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Para memorizar:
Padro Ofcio
Memorando
T elegrama
E xposio de Motivos
M emorando e Mensagem
Exposio de Motivos
F ax
Mensagem
O fcio
Telegrama
C orreio Eletrnico
A viso
Fax
Correio Eletrnico (e-mail)
O PADRO OFCIO
Meus vitoriosos alunos, existem trs tipos de expedientes que se diferenciam
antes pela finalidade do que pela forma: o ofcio, o aviso e o memorando. muito
importante essa memorizao!
Com o objetivo de uniformiz-los, possvel adotar uma diagramao nica,
conhecida como padro ofcio. As peculiaridades de cada modelo sero tratadas
adiante; mas, primeiramente, para facilitar o entendimento de vocs, vamos analisar
as semelhanas.
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Of. 123/2011-MME
Mem. 123/2011-MF
b) local e data em que foi assinado, por extenso, com alinhamento direita;
Exemplo:
Braslia, 27 de maio de 1991.
c) assunto: resumo do teor do documento;
Exemplos:
Assunto: Produtividade do rgo em 2002.
Assunto: Necessidade de aquisio de novos computadores.
d) destinatrio: o nome e o cargo da pessoa a quem a comunicao dirigida.
No caso do OFCIO, tambm deve ser includo
o endereo.
e) texto;
I. Nos casos em que NO for de mero encaminhamento de documentos, o
expediente deve conter a seguinte estrutura:
introduo o pargrafo de abertura, em que apresentado o assunto
que motiva a comunicao.
desenvolvimento parte do documento em que o assunto detalhado; se o
texto contiver mais de uma ideia sobre o assunto, devem ser tratadas em pargrafos
distintos, o que confere maior clareza ao documento;
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41. Para atender s normas do padro ofcio, a data deve ser deslocada para a
direita da primeira linha, a par da identificao do documento.
Comentrio: No padro ofcio (no confunda com o expediente ofcio!), deve
haver, entre outras partes, local e data em que o documento foi assinado, por
extenso, com alinhamento direita;
Exemplo:
Gabarito: Certo.
Definio
AVISO E OFCIO
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AVISO
expedido exclusivamente por Ministros de Estado, para autoridades de
mesma hierarquia;
trata de assuntos oficiais pelos rgos da Administrao Pblica entre si.
OFCIO
expedido para e pelas demais autoridades;
trata de assuntos oficiais pelos rgos da Administrao Pblica entre si e,
tambm, com particulares. Por isso, uma comunicao externa.
Forma
Quanto forma, tanto o aviso quanto o ofcio seguem o modelo do padro
ofcio, com acrscimo do vocativo, que invoca o destinatrio, seguido de vrgula.
Exemplos:
Excelentssimo Senhor Presidente da Repblica,
Senhora Ministra,
Senhor Chefe de Gabinete,
Devem constar do cabealho ou do rodap do OFCIO as seguintes
informaes do remetente:
- nome do rgo ou setor;
- endereo postal;
- telefone e endereo de correio eletrnico.
Vamos visualizar, a seguir, exemplos de ofcio e de aviso.
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Exemplo de Ofcio
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[Ministrio]
[Secretaria/Departamento/Setor/Entidade]
[Endereo para correspondncia].
[Endereo - continuao]
[Telefone e Endereo de Correio Eletrnico]
Ofcio no 524/1991/SG-PR
Braslia, 27 de maio de 1991.
1.
Em complemento s observaes transmitidas pelo telegrama no
154, de 24 de abril ltimo, informo Vossa Excelncia de que as medidas
mencionadas em sua carta no 6708, dirigida ao Senhor Presidente da Repblica,
esto amparadas pelo procedimento administrativo de demarcao de terras
indgenas institudo pelo Decreto no 22, de 4 de fevereiro de 1991 (cpia anexa).
3.
Nos termos do Decreto no 22, a demarcao de terras indgenas
dever ser precedida de estudos e levantamentos tcnicos que atendam ao
disposto no art. 231, 1o, da Constituio Federal. Os estudos devero incluir os
aspectos etno-histricos, sociolgicos, cartogrficos e fundirios. O exame deste
ltimo aspecto dever ser feito conjuntamente com o rgo federal ou estadual
competente.
4.
