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Anlise da gesto de portflio de projetos de

produtos com base nos conceitos da medio de


desempenho: estudo de caso
Maicon G. Oliveira a (maicongdo@gmail.com); Henrique Rozenfeld b (roz@sc.usp.br)
a, b

Grupo de Engenharia Integrada, Departamento de Engenharia de Produo EESC/USP, SP - BRASIL

Resumo
A gesto de portflio um processo que tem como objetivo apoiar a avaliao e o controle do
portflio de projetos de produtos da organizao. Apesar de apresentar uma funo similar aos
sistemas de medio de desempenho, a maioria dos trabalhos tem estudado esse processo a partir de
conceitos da gesto projetos e desenvolvimento de produtos. Assim, existe uma oportunidade para
investig-lo usando conceitos da medio de desempenho. Este artigo apresenta um estudo de caso no
qual um processo de gesto de portflio de projetos de produtos foi analisado a partir desses conceitos.
Os resultados mostraram que este processo poderia ser aprimorado por meio da aplicao de prticas
indicadas na medio de desempenho. A maioria dos pontos de melhoria indicados provavelmente no
seria notada seguindo-se unicamente conceitos da gesto de projetos e desenvolvimento de produtos.
Palavras-chave: gesto de portflio, gesto de projetos, desenvolvimento de produtos, medio de
desempenho e estudo de caso.

1 Introduo
A avaliao, seleo e controle dos projetos dos novos produtos que sero desenvolvidos e lanados
no mercado so fatores primordiais para o sucesso no processo de desenvolvimento de produtos
(GRIFFIN, 1997). A gesto de portflio um processo que apia a realizao dessas atividades, sendo
bastante estudado na literatura de gesto de projetos e desenvolvimento de produtos. Podem ser
encontrados diversos trabalhos que apresentam modelos de processo e ferramentas para auxiliar na sua
execuo (PMI, 2008; COOPER, EDGETT, KLEINSCHMIDT, 2001; ARCHER e
GHASEMZADEH; 1999; LEVINE, 2005).
No entanto, quando se investiga os objetivos do processo de gesto de portflio, nota-se que uma rea
de estudos com grande potencial para contribuir com o seu desenvolvimento e aplicao nas empresas
a medio de desempenho. Isso porque a gesto de portflio tambm pode ser vista como um
processo que busca gerenciar o desempenho do portflio de projetos. Ela coleta indicadores desse
portflio e os apresenta como informaes para apoiar a tomada de deciso de um grupo de pessoas
interessadas em aumentar o desempenho da organizao no desenvolvimento de produtos.
A medio de desempenho um processo que busca quantificar a eficincia e eficcia de uma ao
(NEELY, GREGORY E PLATTS; 2005). Sendo a eficincia a medida referente diviso da sada
pela entrada, principalmente, em medidas de produtividade de processo e de utilizao de recursos. A
eficcia, por outro lado, baseia-se na adequao das sadas de um processo, incidindo sobre um
conjunto mais amplo de medidas (RADNOR; BARNES, 2007).
Os conceitos da medio de desempenho abordam vises diferentes das usualmente consideradas pelas
reas de gesto de projetos e desenvolvimento de produtos. Esses conceitos enfatizam aspectos
relacionados com a definio do processo de deciso e seus elementos, tais como: definio de
indicadores, atendimento das necessidades de tomada de deciso, utilizao de sistemas, atualizao
do processo (NEELY et al., 2000; LOHMAN, FORTUIN, WOUTERS, 2004).
Portanto, partindo da hiptese de que os conceitos da medio de desempenho poderiam apoiar
melhorias adicionais no processo de gesto de portflio, este artigo tem como objetivo analisar um
processo de gesto de portflio considerando melhores prticas indicadas por esses conceitos. Este

trabalho adotou a metodologia de pesquisa proposta por Voss, Tsikriktsis, Frohlich (2002) como
referncia na realizao de um estudo de caso. Primeiro foi feito o planejamento do estudo e a
preparao do instrumento de coletar de dados (roteiro de pesquisa). Em seguida foram entrevistados
trs envolvidos no processo de gesto de portflio da empresa selecionada para o estudo de caso. Aps
as entrevistas, o processo de gesto de portflio foi analisado e foram indicados pontos de melhoria
segundo os conceitos da medio de desempenho.

