ARQUIVOS, GESTO DE DOCUMENTOS E INFORMAO

ARCHIVE, MANAGEMENT OF DOCUMENTS AND INFORMATION

Cynthia Roncaglio, Mestre
Doutoranda em Meio Ambiente e Desenvolvimento UFPR
Dcio Roberto Szvara, Mestre
Silvana de Ftima Bojanoski, Especialista
Consultores do Centro de Integrao e Tecnologia do Paran - CITPAR
RESUMO
A gesto de documentos arquivsticos um procedimento fundamental na vida de uma
empresa pblica ou privada. Para tomar decises, recuperar a informao e preservar a
memria institucional preciso estabelecer um conjunto de prticas que garanta a organizao
e preservao dos arquivos. Este artigo aborda os principais aspectos, tericos e prticos, que
devem ser levados em considerao na implantao da gesto de documentos e os desafios
que as instituies brasileiras, pblicas ou privadas, ainda precisam enfrentar para gerenciar e
preservar seus acervos documentais.
PALAVRAS-CHAVE: Arquivo. Gesto de documentos. Preservao de documentos.
Informao.

1 INTRODUO
Informao e documento so termos polissmicos to amplamente usados pelos mais
diferentes segmentos sociais e profissionais que se torna quase uma obrigao indicar em que
sentido esses termos esto sendo empregados, ainda que parea bvio o seu uso na rea de
arquivos. Informao um termo de difcil definio porque permeia toda a estrutura social.
tudo o que vemos, fazemos, inventamos, construmos, vestimos, falamos, escrevemos,
desenhamos informao. Usaremos aqui, portanto, uma definio abrangente, porm menos
ampla quanto dizermos que informao tudo, ou seja, segundo Porat citado por Castells,
informao so todos os dados que so organizados e comunicados1.
Documento um termo tambm polissmico, posto que se pode considerar documento
qualquer suporte que registre informaes. So documentos as camadas da terra escavadas
pelos gelogos, os vestgios materiais de civilizaes desaparecidas investigados pelos
arquelogos, os registros orais de grupos humanos estudados pelos antroplogos e socilogos
ou a correspondncia, mapas, contratos privados ou pblicos que so pesquisadas pelos
historiadores. Tudo histria anunciariam provocativamente os historiadores franceses da

PORAT, Marc. The information Economy: definition and measurement. Washington, D.C.: US Department
of Commerce, Office Telecomunications, 1977. p.12.

Novelle Histoire do sculo 20, em contraposio histria tradicional, factual e poltica,

