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Bsico
ndice
Apresentao do Treinamento...................................... 1
Pblico Alvo ......................................... 1
Objetivo ............................................. 1
Pr-Requisitos ....................................... 1
Instrutor Responsvel ................................ 1
Preparando o Ambiente de Treinamento............................. 2
Introduo....................................................... 2
O que Banco de Dados? ...................................... 2
O que um Banco de Dados Relacional? ........................ 2
O que Access? .............................................. 2
O que um Objeto? ....................................... 3
Carregando o Access.............................................. 3
Planejando um Novo Banco de Dados................................ 3
Estrutura da Agenda Telefnica ........................... 4
Planejando a Agenda Telefnica ........................... 4
Quais so as necessidades? ........................... 4
Criando o Banco de Dados......................................... 5
Os objetos do Access ......................................... 6
Criao das Tabelas.............................................. 6
Tipos de Criao de Tabelas .................................. 7
Criando as Tabelas da Agenda Telefnica ................. 11
Tabela CONTATOS ......................................... 11
Para o campo CDIGO do contato: ..................... 11
Para o campo NOME do contato: ....................... 12
Para o campo DDD do telefone e celular do contato: .. 12
Para os campos TELEFONE e CELULAR do contato: ....... 13
Para o campo ENDEREO do contato: ................... 14
Para o campo BAIRRO referente ao endereo do contato:14
Para o campo CEP referente ao endereo do contato: .. 15
Para o campo CIDADE referente ao endereo do contato:16
Para o campo ESTADO relativo cidade: .............. 16
Para o campo ANIVERSRIO do contato: ................ 17
Gravando a Tabela de CONTATOS ............................... 18
Campo Chave ou Chave Primria ........................... 18
Tabela COMPROMISSOS ..................................... 18
Gravando a Tabela de COMPROMISSOS ........................... 19
Tabela BAIRROS .......................................... 19
Para o campo BAIRRO: ................................ 19
Gravando a Tabela de BAIRROS ................................ 20
Tabela CIDADES E ESTADOS ................................ 20
Para o campo CIDADE: ................................ 20
Elaborao e Direitos Reservados a Pedro Vieira Neto
ndice
Para o campo ESTADO: ................................
Gravando a Tabela de CIDADES E ESTADOS ......................
Tabela MESES ............................................
Gravando a Tabela de MESES ..................................
Elaborao dos Relacionamentos..................................
Definio de Relacionamento .................................
Comando de Criao ..........................................
Criando o Relacionamento da Agenda Telefnica ...............
Folha de Dados..................................................
Cadastrando Dados nas Tabelas ...............................
Usando a Folha de Dados .................................
Editando os Campos da Folha de Dados ....................
Alterando a Largura das Colunas .........................
Fechar e Salvar a Folha de Dados ........................
Preenchendo as Tabelas da Agenda Telefnica.....................
Tabela de BAIRROS ...........................................
Tabela de CIDADES E ESTADOS .................................
Tabela de MESES .............................................
Associando as Tabelas de Apoio aos Campos Pesquisa..............
Criando o Vnculo dos Campos Pesquisa .......................
Exerccio de Reviso ........................................
Formulrios.....................................................
Criando Formulrios .........................................
Criando o Formulrio de Cadastro de Contatos ................
Salvando o Formulrio Criado ................................
Personalizando Formulrios ..................................
Inserindo figura ........................................
Exerccio de Reviso ........................................
Consultas.......................................................
Entendendo consultas ........................................
Criando consultas utilizando o assistente ...................
Salvando a Consulta Criada ..................................
Criando consultas utilizando o modo estrutura ...............
Tipos de consulta ...........................................
Consultas Seleo .......................................
Consultas Parmetro .....................................
Relatrios......................................................
Entendendo Relatrios .......................................
Utilizando o Assistente de Relatrio ........................
Introduo ao Assistente de Macros..............................
Entendendo Macros ...........................................
Elaborao e Direitos Reservados a Pedro Vieira Neto
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ndice
Criando Macros ..............................................
Gravando a Macro ............................................
Editando uma Macro ..........................................
Acrescentando outros Comandos Macro .......................
Criando botes de Comando ...................................
Exemplo de Criao de Botes para Cadastrar .............
Executando O Boto de Comando ...........................
Exerccios de Reviso .......................................
Interao com Planilhas Eletrnicas.............................
