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Gesto de Documentos
Curso de capacitao para os integrantes do
Sistema de Gesto de Documentos de Arquivo SIGA,
da administrao pblica federal
Rio de Janeiro|2011
Presidenta da Repblica
Dilma Rousseff
Ministro da Justia
Jos Eduardo Cardozo
Equipe de elaborao
Alexandre Gonalves, Ana Celeste Indolfo, Brenda Couto de Brito Rocco, Carla Prado Mouta Pena (in
memoriam), Carlos Augusto Silva Ditadi, Cludia Carvalho Masset Lacombe Rocha, Djalma Mandu de
Brito, Elizabeth da Silva Maulo, Lcia Maria Menezes Santos, Margareth da Silva, Maria Izabel de Oliveira,
Reviso
Mariana Simes e Alba Gisele Gouget
Diagramao
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ISBN: 978-85-60207-28-2
1.Arquivos. 2. Gesto de documentos. I. Ttulo. II. Srie.
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S U M R I O
1. Conceituao e caracterizao dos documentos de arquivo
1.1
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Caractersticas
Gnero
Espcie
Tipo
Natureza do assunto
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3. Princpios arquivsticos
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Conceituao
Objetivos
Fases
Nveis de aplicao
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e tabela de temporalidade e destinao de documentos
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4. Metadados
4.1 Objetivo
4.2 Tipos
4.3 Uso
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A P R E S E N TA O
O Arquivo Nacional, rgo da estrutura bsica do Ministrio da Justia e rgo central do Sistema de Gesto de Documentos de Arquivo
SIGA, da administrao pblica federal, tem como misso acompanhar
e implementar a poltica nacional de arquivos, que tem como um dos
pilares as atividades de gesto de documentos de arquivo. Tal poltica
explicitada no 2 o do art. 216 da Constituio da Repblica Federativa
do Brasil e ratificada no art. 1o da lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991
(Lei de Arquivos), que em seu art. 3o dispe que considera-se gesto
de documentos o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em
fase corrente e intermediria, visando sua eliminao ou recolhimento
para guarda permanente. Esta atividade dever do Poder Pblico.
Desta forma, para que o Arquivo Nacional, que exerce uma funo constitucional como rgo singular na estrutura do Estado brasileiro, possa
desempenhar sua misso, necessrio que os servidores que atuam na
rea de gesto de documentos estejam conscientes da importncia do
desenvolvimento de programas de gesto de documentos em seus rgos e entidades, bem como sejam capazes tecnicamente de conduzir
esses programas.
O SIGA, ao organizar sob a forma de sistema as atividades de gesto de
documentos, no mbito dos rgos e entidades da administrao pblica federal, representa uma etapa importante e indispensvel para a
promoo da articulao dos arquivos federais nos moldes legais e tecnicamente corretos, garantindo o desenvolvimento integrado das atividades arquivsticas nas fases corrente, intermediria e permanente. A
implementao do SIGA garante a economia de recursos, evitando-se
gastos e esforos desnecessrios, permitindo maior agilidade na recuperao e no acesso informao pblica, com a reduo de custos de
produo e armazenagem de documentos.
Assim, o Arquivo Nacional ao produzir este instrumento tcnico, em
forma de apostila, para o desenvolvimento dos cursos de capacitao
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cumprir uma tarefa essencial, permanente e vital para o SIGA, na medida em que a cada curso ministrado os integrantes do sistema fortalecero seus conhecimentos e prticas, bem como sero capazes de, por
meio da multiplicao dos contedos revistos e/ou aprendidos, melhorarem e ampliarem a qualidade dos servios arquivsticos desenvolvidos em seus rgos e entidades.
Acreditamos no sucesso dos cursos de capacitao, pois foram planejados tendo como base que:
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tenham as suas demandas internas e externas atendidas, alm de possibilitar ao cidado o acesso s informaes de seu interesse;
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que atuam na rea de gesto de documentos;
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clar seus conhecimentos, pois possuem necessidades e interesses que
o curso de gesto de documentos satisfar.
Maria Izabel de Oliveira
Coordenadora-Geral de Gesto de Documentos do Arquivo Nacional
Coordenadora do Sistema de Gesto de Documentos de Arquivo SIGA,
da administrao pblica federal
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I N T R O D U O
A formulao da teoria das idades dos arquivos e a adoo do conceito
de gesto de documentos, a partir da segunda metade do sculo XX,
revolucionaram a teoria arquivstica ao estabelecer que os documentos
de arquivo deveriam passar por fases distintas e sucessivas durante seu
ciclo vital, ou seja, desde sua produo at a destinao final. Entretanto, essa revoluo no solucionou, de imediato, o problema da massa
documental acumulada nos arquivos.