2 Reviso Bibliogrfica
2.1 Gesto de Portflio de Projetos de Produtos
A gesto de portflio de projetos definida como o gerenciamento coordenado dos componentes do
portflio de projetos para alcanar objetivos especficos da organizao (PMI, 2008). Ela aborda um
conjunto de prticas que aproxima a gesto individual dos projetos com a gesto das operaes do
negcio, isto , os projetos so alinhados com as estratgias e recursos da empresa (LEVINE, 2005).
Pela viso de desenvolvimento de produtos, a gesto de portflio de projetos de produtos definida
como um processo de deciso, no qual uma lista de projetos de novos produtos constantemente
revisada e atualizada. Durante esse processo, novos projetos so avaliados, selecionados e priorizados,
projetos existentes podem ser acelerados, cancelados ou despriorizados, e recursos podem ser alocados
ou removidos de projetos ativos (COOPER, EDGETT e KLEINSCHMIDT, 2001). Archer e
Ghasemzadeh (1999) a definem como uma atividade peridica de seleo de um portflio de projetos,
a partir de propostas de novos projetos e de projetos em andamento, que atende aos objetivos
estabelecidos pela organizao de uma maneira desejvel, sem exceder os recursos disponveis ou
violar outras restries.
O processo de gesto de portflio de projetos possui caractersticas peculiares: incerteza e ausncia de
informaes, dinamismo dos projetos, interdependncia entre os projetos, e barreiras organizacionais
(PMI, 2008; COOPER, EDGETT e KLEINSCHMIDT, 2001; LEVINE, 2005; ARCHER e
GHASEMZADEH, 1999). Essas caractersticas dificultam sua realizao, tornando suas atividades
complexas e multidisciplinares. Entre os principais temas comumente envolvidos em suas atividades
esto: avaliao financeira, gesto de riscos, gesto de recursos e planejamento estratgico.
Embora a gesto de portflio considere a avaliao e seleo individual de projetos, seu principal
objetivo gerenciar o portflio de projetos como um todo. Cooper, Edgett e Kleinschmidt (2002)
indicam quatro objetivos para a gesto de portflio: maximizao do valor do portflio, equilbrio
entre os projetos, alinhamento estratgico e alocao de recursos. Esses autores mostram que a busca
simultnea desses objetivos assegura melhores resultados para o negcio. Contudo, eles tambm
mostram um constante conflito entre esses objetivos, pois, por exemplo, o portflio que traz o melhor
retorno pode no ser o mais equilibrado.
Existem na literatura modelos de referncia para o desenvolvimento e aplicao de processos de
gesto de portflio. Selecionaram-se trs modelos para anlise neste estudo: Archer e Ghasemzadeh
(1999); Cooper, Edgett e Kleinschmidt (2001) e PMI (2008). Esses so referncias reconhecidas tanto
pela indstria quanto pela academia e abrangem grande parte das melhores prticas da gesto de
portflio indicadas a partir da rea de gesto de projetos e desenvolvimento de produtos.
O modelo de Archer e Ghasemzadeh (1999) divido em trs fases principais: pr-processo, processo e
ps-processo, conforme ilustrado na Figura 1. O Pr-Processo considera as atividades preparatrias da
gesto de portflio, o Processo envolve a seleo dos projetos e o Ps-processo foca no controle dos
projetos em andamento.

Pr-processo

Processo

Desenvolvimento
Estratgico

Diretrizes

Seleo da
Metodologia

Alocao de
recursos

Propostas
de projeto

Pr-triagem

Anlise
individual
do projeto

Triagem

Ajuste do
portflio

Desenvolvi
mento do
projeto

Ps-processo

Banco de
dados de
projeto

Seleo
otimizada
de portflio

Avaliao
Fase/Gate

Concluso
com
sucesso

Figura 1 Modelo do processo de gesto de portflio de Archer e Ghasemzadeh (1999)

O modelo de Cooper, Edgett e Kleinschmidt (2001), mostrado na Figura 2, define trs componentes
para a gesto de portflio: Estratgia de negcio e estratgia de produto, Revises de portflio e Gates.
O componente Estratgia de negcio e estratgia de produto guia a tomada de decises, a Reviso de
portflio realiza a seleo dos projetos, e os Gates avaliam e controlam os projetos em andamento.
Estratgia de negcio &
estratgia de produto
(direciona as decises)
Reviso de Portflio:
Revisa o conjunto de projetos
Identifica a estratgia do
portflio
Verifica os projetos prioritrios
Verifica o equilbrio do portflio

Situao do projeto
& pontuao

Decises & Ajustes

Gates
Avalia se os projetos passam
pelos critrios obrigatrios
Classifica os projetos nos
critrios opcionais
Toma decises de continuao
ou cancelamento dos projetos
Prioriza projetos
Aloca recursos

Figura 2 Modelo de processo de gesto de portflio de Cooper, Edgett e Kleinschmidt (200l)

O modelo de PMI (2008), descrito na Figura 3, prope dois grupos de processos para a gesto de
portflio: o grupo de alinhamento e o grupo de monitoramento e controle. Ele tambm indica que
ambos esto apoiados pelo plano estratgico do negcio. O grupo de alinhamento considera a
identificao e seleo dos projetos, enquanto que o grupo de monitoramento e controle responsvel
por revisar o portflio de projetos em andamento.