Importando Dados do Access ..................................
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Introduo
O que Banco de Dados?
Imaginem que vocs possuem uma empresa, todos os dados dos seus
clientes esto armazenados em fichas, guardadas em fichrios num
enorme armrio empoeirado. Sempre que voc precisa consultar o
endereo, por exemplo, de um deles, voc no acha a ficha ou no
entende o que est escrito. Essa situao pode ser evitada se
cadastrarmos os nossos clientes utilizando um programa especfico
que trabalhe com banco de dados.
Um banco de dados simplesmente um conjunto de informaes, onde
os dados so organizados de forma lgica e estruturados. Por
exemplo, um cadastro de estoque de filmes de uma locadora um
banco de dados. Nele podemos cadastrar um novo filme, alterar
algum existente ou excluir algum indesejado. Tempos atrs, quando
a maioria das empresas ainda no era informatizada, todas essas
funes eram feitas manualmente.
O que Access?
O Access um gerenciador de banco de dados. Ele ajuda as pessoas
a criarem programas que controlam uma base de dados e que permite
atualizar as informaes, fazer consultas, emitir relatrios,
fazer
comparaes
de
informaes,
fazer
clculos,
enfim,
satisfazer s necessidades das pessoas e das empresas no dia-adia. A grande vantagem do Access sua facilidade de uso. O Access
utiliza objetos para essas tarefas simples com o banco de dados.
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O que um Objeto?
Objeto qualquer coisa que possa ser manipulada, como uma tabela,
um campo ou um relatrio. Campo e Registro, no exemplo da agenda
telefnica, diz-se que cada NOME, TELEFONE ou ENDEREO um campo,
ao passo que cada conjunto de NOME, seu respectivo TELEFONE e
ENDEREO formam um registro. Esquematicamente temos:
NOME
TELEFONE
ENDEREO
Maria das Dores 3254-6588 Rua das Accias s/n - Pituba
40.000-000 Salvador - BA
Carregando o Access
Como todo produto da Microsoft o MS-Access carregado na memria
utilizando-se o seu cone de atalho que pode est na rea de
Trabalho ou na barra de Inicializao Rpida do Windows, ou
atravs do menu [Iniciar] Microsoft Office Microsoft Access
(esta ltima opo depender da maneira que o MS-Office foi
instalado ou a verso que est sendo usada):
Tabela de CONTATOS
Tabela de COMPROMISSOS
Tabela de Bairros
Tabela de Meses
Formulrios de Cadastramento:
Formulrios de Consultas:
Relatrios:
6
Os objetos do Access
Repare que esquerda da janela que apareceu existem sete botes.
So os chamados objetos do Access. Cada um destes objetos possui
caractersticas e configuraes prprias. So eles:
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Tipos de Criao de Tabelas
Existem vrias maneiras de se criar uma nova tabela:
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Sim/No: armazena um valor verdadeiro ou falso, usamos com
perguntas do tipo Fuma? ou Tem filhos?, pois s podem haver
duas respostas: Sim ou No;
Objeto OLE: armazena dados de outros aplicativos como o Word,
Excel, CorelDRAW!, etc., pode ser utilizado para guardar a
foto de um funcionrio, por exemplo;
Hyperlink: armazena um hyperlink, ou seja, um endero de um
arquivo ou de um site;
Assistente de Pesquisa: permite pesquisar os dados de um campo
nos registros de outras tabelas (muito pouico usado na
prtica).
A coluna de Descrio utilizada apenas para indicar qual
a funo do campo ou que tipo de informao deve ser digitado
no campo, por exemplo: se for um campo chamado NOME DO
CLIENTE, podemos colocar uma descrio informando ao usurio
que ele deve digit-lo por extenso, sem abreviaes e etc.