Era necessrio ir alm da compreenso de que os arquivos custodiavam
documentos correntes, intermedirios e permanentes, e de que a cada
uma dessas fases, de acordo com o uso que se fazia dos documentos,
corresponderiam procedimentos tcnicos especficos.
Como consequncia desse entendimento, a experincia de gesto de documentos iniciada nos Estados Unidos sob a denominao de records
management.
Gerir documentos, em sentido mais amplo, significa no s racionalizar
e controlar a produo documental e garantir o uso e a destinao adequada, mas, principalmente, assegurar ao governo e ao cidado acesso
pleno s informaes contidas nos documentos, tarefa, por excelncia,
dos arquivos.
De acordo com o artigo 3o da lei n. 8.159, de 8 de janeiro de 1991, conhecida como Lei de Arquivos, que dispe sobre a poltica nacional
de arquivos pblicos e privados, considera-se gesto de documentos
o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento de documentos nas fases
corrente e intermediria, visando sua eliminao ou recolhimento para
guarda permanente.
Segundo os artigos 4o e 5o desta lei, todos possuem o direito de receber
dos rgos pblicos informaes contidas em documentos de arquivo,
de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral. O acesso
deve ser franqueado pela administrao pblica, no prazo da lei, res-
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MDULO I
1 Conceituao e caracterizao dos documentos de arquivo
Documento toda unidade de registro de informaes, qualquer que
seja o suporte ou formato, suscetvel de ser utilizada para consulta,
estudo, prova e pesquisa, por comprovar fatos, fenmenos, formas de
vida e pensamentos do homem numa determinada poca ou lugar.
Entende-se por suporte o material no qual so registradas as informaes, enquanto formato o conjunto das caractersticas fsicas de apresentao, das tcnicas de registro e da estrutura de informao e contedo de um documento.
Todo documento uma fonte de informao, como, por exemplo, livros,
revistas, jornais, manuscritos, fotografias, selos, medalhas, filmes, discos e fitas magnticas.
Os rgos e entidades da administrao pblica atuam nos mais diversos domnios do conhecimento e as funes e atividades que desenvolvem os levam a produzir ou receber uma grande quantidade de
informaes, que, quando registradas em qualquer suporte, constituem
documentos de arquivo. Essa produo de documentos no constitui
um fim em si mesma. Ela responde, antes de tudo, necessidade de informaes que permitam ao homem agir, decidir, provar, atestar, manter ou restabelecer direitos, analisar, retrospectivamente, os fatos, as
aes e os objetos.
Documentos de arquivo ou documentos arquivsticos so todos aqueles que, produzidos e/ou recebidos por pessoa fsica ou jurdica, pblica
ou privada, no exerccio de suas atividades, constituem elementos de
prova ou de informao. Formam um conjunto orgnico, refletindo as
aes a que esto vinculados, expressando os atos de seus produtores
no exerccio de suas funes. Assim, a razo de sua origem ou a funo
para qual so produzidos que determina sua condio de documento
de arquivo, e no a natureza do suporte ou formato.
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1.1 Caractersticas
Os documentos de arquivo possuem caractersticas que os diferenciam
dos demais documentos. Entre elas, destacam-se a organicidade, a unicidade, a confiabilidade e a autenticidade:
x organicidade: os documentos de arquivo so produzidos e acumulados em razo das funes e atividades desenvolvidas pelo rgo ou
entidade, o que os contextualiza no conjunto a que pertencem. Assim,
os documentos de arquivo se caracterizam pelas relaes orgnicas
que mantm entre si;
x unicidade: o documento de arquivo nico no conjunto documental
de que faz parte, porque o conjunto de suas relaes com os demais
documentos do grupo sempre nico. Podem existir cpias em um
ou mais grupos de documentos, mas cada cpia nica em seu lugar;
x confiabilidade: o documento de arquivo confivel quando tem a
capacidade de sustentar os fatos que atesta. A confiabilidade est relacionada ao momento em que o documento produzido e veracidade de seu contedo. Para tanto, precisa ser dotado de completeza
e ter seus procedimentos de criao bem controlados. Completeza
consiste na presena, no documento de arquivo, de todos os elementos intrnsecos e extrnsecos exigidos pela organizao produtora e
pelo sistema jurdico-administrativo ao qual pertence, de maneira
que esse mesmo documento possa ser capaz de gerar consequncias.