baseada nos grandes feitos de grandes homens, para a qual os nicos registros vlidos eram os
documentos oficiais. Mas, a partir do momento em que se fortalece a idia de que tudo
histria, todos os registros, vestgios, marcas deixadas pela humanidade servem para orientar,
provar, comprovar, informar, refletir sobre determinada coisa ou fato.
Tal abrangncia de caractersticas fsicas e simblicas dos documentos, alguns
mantidos no seu prprio local de produo (como as montanhas, solos e edificaes), outros
reunidos em ambientes diversos do lugar onde foram produzidos como os museus, bibliotecas
e arquivos, levou construo de referenciais tericos e prticos de organizao e
preservao.
Os documentos considerados documentos de arquivo, embora possam variar na forma
como se apresentam, ou tecnicamente falando, no suporte em que a informao est
registrada, apresentam algumas caractersticas que os diferem de outros documentos que
podem conter informaes de valor cientfico, histrico e cultural.
Em primeiro lugar so documentos produzidos e/ ou acumulados organicamente no
decorrer das atividades de uma pessoa, famlia, instituio pblica ou privada. Ou seja, os
documentos so criados uns aps os outros, em decorrncia das necessidades sociais e legais
da sociedade e do prprio desenvolvimento da vida pessoal ou institucional. No caso da
documentao privada, um cidado no ter uma carteira de identidade sem antes ter obtido
uma certido de nascimento ou, no caso de uma empresa privada, realizar um contrato de
prestao de servios sem antes ter registrado sua firma num cartrio.
importante ressaltar a questo da organicidade dos documentos de arquivos porque
isto significa que um documento no tem importncia em si mesmo (embora possa conter
informaes valiosas), mas no conjunto de documentos do qual faz parte e que ajuda a
explicar, demonstrar, comprovar, enfim, dar a conhecer a realidade que se busca compreender
seja ela a vida de uma pessoa, as atividades de uma empresa pblica ou privada.
Em segundo lugar, os documentos de arquivo so produzidos com finalidades
especficas para atender vrias demandas de informaes. Embora alguns documentos
possam, no seu momento de criao, j ter um valor histrico como, por exemplo, a carta
deixada pelo presidente Getlio Vargas em meados do sculo 20, no momento do seu suicdio
ou um tratado celebrado pelo Brasil, Argentina e Uruguai para formar uma aliana contra o
Paraguai no sculo 19, a produo da maioria dos documentos atende primeiramente as
necessidades burocrticas, administrativas ou legais.
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2 ORGANIZAO DE ARQUIVOS
A no intencionalidade e as contingncias na produo dos documentos, a ampla
burocratizao e o uso massivo de tecnologias de reproduo, assim como o crescente
interesse na preservao da memria, levaram a uma definio arquivstica dos ciclos de vida
dos documentos e dos valores que lhe so relacionados em cada ciclo. Esquematicamente se
apresentam trs fases da vida do documento: o primeiro ciclo, denominado corrente,
corresponde ao valor administrativo; o segundo ciclo, denominado intermedirio, corresponde
ao valor probatrio e/ou legal do documento e o ltimo ciclo, denominado permanente,
quando o valor histrico e cientfico se sobrepe ao demais valores. Caso no se reconhea
esse valor permanente, o conjunto documental ser eliminado.
A funo de um arquivo guardar a documentao e principalmente fornecer aos
interessados as informaes contidas em seu acervo de maneira rpida e segura. Neste
sentido, a classificao dos documentos de arquivos deve ser feita a partir de um mtodo de
arquivamento a ser definido, levando em considerao a estrutura da empresa, suas funes e
a natureza de seus documentos. No h um nico mtodo vlido para arquivar documentos.
Na prtica, inclusive, faz-se uso da combinao de um ou mais mtodos. Os mtodos mais
comuns so os que classificam os documentos por assunto, seguidos de uma classificao
secundria por ordem alfabtica, cronolgica ou geogrfica. O agrupamento dos documentos
por assunto, entretanto, deve atender s necessidades da empresa, suas caractersticas e
prioridades.2
O mtodo de arquivamento adotado pela empresa pblica ou privada, assim como os
cuidados de conservao e os procedimentos de eliminao, transferncia e recolhimento,
quando for o caso, devem ser repassados para todas as unidades administrativas, para que
estas fiquem cientes, possam se adequar ao mtodo e efetivamente implant-lo pois a
organizao dos arquivos, como foi exposto aqui, inicia-se com a produo dos documentos,
assim como a responsabilidade pela organizao das informaes, em diferentes graus, diz
respeito a todos os funcionrios.
Cabe ainda salientar que o mtodo de classificao de documentos adotado, ou a
combinao de um ou mais mtodos, deve ser registrado detalhadamente pelo arquivista ou
responsvel pela gesto de documentos para que no caso de mudanas no quadro de pessoal,

Para um detalhamento dos mtodos de arquivamento ver PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prtica. 3.
ed. Rio de Janeiro: Editora FGV, 2002. p.62-100.
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por exemplo, possa se dar continuidade ao trabalho ou, se for o caso de transformaes
institucionais, possa se fazer as alteraes necessrias.
Essas definies e conceitos construdos pela Arquivologia aparentemente so simples
e claros e nos ajudam a definir o que documento de arquivo, como avaliar o seu valor e,
portanto, sua temporalidade. Mas na prtica surgem questes como: por qu to difcil,
principalmente nos arquivos das empresas pblicas, encontrar as informaes que se necessita
a qualquer tempo e rapidamente? O qu fazer com o grande volume de massa documental que
tende a se acumular de forma desorganizada dificultando o acesso s informaes ali
existentes?