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Data Normal 14/fev/01
Data Abreviada 14/02/01
Hora Completa 18:30:20
Hora Normal 6:30
Hora Abreviada 18:30
10
propriedade
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Criando as Tabelas da Agenda Telefnica
Para criarmos as nossas tabelas de CONTATOS, COMPROMISSOS,
BAIRROS, MESES e CIDADES E ESTADOS no nosso banco de dados AGENDA,
iremos utilizar o MODO DE ESTRUTURA, conforme a seguir:
Tabela CONTATOS
Para a tabela
passos abaixo:
de
CONTATOS,
como
exemplo
ns
iremos
seguir
os
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O campo ser do tipo Texto, pois receber valor alfanumrico
(nmeros e sinais). Os detalhes gerais referentes ao campo DDD
devem ser alterados na guia Geral, conforme a figura acima,
seguindo esse modelo a seguir:
Os
campos
sero
do
tipo
Texto,
pois
recebero
valores
alfanumricos (nmeros e sinais). Os detalhes gerais referentes
aos campos TELEFONE e CELULAR devem ser alterados na guia Geral,
conforme as figuras anteriores, seguindo esse modelo a seguir:
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O campo ser do tipo Texto, pois receber valor alfanumrico
(nmeros e sinais). Os detalhes gerais referentes ao campo BAIRRO
devem ser alterados na guia Geral, conforme a figura acima,
seguindo esse modelo a seguir:
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O campo ser do tipo Texto, pois receber valor alfabtico. Os
detalhes gerais referentes ao campo ESTADO devem ser alterados na
guia Geral, conforme a figura acima, seguindo esse modelo a
seguir:
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Gravando a Tabela de CONTATOS
Ao terminarmos de criar a estrutura da tabela de CONTATOS ns
devemos salv-la. Para isso podemos utilizar a opo do menu
Arquivo Salvar ou Arquivo Salvar como... ou as teclas de
atalho [CTRL] + [B] ou o cone
. Porm antes de fazermos
gravao devemos determinar o campo chave, pois se no fizermos
manualmente, o prprio Access solicitar:
Tabela COMPROMISSOS
Para a tabela
abaixo:
de COMPROMISSOS
CDIGO do compromisso;
CONTATO do compromisso este campo dever ser numrico para
combinar com o campo CDIGO do contato;
DATA_INCIO do compromisso;
DATA_FINAL do compromisso;
HORRIO_INCIO do compromisso;
HORRIO_FINAL do compromisso;
DESCRIO do compromisso;
Elaborao e Direitos Reservados a Pedro Vieira Neto
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LOCAL do compromisso;
SITUAO do compromisso.
Tabela BAIRROS
Para a tabela de BAIRROS iremos seguir o seguinte exemplo:
Para o campo BAIRRO:
O campo ser do tipo Texto, pois receber valor alfanumrico
(nmeros e sinais). Os detalhes gerais referentes ao campo BAIRRO
devem ser alterados na guia Geral, conforme a figura acima,
seguindo esse modelo a seguir:
Sim;
Indexado No.
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Gravando a Tabela de BAIRROS
Do mesmo modo que a tabela de CONTATOS e COMPROMISSOS, ns devemos
salvar a tabela de BAIRROS. Para isso podemos utilizar a opo do
menu Arquivo Salvar ou Arquivo Salvar como... ou as teclas de
atalho [CTRL] + [B] ou o cone
. No criaremos CHAVE PRIMRIA,
pois esta tabela servir apenas como apoio nas pesquisas dos
bairros para serem cadastrados no campo BAIRRO da tabela CONTATOS.
Para isso devemos responder s perguntas referentes gravao da
seguinte forma:
de
CIDADES
ESTADOS
iremos
seguir
seguinte
Sim;
Indexado No.
21
Sim;
Indexado No.
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Tabela MESES
Para a tabela de MESES iremos seguir o seguinte exemplo:
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Comando de Criao
A opo do Access que cria os Relacionamentos entre as tabelas :
Ferramentas Relacionamentos... ou atravs do cone
escolha dessa opo veremos a janela a seguir:
. Aps a
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Criando o Relacionamento da Agenda Telefnica
Para criar um relacionamento proceda da seguinte forma:
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A arrumao das tabelas, bem como as dimensses das mesma podero ser alteradas
conforme necessidade ou preferncia do operador.
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esta opo
N 1 1 para 1;
Boto [Cancelar]
cancela a operao.
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na janela Editar
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Folha de Dados
Pronto j temos as tabelas criadas com os seus devidos campos e j
estabelecemos o relacionamento entre elas.
Falta agora preenchermos os dados nos registros a fim de
armazenarmos as informaes na nossa Agenda Telefnica.
No Access, para que o usurio consiga preencher os registros das
tabelas sem ter que criar formulrios especficos, estar
disponvel o modo Folha de Dados.
