Desafios da Comunicação

em Projetos Virtuais

Edna Campos
Gerente de Projetos Sr
MSc, PMP

PMIMG – 31/Mai/2010

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 Apresentações

Edna Campos, MSc, PMP

Mestre em Administração (Gestão de TI) pela UFBA;
Pós-Graduação em Gestão Empresarial pela UFBA;
Pós-Graduação em Análise de Sistemas pelo IBPI;
Gerente de Projetos Senior IBM (Global Delivery);
Presidente do PMI – Capítulo Bahia;
Professora em cursos de pós-graduação em GP;
26 anos de experiência, atuando nas diversas áreas da
tecnologia da informação (TI);
15 anos de experiência em GP.

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3 Este material não pode ser reproduzido sem autorização prévia
 Agenda

Relembrando Conceitos da Comunicação

O Gerente de Projetos e a Comunicação
Projetos Virtuais e a Comunicação

4 Este material não pode ser reproduzido sem autorização prévia

 Processo de Comunicação

Ruídos
Mensagem
Codifica Decodifica

Emissor Receptor
Feedback
Decodifica Codifica

Ruídos

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 A Importância das Comunicações

"Quem não se comunica, se trumbica!"

Abelardo Barbosa (Chacrinha)

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 A Importância das Comunicações em Projetos

“O Gerente de Projetos gasta 90% de

seu tempo se comunicando.” PMBok

“Um gerente de projeto gasta a maior parte

do seu tempo em algum aspecto da
comunicação: escrevendo, lendo, escutando
ou falando.”
falando. Cleland

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 Métodos de Comunicação

Formal Informal

Escrita Oral Escrita Oral

• Relatórios • Apresentações • Memorandos • Reuniões

• Plano de projeto • Discursos • e-Mails • Conversas
• Project Charter • Notas

Método mais preciso: Comunicação Escrita.

Apresenta maior flexibilidade: Comunicação Oral.

Método preferido pelo GP: Informal – Oral.

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 Métodos de Comunicação
•Reuniões, Cartas, Memorandos, Telefonemas, Encontros casuais, Almoços,
Fax, E-mails, Intranet/internet, Videoconferências, TV corporativa, Outros.

Método Quando Usar Exemplos

Escrito Formal Problemas Complexos, Plano do Projeto,
Comunicações à distância Project Charter,
Solicitações de Mudança,
Atas de Reuniões
Verbal Formal Divulgação de Informações Apresentações,
relevantes ou de ampla Discursos,
audiência Gravações
Escrito Registro da Informação, Memorando, e-mails,
Informal Comunicações corriqueiras Anotações
Verbal Informal Problemas corriqueiros; Reuniões e Conversas
Informações simples

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 Habilidades do Gerente de Projetos

Liderança
Desenvolvimento da equipe
Motivação
Conhecimento político e cultural
Influência
Processo decisório
Negociação
Habilidade de redação
Comunicação

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 Comunicação é apenas uma das habilidades?

1) Liderança
2) Desenvolvimento da equipe
Comunicação
3) Motivação
4) Conhecimento político e cultural
5) Influência
6) Processo decisório
7) Negociação
8) Habilidade de redação

9) Comunicação

11 Este material não pode ser reproduzido sem autorização prévia

 Comunicação é apenas uma das habilidades?

Para projetos
com times locais ?

12 Este material não pode ser reproduzido sem autorização prévia

 Comunicação é apenas uma das habilidades?

E para projetos
com times
dispersos ?

No No
Brasil Mundo
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 Projetos Virtuais - Times Dispersos

Alta dependência da Tecnologia:

Computadores

Telefones;

E-mails;

Internet;

Chats;

Conferências por fone

Salas de conferências
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 Fatores tecnológicos podem afetar o projeto:

Urgência da informação:
-> Consigo rápido acesso aos envolvidos?

Disponibilidade da tecnologia:
-> O que fazer quando ela falha?

Experiência do pessoal alocado ao projeto

-> Sabem usar os recursos disponibilizados?

Tamanho do projeto:
-> Muitas pessoas envolvidas dificulta o controle!

15 Este material não pode ser reproduzido sem autorização prévia

 Comunicação Verbal e Não-Verbal
Como estabelecer em
projetos virtuais?

16 Este material não pode ser reproduzido sem autorização prévia

 Processo de Comunicação

BARREIRAS

Ruídos
Mensagem
Codifica Decodifica

Emissor Receptor
Feedback
Decodifica Codifica

Ruídos

17 Este material não pode ser reproduzido sem autorização prévia

 Barreiras à Comunicação

Falta de conhecimento dos assuntos

atrapalha a qualidade da mensagem.

Como o Gerente de Projetos pode

controlar as Barreiras?
Pessoas lidam bem com até 7 itens de
informação simultaneamente;
Fatores ambientais. Ex: ruídos, calor, frio…

Diferenças de fuso, calendários.

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 Barreiras à Comunicação
Fatores culturais:
Religião, crenças, comportamentos, …

Perigos:
Interpretação da mensagem como ameaçadora gera resposta
para prejudicar a comunicação eficaz.
Diferenças de linguagem ou expressões regionais:
- Comentários sarcásticos (intencionais ou não)
- Ataques verbais

O GP conectando
diferenças!
19 Este material não pode ser reproduzido sem autorização prévia
 Necessário Intensificar Habilidades de Gerenciamento

Ato de dirigir e controlar um grupo de pessoas

com o objetivo de coordenar e harmonizar o
grupo para atingir uma meta além do escopo do
esforço individual.
Negociação

Habilidade de Apresentação

Habilidades de redação

Capacidade de falar em público

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 Necessário Intensificar Habilidades Interpessoais

Estabelecimento da confiança

Solução de Conflitos

Superação da resistência à
mudança

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 Cuidados redobrados

É crucial conhecer os stakeholders e nível de influência;

Formalize sempre (por atas ou e-mails);

Língua: Procure conhecer expressões e gíria:

-> MAS NÃO AS USE! Use a linguagem comercial padrão

Liderando reuniões via conferência por fone;

Use e abuse de recursos de projeção em tempo de reunião

Use chats, salas virtuais;

No envio de e-mails.
22 Este material não pode ser reproduzido sem autorização prévia
 Cuidados redobrados: Quem são os Stakeholders?