3 PERFIL DOS PROFISSIONAIS

A definio dos recursos humanos a serem empregados nos arquivos de empresas
pblicas ou privadas est relacionada complexidade da atividade da empresa, ao volume do
acervo e ao nmero de consultas s informaes constantes nos documentos arquivados.
Considerando as atividades especficas do arquivo receber, organizar, preservar e
disponibilizar os documentos da instituio a qual vincula-se recomendvel um quadro
de profissionais com formao diversificada como arquivistas, conservadores, programadores
de informtica, historiadores e bibliotecrios.
O perfil dos profissionais apresentados aqui, no entanto, no corresponde realidade
da maioria das instituies pblicas e privadas brasileiras. Em geral, as empresas no
investem ou investem pouco em pessoal especializado e voltado para a atuao nos arquivos.
H uma escassez generalizada de pessoal com formao tcnica e viso estratgica das
funes de um arquivo. Conseqentemente, no lugar de arquivos encontra-se, amide,
depsitos de papel nos quais no se consegue diferenciar o que lixo do que documento.
Esse processo de transformao dos arquivos em depsitos, ao longo do sculo 20, ocorreu
paralelamente ao processo de enxugamento, quantitativo e qualitativo, dos recursos humanos.
O papel do arquivista nas empresas, no entanto, fundamental. Cabe a este
profissional planejar a organizao do arquivo, considerando as qualidades inerentes aos
documentos de arquivo, a importncia da organicidade e do ciclo vital dos documentos. Ele
deve distinguir tais documentos de outros conjuntos documentais acumulados por interesses
particulares como, por exemplo, os jornais colecionados por um dirigente da empresa.
Conseqentemente a primeira tarefa na organizao dos documentos arquivsticos a
identificao das atividades desenvolvidas pela empresa. Em seguida, deve-se distinguir as
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atividades de apoio (materiais, recursos humanos, financeiros etc.), conhecidas como

atividades-meio, das atividades-fim, que so aquelas que justificam a prpria existncia da
empresa e a razo pela qual ela foi criada. Finalmente, um passo importante na organizao de
arquivos, identificar no desenvolvimento de cada atividade institucional a srie de
documentos que se constitui, natural e inevitavelmente. Manter a ordem original dos
documentos ou restabelec-la quando for perdida outra tarefa do arquivista.

4 GESTO DE DOCUMENTOS ARQUIVSTICOS

Administrar ou gerenciar documentos arquivsticos, a partir da aplicao de conceitos
e teorias difundidas pela Arquivologia, garante s empresas pblicas ou privadas obter maior
controle sobre as informaes que produzem e/ou recebem, racionalizar os espaos de guarda
de documentos, desenvolver com mais eficincia e rapidez suas atividades, atender
adequadamente clientes e cidados. Conforme a Lei Federal n8.159, que se refere aos
arquivos pblicos, mas tambm aos arquivos privados constitudos por pessoas fsicas ou
jurdicas, gesto de documentos o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas
referentes sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e
intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente3.
Tanto esta Lei quanto a NBR ISO 9001/2000, indicam a necessidade de alguns
requisitos para o gerenciamento de documentos nos arquivos pblicos e privados. A gesto de
documentos aplicada nas empresas uma atividade estratgica na constituio do acervo
arquivstico, pois define o ciclo vital dos documentos, estabelecendo aqueles que aps o uso
administrativo pelos setores das empresas podem ser eliminados, os que sero transferidos ao
arquivo, a temporalidade de guarda e sua destinao final: eliminao ou guarda permanente.
Contudo, a operacionalizao da gesto de documentos, isto , a organizao interna
do trabalho, conta muito nos resultados obtidos. Por trs das metodologias escolhidas e das
normas implantadas deve existir um conjunto de pessoas com competncias e habilidades
variadas, pensando e atuando juntas para que o fluxo e a tramitao dos documentos, os
assuntos selecionados, os prazos definidos, os cuidados de conservao estabelecidos e o
arquivamento final espelhem a realidade institucional ou contribuam para a sua interpretao.

