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Item Assunto

Pg
.

Apresentao ..........................................................................................................................

03

II

Instrues para uso deste documento........................................................................................

04

III

Etapa I - Anlise Crtica Individual e de Consenso.................................................................

06

1. Anlise Crtica Individual......................................................................................................

06

1.1 Objetivo......................................................................................................
1.2 Responsabilidade

06

1.3 Insumos

06

1.4 Produto Esperado

07

1.5 Orientaes

09

1.5.1 Anlise do Relatrio da Gesto da Candidata


1.5. 2 Diretrizes (orientaes especficas)
1.6 Atividades do Examinador Snior
1.7 Atividades do Examinador
1.8 Formulao de Comentrios
1.9 Comentrios de Pontos Fortes:
1.9.1 Diretrizes para formulao de comentrios de Pontos Fortes
a) Itens de Mtodo / Aplicao
b) Itens de Resultado
1.10 Comentrios de Oportunidades para melhoria

09

1.10.1 Diretrizes para formulao de comentrios de Oportunidades para melhoria


a)Itens de Mtodo / Aplicao
b) Itens de Resultados
1.11 Seleo de Comentrio para Verificao em Visita (VV)
1.12 Formulao de Tpicos para Visita
1.13 Diretrizes para Pontuao dos Itens
1.14 Lista para verificao dos comentrios

10

1.14.1 Aspectos estticos e lingsticos dos comentrios


1.14.2 Aspectos tcnicos dos comentrios
2. Anlise de Consenso
2.1 Objetivo

11

2.2 Responsabilidade

13

2.3 Insumos

13

2.4 Produto Esperado

16

2.5 Orientaes

16

2.5.1 Agendamento da Reunio de Consenso

IV

2.6 Atividades do Examinador Snior

17

2.7 Atividades do Examinador

17

2.8 Atividades do Examinador Relator

17

2.9 Diretrizes para a Reunio de Consenso

17

2.10 Orientaes Quanto Pontuao

18

2.11 Relato da Reunio de Consenso

18

2.12 Concluses por Critrio

15

2.13 Concluso Geral

18

Etapa II Visita s Instalaes


1.1 Objetivo
1.2 Responsabilidade
1.3 Insumos
1.4 Produto Esperado
1.5 Orientaes
1.5.1 Reunio para Elaborao do Cronograma da Visita
1.6 Atividades do Examinador Snior

18

1.7 Atividades do Examinador


1.8 Atividades do Examinador Relator
1.9 Providncias Administrativas
2. Realizao da Visita
2.1 Objetivo

24

2.2 Responsabilidade

26

2.3 Insumos

28

2.4 Produto Esperado

31

2.5 Orientaes
2.5.1 Reunio de abertura
2.5.2 Entrevista com o principal executivo e seu corpo decisrio maior
2.6 Reunies intermedirias entre a Banca de Examinadores
2.7 Ao encerramento da visita:
2.8 Recomendaes aos Examinadores
3. Elaborao do Relatrio de Avaliao da Gesto
3.1 Objetivo
3.2 Responsabilidade
3.3 Insumos
3.4 Produto Esperado
3.5 Atividades do Examinador Snior
3.6 Atividades do Examinador
3.7 Atividades do Examinador Relator
3.8 Observaes

31

Apresentao
O objetivo do presente documento orientar os membros da Banca Examinadora do
Prmio Nacional da Gesto Pblica PQGF, ciclo 2005.
Os membros da Banca Examinadora devem us-lo como ferramenta instrucional e de
apoio a todas as atividades a serem desenvolvidas durante o processo de avaliao das
Candidatas. Ele apresenta a descrio de todas as etapas e os procedimentos para a
execuo da avaliao, e exemplos para auxiliar a boa compreenso das exigncias do
instrumento. Nele voc encontrar o cronograma das atividades previstas, bem como as
responsabilidades atribudas a cada um dos atores que atuam em todo o processo.
Alm das Orientaes, o Examinador dever proceder atenta leitura do documento
Instrumento para Avaliao da Gesto Pblica, editado pela Direo do Programa
Nacional de Gesto Pblica Desburocratizao - GESPBLICA.
A Gerncia do Prmio Nacional da Gesto Pblica agradece a todos que enviaram
sugestes de melhoria, e em particular aos membros do Comit Conceitual e de Processo
e do Comit de Educao, Capacitao e Desenvolvimento do Prmio Nacional da
Gesto Pblica que participaram ativamente da reviso do documento.

- Instrues para o uso deste documento


A manuteno deste documento da responsabilidade da Gerncia do PQGF. As
sugestes de melhoria devem ser endereadas Gerncia no Ministrio do
Planejamento, Oramento e Gesto.
Abreviaturas utilizadas e glossrio
EX

Examinador
Designado para atuar nas etapas II e III

EXS

Examinador Snior
Designado para atuar nas etapas II, III e IV

IA

Instrumento para avaliao da gesto pblica


Documento preparado pelo Programa por meio de um Comit Conceitual

OM

Oportunidade para Melhoria


Tipo de comentrio de Examinador, utilizados nas etapas I e II

PF

Ponto Forte

Tipo de comentrio do Examinador, utilizado nas etapas I e II.


PQGF

Prmio Nacional da Gesto Pblica

PQSP

Programa da Qualidade no Servio Pblico

PV

Ponto de Verificao
Questo pontual a ser observada em visita s instalaes decorrentes dos
TPVs. So gerados nas etapas I e II.

RA

Relatrio de Avaliao da Gesto para a Candidata


Elaborado pelo Examinador Snior nas etapas I e II, cada Candidata
recebe o seu RA ao final do ciclo

RG

Relatrio da Gesto preparado pela Candidata


onde so relatas as prticas de gesto e os resultados da Candidata, de
acordo com as Instrues para candidatura fornecida pelo PQGF.

TPV

Tpico para Visita


A identificao de um comentrio selecionado para verificao no perodo
da visita.

Alnea

Tpico a ser abordado dentro de um Item.


So as exigncias para o item.

Banca

Examinadora do PQGF
Compem-se de Examinadores Sniores e Examinadores

Critrio

Um dos sete critrios do Instrumento de Avaliao, que contm os Itens de


Avaliao

Etapa 0

1 Etapa do Processo de Premiao Inscrio, Elegibilidade e Entrega do


Relatrio da Gesto
Responsabilidade da Gerncia do PQGF e das Candidatas

Etapa I

2 Etapa do Processo de Premiao Anlise Crtica Individual e Anlise


Crtica de Consenso e primeira Reunio da Banca de Juzes
Responsabilidade dos Examinadores e dos Juzes

Etapa II

3 Etapa do Processo de Premiao Visita s Instalaes


Responsabilidade dos Examinadores Seniores, Examinadores e Juzes

Etapa III

4 Etapa do Processo de Premiao - Seleo das Candidatas ao


Reconhecimento e Premiao
Responsabilidade dos Examinadores Seniores e Juzes

Etapa IV

5 Etapa do Processo de Premiao - Deciso quanto ao Reconhecimento


e Premiao
Responsabilidade do Conselho do PQGF.

Formulrios Produtos preparados pelos Examinadores


Item

Item de avaliao de um critrio


uma subdiviso de cada Critrio

Software

Sistema de apoio aos trabalhos dos Examinadores durante todo o processo


de Avaliao.

Etapa I - Anlise Crtica Individual e de Consenso


1. Anlise Crtica Individual
1.1 Objetivo
O objetivo desta etapa a elaborao do Relatrio de Avaliao Individual para a reunio
de consenso.
1.2 Responsabilidade
Examinador Snior e Examinadores
1.3 Insumos

Instrumento para Avaliao da Gesto Pblica - Documento 1;

Orientaes para a Banca Examinadora - Documento 2;

Relatrio da Gesto;

Software Sideral;

1.4 Produto Esperado

Relatrio de Avaliao Individual, contendo:

comentrios (Pontos Fortes e Oportunidades para Melhoria);

seleo de tpicos para visita;

pontuao dos Itens e Critrios;

pontuao global.

Indicao das 5 melhores prticas da gesto identificadas, individualmente,


especificando: qual o Critrio, Item, Alnea, pgina do RG e pargrafo e/ou figura
onde a prtica est descrita.