Planejamento estratgico e contexto de processo do negcio


Grupo de alinhamento do
processo

Grupo de monitoramento e
controle do processo

Identificar componentes
Categorizar componentes
Selecionar componentes
Identificar riscos do portflio
Analisar riscos do portflio
Priorizar componentes
Desenvolver respostas para
riscos do portflio
Balancear portflio
Comunicar ajustes do
portflio
Autorizar componentes

Monitorar e controlar riscos


do portflio
Revisar e reportar
desempenho do portflio
Monitorar mudanas nas
estratgias do negcio

Figura 3 Modelo de processo de gesto de portflio de PMI (2008)

Por meio dos trs modelos apresentados, nota-se que o processo de gesto de portflio envolve duas
partes distintas: uma parte referente seleo dos projetos e a outra relacionada com o monitoramento
e controle dos projetos em andamento. Na parte de seleo dos projetos, existem quatro principais
atividades: a identificao dos projetos, a avaliao individual dos projetos, a anlise do portflio de
projetos e a seleo dos projetos para desenvolvimento.

2.2 Medio de Desempenho


O termo desempenho definido dentro da medio de desempenho como o potencial para
implementao de aes futuras com o objetivo de atingir objetivos e metas da organizao (LEBAS,
1995). O desempenho da organizao pode ser dividido em sete critrios correlacionados: eficcia,
eficincia, qualidade total, produtividade, qualidade de vida no trabalho, inovao, e desempenho
financeiro (SINK, 2001). Sendo que dentre esses, dois se destacam: a eficcia e a eficincia.
A eficincia baseia-se na diviso da sada pela entrada, principalmente, em medidas de produtividade
do processo e a utilizao de recursos. J a eficcia tem como referncia a adequao das sadas do
processo, que incide sobre um conjunto mais amplo de medidas (RADNOR; BARNES, 2007).
Neely, Gregory e Platts (2005) afirmam que a medio de desempenho consiste em um processo,
mtrica ou conjunto de mtricas usadas para quantificar a eficincia e eficcia de uma ao. Outra
definio da medio de desempenho, proposta por Macedo-Soares e Ratton (1999), define a medio
de desempenho como [...] o conjunto de pessoas, processos, mtodos e ferramentas que
conjuntamente geram, analisam, expem, descrevem, avaliam e revisam dados e informaes sobre as
mltiplas dimenses de desempenho nos nveis individuais, grupal, operacional e geral da
organizao, em seus diversos elementos constituintes.
Entre os motivos para organizaes realizarem a medio de desempenho, Neely (1998) destacou
quatro tipos:

Confirmar posio: necessidade de se ter informaes para a tomada de ao;


Comunicar posio: necessidade de comunicar os resultados;
Confirmar prioridades: necessidade de avaliar a posio da organizao em relao as suas metas;
Compelir progresso: os efeitos benficos de uma melhor tomada de ao, da comunicao dos
resultados e da definio de prioridades resultam indiretamente no incentivo ao progresso da
organizao.

A partir das caractersticas e propsitos buscados com a medio de desempenho, Martins (1999)
resume e apresenta um conjunto de melhores prticas para processos de medio de desempenho.
Essas melhores prticas mostram uma por meio de uma viso genrica conceitos de medio de
desempenho capazes de apoiar desde processos amplos de medio de desempenho na organizao at
processos menores, como a gesto de portflio. Essa lista de melhores prticas descrita a seguir:
Estar alinhado com a estratgia;

Ter medidas financeiras e no-financeiras;


Apoiar a melhoria contnua;
Identificar tendncias e progressos;
Facilitar o entendimento das relaes de causa-e-efeito;
Ser de fcil compreenso para os funcionrios;
Abranger todo o processo, desde o fornecedor at o cliente;
Informaes disponveis em tempo real para toda a organizao;
Ser dinmico;
Influenciar a atitude dos funcionrios;
Avaliar o grupo e no o indivduo;
Servir de comparao com padres externos (benchmarking);
Apresentar indicadores de eficincia e eficcia;
Ser direcionado para os processos-chave de negcio;
Ter um nmero reduzido de indicadores de desempenho;
Suportar o processo de aprendizagem individual e organizacional;
Medir resultados e processos;
Coletar e processar os dados continuamente;
Ser parte integrante dos sistemas de gesto da empresa;
Apresentar indicadores internos e externos, sendo ambas integradas;
Proporcionar uma perspectiva do desempenho passado, presente e futuro.