BRASIL. Lei n. 8.159, de 8 de janeiro de 1991. Dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e
privados e d outras providncias. Dirio Oficial, Braslia, 9 jan. 1991.
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4.1 Equipe de trabalho

A gesto de documentos deve ser realizada no apenas por um grupo de trabalho, mas
por uma equipe integrada nos seus objetivos com cada componente compreendendo
claramente o seu papel e a contribuio profissional que os outros esperam dele. Ou seja, uma
equipe em que o todo maior que a soma das partes. Se no partirmos deste pressuposto
qualquer resultado em gesto de documentos estar, com certeza, aqum do desejvel.
importante observar que embora em cada momento prevaleam aspectos tcnicos
relativos a uma ou outra rea do conhecimento, todos os profissionais envolvidos devem
participar das discusses e definies para todas as fases de vida do documento. Por exemplo,
quando se trata da produo, tramitao e uso corrente dos documentos, podemos supor que
maior a influncia do administrador, que identifica competncias, subordinaes e os fluxos
de trabalho; e do tcnico de informtica, que prope alternativas eletrnicas para a produo
de formulrios e fluxogramas.
Mas, neste momento, importante tambm a presena do documentalista, o qual
detendo noes de diplomtica pode sugerir a forma e a estrutura dos documentos. Um
advogado oferece significativa contribuio para que as normativas legais e processuais sejam
atendidas. O historiador, que tambm integra a equipe de gesto de documentos, participa
destas definies, pois orienta quanto ao valor histrico das informaes registradas, valor
este nem sempre considerado na anlise de profissionais de outras reas.
O conservador, cuja formao est voltada para a preservao fsica dos suportes da
informao, prope os cuidados necessrios desde o momento da produo do documento,
tendo em vista a necessidade da sua preservao ao longo do tempo. E o arquivista j pode
elaborar mtodos de arquivamento que facilitem a recuperao das informaes contidas nos
documentos sobre as quais se define a produo, o trmite e o uso.
A avaliao constitui uma etapa essencial da gesto de documentos. a fase em que se
define a eliminao ou a guarda, temporria ou permanente, de um documento. o momento
em que tambm, mais do que em qualquer outro, deve ser levada em conta a formao
multidisciplinar da equipe. Toda e qualquer observao de um componente da equipe merece
respeito e ateno dos demais. Uma avaliao documental inadequada, por menor que seja,
pode causar prejuzos administrativos, financeiros e histrico-culturais e, sob determinadas
circunstncias, irreparveis. Desta forma, a equipe de gesto de documentos pode e deve
contar, na fase da avaliao documental, com outros profissionais especializados nos assuntos
pertinentes.
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Outro aspecto fundamental para o adequado desenvolvimento da gesto de

