GUIA DEFINITIVO DO VIDA ORGANIZADA PARA USAR O GTD

NO EVERNOTE PARTE 1 REFERNCIA GERAL

Hoje o post traz a Parte 1 do Guia definitivo do Vida Organizada para usar o
GTD no Evernote. Confira a Introduo.

Se voc no sabe o que GTD, clique aqui. Se voc no conhece o

Evernote, clique aqui.
Importante: este guia para uso avanado de ambos, ento no focarei em
princpios bsicos nesta srie. fundamental conhecer o mtodo GTD e
saber manusear o Evernote para acompanhar.

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Eu utilizo como base o guia mostrado pelo Matt Martin, do site After The Book.
Ele usa uma estrutura com apenas dois cadernos e todo o restante gerenciado
por tags (ou etiquetas). assim que fao tambm. Meu guia baseado no dele,
mas eu preenchi alguns gaps que ele deixou (e que eu identifiquei medida que
ia usando) e est em portugus.

Referncia geral
Hoje gostaria de falar sobre a tag Referncia geral, que criamos no post
anterior. Comeo por ela porque acho importante entender o que significa e
como j pode ir sendo usada amplamente.

No geral, quem usa o Evernote j o utiliza como repositrio de referncia geral,

ento o que vou escrever aqui no muita novidade.
Em resumo, colocamos em Referncia geral tudo aquilo que no est em

andamento nem demanda ao. o nosso arquivo. onde guardamos o que

queremos ter como referncia, para consultar quando necessrio.
O David Allen descreve assim o motivo de se ter um arquivo de referncia geral:
() um bom sistema de arquivamento crucial para processar e organizar sua
tralha. tambm fundamental para administrar o () enorme volume de material
em papis que so importantes para voc.
Existem tantas maneiras quanto pessoas no mundo para organizar seu arquivo
de referncia geral, portanto o que passarei aqui como eu fao, sob
recomendao do David. Eu arquivo tudo em ordem alfabtica, simplesmente,
porque sempre que tento usar categorias, perco muito tempo procurando a
pastinha onde guardei. Como a busca do Evernote MUITO boa, a grande

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verdade que sequer precisaramos usar tags para armazenamento das nossas
notas de referncia. Porm, utilizamos porque, assim, o manuseio se torna mais
dedutivo para ns.
O que eu fao, ento, criar sub-tags dentro de Referncia geral com os
assuntos que quero arquivar, e essas sub-tags ficam automaticamente em
ordem alfabtica, pois o padro do Evernote. Assim:

Muito importante: No existe regra ou certo e errado apenas algumas

recomendaes para a criao das tags, que so:
Utilize o termo que seja dedutivo para voc; aquele que voc lembra de
cara quando quer procurar algo sobre o assunto. Por exemplo, se voc
quer arquivar seus recibos dos anos anteriores do imposto de renda, no
arquive como relatrios de imposto de renda se, quando voc pensa no

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assunto, o dedutivo simplesmente imposto de renda. Essa a ideia, e

pessoal. Isso vai ser especialmente til quando voc estiver processando a
nota e digitando as tags nela, pois s de escrever a primeira letra, j
aparecero as opes para voc selecionar, economizando tempo.
Minha regra para criar uma tag nova ela ser realmente necessria,
justamente pela deduo que eu farei ao procurar ou arquivar alguma nota.
Por exemplo, eu costumava arquivar meus artigos sobre os Beatles em
uma tag chamada Msica, mas quis criar uma especfica para a banda.
Isso no significa que eu vou criar uma tag para cada banda do universo
que eu queira guardar algo relacionado no meu arquivo. Foi um caso
especfico.
Para ajudar a decidir se vale a pena criar uma tag especfica sobre um
assunto, eu tenho um limite pessoal, que : se tiver mais de 30 notas a
respeito, acho melhor criar uma tag especfica. Por exemplo, eu percebi
que, dentro da tag Produtividade, eu tinha mais de 40 notas sobre
mobilidade. Ento criei a tag Mobilidade para abrigar essas notas. uma
referncia pessoal minha de nmero de notas, que pode servir para voc
tambm. Isso no significa que no possam existir tags com menos notas.
Claro que podem, especialmente se elas forem mais dedutivas para voc.
No crie uma tag antes de ter notas dentro dela. Por experincia prpria,
desnecessrio e apenas polui visualmente. Crie tags somente sob
demanda.
comum revisar as tags ocasionalmente e juntar duas tags em uma s ou
criar tags especficas. No se prenda a isso agora, querendo encontrar
uma soluo 100% ideal. Seu arquivo est em constante construo.
O que fundamental ao criar essas tags de referncia no colocar ali nada
que demande ao. Ns veremos como administrar nossos itens que
demandam ao em posts posteriores. Aqui vamos arquivar o que para termos
como referncia apenas.