Definio da data da reunio de consenso e a semana reservada para a visita,


acertadas entre os membros da Banca Examinadora;

1.5 Orientaes
1.5.1 Anlise do Relatrio da Gesto da Candidata
O candidato a examinador recebe da Gerncia do PQGF sua designao para a Banca
acompanhada do Relatrio da Gesto - RG a ser analisado lacrado num envelope. Se
houver conflito de interesse ele deve devolver imediatamente todo o material para a
Gerncia do PQGF, informado o fato pelo telefone. A Declarao de Voluntariado e o
Termo de Recebimento do Relatrio da Gesto pelos Examinadores devem ser
assinados e enviados pelo Fax Gerncia do PQGF.
O examinador deve ler todo o RG com muita ateno ressaltando os pontos importantes
1.5. 2 Diretrizes (orientaes especficas)
nenhuma experincia vivenciada com a candidata deve influenciar a anlise. Caso haja
algum tipo de conflito de interesse, que possa impactar a imparcialidade da anlise, o
Examinador deve comunicar imediatamente Gerncia do PQGF;
a anlise do Relatrio da Gesto realizada individualmente, sem contato entre os
Examinadores, inclusive com o Examinador Snior;
ter sempre em mente que mesmo o Relatrio da Gesto sendo dividido por Critrios, o
Examinador deve enxergar a candidata como um todo (sinergia) para elaborar a anlise
individual;
sempre tendo em mente o perfil da candidata, iniciar a anlise efetuando a leitura de todo
o Relatrio da Gesto, assinalando os aspectos considerados relevantes;
o Examinador deve ter em mente os propsitos globais de cada Critrio;
todas as informaes contidas no Relatrio da Gesto devem ser verificadas quanto
sua consistncia, ou seja, necessrio que o Examinador esteja atento ao cruzamento
das informaes contidas dentro do relato de cada um dos Critrios;

os itens de avaliao referentes aos critrios 1 a 6 requerem evidncias, quanto


existncia das prticas que comprovem o seu real atendimento;
somente os itens de avaliao referentes ao critrio 7 requerem apresentao de
resultados qualitativos, quantitativos e comparativos;
verificar se todos os itens, requeridos em cada Critrio, foram contemplados no Relatrio
da Gesto;
atentar para a existncia de informaes descritas em um item que possam ser
aproveitadas como evidncias objetivas de outro item. Tais informaes devero ser
consideradas na anlise do item ao qual a informao se refere;
no fazer inferncias. No caso de dvidas, selecionar o ponto especfico como Tpico
Para Visita seja quanto a ponto forte ou oportunidade para melhoria.
Na avaliao do Relatrio da Gesto da candidata cuja situao na estrutura
organizacional do Governo a caracteriza como uma unidade organizacional de um rgo
central ou de uma unidade descentralizada, observar o seguinte:
devem ser avaliadas as prticas institucionais que estejam ao nvel da gesto do
dirigente da Candidata;
devem ser consideradas as prticas institucionais decorrentes da poltica do
rgo/entidade como um todo que impactem a Candidata, assim como aquelas em que a
Candidata tenha participao ativa e comprovada;
no devem ser consideradas as demais prticas, decorrentes da poltica do
rgo/entidade, nas quais a Candidata no tenha nenhum envolvimento.
Recomenda-se que, na etapa de avaliao individual e de consenso, sejam registradas e
encaminhadas Gerncia do PQGF as sugestes de melhoria identificadas no
Instrumento de Avaliao, de forma a serem analisadas na preparao do Instrumento
para Avaliao da Gesto Pblica para o ciclo 2004.
1.6 Atividades do Examinador Snior
instalar o software Sideral conforme instrues especficas da pgina _____ para dar
incio ao registro de sua avaliao
registrar os comentrios conforme a extenso das exigncias de cada item do
Instrumento de Avaliao e do relato do RG da candidata. Escolher a sinalizao e o fator
de pontuao. Opcionalmente, marcar o comentrio para Verificao em Visita (VV)
(Sideral/Etapa I/Examinador Senior (EXSR)/2 -Produo de Comentrios e Pontuao
Individual do REX)
contatar cada Examinador, individualmente, para agendar data, local e horrio da reunio
de consenso, to logo tenha acesso aos dados dos Examinadores ainda na avaliao
1.7 Atividades do Examinador

instalar o software Sideral conforme instrues especficas da pgina _____ para dar
incio ao registro de sua avaliao
registrar os comentrios conforme a extenso das exigncias de cada item do
Instrumento de Avaliao e do relato do RG da candidata. Escolher a sinalizao e o fator
de pontuao. Opcionalmente, marcar o comentrio para Verificao em Visita (VV)
(Sideral/Etapa I/Examinador (EX)/2 -Produo de Comentrios e Pontuao Individual do
REX)
enviar, aps a conferncia do seu trabalho, ao Examinador Snior o Relatrio de
Avaliao Individual at o prazo para concluso da avaliao individual; (Sideral/Etapa
I/Examinador (EX)/3 -Gravao de dados para EXSR agregar REXs)

1.8 Formulao de Comentrios


Os comentrios do Examinador (Pontos Fortes e Oportunidades para Melhoria) compem
os registros de maior importncia no processo de avaliao pois:

com base neles so estabelecidas as pontuaes;

com base neles so elaborados os Pontos de Verificao da visita;

com base neles so elaboradas as concluses do Sumrio Executivo;

comporo o Relatrio de Avaliao da Gesto, para que as Candidatas


mantenham, reforcem e utilizem como modelos para outras reas (Pontos Fortes)
e possam preparar seus planos de melhoria de gesto (Oportunidades para
Melhoria)

A definio dos comentrios de Pontos Fortes e Oportunidades para Melhoria deve ser
feita a cada alnea (ex: 1.1a, 1.1b, 1.1c,...). Para tanto, existem algumas consideraes
importantes para orientarem a formulao de comentrios:
Deve ser observado ainda na redao dos comentrios
comentar cada item utilizando a linguagem da Candidata, sem referncia desnecessria
ao Relatrio da Gesto ou Candidata, Empresa ou Organizao;
registrar de 04 (quatro) a 10 (dez) comentrios por item de Mtodo e Aplicao, contendo
as observaes mais importantes para a Candidata, relativos aos pontos fortes e s
oportunidades para melhoria;
inspirar-se no Perfil da Organizao para determinar os Pontos Fortes e Oportunidades
para Melhoria, tendo em conta que uma prtica de gesto, ou mesmo um resultado, que
comum para uma categoria de organizao, pode ser surpreendente para outra.
os comentrios devem ser teis e relevantes para a realimentao da Candidata quanto
sua gesto. Frases sem contedo ou simples repeties de frases contidas nos
Critrios devero ser desconsideradas;
escrever os comentrios, de forma concisa e clara, utilizando sucesso de perodos no
extensos, com a devida correo lingstica e gramatical (concordncia, regncia, crase,
pontuao, ortografia, etc); utilizar frases com sujeito e predicado em ordem direta;

evitar comentrios dbios. Exemplo: O programa de treinamento est alinhado com o


planejamento estratgico, porm no se aplica a todos os servidores. Neste caso, a
primeira parte, poderia ser apontada como um ponto forte, e a segunda parte do
comentrio como uma oportunidade para melhoria;
redigir Oportunidades para Melhoria que facilitem a tomada de ao pela Candidata, no
se limitando mera constatao da falta de referncia no Relatrio da Gesto. Exemplo
adequado: A falta de meno da anlise de viabilidade/necessidade de introduo de
servios pblicos no permite concluir se a pertinncia do servio foi ou no verificada.
(Adequao);
os comentrios devem estar abstrados de juzos de valor, devendo estar baseados em
fatos e resultados includos no prprio comentrio . Exemplo incorreto: A organizao
demonstra uma grande preocupao com as questes ambientais. Exemplo correto: A
organizao apresenta preocupaes com as questes ambientais, tendo em vista as
aes relativas aos projetos A, B e C e aos trabalhos X, Y e Z desenvolvidos junto s
comunidades. (Adequao, Continuidade, Disseminao);
os comentrios no devem ser prescritivos. Exemplo: A organizao deve implantar um
sistema de acompanhamento do estado dos equipamentos armazenados;
os comentrios no devem extrapolar os Critrios do Instrumento para Avaliao da
Gesto Pblica. Exemplo: A Organizao ainda no implantou a ISO 9000;
no emitir comentrios sobre prticas de gesto em Itens de Resultado;
referenciar tabelas ou figuras com indicao de nmero da figura e pgina do Relatrio
da Gesto;
evitar repetir sucessivamente, sem alternncia, as locues: No est descrito, No h
evidncias, Falta;
verificar a compatibilidade entre comentrios de Pontos Fortes e Oportunidades para
Melhoria.
1.9 Comentrios de Pontos Fortes:
Os Pontos Fortes so importantes para que as Candidatas possam manter, reforar e
utilizar como modelo, para outras reas do negcio, aquelas prticas de gesto e seus
resultados, evidenciados pelos Examinadores. Os Relatrios de Avaliao gerados com
base em comentrios pertinentes e adequados, elevam a credibilidade do PQGF,
incentivando a candidatura das organizaes.
Os comentrios no podem expressar julgamento de valor, como: excelente, bom, timo,
grande, forte, classe mundial.
Os comentrios no podem ser prescritivos, ou seja, comentar a ausncia ou fazer
recomendaes para o uso de determinadas prticas ou mtodos de gesto.
Os Pontos Fortes referentes s boas prticas de gesto ou bons resultados que no
estejam relacionados com o item analisado devem ser remetidos para o item adequado.
Devem ser registrados como comentrios de Pontos Fortes as prticas de gesto e seus
resultados mais importantes, respectivamente, para itens de mtodo/ aplicao e
resultados, que chamarem a ateno do Examinador no atendimento s exigncias do
item avaliado.