documentos a noo, por parte de todos os profissionais envolvidos na gesto, do ciclo vital
dos documentos, ainda que cada um deles atue somente numa fase do ciclo vital.
O arquivo intermedirio da empresa, que guarda os documentos que j no so de uso
corrente nos setores, mas que por motivos de ordem legal ou administrativa ainda so
preservados, recebe a documentao conforme as normas estabelecidas pela gesto, dentro
dos prazos previstos na tabela de temporalidade de documentos e de acordo com os
procedimentos de transferncia: cronograma, acondicionamento, descrio e relao dos
documentos a serem transferidos. Este conjunto de orientaes s pode ser definido por uma
consonncia entre os setores produtores/acumuladores e a administrao do arquivo
intermedirio. A construo deste elo, na verdade um feixe de relaes que primordialmente
devem ser institucionais e administrativas, mas que no perdem a sua dimenso humana e
pessoal, se faz por meio da equipe de gesto.
O acervo de valor histrico, a ser guardado no arquivo permanente, tambm fruto
das elaboraes tcnicas da gesto de documentos. Como vimos acima, o historiador deve
fazer parte de uma equipe de gesto, sobretudo nas instituies pblicas. Sua funo garantir
que documentos de valor histrico, alguns imbudos deste valor j na sua produo, outros
que o adquirem ao longo de sua existncia, aps cumprirem os prazos de guarda no arquivo
corrente e/ou intermedirio, sejam recolhidos ao arquivo permanente, permitindo ao arquivo o
cumprimento de sua funo de preservao da memria documental da instituio qual
pertence. Nesta tarefa o relacionamento com o responsvel pelo arquivo permanente que, no
Brasil, em geral um historiador deve ser constante, pois este supostamente tem a experincia
das demandas atuais no campo da pesquisa histrico-social e, especificamente, dos
documentos ou assuntos pesquisados no acervo sob seus cuidados. Faz-se necessrio tambm
uma constante atualizao destes profissionais para que o avano dos mtodos e o surgimento
de novos objetos do conhecimento histrico sejam incorporados nos pressupostos de seu
trabalho.
A gesto de documentos ainda se relaciona internamente com a rea de conservao,
pois muitas das definies da gesto so o ponto de partida para o desenvolvimento do
trabalho de conservao, que ir hierarquizar suas prioridades de acordo com o suporte da
informao, o seu volume fsico e o tempo de guarda dos documentos. Portanto, as estratgias
da conservao se do a partir e em conjunto com o trabalho da gesto.
Alm das unidades internas ao arquivo com as quais se relaciona, uma equipe de
gesto

de

documentos

interage

constantemente

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com

os

diversos

setores
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produtores/acumuladores de documentos. A qualidade desta relao com a estrutura da

empresa essencial para o bom desempenho da gesto. Ela inicia-se com a sensibilizao dos
dirigentes para os benefcios da gesto agilidade na recuperao das informaes,
racionalizao da massa documental, economia de espaos fsicos destinados guarda de
documentos e reduo dos custos operacionais , demonstrando os ganhos financeiros,
funcionais, ambientais e na melhoria da imagem institucional.
Uma vez implementada a gesto de documentos, a estratgia a ser seguida a
disseminao dos seus objetivos para os diferentes nveis hierrquicos e das vantagens para
todos da aplicao dos princpios arquivsticos no trato das informaes registradas.
A maior dificuldade no decorrer do processo de implantao da gesto de documentos
se encontra na resistncia s mudanas, nos hbitos arraigados, cuja justificativa se perdeu no
tempo. Considere-se ainda que, no campo especfico da gesto, freqentemente o domnio
fsico de um conjunto de documentos ou o domnio de informaes que permitam a sua
localizao no caos dos arquivos, geram ou so usados nas disputas de poder interno na
empresa. Neste momento, outras qualidades, alm da formao tcnica dos profissionais da
equipe de gesto, devem se fazer presente: a pacincia e a percepo das relaes
interpessoais e da assimilao ou no das polticas administrativas pelo conjunto dos
funcionrios.

5 ASPECTOS DA PRESERVAO DOCUMENTAL

A aplicao dos princpios de preservao deve, a princpio, ocorrer desde a fase da
produo dos documentos como forma de garantir, em qualquer etapa do tempo de vida dos
documentos, o acesso com qualidade s informaes buscadas. Atualmente j esto
disponveis em um bom nmero de publicaes com orientaes tcnicas especficas para a
preservao dos diferentes suportes e acervos documentais. O crescente uso da Internet
possibilita que muitas instituies disponibilizem em seus sites textos integrais sobre o
assunto ou links para outras instituies que atuam na rea de preservao e conservao de
acervos.4