Os rgos pblicos federais, estaduais e municipais devero
encaminhar as informaes que julgarem pertinentes sobre a rea em estudo.
igualmente assegurada a manifestao de entidades representativas da sociedade
civil.
5.
Os estudos tcnicos elaborados pelo rgo federal de proteo ao ndio
sero publicados juntamente com as informaes recebidas dos rgos pblicos e das
entidades civis acima mencionadas.
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2.
Em sua comunicao, Vossa Excelncia ressalva a necessidade de
que
na definio e demarcao das terras indgenas
fossem levadas em
considerao as caractersticas scio-econmicas regionais.
6.
Como Vossa Excelncia pode verificar, o procedimento
estabelecido assegura que a deciso a ser baixada pelo Ministro de Estado da
Justia sobre os limites e a demarcao de terras indgenas seja informada de
todos os elementos necessrios, inclusive daqueles assinalados em sua carta, com
a necessria transparncia e agilidade.
Atenciosamente,
[Nome]
[cargo]
(297 x 210 mm)
Exemplo de Aviso
5 cm
Aviso no 45/SCT-PR
Braslia, 27 de fevereiro de 1991.
A Sua Excelncia o Senhor
[Nome e cargo]
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2,5 cm
Dica estratgica!
Ofcio e memorando so documentos formalmente semelhantes, sendo que
apresentam a diferena bsica quanto ao destino: enquanto o ofcio uma
correspondncia empregada para comunicao externa, o memorando tem por fim
a comunicao exclusivamente interna.
Prof. Fabiano Sales
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Exemplo de Memorando
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Mem. 118/DJ
Em 12 de abril de 1991
Ao Sr. Chefe do Departamento de Administrao
Assunto: Administrao. Instalao de microcomputadores
3 cm
1.
Nos termos do Plano Geral de informatizao, solicito a Vossa
Senhoria verificar a possibilidade de que sejam instalados trs microcomputadores
neste Departamento.
2
Sem descer a maiores detalhes tcnicos, acrescento, apenas, que o
ideal seria que o equipamento fosse dotado de disco rgido e de monitor padro
EGA. Quanto a programas, haveria necessidade de dois tipos: um processador de
textos, e outro gerenciador de banco de dados.
3.
Devo mencionar, por fim, que a informatizao dos trabalhos deste
Departamento ensejar racional distribuio de tarefas entre os servidores e,
sobretudo, uma melhoria na qualidade dos servios prestados.
[nome do signatrio]
[cargo do signatrio]
1,5 cm
Atenciosamente,
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Gabarito: B.
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Gabarito: Certo.
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EM no 00146/1991-MRE
Braslia, 24 de maio de 1991.
5 cm
3
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Texto proposto
Dicas estratgicas!
1) A falta ou insuficincia das informaes prestadas pode acarretar, a critrio da
Subchefia para Assuntos Jurdicos da Casa Civil, a devoluo do projeto de ato
normativo para que se complete o exame ou se reformule a proposta.
2) Nos casos em que o ato proposto for questo de pessoal (nomeao,
promoo, readaptao, reverso, aproveitamento, reintegrao, reconduo,
remoo, exonerao, demisso, dispensa, disponibilidade, aposentadoria), NO
necessrio o encaminhamento do formulrio de anexo exposio de motivos.
3) importante ressaltar que:
a sntese do parecer do rgo de assessoramento jurdico (item 8) NO
dispensa o encaminhamento do parecer completo;
o tamanho dos campos do anexo exposio de motivos pode ser alterado
de acordo com a maior ou menor extenso dos comentrios a serem includos.
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50. Os assuntos que constam da redao oficial devem ser tratados de forma
impessoal, com exceo das propostas de projetos normativos apresentadas nas
exposies de motivos.
Comentrio: Ao elaborar uma exposio de motivos, a ateno aos requisitos
bsicos da redao oficial (clareza, conciso, impessoalidade, formalidade,
padronizao e uso do padro culto de linguagem) deve ser redobrada.
Gabarito: Errado.
(CESPE/UnB-2007/TCU) Com base na normatizao de redao de
documentos oficiais, e tomando como exemplo o modelo de ofcio acima,
julgue os itens a seguir, a respeito da redao de correspondncia oficial.