1.9.1 Diretrizes para formulao de comentrios de Pontos Fortes


a) Itens de Mtodo / Aplicao
Para item de mtodo/ aplicao, destacar o que feito e como feito, apresentando o
motivo da prtica ser considerada um Ponto Forte:
Sintetizar a prtica de gesto apresentando o motivo dela ser considerada um Ponto
Forte.
Existe exemplaridade ? (pr-atividade ou inovao ou refinamento) ;
Existe disseminao e continuidade ? Est disseminada pela Organizao ? H
continuidade da prtica ou aconteceu uma vez e pronto?
a.1) Deve-se atribuir sinalizao (+)
situao 1- Prticas adequadas aos requisitos do item, disseminadas e com uso
continuado.
situao 2- Prticas exemplares (proativas OU inovadoras OU refinadas), no atendimento
aos requisitos do item, ainda que com lacunas de continuidade ou disseminao.
Exemplo:
(6.4 C) O acompanhamento da execuo das operaes oramentrias e financeiras
ocorre por meio do SIOR e nas reunies mensais do Grupo de PE, durante a Anlise
Crtica de Desempenho Global. (Adequao, Continuidade, Disseminao)
(3.3 A) A PSTS Pesquisa de Satisfao Total da Sociedade uma prtica pr ativa e
inovadora na identificao das necessidades da comunidade, estando disseminada pelas
principais reas de contato com a mesma. (Adequao, Pr-atividade, Inovao,
Disseminao)

a.2) Deve-se atribuir sinalizao (++)


situao nica- Prticas exemplares (proativas OU inovadoras OU refinadas), no
atendimento aos requisitos do item, disseminadas e com uso continuado.
Os comentrios devem explicitar o que torna a prtica exemplar (pro atividade OU
inovao OU refinamento).
Exemplo:
(5.1 D) A equipe de liderana avaliada pelo sistema de Avaliao 360 graus e os demais
colaboradores pelo sistema de Avaliao de Pessoal Operacional, ambas aplicadas
anualmente desde 1999, contemplando tpicos relativos cultura da excelncia e ao
atingimento de metas, sendo consideradas prticas refinadas e aplicadas em toda a
organizao. (Adequao, Disseminao, Continuidade, Refinamento, Pr-atividade)

b) Itens de Resultado
Para item de resultado, comentar o nvel de desempenho e a tendncia, verificando o
relacionamento do resultado com as prticas de gesto apresentadas nos itens de
mtodo/ aplicao.
Descrever de forma resumida o resultado alcanado, comentando os nveis de
desempenho superiores aos referenciais comparativos adequados e/ou tendncias
favorveis.
No comentar explicaes dos resultados por serem apenas subsdios para facilitar a
avaliao por parte do Examinador.
Reconhecimentos externos e premiaes recebidas pela Organizao podem ser
comentadas, desde que relevantes. Verifique com as informaes do Perfil da Candidata.
b.1) Deve-se atribuir sinalizao (+)
Resultados relevantes com tendncias favorveis, ainda que com nveis de desempenho
inferiores aos referenciais comparativos adequados ou sem comparaes.
Resultados relevantes com nveis de desempenho superiores ou equivalentes aos
referenciais comparativos adequados, ainda que no apresentem tendncias ou
apresentem tendncias adversas.
Exemplo:
(7.1 A) Os resultados do indicador - Clientes Externos Atendidos (Fig. 7.1-11), apresentam
tendncia favorvel no perodo considerado (1998 - 2004). (Relevncia, Tendncia)
b.2) Deve-se atribuir sinalizao (++)
Resultados relevantes com tendncias favorveis e com nveis de desempenho
superiores ou equivalentes aos referenciais comparativos adequados.
Exemplo:
(7.1 A) Os resultados do indicador - Fidelidade de Grandes Clientes (Fig. 7.1-10),
apresentam tendncia favorvel no perodo considerado (1998 - 2004), e nvel de
desempenho equivalente ao referencial comparativo pertinente, situando-se em 100% nas
trs ultimas medies. (Relevncia, Desempenho, Tendncia)

1.10 Comentrios de Oportunidades para melhoria

Devem ser registrados como comentrios de oportunidades para melhoria as lacunas


que o Examinador observar nos relatos das prticas de gesto em relao ao
atendimento s exigncias do item avaliado, quanto a adequao, exemplaridade
disseminao e continuidade nos itens de mtodo / aplicao e, lacunas na relevncia,
desempenho ou tendncia nos itens de resultados, ou ainda a ausncia de resultados
relevantes.
Devem ser evitados os comentrios do tipo no est claro. A lacuna deve ser explicitada
visando nortear a candidata na elaborao de planos e consecuo de aes eficazes.
Alm disso, RAs com comentrios pertinentes e adequados elevam a credibilidade no
PQGF e auxiliam as organizaes a melhorar seu desempenho;
Os comentrios de OMs no podem ser prescritivos ou expressar julgamento de valor,
tais como: pssimo, ruim, fraco, pequeno, pouco e outros;
Um bom comentrio de OM deve permitir ao leitor um entendimento rpido e claro da
lacuna existente em relao s exigncias dos critrios e indicar, sempre que possvel,
como essa lacuna poderia ser eliminada (OM geradora de ao), sem prescrever
metodologias, solues ou aes.
1.10.1 Diretrizes para formulao de comentrios de Oportunidades para melhoria
a)Itens de Mtodo / Aplicao
Descrever de forma resumida as seguintes lacunas:

prticas inadequadas aos requisitos do item ou ausentes;

prticas confusas ou incompletas (descrever o que est faltando);

ausncia de pr atividade, de inovao ou refinamento;

prticas no disseminadas (iniciativas isoladas);

prticas sem continuidade (com interrupes);

a .1) Deve-se atribuir sinalizao ()


Lacuna em requisito menos importante (ausncia, insuficincia ou incompleto),
considerando o Perfil e as Estratgias da Organizao.
Exemplo:
(3.3 A) A PSTS - Pesquisa de Satisfao Total da Sociedade s foi realizada uma vez, no
permitindo a avaliao do ciclo. (Continuidade)
(6.4 C) No ficou caracterizada uma sistemtica de compatibilizao do custeio e
investimento com o oramento aprovado. (Adequao)

a .2) Deve-se atribuir sinalizao (- -)


Lacuna em requisito importante (ausncia, insuficincia ou incompleto), considerando o
Perfil e as Estratgias da Organizao.
Exemplo:
(2.2 A) No foram destacados os principais planos de ao, de curto e longo prazos,
derivados das metas e alinhados s estratgias e objetivos estratgicos, desdobrados
para as diferentes Divises da Organizao. (Adequao)
b) Itens de Resultados
Resumir os seguintes resultados desfavorveis ou lacunas:

no atendimento aos requisitos do item;

resultados relevantes, cujos nveis de desempenho no possam ser avaliados em


funo da ausncia de referenciais comparativos ou comparaes com referenciais
no adequados ( sendo limitador da pontuao em no mximo 30%);

resultados relevantes, cujos nveis de desempenho so inferiores aos referenciais


comparativos;

resultados relevantes, com tendncias desfavorveis;

resultados relevantes, cujas tendncias no possam ser avaliadas em funo da


ausncia
de dados histricos (insuficincia de medio de dados) ou sem
possibilidade de definio de tendncia;

ausncia de resultados dos principais indicadores utilizados nos ciclos de controle e


de aprendizado;

ausncia de resultados de indicadores do sistema de medio do desempenho (item


2.3);