Sugere-se consultar alguns sites institucionais como, por exemplo, o Arquivo Nacional
(http://www.arquivonacional.gov.br), a Library of Congress (http://www.loc.gov/preserv). Outros endereos
fundamentais como ponto de partida: Conservao Preventiva em Bibliotecas e Arquivos (http://www.cpba.net)
e Conservation On Line (http://palimpsest.stanford.edu).
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O termo preservao, assim como informao e documento, polissmico e hoje em

dia tende a ser associado com a rea de meio ambiente. Mas cabe aqui esclarecer o
entendimento de preservao na rea de acervos, incluindo a conservao, que
freqentemente se confunde ou s vezes utilizada como sinnimo de preservao. Escolheuse, dentre tantas outras vlidas, a definio que consta no documento Memria del Mundo
directrices para la salvaguardia del patrimnio documental5, no qual consta que a
preservao a soma das medidas necessrias para garantir a acessibilidade permanente - para
sempre - do patrimnio documental. Estabelece ainda que a preservao inclui a conservao,
que o conjunto de medidas especficas que visam evitar uma deteriorao posterior do
documento original e que requerem uma interveno tcnica mnima.
Neste documento da UNESCO aparece ainda outra questo importante: a vinculao
entre preservao e organizao, pois considera-se que a organizao adequada dos acervos
uma condio prvia indispensvel para a sua preservao. Ou seja, no possvel dissociar a
aplicao dos procedimentos de preservao dos princpios de organizao e de acesso. No
faz absolutamente nenhum sentido adotar medidas extremas de preservao que resultem no
total isolamento de um documento. E tampouco pode-se disponibilizar um documento de tal
forma que resulte na sua rpida destruio.
Ainda visando esclarecer qual a natureza da preservao, segundo Dan Hazen6 a
preservao pode ser entendida como o agrupamento de trs tipos principais de atividades. O
primeiro tipo concentra-se nos ambientes da instituio e nas maneiras de torn-los mais
apropriados a seus contedos. O segundo incorpora esforos para estender a vida fsica de
documentos como, por exemplo, no caso de acervos com suporte em papel, o que implica na
aplicao de mtodos como a desacidificao, a restaurao e encadernao. O terceiro tipo
envolve a transferncia de contedo intelectual ou informativo de um formato ou matriz para
outro.
A aplicao desses trs tipos de aes exige conhecimentos tcnicos especficos.
Mesmo sabendo-se que existe uma grande distncia entre a situao ideal e a encontrada nas
instituies brasileiras, no se pode deixar de enfatizar que essas atividades devem ser
desenvolvidas por uma equipe de profissionais bem preparados e treinados. Tal preocupao
maior em relao queles procedimentos adotados que interferem diretamente nos

UNESCO. Memoria del Mundo: Directrices. Paris, 2002, p. 10.

Enc. BIBLI: R. Eletr. Bibl. Ci. Inf., Florianpolis, n. esp., 2 sem. 2004

documentos. Um procedimento inadequado pode trazer danos irreversveis aos documentos e

a conseqente perda da informao.
necessrio considerar ainda as especificidades e as exigncias dos diferentes
suportes da informao. Um disquete, uma fita de vdeo, um documento em papel , um
microfilme cada um deles apresenta diferentes processos de deteriorao e necessitam
distintos procedimentos de tratamento. A preservao deve considerar as tcnicas corretas e
especficas para os diferentes suportes, tendo sempre em vista prolongar o mximo possvel o
seu tempo de vida.
O que torna-se essencial para alcanar um programa de preservao bem sucedido a
identificao clara dos riscos, tanto reais como potenciais. Deve-se realizar um diagnstico
para identificar e incluir nele desde as caractersticas estruturais do prdio at as questes de
segurana, os problemas de acondicionamento, as rotinas de manuseio e consulta. Somente a
partir deste ponto central possvel estabelecer as prioridades de ao.
No processo de implantao de um programa de preservao provvel encontrar
resistncia s mudanas, especialmente quando preciso alterar rotinas e hbitos h muito
estabelecidos. A implantao de novos procedimentos que inicialmente parecem simples
como, por exemplo, a proibio do consumo de alimentos ou do tradicional cafezinho nas
reas de trabalho e de guarda dos documentos, na prtica pode se constituir em grandes
desafios para a equipe de preservao.
Atualmente, considerando-se a realidade das instituies que muitas vezes trabalham
com poucos e precrios recursos humanos e financeiros, recomenda-se seguir uma proposta
onde mais vale prevenir do que curar. Os procedimentos e aes voltados para a
estabilizao ou reduo dos processos de deteriorao normalmente so mais eficientes e
baratos que os procedimentos de recuperao de documentos que j se encontram em um
processo avanado de degradao.
Neste sentido recomendvel investir prioritariamente, independente da etapa de vida
do ciclo em que o documento se encontra, em segurana (reduo de riscos de acidentes
como, por exemplo, incndio e alagamento, preveno contra vandalismo ou roubos) e em
melhorias das condies ambientais dos locais de guarda (reduo dos ndices de temperatura
e de umidade, da incidncia da luz natural ou artificial, da presena de poluentes, e ainda,
realizar o controle de infestao de pragas tais como insetos, fungos e roedores).