Dificilmente se pode assegurar a veracidade do contedo de um documento; ela inferida a partir da completeza e dos procedimentos de criao. A confiabilidade, sinnimo de fidedignidade, uma
questo de grau, ou seja, um documento pode ser mais ou menos
confivel;
x autenticidade: o documento de arquivo autntico quando o que
diz ser, independentemente de se tratar de minuta, original ou cpia, sendo livre de adulteraes ou qualquer outro tipo de corrupo. Enquanto a confiabilidade est relacionada ao momento da produo, a autenticidade se refere transmisso do documento e
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Cabe ressaltar que no existe consenso quanto caracterizao de documento eletrnico e documento digital como gneros documentais, uma
vez que ambos podem se apresentar como documentos textuais, cartogrficos e audiovisuais, assim como acontece, em alguns casos, com os
documentos microgrficos.
1.3 Espcie
Espcie documental a diviso de gnero que rene tipos documentais por seu formato. As espcies documentais, portanto, podem ser
definidas tanto em razo da natureza dos atos que lhes deram origem, quanto pela forma de registro dos fatos. So exemplos de espcies documentais os atos administrativos mais comuns nas estruturas de governo:
x atos normativos: regras e normas expedidas por autoridades administrativas. Exemplos: medida provisria, decreto, estatuto, regimento, regulamento, resoluo, portaria, instruo normativa, ordem de
servio, deciso, acrdo, despacho decisrio;
x atos enunciativos: atos opinativos que esclarecem determinados assuntos, visando fundamentar uma soluo. Exemplos: parecer, relatrio, voto, despacho interlocutrio;
x atos de assentamento: atos configurados por registros, consubstanciando assentamento sobre fatos ou ocorrncias. Exemplos: apostila,
ata, termo, auto de infrao;
x atos comprobatrios: atos que comprovam assentamentos, decises.
Exemplos: traslado, certido, atestado, cpia autntica ou idntica;
x atos de ajuste: acordos em que a administrao pblica (federal, estadual, do Distrito Federal ou municipal) parte. Exemplos: tratado,
convnio, contrato, termos (transao, ajuste);
x atos de correspondncia: objetivam a execuo dos atos normativos,
em sentido amplo. Exemplos: aviso, ofcio, carta, memorando, mensagem, edital, intimao, exposio de motivos, notificao, telegrama,
telex, telefax, alvar, circular.
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1.4 Tipo
Tipo documental a diviso de espcie que rene documentos por suas
caractersticas comuns no que diz respeito frmula diplomtica, natureza de contedo ou tcnica de registro. Assim:
x na espcie documental carta, so exemplos de tipos documentais, entre outros, cartas patentes, cartas rgias e cartas precatrias;
x na espcie documental decreto, so exemplos de tipos documentais, entre outros, decretos-lei, decretos sem nmero e decretos legislativos.
1.5 Natureza do assunto
Quanto natureza do assunto, os documentos podem ser ostensivos ou
sigilosos.
x documento ostensivo aquele que no possui restrio de acesso,
ou seja, sua divulgao no prejudica o rgo ou entidade, nem seus
servidores, podendo ser de domnio pblico.
x documento sigiloso aquele que, pela natureza do seu contedo, sofre restrio de acesso e deve ser de conhecimento limitado, necessitando de medidas especiais de salvaguarda para custdia e divulgao. Esses documentos e as informaes que contm recebem uma
classificao de sigilo, isto , so atribudos a eles graus de sigilo, conforme a legislao em vigor. Essa classificao tambm chamada de
classificao de segurana.
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tidade produtora, os arquivos caracterizam-se como pblicos e privados.
Arquivo pblico o conjunto de documentos de uma entidade coletiva
pblica, independentemente de seu mbito de ao e do sistema de governo do pas. Dessa forma, so considerados arquivos pblicos:
x os conjuntos de documentos produzidos e acumulados, no exerccio
de suas atividades, por rgos e entidades pblicas federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais, em decorrncia de suas funes
administrativas, legislativas e judicirias;
x os conjuntos de documentos produzidos e acumulados por agentes
do poder pblico, no exerccio de seu cargo ou funo ou deles decorrentes;
x os conjuntos de documentos produzidos e recebidos pelas empresas
pblicas e pelas sociedades de economia mista; e
x os conjuntos de documentos produzidos e recebidos pelas organizaes sociais e pelo Servio Social Autnomo Associao das Pionei
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4.073, de 3 de janeiro de 2002.
Arquivo privado o conjunto de documentos de uma entidade coletiva
de direito privado, famlia ou pessoa. Assim, so considerados arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos e acumulados por
pessoas fsicas ou jurdicas em decorrncia de suas atividades. chamado tambm de arquivo particular.