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Outra maneira de se abrir uma tabela seria utilizando o atalho do
boto direito do mouse, veja a ilustrao abaixo:
30
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Fechar e Salvar a Folha de Dados
Para finalizar o cadastramento, basta fechar a janela utilizando
as teclas [CTRL] + [F4], a opo do menu Arquivo Fechar ou
simplesmente dando um Click no cone [X] fechar da janela.
Os dados so gravados na tabela no ato do fechamento, sem ser
necessrio o salvamento.
Tabela de BAIRROS
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Para retificarmos este problema, devemos alterar a estrutura da
referida tabela. Esta alterao pode ser realizada no modo Folha
de Dados, necessitando apenas a escolha no menu da opo Exibir
Modo Estrutura / Design ou dando um Click no cone Exibir,
conforme a ilustrao abaixo:
33
Os dados sero arrumados
simulao a seguir:
pela
ordem
alfabtica,
conforme
34
Esta alterao pode ser realizada no modo Folha de Dados,
necessitando apenas a escolha no menu da opo Exibir Modo
Estrutura / Design ou dando um Click no cone Exibir, conforme a
ilustrao a seguir:
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Os dados sero arrumados
simulao a seguir:
pela
ordem
alfabtica,
conforme
Tabela de MESES
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exemplo
iremos
escolher
esta
opo
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Exerccio de Reviso
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Formulrios
Voc j percebeu o quanto desconfortvel cadastrar os dados na
grade do modo folha de dados?
E se voc quisesse ao lado de cada funcionrio colocar uma foto
identificando-o? Nesta grade no ser possvel.
A funo dos Formulrios tornar a aparncia das telas mais
agradveis:
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Criando Formulrios
O modo mais fcil de criar um formulrio selecionando alguma
tabela e clicando sobre o boto que aparece na barra de
ferramentas chamado
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No Assistente de formulrios a janela j se torna mais amigvel.
Comprove a seguir:
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Salvando o Formulrio Criado
Para salvarmos o formulrio criado devemos proceder com sempre.
Escolhemos o cone
Personalizando Formulrios
Depois de criado possvel alterarmos tudo no formulrio,
adicionar imagens, botes, cores, fontes. Para isso selecione o
formulrio que foi criado e abra a sua estrutura atravs do boto
:
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Os objetos que aparecem nesta janela so chamamos de controles.
Existe uma caixa de ferramentas com diversas opes de controles
que podem ser inseridos. Os controles que servem para exibir
textos (como o caso de) e que podem auxiliar o usurio no
preenchimento do formulrio so chamados de rtulos. Os controles
que exibem os dados da tabela ou da consulta utilizada (como o
caso de) so chamados de controles acoplados ou caixas de textos.
Ambos podem ser redimensionados ou movidos. Ao selecionarmos um
deles, nota-se que aparecem alas pretas ao redor, so utilizadas
para aumentar ou diminuir o seu tamanho, como numa figura no Word:
Inserindo figura
Podemos inserir uma figura no formulrio. O boto
na caixa de
ferramentas permite que seja inserida uma figura. Clicando neste
boto, arraste em alguma parte do formulrio e solte, surgir uma
janela para que seja definido o arquivo da imagem:
Ou
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Utilizaremos a segunda tela (Criar do arquivo) buscando uma figura
na nossa pasta de arquivos copiada no incio do curso na pasta
Meus Documentos. Para isso devemos escolher o boto [Procurar] e
navegar pelas unidades de disco at encontrar a pasta com as
imagens:
Observem que por termos criado uma caixa pequena para a imagem,
esta saiu cortada.
