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Use uma ferramenta de apoio para gerao e controle de cronograma, fazer no Excel
geralmente no compensa o trabalho.
Na empresa onde trabalho leva-se muito a srio a questo de prazo (claro que um projeto
pode ser replanejado, mas isso precisa ser acordado e documentado). Trabalho na diviso de
servios de infra-estrutura e o descumprimento do prazo de um projeto acarreta multas
muito altas. Mas tambm j trabalhei em empresas de projetos eternos, aqueles que nunca
terminam por um motivo ou outro, esses casos so complicados (mas isso assunto para um
outro post).
Ainda que seu ambiente de trabalho seja complexo e o projeto sofra muitas mudanas,
sempre vale a pena manter um cronograma. o que mune o GP de informaes para prestar
status do andamento do projeto, controlar tempo e custo, definir tticas para manter o
projeto no prazo, fazer escaladas, etc. Isso me lembra a famosa frase In God we trust, all
others must bring data (W. Edwards Deming), traduzindo: Em Deus ns confiamos, todos
os demais tem que trazer dados, assim funciona o mundo corporativo.
Pois bem, generalizei uma estrutura de cronograma que uso para compartilhar com os
colegas, conforme abaixo:
Dependncias Deve conter as atividades que o projeto no pode resolver, mas tem que
esperar o resultado de um terceiro, como: cliente, outras torres, projetos ou sub-projetos.
Entregas Deve conter a lista das entregas do projeto, que devero vir diretamente da
Declarao de Trabalho e devem ser ligados (atravs de predecessoras) s atividades que os
geram.
Marcos Deve conter a lista de marcos conforme necessidade (devem ter sempre o esforo
em zero horas) e devem ser ligados (atravs de predecessoras) s atividades que os geram.
Fase: LARGADA INICIAL Deve conter atividades de iniciao do projeto, como: Definir o
GP, obter acessos, permisses, estabelecer um diretrio compartilhado, fazer o kick-off e etc.
Fase: PLANEJAR Deve conter atividades de planejamento, como: Estabelecer o Plano de
Projeto, riscos, custos, cronograma e suas respectivas revises e validaes.
Fase: EXECUTAR Deve conter as atividades de execuo do cerne do projeto. Normalmente
incluo uma EAP (Estrutura Analtica do Projeto, em ingls WBS Work Breakdown Structure)
baseada em produto e sugiro que inclua todas as atividades de monitoramento.
Fase: ENCERRAMENTO Deve conter as atividades de encerramento de projeto, como:
Liberao de recursos, registros, lies aprendidas e arquivamento.
Nas fases LARGADA INICIAL, PLANEJAR e ENCERRAMENTO adicionei listas de atividades
para facilitar: #atividades executar.
Este um cronograma genrico que atende a projetos com ciclo de vida em cascata baseado
em fases. Para projetos interativo-incrementais seria necessrio criar um nvel acima e para
cada ciclo interativo copiar a estrutura apresentada. isso pessoal, montar cronogramas
um trabalho bem detalhado, mas muito gostoso de fazer, acompanh-lo e perceber o quanto
ele evita problemas, melhor ainda.
O arquivo est disponvel para download aqui.
Agora que voc j sabe tudo sobre a utilidade da EAP, podemos partir para o MS-Project. Este
primeiro exerccio bem simples e tem o objetivo de mostrar os passos para construo do
cronograma. Vamos comear!
O MS-Project tem uma interface que lembra o Excel e trata, inicialmente, qualquer entrada
como uma atividade. Deve-se inserir primeiro o nome do Projeto e abaixo as partes da EAP.
Para isso use o campo Predecessora. Mas antes de tudo, o que uma Predecessora?
Para calcular o prazo de um projeto preciso concatenar as atividades umas nas outras.
Predecessora a atividade anterior, quela a qual a atividade se conecta para gerar a
sequncia de passos.
Agora vamos inserir as Predecessoras deste projeto (Se o campo Predecessoras no estiver
disponvel, clique com o boto direito sobre a barra de ttulo e escolha Inserir Campo)
Cada atividade pode ter vrias predecessoras, basta inserir os nmeros separados por
vrgula.
Existem mais detalhes para lidar com Predecessoras, que comentarei em posts futuros.
Neste passo voc ir alocar o recursos nas suas atividades correspondentes. No exemplo
abaixo foram definidos dois colaboradores: Joo e Pedro.
Existem duas formas para atribuir um recurso uma atividade. A primeira inserindo
diretamente no campo Nomes dos Recursos.
A segunda, mais segura, acessando a Planilha de Recursos, atravs do menu Exibir >
Planilha de Recursos. E em seguida, usando o list box para selecionar os nomes, conforme a
figura abaixo:
Isto evita que voc duplique um recurso, por exemplo, chamando um de Joo outro de Joao,
J. da Silva e assim por diante.
V at a opo do menu Projeto > Informaes do Projeto e insira a data inicial do projeto,
no exemplo foi utilizada a data de 1 de agosto de 2011.