A medio de desempenho pode ser classificada em trs nveis, segundo Neely, Gregory e Platts
(2005): medidas de desempenho individual, sistema de medio de desempenho e relacionamento
entre o sistema de medio de desempenho e o ambiente no qual ele opera. O primeiro nvel, medida
de desempenho individual, discute as medidas de desempenho aplicadas, o objetivo das medidas, custo
de implement-las e seus benefcios para a organizao. No segundo nvel, sistema de medio de
desempenho, so verificados: seus elementos, a medio da taxa de melhoria e dos objetivos de curto e
longo prazo, a integrao vertical e horizontal das medidas e a presena de conflito entre elas. No
terceiro nvel, relacionamento com o ambiente externo, analisado se as medidas atendem s
estratgias da empresa, o alinhamento com a cultura da organizao, satisfao dos clientes e s
necessidades competitivas.

3 Estudo de Caso
Este estudo de caso foi realizado em uma multinacional lder de mercado no seu setor de atuao.
Foram entrevistados trs representantes da empresa que participam do processo de gesto de portflio
de projetos: o gerente de P&D (Pesquisa e Desenvolvimento), o gerente da engenharia e o
coordenador de projetos.
A gesto de portflio tem funo essencial no sucesso do desenvolvimento de produtos dessa empresa,
pois ela depende do lanamento de novos produtos em curtos perodos de tempo (dois ciclos anuais)
para se manter competitiva no seu mercado. Dessa forma, existe uma grande necessidade de seleo e
priorizao de projetos, para que todos estejam alinhados com as estratgias da empresa e para que
existam recursos suficientes para desenvolvimento.
Uma caracterstica crtica do mercado onde este negcio atua a sazonalidade. Caso o produto no
seja lanado no prazo previsto, ele pode ser inviabilizado devido perda da janela de mercado ou pelo
surgimento de novas tendncias entre os consumidores. Assim, a gesto do portflio em andamento
garante que o tempo de lanamento dos novos produtos conforme a demanda do mercado.
Esta empresa possui um portflio aproximado de 140 projetos/ano, os quais variam desde projetos
incrementais at projetos radicais. Devido quantidade de projetos e a variedade de tipos existentes,
importante que o processo de gesto de portflio seja eficiente e eficaz.
Assim, a fim de analisar o processo de gesto de portflio usado nesta empresa, foram definidas oito
dimenses de desempenho deste processo. Essas dimenses foram propostas a partir de processos e

melhores prticas extrados da literatura de medio de desempenho, conforme destacado na reviso


bibliogrfica deste artigo. Essas oito dimenses so:

Indicadores utilizados (formalizados ou no);


Periodicidade das reunies;
Alinhamento com a estratgia do negcio;
Utilizao de ferramentas de apoio;
Definio dos papis dos participantes do processo;
Uso dos resultados gerados na organizao;
Dificuldades para realizao do processo;
Histrico de resultados e aes tomadas no processo;
Prximas iniciativas para manuteno e atualizao do processo.

Depois de definidas essas dimenses torna-se claro que elas consideram uma perspectiva diferente da
usualmente aplicada pelos estudos que seguem os conceitos de gesto de projetos e desenvolvimento
de produtos. Confirmando a complementaridade proposta com a aplicao dos conceitos da dimenso
de desempenho.
Essas dimenses de analise foram organizadas em um roteiro de pesquisa para uso durante a entrevista
na empresa. As informaes coletadas foram organizadas e analisadas para cada dimenso, sendo
descritas a seguir:
Indicadores utilizados: Os indicadores utilizados atendiam parcialmente as necessidades de

tomada de deciso existentes no processo de gesto de portflio. Os entrevistados indicaram que