No comentar explicaes dos resultados, por serem apenas subsdios para facilitar a
avaliao por parte do Examinador.
b.1) Deve-se atribuir sinalizao ()
situao 1- Resultados relevantes com nveis de desempenho inferiores aos referenciais
comparativos adequados ou sem comparaes, ainda que com tendncias favorveis.

situao 2- Resultados relevantes com tendncias desfavorveis ou com impossibilidade


de definio de tendncias ainda que com nveis de desempenho superiores ou
equivalentes aos referenciais comparativos adequados.
situao 3- Resultados menos relevantes com nveis de desempenho inferiores aos
referenciais comparativos adequados, ou sem comparaes e com tendncias
desfavorveis.
situao 4- Resultados menos relevantes no apresentados, ou apresentados de forma
confusa, incompleta, insuficiente ou com impossibilidade de definio de tendncia.
Exemplo:
(7.1 A) No foi apresentado referencial comparativo para os resultados do indicador Clientes Externos Atendidos (Fig. 7.1-11). (Desempenho)

b.2) Deve-se atribuir sinalizao (- -)


situao 1- Resultados relevantes com nveis de desempenho inferiores aos referenciais
comparativos adequados, sem comparaes e com tendncias desfavorveis ou com
impossibilidade de definio.
situao 2- Resultados relevantes no apresentados ou apresentados de forma confusa,
incompleta ou insuficiente.
Exemplo:
(7.5 A) Os resultados referentes aos Fornecedores Excludos do Cadastro (fig. 7.5-3) no
permitem a anlise de tendncia e no apresentam referencial comparativo.
(Desempenho, Tendncia)
(7.7 B) No foi apresentado o resultado do processo de apoio descrito no item 2.3 do RG.
(Relevncia)
1.11 Seleo de Comentrio para Verificao em Visita (VV)
Selecionar, os principais comentrios para esclarecimento de dvidas e ratificao ou
retificao das informaes apresentadas no Relatrio da Gesto. Os comentrios para
Verificao em Visita (VV) selecionados devem se referir a componentes essenciais da
pontuao, fatores que sejam importantes para a Candidata.
A seleo dos comentrios para Verificao em Visita (VV) tambm deve ser utilizada
para confirmao dos mtodos e aplicao que constam do Relatrio da Gesto.
A aplicao de uma sistemtica de gesto muitas vezes se mostra de difcil avaliao com
base no Relatrio da Gesto, dependendo da maturidade do sistema de gesto, o que
pode indicar a seleo como comentrio para Verificao em Visita (VV). Quando h
resultados associados sistemtica avaliada essa dificuldade reduzida;

Comentrios como No est claro.. geram obrigatoriamente tpicos para visita. No


obrigatria a seleo como tpico para visita de todos os comentrios de oportunidades
para melhoria relativos ausncia de relatos no Relatrio da Gesto;
Os comentrios classificados como ++ e -- devem ser selecionados, normalmente, para
verificao em visita;
Recomenda-se selecionar comentrios para Verificao em Visita (VV) para apenas um
tero (1/3) dos comentrios gerados. Em torno de 60 comentrios no mximo, devem ser
selecionados como Tpicos para Visita, para no haver um nmero excessivo de Pontos
de Verificao, j que so gerados normalmente dois a trs pontos de verificao para
cada comentrio selecionado como Tpico para Visita. Deve-se observar o equilbrio entre
os comentrios de PFs e Oms assinalados para Verificao em Visita (VV), da ordem de
40% de VVs para PFs e 60% de VVs para Oms.
1.12 Formulao de Tpicos para Visita
Ao editar um Tpico para Visita (TPV), identifique quais informaes e evidncias devem
ser levantadas e esclarecidas. No necessrio detalhar.
Exemplo:
Comentrio
(3.3 A) A PSTS Pesquisa de Satisfao Total da Sociedade uma prtica pr ativa e
inovadora na identificao das necessidades da comunidade, estando disseminada pelas
principais reas de contato com a mesma. (Adequao, Pr-atividade, Inovao,
Disseminao)
TPV - verificar exemplo de aes decorrentes da anlise dos resultados da Pesquisa de
Satisfao do ano de 2003/2004.
1.13 Diretrizes para Pontuao dos Itens
Orientar-se segundo o Sistema para Pontuao descrito no Instrumento para a Avaliao
da Gesto Pblica - Documento 1;
Pontuar com base e de forma consistente com os comentrios elaborados;
Considerar a correlao existente entre os resultados e os mtodos apresentados;
Considerar a relevncia do resultado em relao ao sistema de indicadores constante no
Critrio 2, Item 2.3, Alnea B Instrumento para Avaliao da Gesto Pblica e ao perfil
da organizao constante no Relatrio da Gesto;

1.14 Lista para verificao dos comentrios


1.14.1 Aspectos estticos e lingsticos dos comentrios

devem ser objetivos, evidenciando clareza na exposio da idia;

devem ser construdos de forma a atender as regras da Lngua Portuguesa


(concordncia, regncia, crase, pontuao, ortografia, etc.) ;

devem ser evitadas locues ou expresses, como no est descrito..., no h


evidncias..., falta..., sem fundamentao;

no devem fazer referncias desnecessrias ao Relatrio da Gesto ou Candidata,


Empresa ou Organizao;

deve-se usar sempre que possvel a linguagem da candidata e;

deve-se ter cuidados para no elaborar perodos muito curtos (telegrficos) ou muito
extensos.

1.14.2 Aspectos tcnicos dos comentrios

devem ser relatados nas alneas pertinentes aos itens;

no devem extrapolar as exigncias do item, nem conter exigncias do Examinador;

no devem conter inferncias;

no devem conter prescries ou sugestes de melhoria;

no devem conter julgamento de valor sem justificativa, com expresses do tipo


excelente, timo, ruim, fraco;

no deve ser utilizada linguagem de duplo sentido, utilizando-se conexes do tipo


mas, embora, todavia, contudo, porm, ligando oraes com sentidos contraditrios;

no devem reproduzir apenas as exigncias dos critrios;

no devem superar o nmero de 10 por item;

devem ser geradores de ao;

devem ser coerentes com a pontuao atribuda.

2. Anlise de Consenso
2.1 Objetivo
O objetivo desta etapa a elaborao do Relatrio de Avaliao do Consenso de modo a
fornecer aos membros da Banca de Juizes elementos para a seleo de candidatas que
devem ser visitadas. As candidatas no habilitadas para a Etapa II - Visita s Instalaes,
recebero os Relatrio de Avaliao do Consenso.
2.2 Responsabilidade
Examinador Snior e Examinadores
2.3 Insumos

Relatrios de Avaliao Individual;

Relatrio da Gesto;

Orientaes para a Banca Examinadora - Documento 2;

Instrumento para Avaliao da Gesto Pblica - Documento 1;

Software SIDERAL;

2.4 Produto Esperado

Relatrio de Avaliao de Consenso, contendo:

comentrios (Pontos Fortes e Oportunidades para Melhoria);

seleo de tpicos para visita;

pontuao dos Itens e Critrios;

pontuao global.

Indicao das 5 melhores prticas


da gesto identificadas em consenso,
especificando: qual o Critrio, Item, Alnea, pgina do RG e pargrafo e/ou figura onde a
prtica est descrita.