Organização
Clientes
executora

Governo
Sociedad
e
Stakeholders
Mídia
Agências

Fornecedore
Empregado s
s

23 Este material não pode ser reproduzido sem autorização prévia

 Cuidados redobrados: Poder dos Stakeholders

Grade de Poder / Interesse

Alto

Manter Gerenciar
P Satisfeito
O
de perto
D
E
R Monitorar Manter
(Mínimo esforço) Informado

Baixo
Baixo INTERESSE Alto

24 Este material não pode ser reproduzido sem autorização prévia

 Cuidados redobrados: Formalize sempre!

Formal Informal

Escrita Oral Escrita Oral

• Relatórios • Apresentações • Memorandos • Reuniões

• Plano de projeto • Discursos • e-Mails • Conversas
• Project Charter • Notas

Método mais preciso: Comunicação Escrita.

Evite o entendimento errado (Misunderstanding
(Misunderstanding))

25 Este material não pode ser reproduzido sem autorização prévia

 Cuidados redobrados: Reuniões, conferências por fone
Convide as pessoas certas para a reunião;

Reuniões curtas;

Envie as pautas com antecedência;

Envie material explicativo da reunião:

Apresentações, cronogramas; relatórios, etc;
- Material visual ajuda a manter o foco do time;

Foco total na pauta;

Evite brincadeiras para relaxar o grupo;

Procure conhecer expressões e gíria:

-> MAS NÃO AS USE!
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 Etiqueta no uso de emails (1)

n Destinatário: Identique o destinatário(s) principal (is), e os nomeie na abertura

do texto, a falta de destinatários claros deixa a coisa solta, sem dono; SEM
responsável;

n Copiados: Verifique os copiados. Eles precisam ser copiados? ou vale enviar

um email no final da discussão com o resumo do que foi discutido/definido?

n Assunto: Indique um resumo do que vai ser tratado. Com o bate e volta de
respostas, verique se o título ainda está válido ou precisa ser trocado pra
refletir o conteúdo alterado na discussão. Muitas vezes, vale abrir outro email
e começar uma discussão nova;

n Resposta: Ao responder uma mensagem, pense antes de selecionar

"Resposta" ou "Resposta a Todos", nem sempre é preciso copiar todos;

n Anexos: Nas respostas, verifique se os documentos anexos precisam voltar

ou poder sem retirados pra deixar a mensagem mais leve;

27 Este material não pode ser reproduzido sem autorização prévia

 Etiqueta no uso de emails (2)

6) Prioridade: Só coloque como URGENTE, mensagens realmente urgentes,

muito do que recebo não tem nada de urgente.

7) Texto:
1) Procure escrever em PORTUGUÊS, nada de "tecniquês" ou
jargões/dialetos de tribos da Internet ou regionais;
2) Escreva mensagens claras e objetivas, e se puderem por tópicos.
Evitem advérbios e adjetivos;

8) Identifique o tipo da mensagem: Deixe claro se a mensagem

é para: informação, ação, pedido de aprovação, se aguarda resposta, etc..

9) Obs Geral: Antecipe assuntos por email, mas não espere ter aprovações
importantes baseadas em trocas de emails, com o bate e volta de tantas
mensagens, perde-se sem saber qual a última versão de um documento ou
último entendimento sobre o assunto.

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 Recursos
para apoiar com o Inglês

29 Este material não pode ser reproduzido sem autorização prévia

 Site www.urbandictionary.com

30 Este material não pode ser reproduzido sem autorização prévia

 Site www.tradukka.com

31 Este material não pode ser reproduzido sem autorização prévia

 Bibliografia
n KATZENBACH, J. R. & SMITH, D, K., The Wisdom of Teams. New York: 1st Ed. HarperCollins
Publishers, 2006.

n KHAZANCHI, D. & ZIGURS, I., Patterns of Effective Management of Virtual Projects: An Exploratory
Study. Newtown Square: PMI. 2008

n KERZNER, Harold, Project Management: A Systems Approach to Planning, Scheduling and

Controlling, 8 ed., New York: John Wiley & Sons, 2003.

n NETO, F. H. S., et al.; Gerenciamento da Comunicação em Projetos, 2 ed., São Paulo: FGV, 2009.

n NOCÊRA, R. J., Gerenciamento de Projetos: Teoria e Prática, 1 ed. Santo André: Ed. do Autor, 2009

n _____, PMBOK: Um Guia do Conjunto de Conhecimentos em gestão de projetos, 4 ed.

Pennsylvania: Project
n Management Institute, 2008.

n SHENHAR, A. J., DVIR, D. Reinventando Gerenciamento de Projetos, 1 ed., São Paulo: M. Books,
2010.

n TOMASI, C., MEDEIROS, J. B., Comunicação Empresarial, 2 ed., São Paulo: Atlas, 2009.

n TURNEY, R., & HUEMANN, M., & Keegan, A., Human Resource Management in the Project-
Oriented Organization. Pennsylvania: Project Management Institute, 2007.

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 Questões e sugestões?

33 Este material não pode ser reproduzido sem autorização prévia

 Salvador CNGP2010 - www.cngp2010.pmiba.org.br

34 Este material não pode ser reproduzido sem autorização prévia

 Edna Campos
Obrigada!

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