DICAS SOBRE O POWERPOINT

"Ele pode ser seu melhor amigo", comenta a consultora de relaes pblicas de Santa Ana, Califrnia.
"Mas preciso us-lo correctamente".

A viso imparcial de Kerr sobre o conhecido programa grfico e de apresentaes da Microsoft retrata
um debate que se estende da esfera comercial acadmica. Enquanto muitos reforam o valor do
PowerPoint como uma poderosa ferramenta comercial, outros afirmam que o programa um estorvo
para interaces efectivas que ele confunde, distorce e at impede a comunicao.

Porm, como observa Kerr, qualquer discusso sobre os mritos e demritos do PowerPoint s ilustram
a importncia de usar o programa a seu favor. Veja aqui 10 maneiras de usar o PowerPoint para
destacar, e no denegrir, sua empresa.

1.

Faa a sua parte usando material cativante.

De certa forma, a facilidade de uso do PowerPoint pode ser seu pior inimigo. Por mais simples e
envolvente que seja criar slides e imagens cativantes, lembre-se de que o PowerPoint no funciona por
conta prpria. O pblico veio para ouvi-lo e no para fitar imagens projectadas na tela. Crie um ptimo
programa de PowerPoint, mas no deixe que suas observaes orais sejam menos atraentes. "O
PowerPoint no faz apresentaes ele cria slides", afirma Matt Thornhill, presidente da Audience
First, uma empresa de Midlothian, Va., que oferece formao em apresentaes. "Lembre-se de que
voc est criando slides como apoio de uma apresentao oral".

2. Simplifique.

Provavelmente j vimos apresentaes de PowerPoint e outras em que o palestrante parece disposto a

pedir o programa em casamento. Afinal, era bvia a paixo por cada dobra, efeito especial e cada
pedacinho de modernidade disponvel. Mas as apresentaes de PowerPoint mais eficazes so simples
grficos de fcil compreenso e imagens que reflectem a fala do orador. Alguns especialistas sugerem
no mais do que cinco palavras por linha e no mais do que cinco linhas por slide. "No deixe o trabalho
ficar lotado de palavras e imagens", afirma Kerr. "Voc precisa realmente mostrar tudo na tela?"

3. Minimize o uso de nmeros nos slides.

O grande atractivo do PowerPoint sua capacidade de transmitir ideias e servir de apoio s observaes
do palestrante de forma concisa. Isso se torna difcil diante de uma grande quantidade de nmeros e
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estatsticas. Em sua maioria, as apresentaes de PowerPoint mais eficazes no oprimem os

espectadores com excesso de valores e nmeros. Deixe isso para uma etapa posterior, mais abrangente,
atravs de apostilais distribudas no final da apresentao. Se desejar enfatizar uma estatstica no
PowerPoint, considere o uso de um elemento grfico ou imagem para transmitir a ideia. "Quando, por
exemplo, certa vez, eu estava falando sobre a prevalncia de pacientes com Alzheimer, usei a fotografia
de uma senhora de idade, em vez de projetar nmeros na tela", afirmou Kerr.

4. No imite o PowerPoint

Um dos hbitos mais comuns e prejudiciais de usurios de PowerPoint fazer uma leitura simples da
apresentao visual para o pblico. Isso no s redundante excepto pelo uso do controle, qual o
motivo da sua presena? como transforma a mais linda apresentao em um tdio absoluto. O
PowerPoint funciona melhor com observaes orais que ampliam e discutem, em vez de reproduzir, o
que est na tela. "Mesmo com o PowerPoint, voc precisa de contacto visual com o pblico", afirma
Roberta Prescott, do The Prescott Group, uma empresa de consultoria de comunicaes situada em
Connecticut. "Essas pessoas no vieram ver sua nuca".

5. Faa observaes no tempo certo.

Outras armadilhas potenciais so os comentrios do apresentador que coincidem precisamente com a

apresentao de um novo slide do PowerPoint. Isso s divide a ateno do pblico. Um programa do
PowerPoint bem planejado apresenta um novo slide, d ao pblico a oportunidade de ler e digerir o
material e, em seguida, permite a apresentao de comentrios que ampliam a imagem na tela. " uma
questo de tempo", afirma Kerr. "Nunca fale junto com o slide".

6. Faa pausas.

Novamente, o PowerPoint mais eficaz como acompanhamento visual do discurso oral. Usurios
experientes do PowerPoint no se acanham em deixar a tela vazia de vez em quando. Isso no s
permite um descanso visual, como tambm eficaz para concentrar a ateno em trocas mais orais,
como uma discusso em grupo ou sesso de perguntas e respostas.

7. Use cores vibrantes.

Um contraste forte entre palavras, imagens e o fundo pode ser bastante eficaz na transmisso de
mensagens e emoes.

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8. Importe outras imagens e elementos grficos.

No limite a apresentao ao que o PowerPoint oferece. Use imagens e elementos grficos externos
para variar e atrair visualmente, inclusive vdeo. "Geralmente uso um ou dois videoclipes bem curtos nas
minhas apresentaes", afirma Ramon Ray, um consultor de tecnologia de Nova York. "Isso acrescenta
humor, transmite uma mensagem e relaxa o pblico".

9. Distribua apostilas no final no durante a apresentao.

Algumas pessoas talvez discordem de mim neste aspecto. Mas nenhum orador quer falar para um
pblico que est entretido lendo o resumo de seus comentrios. A menos que o acompanhamento da
apostila seja essencial para a apresentao, aguarde o trmino para distribuir o material.

10. Faa uma reviso rigorosa antes da apresentao.

Nunca perca a perspectiva do pblico. Depois de rascunhar seus slides do PowerPoint, revise seus
comentrios, fingindo ser um dos ouvintes. Se algo parecer desinteressante, dispersivo ou confuso, faa
alteraes. So grandes as chances da apresentao como um todo ficar melhor depois disso.

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