, em documento apropriado.
Dependncias As dependncias so o ponto-chave do mtodo. Elas definem o que um
subprojeto espera de outro para sua execuo. Pode-se criar dependncias externas para o
cliente, o que exige bastante comprometimento de sua parte. aqui que acontece a mgica
para fazer sumir as assumptions.
Rodar iteraes Executar um procedimento de integrao e de checagem de integridade
quantas vezes for necessrio para ter um plano consistente.
Depois s acompanhar o projeto, cada GP no seu escopo, mas todos com viso total do
progresso do projeto. O mtodo de acompanhamento deve ser definido conforme o contexto.

O mtodo bastante eficaz, embora na fase de planejamento gaste-se bem mais tempo que
um planejamento tradicional.
Neste post disponibilizo um Tutorial para Montar um cronograma integrado no MS-Project,
com esta integrao pode-se ver vrios sub-projetos em um nico cronograma.

Situaes em que vale a pena integrar cronogramas so:

Projetos com mltiplos fornecedores


Projetos com vrios gerentes de projeto
Projetos com times dispersos
Abaixo apresento o passo-a-passo para fazer a integrao:

1. Cenrio Inicial
Para fazer o tutorial foram criados 3 projetos: Projeto1, Projeto2 e ProjetoGeral.Os Projetos1
e Projeto2 possuem 5 atividades cada. Na verso inicial, o Projeto1 inicia no dia 21/03 (a
data est no padro EUA) e o Projeto2 inicia no dia 24/03 trs dias de diferena nas datas
planejadas para incio.O ProjetoGERAL foi criado como sendo o Capstone Plan, o Plano
macro. Ele que ser utilizado para gerar mtricas dos projetos e para gerao de Relatrios
de Status. Nesta simulao foram includos 3 marcos: Inicio das atividades, Fim do Projeto1 e
Fim do Projeto2.

(Figura 1 Projeto1 na verso sem integrao)

(Figura 2 Projeto2 na verso sem integrao)

(Figura 3 ProjetoGERAL na verso sem integrao)


2. Como adicionar os Arquivos
Primeiro precisa-se adicionar links dos Projetos1 e Projeto2 dentro do ProjetoGeral. Para
adicionar o Link, clique no menu INSERT, em seguida PROJECT (Figura 4) e Selecione os
arquivos (Figura 5 e Figura 6).

(Figura 4 Menu para adicionar link entre os arquivos de cronograma)

(Figura 5 Selecionando os arquivos)

O resultado final ser o ProjetoGeral com os dois sub-projetos adicionados conforme a Figura
6 abaixo.

(Figura 6 Resultado da adio dos arquivos)

3. Integrao dos Projetos


Para integrar os projetos, basta adicionar uma atividade como predecessora.No exemplo
abaixo, a atividade de nmero 3 do ProjetoGeral foi adicionada como predecessora no
Projeto1 e Projeto2. Isto significa que: No ProjetoGeral existe um MILESTONE chamado
Incio das atividades. Somente aps a data definida neste MILESTONE as atividades tero
inicio no projeto integrado.

(Figura 7 Milestone entre sub-projetos / Capstone plan)

Para completar o planejamento integrado do ProjetoGeral, acrescentaram-se links que


informem as datas de completude das atividades no Projeto1 e Projeto2, conforme a Figura 8.

Note que aps pressionar a tecla ENTER, o MS-Project faz o link para o arquivo .mpp do subprojeto (no exemplo: C:Documments and Settings)

(Figura 8 Integrao de Milestone e arquivo fsico)

Pronto! Agora s acompanhar o projeto O projeto j est integrado. Quando houver


alteraes nos sub-projetos, desde que estejam todos na mesma pasta, o ProjetoGeral ser

atualizado automaticamente. Fica bem mais fcil de gerenciar, reportar e gerar mtricas. Bom
uso!