uma parte dos indicadores relacionada com a alocao de recursos no era totalmente utilizada, o
que sugere uma ineficincia no processo que poderia gerar esforo desnecessrio ou mesmo
confundir os envolvidos durante a tomada de deciso.
Periodicidade das reunies: as reunies de gesto de portflio acontecem mensalmente com a
participao de todas as partes interessadas (presidncia, diretoria e gerncias das reas funcionais
e de apoio). Nesse caso nota-se que o processo tem o comprometimento da organizao, e
acontece com uma periodicidade capaz de atender as necessidades de deciso impostas pelo
mercado no qual a empresa atua.
Alinhamento com a estratgia do negcio: o alinhamento foi classificado como difcil pelos
entrevistados (representantes rea tcnica), pois a viso estratgica do negcio estaria centralizada
na rea de marketing. Este fato estaria impossibilitando uma melhor tomada de deciso dos
envolvidos no processo, visto que esses no tinham um entendimento completo dos motivos para
a seleo ou priorizao de um determinado projeto.
Utilizao de ferramentas de apoio: as ferramentas utilizadas durante o processo de gesto de
portflio se resumem a planilhas eletrnicas para compilao e anlise dos indicadores dos
projetos, conforme ilustrado na Figura 4. Para o levantamento dos dados dos projetos, so
coletadas informaes no software de gesto de projetos utilizado na organizao.

Figura 4 Planilha eletrnica com indicadores da gesto de portflio


Definio dos papis dos participantes no processo: os participantes do processo tinham seus

papis bem definidos em relao coleta de dados, coordenao da reunio, preenchimento das
planilhas e tomada de deciso sobre o portflio de projetos. Porm no existia nenhum processo
formal que descrevia esses papis, o que poderia trazer dvidas sobre a realizao do processo,
principalmente quando novos participantes fossem envolvidos.
Uso dos resultados gerados na organizao/ Dificuldades para realizao do processo: o processo
de gesto de portflio foi considerado eficaz pelos entrevistados, pois estava em andamento por 2
anos e seus resultados eram utilizados pela organizao. Porm ainda existiam alguns fatores
ineficientes, como a integrao com outros processos, que poderiam aprimorar as informaes e
as decises, aumentando ainda mais o uso de seus resultados na organizao.
Histrico de resultados e aes tomadas no processo: os entrevistados indicaram vrios benefcios
da utilizao do processo, entre eles o congelamento de projetos com baixo potencial de retorno
para o negcio, o melhor aproveitamento dos recursos disponveis, o foco nos projetos corretos e
o controle constante do portflio em execuo.
Prximas iniciativas para manuteno e atualizao do processo: a principal iniciativa planejada era a
introduo de um software de gesto de portflio integrado com o software atual de gesto de projetos.
Essa ao deveria aumentar a agilidade no processo, facilitar a extrao de dados, eliminar o uso de
planilhas eletrnicas, fornecer uma interface visual adequada para tomada de deciso durante reunies
e atualizar o conjunto de indicadores.

4 Consideraes Finais
Este artigo aborda o estudo da gesto de portflio de projetos de produtos por meio de conceitos
advindos da rea de medio de desempenho como forma de complementar os estudos que seguem a
literatura de gesto de projetos e desenvolvimento de produtos. A fim de realizar essa anlise, foram
propostas oito dimenses por meio da reviso bibliogrfica sobre dimenso de desempenho:
indicadores utilizados (formalizados ou no), periodicidade das reunies, alinhamento com a estratgia

do negcio, utilizao de ferramentas de apoio, definio dos papis dos participantes do processo, uso
dos resultados gerados na organizao, dificuldades para realizao do processo, histrico de
resultados e aes tomadas no processo e prximas iniciativas para manuteno e atualizao do
processo.
Os resultados da anlise de um processo de gesto de portflio seguindo essa proposta mostram que
possvel obter novas formas para melhorar esse processo usando a perspectiva da medio de
desempenho. Caso esse mesmo processo fosse estudado a partir da teoria da gesto de projetos e
desenvolvimento de produtos, provavelmente muitos dos pontos de melhoria indicados no seriam
percebidos, pois a dimenses consideradas nessa rea so diferentes. Elas focam em dimenses
usualmente relacionadas com os critrios usados, atividades realizadas, etc. Por exemplo, dois pontos
de melhoria notados a partir da perspectiva baseado na medio de desempenho, que provavelmente
no seriam consideradas pela gesto de projetos e desenvolvimento de produtos, so: melhor definio
do papel dos participantes do processo e atualizao dos indicadores para aprimorar a tomada de
deciso.
Os resultados desse artigo consideraram um nico estudo de caso, portanto esses no devem ser
generalizados e devem ser tratados com um primeiro passo no sentido de procurar novos meios para
melhorar a aplicao de processos de gesto de portflio. Para futuros estudos, sugere-se a realizao
de outros estudos de casos e a comparao das dimenses de anlise propostas neste estudo com as
dimenses provenientes de estudos que seguem as teorias de gesto de projetos e desenvolvimento de
produtos.
Os pesquisadores agradecem a colaborao da empresa onde foi feito do estudo de caso.

Referncias
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