Os arquivos privados de pessoas fsicas ou jurdicas que contenham documentos relevantes para a histria, a cultura e o desenvolvimento cientfico nacional podem ser declarados de interesse pblico e social, conforme determinam os incisos I a III, pargrafo 2 o, artigo 22, do decreto n.
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3 Princpios arquivsticos
Para que a administrao pblica e as organizaes privadas possam
tornar acessveis as informaes contidas nos documentos sob sua guarda, alguns princpios devem ser observados, entre eles o princpio da
provenincia ou princpio do respeito aos fundos e o princpio do respeito ordem original.
O princpio da provenincia ou princpio do respeito aos fundos um
princpio bsico da arquivologia e determina que o arquivo produzido
por um rgo ou entidade, pessoa ou famlia no deve ser misturado
aos de outras entidades produtoras.
O princpio do respeito ordem original estabelece que o arquivo deve
conservar a organizao dada pelo rgo ou entidade, pessoa ou famlia
que o produziu (produo e acumulao orgnica).
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MDULO II
1 Gesto de documentos
1.1 Conceituao
O artigo 3o da lei n. 8.159, de 8 de janeiro de 1991 (Lei de Arquivos),
dispe que gesto de documentos o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes a produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento de documentos nas fases corrente e intermediria, visando
sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente.
1.2 Objetivos
A gesto de documentos tem como objetivos:
x assegurar, de maneira eficiente, a produo, utilizao e destinao
final dos documentos;
x garantir que a informao esteja disponvel quando e onde seja necessria;
x contribuir para o acesso e conservao dos documentos de guarda
permanente, por seu valor probatrio, cientfico e histrico;
x assegurar a eliminao dos documentos que no tenham valor administrativo, fiscal, legal ou para pesquisa;
x permitir o aproveitamento racional dos recursos humanos, materiais
e financeiros.
Dessa forma, os documentos so administrados com eficincia e eficcia
quando:
x uma vez necessrios, podem ser localizados com rapidez e sem transtorno;
x so conservados a um custo mnimo de espao e manuteno e enquanto sejam indispensveis s atividades correntes;
x nenhum documento preservado por tempo maior que o necessrio
ao cumprimento de sua finalidade, a menos que tenha valor para pesquisa e outros fins.
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1.3 Fases
Gesto de documentos implica em acompanhar todo o ciclo vital dos
documentos produzidos por um rgo ou entidade no desempenho
de suas funes e atividades, determinando aqueles que devem ser
conservados em carter permanente e os que devem ser eliminados a
curto, mdio e longo prazo, resultando em eficincia e economia de
tempo e espao, na racional utilizao de recursos humanos, materiais e financeiros e na reduo da massa documental produzida. Sua
execuo exige planejamento, organizao, coordenao e controle de
pessoal, espao fsico, equipamentos, instalaes, material e recursos
financeiros.
Entendemos por ciclo vital dos documentos as sucessivas fases por
que passam os documentos de um arquivo, desde a produo at a
guarda permanente ou eliminao, ou seja, produo, utilizao e destinao final.
As fases da gesto de documentos so: produo, utilizao e destinao final.
1 Fase Produo
Esta fase corresponde produo dos documentos em razo da execuo das atividades de um rgo ou entidade.
Nesta fase deve-se otimizar a produo dos documentos, evitando produzir aqueles que no sejam essenciais, diminuindo o volume a ser manuseado, controlado, armazenado e eliminado, e garantindo, assim, o
uso adequado dos recursos de tecnologia da informao (reprografia e
automao).
A primeira fase da gesto de documentos compreende os seguintes elementos:
x elaborao e gesto de fichas, formulrios e correspondncia;
x controle da produo e da difuso de documentos de carter normativo;
x utilizao de processadores de texto e computadores.
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2 Fase Utilizao
Esta fase diz respeito ao fluxo percorrido pelos documentos para o cumprimento de sua funo administrativa, assim como de sua guarda, aps
cessar o trmite.
A segunda fase da gesto de documentos compreende:
x os mtodos de controle relacionados s atividades de protocolo e s
tcnicas especficas de classificao, organizao e elaborao de instrumentos de recuperao da informao;
x a gesto de arquivos correntes e intermedirios;
x a implantao de sistemas de arquivo.
3 Fase Destinao
Esta fase muito importante, pois implica decidir quais documentos
devem ser conservados como testemunho do passado, quais devem ser
eliminados e por quanto tempo devem ser mantidos por razes administrativas, legais ou fiscais. Envolve as atividades de anlise, seleo e
fixao de prazos de guarda dos documentos. Devem participar desta
fase arquivistas e administradores.