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Para resolvermos isso basta deixar este Controle selecionado e
escolher o boto
de Propriedades da barra de ferramentas:
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Mudamos o modo de Design/Estrutura para o modo Formulrio atravs
da opo do menu Exibir Modo Formulrio ou atravs do cone na
barra de ferramentas:
Exerccio de Reviso
Para exercitar o que aprendemos voc dever criar os seguintes
formulrios:
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Consultas
Entendendo consultas
Uma consulta serve para exibir, alterar e analisar dados de vrias
maneiras. Podemos criar uma consulta utilizando vrias tabelas e
selecionar somente os campos que acharmos interessantes. Para
criar uma consulta, clique sobre o objeto Consultas. Existem duas
opes para criao de consultas. Utilizando o assistente ou o
modo estrutura:
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Quando o selecionamos o tipo Assistente de consulta simples
surgir uma tela onde escolheremos quais tabelas devero fazer
parte da consulta, bem como seus campos:
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Clique no boto [Avanar], defina
finalize clicando em concluir:
um
nome
para
consulta
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A primeira tela que surge serve para escolhermos
tabela(s) iremos utilizar para criar a consulta:
qual(is)
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Ou
No lado esquerdo tem a opo de exibir Modo de Folha de Dados e
direita a opo de Consulta Executar ou apenas
Tipos de consulta
Existem basicamente trs tipos de consultas:
Consultas Seleo
O tipo mais comum de consulta a consulta seleo. Uma consulta
seleo recupera dados de uma ou mais tabelas atravs de critrios
especificados e exibe os dados na ordem escolhida. Quando uma
consulta seleo executada o Access busca os registros
especificados e exibe da forma desejada pelo usurio. Foi este
tipo de consulta que criamos no tpico anterior.
Consultas Parmetro
No seria mais fcil se ao executar uma consulta de clientes, por
exemplo, surgisse uma caixa perguntando qual o contato que
desejaria consultar?
Muitas consultas por serem enormes acabam tornando a pesquisa do
usurio muito trabalhosa. Para facilitar e para filtrar as
informaes
que
sero
apresentadas
existem
as
consultas
parmetros. Elas nada mais so do que uma consulta seleo
aprimorada, onde para executar a consulta o usurio precisa
fornecer alguma informao (um parmetro).
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Para criar um parmetro na sua consulta basta escolher a opo do
menu Consulta Parmetros..., veja a seguir:
Ser mostrada
parmetros:
em
seguida
seguinte
janela
para
criarmos
os
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Relatrios
Entendendo Relatrios
O relatrio o modo mais eficiente para se apresentar dados
impressos de uma tabela ou consulta. Muito parecido com os
formulrios, podemos com os relatrios controlar o tamanho e a
aparncia de tudo que ser impresso. Da mesma forma que existe o
AutoFormulrio, podemos criar um relatrio usando o AutoRelatrio,
automaticamente aparece uma janela com o novo relatrio.
Existem dois tipos de AutoRelatrios:
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O resultado ser:
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Utilizando o Assistente de Relatrio
Podemos criar um relatrio com a ajuda do assistente, que dar
algumas opes para configuraes do relatrio.
Clique no objeto Relatrios, em seguida escolha o boto
Ser mostrada a janela abaixo:
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Para personalizar
formulrio. Clique
estrutura. Observe
para formatar os
formatao.
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Criando Macros
Para
criar
uma
macro
clique
sobre
objeto
Macros
logo
Observe que
disponveis:
surge
em
uma
lista
com
todos
os
tipos
de
aes
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Vamos usar um exemplo utilizando a ao AbrirFormulrio. Quando
escolhemos a ao, automaticamente so exibidos os argumentos
necessrios para que ela ocorra com eficincia. Observe:
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Gravando a Macro
Como nos outros objetos devemos salvar a Macro que criamos. Para
isso utilizamos opo do menu Arquivo Salvar ou as teclas
[CTRL] + [B] ou o cone da barra de ferramentas
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Acrescentando outros Comandos Macro
possvel acrescentar vrias aes dentro de uma mesma macro,
quando isto ocorre, o Access executa na seqncia em que foram
escolhidas. Segue abaixo uma breve descrio das aes mais
comuns:
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Criando botes de Comando
Imagine um funcionrio que no conhea o Access, porm todos os
dias ele precisa cadastrar os Contatos no banco Agenda Telefnica
ou at os Compromissos de cada Contato.
Imaginou como vai ficar complicado para ele abrir as tabelas e
formulrios ou para imprimir os cadastros?
Por isso que devemos criar uma interface mais amigvel, com o
auxlio dos botes de comando.
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executarmos
formulrio (
boto
que
foi
criado,
devemos
salvar
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A tela a seguir mostra como o formulrio ir aparecer:
Exerccios de Reviso
Para revisarmos o assunto de Macros voc ir criar no formulrio
de OPERAES DA AGENDA TELEFNICA um boto para:
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com o MS-Excel.
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Ser mostrada a janela a seguir que permitir a busca do arquivo
*.MDB, que um banco de dados do tipo MS-Access:
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Expandindo
(campos) especficas.
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