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Projeto de Implantao de
Digitalizao e Arquivamento
de Documentos do CEAF/ ESMP

A preservao digital tem sido um recurso muito explorado pelas

organizaes. Seus principais benefcios so:
- evitar a degradao do documento fsico pela frequncia de manipulao;
- mitigar o risco do extravio;
- liberar espao enviando a documentao para um arquivo inativo;
- facilitar a distribuio e agilizar a consulta ao documento.

A digitalizao de documentos comea com o processo de captura, o

qual consiste em um conjunto de prticas e ferramentas que padronizam o
tratamento da documentao a ser digitalizada. Uma das metodologias mais
utilizadas a americana 5W2H.

Pode ser resumida em 5 W:

What (o que ser feito?); Why (por que ser feito?)

Where (onde ser feito?); When (quando?)
Who (por quem ser feito?); 2H:
How (como ser feito?); How much (quanto vai custar?)

A partir do 5W2H podemos elaborar uma proposta de checklist para a

digitalizao de documentos:

Por qu? Qual o motivo da digitalizao?

O que deve ser digitalizado?
Quando deve ocorrer a captura?
Quem deve ser responsvel pela captura? O departamento que ser a
destinao final dos documentos.
Qual o espao necessrio para armazenar as imagens?
Como os documentos devem ser indexados?
Quanto ser necessrio para o projeto?

O primeiro passo o ltimo. Quanto ou o que ser necessrio para a

implantao de um projeto de baixo custo?
Resposta. preciso distinguir o que processo de implantao da
digitalizao de documentos do CEAF/ESMP dos equipamentos necessrios
para efetivar a digitalizao.
Primeiro equipamentos: (02) dois scanners: o CEAF/ESMP j possui os
equipamentos nas mquinas da Ricoh e da Canon;
(02) computadores especificamente dedicados
digitalizao: os computadores devem ser para uso exclusivo da
digitalizao de documentos, ou seja, nelas devem estar instalados os
programas de digitalizao, o arquivamento temporrio do que for
digitalizado para fins de tratamento do arquivo se em .pdf ou.jpeg.
Podem ser mquinas iguais s destinadas aos setores administrativos do
MPSP.
Software para captura, gerenciamento,
indexao, controle e recuperao dos documentos: +- R$ 1.200,00: o
mercado apresenta vrios tipos de programas podemos citar o
RemoteScan Universal, da DELL Software; o DigiDocFlow da Ricoh; o
CapturePerfect da Canon. A escolha do software precisa ser feita tendo
por base alguns parmetros tais como: suporte; usabilidade facilidade
de manuseio; preo/benefcio, etc

Digitalizar recursos requer a criao de uma infra-estrutura significativa

para arquivar material digital. Entre outros componentes dessa infra-estrutura
deve haver um repositrio digital seguro, um sistema de controle de qualidade
e administrao de acessos.
Existem vrias opes para armazenagem de material digital, e as mais
comuns so: a utilizao de discos rgidos internos, discos ticos, e discos
de rede.
Discos rgidos internos de computadores so relativamente rpidos e
capazes, mas como so diariamente utilizados h sempre o risco de falha,
infeco de vrus e outros problemas. preciso estar constantemente
providenciando algum tipo de backup em outro formato de armazenagem.
Discos ticos (que incluem CD-R e DVD-R) so removveis e de
razovel durabilidade, apesar de terem capacidade limitada (640 Mb para CDR, 6 GB para DVD-R).

A questo do arquivamento

O ponto mais sensvel da digitalizao o da guarda dos arquivos

digitalizados. Confiabilidade de acesso, acessibilidade; proteo contra perdas
e danos e backup.
Como visto no pargrafo anterior, as opes de arquivamentos so
vrias. Qual a melhor, a mais indicada. Depende. Os documentos
digitalizados so apenas para conservao discos ticos (640 Mb para
CD-R, 6 GB para DVD-R) pode ser uma boa opo.
Os arquivos digitalizados precisam ser acessados no dia-a-dia? No
parece ter outra opo alm dos discos rgidos internos de computadores.
Dependendo do setor e da produo de documentos, um computador
com um HD de 1 Tera (1 milho de gigabytes de capacidade de
armazenamento) pode ser a soluo.

Enfim, a tomada da deciso de digitalizao dos arquivos dos

setores da Ps-Graduao, Setor de Eventos e Setor Financeiro deve
resultar de um estudo que avalie o que ser digitalizado e para que
finalidade. A partir desse corte possvel que o processo seja realizado
com eficincia, eficcia e permanncia para esta e para as prximas
gestes.
Sugiro a constituio de um Grupo de Trabalho composto por um
funcionrio de cada setor envolvido, um coordenador para manter o
projeto em andamento que seja responsvel pela estrutura do projeto de
digitalizao de documentos, pela programao das diferentes etapas,
pelo acompanhamento das aquisies das mquinas e programas
necessrios e, por fim, pela execuo do Programa de Digitalizao de
Documentos do CEAF/ESMP.
Cada uma dessas opes ideal para alguns propsitos e inadequada
para outros. Portanto, quando decidir por um formato de armazenagem, voc
deve considerar primeiramente o tipo de demanda do seu projeto. Se o
propsito for backup e preservao essencial que a mdia de armazenagem
seja removvel e durvel. Dependendo da quantidade de informao que voc
precisa guardar, provvel que tambm seja necessrio uma grande
capacidade.