Relatrio da reunio

Definio da data da semana reservada para a visita, acertadas entre os membros da


Banca Examinadora;
As pontuaes de consenso so utilizadas na segunda reunio da Banca de Juzes.
2.5 Orientaes
2.5.1 Agendamento da Reunio de Consenso
O Examinador Snior promove uma reunio para consolidar os comentrios constantes
dos Relatrios de Avaliao Individual e elaborar o Relatrio de Avaliao de Consenso.
A obteno do consenso a chave no processo da avaliao, uma vez que a pontuao
numrica de consenso vai influenciar na seleo das Candidatas a serem visitadas na
Etapa II.
O consenso uma deciso racionalmente fundamentada no Relatrio da Gesto, nos
Pontos Fortes, Oportunidades para Melhoria e nas pontuaes, resultado da contribuio
de todos os Examinadores da equipe. O consenso numrico no simplesmente o valor
mdio dos valores numricos atribudos pelos Examinadores.
2.6 Atividades do Examinador Snior
contatar cada Examinador, individualmente, para agendar data, local e horrio da reunio
de consenso, to logo tenha acesso aos dados dos Examinadores ainda na avaliao
individual;
definir e contatar o Examinador Relator, informando-o sobre a nomeao;

receber os arquivos e consolidar os Relatrios de Avaliao Individual dos Examinadores


de sua equipe; (Sideral/Etapa I/Examinador Senior(EXSR)/3 -Agregao de dados REX
de outros Exs)
o Examinador Snior poder designar examinador(es) para estudo e apresentao de
esclarecimentos sobre sua anlise do critrio que lhe couber.
Exemplo de distribuio dos critrios:
EX 01 critrio 01 e item 7.5
EX 02 critrio 02
EX 03 critrio 03 e item 7.1
EX 04 critrio 04 e item 7.2
EX 05 critrio 05 e item 7.3
EX 06 critrio 06 e item 7.4
neste caso, o Examinador Snior define a distribuio dos itens para cada Examinador,
com no mnimo uma semana de antecedncia da reunio de consenso; (e enviar para a
Gerncia do PQGF (Sideral/Etapa I/Examinador Senior(EXSR)/10 -Gravao de dados
REXs agregados para Exs prepararem consenso)
informar a cada Examinador (EX) os critrios e itens destinados a cada um para anlise e
enviar o arquivo SID xxx (em disquete ou anexado em mensagem arquivo eletrnico
contendo todos os REXs agregados (opo ...) (Sideral/Etapa I/Examinador
Senior(EXSR)/4 -Gravao de dados REXs agregados para Exs compararem avaliaes)
comparar as avaliaes dos Examinadores e ajustar o comentrio e/ou pontuao caso
necessrio) (Sideral/Etapa I/Examinador Senior(EXSR)/5 -Ajuste de pontuao individual
aps comparar avaliaes)
ajustar as avaliaes de outros Examinadores, caso tenha sido solicitado (Sideral/Etapa
I/Examinador Senior(EXSR)/6 -Agregao de dados REX ajustados de outros Exs)
providenciar a preparao da documentao de anlise para a Reunio de Consenso
(Sideral/Etapa I/Examinador Senior(EXSR)/8 -Produo de documentao de anlise para
Reunio de Consenso)
registrar a confirmao dos Examinadores da Banca Examinadora na etapa de consenso,
registrando, se necessrio o comentrio "Itens ou Critrios a estudar com nfase"
((Sideral/Etapa I/Examinador Senior(EXSR)/9 -Designao de Examinadores dessa
Etapa)
conduzir a reunio, solicitando a cada Examinador esclarecimentos sobre o resultado da
sua anlise do critrio que lhe coube, de forma a propiciar discusso e consenso pelo
Grupo
registrar, juntamente com o Examinador Relator as Pontuaes Individuais revistas
durante a reunio de consenso (Sideral/Etapa I/Examinador Senior(EXSR)12 -Registro de
Pontuao e Discusso de Consenso)
receber os dados das pontuaes revistas, discusses ou pontuaes de consenso
registradas pelo Examinador Relator (Sideral/Etapa I/Examinador Senior(EXSR)/13
-Integrao de dados do Consenso registrados pelo EXRL)

caso necessrio, integrar os dados do RA preparados pelo Examinador Relator


((Sideral/Etapa I/Examinador Senior(EXSR)/16 -Integrao de dados do RA preparados
pelo EXRL)
integrar os dados de consenso, produzir o Relatrio de Avaliao de Consenso, consolidar
as Concluses por Critrio e Concluso Geral (Sideral/Etapa I/Examinador
Senior(EXSR)/15 -Produo de RA)
enviar para a Gerncia do PQGF (Sideral/Etapa I/Examinador Senior(EXSR)/17
-Gravao de dados para o PQGF e EXs)

2.7 Atividades do Examinador


receber os dados agregados do Relatrios de Avaliao Individual enviados pelo
Examinador Snior (Sideral/Etapa I/Examinador (EX)/4 -Recebimento de dados REXs
agregados para comparar avaliaes)
preparar a anlise pr-consenso, que constar de:
escolha dos melhores comentrios para pontos fortes e oportunidades para
melhoria e seleo de tpicos para visita, considerando os comentrios mais
completos e pertinentes a cada item de avaliao;
os comentrios dos itens devem ser analisados e comparados com as pontuaes
dos respectivos examinadores. O sistema de pontuao pode ser consultado e a
coerncia entre comentrios e pontuaes devem ser verificadas. Caso o
Examinador encontre razes para mudar sua pontuao por meio desta anlise,
ele deve anot-la no Formulrio 3R, escrevendo as razes de sua reconsiderao.
(Sideral/Etapa I/Examinador (EX)/5 -Ajuste de pontuao individual aps comparar
avaliaes)
anlise da disperso da pontuao, e se for o caso, proposta de pontuao mais
adequada, tendo por base o reestudo do critrio e a tabela de pontuao;
(Sideral/Etapa I/Examinador (EX)/5 -Ajuste de pontuao individual aps comparar
avaliaes)
escolher as 5 melhores prticas
preparao de uma minuta de avaliao do critrio (concluso por critrio ou
concluso geral) conforme determinado pelo Examinador Snior.
gravar os dados e enviar para o Examinador Snior (Sideral/Etapa I/Examinador (EX)/6
-Gravao de dados para EXSR agregar REXs ajustados)
receber os dados agregados do Relatrios de Avaliao completos enviados pelo
Examinador Snior (Sideral/Etapa I/Examinador (EX)/8 -Recebimento de dados REXs
agregados do EXSR)
preparar-se para participar da reunio de consenso de acordo com a agenda estabelecida
pelo Examinador Snior (Sideral/Etapa I/Examinador (EX)/9 -Produo de documentao
de anlise para Reunio de Consenso)

apresentar aos demais Examinadores suas concluses que devero ser discutidas e
definidas por consenso pelo grupo de Examinadores.
consolidar as 5 melhores prticas escolhidas por consenso.
receber o Relatrio de Avaliao completo aps a reunio de consenso (Sideral/Etapa
I/Examinador (EX)/11 -Recebimento de RA completo do EXSR ou EXRL)
2.8 Atividades do Examinador Relator
as atividades so as mesmas do Examinador descritas acima
registrar, juntamente com o Examinador Snior as Pontuaes Individuais revistas,
Relato da reunio de consenso, Concluses por Critrio e Concluso Geral (Sideral/Etapa
I/Examinador Relator (EXRL)/11 -Registro de Pontuao e Discusso de Consenso)
integrar, conforme orientaes do Examinador Snior, os dados de consenso e produzir o
Relatrio de Avaliao de Consenso e enviar para o Examinador Snior (Sideral/Etapa
I/Examinador Relator (EXRL)/12 -Gravao de dados para EXSR integrar dados do
Consenso)
receber os dados do Examinador Snior para elaborao do Relatrio de Avaliao de
Consenso (Sideral/Etapa I/Examinador Relator (EXRL)/13 -Recebimento de dados do
EXSR para produo de RA)
integrar os dados de consenso, produzir o Relatrio de Avaliao de Consenso, conforme
orientao do Examinador Snior (EXRL)/14 -Produo de RA)
enviar para o Examinador Snior (Sideral/Etapa I/Examinador Relator (EXRL)/15
-Gravao de dados para EXSR integrar RA)
receber o Relatrio de Avaliao completo (Sideral/Etapa I/Examinador Relator (EXRL)/16
-Recebimento de RA completo do EXSR)
2.9 Diretrizes para a Reunio de Consenso
A preocupao principal na conduo da reunio de consenso deve ser a pontuao de
consenso. A discusso para obteno do consenso obrigatria e deve ser relatada
para os itens com amplitude, entre a maior e a menor pontuao dos Examinadores,
acima de 20 pontos percentuais e para itens com pontuaes de Examinadores em faixas
de pontuao diferentes.
O Examinador Snior inicia a reunio de consenso solicitando que cada examinador se
pronuncie quanto eventuais reconsideraes sobre pontuaes individuais e as razes
para isto. Estas pontuaes pr-consenso sero registradas pelo examinador snior no
Sideral.
Como o processo de discusso para obteno de consenso pode se tornar desgastante e
cansativo. Deve ser comeado pelos itens de maior disparidade de pontuao.
Recomenda-se que a reunio de consenso seja feita em at 8 horas. O Examinador
Snior deve indicar um Examinador Relator para auxili-lo na redao final e reviso do
Relatrio da Avaliao de Consenso.
O Examinador Snior consolidar os registros do consenso no Sideral.