Deixar tudo junto X Categorizar

Algumas pessoas podem se perguntar se no fica meio bagunado deixar uma
tag como Contas pagas junto com a tag Beatles, por exemplo. Quando eu
fico em um dilema como esse, sempre me pergunto: se eu tivesse esses
arquivos em papel, como eu os arquivaria? Eu teria uma pasta separada somente

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para finanas e, dentro dela, colocaria as contas pagas? E teria outra s para
hobbies e, dentro dela, uma s para os Beatles? Mais uma vez: no existe certo
ou errado, mas o que funciona para voc.
Minha experincia: eu tenho a sria tendncia a querer categorizar tudo e,
quando comecei, eu fazia assim:

Ser que, s de olhar a imagem acima, vocs conseguem entender qual o

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problema que eu encontrei?

E se eu recolher as tags, deixando-as assim:

Entenderam o que eu quero dizer? Primeiro, que no fica nada dedutivo saber
onde guardar as notas. Eu tenho que ficar abrindo cada tag e ficar procurando a
sub-tag onde quero arquivar. Quanto tempo eu perco nisso? Segundo, que
perco tempo organizando tambm. Ser que Notas de reunio fica em Trabalho
ou em Produtividade?, e por a vai. Para resolver esse problema, prefiro
simplificar e deixar tudo em ordem alfabtica dentro de Referncia geral. Mas
pode ser que, para voc, seja melhor categorizar. No importa. O que importa
que voc encontre o caminho que te faa perder menos tempo, pois
produtividade o que estamos buscando aqui.

Lies de casa
No post de hoje, quero deixar duas lies de casa para voc.
1. Comece digitalizando o que voc tem em casa (de papel) e enviando para o

Evernote. Como fazer isso? Existem aplicativos de celular e tablet que fazem e
exportam para a ferramenta utilize o de sua preferncia. Eu utilizo e recomendo
o CamScanner (tem para iOS e Android), mas o prprio Evernote tem a funo
de digitalizar no aplicativo, quando voc cria uma nota. Esse processo aqui de
digitalizar a papelada leva TEMPO, no se iludam. E a gente nunca vai parar de
fazer. A ideia substituir o papel pelo digital o mximo possvel. D para ficar
sem papel em casa? No, no d. Tem muitas coisas que precisamos manter,
como documentos, diplomas, escrituras e uma infinidade de outros arquivos.