Para que a destinao dos documentos seja realizada de forma eficiente,
deve-se:
x cumprir o estabelecido na primeira e na segunda fase da gesto de
documentos;
x manter processos contnuos de avaliao, com aplicao dos prazos
de guarda e destinao final dos documentos;
x promover a eliminao peridica dos documentos que j tenham cumprido os prazos de guarda e no possuam valor secundrio.
1.4 Nveis de aplicao
Segundo a Unesco Organizao das Naes Unidas para a Educao,
a Cincia e a Cultura, a aplicao de um programa de gesto de documentos pode se dar em quatro nveis:
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O decreto n. 4.915, de 12 de dezembro de 2003, no inciso V do artigo 5 o, afirma que compete aos rgos setoriais do Sistema de Gesto
de Documentos de Arquivo SIGA, da administrao pblica federal,
por intermdio da Comisso Permanente de Avaliao de Documentos, elaborar e aplicar, aps aprovao do Arquivo Nacional, a tabela
de temporalidade e destinao de documentos de arquivo relativos s
atividades-fim.
Recomenda-se que integrem as comisses permanentes de avaliao de
documentos:
x arquivista ou responsvel pelos servios de gesto de documentos do
rgo ou entidade;
x servidores das unidades administrativas s quais se referem os documentos a serem analisados, avaliados e selecionados, que possuam co-
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nhecimento das atividades desempenhadas e da utilidade e frequncia de uso dos conjuntos documentais;
x profissional da rea jurdica, que colaborar na anlise do valor legal
dos documentos, e outros profissionais que possam contribuir com as
atividades da comisso tais como: como historiador ou pesquisador
ligado ao campo do conhecimento de que trata o acervo objeto da
avaliao.
A comisso dever designar o grupo de trabalho que ser responsvel
pela execuo dos procedimentos metodolgicos relativos aos instrumentos tcnicos de gesto de documentos, solicitando a orientao tcnica do Arquivo Nacional. Cabe ressaltar que competir a este grupo ou
prpria comisso executar as seguintes tarefas:
1. levantamento de dados relativos s funes e atividades desenvolvidas na rea de administrao-geral, visando subsidiar o Arquivo
Nacional na complementao, juno e desdobramento, se necessrio, dos descritores das subclasses, grupos e subgrupos, bem como
das notas explicativas, da tabela bsica de temporalidade e destinao de documentos de arquivo para a administrao pblica: atividades-meio;
2. levantamento dos dados relativos s funes e atividades especficas
do rgo ou entidade, visando subsidiar a elaborao da tabela de temporalidade e destinao de documentos de arquivo relativos s atividades-fim;
3. definio dos conjuntos documentais, tanto os relativos s atividadesmeio, como os que dizem respeito s atividades-fim;
4. entrevistas com servidores responsveis pelo planejamento e execuo das atividades s quais se referem os conjuntos documentais definidos, obtendo informaes referentes a vigncia, legislao que regula as
atividades e prazos de prescrio, existncia de outras fontes recapitulativas, frequncia de uso dos documentos e prazos de precauo, cuja
necessidade ditada pelas prticas administrativas;
5. levantamento de informaes sobre linhas de pesquisa;
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x documentos que firmem jurisprudncia. Exemplos: pareceres normativos apreciados judicial ou administrativamente e que possuam caractersticas inovadoras no encontradas nos textos legais;
x documentos relativos a administrao de pessoal. Exemplos: acordos e reajustes salariais, planos de remunerao e classificao de
cargos, apurao de responsabilidade e ao disciplinar, incentivos
funcionais;
x documentos que respondem a questes tcnico-cientficas relacionadas s atividades finalsticas do rgo ou entidade. Exemplos:
projetos, pesquisas, marcas e patentes, plantas, manuais e relatrios
tcnicos;
x documentos de divulgao ou promoo do rgo ou entidade, dos
quais deve ser guardado pelo menos um exemplar como amostra.
Exemplos: folhetos, cartazes, convites e postais;
x documentos cujas caractersticas extrnsecas sejam de valor artstico
e cultural. Exemplos: documentos que contm vinhetas, iluminuras,
caligrafias especiais e ortografias obsoletas.
3.4 Eliminao
Eliminao a destruio de documentos que, na avaliao, foram considerados sem valor para a guarda permanente.
Previamente eliminao, deve ser feita a seleo dos documentos.
Seleo a separao dos documentos de valor permanente daqueles
passveis de eliminao, mediante critrios e tcnicas previamente estabelecidos na tabela de temporalidade e destinao de documentos de
arquivo.