A data inicial ser importante para Definio do Calendrio, para calcular os dias no-teis
dentro perodo real do projeto.
O calendrio essencial para que se chegue a um cronograma realista. Nele voc vai inserir:
Feriados e pontes
Frias e Folgas programadas
Perodos de trabalho diferenciados
Os Perodos de trabalho diferenciados so usados quando o recurso humano no trabalha o
perodo padro, que de 8 horas dirias de segunda a sexta. s vezes um recurso pode
trabalhar apenas 4 horas, ou somente aos sbados. Todas as variaes so aceitveis.
Se voc fizer o contrrio, colocando o Trabalho, ele calcula a Durao (40 horas / 8hs dirias
= 5 dias).
Existem mais detalhes para lidar com Durao x Trabalho, que comentarei em posts futuros.
Existem duas vises que podem facilitar essa anlise. A primeira o Grfico de Recursos,
que voc pode acessar pelo menu Exibir > Grfico de Recursos. Nela voc consegue
visualizar rapidamente a super-alocao pelas barras, que ficam vermelhas, conforme o
exemplo abaixo.
Outra viso o Uso dos Recursos, que pode ser acessada atravs do menu Exibir > Grfico
de Recursos. Esta viso mostra dia a dia, quantas horas o recurso est trabalhando em cada
atividade. (Particularmente acho bem mais fcil de manipular!)
Abaixo o Grfico de Gantt com o Caminho Crtico pintado com a cor vermelha:
MILESTONE Representa um marco para uma fase do projeto. Funciona exatamente como
um milestone normalmente definido no MSProject.
DELIVERABLE Representa um entregvel do projeto, uma atividade com esforo zero.
Na prtica um Milestone que referencia uma entrega.
importante frisar que o mtodo sozinho no suficiente para gerenciar um projeto, todas
as demais disciplinas so importantes e devem ser implementadas. O mais bsico ter
Statement of Work e Project Plan, definindo o objetivo do projeto, escopo, entregveis,
critrios de aceitao, milestones, equipe e stakeholders, riscos, etc.
Aps os passos preliminares, pode-se iniciar a definio do Plano Integrado pelo repeatable
model, conforme os passos:
Montar o Plano-geral (Capstone plan) Montar o Cronograma geral do projeto com atividades
do nvel gerencial, seccionando os sub-projetos por torre e definindo os VP Milestones e VP
Deliverables.
Definir Sub-Milestones Milestones podem ser VP, Major ou Key. Os VPs so definidos
exclusivamente pelo Capstone Plan. Os Major representam os pontos mais importantes de
cada sub-projeto. E os Key so milestones de controle. A responsabilidade do GP de cada
sub-projeto.
Pode-se ainda determinar limites para os milestones, ex: Para cada VP
Milestone devem ser definidos no mximo 4 majors.
Definir Deliverables Cada sub-projeto deve ter seus deliverables inseridos no cronograma,
conforme a nomenclatura definida. A definio de critrios de aceitao (para entregas) pode
ser feito em nvel de sub-projeto ou em nvel de deliverable, em documento apropriado.
Dependncias As dependncias so o ponto-chave do mtodo. Elas definem o que um
subprojeto espera de outro para sua execuo. Pode-se criar dependncias externas para o
cliente, o que exige bastante comprometimento de sua parte. aqui que acontece a mgica
para fazer sumir as assumptions.
Rodar iteraes Executar um procedimento de integrao e de checagem de integridade
quantas vezes for necessrio para ter um plano consistente.
Depois s acompanhar o projeto, cada GP no seu escopo, mas todos com viso total do
progresso do projeto. O mtodo de acompanhamento deve ser definido conforme o contexto.
O mtodo bastante eficaz, embora na fase de planejamento gaste-se bem mais tempo que
um planejamento tradicional.
Neste post disponibilizo um Tutorial para Montar um cronograma integrado no MS-Project,
com esta integrao pode-se ver vrios sub-projetos em um nico cronograma.
1. Cenrio Inicial
Para fazer o tutorial foram criados 3 projetos: Projeto1, Projeto2 e ProjetoGeral.Os Projetos1
e Projeto2 possuem 5 atividades cada. Na verso inicial, o Projeto1 inicia no dia 21/03 (a
data est no padro EUA) e o Projeto2 inicia no dia 24/03 trs dias de diferena nas datas
planejadas para incio.O ProjetoGERAL foi criado como sendo o Capstone Plan, o Plano
macro. Ele que ser utilizado para gerar mtricas dos projetos e para gerao de Relatrios
de Status. Nesta simulao foram includos 3 marcos: Inicio das atividades, Fim do Projeto1 e
Fim do Projeto2.
O resultado final ser o ProjetoGeral com os dois sub-projetos adicionados conforme a Figura
6 abaixo.
Note que aps pressionar a tecla ENTER, o MS-Project faz o link para o arquivo .mpp do subprojeto (no exemplo: C:Documments and Settings)
atualizado automaticamente. Fica bem mais fcil de gerenciar, reportar e gerar mtricas. Bom
uso!