BELLOTTO, Helosa Liberalli. Arquivos Permanentes: tratamento documental.

So
Paulo: TA Queiroz, 1991.

Busca-se preservar a memria da instituio como prova de sua atividade e fornecer ao

usurio informaes precisas, completas e em pouco tempo. (otimizar sua utilizao)
O arsenal metodolgico utilizado nos arquivos no tem um fim em si mesmo. freqente a
preocupao exagerada com fichas, recibos, protocolos, etc... e nenhuma ateno quanto a
correta ordenao do acervo e um atendimento eficiente ao usurio.
A arquivstica no mbito dos arquivos permanentes, no dispe e nem pretende dispor
de cdigos e tabelas universais preestabelecidas de arranjo e descrio ... No entanto, no
se pode dizer que a arquivstica no tenha doutrina e metodologias prprias; muito menos
se pode tax-la de isenta de princpios gerais que possibilitem o entendimento entre seus
profissionais e usurios. (pg. 1)
O arquivo tem a co-responsabilidade do processo de recuperao da informao, em
benefcio da divulgao cientfica, tec, social e cultural, bem como do testemunho jurdico e
histrico. Estes objetivos so alcanados com a aplicao de procedimentos tcnicos
diferentes a material de distintas origens.
arquivo o rgo receptor (recolhe naturalmente o que produz a administrao); no acervo
os conjuntos doc. esto reunidos segundo sua origem e funo, isto , suas divises
correspondem ao organograma da respectiva administrao; os objetivos primrios so
jurdicos, funcionais e administrativos; os secundrios so culturais e de pesquisa
histrica; a fonte geradora nica.
Em arquivo raramente o doc. tem valor separadamente, sempre como parte do todo a ele
relacionado que deve ser tomado.
Exclui-se o sentido de coleo: papis reunidos obedecendo a critrios cientficos,
artsticos, de entretenimento, ou quaisquer outros que no os funcionais/administrativos.

O Ciclo Vital dos doc. ou teoria das 3 idades

1 Fase: abrigam os doc. durante seu uso funcional, administrativo, jurdico, seu trmite
legal, sua utilizao liga s razes pelas quais foram criados. Sua permanncia neste tipo de
arquivo depende de sua tipologia/funo, mas pode ser generalizada em um ano; podem
passar dali a um arquivo central do respectivo rgo gerador, onde permanecem de 5 a 10
anos (sem que isto seja considerado uma outra idade).
Deve situar-se junto ao produtor administrador, tem de ser gil, seguindo classificao e
cdigo de assuntos de acordo com as funes administrativas; deve ser reservado como

informao pblica.
A administrao dos arquivos correntes deve fazer com que os doc. sirvam as finalidades
para as quais foram criados, de maneira mais eficiente e econmica possvel.
2 Fase: em que os papis j ultrapassaram seu prazo de validade jurdico-administrativa,
mas ainda podem ser utilizados pelo produtor. Permanecero em um arquivo que j
centralizar papis de vrios rgos/departamentos, porm sem mistur-los ou confundilos, pelo prazo de 20 anos. Nesta fase os doc. so submetidos as Tab. de Temp.
pouco consultado pela administrao, que dele no mais necessita, a no ser
esporadicamente; ainda no est totalmente aberto pesquisa; fica em local afastado e de
manuteno barata; um depsito onde os doc. aguardam seus prazos de vida ou
recolhimento.
3 Fase: 25 ou 30 anos (varivel) contados a partir da data de produo dos doc. ou do fim
de sua tramitao. A operao denominada 'recolhimento' conduz os papis a um local de
preservao definitiva, os AP para uso cientfico, social e cultural.
Por interessarem muito mais aos investigadores do que aos administradores, devem estar
localizados junto s universidades ou centros culturais; facilmente acessvel aos usurios
tpicos com amplas salas de consulta, pois a pesquisa est aberta a todos.

Comisso de Anlise de Documentos

Comisso mista de administrador, contabilista, jurista e arquivista (membros
efetivos), se baseiam na legislao em geral, nas normas internas e sobretudo, na
prpria finalidade dos doc. em questo. Fixam critrios e justificativas para que se
possam eliminar certos papis desnecessrios ao rgo de origem e sem interesse
para a pesquisa histrica.
Gerentes (membros eventuais)
A forma/funo pela qual o doc. criado que vai determinar seu uso e destino
futuro;
Prazo de vida de acordo com seu valor; valor este que determinado em funo de
sua possvel finalidade e do tempo de vigncia dessa finalidade;
A eliminao no pode ser feita indiscriminadamente nem basear-se em datas e
perodos rgidos

1. Quais os critrios de eliminao e recolhimento? Como saber se o valor

administrativo j se passou? (valores administrativo, jurdico e fiscal)
os doc. deixaram de estar ligados ao desempenho da atividade a que se referem?
o objetivo principal j foi atingido?
conservao por convenincia ou hbito?
as operaes a que os doc. se ligam j foram concludas?

 sua guarda se deve apenas como garantia contra reclamaes?

pode se obter a mesma inf. em outro lugar?
Valor histrico
Quando revelar aspectos importantes da entidade quanto sua origem, organizao,
administrao e atividades; que retratem as diretrizes da empresa, procedimento e
funcionamento; que elucidar aspectos econmicos, polticos, de pesquisa, sociais e
estatsticos.

Conceito de documento
Elemento comum e primeiro.
qualquer elemento grfico, iconogrfico, plstico ou fnico pelo qual o homem se
expressa. o livro, o artigo de revista ou jornal, o relatrio, o processo, o dossi, a
correspondncia, a legislao, a estampa, a tela, a escultura, a fotografia, o filme, o
disco, a fita magntica, o objeto utilitrio etc., enfim, tudo o que seja produzido por
razes funcionais, jurdicas, cientficas, tcnicas, culturais ou artsticas pela
atividade humana.

Tipologia
- Diplomtico x arquivstico
espcie gnero
Probatrio x informativo (critrio avaliao)
extensiva x intensiva x diversificada (critrio informao)
Classificao diplomtica
Normativos
Enunciativos
De assentamento
Comprobatrios
De ajuste
De correspondncia
Um doc. da mesma espcie se comporta de forma uniforme, mesmo que o contedo varie.

Documento original
Feito por direta vontade dos autores e conservado em matria e forma genunas sob
as quais foi originalmente emitido.
carter de matriz, de primeiro
carter de acabado, limpo, perfeito.
autgrafo x hetergrafo

Categoria intermediria entre original e cpia

ampliao
renovao
insero
confirmao

Cpias (reproduzir ou substituir)

simples ou livres
autorizadas (translados ou certificadas)
imitativas ou figuradas

Livros de assentamentos de cpias (cdices diplomticos)

Registros: livros copiadores de todos os doc. expedidos pela empresa;
Cartulrios: livros copiadores de correspondncia recebida; preservam os originais;
viso geral.

Original mltiplo
circular
multiplicados

Construindo a memria da Empresa (mnemotcnica)

So basicamente dados a serem trabalhados.
Composto de:
Doc. de Arquivo: aps o ciclo vital
Doc. tcnico-cientficos ou informativos: que justificam os primeiros; que
demonstram a aplicao dos atos administrativos;
Elementos Dispersos: extra oficial
diferente da Histria pois o Arquivo um banco de dados e a histria uma anlise
crtica interpretativa.

Srie = sequncia de doc. da mesma natureza (no cabe mesma funo ou assunto)
Biblioteconomia = catalogao
Arquivologia = descrio (no cadastro ou incorp.) = cdigo de assunto