As pontuaes individuais revistas pelos examinadores e as pontuaes e o relato das


discusses de consenso devem ser anotados pelo examinador snior com ajuda do
examinador relator para posterior registro no Sideral ao final da reunio.
Elaborar, ainda, como parte do Relatrio de Avaliao do Consenso, as Concluses por
Critrio (Formulrio 5) e a Concluso Geral (Formulrio 6) e a indicao das melhores
prticas. Ver Formulrio 6 A.
2.10 Orientaes Quanto Pontuao
Analisar as discrepncias existentes entre as pontuaes dadas pelos Examinadores para
cada item de avaliao.
importante atentar para a consistncia entre a pontuao global da Candidata e a
pontuao dos itens.
Observar as pontuaes a serem atribudas aos itens observando a escala de pontuao
do Instrumento para Avaliao da Gesto Pblica:
Observaes:
O tempo estimado para a Anlise dos Relatrios de Avaliao Individual de 32 horas; a
realizao da reunio de consenso de 8 horas; a elaborao final do Relatrio de
Avaliao do Consenso, pelo Examinador Snior, de 10 horas, totalizando, nesta fase,
desde a avaliao individual at a finalizao do Relatrio do Consenso, 50 horas de
trabalho efetivo.
Ao final da reunio o examinador snior deve discutir com a equipe as possibilidades de
cada um acompanhar uma possvel visita e discute sugestes sobre os locais da
candidata que deveriam ser visitados.
2.11 Relato da Reunio de Consenso
Tem a funo de uma ata de reunio, relatando como foi obtido o consenso. O Relato da
reunio de consenso, que poder ser utilizado na primeira reunio da Banca de Juzes,
dever ser redigido de forma a no identificar a Candidata.
Exemplo: O Ex (colocar o nmero) concordou em aumentar sua pontuao ........
2.12 Concluses por Critrio
Os Examinadores faro resumos executivos, sem qualquer prescrio, dirigidos altadireo da Candidata, quanto aos principais aspectos de cada critrio relatado. As
Concluses sero revistas caso a Candidata seja visitada.
2.13 Concluso Geral
Os Examinadores faro um resumo integrado da situao da Candidata, considerando as
Concluses por Critrio. A narrativa deve ter argumentos de declaraes compatveis com
a narrativa da faixa de pontuao global dos critrios atingida pela pontuao global
obtida pela Candidata. A Concluso ser revista caso a Candidata seja visitada.

Etapa II Visita s Instalaes


De posse do resultado da seleo das Candidatas habilitadas Etapa II, a Gerncia do
PQGF informa aos respectivos Examinadores Seniores que eles devero iniciar o
planejamento das visitas.
1. Planejamento da Visita
1.1 Objetivo
O objetivo desta etapa a elaborao do Cronograma da Visita s Instalaes da
candidata de modo a esclarecer as dvidas em relao ao Relatrio da Gesto,
identificadas nos tpicos para visita.
1.2 Responsabilidade
Examinador Snior e Examinadores.
1.3 Insumos

Relatrio de Avaliao do Consenso;

Relatrio da Gesto;

Orientaes para a Banca Examinadora - Documento 2;

Instrumento para Avaliao da Gesto Pblica - Documento 1;

Software;

Stio do PQSP

1.4 Produto Esperado


Plano da Visita, contendo:
Ficha de Ponto de Verificao (Formulrio 9 sideral) ou, alternativamente, Formulrio
Resumo dos Pontos de Verificao (Formulrio 9R sideral);
Cronograma da Visita (Formulrio 7).
1.5 Orientaes
1.5.1 Reunio para Elaborao do Cronograma da Visita

Aps todos os membros da banca estarem devidamente avisados que participaro da


etapa de visita de sua candidata e terem renovada sua aceitao pela continuidade, o
Examinador Snior convoca uma reunio para elaborao do Cronograma da Visita, com
durao prevista para aproximadamente 4 horas, que j deve ter sido preliminarmente
agendada na fase de consenso.
Para a elaborao do Cronograma da Visita, os seguintes aspectos so levados em
considerao:
as localidades especificadas no Relatrio da Gesto da Candidata onde as verificaes
sero realizadas;
a representatividade na estrutura organizacional;
tempo a ser empregado na visita (referncia sugerida de 3 a 5 dias) incluindo a concluso
do Relatrio de Avaliao no prprio local.
a disponibilidade dos Examinadores;
a necessidade de deslocamento dos Examinadores;
caso ocorra da necessidade de um novo Examinador Snior, os dados do RA da Etapa I
so enviados pelo Examinador Snior anterior (Sideral/Etapa II/Examinador
Senior(EXSR)/3 -Recebimento de dados RA da Etapa I do EXSR, se outro)
1.6 Atividades do Examinador Snior
contatar cada Examinador, individualmente, para agendar data, local e horrio da reunio
para elaborao do Cronograma de Visita
O Examinador Snior, com autorizao prvia da Gerncia do PQGF pode solicitar que a
Candidata informe sobre o organograma atualizado e a planta das instalaes; instrues
de segurana e de acesso s instalaes (equipamentos de proteo e procedimentos de
entrada na organizao) para a elaborao do Cronograma da Visita.
preparar a tabela de Locais de Visita padro, para gerao dos PVs a ser feita por ele e
pelos outros membros da equipe. (Sideral/Etapa II/Examinador Senior(EXSR)/4
-Cadastramento do Locais de Visita)
preparar a tabela de Cargos e Contatos padro, para gerao dos PVs a ser feita por ele
e pelos outros membros da equipe. (Sideral/Etapa II/Examinador Senior(EXSR)/5
-Cadastramento do Contatos para entrevista)
gerar os dados com o RA da etapa I e com os locais e contatos pr-cadastrados, para
envio aos examinadores da sua equipe prepararem os PVs de acordo com os critrios ou
itens especficos designados pelo examinador snior (Sideral/Etapa II/Examinador
Senior(EXSR)/6 -Gravao de dados para Exs gerarem PVs)
Dependendo do nvel de entrosamento entre os membros da equipe durante a fase de
consenso, o Examinador Snior , ao invs da reunio, pode solicitar aos Examinadores
que preparem os Pontos de Verificao PVs a partir dos comentrios assinalados como
VV. Os PVs elaborados so, posteriormente, enviados ao Examinador Snior, que os
integrar aos gerados por ele prprio e por outros Examinadores da equipe elaborando o
Cronograma da Visita (com todos os PVs elaborados por examinadores).

gerar os PVs a partir dos comentrios do RA da etapa I marcados como VV


(Sideral/Etapa II/Examinador Senior(EXSR)/7 -Produo de Pontos de Verificao)
receber e consolidar os dados dos PVs preparados pelos Examinadores da sua equipe
(Sideral/Etapa II/Examinador Senior(EXSR)/8 -Integrao de dados com PVs preparados
pelos Exs)
enviar os PVs consolidados para os examinadores imprimi-los , preparando-se para a
Visita (Sideral/Etapa II/Examinador Senior(EXSR)/9 -Gravao de dados para Exs
produzirem documentao de visita)
providenciar a impresso dos PVs nos formulrios 9 e 9R, que serviro de roteiro aos
membros da Banca Examinadora para os aspectos da gesto da candidata que devero
ser verificados por ocasio da visita s suas instalaes, para esclarecer dvidas ou
confirmar informaes constantes do Relatrio da Gesto (Sideral/Etapa II/Examinador
Senior(EXSR)/10 -Produo de documentao de visita)
1.7 Atividades do Examinador
receber os dados com o RA da etapa I e com os locais e contatos pr-cadastrados,
enviados pelo examinador snior para preparao dos PVs de acordo com os critrios ou
itens especficos designados pelo examinador snior (Sideral/Etapa II/Examinador (EX)/2
-Recebimento de dados RA da Etapa I com Locais e Contatos do EXSR)
gerar os PVs a partir dos comentrios do RA da etapa I marcados como VV (Sideral/Etapa
II/Examinador (EX)/3 -Produo de Pontos de Verificao)
gravar os dados e enviar para o Examinador Snior (Sideral/Etapa II/Examinador (EX)/4
-Gravao de dados para EXSR integrar PVs)
providenciar a impresso dos PVs nos formulrios 9 e 9R, que serviro de roteiro aos
membros da Banca Examinadora (Sideral/Etapa II/Examinador (EX)/6 -Produo de
documentao de visita
1.8 Atividades do Examinador Relator
as atividades so as mesmas do Examinador descritas acima
1.9 Providncias Administrativas
O Examinador Snior, com autorizao prvia da Gerncia do PQGF solicita, , que a
Candidata informe o seguinte:

providncias quanto s passagens, reservas de hotel e outros aspectos logsticos


necessrios, cujos custos correro por conta da Candidata (os dados dos
Examinadores necessrios para os deslocamentos, basicamente identidade, CPF
e conta bancria, sero disponibilizados para a Candidata via Internet, pelo snior,
sendo importante que os Examinadores mantenham o cadastro na Internet
atualizado).

sala de apoio na Candidata, para reunies, com microcomputador e impressora


jato de tinta;

sala de apoio no hotel para reunies, com microcomputador e impressora jato de


tinta;

a certificao de que as aes e os membros da Banca Examinadora no sero


filmados, fotografados, gravados e/ou registrados.