A prpria tabela prev a seleo, quando assinala que sero preservados
apenas exemplares nicos de documentos repetitivos ou quando destina conjuntos documentais eliminao, uma vez que outros, recapitulativos ou de mesmo teor, j se encontram preservados.
Tambm pode ser adotada a seleo por amostragem, processo que permite a preservao de uma parcela dos documentos do conjunto desti-
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nado eliminao, com o objetivo, por exemplo, de resgatar procedimentos administrativos vigentes em determinada poca ou lugar. Para
isso, alguns critrios devem ser observados, conforme a especificidade
dos documentos avaliados, seguindo orientaes da instituio arquivstica pblica na respectiva esfera de competncia, isto , o Arquivo
Nacional.
No mbito dos rgos ou entidades integrantes do Poder Executivo Federal, os procedimentos para eliminao de documentos encontram-se
estabelecidos em resoluo aprovada pelo Conarq.
O registro dos documentos a serem eliminados dever ser efetuado por
meio de listagem de eliminao de documentos. Os rgos ou entidades
devem elaborar, alm dessa listagem, o edital de cincia de eliminao
de documentos e o termo de eliminao de documentos.
Listagem de eliminao de documentos a relao de documentos
cuja eliminao foi autorizada por autoridade competente do rgo ou
entidade e aprovada pelo Arquivo Nacional. Tem como objetivo registrar informaes sobre os documentos a serem eliminados, entre elas
a identificao do rgo ou entidade e da unidade administrativa que
efetuar a eliminao, os cdigos e respectivos assuntos dos conjuntos documentais, acompanhados das datas-limite correspondentes e da
quantificao.
Aps a aprovao da listagem de eliminao pela comisso permanente
de avaliao de documentos e por autoridade do rgo ou entidade, ela
ser encaminhada ao Arquivo Nacional para apreciao e autorizao.
Uma vez que a eliminao dos documentos tenha sido autorizada pelo
diretor-geral desta instituio, o rgo ou entidade publicar, no Dirio
(DOU), o edital de cincia de eliminao de documentos.
Edital de cincia de eliminao de documentos o ato publicado no
DOU, com o objetivo de anunciar e tornar pblica a eliminao dos documentos. Normalmente, o prazo para efetivao da eliminao de 30
a 45 dias, a partir da publicao do edital.
Termo de eliminao de documentos o instrumento que contm o
registro de informaes sobre o momento da eliminao dos documen-
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35
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000
Subclasse
010
Grupo
012
Subgrupos
012.1
012.11
Administrao-geral
Organizao e funcionamento
Comunicao social
Relaes com a imprensa
Credenciamento de jornalistas
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bilizam seu funcionamento e o alcance dos objetivos para os quais foram criados. A Classe 000, Administrao-geral, tem como subclasses:
010 Organizao e funcionamento
020 Pessoal
030 Material
040 Patrimnio
050 Oramento e finanas
060 Documentao e informao
070 Comunicaes
080 Pessoal militar
090 Outros assuntos referentes administrao-geral
Classe 900 Assuntos diversos
Nesta classe so classificados os documentos que, de acordo com a especificidade do rgo ou entidade, podero estar relacionados a suas
atividades finalsticas.
Para que o cdigo de classificao de documentos de arquivo possa ser
aplicado de forma eficiente, indispensvel a capacitao dos servidores responsveis pelos procedimentos de classificao e arquivamento
de documentos.
4.2 Elaborao da tabela bsica de temporalidade e destinao
A tabela bsica de temporalidade e destinao de documentos de arquivo
para a administrao pblica: atividades-meio, aprovada pelo Conarq, as+!+!!7'$!'!''!*+%!6'#'!'?
los rgos ou entidades do Poder Executivo Federal em razo do disposto
no pargrafo 1o, artigo 18, do decreto n. 4.073, de 3 de janeiro de 2002.
A estrutura da tabela bsica de temporalidade e destinao contempla
os conjuntos documentais produzidos e recebidos pelos rgos ou entidades no exerccio de suas atividades-meio, os prazos de guarda nas
fases corrente e intermediria e a destinao final (guarda permanente
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Cada rgo ou entidade necessita encontrar a soluo que melhor atenda s suas peculiaridades, examinando as vantagens e desvantagens
que envolvem a adoo desses recursos, assim como o custo global e
os benefcios a serem obtidos. Do ponto de vista legal, observa-se que:
x a atual legislao de microfilmagem no permite a eliminao de documentos pblicos ou oficiais destinados a guarda permanente, mesmo que j tenham sido microfilmados;
x o microfilme tem validade em juzo, desde que obedecidos os critrios
e padres estabelecidos em lei;
x a autenticidade, integridade e validade jurdica de documentos em
formato digital so garantidas pela adoo de requisitos tcnicos e
arquivsticos, e pela observncia da legislao em vigor no momento
da adoo desse suporte.