HAZEN, D. Desenvolvimento, gerenciamento e preservao de colees. In: Planejamento de preservao e

gerenciamento de programas. 2.ed. Rio de Janeiro : Projeto Conservao Preventiva em Bibliotecas e
Enc. BIBLI: R. Eletr. Bibl. Ci. Inf., Florianpolis, n. esp., 2 sem. 2004

10

Investimentos na qualidade do mobilirio e do acondicionamento (caixas, folders e pastas

com materiais de qualidade arquivstica7) tambm devem ser uma das metas principais porque
um acondicionamento adequado protege os documentos e reduz os fatores de deteriorao
ocasionados pelos altos ndices de temperatura, umidade e presena de poluentes.
Enfim, trata-se sobretudo de saber estabelecer prioridades, direcionando os recursos e
esforos no sentido de salvaguardar o acervo como um todo. recomendvel ter sempre em
mente que se as condies ideais so difceis de serem alcanadas, deve-se, com os meios
disponveis, fazer o possvel para melhorar a situao existente e reduzir os fatores de risco.
Consertar ou realizar a manuteno de um telhado, que coloca um risco iminente de
inundao, mais importante que, por exemplo, o investimento em mobilirio. A compra de
estantes pode ser programada para um segundo momento, aps terem sido resolvidos os
problemas que implicam em maiores riscos para o acervo.
A questo do acesso, como foi dito anteriormente, funo bsica das instituies que
trabalham com documentos e informao, mas se no for pensada adequadamente pode
resultar em uma srie de danos aos documentos. O manuseio configura-se como um dos
principais fatores de deteriorao dos documentos. Os documentos de arquivo, caracterizados
como nicos, normalmente no saem da instituio, ou seja, no existe uma situao de
emprstimo externo de documentos. Mas dentro da instituio os documentos so
freqentemente manuseados e consultados, seja por funcionrios e empregados da instituio
ou, no caso de um arquivo permanente, por pesquisadores.
Esses no so os nicos riscos, entretanto, pois muitos danos acontecem
freqentemente

no

caminho

percorrido

pelo

documento

entre

os

setores

produtores/acumuladores e as estantes do arquivo. A escolha do mobilirio e do tipo de

acondicionamento fundamental. Uma estante de m qualidade, por exemplo, pode ter cantos
cortantes que ocasionam rasgos nas capas dos encadernados. A acidez de uma caixa de
papelo de m qualidade migra para o documento, acelerando os processos de deteriorao
qumica do papel. Uma determinada posio da caixa-arquivo na estante pode obrigar a
pessoa a consult-la com segurana sobre uma mesa ou, por outro lado, facilitar um manuseio
inadequado no qual o documento retirado ou recolocado na caixa de forma descuidada. Os

Arquivos : Arquivos Nacional, 2001. p. 7-15.p. 8.