O nico documento a ser encaminhado para a Candidata o Cronograma da Visita.


Enviar at uma semana antes da visita,.
Observao:
O Examinador Snior manter a Gerncia do PQGF informada sobre as providncias
acertadas junto candidata.
2. Realizao da Visita
2.1 Objetivo
O objetivo desta etapa a conduo da visita s instalaes da candidata de acordo com
o Cronograma elaboarado.
2.2 Responsabilidade

Examinador Snior;

Examinadores;

2.3 Insumos

Cronograma da Visita;

Ficha de Ponto de Verificao;

Relatrio de Avaliao do Consenso;

Relatrio da Gesto;

Orientaes para a Banca Examinadora - Documento 2;

Instrumento para Avaliao da Gesto Pblica - Documento 1.

Software;

2.4 Produto Esperado


Matriz de Pontos de Verificao ou, alternativamente, Formulrios de Ponto de Verificao
com o campo de Observaes manuscrito e o campo Situao preenchido no software;

2.5 Orientaes
2.5.1 Reunio de abertura
O grupo de visita deve ser recebido pelo representante da Candidata e encaminhado
para uma sala, onde se dar a reunio de abertura. A presena do dirigente responsvel
e do corpo gerencial muito importante. Caso possvel, os responsveis pelas reas a
serem visitadas, tambm, devem estar presentes.
Durante a reunio de abertura , devero ser seguidos os seguintes passos, pelo
Examinador Snior:
abrir a reunio e apresentar a equipe de Examinadores. Solicitar a apresentao
dos membros da Candidata presentes;
informar o objetivo da visita, que nica e exclusivamente para esclarecer pontos
duvidosos para acrescentar maior veracidade e preciso ao processo de
avaliao;
confirmar o Cronograma da Visita , sem entrar em detalhes dos assuntos a serem
analisados ou esclarecidos.
parabenizar, em nome da Coordenao Executiva do PQGF e dos membros da
banca, a candidata por ter chegado a fase de visita;
agradecer pelo esforo da candidata em viabilizar o deslocamento dos membros
da banca at a cidade e terem acolhido os membros em local adequado para a
conduo dos trabalhos;
dar abertura aos membros da banca para que se apresentem pessoalmente;
dar abertura para que o principal executivo da candidata, ou algum em sua
representao, possa falar o que achar conveniente que seja dito, cabendo a
banca esperar e escutar detalhadamente o que estes tem a dizer;
Encerrar a reunio de abertura desejando um bom trabalho e uma boa visita a todos e
enfatizar a inteno de cumprir o Cronograma da Visita da maneira mais rigorosa quanto
possvel.
2.5.2 Entrevista com o principal executivo e seu corpo decisrio maior
A primeira atividade deve ser a entrevista com o principal executivo da candidata
juntamente com seu corpo decisrio mais prximo, que tem como objetivo esgotar as
perguntas a serem dirigidas ao mesmo.
recomendado que o Examinador Snior lidere esta entrevista mas que tambm d
oportunidade para que todos possam fazer suas indagaes a partir daquilo que foi
planejado atravs dos PVs.

Durante a visita, os visitantes devem:

portar sempre o crach da organizao visitada e o botton do PQGF


no entregar cartes de identificao pessoal;
buscar apenas as informaes essenciais e a sua completa documentao;
atuar como uma equipe observando que discusses entre os Examinadores devem ser
deixadas para a reunio aps a visita;
consolidar as observaes da visita diariamente. Deixar para o outro dia pode ser um
problema, uma vez que muitas informaes so esquecidas ou perdidas;
preparar-se para trabalhar em reunies aps o expediente, durante todo o perodo da
visita;
facilitar o fechamento do Relatrio de Avaliao da Gesto no descartando nenhum
Ponto de Verificao .
deletar todos os arquivos gravados no micro-computador cedido, transferindo-os para um
disquete. O material impresso deve ser levado com o grupo durante todo o tempo e
posteriormente destrudo fora das instalaes da Candidata;
ateno para no esquecer materiais contendo informaes relativas ao processo de
avaliao em reas da Candidata durante a visita;
observar todas as normas de segurana da Candidata; solicitar equipamentos de
segurana e proteo individual ao representante da Candidata e instrues quanto ao
uso, quando necessrio;
no levar gravador, cmara fotogrfica ou filmadora;
certificar-se de que suas aes e dos demais membros da Banca Examinadora no sero
filmadas, fotografadas e/ou, gravadas.
no conceder entrevistas;
no discutir assuntos relacionados visita, pontuao ou Candidata nas instalaes
da mesma, sem antes se assegurar de sua total privacidade;
no aceitar presentes, brindes ou vantagens por parte da Candidata;
no levar membros da sua famlia ou amigos para o hotel ou para o local onde
permanecer durante a visita;
ser pontual nos compromissos;
estar consciente de que um convidado enquanto estiver nas instalaes da Candidata.
Seja atencioso, cordial, educado e profissional;
estar consciente de que a equipe de Examinadores soberana durante a avaliao, no
procedendo qualquer julgamento de valor por parte da Candidata sobre os pontos que
sero questionados;
cumprir agenda e cobrir os pontos com flexibilidade. muito importante que a Candidata
sinta que o grupo lhe deu a oportunidade para contar a sua histria;
reprogramar Pontos de Verificao que sejam desdobramentos de outros j verificados e
que sejam considerados importantes para a concluso da visita;
no deixar transparecer indeciso quando tiver que reprogramar a visita ou modificar a
agenda em alguns pontos;

a Candidata no dever ter acesso a nenhum tipo de anotao realizada pelos


Examinadores;
avaliar a Candidata luz do Instrumento de Avaliao da Gesto Pblica, no de acordo
com seus prprios critrios pessoais;
telefone celular deve permanecer desligado ou nos modos silencioso e/ou reunio durante
a visita;
em caso de dvidas tcnicas, contatar a Gerncia Executiva do PQGF ou o Juiz relator
designado;
no entrevistar pessoas que no faam parte da fora de trabalho da Candidata. Lderes
sindicais que fizerem parte da fora de trabalho devem responder como membros da
organizao;
no procurar informaes com clientes e fornecedores da Candidata;
rotular documentos e pastas solicitadas e levadas sala de reunies, com o nome do
rgo (setor) de origem, para posterior devoluo;
no levar material da Candidata para anlise fora de suas instalaes;
devolver formal e ostensivamente todo o material cedido ao grupo ao final da visita,
inclusive sugerindo a conferncia por parte do representante da Candidata. Ao trmino da
visita, no pode pairar qualquer dvida de que toda a documentao foi efetivamente
devolvida;
no emitir qualquer juzo de valor a respeito da visita e responder s perguntas sobre a
impresso do grupo quanto Candidata apenas com frases do tipo: A visita foi muito boa
no sentido de que pudemos esclarecer todas as dvidas, com a contribuio de todas as
pessoas com quem tivemos contato. Levantamos dados e fatos dentro do prazo previsto,
cumprindo assim a nossa misso nesta etapa, como Examinadores do PQGF. A
documentao que vamos gerar ser enviada aos Juzes.

2.6 Reunies intermedirias entre a Banca de Examinadores


Aps as 16:00 horas e at as 18:30 aproximadamente os Examinadores devem reunir-se
na sala de trabalho do hotel para consolidao das observaes coletadas durante o dia
de visita e planejar as atividades do dia seguinte.
2.7 Ao encerramento da visita:
Durante a reunio de encerramento, o Examinador Snior agradecer a colaborao das
pessoas envolvidas e devolver formalmente qualquer documento ou material entregue
durante a visita.
Os Examinadores podero propor uma visita geral pelas instalaes da Candidata, em
companhia do anfitrio, para ser visto pelos funcionrios que no foram contatados, que
geralmente ficam na expectativa de serem entrevistados.