2o Os documentos devem estar classificados e organizados, possibilitando a recuperao das informaes neles contidas antes e depois de ser
processada a mudana de suporte.
3 o Os documentos devem ser previamente avaliados, identificando-se
neles um valor que justifique o custo da operao.
4 o Os documentos devem possuir caractersticas fsicas que se prestem
ao uso do recurso, dando-se preferncia aos conjuntos documentais e
no a peas isoladas, observado o estado de conservao, para que a
reproduo ocorra dentro de parmetros tcnicos adequados.
5 o O recurso utilizado deve ser adotado de acordo com a melhor tcnica, de forma a assegurar a qualidade da reproduo, a durabilidade do
novo suporte e o acesso informao.
6 o O rgo ou entidade que adotar esses recursos deve possuir depsitos e equipamentos de segurana capazes de garantir a preservao do
novo suporte.
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MDULO III
1 Aspectos gerais
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44 siga
indispensvel relembrar alguns conceitos a fim de permitir a identificao dos documentos arquivsticos digitais:
documento de arquivo: documento produzido e/ou recebido por pessoa fsica ou jurdica, no decorrer de suas atividades, qualquer que
seja o suporte, e dotado de organicidade.
documento eletrnico: unidade de registro de informaes codificada de forma analgica ou em dgitos binrios, acessvel por meio de
equipamento eletrnico. Existem documentos eletrnicos analgicos,
como as fitas vdeomagnticas em formato VHS, e documentos digitais, como as pginas web.
documento digital: documento codificado em dgitos binrios, acessvel e interpretvel por meio de recursos computacionais. So exemplos de documentos digitais: textos, imagens fixas, imagens em movimento, gravaes sonoras, mensagens de correio eletrnico, pginas
da rede mundial de computadores (internet) e bases de dados.
documento arquivstico digital: documento digital reconhecido e tratado como documento de arquivo.
Como identificar documentos arquivsticos digitais?
Segundo a diplomtica,1 todos os documentos arquivsticos tm que:
apresentar contexto identificvel: jurdico-administrativo, de procedimentos, de provenincia, documental e tecnolgico;
possuir forma documental fixa: o documento tem que permanecer
completo e inalterado;
possuir contedo estvel: informaes e dados so imutveis e eventuais mudanas devem ser feitas por meio do acrscimo de atualizaes ou da produo de uma nova verso;
possuir vnculo arquivstico com outros documentos produzidos/acumulados pelo rgo ou entidade, dentro ou fora do sistema informatizado;
1. Disciplina que tem como objetivo o estudo da estrutura formal e da autenticidade dos documentos.
Arquivo Nacional, Dicionrio brasileiro de terminologia arquivstica, Rio de Janeiro, 2005, 232 p. (Publicaes
Tcnicas, n. 51).
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1o Manuteno da autenticidade
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2 o Manuteno do acesso
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3 o Preservao digital
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2.1 Aspectos da gesto
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a) Produo
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b) Manuteno e uso
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c) Destinao
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2.2 Autenticao
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digital, por outro lado, o conjunto de aes destinadas a preservar os
documentos em formato digital.
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3.1 Estratgias de preservao
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x procedimentos de gesto de documentos& #.#&:
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gesto de documentos 63
para agregar metadados de preservao junto do objeto digital, independentemente da aplicao, do sistema operacional e do suporte fsico
utilizados para criar e armazenar o objeto digital.
Migrao: procedimentos e tcnicas para assegurar a capacidade de
acesso aos objetos digitais diante das mudanas tecnolgicas. A migrao consiste na transferncia de um objeto digital:
de um suporte que est se tornando obsoleto, fisicamente deteriorado
ou instvel para um suporte mais novo (atualizao);
de um formato obsoleto para um formato mais atual ou padronizado
(converso de formatos);
de uma plataforma computacional em vias de descontinuidade para
outra mais moderna.
A migrao pode ocorrer por converso, por atualizao ou por reformatao. Assim como a emulao e a converso de dados, apresenta
riscos integridade e funcionalidade dos documentos arquivsticos
digitais, por isso deve ser realizada de modo criterioso e sistemtico e
documentada o suficiente para garantir a autenticidade do documento.