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Definio e Finalidade
Por mensagem compreende-se o instrumento de comunicao oficial
entre os Chefes dos Poderes Pblicos (Executivo, Legislativo e Judicirio),
notadamente as mensagens enviadas pelo Chefe do Poder Executivo ao Poder
Legislativo para:
que
dependem
de
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Mensagem no 118
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CORREIO ELETRNICO
Definio e Finalidade
O correio eletrnico (e-mail), por seu baixo custo e celeridade, transformou-se na principal forma de comunicao para transmisso de documentos.
Forma e Estrutura
Um dos atrativos da comunicao por correio eletrnico a sua flexibilidade.
Assim, no interessante definir forma rgida para sua estrutura. Entretanto, deve-se evitar o uso de linguagem incompatvel com uma comunicao oficial (o
internets, por exemplo).
O campo assunto do formulrio de correio eletrnico deve ser preenchido de
modo a facilitar a organizao documental tanto do destinatrio quanto do
remetente.
Para os arquivos anexados mensagem deve ser utilizado,
preferencialmente, o formato Ritch Text. A mensagem que encaminha algum
arquivo deve trazer informaes mnimas sobre seu contedo.
Sempre que disponvel, deve-se utilizar recurso de confirmao de leitura.
Caso no esteja disponvel, deve constar da mensagem pedido de confirmao de
recebimento.
Valor Documental
Nos termos da legislao em vigor, para que a mensagem de correio
eletrnico tenha valor documental, isto , para que possa ser aceita como
documento original, necessrio existir certificao digital que ateste a identidade
do remetente, na forma estabelecida em lei.
Vamos ver como o assunto foi cobrado pelo CESPE/UnB:
53. (CESPE/UnB-2010/DPU) Suponha que o Ministro da Justia pretenda enviar
ao Ministro do Planejamento uma solicitao formal de recursos para a DPU.
Nessa situao, o procedimento mais adequado de envio :
a) telegrama;
b) memorando;
c) ofcio;
d) correio eletrnico (e-mail);
e) aviso.
Comentrio: Aviso o documento oficial expedido exclusivamente por Ministros
de Estado, para autoridades de mesma hierarquia.
Gabarito: E.
Prof. Fabiano Sales
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Gabarito: Certo.
56. No h necessidade de se seguir uma estruturao rgida em mensagens
enviadas por meio de correio eletrnico, diferentemente das outras formas de
comunicao oficial.
Comentrio: Um dos atrativos de comunicao por correio eletrnico sua
flexibilidade. Sendo assim, no interessante definir uma forma rgida para sua
estrutura. Entretanto, deve-se evitar o uso de linguagem incompatvel com uma
comunicao oficial (o internets, por exemplo).
Gabarito: Certo.
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41. Para atender s normas do padro ofcio, a data deve ser deslocada para a
direita da primeira linha, a par da identificao do documento.
(CESPE/UnB-2006/DATAPREV) Julgue o item seguinte, referentes a redao
de correspondncias oficiais.
42. O memorando a comunicao feita apenas entre unidades administrativas de
mesmo rgo que estejam hierarquicamente no mesmo nvel.
(CESPE/UnB-2011/TJ-ES) Tendo o texto a seguir como referncia inicial,
julgue o item seguinte, referente linguagem empregada na correspondncia
oficial.
A lngua escrita, como a falada, compreende diferentes nveis, de acordo com o uso
que dela se faa. Por exemplo, em uma carta a um amigo, podemos nos valer de
determinado padro de linguagem que incorpore expresses extremamente
pessoais ou coloquiais; em um parecer jurdico, no se h de estranhar a presena
do vocabulrio tcnico correspondente. Nos dois casos, h um padro de linguagem
que atende ao uso que fazemos da lngua, a finalidade com que a empregamos.
Manual de Redao da Presidncia da Repblica. 2. ed., 2002, p. 5. (com adaptaes).
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50. Os assuntos que constam da redao oficial devem ser tratados de forma
impessoal, com exceo das propostas de projetos normativos apresentadas nas
exposies de motivos.
(CESPE/UnB-2007/TCU) Com base na normatizao de redao de
documentos oficiais, e tomando como exemplo o modelo de ofcio acima,
julgue os itens a seguir, a respeito da redao de correspondncia oficial.
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