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Mas legal termos uma cpia digital deles, mesmo mantendo em papel, para
justamente ter como referncia. Por exemplo, voc j precisou de um
comprovante de residncia quando estava em uma loja e no tinha nenhum com
voc? Se voc estiver com seu celular, basta abrir o Evernote e ele estar l.
Esse um dos inmeros exemplos que posso dar da utilidade de ter uma cpia
digitalizada dos seus papis no Evernote. Posso fazer um post especfico sobre
o assunto mais para a frente, se interessar, mas a lio aqui : digitalize e envie
para o Evernote. Voc vai ter diverso durante muito tempo, acredite em mim,
porque um trabalho longo, mas que vale muito a pena. Se voc tiver a verso
gratuita do Evernote, fique atento(a) ao seu limite mensal de transferncia de
dados, apenas. No precisa digitalizar tudo de uma vez (e nem precisa). V
digitalizando aos poucos. Eu tenho um espao fsico no meu home-office onde
coloco tudo o que preciso digitalizar antes de arquivar ou jogar fora. Pode ser
que para voc isso tambm funcione. 2. Crie as sub-tags de referncia
somente medida que for criando as notas daquele assunto. Eu sei que voc
deve estar super a fim de criar as tags antes mesmo de digitalizar seus papis,
mas no faa isso. Primeiro, porque voc vai perder tempo pensando e
divagando sobre as suas tags. Segundo, que s digitalizando e colocando a mo
na massa voc ter a real noo do que precisa arquivar. Portanto, concentre-se
em digitalizar primeiro e ir arquivando aos poucos. Digitalizou uma conta paga?
Como voc pretende arquivar? Pode ser que voc queira colocar as tags:
Contas pagas e Luz, por exemplo. Lembre-se: uma nota pode ter mais de
uma tag, se voc quiser. Ento no fique em dvida entre colocar em uma ou
outra (pode usar as duas, ou trs etc), mas tenha bom-senso para no criar tags
toa. Leia as recomendaes ali em cima sobre como criar sub-tags.
Minha recomendao final para essas duas lies: digitalize e v deixando
tudo no caderno Entrada, que o seu caderno padro. S depois que terminar
sua cota de digitalizao do dia, v l e arquive nota por nota, colocando as tags
que julgar necessrias para o seu arquivo de referncia geral. Quando voc
inserir as tags, voc vai jogar essa nota para o caderno Processadas, porque foi
exatamente isso o que aconteceu: voc pegou uma nota da caixa de entrada e a
processou. Para mudar o caderno, simplesmente arraste a nota para dentro do
caderno, no menu esquerdo, ou mude a configurao na prpria nota, em seu
menu superior. Vale a pena primeiro digitalizar tudo, para no perder tempo
coletando e processando ao mesmo tempo. Depois de feita essa coleta, voc
processa as notas.

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Limites do Evernote e Verso gratuita X Verso premium

Uma dvida que pode surgir aqui sobre as diferenas entre as verses gratuita
e premium. Basicamente, a diferena a quantidade de dados que voc pode
transferir mensalmente para a ferramenta. Em termos de limites, o Evernote
bem flexvel:
Total de notas: 100.000. No existe nenhuma pessoa no universo que j tenha
chegado a esse nmero de notas. No se preocupe.
Transferncia mensal de dados: 60Mb para a conta gratuita e 1Gb para a conta
premium.
Tamanho de cada nota: 100Mb.
Para saber mais sobre os limites do Evernote, clique aqui.
Sobre se vale a pena ter a verso gratuita ou a premium, eu sempre acho que
vale a pena ter a premium, para conseguir digitalizar mais arquivos. Como
recomendo que o Evernote seja o seu crebro virtual, com um repositrio de
tudo o que voc puder digitalizar, 10 reais por ms um investimento que, para
mim, vale a pena. Se voc achar que no vale, continue com a verso gratuita,
mas apenas tendo cuidado para no ultrapassar sua cota mensal de 60Mb. A
cota renova-se mensalmente.

O que vale a pena arquivar no Evernote

Caso estejam sem ideias, segue aqui uma lista do que pode ser arquivado em
referncia geral:
Contatos
Favoritos
Receitas (comida)
Receitas (mdicas)
Exames mdicos
Pautas
Atas
Organizao
Oratria
Blogs
Pessoas
Palestras
Recibos e comprovantes
Checklists
Apostilas
Certificados

Lembrem-se: arquivo no para nada que

demande ao nem esteja em andamento. Sobre
isso, a gente vai falar nos prximos posts.
Dvidas? Postem nos comentrios e vou
respondendo medida que conseguir. Obrigada!

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E-books
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Pronturios mdicos
Artigos de revistas
Cartes de visita
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