2.8 Recomendaes aos Examinadores


A visita no dever ser vista como uma atividade que pode descobrir falhas ou apontar
os erros e os culpados. Isto exige dos Examinadores e da equipe da Candidata um
grande domnio dos fatores humanos envolvidos com a visita. O conhecimento destes
fatores imprescindvel para o sucesso dos trabalhos.
Durante a visita, a comunicao entre os Examinadores e a equipe da Candidata ocorre
em diversas situaes:

durante as conversaes;

enquanto o Examinador observa algum trabalho;

enquanto o Examinador faz anotaes;

enquanto o Examinador pensa e analisa.

Em toda comunicao existe o transmissor, o meio e o receptor. Qualquer falha em


um desses elementos resulta em erros na comunicao e problemas na interpretao.
Recomenda-se o eco da mensagem recebida, com frases do tipo Eu entendi que vocs
tm um processo assim... ou Podemos ver tal e tal coisa.... A maior parte do tempo de
uma visita gasta em entrevistas e dilogos; logo, a eficcia depende diretamente da
qualidade da comunicao entre as partes envolvidas.

O Examinador no pode demonstrar falta de interesse nas respostas que ouve, mas sim
tentar entender as respostas do entrevistado. preciso estar atento s respostas para
conduzir a visita ao que se deseja. Quem conduz o dilogo o Examinador, porm devese procurar comunicar o essencial e na linguagem da Candidata.
Na visita, entra-se em contato com vrios representantes da Candidata: o dirigente
responsvel, diretores, gerentes e auxiliares. Isto envolve diferentes contextos scioculturais e o sucesso da visita depende fortemente do grau de empatia (saber se colocar
no lugar do outro) com que o Examinador realiza as entrevistas. Use a linguagem
adequada pessoa que est sendo entrevistada!
Os Examinadores devem buscar respostas e no apenas fazer perguntas. preciso
selecionar as informaes que se deseja e que, muitas vezes, o entrevistado tem
dificuldade em perceber como prticas de gesto ou como resultados importantes, que
no foram descritos no Relatrio da Gesto. Sempre que possvel, solicite as respostas
com exemplos concretos da organizao, grficos e documentos comprobatrios. Devese ter em mente que uma visita no uma auditoria!
Evitar a emisso de parecer a qualquer pessoa entrevistada, sobre as observaes
colhidas na visita, seja sobre a pontuao, seja sobre o desempenho da Candidata; essas
informaes sero enviadas aos Juzes ao trmino da visita.
Quando um ponto j tiver sido esclarecido, deve-se interromper o entrevistado com
educao e cortesia. Qualquer assdio deve ser educadamente contornado, evitando

julgamentos de aprovao ou de desaprovao com palavras, gestos ou expresses


faciais. O grupo de visita est representando a Gerncia do PQGF e a visita um ponto
de verificao e esclarecimento de dvidas que ficaram no Relatrio da Gesto. Cada
contato pessoal deve ser cordialmente encerrado com expresses do tipo: Estamos
satisfeitos; muito obrigados pela sua ajuda.
O grupo de visita deve almoar nas instalaes utilizadas pelos funcionrios da
Candidata, quando houver. Nestes casos, conveniente dividir o grupo de Examinadores,
para que cada um almoce com um grupo diferente de funcionrios, se possvel de
diferentes nveis hierrquicos, escolhidos ao acaso. Deve-se deixar os funcionrios
vontade, identificando-se e explicando que aquilo que se busca o esclarecimento de
dvidas sobre o Relatrio da Gesto. No se deve utilizar a prancheta de anotaes
durante a refeio, pois pode constranger os entrevistados. As anotaes devem ser
feitas mais tarde.
Levantar dados nos diversos nveis operacionais, alm dos gerentes. Aps encerrar a
entrevista com um gerente, pergunte-lhe quem pode responder por determinado assunto,
e ento v at o responsvel, se possvel, sem o gerente.
3. Elaborao do Relatrio de Avaliao da Gesto
3.1 Objetivo
O objetivo desta etapa a elaborao do Relatrio de Avaliao da Gesto e
recomendaes para aos Juzes e justificativas de alterao de pontuao. O objetivo do
Relatrio de Avaliao da Gesto e apresentar Candidata os resultados da avaliao
realizada pela Banca Examinadora do PQGF sobre sua Gesto, permitindo a
realimentao do Sistema de Gesto.

3.2 Responsabilidade

Examinador Snior;

Examinadores;

3.3 Insumos

Cronograma da Visita;

Ficha de Ponto de Verificao;

3.4 Produto Esperado


Relatrio de Avaliao da Gesto;
Recomendaes aos Juzes;
Lista de verificao da Visita (preenchida pelo Snior);
Justificativa de Alterao de Pontuao aps a Visita

3.5 Atividades do Examinador Snior


registrar ao final da visita, para cada PV as observaes constatadas na visita, juntamente
com as sinalizaes "+", "=" ou "-". (Sideral/Etapa II/Examinador Senior (EXSR)/12
-Registro de sinalizaes de Ovs e ajustes nos comentrios RA)
receber os dados das observaes registradas pelo Examinador Relator (Sideral/Etapa
II/Examinador Senior (EXSR)/13 -Integrao de sinalizaes de Ovs registradas pelo
EXRL)
enviar os dados e sinalizaes integrados para o Examinador Relator poder atualizar o
seu banco de dados com as Ovs sinalizadas (Sideral/Etapa II/Examinador Senior
(EXSR)/15 -Gravao de dados para EXRL integrar sinalizaes de OVs)
registrar as novas pontuaes dos itens que foram alterados e as respectivas discusses
da equipe (Sideral/Etapa II/Examinador Senior (EXSR)/16 -Registro de Pontuao e
Discusso de Consenso Ps-Visita)
receber os dados de discusses e pontuaes registradas pelo Examinador Relator
durante a reunio de consenso ps visita (Sideral/Etapa II/Examinador Senior (EXSR)/17
-Integrao de dados do Consenso Ps Visita registrados pelo EXRL)
enviar os dados para o Examinador Relator poder produzir o RA (Sideral/Etapa
II/Examinador Senior (EXSR)/18 -Gravao de dados para EXRL produzir RA)
caso necessrio, integrar os dados do RA preparados pelo Examinador Relator
(Sideral/Etapa II/Examinador Senior (EXSR)/20 -Integrao de dados do RA peparados
pelo EXRL)
produzir o Relatrio de Avaliao da Gesto, consolidando as Concluses por Critrio e
Concluso Geral (Sideral/Etapa II/Examinador Senior(EXSR)/19 -Produo de RA)
enviar para a Gerncia do PQGF (Sideral/Etapa II/Examinador Senior(EXSR)/21
-Gravao de dados para o PQGF e EXs)
3.6 Atividades do Examinador
receber o Relatrio de Avaliao completo (Sideral/Etapa II/Examinador (EX)/9
-Recebimento de RA completo do EXSR ou EXRL)
3.7 Atividades do Examinador Relator
integrar, conforme orientaes do Examinador Snior, os dados e sinalizaes registrados
pelo Examinador Snior (Sideral/Etapa II/Examinador Relator (EXRL)/11 -Integrao de
sinalizaes de Ovs registradas pelo EXSR)
registrar as novas pontuaes dos itens que foram alterados e as respectivas discusses
da equipe (Sideral/Etapa II/ Examinador Relator (EXRL)/12 -Registro de Pontuao e
Discusso de Consenso Ps-Visita)
enviar para o Examinador Snior (Sideral/Etapa II/ Examinador Relator (EXRL)/13
-Gravao de dados para EXSR integrar dados do Consenso Ps-Visita)

receber os dados do Examinador Snior para elaborao do Relatrio de Avaliao


(Sideral/Etapa II/ Examinador Relator (EXRL)/14 -Recebimento de dados do EXSR para
produo de RA)
produzir o Relatrio de Avaliao da Gesto, consolidando as Concluses por Critrio e
Concluso Geral (Sideral/Etapa II/ Examinador Relator (EXRL)/15 -Produo de RA)
enviar para o Examinador Snior (Sideral/Etapa II/ Examinador Relator (EXRL)/16
-Gravao de dados para EXSR integrar RA)
receber o Relatrio de Avaliao completo (Sideral/Etapa II/ Examinador Relator
(EXRL)/17 -Recebimento de RA completo do EXSR)

3.8 Observaes:
Ao trmino da visita, o Examinador Snior encaminha Gerncia do PQGF:
o Relatrio de Avaliao da Gesto (sideral) e as Recomendaes aos Juzes (formulrio
10) e a Justificativa de Alterao de Pontuao aps a Visita caso tenha ocorrido (faz
parte do mesmo documento),;