Converso de formatos: uma tcnica de migrao empregada,
em geral, quando os formatos digitais se tornam obsoletos. Os dados em formatos digitais mais antigos so convertidos para novos
formatos, apoiados em hardwares e softwares mais atuais. Esse processo no est isento de problemas, podendo resultar em perda
de informaes e funcionalidades. A converso de dados tambm
pode ser usada para reduzir a quantidade de formatos digitais
utilizados e, consequentemente, de sistemas a serem mantidos e
gerenciados, de modo a facilitar as aes de preservao.
Atualizao (refreshing): a tcnica de migrao que consiste em
copiar os dados de um suporte para outro a fim de evitar perdas
de dados causadas pela deteriorao do suporte, sem alterar sua
codificao original.
Formatos abertos: a utilizao de formatos abertos ou de padres consolidados permite maior durabilidade ao objeto digital. No se trata,
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4 Metadados
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4.2 Tipos
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4.3 Uso
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BIBLIOGRAFIA
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APNDICES
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Exemplo9
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Exemplo9
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Exemplo9
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Exemplo 19
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Exemplo 29
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Ministrio ou rgo equivalente
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rgo/entidade
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Unidade administrativa
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Atividades
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Legislao e normas
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x &*PK!^(KLLK!,
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87
Entrevistados
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Endereo
I $ & #
C#!!&#&`#:'
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KLKEE-NML`IJ5IJ
Telefone/ramal
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Data
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+)&9L_5LE5KLL_
Entrevistador
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Atividade
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Documento
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Tramitao (movimentao)
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&#( ; #Dirio Oficial da Unio:
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#Dirio Oficial da Unio:
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Organizao
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Vias e/ou cpias
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Frequncia de uso
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Prazo de guarda
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+)&9
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x .#196.# <,G.#H&1& *
Destinao final
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+)&9
x #&CxD
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Informaes complementares
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91
GLOSSRIO
Arquivo corrente
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K*G.#&1&.#*
Arquivo intermedirio
E*<##1.#!#
&#.#!.## *
K*G.# &1 & .# 1* 7(6 ,
&6-.#*
Arquivo permanente
E*<##&1$
#*
K*G.#&1&.#&*7(6,.#,2*
Atividade-fim
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Atividade-meio
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Avaliao
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# !.#, (#"*A(6comisso de avaliao e destinao*
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Classificao
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# & ! 2 # .#
<*
K*G1 '#! # ( .# & #&! &- (#2*
N*G(# #!#0%!#
! &"* 7(6 , #*
Cdigo de classificao
2#& *
Comisso de avaliao e destinao
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# .#! &1 & ( ( &* 7(6 , &
#*
Cpia
I#&# ##!.#&
## #&#& *
Destinao
F ! ( ! .# , #&#&!# *
Documento
T %! .#.# .# < #& #
*
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93
Documento digital
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Dossi
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A(6processo*
Eliminao
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Espcie documental
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Formato
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Gnero documental
I# &6 # .# , & # ! &# #& ! .# )
& 6 &" ! & $! 6 &
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Gesto de documentos
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Grau de sigilo
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#'(<## .#,
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Listagem de eliminao
I # #< #$ & #
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Mtodo alfabtico
S6 .#&)(*
Mtodo alfanumrico
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Mtodo de arquivamento
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#.## !# #!
#*
Mtodo decimal
S6 .#&)#&&6(#
#$!#&#($#(&*
Mtodo dgito-terminal
S6 .# & ) # 2 #6
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Mtodo duplex
S6 .#&)(# #
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Prazo de eliminao
O$)(&.##
&*
Prazo de guarda
O$!(&(
#!.##.##
.#1!.# 6*7(6
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Processo
<# # # # #
# <#! .# # # # .#*
Protocolo
8 (! ! ! (# ! )& #*
Recolhimento
E* + # &'( .# &!
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K* Q& & .# # <# # & .#
1&.#&*
Seleo
8& #&.#&"
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Suporte
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97
Tabela de temporalidade
Z# ! & & # &! .#
&$%#;!
,!# #*
Tipo documental
F &6#.#'#&#"#.#$&2#&1!#$'#6*8 )&	&2!6!-&! '! -!
!#2&!#!V!)#*
Tramitao
###&# #& 6#&
## *7(6, #[*
Transferncia
O#.#&.#1*
Unidade de arquivamento
T # # & ( & !
<!$ *A(6dossi processo*
Unidade protocolizadora
O&1&## #*
Valor informativo
A.###&#&%!&#&(2*
Valor permanente
A&(2#.#<##&###.#*7(6,.#"
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Valor primrio
A(#"### .#&
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Valor probatrio
A".#&##.#&*
Valor secundrio
A (#" # # # .# &
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