7
Segundo OGDEN, S. (2001, p. 17) a expresso qualidade arquivstica utilizada pelos especialistas em
preservao para indicar uma srie de propriedades que diferem de acordo com os materiais, mas que tm em
comum o efeito de reduzir o impacto danificador dos ambientes ou do manuseio inadequados. Os invlucros de
qualidade arquivstica so os que no produzem danos qumicos aos objetos, so resistentes deteriorao e
fornecem proteo e apoio fsicos.
Enc. BIBLI: R. Eletr. Bibl. Ci. Inf., Florianpolis, n. esp., 2 sem. 2004
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documentos podem ser transportados com segurana em carrinhos, planejados para circular
entre as estantes ou atravessar com folga as portas. Situao totalmente diferente de pilhas de
documentos ou caixas transitando nos braos de algum com risco de desabarem no cho a
qualquer momento. Esses so apenas alguns exemplos de como importante estar atento s
rotinas de manuseio.
As orientaes para a preservao de acervos no se esgotam aqui. Buscou-se apenas
apontar algumas questes gerais necessrias para a implantao de qualquer proposta de
preservao. Mas essa uma rea do conhecimento que exige um forte investimento na
formao e atualizao profissional, sem contar em uma busca contnua de solues e
alternativas viveis para a realidade e especificidade de cada acervo e instituio com as quais
se est trabalhando.

6 CONSIDERAES FINAIS
Em todas as pocas a informao apresentou-se como um instrumento importante para
a sociedade, seja para a sua organizao e funcionamento, para o aperfeioamento das suas
instituies, para o exerccio do poder, para a conquista e ampliao de direitos. Na
atualidade,

diante

das

transformaes

econmicas,

polticas

tecnolgicas

que

experimentamos, a informao tornou-se uma ferramenta ainda mais poderosa e essencial.

Manter os arquivos organizados corretamente significa, em ltima anlise, manter a
informao organizada e disposio para os fins que se fizerem importantes e necessrios
para as empresas, sejam elas pblicas ou privadas, e para a sociedade em geral.
A gesto de documentos depende de inmeros fatores, alguns aqui destacados por
serem os mais determinantes, ao nosso ver, para garantir a recuperao da informao e a
preservao da memria institucional. No entanto, a apreenso dos conceitos que norteiam a
produo, organizao e preservao dos documentos, o entendimento do que seja a
documentao arquivstica, os prazos legais de guarda que devem ser respeitados, a
importncia de escolher profissionais capacitados so apenas uma faceta da realidade. Para
que todos esses aspectos sejam assimilados e incorporados pelas empresas, torna-se
fundamental a sensibilidade e a deciso de quem responde pela instituio, seja este
presidente/diretor de uma empresa privada ou dirigente de um rgo pblico.
Para fazer bom uso da informao preciso ter informao. Reconhecer as vantagens,
os direitos e deveres envolvidos na organizao e preservao dos documentos. Reconhecer,
Enc. BIBLI: R. Eletr. Bibl. Ci. Inf., Florianpolis, n. esp., 2 sem. 2004

12

enfim, que os conjuntos documentais produzidos e/ou acumulados so, em ltima instncia,
patrimnio da instituio.

REFERNCIAS
CASTELLS, M. A sociedade em rede (a era da informao: economia, sociedade e cultura) v.1. So
Paulo: Paz e Terra, 1999.
HAZEN, D. Desenvolvimento, gerenciamento e preservao de colees. In: Planejamento de
preservao e gerenciamento de programas. 2.ed. Rio de Janeiro : Projeto Conservao Preventiva
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Disponvel

no

site

ABSTRACT
The management of documents is a fundamental procedure in public or private enterprises. To
take decisions, to recuperate informations and to preserve the institutional memory is
necessary to establish a combined practice that can guaranty the organization and preservation
of the archives. This article analyses the most important aspects of theory and practice, that
must be considerate in implanting the management of documents and the challenges that
Brazilian institutions, publics or private, still must confront for manage and preserve their
amounts of documents.
KEYWORDS: Archive. Management of documents. Preservation of documents. Information.

Originais recebidos em 02/08/2004

Enc. BIBLI: R. Eletr. Bibl. Ci. Inf., Florianpolis, n. esp., 2 sem. 2004

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